Onderzoek tijdelijke huisvesting

: GEMEENTE BLOEMENDAAL Postbus 201 2050AE OVERVEEN

Contactpersoon

: de heer R. Oudhoff

Adviseur

: STEVENS VAN DIJCK bouwmanagers en adviseurs BV Boerhaavelaan 34 2713 HX ZOETERMEER

Contactpersoon

: Gerard Schouten

Project Betreft Datum Status

: 3252 - Voorbereidingsfase centrale huisvesting gemeente Bloemendaal : Onderzoek tijdelijke huisvesting : 10 mei 2012 : definitief

Kenmerk Aantal pagina's

: 3252/2012 13728/gs : 16

Auteur Paraaf

: Gerard Schouten : gs

Controle Paraaf

: Roel Smit : rs

Boerhaavelaan 34 Postbus 7020 2701 AA Zoetermeer www.stevensvandijck.nl

Tel +31 (0)88 002 43 00 Fax +31 (0)79 361 42 27 KvK 27262879 BTW NL 8111.38.847.B.06

3252 - Voorbereidingsfase centrale huisvesting gemeente Bloemendaal Onderzoek tijdelijke huisvesting

Opdrachtgever

STEVENS VAN DIJCK BOUWMANAGERS EN ADVISEURS BV OP AL ONZE OPDRACHTEN IS DNR 2005 VAN TOEPASSING GECERTIFICEERD VOLGENS ISO9001, LID VAN NLPB EN DUTCH GREEN BUILDING COUNCIL, PARTICIPANT TREES FOR TRAVEL

INHOUDSOPGAVE INLEIDING ........ ................................................................................................. 3 UITGANGSPUNTEN ................................................................................................ 3 ONDERZOCHTE LOCATIES ..................................................................................... 4 RANDVOORWAARDEN ICT ..................................................................................... 7 FINANCIELE ZAKEN............................................................................................... 8 OVERZICHT ........ ............................................................................................... 10 PLANNING . ........ ............................................................................................... 11 CONCLUSIES ....... ............................................................................................... 12 BIJLAGE 1 – RUIMTEBEHOEFTESTATEN ............................................................... 13 BIJLAGE 2 – SITUATIESCHETS GEMEENTEWERF OVERVEEN ................................. 16

3252 - Voorbereidingsfase centrale huisvesting gemeente Bloemendaal Onderzoek tijdelijke huisvesting Donderdag 10 mei 2012

2 / 16

INLEIDING De gemeente Bloemendaal is voornemens een unielocatie te realiseren voor het gemeentebestuur en de gehele ambtelijke organisatie op de locatie Bloemendaalseweg 158 te Overveen. Daartoe wordt het bestaande pand vanaf april 2013 geheel verbouwd. Tijdens de verbouwing kan het pand niet worden gebruikt. De gemeente Bloemendaal heeft Stevens Van Dijck gevraagd onderzoek te doen naar de mogelijkheden van tijdelijke huisvesting. In aanvang is uitgegaan van tijdelijke huisvesting op de bestaande kantoorlocaties van de gemeente aan de Brouwerskolkweg 2 te Overveen en aan de Bennebroekerlaan 5 te Bennebroek. Aanvullend daarop is besloten om ook te kijken naar andere locaties binnen de gemeente of in de directe omgeving daarvan. Vooralsnog zal de voorgenomen verkoop van de beide bovengenoemde locaties geen invloed hebben op het onderzoek omtrent de mogelijkheden van de tijdelijke huisvesting. Voor verdere details met betrekking tot de opdracht aan Stevens Van Dijck verwijzen wij naar de offerteaanvraag van de heer Oudhoff d.d. 13 december 2011 met kenmerk 2011057086.

UITGANGSPUNTEN Op basis van de huidige formatie is een overzicht opgesteld van de benodigde ruimte per locatie. Locatie

Aantal medewerkers

Aantal werkplekken

Benodigde ruimte (FNO)

Benodigde ruimte (VVO)

m²

(factor x1.20m²)

Bloemendaalseweg

90

70

679

Brouwerskolkweg

60

51

441

529

Bennebroekerlaan

24

24

204

245

505

606

174

145

1.829

2.195

Algemene ruimten Totaal

815

FNO = Functioneel nuttig oppervlakte VVO = Verhuurbaar vloer oppervlakte

De medewerkers van de Buitendienst alsmede de kantoren en overige ruimten op de gemeentewerf aan de Brouwerskolkweg zijn buiten beschouwing gelaten. Ook de bestaande raadzaal, burgerzaal, trouwzaal en tentoonstellingszaal zijn niet in het overzicht meegenomen. Feitelijk zijn er vier scenario’s te benoemen voor wat betreft tijdelijk huisvesting: Scenario

Omschrijving

Aantal benodigde m²’s (VVO)̽ ¹

1.

Samenvoeging van alle huidige locaties op één nieuwe locatie

2.195

2.

Verhuizing van alleen locatie Bloemendaalseweg

1.421

3.

Verhuizing van de locaties Bloemendaalseweg en Brouwerskolkweg (excl. Gemeentewerf)

1.950

4.

Verhuizing van de locaties Bloemendaalseweg en Bennebroekerlaan

1.666

¹ Totaal aantal VVO’s: werkplekken + algemene ruimten


3 / 16

ONDERZOCHTE LOCATIES In de afgelopen periode zijn een aantal locaties onderzocht en bezocht om te komen tot een zo compleet mogelijk inzicht in de mogelijkheden van de tijdelijke huisvesting. De bevindingen per locatie zijn hieronder weergegeven. Brouwerskolkweg 2 – Overveen Het bestaande gebouw aan de Brouwerskolkweg biedt geen ruimte om meer dan het huidige aantal medewerkers dat daar werkzaam is, te huisvesten. Een deel van de medewerkers op deze locatie is al gehuisvest in tijdelijke kantoorunits naast het pand. Wel bestaat de mogelijkheid om op het terrein van de gemeentewerf tijdelijke kantoorunits te plaatsen. De gemeente heeft 14 K35 units in eigendom met een totale oppervlakte van ca. 246 m² VVO. Dat is niet toereikend voor de gewenste hoeveelheid m²’s en dus zullen er extra units bij gehuurd moeten worden. De leverancier van de units, Buko, heeft een voorstel uitgewerkt voor het plaatsen van tijdelijke units ter grootte van ca. 1.404 m² VVO. Het betreft een 2-laags gebouw in een Lvorm dat past binnen de contouren van de bestaande vrije oppervlakte op de werf. De units die eigendom zijn van de gemeente zijn hierin meegenomen. Op basis van de ruimtebehoeftestaat blijkt dat de gevraagde hoeveelheid algemene ruimten – opslag, archief en vergaderruimten – op voorhand niet gaat passen in de opzet van de tijdelijke units. Dit feit vormt overigens geen breekpunt op zich om voor de optie van de tijdelijke units te kiezen. Het is mogelijk om elders extra ruimte te vinden voor deze functies en voor wat betreft het geconditioneerde archief speelt de vraag of dat in deze vorm behouden moet blijven binnen de eigen gemeente. Op het terrein zijn alle nutsvoorzieningen en glasvezel verbindingen in principe aanwezig om de tijdelijke huisvesting op aan te sluiten. Bennebroekerlaan 5 – Bennebroek Het bestaande gebouw aan de Bennebroekerlaan biedt in principe geen ruimte om meer medewerkers te huisvesten. De enige mogelijkheid is wellicht om de oude raadzaal op de 1e verdieping om te bouwen en daar een aantal werkplekken te creëren. De inschatting is dat 8 werkplekken op die plek mogelijk moeten zijn.

Villa Hartenlust – Vijverweg 18 – Bloemendaal Op 2 februari 2012 is het bovengenoemde pand bezocht. Het gebouw is een Rijksmonument en ligt in een rustige woonbuurt. Het heeft een omvang van ca. 1.300 m² waarvan 1.000 m², verdeeld over de begane grond en 1e en 2e verdieping, als kantoorruimte kan worden gebruikt. De overige m²’s kunnen worden beschouwd als algemene ruimte. Er zijn 25 parkeerplaatsen op eigen terrein. Het gebouw beschikt niet over een lift en de indeling bestaat uit relatief kleine kamers. Het “kruip-door-sluip-door” effect is zeer groot. Het is pand niet geïsoleerd (enkel glas) en heeft


4 / 16

geen klimaatinstallatie anders dan lokale koelunits en radiatoren aan de gevel. In de winterperiode wordt bij verwarmd door gebruik van lokale elektrische kachels. Naast het feit dat het pand te klein is, uitgaande van het aantal beschikbare m², maken de ligging van het pand, de indeling en de hoge huurprijs dat het pand minder c.q. niet geschikt is als optie voor de tijdelijk huisvesting van de gemeente.

Landgoed Elswout - Aerdenhout Op 23 februari jl. is een bezoek gebracht aan landgoed Elswout. Het hoofdgebouw is gelegen in een parkachtige omgeving en verkeert momenteel in staat van afbouw. De eigenaar van het pand heeft aangegeven dat het gebouw pas afgebouwd zal worden op het moment dat er een huurder is gevonden. Dan zal het nog een maand of 4 vergen voor het geheel klaar is. Verhuurder is op zoek naar een huurder die het gebouw voor langere termijn wil huren. Volgens opgave van de eigenaar heeft het pand een omvang van 2.500 m² BVO, ca. 2.000 m² netto. De ruimten zijn verdeeld over de begane grond en 1e en 2e verdieping en zijn over het algemeen ruim van opzet. In de bouw is rekening gehouden met het gebruik van het gebouw als kantoorruimte. Er zijn 50 parkeerplaatsen beschikbaar op eigen terrein. Verhuurder is bereidt het pand te verhuren voor een minimale termijn van 2,5 jaar. De ligging van het pand, de uitstraling en de wat beperkte indelingsmogelijkheden maken het pand minder geschikt voor tijdelijke huisvesting van de gemeente.

EKP gebouw A – Westergracht 70 – Haarlem Op 23 februari jl. is bovengenoemd pand bezocht. Het betreft het oude expeditieknooppunt van de PTT. Het pand ligt ca. 500 m. vanaf de gemeentegrens met Bloemendaal. Het pand is tot voor kort in gebruik geweest voor een gedeelte van de gemeentelijk organisatie van de gemeente Haarlem. Het gebouw heeft een kantoorbestemming en de aangrenzende en omliggende gebouwen op het terrein worden herontwikkeld voor diverse doeleinden. Het pand heeft 4 verdiepingen (begane grond, 1e t/m 3e verdieping) en een ruime kelder waarin op een aantal plekken ook werkplekken gesitueerd kunnen worden. Er zijn 60 parkeerplaatsen op eigen terrein beschikbaar. De verdiepingsoppervlakten van de kantoorruimten zijn als volgt: kelder - 1.432 m² begane grond - 1.493 m² - 2.355 m² 1e verdieping 2e verdieping - 2.426 m² 3e verdieping 151 m²


5 / 16

De verhuurder is bereidt het pand of delen daarvan voor kortere tijd te verhuren. Daarbij moet gedacht worden aan een periode vanaf één jaar. Het gebouw is zo goed als gebruiksklaar en kan met beperkte aanpassingen snel betrokken worden.

GGZ De Geestgronden – Rijksstraatweg 113 – Bennebroek Op 23 februari jl. is een bezoek gebracht aan de locatie van GGZ Geestgronden in Bennebroek. Medio juni 2012 zal de hele administratieve organisatie van de GGZ verhuizen naar Amsterdam. Op dat moment komt het hoofdgebouw, genaamd Vogelenzang, beschikbaar. In de directe nabijheid van dit gebouw staan de gebouwen Beukenhorst en Lokhorst welke op termijn ook vrij komen. Elders op het terrein staat ook het voormalig Dienstencentrum dat momenteel nog slechts beperkt in gebruik is en dat mogelijk beschikbaar is als optie voor tijdelijke huisvesting. In de andere panden op het terrein zal de zorgverlening worden voortgezet. Het pand Vogelenzang bestaat uit de begane grond, 1e en 2e verdieping. De 2e verdieping is niet als kantoorruimte bruikbaar. Het betreft hier een hoofdzakelijk niet afgewerkte zolderverdieping met weinig of geen daglichttoetreding. De oppervlakten van de verdiepingen in het gebouw Vogelenzang zijn volgens opgave van de eigenaar als volgt: begane grond - 842 m² VVO (ca. 545 m² kantoorruimte) - 656 m² VVO (ca. 437 m² kantoorruimte) 1e verdieping e 2 verdieping - n.v.t. Het pand Vogelenzang is qua inrichting en de staat waarin het verkeert goed geschikt als kantoorruimte voor de gemeente. Qua omvang zou de locatie Bloemendaalseweg, met mogelijk wat kleine wijzigingen in de indeling, op deze locatie gehuisvest kunnen worden. Het gebouw van het voormalig Dienstencentrum bestaat uit de begane grond laag waarin, naast een gedeelte kantoorruimte, een aantal grote gebruiksruimten en voormalige werkplaatsen zijn gesitueerd. De 1e verdieping heeft een kantoorinrichting. Het pand heeft volgens opgave van de eigenaar ca. 1.038 m² VVO kantoorruimte. Een gedeelte van de begane grond kan mogelijk geschikt worden gemaakt om te dienen als extra kantoorruimte, maar dit zal in een volgende fase nader onderzocht moeten worden. De panden Lokhorst en Beukenhorst hebben respectievelijk een oppervlakte van ca. 1.610 m² VVO en 2.620 m² VVO. Beide gebouwen hebben 3 verdiepingen. Beiden panden zijn echter in de huidige staat en met de bestaande indeling niet geschikt voor gebruik als kantoorruimte. Renovatie van deze gebouwen vraagt een aanzienlijke investering en zal qua planning niet passen in de wens om 1e helft 2013 de tijdelijke huisvesting gereed te hebben.


6 / 16

RANDVOORWAARDEN ICT Met betrekking tot de ICT voorzieningen in de tijdelijke huisvesting zijn de volgende zaken aan de orde. 1. Voor elke werkplek moet gemiddeld 1,5 UTP data-aansluiting beschikbaar zijn. 2. Het type databekabeling moet minimaal Cat 5-E zijn. Bij voorkeur afgeschermde bekabeling. 3. Op de locatie moet een glasvezelverbinding aanwezig zijn, dan wel aangelegd kunnen worden. 4. Er moeten twee gelijkwaardige computerruimten beschikbaar zijn om de continuïteit van de datavoorzieningen te garanderen bij uitval van één van de computerruimten. Momenteel zijn deze gelokaliseerd op de Bloemendaalseweg en aan de Brouwerskolkweg. Deze zijn met elkaar verbonden via een glasvezelverbinding. Het uitgangspunt is dat de 2e computerruimte op de tijdelijke locatie wordt gecreëerd. Wel zijn er eisen aan de fysieke afstand tussen beide computerruimten. Deze mag niet te klein zijn om het risico uit te sluiten dat bij geval van een calamiteit beide ruimten zouden kunnen uitvallen. 5. De werkplekverbindingen tussen de diverse vestigingen kunnen via een reguliere internetverbinding worden gerealiseerd. Wel dient er een glasvezelverbinding te zijn tussen de huidige locatie op de Brouwerskolkweg en de tijdelijke locatie. 6. De telefooncentrale zal mee moeten verhuizen. 7. De besluitvorming over de definitieve locatie van de tijdelijke huisvesting moet tijdig plaats vinden. Bij voorkeur vóór de zomer. De doorlooptijd van het wijzigen en aanpassen van alle dataverbindingen in samenwerking met externe providers zal maanden gaan vergen. Denk hierbij aan de internetverbindingen, de Gemnet aansluiting en de glasvezelverbindingen. Zaken als het verplaatsen van audio-visuele middelen, het herinrichten van de computerruimte en het aanbrengen van het draadloze netwerk kunnen later in de verdere uitwerking worden meegenomen. Indien op een locatie niet de juiste infrastructuur aanwezig is zal dit betekenen dat deze, tegen te verwachten hoge kosten, alsnog aangebracht zal moeten worden. Het is in deze fase van het onderzoek niet mogelijk alle consequenties per locatie gedetailleerd in kaart te brengen en daar een kostenraming voor te maken. Vanuit een praktisch oogpunt gezien heeft de locatie Gemeentewerf de voorkeur als het gaat om het realiseren van de benodigde datavoorzieningen op een korte termijn. Omdat de beide computerruimtes (hoofdruimte en back-upruimte) dan te dicht bij elkaar zouden komen te liggen (allebei op de Brouwerskolkweg) kan er voor gekozen worden om een ruimte in het huidige P&O gebouw aan de Bloemendaalseweg 160 om te bouwen tot een tweede tijdelijke computerruimte.


7 / 16

FINANCIELE ZAKEN Ten aanzien van de kosten voor de verhuizing en de ingebruikname van de tijdelijke huisvesting is gekeken naar de investeringen die gemaakt moeten worden ongeacht de keuze van de locatie en de specifieke kosten per locatie indien de keus daarop zou vallen. Daarbij kan worden opgemerkt dat als de huidige computerruimte op de Brouwerskolkweg gehandhaafd blijft en de back-up computerruimte wordt gerealiseerd op de Bloemendaalseweg 160, deze in alle gevallen, ongeacht de gekozen locatie, gebruikt kunnen worden ter ondersteuning van de tijdelijke huisvesting. De algemene kosten ongeacht de locatiekeuze zijn in onderstaand overzicht weergegeven. Het betreft een reële inschatting van de kosten die bij uitvoering verder gedetailleerd en uitgewerkt moeten worden. Onderwerp

Toelichting

Geschatte kosten

1. Verhuiskosten

Verhuizing naar tijdelijke locatie

€ 12.500,-

2. Opslag archief

Verhuizing deel archief naar Provinciaal archief of naar tijdelijke opslag

€ 18.500,- p/jaar + eenmalig € 2.300,-

3. Huur vergaderruimte

25x p/jaar voor raadsvergaderingen + grote commissievergaderingen in het dorpshuis te Vogelenzang

€ 6.500,- p/jaar

4. Bouw en inrichting back-up computerruimte

Locatie Bloemendaalseweg 160 in P&O gebouw

€ 20.000,-

5. Verhuizing dataen communicatie verbindingen

Bestaande verbindingen verhuizingen naar nieuwe back-up computerruimte i.s.m. providers

€ 10.000,-

Ad.2. Huurkosten per jaar zijn voor een periode van 2 jaar meegerekend in het investeringsoverzicht. Ad.3. Voor wat betreft het EKP Haarlem en GGZ Ingeest Bennebroek kan op locatie afdoende vergaderruimte worden gecreëerd, maar dat heeft als consequentie het huren van extra m²’s die niet permanent in gebruik zullen zijn. Het gebruik c.q. huur van het dorpshuis in Vogelenzang kan per keer worden geregeld. Huurkosten per jaar zijn voor een periode van 2 jaar meegerekend in het investeringsoverzicht. De verwachte kosten per locatie zijn als volgt: Locatie/onderwerp

Toelichting

Geschatte kosten

1. Publieksbalies

Bouw en inrichting publieksbalies

€ 10.000,-

2. Losse inrichting

Aanvullende wensen voor inrichting gebouw

€ 10.000,-

3. Tijdelijke units

Bijkomende kosten voor plaatsing tijdelijke units

€ 131.000,-

4. Wasplaats

Verplaatsen wasplaats

€ 2.500,-

Gemeentewerf


8 / 16

EKP Gebouw A 1. Publieksbalies


€ 15.000,-

2. Losse inrichting


€ 25.000,-

3. Schoonmaak

Gereed maken bij ingebruikname

€ 2.500,-

4. ICT voorzieningen

Verbindingen tot stand brengen tussen Brouwerskolkweg en tijdelijke locatie

PM

GGZ Ingeest 1. Publieksbalies


€ 15.000,-

2. Losse inrichting


€ 25.000,-

3. Schoonmaak

Gereed maken bij ingebruikname

€ 2.500,-

4. ICT voorzieningen

Verbindingen tot stand brengen tussen Brouwerskolkweg en tijdelijke locatie

PM

5. Tijdelijke publieksvoorziening in Bloemendaal

Realisatie en inrichting tijdelijke steunpunt voor burgerzaken

PM

Alle genoemde bedragen zijn excl. BTW. In bovenstaande opstelling is er van uitgegaan dat de inrichting van het EKP gebouw A te Haarlem en die van het gebouw Vogelenzang in Bennebroek nagenoeg behouden wordt zoals deze nu is. Dit gezien het tijdelijke karakter van de huisvesting en de te verwachte hoge kosten als het gebouw geheel aangepast en gerenoveerd dient te worden.


9 / 16

OVERZICHT

Gemeente Bloemendaal Onderzoek Tijdelijke Huisvesting gs/3252:19-4-2012

Locaties

Brouwerskolk Gemeente weg werf Scenario's: Overveen Overveen 1 - alle huidige locaties nieuw X X 2 - alleen Bloemendaalseweg X √ 3 - Bloemendaalseweg en X X Brouwerskolkweg 4- Bloemendaalseweg en Bennebroekerlaan X X

Bennebroeker Landgoed laan Villa Hartenlust Elswout Bennebroek Bloemendaal Aerdenhout X X X X X √

EKP gebouw A Westergracht GGZ Ingeest Haarlem Bennebroek √ √ √ √

X

X

√

√

√

X

X

√

√

√

-

1.311 m²

2.000 m²

-

25

50

Semi-permanent

Kenmerken: Aantal m²'s VVO

-

Aantal parkeerplaatsen

-

Ligging Planologische aspecten -

Bereikbaarheid Mogelijkheden O.V.

-

Afwerkingsniveau gebouw Klimaatinstallatie

-

Uitstraling/ zichtbaarheid

-

ICT randvoorwaarden -

Te huren aantal m² Vraagprijs per m² p/jaar Servicekosten Huurtermijn

-

1.404 m² (2-laags) n.t.b. Bestaande gemeente locatie Aanvraag tijdelijke ontheffing noodzakelijk i.v.m. extra m²'s Goed Goed n.t.b. Gas CV en optioneel mechanische ventilatie n.v.t. Nieuw aan te brengen door huurder

-

-

Parkachtige omgeving

N.v.t.

N.v.t.

Rand gemeente Afgelegen, aan Haarlem gemeentegrens

N.v.t.

Aanvraag tijdelijke ontheffing noodzakelijk i.v.m. huidige bestemming Redelijk Redelijk

-

Redelijk Redelijk

Redelijk Slecht

Goed Voldoende

-

Redelijk Gas CV en lokale airco units

Goed Gas CV en mechanische ventilatie

Goed

Redelijk

Gemiddeld Gemiddeld Gas CV met top- Gas CV en cooling natuurlijke (luchtbehandel ventilatie ing) Redelijk Redelijk

-

-

1.158 m² ¹ € 73,50 ¹ Ca. € 25,- p/m² p/jaar

-

Min. 2 jaar

-

Globale investeringskosten gemeente ( alle bedragen excl. BTW ) Algemene kosten € 94.800,Locatiegebonden kosten € 153.500,-³

Centraal, in woonwijk

7,857 m² totaal 1.498 m² VVO + 1.038 m² VVO Min. 65 Toereikend

-

-

Bestaand Nieuw aan te netwerk geheel brengen door vervangen huurder

Cat 5E (klein CAT 5E en deel CAT 6) en glasvezel aanwezig glasvezel aanwezig

1.450 m² 1.450 m² € 253,€ 250,€ 95,€ 93,Energiekosten Geen opgave Ca. € 30,- p/m² Ca. € 20,- p/m² € 30.000,- p/jaar p/jaar p/jaar N.t.b.

Min. 2,5 jaar

-

-

Vanaf 1 jaar

€ 94.800,€ 42.500,-²

Flexibel

€ 94.800,€ 42.500,-²

¹ Aantal m2 en prijs p/m2 met inachtneming van het hergebruik van de eigen units van de gemeente die nu in opslag staan (ca. 246 m² VVO) ² Exclusief ICT voorzieningen voor beide locaties en voor Bennebroek excl. tijdelijke publieksvoorziening Bloemendaal ³ Exclusief hekwerken, (her-)bestratingswerkzaamheden en aansluiting op gemeenteriool


10 / 16

PLANNING Het EKP gebouw A te Haarlem is op korte termijn beschikbaar. Het risico bestaat overigens dat, in de loop van het proces over de besluitvorming inzake de tijdelijke huisvesting, zich een andere huurder aandient voor het hele of gedeelten van het gebouw. In overleg met verhuurder zouden afspraken gemaakt kunnen worden voor een ‘right of first refusal’. Dat houdt in dat als zich een potentiële huurder aandient de gemeente alsnog het recht heeft om op dat moment een huurovereenkomst aan te gaan. Verhuurder zal hier uiteraard mee akkoord moeten gaan. Het gebouw Vogelenzang van de GGZ Ingeest komt medio augustus ter beschikking. Het gebouw Dienstencentrum staat al leeg. Ook hier geldt het risico dat zich andere huurders aandienen voordat de gemeente een besluit heeft kunnen nemen over de locatie van de tijdelijke huisvesting. Voor deze locatie geldt dat er een tijdelijke ontheffing op het bestemmingsplan moet worden aangevraagd in verband met de huidige bestemming Maatschappelijke Doeleinden, die niet passend is voor het huisvesten van de gemeentelijk organisatie. De doorlooptijd van de procedure is ca. 2 à 2,5 maand. Voor het kunnen plaatsen van de tijdelijke units op de Gemeentewerf moet ook een tijdelijke ontheffing op het bestemmingsplan worden aangevraagd. Dit vanwege het feit dat het maximale aantal bebouwde m²’s op deze locatie reeds is bereikt. De doorlooptijd van de procedure is ca. 2 à 2,5 maand. Het plaatsen van de tijdelijke units neemt ca. 1,5 tot 2 maanden in beslag van ontwerp tot uitvoering. Er zal een bouwvergunning aangevraagd moeten worden. Deze aanvraag kan parallel lopen met de ontheffingsprocedure. De aanvraag bouwvergunning kan 13 tot 26 weken duren. Afhankelijk van de omvang en de aard van de bouwkundige en technische aanpassingen is de inschatting dat het gereed maken van de locatie EKP gebouw A te Haarlem en de gebouwen van GGZ Ingeest te Bennebroek 2 à 3 maanden in beslag zullen nemen. Cruciaal in de zin van de planning is het aanbrengen c.q. installeren van de technische voorzieningen op het gebied van data en telefonie. (Zie ook: Randvoorwaarden ICT – punt 7). De fysieke verhuizing van de organisatie zal hooguit enkele werkdagen in beslag nemen.


11 / 16

CONCLUSIES Op basis van het uitgevoerde onderzoek kunnen de volgende conclusies worden getrokken: 1.

De bestaande gebouwen aan de Brouwerskolkweg en Bennebroekerlaan bieden geen mogelijkheid om de organisatie uit de Bloemendaalseweg te huisvesten.

Optie valt af.

2.

Het plaatsen van tijdelijke units op de gemeentewerf biedt de ruimte en mogelijkheden om de organisatie uit de Bloemendaalseweg te huisvesten. Wel is er een (oplosbaar) tekort aan ruimte voor alle gevraagde algemene voorzieningen.

Mogelijke optie.

3.

Villa Hartenlust in Bloemendaal is te klein om ruimte te bieden aan één van de scenario’s. Daarnaast heeft deze locatie meerdere negatieve beoordelingsaspecten waardoor gebruik door de gemeente wordt afgeraden.

Optie valt af.

4.

Landgoed Elswout te Aerdenhout is als gebouw en door de ligging niet geschikt als tijdelijke huisvesting voor de gemeente. Daarnaast vormen de hoogte van de huurprijs en de lengte van de minimale huurtermijn belangrijke aspecten die deze locatie niet geschikt maken.

Optie valt af.

5.

Het EKP gebouw A te Haarlem biedt op alle beoordeelde aspecten voldoende kansen om de gemeentelijke organisatie, geheel of gedeeltelijk, te huisvesten. Het feit dat de locatie op het grondgebied van de buurgemeente ligt kan als negatief c.q. niet gewenst worden beoordeeld.

Mogelijke optie.

6.

De gebouwen op het terrein van GGZ Ingeest in Bennebroek bieden voldoende mogelijkheden om de gemeentelijke organisatie geheel of gedeeltelijk te huisvesten. Wel zal de organisatie gesplitst gehuisvest moeten worden over 2 gebouwen.

Mogelijke optie.

De voorgenomen verkoop van de locaties aan de Brouwerskolkweg en de Bennebroekerlaan kan van invloed zijn op de keus voor de tijdelijke locatie. Geadviseerd wordt daarom er voor te kiezen om de levering van beide panden, nadat deze verkocht zijn, niet eerder te laten plaatsvinden totdat de vernieuwbouw van het gemeentehuis klaar is. Slechts twee locaties, het EKP gebouw A in Haarlem en GGZ Ingeest in Bennebroek bieden, indien aan de orde, voldoende ruimte om de hele organisatie te huisvesten. Zoals eerder aangegeven in dit rapport geldt ook dat de financiële implicaties van het in gebruik van de tijdelijke huisvesting in een volgende fase meer gedetailleerd uitgewerkt dienen te worden.


12 / 16

BIJLAGE 1 – RUIMTEBEHOEFTESTATEN

Stevens Van Dijck Project

Tijdelijke huisvesting gemeente Bloemendaal

Opdrac htgever

Gemeente Bloemendaal

Postbus 7020

Dat um

23-2-2012

St atus

Conc ept

Kenmerk

bouwmanagers en huisvestingsadviseurs

2701 AA Zoetermeer telefoon : 088 - 00 24 300

3252/gs/01

1

20

20

3

3

20

60

Bestuurssec retariaat

5

3

8

24

Direc teur

1

1

20

20

Adjunc t- direc teur

1

1

20

20

Vaste medewerkers

6

6

8

48

Flexibele medewerkers

2

1

8

8

1

1

20

20

28

College van B&W

Opmerking

104

Directie

40

Bedrijfsbureau

56

Publiekszaken Manager C

Totaal

Subtotaal

1

Wethouders (3x)

Fte

Burgemeester

Bloemendaalseweg

Uren per week

Oppervlak

Toekomst

Aantal werkplekken

Aantal medewerkers

Huidig

223

Team Samenleving Toezichthouders (BOA's)

5

1

28

Logopedistes

3

1

8

8

Vaste medewerkers

13

13

8

104

Rec ept ionistes

4

2

8

16

Receptiegebied

Baliemedewerkers:

9

3 balieplekken

3

5

15

Publieksbalie gebied

4 bac k-offic e plekken

4

8

32

1

1

20

20

8

8

8

64

6

3

8

24

6

6

8

48

5

4

8

32

6

4

8

32

Griffier

1

1

20

20

Vaste medewerkers

3

2

8

16

Team Burgerzaken en Receptie

Financien en Facilitaire Zaken Manager C

220

Team Documentaire Informatievoorziening Vaste medewerkers

Team Bodes Vaste medewerkers

(3x BLW; 2x BKW; 1x BBL)

Team Automatisering Vaste medewerkers

Team Communicatie Vaste medewerkers

Team Personeel en Organisatie Vaste medewerkers

Griffie

Totaal Werkplekken

36

90,0

0

70,0

679 m²

m²

ALGEMENE RUIMTEN Rec ept ie en publieksgebied

1

1

40

40

Garderobe

1

1

10

10

Post- en reprokamer

1

1

30

30

DIV ruimte en boderuimte

Opslagruimte

1

1

100

100

Aanname + opslag elders (nu 400 m² opslag)

Archief

1

1

80

80

Let op: geconditioneerde ruimte!

Servicec orners (pantries en printruimte)

1

1

25

25

ARBO en EHBO ruimte

1

1

20

20

Vergader- en overlegruimten

1

1

150

150

ICT ruimte

1

1

50

50

Totaal overige ruimten

TOTAAL FUNCTIONEEL OPPERVLAK

Inc l. toga ruimte

505

m²

0

m²

1.184

m²

0

m²


RUIMTEBEHOEFTESTAAT Stevens Van Dijck Project


Opdrac htgever


Postbus 7020

Dat um

23-2-2012

St atus

Conc ept

Kenmerk

bouwmanagers en huisvestingsadviseurs

2701 AA Zoetermeer telefoon : 088 - 00 24 300

3252/gs/01

Subtotaal

20

20

9

9

9

81

6

6

8

48

5

3

8

24

1

1

20

20

8

8

8

64

10

8

8

64

4

4

8

32

1

0

0

0

9

9

8

72

6

2

8

16

Gemeentewerken Manager C

Totaal

Oppervlak

1

Fte

Aantal werkplekken

Toekomst

1

Uren per week

Brouwerskolkweg

Aantal medewerkers

Huidig

Opmerking

173

Team civiele techniek Vaste medewerkers

Technisc he werkplekken 4x; regulier 5x

Team GRV en Reiniging Vaste medewerkers

Team beheer eigendommen Vaste medewerkers

Bouwen en wonen Manager C

180

Team Bouw en Woningtoezicht Vaste medewerkers

Team Ruimtelijke Ordening Vaste medewerkers

Team Milieu Vaste medewerkers

Financien en Facilitaire Zaken Manager C

88 Werkplek Bloemendaalseweg

Team Financien Vaste medewerkers


Totaal Werkplekken

60,0

0

51,0


441 m²

m²

ALGEMENE RUIMTEN Rec ept ie en ont vangstruimte

0

Garderobe

0

Call-c enter

0

Post- en reprokamer

0

Opslagruimte

0

Archief

0

Servicec orners (pantries en printruimte)

0

ARBO en EHBO ruimte

0

Medisc he ruimte

0

Bedrijfsrestaurant

0

Keuken en c at eringopslag

0


0

Auditorium

0

A/V ruimte

0


0

m²

441

m²


-


0

m²

0

m²

RUIMTEBEHOEFTESTAAT Stevens Van Dijck Projec t


Opdrachtgever


bouwmanagers en huisvestingsadviseurs Post bus 7020

Datum

8-3-2012

2701 AA Zoetermeer

Status

Conc ept

t elefoon : 088 - 00 24 300

Kenmerk

3252/gs/01

20

20

4

4

8

32

5

5

8

40

5

5

8

40

4

4

8

32

Vaste medewerkers

2

2

8

16

T ijdelijke medewerkers

2

2

8

16

Gemeentebelastingen Manager C

Totaal

Subtotaal

1

Fte

1

Bennebroekerlaan

Uren per week

Oppervlak

Toekomst

Aantal werkplekken

Aantal medewerkers

Huidig

Opmerking

196

Team Beleid en Applicatiebeheer Vaste medewerkers

Team Waardering Vaste medewerkers

Team Heffingen Vaste medewerkers

Team Invordering Vaste medewerkers

Team BIG

Publiekszaken

0

Vaste medewerkers

0

Financien en Facilitaire Zaken

8


Totaal Werkplekken

1

24,0

1

0

24,0

8

8


204 m²

m²

ALGEMENE RUIMTEN Rec eptie en ont vangstruimte

0

Garderobe

0

Call-c enter

0

Post- en reprokamer

0

Opslagruimte

0

Arc hief

0

Servic ec orners (pant ries en printruimte)

0

ARBO en EHBO ruimte

0

Medische ruimte

0

Bedrijfsrest aurant

0

Keuken en cateringopslag

0


0

Auditorium

0

A/V ruimte

0


0

m²

204

m²


-


0

m²

0

m²

BIJLAGE 2 – SITUATIESCHETS GEMEENTEWERF OVERVEEN


Onderzoek tijdelijke huisvesting

Recommend Documents