Geachte klant,
Onze nieuwe manier van factureren heeft enkele opmerkingen en vragen opgeroepen die we u verder willen duiden en uitklaren. Met deze nieuwe facturatiestructuur beantwoordt Acerta aan de vraag van de overheid om de geldstromen die een sociaal secretariaat int, duidelijk en transparant te administreren en door de werkgevers, bedrijfsleiders of zaakvoerders te laten boeken. Daarnaast proberen we het zo overzichtelijk mogelijk voor u te maken door zowel facturen als journaalposten gegroepeerd aan te bieden.
We leggen u graag nog eens expliciet uit welke ‘soorten’ uitnodigingen tot betalen en welke rapporteringsdocumenten Acerta aan u richt, en, met welke frequentie en op welke timing. Verder leggen we u uit hoe u deze bedragen in uw boekhouding kunt inboeken. Er zijn 3 soorten acties die u neemt op basis van documenten die Acerta u overmaakt: 1. Betalen 2. Boekhouding voeden 3. Kosten staven en rapporteren Hieronder lichten wij deze graag verder toe.
1. Betalingen:
Betalen doet u voortaan op basis van een factuur én een betalingsaanvraag. Acerta maakt deze aan e de op elke 1 of/en 6 werkdag van de maand. Voor het innen van de RSZ, Bedrijfsvoorheffing, bijdragen aan fondsen, gelden die Acerta aan de overheid en fondsen overmaakt, zenden wij u voortaan een ‘betalingsaanvraag’. Het bedrag voldoet u binnen de wettelijke bepalingen van de overheid.
Voor onze administratiekosten (waarop B.T.W. is verschuldigd) ontvangt u een ‘factuur’. Deze ‘kosten’ ontstaan voor u voortaan pas op het ogenblik van ontvangst van de factuur, voorheen ontstonden deze onmiddellijk ná de loonberekening.
2. Boekingen: Boekingen maakt u op basis van facturen, betalingsaanvragen en de journaalposten . Bij ontvangst van de betalingsaanvragen ( overheidsgelden) heeft u de keuze :
A. U boekt deze in als een aankoopfactuur Hiervoor kan u rekening 440000 gebruiken, ‘Leverancier Sociaal Secretariaat’.
Voorbeeld A betalingsaanvraag Bedrijfsvoorheffing: Debet 453000 Bedrijfsvoorheffing 440000 Leverancier Sociaal Secretariaat
Credit
100,00 euro 100,00 euro
B. Of, u boekt deze in het financieel dagboek Hiervoor kan u de rekening 550000 van de Kredietinstelling/Bank gebruiken.
Voorbeeld B betalingsaanvraag Bedrijfsvoorheffing: Debet 453000 Bedrijfsvoorheffing 550000 Kredietinstelling /Bank
Credit
100,00 euro 100,00 euro
Bij ontvangst van de facturen ( administratiekosten ): Door middel van de betaling van deze factuur (zie hierboven) neemt u deze verrichting op in uw boekhouding - net zoals voor elke andere factuur van een leverancier. Ook facturen worden e de aangemaakt op de 1 of/en 6 werkdag van de maand.
Voorbeeld: Betaling van de factuur Debet 440000 Leverancier Sociaal Secretariaat 550000 Kredietinstelling /Bank
Credit
12,10 euro 12,10 euro
Bij ontvangst van de journaalpost: Op de journaalpost krijgt u een overzicht van de volledige boeking. e
de
Vandaag brengen wij de journaalposten uit op de 1 of/en de 6 werkdag van de maand, afhankelijk van het tijdstip van uw loonafwerking en eventuele looncorrecties. Deze bevatten: A. De loonelementen: Voorbeeld: Debet 620200 Wedden 500,00 euro 621200 Werkgeversbijdragen RSZ 100,00 euro 455000 Te betalen nettolonen 444000 Te ontvangen facturen/betalingsaanvragen (*) (*) In het verleden stond deze regel op 440000 Leverancier Sociaal Secretariaat
Credit
300,00 euro 300,00 euro
B. De administratiekosten: Voorbeeld:
613000 Administratiekosten Sociaal Secretariaat 411000 Terug te vorderen BTW 440000 Leverancier Sociaal Secretariaat
Debet 10,00 euro 2,10 euro
Credit
12,10 euro
Door middel van de rubriek facultatieve journaalpost (bijkomend vermeld op de journaalpost) kunt u de eerder vermelde boekingen van de loonelementen laten aansluiten met de ontvangen facturen en betalingsaanvragen. Voorbeeld:
444000 Te ontvangen facturen / betaalaanvragen 453000 Bedrijfsvoorheffing 454000 Te betalen RSZ Werknemersbijdrage 454001 RSZ Werkgeversbijdrage 454002 RSZ bijzondere bijdrage
Debet 300,00 euro
Credit 100,00 euro 8O,00 euro 100,00 euro 20,00 euro
Opmerking: Indien u maandelijks afsluit en de facturen niet tijdig ontvangt, kunt u volgende boeking (bij wijze van provisie) uitvoeren: Debet 613000 Administratiekosten Sociaal Secretariaat 444000 Te ontvangen facturen Sociaal Secretariaat
Credit
10,00 euro 10,00 euro
Met het oog op transparantie zullen we vanaf 10 april 2013 de journaalposten ontdubbelen: 1. Eén journaalpost bevat de loonelementen uit de berekening; 2. Een andere journaalpost resumeert voortaan de administratiekosten, zoals vermeld op de facturen. Hierop vindt u onderaan ook de facultatieve boekingsposten met gegevens van de betalingsaanvragen waarmee u een volledige aansluiting vindt met de journaalposten met de loonelementen uit de berekening. Beide documenten worden eveneens de 1e en/of 6e werkdag van de maand aangemaakt. Voortaan vindt u in de hoofding van elke journaalpost een exacte verwijzing naar de achterliggende stavingsdocumenten: voor de journaalpost met de loonelementen wordt de afwerkingsdatum, afwerkingsnummer en loonperiode vermeld, voor de andere journaalposten worden de factuur- en betalingsaanvraagnummers vermeld.
Indien u, bij uitzondering, de journaalpost met loongegevens eerder wenst te ontvangen, kunt u e de een afwijking op de standaard timing (1 of/en 6 werkdag van de maand) aanvragen. Dit betekent dat u deze journaalposten samen met elke loonafwerking kunt ontvangen met ingang
van de loonafwerking van 10 april. Indien u voor deze optie kiest, meld dit dan zo snel mogelijk aan uw Acerta contact.
3. Kosten staven en rapporteren: Indien er gegevens moeten gestaafd en gerapporteerd worden, dan kunnen deze op twee manieren in beeld gebracht worden: A. U gaat uit van de toestand van de boekhoudkundige data op dát ogenblik in de tijd (los van het moment van de loonberekening). B. Indien er meteen na de loonberekening gegevens nodig zijn ter kostenstaving, maakt u best gebruik van het document ‘overzicht loonbon’ dat u bij de loon-uitput vindt. Stel dat de samenvatting op het overzicht loonbon niet volstaat, of indien u een andere, analytische rapportering nodig heeft, bespreek dit dan met uw Acerta contact.
De ‘veelheid’ van zendingen. Hoewel de term ‘groeperen van facturatie’ de indruk geeft dat er minder verzendingen uit voortspruiten, moeten we samen met u vaststellen dat dit vandaag voor sommige categorieën van klanten (nog) niet het geval is. Parallel met de beslissing de verschillende geldstromen van het sociaal secretariaat transparanter te administreren, werkt Acerta momenteel aan een ander project. Met name een proces waarbij we niet alleen de overheidsgelden en de administratieve bedragen duidelijker gaan groeperen, maar straks ook de zendingen aan onze klanten gaan kunnen bundelen, zowel via een digitaal als een papieren traject. Wij hopen daar binnen afzienbare tijd heel concreet op terug te komen.
Samenvattend Dankzij het gebruik van de benaming ‘betalingsaanvraag’ enerzijds en ‘factuur’ anderzijds, heeft u voortaan een duidelijk, transparant zicht op het onderscheid tussen de overheidsgelden en de administratiekosten.
Door deze apart te behandelen kan er geen vermenging van geldstromen plaatsvinden wat meteen het risico uitsluit dat deze in elkaar zouden lopen. De betalingsaanvragen voor de overheidsgelden worden u aangeboden op het ogenblik dat de overheid deze verwacht. Dit staat los van het ogenblik waarop u uw lonen verwerkt. Dankzij dit proces bent ù als werkgever, en Acerta als uw Sociaal Secretariaat, volledig gealigneerd op de eisen van de overheid.
Administratiekosten worden pas aangerekend op het ogenblik van de facturatie, dus niet meer onmiddellijk naar aanleiding van uw loonberekening. Dit laat ons toe om facturen zo veel mogelijk te groeperen, wat meestal een aanzienlijke beperking van het aantal facturen inhoudt.
Heeft u na het lezen van deze extra duiding over de facturatie nog vragen heeft u of eventueel een specifieke behoefte/verzoek met een specialist ter zake wilt bespreken, aarzel dan niet en neem contact met Acerta’s experten op het nummer 016/279260 van 9 tot 12 en van 13 tot 17u. Deze lijn is actief van 15 maart tot 30 april.
