Secretarieel Jaarverslag 2012 Allereerst wil het hoofdbestuur haar dank uitspreken aan allen die zich het afgelopen jaar hebben ingezet voor de NGV. Hun inzet is van essentieel belang voor het voortbestaan van de vereniging en voor de verwerking van de vele gegevens waaruit onze genealogen kunnen putten. Ledental 117 leden 87 leden 551 leden / gezinsleden
overleden geroyeerd op eigen verzoek afgevoerd
486 nieuwe leden / gezinsleden
ingeschreven, 35 minder dan in 2011
Totaal aantal leden per 1-1-2013
8679, inclusief 316 gezinsleden
Samenstelling Hoofdbestuur R.K. Vennik Drs. H.H. Duitgenius M.J.Krooswijk M.J. de Lange M. van de Donk J. Netelbeek Dr. J-W. Koten Mw. I Spannenburg en H. Hilders
voorzitter Vice-voorzitter secretaris Penningmeester tot 24 november 2012 Penningmeester vanaf 24 november 2012 Lid Lid Secretariële ondersteuning
Secretariaat Ondanks oproepen om een 2e secretaris en allerlei pogingen er een te vinden is het jammer dat er niemand bereid of in staat was om die post te bemensen. Via vrijwilligersorganisatie Versa hebben we een andere secretariaatsmedewerker gevonden, de heer M. Snijders ter vervanging van de heer H. Hilders die thans bij de afdeling periodieken in het VC werkt. Veel dank aan mevrouw T. Greveling en de heer J.F. van der Horst voor de verwerking van de ledenadministratie en aan de heer Th. van Veen als redacteur Mededelingenrubriek van Gens Nostra. Van 24 tot en met 28 september was er in Maastricht het XXX Internationale Congres der Genealogische en Heraldische Wetenschappen. Op woensdag was er een Famillement georganiseerd waar een 1500 mensen aan deel namen, de dag was een groot succes en krijgt een vervolg in 2014. Gezocht en gevonden werden een Hoofd van dienst voor het Heraldisch Archief in 1
het VC en een opvolger voor de 1e penningmeester, de heer M. de Lange die in april zou aftreden maar op verzoek tot de najaars AV aanbleef teneinde zijn opvolger in te werken. Eind maart verloren we onze 2e penningmeester na verschil van inzicht over de interpretatie van afdelingscijfers. Stuurgroep De stuurgroep werd ingesteld op 24 april 2010 in opdracht van de AV. Het doel was de uitvoering van het actieplan “NGV op weg naar 2020”. Aanvankelijk waren er 6 leden, de heren J.A. van Felius, J.F. van der Horst, L.J. de Jong, J.W.Limpers, F.A.J.M. Moubis en H. J. Trap De groep werd versterkt door de hoofdbestuursleden J.W.G. Netelbeek en J. Rengers. Om uiteenlopende redenen hebben de heren, Rengers, Trap en Van der Horst in de loop van de tijd te kennen gegeven niet meer aan de stuurgroep te kunnen deelnemen. Er werden 3 werkgroepen opgezet die verslag zouden uitbrengen aan de stuurgroep die op hun beurt het hoofdbestuur zouden adviseren. De werkgroep Verenigingscentrum heeft zich voornamelijk beziggehouden met de mogelijkheden tot digitalisering. Die werkzaamheden zijn inmiddels gestart. De werkgroep Gens Nostra heeft afgelopen jaar gewerkt aan de verandering en verbetering van Gens Nostra maar heeft haar taak noodgedwongen over moeten geven aan de redactie van dat blad. Inmiddels heeft de werkgroep haar werkzaamheden hervat. De werkgroep Website kampte met een tekort aan deskundige medewerkers en heeft haar werkzaamheden gestaakt. De werkgroep Gens Nostra heeft een keer de hulp van het hoofdbestuur ingeroepen maar heeft niet de effectiviteit ervan ervaren. Van de vier overgebleven stuurgroepleden hebben de heren J.A. van Felius en J.W. Limpers hun medewerking opgezegd, terwijl de heren L.J. de Jong en F.A.J.M.Moubis verder willen werken en hiervoor versterking zoeken. De stuurgroep heeft een derde voortgangsrapportage ingediend die niet de benodigde aandacht van het hoofdbestuur heeft gekregen. Eerbetoon Zilveren Speld Mw. J. Bos-Bliek Mw. T. Hartman-van der Meulen Dhr. J. Anema Dhr. R. van Drie Dhr. K.P. de Bree Dhr. A.A. Risseeuw Mw. E.J. Rentmeester- de Haas
21 maart 2012 14 april 2012 28 september 2012 28 september 2012 3 november 2012 3 november 2012 3 november 2012
Gouden Speld Dhr. E. B. van Rijn Dhr. M.J. de Lange
12 juli 2012 24 november 2012
2
Koninklijke Onderscheiding Dhr. J. Schuit Dhr. R. K. Vennik
Ridder in de Orde van Oranje Nassau op 27 april 2012 Ridder in de Orde van Oranje Nassau op 27 april 2012
Afdelingen Hoewel de afdeling Delfland op 23 november 2011 35 jaar bestond werd dit feit op 22 maart 2012 herdacht. Op 21 april 2012 vierde de afdeling den Helder haar 45 jarig bestaan. Twee andere afdelingen vierden dit verslagjaar ook feest; Op 22 september 2012 vierde de afdeling Achterhoek & Liemers haar 30 jarig bestaan en Op 6 oktober 2012 werd het 25 jarig bestaan van de afdeling Zaanstreek -Waterland feestelijk herdacht. In deze tijden waarin sommige afdelingen moeite hebben hun organisatie overeind te houden zijn deze jubilea een felicitatie waard. Veel afdelingen kampen met een ledenverlies. De ledenavonden worden per afdeling soms heel verschillend bezocht en loopt uiteen van weinig tot heel goed. De afdelingsbladen zien er verzorgd uit en nodigen uit tot lezen. Twee afdelingen behoeven extra zorg, waarvan één inmiddels een veelbelovende doorstart beleeft. In één afdeling trad de penningmeester af nadat de kascommissie van die afdeling de jaarstukken voor de tweede keer niet konden inzien en ze dus niet konden goedkeurden. Inmiddels heeft de landelijke penningmeester de nodige maatregelen genomen en is de des – betreffende penningmeester geroyeerd. Dienst Public Relations De Dienst PR bestond in 2012 uit dezelfde medewerkers als in 2011. Na werving via de website onder alle leden en gastleden zijn er een penningmeester en drie nieuwe kandidaten voor de dienst PR bijgekomen. Eveneens konden er drie afdelingsmede werkers aangesteld worden via deze werving. In samenwerking met de webredactie is gepoogd een nieuwe functionaris voor het landelijk twitter account te vinden. De dienst heeft 5 keer fysiek vergaderd met agenda en verslag en vele malen via de mail en de telefoon. De verslagen van de vergaderingen werden altijd naar het HB gestuurd via de portefeuillehouder van het HB, die meestal bij de PR vergaderingen aanwezig was. De dienst heeft eenmaal met een afgevaardigde van het HB vergaderd over een nieuwe opzet van de kadercursus. Er zijn vele vragen van afdelingen beantwoord. Er is tweemaal een PR nieuwsbrief naar alle afdelingen verzonden. Het blijft moeilijk om de lijst met namen en adressen van PR functionarissen actueel en correct te laten zijn. Er is gewerkt aan de implementatie van de huisstijl en het aanpassen van de NGV folders en brieven. Er zijn 338 oorkonden gemaakt voor de afdelingen voor leden die 40,50 of 60 jaar NGV lid zijn. De 50 en 60 jaar was een inhaalslag, voortaan komen er alleen nog oorkonden bij 40 jaar lid. Er is een PR lid ook lid van de webredactie. De jaarlijkse ledenwerfactie onder gastleden is weer verzorgd, evenals de nieuwjaarswens namens het HB. Er is in 2012 geen landelijke PR dag gehouden. Op verzoek van de deelnemers wordt de dag nu eenmaal in de 1 ½ jaar gehouden, eenmaal de laatste zaterdag van oktober en eenmaal de laatste zaterdag van februari. De PR dag 2013 is voorbereid. 3
Er is een nieuwe NGV glossy folder gemaakt met losse aanmeldingskaarten, boekenlegger nummer 2 is uitgekomen en er zijn winkelwagenmuntjes als reclame materiaal aangeschaft. De dienst PR heeft met een grote infostand op het Famillement in Maastricht gestaan. De dienst heeft 16 vrijwilligers voor de Famillement week kunnen inzetten. De dienst blijft zich bezinnen op haar doel en haar taak. Werkgroep Collectiebeheer over 2012
Samenstelling van de werkgroep Gedurende het verslagjaar bestond de werkgroep uit J.A. van Felius (voorzitter), G. Goorman, mw. W. van der Horst-Harkema, S. Lems, en mw. E. Streef (leden).
Werkzaamheden De heer Van Felius en mw. Van der Horst maakten deel uit van de werkgroep VC, ingesteld door de Stuurgroep van de NGV. In het verslagjaar werd in die werkgroep een digitaliseringproject voorbereid. Dit werd voltooid, en inmiddels is een pilot project rond digitalisering in het VC gestart. Gedurende het verslagjaar werd gestaag doorgewerkt aan het wegwerken van achterstanden bij de verwerking van collecties die aan het VC werden aangeboden. De door de vereniging geaccepteerde collectie Middag werd door de landelijke penningmeester verder bewerkt, wat resulteerde in de publicatie van een genealogie Middag. Verder werden met enige regelmaat vragen van leden van de N.G.V. beantwoord, terwijl ook diverse afdelingssecretarissen advies vroegen en kregen rond de ordening van het afdelingsarchief. Richtlijnen voor het bewaren en ordenen van afdelingsarchieven zullen in het volgende verslagjaar ter vaststelling worden aangeboden. Een begin werd gemaakt met de verdere inventarisatie van het depot in Almere. Een eerste aanzet werd gemaakt in de vorm van een globaal overzicht van collecties en objecten die daar opgeslagen zijn. Het voornemen is om het komende jaar dit depot te saneren, en de collecties die verwerkt kunnen worden over te brengen naar Weesp, zodat ze beter toegankelijk zullen zijn voor onderzoek. Gedurende het verslagjaar werd ook gewerkt aan de rapportage, die zal moeten leiden tot een verdere digitalisering van collecties binnen het VC. Gens Nostra over 2012 Gens Nostra besloeg in 2012 - zonder register - 704 pagina’s (2011: 714). Er verschenen tien nummers. Hoogtepunten waren het themanummer Vader onbekend (2e deel, april/mei) en het Maastricht-nummer (september). Gens Nostra verschijnt in een oplage van ruim 9.000. De redactie bestaat uit L.F. van der Linden (hoofdredacteur) (LvdL), mevrouw drs J. Bos-Bliek (ABB), B. van Dooren (BvD), drs C. de Graaf (CdG), A.P. Hoekstra (AH), T. Hokken (TH) en mevrouw M. Vulsma-Kappers (M.V-K) (ongewijzigd t.o.v. 2011). De hoofdredacteur is het diensthoofd, het aanspreekpunt voor de lezers en vertegenwoordiger van Gens Nostra naar het hoofdbestuur en ‘naar buiten toe’. Hij draagt verder zorg voor de techniek van Gens Nostra (maakt artikelen zetklaar en verzorgt de lay-out) en onderhoudt de contacten met de zetter en drukker. Naast de normale redactionele werkzaamheden verzorgt mevrouw Bos-Bliek de Vragenrubriek inclusief de onderdelen ‘Gezocht: naamgenoten en/of …’ en ‘Alleen voor emigranten …’. Samen met De Graaf neemt zij de boekbesprekingen op zich. Hokken begeleidt themanummers, Hoekstra verzorgt een deel van de correspondentie met de auteurs, Van Dooren zorgt voor een deel van het register en mevrouw Vulsma-Kappers voor de rubriek Periodieken. 4
Onmisbare hulp verlenen ook trouwe medewerkers als mevrouw C.L.M. Greveling-Koenen te Amersfoort, voor het beheer van het adressenbestand, de heren J. Kuijntjes te Gorinchem, voor gegevens over Gens Nostra op de website, G. Mulder te Culemborg, bij het samenstellen van het register, W.J. Scholl te Vlaardingen, als redacteur van de rubriek Gens Data, A.J. Stasse te Utrecht, bij de kwartierstaten en voor een deel van de voorbereiding van het Maastrichtnummer. De hoofdredacteur wordt bovendien ondersteund door verschillende andere leden van de NGV. Thijs van Veen te Amersfoort verzorgt per nummer de mededelingen onder eindverantwoordelijkheid van het hoofdbestuur. Het register over 2011 is in januari 2012 verschenen. Doel blijft om het register zo spoedig mogelijk in het erop volgende jaar beschikbaar te hebben. Door goede contacten met de PR en de webredactie van de NGV (mevrouw A.P.J. Käyser-van der Zee) is het sinds enige jaren mogelijk om regelmatig berichten en aanvullende informatie over Gens Nostra via de website www.ngv.nl beschikbaar te stellen (onder meer richtlijnen, inhoudsopgaven, overzicht kwartierstaten en nieuwsberichten). Sinds 2012 verschijnen de gepubliceerde boekrecensies ook op de website. Het uitgeven van Gens Nostra is niet mogelijk zonder de goede samenwerking met de firma’s Perfect Service te Schoonhoven (voor het zetwerk) en Ten Brink te Meppel (voor het drukken, vouwen, snijden, nieten en verzenden). In 2012 zijn de financiën voor Gens Nostra net niet binnen de begroting gebleven. Van de contributie die de leden betalen, daalt het aandeel voor Gens Nostra: 2009: 50%; 2010: 46% en 2011 en 2012: 41%. Dit betekent dat in 2012 een volledige jaargang Gens Nostra omgerekend per lid zestien euro kost (inclusief zetten, samenstellen, drukken en verzenden), dus gemiddeld € 1,60 per nummer (inclusief de themanummers, speciale nummers en register). Gens Nostra streeft naar een zo groot mogelijke diversiteit aan bijdragen, in soort, in tijd en in geografische spreiding. Behalve genealogieën, kwartierstaten, biografieën, bijdragen over bronnen, naamkunde of heraldiek zijn in 2012 26 vragen (in 2011: 14) en in de rubriek Wegwijs tien bijdragen over onderzoeksmogelijkheden geplaatst (waarvan zeven keer ‘archiefnieuws’), is de rubriek ‘Het portret van’ 41 keer verschenen (in 2011: 27), is de rubriek Gens Data negen keer verschenen, zijn in de rubriek Boeken in totaal 78 recensies geplaatst (evenveel als in 2011) en beslaat de rubriek Periodieken ruim een kwart (vorig jaar bijna een kwart) van Gens Nostra. De korte beschrijvingen van talloze periodieken in Gens Nostra geven de lezer inzicht in wat waar nieuw is verschenen. De afgelopen zes jaren zijn 61 korte kwartierstaten (waarvan in 2012: 12) van meer of minder bekende en meestal overleden Nederlanders gepubliceerd (index, zie: www.ngv.nl, onder Gens Nostra). Nieuwe voorstellen kunnen hiervoor ingediend worden. De redactie van Gens Nostra streeft naar kwaliteit. De presentatie en leesbaarheid van Gens Nostra blijven punt van aandacht. Na de introductie van de nieuwe lay-out in 2004 en de nieuwe rubriek ‘Het portret van’ is in 2005 gestart met de Hantwijzer Antwerpen om een handvat voor onderzoek (vóór 1600) in Antwerpen te bieden. Sinds 2006 verschijnt de rubriek ‘Uit het verenigingscentrum’ (in 2012: één keer verschenen) om aandacht te schenken aan bijzondere onderdelen in de collecties van de NGV in het Verenigingscentrum te Weesp. Sinds 2010 verschijnt Gens Nostra volledig in kleur en sinds 2011 is de rubriek Gens Data nieuw. Nieuwe ideeën zijn altijd welkom. Redactielid De Graaf geeft sinds 2009 bij de NGV-afdelingen lezingen over Gens Nostra. In 2012 heeft hij als lid van de werkgroep Gens Nostra de plannen voor de nieuwe lay-out nader uitgewerkt. Inzendingen dienen aan bepaalde kwaliteitseisen te voldoen en worden zoveel mogelijk chronologisch naar binnenkomst opgenomen. De gemiddelde wachttijd tussen indiening en plaatsing van bijdragen is in het verslagjaar iets toegenomen en is voor sommige auteurs (te) 5
lang. Toch zou dit niemand mogen ontmoedigen een artikel voor Gens Nostra in te zenden. Immers met het publiceren van uw artikel in Gens Nostra wordt het resultaat van uw onderzoek voor andere belangstellenden ontsloten en blijft dit op vele plaatsen voor lang bewaard. De redactie nodigt auteurs graag uit om een manuscript in te zenden. Gens Nostra is immers het tijdschrift voor en door de leden. Dienst Ondersteuning en Presentatie voor Computer Genealogen Aan het eind van een jaar is het de gewoonte om terug te kijken, een handeling die genealogen toch al veelvuldig toepassen. Maar ook in verenigingsverband is het nuttig om te zien, wat is er in het jaar goed is gegaan en wat er minder goed was. We kunnen vaststellen dat voor de dienst het jaar 2012 twee hoogtepunten kunnen worden genoemd. Ten eerste het feit, dat het genealogieprogramma, waarvoor de dienst de verantwoording heeft, GensDataPro, 10 jaar bestond op 19 juli 2012 en nog steeds gewaardeerd wordt om de mogelijkheden die het heeft. Dat is uiteraard aan de programmeur, Bas Wilschut, toe te schrijven, maar ook mede dank zij de inzet van de medewerkers van de dienst en haar voorgangers. Een tweede hoogtepunt is ongetwijfeld de Gebruikersdag op zaterdag 13 oktober 2012 in het Antropia Cultuur en Congrescentrum te Driebergen. Samen met een vertegenwoordiger van de dienst PR, Lex van de Linden, hebben Henk Nieuwenhuis en Herman Veerkamp deze dag georganiseerd en terecht na afloop de lof toegezwaaid gekregen. De dag was volgeboekt hetgeen ten gevolge had, dat door het grote aantal aanwezigen niet iedereen in gesprek kon komen met het helpdeskteam of aan kon schuiven bij Geneaducatie, Jacqueline Hofland of Bas Wilschut. Maar over het algemeen waren de opmerkingen van de bezoekers lovend, de dienst Bestellingen, mevr. Toos Greveling was tevreden met de verkoop, evenals Geneaducatie. En de opgemerkte minpuntjes zijn een les die een volgende keer ter lering strekt. Het uitbrengen van de KdG-viewer aan het eind van 2011 gaf de helpdesk wel het nodige werk. Het feit dat de viewer alleen geschikt was voor gebruik bij Windows veroorzaakte irritatie bij gebruikers van Mac apparatuur. Maar ook de vindbaarheid van onze dienst was in het begin van dit jaar nog steeds een probleem. Omdat onze taak ook is, steun te verlenen aan software door de NGV in het verleden uitgebracht, zoals ook recent de KdG-viewer, hadden we aanwijzingen voor NGV-software op de NGV website, maar de plaats was nauwelijks te herkennen. Hoewel bij ons veel kennis aanwezig is, is het verstoppen achter de vermelding “Kenniscentrum” niet erg duidelijk. Voor de viewer hadden we aanwijzingen geplaatst bij veel gestelde vragen op de GensDataPro website, evenals verwijzingen voor andere software. Aan de webmaster van de NGV werd door ons gevraagd aanpassingen op de NGV-website aan te brengen voor betere vindbaarheid van onze Dienst O en P CG. Met name is gevraagd om op de pagina ‘Afdelingen’ de link naar GDP te wijzigen naar de pagina van onze dienst. Deze is nu nog alleen te bereiken via ‘Over de NGV – organisatie – Dienst O&P CG. Maar tot nu toe is de toegang naar onze dienst nog steeds een “zoekplaatje”. In de loop van het jaar zijn wel enige aanpassingen gedaan, maar dat was nog volledige oplossing. Bij de instelling van onze dienst werd ook ondersteuning van software van andere aanbieders als een van onze taken toegewezen. Om daar gestalte aan te geven werd aan contactpersonen van deze aanbieders gevraagd om bijdragen te leveren voor de GensData-katern. Alleen Frans 6
van Bodegom van Reunion heeft daarop gereageerd. Men heeft dus kennelijk hieraan geen behoefte. Wat we daarover ontvangen zullen we wel plaatsen. Ook de invulling van een helpdesk voor dergelijke programma’s werd door ons niet haalbaar geacht. Deze programma’s hebben reeds werkende vormen van ondersteuning. Wat niet wil zeggen, dat we, indien mogelijk, wel een helpende hand toesteken met tenminste een verwijzing waar men op een vraag antwoord kan krijgen. Dit jaar waren er ook nieuwe ontwikkelingen in de genealogische wereld dat ook het hoofdbestuur bereikte. In de beleidsnota die ter bespreking werd aangeboden werd al gevraagd te reageren op Cloudcomputing. We hebben een reactie gegeven en een reactie terugontvangen. Onze reactie op de Beleidsnota Cloudcomputing was, dat het niet geschikt is om als NGV hieraan deel te nemen. Wel binnen de vereniging misschien als service aanbieden een externe veilige back-up op een server met voldoende capaciteit. Naar aanleiding van onze opvatting is hierover binnen het HB reeds gesproken. Wel Is het bekijken wat in de toekomst de ontwikkelingen zijn belangrijk. Dit jaar kwam ook het gebruik van WieWasWie als opvolger van GenLias dichterbij. Als startdatum werd genoemd 1 november, maar gezien de onvolkomenheden en de discussies over het gebruik is dat al verschoven naar 1 januari 2013. Inmiddels is de uitvoering overgenomen door het CBG, maar we hebben nog niet gemerkt dat het nu beter gaat. Jaap de Rooij heeft op de Familiade in Maastricht een gesprek gehad met een direct betrokkene van het CBG en aan hem onze bevindingen doorgegeven en de noodzakelijke aanpassingen. Ook heeft hij laten zien, dat in ons programma GensDataPro bij een goed werkende uitvoering van WieWasWie directe invoer mogelijk is. Een contact tussen Bas Wilschut en Bob Coret van Genealogie Online heeft gezorgd voor een extra mogelijkheid in GensDataPro om rechtstreeks een invoer te zenden compleet met afbeeldingen van een bestand met een gedcom, dat op Genealogie Online direct wordt ingelezen. Tot nu toe gebeurde dat met een gedcom, die door Bob Coret geschikt moest worden gemaakt voor plaatsing met soms de nodige aanpassingen. Dat extra werk wordt hiermee verminderd en de plaatsing gaat dus sneller. Hiermee is er weer een uitbreiding binnen GensDataPro, dat gebruikersgemak geeft, maar ook voor ons een welkome meerwaarde van het programma is. En dat brengt ons bij de ontwikkelingen van GensDataPro in het jaar 2012. Bij het begin van het jaar noteerden we versie 2.9.2.4. In de loop van het jaar verschenen er verschillende versies, die niet allemaal officieel werden aangegeven. Waren de wijzigingen gering of alleen voor een probleem bij één gebruiker, dan werd zo’n versie als een Bèta-versie aangemerkt, die later in een nieuwere versie werd meegenomen. De nieuwe versies waren niet alleen om een foutje te herstellen, ook wensen over de werking van het programma door gebruikers werden daarbij ingevuld, indien dat direct aan te brengen was. Maar gebruikers leverden ons ook mogelijkheden, zoals een sjabloon voor 9 generaties, die aan andere ter beschikking werden gesteld. Voor onze Belgische gebruikers zorgden we er voor, dat een indexering kon worden uitgevoerd zoals dat in België gebruikelijk is. Zo bereikten we aan het eind van dit jaar nu versienummer 2.9.8.1. Om iedereen in staat te stellen op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen door persoonlijke contacten vergadert de dienst geregeld in “De Witte Huisjes” in Bunnik met de mensen “in de 7
voorste linie”. Hoewel er ook veelvuldig contact is per e-mail en telefoon is een mogelijkheid voor direct van gedachte te wisselen zeer nuttig en leerzaam. Vragen die ons via de helpdesk bereiken worden daar dan nog eens geëvalueerd. Ook ontvangen wensen worden doorgenomen of deze zinvol zijn, snel moeten worden ingevoerd of dat het voor de toekomst op de plank moet blijven. In samenspraak met de programmeur wordt dan bekeken of en wanneer het in een update komt te staan. Overigens wordt op een van deze vergaderingen ook Bas Wilschut uitgenodigd om aanwezig te zijn, zodat hij ons kan inlichten over de toekomstige ontwikkelingen. Hierbij ontstaan dan ook vaak zinvolle discussies over wensen en ervaringen. In ons jaarverslag over 2011 moesten we melden, dat een uitbreiding van de medewerkers door een oproep in een lichtkrant op de onze GDPwebsite en een wervings advertentie op de NGV website nog geen resultaat had opgeleverd. In dit jaarverslag kunnen we melden dat er een aanmelding is ontvangen van een geïnteresseerde gebruikster van GensDataPro, waarmee we op de gebruikersdag de eerste kennismaking hadden. We hebben haar ingelicht over onze werkwijze, taken en wat er van medewerkers van de dienst wordt verwacht, waarop ze positief heeft gereageerd. Inmiddels heeft Ilse Kooijman-van den Ancker reeds deelgenomen aan onze activiteiten. Haar bijdrage bij het testen van software is veelbelovend voor de toekomst. Maar de oproep voor medewerkers blijft wel gehandhaafd, want nog steeds kunnen we uitbreiding goed gebruiken. De technische ontwikkelingen blijven ons volgen, waardoor de vraag ontstaat in hoeverre we daarin mee moeten gaan. De “tablets” worden door steeds meer mensen aangeschaft. Daardoor komen er ook vragen over mogelijkheden van GensDataPro bij het gebruik van een tablet. Het zal duidelijk zijn, dat GensDataPro niet werkt op de tablet met Apple besturing of Google Android. Of dat in de toekomst misschien kan met een tablet met Windows 8 moeten we nog afwachten. Maar de nodige vragen hierover bereiken ons geregeld op de helpdesk. Toch heeft de huidige ontwikkelingen toch ook zijn voordelen. Door gebruik van Skype en het meekijk programma .. kon Jaap de Rooij een gebruiker behulpzaam zijn in Lima, zonder dat er voor deze gebruiker hoge telefoonkosten ontstonden. Zo blijkt GensDataPro wereldwijd te worden gebruikt en is met de genoemde middelen de helpdesk ondersteuning te kunnen geven. Met de uitbreiding van mogelijkheden ontstaat er ook een ander probleem, de veiligheid van gegevens. Voor ons is dat merkbaar aan de hogere veiligheidsinstellingen van antivirus programma’s en firewalls. Hierdoor werden er meer problemen gemeld door gebruikers bij het downloaden van nieuwe versies. Tot nu toe hebben we dat steeds kunnen oplossen. De dienst was ook dit jaar weer aanwezig in het land met een stand op genealogische bijeenkomst en of voor het geven van een inleiding over genealogie en GensDataPro. Men kwam ons tegen bij het houden van een inleiding bij een Computerclub in Nieuwegein, bij de NGV afdeling Land van Cuijk en Ravenstein. Henk Nieuwenhuis is benaderd voor het geven lessen genealogie bij de Historische Vereniging in Vianen. Ondersteuning gaven we op de computerdagen van de NGV afdeling Amersfoort. En we bemanden een stand in het Archief Utrecht, NGV Voorouderdag van afdeling Achterhoek en Liemers in het Erfgoedcentrum Doetinchem, het Famillement (LGOG, RHCL,MABP,NGV en CBG) in Maastricht hierboven al genoemd, GensDataPro Gebruikersdag in Driebergen-Zeist en de Open dag Zeeuws Archief Middelburg, Genealogische Dag en Genealogisch spreekuur. Deze activiteiten zijn wel minder dan vroeger, maar dat horen we overal. Reeds vaak aangehaald, onder andere in het jaarverslag van 2011, onze herkenbaarheid is slecht door allerlei oorzaken. Aanmerkingen hierop hebben wel wat verbeteringen gebracht, maar dat 8
was nauwelijks voldoende. Aan het eind van dit jaar is er dan enig schot ingekomen. Door het hoofdbestuur van de NGV werden Jaap de Rooij, hoofd van Dienst en Aad de Fouw, secretaris, uitgenodigd om in de bestuursvergadering van december aanwezig te zijn en over het probleem te praten. Dat heeft een positief verloop gehad. Afgesproken werd, dat onze Dienst de mogelijkheid krijgt, hetgeen ook afdelingen hebben, om naar buiten te treden. Door deze opwaardering van het gebruik van de digitale uitvoermogelijkheden als een afdeling kunnen we dan door een nieuwsbrief meer informatie verstrekken aan de leden van de NGV over onze dienst. Ook is er afgesproken, dat onze Dienst een eigen website krijgt, waarin zaken worden gemeld, die belangrijk is voor de leden van de NGV over software/cd-dvd uitgaven van de NGV, zoals eerder al genoemd nu verborgen staan achter kenniscentrum. We hopen dus komend jaar hier gestalte aan te kunnen geven en de eerste stappen voor genoemde website zijn reeds gezet. Het jaar in getallen. Alle medewerkers voerden tezamen bij de helpdeskondersteuning per telefoon 343 gesprekken. Er werd 56 keer meegekeken om een probleem op te lossen. Dit werd ook buiten de grenzen gedaan, zoals met een gebruiker in Lima met behulp van Skype en meekijkprogramma Mikogo. Daarnaast werd er 42 keer aan huis hulp geboden. Op de e-mailhelpdesk werden 1458 berichten beantwoord over GensDataPro, daarnaast ontvingen we vragen over GD-Win 25 keer, GD/D90 6 keer en over de KdGViewer 10 keer. Ook dit jaar waren helpdeskmedewerkers aanwezig op lokale NGV bijeenkomsten in Schinveld, bij HNK, West Noord-Brabant, Kempen en Peelland, Utrecht en Zuid Limburg. Ook bij HCC bijeenkomsten in Gouda was een medewerker van de helpdesk aanwezig. Ondanks de mogelijkheid dat leden zelf hun persoonlijke gegevens kunnen wijzigen, ontvingen we toch 43 meldingen van adreswijzigingen, werd 1 maal een vraag gesteld over Geneaducatie. Vragen, die geen verband hielden met de hierboven genoemde software/programma’s werden 70 keer beantwoord, waarbij vaak de vraag alleen betrekking had op genealogische vragen. Totaal werden er 1613 antwoorden geven op helpdeskvragen. De website www.gensdatapro.nl had 87157 bezoekers, waarvan 32856 uniek en 9044 terugkerende bezoekers. De berichtgeving aan de gebruikers van GensDataPro werd gedaan door gebruik van Mailings, Over GensDataPro werden 4 mailings verzonden. Berichtgeving over beurzen of presentaties over GensDataPro werden 2 mailings verzonden. Over lezingen van Geneaducatie werd 1 bericht verzonden. Van de 5635 gebruikers van GensDataPro die ingeschreven staan als lid of gastlid van de NGV hebben 5215 een profiel. Helaas moeten we het overlijden melden van 173 gebruikers. Ten slotte het Forum voor GensDataPro. Helaas heeft dat niet gebracht wat we ervan verwachten, een contact tussen gebruikers onderling. Alle meldingen die er binnen kwamen waren helpdeskvragen of heeft de helpdesk moeten verwerken door gebrek aan reacties. Er waren 254 geregistreerde gebruikers op het forum, maar het aantal berichten dit jaar waren er 5. Het forum is daarom opgeheven wegens gebrek aan belangstelling. We hopen ons in 2013 weer volledig te kunnen inzetten voor de taken, die ons als Dienst zijn toegewezen. Als de wens om betere bekendheid te krijgen door de aanpassingen resultaat heeft, zal er mogelijk meer werk van de Dienstmedewerkers worden gevraagd. Die
9
taakverzwaring kan alleen worden verlicht indien meer NGV-leden zich aanmelden om mee te werken als vrijwilliger. Voor de gebruikers van GensDataPro zullen wij trachten, helpdesk en andere contactmogelijkheden zo goed mogelijk aan hen ter beschikking te stellen.
Website Bezoek website De website is 211.188 keer bezocht in het verslagjaar 2012. Dat is 5,76% minder dan vorig jaar. Per maand komt het neer op 17.599 bezoeken. De meeste bezoeken vinden plaats in de wintermaanden (jan. en mrt.: 22.000; febr.: 19.000; okt.: 17.600; nov.: 15.000 en dec.: 16.000). Ook het aantal unieke bezoekers is iets teruggelopen, terwijl het aantal terugkerende bezoekers iets gestegen is. (zie de tabel hieronder). Deze cijfers dienen met enige voorzichtigheid beschouwd te worden, omdat ze gegenereerd worden op basis van cookies. Niet iedereen accepteert cookies en sommigen verwijderen de cookies na iedere sessie.
Het aantal geregistreerde profielen op de website is 18255, waarvan 6329 NGV leden en 11926 gasten. In totaal een stijging van 1869 profielen, waarvan zo’n 1700 voor gasten. De module stamboom bevat op dit moment 5.205.768 miljoen personen; 0,7 miljoen meer dan vorig jaar. Deze personen staan in 2638 stamboomcontainers. Afgelopen jaar is elke maand een nieuwsbrief verschenen. Vanaf eind november is de redactie weer in handen van Lex van der Linden. Ook dit jaar is een speciale cursusnieuwsbrief verschenen, met informatie over alle tot dan toe bekende cursussen op het gebied van genealogie die in het komende jaar gegeven worden door diverse afdelingen en instellingen. Hierbij staat een directe link naar de gegevens op de site. Deze speciale nieuwsbrief wordt elk jaar met groot enthousiasme ontvangen, gezien de reacties. Antonia Veldhuis heeft ook heeft dit jaar elke maand voor een nieuwe column gezorgd. Het aantal bezoekers van de column is in 2012 iets teruggelopen vergeleken met 2011. De columns van september en oktober zijn het beste gelezen. Mede een gevolg van het 10
“famillement” in Maastricht??? Opvallend is dat de columns van 2011 in 2012 nog 1441 keer gelezen zijn.
De webredactie De redactie heeft afgelopen jaar 10 keer vergaderd. 9 Keer via skype en 1 keer in Utrecht om elkaar ook eens lijfelijk te ontmoeten. In het najaar is een lid van ziekteverlof teruggekeerd en hebben we een nieuw redactielid mogen verwelkomen. De website Door te weinig belangstelling en menskracht heeft de werkgroep website haar inspanningen moeten beëindigen. Als redactie gaan we door met het aanbrengen van verbeteringen in de huidige website en het doorvoeren van (kleine) vernieuwingen. Dit jaar zijn de volgende verbeteringen / wijzigingen aangebracht: -
Op de actueelpagina is nu ook een overzicht te zien van de cursussen en activiteiten die binnenkort plaatsvinden. Van elk worden elke dag de 10 eerstkomende getoond. Dit is mogelijk geworden door het indikken van een aantal andere items op deze overzichtspagina. Lezers zijn er erg blij mee. Ook de meest recent toegevoegde links zijn op deze actueelpagina te vinden.
-
Evenals de oude nieuwsbrieven zijn nu ook alle oude columns te vinden en te herlezen. Zoals hierboven al vermeld gebeurt dit ook regelmatig.
-
De rubrieken biografieën en genealogische artikelen zijn dit jaar fors uitgebreid en zij worden ook door een behoorlijk aantal lezers bezocht.
-
Het twitteren heeft dit jaar een “winterslaap”gehouden. Er is driftig gezocht naar een enthousiast iemand met ervaring in twitteren. Met een beetje geluk kan de PR-groep binnenkort over iemand beschikken die dit medium voor de NGV zal gaan inzetten.
-
Er wordt gestaag gewerkt aan het “in lijn brengen” van de verschillende webpagina’s en thema’s. Zo krijgt elk onderdeel een zgn. startpagina, waarin het doel van dit onderdeel en de spelregels uitgelegd worden. Tevens wordt er uniformiteit aangebracht in de gele subbalk van elke rubriek. 11
-
Om de leden iets extra’s te bieden wordt momenteel gekeken hoe we de “kleine” kwartierstaten uit Gens Nostra op de site kunnen zetten en doorzoekbaar maken. Nu is er alleen een overzicht van de verschenen kwartierstaten op de site te vinden.
-
Bij de leden van het HB is aangegeven welke taken en aandachtsgebieden bij welk bestuurslid horen en welke afdelingen aan welk bestuurslid zijn toegewezen.
-
Vanaf Januari 2012 kunnen de boekrecensies uit Gens Nostra ook op de site gelezen worden.
-
Vanaf april is de nieuwsbrief in een vernieuwde, beter leesbare opmaak verschenen.
-
Regelmatig verschijnt een korte impressie van de HB-vergaderingen om zo de leden er meer bij te betrekken.
-
We proberen ook de afdelingsbladen meer bij de website te betrekken. Interessante artikelen kunnen hierdoor een groter geïnteresseerd publiek bereiken.
-
Een nieuw item “vacatures” is in gebruik genomen. Dit heeft al enkele malen zijn vruchten afgeworpen. -In de linkerkolom is een nieuwe knop “DNA-adviescommissie” bijgekomen. Deze geeft toegang tot informatiepagina’s over het genetisch genealogisch onderzoek. De webredactie blijft werken aan het gebruiksgemak van de website en aan mogelijkheden om leden meer en beter te bedienen. Wanneer bronnen die nu alleen nog toegankelijk zijn via een bezoek aan het Verenigingscentrum eenmaal gescand zijn, nemen de mogelijkheden voor leden toe. Mogelijk zal dit ook het ledental gunstig beïnvloeden.
Jaarverslag IT-groep De IT-groep houdt zich bezig met het operationeel houden van de NGV webserver (bij IAF in Enschede) en werkt verder aan de ontwikkeling van de webapplicatie. De IT-groep vergadert regelmatig via Skype. De coördinator van deze groep is Peter-Paul Kolber. Hij heeft echter te kennen gegeven met deze functie te willen stoppen. We zijn erg erkentelijk voor de inspanning die hij voor de ITgroep heeft gedaan. Ad-interim vervult Jan Netelbeek deze taak. en we zoeken een nieuwe coördinator. Afgelopen jaar is Hans Bos ook opgenomen in het IT-team. Zijn hoofdtaak is de technische realisatie van de Akevoth website. Hij heeft ook dringend ondersteuning nodig. Een oproep voor technische mensen en helpdesk medewerkers heeft 24 reacties opgeleverd. Men is deze reacties aan het evalueren en hopelijk geeft dit nieuwe impulsen voor de technische groep en de helpdesk groep van Akevoth. De website is uitgebreid met de mogelijkheid van het indexeren van gescande documenten via internet (zoals bijvoorbeeld bij website "Vele Handen"). Bij het VC is een projectgroep (bestaande uit leden van de IT-groep en het VC) bezig om de digitalisering bij het VC uit te voeren. Doel is om grote hoeveelheden documenten te scannen en die automatisch 's nachts te uploaden naar de NGV webserver in Enschede. Daarvoor is een Fujitsu scanner en een NAS (opslagsysteem) aangeschaft en is er een snellere verbinding met internet. Als eerste zal een verzameling rouwkaarten (ca 25.000 ex) worden gescand. Daarnaast is Afdeling Twente druk bezig met scannen van bidprentjes (26.000). Ook andere afdelingen tonen interesse. Binnenkort wordt een webmasterbrief verspreid die de mogelijkheden voor de afdelingen uitlegt.
12
Daarnaast wordt de website voorbereid om interessegroepen (zoals DNA, Joodse genealogie, computergenealogie etc.) een platform te bieden met daaraan verbonden een aantal standaard functionaliteiten (nieuwsberichten, agenda, prikbord/forum, nieuwsbrief) De ontwikkelingen daarvan hopen we (IT groep) in de loop van 2013 af te ronden. Eind van 2012 is een nieuwe webserver aangeschaft om de groeiende vraag naar opslag mogelijheid (scans!) op te kunnen vangen. Daarnaast geeft het de mogelijkheid meteen over te gaan naar PHP versie 5. Deze server wordt op dit moment ingericht en getest. Deze nieuwe server zal naar verwachting binnen 1 a 2 maanden operationeel worden. Verenigingscentrum 2012 Algemeen Het aantal bezoekers aan het Verenigingscentrum (VC) is ten opzichte van 2011 gedaald. In 2012 waren er 542 bezoekers tegen 649 bezoekers in 2011. Helaas is de Duitslanddag vanwege de slechte weersomstandigheden minder bezocht dan het voorgaande jaar. Toch wisten 76 bezoekers op die dag de weg naar het VC te vinden. Meegeteld moeten worden de 97 aanvragen van leden die fotokopieën van bidprentjes en/of van artikelen uit tijdschriften en boeken bestellen. Evenals de bezoekers die via de website de collecties raadplegen, maar op de concrete aantallen waarom het hier gaat, bestaat helaas nog steeds geen zicht, omdat er op de website (nog) niet wordt geteld. Wel zal er blijvend op worden aangedrongen bij de webmaster dit te realiseren. Toch is het jammer dat dit nog steeds niet gebeurd, het zou wel een ander beeld geven van het totaal. Het VC heeft voorts zijn belangrijke functie – voor leden én niet-leden – ten aanzien van het verstrekken van informatie over de collecties, vastgelopen onderzoek, transcripties, hoe en waar men gegevens kan vinden etc. ook in 2012 waargemaakt. Onderzoek wordt weliswaar niet gedaan, maar wel wordt geprobeerd iedereen te helpen, uiteraard met de bedoeling de NGV te promoten. In 2012 werden 122 vragen van leden en niet-leden ontvangen, het merendeel per email en nog slechts een gering aantal per brief. Ook in 2012 hebben we buiten onze NGV-afdelingen meerdere groepen ontvangen en hebben wij ons gepresenteerd in de bibliotheek van Huizen. Erg blij waren wij met het bezoek van een groep leden van de Societa Genealogica della Svizzera Italiana. Verder blijven de diensten en hun medewerkers actief met het onder de aandacht brengen van de collecties en de mogelijkheden van de digitale toegangen daarop. Ook was er periodiek overleg met de portefeuillehouder en overleg met de Werkgroep Collectiebeheer. Tevens heeft in 2012 de Werkgroep VC aan zijn opdracht (starten met het scannen van de collecties) voldaan. Een scanner is aangeschaft en inmiddels is men begonnen met proefdraaien. Het aantal medewerkers loopt wat terug, we zien duidelijk dat de ouderdom zijn tol eist. Gelukkig hebben we ook een aantal nieuwe medewerkers mogen verwelkomen. Aan het werven van meer nieuwe medewerkers wordt komend jaar gewerkt. Interne Dienst Herindeling VC Het voornemen voor 2012 de afronding van de werkzaamheden aan het verenigingsarchief en de feitelijke “uithuisplaatsing” van het slapende deel van verenigingsarchief te realiseren is ook dit jaar nog niet gehaald. In verband met urgente andere werkzaamheden is het werken aan dit archiefonderdeel in de wacht gezet. Om de voorgenomen uitbreiding van de bibliotheek van het Heraldisch Archief mogelijk te maken is ruimte vrijgemaakt en een extra boekenstelling geplaatst. Vervanging wandafwerking. Het overgebleven deel van de oude wandafwerking dat nu nog in de bibliotheekruimten aanwezig is zal nog moeten worden vervangen. Als gevolg van de te verwachten logistieke problemen is nog geen begin gemaakt met de plannen om ook die ruimten aan te pakken. 13
Onderhoud Verenigingscentrum Nog niet alle vluchtweg aanduidingsarmaturen/noodverlichting zijn vervangen. De laatste zullen in 2013 bij het jaarlijks verplicht onderhoudswerk aan de brandblussers worden vervangen/verplaatst. Het (preventieve) schilderwerk is in 2012 uitgevoerd. In 2015 wordt opnieuw beoordeeld of nogmaals kan worden volstaan met onderhoudsschilderwerk of dat een algehele schilderklus moet worden uitgevoerd. Door het inklinken van de ondergrond rondom het gebouw (in de gehele wijk) zijn verzakkingen ontstaan. De hemelwaterafvoer met name in de z.g.n. fietsenstalling was daardoor kapot getrokken en reparatie werd noodzakelijk. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en de verzakkingen zijn verholpen. In de loop van 2013 zal de rest van de bestrating rond het gebouw worden aangepakt. Teruglopend aantal bezoekers en de gevolgen daarvan Het aantal betaalde kopieën is ook in 2012 iets verder teruggelopen. Het kopieerapparaat op de begane grond zal binnenkort moeten worden vervangen. De technische staat is verder achteruit gegaan en de kwaliteit van de gekopieerde bestellingen is niet langer verantwoord. Inmiddels loopt de procedure die er toe moet leiden dat deze en de machine van de eerste verdieping worden vervangen. Met deze vervangende machines zal het mogelijk worden kleurafdrukken te Jaar 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Aantal (kopieermachine boven) € excl. opbr. Totaal Betaald DB 14527 5930 1186,00 13351 4750 950,00 10160 4192 838,40 8907 4042 808,40 7713 3453 690,60 7422 3281 656,20 6636 2448 489,60 4207 1838 367,60 4770 1403 280,60 4105 1730 269,60
Aantal (kopieermachine beneden) Totaal Betaald € excl. opbr. DB 18169 5938 1187,60 14682 5769 1153,80 11596 3951 790,20 8851 3189 637,80 7865 3446 689,20 6296 2377 475,40 6025 2118 423,60 4010 1274 254,80 3695 1259 251,80 2838 1217 164,60
maken. Geleidelijk daalt het aantal betaalde kopieën wat in voorgaande tabel duidelijk zichtbaar is. De opbrengst van de via de Dienst bestellingen (en microfiches) afgerekende kopieën is hier niet bijgeteld. Vervanging AIRCO op de eerste verdieping Al eerder is komen vast te staan dat de installatie(s) aan vervanging toe is (zijn). De elementen in de installatie zijn door corrosie aangetast en zijn niet te repareren, dus is vervanging noodzakelijk. In 2013 zal worden bezien of vervanging in dat jaar kan/zal plaatsvinden. Biografische Documentatiedienst Het Centraal Naamregister De digitalisering maakt het CNR steeds verder overbodig en blijft verder inkrimpen. Documenten We blijven volop bezig met het controleren en eenduidig maken van de notatie van de documenten. De bestanden bestaan op 31-12-2012 uit 107.000 records onder de naam Documenten en 382.000 records alleen in te zien in de PC (Digitale documenten). Aan de portret- en Groepsfoto’s blijven we werken. We bewaren we nu alleen echte foto’s waar alle gegevens van bekend zijn. Bidprentjes Wij hebben in 2012 23.000 dubbele prentjes verstuurd en daarvoor werden er 25.000 teruggekregen. Hadden vorig jaar 791.000 prentjes, nu zijn het er 834.000. Een toename van 43.000. Tegelijkertijd wordt het bestand opgeschoond. Veel 100% Belgische en Duitse prentjes, die niet aan Nederlandse families zijn te verbinden, zijn verwijderd. Het aantal alleen in digitale vorm aanwezige bidprentjes was eind 2012 692.000. Deze prentjes komen van veel kanten bij 14
ons, daardoor zitten er erg veel dubbelen bij. Ook de vorm van aanleveren is erg verschillend. We zijn al jaren bezig om de vorm eensluidend te maken met de echte prentjes en de dubbelen te verwijderen. Opgeteld betekent het dat we de gegevens hebben van 1.526.000 prentjes. NGV-leden maken gebruik van de mogelijkheid om via e-mail afdrukken aan te vragen. In 2012 waren er 46 aanvragen met 528 afdrukken. Er liggen nog een 100.000 prentjes te wachten op invoering. Familiedrukwerk Het familiedrukwerk blijft binnenkomen. Hierdoor is het aantal familienamen gestegen tot bijna 48.000, wat de verzameling steeds interessanter maakt. Besloten is om de rouwkaarten niet meer op te nemen in de enveloppen van het familie drukwerk, maar te beginnen deze te scannen en te indexeren, zodat men de collectie op onze website thuis kan raadplegen en eventueel kan afdrukken. Op dit moment bestaat de collectie rouwkaarten uit ca. 70.000 stuks. Dienst Microfiches In 2012 werden 372 microfiches aan 116 bezoekers uitgegeven. Bestanden In 2012 is de collectie, dankzij een schenking van honderden microfiches van voornamelijk ZuidHollandse DTB’ weer verder uitgebreid. Het indexeren van een aantal kranten vordert gestaag. Dienst Bibliotheek Algemeen Onderstaande tabel toont het aantal bezoekers in het verslagjaar aan de beide bibliotheken en de aangevraagde boeken en periodieken. Bezoekers Jaar 2011 2012
donderdag
zaterdag
224 213
273 270
Aangevraagde boeken totaal donderdag
497 483
427 359
zaterdag
524 416
Aangevraagde periodieken
totaal donderdag
951 775
334 320
zaterdag
totaal
580 427
914 747
Boeken Op een haar na zijn in 2012 alle boeken gecontroleerd op juiste code, vermelding in de digitale bibliotheekcatalogus, vervanging van oude etiketten etc. Het aantal boeken dat in 2012 is toegevoegd aan de collectie bedraagt ca. 200, verkregen door schenking, nalatenschap en door opheffing/opruiming van afdelingsbibliotheken. Het totaal aantal boeken in 2012 bedraagt ruim 16.000. Met het indexeren van de aanwezige genealogieën gaat het nog steeds niet helemaal naar wens. Periodieken In het verslagjaar zijn ruim 1200 afleveringen van periodieken binnengekomen. Deze zijn in het beheersysteem verwerkt. Het Team Periodieken heeft van het grootste deel, met uitzondering van de afdelingsbladen en de nieuwsbrieven, samenvattingen gemaakt voor Gens Nostra en op verzoek van de hoofdredacteur scans van de omslagen van afleveringen. Het resultaat is in Gens Nostra te zien. Enkele ontwikkelingen die wij signaleren zijn: er zijn tijdschriften die stoppen of een fusie aangaan, er zijn meer en meer tijdschriften die digitaal gaan al dan niet (voorshands) nog gecombineerd met een papieren uitgave, er zijn tijdschriften die geheel digitaal verspreid worden en/of integraal op internet zijn te raadplegen en er zijn tijdschriften die op een ander formaat zijn overgestapt en/of de frequentie hebben verlaagd tot jaarboek. Enkele familieorganisaties zijn gestopt met hun periodiek, maar hun website blijft in de lucht. Deze ontwikkelingen zijn van belang voor de beleidsvorming rondom de collectie periodieken. In het kielzog van deze ontwikkelingen is een begin gemaakt met een kritisch nut en noodzaak beschouwing van verschillende periodieken. Dat heeft er inmiddels al toe geleid dat een aantal abonnementen zijn afgestoten. Verder is voortgegaan met het inbindwerk: 172 jaargangen in 67 banden. Waar nodig zijn ontbrekende nummers opgevraagd. Formaat- en titelwijziging zijn medebepalend voor hoe er wordt ingebonden. Door omstandigheden genoodzaakt, zijn wij overgestapt op een andere binder. Tot slot is de reorganisatie van de kasten met Duitse periodieken voltooid. Knipseldienst 15
Door langdurige ziekte van het Hoofd van de Knipseldienst was het niet mogelijk een volledig verslag te maken over het afgelopen jaar. De medewerkers hebben hun uiterste best gedaan om zoveel mogelijk met elkaar verder te gaan met de werkzaamheden. Digitalisering In 2012 is het helaas net niet gelukt het miljoen gedigitaliseerde knipsels te halen. Dank zij de enthousiaste werklust van de voorbereidende sorteerders op dinsdagen en woensdagen in het VC en van de digitaliserende medewerkers thuis werd deze mijlpaal begin januari 2013 wel gehaald. Knipselwerkgroep Nijmegen Ook de vrijwilligers van de Knipselwerkgroep Nijmegen, hebben zich in 2012 bezig gehouden met het ”klassieke” sorteer- en saneerwerk. De werkgroep kan nog steeds nieuwe hulp gebruiken. Heraldisch Archief In 2012 is het aantal bezoekers van het Heraldisch Archief en de vragen om informatie per e-mail iets toegenomen. Er kwamen 23 bezoekers (2011: 16) voor heraldische inlichtingen en er werd 90 keer een boek aangevraagd. Per e-mail of brief zijn 15 vragen (2011: 9) binnengekomen. Hieronder ook twee keer vragen in verband met monumentale voorkomen van wapens in verband met beschrijving of restauratie. Vanaf 1 juli is Willem van Zon door het hoofdbestuur benoemd tot hoofd van de dienst Heraldisch Archief. Vaste medewerker is nog steeds Hessel de Vries. Door hem worden de namen en vindplaatsen uit relevante wapenbronnen in de digitale heraldische naamindex ingevoerd. Verder zijn vele blazoeneringen toegevoegd, dat gebeurt alleen van Nederlandse wapens en voor zover die in de bron zijn aangegeven. Er is door het nieuwe hoofd gestart met een inventarisatie van de aanwezige collecties, boekwerken en overige documentatie die zal leiden tot een vernieuwde catalogus. Een concept plan voor collectiebeleid en toegankelijkheid is opgesteld. Een aantal leemtes die daarbij in de heraldische bibliotheek gebleken zijn, konden dit jaar worden opgevuld door verwerving van de ontbrekende werken, met name wapenboeken van levende familieheraldiek in de omringende landen en dito overheidsheraldiek. Daarnaast is de documentatie verrijkt met een aantal boeken over bijzondere heraldische onderwerpen, m.n. uit collectie van Karel van den Sigtenhorst. De vernieuwde catalogus komt binnenkort op de website beschikbaar en aanwinstenlijsten (op de gedrukte catalogus) zijn beschikbaar op aanvraag per e-mail. Tot slot Alle activiteiten, waarover in dit jaarverslag is geschreven, zijn en worden uitgevoerd door vrijwilligers. Duidelijk mag zijn, dat de vereniging al deze vrijwilligers veel dank verschuldigd is, want zonder hen geen VC. Namens het hoofdbestuur M.J..Krooswijk, secretaris
16
