Onderzoek m.b.t. jaarstukken 2006 en 2007

Financiële commissie -- december 2008

Onderzoek m.b.t. jaarstukken 2006 en 2007 1.1 Inleiding Nadat de De Wonerij niet langer verantwoording wilde nemen voor het het beheer van De Weere en het contract per ultimo 2006 had beeindigd werd het beheer door Kramer&Wiering en WBBS vanaf januari 2007 voortgezet. De boekstukken over 2006 blijken nog geheel te zijn geadministreerd door De Wonerij. Balans en exploitatieoverzicht 2006 zijn door Kramer & Wiering opgemaakt overeenkomstig de gebruikelijke cijferpresentatie van De Wonerij en gelijk met de jaarstukken over 2007 in oktober 2008 verstrekt aan de leden/appartementeigenaren. De jaarstukken 2006 zijn dus meer dan een jaar te laat gepresenteerd aan de leden. Jaarstukken behoren binnen een half jaar na einde boekjaar beschikbaar te zijn. Ten tijde van De Wonerij was dit overigens altijd het geval. 1.2 Eisen te stellen aan specificatie jaarstukken in relatie tot cijferpresentatie De Wonerij en Kramer&Wiering Naast het voldoen aan de wettelijke verplichting is de bedoeling van de jaarstukken de leden/appartementeigenaren en eventuele andere belanghebbenden een duidelijk en volledig beeld te verschaffen over de vermogenstoestand en de inkomsten en uitgaven van de VVE. Hiertoe is het ook nodig dat een duidelijke (verplichte) toelichting op de cijfers wordt toegevoegd. Bij een vergelijking tussen de cijferpresentaties van De Wonerij en Kramer&Wiering valt op dat met name het exploitatie-overzicht van De Wonerij vollediger en duidelijker informeert dan dat van Kramer&Wiering. Een ingrijpende wijziging is bovendien het weglaten van de gaskosten en het vooorschot stookkosten in het exploitatie-overzicht 2007. De kascommissie is van mening dat de jaarstukken 2007 van Kramer&Wiering, met name het exploitatie-overzicht, geen duidelijk en volledig beeld verschaffen van de inkomsten en uitgaven. Het exploitatie-overzicht volgens het model van De Wonerij is duidelijker en vollediger en moet daarom worden gehandhaafd. Voorts zal een volledige en duidelijke toelichting worden toegevoegd waarin de cijfers nader worden verklaard. Het weglaten van de gaskosten en het voorschot stookkosten moet met klem worden ontraden. Controle op de gaskosten, het voorschot stookkosten en de afrekening stookkosten is en blijft noodzakelijk. Weglating van de stookkosten leidt tot inconsequenties tussen balans en exploitatierekening. Op 31-12 openstaande nabetalingen en/of restituties stookkosten, ’Te verrekenen stookkosten’ en nog niet betaalde gasrekeningen komen n.l. wel op de balans terwijl de kostenspecificaties waarvan deze posten zijn afgeleid niet worden vermeld op het exploitatie-overzicht. Met het weglaten van de gaskosten blijken ook de kosten van Zwaans meteraflezing en kostenverwerking te zijn verdwenen, een pittige bijkomende post in de stookkosten, die niet uit het oog mag worden verloren. Het blijft zonder meer gewenst dat ter beoordeling van de ontwikkeling van de inkomsten en kosten de exploitatie-rekening ook de cijfers van het vorig jaar toont, zoals dit bij De Wonerij gebruikelijk was. T.b.v. de controle op de gehele financiele jaarcyclus dienen in een derde kolom op de exploitatie-rekening de voorafgaande begrotingscijfers te worden opgenomen. 1.3 Vergelijking tussen begroting en exploitatie-rekening Het was niet alleen een goed gebruik, maar zelfs een verplichting het begrotingsvoorstel voor het


komende jaar ter goedkeuring voor te leggen aan de leden. Na afloop van het boekjaar kon dan worden gecontroleerd of de uitgaven binnen de grenzen van de begroting waren gebleven. Vastgesteld moet worden dat bij de vorming van de exploitatie-cijfers 2007 - zonder enige verklaring - is afgeweken van de najaar 2006 geaccepteerde begroting. Voor het boekjaar 2008 is, zonder enige mededeling, in het geheel geen begroting voorgelegd aan de leden. Dit zijn onaanvaardbare omissies van beheerder en bestuur. Door het op die manier afstompen van de ledenparticipatie wordt uiteindelijk de democratische structuur van de VVE uitgehold. 1.4 Balanscijfers 2006 en 2007 en de vermogenspositie van de VVE Liquide middelen 2006 De op de balans 2006 vermelde banksaldi stemmen overeen met de gecontroleerde banksaldi. Crediteuren 2006 Wat niet lijkt te kloppen, is de post Crediteuren; volgens telling stond er bij einde boekjaar voor € 20.600 aan nog niet betaalde posten, dat is € 9.290 minder dan op de balans is vermeld. Komt er geen onderbouwing voor de omvang van de vermelde Crediteuren, dan zal als gevolg van e.e.a. de passiva posten moeten worden bijgesteld. Liquide middelen 2007 Door een post met de omschrijving ’Geld onderweg’ wordt gesuggereerd dat een bedrag van € 8000 van de ene bankrekening is afgeboekt, maar op 31-12 nog niet was bijgeboekt op de andere rekening (het betreft hier dus een interne transfer). Dit blijkt niet het geval te zijn. Conclusie m.b.t. op balans 2007 vermelde banksaldi: saldo op rekening 83.77.18.716, te weten € 168.713, is OK , saldo op rekening 82.95.87.497, te weten € 12.112, is € 8000 te hoog. Bovendien zit er nog een schrijf- of telfout in laatst genoemd saldo van min €10,- Het werkelijke saldo op rekening 82.95.87.497 per 31-12 zou dus moeten zijn € 4.122. Op rekening 83.77.18.716 is volgens bankafschrift op 31-12 € 8000 bijgeboekt afkomstig van rekening 82.95.87.497. In de verstrekte stukken is er tot en met 31-12 geen bankafschrift van rekening 82.95.87.497 aangetroffen met een afboeking van € 8000. Aangezien het hier gaat om een rekening courant rekening waarop de mutaties per periode op een rekeningafschrift worden gebundeld, moet er begin 2008 hoogstwaarschijnlijk een rekeningafschrift zijn binnengekomen waarop een afboeking van € 8000 per 31-12 is vermeld. Immers een rekening wordt normaal pas bijgeboekt als elders het transferbedrag is afgeboekt. Het desbetreffende rekeningafschrift van januari 2008 of een copie daarvan zit niet in de verstrekte stukken. Mocht op het bankafschrift een afboekingsdatum zijn vermeld van na 31-12, bijvoorbeeld als gevolg van onachtzaamheid bij Fortis, dan zou, formeel gesproken, op de balans direct onder het desbetreffende bankrekeningnummer een post ’Interne transfer, nog niet afgeboekt’ met daarachter € 8.000 tussen haakjes kunnen worden opgenomen. Dat schept duidelijkheid en het balanstotaal is dan in ieder geval overeenkomstig de werkelijkheid.

Debiteuren (en eventueel Te verrekenen stookkosten) 2007 Bij de post ’Te verrekenen stookkosten’ zou een toelichting welkom zijn. Het gaat om het verschil tussen door de appartementeigenaren betaalde voorschotten stookkosten en de door Eneco in rekening gebrachte gaskosten op 31-12-2007. Volgens de jaarrekening zouden op genoemde datum de betaalde voorschotten € 8.253 achterlopen bij de gasrekeningen van Eneco. Omdat de stookkosten plotseling niet meer voorkomen in de exploitatie-rekening is deze post moeilijk te controleren. Een reden te meer om de stookkosten en de verrekening daarvan wel op te nemen in de exploitatie-rekening. Na een quick scan van kostencijfers over meerdere jaren ontstond er toch een (gas)luchtje rond deze post. Opmerking: In het verdere verloop zal deze betwij-


felde post nogmaals aan de orde komen om tenlotte in de paragraaf ’Brandende kwesties’ uitgebreid te worden doorgelicht. Debiteuren 2007 Door het ontbreken van toelichting is niet duidelijk of het bij de post Debiteuren gaat om betalingsachterstanden van appartementeigenaren of om externe debiteuren. Voorts is van belang te weten of er onder het totaalbedrag aan ’Debiteuren’ niet-invorderbare bedragen voorkomen die uiteindelijk ten koste zullen gaan van de Algemene reserve. Crediteuren (en eventueel Te verrekenen stookkosten) 2007 De post Crediteuren bedraagt € 26.602. Bij het doornemen van de exploitatie-rekening ontstond twijfel omtrent de juistheid van dat bedrag. Het lijkt aannemelijk dat op 31-12 de in de exploitatie-rekening opgevoerde kosten waren voldaan m.u.v. € 5.630 aan gaskosten (gaskosten niet meer in de exploitatie-rekening) en € 1.308 aan elektrakosten. Dat maakt een voorlopig crediteurentotaal van € 6.938. Een mogelijke verklaring zou kunnen zijn dat er geen crediteurentelling heeft plaats gehad, maar dat de post crediteuren is berekend door het eigen vermogen uit 2006 door te schuiven naar 2007, het exploitatie-resultaat 2007 erbij op te tellen en de som van deze bedragen af te trekken van het balanstotaal. Daarnaast blijft het natuurlijk mogelijk dat onbetaalde facturen uit de laatste maanden van 2007 zijn betaald in 2008 en mogelijk te vinden zijn in de boekhouding 2008. Om e.e.a. voortaan controleerbaar te maken, moet worden teruggegrepen op de methode die De Wonerij vroeger wel bezigde, n.l. bij de toelichting een overzicht toevoegen van de Crediteurenposten. Mocht blijken dat er geen onderbouwing te vinden is voor een post Crediteuren groter dan € 6.938, dan zullen ook andere Passiva posten moeten worden bijgesteld. Herberekening balanspost ’Te verrekenen stookkosten’ 2007 Hoe het ook zij, meerdere twijfels gaven aanleiding de betwijfelde balanspost opnieuw te berekenen aan de hand van een compleet exploitatie-overzicht met als voorbeeld de jaarrekening 2005 (te vinden bij de jaarrekening 2006). Helaas in de jaarekening 2005 stuiten we op onwaarschijnlijkheden die niet tot voorbeeld kunnen dienen. Daarom zelf maar eens nagedacht. Na de denkpauze maken we een nieuwe en completere exploitatie berekening en verwerken die in de balans. De aangeleverde stukken bevatten geen uitsplitsing naar specifieke servicekosten en voorschot stookkosten, maar uitsluitend een maandelijkse totalisering van bij de leden ingehouden bedragen. Per maand bedroegen de inkomsten € 20.830. Trekken we van de jaaropbrengst, € 249.960, de specifieke servicekosten af, te weten € 176.063 vermindert met de servicekosten garages, € 3669, dan houden we het voorschot stookkosten over, zijnde € 77.566. Aan gaskosten is betaald € 68.567 (Eneco) + € 2.909 (kosten Zwaans) totaal € 71.476. Bij de inkomsten uit Servicekosten, Overige inkomsten en Bijzondere baten, te weten € 184.560, wordt opgeteld het eerder gevonden voorschot stookkosten van € 77.566. Van het resultaat wordt afgetrokken de uitkomst van de afrekening stookkosten ( Zwaans/Techem) van min € 8.483. Dit geeft uiteindelijk een inkomstensom van € 253.643. Bij de Energiekosten, Schoonmaakkosten, Beheerskosten, Onderhoudskosten, Algemene kosten en Financieringskosten, tezamen € 117.525, tellen we de gaskosten, € 71.476, op. De totale kosten bedragen daardoor € 189.001. Het exploitatie resultaat volgt dan uit € 253.643 - € 189.001 = € 64.642. De balanspost ’Te verrekenen stookkosten’ is het verschil tussen de ingehouden voorschotten stookkosten, € 77.566, en de in rekening gebrachte gaskosten, € 71.476, op 31-12, te weten € 6.090.


De (voorlopige) balans komt er nu als volgt uit te zien. Let op: cijfers zijn rekenvoorbeelden. Activa Liquide middelen Debiteuren Passiva Crediteuren Te verrekenen stookkosten Eigen vermogen Reserve groot onderhoud Algemene reserve

Balanstotaal

172.835 1.595 14.663 6.090 74.746 78.931 ----------174.430

----------174.430

Door deze aanpak wordt de € 8.243 aan ’Te verrekenen stookkosten’ onder de Activa vervangen door € 6.090 onder de Passiva. Dat maakt een positief verschil van € 14.343 (!) Eigen vermogen Het eigen vermogen op de balans van 31-12-2007 was groot € 156.071. Toegerekend aan de eigenaars, komt dat neer op gemiddeld € 1.380 per appartement. Dit bedrag, maar dan wel gecorrigeerd op eigendomsbreukdeel, wordt bij verkoop van het appartement doorverkocht aan de nieuwe eigenaar. Waar komt de toename van het eigen vermogen vandaan? De toename van het eigen vermogen is voor een belangrijk deel verkregen door het schilderwerk balkonzijde - begroot op € 65.000 - niet uit te voeren. Dit schilderwerk stond volgens het meerjaren onderhoudsplan gepland voor 2007. Voor deze ingrijpende beslissing is overigens geen toestemming gevraagd aan de leden/appartementeigenaren. Er is hieromtrent ook geen enkele mededeling gedaan. De laatste verfbeurt aan de balkonzijde vond plaats in 2001. Inmiddels is er sindsdien meer dan zeven jaar verstreken en de gevolgen van het niet op tijd verven zijn zichtbaar geworden; doffe, verweerde verf die bij het schoonmaken afgeeft, barsten en scheuren in de verflaag op kozijnen en panelen. Houtwerk is nu onvoldoende beschermd tegen weersinvloeden. Het eigen vermogen blijkt dus te zijn opgekrikt door te bezuinigen op onderhoud, of, anders gezegd, door het gebouw te verwaarlozen. Het is inmiddels duidelijk dat ook in 2008 geen geld is besteed aan planmatig noodzakeleijk onderhoud. Zonder grote tegenvallers zal daarom het (voorlopig) Eigen Vermogen eind 2008 wel uitkomen op ruim € 200.000. Bestemming exploitatie resultaat Daar de zeggenschap over de hoogte en besteding van de servicekosten berust bij de leden, moeten de resultaten 2006 en 2007 als voorlopig worden bestempeld. Het is aan de leden alsnog te bepalen of de exploitatie resultaten 2006 en 2007 worden terugbetaald aan de eigenaren, besteed gaan worden aan planmatig en inmiddels noodzakelijk onderhoud of geheel of gedeeltelijk worden toegevoegd aan het Eigen Vermogen. Foute boel in 2007 Voor aanvang van het boekjaar behoren de leden het met de beheerder eens te worden over de besteding van de inkomsten en de hoogte van de servicekosten. Pas daarna kan de beheerder, overeenkomstig de begroting, servicekosten innen en het geld besteden. Als een (nieuwe) beheerder het boekjaar afwikkelt, zonder een begroting die de instemming heeft


van de leden en daarna het te veel aan inkomsten zonder discussie op de plank legt dan spreken we van huisbazenmethodes. 1.5 De exploitatie-rekeningen 2006 en 2007 en de ontwikkeling van inkomsten en lasten Kritiek op cijferpresentatie en opmaak is al eerder naar voren gebracht; de exploitatie-rekening is onduidelijk en onvolledig. Servicekosten 2007 Uit de cijfers blijkt dat de servicekosten 2007 t.o.v. 2006 met € 10.116 zijn toegenomen dat is vier keer zoveel als de toename van 2005 op 2006 van € 2.545. De toename 2006 op 2007 komt neer op een verhoging van 6,1%. Gemiddeld per appartement een toename van € 90. Als gevolg van de najaarsvergadering 2006 zijn per 1 januari 2007 de servicekosten verhoogd. E.e.a. is nog afgewikkeld door De Wonerij. Uit vergelijking van ingehouden bedragen op bankschriften blijkt - informerende brieven zijn door De Wonerij n.l. niet meer verzonden - dat de servicekosten (dus zonder voorschot stookkosten) met 5% werden verhoogd. De verhoging van 5% was gebaseerd op een begroting met een bepaalde prognose van de kostenontwikkeling over 2007. Doordat, zonder overleg en bericht, is gesneden in de kostenontwikkeling 2007, en daardoor een ruim exploitatie overschot van € 67.035 is ontstaan, moet worden geconcludeerd dat de servicekosten 2007 te veel zijn verhoogd. Het te veel aan verhoging moet uiteraard worden teruggedraaid. Doordat het voorschot stookkosten van 2006 (€ 78.911) op 2007 (€ 77.566) weinig verschilt, en de maandelijkse betalingen van de eigenaren over 2007 feitelijk niet zijn verhoogd, ontstaat de vraag waar dan het geld vandaan is gekomen voor de toename van de servicekosten met 6,1% i.p.v. 5%. Dit verschil van goed 20%, dus ruim € 2000, moet waartschijnlijk ergens in de boekhouding zijn ontstaan. Op grond van het gesignaleerde verschil, moet de a.s. verhoging van 2009 met 1,1% naar beneden worden bijgesteld. Gas 2006-2007 De uitgaven voor gas, volgens de jaarlijkse stookkosten afrekening van Zwaans, waarin ook de kosten van Zwaans beheer zijn begrepen, zijn van 2006 op 2007 afgenomen met € 4.188. Het gasverbruik nam af met 19.721 kubieke meter. De kosten van Zwaans/Techem mogen niet worden gebagatelliseerd; op de afrekeningsnota 2007 bedroegen die € 2.205 en in de boekhouding € 2.909. Kosten kookgas zijn in de exploitatie-rekening 2007 niet (meer) te vinden. Elektra 2006-2007 De kostencijfers in de exploitatie-rekening worden beinvloed door overlopende nabetalingen, restituties e.d. en geven geen juist beeld van de werkelijke collectieve elektrakosten in een bepaald jaar. Gecorrigeerd naar de werkelijkheid zijn de kostenontwikkelingen als volgt. Van 2006 op 2007 zijn de collectieve elektralasten met 13% toegenomen tot € 15.691 (volgens maandelijkse voorheffing Nuon; afrekeningsnota 2007 komt in 2008 en bevindt zich in de boekhouding 2008). Van 2005 op 2006 waren de collectieve uitgaven voor elektra al toegenomen met 58% (volgens de Nuon jaarafrekeningen). Het verbruik in Kwh nam in die periode toe met 30%. Aangezien de aansluitwaarde van de collectieve stroomafnemers niet is gewijzigd, ontstaat de prangende vraag hoe het collectieve stroomverbruik zo sterk heeft kunnen toenemen. E.e.a. moet dan ook nader worden onderzocht, daarbij moet ook worden gelet op het eventueel illegaal aftappen van stroom. Onderhoudskosten (planmatig) 2006 In de exploitatie-rekening staat een post ’Schilderwerk’ van € 23.453. Dat bedrag is niet terug te vinden in de facturen, er is voor niet meer dan € 393 aan schilderfacturen (Etro) gevonden. Daarentegen is een post van € 33.011, ’Vervanging 24 kozijnen’ - vervangen wegens lekkage en verrotting


- niet terug te vinden op de exploitatie-rekening 2006. Onderhoudskosten (klachten) 2006-2007 De post ’Onderhoud Liften’ van € 178 in 2006 is onjuist, die moet zijn € 2.386. Een stevige post ’Overig onderhoud’, van € 16.609 is te ondoorzichtig en moet worden gespecificeerd in de toelichting. In de exploitatie-rekening 2007 staan drie onderhoudsposten, voor de gespecificeerde kosten van die posten zijn andere bedragen gevonden, de verschillen in het totaalbedrag blijven beperkt, maar belopen toch nog € 1.661. De post ’Overige onderhoudskosten’ van € 13.000 is te ondoorzichtig en behoort in een toelichting te worden gespecificeerd. Specificatie van de onderhoudskosten T.b.v. een beter overzicht en het trekken van vergelijkingen stelt de kascommissie voor in de exploitatie-rekening de onderhoudskosten in drie i.p.v. twee rubrieken te verdelen. Een rubriek ’Periodiek onderhoud’, daaronder valt het jaarlijks onderhoud aan CV en liften etc., een rubriek ’Reparaties’, hieronder vallen de kosten van reparaties n.a.v. klachten of meldingen en een rubriek ’Planmatig onderhoud’ waaronder de kosten vallen van werkzaamheden die voortvloeien uit het meerjaren onderhoudsplan zoals schilderwerk, vervanging van technische componenten e.d. Meerjarenonderhoudsplan en meerjarenbegroting De controle op de kosten ’Planmatig onderhoud ’ gebeurt mede aan de hand van het meerjarenonderhoudsplan en de meerjarenbegroting. Probleem is dat de nieuwe beheerder bijna twee jaar lang geen meerjarenonderhoudsplan en meerjarenbegroting heeft gepresenteerd. Het laatste meerjaren onderhoudsplan is van De Wonerij en dateert uit 2006. Volgens dat onderhoudsplan zou in 2007 het houtwerk aan de acherzijde van het gebouw en de balkonbeplating geverfd moeten worden. Is een meerjaren onderhoudsplan niet gebaseerd op een technische keuring door een onafhankelijke gecertificeerd buro dan blijft dat onderhoudsplan natte vingerwerk. Op die manier kan het onderhoudsplan nogal makkelijk worden geschreven vanuit het beschikbare geld i.p.v. uit de toestand van het gebouw. Specificatie van de servicekosten Er is geen specificatie van het maandelijks te betalen bedrag aan servicekosten. Hierdoor is het niet mogelijk de jaarlijkse aanpassing van de servicekosten precies te managen. Stijgen de elektrakosten fors, dan moet de portie elektrakosten in het servicekostenbedrag overeenkomstig worden aangepast. Nemen de kosten van reparaties gemiddeld toe als gevolg van slijtage en veroudering van het gebouw, dan moet de portie reparatiekosten overeenkomstig verhoogd worden. Zo komen we tot een evenwichtige bepaling van de servicekosten. De servicekosten en de eventuele toename daarvan hangen telkens af van de begrote kosten. Vallen er in het begrote jaar kosten weg, bijvoorbeeld door het niet doorgaan van planmatig onderhoud, of pakken de reparatiekosten gunstig uit, dan behoort dit te worden teruggekoppeld naar de te verrekenen servicekosten. Omdat we hier niet te maken hebben met een huurderssituatie, maar met eigenaarssituatie, is verhoging van de servicekosten dus geen automatisme, Probleemgebied garages Door een factuur ’vervanging garagedeur’ van € 2.200 ontstond de vraag naar de toekomstige onderhoudskosten van de garages. Naast de kosten van vervanging van garagedeuren (leeftijd inmiddels 34 jaar) zijn er ook de kosten van het schilderen met voorafgaande antiroestbehandeling. De voorlopige conclusie is dat de servicekosten garages, te weten € 6,24 per maand , hoogstwaarschijnlijk niet genoeg opbrengen om de toekomstige onderhoudskosten te dekken. Het zal duidelijk zijn dat de bewoners zonder garage geen trek hebben mee te betalen aan het onderhoud van


objecten waarvan zij geen gebruik kunnen maken of voordeel hebben. De kascommissie is van mening dat de maandelijkse servicekosten in relatie tot de diverse lasten en kosten moet worden gespecificeerd en in een overzicht aan de begroting moet worden toegevoegd. 1.6 Brandende kwesties Er blijven nog een belangrijke zaak nader te verklaren: het hoe en wat van de achterstand voorschotten stookkosten, € 8.243, onder de Activa op de balans 2007. Werking van het stookkosten afrekensysteem. Het bedrag dat maandelijks door de appartementeigenaren wordt betaald bestaat uit twee delen: de servicekosten en het voorschot stookkosten. De hoogte van het laatste bedrag fluctueert van jaar tot jaar en wordt beinvloed door de hoeveelheid afgenomen warmte in het voorbije stookjaar en door de ontwikkeling van de gasprijzen. Na einde stookseizoen (31-5) worden de warmtekostenverdelers op de radiators afgelezen (Zwaans beheer inmiddels Techem) en de definitieve stookkosten berekend. Blijken de definitieve stookkkosten hoger dan de betaalde voorschotten, dan wordt voor het te weinig betaalde nabetaling verlangd, zijn daarentegen de stookkosten lager dan de voorschotten, dan volgt restitutie van het te veel betaalde. Voor het berekenen van de warmtekosten heeft Zwaans drie gegevens nodig; de warmtemeter aflezing, de gasnota’s vanEneco over het het stookjaar (1-6 t/m 31-5) en het betaalde voorschot stookkosten per appartement. De herkomst en objectiviteit van het eerste en het tweede gegeven is duidelijk. Het derde gegeven, de betaalde voorschotten stookkosten per appartement, komen van de beheerder. Welke voorschot stookkosten gegevens worden door de beheerder aan Zwaans geleverd? De beschikbaar gestelde boekhouding bevat daarover geen gegevens. Vastgesteld moet worden dat het systeem eenvoudig is te beinvloeden. Krijgt Zwaans lagere voorschotbedragen verstrekt dan in werkelijkheid zijn betaald, dan produceert de computer van Zwaans afrekeningen met lagere bedragen aan restitutie en/of hogere bedragen aan nabetalingen. Een tegenover gesteld effect, bij een hogere aanname van de voorschotten, is in principe ook mogelijk. Door een gemiddeld lagere aanname van de voorschotten stookkkosten verschuiven de inkomsten richting servicekosten. Dit zou leiden tot een groter exploitatie-resultaat dat onbemerkt verdwijnt in de Liquide middelen. Op de afrekeningsnota is het voorschotbedrag weliswaar vermeld, maar wie controleert dat? Mede door de verwevenheid met de jaarekening is het van belang dat de totale afrekeningshandeling met Zwaans controleerbaar is. Bedoeling voorschot stookkosten Het voorschot stookkosten is uitsluitend bestemd voor bestrijding van de stookkosten. Zo was het sinds de warmtemeters zijn aangebracht, en zo is het nog steeds. Om de totale berekening en afrekening van de gaskosten goed te controleren is het nodig dat, zoals reeds bepleit, de gaskosten en de betalingen daarvan, in de exploitatie-rekening blijven. Daarnaast moet er in een aparte toelichting worden vermeld hoeveel er totaal aan voorschotten en gaskosten aan Zwaans is opgegeven en hoeveel er totaal aan nabetalingen of restituties door Zwaans is berekend. De stookkosten 2007 en de jaarrekening Op grond van de beschikbare gegevens en de herberekening die heeft plaats gehad (zie paragraaf 4) is de activa post ’Te verrekenen stookkosten’ van € 8.253 op de balans 2007 niet te verklaren. Op 31-12-2006 was er volgens de balans 2006 nog een positief buffer van € 8.732. Het lijkt onwaarschijnlijk dat in een jaar tijd, onder tamelijk gelijke omstandigheden, de verhouding voorschotten/gaskosten met ongeveer € 17.000 wijzigt. De ontwikkeling van het gasverbruik en de gaskosten in het voorjaar 2007 t.o.v. het voorjaar 2006 verliep uitgesproken gunstig. Bij de jaarafrekening stookkosten - na 31 mei - werd dan ook meer


gerestitueerd dan nabetaald. De tweede helft van 2007 verliep qua stookkosten niet ongunstig. De inkomsten uit servicekosten en voorschot stookkosten bleven gelijk tot eind 2007. Er kan niet anders geconcludeerd worden dan dat de betrokken posten, het voorschot stookkosten, de gaskosten en de ’Te verrekenen stookkkosten’ n.a.v. de jaarrekening 2007 opnieuw moeten worden berekend. Voorts is het nodig dat de boekhoudgegevens naar en van Zwaans stookkosten-berekeningen worden gecontroleerd. 2. Afsluitend oordeel en advies aan de leden Onder verwijzing naar bovenstaande bevindingen constateert de kascommissie een aantal onjuiste posten en vermeldingen in de jaarrekening 2006. Die fouten behoren te worden hersteld. De anderhalf jaar te late presentatie van de jaarstukken 2006 zonder verklaring of uitleg is een kwalijke ontsporing van hetgeen met de beheerder contractueel is overeengekomen. Nu de beheerder zijn contractuele verplichtingen zo duidelijk niet is nagekomen, moeten de kosten van deze jaarrekening, te weten € 1.800 exclusief btw, ter discussie worden gesteld. Omtrent de jaarstukken 2007 moet allereerst worden vastgesteld dat, ondanks het voorhanden voorbeeld van vorige jaarstukken van De Weere, deze niet voldoen aan redelijke eisen van duidelijkheid en volledigheid. Voor wat betreft de gewenste duidelijkheid en volledigheid wordt verwezen naar de desbetreffende bovenstaande opmerkingen en aanwijzingen. Gelet op de eerder naar voren gebrachte discutabele posten moet er aan getwijfeld worden of de balans 2007 de financiele toestand op 31-12-2007 representeert. Het in vergelijking met vorige jarenweglaten van belangrijke posten op de exploitatie-rekening alsmede onvoldoende definitie van de onderhoudskosten reduceren de controle- en informatieve aspecten tot een onacceptabel minimum. Er moet aan getwijfeld worden of de vermelde onderhoudskosten 2007 juist zijn gespecificeerd. Zoals eerder aangegeven is de toelichting op diverse posten onvoldoende, zo ze niet geheel ontbreekt. De jaarrekening kan niet los worden gezien van de jaarcyclus waarvan ze deel uitmaakt. Die jaarcyclus begint telkens met het aanbieden van een begroting aan de leden. In feite behoort de jaarrekening het resultaat te zijn van door de leden goedgekeurde begrotingen. De nieuwe beheerder heeft verzuimd met de leden tot een werkbare begroting 2007 te komen. De nu voorliggende jaarrekening 2007 mag evenwel geen instrument worden om het begrotingsverzuim te legaliseren. Gezien het voorafgaande, kan de jaarrekening 2007 naar inhoud en vorm niet worden geaccepteerd. Daar bij de jaarcyclus 2007 de beheerders hun verplichtingen niet zijn nagekomen, moeten hun declaraties ter discussie worden gesteld. Het gaat hier met name om verzuimde activiteiten m.b.t. begrotingsoverleg 2007, het opstellen en aanbieden van een begroting 2008, het begeleiden van een jaarvergadering 2007, het laten bestemmen van de exploitatie resultaten 2006 en 2007 en het opstellen en aanbieden van een meerjaren onderhoudsplanning/begroting, Voorts moeten worden genoemd hiaten in de jaarrekening 2006 en onvolledige financiele rapportage 2007 met diverse te betwijfelen uitkomsten. In feite zijn de activiteiten van het administratief beheer over 2007 beperkt gebleven tot het innen van de servicekosten/voorschotten stookkosten en het verwerken van de kostennota’s. Dat is niet overeenkomstig het contract met De Weere.


Gelet op aantal en impact van de tekortkomingen dringt zich de vraag op of de beheerder wel over voldoende beheercapaciteit beschikt om VVE’s van grote tot zeer grote omvang, d.w.z. meer dan honderd appartementen, naar behoren te kunnen bedienen.

Advies aan de leden De kascommissie adviseert de leden - zich te distantieren van de jaarstukken 2006 en 2007 totdat deze naar behoren en naar wens zijn gecorrigeerd, - geen decharge te verlenen voor het boekjaar 2007 en daarmee de verantwoording en consequenties voor dat jaar geheel te leggen bij beheerder en bestuur - te besluiten of de exploitatie resultaten 2006 en 2007 moeten worden terugbetaald aan de leden, dan wel uitgegeven gaan worden aan noodzakelijk/achterstallig onderhoud of worden toegevoegd aan de reserves - te besluiten dat na herbereking servicekosten/stookkosten 2007 het eventueel te veel betaalde wordt gecompenseerd - de declaraties van de beheerders over 2007 wegens onvoldoend presteren ter discussie te stellen.

Onderzoek m.b.t. jaarstukken 2006 en 2007

Recommend Documents