Communicatiehandboek verhuizing en tijdelijke huisvesting Willemsparkschool Tussen 21 januari 2013 en de zomer van 2014 wordt de Willemsparkschool tijdelijk gehuisvest aan de Rooseboomstraat in Mariahoeve. In deze periode wordt de oude school aan de Frederikstraat gesloopt en vervangen door een nieuw gebouw. Als alles volgens plan verloopt, verhuist de school in de zomer van 2014 terug naar de Frederikstraat en betrekt daar een modern gebouw dat alle ruimte en comfort biedt aan de leerlingen. De verhuizing en de tijdelijke huisvesting vormen een flinke uitdaging voor de school. We willen dat deze hectische periode soepel verloopt, maar we willen er ook een leuke tijd van maken. We gaan naar een mooie grote locatie, waar de kinderen alle mogelijkheden hebben. En we beleven met elkaar de bouw van onze nieuwe school. Voor de kinderen, de ouders en de leerkrachten moet dit een positieve periode zijn, waarin alles op rolletjes loopt. Dat kunnen we alleen voor elkaar krijgen als we eerlijk en eenduidig met elkaar communiceren. Hoe we dat gaan doen, staat in dit communicatiehandboek. Hierin leggen we vast hoe we communiceren over het vervoer van en naar de tijdelijke school, hoe ouders en school met elkaar in contact blijven en hoe we de kinderen, ouders en leerkrachten betrekken bij de nieuwbouw. Waarover communiceren we? Op de tijdelijke locatie draait de school gewoon door. Veel dingen blijven hetzelfde. Maar niet alles. Een paar punten vergen extra aandacht in de communicatie: -
De verhuizing Het vervoer van en naar de tijdelijke locatie Dagelijkse communicatie en ouderparticipatie Communicatie over de nieuwbouw
De verhuizing Persoonlijke spulletjes In de week voor de verhuizing wordt alles ingepakt. Kinderen nemen hun persoonlijke dingen mee naar huis en kunnen dit later weer meenemen naar de Rooseboomstraat. Zo willen we voorkomen dat dingen zoek raken. Afscheid oude school Woensdag 16 januari is de laatste schooldag op de Willemsparkschool. Om 12.00 uur nemen de leerkrachten met de kinderen afscheid van de school. Onder het zingen van het lied: mag het licht uit? doen we met elkaar in elke klas het licht uit. Rond 12.20 uur verzamelen we op het schoolplein. De activiteitencommissie heeft een fraai afscheidslied gemaakt en samen met alle ouders zingen we onszelf de school uit. Kopen en meenemen spullen oude school In de oude school zijn wat elementen die we willen bewaren, zoals typerende tegels in de gangen en op het plein. Daarmee maken we in de nieuwe school een tableau, dat herinnert aan het oude gebouw. Er zijn meer elementen in de oude school die waarde hebben, zoals de oude paneeldeuren, oude kasten, oude radiatoren, gootstenen van graniet etc. Ouders (en andere geïnteresseerden in hun omgeving) kunnen bieden op deze elementen. Vanaf vrijdag 11 januari tussen 8.20 en 9.00 uur en van 15.00 tot 15.30 uur mag iedereen die hier interesse in heeft stickers plakken op de objecten die zij willen kopen. De stickers zijn verkrijgbaar in de teamkamer. Ouders kunnen daar hun bod en mailadres op schrijven. Op de objecten mogen meerdere stickers geplakt worden. Het hoogste bod wordt geaccepteerd. Na woensdag 17 januari laten wij u weten wie de objecten mag kopen en hoort u wanneer de objecten uit school mogen worden verwijderd. Hier is maar heel kort tijd voor en u dient hier zelf voor te zorgen. Van de opbrengst van deze veiling worden spullen gekocht die de nieuwe school nog mooier/leuker maken. Denk daarbij aan extra groen, speeltoestellen voor het plein enzovoort. Kennismaken nieuwe school Voor ouders is het ook prettig te weten waar hun kinderen terecht komen. Natuurlijk kan iedereen dagelijks, bij het brengen en halen van de kinderen, een kijkje komen nemen op school. Maar, als kinderen gebruik maken van de bus, komen ouders misschien niet zo vaak op school. Daarom organiseren we een borrel voor ouders èn kinderen op vrijdag 25 januari van 15.00 tot 16.30 uur in de Rooseboomstraat 10. Vrije dagen rond de verhuizing Het is onvermijdelijk dat de kinderen rond de verhuizing twee dagen vrij zijn. Op 17 en 18 januari is er daarom geen school.
Het vervoer Het busvervoer van en naar de Rooseboomstraat is logistiek een hele operatie. Zowel de leerkrachten als de ouders moeten precies weten waar ze aan toe zijn. Daarom gaan we als volgt te werk: Vertrektijd en – locatie De bus staat iedere ochtend rond 8.05 uur klaar op het Nassauplein, recht tegenover de Schelpkade en vertrekt stipt om 8.15 uur. Om 15.15 uur en op woensdag om 12.45 uur komt de bus weer terug op het Nassauplein waar de kinderen opgehaald kunnen worden. Kom wel op tijd, de leerkrachten en leerlingen moeten zo snel mogelijk naar de Rooseboomstraat om aan de schooldag te beginnen.
Locatie bussen
NB: Geen fietsen midden op het plein!
Beperkte ruimte voor fietsen
Fietsenstalling Met de dienst stadsbeheer is afgesproken dat de fietsen rechts van de bushalte (tegen de halve muur met het hek) geplaatst mogen worden en aan de overkant van het plein (tegen de blinde muur). De fietsen mogen niet midden op het plein geplaatst worden. Er is geen toezicht en ouders zijn zelf verantwoordelijk voor het stallen van de fietsen. Begeleiding in de bus In elke bus is een leerkracht om de kinderen te begeleiden. Kinderen moeten zo snel mogelijk in de bus plaatsnemen, zodat de bus op tijd kan vertrekken. De leerkracht controleert aan de hand van haar informatielijst welke kinderen aanwezig zijn. Melden dat een kind niet meegaat De bus vertrekt op tijd, op laatkomers wordt niet gewacht. Toch willen we graag dat mensen het melden als een kind niet met de bus gaat (om wat voor reden dan ook). Er komt een prepaid telefoon waarop u een sms’je kunt achterlaten. Geeft u de naam van uw kind, de groep en de reden van afmelden door, dat is voldoende. De
leerkrachten kunnen geen telefoon aannemen, zij zijn er alleen voor de kinderen. Het telefoonnummer wordt volgende week bekend gemaakt. Het kan zijn dat de eerste dagen onze vaste telefoonlijn of de mail nog niet werkt. Let op: is een kind ziek en komt het helemaal niet naar school? Meldt het dan ook af op het telefoonnummer van school of via het e-mailadres van de leerkrachten, met een cc naar Vinanda Veldkamp-van der Hoek:
[email protected] Vaste busindeling De kinderen worden in vaste bussen ingedeeld, de bussen krijgen een nummer. Een kind zit dus altijd in bus 1, 2 of 3. De indeling is alfabetisch, broertjes en zusjes zitten bij elkaar in de bus. Zo kan een groter kind meereizen met een broertje of zusje uit een kleutergroep. Om dit goed te kunnen organiseren is het belangrijk dat u het antwoordstrookje, van de brief die afgelopen woensdag is uitgedeeld, uiterlijk maandag 14 januari op school afgeeft. Zijn er tussentijds wijzigingen dan kunt u die altijd, via de mail, doorgeven aan de leerkracht(en) van uw kind(eren) zodat de lijsten aangepast kunnen worden. Laatkomers De bus vertrekt op tijd, laatkomers hebben dus pech. Maar we willen niet dat kinderen ’s ochtends alleen bij de bushalte achterblijven. Daarom zorgen we dat er altijd iemand achterblijft die kinderen die in hun eentje te laat komen kan opvangen en de ouders kan bellen. Voor deze ‘opvangdienst’ zoeken we ouders die dagelijks een kwartiertje bij de bushalte willen blijven wachten. U kunt zich aanmelden bij Elly van Bentem. Als de bus te laat is De bus vertrekt ’s ochtends om 8.15 uur en is ’s middags om 15.15 uur en op woensdag om 12.45 uur weer terug op de halte. Natuurlijk kan het voorkomen dat de bus iets te laat vertrekt of terugkomt. In principe hebben we hiervoor geen meldingssysteem. Mocht het nodig zijn (door grote vertraging) dan kunnen ouders die bij de halte staan te wachten bellen met het nummer van school. Buitenschoolse opvang De buitenschoolse opvang (BSO) haalt de kinderen ’s middags bij de bushalte op, net zoals ze de kinderen nu op school ophalen. Hierin verandert voor ouders niets.
Dagelijkse communicatie en ouderparticipatie De inzet van digitale middelen De website van de school wordt zoveel mogelijk up to date gehouden. Er wordt een speciale pagina geopend waarop wekelijks het laatste nieuws wordt vermeld. Wat is er voor bijzonders gebeurd? Hoe staat het met de bouw van de nieuwe school? Waarvoor zijn hulpouders nodig? Welke mijlpaal is er inmiddels bereikt? Etc. De info De info verandert niet. We blijven hem via de mail versturen, eens in de twee weken. AVI-lezen AVI lezen gaat lastig worden nu een groot aantal van de ouders hebben gekozen voor busvervoer. De eerste week in de Rooseboomstraat hebben we geen AVI lezen. In deze week bekijken we op welke tijden het AVI lezen het best voortgezet kan worden. Elly neemt in de week van 28 januari contact op met de huidige AVI ouders om te peilen of zij bereid zijn naar de Rooseboomstraat te komen. Wellicht zijn er nieuwe ouders die deze taak op zich willen nemen. Kennis, kunde en beschikbaarheid inventariseren Het vinden van voldoende hulpouders is vaak lastig. Dat zal op de tijdelijke locatie niet anders zijn. Daarom gaan we dit iets slimmer aanpakken. We willen de contactouders vragen om in kaart te brengen wanneer en met wat ouders graag willen helpen. Zo wordt het voor de juffen makkelijker om gericht om hulp te vragen. Bovendien worden ouders dan eerder gevraagd voor dingen die ze echt leuk vinden om te doen. Ouderavonden Ouderavonden blijven hetzelfde als nu. De ouderavonden vinden plaats op de Rooseboomstraat. Dat is immers onze tijdelijk school. Zo krijgen ouders ook de kans om te zien waar hun kinderen mee bezig zijn, hoe de klassen zijn ingericht, welke materialen gebruikt worden. Tien-minutengesprekken De tien-minutengesprekken vinden plaats op de Rooseboomstraat 10. Juist voor deze gesprekjes is het van belang dat ouders het lokaal kunnen zien waarin hun kinderen elke dag werken en spelen. Wat maken ze voor knutselwerkjes, met welke materialen leren ze, hoe zien hun schriften eruit? Belangrijke zaken, die alleen op school zelf te zien zijn. De tijdstippen van de 10-minutengesprekken blijven hetzelfde. Overdag dus, niet ’s avonds. Spreekuur Locatieleider Elly van Bentem is van dinsdag t/m vrijdag op school aanwezig en kan door ouders worden aangesproken. Voor belangrijke zaken kunnen ouders, net als nu, een afspraak met haar maken. Omdat niet alle ouders meer elke dag op school komen, stelt Elly daarnaast een spreekuur in. Op dinsdag en vrijdag houdt ze tussen 8.30 en 9.30 uur haar agenda vrij en is haar deur open. Ouders kunnen binnenlopen met vragen, opmerkingen en problemen.
Communicatie over de nieuwbouw Informatie op de tijdelijke locatie Natuurlijk ruimen we op de tijdelijke locatie een plekje in voor informatie over de bouw van de nieuwe school. In de centrale hal reserveren we een hele muur voor foto’s, ideeën en berichtjes over de sloop en de bouw. De muur wordt gevuld door de schoolleiding, de architecten/aannemers, maar ook door een ouder die regelmatig foto’s gaat maken. Hierover maken we duidelijke afspraken, zodat deze ouder toegang heeft tot het bouwterrein en uitgenodigd wordt voor belangrijke momenten. Verder krijgen de kinderen een bijzondere rol. Belangrijke mijlpalen Het afscheid van de oude school, het slopen van het eerste muurtje, het leggen van de eerste steen, het bereiken van het hoogste punt... Allemaal mijlpalen die we niet zomaar voorbij willen laten gaan. Voor alle belangrijke mijlpalen maken we een plannetje, waar de kinderen zelf uiteraard bij betrokken zijn. Het zal niet altijd lukken alle kinderen overal bij te laten zijn; daarvoor is de situatie op de Frederikstraat niet veilig en overzichtelijk genoeg. Maar bij elke mijlpaal zal op z’n minst een afvaardiging van alle klassen een rol krijgen. Dit verdelen we eerlijk. Uiteraard zorgen we dat overal ruimschoots verslag van wordt gedaan.
