Onderzoek effectiviteit van het ICT-beleid van de gemeente Waalre

Onderzoek effectiviteit van het ICT-beleid van de gemeente Waalre

Uitgevoerd door van Tongeren en Trimp in opdracht van de Rekenkamer Waalre juni 2007

Onderzoek effectiviteit van het ICT-beleid van de Gemeente Waalre

Inhoudsopgave 1.

Inleiding......................................................................................................................................................... 3

2.

Aanpak van het onderzoek ............................................................................................................................ 3

3.

Leeswijzer ..................................................................................................................................................... 3

4.

Het meetlatprincipe en de dynamiek in de I&A functie ................................................................................ 4

4.1

Inleiding ............................................................................................................................................... 4

4.2

Positie van de gemeente Waalre van 2003 tot heden ........................................................................... 6

4.3

I&A-functie van de gemeente Waalre.................................................................................................. 8

5.

Externe ontwikkelingen................................................................................................................................. 9

5.1

Inleiding ............................................................................................................................................... 9

5.2

De routeplanner.................................................................................................................................... 9

5.2

EGEM-i.............................................................................................................................................. 11

5.3

Welke acties heeft Waalre ondernomen? ........................................................................................... 11

6.

Visie op Informatisering.............................................................................................................................. 12

6.1

Inleiding ............................................................................................................................................. 12

6.2

Visie op informatie ............................................................................................................................ 12

6.3

Informatievoorziening en de maatschappij ........................................................................................ 12

6.4

Informatievoorziening en bestuur ...................................................................................................... 13

6.5

Informatievoorziening en gemeentelijke dienstverlening .................................................................. 13

6.6

Informatievoorziening en bedrijfsvoering.......................................................................................... 13

7.

I-beleidsthema’s en doelstellingen.......................................................................................................... 14

7.1

Inleiding ............................................................................................................................................. 14

7.2

Een eerste overzicht ........................................................................................................................... 14

7.3

Raakvlakken met het collegeprogramma 2006-2010......................................................................... 15

8.

Conclusies en aanbevelingen .................................................................................................................. 16

8.1

Antwoord op de onderzoeksvragen.................................................................................................... 16

8.2

Algemene aanbevelingen ................................................................................................................... 17

8.3

Aanbevelingen voor de Informatievoorziening en Automatisering ................................................... 18

8.4

Reactie van College van B&W in het kader van Hoor en Wederhoor ............................................... 21

8.5

Nawoord van de Rekenkamer ............................................................................................................ 22

Bijlage: Externe Ontwikkelingen .......................................................................................................................... 23

2


1.

Inleiding

De gemeente Waalre, bij monde van het presidium, heeft de rekenkamer verzocht een onderzoek in te stellen naar de rol en de betekenis die ICT voor de gemeente Waalre kan en moet hebben voor met name de kwaliteit van de dienstverlening naar de burgers.

Aan de rekenkamer is derhalve de volgende vraag gesteld: “Dragen de ontwikkelingen op ICT en automatiseringsgebied bij aan een betere dienstverlening aan de burgers, aan het vergroten van het draagvlak van de politiek en aan het beter functioneren van de gemeentelijke organisatie”.

2.

Aanpak van het onderzoek

In onze aanpak hebben wij gekozen voor interviews met de MT-leden en het presidium. Daarnaast is er onderzoek gedaan naar diverse relevante beleidsnotities. De resultaten hiervan hebben wij eveneens getoetst aan de ervaring die wij hebben met soortgelijke gemeenten.

De volgens stappen zijn door ons hiervoor genomen:

Inventarisatie In deze stap is duidelijk gemaakt waar de gemeente Waalre staat in haar ontwikkeling van de informatievoorziening en welke aandachtspunten er leven. Dit is weergegeven op een door ons ontwikkelde meetlat en afgezet tegen de ontwikkelingen van soortgelijke gemeenten.

Ontwikkeling raamwerk Op basis van de resultaten uit de vorige stap, de landelijke ontwikkelingen en de in gang gezette lokale ontwikkelingen binnen de gemeente Waalre, is op hoofdlijnen aangegeven welke stappen de gemeente Waalre moet nemen om haar doelstellingen te realiseren. Van belang is dat deze passen binnen de gewenste strategie van de gemeente. Als resultaat is er een aantal belangrijke ICT-thema’s beschreven, waaraan over een periode van 3 tot 4 jaar meetbare doelstellingen zijn gekoppeld (SMART).

Toetsing De resultaten uit de vorige stap zijn door het MT getoetst aan de reeds ingezette veranderingen en bestaande ICT infrastructuur.

3.

Leeswijzer

Het rapport start met achtergrondinformatie over het meetlatprincipe, de ontwikkelingen van de I&A-functie en relevante externe ontwikkelingen. Vervolgens worden de ICT- ontwikkelingen die de gemeente Waalre de afgelopen jaren heeft doorlopen toegelicht en op de meetlat gepositioneerd.

3


Een korte visie op het I-beleid geeft aan waar de aandacht voor de gemeente de komende jaren moet liggen en welke doelstellingen zij voor ogen moet hebben. Hierin wordt ook aansluiting gezocht met het collegeprogramma 2006-2010. Het rapport wordt afgesloten met conclusies en aanbevelingen.

4.

Het meetlatprincipe en de dynamiek in de I&A functie

4.1

Inleiding

Het meetlatprincipe gaat er van uit, dat de bedrijfsvoering continu in ontwikkeling is. De belangrijkste taak van informatievoorziening is er voor te zorgen dat de ontwikkeling van de bedrijfsvoering te allen tijde optimaal wordt ondersteund. Dit betekent dat ook de informatievoorziening continu aan het ontwikkelen is. In deze ontwikkeling is een bepaald groeipatroon te herkennen, dat bestaat uit een aantal opeenvolgende fasen. Deze fasen kunnen op een soort van meetlat worden uitgezet. Elke organisatie en zelfs elk organisatieonderdeel, doorloopt deze fasen op de meetlat.

Iedere fase wordt gekenmerkt door de manier waarop binnen de gemeente invulling is gegeven aan bepaalde aspecten van de informatievoorziening. Door per aspect indicatoren te benoemen en daaraan een waarde toe te kennen, kan de positie op de meetlat worden bepaald en ontstaat een beeld van de fase waarin de gemeente zich bevindt. In de ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening binnen organisaties worden drie fase onderkend. Dit zijn de automatiseringsfase, de informatiseringsfase en de bedrijfsfase (zie figuur). In de automatiseringsfase (A-fase) is de aan-

bedrijfs voering

bedrijfs voering

informatie voorziening


dacht sterk gericht op de techniek. Management en bestuur voelen zich nauwelijks betrokken bij

bedrijfs voering

vraagstukken op dit gebied. I&A wordt ingezet om activiteiten te ondersteunen, waardoor er veelal sprake is van eilandautomatisering. De aandacht is vooral gericht op aanschaf van nieuwe


applicaties en systemen die vaak gericht op een activiteit worden ingezet. Koppelingen en integratie bestaat nog niet.

In de informatiseringsfase (I-fase) verschuift de

automatiseringsfase

informatiseringsfase

bedrijfsfase

aandacht naar het belang van informatievoorziening voor de bedrijfsvoering. Bestuur en management gaan zich steeds meer verantwoordelijk voelen voor I&A. Het belang van goede gegevens voor de bedrijfsvoering wordt onderkend, wat te zien is in de aandacht voor gegevensbeheer en basisadministraties. Informatiesystemen worden meer en meer met elkaar gekoppeld, ten einde een betere gegevensuitwisseling tussen organisatieonderdelen te bewerkstelligen.

4


In de bedrijfsfase (B-fase) maakt I&A integraal deel uit van de bedrijfsvoering. De aandacht voor I&A van het bestuur en management is gelijk aan die van de andere middelen als financiën en personeel. I&A wordt ingericht vanuit de visie dat de bedrijfsvoering leidend is voor de ontwikkelingen op het gebied van I&A. I&A is flexibel, zodat bij veranderingen van de bedrijfsvoering, I&A deze moeiteloos kan volgen en waar dit past in de doelstelling ook initiator van die verandering kan zijn.

Juist het onderkennen van de relatie tussen I&A en de bedrijfsvoering, waarbij I&A wordt gebruikt om in toenemende mate de bedrijfsvoering effectief te ondersteunen, is van essentieel belang. Door deze relatie bij het opstellen van het Informatiebeleid mee te nemen, kan met de uitvoering van het Informatiebeleidsplan aansluiting worden gevonden bij de ontwikkelingen van de bedrijfsvoering.

Dynamiek in de I&A functie De hiervoor geschetste ontwikkeling en het doorlopen van de 3 fases (A-fase, I-fase en B-fase) heeft ook gevolgen voor de in te vullen taakgebieden op I&A- en andere aspecten. (Zie figuur hieronder).

Taakgebieden Aspecten bedrijfsvoering

Exploitatie & Beheer

Ontwikkeling & Onderhoud

Planning & Control

Beleid & Strategie

Opslag & Verwerking

Aspecten I&A

Automatiseringsfase

Communicatie Toepassingen Gegevens

Informatiseringsfase

Organisatie & Regelgeving Processen

Andere aspecten

Bedrijfsfase

Producten

Overige aspecten

In de Automatiseringsfase is de taak vooral gericht op beheer en minder op beleid. Eventueel beleid is vooral gericht op de techniek. Het accent ligt vooral op de technische componenten van de infrastructuur.

In de Informatiseringsfase vindt een verschuiving plaats van beheer naar beleid. Het beleid is meer en meer afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. En er vindt uitbreiding plaats naar de niet technische componenten van de infrastructuur, zoals gegevens en regelgeving.

In de Bedrijfsfase is er aandacht voor alle taakgebieden op een professionele manier. Dat geldt ook voor alle I&A aspecten. Het I&A-beleid is geïntegreerd met het organisatiebeleid. In deze fase vinden “uitstapjes” plaats van uit de I&A functie naar andere aspecten van de bedrijfsvoering.

5


4.2

Positie van de gemeente Waalre van 2003 tot heden

In de periode 2003-2005 heeft de gemeente Waalre met name aandacht besteed aan het op orde brengen van de technische infrastructuur. Dit is kenmerkend voor een gemeente die nog in de automatiseringsfase zit. Deze fase moet wel goed worden afgerond, opdat er een gezonde basis wordt neergelegd om door te ontwikkelen. Deze doorontwikkeling is nodig om te kunnen voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving (zie ook Programma Andere Overheid) op het gebied van de elektronische dienstverlening. Projecten die in deze periode zijn uitgevoerd, zijn o.a.:

o

Migratie van Oracle 7 naar Oracle 8

o

Het inrichten van een internetsite met een volledige productencatalogus en 50 formulieren

o

De verdere ontwikkeling van extranet

o

Het

verder

uitnutten

en

koppelen

van

de

kernapplicaties

en

het

inrichten

van

een

documentmanagementsysteem o

Het vervangen van de serveromgeving en windows

Daarnaast is er ook aandacht besteed aan de verdere professionalisering van het applicatiebeheer. Zonder aanpassingen of vernieuwing op het gebied van de automatisering zou de ontwikkeling van de ICT alleen maar stil zijn komen te staan. Op basis van deze gegevens kan de positie van de gemeente Waalre in 2004/2005 op de meetlat kan worden weergeven zoals afgebeeld in de figuur. Automatiseringsfase


Bedrijfsfase

In 2006 is de gemeente Waalre gestart met de ontwikkelingen van de Informatisering.

2004/ 2005

Dit alles om de doelstellingen van de gemeente,

verwoord

in

o.a.

het

coalitieakkoord 2006-2010 te kunnen realiseren. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn: -

werken aan een klantgerichte organisatie;

-

Het ontwikkelen van 1 loket;

-

Het ontwikkelen van digitale mogelijkheden.

Om deze uitgangspunten optimaal te kunnen faciliteren heeft de gemeente een Bedrijfsvoeringconcept opgesteld, zodat iedere medewerker duidelijkheid krijgt in de nieuwe rol en het nieuwe gezicht van de gemeente. Het Bedrijfsvoeringconcept streeft naar een open en transparante organisatie, welke: -

interactief beleid kan uitvoeren

-

efficiënte en flexibel kan werken

-

ambitie heeft en prettig is om in te werken

-

er is voor raad, college en de burger.

6


Dit betekent o.a. dat: -

de organisatiecultuur hierop aangepast moet worden; Inmiddels is de organisatie aangepast om beter aan te kunnen sluiten aan de uitgangspunten van het Bedrijfsvoeringconcept.

-

de dienstverlening van aanbodgericht zal moeten gaan omschakelen naar vraaggericht en dat meer diensten integraal zullen moeten worden aangeboden binnen een FrontOffice filosofie. Begin 2007 is hiertoe een eerste aanzet geleverd door het inrichten van een Gemeentewinkel;

-

ICT acties moet gaan ondernemen om de uitgangspunten optimaal te kunnen faciliteren.

In het informatiseringsplan van 2006 zijn hiervoor de volgende doelstellingen geformuleerd: Politiek en beleid -

het vergroten van de toegankelijkheid van bestuurlijke informatie.

-

het vergroten van de betrokkenheid van inwoners bij gemeentelijke plan- en beleidsvorming. In

2005

zijn

concrete

stappen

gemaakt,

de

gemeente

beschikt

over

een

RaadsInformatieSysteem dat verder wordt uitontwikkeld. Ook zullen de bestemmingsplannen digitaal beschikbaar komen voor de burger. De nieuwe internetsite zal de verdere ontwikkeling mogelijk maken. Externe dienstverlening Dienstverlening aan en communicatie met burger en onderneming. -

het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, producten en diensten.

-

het verbeteren van de kwaliteit van de afhandeling van informatieverzoeken en klachten.

Interne Bedrijfsvoering -

verbetering van de bedrijfsvoering door informatie zo veel, breed en eenvoudig mogelijk toegankelijk te maken voor zover dat kan (beveiliging, privacy etc.).

-

de inrichting van een gegevenshuishouding met gebruik van uniforme basisgegevens.

-

een verdere professionalisering van de functies die een directe relatie hebben met de uitvoering van het informatiebeleid. (applicatie- en gegevensbeheer, IT-beheer en management) .

-

het gebruik van de beschreven bedrijfsprocessen als basis om te komen tot nieuwe, betere informatiestromen. De eerste onderdelen van het DataDistributieSysteem zijn in gebruik; (er ligt een koppeling tussen de bevolkingsadministratie (PIV4All) en vergunningen/WOZ (Gisvg). Het reeds eerder vastgestelde centraal adressenbestand is in het eerste kwartaal van 2006 aan dit systeem gekoppeld en er zijn stappen genomen voor de inrichting van een basisregistratie gebouwen en een bedrijvenregistratie. De basisregistraties personen, adressen en gebouwen moeten een directe relatie krijgen met alle back-office systemen. De eenmaal vastgelegde gegevens moeten in alle gebruikte applicaties terug te vinden zijn. Op het gebied van gegevensbeheer (benoemen van gegevensbeheerder) en IT-beheer (standaardisatie van de totale technische omgeving en vervolgens constante upgrading naar nieuwste versies) zijn de afgelopen jaren flinke stappen gemaakt. De I en A functie is gesplitst

7


waardoor de informatisering de centrale rol meer gaat invullen. Een aandachtspunt is nog steeds het applicatiebeheer.

Uitvoering van het Informatiseringsplan heeft ertoe geleid dat de gemeente Waalre een ontwikkeling op de meetlat heeft doorgemaakt. Er is veel aandacht besteed aan het integreren van bestaande systemen en de verdere ontwikkelingen van de digitale dienstverlening. Daarnaast heeft Waalre ook aandacht besteed aan de ontwikkeling van de informatiefunctie (zie ook 4.3). Op basis van het bovenstaande kan de positie op het gebied van de informatievoorziening van de gemeente Waalre als volgt worden weergeven (zie

Automatiseringsfase


Bedrijfsfase

figuur).

De gemeente Waalre heeft de afgelopen jaren

(in

tegenstelling

tot

2007

veel

gemeenten van gelijke omvang) een goede stap gezet op weg naar een integrale informatievoorziening die optimaal de uitgangspunten van het bedrijfsvoeringconcept en de dienstverlening aan de burger en het bedrijfsleven kan ondersteunen. Daarnaast is een goede basis gelegd voor de diverse wettelijke ontwikkelingen die gemeenten de komende jaren zullen moeten gaan doorvoeren. Deze zijn kort beschreven in hoofdstuk 5.

De verdeling van de gemeenten in Nederland over de meetlat laat zien dat 80% van de gemeente aan het begin van de informatiseringsfase staat, 20% aan het eind van automatiseringsfase en 20% midden in de informatiseringsfase staat. Op landelijk niveau kan worden geconstateerd dat de gemeente Waalre niet bij de koplopers hoort, maar een goede positie inneemt bij de gemeenten die tot de 80% behoren. Met name de gemeenten die al een langere tijd veel energie steken in de verdere digitalisering van de dienstverlening lopen voorop, dit zijn vooral de grotere gemeenten. De bedrijfsfase is echter door nog geen gemeente in Nederland bereikt.

Verder kan worden geconcludeerd dat van de informatievoorziening van de gemeente Waalre verder ontwikkeld is dan die in de regiogemeenten en Waalre neemt daarom ten opzichte van deze gemeenten een koppositie in.

4.3

I&A-functie van de gemeente Waalre

Teneinde de beoogde ontwikkelingen van de Informatievoorziening te kunnen faciliteren is ook de I&A functie verder ontwikkeld. Men kan concluderen dat deze ontwikkeling van de I&A functie past bij de fase (het begin van de Informatiseringsfase) waarin Waalre zich bevindt. Dit is o.a. herkenbaar aan een sterke concentratie van I&A functies en een uitbreiding met gegevensbeheer. De I&A functies zijn zo veel mogelijk geconcentreerd in het team DIVA en bestaat uit de volgende functies: -

Senior medewerker,

-

Systeembeheerder ICT,

-

Systeembeheerder/helpdeskmedewerker,

8


-

Gegevensbeheerder,

-

2 Vastgoedbeheerders,

-

2 DIV-medewerkers

-

3 Postkamermedewerkers

Op basis van het landelijke gemiddelde kan worden geconcludeerd dat de gemeente Waalre goed is ingericht om de beoogde ontwikkelingen te kunnen faciliteren. Wel moet er extra aandacht worden besteed aan het applicatiebeheer. Deze functie zal de komende jaren cruciaal gaan worden voor het bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening.

5.

Externe ontwikkelingen

5.1

Inleiding

Diverse in- en externe ontwikkelingen zullen moeten worden gevolgd zodat de gemeente met haar Informatievoorziening en Automatisering tijdig kan inspelen op veranderende behoeftes. Immers I&A en bedrijfsvoering gaan te allen tijde hand in hand. Belangrijke ontwikkelingen die invloed hebben op de ontwikkeling van de informatievoorziening zijn de technologische, maatschappelijke en de gemeentelijke ontwikkelingen. De technologie geeft ons heden ten dage voldoende mogelijkheden om de gewenste ontwikkelingen te kunnen realiseren. Leveranciers spelen hier voldoende op in en het is aan de gemeente te bepalen wanneer zij er gebruik van gaat maken. De maatschappij gaat steeds meer eisen stellen aan de gemeente om in haar informatiebehoefte te kunnen voorzien. De burger en bedrijfsleven stelt steeds hogere eisen aan de bereikbaarheid en de dienstverlening. De ontwikkeling waar de gemeente mee te maken krijgen, komen voor een groot deel voort uit het actieProgramma Andere Overheid en worden met de routeplanner in kaart gebracht en deels ondersteund door het programma Egem-i. Daarnaast hebben deze ontwikkeling ook invloed op de organisatie van de I&A-functie. In de bijlage worden de geschetste ontwikkelingen voor de gemeente nader uitgewerkt.

5.2

De routeplanner

De belangrijkste gemeentelijke ontwikkelingen vloeien voort uit het actie-Programma Andere Overheid (PAO), dat overigens formeel is afgesloten per november 2006. De uitwerking ervan zal overigens nog een aantal jaren in beslag nemen. Het doel van Programma Andere Overheid is de overheid transparanter, toegankelijker en beter bereikbaar te maken..

De Routeplanner e-gemeente en de vervolgfasen op het Programma Andere Overheid zijn dynamisch. Voor meer informatie en de actuele stand van zaken zie www.andereoverheid.nl resp. www.routeplanneregemeente.nl

9


Het plaatje ( de “metrokaart”) hieronder geeft een overzicht van de huidige en geplande projecten i.h.k.v. het Programma 'Andere Overheid'.

“Metrokaart” / routeplanner (Bron: www.routeplanneregemeente.nl / www.egem.nl)

Beknopte toelichting “metrokaart”:

Verticale routes (lijnen) Dit zijn generieke voorzieningen en maatregelen die voorwaardenscheppend zijn voor “de reis” over de horizontale routes en deze moeten bespoedigen; •

•

De architecturen die de richting in algemene zin bepalen: o

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur

o

Diverse richtlijnen en afsprakenstelsels

De generieke voorzieningen: o

De technische infrastructuur: de Dienstenbus

o

Elektronische formulieren

•

Identificatie en authenticatie

•

De basisregistraties

•

Digitale publicatie & ontsluiting

10


Horizontale routes (lijnen) Van links naar rechts ziet u de routes die worden afgelegd om de overheid als het ware te digitaliseren:

5.2

•

Digitale (ketens van) processen

•

Digitale loketten (via welke de digitale processen aangeboden worden)

•

Digitale dossiers (die in alle werkprocessen, ook de niet-digitale, worden gebruikt)

EGEM-i

Door te investeren in de elektronische overheid en de vermindering van vergunningen en regelgeving, moet het voor burgers en bedrijven toegankelijker en makkelijker worden om zaken te doen met de overheid. De noodzaak hiertoe is er. Gemeenten zijn wettelijk verplicht diverse basisvoorzieningen te realiseren en aan te sluiten. Daarnaast kunnen gemeenten dit moment ook aangrijpen om de unieke informatiepositie van gemeenten te behouden en te verbeteren ten behoeve van hun maatschappelijke taken. De wijze waarop dit wordt vormgegeven, bepaalt de toekomstige positie van de gemeente inzake diverse lokale thema’s van de maatschappelijke (informatie)keten. Denk aan thema’s als veiligheid, leefbaarheid, terrorismebestrijding en rampenbestrijding en de nadere invulling van deze thema’s in wetten zoals de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Omgevingsvergunning). . Tijdens het Bestuurlijk Overleg op 18 april 2006 kwamen centrale en decentrale overheden overeen samen te investeren in de elektronische overheid voor betere dienstverlening, minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven, meer transparantie en grotere doelmatigheid, zodat de overheid niet meer kost dan strikt nodig.

Het programma EGEM-i ondersteunt op verzoek van gemeenten bij de invoering van de basisvoorzieningen en het elektronisch maken van hun dienstverlening. De ondersteuning vanuit EGEM-i omvat het beschikbaar stellen van relevante documenten via een Kenniscentrum, een uitgebreide intake en een voorstel voor invoeringsaanpak door een zogenaamde regie-adviseur en de mogelijkheid om gecertificeerde externe adviseurs in te zetten die helpen bij het opstellen van realisatie- of bouwplannen om de invoering gestalte te geven.

5.3

Welke acties heeft Waalre ondernomen?

De gemeente Waalre heeft in het kader van de wettelijke ontwikkelingen al diverse projecten hiervoor opgestart. Op het gebied van de inrichting van de basisregistraties Adressen en Gebouwen doet zij mee in een landelijke pilot, waardoor de gemeente Waalre medio dit jaar als een van de eerste gemeenten aansluit op de landelijke voorzieningen. Daarnaast heeft zij ook al diverse projecten opgestart of ingepland die er toe moeten leiden dat onderdelen van het programma Andere Overheid successievelijk worden ingevuld. De projecten hiervoor zijn vastgelegd en goedgekeurd in het Informatiebeleidsplan 2006.

De gemeente Waalre heeft nog niet besloten zich aan te melden voor het EGEM-i programma.

11


6.

Visie op Informatisering

6.1

Inleiding

Om een goed beeld te kunnen geven hoe de gemeente Waalre op dit moment kijkt naar de ontwikkeling van de infomatievoorziening is in dit rapport op basis van de verschillende bedrijfsvoeringsdocumenten die in 2006 zijn opgesteld een I-visie geformuleerd. Deze I-visie is ook met het managementteam, afgestemd. In deze I-visie wordt aangegeven welke doelstellingen de gemeente Waalre de komende jaren wil gaan bereiken en daar kan vervolgens van worden afgeleid welke acties er door de gemeente nog ondernomen moeten worden.

6.2

Visie op informatie

Betrouwbare en actuele informatie is één van de uitgangspunten voor het goed functioneren van de gemeente Waalre. Informatie is voor iedereen inzichtelijk, toegankelijk en beschikbaar en draagt bij aan het beter functioneren en het interactief, samen met de maatschappelijke partners, besturen van de gemeente.

De gemeente Waalre staat midden in een omvangrijk veranderingstraject dat gevolgen heeft voor het functioneren van het gehele gemeentelijke apparaat.

In

de

uitgangspunten

voor

de

organisatie-

ontwikkeling, zoals deze zijn vastgesteld in het bedrijfsvoeringsconcept wordt een hoge ambitie weergegeven. Informatievoorziening wordt geacht hier een belangrijke bijdrage aan te leveren. Om aan de uitgangspunten van een geïntegreerde en centrale dienstverlening uit de gemeentelijke visie en de landelijke ontwikkelingen te kunnen voldoen is het voor de informatiehuishouding nodig een duidelijke visie te hebben op informatisering.

Zonder deze duidelijke visie is het gevaar aanwezig dat menskracht, financiële middelen en kennis te versnipperd worden ingezet. Op basis van de gemeentelijke ambities en landelijke ontwikkelingen, is de visie uitgewerkt naar de vier volgende aandachtsgebieden (in de figuur hiernaast schematisch weergegeven):

6.3

•

Informatievoorziening en de maatschappij

•

Informatievoorziening en bestuur (incl. politiek)

•

Informatievoorziening en gemeentelijke dienstverlening

•

Informatievoorziening en bedrijfsvoering

Informatievoorziening en de maatschappij

De gemeente zal moeten inspelen op de ontwikkelingen die in de samenleving plaatsvinden.

12


De dynamiek van de maatschappij neemt toe. Door de opkomst van internet en e-mail kan kennis en informatie eenvoudig en breed worden verspreid. Enerzijds wordt de samenleving hierdoor beter geïnformeerd, anderzijds wordt door deze informatielawine het houden van overzicht over al deze informatie steeds lastiger. De maatschappij wil graag de informatie gestructureerd aangeboden krijgen en spreekt de overheid aan op basis van door haar verstrekte informatie. De ontwikkelingen op economisch, technisch en sociaal gebied volgen elkaar steeds sneller op. De economische structuur van de gemeente verandert mee. Indien Waalre hiervoor ruime ontwikkelingsmogelijkheden wil bieden en bevorderen dat iedereen toegang heeft tot de (digitale) gemeentelijke informatie, dan moet deze wel gestructureerd worden aangeboden.

6.4

Informatievoorziening en bestuur

Door de opkomst van ICT, met name Internet, is het steeds gemakkelijker geworden om informatie te verzamelen en een mening te vormen. Burgers worden daardoor steeds mondiger. Ze willen meer controle en invloed op het democratische proces. Indien Waalre hier op wil inspelen dan zal zij: transparant moeten zijn; processen snel laten verlopen en beleidsvorming interactief laten plaatsvinden.

6.5

Informatievoorziening en gemeentelijke dienstverlening

De gemeente Waalre wil zich klantgericht opstellen voor burgers, bedrijven en instellingen en streeft naar een optimale dienstverlening. De gemeente sluit zich aan bij de uitgangspunten van het actie-Programma Andere Overheid. De informatievoorziening wordt als strategisch middel ingezet bij de vraaggerichte en centrale dienstverlening. In de toekomst zullen klanten aanvragen 24 uur per dag interactief in kunnen dienen, de status er van volgen en diensten digitaal kunnen ontvangen.

6.6

Informatievoorziening en bedrijfsvoering

Het gebruik van ICT hulpmiddelen was tot nu toe voornamelijk gericht op interne processen en producten. Deze hulpmiddelen zijn gericht op het ondersteunen van de werkprocessen van één afdeling of één product en sterk aanbodgericht. De ICT revolutie die nu bij de Nederlandse overheid plaatsvindt, is vooral klanten vraaggeoriënteerd, met een belangrijke rol voor communicatie. Het digitale loket moet aansluiten op de bestaande interne processen. Dit betekent meer dan alleen het koppelen van systemen. Het betreft vooral ook veranderingen in werkprocessen en organisatiecultuur. De gebruikte techniek is hierbij ondergeschikt aan de gevraagde en geproduceerde informatie.

Bij het op orde brengen van de informatiehuishouding gaat het enerzijds dus om het stroomlijnen van de werkprocessen en optimaliseren van (het gebruik van) de applicaties. Anderzijds gaat het om het opslaan en archiveren van digitale bestanden, zodanig dat deze weer gemakkelijk, uniek en onveranderd teruggevonden kunnen worden. Speciale aandacht moet er daarom zijn en blijven voor een integrale en uniforme workflowtoepassing, gekoppeld met digitale documentopslag, waarbij toegang en ontsluiting voor de klant via het Internet kan plaatsvinden. Een andere reden om speciale aandacht voor de digitale documentaire systemen te hebben, heeft te maken met de duurzame archivering van overheidsdocumenten. Productgerichte informatiesystemen zijn onvoldoende in staat om digitale documenten op een uniforme en organisatiebrede wijze

13


te ontsluiten of in hun oorspronkelijke vorm voor een langere periode te bewaren. Bovendien sluit het papieren archief niet meer aan op nieuw te ontwikkelen digitale processen. Dit betekent dat technologische mogelijkheden ten volle moeten worden benut om de algehele bedrijfsvoering zo efficiënt en effectief mogelijk te laten functioneren.

7.

I-beleidsthema’s en doelstellingen

7.1

Inleiding

Om een helder beeld te kunnen krijgen over wat er de komende jaren door de gemeente Waalre moet worden bereikt, kan er, op basis van de I-visie en de verschillende geplande activiteiten uit het Informatiebeleidsplan 2006 in combinatie met de diverse wettelijke ontwikkelingen, een overzicht worden gemaakt. In de eerste plaats kunnen er een aantal I-beleidsthema’s worden bepaald. Deze zijn: - elektronische dienstverlening - fysieke dienstverlening - transparante gemeente - kwaliteit van gegevens - kennis en kunde Deze thema’s zijn afgeleid uit de doelstellingen die zijn vastgelegd in het Informatiebeleidsplan 2006. Om voor bestuur en raad een helder beeld te verschaffen kan er per thema worden aangegeven wat er per jaarschijf zal worden bereikt.

Als deze I-thema’s en doelstellingen eenmaal zijn vastgesteld, kan er vervolgens een projecten- en actiebundel worden opgesteld. Op uitvoeringsniveau kunnen deze projecten en acties via een projectenstructuur worden aangestuurd.

7.2

Een eerste overzicht

Op basis van de interviews en de beschikbare documenten is er door ons het volgende overzicht opgesteld, welke als aanzet kan worden gezien voor de gemeente Waalre om de diverse I-ontwikkelingen te sturen en te beheersen.

Thema

2007

2008

2009 e.v.

Elektronische

20% diensten digitaal

65% diensten digitaal

Persoonlijke Internet Pagina

dienstverlening

Traject EGEM-i

Opvragen van eenvoudige zaak

(PIP)

Ontwikkelen website

(status) informatie

Bedrijvenloket

Inrichten eenvoudig midoffice

Volledige zaakinformatie

Ondersteuning ICT receptie+

Integratie loketten

Integratie loketten

Transparante

Procesbeschrijvingen



gemeente

Omgevingsvergunning

Interactieve

Interactieve

Fysieke dienstverlening

14


beleidsontwikkeling

beleidsontwikkeling

Digitale Ruimtelijke Plannen

Digitale werkvoorraad

WMO-digitaal Kwaliteit van

Pilot BAG

gegevens

WKPB

BAG/mGBA

Gegevensbeheer op orde Aansluiting basisregistraties (afnemer)

Kennis en kunde

Verzorgen div. opleidingen

Verzorgen div. opleidingen

o.a. applicatiebeheer

o.a. gegevensbeheer

I&A functie breed verankerd

Uitbouw gegevensbeheer

Beheer midoffice

Een dergelijk overzicht ontbreekt en is voor dit onderzoek alleen maar te verkrijgen door de vele stukken die er zijn geschreven op het gebied van de informatievoorziening te lezen en de relevante informatie daar uit te halen.

Indien de gemeente hier meer aandacht voor heeft, kan er beter op diverse onderdelen worden gestuurd. Indien deze ontwikkelingen in samenhang worden gebracht, kan men beter aangegeven welke consequenties het vertragen of niet door laten gaan van bepaalde projecten tot gevolg kan hebben. Op deze wijze krijgen bestuur en politiek meer inzicht in de gevolgen van haar genomen besluit.

7.3

Raakvlakken met het collegeprogramma 2006-2010

De ontwikkeling van de Informatievoorziening en de daarbij behorende I-thema’s, doelstellingen, projecten en acties staan niet op zich. I&A heeft zich duidelijk gemanifesteerd als een faciliterende functie die slechts ontwikkelingen in gang zet als raad en college hier om vragen.

Dit verband is duidelijk te zien als de thema’s die genoemd zijn in het collegeprogramma aan de doelstellingen van de I-thema’s (zie 7.2) worden gekoppeld. In sommige gevallen zijn voorzieningen die in dit overzicht staan vermeld al voorhanden, zoals een klachtenafhandeling en de communicatie via de website. In onderstaand schema is de relatie tussen collegeprogramma en I&A ontwikkelingen opgenomen.

Collegeprogramma Thema Woonklimaat

I&A ontwikkelingen Omgevingsvergunning

Ondersteuning Omgevingsvergunning door integratie van adressen, BIN etc. Basisregistratie Adressen

Thema Leefklimaat

Invoering WMO

WMO-digitaal

24-uurs bereikbaarheid

Ontwikkelingen website en digitale balie

Leefbaarheidsmonitor

Ondersteuning door kaartmateriaal, achtergrondinfo en inzichtelijk door website

Thema Bestuursklimaat

Klantgerichte gemeente - processen


15


- klachten

Klachtenafhandeling (ook digitaal)

- gemeentewinkel

Ondersteuning gemeentewinkel door integratie van systemen en inzicht in zaakafhandeling

1-loket

PIP

- klantinformatie

Uitbouw digitaal loket

- digitaal loket

Bestuurscultuur

Elektronische overheid

- beperking lastendruk

Inzicht in ruimtelijke plannen

- interactieve beleidsontwikkeling

Website

- communicatie

Thema Bedrijfsklimaat

Bedrijvenloket

Integraal (digitaal) bedrijvenloket Basisregistratie Gebouwen Aansluiting Nieuw Handelsregister Aansluiting Kadaster

8.

Conclusies en aanbevelingen

8.1

Antwoord op de onderzoeksvragen

Dit onderzoek zal antwoord moeten geven op de volgende vragen:

1.

Dragen de ontwikkelingen op ICT- en automatiseringsgebied bij aan een betere dienstverlening aan de burgers?

2.

Dragen de ontwikkelingen op ICT- en automatiseringsgebied aan het vergroten van het draagvlak van de politiek?

3.

Dragen de ontwikkelingen op ICT- en automatiseringsgebied bij aan het beter functioneren van de gemeentelijke organisatie?

Ad 1. De ontwikkelingen op ICT- en automatiseringsgebied hebben zich in de periode 2004 tot 2006 voornamelijk gericht op de verbetering en modernisering van de automatisering. Hierdoor heeft de gemeente Waalre een basis gelegd om vanaf 2006 een start te kunnen maken op het gebied van de informatisering, welke sterk gericht is op de verbetering van de dienstverlening. Op dit moment kunnen burgers en bedrijfsleven hiervan al profiteren, door de diverse mogelijkheden die via de website van de gemeente worden aangeboden. Daarnaast heeft de gemeente reeds plannen klaar liggen om invulling te kunnen geven op onderdelen van het actieProgramma Andere Overheid, waarbij de ontwikkeling naar een e-dienstverlening centraal staat.

16


Ad 2. De ontwikkelingen op ICT- en automatiseringsgebied zullen op termijn het draagvlak van de politiek kunnen vergroten, indien: -

de politiek meer gebruik gaat maken van e-dienstverlening in de vorm van interactieve beleidsvorming;

-

er voldoende bestuurlijke informatie voorhanden zal zijn en deze daadwerkelijk wordt gebruikt,

-

de gemeentelijke organisatie, bij monde van het MT, de politiek meer gaat betrekken bij de geplande ontwikkelingen. Dit is met name van belang voor de toekomstige ontwikkelingen op het gebied van de elektronische overheid, aangezien deze veel veranderingen met zich mee zal gaan brengen.

Ad 3. De ontwikkelingen op ICT- en automatiseringsgebeid hebben de afgelopen jaren veel bijgedragen aan het beter functioneren van de gemeentelijke organisatie. De modernisering van de ICT heeft zich vooral gericht op het meer integreren van de informatiesystemen, waardoor informatie toegankelijker is geworden en iedere medewerker direct over de juiste informatie kan beschikken. Daarnaast heeft de gemeente haar basisregistratie adressen en gebouwen op orde, waardoor de kwaliteit van belangrijke gegevens en daardoor de kwaliteit van de dienstverlening goed en uniform is. De gemeente blijft echter werken aan een verbetering, o.a. door de verdere ontwikkeling van de digitale documenten, het in kaart brengen van haar processen en deze waar nodig aan te passen en het op termijn inzetten van systemen waardoor statusinformatie zowel intern als extern beschikbaar komt.

8.2

Algemene aanbevelingen

In zijn algemeenheid kan worden geconcludeerd dat de gemeente Waalre de laatste jaren een grote inhaalslag heeft gemaakt. De ontwikkeling op de meetlat van Automatiseringsfase in 2004 naar begin Informatiseringsfase in 2006 is een grote stap voor elke gemeentelijke organisatie. Waalre heeft zich hierdoor landelijk gezien in een positie gemanoeuvreerd waar men trots op mag zijn en die ook past bij de ambitie van de gemeente. Een positie die veel gemeenten van gelijke omvang ambiëren, maar die nog niet de noodzakelijke ontwikkelingen hebben kunnen doorvoeren, omdat het draagvlak ervoor nog niet voldoende aanwezig is. In de regio kan Waalre als voorloper worden gezien.

De kwaliteit van de bedrijfsvoering en de dienstverlening is sterk toegenomen en behoeft dan ook een adequate ondersteuning door ICT, anders zal er op termijn een terugval kunnen worden verwacht. Er is een bedrijfsvoeringconcept ontwikkeld, dat voldoende houvast biedt om verder te ontwikkelen en dat heeft geleid tot aanpassingen in de organisatie en in het gebouw zelf (de gemeentewinkel). De medewerkers hebben hierdoor een service gerichte attitude ontwikkeld. De ontwikkelingen zijn duidelijk gebaseerd op het collegeprogramma (zie ook 7.3), waardoor de daarin vermelde doelstellingen kunnen worden behaald.

De gemeente beschikt over een enthousiast en gemotiveerd MT, waardoor de beoogde ontwikkelingen de afgelopen jaren snel doorgevoerd konden worden, omdat daar voldoende draagvlak voor werd gecreëerd.

17


Aanbevelingen

. -

Het MT zal aandacht moeten blijven houden voor de diverse I-ontwikkelingen met name op het gebied van de elektronische overheid. Aansturing hierop is dan ook van groot belang

-

I&A zal permanent op de aandachtslijst moeten komen te staan en een structureel strategisch overleg is dan ook gewenst.

-

Het MT zal steeds moeten blijven zoeken naar een optimale balans tussen ambitie en mogelijkheden. Dat betekent dat er reële uitvoeringplannen moeten komen en men zich niet gaat verschuilen achter diverse plannen en visies. Het Informatiebeleidsplan 2006 moet voor de planperiode 2008-2011 worden geactualiseerd en heeft een haalbaar en inzichtelijk projectenplan nodig dat bestuurlijk en ambtelijk wordt gedragen. Op deze wijze wordt voor MT, politiek en bestuur de te nemen stappen inzichtelijk en meetbaar gemaakt.

-

De gemeente Waalre moet wel ruimte open laten voor regionale samenwerking, ook als dit de eigen ontwikkelingen iets zou kunnen stagneren. In een aantal gevallen (met name op het gebied van midoffice ontwikkelingen) is Waalre te klein om zelfstandig ontwikkelingen te blijven volgen.

-

Er zal aandacht moeten worden geschonken aan verandermanagement, zodat de veranderingen sterker in de organisatie worden verankerd. Hier kan het EGEM-i traject een eerste aanzet toe zijn. Daarnaast stimuleert EGEM-i in het opzetten van een bestuurlijke en ambtelijk gedragen realisatieplan voor de eOverheid. De gemeente Waalre heeft zich nog niet aangemeld voor EGEM-i, dit is geen verplichting, maar kan wel stimulerend werken. Indien de gemeente besluit dit op een andere manier te gaan doen, is het verstandig gebruik te maken van de hulpmiddelen die EGEM-i voor elke gemeente gratis beschikbaar stelt

8.3

Aanbevelingen voor de Informatievoorziening en Automatisering

Er is een sterke basis gelegd met name op het gebied van de technische infrastructuur en de modernisering van de applicaties in de periode 2004 tot 2006. Voldoende moderne hulpmiddelen zijn aangeschaft waardoor nu o.a. veel post digitaal wordt vastgelegd. De website is vernieuwd en kan in de komende jaren verder worden uitgebouwd. Integratie van de diverse kernapplicaties heeft plaatsgevonden en adresbestanden zijn gekoppeld aan een basisregistratie Adressen. Daarnaast doet Waalre mee aan een landelijk pilot van VROM op het gebied van de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) om de landelijke voorziening te testen. De aansluiting op landelijke systemen zal medio 2007 gaan plaatsvinden.

18


De I&A-functie is geconcenteerd, waardoor de taken die nodig zijn om de doelstellingen te realiseren kunnen worden uitgevoerd. Om de ontwikkeling van de Informatievoorziening op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau te kunnen sturen, zal er een regelmatig overleg moeten zijn, waarbij de sr. Beleidsmedewerker I&A een linking pin functie heeft. Op deze wijze wordt de samenhang optimaal

Strategisch I-overleg Met MT

SOI

bewaakt.

Sr. Beleidsmedewerker I&A Is linking pin

Het Strategisch Overleg informatievoorziening (SOI) heeft als doel de relatie tussen de gemeentebrede strategie en de daarvan afgeleide I-visie, -thema’s en

BOI

Tactisch overleg met Medewerkers I&A

-doelstellingen te bewaken en zo nodig bij te stellen. Operationeel overleg me Applicatiebeheerders en beleidsmedewerkers

In het Beleidsoverleg Informatievoorziening (BOI)

GOI

wordt de I-visie vertaald naar de uit te voeren projecten. Op basis hiervan wordt, waar nodig, het Informatiebeleidsplan periodiek bijgesteld. Daarnaast wordt in dit overleg de uitvoering bewaakt.

Het

Gebruikersoverleg

Informatievoorziening

(GOI)

wordt

gevormd

door

applicatiebeheerders

en

beleidsmedewerkers. In het GOI komen de dagelijkse praktijkzaken op het gebied van de informatievoorziening en automatisering aan de orde. Er kunnen specifieke zaken aan de orde komen, zoals bijv. gebruik van basisregistraties in de organisatie of opleidingswensen. Indien nodig kan de samenstelling van het GOI aangepast worden.

Er is de afgelopen jaren regelmatig overleg geweest om de ontwikkelingen van de informatievoorziening onder de aandacht te brengen. Regelmatig zijn beleidsnotities hiervoor beschreven.

De aanwezige technische en functionele infrastructuur is ontwikkeld met het oog op de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening. Het niet verder uitnutten van deze basis zou niet alleen een desinvestering zijn, maar ook een stagnatie in de verdere dienstverlening betekenen. De burger kan nu al gebruik maken van de eerste ontwikkelingen die gedaan zijn t.b.v. het digitale loket, een uitbreiding hierop staat in de planning.

De investeringen die Waalre heeft gedaan moeten gezien worden als nuttig en noodzakelijk. Als de gemeente in 2004 besloten zou hebben om niet al te veel te investeren in I&A, dan zou dat de gemeente in 2008/2009 zeer veel extra investeringen gaan kosten. De wettelijke ontwikkelingen zullen vragen om de basis die er nu ligt. Het is gebleken dat een snelle inhaalslag, om te kunnen voldoen aan deze verplichtingen,veel tijd en geld met zich mee brengt met vaak een slecht resultaat als gevolg.

19


Aanbevelingen

-

Zet de ontwikkeling van het Document Management Systeem (DMS) verder voort. Dit is de basis voor de elektronische dienstverlening. Stagnatie hiervan betekent voor een belangrijk deel ook stagnatie van de verdere ontwikkeling op het gebied van de elektronische dienstverlening. In de elektronische dienstverlening worden voornamelijk e-formulieren gebruikt die een route moeten gaan volgen door de organisatie heen. Hiervoor dient het DMS als basis.

-

Bouw kennis op het gebied van MidOffice concepten op. Het MidOffice moet er voor gaan zorgen dat zowel burgers als medewerkers te allen tijde inzicht krijgen in de status van aanvragen (zaak informatie). Op dit moment zijn diverse gemeenten in pilots bezig om verschillende midofficeconcepten te beproeven. Volg deze ontwikkelingen en zorg ervoor dat er tijdig een heldere visie is ontwikkeld, waardoor met gebruik van bestaande systemen de eerste stappen op het gebied van de elektronische dienstverlening kunnen worden gezet. Veranker deze kennis en kunde in de organisatie en werk zo veel mogelijk samen met regiogemeenten op dit terrein.

-

Heb aandacht voor eenvoudige oplossingen. Met quick winners is snel een duidelijke verandering te bereiken. Dit heeft als bijkomend effect dat de gemeente kennis maakt met de nieuwe werkwijze en beter kan aangegeven hoe zaken later structureel moeten worden ingevoerd.

-

Investeer in opleidingen voor I&A medewerkers, FrontOffice medewerkers en applicatiebeheerders. Nieuwe kennis en kunde is straks nodig om de juiste ondersteuning aan de organisatie te kunnen geven.

-

Start met het beschrijven van processen in combinatie met het digitaliseren van diensten. Er is eerst inzicht nodig hoe bepaalde processen moeten gaan lopen, voordat deze geautomatiseerd kunnen worden. Het herbezien en vastleggen van processen kan er ook toe leiden dat de gemeente op onderdelen efficiënter gaat werken.

-

Zorg voor een snelle invulling van de vacature van sr. Beleidsmedewerker-I. Zorg ervoor dat de kandidaat voldoende ervaring en kennis heeft om de Informatiseringfase te doorlopen. Op korte termijn moet men het zoeken in een projectmatige oplossing.

-

Organiseer een overlegstructuur zodat er op strategische, tactisch en operationeel niveau aandacht is en blijft voor de noodzakelijke ontwikkelingen op het gebied van de Informatisering.

20


8.4

Reactie van College van B&W in het kader van Hoor en Wederhoor

Inleiding Conform artikel 9 van het ‘Reglement van orde van de Rekenkamercommissie Waalre’ - betreffende de procedure ‘Hoor en Wederhoor’ – is de conceptrapportage aangeboden aan het College van Burgemeester en Wethouders. Het betreffende artikel 9 zegt over de procedure ‘Hoor en Wederhoor’ het volgende: -

De conceptrapportage wordt ter verificatie van de feiten voorgelegd aan de bij het onderzoek betrokkenen.

-

Vervolgens wordt een definitieve rapportage met conclusies voorzien van aanbevelingen opgesteld die met een mogelijkheid tot reageren wordt toegezonden naar het college van B&W. Een eventuele reactie van het college van B&W wordt integraal opgenomen, gevolgd door een nawoord van de RKC.

-

Met de toezending van het definitieve rapport aan de raad is het rapport openbaar. Het publiceren van het rapport gaat vergezeld van een persbericht van de RKC en een voorstel voor de behandeling van het rapport in de raad. De RKC licht haar rapport desgewenst toe bij de behandeling in de raadscommissie en/of de raad.

De rekenkamer heeft besloten om voor dit specifieke onderzoek – in afwijking van de procedure – de eerste 2 punten samen te voegen. Dat wil zeggen dat het college is gevraagd de verificatie op feitelijkheden en de inhoudelijk reactie te combineren.

Bijgaand de reactie op enerzijds de feiten als genoemd in het rapport van de Rekenkamer en anderzijds de inhoudelijke reactie van het college op het rapport.

Reacties

Het conceptrapport van de rekenkamercommissie is in het kader van ‘hoor en wederhoor” aan het college gezonden met het verzoek de feitelijkheden te verifiëren en tevens inhoudelijk te reageren.

Hierbij de reactie van het college.

In de beschreven benchmarking, de positiebepaling van I&A binnen Waalre, de geformuleerde doelstellingen en de aangetroffen visie is Waalre duidelijk herkenbaar. Een aantal technische details zijn inmiddels weliswaar gewijzigd maar dat is inherent aan het ICT vakgebied en niet van belang voor de conclusies en aanbevelingen. Ook de conclusies en aanbevelingen zijn herkenbaar en gedeeltelijk ook reeds opgepakt in de organisatie. De belangrijkste aanbeveling is de voor gemeente snel veranderende wereld van Informatisering op de agenda van MT en bestuur te houden zodat doorontwikkeling mogelijk blijft. Ook de kwetsbaarheid a.g.v. afhankelijkheid van kennis geconcentreerd in een beperkt aantal personen is voor Waalre een belangrijk en onderschreven issue. De daarbij behorende aanbeveling kennis en kunde regionaal te delen is reeds op de MT agenda geplaats. Voor

21


de implementatie van het Plan van aanpak 2007/2008 voor de Digitale Dienstverlening Waalre, zoals samen met Pentascope opgesteld, zal regionale samenwerking als alternatief worden bezien. Zeker daar waar het om grotere projecten gaat zoals implementatie van het mid-office principe is het delen van kennis, kunde en kosten haast onontbeerlijk. De samenwerking met een externe partij als Pentascope is tot op heden succesvol verlopen. De aanbeveling gebruik te maken van EGEM-i adviseurs is daarom voor Waalre nu geen alternatief. Van de EGEM producten wordt nu ook ruimschoots gebruik gemaakt door zowel Pentascope als direct via de eigen medewerkers. Op 14 juni zal de digitale balie Waalre operationeel zijn en de nieuwe website worden gelanceerd. Daarmee zijn ook alweer een aantal stappen gezet zoals in de aanbevelingen voorgesteld: verder verbeterde dienstverlening met een aantal quick wins.

Conclusie: Waalre is duidelijk herkenbaar in het rapport, zowel in de beschrijving als ook in de conclusies en aanbevelingen.

Namens het college,

Bertje van Stiphout

8.5

Nawoord van de Rekenkamer

De Rekenkamer dankt het College voor zijn reactie op het rapport en is verheugd dat het College aangeeft zich duidelijk te herkennen in de beschreven benchmarking, de positiebepaling van I&A, alsmede de conclusies en aanbevelingen. Het spreekt voor zich dat de snelheid van de ontwikkelingen binnen de ICT ervoor zorgt dat de werkeliojkheid soms harder gaat dan de geïnventariseerde feitelijkheden. Wat dat betreft is en blijft het onderzoek een momentopname. U constateert dat terecht maar geeft tevens aan dat dit geen afbreuk doet aan het waarheidsgehalte van de feitelijkheden.

Het is goed te vernemen dat een deel van de aanbevelingen binnen de organisatie reeds zijn opgepakt en dat de andere aanbevelingen voor een belangrijk deel weerklank vinden in de organisatie.

Namens de Rekenkamercommissie, Prof.dr.ir. F.J. Heemstra

22


Bijlage: Externe Ontwikkelingen Diverse in- en externe ontwikkelingen zullen moeten worden gevolgd zodat I&A tijdig kan inspelen op veranderende behoeftes. Immers I&A en bedrijfsvoering gaan hand in hand. Belangrijke ontwikkelingen zijn de maatschappelijke ontwikkelingen, de gemeentelijke ontwikkelingen en de technologische ontwikkelingen. In deze bijlage worden de belangrijkste voor de gemeente hier geschetst.

Maatschappelijke ontwikkelingen De burger stelt steeds meer eisen aan de kwaliteit van de dienstverlening. Gemeenten spelen hier steeds meer op in en stellen in toenemende mate de burger centraal. De verbetering van de dienstverlening richt zich vooral op de kwaliteit, de snelheid en de prijs van de te leveren producten en diensten.

Daarnaast ziet men ook dat de burger het geloof in de overheid gaat verliezen. Steeds kritischer wordt gereageerd op ingrijpen door de overheid en het vertrouwen neemt dan ook af. De ontwikkeling van de digitale gemeente kan ertoe bijdragen dat het persoonlijk contact met de gemeente verder gaat verdwijnen.

Samenwerking tussen overheden, maatschappelijke partijen en bedrijven zal gaan toenemen. Steeds meer komen met name lokale overheden tot de conclusie dat een adequate samenwerking een win-win situatie kan opleveren. Het levert voordelen voor de burger en voor de gemeente op. Samenwerking ziet men vooral op gebieden als milieu, veiligheid, sociale voorzieningen, belasting, inkoop en automatisering.

Burgers gaan verwachten dat zij ook buiten kantooruren informatie en diensten kunnen verkrijgen van de gemeente. De inzet van internet als voorziening wordt noodzakelijk.

Gemeentelijke ontwikkelingen

De organisatie en werkwijze van de overheid is geen statisch geheel, maar een afspiegeling van de veranderende samenleving. De overheid moet mee veranderen, maar tegelijkertijd betrouwbaar en vertrouwenwekkend zijn. (Actieprogramma andere overheid Kabinet 2004)

Het actieprogramma Andere Overheid is formeel afgesloten. Maar het heeft een groot aantal verbeteracties en initiatieven in gang gezet (Bron: www.andereoverheid.nl december 2006). Deze verbeteracties en initiatieven zijn opgebouwd rondom de 4 thema’s: •

Betere Dienstverlening In het contact tussen overheid, burgers en bedrijven speelt overdracht van informatie een hoofdrol. Inzet van ICT en verbetering van de kwaliteit van de uitvoering zijn nodig om de dienstverlening te verbeteren. In 2007 moet 65% van de dienstverlening ook via internet beschikbaar zijn.

•

Minder Bureaucratie Het aantal regels en de details in regelgeving is doorgeschoten. Dat komt de duidelijkheid en het begrip van beleid niet ten goede. En samenwerking tussen inspecties maakt het toezicht effectiever. Ministeries, maar

23


ook gemeenten en provincies houden hun huidige wetten en regels tegen het licht. Om ze waar mogelijk samen te voegen, te schrappen en te vereenvoudigen: ‘deregulering’. Met als doel de administratieve rompslomp voor burgers met een kwart te verminderen. •

Slagvaardige Organisatie De overheid moet zich meer richten op hedendaagse problemen. Burgers en bedrijven accepteren niet meer dat zij van het kastje naar de muur worden gestuurd. Dus werkt Andere Overheid aan een slagvaardige overheid die:

•

o

over de grenzen van departementen heen opereert

o

resultaatgericht werkt met een duidelijke eindverantwoordelijke

o

als één geheel opereert, flexibel is en leert van opgedane kennis

o

samenwerkt met de uitvoering en de samenleving centraal stelt

Andere Werkwijze Een andere werkwijze komt bij alle thema’s terug. Denken vanuit de klant, voorkomen van bureaucratie, samenwerken tussen overheidslagen door de kokers heen, luisteren naar burgers, lef om zaken anders aan te pakken. En gewoon doen, dat is Andere Overheid. Cultuurverandering is een zaak van lange adem, maar de andere werkwijze krijgt nu een impuls.

Uit deze thema’s, met name “Betere Dienstverlening” vloeien voor gemeenten nogal wat projecten voort; o.a. Elektronische toegang tot de overheid; Elektronische authenticatie (DigiD); Eenduidig nummer voor personen (Burger Service Nummer); Basisregisters; Elektronische identificatiemiddelen (chipcards); Elektronische informatie-uitwisseling; Snelle verbindingen tussen overheidsorganisaties; Ketenregie (‘innovatiekanskaarten’)

De wettelijke verplichting (programma Stroomlijning Basisgegevens) om authentieke registraties te gaan voeren is een onderdeel van het Programma Andere Overheid en zet door. Het doel is hergebruik van gegevens te stimuleren. Deze registraties zullen aan landelijke eisen moeten voldoen en vragen veel aandacht voor het beheer van de gegevens (aandacht voor kwaliteit en uitwisselbaarheid). Het begrip authentieke registratie wordt als volgt gedefinieerd: ‘Een kwalitatief hoogwaardig en met expliciete garanties voor de borging van die kwaliteit omkleed bestand van, gezien het geheel van wettelijke taken, vitale en/of veelvuldig en om uiteenlopende redenen benodigde gegevens over personen, instellingen, zaken, verrichtingen of gebeurtenissen, dat bij wet als de enig officieel erkende registratie voor de betreffende gegevens is aangemerkt en dat in het gehele land verplicht wordt gebruikt door alle overheidsinstanties, alsook zo mogelijk door private organisaties, tenzij het gebruik om zwaarwegende redenen, zoals privacybescherming, expliciet is uitgesloten.’ De GBA is aangewezen als de basisregistratie Personen. De Kamer van Koophandel draagt zorg voor de basisregistraties Bedrijven. In 2009 zullen de basisregistraties Adressen en Gebouwen (project BAG) moeten zijn ingevoerd.

EGEM-i is een initiatief van de rijksoverheid waarbij zgn i-teams (invoeringsteams) de gemeenten gaan begeleiden bij het invoeren van de initiatieven uit het Programma Andere Overheid. De i-teams bestaan uit gecertificeerde adviseurs met brede ervaring bij de decentrale overheden.

24


Een ander belangrijke wettelijke verplichting is het digitaal vervaardigen van bestemmingsplannen. Bestemmingsplannen zullen in toenemende mate gedigitaliseerd moeten worden volgens standaarden (bijv. IMRO) en worden daardoor ook goed uitwisselbaar. Op deze wijze worden digitaal uitwisselbare ruimtelijke plannen een instrument voor een meer efficiënte ruimtelijke ordening. Het maken en herzien van plannen wordt een stuk eenvoudiger. En het verkeer tussen overheden onderling en met instanties die gegevens leveren, gaat sneller en foutloos. Ruimtelijke plannen kunnen dan ook worden gekoppeld aan andere informatie, bijvoorbeeld voor burgers aan het digitale loket. Uiteindelijk zullen alle plannen in de ruimtelijke ordening (en de data hiervoor) digitaal kunnen worden gepresenteerd en uitgewisseld. Het ministerie van VROM stimuleert deze ontwikkeling met het project DURP. Het vervaardigen van digitale plannen wordt bij wet verplicht gesteld. Niet alleen burgers maar ook makelaars, woningbouwcorporaties en projectontwikkelaars hebben veel baat bij het inzien van digitale bestemmingsplannen.

Wijkgericht en/of regionaal werken is een ontwikkeling die er toe leidt dat gemeenten hun producten en diensten integraal op deze indeling zullen gaan aanbieden. Een logisch gevolg ervan is dat de burger wordt betrokken bij de beleidsvorming.

Daarnaast ligt de verplichting via de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) dat gemeenten alle beperkingen die ze hebben opgelegd op percelen direct moeten kunnen afgeven indien daar door een burger of een bedrijf om wordt gevraagd. Indien een belanghebbende schade ondervindt, door het niet tijdig en volledig door de gemeente te zijn ingelicht over beperkingen die op een bepaald perceel rusten, dan is die schade door de belanghebbende op de gemeente te verhalen. De invoering van deze wet in 2007, vraagt een efficiënt en adequaat beheer van deze gegevens.

Een andere ontwikkeling is het WMO/Zorgloket die een ander werkwijze en andere manier van informatievoorziening van de gemeente en haar ketenpartners zal gaan vragen.

De Routeplanner e-gemeente en de vervolgfasen op het Programma Andere Overheid zijn dynamisch. Voor meer informatie en de actuele stand van zaken zie www.andereoverheid.nl resp. www.routeplanneregemeente.nl

Technologische ontwikkelingen De ontwikkeling van ICT biedt in een aantal gevallen goede mogelijkheden voor de gemeente in een beheersbaar tempo haar doel te kunnen realiseren. De ontwikkeling van draadloze netwerken (WiFi), glasvezelverbindingen, breedband Internet, DSL-lijnen etc. biedt de gemeente mogelijkheden om diverse locaties tegen lage kosten met elkaar te verbinden. Eis is hierbij wel dat er voldoende gegarandeerde bandbreedte beschikbaar moet zijn.

De vergaande ontwikkelingen in webtechnologie bieden de mogelijkheid om: •

Flexwerkplekken in te richten, zodat men onafhankelijk van plaats en tijd toch kan beschikken over de gemeentelijke ICT-voorzieningen (ASP, Webmail etc.)

•

Burgers de mogelijkheid te geven om eigen gegevens in te kunnen zien (datakluis)

•

Dienstverlening zoveel mogelijk via internet aan te bieden (e-gemeente)

25


•

Portalfunctionaliteiten aan te bieden ter ondersteuning van de digitale gemeente

Naarmate de digitale gemeente meer gebruikt wordt, zal de aandacht en noodzaak voor beveiliging en identificatie/verificatie alleen maar gaan toenemen. Er wordt op landelijk niveau hard gewerkt om dit technologisch op te lossen. Voorbeelden hiervan zijn: biometrische identificatie en PKI (Public Key Infrastructure). PKI is een techniek die er voor zorgt dat transacties op het internet veilig plaatsvinden. Op dit moment is de authenticatie van de burger mogelijk via DigiD.

Ook de mogelijkheden van ASP (Application Software Provider) nemen toe. Steeds meer gaan gemeenten de exploitatie en het beheer van ICT uitbesteden of zoeken een oplossing in samenwerking.

De roep om integratie van geometrische en administratieve gegevens (zoals in GIS systemen) zal gaan toenemen. Zo is actuele geografische en administratieve informatie voor o.a. hulpverleners zeer belangrijk. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om beleidsontwikkelaars en afdelingen (bijvoorbeeld belastingen) van belangrijk informatie te voorzien en kan veel tijdwinst worden geboekt door het uitvoeren van minder (volledigheids)controles en het eenvoudig leggen van verbanden over de diverse taakvelden heen.

De roep om adequate managementinformatie zal blijven toenemen. De gemeente beschikt over een enorme hoeveelheid gegevens die in deze behoefte kunnen voorzien. Datawarehousetechnieken maken het mogelijk om gegevens uit verschillende bestanden met elkaar te integreren zodat analyses (o.a. datamining) en integrale rapportages mogelijk zijn. In dit kader is het dan ook logisch dat het beheer van documenten hierin een belangrijke rol gaat spelen. Digitaliseren van documenten en het koppelen van deze documenten aan vraagpatronen maakt de stroom ervan beter toegankelijk en beheersbaar. Workflowsystemen stroomlijnen de procesmatige aanpak van de werkzaamheden.

Steeds vaker richten organisaties zich op open source systemen. Dit zijn softwaresystemen waarvan de broncode vrij beschikbaar is. Het beleidsprogramma OSOSS besteedt hier veel aandacht aan.

Globale visie op de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie Gemeentelijke organisaties zullen voortdurend in beweging moeten blijven, om aan de veranderende behoefte van de burger te kunnen voldoen. Deze bewegingen zullen binnen bestaande organisaties langzamer gaan plaatsvinden dan voor gemeenten die zich in een ingrijpend veranderingsproces bevinden. Voorbeelden hiervan zijn: een interne reorganisatie; intergemeentelijke samenwerking en een fusie of herindeling. Het is voor de bepaling van de informatiearchitectuur van belang dat deze stabiel genoeg is om de bewegingen te volgen, zodat ICT kan anticiperen en faciliteren. In grote lijnen is de volgende ontwikkeling te verwachten (zie figuur op volgende pagina):

GISTEREN: De gemeentelijke organisatie is sterk verticaal en afdeling of stafbureauaal ingericht en werkt van binnen naar buiten; m.a.w. aanbodgericht. Onder invloed van nieuwe ontwikkelingen als Midoffice, Datawarehouse en GIS

26


ontstaat binnen verticale kolommen wel enige afstemming, bijvoorbeeld op het gebied van het vastgoedinformatie en persoonsgegevens. Er wordt een begin gemaakt met eenvoudige werkstroombeheersing en document management (DMS), maar voorlopig nog binnen de verticale kolommen. ICTfuncties

zijn

vooral

technisch

GISTEREN

georiënteerd en hebben een faciliterend karakter. Centraal is alleen aandacht voor het beheer van de basisinfrastructuur (software,

netwerk

en

decentraal

ligt

applicatiebeheer.

het

hardware),

VANDAAG

Gegevensbeheer is nauwelijks nog een onderwerp. De aandacht voor de frontoffice is onder invloed

van

nieuwe

technieken

MORGEN

als

internet e.d. groeiende, maar wordt nog niet benaderd als een verlengstuk van de huidige organisatie (aanbodgericht). De behoefte aan meer op deze aspecten gericht ICT-beleid wordt aan het eind van deze fase voelbaar.

VANDAAG: Als gevolg van de aandacht voor een eenduidige dienstverlening aan de frontoffice ontstaat geleidelijk een sterke behoefte aan de afstemming van gemeentelijke processen. Omdat nog wordt vastgehouden aan de bestaande afdeling of stafbureauale organisatie van het werk en als gevolg van “verouderde backoffice-systemen”, is deze afstemming voorlopig alleen haalbaar op informatieniveau. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen frontoffice en backoffice, die mede ondersteund wordt door een grotendeels technische middenlaag (midoffice), waar muurtjes tussen de verticale kolommen door inzet van ICT op gegevensniveau worden geslecht. De heroriëntatie op de bedrijfsprocessen onder invloed van Workflowmanagement (WFM) en DMS neemt toe en de aandacht verschuift daardoor langzaam van aanbodgericht naar vraaggericht. Beide vormen komen echter nog steeds voor, waarbij de aanbodgerichte aanpak nog de overhand heeft. De inrichting van een midoffice, een gemeentebreed

gegevensmagazijn

en

het

koppelvlak

(interface)

tussen

backoffice/midoffice

en

midoffice/frontoffice, vereisen een verzwaring van de centrale ICT-functies, waarbij naast aandacht voor techniek ook informatiemanagement belangrijk wordt. De opsplitsing van de organisatie in back-, mid- en frontoffice biedt meer mogelijkheden tot samenwerking met andere organisaties. In deze fase wordt hier een begin mee gemaakt. Dit is feitelijk een overgangsfase, maar waarschijnlijk wel een langdurige, als gevolg van de ingrijpende organisatorische en technische veranderingen die de volgende fase met zich meebrengt. Daarom moet ook de positionering van taakvelden scherp worden afgebakend (bijv. regie website, documentmanagement, procesbeheer, applicatiebeheer).

27


MORGEN: In de nabije toekomst leidt de heroriëntatie op de bedrijfsprocessen tot een volledige overgang naar opnieuw een verticale beweging, maar dan volledig van buiten naar binnen (vraaggericht). De vraag is bepalend voor de organisatie van het proces. Dit leidt tot een volledig andere organisatie van de bedrijfsprocessen, waarbij niet alleen de muurtjes binnen organisaties, maar ook tussen organisaties onderling vervagen (ketensamenwerking). Het onderscheid tussen frontoffice, midoffice en backoffice vervaagt; de knip kan overal liggen. Oorspronkelijke backoffice processen kunnen worden gedeeld door organisaties (informatienetwerken). ICT-functies zullen langzaam weer afdalen naar de processen en een procesverantwoordelijkheid worden. Informatiebeleid krijgt nog meer strategisch karakter. Nog steeds centraal beheer van de basisvoorzieningen, maar ook hiervoor geldt dat dit overal kan plaatsvinden, ook buiten de organisatie.

28

Onderzoek effectiviteit van het ICT-beleid van de gemeente Waalre

Recommend Documents