Opleidingen
ED 2-14
SECRETARIEEL MANAGEMENT
Secretarieel management
Graafschap College
2015-2016
Organisatorische duizendpoten gezocht! Hou je van plannen, regelen en organiseren? Geeft het je voldoening om anderen werk uit handen te nemen? Ben je op zoek naar een veelzijdige en gevarieerde baan? Heb je een gezonde portie organisatietalent? Ga je graag om met mensen en geeft het je voldoening om zaken goed te regelen? Dan ben jij geknipt voor een baan bij het secretariaat van een bedrijf of instelling. Je kunt aan de slag in veel verschillende organisaties (profit, nonprofit, groot of klein). Bij het Graafschap College kun je een opleiding volgen voor niveau 2, 3 of 4 en daarmee aan de slag in de praktijk of doorstuderen voor een hoger niveau.
Wat doe je als secretarieel medewerker (niveau 2)?
Wat ga je leren? De vakken die je tijdens de opleiding secretarieel medewerker
Je wordt aangestuurd door een leidinggevende. Je hebt
krijgt zijn onder andere tekstverwerking, secretariaatspraktijk,
uitvoerende werkzaamheden, zoals het aannemen van
personeelsadministratie, economisch-administratieve beroeps-
de telefoon, het verwerken van teksten, archiveren en de
vorming en zakelijke communicatie Nederlands, Engels en
behandeling van de post. Je hebt een front-officefunctie en
Duits.
dat betekent dat je veel contact hebt met mensen. Zo ben je bijvoorbeeld het eerste aanspreekpunt voor mensen buiten de organisatie. Je kunt in alle bedrijfstakken aan de slag, van de
Wat doe je als telefonist/receptionist (niveau 2)?
zorg tot de autobranche, van een hotel tot een verzekeringsmaatschappij. Kortom, er is genoeg keus! De grootte van het
Je verricht ondersteunende secretariële en administratieve
secretariële team is afhankelijk van de grootte van de organi-
werkzaamheden in een organisatie, zoals het verzorgen van
satie. Je kiest voor deze opleiding als je een organisatietalent
ingaande en uitgaande post en het in ontvangst nemen van
bent en anderen graag werk uit handen neemt. Je wilt graag
goederen, het beheren van een agenda en een reserverings-
een veelzijdige en afwisselende baan, contact hebben met
systeem. Je ontvangt bezoekers, bedient de telefoon, alarm-
mensen en de spil zijn in een organisatie.
centrale en intercom en handelt telefoongesprekken af. Ook voer je administratieve gegevens in een geautomatiseerd systeem in en vul je eenvoudige formulieren in. Kortom, je hebt een veelzijdige baan!
Wat ga je leren? De uitstroomrichting telefonist/receptionist heeft veel overeenkomsten met de uitstroomrichting secretarieel medewerker. Toch zijn er verschillen zoals: bediening telefooncentrale, alarmcentrale en intercom, balietechnieken, enzovoort. Bij de moderne vreemde talen ligt het accent bij de uitstroomrichting telefonist/receptionist meer op de mondelinge vaardigheden dan op de schriftelijke vaardigheden (correspondentie).
Het is ook mogelijk om deze twee uitstroomrichtingen tegelijk te volgen en zo beide diploma’s te behalen.
DE TELEFONIST/RECEPTIONIST - heeft een front-officefunctie - is het visitekaartje van de organisatie - heeft een goede stem en is niet bang voor de telefoon - durft in een vreemde taal te spreken - is flexibel en niet snel van zijn of haar stuk gebracht - vindt het leuk om met mensen om te gaan
‘Ik heb veel geleerd tijdens mijn stage’ Lotte Koster (19) heeft de opleiding Secretarieel medewerker (niveau 2) afgerond. “Ik heb vorig jaar negen maanden stagegelopen bij een woningstichting. Dat was erg leuk en leerzaam. Ik heb veel geleerd. Ik liep twee dagen in de week stage en de overige dagen ging ik naar school. Mijn werkzaamheden bestonden vooral uit het inschrijven van de post, het ontvangen van bezoekers en het beantwoorden van de telefoon. Als je secretaresse wil zijn, is het belangrijk dat je goed kunt organiseren. Verder moet je natuurlijk vriendelijk zijn en goed contacten kunnen leggen. Ook samenwerken is heel belangrijk”, vertelt Lotte. Dit jaar is ze begonnen met de opleiding Secretaresse (niveau 3). Ze heeft het plan om hierna de niveau 4-opleiding te gaan doen en medisch secretaresse te worden.
Bedrijfssimulatie
en mondelinge communicatie, zoals de correspondentie, het telefoonverkeer en het ontvangen van gasten. Ook regel je
Een belangrijk onderdeel van de opleiding secretarieel me-
veel zaken zelfstandig voor jouw leidinggevende. Zo boek je
dewerker is de bedrijfssimulatie. Een simulatiebedrijf is een
zijn of haar zakenreis en reserveer je tickets en accommodatie.
nagebootste kantooromgeving, waarbij je taken verricht die
Ook plan je vergaderingen en ben je daarbij zelf ook vaak
je in een echt bedrijf ook zou uitvoeren. In het eerste leerjaar
aanwezig om te notuleren. Daarnaast ben je verantwoordelijk
werk je ongeveer acht uur per week in dit simulatiebedrijf.
voor het bewaken van deadlines en help je bij het plannen en
Het bedrijf heeft verschillende afdelingen: receptie, secretari-
organiseren van bijeenkomsten en evenementen (beursdeel-
aat, boekhouding, verkoop en inkoop. Gedurende het school-
name, open dagen, jubilea). Ook kun je belast worden met het
jaar werk je op alle afdelingen en maak je kennis met allerlei
voorbereiden of houden van presentaties. Je bent verantwoor-
werkzaamheden. Daarnaast ontwikkel je door de bedrijfssimu-
delijk voor een actueel (elektronisch) archief en je verwerkt en
latie bijvoorbeeld communicatieve en sociale vaardigheden,
verzorgt de (elektronische) post.
maar leer je ook om te gaan met stress. In de tweede helft van het eerste jaar en gedurende de eerste helft van het tweede
Wat ga je leren?
leerjaar ga je twee dagen per week op stage. Daarnaast volg je drie dagen per week lessen en workshops.
Tijdens de opleiding wordt veel aandacht besteed aan Nederlands, Engels en Duits. Je leert zowel mondeling als schriftelijk
Wat kun je doen na deze opleiding?
efficiënt communiceren. Denk aan het voeren van balie- en telefoongesprekken, maar ook aan het schrijven van brieven,
Heb je het diploma behaald, dan kun je gaan werken. Op de
faxen, e-mails, enzovoort. Je werkt afwisselend zelfstandig en
website Kansopwerk.nl zie je hoe groot de kans is dat je een
in projectgroepen samen met andere studenten, waarbij je
baan vindt die aansluit bij jouw opleiding. Op deze site van de
secretariaatstaken uitvoert bij een fictief bedrijf.
Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB)
Het eerste jaar worden de opleidingen gemeenschappelijk
is dit duidelijk aangegeven per mbo-opleiding en per arbeids-
aangeboden. Vanaf leerjaar 2 zijn de opleidingen voor niveau
marktregio. Deze informatie wordt ieder jaar vernieuwd. Op
3 en 4 gesplitst.
de website www.graafschapcollege.nl vind je bij de betreffen-
De secretaresse (niveau 3) regelt uiteenlopende dingen zoals
de opleiding ook belangrijke informatie over dit onderwerp,
zakenreizen en bedrijfsuitjes. Ze gebruikt tijdens haar werk-
onder de knop ‘Studie in Cijfers’.
zaamheden de moderne vreemde talen Engels en Duits. De
Je kunt ook verder leren. Hierdoor zullen je kansen op de
secretaresse moet goed met verschillende soorten mensen om
arbeidsmarkt aanzienlijk stijgen. Met het diploma secretari-
kunnen gaan en dus beschikken over goede sociale vaardighe-
eel medewerker of het diploma telefonist/receptionist kun
den. Het management verwacht dat de secretaresse alles tot in
je in 2 jaar verder studeren voor secretaresse (niveau 3) of
de puntjes voorbereidt en hen op adequate wijze ondersteunt.
directie-secretaresse/managementassistent (niveau 4). Voor
De directiesecretaresse/managementassistent (niveau 4) plant
goed gemotiveerde studenten bestaat de mogelijkheid om het
en organiseert zelfstandig projecten en maakt hiervoor de
diploma secretarieel medewerker / telefonist receptionist in
noodzakelijke calculaties. Ze is nauw betrokken bij activiteiten
1,5 jaar i.p.v. 2 jaar te halen.
en beslissingen van de managers en neemt hen hierbij zoveel mogelijk werkzaamheden uit handen. Een directiesecretaresse/
Wat doe je als directiesecretaresse/ management assistent of (medisch) secretaresse (niveau 3/4)?
managementassistent kan prioriteiten stellen en weet ook als het druk is goed het overzicht te bewaren. In haar interne en externe contacten communiceert zij efficiënt in de moderne vreemde talen Engels en Duits.
Je bent een belangrijke schakel in een organisatie. Als (me-
De medisch secretaresse (niveau 4) werkt veelal in een zie-
disch) secretaresse of directiesecretaresse/managementassistent
kenhuis en ondersteunt met name de medisch specialist. Ze
heb je complexe taken en een grote verantwoordelijkheid.
organiseert en bereidt het spreekuur voor en ontvangt de
Je werkt nauw samen met de leidinggevende en wordt vaak
patiënten. Ze staat deze ook telefonisch te woord en bepaalt
betrokken bij belangrijke beslissingen. Bij afwezigheid van de
zelfstandig de afhandeling hiervan. De medisch secretaresse
leidinggevende neem je een deel van zijn taken over. Dit stelt
weet prioriteiten te stellen in een hectische omgeving. Verder
hoge eisen aan je inzicht en communicatieve vaardigheden.
houdt ze zich bezig met de medische verslaglegging en heeft
Je houdt je vooral bezig met allerlei vormen van schriftelijke
hierbij kennis van de medische terminologie.
Het is mogelijk om de uitstroomrichting directiesecretaresse/ managementassistent en medisch secretaresse tegelijk te volgen en zo beide diploma’s te behalen. Al aan het eind van het eerste jaar loop je tien weken stage als secretaresse. Zo kun je ervaren hoe het is om secretaresse te zijn en kun je nadenken over het soort bedrijf dat jouw persoonlijke voorkeur heeft. Je functioneert zoveel mogelijk als volwaardig medewerker in het stagebedrijf. In het tweede jaar loop je opnieuw tien weken stage bij een bedrijf. Ook is het mogelijk om in het buitenland stage te lopen. Het derde jaar begint met een halfjaar stage. Hierna krijg je nog een aantal maanden theorie en vervolgens sluit je de opleiding af.
Wat kun je doen na je opleiding? Heb je het diploma behaald, dan kun je gaan werken. Op de website Kansopwerk.nl zie je hoe groot de kans is dat je een baan vindt die aansluit bij jouw opleiding. Op deze site van de Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) is dit duidelijk aangegeven per mbo-opleiding en per arbeidsmarktregio. Deze informatie wordt ieder jaar vernieuwd. Op de website www.graafschapcollege.nl vind je bij de betreffende opleiding ook belangrijke informatie over dit onderwerp, onder de knop ‘Studie in Cijfers’.
Je kunt natuurlijk ook verder leren in het hbo met een niveau 4-diploma. Er zijn veel hbo-opleidingen die goed aansluiten, bijvoorbeeld officemanagement, communicatie of een lerarenopleiding.
‘In de praktijk wordt van je verwacht dat je alles tot in de puntjes regelt’ “Ik hou van organiseren en regelen en vind het leuk contact te hebben met klanten. In dit beroep heb je de kans in de top van een bedrijf mee te kijken. Je werkt direct onder de manager en hebt een boel verantwoordelijkheid.” Kristel van de Wolfshaar heeft de opleiding directiesecretaresse/managementassistent gevolgd en gaat hierna de hbo-opleiding International Business Languages volgen in Nijmegen. “Ik wist na mijn middelbare school al dat ik graag wilde doorleren. Deze opleiding geeft me een goede basis om naar het hbo te gaan. De Nederlandse taal is binnen dit vak heel belangrijk en daar wordt tijdens de opleiding dan ook veel aandacht aan besteed. Op stage heb ik regelmatig fouten uit andermans teksten gehaald. Je leert heel goed samenwerken en met verschillende mensen omgaan. In de praktijk wordt van je verwacht dat je alles tot in de puntjes regelt. Je wordt echt serieus genomen in het bedrijf en bent vaak zelf betrokken bij een vergadering of congres. In elk leerjaar loop je stage. Ik heb bij heel verschillende bedrijven stagegelopen; een tegelzettersbedrijf, bejaardentehuis, accountant en een hotel op Mallorca. Hier leer je ontzettend veel van. Ik hou graag zelf de touwtjes in handen en dat kun je in dit beroep goed gebruiken.”
DE DIRECTIESECRETARESSE/MANAGEMENTASSISTENT - - - - - -
kan goed regelend optreden kan goed plannen en organiseren is goed in talen kan goed communiceren is initiatiefrijk, flexibel, stressbestendig, zelfstandig en representatief kan goed samenwerken en overleggen
Met de opleiding medisch secretaresse heb je de mogelijkheid om werk te vinden in de Gezondheidszorg, bijvoorbeeld in het ziekenhuis.
Wat zijn de wettelijke toelatingseisen? In de wet zijn toelatingseisen vastgesteld voor beroepsopleidingen. Of je een bepaalde opleiding kunt gaan volgen, is afhankelijk van je vooropleiding. Om een secretariële opleiding niveau 2 te kunnen volgen, moet je minimaal in het bezit zijn van een diploma vmbo basisberoepsgericht met wiskunde of economie.
Om een secretariële opleiding niveau 3 en 4 te kunnen volgen, moet je in het bezit zijn van een van onderstaande documenten: •
een diploma vmbo kaderberoepsgerichte, gemengde of theoretische leerweg, met wiskunde of economie of een
tweede moderne vreemde taal;
•
een overgangsbewijs van havo 3 naar havo 4 of van vwo 3 naar vwo 4;
•
voor de niveau 3-opleiding: een mbo-diploma niveau 2 voor eenzelfde beroep of beroepencategorie;
•
voor de niveau 4-opleiding: een mbo-diploma niveau 3 voor eenzelfde beroep of beroepencategorie.
Met een havo-diploma kun je een verkorte opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent volgen. Daarnaast kun je besluiten om tevens de opleiding tot medisch secretaresse te volgen. De studieduur is dan 2 jaar. Met een mbodiploma niveau 2 voor eenzelfde beroep of beroepencategorie kun je een verkorte opleiding tot secretaresse volgen. De studieduur is dan 2 jaar.
Wat kost de opleiding? De kosten van de opleidingen zijn opgebouwd uit de volgende onderdelen: •
Het lesgeld (ter indicatie: in het schooljaar 2014-2015 bedroeg dit € 1.118- voor bol-opleidingen).
Studenten jonger dan 18 jaar betalen geen lesgeld.
•
Overige kosten, zoals kosten voor leermiddelen en excursies (ongeveer € 450,- per jaar).
Aan dit kostenoverzicht kunnen geen rechten worden ontleend.
Leerwegen en onderwijstijd De opleidingen bij de studierichting Secretarieel management worden verzorgd in de beroepsopleidende leerweg (bol). Hierbij volg je volledig dagonderwijs. Daarnaast volg je beroepspraktijkvorming (stage) bij een bedrijf of instelling. Volgens de nieuwe richtlijnen van het ministerie betekent dit dat je gemiddeld 1000 onderwijsuren per jaar krijgt (lessen en stage samen).
Studieprogramma
Leerweg
Niveau
Studieduur
Secretarieel medewerker
bol
2
2 jaar*
Telefonist/receptionist
bol
2
2 jaar*
Secretaresse
bol
3
3 jaar
Medisch secretaresse
bol
4
3 jaar
Directiesecretaresse/managementassistent
bol
4
3 jaar (havo: 2 jaar)
* Voor goed gemotiveerde studenten is een traject mogelijk van 1,5 jaar, waarna zij in de tweede helft van het eerste jaar van de opleidingen voor niveau 3/4 kunnen instromen.
Informatie en aanmelding Sector Economie & Dienstverlening, studierichting Secretarieel management Slingelaan 3 7001 AE Doetinchem Tel. 0314 353 530 e-mail:
[email protected] / website: www.graafschapcollege.nl
Je kunt je digitaal aanmelden via de website www.graafschapcollege.nl.
