Ontwerp
Veranderend
klimaat Kantoorwerk vindt dezer dagen allang niet alleen meer plaats op het traditionele kantoor. De moderne medewerker kan – uitgerust met laptop en smartphone – tegenwoordig eigenlijk overal uit de voeten. Interieurkenners Françoise Bronner en Kitty de Groot doen speciaal voor Inside Information tweemaandelijks verslag van de recente ontwikkelingen op dit gebied. Dit keer besteden zij uitgebreid aandacht aan de kosten en baten van kantoorinnovatie. Auteurs: Françoise Bronner en Kitty de Groot.
48
Inside Information
Ontwerp
In het door de Architecten Cie ontworpen kantoor voor de Zuidelijke Landelijke Tuinbouw Organisatie realiseerde Concern in samenwerking met Van der Plas een sfeervolle kantooromgeving, waar veel aandacht is besteed aan identiteit en duurzaamheid. Inside Information
49
Ontwerp
In het kader van het huisvestingsproject Logius – Ministerie van Binnenlandse Zaken is de organisatie verhuisd naar een bestaand rijksgebouw. Stevens Van Dijck koos ervoor om niet het gehele gebouw, maar slechts de verbindingsbruggen tussen de werkvloeren in te richten als open multifunctionele netwerkpleinen.
50
Inside Information
Ontwerp
De geschiedenis leert ons dat de waardering van kosten en baten van huisvesting wisselt met het economische klimaat. Rinus Vader, strategisch adviseur bij DHV en bestuursvoorzitter van de Netherlands Facility Cost Index Coöperatie, vertelt over de geschiedenis van de commerciële vastgoedmarkt. In de jaren
‘De verhuurders van morgen ontzorgen de huurders’ ‘60 veranderen bedrijfspanden – tot dan vaak het bezielende visitekaartje in bezit van een bedrijf zelf – in doorsnee commercieel vastgoed. De gebouwen worden verkocht aan beleggers en omwille van efficiency en kostenbesparing vervangen door een in het weiland geplaatste anonieme huurtoren. Hier ontstaat door de toestroom van meerdere bedrijven een kantorenpark, waar slechts het op de façade aangebrachte bedrijfslogo aangeeft wie zich waar ‘s ochtends om 8 uur moet melden. Volgens de heersende tijdgeest heeft de werknemer niet te klagen: het nieuwe kantoor is door zijn ligging nabij uitvalswegen goed per auto bereikbaar en biedt voor iedereen een eigen kamer. In alle rust en privacy kunnen de veelal administratieve medewerkers hier schrijven, rekenen en tekenen. Het is een win-win-win situatie, waarbij ook de ontwikkelaars en beleggers goede zaken doen. Door van kantoren verhandelbare onroerende goederen te
maken, wordt een vrije markt gecreëerd van koop en verkoop, huur en verhuur, met een gunstig resultaat voor ontwikkelaars, gemeenten en beleggers. “Als jasjes gaan de gebouwen in die kantoorparken op een gegeven moment van de hand”, aldus Rinus Vader. De nood op de kantorenmarkt zorgt in de jaren ’70 en ‘80 voor een focus op kwantiteit. Dat zegt ook Herman van den Berg, partner bij Zadelhoff. “Er wordt vanaf dat moment vrijwel geen aandacht meer besteed aan gebruikersbehoeften of architectonische kwaliteit. Hiervan zijn de gevolgen nu zichtbaar: zo’n 7 miljoen vierkante meter leegstand. Een behoorlijk deel hiervan zal geen nieuwe huurder meer krijgen.” Dit laatste heeft onder meer te maken met de veranderde omstandigheden. Rinus Vader: “Robuuste draadloze ICTvoorzieningen, automatisering van de administratie, outsourcing en off-shoring naar bijvoorbeeld India hebben het economische klimaat sterk veranderd. Simpele administratieve taken zijn hierdoor sterk afgenomen.” De voorkeur gaat nu uit naar het op maat huisvesten van innovatieve kenniswerkers, die het meest effectief zijn wanneer ze op elkaar kun-
nen reageren tijdens hun werk. Vader vervolgt: “Ze komen naar kantoor voor overleg, afstemming en het opdoen van nieuwe inzichten. Afgesloten kantoorcellen werken hierbij contraproductief en zijn door hun vereiste vloeroppervlak duur. Een gemiddelde werkplek van 19,6 vierkante meter kost momenteel in Nederland 9.990 euro all-in: dat betekent ruim 500 euro per vierkante meter. Daarvan zijn bijna de helft huisvestingskosten, inclusief energie en onderhoud. Dat is veel geld.” Jeroen Tazelaar, partner bij Twynstra Gudde heeft hierover zo zijn eigen gedachten: “Nu we onze financiële zaken op orde moeten krijgen, dwingt de crisis ons om huisvestings- en mobiliteitskosten in relatie tot de primaire organisatieprocessen en -ambities goed tegen het licht te houden. Een integrale benadering is hierbij gewenst, want alle actuele probleemstellingen zoals mobiliteit, flexibiliteit, vergrijzing, duurzaamheid, innovatie en efficiency hangen met elkaar samen.” Maar welke oplossingen moeten dan gekozen worden? En tegen welke prijs? Ter verduidelijking zoomen we in op enkele van deze vraagstukken in relatie
DHV is gevestigd in een gerenoveerd jaren ‘70 verzamelgebouw in Utrecht.
Inside Information
51
Ontwerp Het bieden van optimale overlegfaciliteiten levert een organisatie uiteindelijk vaak geld op.
tot huisvesting en kantoorinrichting, te beginnen met ‘efficiency en kostenreductie’. Zoals hierboven al is aangestipt, werken cellenkantoren contraproductief wat betreft de kennisuitwisseling. Ze belemmeren goede zichtlijnen, korte looplijnen en interactie tussen mensen en activiteiten. Door scheidingswanden af te breken, creëren we zicht en kan het vloeroppervlak beter worden benut en per werkplek worden teruggebracht. Daarmee valt als eerste een kostenbesparing te behalen. Een tweede besparing betreft het delen van werkplekken: nu werknemers veel elders werken, neemt de bezetting van 52
Inside Information
bureaus als werkplek sterk af en kunnen deze gedeeld worden. Het meetellen van plekken in andere ruimten levert een derde besparing op: omdat medewerkers steeds minder lang op dezelfde plek zitten, bieden de eisen voor arbeidsomstandigheden de mogelijkheid om ook de stoelen in bedrijfsrestaurants, lounge-, ontmoetings- en overlegruimten mee te rekenen als werkplek, mits hier niet langer dan 2 uur aaneensluitend op wordt gewerkt en er net als thuis regelmatig wordt heen en weer gelopen. “Alles bij elkaar opgeteld is de gemiddelde werkplek terug te brengen van 25 tot 18 vierkante meter”, zegt Rinus
Vader. Volgens de NCF Index ‘kantoren’ staat dit gelijk aan een gemiddelde besparing op huisvestingskosten van 1.900 euro per jaar. ”Veel kleiner moet de werkplek ook niet worden. Dit zou ten koste gaan van de facilitaire ruimten, waar vandaag de dag juist de productiviteit vandaan komt’’, is de mening van Zadelhoff-man Herman van den Berg. Jeroen Tazelaar van Twynstra Gudde is het hiermee eens: “Huisvesting moet geen doel op zich worden, maar een middel om de organisatiedoelen te behalen. Een kostenbesparing mag niet ten koste gaan van de effectiviteit van de primaire bedrijfsprocessen.” Tazelaar geeft als voorbeeld een traditioneel ad-
Ontwerp
vocatenbureau waar veel vertrouwelijke telefoontjes en gesprekken worden gevoerd: “Hier vervullen kamers wel degelijk een functie.“ Volgens Manon Muylwijk, adviseur bij Van der Plas Meubel en Project, kan er ook bezuinigd worden door niet te verhuizen naar een nieuw pand, maar een bestaand pand te upgraden, een keuze die zij typeert als ‘bittere noodzaak voor het milieu’. “Er zijn vele manieren om te bezuinigen. Zo kun je in een basic ruimte enkele bijzondere items plaatsen, die door het contrast tussen object en ruimte optimaal tot uiting komen en het gedachtegoed van het bedrijf uitbeelden.
Een steeds verder vervuild milieu dwingt ons dus tot hergebruik van bestaande gebouwen. Herman van den Berg laat ons in dit kader ‘The Bank’ zien, een voormalige bankkantoor in Amsterdam. “Dit 80-jarige historische bankgebouw is na jaren leegstand tot een multifunctioneel gebouw herontwikkeld. Qua besparing op energiekosten doet het niet onder voor nieuwbouw. Het heeft sinds de verbouwing een eigen warmte-koude opslag, hoogrendement isolatieglas, daglichtafhankelijke verlichting en automatische zonwering.” Een andere kwaliteit betreft de aanwezige voorzieningen, die in de directe stadsomgeving aanwezig zijn: lunch-
tentjes, winkels en genoeg ontspanningsmogelijkheden. Voorzien van een open constructie met de mogelijkheid meerdere organisaties te huisvesten en het ruime aanbod aan faciliteiten, wordt het pand flexibeler en aantrekkelijker. Van den Berg spreekt in dit opzicht van ‘Het Groene Werken’. Ook Jeroen Tazelaar denkt dat dit de toekomst is: “De verhuurders van morgen ontzorgen de huurders en weten het statische karakter van huisvesting te doorbreken door een goed aanbod van faciliteiten.” “Duurzaamheid moet op de eerste plaats komen”, benadrukt Manon Muylwijk. “We zien dit gelukkig in alle aanvragen Inside Information
53
Ontwerp
Een typisch voorbeeld van het succesvol hergebruiken van een gebouw: ‘The Bank’ in Amsterdam. Dit 80-jarige historische bankgebouw is na jaren leegstand herontwikkeld tot een multifunctioneel gebouw.
54
Inside Information
Ontwerp
‘Innovatieve kenniswerkers zijn het meest effectief wanneer ze op elkaar kunnen reageren’ terugkomen. Men wil repareerbare producten, bestaande uit losse vervangbare onderdelen en duurzame materialen: verantwoord verwerkt, van hoge kwaliteit en recyclebaar.” Daarnaast is er volgens de Van der Plas-medewerkster meer aandacht voor de eigen identiteit van het bedrijf. Een goed ontworpen kantoorinterieur werkt als een ‘3D visitekaartje’. Jeroen Tazelaar beaamt dat: “Deze moet onderscheidend, authentiek en inspirerend zijn om bij een krimpende beroepsbevolking, door vergrijzing en ontgroening, nog jong talent aan te kunnen trekken. Jongeren zijn op zoek naar een bedrijf dat hun bij de start van hun carrière een thuisbasis verschaft.” Bovendien hebben ze een sterke behoefte om te leren van oudere, ervaren collega’s, voegt Rinus Vader hieraan toe. “Zoals in de gildentijd de gezel en de leerling van hun meester leerden.” Er is met betrekking tot het ‘3D Visitekaartje’ echter wel een adder onder het gras: huisvesting kan een bedrijfsimago ook afbreken. Jeroen Tazelaar: “In de context van een steeds dwingender maatschappelijk belang heeft een bedrijf zich vandaag de dag te verantwoorden als het een bestaand gebouw inruilt voor nieuwbouw. Zonder goede uitleg en rechtvaardiging zal dit het bedrijfsimago niet ten goede komen.” In de praktijk gaat een groot deel van het interieurbudget naar de identiteit van de publieke netwerkruimten. Waarom eigenlijk? Tazelaar: “Investeren in
de informele overleg- en ontmoetingsruimten is investeren in de innovatiekracht van de organisatie. Want juist in deze speelse, open ruimten komen het spontane overleg, nieuwe inzichten en ideeën tot stand.” Manon Muylwijk vult aan: “Om in zo’n open ruimte geriefelijk te kunnen werken, zijn akoestische voorzieningen geen luxe: dempende plafonds, wandpanelen, fluisterkasten en ‘stilte stoelen’ om rustig in te telefoneren. Organisaties geven hier steeds meer geld aan uit. Ze willen op die manier de productiviteit van de organisatie blijven waarborgen.” Het moge duidelijk zijn dat een interieurontwerp effectief en van goede kwaliteit moet zijn om de productiviteit positief te beïnvloeden. Het wordt vaak al in een vroeg stadium gevisualiseerd ter wille van een goede aansluiting bij de organisatie. Coen van Dijck, adjunctdirecteur bij Stevens Van Dijck, noemt hiervan ook de keerzijde: “Het gevaar van plaatjes (‘renderings’) is dat het de suggestie wekt al klaar te zijn. Wij adviseren om kleine stapjes tegelijk te zetten, want ook de organisatie moet de tijd krijgen om mee te veranderen. Deze vereiste cultuurverandering kost tijd, geld en is moeilijk te plannen. Het managen van risico’s is bij huisvesten van groot belang. Om het gewenste succes te behalen, moet de post ‘onvoorzien’ klein gehouden worden.” Aan welke risico’s moeten we hierbij denken? “Het betreft het afstemmen van het ontwik-
kelingstraject op de voortgang van het project, het aansturen van adviseurs en aannemer, de besluitvorming binnen een politiek klimaat en het in de gaten houden van de succesfactoren van verandering. Dit om onder andere te voorkomen dat het management afhaakt als ze hun eigen kamers moeten opgeven.” Twynstra Gudde en Stevens Van Dijck geven ons tenslotte inzicht in de door hen toegepaste businessmodellen, waar onder de streep zwarte cijfers moeten staan voordat een bedrijf het groene licht krijgt om met herinrichten te beginnen. De in deze modellen opgenomen besparingen betreffen met name de vervoers- en exploitatiekosten, waarvan de laatste post sterk bepaald wordt door de te winnen vierkante meters en de reductie in aantal werkplekken. De investeringen hangen af van de vereiste ingreep. “Voor een eenvoudige herinrichting, nieuwe indeling en sfeerbeleving, berekenen we 150 euro per vierkante meter. Bij een zware verbouwing vanaf casco kunnen deze kosten oplopen tot 800 euro per vierkante meter”, vertelt Van Dijck. Maar je kunt niet overal cijfers aan hangen. Tazelaar: “De strategische punten die het succes van de organisatie beïnvloeden, zoals productiviteitstoename door grotere medewerkertevredenheid, benoemen we slechts in het businessplan. Dit ter bewustwording. Je moet ook niet alles kapot rekenen.”
www.dhv.nl www.dtz.nl www.twynstragudde.nl www.vanderplas.biz www.stevensvandijck.nl
Inside Information
55
