Vzw Roppov Martelaarslaan 212 9000 Gent tel 09/224.09.15 fax 09/233.35.89
e-mail
[email protected] web www.roppov.be Maart 2012
Open verslaggeving: O wat zijn de mogelijkheden mogelijkheden en de beperkingen?
-
Op basis van: - Syntheseteksten van de oudergroep Waasland-Dendermonde Waasland Uitwisseling in de regionale werkgroep Waasland-Dendermonde Waasland
Onder ‘werken met open verslaggeving’ worden verschillende handelswijzen verstaan. Uit de uitwisselingg werd duidelijk dat de manier waarop men dit concretiseert heel h verschillend kan zijn en soms afhangt van de samenwerkingsrelatie. Open verslaggeving = = niet letterlijk voorlezen maar overlopen wat in het verslag staat = op voorhand met je cliënten doornemen waar de discussies, knelpunten kunnen zitten = een verslag geven aan iedereen = niet het verslag aan iedereen geven, wel het handelingsplan, getekend door iedereen = het evolutieverslag ook laten tekenen (probleem: mensen kan je niet voor akkoord laten tekenen, wel voor gezien, zorg dat de cliënten dit weten…) = kunnen aantonen dat je de inhoud van het verslag besproken hebt met je cliënt = toevoegingen van jongere in verslag steken: doelen en evolutie van doelen = een apart luik voor ‘ouders willen…’ ‘jongere wil….’ = hulpverlener verlener die toevoeging van jongere / ouders invult = het verslag samen met de ouders schrijven tijdens huisbezoek, = laptop meenemen en ouders zelf hun deel laten invullen of intypen waar ze bij zijn = desnoods 3 maal teruggaan om de juiste invulling te checken c = met de jongeren het verslag doornemen vanaf 12 jaar (cfr. decreet rechtspositie). = ouders betrekken bij het opstellen van het handelingsplan en formuleren van doelstellingen. = samen het verslag schrijven. = jongeren schrijven hun deel in de IK-vorm, IK vorm, of hun verhaal wordt zo letterlijk mogelijk opgeschreven door de begeleider. Men probeert dit ook met ouders zo te doen.
Wat zeggen de ouders (uit syntheseteksten uit oudergroepen) over verslaggeving. Uit de teksten spreekt een zeker wantrouwen omdat men het gevoel heeft ‘er buiten te staan’. Dit leidt tot een aantal verzuchtingen die ouders formuleren, die misschien minder scherp zouden zijn indien men transparanter te werk zou gaan, ook met verslaggeving. Uit de teksten spreekt ook het gevoel dat dat het lijkt alsof de ouders de schuld dragen van wat misloopt. Kan an werken met meerstemmige verslaggeving dit ondervangen? 1
Opvallend in de teksten van ouders is dat ouders melden dat ook de mening van kinderen onder 12 jaar best verwoord wordt naar jeugdrechtbank. Sleutelwoorden in de teksten zijn: meetellen als cliënt, een stem hebben, recht op inzage, eerlijkheid, samenwerken. Algemeen klinkt uit de teksten dat ouders het gevoel hebben te weinig inspraak te hebben en de indruk hebben dat jongeren een grotere invloed hebben in het bepalen van wat in verslagen komt. Er is te weinig gesprek, contact, ouders worden te weinig gehoord (om de 6 weken is te weinig) is de teneur in de teksten. Kan werken met open verslaggeving dit gevoel opheffen? Enkele opmerkingen over de inhouden in verslagen: • Ouders klagen het feit aan dat verslagen soms nog zaken van vroeger bevatten, waarbij ze zich de vraag stellen over de relevantie ervan. Bv. zaken die meespeelden bij een scheiding (X-jaren geleden) terwijl het kind nu in een wedersamengesteld gezin woont. • Men komt in aanraking met BJB naar aanleiding van een bepaalde zaak, maar het verslag spit heel je leven uit, alle aspecten van je privé, je relatie, je verleden. Kan men zich beperken tot het probleem waarrond de hulpverlening opgestart is? • Doordat je als gezin in aanraking komt met hulpverlening worden in doelen, verslagen bepaalde zaken die in elk gezin wel voorkomen (meest genoemde voorbeeld: conflicten met pubers), plots in een ander kader gezien, geherformuleerd in de zin van: geproblematiseerd. • Ook bepaalde hypothesen blijven steeds meegaan. Moet hier geen ‘geldigheidsdatum’ op staan? Andere teksten van ouders hierover zijn te vinden op de website van Roppov: Onder ‘wat zeggen ouders’ – syntheseteksten Bevraging van ouders rond open verslaggeving. Van Karanfil Ümit Informatie rond verslaggeving. Uit de oudergroep. Rechten van ouders in de Bijzondere Jeugdbijstand. En onder info voor voorzieningen, themabundels: Uitwisseling rond open verslaggeving. Uit de uitwisseling in regionale werkgroepen. Onderzoeksrapport ouderparticipatie bij verslaggeving in de bijzondere jeugdbijstand, Eindwerk van Els De Vriendt.
Bedenkingen vanuit de praktijk, rond het werken met open verslaggeving:
Timing -
Samen schrijven met cliënten lukt wel, maar verslagen moeten ifv. consulenten bv. soms vlugger klaar zijn. Timing bij jongeren, ouders, consulenten, hulpverleners (gezin en IB) loopt niet altijd overeenkomstig. Na een evolutiebespreking (met consulenten, ouders, jonger, hulpverlening) is het logisch dat men de doelen herformuleert, maar soms moeten verslagen eerder binnen zijn, reeds met de doelen. Als men het al vastlegt voor het overleg, lijkt het overleg zelf enkel voorlezen van wat al neergeschreven is. Dit is dan geen werkoverleg, het verslag is dan geen werkinstrument. Werken met open verslaggeving vergt de nodige discipline om er correct mee om te gaan en je niet onder druk te laten zetten van tijd. Het neemt meer tijd in beslag. 2
Tip: Je kan werken met een ‘half’afgewerkt verslag: het verslag is een briefing over de stappen die gezet zijn maar bevat nog geen nieuwe afspraken. Men vult de afspraken op basis van de bespreking in op het moment zelf en werkt het verslag nadien af en bezorgt het dan aan iedereen. Het deel ‘verwachtingen’ in het verslag wordt dus een tijdje open gehouden. Paradox: Bij een eerste gesprek moet er reeds gedacht worden over het handelingsplan. Ouders melden (terecht) dat het vrij onrealistisch is dat men op zo’n korte tijd een gezin en zijn problematiek en sterkten kan doorgronden. ‘Hulpverleners willen te veel….’ Maar hulpverleners dienen informatie te verzamelen en een handelingsplan op te stellen…in die eerste periode.
Inzagerecht Werken met open verslaggeving is een ‘evenwichtsoefening’: wat hou je gesloten, wat is open voor iedereen, voor individuen apart, hoe ga je gevoelige zaken formuleren…? Om het inzagerecht te kunnen volbrengen is het beter een apart deel te maken ouder 1 – ouder 2 – jongere. Bij de consulenten (sdJRB) wordt deze onderverdeling wel gemaakt, maar ze komen uiteindelijk in 1 pakket terecht in het dossier. Advocaten kunnen dan weer alles lezen. Het verslag van de dienst gaat wel naar de jeugdrechter, normaal komt het niet in het dossier, dus ook niet bij advocaten, alhoewel je dit niet kan garanderen. Ook in de registratie voor BINC hebben de betrokkenen in principe inzagerecht, vermits het geen anoniem systeem is. Toch gebeurt het zelden dat men samen met cliënten (jongeren, ouders) registreert. In de oudergroep van Sint-Niklaas bekeek men de inhoud van het systeem en kwam de opmerking dat het een leerrijk proces zou zijn dit samen te doen. Op die manier kan met ouders een gesprek aangegaan worden over hoe de hulpverlener naar de jongere kijkt. Bovendien, stellen deze ouders, is het beter om dit samen te doen, immers: ‘hoe kan een hulpverlener na zo’n korte tijd al oordelen over ons kind? We kunnen dit toch beter samen doen?’
Inhoud en formulering. Bij het werken met open verslaggeving wordt wat je formuleert en hoe je dit verwoordt belangrijk. Men heeft meer de neiging om terminologie en inhouden aan te passen aan het gezin. -
-
Men kan beter spreken over ‘verwachtingen’ of ‘bezorgdheden’ wanneer men de bevindingen van de hulpverleners formuleert. Consulenten spreken eerder over verwachtingen, niet over doelstellingen, doelstellingen kunnen alleen door de cliënten zelf geformuleerd worden. Met formuleringen als ‘opvoedingsvaardigheden van ouders versterken’ kan men alle kanten uit, maar dit is dan voor ouders niet duidelijk, want wanneer zijn de opvoedingsvaardigheden dan ‘sterk genoeg’? Verwachtingen bij de start worden vaak vrij ruim en algemeen geformuleerd, daarna kan men samen met de ouders concretiseren bv. in de eerste periode werken rond: ‘ik leer anders (gepast) omgaan met straffen en belonen’. bv. ‘leer mij wat ik kan doen om de kinderen vlotter en op tijd in bed te krijgen.’ Er wordt op gewezen dat bij sommige langdurende begeleidingen de algemene doelstelling soms te gemakkelijk aangehouden worden. De evolutiebesprekingen zijn dé moment om deze te concretiseren en bij te sturen. Of om na te denken of de verwachtingen niet te veeleisend zijn, of men bepaalde zaken niet beter kan laten vallen…. 3
-
Moeilijk bv. voor ouders om als einddoel te horen dat je ‘opvoedingsvaardigheden moeten verbeteren’ of ‘een stabiel leven hebben’ of ‘veiligheid kunnen verzekeren’ als nooit concreet ingevuld wordt wat men daaronder verstaat en hoe men als ouder kan bewijzen dat dit zo is….een bespreking met consulenten is misschien dé moment om deze zaken te concretiseren en er een timing op te plakken.
Openheid in overleg en verslag kan leiden tot niet formuleren van moeilijke zaken. Dit ligt bij een residentiële dienst iets moeilijker dan bij een ambulante. Bij thuisbegeleiding of dagcentra heeft men nauwer contact met de ouders, bovendien is het kind thuis en is de beslissing (thuis verblijven of niet) niet afhankelijk van maatregelen gebaseerd op de verslaggeving. De openheid in overleg, verslag, zou niet mogen leiden naar het niet bespreken van delicate zaken. Duidelijkheid van bij de start over je opdracht als hulpverlener en het gewicht van verslagen en beslissingen, kan helpen. Als hulpverlener moet je je tenslotte ook houden aan je opdracht en afspraken die in het hulpverleningprogramma geformuleerd zijn. Wanneer doelstellingen niet herkend worden door cliënten, wordt in het verslag soms vermeld dat dit zo is voor de cliënt, maar dat de professionelen toch zullen werken aan dit punt. Dit is een vrij dubbele positie, enerzijds zoeken ouders/jongeren een vertrouwenspersoon waarop ze kunnen steunen, anderzijds moeten er zaken gemeld worden, maken hulpverleners ‘een stand van zaken’ op naar de consulenten… Ouders schrijven de rol van toeverlaat, vertrouwenspersoon toe aan de hulpverlener en tegelijk is de hulpverlener degene die meldt bij de consulenten / jeugdrechter. Enerzijds kan je hierop duiden, maw bijna aan ouders zeggen dat wat ze niet willen dat in verslag komt, dat men dat dan ook niet meldt (zou dit beter zijn?) maar dit zet misschien een rem op de relatie en de mogelijkheid een vertrouwenspersoon en hulp te kunnen zijn. Als hulpverlener moet je anderzijds ook niet alles in het verslag schrijven. Wanneer ouders hun hart luchten bij jou en deze zaken geen betrekking hebben op de evolutie van de maatregel genomen ten opzichte van die specifieke jongere, kan je overwegen dit buiten het verslag te houden.
Evenwaardige inbreng? Een gevaar is dat men te veel belang gaat geven aan cliëntmening, dat men het hulpverlenerperspectief te veel gaat minimaliseren. Het is niet omdat cliënten hun mening terugvinden in het verslag dat hun verwachtingen ook ingelost zullen worden. Ten slotte heb je als hulpverlener een opdracht die moet blijven meespelen. Meerstemmige verslaggeving wil zeggen: alle stemmen naast elkaar, dus ook deze van de hulpverlener, ook als de stemmen niet overeenstemmen. Bij pleegdiensten hebben ouders vaak het gevoel dat de stem van pleegouders meer doorweegt dan deze van de ouders zelf. Men meldt ook dat zij beter op de hoogte zijn van alles. Men vreest dat doelstellingen/verwachtingen strenger worden, in de zin van: men legt de lat hoger voor de ouders onder invloed van de aanpak in het pleeggezin. Opvoedingsvaardigheden die in het pleeggezin aanwezig zijn, worden voorgespiegeld als norm bij evalueren van terugkeermogelijkheden voor het kind naar de eigen ouders….? De jeugdrechter heeft wellicht niet altijd tijd genoeg om alle verslagen door te nemen, en verschillende situaties aan de persoon die dan voor hem/haar staat te koppelen. Het is dus beter om wanneer ouders echt wel willen dat ze gehoord worden, hen aan te raden een kabinetsbespreking aan te vragen. Iedere ouder kan dit aanvragen, de jeugdrechter spreekt dan met hen op zijn kabinet. Dit biedt meer zekerheid dat hij/zij hun kant ook gehoord heeft. 4
Functie van het verslag. Het verslag als werkinstrument? Dit is toch wel een vrij belangrijk item. Hierin spelen zowel de visie van de voorziening en de verwachtingen van de opdrachtgever. Het verslag dient in eerste instantie (voor wat betreft consulenten) een overzicht te geven van de evolutie. De jeugdrechter gebruikt het echter wel om zich op te baseren ifv een beslissing. Het verslag bevat dus voor de consulent best volgende zaken: * de oorspronkelijke afspraken, verwachtingen, zoals ze zijn voor iedere betrokkene, * hoe daarmee gewerkt is, de evolutie; hoe werd door de jongere zijn doelstelling aangepakt, hoe is dat voor het gezin, ouders; hoe zien zij dat? * de krachten die er zijn bij de betrokkenen, de werkpunten die na deze periode gesteld, gezien worden door iedere betrokkene. De consulent bewaakt hierin of de verwachtingen gesteld door bv. de jeugdrechtbank ook bereikt worden. Principes: Cliënt is regisseur van de eigen hulpverlening en voegt aldus eigen doelstellingen en visie toe. Cliënten komen naar voor met hun eigen krachten en voor hen mogelijke werkpunten. Opmerking: wanneer bepaalde doelen te veraf, te algemeen, te ideaal geformuleerd zijn, in de zin van ‘onbereikbaar’ blijven, kan men de vraag stellen of ze cruciaal zijn… Dit is een moment om stil te staan bij grenzen, ‘het plafond’ van de hulpverlening is hier van belang. Een evolutieverslag kan naargelang het gebruik een werkinstrument worden: * een momentopname voor alle betrokkenen; * een gelegenheid om thema’s en verwachtingen van de verschillende partijen te benoemen en te concretiseren tegenover elkaar, * met de betrokkenen een metapositie innemen en de ‘stand van zaken’ bekijken tegenover het vertrekpunt 6 maand geleden, * terugblik en vooruitblik om te zien waar de vooruitgang zit * stilstaan bij de vraag wat kan leiden tot stoppen met hulpverlening * hernieuwen of herzien van afspraken. Een verslag is dus best iets tussen een rapport voor de consulenten en een werkinstrument dat ondersteunend is bij de hulpverlening in het gezin. Het verslag zien als een werkinstrument heeft de meerwaarde dat het zaken bespreekbaar en hanteerbaar maakt in overleg met het gezin. Misschien moeten we meer stilstaan bij het doel van verslaggeving voor de dienst, voor de begeleider: - Wordt dit een verslag over ‘het presteren van de dienst’? - Hebben we de neiging om onze aanpak te ‘verdedigen’, verantwoorden in het verslag? Natuurlijk moet de aanpak verantwoord zijn, maar is dit prioritair om aan te tonen in het verslag? - Is het verslag een bewijs dat men stappen zet, voor de consulenten bedoeld? - Geeft het verslag een zicht op de stappen die het gezin gezet heeft, de acties die samen met cliënten ondernomen zijn? - Is het eerder een werkinstrument dat het gesprek en de reflectie over de hulpverlening ondersteunt tijdens overleg met cliënten en consulenten? - ‘wat niet besproken is met cliënten’ kan beter ook niet in het verslag staan? - ‘wat niet gezegd is’, geschreven kan worden in hun aanwezigheid, kan ook niet aangepakt worden in het begeleidingsproces…. 5
Het verslag is best kort en bondig zonder hypothesen. Ook ouders ijveren voor korte en bondige verslagen. Hierdoor is er minder kans op hypothesen en veronderstellingen We dienen ons ook telkens af te vragen of het vermelden van een diagnose wel zijn plaats heeft in een verslag. Het medisch dossier valt immers onder patiëntenrecht. Toch werd opgemerkt dat de diagnose (vb. borderline) ook wel het gezinsfunctioneren kan beïnvloeden. In deze discussie spelen twee zaken mee, namelijk het in orde zijn met de wetgeving en de kijk naar de begeleiding (is het nodig om een diagnose erbij te betrekken in dit dossier?). In een evolutieverslag neemt de evolutie immers een centrale plaats in; de stappen die gezet zijn. In het ideaal scenario zijn de doelstellingen van een verslag best ‘Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdsgebonden’ geformuleerd. Het is belangrijk om niet te werken met te algemene doelstellingen die kunnen blijven aangepast en veranderd worden. Een ideaal scenario is een verslag als resultaat van een samenkomst of vergadering met alle betrokkenen, eerder dan een verslag opgemaakt vanuit de kant van de hulpverleners. In dit verslag zijn evoluties opgenomen en werd deze inhoud reeds besproken. Tijdens de evolutiebespreking kunnen dan nog aanvullingen en nieuwe afspraken bijgevuld worden. De opbouw van het verslag gebeurt volgens verschillende stukken. Het verslag wordt beter opgebouwd vanuit doelstellingen die in het vorige verslag werden gesteld. Per doelstelling wordt dan besproken hoe iedereen ernaar kijkt.
Meerwaarde van het werken met open of meerstemmig verslag: Ouders voelen zich meer betrokken. Er is meer vertrouwen dat hun verwachtingen in het verslag opgenomen zijn. Mensen zijn echt op de hoogte waarover het gaat. Er worden meer zaken echt uitgesproken. De verschillende meningen komen aan bod. Verwachtingen kunnen bijgesteld worden. Positief vind men dat het verhaal van de jongere/ouder niet in hun plaats moet gebracht worden, het staat in het verslag. Goed is ook dat daardoor cliënten al nagedacht hebben over waar ze naartoe willen/kunnen met de begeleiding alvorens ze bv. dit aan consulenten moeten overbrengen, of op jeugdrechtbank. Van ouders heeft men de ervaring dat hoe moeilijk het thema ook is (ook al zitten de ouders heel de tijd afgewend en brengen ze niets in) men toch verkiest om aanwezig te zijn.
Tips om de verschillende stemmen op te nemen: -
In het verslag zit een overzicht van ieders oorspronkelijke verwachting, ieders visie op stand van zaken en het wordt dan ook bijgestuurd door alle betrokkenen. Het omvat ook krachten van cliënt, gezin en context. Je kan ieders standpunt zelf noteren of door de betrokkenen zelf laten schrijven. Wanneer ouders zeker willen zijn dat de jeugdrechter ook hun kant hoort, kan je hen beter aanraden een kabinetsbespreking aan te vragen, dit kan via de consulent. Hou het verslag kort (geen uitgebreide hulpverlenerhypothesen) zodat het leesbaar blijft, ook voor de jeugdrechter die minder tijd heeft, ook voor cliënten en ouders. We kunnen het verslag telkens bij een huisbezoek meenemen, zo groeit het elke keer (als een werkinstrument) en is de inhoud gekend op het moment dat men de 6 maand nadert.
6
Korte synthese:
Kapstokken voor het werken met open verslaggeving.
HET IS BELANGRIJK OM STIL TE STAAN BIJ DE FUNCTIE VAN HET VERSLAG: -
Het evolutieverslag geeft een overzicht van de voorbije periode. Met betrekking tot de oorspronkelijk gestelde verwachtingen van iedere betrokkene. Een evolutieverslag kan naargelang het gebruik een werkinstrument worden: * een momentopname voor alle betrokkenen, * een gelegenheid om thema’s en verwachtingen van de verschillende partijen te benoemen en te concretiseren tegenover elkaar, * met de betrokkenen een metapositie innemen en de ‘stand van zaken’ bekijken tegenover het vertrekpunt 6 maand geleden, * terugblik en vooruitblik om te zien waar de vooruitgang zit, * stilstaan bij de vraag wat kan leiden tot stoppen met hulpverlening, * hernieuwen of herzien van afspraken.
EEN VERSLAG GEEFT DE VERSCHILLENDE STEMMEN WEER: -
In het verslag zit een overzicht van ieders oorspronkelijke verwachting, ieders visie op stand van zaken en het wordt dan ook bijgestuurd door alle betrokkenen. Je kan ieders standpunt zelf noteren of door de betrokkenen zelf laten schrijven. Wanneer ouders zeker willen zijn dat de jeugdrechter ook hun kant hoort, kan je hen beter aanraden een kabinetsbespreking aan te vragen, dit kan via de consulent. Het omvat ook krachten van cliënt, gezin en context.
HET VERSLAG ALS WERKINSTRUMENT: -
Wordt opgebouwd rond de begeleiderdoelen, evolutie hieromtrent, perspectief vanuit cliënt en ouders, en ieders verdere verwachtingen. Kan niet afgewerkt zijn voor het overleg, daar nieuwe afspraken tijdens de bijeenkomst tussen cliënten, consulenten en hulpverleners pas gemaakt worden. Hou het verslag kort (geen uitgebreide hulpverlenerhypothesen) zodat het leesbaar blijft, ook voor de jeugdrechter die minder tijd heeft, ook voor cliënten en ouders.
Ideaal scenario rond doelen en verslaggeving: Handelingsplan formuleert alle verwachtingen van alle partijen. Er zijn daarvoor dan ook al een aantal contacten met het gezin geweest. Evolutieverslag bouwt verder op dit plan als een werkinstrument. Na het evolutiegesprek met consulent, cliënten en hulpverlening worden nieuwe afspraken, aangepaste doelen geformuleerd en opgenomen in het verslag. Doelen zijn realistisch, bereikbaar, haalbaar, beperkt in hoeveelheid en tijd.
7
