Rivierenland 7 november 2013
EMVI? - Kunst of vliegwerk? - Doen we het omdat het moet of
omdat het nuttig is
Opstellen en Beoordelen is een
vak, maar geen ‘rocketscience’ Keep is simple, denk steeds na
Betere EMVI met Duurzaam GWW
Niels van Amstel
Lid Centraal Team Duurzaam GWW Manager Megaborn
Inhoud
1. De Regels en Wanneer EMVI? 2. EMVI bepalen algemeen 3. EMVI criteria huidige voorbeelden 4. EMVI case Venuslaan 5. EMVI Gunnen en beheersen 6. Vragen
1. De Regels 01-april-2013 Aanbestedingswet • Artikel 1.4 • 2. De aanbestedende dienst … draagt zorg voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen … • Artikel 2.114 • 1. De aanbestedende dienst gunt een overheidsopdracht op grond van de naar het oordeel van de aanbestedende dienst economisch meest voordelige inschrijving. • 2. Een aanbestedende dienst kan, in afwijking van het eerste lid, gunnen op grond van de laagste prijs. In dat geval motiveert de aanbestedende dienst de toepassing van dat criterium in de aanbestedingsstukken.
3
De Regels (2) 01-april-2013 Gids Proportionaliteit • • • • •
criteria objectief en eenduidig uitvraag en beoordeling moeten duidelijk zijn afstemming op de opdracht rekening houden met administratieve lasten instrument ter bevordering van innovatie
Een gemeente wil een werk aanbesteden op laagste prijs, maar kan daar geen goede reden voor bedenken. De gemeente kiest voor EMVI, waarbij de prijs op 90% wordt gesteld. Een plan van aanpak en de verrekenprijzen tellen beiden voor 5% mee. De gemeente geeft daarbij aan dat het plan van aanpak en de inschrijfstaat zullen worden beoordeeld op juistheid en compleetheid. Voldoet de gemeente hiermee aan de verplichtingen? De inschrijfsom is circa 300.000 euro. Voor een maximale EMVI-score moeten inschrijvers circa 15.000 euro investeren. Is dat redelijk? Rekenvergoeding?
EU-regelgeving/richtlijn
• • • • • • • • • • • •
prijs kwaliteit technische waarde esthetische en functionele kenmerken milieukenmerken respectievelijk milieutechnische eigenschappen gebruikskosten rentabiliteit klantenservice en technische bijstand; datum van levering termijn voor levering en uitvoering verbintenissen met betrekking tot reserveonderdelen gewaarborgde materiaalvoorziening
Voorwaarde: aspecten moeten betrekking hebben op de opdracht, aanvullen mag!
5
Wat vindt OG belangrijk Soort Produktkwaliteit
Proceskwaliteit
Aanbieder
Prijs
Waarde-aspect Functionaliteit & flexibiliteit Duurzaamheid & milieu Esthetica & belevingswaarde Beschikbaarheid Tijd Risico management en -verdeling Heldere (proces)afspraken vooraf Overlast Goede ervaringen / past performance Competenties Inleving, meedenken, communicatie Kwaliteit van het team Aanschafprijs Levensduurkosten
Toepassing B&U / GWW B&U / GWW B&U / (GWW) B&U / GWW B&U / GWW B&U / GWW B&U / GWW (B&U) / GWW B&U / GWW B&U / GWW B&U / GWW B&U / GWW B&U / GWW B&U / GWW
Soorten EMVI criteria
• Kwaliteitsaspecten – geobjectiveerd oordeel, max. meerwaarde in € – waardering dmv rapportcijfers (1-10) • Extra prestaties – meetlat, waarde/eenheid in €, max. aantal – waardering dmv vaststellen aangeboden aantal eenheden – Vaak ook met direct gekoppeld boetebeding • Kansen & risico’s – geobjectiveerd oordeel, max. meerwaarde in € – waardering dmv rapportcijfers (6-10)
7
Eisen aan EMVI-criteria • expliciete relatie met: doelstellingen van de aanbesteder projectdoelen • criteria vroeg in het proces afwegen (dus niet: bestek klaar, oh ja emvi! welke criteria?) • criteria moeten er toe doen! (onderscheidend) • (extra) waarde aanbieden moet lonen (balans waardetoekenning en kosten waardecreatie) • bewuste keuze tussen emvi-criteria en/of contractuele incentive (bonus/malus) • Waardering: gunnen op waarde? Geeft helder beeld van de waarde en de waarde is ook relatief door opdrachtgever te onderbouwen
8
2. EMVI bepalen: Algemeen People – Planet – Profit Meerdere beleidsterreinen, meerdere stakeholders, meerdere belangen, technisch, bestuurlijk en persoonlijk • Wat is de behoefte • Wat is het ideaal beeld • Waar zit de ‘speling’ • Waar zitten de risico’s • Wat is nodig • • • • •
Wat zijn ambities Wat wordt de eis Wat is de wens Wat is dus de EMVI Wie beoordeelt dan?
Schematisch Initiatief
ontwerp
contract
aanbesteding
uitvoering
EISEN
Std eisen en aanvullende eisen Extra zekerheid meerwaarde WENSEN
nieuwe eis
EMVI in verband
Wie heb je dan nodig? Soort
Waarde-aspect
Produktkwaliteit Functionaliteit & flexibiliteit Duurzaamheid & Milieu Esthetica & belevingswaarde Beschikbaarheid Proceskwaliteit Tijd Risico management en verdeling Heldere (proces)afspraken vooraf Overlast Aanbieder Goede ervaringen / past performance Competenties Inleving, meedenken, communicatie Kwaliteit van het team Prijs Aanschafprijs Levensduurkosten
Meet Expert Panel Meth. x X X X X x
X
Overig
X X
X X?
X X
X
X X
X X
X
x
2x2-vragen: Wat is geschikt?
Helder krijgen van: • (1) belangen, • (2) beelden/processen, • (3) condities en • (4) acties – *Via techniek van ‘2*2 vragen’ – Wat is echt belangrijk – Wat is het beeld/proces dat daarbij hoort Wat zou ik willen zien gebeuren – Wat en wie is er voor nodig om dat beeld of proces te beoordelen en te realiseren – Wie beoordeeld en hoe wordt uitkomst geborgd
2. EMVI bepalen algemeen
3. EMVI bepalen: Voorbeelden ALGEMENE VORM criterium 1
€
Belang: De opdrachtgever is erbij gebaat dat ..... EMVI-criterium: Beoordeeld wordt hoe de inschrijver .......... uitvoert en welke maatregelen worden genomen om .........
Voorbeeld 1 (moederbestek)
VOORBEELD 1 criterium: beperking uitvoeringsduur
€ 50.000,--
Belang: De opdrachtgever is erbij gebaat dat de overlast voor de omgeving tot een minimum wordt beperkt, en dat dus de uitvoeringduur zo kort mogelijk is. De opdrachtgever gaat uit van een normale uitvoeringsduur van 10 weken. EMVI-criterium: De inschrijver dient in zijn Plan van Aanpak een realistische en risicogestuurde planning op te nemen. Voor iedere week dat het werk minder duurt dan de opdrachtgever heeft ingeschat, wordt een fictieve korting van € 10.000,-- toegepast, met een maximum van € 50.000,--.
Voorbeeld 2 (moederbestek) VOORBEELD 2 criterium: tijdige oplevering
€ 100.000,--
Belang: De opdrachtgever is erbij gebaat dat het werk met een grote mate van zekerheid tijdig wordt opgeleverd. De opdrachtgever dient inzicht te krijgen in het risico dat de werkzaamheden uitlopen en de mate waarin de aannemer dit risico beheerst. EMVI-criterium: Beoordeeld wordt hoe de inschrijver blijk geeft van zich te hebben verdiept is de risico's en de mate van zekerheid die wordt verschaft dat de risico's op uitloop adequaat worden beheerst. Er wordt hoger gescoord naarmate er meer zekerheid wordt gegeven dat er geen uitloop zal optreden. De inschrijver dient inzicht te geven in de risico-analyse en beheersmaatregelen, de go/no-go momenten, de uitloop scenario's, welke processen kritisch zijn en tot uitloop kunnen leiden en de interne communicatie(momenten) met de inschrijver.
Plan van aanpak volgt EMVI VOORBEELD 2 criterium: tijdige oplevering
€ 100.000,--
In het Plan van Aanpak dient een projectplanning te worden gepresenteerd die zal worden beoordeeld op: - een gespecificeerde risicoanalyse; - het definiëren van go/no-go momenten; - het aangeven van uitloop scenario's; - het uitlichten van kritische processen; -een toelichting op communicatiemomenten. Plan van aanpak bevat alleen die elementen die in de EMVI worden gevraagd en die in lijn opdracht liggen. Scheelt inschrijvingsinspanning en beoordelingsinspanning. Daarom ook geen rekenvergoeding
4. EMVI-Case: Venuslaan e.o.
• • • • • • •
• • •
Herinrichting wijk, wegen, riool, groen verbeteren Meer parkeervoorzieningen, leefbaarheid versterken Fietsveiligheid verbeteren Aansluiten op ambities met maximale bewonersparticipatie Minimaliseren zorgen gemeente, zo min mogelijk onderhoud Verkeersdruk blijft gelijk Ontwerp vrij, – door aannemer – in overleg met bewoners bepalen Rekenvergoeding: € 10.000 5 inschrijvers Gunnen op Waarde: geld is duidelijker
Van Ambitieweb naar EMVI
VAST
Ruimtelijk criterium
Proces criterium
5. EMVI gunnen en beoordelen Vooraf: • Beschrijf proces dat je gaat doen en volg dat correct • Selecteer beoordelaars die ook echt voldoende kennis van de terreinen hebben en goed onderscheid kunnen maken – Liefst 3 of 4, ook een onafhankelijke • Het mag subjectief, de beoordeling is juridisch niet disputabel als deskundige maar duidelijk is als deskundige • Instrueer beoordelingsteam en bespreek met elkaar de criteria voor duidelijk beeld van verwachtingen en effecten Tijdens: • Open enveloppen, laat iemand buiten beoordelingsteam verifieren of inschrijving correct is • Laat kwalitatieve deel beoordelen • Organiseer beoordelingsbespreking • Bepaal motivaties voor cijfertoekenning, wees compleet/ zorgvuldig
Beoordelingsbespreking
• • • • • • • •
Met elkaar Liefst met facilitator die ook kritisch kan doorvragen Iedereen geeft waardering, schoolse schaal en verschil kan er zijn Iedereen geeft korte toelichting Verificatie waarderingen Eventuele bijstelling visie en waardering Bepalen eindcijfer met concensus, niet met 6-8-10, want dan vaak 8 Verificatie beeld
Uitslag
Vergelijkbaar uit 2011
Opnemen in contract
• Kick off proces • Kick Off inhoud • Contract aanpassen
SCB voor realiseren beloften
• Boetebeding: factor 1,5 * waarde toekenning of tabelbedrag • Structuur in beheersing
6. Vragen
• Vragen? • Vragen aan u: – Wanneer levert EMVI meerwaarde? Wat ervaart u nu? • Welke type werk, grootte werk? • Waarop wilt u meerwaarde bieden? Wat is zin/onzin? • Wilt u als het ware een EMVI-keuzetabel/menukaart? – Vindt u beoordelen makkelijk? Vindt u makkelijk beoordeelt te worden? Wat kan beter? – Hoe gaat u om met ‘kwalitatieve’ criteria? Hoe zou volgens u de communicatie tijdens de aanbesteding moeten zijn? Wat kan beter? – Wilt u aanwezig zijn bij openen prijs? – Wat is een redelijke vergoeding voor extra werk?
