BESLUIT
OPSCHRIFT Vergadering van 3 juni 2013 Besluit nummer: 2013_BW_00340 Onderwerp Eerste kwartaalrapportage 2013 De Kanteling van de WMO - Ter kennisname Beknopte samenvatting Sinds 1 januari 2013 wordt de gekantelde werkwijze binnen de WMO uitgevoerd. In het eerste kwartaal van 2013 zijn de eerste ervaringen opgedaan met de keukentafelgesprekken in de WMO. Deze kwartaalrapportage geeft een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen en resultaten binnen de gemeente Teylingen. Bevoegd portefeuillehouder: Karin Lambrechts
HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): Eerste kwartaalrapportage 2013 de Kanteling van de WMO (informatief)
MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: Eind 2012 heeft de gemeenteraad het regionale en lokale beleidsplan WMO 2013-2016 vastgesteld. Een belangrijk onderdeel in dit plan is de Kanteling van de WMO. Door middel van het voeren van brede keukentafelgesprekken na een melding van een inwoner, wordt er op een gekantelde manier gezocht naar de beste ondersteuningsmogelijkheden. Niet het aanbod van de gemeente staat centraal, maar de vraag van de burger. Op 1 januari 2013 is de gemeente Teylingen gestart met deze nieuwe, gekantelde werkwijze. Er is toegezegd dat het college en de gemeenteraad op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen binnen de Kanteling van de WMO. Dit gebeurt in de vorm van bijpraten, presentaties en kwartaalrapportages. Hierbij wordt u ter kennisname de eerste kwartaalrapportage 2013 van de Kanteling van de WMO aangeboden. Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: 1.1. Door middel van deze eerste kwartaalrapportage 2013 van de Kanteling van de WMO wordt u geinformeerd over de ontwikkelingen en resultaten van de Kanteling van de WMO
Besluit 06/06/2013 10:13
p 1 van 14
Een eerste evaluatie van de Kanteling van de WMO toont aan dat: - De inwoners het prettig vinden dat de keukentafelgesprekken ben hen thuis gevoerd worden - De gesprekken diepgaander zijn dan voor de Kanteling, er meer onderwerpen met de inwoners worden besproken en het bieden van een maatwerkgerichte ondersteuning is vergroot - Meer beroep doen op de eigen kracht, het sociale netwerk en de financiele mogelijkheden van de inwoner in de praktijk nog lastig blijkt te zijn - Er nog onvoldoende indicatoren zijn vastgesteld waarmee de resultaten van de Kanteling gemeten kunnen worden - Er continue afstemming en bijstemming nodig blijft om de Kanteling van de WMO te laten slagen
Beslist het volgende: BESLISSING Besluitpunt 1: Kennis te nemen van de eerste kwartaalrapportage 2013 van de Kanteling van de WMO Besluitpunt 2: De kwartaalrapportage ter kennisname te brengen aan de commissie Welzijn
BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Maatschappelijke Ontwikkeling — Zorg Financiële consequenties: In het eerste kwartaal van 2013 is er in totaal €9.500,- ingezet voor implementatie en doorontwikkeling van de Kanteling van de WMO. Hiermee zijn de gespreksvoerders geschoold, is het registratiesysteem kantelingsproof gemaakt en is er een communicatiecampagne in gang gezet. Dekking van deze kosten komen uit de begrotingspost ‘Uitvoeren projecten WMO beleidsplan 2013 –2016’.
BIJLAGE DIE INTEGRAAL DEEL UITMAAKT VAN HET BESLUIT Eerste kwartaalrapportage 2013 de Kanteling van de WMO
Besluit 06/06/2013 10:13
p 2 van 14
Kwartaalrapportage 1-2013 Wmo kanteling Teylingen.doc
De Kanteling van de WMO Eerste kwartaalrapportage 2013 Gemeente Teylingen Terugkoppeling commissie Welzijn 17 juni 2013 1.
INLEIDING
Wat is er veranderd met de Kanteling van de WMO? Wanneer een inwoner een ondersteuningsvraag heeft, kan men een melding doen bij het zorgloket van de gemeente. Deze melding is voor de gemeente aanleiding om het brede keukentafelgesprek aan te gaan met deze inwoner. Voordat er wordt getoetst of de inwoner recht heeft op de aangevraagde WMO-voorziening, wordt de ondersteuningsvraag van de inwoner uitgediept. In een gesprek aan de keukentafel worden de ervaren problemen, gewenste resultaten en mogelijke oplossingen in een dialoog met de inwoner besproken. Hierbij wordt allereerst gekeken wat de inwoner zelf nog kan, en wat zijn of haar sociale netwerk kan betekenen bij deze hulpvraag. Hierna wordt gekeken naar de inzet van collectieve voorzieningen (zoals de voorzieningen van Welzijn Teylingen). Dit is een wezenlijk verschil met de werkwijze vóór de Kanteling van de WMO. Mocht na het keukentafelgesprek blijken dat er toch nog ondersteuning via een individuele WMO-voorziening nodig is, dan voert de ISD hierop een indicatiegesprek met de inwoner. Terugkoppeling over de voortgang van de Kanteling Bij de vaststelling van het nieuwe WMO beleid 2013 – 2016 is door de gemeenteraad de wens geuit om over de voortgang van de Kanteling in de WMO nader geïnformeerd te worden. Er is toegezegd om dit de eerste keer tijdens de commissievergadering Welzijn op maandag 17 juni 2013 te doen. Bijgaand de eerste kwartaalrapportage WMO Kanteling bestaande uit een deel gericht op de cliëntervaringen en de resultaten, en een deel over de uitvoering en het proces van de Kanteling. Deze rapportage dient als achtergrondinformatie voor de terugkoppeling in de commissievergadering op 17 juni.
2.
DE KANTELING: CLIENTERVARINGEN EN RESULTATEN
Ervaringen van de inwoner en van de gespreksvoerder Ervaringen van de inwoner De keukentafelgesprekken zijn allemaal bij de inwoner thuis gevoerd, hetgeen door zowel de inwoner als de gespreksvoerder inwoner als positief wordt ervaren. De inwoner voelt zich meer op zijn gemak, veilig en hoeft er niet op uit. De gespreksvoerder krijgt allerlei aanvullende informatie en handvatten voor het gesprek vanuit de persoonlijke woonsituatie van de inwoner. Door de veranderde aard van de gesprekken is ook de inhoud van de gesprekken veranderd. Er worden meer onderwerpen/leefdomeinen van de inwoner besproken. Hierdoor wordt er dieper ingegaan op de leefsituatie van de inwoners. Ook maakt deze werkwijze het mogelijk om integrale oplossingen op te zetten, in plaats van dat iedere oplossing apart getoetst wordt op rechtmatigheid. De gespreksvoerders zijn hier op getraind, en leren van elkaars expertise. Deze integrale benadering resulteert in een hogere mate van maatwerk bij het inzetten van ondersteuning. Er is meer zicht op de persoonlijke situatie van de inwoner, de ondersteuningsvraag is verhelderd en er wordt uitvoerig stilgestaan bij meerdere vormen van ondersteuning. De kans dat de inwoner weer kan meedoen, of kan blijven meedoen, wordt vergroot door deze gekantelde werkwijze. Besluit 06/06/2013 10:13
1
p 3 van 14
Wel ervaren sommige inwoners het als verwarrend om zowel een keukentafelgesprek, als een indicatiegesprek te voeren. De gemeente zal na de pilotperiode (die loopt tot 1 september 2013) deze werkwijze evalueren, en waar nodig beter laten aansluiten op de praktijk. In het tweede kwartaal wordt er meer aandacht besteed aan de inwonerservaringen met de gesprekken door uitvoering van tevredenheidspeilingen. Om de cliënttevredenheid zo volledig mogelijk in beeld te krijgen worden hier verschillende methodes voor ingezet. Ten eerste houdt de gemeente momenteel een onderzoek onder de inwoners naar de rekbaarheid van de samenleving. In dit onderzoek wordt ingegaan op de sociale kracht van de verbanden in onze samenleving. Hoe ondersteunen onze inwoners elkaar? Wat is hiervoor nog nodig? Resultaten hiervan worden verderop in het tweede kwartaal van 2013 verwacht. Ten tweede worden er korte interviews gehouden met inwoners die een keukentafelgesprek hebben gevoerd. Hierin wordt hen gevraagd naar hun ervaringen, en of de ingezette oplossingen werken. Uitkomsten van deze interviews zijn een toetsing van de huidige manier van werken. Ten derde is de gemeente voornemens om in het registratiesysteem van de Kanteling indicatoren in te bouwen om de resultaten van de ingezette ondersteuning structureel te meten. Ook dit vormt directe feedback op het ingezette beleid. Met deze informatie kan de gemeente samen met de kernpartners anticiperen en waar nodig bijsturen. Ervaringen van de gespreksvoerders In Teylingen hebben we ervoor gekozen om de keukentafelgesprekken door de professionals van maatschappelijke organisaties en de ISD Bollenstreek te laten voeren. Er zijn vier kernpartners die binnen de gemeente Teylingen de kantelingsgesprekken voeren: ISD, MEE Zuid Holland Noord, Kwadraad en Welzijn Teylingen. Deze kernpartners hebben ieder enkele medewerkers geschoold voor Het Gesprek in de WMO binnen de gemeente Teylingen. De gespreksvoerders van de vier kernpartners hebben reeds veel ervaring opgedaan met de keukentafelgesprekken. Eerder in deze rapportage zijn veel positieve resultaten van de gesprekken beschreven. De gespreksvoerders merken echter op dat sommige onderwerpen in de praktijk lastiger zijn dan verwacht. In veel gevallen blijkt tijdens het keukentafelgesprek dat de inwoner de mogelijkheden van de eigen kracht en het sociale netwerk al grotendeels heeft benut. Ze kloppen naar eigen zeggen toch niet voor niks aan bij de gemeente voor hulp. Ze redden het gewoon zelf niet meer. Ook het ingaan op de financiële mogelijkheden blijkt in de praktijk een moeilijk onderwerp. De gespreksvoerders ervaren het nog als lastig om de eigen kracht en het sociaal netwerk met deze inwoners te moeten bespreken en vragen zich af hoe reëel het is om hier een beroep op te doen. Ook vinden ze het vaak moeilijk om de inwoner aan te spreken op de eigen financiële middelen. Uiteindelijk wordt er vaak toch nog een aanvraag voor een individuele WMO-voorziening ingediend. Vergelijking met de ervaringen in de Bollengemeenten, en met andere gemeenten in Nederland, geeft aan dat dit een gedeeld signaal is. Vrijwel alle gemeenten doen ervaring op met deze nieuwe manier van werken en lopen tegen deze onderwerpen aan. Dit is een aandachtspunt in het 2e kwartaal. Deze onderwerpen zullen behandeld worden in de intervisiemomenten zoals beschreven in de volgende alinea. Er is veel behoefte bij de gespreksvoerders van de vier kernpartners om meer te weten te komen over elkaars expertise, producten en diensten. In het tweede kwartaal worden intervisiemomenten georganiseerd, waarbij de gespreksvoerders van de verschillende kernpartners ervaringen uitwisselen, veel voorkomende vragen van inwoners bespreken en leren van elkaars organisatie, producten en diensten. Besluit 06/06/2013 10:13
2
p 4 van 14
De intervisiemomenten van de gespreksvoerders worden ook gebruikt als signaleringsmoment voor veelvoorkomende vragen naar ondersteuning vanuit de samenleving. Het aanbod aan collectieve voorzieningen kan hierop worden aangepast. Gemiddeld is een gespreksvoerder drie uur kwijt aan voorbereiding, reistijd, gespreksvoering en verslaglegging / registratie. De partijen geven aan dat het uitvoeren van de keukentafelgesprekken meer tijd kost, maar wel uitvoerbaar is. Deze extra tijdsinvestering komt met name door de registratiemethode van de gesprekken. Hier worden in het tweede kwartaal oplossingen voor gezocht. Totaal aantal gesprekken In totaal zijn er 141 keukentafelgesprekken gevoerd in het 1e kwartaal van 2013. Gemiddeld betekent dit ongeveer 11 keukentafelgesprekken per week. Aangezien het de werkafspraak is dat bestaande cliënten door de ISD worden gesproken, hebben zij in het eerste kwartaal de meeste gesprekken gevoerd (108). Welzijn Teylingen (30) en MEE (5) hebben ook ervaring opgedaan met het voeren van de gesprekken. Kwadraad heeft door het geringe aantal meldingen van nieuwe cliënten in de eerste maanden nog geen gesprekken gevoerd. Door tijdelijke onderbezetting in het team heeft men in deze periode ook nog niet volledig kunnen participeren in de uitvoering. Inmiddels zijn er werkafspraken gemaakt waardoor alle partijen in het tweede kwartaal van dit jaar gesprekken uitvoeren, ervaringen opdoen en signalen kunnen uitwisselen. Meting resultaten Cliëntregistratie & volgsysteem (CRVS) Voor registratie van de keukentafelgesprekken werken alle Bollengemeenten met hetzelfde cliëntregistratie & volgsysteem ontworpen en beheerd door My-Link. Er wordt nog verder gekeken naar de juiste indicatoren voor het meten van de resultaten van de Kanteling. De resultaten van de Kanteling kunnen door de huidige inrichting van het cliëntregistratie- en volgsysteem (CRVS) onvoldoende gemonitort worden. De gemeente en de kernpartners verlangen dat er nieuwe indicatoren worden ingebouwd in het systeem. Hiermee moeten in de toekomst de uitkomsten en resultaten van deze gesprekken gemeten kunnen worden. In het tweede kwartaal wordt hierover overleg gevoerd in de Bollenstreek. Evaluatie van de Kanteling Deze eerste periode van de Kanteling is een pilotperiode welke loopt tot 1 september 2013. Aan het eind van deze pilotperiode stellen de projectleider, gemeente en kernpartners samen vast hoe het beleid verder uitgevoerd dient te worden voor een zo goed mogelijke aansluiting op de ondersteuningsvragen van onze inwoners. Hierbij zal tevens afstemming worden gezocht met het WMO adviesplatform. Conform het WMO beleidsplan 2013 – 2016 wordt er in het vierde kwartaal van 2014 een tussenevaluatie uitgevoerd. In het vierde kwartaal van 2016 zal een eindevaluatie van het beleid zijn afgerond. In de tussenperioden worden de ervaringen en resultaten van de Kanteling blijvend gerapporteerd middels kwartaalrapportages. De uitvoering van het gekantelde WMO-beleid wordt continu geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd. Dit gebeurt in het WMO afstemmingsoverleg in de regio Bollenstreek én binnen de gemeente Teylingen.
3.
RESULTATEN INDIVIDUELE WMO-VOORZIENINGEN
Het gesprek in de WMO is een belangrijk middel om de Kanteling binnen de WMO mogelijk te maken. Kantelen binnen de WMO betekent ook een Kanteling in het denken en doen van ons als gemeente, onze partners en onze inwoners. Deze Besluit 06/06/2013 10:13
3
p 5 van 14
collectieve denk- en gedragsveranderingen zijn langdurige processen. Kantelen kost tijd. De visie van de Kanteling is dat er andere, slimmere en effectievere vormen van ondersteuning wordt geboden aan onze inwoners. Hierbij wordt vooral gekeken naar ondersteuningsmogelijkheden binnen het de eigen kracht van de inwoners, binnen het sociale netwerk en binnen algemene en collectieve voorzieningen. De inzet van dure individuele voorzieningen gebeurt alleen wanneer al deze voorliggende mogelijkheden niet benut kunnen worden. De verwachting is dat hiermee de kosten voor de uitvoering van de WMO op de lange termijn zullen dalen. De VNG schat dat bij een goede uitvoering van de Kanteling er een besparing op WMO-kosten gerealiseerd kan worden van 6 tot 14%. Op basis van bovenstaande redeneringen is er in het beleidsplan 2013-2016 vastgelegd dat op de korte termijn de Kanteling van de WMO nog geen financiële voordelen voor de gemeente zal opleveren. Vanaf het jaar 2016 wordt wel een financieel voordeel verwacht van deze nieuwe manier van werken. De gemeente zal de invloed van de Kanteling voortdurend afzetten tegen de inzet van collectieve en individuele WMO-voorzieningen. Dit is een van de meetbare resultaten van het nieuwe werkproces. Een eerste kernachtige analyse van het aantal individuele WMO-voorzieningen over 2012 (vóór de Kanteling), afgezet tegen de resultaten 2013 (ná de Kanteling) tonen aan dat er een daling van het aantal WMO-voorzieningen is gerealiseerd. Het is echter nodig ook de komende kwartalen de ontwikkelingen op gebied van aantallen en kosten te blijven monitoren en vergelijken. Pas dan kan er een compleet beeld worden gegeven over de invloed van de Kanteling op de WMO-uitgaven. Het is momenteel nog niet reëel om uit de vergeleken cijfers conclusies te trekken over de invloed van de Kanteling op de inzet van individuele WMO-voorzieningen. Door de komende kwartalen de inzet van de WMO-voorzieningen te blijven monitoren wordt een beter beeld geschetst. In het tweede kwartaal van 2013 worden er werkafspraken gemaakt over deze monitoring. 4.
COLLECTIEVE VOORZIENINGEN
In de Kanteling van de WMO krijgen de collectieve voorzieningen een belangrijke rol. Collectieve voorzieningen zijn vaak een sociaalkrachtigere en voordeligere ondersteuning voor de inwoners. De gemeente onderzoekt momenteel samen met de ISD en Welzijn Teylingen welke collectieve voorzieningen er naast het bestaande aanbod nog nodig zijn om de vraag van de inwoner te kunnen beantwoorden. Signalen die uit de keukentafelgesprekken komen, en tijdens intervisiemomenten van de gespreksvoerders besproken worden, zijn daar een belangrijke graadmeter voor. Concreet wordt er dit kwartaal gestart met het opzetten van een rolstoel- en scootmobielpool. Deze actie komt voort uit het WMO-beleidsplan 2013 – 2016. De ISD Bollenstreek is gevraagd om in het eerste kwartaal van 2013 met een concreet voorstel voor collectieve voorzieningen te komen die direct bij kunnen dragen aan het verminderen van de druk op de individuele voorzieningen. Het voorstel behelst in ieder geval implementeren van rolstoel en scootmobielpools bij de verzorgingshuizen (en eventuele andere geschikte plekken) in de gehele Bollenstreek in 2013. Daarnaast wordt onderzocht welke huishoudelijke taken anders/collectief georganiseerd kunnen worden. In het tweede kwartaal wordt het voorstel verder uitgewerkt.
Besluit 06/06/2013 10:13
4
p 6 van 14
De Kanteling richt zich ook op de eigen kracht van de inwoner en van zijn of haar sociale netwerk. De gemeente monitort samen met Welzijn Teylingen wat de invloed is van de Kanteling op de druk op vrijwilligers en mantelzorgers. Tot nu toe leidt het nog niet tot verontrustende signalen, of tot een verandering aan vragen. Tevens voert de gemeente momenteel een onderzoek uit onder de inwoners naar de rekbaarheid van de samenleving. Mantelzorg en vrijwilligerswerk zijn hierin belangrijke onderwerpen. De resultaten van het onderzoek zijn verder in het tweede kwartaal 2013 bekend De gemeente zet zich de komende periode in voor doorontwikkeling van de collectieve WMO-voorzieningen. Welzijn Teylingen heeft in 2013 een budget van €50.000,- voor het ontwikkelen van algemene en collectieve voorzieningen. Samen met de kernpartners wordt gezocht naar de witte vlekken in het aanbod. De ondersteuningsvragen van de inwoners zijn leidend hierin. De eerder genoemde resultaatmetingen van de Kanteling vormen belangrijke input voor deze doorontwikkeling. Waar nodig worden bestaande voorzieningen aangepast en worden er nieuwe/innovatie voorzieningen ontwikkeld. 5.
HET PROCES EN UITVOERING VAN DE KANTELING
Het proces van het gesprek Er wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen een keukentafelgesprek en een indicatiegesprek. Teylingen kiest voor onderstaande proces: a. Het keukentafelgesprek wordt gevoerd door een professional van een van de vier kernpartners en is breed georiënteerd op meerdere leefgebieden in het sociaal domein. De beperkingen worden geïnventariseerd en de te behalen resultaten benoemd. b. Het indicatiegesprek wordt alleen gevoerd als er na het keukentafelgesprek noodzaak is tot een (her)aanvraag voor een individuele voorziening. Het indicatiegesprek wordt gevoerd door een consulent van ISD Bollenstreek om aan de hand van het benoemde resultaat uit het keukentafelgesprek de juiste voorziening daarvoor te verstrekken. Een individuele WMO-voorziening kan een van de middelen zijn om de te behalen resultaten te bewerkstelligen. Regionale afstemming De gemeenten in de Bollenstreek hebben de Kanteling met elkaar afgestemd. Gemeenten zijn wel vrij om lokale accenten te leggen in de uitvoering van de Kanteling. Accentverschillen zijn er met name op het gebied wie de keukentafelgesprekken voeren voor de gemeenten. De uitvoering van de Kanteling wordt blijvend gemonitord en waar nodig bijgestuurd. Dit gebeurt continu in afstemming met de gemeenten in de Bollenstreek. De uitvoerende kernpartners binnen de gemeente Teylingen geven aan grote waarde te hechten aan deze afstemming. Dit komt de uitvoering van de keukentafelgesprekken ten goede. Communicatieplan De afdelingen communicatie in de Bollenstreek werken bij bepaalde thema’s al jaren met elkaar samen. Ook bij het thema WMO Kanteling wordt door de communicatiemedewerkers uit de Bollenstreek samengewerkt in nauwe afstemming met de beleidsmedewerkers. Er in gezamenlijkheid een folder ontwikkeld die aan burgers wordt toegestuurd ter voorbereiding op het keukentafelgesprek. Er wordt in alle lokale nieuwsbladen aandacht besteed aan de WMO Kanteling op gemeentelijke pagina’s en er zijn interviews gehouden met wethouders. Ook de websites van alle Besluit 06/06/2013 10:13
5
p 7 van 14
vijf bollengemeenten zijn aangepast aan de Kanteling van de WMO. De communicatiemedewerkers maken verder een gezamenlijk communicatieplan om met name de gewenste cultuuromslag van de Kanteling goed tussen de oren te krijgen binnen de samenleving. 6.
FINANCIEEL OVERZICHT
Inzet van middelen voor De Kanteling van de WMO in eerste kwartaal 2013: Omschrijving Kosten Scholingsprogramma gespreksvoerders € 4.000 Communicatiemiddelen (jaar 2013) € 3.000 Inzet kwartiermaker Het Gesprek in de €0 WMO (start 1 april 2013) Registratiesysteem kantelingsproof € 2.500 Totaal 1e kwartaal € 9.500 Dekking van deze kosten komen uit de begrotingspost ‘Uitvoeren projecten WMO beleidsplan 2013 – 2016’.
Besluit 06/06/2013 10:13
6
p 8 van 14
Goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in vergadering van 3 juni 2013
Besluit 06/06/2013 10:13
p 9 van 14
