:03 vragen en opmerkingen:

FAQ loopbaanbegeleiding versie 23/06/2016 12:03 vragen en opmerkingen: [email protected]

Afkortingen & definities.....................................................................................................................................................................2 Disclaimer ................................................................................................................................................................................................... 3 1

Algemeen .......................................................................................................................................................................................... 4 1.1

Aanleiding ................................................................................................................................................................................... 4

1.2

Geen begeleidingen .............................................................................................................................................................. 4

2

Tijdlijn................................................................................................................................................................................................. 5 2.1

Planning ....................................................................................................................................................................................... 5

2.2

Periode .................................................................................................................................................................................... 5

2.3

E-mail ....................................................................................................................................................................................... 5

3

Bewijsstukken ................................................................................................................................................................................ 6 3.1

4

Algemeen ..................................................................................................................................................................................... 6 Sjabloon............................................................................................................................................................................................. 8

4.1

Algemeen ..................................................................................................................................................................................... 8

4.2

Éénmanszaken & coöperatieve vennootschappen ...................................................................................... 8

4.3

Verschillende tabbladen ............................................................................................................................................... 9

4.4

Tabblad Samenvatting .................................................................................................................................................. 9

4.5

Tabblad Personeelskosten ........................................................................................................................................ 10

4.6

Tabblad Werkingskosten............................................................................................................................................ 12

4.7

Tabblad Onderaanneming ........................................................................................................................................ 12

1

Afkortingen & definities BVR.......................... Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de loopbaanbegeleiding (17/05/2013) DAEB ......................................................................................................................... Diensten Algemeen Economisch Belang Timesheets ............................................................................................................................................................... Tijdsregistraties

2

Disclaimer Dit document is bedoeld ter verduidelijking. VDAB behoudt het recht om steeds de inhoud van dit document te wijzigen.

3

1

Algemeen

1.1 Aanleiding 1.1.1

Waarom gebeurt deze financiële audit?

Vanuit Europa (DAEB-regelgeving) is VDAB verplicht uiterlijk om de drie jaar een audit uit voeren bij haar partners. De wettelijke basis op Vlaams niveau is neergeschreven in het BVR. Het doel van deze audit is om de huidige prijszetting te evalueren.

1.1.2

Waarom bent u niet op voorhand verwittigd voor deze financiële audit?

Bij uw mandaataanvraag staat onder ‘3. Engagementen’ het volgende:

[…] de dienstverlening uit te voeren volgens de bepalingen van het ‘Besluit van de Vlaamse regering betreffende loopbaanbegeleiding van 17 mei 2013’ […]. Artikel 16 van dat BVR stelt:

[…] De VDAB voert op regelmatige basis, uiterlijk om de drie jaar, controles uit die gericht zijn op de naleving van de bepalingen van dit besluit, om de omvang van de vergoedingen voor de loopbaanbegeleiding te bepalen. […] Daarenboven staat, eveneens in de mandaataanvraag, nog dit punt:

[…] Op eenvoudig verzoek van de VDAB of een daartoe aangestelde derde de informatie, administratieve en boekhoudkundige stukken ter beschikking te stellen […] U was het misschien vergeten, maar u bent wel degelijk op voorhand ingelicht.

1.2 Geen begeleidingen 1.2.1

Wat indien u (nog) geen klanten hebt begeleid?

Stuur ons het digitaal ondertekend sjabloon terug. U hoeft enkel in het tabblad "Samenvatting" in te vullen. Het volstaat om in het veld “opmerkingen” te zetten dat er geen begeleidingen zijn uitgevoerd over de gecontroleerde periode. Dit is, net zoals de audit zelf, een verplichting van Europa.

1.2.2

Wat indien u maar één of twee jaren klanten hebt begeleid?

Voor de jaren waarin u geen begeleidingen hebt uitgevoerd, vult u enkel het tabblad “Samenvatting” in. Daar schrijft u dat u dat jaar geen begeleidingen hebt uitgevoerd. Voor de periodes waarin u wél begeleidingen hebt uitgevoerd, vult u het volledige sjabloon in. Alle bestanden moeten elektronisch getekend worden.

4

2

Tijdlijn

2.1 Planning 2.1.1

Wanneer komt uw centrum aan de beurt?

Als dit de eerste keer is dat u een financiële audit van VDAB met betrekking tot loopbaanbegeleiding krijgt, kan u de datum bij benadering zelf berekenen. Dit doet u als volgt: 1 2 3

Neem de datum van uw mandaattoekenning, en tel daar drie jaar bij. Bijvoorbeeld: mandaatdatum is 1/03/2014. Drie jaar verder is dus 1/03/2017. Trek van die datum drie maanden en twee weken af. Dat is de datum van oplevering van de benodigde documenten. De aangetekende zending en e-mail met sjabloon krijgt u drie maanden voor die datum.

Een voorbeeld voor een partner waarbij het mandaat is toegekend vanaf 1/03/2014: 1 2 3

1/07/2014 + 3 jaar = 1/07/2017 Deadline ontvangst documenten: 1/07/2017 – 3 maanden en 14 dagen = 16/03/2017 Datum aangetekende brief en e-mail: 16/12/2016

Opgelet: de berekeningswijze kan op elk moment gewijzigd worden. Deze data worden ook beïnvloed door weekends, feestdagen…

2.2 Periode 2.2.1

Over welke periode loopt deze financiële audit?

De periode van de financiële audit loopt vanaf de dag volgende op de laatste financiële audit, tot en met de laatste dag van de maand waarin de e-mail en aangetekende zending verstuurd is. Is dit de eerste controle? Dan loopt dit vanaf de dag van uw mandaattoekenning.

2.3 E-mail 2.3.1

Wat staat er in de e-mail?

Drie maanden op voorhand krijgt u een e-mail en een aangetekende brief. Bij die e-mail zit een sjabloon dat u moet gebruiken. Hoe u het juist moet invullen, staat uitgelegd in het sjabloon.

5

3

Bewijsstukken

3.1 Algemeen 3.1.1

Wat houdt een gescheiden boekhouding in?

Als gemandateerd centrum dient u de kosten en opbrengsten voor loopbaanbegeleiding transparant af te zonderen. Deze gescheiden boekhouding moet u in staat stellen om op een transparante wijze de gegevens in het sjabloon te verantwoorden. U dient hierbij dus best rekening te houden met de drie grote kostensoorten opgenomen in het sjabloon: personeels-n, werkings- en onderaannemingskosten.

3.1.2

Wat moet u doen als er geen timesheets beschikbaar zijn?

De beste optie is steeds om timesheets in te dienen. Deze timesheets dienen minimaal op jaarbasis aangeleverd te worden. Indien uw organisatie niet met timesheets werkt, heeft u vast budgetten. Deze budgetten mogen dan gebruikt worden in plaats van timesheets. Let op: dit moet minstens op functieniveau verduidelijkt worden. Indien u budgetten gebruikt in plaats van timesheets, voeren wij extra controles hierop uit. Een laatste mogelijkheid is dat u via een arbeidscontract aangeeft in welke mate (%) het betreffend personeelslid ingezet is voor loopbaanbegeleiding.

3.1.3

Hoe moet u het bedrag aan gemaakte kosten aantonen?

In eerste instantie wordt u gevraagd om een sjabloon in te vullen. In dit sjabloon vult u de personeels-, werkings- en onderaannemingskosten in. Werkings- en onderaannemingskosten kan u groeperen per grootboekrekening. Dan moet u wel een detail van die rekening in een apart tabblad/excelbestand opleveren. Op basis van een statistische selectie, worden dan ondersteunende documenten (facturen, loonstaten,…) opgevraagd. Zo beperken we de administratieve werkzaamheden.

3.1.4

Hoe moet u aantonen dat de ingediende kosten effectief zijn aangewend in het kader van loopbaanbegeleiding?

Om de ingediende kosten en de bijhorende verdeelsleutels op een transparante manier toe te wijzen aan loopbaanbegeleiding, dient u best rekening te houden met volgende elementen:  Personeelskosten: de inzet van het personeel specifiek voor loopbaanbegeleiding dient u te verantwoorden aan de hand van timesheets. Indien u niet werkt met timesheets kunnen arbeidscontracten of budgetten, mits een duidelijke verwijzing naar loopbaanbegeleiding, een oplossing bieden.  Werkings- en onderaannemingskosten: de ingediende kosten en bijhorende verdeelsleutels voor loopbaanbegeleiding dient u te verantwoorden aan de hand van. een overeenstemmende rekeningnummer in het grootboek. Indien u in de opmaak van u analytische boekhouding gebruik maakt van een aparte analytische code voor loopbaanbegeleiding, dan kan dit eenvoudig achterhaald worden.

6

3.1.5

Welke documenten moet u bezorgen?

De nodige documenten worden op basis van een statistische selectie opgevraagd. In eerste instantie volstaat het ingevulde sjabloon en het detail van de grootboekrekeningen zoals vermeld in de e-mail.

3.1.6

Welke dossiers worden er gecontroleerd?

Deze audit focust zich niet op dossiers, maar op het financiële gedeelte. Dit wilt zeggen dat tegenover elke ontvangen subsidie kosten moeten worden aangetoond. Zo hebt uzelf of medewerkers tijd moeten uittrekken om de loopbaanbegeleiding te geven. Misschien hebt u met onderaannemers gewerkt en hebben zij aan u gefactureerd? Kortom, alle kosten die rechtstreeks te maken hebben met de loopbaanbegeleiding moeten worden aangetoond.

3.1.7

Hoe ondertekent u de ingevulde sjablonen op een rechtsgeldige wijze?

In principe is het de bedoeling dat u de ingevulde sjablonen elektronisch ondertekent. U hoeft hiervoor enkel het sjabloon (excel) op te slaan als pdf. Nadien kan u dit ondertekenen. Een handleiding ‘elektronisch ondertekenen’ is beschikbaar op de VDAB-webpagina ‘info voor gemandateerde centra’. Indien uw motivering gegrond is, kan u echter nog op papier ondertekenen. Via een aangetekende brief dient u ons alle ingevulde sjablonen ondertekend te bezorgen. U moet hierbij ook duidelijk aangeven over welk kalenderjaar dit handelt. Deze manier van handtekenen dient u steeds via mail aan te vragen. VDAB kan steeds deze aanvraag weigeren.

3.1.8

Hoe gebeurt het opvragen van verantwoordingsstukken?

Het opvragen van de verantwoordingsstukken (loonstaten, facturen,…) zal steekproefsgewijs gebeuren. U wordt hiervan tijdig op de hoogte gebracht.

3.1.9

Welke bestanden moet u bezorgen?

In eerste fase moeten deze bestanden opgeleverd worden:  Voor elk kalenderjaar van de controle één getekende (met de identiteitskaart) pdf  Voor elk kalenderjaar van de controle één ingevuld Exceldocument  Voor elk kalenderjaar van de controle één (al dan niet voorlopig) grootboek, gefilterd op analytische code “Loopbaanbegeleiding” of equivalent. Deze bestanden moeten gemaild worden naar het speciale e-mailadres [email protected].

7

4

Sjabloon

4.1 Algemeen 4.1.1

In de e-mail zitten twee sjablonen. Welk moet ingevuld worden?

Als u beide sjablonen opent, zie u dat er één (deels) is ingevuld. Dat ingevulde sjabloon dient als voorbeeld. U moet dus het andere invullen.

4.1.2

Als gemandateerd centrum werken wij samen met veel onderaannemers. Dit heeft tot gevolg dat het merendeel van onze kosten zal bestaan uit werkingskosten. Bij het aantonen van onze kosten kunnen we echter hierdoor niet voldoen aan de vermelde percentages per kostensoort zoals aangegeven in artikel 11 van het BVR. Dit artikel stelt namelijk het volgende: “[…]De vergoeding per pakket loopbaanbegeleiding bedraagt

maximaal 550 euro exclusief BTW en vertegenwoordigt : […] 2° werkingskosten die maximaal 25 procent van de personeelskosten bedragen;[…]” Dienen we nu rekening te houden met deze aangehaalde 25%? U mag het puntje 2° artikel 11 uit het BVR (“werkingskosten die maximaal 25 procent van de personeelskosten bedragen”) negeren voor deze audit.

4.1.3

Wat met overstap van het ESF-systeem naar het VDAB-systeem voor loopbaanbegeleiding op 30 juni 2013?

We begrijpen dat dit niet evident is. We vertrouwen hierbij voornamelijk op redelijkheid om de juiste cut-off te bepalen.

4.1.4

Kan de deadline van de audit uitgesteld worden?

In principe kan de deadline van de audit niet uitgesteld worden. In uitzonderlijke gevallen kan er via mail, mits een grondige motivering, uitgesteld gevraagd worden aan VDAB. VDAB behoudt altijd het recht om hier niet op in te gaan.

4.2 Éénmanszaken & coöperatieve vennootschappen 4.2.1

Ik heb een éénmanszaak. Hoe vul ik de personeelskosten in?

Keert u uzelf een loon uit? Dan vult u dit in onder personeelskosten. Keert u uzelf geen loon uit? Als éénmanszaak kan u vergelijkbare vergoedingen (dividenden…) invullen. Beschouw die vergoedingen als een brutoloon, vul het dus in het tabblad ‘personeelskosten’ in onder ‘Brutoloon’.

8

4.2.2

Ik heb een coöperatieve vennootschap. De vennoten keren zichzelf geen loon uit, maar factureren aan de vennootschap.

Beschouw de facturen van de vennoten als onderaannemingskosten. Vul ze dus in dat tabblad in.

4.3 Verschillende tabbladen1 4.3.1

Wat moet ik invullen bij het veld ‘Referentie’?

De referentie dient om de link te kunnen leggen tussen de kosten die u invult in het sjabloon enerzijds en de bijhorende verantwoordingsstukken anderzijds. De referentie kan op 2 manieren gebeuren: 1 2

Directe link: voeg in het sjabloon een nieuw tabblad toe en zet hier de verantwoording. Het veld ‘Referentie’ krijgt dan de naam van dit tabblad. Indirecte link: voeg in het sjabloon een nieuw tabblad toe en verwijs vanuit dit tabblad naar externe documenten (die u meestuurt met het ingevulde sjabloon). U kan zo bijvoorbeeld verwijzen naar pdf’s of andere excelbestanden. Het veld ‘Referentie’ krijgt dan de naam van dit tabblad.

Om het bedrag ingevuld in het sjabloon eenvoudig terug te vinden in het respectievelijk ondersteunend document, dient Het veld ‘Referentie’ een unieke code te omvatten. Voorbeeld: in het geval van personeelskosten kan dit via de naam van het personeelslid; in het geval van werkingskosten en onderaannemingskosten kan dit via een uniek grootboekrekeningnummer;

4.3.2

Hoe dient de verdeelsleutel (%)/inzet (%)2 geïnterpreteerd te worden?

De verdeelsleutel geeft aan welk aandeel (%) van de kosten betrekken hebben op het project loopbaanbegeleiding.

4.4 Tabblad Samenvatting 4.4.1

Hoe dient het aantal personeelsleden te worden geïnterpreteerd?

Het gemiddeld aantal personeelsleden over één jaar ongeacht de functie die ze uitoefenen binnen de organisatie en ongeacht het project waarmee ze bezig zijn. Personeelsleden die dus niet werkzaam zijn in kader van loopbaanbegeleiding, dienen ook meegeteld te worden.

In de nieuwere sjablonen zijn er een aantal velden veranderd. Mogelijks vindt u hier dus verwijzingen naar velden terug die niet in uw sjabloon staan. 2 Voor het sjabloon verstuurd na 15/2/2016 wordt de kolomvariabele ‘verdeelsleutel (%)’ vervangen door ‘inzet (%)’ in het tabblad Personeelskosten 1

9

4.5 Tabblad Personeelskosten 4.5.1

Wat als u nooit bijgehouden hebt hoeveel uur begeleiding elke loopbaanbegeleider heeft aangeboden? In de registratie in MLP was het namelijk niet verplicht om de naam van de begeleider op te geven.

Op basis van budgetten kan u een indeling maken naar functieniveau in plaats naar naam begeleider (bv. groepering van vijf begeleiders in één functie). Zo kan u vervolgens een gemiddelde standaardkost per uur afleiden. Maak wel duidelijk om hoeveel personen per lijn het gaat wanneer u dit doet. Zo kunnen wij de redelijkheid van de kosten inschatten. Indien dit niet mogelijk is, kan u een schatting maken. Belangrijk voor ons is dat dit veld ingevuld is én dat het de werkelijkheid benadert.

4.5.2

Waaronder valt het coördinatiepersoneel en administratief personeel?

U mag dit inbrengen als personeelskosten. In de nieuwere sjablonen is hier een aparte tabel voor voorzien in het tabblad ‘Personeelskosten’.

4.5.3

Is er een één-op-één relatie tussen het aantal uren effectieve begeleiding en het percentage verdeelsleutel/inzet3?

Neen. Om de verdeelsleutel/inzet te bepalen, dient er niet enkel gekeken te worden naar het aantal uren effectief gepresteerde loopbaanbegeleiding maar ook naar het aantal uren ondersteunende activiteiten. Het aantal uren effectieve begeleiding omvat enkel het aantal uren dat u verplicht diende te registreren in MLP.

4.5.4

Hoe dienen de personeelskosten via een verdeelsleutel/inzet4 te worden verantwoord?

Het aantal uren dat een personeelslid werkt aan loopbaanbegeleiding, dient u best aan te tonen via timesheets (tijdsregistratie). Indien dit niet mogelijk is, dient u dit aan te tonen via budgetten. In geval van budgetten dient u ons steeds het grootst beschikbaar detail aan te leveren (per dag als dat kan). Voor timesheets volstaat het in eerste instantie om dit op jaarbasis aan te leveren. Pas bij een eventuele verdere controle zal meer detail kunnen worden opgevraagd indien nodig.

4.5.5

Wat dient er onder werkervaring verstaan te worden?

Een indicatie hiervoor is te vinden in artikel 5, §1 5° van het BVR waarin de vereiste professionele deskundigheid op vlak van loopbaanbegeleiding omschreven wordt. De sectoren die meetellen als relevante beroepservaring zijn hierbij de volgende: sector van loopbaanbegeleiding, loopbaanoriëntatie of -coaching, outplacement of werkzoekendenbegeleiding.

Voor het sjabloon verstuurd na 15/2/2016 wordt de kolomvariabele ‘verdeelsleutel (%)’ vervangen door ‘inzet (%)’ in het tabblad Personeelskosten. 4 Voor het sjabloon verstuurd na 15/2/2016 wordt de kolomvariabele ‘verdeelsleutel (%)’ vervangen door ‘inzet (%)’ in het tabblad Personeelskosten. 3

10

4.5.6

Wat indien een centrum nog groepssessies aanbiedt buiten de acht uur loopbaanbegeleiding? Deze uren zijn op vrijwillige basis en mogen niet geregistreerd worden in MLP. [Personeelskosten]

U kan dit beschouwen als uren ondersteunende activiteiten aan loopbaanbegeleiding. Dit valt onder de rubriek personeelskosten.

4.5.7

Kan een personeelslid dat afwezig is door ziekte ingebracht worden als personeelskost?

Ja, zolang de periode redelijk is en dit kan aangetoond worden via de loonfiche. Dit kan ook enkel voor de werkelijke kost. Een vergoeding betaald door bijvoorbeeld een ziekenfonds kan uiteraard niet ingebracht worden.

4.5.8

Wat met overige subsidies? Bijvoorbeeld: VIA-middelen zijn niet per hoofd en zeker niet per naam. Hoe dan per begeleider aangeven?

Via een verdeelsleutel dient u dit om te rekenen. Deze verdeelsleutel moet duidelijk en aantoonbaar zijn.

4.5.9

Wat als u relevante subsidies niet indien?

Puntje 7 van de ondertekende verklaring in het sjabloon stelt dat een onjuiste of onvolledige verklaring kan leiden tot een herziening of terugvordering van de subsidie binnen de contractuele bepalingen.

4.5.10 Wat met de registratie van de effectief gepresteerde uren loopbaanbegeleiding over verschillende kalenderjaren? Wat indien de ene activiteit gepresteerd is in het ene jaar, maar geregistreerd is in andere jaar? Het aantal uren begeleiding hebt u geregistreerd in MLP. U hebt 3 opties: 1 2 3

U wijst alle kosten toe aan het jaar dat de begeleiding gestart is; U wijst alle kosten toe aan het jaar dat de begeleiding beëindigd is; U wijst alle kosten per jaar pro rata op basis van effectief gepresteerde begeleiding (spreiding over meerdere jaren mogelijk).

In elk geval dient u consistent te zijn in uw keuze voor de invulling van het sjabloon over de verschillende jaren heen. U dient uw keuze best ook te vermelden bij de verantwoording van de verdeelsleutel.

4.5.11

Wat valt allemaal onder andere loonkosten? Maakt bijvoorbeeld een firmawagen, GSM, laptop, internetabonnement deel uit van deze rubriek?

Extralegale voordelen kunnen ingediend worden zolang ze marktconform en voldoende verantwoord kunnen worden. Er dient gewerkt te worden met een verdeelsleutel.

11

4.6 Tabblad Werkingskosten 4.6.1

Welke detail voor de onderbouw van werkingskosten is vereist ?

In Excel hoeft de onderbouw per document niet. Indien de onderbouw al gebeurt via gedetailleerde bewijsstukken (in excel, csv of txt), dan hoeft dit niet nogmaals via een extra tabblad in het sjabloon.

4.6.2

Wat als er per afdeling verschillende kostensoorten zijn?

U mag de kostensoort per afdeling indelen.

4.6.3

Hoe dienen de afschrijvingen verantwoord te worden? Zo is bijvoorbeeld het aanleveren van facturen moeilijk.

Afschrijvingskosten kunnen, in eerste instantie, verantwoord worden op basis van de afschrijvingstabellen uit het boekhoudsysteem.

4.6.4

Wat met overheadkosten, projectbeheer, wervingsacties enz.

Dit zijn werkingskosten die slechts gedeeltelijk aan het project kunnen toegewezen worden via een verdeelsleutel. Deze verdeelsleutel moet redelijk en verantwoord worden.

4.7 Tabblad Onderaanneming 4.7.1

Kan een verdeelsleutel van 100% ingebracht worden voor een bepaalde onderaannemer?

Ja dit kan het geval zijn wanneer alle ingediende kosten toegerekend kunnen worden aan loopbaanbegeleiding.

12