Onderzoek digitale systemen MaS (Maatschappelijke Stages)

Onderzoek digitale systemen MaS (Maatschappelijke Stages)

In opdracht van PRIMO nh augustus 2008 Onderzoeksburo Jan Waalen

Pagina 1

augustus 2008

Inhoudsopgave Inleiding................................................................................................................................................3 Centrale vragen in het onderzoek: ....................................................................................................4 Het onderzoeksverslag .......................................................................................................................5 1- Samenwerking met een grote mate van automatisering...............................................................5 2- Samenwerking met afzonderlijke registratie systemen .................................................................6 3- Partijen beperken zich tot de eigen kerntaken ..............................................................................7 De kosten .............................................................................................................................................7 Rapportage ..........................................................................................................................................9 1- Inhoudelijke eisen..........................................................................................................................9 2- Functionele eisen ........................................................................................................................11 3- Randvoorwaarden .......................................................................................................................14 De filosofie achter de verschillende programma’s........................................................................17 Stagerage: .......................................................................................................................................17 NetMaS ............................................................................................................................................17 eXperience.......................................................................................................................................17 KEI in de Maatschappij ....................................................................................................................18 RegiPro ............................................................................................................................................18 RegiPro via Stagerage.....................................................................................................................18 Move Your Credits ...........................................................................................................................18 Persoonlijke indruk van de systemen.............................................................................................19 Beveiliging persoonsgegevens .......................................................................................................21 Onderzoeksgroep..............................................................................................................................21 Met de volgende bedrijven/leveranciers is contact geweest. ..........................................................22 Achtergrond van de bedrijven..........................................................................................................22 Bijlagen...............................................................................................................................................24 Gespreksverslagen leveranciers .....................................................................................................50 Stagerage: .......................................................................................................................................51 NetMaS ............................................................................................................................................52 KEI in de Maatschappij ....................................................................................................................54 RegiPro ............................................................................................................................................55 Move Your Credits ...........................................................................................................................56

Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh

pagina 2

Inleiding Voor het uitvoeren van de maatschappelijke stages (af te korten als MaS) door leerlingen van het voortgezet onderwijs is het wenselijk - of zelfs noodzakelijk – dat scholen en steunpunten vrijwilligerswerk beschikken over een goed digitaal systeem om vraag en aanbod bij elkaar te brengen, (administratieve) ondersteuning te bieden en indien mogelijk zorg te dragen voor de gewenste rapportages. De afgelopen twee jaar zijn op dit terrein verschillende systemen ontwikkeld die als instrument voor de MaS ingezet kunnen worden. In dit onderzoek zijn een aantal systemen – waarvan bekend is dat zij bestemd zijn voor MaS – naast elkaar gezet en met elkaar vergeleken om scholen, steunpunten en gemeenten te helpen bij de keus voor een bij hen passend systeem. Als eerste stap is met een zestal vertegenwoordigers van het maatschappelijk veld gesproken om hun wensen met betrekking tot een systeem te inventariseren. Aan de hand van die wensen is een vragenlijst samengesteld voor de leveranciers en is met alle leveranciers gesproken. De reacties van de leveranciers op alle onderdelen staan in de bijlage. Omdat niet alle steunpunten en/of scholen op dezelfde manier het proces van de MaS met elkaar hebben ingericht wordt hier in het rapport ook onderscheid in gemaakt. We onderscheiden daarbij: 1- Scholen en steunpunten willen een grote mate van automatisering van het werkproces; 2- Scholen en steunpunten richten zich voornamelijk op hun kerntaken en hebben alleen behoefte aan een goed matchingsysteem; 3- Scholen hebben alleen behoefte aan een mogelijkheid voor leerlingen om stageplaatsen te kunnen vinden zonder dat er een matching, rapportage of volgsysteem aan gekoppeld is De verschillende systemen zijn met dit als uitgangspunt met elkaar vergeleken. Vervolgens is aan de hand van de reacties, de gesprekken en een globale presentatie van het systeem is op drie onderdelen een conclusie getrokken. De drie onderdelen zijn: 1- Inhoudelijke eisen die gesteld kunnen worden aan het systeem; 2- Functionele eisen die gesteld kunnen worden; 3- Randvoorwaarden waaraan het systeem moet voldoen. Per onderdeel is d.m.v. overzichtelijke tabellen aangegeven welk systeem aan de gestelde eisen voldoet, of kan voldoen. In de bijlage zijn de reacties van de leveranciers op de onderzoeksvragen weergegeven. Voorafgaande aan de vele antwoorden is per systeem de filosofie achter het programma door de leveranciers gegeven. Hierin hebben zij verwoord wat ze in feite met het programma beogen. Als extra bijlage is ook het onderzoeksrapport van Gendo toegevoegd over de beveiliging van systemen voor registratie van persoonsgegevens. Het rapport is niet uitputtend. Er zijn zeker meer systemen die in het kader van de uitvoering van de MaS kunnen functioneren. Ook zullen er voortdurend andere systemen ontwikkeld worden en zullen bestaande systemen aangepast worden. In die zin is dit een moment opname. Een eensluidende conclusie welk programma het beste is, is door mij niet te geven. Dat is sterk afhankelijk van de wensen die de deelnemende organisaties hebben en welke middelen tot hun beschikking staan. De conclusie is wel geformuleerd aan de hand van mogelijke verschillende samenwerkingsverbanden. Dit onderzoek is uitgevoerd door drs Jan Waalen, van Onderzoeksburo Jan Waalen in opdracht van PRIMO nh. Het onderzoek heeft plaats gevonden in juli en augustus 2008.


pagina 3

Centrale vragen in het onderzoek: Door PRIMO nh zijn vier centrale onderzoeksvragen geformuleerd: - Welke bestaande digitale systeem/webapplicatie MaS zijn er momenteel? - Wat zijn de kenmerken/eigenschappen van deze systemen (feitelijke beschrijving)? - Welk systeem is het meest geschikt voor het effectief en efficiënt organiseren van maatschappelijke stages? - Als er geen systeem is dat op dit moment voldoet, wat is dan het advies om te doen? Om bovenstaande vragen goed te kunnen beantwoorden is een voorbespreking geweest door Anneke Wiersma van PRIMO nh, met 2 stagebieders, 2 scholen en 2 steunpunten vrijwilligerswerk. Dit leverde de basis voor de specifieke onderzoeksvragen. Deze aandachtspunten worden hier niet herhaald en ook de gebruikte vragenformulieren worden niet integraal overgenomen. Deze zaken vinden hun weerslag in de reacties in de bijlage, De volgende personen hebben meegewerkt aan het opstellen van een lijst van wensen ten aanzien van een digitaal systeem MaS: - Steunpunten vrijwilligerswerk: Erik Boele (Vrijwilligerscentrale Cardanus) en Angelique Bakker (Bureau Vrijwilligerswerk Hilversum) - Stagebieders: Chantal van Aarde (Kinderboerderij Hertenkamp), Nel Michgelsen (Clup) - Scholen: Reinier Mudde (Erfgooiers College) en Myrthe vd Giessen (Schoter Scholengemeenschap) Een van de aandachtspunten die aan de orde moest komen was de beveiliging van persoonsgegevens in het kader van de Wet op de Bescherming Persoonsgegevens. Op dit terrein hebben we zelf geen onderzoek kunnen doen, maar hebben we gebruik gemaakt van de expertise van Gendo en de reactie van BlueBased daarop. Het rapport van Gendo rondom dit item is als bijlage opgenomen.


pagina 4

Het onderzoeksverslag Bij het bepalen van de keuze voor een bepaald systeem is het belangrijk om uit te gaan van de verdeling van taken en verantwoordelijkheden die de verschillende partijen met elkaar afspreken. - Welke taken wil men als school en als steunpunt uitvoeren en wat wil men aan anderen overlaten? - Welke verantwoording wil men zelf houden en welke wil men overdragen aan anderen? - In hoeverre wil men het proces of de taken automatiseren? - Welke middelen zijn beschikbaar om taken uit te voeren, (te denken aan geld, personeel en eventuele vrijwillige medewerkers)? - Wat is de schaal waarop een aan te schaffen systeem moet kunnen functioneren? - Welke eisen stelt de gemeente met betrekking tot financiering en verantwoording? We zullen aan de hand van enkele modellen de verschillende systemen met elkaar vergelijken: 1- samenwerking met een grote mate van automatisering; 2- samenwerking met afzonderlijke registratie systemen; 3- partijen beperken zich tot de eigen kerntaken. 1- Samenwerking met een grote mate van automatisering De systemen Stagerage en Move Your Credits gaan uit van een intensieve samenwerking tussen alle betrokken partijen en sturen voor een groot deel het proces van de MaS. Alle noodzakelijke en wenselijke rapportages worden binnen deze systemen uitgevoerd. De andere systemen beperken zich voornamelijk tot het matchen van vraag en aanbod. In gemeenten waar scholen en VWC samenwerken rondom MaS en waarbij beiden zich willen richten op hun kerntaken zonder veel extra werkzaamheden uit te moeten voeren kan men het beste kiezen voor één van deze twee systemen. Organisaties die nu werken met RegiPro kunnen met hun systeem eenvoudig aansluiten bij Stagerage. Alle relevante gegevens vanuit RegiPro worden automatisch doorgevoerd in Stagerage De systemen Stagerage en MYC zijn volledige webbased (alles loopt via internet en wordt op een internetserver opgeslagen). RegiPro is een computerprogramma dat off-line geïnstalleerd is en dat gegevens exporteert voor de internettoepassing. Door het opslaan van gegevens van leerlingen in een database die via internet toegankelijk is, hebben de eerste twee systemen nadrukkelijk te maken met de wet op de bescherming van persoonsgegevens. Bij Stagerage is daar nadrukkelijk aandacht aan besteed, bij MYC (nog) niet. RegiPro heeft een protocol voor beheerder over hoe om te gaan met registratie van persoonsgegevens en voldoen daarmee aan de wettelijke eis. De systemen Stagerage en Move Your Credits (MYC) gaan uit van een intensieve samenwerking tussen scholen, vrijwilligerscentrale of steunpunt vrijwilligerswerk (VWC) en gemeente voor de uitvoering van de maatschappelijke stages. Het proces van MaS en de rapportages staan centraal. Binnen deze systemen worden veel werkzaamheden geautomatiseerd uitgevoerd. Scholen en VWC leveren de basisinformatie aan om in het systeem opgenomen te worden en vervolgens wordt aan de leerlingen en organisaties gevraagd om zelf zorg te dragen voor aanvullende informatie over vraag en aanbod. Het matchen gebeurt vervolgens via een vaste procedure. De verantwoordelijke personen/partijen krijgen via het systeem bericht of het verzoek om bepaalde zaken te autoriseren. Stagerage is een systeem dat volledig gericht is op MaS en alle noodzakelijke en wenselijke procedures en rapportages uitvoert volgens de laatste eisen van het ministerie en daarnaast een grote mate van maatwerk kan leveren per school en/of VWC. Alle noodzakelijke gegevens van de stages van de leerlingen kunnen vanuit dat systeem naar school worden verstuurd. Hiervoor hoeven geen extra uren of werkzaamheden door de school te worden uitgevoerd. Rapportages kunnen als digitaal en schriftelijk document naar school gestuurd worden. Extra investeringen in het aanpassen van leerlingvolgsystemen zijn overbodig. Docenten en leerlingbegeleiders kunnen zich bezig houden met het begeleiden van leerlingen en de VWC kan zich richten op het werven van MaS en eventueel voorlichting geven aan leerlingen over vrijwilligerswerk en MaS. De afgelopen twee jaar is proefgedraaid, niet alleen met de programmatuur, maar vooral ook met de samenwerking tussen scholen, steunpunten en stagebieders: de taakverdeling daarbinnen, de informatie-uitwisseling, de


pagina 5

communicatie etc. , kortom met de structurering van het gehele proces van MaS, dus niet alleen de match (het smallere perspectief van het steunpunt). MYC is een systeem dat nog in ontwikkeling is, maar dat uit gaat van de gedachte dat MaS niet los gezien kan worden van een algemeen beleid om jongeren maatschappelijk actief te laten zijn. Met dit systeem is het noodzakelijk/wenselijk dat met een groot aantal maatschappelijke organisaties samengewerkt wordt om jongeren ‘te belonen’ voor maatschappelijke actief gedrag. De registratie en rapportage van uitgevoerde stages is hierbij minder uitgebreid en daarvoor zullen nog iets meer werkzaamheden aanvullend uitgevoerd moeten worden. Indien een gemeente bereid is om meer te investeren in een algeheel jongerenbeleid en daar een groot aantal maatschappelijke organisaties bij wil betrekken en MaS daar als onderdeel van ziet, dan kan men het beste kiezen voor MYC. Nadeel van dit systeem op dit moment is dat het nog niet volledig ontwikkeld en getest is. 2- Samenwerking met afzonderlijke registratie systemen De systemen van Stagerage en MYC zijn niet ingericht om de werkzaamheden te scheiden tussen de verschillende partijen. Die twee systemen zijn complete systemen die het hele proces managen. In die situaties waar een VWC zich wil/zal beperken tot het verwerven en eventueel selecteren van vacatures voor MaS en dat de school zich richt op het begeleiden van de leerlingen en daarbij zorg draagt voor alle taken met betrekking tot de uitvoering van de MaS, dan zijn de systemen NetMaS, eXperience, KEI in de maatschappij en RegiPro goede en met elkaar vergelijkbare systemen. In deze systemen is het mogelijk om de wensen van scholen met betrekking tot selectiemogelijkheden van vacatures mee te nemen. In tegenstelling tot Stagerage en MYC kennen deze systemen geen leerlingvolgsysteem of rapportage mogelijkheid van leerlingen over hun stages. In al deze gevallen gebeurt dat in het systeem van school. NetMaS en eXperience gebruiken hetzelfde profiel voor vacatures en leerlingen om te kunnen matchen. Dat profiel wordt in overleg met of door scholen opgesteld en in het systeem ingevoerd. De VWC zorgt voor het werven en/of invoeren van de vacatures, waarbij in beide gevallen organisaties zelf ook de gegevens kunnen invoeren, al of niet na goedkeuring van de VWC. Beide systemen zijn niet gekoppeld aan de bestaande digitale vacaturebanken voor regulier vrijwilligerswerk van de VWC’s. In geen van beide systemen worden de gegevens over het stageverloop van de leerlingen in dit systeem opgeslagen maar alleen op school in het leerlingvolgsysteem opgenomen. Er worden dus geen rapportages uitgevoerd over het inhoudelijke verloop van de stages, alleen tellingen over aantallen zijn mogelijk. Met betrekking tot bescherming van de persoonsgegevens heeft men daardoor geen problemen. Leerlingen die interesse hebben in een stageplaats melden dat via het systeem aan de docent, die vervolgens de keuze beoordeelt en de leerling daarvan per e-mail op de hoogte stelt. Pas op dat moment ontvangt de leerling de adresgegevens van de organisatie of persoon waarmee hij/zij contact kan opnemen. Bij NetMaS is het mogelijk dat organisaties een potentiële stagiaire kunnen selecteren aan de hand van zijn/haar profiel. Persoonsgegevens worden niet vrijgegeven. Via school ontvangt de leerling de aanvraag van de organisatie. Bij eXperience kunnen VWC’s in grote mate bepalen welke gegevens zij wel of niet willen goedkeuren alvorens die via internet beschikbaar komen. Het is mogelijk dat organisaties alleen inloggegevens krijgen en dat zij verder vrij zijn om gegevens in te voeren. Het is ook mogelijk dat de VWC alle stageplaatsen eerst beoordeelt en eventueel gegevens corrigeert. Voorts kan de VWC instellen welke berichten automatisch verstuurd worden, of eventueel via de VWC of school verzonden moeten worden. Uitgangspunt is dat de VWC niet meer hoeft te doen dan dat zij zelf wil. KEI in de maatschappij werkt voor een groot deel vergelijkbaar met de vorige twee systemen. Voor het matchen van vraag en aanbod werkt men aan de hand van profielen voor stageopdrachten. Bij zowel de stageplaats als de leerling worden gegevens over de gehanteerde profielen ingevoerd.


pagina 6

De gegevens van de vacatures en van de leerlingen worden zoveel mogelijk door de leverancier ingevoerd in het systeem. In bepaalde gevallen kan dat ook door de (regionaal) beheerder van het systeem. Gegevens worden digitaal aangeleverd d.m.v. een Excel-bestand of vergelijkbaar document. Nieuwe vacatures worden door de VWC handmatig ingevoerd. Er wordt gewerkt aan een systeem waarbij organisaties de eigen stageplaatsen zelf kan invoeren. Binnen het systeem geven leerlingen aan welke stageplaats hun voorkeur heeft. De docent heeft overzicht van alle voorkeuren per leerling en per vacature. Hij beslist vervolgens wie voor welke stageplaats in aanmerking komt. De leerling ontvangt vervolgens bericht met wie hij/zij contact op moet nemen over de stageplaats. RegiPro is een registratie systeem voor vacatures en vrijwilligers dat werkt met een database van een computersysteem (alleen off-line beschikbaar bij de VWC). De VWC voert de gegevens in de database in, deze worden vervolgens naar een internet gezonden om daar bereikbaar te zijn. Er worden geen vertrouwelijke gegevens op internet opgeslagen. RegiPro werkt samen met Stagerage voor het matchen en volgen van leerlingen en stageplaatsen. Gegevens van RegiPro worden meerdere keren per dag naar de internettoepassing ge-upload. Door de zeer uitgebreide mogelijkheden van RegiPro kunnen heel veel verschillende gegevens van organisaties, vacatures en vrijwilligers in het systeem opgenomen worden. Hierdoor is het mogelijk dat leerlingen op zeer uiteenlopende kenmerken een selectie maken uit de aangeboden stageplaatsen. Door slechts beperkte informatie te geven over de aanbieder van de stageplaats is het mogelijk voor de VWC en/of de school om goed zicht te houden op de wensen van de leerlingen en op de actualiteit van de vacatures. Alle meldingen lopen via de VWC of school. Nadeel is wel dat bij een beperkte openstelling van de VWC meldingen niet snel verwerkt worden. De gegevens op internet zijn daarmee niet altijd up-to-date. Voor de VWC-Amsterdam is een nieuw systeem ontwikkeld waarbij wel met een webapplicatie wordt gewerkt om de stagevoortgang van leerlingen te monitoren. Terugkoppeling vanuit dit systeem naar RegiPro vindt ook daar handmatig plaats. Datawerken IT in Zeist (de leverancier van RegiPro) komt in het najaar ook met een systeem dat volledig via internet werkt. Dat systeem kunnen we niet in dit rapport meenemen omdat het nog niet beschikbaar is. 3- Partijen beperken zich tot de eigen kerntaken Nagenoeg alle bestaande systemen - van de eenvoudige websites met een vacaturebank tot registratiesystemen als bijvoorbeeld de DVVb van Onderzoeksburo DiSK of Vrijwilligersgids van IDPlein – zijn al geschikt of zonder veel kosten geschikt te maken voor MaS. In al die systemen kunnen leerlingen een keus maken uit de bestaande vacatures voor stage die in het systeem opgenomen zijn. Omdat de meeste vrijwilligerscentrales al een systeem hebben om vacatures op internet te presenteren is het goed om bij de eigen leverancier na te gaan of aanpassingen mogelijk zijn. Systemen die niet in dit rapport zijn meegenomen zijn bijvoorbeeld: - DVVb van Onderzoeksburo DiSK - Vrijwilligersgids van ID-Plein Op www.vrijwilligerscentrale.nu staan zowel alle digitale vrijwilligersvacaturebanken als een overzicht van leveranciers van systemen voor beheer en registratie van vacatures en vrijwilligers.

De kosten De kosten verschillen per systeem. Onderling vergelijk is niet helemaal mogelijk omdat bijvoorbeeld Stagerage en MYC het totale proces managen, RegiPro werkt met licenties voor een computerprogramma en de andere leveranciers een webbased oplossing bieden in de vorm van een website met extra functies. Stagerage is veel uitgebreider dan MYC en toch veel goedkoper, daartussen is op kostprijs eenvoudig te kiezen. RegiPro is bij kleine organisaties relatief goedkoop als men slechts met één licentie hoeft te werken en als men ook niet alle functies direct via internet wil laten lopen. Het verschil tussen de andere systemen wordt in feite bepaald door de hoeveelheid aanpassingen en maatwerk die gewenst is. eXperience is het duurst en de keus tussen NetMaS en KEI in de maatschappij wordt bepaald door de vraag of men met meer VWC’s samen werkt of niet.


pagina 7

De kosten op een rijtje: Het gaat bij de aanschaf van een systeem in alle gevallen om gebruikersrechten met een jaarlijks bedrag voor onderhoud en hosting. Geen van deze systemen werkt met een vast aanschafbedrag waarna men vrij is om het programma te gebruiken. Alle genoemde prijzen zijn inclusief BTW. De kosten voor aanschaf en gebruik kunnen in veel gevallen betaald worden uit de geldstromen die door het ministerie gekoppeld zijn aan de uitvoering van de MaS. Een groot deel van het geld gaat naar de scholen waarmee zij het proces en de begeleiding kunnen bekostigen. De gemeenten ontvangen een deel van dat geld waarmee zij bijvoorbeeld door een VWC bepaalde diensten kunnen laten uitvoeren. Stagerage Voor het gebruik zijn de kosten € 3.500,- per steunpunt, of € 30.000,- per CMO. Daarnaast zijn de kosten per leerling eenmalig € 15,- . Maatwerk aanpassingen zijn niet van toepassing. Move Your Credits De aansluiting kan per school verschillen. De gemiddelde aansluitprijs is ongeveer € 5.000,- . Daarnaast is er een bedrag per leerling nodig, dat varieert van € 17,50 tot € 40,- per leerling. Maatwerk aanpassingen zijn niet van toepassing. RegiPro Kosten voor RegiPro: hang af van het aantal licenties (concurrent users), 1 gebruiker aanschaf € 1.850,- , onderhoud en service per jaar € 370,5 gebruikers aanschaf € 5.550, -, onderhoud en service per jaar € 666,10 gebruikers aanschaf € 7.400,- , onderhoud en service per jaar € 740,Vacaturebank op Internet (incl. hosting): € 142,80 per maand plus € 0,45 per vacature per maand Maatwerk aanpassingen zijn niet van toepassing. NetMaS De software wordt niet zozeer aangeschaft, alswel een gebruikslicentie ervan. De kosten daarvan hangen af van een aantal zaken. Als vuistregel kan het volgende worden gehanteerd: - losse implementatie per steunpunt (dus elk een eigen site+database) eenmalig: € 2.975,maandelijks: € 35,10 (incl. 1 domeinnaam, 5x e-mail, 5 GB traffic, 1 GB webspace) -- optioneel, aangezien externe hosting ook mogelijk is - groepsimplementatie (dus gezamenlijk in één site+database) eenmalig: € 1.785,- per steunpunt maandelijks: € 23,20 per steunpunt (incl. 1 domeinnaam, 2x e-mail per steunpunt, 5 GB traffic per steunpunt, 1 GB webspace per steunpunt) -- optioneel, aangezien externe hosting ook mogelijk is Verder geldt er voor maatwerk een uurtarief van € 83,30 Een onderhoudscontract kan voorzien in bewaking van de applicatie. Een SLA kan voorzien in gegarandeerde service/support en beschikbaarheid. De kosten van een onderhoudscontract en SLA zijn afhankelijk van de wensen en dienen in nader overleg te worden vastgesteld. eXperience Een gebruikerslicentie voor één (standaard) implementatie (met één database voor één steunpunt is) is eenmalig € 3.510,- , en jaarlijks € 1.428,-. Meerwerk à € 107,- per uur KEI in de Maatschappij In gebruik name van het systeem komt op € 2.380,- per vrijwilligerscentrale. Onderhoudskosten (hosting en kleine aanpassingen) op € 476,- per jaar. Overige aanpassingen op aanvraag, voor een uurprijs van € 56,50.


pagina 8

Rapportage 1- Inhoudelijke eisen voor het systeem In onderstaande tabel is weergegeven of een bepaald systeem voldoet aan de gestelde eis zoals die vooraf is geformuleerd. Vooraf is door enkele vertegenwoordigers van scholen, VWC’s en stagebiedende organisaties aangegeven aan welke eisen een systeem zou moeten voldoen.


MYC

7- Leerling moet alle vacatures op sector kunnen selecteren (ik wil alle vacatures met dieren zien) 8- Leerling moet vacatures op tijdstip kunnen selecteren (laat me alle vacatures op woensdagmiddag zien of alle vacatures in week 48) 9- De door leerlingen zelf gevonden vacatures moeten ook op het systeem komen te staan 10- Leerlingen moeten altijd een optie kunnen nemen op een vacature 11- De docent ziet eerst welke match de leerling wil maken en geeft zijn akkoord en dan pas is de match een feit 12- Na de match moeten stagebieder, leerling, docent hiervan een bericht krijgen. Ook moet dan duidelijk zijn of er dan nog tussentijds contact is tussen stagebieder en leerling of dat nu alles geregeld is.

RegiPro + Sr

6- Er moet een grote keuzemogelijkheid voor leerlingen zijn.

RegiPro

4- Bij structurele vacatures: nadat de MaS is uitgevoerd moet het systeem de vacature weer open stellen 5- Leerlingen moeten alle actuele vacatures kunnen bekijken

KEI in de mij

3- Het systeem moet de vacatures actueel houden

eXperience

1- Voldoende ruimte voor het registreren van alle gewenste basisgegevens van leerlingen, stagebieders, scholen en stageplaatsen. 2- Stagebieders moeten zelf systeem kunnen vullen

NetMaS

Inhoudelijke eisen gesteld door een aantal potentiële ‘klanten’

Stagerage

Stagerage voldoet aan de meeste eisen die als wenselijk zijn aangegeven. Het is daarmee de best passende oplossing indien organisaties het proces van MaS integraal willen uitvoeren. MYC beoogt ook het hele proces te kunnen managen, maar mist toch een aantal gestelde eisen. Wellicht dat bepaalde eisen alsnog via maatwerk in het systeem opgenomen kunnen worden en het kan zijn dat men bepaalde eisen niet belangrijk vindt waardoor ook MYC een goede keus is. RegiPro in combinatie met Stagerage is zeker voor de mensen die al met RegiPro werken het meest complete systeem. RegiPro via een eigen website voldoet ook uitstekend, maar is duurder dan de andere systemen. Het voordeel hier is dat men de registratie en beheer van gegevens off-line heeft en alleen relevante gegevens via internet beschikbaar stelt. NetMaS voldoet van de ander systemen aan de meeste van de gestelde eisen, maar veel van de eisen zijn ook in eXperience en KEI in de Maatschappij als maatwerk aan te brengen. Deze drie systemen zijn in verhouding veel goedkoper omdat zij zich voornamelijk beperken tot het bij elkaar brengen van vraag en aanbod van stages. Met minder functies is een dergelijk programma via internet ook veel flexibeler voor maatwerkaanpassingen.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

pagina 9

RegiPro + Sr

MYC X

X

X

X

X

X

X

KEI in de mij

X

X

eXperience

RegiPro

14- Er moet na afloop van de stage door de stagebieder aangeven worden of de leerling is geweest of niet en of er bijzonderheden waren/zijn 15- De stagebegeleider: moet in systeem aangeven dat leerling geweest is (controle) zodat mentor/ MaS coördinator dat ook weet (ook cc naar leerling). Ook bij niet opdagen of klacht gaat er signaal naar leerling en school en steunpunt.

X

NetMaS

13- Kan het systeem groepsstages behandelen?

Stagerage

Inhoudelijke eisen gesteld door een aantal potentiële ‘klanten’

Opmerkingen bij de inhoudelijke eisen van het programma 1- In een aantal systemen is standaard volop ruimte om alle gewenste gegevens te registreren. Andere systemen zijn voldoende flexibel om met maatwerkaanpassingen uitgebreid te worden. 2- Bij Stagerage en MYC is dit voorbehouden aan de VWC 3- Ieder systeem heeft zijn eigen methodiek om gegevens up-to-date te houden. In sommige systemen vervallen vacatures automatisch na een bepaalde periode, in andere systemen is dat per vacature aan te geven en bij NetMaS ontvangen organisaties na 3 maanden het verzoek om de vacature binnen 4 weken weer te actualiseren. 4- Het automatisch openstellen van structurele vacatures na afloop van een uitgevoerde stage is alleen mogelijk bij Stagerage en NetMaS. In de andere systemen moet dat handmatig gebeuren door de organisatie of de VWC 5- Bij KEI en MYC kunnen leerlingen alleen de vacatures raadplegen die passen binnen het profiel van hun stage. 6- De grote van de keuzemogelijkheid is als bij 4-, maar ook afhankelijk van het aanbod. 7- Het selecteren van vacatures op sector is in alle systemen mogelijk. Bij KEI en MYC is de sector al opgenomen in het profiel van de leerling en kan men geen andere sector selecteren. 8- Het selecteren van vacatures op dag en tijd is slechts bij een beperkt aantal systemen mogelijk. Meestal staat deze informatie wel vermeld in de tekst van de vacature. 9- Leerlingen vacatures laten invoeren is maar bij een beperkt aantal systemen mogelijk 10- Het nemen van een optie op een vacature is per systeem anders geregeld. Sommige systemen laten de vacature open staan totdat de VWC of organisatie deze heeft verwijderd en in andere systemen krijgen leerlingen een bericht als de optie weer open is. 11- In de meeste systemen kunnen leerlingen zonder akkoord van de docent ook al reageren op de vacature. Alleen bij Stagerage en NetMaS kan dit slechts na goedkering. 12- Bij alle systemen met uitzondering van eXperience wordt een bericht gestuurd naar de verschillende partijen over de match tussen leerling en stageplaats. 13- Het managen van groepsstage is niet mogelijk bij eXperience en KEI. Daar kan dit wel in de tekst aangegeven worden, maar er is geen koppeling met het aantal aanvragen. 14- Het registreren van aanwezigheid is alleen mogelijk bij de systemen die gebruikt kunnen worden als volgsysteem, dus bij Stagerage en MYC 15- Terugkoppeling vanuit de school naar de VWC over de voortgang van de stage is alleen mogelijk in Stagerage.


pagina 10

2- Functionele eisen voor het systeem In onderstaande tabel is weergegeven of een bepaald systeem voldoet aan de functionele eisen zoals die vooraf zijn geformuleerd.

1- Systeem moet zoveel mogelijk automatiseren om werk voor met name steunpunt en school te verminderen 2- MaS systeem moet met een druk op de knopt te linken en te vullen zijn met bestaande systemen van steunpunten en scholen (ofwel de uitwisselbaarheid tussen de systemen moet groot zijn en niet via tussenstappen als spreadsheets) 3- Er moeten makkelijk door een partij gewenste documenten aan het systeem gehangen kunnen worden 4- Het MaS systeem moet als onderdeel aan de bestaande digitale systemen van scholen gaan functioneren. 5- Mooi zou zijn als er ook een koppeling aan de schooladministratie is (elektronisch leerlingvolgsysteem) zodat ‘uitslagen’ eenvoudig overgezet kunnen worden 6- De inlogcodes en wachtwoorden moeten ook zoveel mogelijk afgestemd zijn op die van de school. 7- Toegang tot MaS via ELO zou heel mooi zijn. 8- Er moet ook de mogelijkheid zijn om berichten tussen de diverse partijen over het verloop van de MaS te plaatsen zijn (met Cc naar andere betrokkenen). 9- Gegevens moeten in het systeem zolang bewaard worden als leerling op school zit 10- Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn 11- Werken met verplichte velden zodat je zeker weet dat de benodigde info wordt geleverd 12- Het systeem moet ‘leerlingproof’ zijn (kunnen niet in eigen of andermans dossier rotzooien).


X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

MYC

RegiPro + Sr

RegiPro

KEI in de mij

eXperience

NetMaS

Functionele eisen gesteld door een aantal potentiële ‘klanten’

Stagerage

Stagerage – en Stagerage in combinatie met RegiPro - voldoen ook hier aan de meeste eisen die als wenselijk zijn aangegeven. Dit zijn daarmee ook weer de best passende oplossing indien organisaties het proces van MaS integraal willen uitvoeren. MYC mist ook hier een aantal gestelde eisen. Wellicht dat ook op deze punten bepaalde eisen alsnog via maatwerk in het systeem opgenomen kunnen worden en het systeem dan toch alsnog aan de eisen gaat voldoen. Omdat het systeem nog in ontwikkeling is zijn er natuurlijk aanpassingen mogelijk. RegiPro in combinatie met Stagerage is zeker voor de mensen die al met RegiPro werken het meest complete systeem. RegiPro via een eigen website voldoet ook aan een groot aantal gestelde eisen, maar heeft zijn beperkingen op het gebied van uitwisseling van informatie tussen partijen in het proces. NetMaS , eXperience en KEI in de Maatschappij voldoen aan de meeste gestelde eisen voorzover het niet gaat over het sturen van het proces van de MaS. Er zijn onderling verschillen die te maken hebben met de geformuleerde uitgangspunten van de opdrachtgevers bij het bouwen van die systemen. Voor nieuwe klanten kunnen op deze terreinen wellicht alle gewenste aanpassingen gerealiseerd worden, alhoewel tegen meerkosten voor maatwerk aanpassingen.

X X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

pagina 11

13- Systeem mag alleen door geautoriseerde partijen (leerling, leerling begeleider, coördinator MaS, stagebieder) toegankelijk zijn. 14- Systeem moet betrouwbaar zijn: wat op site staat is correct en actueel 15- Aandacht voor privacy gevoeligheid binnen het systeem 16- Rapportages; deze verschillen voor de school, het steunpunt en de stagebieder: - aantal MaS vacatures (open en ingevulde) per moment en per tijdseenheid (afgelopen maand, kwartaal, schooljaar, etc.) - overzicht van bijvoorbeeld openstaande vacatures per school per moment - overzicht per stagebieder van ingevulde en openstaande vacatures - overzicht per moment wie waar stage loopt - overzicht per sector (bijvoorbeeld aantal open en ingevulde vacatures, hoe lang het duurt voordat vacature gemiddeld wordt ingevuld)) - voor leerling en mentor: rapportage van eigen dossier, waaronder verslagen, logboek 17- Het systeem moet snel zijn (korte responstijd) want anders haken leerlingen zeker af 18- Er moet een algemene open voorkant zijn. 19- Uiterlijk website: aantrekkelijk voor jongeren en stagebieders, eventueel met regionale uitstraling, liever geen relatie met de school, strak, vrolijk, geen reclame 20- Er moet een link zijn van vacatures naar de algemene sites van stagebieders;. 21- Op de websites van stagebieders moet iets staan over MaS met een link naar het digitale MaS systeem

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Opmerkingen bij de functionele eisen van het programma 1- Stagerage is gebouwd om het hele proces te managen en voldoet daarmee aan deze eis. RegiPro in combinatie met Stagerage voldoet automatisch ook aan deze eis. 2- Stagerage is geschikt om gegevens vanuit de meeste bestaande registratiesystemen gegevens te importeren. Bij een aantal systemen kan dat automatisch en bij andere systemen d.m.v. export via Excel. Per systeem is maatwerk nodig, waar ook een prijskaartje aan hangt. 3- Bij alle systemen kunnen door de systeembeheerder wel bepaalde documenten aan het systeem of de website gekoppeld worden, maar alleen bij Stagerage kunnen leerlingen documenten (verslagen of foto’s) koppelen aan hun rapportage. 4- Het koppelen van twee systemen is iets dat men niet wil. Bij aanpassingen aan het ene systeem moeten in het andere systeem ook aanpassingen doorgevoerd worden, hetgeen extra problemen en kosten met zich meebrengt. 5- Idem als bij 4 6- Het gebruik maken van dezelfde inlogcodes als op school is bij een aantal systemen wel mogelijk. eXperience werkt met een algemene inlogcode voor alle leerlingen van een klas. Bij RegiPro kunnen leerlingen niet inloggen en MYC maakt eigen inlogcodes aan. 7- Alleen als het gebruikte schoolsysteem overweg kan met hyperlinks, dan is dit een mogelijkheid. Waarschijnlijk kan dat in de meeste gevallen. 8- Berichten tussen de verschillende partijen kunnen alleen automatisch gegenereerd worden bij de systemen die het hele proces managen. 9- Het bewaren van gegevens kan in elk systeem naar wens ingesteld worden.


pagina 12

10- Alle systemen zijn voldoende gebruiksvriendelijk. RegiPro heeft een groot aantal mogelijkheden die door de klant zelf in te stellen en aan te vullen zijn, dat daar het gebruiksgemak wel onder lijdt. Datawerken biedt daarom ook als enige een standaard een gebruikerstraining. 11- Binnen alles systemen kunnen velden als “verplicht” worden ingesteld. 12- Alle systemen werken met inlogcodes. 13- Alle systemen zijn voorzien van autorisatie voor gebruik van de verschillende onderdelen. 14- De vraag of gegevens in het systeem betrouwbaar zijn of niet is altijd afhankelijk van het juist hanteren van de protocollen door de verschillende gebruiksgroepen. In principe is het in alle systemen mogelijk om daar aan te voldoen, maar het kan niet geautomatiseerd worden. 15- De privacy-gevoeligheid heeft wel aandacht bij Stagerage en bij RegiPro, maar niet (voor zover we hebben kunnen nagaan) bij MYC. Omdat bij de andere systemen geen persoonsgegevens worden opgeslagen is het daar niet van toepassing. 16- Rapportage mogelijkheden zijn alleen mogelijk over gegevens die binnen het systeem worden opgeslagen. Bij alle systemen zijn een aantal standaard rapportages mogelijk en verder kan d.m.v. maatwerk daar een aanvullingen op gemaakt worden. 17- Alle systemen beloven snel te zijn, ook bij grote aantallen leerlingen. Stagerage werkt met een gemeenschappelijke database voor alle klanten en is daarmee het meest gevoelig voor massaal inloggen van leerlingen. Zij garanderen echter maximale prestaties. Andere systemen werken allemaal met klantgerichte databestanden waardoor zij minder gevoelig zijn voor piek-belasting. Zeker als het alleen gaat om raadplegen van gegevens is dat geen probleem. 18- Bij elk systeem, met uitzondering van MYC, wordt eventueel per school een eigen website gemaakt. Bij RegiPro is het ook mogelijk dat gegevens binnen bestaande websites van scholen gepresenteerd worden. 19- Als bij 18 20- Dat is inderdaad standaard aanwezig. 21- In principe is dat mogelijk, maar zal per organisatie afgesproken moeten worden.


pagina 13

3- Randvoorwaarden voor het systeem In onderstaande tabel is weergegeven of een bepaald systeem voldoet aan de functionele eisen zoals die vooraf zijn geformuleerd. Nagenoeg alle systemen voldoen aan de gestelde randvoorwaarden. Stagerage, RegiPro en MYC zijn minder flexibel aan te passen dan de internettoepassingen. Deze systemen worden daarom als standaard systeem aangeboden. NetMaS, eXperience en KEI in de maatschappij zijn internetprogramma’s die voor een groot deel aan de wensen van de klanten aangepast kunnen worden. Hier is een grote mate van flexebiliteit en maatswerk mogelijk. RegiPro wordt niet geleverd met maatwerk aanpassingen omdat het een computerprogramma is, maar het heeft daar tegenover wel standaard al een groot aantal mogelijkheden om gegevensvelden aan te passen en in gebruik te nemen. Die beperking hoeft dus geen belemmering te zijn.

8- Werkt het systeem met open source? 9- Kan het systeem vanaf elk type/platform/merk computer gebruikt worden? Wat zijn de beperkingen? 10- Het systeem moet 24 uur online zijn. 11- Is de capaciteit van het systeem voldoende voor een groot aantal leerlingen?


RegiPro + Sr

MYC

2- Het systeem vormt het centralepunt/coördinatiepunt van MaS in een gemeente of regio 3- Is het een systeem dat nu al bestaat dat in principe ook al uitgetest is? 4- Is het systeem met ingang van heden aan te schaffen en te implementeren? 5- Zijn aanpassingen aan het systeem redelijk eenvoudig door te voeren? 6- Kan een steunpunt een aparte module aan het systeem toe laten voegen. 7- Werkt het systeem met open standaarden?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

KEI in de mij

d. de stagebiedende organisaties

X

eXperience

b. de school (dwz de MaS coördinator en de leerlingbegeleider/mentor) c. de leerling

X

NetMaS

1- het moet een systeem zijn dat 4 partijen tegelijkertijd bedient. Iedere partij heeft daarin een aantal specifieke wensen a. het steunpunt vrijwilligerswerk als stagebemiddelaar

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Stagerage

Randvoorwaarden voor het systeem gesteld door een aantal potentiële ‘klanten’

RegiPro

Het is niet mogelijk geweest om de programma’s te testen met betrekking tot de randvoorwaarden. We zijn daarbij afgegaan op de informatie doe door de leveranciers is verstrekt. We hebben geen reden om aan te nemen dat die informatie te rooskleurig is.

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

?

?

?

?

?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

pagina 14

12- Is de klantenservice van de leverancier goed geregeld? 13- Voldoet het systeem aan de wettelijke eisen aangaande de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens? 14- Wat gebeurt er bij storingen (wat is de reponsetijd)?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

Opmerkingen bij de randvoorwaarden 1- Alle systemen, met uitzondering van RegiPro bedienen alle vier de partijen. RegiPro is een registratiesysteem dat vooral ten dienste staat van de VWC en de stagebiedende organisaties. Docenten en leerlingen maken alleen gebruik van de gegevens die via internet gepresenteerd worden. 2- Alleen bij Stagerage en MYC is er sprake van een systeem dat kan functioneren als een coördinatiepunt voor de MaS in een gemeente of regio. De andere systemen zijn wel centrale informatiesystemen, maar niet meer dan dat. 3- Alle systemen met uitzondering van MYC zijn al op een of meer plaatsen operationeel. NetMaS is onlangs door een VWC in gebruik genomen en moet nog uitgetest worden met betrekking tot de samenwerking met meerdere VWC’s. 4- Nog niet alle systemen zijn al op korte termijn te leveren. NetMaS en KEI in de maatschappij zijn wel al geleverd voor een klant, maar moeten nog klaar gemaakt worden voor levering aan derden. MYC is nog in ontwikkeling. 5- Aanpassingen zijn redelijk eenvoudig door te voeren bij NetMaS, eXperience en KEI. Deze systemen worden voor een belangrijk deel aan de hand van de wensen van de klant samengesteld. Stagerage en MYC zijn systemen die vanuit algemene voorwaarden en eisen van de overheid samengesteld zijn. Aanpassingen worden voornamelijk doorgevoerd als de meerderheid van de gebruikers dat wenst, of als de voorschriften vanuit de overheid dat aangeeft. RegiPro hanteert de filosofie dat een systeem slechts een beperkt aantal keren aangepast moet worden en dat aanpassingen voor alle gebruikers doorgevoerd moeten worden. Met de ontwikkeling van een webbased applicatie kan het zijn dat aanpassingen per klant eenvoudiger te realiseren zijn. 6- Het toevoegen van een extra module aan het systeem kan op dit moment alleen bij NetMaS en eXperience. Mogelijk dat met extra maatwerk dit ook bij de andere systemen te realiseren is. 7- Alle systemen met uitzondering van RegiPro, werken met open standaarden. RegiPro is een computerprogramma dat in eigen beheer is gebouwd door Datawerken op basis van een Windows toepassing. De andere systemen werken met standaarden die ook door anderen eenvoudig te gebruiken zijn. Overdracht van eigendom is daarmee geen probleem. 8- Geen van de systemen werkt met opensourcesoftware omdat dit alleen van toepassing is op computerprogramma’s. Alleen RegiPro werkt met een computerprogramma en werkt daarbij niet met opensourcesoftware.. De gebruiker koopt alleen het gebruiksrecht, maar heeft geen toegang tot de broncode om die aan te kunnen passen. Aanpassingen vinden alleen plaats binnen de mogelijkheden van het programma. 9- Alle systemen kunnen werken vanaf elk type computer waarop de gangbare internetsoftware is geïnstalleerd. 10- In principe is elk systeem 24 uur per dag online. Stagerage geeft aan dat zij beschikken over een automatisch back-up systeem dat in werking treed in geval van storing en dat zij de hoogst mogelijke garantie geven voor het operationeel houden van het systeem. 11- Alleen Stagerage werkt met een centrale database waar alle gegevens in opgeslagen worden. De andere systemen werken met lokale databestanden. Stagerage garandeert voldoende capaciteit te hebben voor “alle leerlingen”. Verwacht mag worden dat – gelet op de stand van zaken van de huidige techniek – dat bij geen van de systemen capaciteitsproblemen op zullen treden. 12- Alle leveranciers geven aan dat zij zich optimaal inzetten met betrekking tot de klantenservice. Dit is op dit moment niet te testen. In veel gevallen zal het ook een kwestie zijn van een klik tussen klant en leverancier. Het is daarnaast ook afhankelijk van een groot aantal veranderlijke zaken als werkdruk, grote van de organisatie, aantal klanten in de sector etc.etc. 13- In feite hoeven niet de systemen te voldoen aan de wettelijke eisen, maar moet de organisatie die gegevens vastlegt voldoen aan de gestelde eisen in de wet. De systemen


pagina 15

moeten voldoende beveiligd zijn tegen ongeoorloofd gebruik. Bij de aanschaf van een systeem is het belangrijk dat de klant vraagt op welke manier de leverancier heeft aangetoond dat het systeem geen ongeoorloofde toegang geeft tot de opgeslagen gegevens. De organisatie die persoonsgegeven vastlegt moet dit doen aan de hand van een protocol en dat communiceren met de betrokken persoon. 14- Alle leveranciers geven aan dat bij storing het systeem zeker binnen 24 uur is hersteld. In hoeverre zij dit kunnen garanderen is niet te testen. Welke garantiebepalingen zij verbinden aan de levering zal per klant afgesproken moeten worden.


pagina 16

De filosofie achter de verschillende programma’s Aan de organisaties is gevraagd om met eigen woorden aan te geven wat de filosofie achter hun programma is. Die reacties zijn integraal overgenomen.

Stagerage: Stagerage stroomlijnt organisatie maatschappelijke stage Stagerage is een internetinstrument, dat scholen, steunpunten vrijwilligerswerk en maatschappelijke stagebieders helpt de maatschappelijke stage efficiënt te organiseren. Het instrument is ontwikkeld en inmiddels beproefd in de provincie Brabant. Leerlingen centraal in Stagerage Leerlingen kunnen alles wat ze moeten doen voor hun maatschappelijke stage regelen via Stagerage. Zodra ze zijn ingelogd, kunnen ze een belangstellingstest doen, de vacaturebank raadplegen, een stageplek reserveren, verslag doen van hun stage en bijbehorende opdrachten uitvoeren. De verantwoordelijke docent of stagecoördinator beoordeelt de resultaten via Stagerage. Daarnaast bewaakt hij/zij op een eenvoudige manier de gehele procedure. De hele administratie die de school moet bijhouden over maatschappelijke stages heeft in Stagerage één vaste plek. Steunpunten worden licentiehouder De aanbieders van Stagerage hebben ervoor gekozen steunpunten vrijwilligerswerk licentiehouder van het instrument te maken. Een steunpunt met een licentie maakt afspraken met scholen en maatschappelijke organisaties in zijn werkgebied over hun deelname aan Stagerage. Deze taakverdeling draagt bij aan een sterke positie van de steunpunten. Doordat de steunpunten via Stagerage de mogelijkheid hebben het verloop van alle maatschappelijke stages te volgen, kunnen ze hun advies- en ondersteuningsfunctie goed afstemmen op wat er speelt. Een belangrijke voorwaarde voor het goed werken van Stagerage is dat de aan het instrument gekoppelde vacaturebank goed gevuld is. Dit is vooral een taak van de steunpunten en van stagebieders. De stagebieders kunnen het instrument verder gebruiken om hun eigen maatschappelijke stagiairs te volgen en de eigen organisatie en/of het eigen stageaanbod aantrekkelijk te presenteren. Beleidsinformatie De (geanonimiseerde) gegevens zijn beschikbaar voor analyse door lokale en regionale belanghebbenden ten behoeve van verantwoording, beleidsondersteuning en management.

NetMaS NetMaS verlicht steunpunten door het automatiseren van het arbeidsproces. Tevens kunnen doelgroepen eenvoudig toegang krijgen tot de informatie doordat die via internet beschikbaar is. Tot slot kan een MaS-website op zich ook een middel zijn om gevonden te worden door doelgroepen (extra exposure). De software moet onzes inziens vooral voldoen aan de vraag van de opdrachtgever(s) (vaak steunpunten). Als maatwerkleverancier maken wij de software dan ook altijd op maat overeenkomstig de wensen van de opdrachtgever.

eXperience eXperience is interactieve Internetomgeving die bestaat uit een werkelijk eenvoudig beheerbare website (content-‘schil’) en een zeer compleet digitaal en online bemiddelingssysteem tussen aanbod en vraag van Maatschappelijke Stages. eXperience ondersteunt het registreren, matchen en bemiddelen van zowel jongeren als Maatschappelijke Stages (en de daarbij behorende organisaties). eXperience is een webservice en volledig (en uitsluitend) toegankelijk via Internet; zowel gebruikers (voorkant oftewel website) als beheerders (achterkant oftewel het beheersgedeelte) kunnen het systeem vanaf iedere PC met Internet aansluiting thuis of op kantoor/school raadplegen en beheren. Het uitgangspunt bij de ontwikkeling van eXperience was om een omgeving te creëren die voor 100% aansluit bij de belevingswereld van jongeren. Verder moest het systeem grotendeels autonoom en automatisch kunnen functioneren. Doordat jongeren en organisaties hun eigen gegevens kunnen beheren ontstaat er betrokkenheid. Het systeem bewaakt de actualiteit van de


pagina 17

gegevens (de frequentie is instelbaar door de beheerder) waardoor de betrokken veel onderhoudswerk bespaard blijft Het systeem onderkent o.a. rollen voor de bemiddelaars (meestal de medewerkers van een vrijwilligerscentrale) en de applicatiebeheerder (meestal één medewerker van een vrijwilligerscentrale) voor docenten/stagebegeleiders. Deze laatste rol varieert nogal van lokale situatie tot lokale situatie en is mede afhankelijk van het feit of er per implementatie meerdere scholen betrokken zijn en welke rechten docenten/stagebegeleiders willen hebben.

KEI in de Maatschappij Een gebruiker moet zich niet verliezen in hoe het systeem bediend moet worden. Daarom proberen we zoveel mogelijk alles voor zich te laten spreken. Hebben we zoekfuncties zo eenvoudig mogelijk gemaakt en houden we contact met de gebruikers om aanpassingen te maken waar nodig. Bevoegdheden zijn zo scherp mogelijk afgesteld op de functie van de gebruiker. Zo kunnen leerlingen alleen vacatures bekijken die voor hun relevant zijn middels een filter op afstand woonplaats-stageplaats, leerjaar of niveau en beschikbaarheid. Zij krijgen pas contactgegevens over de stageplek nadat de docent de stage heeft geaccepteerd. De docent op zijn beurt heeft toegang tot de gegevens van zijn leerlingen. Kan hierbij de stageplaats-gegevens bekijken en indien nodig contact zoeken met de stagebieder voor overleg. De stagebieder kan zijn eigen gegevens/vacatures inzien en daar vacatures aan toevoegen. De stagemakelaar (websitebeheerder) kan alle gegevens inzien en wijzigen. Door gebruik te maken van de webinterface hoeven gebruikers geen extra software te installeren een recente mainstream browser met flash ondersteuning is voldoende.

RegiPro RegiPro is er op gericht om bemiddelingen tussen vrijwilligers (w.o. stagiaires) en vacatures tot stand te brengen. Daartoe worden dossiers van vrijwilligers (in welke hoedanigheid dan ook) en vacatures (gerelateerd aan organisaties met hun contactpersonen) aangelegd en bijgehouden en gebruikt voor actieve en passieve bemiddeling. In de dossiers wordt ook de historie bijgehouden. De gegevens zijn ook beschikbaar voor managementinformatie. RegiPro kan gekoppeld worden aan de Vacaturebank op Internet, waarbij vrijwilligers en organisaties zelf hun gegevens kunnen invoeren en bijhouden en on-line kunnen bemiddelen. Op de website van RegiPor-MaS kunnen de stages in een eigen opmaak aangeboden worden.

RegiPro via Stagerage RegiPro is er op gericht om bemiddelingen tussen vrijwilligers (w.o. stagiaires) en vacatures tot stand te brengen. Daartoe worden dossiers van vrijwilligers (in welke hoedanigheid dan ook) en vacatures (gerelateerd aan organisaties met hun contactpersonen) aangelegd en bijgehouden en gebruikt voor actieve en passieve bemiddeling. In de dossiers wordt ook de historie bijgehouden. De gegevens zijn ook beschikbaar voor managementinformatie. Met RegiPro is een actieve koppeling met Stagerage van BlueBased mogelijk. Alle relevante gegevens worden vanuit RegiPro automatisch in Stagerage overgenomen en zijn op die manier steeds on-line beschikbaar. Er zijn twee RegiPro-versies beschikbaar: de klassieke RegiPro die lokaal op PC of netwerk geïnstalleerd wordt en de webbased RegiPro.Net (in voorbereiding) die via Internet te gebruiken is.

Move Your Credits Kern: het leerproces van de leerling staat centraal. MS moeten organiseerbaar zijn. Juist vanwege de verschillende organisaties. Door een stimulerende webomgeving waar diverse activiteiten worden gekoppeld leerlingen een aanbod doen voor MS. Ruimte voor eigenheid van de diverse scholen maar krachtenbundeling in de webomgeving en backoffice. - Samenwerkingsverbanden van de vrijwilligers centrales zijn verantwoordelijk voor externe deel en de backoffice. Indien gewenst kunnen er op school ook lessen worden verzorgd. -Docenten en vrijwilligerscentrales werken samen. Docenten voor het interne deel. - leerlingen krijgen eerst interne kennismaking en zoeken via website een stage. Daarna gaan ze stage lopen. - Stageaanbieders worden door centrales geholpen om hun deskundigheid te verhogen en ondersteunen de externe begeleiding van de MS.


pagina 18

Indruk van de systemen • BlueBased www.Stagerage.nl: Gewerkt is aan een totaal concept om alles rondom MaS integraal te organiseren en te regelen. Door de samenwerking met een provinciale instellingen voor ondersteuning van o.a. vrijwilligerswerk is er een sterke partner betrokken bij de ontwikkeling en de financiering. De applicatie is zo gebouwd dat hij kan blijven voldoen aan de overheidseisen, waarvan de verwachting is dat die in de aanloopperiode tot 2011 nog regelmatig zullen worden aangepast. Een kritische vraag met betrekking tot de veiligheid van de gegevens in het kader van de wet bescherming persoonsgegevens is nog niet naar alle tevredenheid beantwoord. Zie hiervoor het rapport van Gendo. Door de gekozen constructie is in ieder geval wel gewaarborgd dat gegevens en programma steeds beschikbaar blijven voor de organisaties die werken met het systeem. Het is een prima pakket als je met alle betrokken partners (school, stagebieder, steunpunt en gemeente) het traject van Maatschappelijke Stages wil vormgeven, uitvoeren en beoordelen. • NetTelligence; http://www.nettelligence.nl: NetMaS is ontwikkeld voor een aantal steunpunten voor vrijwilligerswerk in de regio Doetinchem. Deze steunpunten willen één gemeenschappelijke site waarin alle maatschappelijke stage vacatures van de regio in opgenomen kunnen worden. Het systeem draait los van de bestaande vacaturebanken van de afzonderlijke steunpunten, maar is wel op dezelfde basis opgebouwd. Deze steunpunten hebben er voor gekozen dat zij alleen faciliterend hoeven te zijn naar het aanbieden van stageplaatsen en er verder zo weinig mogelijk beslommeringen van willen hebben. Het programma kan ook voor andere gemeenten en regio’s worden toegepast. Het programma ziet er prima uit en is vooral geschikt om vraag en aanbod van stageplaatsen bij elkaar te brengen. Het is vooralsnog niet meer dan dat, maar er zijn inmiddels stemmen opgegaan voor het toevoegen van stagevolgfunctionaliteit. Tevens is elk denkbaar maatwerk leverbaar. • eXperience (www.maatschappelijkestage.info): De opzet is om een complete webapplicatie te ontwikkelen die het volledige traject van aanbieden en invullen van maatschappelijke stages kan faciliteren. Er is veel aandacht gegeven aan mogelijkheden om deze applicatie te laten aansluiten op de belevingswereld van jongeren om de succeskans zo groot mogelijk te maken. Uit ervaringen met vele lokale situaties, is bewust gekozen voor een kant en klaar product dat wel aan te passen is aan specifiek lokale wensen. • KEI in de Maatschappij (www.keiindemaatschappij.nl); Timpaan Welzijn (een regionale welzijnsorganisatie in Friesland) heeft het initiatief genomen om een softwareprogramma te laten ontwikkelen voor Maatschappelijke stages. Het is een programma dat in eerste instantie is ontwikkeld voor Zuid-west Friesland. Hoogstwaarschijnlijk wordt het vanaf september 2008 ingezet voor heet Friesland en ook voor de gemeente Steenwijkerland. Het programma is ook aan te schaffen voor/door andere regio’s en gemeenten.

• Regipro van Datawerken (http://www.datawerken.nl)

RegiPro is een programma dat al jarenlang bestaat en gebouwd is om binnen (grotere) instellingen voor zorg en welzijn alle mogelijke persoonsgegevens te registreren en beheren. Voor het vrijwilligerswerk is sinds 1992 beschikbaar en steeds aangepast aan de wensen van de vrijwilligerscentrales. Hij wordt gebruikt bij meer dan 50 VWC's. De versie voor de maatschappelijke stage is volledig gebouwd op eerdere expertise op dat terrein. Het ziet er gewoon degelijk uit. Binnen RegiPro heeft de gebruiker 30 variabelen beschikbaar om vacatures geheel zelf mee te definiëren en voor vrijwilligers 20. Die zijn ook op Internet beschikbaar. Daarnaast wordt op verzoek op Internet de presentatie aangepast. Bij één van de gebruikers van de Vacaturebank op Internet worden de stageplaatsen al apart aangeboden, de koppeling met Stagerage loopt inmiddels meer dan


pagina 19

een jaar. Men gaat nu ook een webbased applicatie ontwikkelen. Omdat men nog geen ervaring heeft op dat terrein is het afwachten wat het programma gaat doen. Door de eerdere samenwerking van Datawerken met Zet Brabant is Datawerken zijdelings ook betrokken bij de ontwikkeling van Stagerage. Alle gegevens vanuit RegiPro kunnen automatisch en probleemloos in Stagerage worden geïmporteerd. Met www.stagevoorjou.nl hebben zij samen met de VWC Amsterdam een website voor jongeren ontwikkeld. In deze website worden de vacatures van alle Amsterdamse steunpunten in gepresenteerd. Kenmerkend voor het beleid van Datawerken is dat zij aanpassingen aan de softwarepakketten slechts met grote tussenpozen (ca. 2 jaar) toepassen om gebruikers niet voortdurend te dwingen hun systemen te updaten. RegiPro is een uitgebreid systeem waarmee alle relevante gegevens standaard opgenomen kunnen worden en waarmee VWC’s een groot aantal mogelijkheden hebben om het systeem naar eigen wensen in te stellen.

• Move Your Credits is een initiatief van Stichting Welzijn Middelburg om een integrale aanpak

van jongerenbeleid te stimuleren. De filosofie is dat jongeren een positieve prikkel willen hebben om maatschappelijk actief te zijn. Jongeren krijgen Credits voor het uitvoeren van bepaalde vrijwilligerstaken of een maatschappelijke stage. Die Credits kan men weer inruilen tegen bijvoorbeeld een entreekaartje voor een concert, een muziekworkshop, een sportclinic of iets dergelijks. Op zich een goed initiatief, maar erg omslachtig en tijdrovend om goed te implementeren in de samenleving. Alle relevante maatschappelijke organisaties moeten zich hieraan conformeren en middelen ter beschikking stellen.


pagina 20

Beveiliging persoonsgegevens Een van de onderwerpen die in het voortraject naar dit onderzoek aan de orde is geweest is de beveiliging van persoonsgegevens in het kader van de Wet op de Bescherming Persoonsregistratie. Door een medewerker van de vrijwilligerscentrale Cardanus is aan Gendo gevraagd welke risico’s steunpunten lopen op dit terrein bij de aanschaf van een systeem. In het kort komt het er op neer dat niet de systemen moeten voldoen aan de wettelijke eisen, maar dat de organisatie die gegevens vastlegt moet voldoen aan de gestelde eisen in de wet. De systemen moeten voldoende beveiligd zijn tegen ongeoorloofd gebruik. Bij de aanschaf van een systeem is het daarom belangrijk dat het steunpunt kan nagaan op welke manier de leverancier maatregelen heeft getroffen dat het systeem geen ongeoorloofde toegang geeft tot de opgeslagen gegevens. Als basis van een contract moeten securitu-audits overlegd kunnen worden alsmede een rapport dat aantoont dat gestelde aanpassingen ook uitgevoerd zijn geworden. Daarnaast moet de organisatie die persoonsgegeven vastlegt een protocol opstellen hoe zij omgaan met persoonsgegevens en dat communiceren met de betrokken persoon waarvan de gegevens worden vastgelegd.


pagina 21

Onderzoeksgroep Met de volgende bedrijven/leveranciers is contact geweest. • BlueBased www.Stagerage.nl: Website bekeken; gesprek gehad met de bouwer Jaap Brummelkamp van BlueBased en leverancier Annet Gepkens van ZET-Brabant; vragenlijst ontvangen. • NetTelligence; http://www.nettelligence.nl: gesprek gehad met Silvan Kuipers; website bekeken die men ontwikkelde voor aantal steunpunten in Gelderland; vragenlijst ontvangen • ServiceSites International; www.maatschappelijkestage.info (eXperience): website bekeken; vragenlijst ontvangen; gesprek gehad met Leonard Jansen • www.keiindemaatschappij.nl; website bekeken; telefonisch gesprek gehad met bouwer Johan Velthuis; vragenlijst ontvangen • Regipro www.datawerken.nl : gesprek gehad met Marko Mazeland; programma bekeken: twee vragenformulieren ontvangen • www.moveyourcredits.nl: folder ontvangen; telefonisch gesprek gehad; vragenlijst ontvangen

Achtergrond van de bedrijven • BlueBased (http://www.BlueBased.nl) in samenwerking met Stichting Zet Brabant (http://www.zet-brabant.nl) ontwikkelen en leveren zij Stagerage (http://www.Stagerage.nl). Stichting Zet Brabant zet zich in Brabant o.a. in voor een verdere ontwikkeling van het vrijwilligerswerk. Vanuit dat perspectief is men twee jaar geleden zich gaan oriënteren op MaS (Maatschappelijke stage). Via een ex-werknemer van Zet Brabant kwam men in contact met elkaar. BlueBased was tot dan voor een belangrijk deel bezig met het ontwikkelen van software voor wooncorporaties en deze implementeren in de hele werkprocessen. Een integrale aanpak van het hele werkproces en dat zoveel mogelijk automatiseren is daarbij belangrijk. Samen hebben zij het concept van Stagerage ontwikkeld en het via twee pilot-fasen met/bij scholen en steunpunten getest. Aan de hand van de resultaten is nu een definitieve versie gemaakt, die via de Stichting Stagerage aan het veld wordt aangeboden. Op dit moment is men in een aantal provincies de applicatie aan het promoten.. • NetTelligence; (http://www.nettelligence.nl): NetTelligence is in oost en midden Nederland al erg actief met het leveren van software voor steunpunten vrijwilligerswerk. Vanuit een aantal steunpunten in de regio Doetinchem kreeg men de vraag om een systeem te ontwikkelen voor de MaS. Met de achtergrond van de vrijwilligersvacaturebanken is men toen aan de slag gegaan met het ontwikkelen van een website gericht op MaS. Dit concept is op maat te leveren voor andere gemeenten of regio’s. • ServiceSites International; www.maatschappelijkestage.info (eXperience): Op basis van de goede ervaringen met de door ServiceSites ontwikkelde VacatureBank


pagina 22

voor Vrijwilligers (www.vbvv.nl), heeft Punt Welzijn in Weert in 2004 opdracht gegeven om een vertaling te maken naar Maatschappelijke Stages. Mede vanwege de subsidie door de Europese Commissie in het kader van het Jaar van Opvoeding door Sport, is de applicatie direct zodanig opgezet dat deze door meerdere opdrachtgevers gebruikt kon worden. Inmiddels draait ‘eXperience’ al meerdere jaren tot volle tevredenheid op meerdere plaatsen in Nederland. • www.keiindemaatschappij.nl; Timpaan Welzijn (een regionale welzijnsorganisatie in Friesland) heeft het initiatief genomen om een softwareprogramma te laten ontwikkelen voor Maatschappelijke stages. Hiervoor is het eenmansbedrijf Johan Velthuis benaderd om dat te ontwikkelen. Johan is van huis uit musicoloog en muziekproducer. Zie www.jv.nl Vanuit zijn kennis en ervaring met interactieve media is “Kei In De Maatschappij” ontwikkeld • Regipro www.datawerken.nl : Datawerken is al meer dan 20 jaar actief met computersystemen voor registratie en beheer van persoonsgegevens binnen het maatschappelijk veld van zorg en welzijn. 'Sinds 1992 biedt Datawerken programmatuur aan voor vrijwilligerscentrales, eerst onder de naam Elvvis (ontwikkeld in samenwerking met LVV, nu Movisie) en sinds 1999 onder de naam RegiPro. Vijf jaar geleden is daar de Vacaturebank op Internet als uitbreiding aan toegevoegd, waardoor het mogelijk is dat vrijwilligers zich on line aanmelden en vacatures zoeken en organisaties online hun vacatures kunnen plaatsen en beheren. Omdat Datawerken ook intensief samenwerkt met Stichting Zet Brabant is men ook betrokken geweest bij de ontwikkeling van Stagerage. De gegevens in RegiPro kunnen daarmee zonder problemen in Stagerage geïmplementeerd worden. Daarnaast heeft Datawerken ook een eigen website voor MaS ontwikkeld dat gekoppeld is aan RegiPro. • Move Your Credits is een initiatief van Stichting Welzijn Middelburg (http://www.welzijnmiddelburg.nl) . In samenwerking met Educatief Ondernemen (http://www.educatiefondernemen.nl) is het systeem ontwikkeld waarbinnen ook MaS geregeld kunnen worden. Educatie Ondernemen is een organisatie die voortkomt vanuit het onderwijs en daar voor producten en diensten ontwikkeld.


pagina 23

Bijlagen Onderzoek digitale systemen MaS (maatschappelijke stages) In opdracht van PRIMO nh augustus 2008

Onderzoeksburo Jan Waalen

In deze bijlage zijn de reacties opgenomen die door de respondenten gegevens zijn in de toegestuurde vragenformulieren. In 99% van de gevallen zijn de reacties integraal overgenomen. Slechts in enkele gevallen zijn teksten enigszins aangepast. Enkele reacties zijn achterwegen gelaten omdat die geen relevante onderscheidende informatie bevatte of te uitgebreid was. Naast de reacties via vragenformulieren zijn er ook gesprekken gevoerd met de leveranciers. In vijf gevallen is dat door middel van een bezoek en in twee gevallen telefonisch. De gespreksverslagen zijn separaat bijgevoegd.


pagina 24

Wat zijn de technische specificaties van de gebruikte database? Stagerage

NetMaS

eXperience

Microsoft SQL Server 2005

MSSQL 2000 of NetMaS draait op een MS SQL Server 2005 2000 database, en is daardoor gebaseerd op een zeer stabiele en zeer snelle database. Tevens is een eventuele migratie naar MS SQL Server 2005 of (binnenkort) MS SQL Server 2008

KEI in de Maatschappij MySQL 5 op een linux server. Site geprogrammeerd in PHP 5 met een gedeelte Flash (9.0).

RegiPro RegiPro: Visual FoxPro RegiPro.Net: MS SQL Server 2005

RegiPro via Stagerage RegiPro: Visual FoxPro RegiPro.Net: MS SQL Server 2005

Move Your Credits PHP en My SQL

snel realiseerbaar.

Met welke internetbrowsers is uw programma getest? MS Internet Explorer

Firefox Safari

augustus 2008

Stagerage

NetMaS

5, 6, 7

De applicatie is 5+ server-side dus werkt onafhankelijk van de browser-versie of -merk. idem 1+

2, 3 3.1

idem

eXperience

2+

KEI in de Maatschappij 6 en 7

RegiPro 6 en 7

2 en 3 Niet getest

Pagina 25

RegiPro via Stagerage 6 en 7

Move Your Credits ja

Op welke manier kunnen gegevens uitgewisseld worden met de software van: Stagerage Met Schoolsystemen

NetMaS

MS Excel-export, Nee Eventueel XMLexport

Systemen van Standaard Vrijwilligerscentrale RegiPro met XML-export; Andere systemen indien samen-werken met XML-export

Import vanaf Dezta DMO, import vanaf RegiPro; eenvoudige export vanuit programma met enkele filters

eXperience

KEI in de Maatschappij

MS Excel-export, Op aanvraag wddx of andere formaten, afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever. MS Excel-export, Op aanvraag wddx of andere formaten, afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever als maatwerkoplossing

RegiPro MS Excel-export

Vaste koppeling RegiPro-Vacaturebank op Internet. Extra website binnen vacaturebank (zie als voorbeeld stagevoorjou.nl)

RegiPro via Stagerage Standaard niet. Eventueel via Stagerage

Move Your Credits Technische koppeling is erg prijzig.

Vaste koppeling RegiPro-Vacaturebank op Internet

Technische koppeling is erg prijzig.

RegiPro via Stagerage Via Stagerage Evt. VWC

Move Your Credits De verantwoordelijke op de school.

Stageaanbieder Evt. VWC of via Stagerage

De verantwoordelijke op de school. Kan ook door backoffice

Wie voert de basisgegevens in? Stagerage

NetMaS

eXperience

over de leerlingen

Leerling zelf. Evt. Docent of VWC

Is optioneel, leerling kan eigen profiel aanmaken

Leerling zelf. Evt. Docent of VWC

over de vacatures/ stageplaatsen/ stageaanbieders

Vrijw.centrale. Evt. Leerling (eigen vacature)

Doorgaans de organisaties, maar het steunpunt is hier ook toe in staat

Stageaanbieder zelf. Evt.Docent of VWC

over de scholen

VWC, docent/ of Doorgaans de leverancier scholen, maar het steunpunt is

augustus 2008

docent Evt. VWC

KEI in de Maatschappij School levert excel sheet aan EVT.: Complete leerlingen database in één keer op aanvraag Website beheerder bij vrijwilligerscentrale, stagebieders gedeeltelijk (met controle via websitebeheerder Websitebeheerder

RegiPro Leerling Evt. VWC

Stageaanbieder Evt. VWC

Vrijwilligerscentrale Via Stagerage

Pagina 26

De verantwoordelijke op de school.

over de VWC stagemakelaars/ vrijwilligerscentrale

hier ook toe in staat Het steunpunt

medewerker VWC Websitebeheerder

VWC

VWC

De verantwoordelijke op de school. Kan ook door backoffice

Welke gegevens moeten in de loop van het traject ingevoerd worden door: Stagerage leerlingen

NetMaS

eXperience

KEI in de Maatschappij Eigen profiel, o.a. Keuze stages met stagevoorkeuren.

RegiPro

RegiPro via Stagerage leerlingen kunnen Via Stagerage zich on line aanmelden d.m.v. een digitaal aanmeldformulier

Move Your Credits Plaatsen van het logboek/ invullen vragenlijsten

Kunnen stageplaatsen via Internet plaatsen en beheren

Via format de bijzonderheden van de stage

Stagevoorkeuren; Planning (tijd); Verslagen stageopdrachten EVT.: Interesse (NJRtest); Eigen vacatures; Berichtenverkeer docent stageaanbieders EVT.: Wervende advertentie

Indien zij ervoor kiezen een eigen profiel aan te maken: naam, klas, studentnummer EVT.: Aanvullende profielgegevens. Gegevens over de organisatie, gegevens over de stagevacatures

Eigen profiel, EVT.: Nieuwe contactpersonen vacatures en beschikbare stages (met een aantal matchbare stagekenmerken)

scholen

Gegevens over de school, inclusief naam+wachtwoo rd en algemeen wachtwoord voor studenten

Vrij te bepalen

augustus 2008

Leerlingen gekoppeld aan docent; Fiat stagekeuze leerling; Beoordeling opdr.; Akkoord einde stage-opdracht. EVT.: Berichtenverkeer leerling

Leerlingengegevens Niet van (alleen aanleveren, toepassing invoeren gebeurt dan automatisch)

Pagina 27

Stageaanbieders plaatsen en beheren hun stageplaatsen via de Vacaturebank op Internet Via Stagerage

Leveren N.A.W gegevens aan van deelnemers

Stagerage stagemakelaars

NetMaS

eXperience


RegiPro via Stagerage Binnen het programma is volop ruimte om zelf aan te geven welke gegevens geregistreerd kunnen en/of moeten worden. VWC voert gegevens in en beheert die.

Move Your Credits Over de vacatures en het verloop

Alleen implementeren

RegiPro via Stagerage Alleen implementeren

Nieuwe vacatures door stageaanbieder, leerlinggegevens

Zelf te definiëren

Zelf te definiëren

Move Your Credits Enkel de grote aanpassingen van de webpagina’s. Verder is alles via een CMS op locatie te beheren. Decentralisatie Dat deel wat ze beheren. Decentralisatie

Gekozen stages door leerlingen

Niet

Via Stagerage

contactgegevens Eventueel de gegevens van organisaties en vacatures, als het steunpunt daarin een specifieke organisatie in wil ondersteunen

RegiPro Binnen het programma is volop ruimte om zelf aan te geven welke gegevens geregistreerd kunnen en/of moeten worden. VWC voert gegevens in en beheert die.

Wie moet welke gegevens autoriseren Stagerage softwareleverancier Gebruik vrijgeven

NetMaS

augustus 2008

Beoordelen plaatsen en opdrachten


niets. wel kunnen de steunpunten zelfstandig enkele basisinstellingen aanpassen

vrijwilligerscentrale Leerlingen/docenten nieuwe inschrijvingen van organisaties en vacatures

docent

eXperience

stageaanvragen

EVT.: goedkeuring van stages, organisaties en vrijwilligers. Wel of niet automatische goedkeuren is vrij instelbaar.

RegiPro

Pagina 28

idem

Stagerage leerling

Keuze stageplaats en opdrachten

stageaanbieder

Etalage eigen stageplaatsen

NetMaS

eXperience


RegiPro Door VWC te definiëren

Eigen profiel – wel/geen direct contact Eigen profiel – wel/geen direct contact

Door VWC te definiëren

RegiPro via Stagerage Via Stagerage

Move Your Credits idem

Via Stagerage

idem

Wie stuurt aan wie welke berichten en in welke fase Stagerage softwareleverancier Communicatie conform principe van een geautomatiseerde workflow. EVT.: Vrij naar eigen inzicht

vrijwilligerscentrale Communicatie conform principe van een geautomatiseerde workflow. EVT.: Vrij naar eigen inzicht

augustus 2008

NetMaS

eXperience

Het systeem genereert mailtjes naar de relevante betrokken partijen bij elke inhoudelijke of statuswijziging van organisatie, stagevacature, school en stageaanvraag. idem

Systeem d.m.v. signaleringsmails met verplichte bevestiging, de actualiteit en beschikbaarheid van jongeren en stages.

Aan aanbieder als stage is goedgekeurd


Uitnodigingsmail naar leerling (systeem regelt dit)

RegiPro

RegiPro via Stagerage Voorziening Voorziening voor voor elektronisch elektronisch berichtenverkeer berichtenverkeer

Bij inschrijving vrijwilliger en vacature aan inschrijvende partij; bij bemiddeling bevestiging bemiddeling

Pagina 29

Bij inschrijving vrijwilliger en vacature aan inschrijvende partij; bij bemiddeling bevestiging bemiddeling

Move Your Credits De berichten komen binnen bij de verantwoordelijke van een school. Dus elke school krijgt de berichten die zij van hun eigen leerlingen wensen.

Vanuit de backoffice kan een nieuwsbrief worden gemaild naar alle betrokken organisaties. Ook kan er via een speciale module aan eigen netwerkencontacten een bericht worden verzonden.

docent

idem Communicatie conform principe van een geautomatiseerde workflow. EVT.: Vrij naar eigen inzicht

leerling

idem Communicatie conform principe van een geautomatiseerde workflow. EVT.: Vrij naar eigen inzicht idem Communicatie conform principe van een geautomatiseerde workflow. EVT.: Vrij naar eigen inzicht

stageaanbieder

EVT.: Aan aanbieder bij interesse

Acceptatie/weigering Niet keuze leerling, na acceptatie ontvangt leerling gegevens over het eerste contactmoment met stagebieder, waarvan een tekst is opgeslagen in de database. Inschrijven en Aanvraag bemiddelen goedkeuring vacature naar docent (via online overzichtsscherm Inschrijven vacature

EVT.: Aan leerling bij interesse

Stagerage: goedkeuring bemiddeling

Kunnen leerlingen en ouders informeren.

Inschrijven en bemiddelen

Kunnen elkaar berichten sturen als er een document is geplaatst. Bijvoorbeeld een foto van hun stageplaats. Kan via nieuwsbrief specifieke informatie naar betrokkenen sturen.

Inschrijven vacature

Invoeren van vacatures kan door: Stagerage

NetMaS

eXperience

RegiPro

JA

KEI in de Maatschappij ja

softwareleverancier JA

Eventueel

vrijwilligerscentrale JA

JA

JA

ja

docent

nee

Eventueel

leerling

JA (eigen vacature)

Nee

stageaanbieder

nee

augustus 2008

JA

JA

JA (eigen vacature) JA

Pagina 30

Move Your Credits

Niet

RegiPro via Stagerage Niet

JA

JA

Nee

Nee

Kan als dat zo is afgesproken Kan als dat zo is afgesproken

Nee

Beperkt via Stagerage JA

JA

Eventueel

De volgende gegevens van de leerling worden in het systeem ingevoerd: Stagerage

Naam; Voornaam; School; Klas; Tel. mobiel ; E-mail ; adres; niveau; geslacht

NetMaS

Naam; Voornaam; School; Klas; Geboorte datum; Tel. thuis; Tel. mobiel; E-mail ; Studentnummer; 1 voorkeursactiviteit; e e 2 voorkeursactiviteit; 3 voorkeursactiviteit; Aantal stagiaires (in geval van een team); Opmerkingen; Gebruikersnaam; Wachtwoord Koppeling naar de school. Tevens op maat uitbreidbaar

eXperience

Achternaam; Tussenvoegsel; Voornaam; Voorletters; Straat; Huisnummer; ; Postcode; Plaats; Telefoon overdag; Telefoon ’s avonds; Telefoon mobiel; Geslacht; Geboorte datum; E-mail; Wachtwoord (vrij te kiezen); Voorkeuractiviteit (keuze uit selectbox); Voorkeur werk ; Voorkeur doelgroep (keuze uit selectbox); Voorkeur soort organisatie (keuze uit selectbox); Beschikbaar van tot; Aantal uren beschikbaar; Dagdelen waarop beschikbaar; School (keuze uit selectbox); Opleidingsrichting (keuze uit selectbox); Klas (keuze uit selectbox); Sterke punten; Aanvullende relevante info


Naam, , Voornaam, School, Klas, Tel. thuis, Tel. mobiel, E-mail, Woonplaats, Niveau (HAVO, VWO, VMBO etc), Leerjaar

RegiPro

Naam; Voornaam; School; Geboorte datum; Tel. thuis; Tel. mobiel; E-mail. EVT.: Klas Maatwerk: Wat verder van toepassing is

RegiPro via Stagerage

Naam; Voornaam; School; Geboorte datum; Tel. thuis; Tel. mobiel; E-mail. EVT.: Klas Maatwerk: Wat verder van toepassing is

Move Your Credits

Naam; Voornaam; School; Klas; Geboorte datum; Tel. thuis; Tel. ; mobiel; E-mail en verder maatwerk aanpassingen

EVT.: Geboortedatum; Tel. Thuis; MSN adres e

De volgende gegevens van de stageaanbieder worden in het systeem ingevoerd: Stagerage

augustus 2008

Organisatienaam; Afdeling; Adres; Type organisatie; Contactpersoon; Tel. organisatie; Tel. contactpersoon; E-mail org. en cp; Verzekering; EVT.: ‘profiel aanbieder’

Pagina 31

NetMaS

Organisatienaam; Afdeling; Adres; Type organisatie; Contactpersoon; Tel. organisatie; Tel. contactpersoon; E-mail org. en cp; Functie cp; Bereikbaarheid cp; Postcode; Plaats; Website URL; Doelstelling; Activiteiten; Aantal vrijwilligers; Aantal beroepskrachten; (Biedt) verzekering; (Biedt) scholing; (Biedt) contract; (Biedt) onkostenvergoeding; Gebruikersnaam; Wachtwoord Tevens op maat uitbreidbaar

eXperience

Soort organisatie (kiezen uit selectbox); ; Organisatienaam; e-mailadres organisatie; Wachtwoord (vrij te kiezen); Website ; Aantal stageplaatsen; Aantal medewerkers; Omschrijving organisatie; Straat; Huisnummer; Postcode; Plaats (kiezen uit selectbox); Telefoon ; Fax ; Postadres (i.v.t.) Van contactpersoon: e-mailadres; voorletters; voornaam; achternaam; tussenvoegsel; geslacht; telefoon; mobiel; afdeling; functie; Wanneer bereikbaar


Organisatienaam, Adres, Contactpersoon, Tel. contactpersoon, E-mail cp, Overige gegevens via vacature/stageplaats.

RegiPro

Organisatienaam; Adres; Type organisatie; Contactpersoon; Tel. organisatie; Tel. contactpersoon; E-mail org. en cp EVT.: Afdeling Maatwerk: Wat verder van toepassing is


Organisatienaam; Adres; Type organisatie; Contactpersoon; Tel. organisatie; Tel. contactpersoon; E-mail org. en cp EVT.: Afdeling Maatwerk: Wat verder van toepassing is

Move Your Credits

Organisatienaam; Afdeling; Adres; Type organisatie; Contactpersoon; Tel. organisatie; Tel. contactpersoon; E-mail org. en cp en verder maatwerk aanpassingen

De volgende gegevens van de stage worden in het systeem ingevoerd: Stagerage NetMaS

eXperience

augustus 2008

Taak korte omschrijving; Doelgroep; Stagebegeleider; Uitgebreide taakomschrijving; Wanneer stage (planning); Gewenste eisen aan de persoon; Al dan niet introductie Taak (omschrijving); Doelgroep; Stagebegeleider; Titel stage; Werksoort; Activiteit; Werkduur; Werkadres – organisatienaam; Werkadres – adres; Werkadres – postcode; Werkadres – plaats; Werktijden; Tijd (… uren per Periode); Periode (week/maand); Begindatum; Einddatum; Voorwaarden; Begeleiding; Scholing; Onkostenvergoeding; Bijzonderheden; Aantal (van deze) vacante stageplaatsen; Datum waarop bekeken moet worden of de stage nog actueel is (t.b.v. auto-archiveren); Emailadres (voor reacties op de stageplaats) Tevens op maat uitbreidbaar Naam stage; Taken voor scholier; werkadres; Activiteit (kiezen uit selectbox); doelgroep; groepsgrootte; Aantal uren; Periode van tot; Dagdelen waarop aanwezigheid nodig is ; stagevoorwaarden; Minimale eisen aan scholier; Minimale Pagina 32


Periode van tot; Dagdelen waarop aanwezigheid nodig is ; stagevoorwaarden; Minimale eisen aan scholier; Minimale vooropleiding; Gewenste ervaring; Aantal stages; Voorkeur voor geslacht; Rijbewijs nodig; Eigen auto nodig?; Direct contact mogelijk?; Minimum leeftijd?; Maximum leeftijd? Taak - Omschrijving, titel Doelgroep - Combinatie niveau leerjaar (kunnen meerdere zijn). Stagebegeleider Eerste contactmoment - Verhaaltje over eerste contactmoment hetzij per mail, per aanwezigheid op een bepaalde plek op een bepaalde tijd of telefonisch Data/tijden - Bijv. elke dinsdag van 20.00-21.00 of op een specifieke datum, of volledig of gedeeltelijk in overleg. Plaats - Er wordt voor de leerling mogelijk een limiet ingesteld met een maximale afstand. Categorie - Bijv. Sport, Zorg, Cultuur, categorieën door websitebeheerder ongelimiteerd aan te maken

RegiPro

Taak; Doelgroep; Stagebegeleider Maatwerk: Wat verder van toepassing is


Taak; Doelgroep; Stagebegeleider Maatwerk: Wat verder van toepassing is

Move Your Credits

Taak; Doelgroep; Stagebegeleider en verder maatwerk aanpassingen

De volgende gegevens van de school worden in het systeem ingevoerd: Stagerage

NAW; Tel..nr 1&2; e-mail, fax ; website ; Contractsoort MaS ; Koppeling school/stagebegeleider; Extra gegevens van een school (visie op MaS, berichten, informatie voor ouders, belang ten opzichte van andere vakken/de samenleving kunnen op een eigen schooldeel van het systeem worden geplaatst en bijgehouden door de school zelf (CMS) Van docent/stagebegeleider: username; e-mail; Tel.; Mobiel tel.; School; Koppeling met leerlingen

NetMaS

Naam; Adres; Postcode; Plaats; Naam cp; E-mail adres; Telefoon nr; Opmerkingen; Gebruikersnaam; Wachtwoord voor cp; Eén wachtwoord voor alle studenten Koppeling naar de studenten Tevens op maat uitbreidbaar

eXperience

Naam; Verder vrij te bepalen

augustus 2008

Pagina 33


Naam; Adres; Pc; Plaats; Contactpersonen horen bij de klassen, zodoende niet bij de school

RegiPro

Naam


Naam

Move Your Credits

Naam school; Afdeling en/of klas; Adres; Contactpersoon; Tel. organisatie; Tel. contactpersoon; E-mail org. en cp en verder maatwerk aanpassingen

De volgende gegevens van de VWC worden in het systeem ingevoerd: Stagerage

Naam; Contactpersoon

NetMaS

Naam; E-mail adres; Veld met alle NAW-gegevens

eXperience

Soort organisatie (kiezen uit selectbox); ; Organisatienaam; e-mail adres organisatie; Wachtwoord (vrij te kiezen); Website; Aantal stageplaatsen; Aantal medewerkers; Omschrijving organisatie; Straat; Huisnummer; Postcode; Plaats (kiezen uit selectbox); Telefoon ; Fax ; Postadres (i.v.t.)


Niet van toepassing

RegiPro

Naam Vrijwilligerscentrale bepaalt zelf eigen presentatie en opmaak van de betreffende website


Naam Vrijwilligerscentrale bepaalt zelf eigen presentatie en opmaak van de betreffende website

Move Your Credits

Organisatienaam; Afdeling; Adres; Contactpersoon; Tel. organisatie; Tel. contactpersoon; E-mail org. en cp en verder maatwerk aanpassingen

augustus 2008

Pagina 34

Wie heeft zicht op welke stageplaatsen? Stagerage Alle stageplaatsen lokaal

Docent / vrijw.centrale

Vacante stageplaatsen

Leerlingen / docent / vrijw.centrale

Ingevulde stageplaatsen


NetMaS

eXperience

KEI in de RegiPro Maatschappij het steunpunt Medewerkers websitebeheerder Docenten en vrijwilligerscentrale vrijwilligerscentrale EVT.: Docenten / stagebegeleiders Medewerkers studenten / leerling Leerlingen en vrijwilligerscentrale scholen / docenten en organisaties vrijwilligerscentrale EVT.: Docenten / [alleen hun eigen] stagebegeleiders Docenten en Medewerkers Docent (alleen Het steunpunt, vrijwilligerscentrale vrijwilligerscentrale van eigen organisaties leerlingen) [alleen hun eigen] EVT.: Docenten / stagebegeleiders

RegiPro via Stagerage Docent / vrijw.centrale

Move Your Credits Super beheerder ( backoffice)

Leerlingen / docent / vrijw.centrale

Iedere beheerder


Iedere beheerder voor dat deel waar hij of zij verantwoordelijk voor is

Hoe wordt duidelijk gemaakt welke stageplaatsen (nog) vacant zijn? Stagerage

Zit in de digitale vacaturebank: bij meerdere vacatures bij een organisatie telt hij af; en als hij door een docent is vergeven valt hij uit de lijst.

NetMaS

Het systeem maakt geen onderscheid tussen vervulde en vacante stageplaatsen. Stageplaatsen kunnen in principe ook buiten het systeem om worden gevonden en vervuld. Het zal doorgaans echter wel zo zijn dat een organisatie een stagevacature zal verwijderen of laten verlopen wanneer die vervuld is.

eXperience

Ingevulde stageplaatsen krijgen status ‘inactief’ en zijn als zodanig herkenbaar in overzichten.


Voor de leerlingen zijn alleen de vacante stageplaatsen zichtbaar, hierbij is dan al gefilterd

RegiPro

In een lijst van beschikbare stageplaatsen die afzoekbaar is.


In een lijst van beschikbare stageplaatsen die afzoekbaar is.

Move Your Credits

Na succesvolle match worden de stages door beheerder verwijderd.

augustus 2008

Pagina 35

Hoe wordt duidelijk gemaakt dat stageplaatsen gereserveerd zijn, maar nog niet toegewezen? Stagerage

Elke leerling mag in volgorde van zijn eigen prioriteit maximaal drie plekken reserveren. Zodra de docent hem er eentje heeft toegewezen, komen de andere twee weer beschikbaar voor nieuwe leerlingen.

NetMaS

Is niet mogelijk in de huidige versie.

eXperience

Deze functie (status) is op dit moment niet beschikbaar, wel realiseerbaar


Via een tekst bij de stageplaats: Deze stage is momenteel gereserveerd, eventueel kun je het later nog eens proberen.

RegiPro

Niet, blijft beschikbaar tot bemiddeling heeft plaatsgevonden.


Onbekend

Move Your Credits

Via een e-mail bericht naar de sollicitant( is de leerling die een stageplaats zoekt.)

Kunnen leerlingen zich aanmelden voor een niet definitief toegewezen stageplaats? Stagerage

Zolang een vacature niet definitief is toegewezen kan een leerling die duiden als eentje waarvoor hij belangstelling heeft

NetMaS

Leerlingen kunnen reageren zolang de organisatie de betreffende stageplaats (stagevacature) zichtbaar op de site laat staan.

eXperience

Dat hangt af van de keuzes bij de instellingen van de applicatie. Wanneer gekozen wordt om alle stages door de beheerder te laten goedkeuren wel. Alleen goedgekeurde stages worden aan leerlingen getoond.


Tijdelijk niet, zodra de docent deze plek weigert wel weer.

RegiPro

Ja


Ja

Move Your Credits

Ja

augustus 2008

Pagina 36

Wanneer en door wie wordt een stageplaats opnieuw vrijgegeven als leerling niet komt opdagen? Stagerage

Hangt af van de afspraken, die binnen een bepaalde school/organisatie gehanteerd worden. (soms is ziekte reden tot uitstel in plaats van afstel; de ene organisatie geeft leerlingen een tweede kans, de andere is onverbiddelijk). Daarna kan hij door een docent of de vrijw.centrale worden vrijgegeven.

NetMaS

Dit kan de organisatie doen en eventueel het steunpunt.

eXperience

De medewerkers van de vrijwilligerscentrale en de docenten/stagebegeleiders (optioneel) hebben de gelegenheid om stages ‘actief’ of ‘inactief’ te maken


In dit geval kan de website beheerder de vacature weer vrijplannen

RegiPro

Vrijwilligerscentrale


Vrijwilligerscentrale

Move Your Credits

Door de beheerder

Is in het systeem voorzien in de mogelijkheid van groepsstages? Stagerage

Ja, en ook de verdeling over meerdere leerjaren

NetMaS

Ja.

eXperience

Bij een stage kan door de stageaanbieder worden aangegeven hoeveel stageplaatsen er zijn. Op die manier zijn groepsstages mogelijk binnen het systeem


In tekstuele vorm, maar het systeem regelt dit niet.

RegiPro

Ja


Ja

Move Your Credits

Ja

augustus 2008

Pagina 37

Welke filters of selecties voor stageplaatsen zijn in het programma ingebouwd om leerlingen een keus te laten maken? Stagerage

Op basis van de NJR-test ‘Ik ben geweldig’ wordt de richting geduid waarin deze leerling het beste kan kiezen, maar iets anders kan ook.

NetMaS

Klussen en vacatures / klussen / vacatures / klussen voor een team; Werksoort; Doelgroep; Activiteit; Organisatie (naam)

eXperience

Datum beschikbaar van tot; Soort activiteit; Welke doelgroep; Soort organisatie; ‘werk’tijden


Categorie (zorg, sport etc), afstand stageplek tot woonplaats of school (in te stellen per klas/project), willekeurig zoekwoord in bijna alle velden. We hebben het zo doorzichtig mogelijk gehouden door een zoekveld te maken, waarmee leerlingen automatisch alle relevante stageplaatsen te zien krijgen waarop ze sowieso mogen reageren. Hierdoor hoeft een docent eigenlijk nooit een stage te weigeren.

RegiPro

Naar keuze, meestal doelgroep, activiteit, sector, plaats


Naar keuze, meestal doelgroep, activiteit, sector, plaats

Move Your Credits

Diversen. Op basis van een indeling van 4 hoofdgebieden. Te weten sport, cultuur, sociaal werk en milieu. Deze categorieën kunnen weer onderverdeeld worden in subcategorieën.

Welke drempels zijn ingebouwd om te zorgen dat leerlingen (alleen) de juiste mogelijkheden selecteren? Stagerage

In eerste instantie kiest de leerling zelf. Maar het is altijd de docent die bepaalt welke stage hem wordt gegund.

NetMaS

Vooralsnog geen, maar allerhande maatwerk mogelijk

eXperience

Op dit moment geen; afhankelijk van de wensen kan dit wel ingebouwd worden


Leerjaar, Niveau (meerdere mogelijk), afstand stageplaats-woonplaats of stageplaats-school (instelbaar per klas/project).

RegiPro

Geen


Via Stagerage

Move Your Credits

Bij aanvang krijgen leerlingen een digitale pas. Hiermee kunnen beheerders de informatie managen en zo ook de deelnemers.

augustus 2008

Pagina 38

Welke waarborgen zijn ingebouwd om er voor te zorgen dat leerlingen geen malversaties plegen? Stagerage

Dat kan alleen als login naam en wachtwoord wordt doorgegeven aan een medeleerling. Maar hij kan op elk moment het wachtwoord aanpassen. Gebruikers-Id’s nergens getoond.

NetMaS

Studentenprofielen zijn beveiligd met loginnaam en wachtwoord. Tevens is een studentenprofiel niet verplicht aan te maken.

eXperience

T.a.v. de eigen gegevens zijn er geen waarborgen; daarvoor zijn ze in principe zelf verantwoordelijk (in één situatie is dit op verzoek van de school aangepast; daar beheert de stagebegeleider de gegevens) De profielen zijn uitsluitend na het inloggen met een zelf te kiezen wachtwoord bereikbaar. Deze procedure heeft nog nooit tot problemen geleid.


Bij het invoeren van de klas (importeren excel sheet, of middels voor school aangepast script) wordt er voor elke leerling een wachtwoord gegenereerd. Dit wordt naar hun op school bekende emailadres gestuurd. Zodra de leerling voor de eerste keer inlogt, wordt hem/haar gevraagd om het wachtwoord te wijzigen in een eigen wachtwoord, vervolgens kan de leerling optioneel ook het emailadres wijzigen in een adres wat door hem/haar het meest gebruikt wordt. Een leerling kan niet zijn eigen naam wijzigen, dit om te voorkomen dat er wisseltrucs gedaan worden. De docent heeft een leerlingoverzicht waarbij rariteiten aan het licht komen.

RegiPro

Leerlingen kunnen alleen eigen gegevens wijzigen en vanaf eigen account bemiddelen. Aantal bemiddelingen per 24 uur kan begrensd worden.


Via Stagerage

Move Your Credits

Elke leerling heeft via de pas een unieke code. Bij sommige onderdelen gaat het voor het plaatsen eerst langs de begeleider.

Op welke manier komt het programma tegemoet aan de Privacy-wetgeving? Stagerage

augustus 2008

De gegevens zijn alleen in te zien via inlog en wachtwoord. En in de meeste overeenkomsten tussen scholen en vrijw.centrales zijn afspraken opgenomen over het gebruik van gegevens. Privacyreglement op de site (www.Stagerage.nl/privacy.aspx)

Pagina 39

NetMaS

-

eXperience

de gegevens die verzameld worden, zijn relevant voor de toepassing de gegevens worden niet anders gebruikt dan voor de toepassing de applicatie bevat de mogelijkheid van een Privacy-pagina, waar de verschillende gebruikers van de website moeten kunnen nalezen wat er met hun gegevens gebeurt een aankruisvakje voor expliciete toestemming voor het gebruiken van de gegevens in kwestie wordt toegevoegd op de relevantie pagina’s

RegiPro

De gegevens worden in principe door de leerlingen/organisaties zelf ingevoerd. Wanneer er gegevens centraal worden ingelezen moeten wij er op kunnen vertrouwen dat het aangeleverde bestand oké is. leerlingen/organisaties kunnen via hun profiel zelf aangeven of contactgegevens gepubliceerd mogen worden. Ieder steunpunt krijgt een eigen beveiligde database waardoor het risico van het "lekken" van data nihil is. De persoonsgegevens zijn zoveel mogelijk afgeschermd. Zodoende kan een docent en de websitebeheerder persoonsgegevens van leerlingen bekijken (docent alleen eigen klas(sen)). Leerling alleen van zichzelf en de door zijn docent goedgekeurde stageplaatsen. Afgeschermde database, instelbare bewaar- en vernietigtermijnen.


Via Stagerage

Move Your Credits

Conform de regels van de school.


Hoe lang worden de gegevens bewaard? Stagerage NetMaS

In principe zolang de school met Stagerage werkt, om gegevens van jaar tot jaar te vergelijken. Geanonimiseerde gegevens ten behoeve van beleid en statistiek: 10 jaar. Zolang het steunpunt of de eigenaar van de gegevens ze op de website staan laat.

eXperience

Altijd, gegevens worden nooit verwijderd. Alleen op inactief gezet.

KEI in de Maatschappij RegiPro

In principe tot in de zomervakantie. Omdat er nu sprake van is dat leerlingen over meerdere jaren een bepaald aantal uren moeten halen, gaan we de leerling gegevens bewaren, totdat ze klaar zijn stagelopen. Daarna worden de geanonimiseerde gegevens bewaard voor statistische doeleinden. Hangt van privacyreglement van vrijwilligerscentrale af (instelbaar).


Via Stagerage

Move Your Credits

Conform de regels van de school.

augustus 2008

Pagina 40

Op welke manier kunnen scholen en vrijwilligerscentrales beschikken over de bronbestanden uit de database? Stagerage

Indien bedoeld wordt: de sourcecode van het programma: Niet.

NetMaS

Het steunpunt heeft een basis-exportmogelijkheid met enkele filtermogelijikheden

eXperience

Via export naar excel, wddx of het formaat naar wens, zolang het om de platte data gaat.


In de huidige versie door schermafdrukken, maar we werken aan een eenduidige weergave per scherm, waarbij docenten en vrijwilligerscentrale elk overzicht kunnen downloaden als excelsheet en als pdf bestand.

RegiPro

Niet, levering volgens de voorwaarden van Fenit, onze brancheorgansiatie.


Niet

Move Your Credits

Bronbestanden zijn eigendom van Educatief Ondernemen.

Op welke manier en waar kunnen externe documenten aan website of records gekoppeld worden? Stagerage

Via een eenvoudig te hanteren geïntegreerd CMS-systeem

NetMaS

Middels het CMS kunnen de beheerders van de applicatie documenten uploaden naar de site en koppelen aan webpagina’s. Tevens kan er op webpagina’s links worden gelegd naar bronnen op externe sites. Tot slot is er een exportmogelijkheid om informatie uit records over te nemen naar bijvoorbeeld Excel.

eXperience KEI in de Maatschappij

Bij de profielen van leerlingen/organisaties kunnen geen documenten gekoppeld worden. Via een eenvoudig te hanteren Content Management Systeem kan de website (de 'contentschil') beheerd worden. Aan deze pagina's kunnen probleemloos documenten en andere bestanden worden toegevoegd. Op dit moment niet, maar mocht een school/vrijwilligerscentrale dat willen, dan kan een aanpassing gemaakt worden.

RegiPro

Niet


Via een eenvoudig te hanteren geïntegreerd CMS-systeem

Move Your Credits

Niet

augustus 2008

Pagina 41

Zijn e-mail adressen en URL-adressen hyperlinks? Stagerage

Ja

NetMaS

Soms. Indien gewenst, kan dit natuurlijk snel worden aangepast.

eXperience KEI in de Maatschappij

Aan de voorzijde (voor bezoekers) zijn de mailadressen geen huperlink, deze worden niet vertoond ivm met bescherming spam, URL’s zijn hyperlinks. Aan de beheerkant (achterzijde) zijn de e-mail adressen wel aanklikbaar. Ja, daar waar noodzakelijk (bijvoorbeeld niet het eigen emailadres in een invulscherm.

RegiPro

Nee. Gegevens van organisaties worden niet getoond. Alle reacties gaan via VWC.


Nee. Gegevens van organisaties worden niet getoond. Alle reacties gaan via VWC.

Move Your Credits

Hoe groot is de responstijd bij het inloggen? Stagerage

NetMaS

eXperience

Primair afhankelijk van de prestaties van de lokale infrastructuur (school). Vanaf backbone tot en met datacentre: in de regel < 1 sec Een onbeperkt aantal gebruikers en bezoekers kunnen gelijktijdig ingelogd zijn, waarbij het aantal records in de database praktisch onbeperkt is. de responstijd is nauwelijks tot niet afhankelijk van het aantal records in de database, gezien het gekozen DBMS. Het enige wat van invloed kan zijn, is het aantal simultane gebruikers. Echter de gekozen techniek biedt mogelijkheden voor opschalen over eventueel meerdere servers, dus hoeven eventuele performanceproblemen niet van langdurige aard te zijn. In principe kunnen een onbeperkt aantal gebruikers en bezoekers gelijktijdig ingelogd zijn, waarbij het aantal records in de database praktisch onbeperkt is. In principe kunnen een onbeperkt aantal gebruikers en bezoekers gelijktijdig ingelogd zijn, waarbij het aantal records in de database praktisch onbeperkt is. Per klant is er een eigen databestand waardoor er geen overbelasting zal ontstaan


Dit is niet gemeten.

RegiPro

Per klant is er een eigen databestand waardoor er geen overbelasting zal ontstaan

Move Your Credits

Door grote datacapaciteit en decentralisatie. Nooit meer dan 5 sec Het systeem is gebaseerd op een grote capaciteit. Bij aantallen boven de 10.000 zullen er wellicht survers worden bijgezet.Dit is de verantwoordelijkheid van de leverancier. Zij monitoren de snelheid.

augustus 2008

Pagina 42

Welke maatwerk aanpassingen zijn mogelijk? Stagerage

Opdrachtenset per school, per niveau in te stellen (door de school zelf aan te passen) Aanpassing aan een eigen (specifieke) vacaturebank. Specifieke (management)rapportages. Export van data met (XML of Excel) naar andere programmatuur (bijvoorbeeld ELO, LVS)

NetMaS

Onbeperkt.

eXperience

Qua frontend (website en design) is in principe alles mogelijk, mits er wordt voldaan aan een vast content gedeelte en navigatie (die op elke pagina terugkomen) De positie van navigatie / content is vrij in te vullen. T.a.v. de functies hangt het af van de specifieke wensen. Tot dusverre zijn specifieke wensen altijd gerealiseerd kunnen worden.


In principe ongelimiteerd, tot nog toe zaten we op ongeveer 1000 leerlingen in het systeem en zijn er op dat vlak geen problemen geweest. (Errorcodes van de server worden wekelijks gecontroleerd). Regio friesland gaat nu naar een 6voud, waarbij we denken dat dit ook nog kan. Mochten zich wel problemen voordoen of de aantallen veel groter worden dan kunnen de site extern hosten per vrijwilligerscentrale.

RegiPro

Inrichting website, gegevens vrijwilliger, organisatie, contactpersoon en vacature, documentsjablonen standaard instelbaar zonder maatwerk


Via Stagerage

Move Your Credits

Logo, kleur, technische aansluitingen. Bij de laatste worden de kosten wel snel hoger.

Wie is de eigenaar van het programma? Stagerage

Stichting Stagerage, een samenwerkingsverband van Stichting Zet Brabant en BlueBased BV

NetMaS

NetTelligence Internet Solutions.

eXperience

De softwareleverancier, de licentie behelst het gebruik van de software, niet het eigendom.


JV Multimedia

RegiPro

Datawerken IT BV, Zeist

augustus 2008

Pagina 43

RegiPro via Stagerage Move Your Credits

Datawerken IT BV, Zeist voor het programma Stichting Stagerage voor de webapplicatie Educatief Ondernemen

Wie is de bouwer van het programma? Stagerage

Stichting Stagerage, een samenwerkingsverband van Stichting Zet Brabant en BlueBased BV.

NetMaS


eXperience

Carlos Gallupa B.V. i.s.m. ServiceSites International B.V.


JV Multimedia

RegiPro



Datawerken IT BV, Zeist voor het programma Stichting Stagerage voor de webapplicatie Men@work te Middelburg www.menaddwork.nl

Move Your Credits

Wie is de leverancier van het programma? Stagerage

Stichting Stagerage, een samenwerkingsverband van Stichting Zet Brabant en BlueBased BV.

NetMaS


eXperience

ServiceSites International B.V.


JV Multimedia

RegiPro



Datawerken IT BV, Zeist voor het programma Stichting Stagerage voor de webapplicatie Menaddwork te Middelburg

Move Your Credits

augustus 2008

Pagina 44

Wat voor garanties worden gegeven dat het programma operationeel blijft, ook bij wisseling/vertrek van eigenaar, bouwer en/of leverancier? Stagerage

Er zijn onderhandelingen gaande om de broncode onder te brengen bij organisaties in de branche zelf. De eerste maatregel is het onderbrengen van de code in Stichting Stagerage. Momenteel vinden besprekingen plaats om te zien of Movisie toe kan treden tot de Stichting Stagerage. Uiteindelijk garandeert dit branchebrede eigenaarschap de continuïteit.

NetMaS

Eventueel een Escrow-regeling; beschikbaar stellen van de broncode en backups (semi open source); eventueel een backup-partner die garandeert in te springen bij wisseling/vertrek/... (een dergelijke partij is voorhanden).

eXperience

In de overeenkomst wordt vastgelegd dat de licentienemer een, ook in de tijd, onbeperkte gebruikslicentie verkrijgt. Wanneer ServiceSites International B.V. onverhoopt zijn activiteiten zou moeten stoppen door faillissement of bedrijfsbeëindiging, heeft de licentienemer het recht om per direct en om niet, een kopie te krijgen van de meest recente versie van de code van de applicatie voor eigen gebruik, zodat de licentienemer de hosting van de applicatie op een zelf te kiezen locatie kan voortzetten. De applicatie is ontwikkeld in het zeer gangbare Adobe ColdFusion, waarvoor ruim voldoende back-up partijen beschikbaar zijn.


Het is een opensource gebouwde website (php/mysql) en een gedeelte flash. Mochten wij beslissen te stoppen met het programma, dan worden de brongegevens beschikbaar gesteld. Het is overzichtelijk gecodeerd, een beetje websitebouwer zou er mee uit de voeten moeten kunnen.

RegiPro

Levering via Leveringsvoorwaarden FENIT


Levering via Leveringsvoorwaarden FENIT

Move Your Credits

Via schriftelijke overeenkomst met leverancier.

Welke invloed hebben gebruikers op de ontwikkeling van het programma? Stagerage

augustus 2008

Voor (en door) de gebruikers worden (gratis) bijeenkomsten georganiseerd (2 of 3 keer per jaar) om dingen, die onvoldoende gebruiksvriendelijk zijn op te sporen en gewenste vernieuwingen aan de orde te stellen. Gebruikers worden gestimuleerd om gebruikersgroepen te vormen. Bovendien is de definitieve invoering van MaS in 2011 voorzien. Het is de verwachting dat tot die tijd vanuit het Ministerie ook nog wel aanpassingen komen.

Pagina 45

NetMaS

Dit is afhankelijk van over welke soort gebruikers hier wordt gesproken. Normaal gesproken is alleen de opdrachtgever in staat om wijzigingen/uitbreidingen op hun implementatie aan te vragen. Een on-line ideeënbox is eventueel snel toe te voegen

eXperience

Zeer veel invloed, er wordt goed geluisterd naar de gebruikers en zodra er wensen / uitbreidingen zijn die ten goede komen van het programma worden deze ontwikkeld en beschikbaar gemaakt voor alle gebruikers..


We staan open voor tips en gebruikservaringen en hebben afgelopen jaar ook bijeenkomsten gehad met docenten en stagebieders aan de hand waarvan we weer aanpassingen maken.

RegiPro

Gebruikersbijeenkomst eenmaal per 18 maanden


Gebruikersbijeenkomst eenmaal per 18 maanden

Move Your Credits

Door de decentrale opzet krijgen juist de beheerders snel zicht op de ontwikkeling. Via MS praktijkdagen waar kennis en ervaringen worden uitgewisseld. Ook leerlingen worden via de poll pagina bevraagd over de website ( digitale omgeving)

Op welke basis kunnen (na het aanschaffen van het programma) aanpassingen doorgevoerd worden? Stagerage

Iedereen kan aan de Stichting Stagerage of via de helpdesk gewenste aanpassingen aanleveren. Die worden getoetst in de gebruikersbijeenkomsten en bij het bestuur beoordeeld op kosten en haalbaarheid.

NetMaS

Naar wens: projectbasis (fixed price), uurbasis (nacalculatie), onderhoudscontract.

eXperience

Aanpassingen worden vooraf begroot en na akkoord uitgevoerd en gefactureerd.


Nieuwe functies kunnen worden aangevraagd. Dit kan op offertebasis.

RegiPro

Via reguliere updates, op de website doorlopend (tegen betaling)


Via reguliere updates, op de website doorlopend (tegen betaling)

Move Your Credits

Na vaststelling en binnen de aard van de aanpassing in principe binnen 48 uur.

augustus 2008

Pagina 46

Wat zijn de kosten voor aanschaf, gebruik en aanpassingen van het programma? Stagerage

Voor het gebruik zijn de kosten 3.500 euro per steunpunt, of 30.000 euro per CMO. Alleen in Brabant zijn de kosten voor het gebruik al door de provincie betaald. Daarnaast zijn de kosten per leerling eenmalig 15 euro. Die vormen een onderdeel van de overeenkomt tussen de school en via de vrijw.centrale ook de gemeente. Die beide partijen ontvangen voor MaS een vaste subsidie.

NetMaS

De software wordt niet zozeer aangeschaft, alswel een gebruikslicentie ervan. De kosten daarvan hangen af van een aantal zaken. Als vuistregel kan het volgende worden gehanteerd: - losse implementatie per steunpunt (dus elk een eigen site+database) eenmalig: € 2500 excl BTW maandelijks: € 29,50 excl BTW (incl. 1 domeinnaam, 5x e-mail, 5 GB traffic, 1 GB webspace) -- optioneel, aangezien externe hosting ook mogelijk is - groepsimplementatie (dus gezamenlijk in één site+database) eenmalig: € 1500 excl BTW per steunpunt maandelijks: € 19,50 excl BTW per steunpunt (incl. 1 domeinnaam, 2x e-mail per steunpunt, 5 GB traffic per steunpunt, 1 GB webspace per steunpunt) -- optioneel, aangezien externe hosting ook mogelijk is Verder geldt er voor maatwerk een uurtarief van € 70,- excl BTW. Een onderhoudscontract kan voorzien in bewaking van de applicatie. Een SLA kan voorzien in gegarandeerde service/support en beschikbaarheid. De kosten van een onderhoudscontract en SLA zijn afhankelijk van de wensen en dienen in nader overleg te worden vastgesteld.

eXperience

Een gebruikerslicentie voor één (standaard) implementatie (met één database voor één steunpunt is) is eenmalig 2.950 euro, en jaarlijks 1200 euro. Meerwerk a 90,- / uur (alle bedragen excl. BTW)


Ingebruik name van het systeem komt op 2000 euro ex btw per vrijwilligerscentrale. Onderhoudskosten (hosting en kleine aanpassingen) op 400 euro per jaar. Overige aanpassingen op aanvraag. We rekenen een uurprijs van 47,50 euro ex btw.

RegiPro

Wat zijn de kosten voor aanschaf, gebruik en aanpassingen van het programma? Voor RegiPro: hang af van het aantal licenties (concurrent users), 1 gebruiker aanschaf € 1555, onderhoud en service per jaar € 311

augustus 2008

Pagina 47

5 gebruikers aanschaf € 4665, onderhoud en service per jaar € 560 10 gebruikers aanschaf € 6220, onderhoud en service per jaar € 622 Vacaturebank op Internet (incl. hosting): € 120 per maand plus € 0,38 per vacature per maand Alle prijzen excl btw.


Voor RegiPro: hang af van het aantal licenties (concurrent users), 1 gebruiker aanschaf € 1555, onderhoud en service per jaar € 311 5 gebruikers aanschaf € 4665, onderhoud en service per jaar € 560 10 gebruikers aanschaf € 6220, onderhoud en service per jaar € 622 Vacaturebank op Internet (incl. hosting): € 120 per maand plus € 0,38 per vacature per maand Alle prijzen excl btw.

Move Your Credits

De aansluiting kan per school verschillen. De gemiddelde aansluitprijs is ongeveer 5000 euro. Daarnaast is er een bedrag per leerling nodig. Deze is eveneens afhankelijk van het aantal maar ligt gemiddeld op € 25,-

Respondenten: Stagerage

Ingevuld door: J. Brummelkamp en A. Gepkens Ingevuld op: 1 augustus 2008 Voor het programma: Stagerage Namens het bedrijf: Stichting Stagerage i.o.

NetMaS

Ingevuld door: Silvan Kuipers Ingevuld op: 7 augustus 2008 Voor het programma: NetMaS Namens het bedrijf: NetTelligence Internet Solutions

eXperience

Ingevuld door: Leonard Jansen Ingevuld op: 6/8/2008 Voor het programma: eXperience Namens het bedrijf: ServiceSites International B.V.


Ingevuld door: Johan Velthuis Ingevuld op: 08-08-08 Voor het programma: Kei in de maatschappij .nl Namens het bedrijf: JV Multimedia, Sneek

augustus 2008

Pagina 48

RegiPro

Ingevuld door: Marko Mazeland Ingevuld op: 4 augustus 2008 Voor het programma: RegiPro in combinatie met Vacaturebank op Internet Namens het bedrijf: Datawerken IT BV, Zeist


Ingevuld door: Marko Mazeland Ingevuld op: 4 augustus 2008 RegiPro in combinatie met Stagerage van BlueBased Namens het bedrijf: Datawerken IT BV, Zeist

Move Your Credits

Ingevuld door: Wiebe Houkamp Ingevuld op: 28 juli Voor het programma: Move Your Credits ® Namens het bedrijf: Educatief Ondernemen . MYC Walcheren is samenwerkingverband met Stichting Welzijn Middelburg tot stand gekomen.

augustus 2008

Pagina 49

Analyse webapplicatie MaS door Gendo

Gespreksverslagen leveranciers Digitale systemen MaS (maatschappelijke stages)

In opdracht van PRIMO nh augustus 2008 Onderzoeksburo Jan Waalen

50 - Gespreksverslagen leveranciers


Stagerage: 28 juli 2008 gesprek gehad met Jaap Brummelkamp en Sebastiaan Hoejenbos van BluwBased en Annet Gepkens van Stichting Zet Brabant over Stagerage

Initiatief BlueBased heeft samen met de provinciale ondersteuningsinstelling voor vrijwilligerswerk in NoordBrabant (ZET-Brabant) Stagerage ontwikkeld. Omdat in Brabant veel VWC werken met het systeem van Datawerken (RegiPro) is van meet af aan gewerkt aan een systeem dat gebruik maakt van de vacatures in bestaande digitale databestanden. Gegevens van diverse digitale bestanden kunnen eenvoudig en automatisch geïmporteerd worden in Stagerage

Workflow Stagerage gaat uit van een workflow waarbij binnen één systeem alle noodzakelijke en gewenste handelingen en rapporten uitgevoerd worden. Het is een compleet systeem voor het regelen van MaS voor leerlingen, scholen, organisaties en VWC. Alle participanten hoeven alleen de voor hen noodzakelijke handelingen uit te voeren. Waar mogelijk worden zaken geautomatiseerd uitgevoerd volgens van te voren vastgestelde procedures. Noodzakelijke en gewenste rapportages worden op de vereiste manier uitgevoerd, geëxporteerd en bewaard. Alle eisen die vanuit het ministerie zijn gesteld, zijn binnen het systeem verwerkt. Alle toekomstige eisen worden steeds op zo kort mogelijke termijn in het systeem verwerkt en ingebracht. Binnen het systeem kunnen alle scholen hun afzonderlijke eisen met betrekking tot MaS formuleren en in het systeem onderbrengen. Er kunnen tot 5 niveau’s aan stageopdrachten in het systeem ingebracht worden en vooraf kan aangegeven worden welke leerlingen wanneer aan welk niveau moet voldoen. Iedere leerling krijgt een eigen account en krijgt via de school vastgestelde procedure de voorgeschreven opdrachten te zien en kan de daarbij passende stages raadplegen. Via het systeem worden stages beschikbaar gesteld en/of geblokkeerd als er voldoende aanvragen zijn. In de regel is het zo dat een vacature door de leerling wordt aangevraagd en dat de docent deze toewijst. Pas dan wordt de stage geblokkeerd als er ook voldoende aanmeldingen zijn in verband met groepsstages. Afhankelijk van de school, opleiding, stage-periode en specifieke stage-eisen krijgen leerlingen de voor hen relevante stages te zien. Stages die vanuit andere systemen geïmporteerd worden moeten wel in grote mate overeenkomen met de gebruikte velden in de database. Leerlingen kunnen ook de stages die zij via het eigen sociale netwerk vinden in het systeem inbrengen en zo als een te erkennen stage uitvoeren. Deze stageadressen kunnen vervolgens ook weer via de VWC benaderd worden voor acquisitie.

Statistische gegevens Op alle mogelijke items in het systeem kunnen tellingen uitgevoerd worden om wensen en behoeften te monitoren. Aan de hand hiervan kunnen op allerlei niveaus beleidszaken geregeld of aangepast worden. Als er op een bepaald terrein veel vraag is



NetMaS 6 augustus 2008 gesprek gehad met Silvan Kuipers Er zijn twee insteken waarop NetTelligence een systeem aanbiedt. In alle gevallen is het maatwerk dat zij leveren naar de wens van de klant. Op dit moment hebben zij voor de regio Doetinchem het systeem NetMaS gebouwd. Dat is een systeem dat los van de bestaande digitale vacaturebanken vraag en aanbod van maatschappelijke stages bij elkaar brengt. Daarnaast is het ook mogelijk dat voor een afzonderlijke school of VWC een vergelijkbaar systeem geleverd wordt, met de eigen specificatie, look en website. Altijd werkend met een eigen database. Het idee van NetMaS is bijvoorbeeld dat de VWC’s zo weinig mogelijk werk willen hebben bij de bemiddeling van de MaS. Organisaties die zich aanmelden krijgen een autorisatie om stages toe te voegen. Dat kan eventueel ook onder verdere autorisatie van de VWC. Stages die in het bestand zijn opgenomen kennen een viertal fases van ‘veroudering’ om te voorkomen dat het systeem dichtslibt met verouderde gegevens. Op die manier worden gegevens actueel gehouden en worden organisaties gedwongen om hun gegevens voortdurend up-to-date te houden. In het systeem zit ook een sjabloon voor gelijkende vacatures om te voorkomen dat organisaties onnodig vaak de zelfde gegevens moeten invullen. Iedere school krijgt een account om leerlingen aan te melden en/of om stageplaatsen te laten zoeken. Voor de docent is er een andere account dan voor de leerlingen. Het is mogelijk, maar niet verplicht dat iedere leerling een eigen account aanmaakt. Met dat account kan bijvoorbeeld de voorkeur voor bepaalde stages, werktijden, doelgroep e.d. worden aangemaakt. Leerlingenmoeten altijd beschikken over inloggegevens voordat zij kunnen inloggen. Organisaties kunnen studenten zoeken aan de hand van het aangemaakt profiel van de leerlingen en hen direct benaderen. Er zijn geen persoonsgegevens van leerlingen zichtbaar, alleen zijn/haar profiel. De organisatie neemt contact op met de school/docent en/of de VWC via het reactieformulier. Studenten kunnen reageren op aangemelde stageplaatsen door het sturen van een mail naar de docent. Als deze akkoord is, dan gaat er een bericht naar de leerling, de VWC en de organisatie. Afhankelijk van het afgesproken protocol neemt men contact op. Het aantal gevraagde personen op een stageplaats kan tussentijds door organisatie of VWC worden aangepast als er al studenten hebben gereageerd. Stages die door leerlingen buiten het systeem gevonden zijn kunnen/hoeven niet in het bestand opgenomen te worden omdat het volgsysteem op school plaats vindt. Er worden vanuit het systeem geen rapportages verzorgd, alleen maar tellingen. Het systeem is nu duidelijk een ‘Stage-zoek-systeem’ op schoolniveau, geen ‘Stage-volg-systeem’ Indien gewenst kunnen wel aanpassingen in die richting aangebracht worden. In alle gevallen is dat alleen op wens van een klant. NetTelligence levert geen kant en klare producten, maar alleen maatwerk, eventueel wel door aanpassingen van eerdere opdrachten. Systemen die nu al operationeel zijn, kunnen snel geleverd met de gewenste aanpassingen. Zowel de beheerder als de organisaties en de scholen kunnen teksten aanpassen via een CMS. De beheerder van het systeem kan ten alle tijden in het systeem inloggen om gegevens aan te passen van zowel school als van organisaties.



eXperience 8 augustus gesprek gehad met Leonard Janssen van IQUIX

Opzet van het programma eXperince gaat uit van een standaard webbased applicatie dat per VWC of per school wordt aangepast en ingericht. Het functioneert als een “Marktplaats” waar vraag en aanbod van stages bij elkaar gebracht wordt. Leerlingen en stageaanbieders beheren hun eigen gegevens en bepalen welke gegevens in het systeem worden opgenomen. Bij de start van het programma kunnen gegevens eventueel eenmalig in het systeem worden geïmporteerd. Gegevens over het verloop van de stage worden niet in dit systeem bijgehouden. Dat gebeurt standaard in het leerlingvolgsysteem dat men op school gebruikt. Exportgegevens zijn daardoor ook niet relevant, met uitzondering van managementinformatie over aantal bezoeken, vacatures, aanvragen e.d. Het systeem is niet automatisch gekoppeld aan de bestaande digitale vacaturebanken. Stages zijn in veel gevallen andere vacatures dan de doorsnee vrijwilligersvacatures. Alle gegevens worden door de stageaanbieders zelf in het systeem ingevoerd. Hiervoor ontvangen geïnteresseerde organisaties automatisch een inlogcode. Per school wordt bepaald wat voor soort vacatures opgenomen moeten worden, voor welke periodes de stages open moeten staan en voor welke doelgroepen de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. De match criteria worden zo door de school bepaald. Op het moment dat een VWC voor meerdere scholen de MaS verzorgt, dan zijn er drie mogelijkheden om het systeem te gaan gebruiken: 1- Een systeem waar iedereen inlogt 2- Alle stages zijn door iedereen te zien, maar docenten zien alleen resultaten van de eigen leerlingen 3- Per school eigen implementatie met eigen stages en eigen leerlingen Op het moment dat de leerling een stage heeft gevonden, communiceert hij/zij dit met de docent en neemt vervolgens contact op met de organisatie en/of VWC. De organisatie of de VWC is verantwoordelijk voor het afmelden van de vacature. De vacatures wordt alleen gedeactiveerd en blijft voor later gebruik in en voor telling in het systeem. De VWC die het systeem aanschaft kan zelf voor een groot deel bepalen welke werkzaamheden zij wel of niet willen verrichten. Wel of niet autoriseren van vacatures en/of leerlingen. Instellen van automatische berichten bijvoorbeeld ter herinnering bij een ‘houdbaarheidsdatum’ van vacatures Het vereiste profiel voor de leerling en de MaS wordt per systeem standaard ingesteld (op aangeven van de school). Als de leerling zoekt naar vacatures krijgt hij/zij eerst alleen de vacatures te zien die overeenkomen met het eigen profiel. Daarna kan men ook verder zoeken naar andere vacatures die niet overeenkomen met het eigen profiel door gebruik te maken van de match-functie. eXperience is een standaard product dat snel geïmplementeerd kan worden. Het kan per klant of school aangepast worden en met name de website waarmee de gegevens op internet toegankelijk zijn worden per klant gebouwd aan de hand van de specifieke wensen. Het hosten van de database en de website gebeurt alleen bij eXperience Hiervoor wordt wel een eigen domeinnaam aangevraagd per klant. Er zijn geen koppelingen met systemen van de scholen, Dit o.a. in verband met beveiliging van de schoolsystemen en de grote verscheidenheid aan gebruikte systemen en werkwijzen..



KEI in de Maatschappij 23 juli Jan van Daalen gebeld - 0515 421313. Is beheerder van het systeem bij Timpaan. 23 juli Johan Velthuis gebeld – 0515-23 00 60 of 06-33 976 112, [email protected]. Is bouwer/leverancier van het systeem.

Telefonische informatie Kei in de Maatschappij is opgezet voor 1 gemeente, nu draait het voor de Zuidwesthoek van Friesland en vanaf september voor het Friesland. Alle gegevens staan in een databestand voor heel Friesland. Steenwijkerland komt er ook aan en voor die gemeente wordt met hetzelfde concept een eigen database met een eigen domeinnaam en website opgezet. In principe kan het systeem voor iedere gemeente of regio opgezet worden met een eigen domeinnaam en een eigen website. Globale werking van het systeem: Leerlingen worden door de school ingevoerd. Dat kan handmatig, maar het is ook mogelijk dat dit met behulp van een excel-bestand in een keer wordt ingeladen door de lokale of regionale beheerder van het systeem. Hierbij worden dan de relevante gegevens van de leerling, klas, begeleider, stageperiode, aantal stage uren e.d. ingevoerd) D.m.v. een eigen database is het ook mogelijk dat de gegevens door de leverancier overgezet worden in het systeem. Dat geld ook voor de vacatures. Deze worden door de systeembeheerder of systeembeheerders (vrijwilligerscentrales) ingevoerd. Bestaande vacatures die via een digitaal bestand worden aangeleverd kunnen door de leverancier tegen kostprijs (ca € 100,- ) worden ingevoerd. Er komt ook een mogelijkheid dat stageaanbieders zelf de gegevens invoeren en dat dit door de VWC wordt geautoriseerd.

De vacature Binnen het systeem worden projecten aangemaakt waarbij aangegeven wordt voor welke type leerling (klas en opleidingsrichting, aantal uren stage, stageopdracht, aantal stageplaatsen, stageperiode, stage uren, e.d.) het project bedoeld is. Leerling krijgen bericht dat zij in kunnen loggen in het systeem. Zij krijgen die mail via het e-mail adres dat door de school wordt verstrekt (vaak een school-e-mail adres). Leerlingen kunnen na het ingelogd zijn opgeven als zij berichten via een ander e-mail adres willen ontvangen. Na het inloggen krijgt de leerling alleen de vacatures te zien die voor hem/haar relevant zijn, gelet op de klas waarin men zit in relatie met de woonplaats en afstand tot de stageplaats. Bij de vacatures selecteert men het eigen interesseveld. Dat kan ook in het open zoeksysteem. Leerling kan op een of meer vacatures reageren. Docent keurt de vacature goed en kan in een tekstveld aanvullende informatie of opdracht vertrekken op welke manier, wanneer e.d. men contact moet opnemen met de betreffende organisatie. Bij de vacature wordt bijgehouden hoeveel gegadigden er zijn en of er nog open plaatsen zijn. Indien een vacature voor een leerling door de docent/begeleider wordt afgewezen, dan wordt die plaats weer vrij gegeven. Per vacature is aangegeven voor hoeveel uren die stageplaats staat geregistreerd. De leerling kan dan zelf nagaan of hij/zij op meer vacatures moet reageren. In het systeem zit nog geen logboek systeem omdat de meeste scholen tot nu toe werken met een eigen logboeksysteem waarin leerlingen hun vorderingen moeten registreren. Dit is eventueel nog wel toe te voegen.

De docent De docent kan inloggen en krijgt een overzicht van zijn/haar klassen. Per klas een overzicht van de betreffende leerlingen. In het overzicht staat per leerling de wens om een bepaalde stage te mogen doen en of deze is goedgekeurd of nog niet. Per vacature staan voor de docent ook de contactgegevens van de betreffende stagebieder plus extra toelichting bij de vacature. Na het goedof afkeuren van de stageaanvraag door de leerling ontvangt deze het betreffende bericht. Als voor een bepaalde vacature voldoende aanvragen of aanmeldingen zijn, dan is die op dat moment niet meer beschikbaar voor andere leerlingen. Als een aanvraag wordt afgewezen, wordt de stageplaats weer beschikbaar voor anderen. De docent heeft steeds een overzicht van alle stageplaatsen.



RegiPro 30 juli 2008 gesprek gehad met Marko Mazeland van Datawerken IT BV in Zeist over RegiPro.

Het systeem RegiPro is een registratiesysteem voor vrijwilligers en vacatures. Het is een systeem dat lokaal op een computer of computernetwerk wordt geïnstalleerd en waarin de gegevens worden beheerd. Via een applicatie kunnen gegevens op internet getoond worden. Gegevens zijn niet via internet te muteren of in te voeren. Dat zijn twee gescheiden systemen.

De presentatie van vacatures via internet kan plaats vinden voor een aantal samenwerkende VWC’s, zoals dat bijvoorbeeld in Brabant en Amsterdam het geval is. In alle gevallen is het mogelijk dat gegevens via een eigen website gepresenteerd worden, waarbij naar keus alleen de eigen vacatures of ook de vacatures van andere VWC’s worden getoond.

MaS De toepassing voor MaS is in feite een uitbreiding van het reguliere systeem, zoals die ook voor klussen en/of zorgen hulpvragen uitgevoerd kan worden. Per vacature wordt aangegeven of deze ook geschikt is voor stage en alleen die vacatures worden dan binnen de MaS toepassing getoond. Alle relevante gegevens met betrekking tot de stage worden door de VWC in het systeem ingevoerd. Hierin is een redelijke vrije ruimte om bepaalde informatie toe te voegen en om selectiecriteria aan te maken. Op internet wordt slechts een beperkte hoeveelheid informatie getoond. Beiddeling vindt altijd plaats via de VWC, die het systeem vervolgens ook up-to-date houdt. Bij samenwerking met StageRage levert Stagerage de vacatures aan, anders kunnen scholieren zich online aanmelden of door de VWC worden ingevoerd. Waar het wenselijk is dat gegevens van leerlingen gekoppeld worden aan die van stages en dat er een vorm van stage-registratie plaats vindt, dan zijn er twee opties. 1- Samenwerking met Stagerage 2- Eigen website met leerlingvolgsysteem

Samenwerking via Stagerage Gegevens van RegiPro worden integraal opgenomen in het bestand van Stagerage. Een aantal keren per dag wordt door Stagerage automatisch de relevante gegevens uit RegiPro uitgelezen en in de eigen database opgeslagen. Verwerking van de gegevens loopt verder via Stagerage en de terugkoppeling gaat vanuit de docent/school naar de VWC. De VWC verwerkt de actuele gegevens van de vacatures verder in RegiPro.

Eigen website met leerlingvolgsysteem Op verzoek van VWC Amsterdam is een eigen website ontwikkeld waarmee wel een vorm van leerlingvolgsysteem is gecreëerd. Hierin werken een drietal VWC’s uit Amsterdam samen. De gegevens worden ook daar op iedere VWC in de eigen versie van RegiPro ingevoerd en geëxporteerd naar www.stagevoorjou.nl Www.stagevoorjou.nl is een scholierensite die gericht is op die betreffende doelgroep. Leerlingen schrijven zich in op de site (en niet op school) en krijgen een autorisatie om gegevens te raadplegen en in te voeren. Met het invoeren van de gegevens door de leerling maakt hij/zij een profiel aan waarmee de voorkeuren aangegeven worden. De leerling zoekt vervolgens zelf een stageplaats in het systeem. Als er nieuwe vacatures zijn ingevoerd, dan krijgen de leerlingen met een relevant profiel een mailtje dat er nieuwe vacatures zijn. Stageaanbieders hebben geen inzage in het leerlingenbestand. Zij melden vacatures via de VWC. De school ontvangt een overzicht van relevante stagevacatures en kan daar binnen de klas mee aan de slag. Gegevens van de organisaties en de vacatures worden door de VWC gevalideerd.



Proces Tijdens een zoekactie kan een leerling zich aanmelden voor een bepaalde vacature. Hij logt in en geeft zijn/haar motivatie voor deze stage. De organisatie ontvangt die stagewens met naam en telefoonnummer en motivatie. Vervolgens gaat er een e-mail naar de leerling. De leerling ontvangt vervolgens bericht en is verder verantwoordelijk voor het registreren in het eigen leerlingvolgsysteem. Leerlingen kunnen per 24 uur maar op een beperkt aantal vacatures reageren. Dat om te voorkomen dat te veel vacatures “gekaapt” worden. Vacatures die vervult worden, worden door de VWC of door de organisatie uit het actieve bestand verwijderd. Alle gegevens zijn off-line beschikbaar binnen RegiPro voor verdere rapportages en verwerking. In het najaar komt een webbases systeem beschikbaar dat volledig online beschikbaar is. Binnen RegiPro kunnen alle mogelijk rapporten samengesteld worden voor alle mogelijke doeleinden. Ook kunnen daar externe documenten gekoppeld worden aan bestanden.

Move Your Credits Telefonisch contact gehad met mevr. Baltus van de Stichting Welzijn Middelburg. Hebben vervolgens een folder opgestuurd. Move Your Credits is een systeem dat breed ingezet kan worden als stimulans voor jongeren om maatschappelijk actief te zijn. De filosofie is dat je inzet van jongeren moet belonen door “Credits” te geven. Die credits ontvangt men bijvoorbeeld met het uitvoeren van vrijwilligerswerk, deelname aan sportstimulering, maar ook door het uitvoeren van MaS. De credits kan men dan bijvoorbeeld weer inleveren voor het bijwonen van een concert, een toneelvoorstelling, een lezing in de bibliotheek etc. In dit geval moeten al die organisaties participeren in de beweging. De gemeente is in alle gevallen een belangrijke partner omdat financiering via hen verloopt. Move Your Credits is (ook) een stagebureau dat vacatures voor jongeren werft en bemiddeld bij het vinden van de juiste persoon bij de juiste vacature. Op dit moment wordt het systeem in Walcheren ontwikkeld. Naar verwachting is het systeem in september operationeel.


Onderzoek digitale systemen MaS (Maatschappelijke Stages)

Recommend Documents