Op weg naar e-facturatie

Op weg naar e-facturatie

Nationale Administrateursdag 2013 Johan D. Schaeffer Founder en CTO

Op weg naar e-facturatie Waar hebben we het over?

Waar wachten we op?

Wat is een e-factuur?

Geschiedenis

Wat is e-facturatie?

Uitdagingen

De voordelen van e-facturatie

Simplerinvoicing

Waar gaat dit naar toe?

Wanneer zijn we er?

Vereisten: digitaal is gelijk aan papier COUNCIL DIRECTIVE 2010/45/EU of 13 July 2010 effective form 1 January 2013 Article 233 1. The authenticity of the origin, the integrity of the content and the legibility of an invoice, whether on paper or in electronic form, shall be ensured from the point in time of issue until the end of the period for storage of the invoice. Each taxable person shall determine the way to ensure the authenticity of the origin, the integrity of the content and the legibility of the invoice. This may be achieved by any business controls which create a reliable audit trail between an invoice and a supply of goods or services. “Authenticity of the origin” means the assurance of the identity of the supplier or the issuer of the invoice. “Integrity of the content” means that the content required according to this Directive has not been altered.

1. De factuur bevat wettelijk verplichte gegevens 2. Je moeten kunnen aantonen dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is veranderd 3. De belastingdienst moet de factuur kunnen controleren Extra eis: Ontvanger mag elektronische factuur theoretisch weigeren, maar geeft indirecte toestemming door het betalen van de factuur. Toestemming hoeft niet expliciet te worden gevraagd.

Wat is een elektronische factuur? Is er verschil tussen een elektronische- en een digitale factuur? Is een PDF ook een elektronische factuur? Een échte elektronische factuur kan zonder tussenkomst van menselijk handelen worden verwerkt. Ofwel: Machine to Machine (M2M)

Huidige manier van (PDF)-factureren

Archief

Boekhoudpakket

Boekhoudpakket

PDF

eMail

Printen

Boeken

Inlezen

Printen

Post

Registratie

Coderen

Herkennen

Procuratie Betwist

Scannen Archief


Archief

Boekhoudpakket

Boekhoudpakket

PDF

eMail

Printen

Boeken

Inlezen

Printen

Post

Registratie

Coderen

Herkennen

Procuratie Betwist

Scannen Archief

Optimale elektronische facturatie Boekhoudpakket

Boekhoudpakket

Archief Procuratie Status uitwisseling

Het is tijd voor échte eFacturatie Iedereen doet het al of zegt elektronisch te gaan factureren. Maar het komt in de praktijk neer op het via e-mail verzenden van PDFfacturen. Resultaat: Alleen wat besparing in drukwerk- en portokosten voor de verzender.

Facturatie is toe aan de volgende fase; het van begin tot eind automatiseren van de financiële keten

Even terug…

1987: UN/EDIFACT (factuurstandaard ISO9735) 1993: Internet maakt uitwisseling goedkoop 1996: XML standaard gepubliceerd 1999: Webservices en internetbeveiliging op niveau 2001: e-Factuur toegestaan (Gerrit Zalm) Even stil… 2009: Factuur vormvrij (Jan Kees de Jager) 2010: Advies College Standaardisatie over formaten 2011: e-Factuur B2G is een recht (Verhoeven) 2013: Gelijke behandeling e-Factuur in Europa 2013: SimplerInvoicing start in Nederland 2014: Verplichting overheid: 80% adoptie 2016: e-Procurement verplicht voor alle publieke organisaties in Europa (voorstel) 2020: Één volledig digitale Europese markt

Opdracht Nederlandse overheid

Waarom willen we e-facturatie? EU directive Efficiency Milieu Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden

Verlaging administratieve lasten Innovatie aanwakkeren

Concurrentievoordeel Nederland

Opdracht Nederlandse overheid


Verlaging administratieve lasten Innovatie aanwakkeren

Concurrentievoordeel Nederland

Niet meer coderen en handmatig inboeken


Niet meer inscannen en archiveren Minder correcties (namelijk geen typfouten meer)

Minder foutieve betalingen Automatische matching (met order of contract)

Niet meer printen (Meer dan 95% print de email)


Geen enveloppen meer Geen transport (post) meer

Geen archiefruimte meer nodig Bottomline: minder CO2 uitstoot

Afgeleverd binnen enkele seconden

Waarom willen we e-facturatie?

Direct opgenomen in de procuratieworkflow Statusterugkoppeling van disputen en akkoord

(Sneller oplossen van vragen of problemen)

EU directive

Juiste vervaldatum staat automatisch in het

Efficiency

systeem van ontvanger

Milieu

Je krijgt sneller betaald

Snelheid

Uitbesteden incasso

Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden

kan geautomatiseerd

Het procuratieproces doet de juiste


verantwoordelijke online of via een app (zonder toegang tot de boekhoudsoftware)

Het proces is makkelijker overdraagbaar

EU directive

Facturen raken niet meer kwijt

Efficiency

Er is inzicht in de status van de factuur

Milieu

Het administratiekantoor krijgt automatisch een

Snelheid

kopie van de factuur in de administratie en kan


hierdoor snel inspelen op adviespunten

Betrouwbare ontvangst, doordat :


1. de afzender is geïdentificeerd en geverifieerd 2. transport gaat via een beveiligd netwerk

Spookfacturen worden teruggebracht

EU directive

Het elektronisch archief bevat een audit-trail

Efficiency

Terugkoppeling ontvangst en verwerking

Milieu

Minder kans op fraude

Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden

Écht e-facturatie maakt automatisch boekouden

Waarom willen we e-facturatie? EU directive

mogelijk. Administratie is altijd bij; dus de managementinfo is ook altijd up-to-date

Echter… administratiekantoren moeten hun verdienmodel aanpassen…

Efficiency Milieu

Naast de e-factuur worden straks ook andere

Snelheid

financiële documenten uitgewisseld. Denk dan


aan orders, opdrachtbevestigingen, algemene voorwaarden, kassa-afsluitingen, loonjournaalposten, etc…


Boekhoudpakket



Archief

Boekhoudpakket

Boekhoudpakket

PDF

eMail

Printen

Boeken

Inlezen

Printen

Post

Registratie

Coderen

Herkennen

Procuratie Betwist

Scannen Archief


Archief

Boekhoudpakket

Boekhoudpakket

PDF

eMail

Printen

Boeken

Inlezen

Printen

Post

Registratie

Coderen

Herkennen

Procuratie Betwist

Scannen Archief

De belangrijkste partijen werken hier aan mee Dit afsprakenstelsel lost het bestandsprobleem op

SimplerInvoicing

én zorgt voor uitwisseling tussen de netwerken

(4-partijen stelsel)

Simplerinvoicing LITE™ is de vereenvoudigde implementatie die alleen XML formaat ondersteund Simplerinvoicing FULL™ biedt daarnaast de uitgebreide real time zoekfunctie, beveiligde uitwisseling van facturen en een authenticiteit en integriteit garantie.

Verschillende landen kiezen verschillende formaten Nederland heeft gekozen voor UBL én HR-XML

Uitdagingen

Het MKB kan niets met de HR-XML

Verschillende branches interpreteren de UBL anders Bestandsformaat

Belangrijke velden worden door pakketten

Veilige uitwisseling

verschillend gebruikt (voorbeeld referentie)

Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa

XML 1011010 0111010 0101010 1000100 100110

Bij onveilige uitwisseling (bv email) ben je niet zeker van de afzender (je moet dit dan dus controleren op

Uitdagingen

basis van je interne organisatie)

Niet alle documenten kunnen via de interne Bestandsformaat

organisatie gecontroleerd worden (orders)


Spookfacturen beperken de mogelijkheden van

Interoperabiliteit

automatische verwerking van facturen

Softwarepakketten Het MKB Kritische massa

Bestaande initiatieven bij grote bedrijven, branches en de Billing Service Providers werken weinig samen

Uitdagingen

Een klant kan niet van het ene netwerk naar het

andere netwerk versturen. Bestandsformaat

Regulering op uitwisseling tussen deze netwerken is


noodzakelijk (vergelijkbaar met de telefonie markt)

Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa

Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa

De softwarepakketten zijn de bron van het grootste deel van de financiële transacties;

Uitdagingen

zij moeten mee innoveren in deze ontwikkelingen!

Er zijn in Nederland zo’n 600 softwarepakketten die Bestandsformaat

(een deel van) de financiële administratie verzorgen


eVerbinding is een BSP die softwareleveranciers helpt

Interoperabiliteit

te ontsluiten aan het netwerk van Simplerinvoicing


Als er een paar schapen over de dam zijn…


Tot nu toe was een geen BSP met een propositie voor het MKB, het MKB deed nog niet mee…

Uitdagingen Bestandsformaat

Aparte applicaties installeren, consultants inhuren…

Veranderingen:


Integratie van SimplerInvoicing in bestaande

Interoperabiliteit

standaard software komt op gang


Vriendelijke prijzen voor alleen toegevoegde waarde dwingen de markt te innoveren

Nederland loopt niet bepaald voorop…


Het MKB is aan zet


1/1/2014

Nederland moet een inhaalslag maken Het MKB is aan zet, daar is de meeste winst te halen

Uitdagingen

Administratie- en accountantskantoren zijn belangrijk

om adoptie in het MKB van de grond te krijgen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa

Ambitie van Simplerinvoicing # Trading Entities Reachable

Uitdagingen

950k 850k

Bestandsformaat

700k

Veilige uitwisseling Interoperabiliteit

480k


2013

2014

2015

2016

2017

2018

Ambitie van Simplerinvoicing


Archief

Boekhoudpakket

Boekhoudpakket

PDF

eMail

Printen

Boeken

Inlezen

Printen

Post

Registratie

Coderen

Herkennen

Procuratie Betwist

Scannen Archief


Archief

Boekhoudpakket

Boekhoudpakket

PDF

eMail

Printen

Boeken

Inlezen

Printen

Post

Registratie

Coderen

Herkennen

Procuratie Betwist

Scannen Archief


Boekhoudpakket


Vragen? [email protected]

Op weg naar e-facturatie

Recommend Documents