RDW, verhuizen Is een vak
Agenda • • • • •
Wat is en doet de RDW eigenlijk? Het RDW-ICT bedrijf Van A naar B, besluiten en koersvastheid De verhuizing, hoe doe je dat? DO’s & DON’Ts
Wat is / doet de RDW?
Taken, missie en doelen RDW: partner in mobiliteit De RDW is een publieke dienstverlener in de mobiliteitsketen. De RDW beschikt over een grote expertise door jarenlange ervaring met de uitvoering van wettelijke en opgedragen taken. Taken op het gebied van toelating van voertuigen en onderdelen daarvan, toezicht en handhaving, registratie, informatieverstrekking en documentafgifte. Taken die de RDW in nauwe samenwerking met diverse partners in de mobiliteitsketen uitvoert. Dit geeft de RDW een duidelijke positie in deze keten met als missie: RDW, partner in mobiliteit
Taken, missie en doelen Vier belangrijke opdrachten van de Nederlandse overheid Toelating Voertuigen en voertuigonderdelen toelaten op de Nederlandse en Europese markt. En vanuit veiligheids- en milieuaspecten controle uitoefenen op de technische staat van voertuigen.
Toezicht en controle Handhaving van wet- en regelgeving en toezicht houden op bedrijven die publieke taken uitvoeren in de mobiliteitsketen zoals garagebedrijven, importeurs, providers en verzekeringsmaatschappijen.
Registratie en informatieverstrekking Registratie van rijbewijzen, voertuigen, voertuigkenmerken, voertuigeigenaren en hierover informatie verstrekken.
Documentafgifte Documenten afgeven in de voertuig- en rijbewijsketen.
Organisatie RDW
RDW-locaties
RDW in de wereld
Actief in meer dan 50 landen
De RDW en de voertuigketen
RDW in cijfers Wagenpark per 31-12-2013 Wagenpark per 31-12-2011
9,2% 5,7% 67,5% 8,8% 8,9% Het wagenpark bevat circa 12.000.000 voertuigen.
RDW in cijfers Medewerkers
1.492
2013
1.486
2013
1.360,6
1.352,1
2013
2013
Het RDW-ICT Bedrijf
Organisatie Model RDW diensten afnemers
Externe leveranciers
Projecten
Delivery
Architectuur Innovatie
Bedrijfs Bureau
Technisch Model Datacenter I
Datacenter II IT services
Operating systems Rekenkracht Storage Operations
Management & operations
Applicaties
Netwerk Rack space Floor space Cooling / Power / Access Security
Bevragingen uit de registers 2013
2012
2.034.600.000
1.285.500.000
273.200.000
322.500.000
Particulieren
30.000.000
29.600.000
Verzekeraars
7.900.000
8.600.000
Gemeenten
64.200.000
50.900.000
Ministerie van Financiën
23.900.000
25.600.000
2.500.000
2.500.000
Overig ( CBR, CBS, IVW, etc.) 112.200.000
111.000.000
Politie, Justitie en BZK Voertuigbranche
Klanten van BKR
ICT kentallen 2.546.000.000 Transacties over 2013 1.836.200.000 Transacties over 2012
Geeft een toename van 38,6% Is gemiddeld 80 transacties per seconde Veroorzaakt een energie verbruik 22.000 kWH / maand Door;
1200 servers (virtueel & fysiek) 120 TB storage 136 actieve netwerk componenten
CO2 footprint (Jaarverslag 2013) Emissiebron Aardgas Elektriciteit Transportbrandstof OV-kilometers Koelvloeistof Afval Kerosine Papier Totaal
2013
2012
1.844 2.803 2.051 30 -
1.618 2.501 2.028 33 -
224 261 285 7.498
2011 1.527 2.073 1.864 15 -
188 351 308 7.025
181 329 345 6.334
Verschil 2013-2012 14,0% 12,1% 1,2% -7,7% 19,4% -25,5% -7,2% 6,7%
Van A naar B, Te nemen beslissingen En koersvastheid
Datacenter ontwikkelingen Visie en strategie ontwikkeling 2009
Uitdagingen business gerelateerd aan ICT IT runs, but not efficiently and possibly not for long •
• •
•
Business Agility: • Bedrijfsprocessen raken steeds meer verbonden met partners, bedrijven en burgers • Bedrijfsprocessen zullen steeds sneller veranderen • BPM en Life cycle management op bedrijfsprocessen wordt volwassen Business continuity: • 7 *24 beschikbaarheid en performance wordt gemeengoed Operationele kosten: • reduceren operationele kosten Verantwoord opereren binnen de Nederlandse samenleving
Agility, operating at the speed of business
IT consequenties en uitdagingen - Agility Reacting with speed may solve a tactical problem, but it may also cause strategic efficiency issues
•
IT Agility (effectief en efficiënt reageren op veranderingen): • Gestandaardiseerde infrastructuur (bouwblokken) • Infrastructuur met de verandering als basis • Infrastructuur die de uitzonderingen kan opvangen • Infrastructuur die de snelheid van de business aan kan • Infrastructuur die leert van uitzonderingen met doel standaarden en processen aan te passen. • Infrastructuur die inzichtelijk is op component, systeem en service niveau met het doel (automatisch) te kunnen (bij)sturen
A successful IT organization will be able to manage the balance between speed and operational efficiency
IT consequenties en uitdagingen - continuity In 2010 7*24 will be the baseline in 75% of the enterprise datacenters.
•
Business continuity: • Beschikbaarheid en performance worden generiek (horizontaal) gerealiseerd en niet per applicatie silo (verticaal). • Focus verschuift naar het vermogen om (automatisch) te herstellen • Infrastructuur is een flexibele pool aan resources over meerdere fysieke locaties
Systems and service management is critical in achieving continuity and operational excellence.
IT consequenties en uitdagingen - kosten Technology will change the infrastructure sourcing from large outsourcing to dynamic outsourcing of infrastructure portions (multisourcing strategy)
•
Operationele kosten: • Proces optimalisatie en standaardisatie met het doel de operationele efficiency te verbeteren. • Snel kunnen leveren en in de lucht houden van ICT services tegen zo laag mogelijke kosten • Inzicht in de assets, services en klanten middels system en service management met het doel te sturen op operationele efficiency . • Alleen dat doen waarin je onderscheidend bent, hetgeen wat anderen beter en goedkoper kunnen wordt uitbesteed en of gedeeld met andere partijen
The dynamic infrastructure will enable multisourcing
It consequenties en uitdagingen verantwoord Datacenters constructed in the last 10 years are functionally obsolete relative to power and cooling capacity required for new computer equipment.
•
Verantwoord ondernemen (stroom en koeling): • Nieuwe datacenters hebben een beter efficiëntie • Gedeelde datacenters zijn vaak efficiënter dan kleine opzichtstaande locaties. • Gedeelde datacenters zullen “groene” oplossingen sneller realiseren • Introduceren van nieuwe technologie zal de power consumptie drastisch verlagen.
The heat/power problem is a mid-term problem.
RDW ICT visie Samengevat kunnen we de visie op ICT infrastructuur voor de RDW als volgt formuleren
ICT infrastructuur is een generieke nutsvoorziening zoals gas, water, licht, en levert capaciteit in de zin van functionaliteit (opslag, verwerking, transport) naar gelang de vraag.
De ICT infrastructuur is samengesteld uit gestandaardiseerde basisvoorzieningen, waarbij met zo min mogelijk componenten en varianten zo veel mogelijk toepassingen worden ondersteund. Sleutelwoorden zijn ontkoppelen en flexibel componeren of combineren via (gestandaardiseerde) koppelvlakken/services.
De ICT infrastructuur is zo ingericht dat deze op een open en transparante wijze beveiliging van componenten en van data zelf mogelijk maakt.
De ICT infrastructuur levert op afroep de gevraagde resources, zonder vooraf gemaakte afspraken of grenzen. De infrastructuur capaciteit is (wordt beschouwd als) ongelimiteerd, groeit mee c.q. neemt af met de vraag (auto grow and destruct).
Capaciteit kan worden bij- of afgeschakeld, waarbij de afnemende dienst geen kennis heeft/hoeft te hebben van waar deze vandaan komt (intern of extern).
Het gebruik van de infrastructuur (capaciteit) wordt gemeten op basis van technische kentallen en dient als grondslag voor doorbelasting (pay per use met marktconforme tarieven).
DataCenter & agility app Appapp
app Appapp app
app
app
app
app
app
app
app
app
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
OS
Virtualisatie laag
OS
OS
OS
OS
Virtualisatie laag Hardware X86
Hardware X86
Hardware X86
Hardware X86
Fiber
Tape
Virtualisatie laag NAS
SAS
RDW Roadmap
Technisch Model Datacenter I
Datacenter II IT services
Operating systems Rekenkracht Storage Operations
Management & operations
Applicaties
Netwerk Rack space Floor space Cooling / Power / Access Security
RDW aanpak
Data center virtualisatie
Management & operations
Datacenter I Server virtualisatie
Datacenter II
RDW ICT dienstverlening Applicaties Operating systems rekenkracht Storage
Network connectivity virtualisatie
Operations Operations
Netwerk -telefonie Rack space Floor space Cooling / Power / Access Security
De vragen 1 Centraal Directie niveau;
Hoeveel heb ik er voor over? Wanneer en welk tempo? Hoe groot is de GAP tussen nu en straks? Wat is de verander capaciteit van mijn organisatie? Welke en wanneer loop ik risico’s? Wie kan dit doen? (zelf doen? uitbesteden?) Wat als het mis gaat? Wie moet het wanneer weten?
De vragen 2 ICT Management niveau;
Hoeveel heb ik er voor nodig, voldoende budget? Wanneer hebben we er tijd voor? Welke mandaten heb ik gekregen? Heb ik wel de kennis in huis? Is de organisatie er klaar voor? Welke en wanneer loop ik / ICT risico’s? Wie kan dit doen? (zelf doen? uitbesteden?) Wat als het mis gaat? Hoe blijven we op koers over de gehele periode
De vragen 3 Project niveau;
Hoeveel heb ik er voor nodig, voldoende budget? Wanneer moet het klaar? Welke mandaten heb ik gekregen? Heb ik wel de kennis in huis? Krijg ik wel de juiste en voldoende resources? Welke en wanneer loop ik / RDW risico’s? Hoe gaan we het doen? Wat als het mis gaat? Hoe blijven we op koers over de gehele periode
De beslissingen 1 Centraal Directie niveau;
Wanneer moet het klaar zijn Wat moet het resultaat zijn Waar ligt de grens op risico gebied Wie het moet doen Met welk mandaat Financiering
De beslissingen 2 ICT Management niveau;
Prioritering Projectmanager aanwijzen Welke mandaten geef ik de Project Manager Wel of niet kennis van buiten inschakelen Bij elke MT beslissing; heeft dit impact op?
De beslissingen 3 Project niveau;
Hoe gaan we het aanpakken (planvorming) Wanneer gaat het project escaleren Hoe voorkom ik spof’s (kennis en kunde) Communicatie wijze Welke Project organisatie (top down of plat)
De verhuizing, hoe doe je dat?
Herhuisvesting ICT Systemen (computervloer) Stap 1 Gereed Van Gasunie naar Zernike Telehouse 2011
Was
Is
Aanleiding Opdracht MT-RDW BIA 2009 GasUnie en BIA 2012 Rozenburglaan •
De Rozenburglaan computervloer is bouwkundig en installatie technisch aan een renovatie toe. (langer dan 10 jaar in gebruik)
•
Uitkomst BC geeft dat Renovatie kosten hoger zijn dan Nieuwbouw
•
Rozenburglaan is geen Tier3 locatie, daardoor zeer hoog risico om gelijktijdig een renovatie te doen en ICT productie te leveren
•
RDW ziet strategische voordelen in het concentreren van haar ICT systemen in dezelfde Datacenter locaties samen met collega overheid instanties (net als op het Zernike Datacenter)
•
Op de Rozenburglocatie is ‘Green IT’ zeer beperkt te realiseren
•
ICT medewerkers samen met de systemen in 1 gebouw is risico verhogend, met een catastrofe op de Rozenburg locatie is de RDW zowel de helft van haar IT capaciteit kwijt als de Kennis en Kunde om de systemen opnieuw op te bouwen
Wat moest daarvoor gebeuren 2011 Noordelijke Centrale, Decentrale en Lokale Overheidsdiensten gaan breed samenwerken op gebied van HRM, Inkoop en ICT. Visie Datacenter diensten wordt door de partijen geactualiseerd Besluitvorming verregaande ICT samenwerking. 2012 Oprichting ODCnoord vanuit het Noordelijke Samenwerkingsverband. Opdracht aan ODCnoord om 2e data center te realiseren. 2013 Realisatie Datacenter Fase1. Start Operationeel Floormanagement ODCnoord. Start verhuisproject 2014 Feitelijke verhuizing
Visie Noordelijke Samenwerking Wij willen vanuit de noordelijke publieke instellingen elkaar versterken in het delen en borgen van ICT kennis, diensten en services om daarmee continuïteit, flexibiliteit en innovatief vermogen te waarborgen. • Hiermee maken we het noorden tot een aantrekkelijke en economisch sterke regio en maakt ons als werkgevers meer aantrekkelijk. • We creëren hiermee vanuit lokale sterktes en verschillende disciplines van de participanten kansen voor investeringsvraagstukken en kosten beheersing.
Rol en Functie ODCnoord Namens de Noordelijke Samenwerking deelnemers; 1. Vertegenwoordiging / Opdrachtgeverschap naar; Datacenter leverancier Providers Etc.
2. Coördinatie en beheer over;
Gemeenschappelijke infra Rackspace en Floor Patch materiaal voorraad en support materiaal
Landelijk Shared Housing Programma Centrale Overheid
Rijks brede datacenter consolidatie van 64 > 4 Spoor 1 Noordelijke Overheden
Spoor 2 Haagse Ministeries
Spoor 3 Spoor 4 Rijkswaterstaat Belastingdienst
Rozenburg Computervloer verhuizing Rozenburglaan naar Westpoort locatie Plan; 15 Maart 2014
MT-RDW opdracht ‘Verplaats, in 2014, de Rozenburglaan computervloer naar het Overheid-datacenter op de Westpoort locatie’ Uitgevoerde acties tot nu toe: • Samenwerkingsverband opgericht met Noordelijke (semi) overheden • Gezamenlijke aanbesteding om de bouw van het nieuwe Westpoort datacenter in Groningen te realiseren • Op vrijwillige basis participeren in het landelijke datacenter consolidatie programma van de centrale overheid Komende acties: • Westpoort computervloer gereed maken voor het inhuizen van de RDW systemen • Westpoort locatie redundant koppelen aan het RDW netwerk • Verhuis- en migratieplannen maken / Voorbereiden op verhuizing Vervolg acties (na de verhuizing): • Rozenburg computervloer ontmantelen (ICT technisch niet EW installatie) • Realisatie beperkte computerruimte voor Test/Winframe witness/Tape/PKI • Procedures aanpassen aan Westpoort <> Zernike combi
Uitgangspunten • Basis infrastructuur op basis van active-active (noodzakelijk voor de 7x24 uur services) • Maximaal haalbare compatibiliteit met huidige Software / Applicaties • Maximaal haalbare ondersteuning ‘ ICT basis architectuur ontwerp’ • Ontwerpen ‘in basis’ technisch ‘toekomst vast’ voor minimaal 5 jaar • Daadwerkelijke product realisatie door gespecialiseerde derden laten uitvoeren.
Verhuis strategieën Variant 1 - Risico laag, kosten hoog: •Compleet nieuwe hardware en infrastructuur opbouw op de doel locatie •Alle ‘hardcoded verwijzingen’ vervangen door relatieve •Migratie data en applicaties naar doel locatie •Offline testen functionaliteit •DNS omzetting naar doel locatie •Test, acceptatie of fallback Variant 2 - Risico middel, kosten middel: •Netwerk Infrastructuur nieuw opbouwen op doel locatie •De systemen die niet binnen 24 uur te verplaatsen zijn en operationeel te maken vervangen door nieuw en vooraf plaatsen •Offline testen functionaliteit •Offline brengen latende locatie •Fysieke verhuizing geschikte systemen naar doel locatie (binnen 24 uur) •Installatie, test, reparatie, acceptatie (geen fallback) •Online brengen nieuwe locatie Variant 3 - Risico hoog, kosten laag: •Complete Infrastructuur en systemen op de latende locatie uitschakelen •Fysieke verhuizing alle apparatuur naar doel locatie •Installatie (exacte kopie van de latende locatie) •Test, reparatie, acceptatie (geen fallback) •Online brengen nieuwe locatie
Verhuis strategieën Variant 1 - Risico laag, kosten hoog: •Compleet nieuwe hardware en infrastructuur opbouw op de doel locatie •Alle ‘hardcoded verwijzingen’ vervangen door relatieve •Migratie data en applicaties naar doel locatie •Offline testen functionaliteit •DNS omzetting naar doel locatie •Test, acceptatie of fallback Variant 2 - Risico middel, kosten middel: •Netwerk Infrastructuur nieuw opbouwen op doel locatie •De systemen die niet binnen 24 uur te verplaatsen zijn en operationeel te maken vervangen door nieuw en vooraf plaatsen •Offline testen functionaliteit •Offline brengen latende locatie •Fysieke verhuizing geschikte systemen naar doel locatie (binnen 24 uur) •Installatie, test, reparatie, acceptatie (geen fallback) •Online brengen nieuwe locatie Variant 3 - Risico hoog, kosten laag: •Complete Infrastructuur en systemen op de latende locatie uitschakelen •Fysieke verhuizing alle apparatuur naar doel locatie •Installatie (exacte kopie van de latende locatie) •Test, reparatie, acceptatie (geen fallback) •Online brengen nieuwe locatie
Visie – een manier van kijken -Continuiteit [keten denken / oorzaak en gevolg] -Redundancy / Failover [methoden / voorwaarden] -Compatibiliteit [standaarden / best practice]
Fasering actie
√ √ √ ►
√
Producten en planning;
tot
1
Datacenter Programma van Eisen Opstellen
Q1-2012
2
Gezamenlijke Aanbesteding
Q2-2012
3
Leverancier selectie / onderhandelingen
Q3-2012
4
1- Architectuur nieuwe Infra bepalen 2- Requirements netwerk bepalen 3- Leverancier selectie 4- Ontwerp LAN, SAN & WAN LATEN maken 5- Review / Correctie / Acceptatie
Aug-Nov 2013
5
1- Vloerplan Westpoort maken 2- Hot Corridors realiseren
Jun-Dec 2013
6
Contracten sluiten
7
Inventarisatie Hardware Rozenburg
8
Verhuis scenario's afzetten tegen architectuur
Feb 2014
9
Strategie/Variant bepalen
Feb 2014
10
Financiële vertaling maken
Feb 2014
11
Uitvoeringsplan maken
Feb 2014
12
Minutenplan
13
Verhuizing
Jul-2013 Dec-Feb 2014
Feb-Mrt 2014 15/16 Mrt 2014
Fasering
Command Chain Voorbereidingsfase Opdrachtgever > RDW Directeur bedrijfsvoering
Gedelegeerd Opdrachtgever > Manager ICT Bedrijf
Overall Project Manager
Projectleider
Projectleider Projectleider
Command Chain Verhuismoment Overall Project Manager
Projectleider
Engineers Beheerders Consultants Testers Subcontracters
Com. Org./Extern
Projectleider Projectleider
Engineers Engineers Beheerders Beheerders Consultants Consultants Testers Testers Subcontracters Subcontracters
Communicatie Verhuismoment Voor gedefinieerde SMS status berichten Per actie status bericht Tekst Dit is een test SMS tbv de verhuizing van de computervloer. U hoeft geen actie te ondernemen. Definitieve GO verhuizing computervloer! Load balancer problemen op Zernike. SHP wordt geraakt. Project crisisteam bezig met oplossen. Downbrengen Rozenburg opgeschort. SHP weer in de lucht. Verhuizing gaat weer verder. Start Servers batch 1 en Storage uitschakelen. Zernike stabiel.
Tijdstip Vrijdag 11 april 11.59 uur Vrijdag 11 april 16.20 uur Vrijdag 11 april 19.10 uur
Vrijdag 11 april 20.11 uur Vrijdag 11 april 20.51 uur
Servers batch 1 uitbouwen Start servers batch 2 en 3 uitschakelen Storage inladen voor transport Storage op transport Servers batch 1 op transport en storage aansluiten Gecombineerd bericht: Servers batch 1 aansluiten, servers batch 2 en 3 op transport Storage operationeel en Redundant Servers batch 2 aansluiten en servers batch 1 starten met testen Gecombineerd bericht: 75% servers batch 1 operationeel en 10% van batch 2 en 3 Extra bericht: volledige Winframe omgeving draait op beide datacenters (hoge beschikbaarheid hersteld)
Vrijdag 11 april 21.21 uur Vrijdag 11 april 21.31 uur Vrijdag 11 april 21.47 uur Vrijdag 11 april 22.15 uur Vrijdag 11 april 23.04 uur Zaterdag 12 april 02.42 uur
Servers batch 1 volledig operationeel Servers batch 2 operationeel Verhuisacties afgerond, start verhoogde dijkbewaking tot maandagochtend 06.00 uur. Verhuisteam gaat in standby.
Zaterdag 12 april 15.38 uur Zaterdag 12 april 16.44 uur Zaterdag 12 april 19.51 uur.
Zaterdag 12 april 04.56 uur Zaterdag 12 april 07.07 uur Zaterdag 12 april 11.15 uur Zaterdag 12 april 12.05 uur
Project Site “http://roos/projecten/ict/Computervloer_verhuizing/Gedeelde documenten”
Risico’s Risico
Kans
Maatregel
Overbelasting ICT resources
hoog
Extern bedrijf inschakelen en urenbudget overhevelen naar out of pocket kosten
Ontbreken specifieke kennis intern
medium
Extern bedrijf inschakelen
Hard coded IP nummering
hoog
Applicatie / Systeem scannen vooraf en laten aanpassen (periode fase 2)
Essentiële diensten zijn niet redundant uitgevoerd
hoog
Extra hardware plaatsen en migratie / schaduwdraaien toepassen
Levertijden hardware
medium
Voorrang geven aan ontwerp en bestellingen
Besluitvorming
hoog
Hoogfrequent management informeren over de status en besluiten kalender inrichten. Escalatietraject inrichten.
Externe factoren (falen externe leveranciers etc)
medium
Ad Hoc anticiperen. Boete clausules in contracten opnemen.
Verhuisdatum dreigt in november/ december te komen
medium
Gevolgen en alternatieven in tijd en geld in beeld brengen en escaleren.
Geen overeenstemming / weerstand over de netwerk freeze -periode
hoog
Zo snel mogelijk periode vaststellen , belanghebbenden in kaart brengen en direct starten met communiceren over het belang daarvan
High-level acties »
Zorgvuldig en uitgebreide inventarisatie en deze verwerken in project database
»
Wekelijkse projectmeeting
»
Schrijven minutenplanning
»
Schrijven detaildocument
»
Breed communiceren over verhuizing (subcontractors, leveranciers, enz.)
Inventarisatie & Projectdatabase I »
»
CMDB 80% integer »
Zelf op de vloer
»
Interview lijnbeheer (server- applicatie- databasebeheer, enz.)
Zoveel mogelijk informatie »
»
Standaard info »
IP, MAC, enz.
»
OS, Applicatie, enz.
»
Merk, Type, locatie, enz.
Specials
»
Aan- uitzet acties
»
Bijzonderheden (schade, ‘rode lampjes’)
»
Speciale aansluiting + apparaten (externe HD, Dongle, enz.)
Inventarisatie & Projectdatabase II »
Voordelen »
Accurate informatie voor- tijdens- en na de verhuizing in geval van onduidelijkheid
»
Middels SharePoint voor iedereen beschikbaar
»
Na verhuizing overgedragen aan CMDB beheer voor import CMDB
Wekelijkse projectmeeting » Niet langer dan 1,5 uur » Kordate voorzitter » Duidelijke acties uitzetten » Geen lange discussies
» Van alle expertises (kennis) mensen aanwezig, maakt lijnen kort »
Netwerk
»
Server
»
Applicatie
»
Database
»
Testers
»
Change management
»
Storage
»
VM
»
Floor management
»
Winframe
Dagelijkse Stand up » 1 maand vooraf aan de verhuizing dagelijks 30 minuten standup met de project keyplayers
Minutenplanning I »
Richtlijnen »
Servers indelen in batches, batches alleen benoemen in planning
»
Niet te gedetailleerd (Geen acties van paar minuten)
»
Buffers inbouwen (30 minuten)
»
Contactmomenten duidelijk (kleur) aangeven (vrijgeven actie)
»
Duidelijk acties uitschrijven
» »
»
Actiehouder
»
Locatie
»
Tijd
Moet aansluiten op detaildocument
Aannames »
10 minuten per server uitbouwen, 10 minuten inbouwen
»
Locatie aanmeldtijd 30 minuten
Detaildocument I »
Richtlijnen »
Alles beschrijven
»
Alle handelingen\werkwijzen gedetailleerd beschrijven
»
Duidelijke koppen
»
Aansluiten op minutenplanning
»
Duidelijk versiebeheer, niet teveel versies naar projectteam sturen
»
Niet alleen technisch maar ook logistiek
»
»
Adresgegevens
»
Aanmeldprocedure
»
Looproutes
»
Parkeren
Bevestiging van klant \ beheer
Detaildocument II »
Voordelen »
Je denkt erover na terwijl je schrijft »
»
Alles is voor iedereen duidelijk »
»
Problemen worden van tevoren getackled Wie moet waar en wanneer zijn (taken van subco’s en opdrachtgever)
Bij onduidelijkheid direct inzichtelijk »
Geen discussies tijdens verhuizing
»
Alle procedures en handelingen in 1 definitief document, ook van subcontractors
»
Alle subcontractors info aanwezig, kan snel worden geschakeld
»
Door projectteam vooraf in te lezen zodat tijdens de verhuizing duidelijk is wat verwacht wordt
»
Duidelijke omschrijving noodscenario, iedereen weet wat ze moeten doen in geval van storing \ escalatie
DO’s & DON’Ts
DO’s 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
One Chain of Command Project communicatie via ‘whats app’ groepen Per specialisme 1 voorman / werkverdeler / contact persoon Vooraf uitbouw, transport en inbouw oefenen met test hardware Instructie van de teams op de locatie van het werk Voldoende vervangende hardware Kennis en kunde ‘Onsite’ Start zo vroeg mogelijk in het project met ‘ What If’ scenario’s en maak voor elke stap/fase/actie een plan B !! Ook op HRM gebied 9. Zorg dat alle partijen (leveranciers en eigen teams) voldoende aangehaakt zijn. (Doe in de weken vooraf dagelijkse stand ups) 10. Geen Lijn Management ‘On Site’ 11. Voor gedefinieerde Status Updates aan lijn organisatie via SMS 12. Plan bij aanvang meteen een reserve/uitwijk moment in 13. Definieer en plan bij aanvang en duur van de freeze periode en communiceer deze vroegtijdig en indringend.
DON’Ts 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. 3. 4.
Opdrachtgever on site Nieuwsgierige collega’s / anderen toegang op locaties toestaan Project communicatie via massa meetings Aannames en veronderstellingen zonder te toetsen/testen Cold Turkey verhuizen Infrastructurele aanpassing toestaan vlak voor de verhuizing Er van uit gaan dat kennis en kunde gedurende het hele project aan boord blijft Dat de ‘latende’ locatie tijdens de verhuizing blijft functioneren Vertrouwen op toezeggingen / afspraken met leveranciers Langer dan 2 uur NIET communiceren met de achterban Plan B voor elke fase/stap gedurende de verhuizing achterwege laten
