Secretarieel halfjaarverslag

Secretarieel Halfjaarverslag 2014-2015

Secretarieel halfjaarverslag 2014-2015

Irene Klaren Secretaris ’14-’15 der S.V. RealTime 20 januari 2015

Bestuur 2014-2015


Secretarieel halfjaarverslag 2014-2015

Irene Klaren Secretaris ’14-’15 Versie 1.2 Studievereniging RealTime Instituut voor Media, Communicatie en ICT te Groningen 20 januari 2015

Bestuur 2014-2015

1


Voorwoord Voor u ligt het secretarieel halfjaarverslag van het vijftiende bestuur, oftewel het derde lustrumbestuur der S.V. RealTime. Dit document heeft als doel het afgelopen halfjaar van het bestuur 2014-2015 uiteen te zetten en te evalueren. De bezigheden van het afgelopen halfjaar zijn in dit document dan ook samengevat te vinden. Een groot deel van het document komt voor uit de doelstellingen die bepaald zijn in het beleidsplan van dit jaar. Ook is het bestuur bij zichzelf nagegaan of zij dit per persoon ook kunnen realiseren. De verwachtingen van het bestuur zijn dan ook dat een groot deel van de doelstellingen behaald zullen worden aan het einde van dit bestuursjaar. Namens het derde lustrumbestuur, Irene Klaren Secretaris 2014-2015

Bestuur 2014-2015

2


Inhoud Inleiding _________________________________________________________________________________________________ 5 1. Oktober 2014 ________________________________________________________________________________________ 6 1.1 Met RealTime naar de film________________________________________________________________________ 6 1.2 Ledenborrel________________________________________________________________________________________ 7 2. November 2014 _____________________________________________________________________________________ 8 2.1 OnTheMOEV-lezing 1 _____________________________________________________________________________ 8 2.2 In-house belastingdienst __________________________________________________________________________ 9 2.4 Ledenborrel_______________________________________________________________________________________ 11 3. December 2014 _____________________________________________________________________________________ 12 3.1 In-house HTG _____________________________________________________________________________________ 12 3.2 Hanzehuis_________________________________________________________________________________________ 13 3.3 Wokken met S.V. RealTime ______________________________________________________________________ 14 3.4 Kerstborrel _______________________________________________________________________________________ 15 4. Januari 2015 ________________________________________________________________________________________ 16 4.1 Gala ‘All that glitters is gold’_____________________________________________________________________ 16 4.2 Lustrumborrel ____________________________________________________________________________________ 17 5. Bestuurlijke informatie ___________________________________________________________________________ 18 5.1 Ontstaan bestuur _________________________________________________________________________________ 18 5.2 Partners___________________________________________________________________________________________ 18 5.3 Toekomstig bestuur ______________________________________________________________________________ 18 6. Doelstellingen ______________________________________________________________________________________ 19 6.1 Algemene doelstelling ____________________________________________________________________________ 19 6.2 Hoofddoelstelling_________________________________________________________________________________ 19 6.3 Algemeen beleid __________________________________________________________________________________ 20 6.3.1 Kernbeleid __________________________________________________________________________________ 20 6.3.2 Secundair beleid ____________________________________________________________________________ 21 6.4 Communicatiebeleid _____________________________________________________________________________ 22 6.4.1 Behaalde doelstellingen communicatiebeleid ____________________________________________ 22 6.4.2 Nog te behalen doelstellingen communicatiebeleid _____________________________________ 22 6.5 Acquisitiebeleid___________________________________________________________________________________ 23 6.5.1 Behaalde doelstellingen acquisitiebeleid _________________________________________________ 23 6.5.2. Nog te behalen doelstellingen acquisitiebeleid __________________________________________ 23 6.6 Activiteitenbeleid _________________________________________________________________________________ 24 6.6.1 Behaalde doelstellingen activiteitenbeleid _______________________________________________ 24 6.6.2 Nog te behalen doelstellingen activiteitenbeleid_________________________________________ 24 6.7 Internationaliseringsbeleid ______________________________________________________________________ 25 6.7.1 Behaalde doelstellingen internationaliseringsbeleid ____________________________________ 25 6.7.2 Nog te behalen doelstellingen internationaliseringsbeleid _____________________________ 25 6.8 Commissiebeleid __________________________________________________________________________________ 26 6.8.1 Behaalde doelstellingen commissiiebeleid _______________________________________________ 26 6.8.2 Nog te behalen doelstellingen commissiebeleid _________________________________________ 26 7. Reflectie per persoon ______________________________________________________________________________ 27 7.1 Voorzitter – Vincent Hummel____________________________________________________________________ 27 7.2 Secretaris – Irene Klaren ________________________________________________________________________ 29 7.3 Penningmeester – Daniel Hondebrink __________________________________________________________ 31 7.4 Intern coördinator – Patrick Wieringa _________________________________________________________ 32 7.5 Extern coördinator – Sander Otten______________________________________________________________ 33

Bestuur 2014-2015

3


8. Gezamenlijke reflectie vijftiende bestuur ______________________________________________________ 34 9. Gezamenlijke toekomstvisie vijftiende bestuur _______________________________________________ 35 Afsluiting _______________________________________________________________________________________________ 36

Bestuur 2014-2015

4


Inleiding Het bestuur 2014-2015, ook wel derde lustrumbestuur of vijftiende bestuur, der S.V. RealTime zit nu een halfjaar. Aan de hand van de gebeurtenissen in het afgelopen halfjaar is het secretarieel halfjaarverslag opgesteld. De gebeurtenissen vanaf 7 oktober 2014 zullen per maand worden besproken in de hoofdtukken één, twee, drie en vier. Hierbij worden de cijfers bekend gemaakt en zal er een samenvatting volgen van de desbetreffende activiteit, in-house of borrel. Afsluitend wordt er gereflecteerd op de gebeurtenis. Na een uitgebreide verslaggeving van de georganiseerde gebeurtenissen van de vereniging, zal in hoofdstuk vijf een samenvatting worden gegeven van de bestuurlijke gebeurtenissen. In hoofdstuk zes zullen de doelstellingen besproken worden en in hoofdstuk zeven zal er per bestuurslid een reflectie worden weergegeven op het afgelopen halfjaar. In hoofdstuk acht wordt ook een reflectie als volledig bestuur weergegeven en in hoofdstuk negen zal de toekomstvisie worden besproken.

Bestuur 2014-2015

5


1. Oktober 2014 In dit eerste hoofdstuk zullen de activiteiten van de maand oktober worden gereflecteerd. Per activiteit zal worden beschreven wat er is gedaan, met wie, wat de kosten waren en zal er een korte reflectie worden gegeven. 1.1 Met RealTime naar de film Datum 30 oktober Tijd 18:00 uur – 21:00 uur Locatie Pathé Groningen Doelgroep Leden Aantal aanwezigen 11 personen Kosten per persoon €2,50 voor leden en €7,50 voor niet-leden Totale kosten €75,Tabel 1: overzicht film.

Toelichting Vooraf heeft het bestuur de leden laten kiezen naar welke film ze wilden gaan. Door middel van een keuzelijst op Facebook konden de leden kiezen uit drie verschillende films. De film waar ze uiteindelijk heen wilden is ‘The Maze Runner’. Naar aanleiding van de vertraging bij de vorige activiteit, heeft het bestuur ervoor gekozen om ruim een half uur van tevoren te verzamelen. Dit pakte goed uit. Er was een persoon te laat, maar dat kwam door verkeersomstandigheden. De opkomst voor deze activiteit was relatief laag. Dit komt waarschijnlijk door het laat aankondigen van de activiteit. In het vervolg heeft het bestuur dus het voornemen om zich te houden aan de gemaakte afspraken in het beleidsplan. Activiteiten worden 15 dagen van te voren bekendgemaakt. Iedereen mocht pas Pathé binnen als de kaartjes waren betaald en de studentenkaarten waren gecheckt voor de korting. Een goed besluit was dan ook dat het bestuur van te voren alle studentenkaarten heeft verzamelend en deze in één keer konden laten zien. De leden waren allemaal zeer enthousiast over de film. Dit is zeker een activiteit die vaker georganiseerd kan worden.

Bestuur 2014-2015

6


1.2 Ledenborrel Datum Tijd Locatie Doelgroep Aantal aanwezigen Kosten per persoon Totale kosten

30 oktober 2014 22.00 uur Café van Diepen Leden en vrienden 22 personen €32

Tabel 2: overzicht ledenborrel.

Toelichting Op 30 oktober vond de eerste borrel van het jaar plaats. Dit jaar heeft het bestuur ervoor gekozen om dit te organiseren op een andere locatie, namelijk café van Diepen. Tijdens het bestuursjaar van Kasper Tjapkes en de jaren daarvoor, werd de maandelijkse borrel ook in café van Diepen gehouden. Het café is een bruin café met een gezellig karakter. De vorige locatie was meer een feestcafé en het bestuur is van mening dat van Diepen meer bij de vereniging en haar leden past. Er was een overbruggingstijd tussen de activiteit en de borrel, maar dit weerhield de leden er niet van om te komen. Voor een eerste borrel was dit een geslaagde en de bitterballen op het einde van de avond van Nanne, de eigenaar, waren een groot succes.

Bestuur 2014-2015

7


2. November 2014 In dit tweede hoofdstuk zullen de activiteiten van de maand november worden gereflecteerd. Per activiteit zal worden beschreven wat er is gedaan, met wie, wat de kosten waren en zal er een korte reflectie worden gegeven. 2.1 OnTheMOEV-lezing 1 Datum 6 november 2014 Tijd 15:00 uur – 17:00 uur Locatie Auditorium locatie Van Doorenveste Doelgroep Leden en eerstejaarsstudenten Aantal aanwezigen Ongeveer 200 personen Kosten per persoon Totale kosten Tabel 3: overzicht OnTheMOEV 1

Toelichting Studievereniging RealTime organiseert vier keer per jaar, in samenwerking met het instituut, een OnTheMOEV-lezing (OTM). Deze OTM-lezing is verplicht voor alle eerstejaarsstudenten en vrij toegankelijk voor alle leden. Iedere lezing heeft de OTM een ander onderwerp. Tijdens deze eerste OTM was het onderwerp ‘Big Data’. Er zijn deze lezing drie verschillende sprekers langs geweest, namelijk Johannes Brouwer (RDW), Kjeld van der Schaap (KxA via YCP) en Rinke Colen (Experty). Alle drie de sprekers hadden een andere invalshoek wat betreft het onderwerp Big Data. Het bestuur had zich een klein beetje vergist in de opkomst. Het auditorium zat namelijk veel sneller vol dan verwacht. In het vervolg lost dit zich waarschijnlijk snel op, omdat er vaak een bepaald percentage stopt met de opleiding na de eerste periode. De overige partners waren ook aanwezig en zij zijn goed ontvangen door het bestuur. De openingspresentatie heeft nog een aantal verbeterpunten en dit is bekend bij de intern coördinator. Het bestuur gaat er vanuit dat dit de volgende keer soepeler verloopt. De leden vonden het onderwerp erg interessant, maar soms was het iets te veel een vervan-hun-bed-show. Het is nog maar november en de kennis is nog niet bij iedereen even toereikend. Hier zal het bestuur in het vervolg rekening mee houden door een onderwerp uit te kiezen dat aansluit bij de stof van de eerstejaarsstudenten. De borrel achteraf was ook een geslaagd succes. Er waren echter niet veel studenten meer aanwezig. In het vervolg zal het bestuur dit duidelijker aangeven in de presentatie en er zo voor zorgen dat er meer studenten aanwezig zijn bij de netwerkborrel.

Bestuur 2014-2015

8


2.2 In-house belastingdienst Datum Tijd Locatie Doelgroep Aantal aanwezigen Kosten per persoon Totale kosten

12 november 2014 12:00 uur – 21:00 uur Belastingdienst locatie Apeldoorn Leden 18 personen €22,77 (benzinekosten)

Tabel 4: overzicht in-house belastingdienst

Toelichting De vestiging van de Belastingdienst in Apeldoorn omvat onder andere een drukkerij voor niet alleen de Belastingdienst, maar ook andere overheidsinstanties. Er is een rondleiding gegeven door de drukkerij. Het thema van de inhouse was ‘Security’. Een stagiair gaf een presentie. Hierin werd uitgelegd hoe hij bij de Belastingdienst terecht was gekomen, wat hij er deed en wat zijn indruk was van de organisatie. Er zou een presentatie gegeven worden van een ethische hacker, die opzettelijk inbreekt bij de Belastingdienst om zwaktes bloot te leggen, zodat de lekken gedicht kunnen worden. Helaas was deze spreker door omstandigheden niet aanwezig. Een andere medewerker van systeembeheer gaf de presentatie die door de oorspronkelijke spreker aangeleverd was. Het verhaal was zeer uitgebreid, maar naar verloop van de presentatie wel erg technisch. Na de presentatie waren er in de kantine pizzapunten en drankjes te krijgen. Ook waren er medewerkers van de Belastingdienst waarmee iedereen konden netwerken. Al met al was het een leuke, interessante inhouse. Het vervoer naar Apeldoorn ging op verschillende manieren. Een groep ging met de auto en een groep met het openbaar vervoer. Bij beide groepen was een bestuurslid aanwezig. Voor een volgende inhouse wil het bestuur graag een presentje meenemen voor de organisatie.

Bestuur 2014-2015

9


2.3 Bowlen met S.V. RealTime Datum 27 november 2014 Tijd 17:30 uur – 19:00 uur Locatie Bowlingcentre Kardingerweg Groningen Doelgroep Leden Aantal aanwezigen 25 personen Kosten per persoon Leden €3,- en niet-leden €4,Totale kosten €96,Tabel 5: overzicht bowlen.

Toelichting Dit was de eerste activiteit georganiseerd door de activiteitencommissie. De organisatie was later rond dan gehoopt, maar dit heeft geen invloed gehad op de aanwezigen. Er waren 5 banen gereserveerd van 18:00 uur tot 19:00 uur. Vlak voor de activiteit begon, zijn er nog een aantal afmeldingen binnengekomen. Dit heeft het bestuur doen besluiten om op een baan minder te spelen. Dit kwam prima uit met de verdeling. Iedereen heeft genoten van een uurtje bowlen, maar voor veel mensen was dit toch net iets te kort. Voor de volgende keer neemt het bestuur dus mee dat de banen een half uur of een uur langer worden gereserveerd. Een puntje dat beter kon, was dat er slechte communicatie was over de consumpties. Het bleek dat je bij de baan zelf niet kon pinnen en dit vooraf moest doen. Ook was er niet gecommuniceerd naar de aanwezigen dat de consumpties voor eigen kosten waren. Dit was in principe geen probleem, maar wel onhandig door het feit dat er niet gepind kon worden. In de toekomst zal het bestuur dit soort zaken van te voren uitzoeken om misverstanden te voorkomen.

Bestuur 2014-2015

10


2.4 Ledenborrel Datum Tijd Locatie Doelgroep Aantal aanwezigen Kosten per persoon Totale kosten

27 november 2014 22:00 uur Café van Diepen Leden en vrienden 20 personen €64,-

Tabel 6: overzicht ledenborrel.

Toelichting Aansluitend aan de bowlingactiviteit was er een borrel. Helaas was er een overbruggingstijd en hadden veel mensen nog niet gegeten. De oplossing hiervoor was om 19:30 uur af te spreken in de stad. Samen met een aantal leden is het bestuur een hapje gaan eten in de stad. Hierna konden iedereen door naar de borrel. De borrel verliep soepel. Deze keer waren er dus een aantal leden meegegaan vanaf de activiteit. Dit is een goed idee geweest. Ook was dit een mooi moment voor Sander Otten. Tijdens deze borrel heeft het bestuur aangekondigd dat Sander plaats zal gaan nemen in het bestuur als extern coördinator. Voor de borrels is tot nu toe een hoger budget begroot dan is uitgegeven. Daarom is er iets meer geld toegelegd op een drankje. Deze waren nu verkrijgen voor €1,- per consumptie. Uiteraard waren er ook weer bitterballen om 00:00 uur van Nanne.

Bestuur 2014-2015

11


3. December 2014 In dit derde hoofdstuk zullen de activiteiten van de maand december worden gereflecteerd. Per activiteit zal worden beschreven wat er is gedaan, met wie, wat de kosten waren en zal er een korte reflectie worden gegeven. 3.1 In-house HTG Datum Tijd Locatie Doelgroep Aantal aanwezigen Kosten per persoon Totale kosten

3 december 2014 11.00 uur – 18.00 uur Kantoor HTG locatie Delfzijl Leden 16 personen -

Tabel 7: overzicht in-house HTG

Toelichting Woensdag 3 december vertrok RealTime met 2 busjes naar Delfzijl. Rond 11:00 uur verzamelde iedereen op kantoor. Iets voor 12:00 uur kwamen we aan op locatie van HTG in Delfzijl. Allereerst was er een ontvangst in een ruimte met koffie en thee. De contactpersoon, Okan Vodinali, verwelkomde iedereen met een algemene inleiding omtrent het bedrijf HTG. Veel personen hadden deze informatie al eerder gehoord, maar voor een aantal anderen was dit nieuw. Na de inleiding kon iedereen heerlijk lunchen in de kantine van HTG op hun kosten. Dit zorgde voor een goede, informele sfeer. Na de lunch werd er een studiegerelateerde presentatie gegeven door een werknemer van het bedrijf. Door deze presentatie kwamen veel vragen los bij de studenten. Dit zorgde voor een interactieve sfeer. Na de presentatie werd er een rondleiding gegeven door de magazijnen van HTG. Allereerst was er een rondleiding door de loodsen. Deze loodsen waren zeer groot en maakten veel indruk op iedereen. Na het bekijken van de reguliere loodsen, was er een rondleiding door de geautomatiseerde magazijnen. Dit is een nieuw concept voor het verplaatsen van goederen en dit was voor iedereen nieuw. Het maakte dus veel indruk. Al met al was het een zeer boeiende middag. Bij vertrek kreeg iedereen een goodiebag mee. Aansluitend was er in Groningen een borrel om te netwerken. Ook dit was zeker geslaagd.

Bestuur 2014-2015

12


3.2 Hanzehuis Datum Tijd Locatie Doelgroep Aantal aanwezigen Kosten per persoon Totale kosten

10 en 11 december 2014 09:00 uur – 15:00 uur Zernike Complex Studenten aan de Hanzehogeschool Groningen n.v.t. -

Tabel 8: overzicht Hanzehuis.

Toelichting Door de Word Actief commissie wordt ieder jaar een evenement georganiseerd voor de landelijke actie ‘Serious Request’. Ook dit jaar was dit weer het geval. Als studievereniging kon je de vereniging opgeven voor deelname. Tijdens de twee georganiseerde dagen kreeg iedere deelnemende vereniging een stand op een locatie van de Hanzehogeschool Groningen. Het bestuur stond bij de ingang van de Van Doorenveste met een Playstation. Studenten konden tegen een inleg van €1,- een spelletje spelen. De opbrengst van deze deelnames hebben wij afgestaan aan de Word Actief commissie. Uiteindelijk is er, met alle verenigingen, in totaal €5000,- opgehaald en afgedragen in Haarlem bij het Glazen Huis.

Bestuur 2014-2015

13


3.3 Wokken met S.V. RealTime Datum 18 december 2014 Tijd 19:15 uur – 21:30 uur Locatie Ni Hao locatie Gedempte Kattediep Groningen Doelgroep Leden en vrienden Aantal aanwezigen 25 personen Kosten per persoon Leden €16,50 en niet-leden €23,80 Totale kosten €645,Tabel 9: overzicht wokken.

Toelichting Voor de activiteit in december is RealTime met haar leden gaan wokken. Iedereen verzamelde om 19:15 uur voor het restaurant. Het bestuur heeft iedereen ontvangen. Vervolgens werd iedereen gewezen naar de grote, gereserveerde tafel. Er was een klein misverstandje met het beginnen van het eten. Twee bestuursleden waren nog aan het wachten op een verlate deelnemer. De rest begon ondertussen al met eten. Dit was niet een hele slimme aanpak. In het vervolg is het de bedoeling om eerst een overzichtelijk openingspraatje te houden en iedereen een fijne avond te wensen. Dit is een leerpunt voor de volgende keer. Het bestuur zal dit aanpakken door van te voren een plan op te stellen over hoe alles wordt aangepakt. Na anderhalf uur wokken zat iedereen redelijk vol. Langzaamaan vertrokken er een aantal deelnemers. Dit was een beetje verwarrend. Met de deelnemers die nog over waren, is het bestuur vertrokken naar de borrel. Op een aantal puntjes na was het een geslaagde avond.

Bestuur 2014-2015

14


3.4 Kerstborrel Datum Tijd Locatie Doelgroep Aantal aanwezigen Kosten per persoon Totale kosten

18 december 2014 22:00 uur Café van Diepen Leden en vrienden 24 personen €128,50

Tabel 10: overzicht kerstborrel.

Toelichting Door de mooie aansluiting tussen de activiteit en deze borrel, zijn er veel leden meegegaan. Op de poster was vermeld dat er een gratis welkomstdrankje was. Dit was tot kort voor de borrel niet geregeld. Uiteindelijk is het zo geregeld dat iedereen een gratis drankje kreeg. Positieve punten waren de aansluiting tussen de activiteit en de borrel en de goede opkomst. Mogelijke afspraken met Nanne moeten voortaan niet op de avond zelf geregeld worden, maar een aantal dagen eerder.

Bestuur 2014-2015

15


4. Januari 2015 In dit vierde hoofdstuk zullen de activiteiten van de maand januari worden gereflecteerd. Per activiteit zal worden beschreven wat er is gedaan, met wie, wat de kosten waren en zal er een korte reflectie worden gegeven. 4.1 Gala ‘All that glitters is gold’ Datum Tijd Locatie Doelgroep Aantal aanwezigen Kosten per persoon Totale kosten

7 januari 2015 22:00 uur – 03:00 uur Huize Maas Studenten aan de Hanzehogeschool Ongeveer 350 personen €20,Nog niet bekend

Tabel 11: overzicht gala.

Toelichting Samen met studieverenigingen Maslow, Ergasia, Check, Homerus, Gente en Villa ’96 is er dit jaar weer een groots gala georganiseerd. Van elke vereniging zat er minimaal één persoon in de galacommissie. De galacommissie is gestart in november met het organiseren van het gala. Wekelijks is er vergaderd en is er besloten hoe het gala gerealiseerd zou worden. In de loop van de weken werd er contact opgenomen met Huize Maas, werd er een poster gemaakt, werden de bandjes gekocht en werd er gezocht naar een fotograaf en DJ. RealTime nam tijdens deze organisatie het financiële gedeelte op zich. Al het geld van de andere verenigingen werd gestort op de RealTime rekening. De toelichting hier op is te vinden in het financieel halfjaarverslag. Het gala zelf verliep zeer soepel. Ieder commissielid kreeg een eigen taak om zo de gasten een mooie avond te geven. Een aantal personen scanden de kaartjes, een aantal controleerden de legitimatiebewijzen en een aantal personen deden de bandjes om. Deze bandjes gaven aan of iemand 18+ was of niet. De reacties achteraf van de gasten waren zeer positief en er zijn vrijwel geen incidenten geweest.

Bestuur 2014-2015

16


4.2 Lustrumborrel Datum Tijd Locatie Doelgroep Aantal aanwezigen Kosten per persoon Totale kosten

8 januari 2015 22:00 uur Café van Diepen Leden en vrienden 29 personen €230,-

Tabel 12: overzicht lustrumborrel.

Toelichting De lustrumcommissie is druk bezig met het organiseren van het derde lustrum. Om de verjaardag zelf, die op 4 januari plaatsvond, te vieren, is er een borrel georganiseerd. 4 januari viel zelf op een zondag, dus is ervoor gekozen de borrel te organiseren op een donderdag. In principe verschilde deze borrel niet veel van de andere borrels. De officiële aankondiging van het lustrum vindt namelijk later in het jaar plaats. Wel was er een budget van €230,- beschikbaar gesteld om een aantal drankjes weg te geven. Naast de leden waren er ook veel andere bestuurders aanwezig. De aanwezigheid van veel mensen zorgde voor een gezellige sfeer in café van Diepen. Ook heeft de eigenaar van café van Diepen, Nanne, de vereniging nog gefeliciteerd met een rondje van de zaak.

Bestuur 2014-2015

17


5. Bestuurlijke informatie In dit hoofdstuk zal het bestuur de overige gebeurtenissen behandelen. Deze gebeurtenissen zijn binnen het bestuur, of door het handelen van het bestuur, ontstaan. De leden waren hierbij grotendeels niet aanwezig. 5.1 Ontstaan bestuur Patrick Wieringa is vorig bestuursjaar aangesteld als assessor. Dit betekent dat hij een halfjaar heeft meegelopen met het oude bestuur, zodat de overdracht soepeler verloopt. In het huidige bestuurjaar is Patrick intern coördinator. Vincent Hummel zou in eerste instantie de functie van secretaris bekleden. Door een laag animo voor een bestuursfunctie is ervoor gekozen dat Vincent voorzitter zou worden. De functie van secretaris is per oktober opgevuld door Irene Klaren. Irene volgt een andere opleiding, namelijk Bedrijfseconomie. Bovenstaande opleiding geldt ook voor de penningmeester Daniel Hondebrink. Daniel is ook per oktober bij de vereniging gekomen. Aan het begin was het voor Daniel en Irene vooral wennen aan de vereniging. Dit proces verliep soepel en op het moment van schrijven valt het voor het bestuur nauwelijks nog op dat deze twee een andere opleiding volgen. Per november kent de vereniging ook een extern coördinator. Dit betekent dat RealTime weer een vijfkoppig bestuur kent. 5.2 Partners In het huidige bestuursjaar zijn er inmiddels twee nieuwe partnerschappen gesloten., namelijk met Quintor en NCG. Het contract met VCD moet nog getekend worden. De contacten met Young Capital, Compenda en Ultraware verlopen soepel, maar hiervoor zijn nog geen fysieke contracten aanwezig. Hier is het bestuur nog mee bezig. In totaal kent RealTime op dit moment twaalf partners. Het bestuur blijft nieuwe contacten aantrekken, maar het is van belang dat hier juiste keuzes in worden gemaakt. Wat heeft een bedrijf RealTime te bieden en in hoeverre kan RealTime hier op in spelen? Het bestuur is druk bezig hier een groot onderscheid in te maken. Zo worden er geen grote multinationals meer binnengehaald. Deze bedrijven hebben namelijk weinig problemen met binnenhalen van nieuwe werknemers en vaak is het bedrijf al bekend bij de leden. De middenkleinbedrijven en de kleine bedrijven hebben hier wel degelijk belang bij. Daarom wil het bestuur dit jaar juist de contacten met deze bedrijven warm maken en houden. 5.3 Toekomstig bestuur Op het moment van schrijven is het bestuur bezig met het zoeken van een assessor voor het komende halfjaar. Deze assessor zal, net als Patrick Wieringa vorig jaar, een halfjaar met ons meelopen. Hierdoor behoudt de vereniging haar continuïteit.

Bestuur 2014-2015

18


6. Doelstellingen In dit hoofdstuk zullen de doelstelling voor het jaar 2014-2015 worden besproken. Deze doelstellingen staan vastgesteld in het beleidsplan dat is opgesteld aan het begin van dit bestuursjaar. 6.1 Algemene doelstelling De algemene doelstelling van het bestuur: “De vereniging stelt zich ten doel de behartiging van de belangen van de studenten aan het instituut voor Informatie- en Communicatietechnologie aan de Hanzehogeschool Groningen te Groningen”. Het bestuur is druk bezig zich constant te richting op de belangen van de student. Hierbij wordt er momenteel gedacht aan verschillende activiteiten en aan de manier van benadering naar de studenten toe. De gedachte is om de studenten steeds actiever te maken en ze daarbij de vrijheid te geven wat betreft hun gedachten. Hier zal het bestuur dan zo veel mogelijk mee doen indien realiseerbaar. 6.2 Hoofddoelstelling De hoofddoelstelling voor het bestuursjaar 2014-2015 luidt: “S.V. RealTime zal het aankomende jaar zorgen voor kennismakingen tussen bedrijven en studenten, opdat het gat tussen het studentenleven en het bedrijfsleven verkleind wordt.” Het bestuur is hier al druk mee bezig. De doelstelling is al deels behaald, maar er kan altijd nog meer uit worden gehaald. Zo zijn er al een aantal in-houses geweest, maar het plan is om er meer te organiseren. De in-houses die al hebben plaatsgevonden, waren met de Belastingdienst en HTG. In het komende halfjaar staat er ook nog een in-house op de planning met de RDW. Ook is het voor het bestuur belangrijk om de communicatie scherp te houden. Tot nu toe verloopt dit goed en blijft er zo goed als niets onbesproken. Voor dit proces is er ook een bestuursvoortgangbespreking ingelast tijdens de vergaderingen. De promotiecommissie is een moeilijke commissie om te realiseren. Er is weinig animo voor en er zijn niet genoeg actieve leden om ze hier in te delen. Het open deur beleid verloopt ook prima. Leden kunnen binnenwandelen op de bestuurskamer wanneer ze willen. Het bestuur staat altijd voor ze klaar.

Bestuur 2014-2015

19


6.3 Algemeen beleid Hieronder staan de doelstelling weergegeven die het bestuur tot nu toe heeft behaald. Aan de overige doelstellingen wordt nog hard gewerkt. De doelstelling zijn opgesplitst in het kernbeleid en het secundair beleid, 6.3.1 Kernbeleid In de eerste subparagraaf staan de behaalde doelstellingen weergegeven van het kernbeleid van het bestuur. In de toelichting zal worden aangegeven hoe de doelstelling is behaald. In de tweede subparagraaf staan de doelstellingen weergegeven die nog behaald moeten worden. 6.3.1.1 Behaalde doelstellingen kernbeleid Vacaturebank up-to-date houden. De vacaturebank is momenteel volledig up-to-date en wordt actief gebruikt. Veel partners melden ook aan het bestuur dat zij graag vacatures willen plaatsen. Komend halfjaar gaat het bestuur bezig met het realiseren van een aparte, externe website voor de partners. Hierbij zal ook een apart vacaturepakket worden opgesteld voor nietpartners. De verstandshouding tussen S.V. RealTime en de Hanzehogeschool Groningen verbeteren. Het bestuur is bezig om meer contacten te leggen tussen de vereniging en medewerkers van het instituut. Zo heeft er al een gesprek plaatsgevonden met de dean van het instituut en is het bestuur bezig om de afstand tussen de vereniging en de docenten en medewerkers aan het instituut kleiner te maken. Dit doet het bestuur door de docenten en de medewerkers te betrekken bij activiteiten en het meewerken aan evenementen georganiseerd door het instituut. 6.3.1.2 Nog te behalen doelstelling kernbeleid De nog te behalen doelstellingen van het kernbeleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald. 



Om de kwaliteit van de halfjaar- en jaarverslagen te waarborgen, is het van belang dat de secretaris en de penningmeester elke maand een korte samenvatting schrijven van relevante activiteiten over die maand. Omdat gebeurtenissen die relevant zijn voor deze verslagen dan nog vers in het geheugen liggen, zal de hoeveelheid werk rond de deadlines voor de verslagen aanzienlijk minder worden. Het gat tussen het studentenleven en het bedrijfsleven verkleinen door stages en werkplekken van het bedrijfsleven door te geven aan de leden.

Bestuur 2014-2015

20


6.3.2 Secundair beleid Hieronder staan in de eerste paragraaf de behaalde doelstellingen weergegeven van het secundaire beleid van het bestuur. Er wordt in de toelichting aangegeven hoe deze doelstelling is behaald. In de tweede paragraaf zijn de doelstellingen weergegeven waaraan nog gewerkt wordt. 6.3.2.1 Behaalde doelstellingen secundair beleid Actieve leden meer betrekken bij de vereniging en ze behandelen als een gelijke. De actieve leden hebben allemaal een rol gekregen binnen de commissie en hebben hierbij ook de verantwoordelijkheid van deze rol gekregen. De commissieleden worden amper gestuurd in hun taken, maar bepalen zelf hoe ze zaken aanpakken. Wel heeft het bestuur nog een controlerende factor. Op deze manier zien de actieve leden dat zij ook een belangrijke functie uitvoeren binnen de vereniging. Het realiseren van een buitenlandse reis. De reiscommissie is druk bezig met het realiseren van deze reis. De reis zal dit jaar gaan naar Praag, Tsjechië. De busmaatschappij is inmiddels geregeld en de commissie is druk bezig met het vinden van een hostel en het maken van een draaiboek. De markpositie behouden. De vereniging heeft op dit moment veel actiever partners en er zijn dit jaar al een aantal extra partners bijgekomen. Het opzetten van een lustrumcommissie. De lustrumcommissie is opgezet aan het begin van het collegejaar. De commissie is al druk bezig met het realiseren van de lustrumweek. Transparantie binnen de vereniging waarborgen. De transparantie binnen de vereniging wordt gewaarborgd door aan alle leden te laten zien wat het bestuur doet. Dit heeft het bestuur bijvoorbeeld al gedaan door middel van de onlangs verstuurde kwartaalnieuwsbrief. 6.3.2.2 Nog te behalen doelstellingen secundair beleid De nog te behalen doelstellingen van het secundair beleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald.     

Draaiboeken digitaliseren en delen via cloud services, zodat informatie centraal te vinden is door de nodige commissies; Het bestuurswitboek digitaliseren en delen in cloud services met zij, die daar belang bij hebben; Het opzetten van een promotiecommissie; Het opbouwen van contacten met scholen die onze potentiële leden aanleveren; Contact leggen en onderhouden met andere studieverenigingen ten behoeve van een bredere ontwikkelingen van de leden.

Bestuur 2014-2015

21


6.4 Communicatiebeleid Communicatie is een van de hoofdpunten waar het bestuur dit jaar aan werkt. Hieronder staan in de eerste subparagraaf de doelstellingen weergegeven die dit jaar al zijn behaald. In de toelichting staat hoe deze doelstellingen zijn behaald. In de tweede subparagraaf staan de doelstellingen weergegeven waaraan nog gewerkt wordt. 6.4.1 Behaalde doelstellingen communicatiebeleid Ieder kwartaal wordt er een kwartaalnieuwsbrief per mail verzonden naar alle partners, leden en donateurs van S.V. RealTime en naar alle medewerkers van het instituut. De eerste kwartaalnieuwsbrief is eind december verstuurd. Hierin stond vermeld wat het bestuur op dit moment bezighoudt en wat de planning is voor de komende tijd. Maandelijks onderhouden van contacten met partnerschappen. De extern coördinator heeft in de afgelopen maanden kennismakinggesprekken gehad met alle partners. Na deze gesprekken zijn alle partners op de hoogte gehouden van het doen en laten van de vereniging. Ook hebben er veel brainstormsessies plaatsgevonden. Algemene ledenvergadering-communicatie geschiedt door middel van e-mail en berichtgeving op de website en via Facebook. De Algemene ledenvergadering (ALV) is tweemaal gecommuniceerd via de mail en eenmaal via de Facebookpagina. Alle leden zijn hiermee bereikt. Het bestuur heeft wekelijks, in de regel op donderdag, een vergadering over de voortgang. De bestuursvergadering heeft tot nu toe wekelijks plaatsgevonden. Na enige wijzigingen in planning wordt deze nu in de regel gehouden op dinsdag. Het kantoor is toegankelijk voor leden mits het bestuur aanwezig is. Het kantoor is dagelijks en bijna de hele dag toegankelijk voor leden. Mocht er iets belangrijks besproken worden, dan wordt er door het bestuur een briefje op de deur gehangen. Ook wanneer er hard gewerkt wordt, worden de leden door het bestuur vriendelijk verzocht om zachter te werk te gaan of om het kantoor te verlaten. Leden hebben hier begrip voor. 6.4.2 Nog te behalen doelstellingen communicatiebeleid De nog te behalen doelstellingen van het communicatiebeleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald.    

Facebookcommunicatie betreffende borrels en activiteiten volgt in twee talen, zowel in het Nederlands als in het Engels; overige communicatie via Facebook zal in het Nederlands zijn; Ten minste vijftien dagen van te voren de leden op de hoogtestellen van activiteiten, inhouse meetings en borrels via Facebook, de website en de mail; Partners van S.V. RealTime via e-mail uitnodigen voor lezingen, borrels en activiteiten in het bestuursjaar 2014-2015; De Raad van Advies wordt eens per maand uitgenodigd om deel te nemen aan een bestuursvergadering.

Bestuur 2014-2015

22


6.5 Acquisitiebeleid Het onderhouden van partners en het bekend staan op de markt is voor S.V. RealTime een erg belangrijk onderdeel. In de eerste subparagraaf staan de tot nu toe behaalde doelstelling van het bestuur. De nog te behalen doelstellingen staan weergegeven in de tweede subparagraaf. Ook wordt er een korte toelichting gegeven op de behaalde doelstellingen. 6.5.1 Behaalde doelstellingen acquisitiebeleid Het behouden van huidige partners en het aansterken van de banden. De extern coördinator is, zoals eerder vermeld, langs alle partners geweest om kennis te maken. Ook zijn er al een aantal nieuw partners binnengehaald, bijvoorbeeld Quintor en NCG. Partners betrekken bij ledenactiviteiten. Er zijn partners langs geweest bij geplande activiteiten van de vereniging. Partners krijgen updates over de interesses van de leden, zodat zij hierop in kunnen spelen. Bij het plannen van een inhouse meeting en bij het organiseren van een OnTheMOEV lezing, houdt het bestuur rekening met wensen van de leden. Aan de hand van deze wensen wordt een onderwerp gekozen. 6.5.2. Nog te behalen doelstellingen acquisitiebeleid De nog te behalen doelstellingen van het acquisitiebeleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald.        

Het werven van minstens 50% nieuwe leden van de nieuwe studenten; Het onderhouden en uitbreiden van stabiele relaties met het professionele netwerk zoals bedrijven, partners en de Hanzehogeschool Groningen; Het op de markt verspreiden van de naam S.V. RealTime door bij beurzen, zoals contactdagen, aanwezig te zijn; Minstens twee keer per jaar de partners uitnodigen voor een partnerdag; Partners betrekken bij ledenactiviteiten; Partners betrekken bij de reis door middel van het bezoeken van een vestiging in het desbetreffende land; Partners inzetten voor het opzetten van het introkamp. Hierbij kan kennis en het netwerk gedeeld worden; Partners krijgen elk kwartaal een update van de meest kenmerkende gebeurtenissen binnen S.V. RealTime door middel van een kwartaalnieuwsbrief.

Bestuur 2014-2015

23


6.6 Activiteitenbeleid S.V. RealTime kent veel activiteiten per jaar. Doordat er veel wordt georganiseerd, is het belangrijk dat het overzicht en de structuur aanwezig blijft. In de eerste subparagraaf worden de behaalde doelstellingen weergegeven van het activiteitenbeleid tot nu toe. In de tweede subparagraaf worden de nog te behalen doelstellingen weergegeven. 6.6.1 Behaalde doelstellingen activiteitenbeleid Het organiseren van een lustrumweek om het vijftienjarig bestaan te vieren. De lustrumcommissie is druk bezig met organiseren van deze week. Veel activiteiten zijn al rond en de aankondiging hiervan zal 12 februari plaatsvinden. De overige doelstelling zijn voornamelijk geformuleerd voor een heel bestuursjaar, zoals het realiseren van 8 sociale activiteiten. Tot nu toe gaat het bestuur de goede kant op. Deze overige doelstellingen zijn te vinden in de subparagraaf hieronder. 6.6.2 Nog te behalen doelstellingen activiteitenbeleid De nog te behalen doelstellingen van het activiteitenbeleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald.           

Het organiseren van een introductieweek met als onderdeel een introductiekamp. Er wordt aansluitend een eindfeest georganiseerd; Het organiseren van minstens acht ledenborrels; Het organiseren van minstens acht sociale activiteiten; Het organiseren van minstens twee evenementen in samenwerking met andere verenigingen, bijvoorbeeld een gala of een themafeest; Het organiseren van een eindbarbecue, welke tevens de partnerdag omhelst, in combinatie met de IT-docenten van het instituut; Het organiseren van minstens drie in-house meetings in het bestuursjaar 20142015; Vier lezingen organiseren in het bestuursjaar 2014-2015 onder de naam #OnTheMOEV; Het organiseren van minimaal twee workshops met partners en/of andere studieverenigingen; Digitale aanwezigheidsregistratie bij activiteiten, lezingen, in-house meetings en workshops uitvoeren; Minstens één buitenlandse activiteit organiseren; Lustrumactiviteiten, zoals een alumni-bijeenkomst en het maken van memoria.

Bestuur 2014-2015

24


6.7 Internationaliseringsbeleid S.V. RealTime kent al lange tijd veel internationale studenten. Het is voor de vereniging belangrijk om een zo groot mogelijk aantal leden te hebben. Hier horen de internationale studenten ook zeker bij. In de eerste subparagraaf zijn de doelstellingen weergegeven die tot nu toe al zijn behaald. Aan de overige doelstellingen wordt nog gewerkt. Deze zijn weergegeven in de tweede subparagraaf. 6.7.1 Behaalde doelstellingen internationaliseringsbeleid Het aanbieden van activiteiten dient ook in het Engels te gebeuren, zodat internationale studenten eerder geneigd zijn mee te gaan. Activiteiten en borrels worden ook in het Engels gecommuniceerd. Ook worden er in het tweede kwartaal een aantal internationale studenten verwacht. De bedoeling is dat de vereniging een band opbouwt met deze leden. 6.7.2 Nog te behalen doelstellingen internationaliseringsbeleid De nog te behalen doelstellingen van het internationaliseringsbeleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald.  

Internationale studenten minstens één dag laten mee doen aan het introductiekamp; Internationale leden werven onder een aangepast tarief á vijf euro;

Bestuur 2014-2015

25


6.8 Commissiebeleid Het hebben van commissies is voor een bestuur een fijn voordeel. Zo kunnen bepaalde taken uitbesteed worden. Om niet alles uit handen te moeten geven, is hiervoor een beleid opgesteld. De behaalde doelstellingen tot nu toe worden in de eerste subparagraaf besproken. De nog te behalen doelstellingen worden in de tweede subparagraaf besproken. 6.8.1 Behaalde doelstellingen commissiiebeleid Commissies worden conform de vraag vanuit S.V. RealTime aangesteld om te voorkomen dat er gewerkt wordt met onnodige commissies die de kwaliteit negatief beïnvloeden. De commissies die tot nu toe zijn aangesteld doen goed hun werk. Ook hebben ze allemaal een belangrijke rol. Leden geïnteresseerd houden voor commissiewerk, zodat, waar nodig, nieuwe commissies aangesteld kunnen worden. Het bestuur spreekt leden vaak aan om actief te worden. Veel leden zijn hierover nog in twijfel. Het bestuur blijft proberen om deze leden te motiveren. Commissies waardig blijven behandelen waardoor een actief lid hart heeft en houdt voor de vereniging en daarmee langer betrokken blijft, dit ten goede van de kwaliteit. Alle commissies worden waardig behandeld door het bestuur. Zo krijgen ze alle ruimte om op het kantoor aan het werk te gaan. Ook nodigt het bestuur ze uit om mee te denken over zaken die er binnen RealTime gebeuren. Dit ervaren de meeste leden als prettig. 6.8.2 Nog te behalen doelstellingen commissiebeleid De nog te behalen doelstellingen van het commissiebeleid voor het komende halfjaar zijn hieronder weergegeven. Aan deze doelstelling wordt al wel gewerkt, maar zijn nog niet volledig behaald.   

Het organiseren van een commissie-informatiedag; Het organiseren van een bestuursinformatiedag; Begin november moeten de volgende commissies gevuld zijn: introductiecommissie á drie personen, evenementencommissie á drie personen, een reiscommissie á drie personen, een promotiecommissie à drie personen en een lustrumcommissie à drie personen. De reiscommissie mag ook met internationale studenten gevuld worden.

Bestuur 2014-2015

26


7. Reflectie per persoon Dit hoofdstuk geeft, per functie, een reflectie op het bestuur. Elk bestuurslid zal in het kort beschrijven wat zijn plus- en minpunten waren dit halfjaar en hoe het bestuur als geheel heeft samengewerkt. 7.1 Voorzitter – Vincent Hummel Wat wil ik leren in mijn bestuursjaar? Dat het een leuk, leerzaam jaar moet worden is natuurlijk vanzelfsprekend. Toch heb ik voor mezelf enkele zaken die ik specifiek aan mezelf wil verbeteren. Ik wil vooral leren assertiever te zijn en leren de leiding op me te nemen. Ik ben normaal gesproken degene die de kat uit de boom kijkt, maar ik wil degene zijn die tot actie overgaat. Daarnaast wil ik leren conflicten op te lossen. Op dit gebied ben ik vaak de bemiddelaar, wat ik mijns inziens goed kan. Ik wil eigenlijk meer naar een situatie toe waar ik conflicten snel en slagvaardig oplos. Ook wil ik goed leren samenwerken en deze samenwerking coördineren. Dit hangt heel erg samen met mijn vorige doelstellingen. Ik wil zorgen dat we als team met een resultaat komen waar we allemaal trots op zijn. Ten slotte wil ik communicatief sterker worden. Ik heb altijd moeite gehad met zogenaamde koude contacten; ik vind het altijd spannend om de telefoon op te pakken en mensen te bellen om iets gedaan te krijgen. Ik verwacht dat mijn bestuursjaar mij zal dwingen om me daarover heen te zetten zodat dit in de toekomst makkelijker gaat. Hoe wil ik dit bereiken? Om tot een zo compleet mogelijk aantal behaalde doelen te komen, is het belangrijk dat ik enig idee heb op welke manieren ik bezig moet gaan. De eerste stap in het bereiken van mijn doelen is natuurlijk uitvoeren. Als iets niet gaat zoals het moet, is dat voor mij een leermoment en moet ik dat meenemen in de volgende keer dat ik een taak uitvoer. Ervaringsdeskundigen vragen om input is ook heel belangrijk. Ik wil veel zelf bereiken, maar met hulp van mensen die dezelfde fouten al eens gemaakt hebben kom ik waarschijnlijk verder. Evaluatie is misschien wel het belangrijkste onderdeel. Terugkijken op wat goed ging en wat beter kon zorgt ervoor dat ik met een kritische blik kijk naar wat ik gedaan heb. Zo kan ik inventariseren welke aspecten ik moet behouden en wat ik moet verbeteren. Hoe ging het afgelopen half jaar? Ik vind zelf dat ik het afgelopen jaar enorm gegroeid ben. De doelstellingen waar ik mezelf het meest op verbeterd zijn, zijn het communicatief vaardiger worden en het assertiever worden. Zoals gezegd, ik ben nooit bijzonder goed geweest in het aanhalen van koude contacten. Ik merk dat mijn hypothese over de dwang van het bestuursjaar om me over de nervositeit heen te zetten, juist is geweest. Ik heb nu een stuk minder moeite om koude contacten aan te gaan of formele warme contacten aan te spreken.

Bestuur 2014-2015

27


Qua assertiviteit vind ik dat ik nog wel veel kan verbeteren. Toch ben ik al beter in het geven van leiding en op actie over te gaan wanneer dat nodig is. Het behalen van deze doelstelling is voor het komende half jaar dan ook mijn prioriteit. Samenwerking binnen het bestuur gaat ook goed. Ik vind zelf de sfeer binnen het bestuur heel fijn en het als team komen tot een resultaat begint in mijn ogen goed vorm te krijgen. Het punt waar ik mezelf nog op kan verbeteren is conflicthantering. Ik merk dat ik mezelf, ondanks mijn voorzittersfunctie, vaak op de achtergrond houd. Ik ben zelf van mening dat dat komt doordat ik ergens het gevoel heb dat ik niet opgevat wordt als de persoon met de leidende functie. Mijn doelstelling over assertiviteit zal eerst moeten worden behaald voordat ik op dit gebied iets kan verbeteren. Conclusie Ik vind het leuk om te zien dat, eerst vier, maar nu vijf ‘willekeurige’ mensen nu een belangrijk deel van elkaars dagelijks leven zijn gaan uitmaken. Ik denk ook dat de diversiteit van het bestuur belangrijk is en dat iedereen zijn of haar eigen unieke draai geeft aan onze samenwerking. In het afgelopen half jaar heb ik niet alleen mezelf, maar ook de andere leden van het bestuur steeds meer in hun functie zien groeien. Ik ga ervan uit dat dit na het volgende half jaar alleen maar beter gaat worden.

Bestuur 2014-2015

28


7.2 Secretaris – Irene Klaren Wat wil ik leren in mijn bestuursjaar? Voordat ik aan dit bestuursjaar begon, wilde ik graag beter leren samenwerken en beter leren plannen. Dit is nog steeds het plan. Voor alsnog werk ik namelijk veel liever alleen dan in een groepsverband. Doordat ik nu verplicht word en afhankelijk ben van anderen, heb ik het idee dat dit al een stuk beter gaat. Ik weet van mezelf dat ik een redelijk goede kennis heb van de Nederlandse taal. Mailtjes typen en activiteiten evalueren zijn voor mij dan ook niet moeilijk. Waar ik wel moeite mee heb is het op tijd uitvoeren van deze handelingen. Ik ben een vreselijke chaoot en hierdoor kom ik soms in de problemen. Hier wil ik graag iets aan doen. Tot slot vind ik het belangrijk dat ik communicatief vaardiger wordt op een professionele manier. Ik vertel graag wat ik denk en dit doe ik meestal niet op de meest tactvolle manier. Hoe wil ik dit bereiken? Beter leren samenwerken kan je naar mijn idee het beste leren door het te doen. Doordat ik gewend raak aan de afhankelijkheid van anderen, leer ik ermee omgaan. Ik heb informatie nodig van mijn medebestuursleden om mijn eigen taken te voltooien. Wanneer ik dit niet op tijd vraag, lopen mijn eigen deadlines niet meer strak. Daarnaast wil ik graag meer rekening houden met een ander. Bovenstaande hangt samen met mijn gebrek aan kunnen plannen. Door al onze taken op te schrijven op het whiteboard op het kantoor, weten we van elkaar wat er moet gebeuren. Hierdoor weet je hoe druk een ander het heeft, waar hij mee bezig is en hoef je diegene niet onnodig te wijzen op zijn taken. Ook schrijf ik voor mezelf alles op in mijn persoonlijke agenda. Naast mijn afspraken en taken maak ik planningen. Door op te schrijven wat ik op een bepaalde dag allemaal wil doen, weet ik wat ik van mezelf verwacht. Mijn niet tactvolle manier van spreken wil ik graag aanpassen door eerst na te denken voordat ik wat zeg. Dit is een lastige klus, maar zorgt er wel voor dat je ook minder irritaties krijgt binnen je samenwerking. Hoe ging het afgelopen half jaar? Het afgelopen half jaar was vaak stressvol. Aan het begin dacht ik dat ik alles wel kon overzien en dat alles wel zijn gangetje zou gaan. Ik heb geleerd dat dit niet geval is. In de loop van het half jaar ben ik toch maar alles op gaan schrijven wat ik wil doen. Dit hielp een hele hoop. Toch merk ik dat ik af en toe iets te veel hooi op mijn vork neem, waardoor ik bepaalde taken niet op tijd kan afronden. Wel merk ik dat het actief bijgehouden whiteboard ons allemaal een beetje helpt.

Bestuur 2014-2015

29


Het combineren van een bestuursjaar met een opleiding is af en toe heel moeilijk. Soms heb ik iets voor RealTime moeten laten om aan mijn verplichtingen voor mijn opleiding te voldoen en vice versa. Op het moment zelf baal ik hier van, maar later besef ik me dat beide belangrijk zijn. Mijn chaotische planningen heb ik in het afgelopen halfjaar nog niet achter mij kunnen laten. Het blijft lastig voor mij om in te kunnen schatten hoeveel tijd iets kost. Wel heb ik geleerd om mijzelf aan het werk te zetten. Werk wordt niet door zichzelf gemaakt. Dat moet ik zelf doen. Mijn communicatie naar anderen is in het afgelopen halfjaar niet helemaal vlekkeloos verlopen. Wat mij hierbij heeft geholpen zijn de voortgangsbesprekingen tijdens de bestuursvergadering. Hier kan ik van te voren rustig over nadenken om vervolgens op een rustige manier te vertellen wat mij dwars zit. Wel ben ik van mening dat ik persoonlijk al erg ben gegroeid dit jaar. Ik heb mijn eindpunt nog niet bereikt, maar ik merk dat ik er naartoe werk. Conclusie Al met al denk ik dat ik al veel heb geleerd in het afgelopen jaar. Naar mijn mening ben ik een stuk serieuzer geworden en neem ik mijzelf ook serieuzer. Ik merk dat ik heel veel leer van dit jaar. Op professioneel vlak en op persoonlijk vlak. Ook merk ik dat we als bestuur zijnde steeds beter met elkaar overweg kunnen. Aan het begin was het af en toe nog een beetje aftasten, omdat je elkaar nog niet zo goed kende. Op dit punt in het jaar kan ik wel zeggen dat je nu weet wat je van elkaar kan verwachten en ik ga ervan uit dat we goede zaken gaan doen voor RealTime in de rest van dit jaar.

Bestuur 2014-2015

30


7.3 Penningmeester – Daniel Hondebrink Wat wil ik leren in mijn bestuursjaar? Er zijn een aantal punten waarvan ik vooraf al wist dat ik deze nog niet beheerste of nog verder in kon ontwikkelen. Allereerst wil ik me ontwikkelen op gebied van boekhouden. Ik studeer bedrijfseconomie, maar heb nog nooit als een financial gewerkt. Daarnaast wil ik mij op sociaal gebied ontwikkelen. Hiermee bedoel ik niet per definitie netwerken, maar vooral het ondernemen van actie. Zoals het bellen van een bedrijf of partner, even snel een mail maken en versturen zonder te twijfelen of ik iets verkeerd doe. Maar ook om iemand aan te spreken op zijn geleverde werk of houding. Tot slot is het voor mij belangrijk om op gebied van ICT nog wat te leren. Dat ICT een booming business is, is algemeen bekend. Daarom is het voor mij als bedrijfseconoom zeker handig om hier wat van te leren en mijn kennis zo te verbreden. Hoe wil ik dit bereiken? Het ontwikkelen op gebied van boekhouden wil ik bereiken door de rol als penningmeester van de vereniging. Je maakt voor verschillende onderwerpen begrotingen en resultaten rekeningen. Daarnaast leer je factureren en werken met een bijbehorend systeem. Vervolgens wil ik sociaal ontwikkelen door taken op mij te nemen die mij verplichten te bellen of te mailen met bedrijven of partners. Als bestuurslid leer je daarnaast ook op verschillende manieren met elkaar te werken. Er wordt een scheiding gecreëerd tussen zakelijk en privé. Door deze scheiding is de drempel om iemand aan te spreken lager en verwacht ik dit ook sneller te doen. Tot slot wil ik mij verbreden richting de ICT, dit wil ik bereiken door deel te nemen aan zoveel mogelijk activiteiten en mee te gaan naar partners. Door vooraf informatie op te zoeken valt er veel te leren waarmee ik mijn kennis kan verbreden. Hoe ging het afgelopen half jaar? Het begin van dit bestuursjaar heb ik moeten missen wegens ziekte waardoor ik naar mijn idee veel heb gemist. Vanaf begin november ben ik weer actief. In het begin heb ik me vooral geconcentreerd op het schrijven van beleidsplannen, het maken van begrotingen en het leren werken met Compenda. Daarnaast heb ik in het eerste half jaar gezien dat een goede planning en strakke boekhouding een vereiste is om als penningmeester goed te functioneren. Daarnaast is bleek al snel dat het als penningmeester onmogelijk is om je stil te houden tegenover partners en bedrijven, maar tegen over de leden. Ik heb voornamelijk contact via e-mail over facturen en betalingen. Maar ook voor bijvoorbeeld de gala commissie ben ik meerdere keren bij Huize Maas geweest. Tot slot heb ik het afgelopen jaar al veel geleerd over ICT. dit door het bijwonen van de OntheMoev lezing. Maar ook door de inhousemeetings en partnergesprekken. Door de partner gesprekken leer je veel over de bedrijven. Maar voornamelijk dat elk bedrijf de ICT op een andere manier toe past binnen verschillende organisaties.

Bestuur 2014-2015

31


7.4 Intern coördinator – Patrick Wieringa Wat wil ik leren in mijn bestuursjaar? Een jaar met veel plezier en veel leerpunten. Een top jaar neerzetten voor de vereniging. Op het sociale gebied wil ik veel meer ervaring opdoen, ik blijf nog teveel hangen in mijn vertrouwde omgeving. Daarnaast wil ik met zoveel mogelijk mensen kennis maken en ervaring opdoen. Van mijn fouten leren, het vallen en opstaan. Het loopt natuurlijk niet zoals je het hebt voorgesteld, daarom moet je van je fouten een leer moment maken, om dit in de toekomst te voorkomen. Een goede samenwerking opbouwen binnen het bestuur maar ook daarbuiten. Je kan van andere mensen leren en dit moet je met open armen ontvangen. Uiteindelijk doe je het bestuur om tot een goed resultaat te komen en hier de aankomende jaar met trots op terug te kijken. Hoe ging het afgelopen half jaar? Dit halfjaar heb ik beschouwd als één groot leermoment. Als assessor dacht ik dat ik zo beetje alles wel had mee gemaakt. Maar dat bleek het tipje van de ijsbeer te zijn. Met een nieuw fris bestuur, bracht de ervaring van de assessor zijn veel goeds met zich mee. Het bestuur kwam snel uit de voeten. Binnen het bestuur loopt alles soepel en iedereen weet goed met elkaar om te gaan, ook al was het niet altijd alle op rolletjes. Ook was het voor mij de eerste OnTheMOEV(OTM)-lezing die ik zelf mocht organiseren, een heel nieuwe ervaring. Ik kwam moeilijk op gang en wist niet echt wat ik nou echt moest doen. Na verder geïnformeerd te hebben kon ik verder met het realiseren van een OTM-lezing. Partners vragen om sprekers, de tip is ook om verder te kijken dan de partners. Er kunnen over een bepaald onderwerp wel een ideale spreker bij een bedrijf zitten die een hele leuke lezing kan geven. Het voor 180 studenten te staan geeft mij nog steeds moeilijkheden. Een goede voorbereiding is hierbij het halve werk. Voor the OTMlezing proberen wij zo veel mogelijk meerderejaarsstudenten van de vereniging op de hoogte te stellen. Voor hen is het natuurlijk ook weer een weg om hun netwerk uit te breiden. Het begeleiden van commissies en ze aansturen(waar dit nodig is), een zware last maar ook weer heel leuk om te doen. Je bouwt hierdoor een band op met de actieve leden en je leert ze beter kennen. Bijna elke week worden er door alle commissies vergaderingen gehouden en de voortgang van de commissies is niet geweldig, maar hierin tegen verneem je wel dat ze het allemaal goed willen organiseren en tot een goed resultaat willen neerzetten. Je leert nieuwe mensen kennen, althans ik doe een poging tot, blijft altijd moeilijk voor mij. Natuurlijk zijn daar de eerstejaarsstudenten waar het in het algemeen is het makkelijk contact mee legt.

Bestuur 2014-2015

32


7.5 Extern coördinator – Sander Otten “Ik kan me niet meer voorstellen hoe het zou zijn geweest als ik niet gereageerd had op de functie als extern coördinator van S.V. RealTime.” Op 18 november 2014 ben ik officieel ingehamerd als extern coördinator van het bestuur ’14 – ’15 der S.V. RealTime. In de afgelopen 3 maanden dat ik actief ben geweest als extern heb ik ontzettend veel mensen ontmoet die mij ontzettend veel geleerd hebben. Het allereerste evenement waar ik mee naar toe ging als extern was de InHouse bij de Belastingdienst in Apeldoorn. Hier viel het mij op hoe open en vriendelijk de bedrijven eigenlijk zijn, terwijl mijn verwachting was dat alles heel formeel en zakelijk zou zijn. Een maand later was de InHouse bij HTG, ook hier was een ontzettend goede sfeer en de contactpersoon daar is een ontzettende aardig en open persoon. Dit helpt je zeker als je net bent begonnen binnen het bestuur en geeft je veel meer zelfvertrouwen. Vervolgens heb ik mijn eerste kennismakingsgesprek gehad met de RDW. Zij zijn ook ontzettend geïnteresseerd in het organiseren van een InHouse en doen dit nou samen met S.V. RealTime. Januari is de maand van de kennismakingsgesprekken met onze partners, waar we hartelijk ontvangen worden en waar ik goed afstem wat de wensen van beide partijen zijn binnen het partnerschap. Wat heb ik geleerd? Wat voor mij de belangrijkste dingen zijn die ik geleerd heb is het omgang met partners maar vooral ook met de rest van het bestuur. Het is zo belangrijk dat je goed samenwerkt met je andere 4 bestuursgenoten, en als je elkaar zo vaak ziet zijn conflicten niet te vermijden. Het is belangrijk om altijd objectief te blijven en je mening laat weten. Ook merk ik hoe belangrijk het belang van je aanbod is op de ICT-markt. Bedrijven zijn heel gewillig en flexibel om samen te werken met studieverenigingen binnen de ICT sector. Waar andere studieverenigingen problemen hebben met sponsors(!) vinden, is het voor ons juist andersom en komen zij naar ons toe. Misschien wel omdat wij het als partnerschap zien? Ook is de ICT-markt een booming business. Wat wil ik nog leren? Ik merk dat ik op het moment heel veel de rollen van een ander op me neem en zelf het roer in handen wil nemen. Ik weet dit van mezelf en probeer hier op te letten, maar hoe meer ik me op m’n gemak voel hoe eerder dat ook weer terug komt. Dit zal ik zeker nog moeten aanpassen. Mijn communicatieve vaardigheden zijn redelijk, maar ik zie graag dat deze naar een next-level gaan, vooral op schriftelijk niveau. Hoe ga ik dit bereiken? Qua communicatieve vaardigheden is het een kwestie van aan blijven werken. De samenwerking wil ik bespreekbaar maken in de bestuurs-voortgangsbesprekingen en zal mijn gedachten vertellen en vragen naar de andere bestuursgenoten hun mening over mijn gedragingen binnen het bestuur.

Bestuur 2014-2015

33


8. Gezamenlijke reflectie vijftiende bestuur In september had het bestuur een moeizame start. Het bestuur was pas laat rond en er was weinig tijd voor een overdracht. Toch zijn wij begin oktober gechargeerd. In november kwam ook de extern erbij. We zijn nu compleet. Aan het begin had iedereen een beetje moeite met het vinden van zijn of haar plekje. Langzaamaan kreeg iedereen door wat zijn of haar taken zijn. De punten die hierna goed gingen waren bijvoorbeeld de individuele groei per persoon. Deze groei zorgde er ook voor dat het groepsgevoel beter werd en we kregen steeds meer vertrouwen in elkaar. Toch zijn er nog een aantal punten waar wij als bestuur aan kunnen werken. Zo leer je als persoon veel van je fouten. Het valt binnen het bestuur op dat bepaalde fouten vaker gemaakt moeten worden voordat er van wordt geleerd. Ook zijn we erg soepel in het behalen van taken. Hier moet meer druk achter gezet worden. Het belangrijkste is dat we als bestuur wel groeien en steeds beter werk verrichten. Wanneer we in deze stijgende lijn doorgaan, zal er zeker een goed einde van het jaar plaatsvinden. Iedereen heeft er nog zin in en dat is een goed teken. Wel moet ieder bestuurslid aan zijn of haar eigen doelstellingen en taken blijven werken. Alleen bij persoonlijke ontwikkeling kan ook het bestuur zelf groeien.

Bestuur 2014-2015

34


9. Gezamenlijke toekomstvisie vijftiende bestuur Het bestuur is op dit moment goed bezig met het behalen van de vastgestelde doelstellingen in het beleidsplan. Dit willen we graag zo doorzetten. Het is belangrijk dat ieder bestuurslid voor zich zijn of haar persoonlijke ontwikkeling doorzet en hieraan blijft werken. Dit zal intern ook bespreekbaar blijven, zodat iedereen elkaar op de hoogte kan houden van elkaars taken. Voor de rest van dit bestuursjaar is het van belang dat de doelstellingen behaald worden. Voor de verdere toekomst willen wij graag doorzetten dat het contact met partners en het contact met de leden sterk moet blijven. Vooral de brug die RealTime legt tussen deze twee genoemde contacten moet makkelijk te betreden zijn. Als studievereniging willen wij realiseren dat het contact tussen deze twee groepen sterk is en dat wij als vereniging voor beide groepen een toegevoegde waarde hebben naar de toekomst. Ook is het belangrijk dat RealTime een sterke vereniging blijft. Naar andere verenigingen staat RealTime bekend als een vereniging die veel bereikt en veel partnerschappen heeft. Deze status is belangrijk om vast houden voor de komende jaren.

Bestuur 2014-2015

35


Afsluiting In bovenstaand rapport is beschreven wat het bestuur ’14-’15 heeft meegemaakt en heeft uigevoerd in het eerste halfjaar. Zo zijn er verschillende activiteiten, in-houses en borrels geweest. Ook heeft de eerste OnTheMOEV-lezing plaatsgevonden en is er een gala geweest met verschillende verenigingen. Ook heeft het bestuur al een groot deel van de doelstellingen behaald. Veel van deze doelstellingen zijn nog te behalen, omdat de doelstellingen gelden voor het hele jaar. Het bestuur gaat er wel van uit dat deze doelstellingen alsnog worden behaald. De bestuursleden zijn afzonderlijk van elkaar op de goede weg. Ieder bestuurslid heeft voor zich al progressie gemaakt en verwacht dat er nog veel meer te leren valt in het komende halfjaar. De leerprocessen hebben allemaal betrekking op de bestuursfuncties en dit is een goed teken. Het bestuur waarborgt de continuïteit van de vereniging en dit is ook een van de hoofddoelstellingen. Ook is het belangrijk dat het bestuur de brug behoudt die is gelegd tussen de verenigingen en het bedrijfsleven. Deze verstandshouding moet positief blijven.

Bestuur 2014-2015

36

Secretarieel halfjaarverslag

Recommend Documents