Ondernemingsplan De Nieuwe Vorstin Verenigde Podiumkunsten van Hilversum
Colofon © 2014 tekst De Nieuwe Vorstin, Hilversum
Inhoud
1. Podiumkunsten in Hilversum: steeds beter 5 2. Resultaat: een hoger cultureel profiel dat inspeelt op de belangstelling van het publiek 6
2.1 Inbreng vanuit de moederorganisaties; publiek en programma 6 2.2 Waar het echt om gaat: een brede programmering met culturele crossovers voor meer publiek 6 2.3 Wat daar voor nodig is: heldere doelen en een krachtige, solide en daardoor duurzame organisatie 7
3. Fusie van Achterom en De Vorstin: kracht door eenvoud 8
3.1 Visie: met een robuuste en flexibele organisatie maximaal inspelen op de publieksvraag 8 3.2 Doelstellingen voor de organisatie na de fusie: sterke programmering en veel publiek 8 3.3 De accommodaties; meer capaciteit voor theater nodig 9
4. Bestuurlijke, organisatorische en financiële kaders: stabiliteit en continuïteit 10
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
Het bestuur; bij een professionele organisatie hoort een professionele bestuursvorm 10 De organisatie en de medewerkers; slank, flexibel en lenig 10 De vrijwillige medewerkers; de onmisbare schakel naar het publiek 11 De financiën zijn solide en duurzaam en passen bij een ondernemende organisatie 11 Marketing en promotie; vernieuwing met kracht 12
5. Een tweede locatie ‘de Vioolkist’ 13 6. Op weg naar 2017: stappen zetten om ambities te realiseren 15
6.1 De programmering; vernieuwen, vernieuwen en vernieuwen 15 6.2 Ambities programma 2014-2017 geleidelijke groei in kwaliteit 16
Bijlage 1
Mensen, middelen en organisatie 17
Bijlage 2 Financieel 28
3
1. Podiumkunsten in Hilversum: steeds beter
Hilversum en podiumkunsten hebben een roerig verleden en heden. En ook de toekomst zal spraakmakend zijn. Het begon met Gooiland dat in 1934-1935 is ontworpen door de Nederlandse architect Jan Duiker. Geruime tijd was Gooiland het podium van Hilversum en omgeving. In het heden zijn Podium De Vorstin en het Theater Achterom de publieke voorzieningen die de gemeente subsidieert. Beide podia, met een rijke geschiedenis, zijn tot de centrale voorzieningen voor podiumkunst in de stad uitgegroeid. Daarnaast beschikt de mediastad naast musea en een filmhuis over radio- en televisiestudio’s, redacties, mediaopleidingen, games, connected TV, social mediatools en 3D-techniek. Kortom het was en is er allemaal in Hilversum. De toekomst vraagt om groei in inhoudelijke kwaliteit en publieksbereik. De trends in podiumkunsten komen steeds scherper in beeld. Het gaat niet alleen om het ‘stand alone’ programmeren van de verschillende disciplines maar juist de crossovers, de verbinding tussen theater- en muziekgenres, zullen van prominent belang zijn. Theater en muziek zijn twee zijden van dezelfde gouden medaille. En de verbinding met horeca en het ‘avondje uit’ zijn eisen die nu steeds meer door het publiek worden gesteld. En dat vraagt om vernieuwend ondernemerschap, omdat de middelen van de gemeente beperkt zijn. De gemeentelijke bijdrage vormt eigenlijk de trigger voor het verwerven van eigen omzet, zodat het culturele vliegwiel draait met meer bezoekers, meer inhoud en minder gemeenschapsgeld. De fusie van Theater Achterom en Podium De Vorstin gaat er voor zorgen dat er meer variatie komt, dat het applaus van het publiek intenser zal zijn, kortom het wordt leuker in de theaters in Hilversum. Maar we draaien er niet omheen; de aanstaande fusie is ook een opdracht van de gemeente Hilversum om te kunnen voldoen aan de eisen van continuïteit van de organisaties bij teruglopende budgetten. De nieuwe organisatie zal de naam krijgen ‘Podium de Vorstin’, dat is immers een sterk merk met een grote lokale en landelijke naamsbekendheid. Tijdelijk zal het begrip ‘nieuw’ eraan worden toegevoegd om publiek te informeren dat er sprake is van een organisatie waar naast het bestaande muziek, theater en dance aanbod, dit aanbod vergroot en verbreed is met andere/nieuwe theatervormen. In dit ondernemingsplan beschrijven we achtereenvolgens wat we willen bereiken, hoe we dat gaan doen en leggen we de inhoudelijke organisatorische en financiële kaders vast. Voor intern gebruik is dit ondernemingsplan aangevuld met enkele bijlagen die als uitwerking dienen om de fusie te effectueren en een vliegende start van de organisatie mogelijk te maken.
5
2. Resultaat: een hoger cultureel profiel dat inspeelt op de belangstelling van het publiek
2.1 Inbreng vanuit de moederorganisaties; publiek en programma Podium De Vorstin en Theater Achterom horen bij Hilversum. De Vorstin, gevestigd in een markant pand, is in ruim drie jaar uitgegroeid tot een levendig podium, waar Hilversum trots op is. De Vorstin manifesteert zich niet alleen als podium voor muziek, theater en dance, maar vervult ook een rol tussen de stad en haar bewoners en de mediaindustrie. Theater Achterom, ruim veertig jaar geleden begonnen als theater van amateurtoneelverenigingen aan Het Achterom, is na een paar verhuizingen neergestreken op De Eemnesserweg in een zeer intieme zaal. Sommige van de bezoekers zijn letterlijk opgegroeid in het theater: samen met hun ouders bezochten ze jeugdtheatervoorstellingen en gingen actief aan toneel doen. Zij komen nog steeds trouw naar voorstellingen of brengen nu hun kinderen naar jeugdtheaterschool Maitta. De Vorstin staat op dit moment vooral voor het ‘live’ presenteren van jonge cultuur. Dat is niet alleen popmuziek in al haar verschijningsvormen van traditionele genres zoals rock en blues, nieuwe genres zoals urban en house (inclusief de verschillende subgenres), maar ook multimediale genres, crossovers en in beperkte mate theaterconcerten en cabaret. De accommodatie aan de Koninginneweg maakt het mogelijk om in te spelen op de gevarieerde wensen van verschillende artiesten en bezoekersdoelgroepen: traditionele • popconcerten in de grote zaal, stand up comedy in het podiumcafé en singer-songwriters waarbij je vanaf je zitplaats op de tribune kunt genieten. aan lokaal en regionaal talent. Maar de Koninginnenweg heeft ook zijn beperkingen als het gaat om theater, het is geen vlakkevloerpodium en er zijn beperkte technische faciliteiten, omdat het is ontworpen voor muziekuitvoeringen. Theater Achterom programmeert hoogwaardige vlakkevloervoorstellingen in een intieme setting voor een breed publiek. Daarbij bestaat een belangrijk deel van het programma uit voorstellingen van de amateurverenigingen Ars en De Fusie, waardoor het theater ook sterk verbonden is met de Hilversumse samenleving. Theater Achterom programmeert cabaret, toneel, jeugdvoorstellingen, muziek (met name wereldmuziek), muziektheater, ( jeugd) dans , bewegingstheater, poppen- en objectentheater en crossovers. Vanwege de intimiteit van de zaal worden er veel cabaret try-outs geboekt onder meer van grote namen als Youp van ‘t Hek, maar ook try-outs van toneelof muziektheatervoorstellingen. Bij deze laatste twee categorieën spelen tevens de lagere kosten een rol. De Eemnesserweg is wel klein; met 90 stoelen en een speelvlak van tien meter breedte en slechts krap vijf meter hoogte, zijn veel theaterproducties niet te programmeren.
2.2 Waar het echt om gaat: een brede programmering met culturele crossovers voor meer publiek Voor theater geldt dat het publiek moet kunnen genieten, ontspannen en ontmoeten, en tegelijkertijd op aandachtige wijze met podiumkunst en zijn maatschappelijke context in aanraking kan komen. Door de Amerikaanse kunstcriticus Robert Rosenblum omschreven als ‘serious pleasure’. Theater vergt een andere concentratie dan een concert. Tijdens een theatervoorstelling kun je geen biertje halen of even bijpraten met je vrienden, terwijl dit bij sommige concerten en dance-avonden juist onderdeel is van de totale beleving: het sociale aspect, het ontmoeten van gelijkgestemden en het ‘clubgevoel’. Het aanbieden van een compleet ‘avondje uit’ zal dan ook per genre een andere invulling hebben. De ambitie is om te kunnen beschikken over een vlakkevloerzaal waar grotere producties met grotere namen geprogrammeerd kunnen worden, die in het huidige Achterom niet terecht kunnen. Denk aan bijvoorbeeld de theaterhits van seizoen 2012-2013, Someday my Prince will Come van Saddetin Kirmiziyuz of Lebensraum van Jakop Ahlbom. Of voorstellingen van Hotel Modern, Theatergroep Maastricht of vrije producenten als Senf en Hummelinck
6
Stuurman die voor een zaal van 90 stoelen te duur en vaak ook te groot zijn. Het optreden van gearriveerde cabaretiers zal een breder publiek aantrekken. Met een groter speelvlak kan er ook (moderne) dans geprogrammeerd gaan worden. In het muziekaanbod zal het meer en meer gaan om het zoeken van samenwerking met de (lokaal gevestigde) nationale en internationale muziekindustrie. Door hen faciliteiten te bieden voor bijvoorbeeld showcases, cdpresentaties, prijsuitreikingen, registraties en andere denkbare vormen kan een muziekpodium bij deze partijen een voorkeurspositie veroveren. De kern van het aanbod bestaat onder meer uit activiteiten voor lokale en regionale bands en muzikanten, (startende) (internationale) clubcircuitacts en Nederlandse/internationale topacts. Ook andere muziekconcerten zullen centraal staan. Daarbij gaat het om genres als wereldmuziek, jazz, nieuw gecomponeerde muziek en klassieke muziekgenres die relatief ‘nieuw’ zijn binnen het aanbod en daarom zo veel mogelijk horizontaal worden geprogrammeerd. De publieke belangstelling voor dancemuziek fluctueert. Dance onderscheidt zich, meer dan concerten, door de noodzakelijke betrokkenheid van lokale initiatieven/mensen om concepten te accepteren/te bezoeken. Dance vraagt om een actievere opstelling ten opzichte van publiek. Daarom worden lokale DJ’s/VJ’s betrokken bij het ontwikkelen en uitvoeren van concepten. Maar het gaat nadrukkelijk niet alleen om of theater of muziek. De toekomstige podia moeten een cultuurhuis gaan vormen voor de bewoners uit de wijk, de stad, de regio en Nederland. Het gaat om het stimuleren, ontwikkelen en presenteren van een cultureel en disciplinair divers programma-aanbod voor een cultureel divers publiek dat zich daarin herkent, of elkaar daardoor leert kennen. Het gaat dus steeds meer om ‘culturele crossovers’. Van artiesten en producenten mag een authentieke opvatting worden verwacht over onze complexe samenleving. Een muziekproductie of theatervoorstelling moet bij voorkeur leiden tot een levendige confrontatie met het publiek en uitnodigen tot reflectie over onderwerpen die belangrijk zijn voor onze samenleving. Makers worden uitgedaagd om na te denken over programma’s voor het publiek van nu en van de toekomst. Het resultaat is een avontuurlijke mix van talent, naast grote namen, lokale en internationale artiesten, crossovers en experiment. Dat resultaat is dus een hoger cultureel profiel dat maximaal inspeelt op de belangstelling van het publiek. Zo gaat vanuit de synergie tussen muziek en theater een nieuw aanbod ontstaan voor het publiek. En in die programmering krijgt talent volop de ruimte. Een voorbeeld waarin die crossovers inhoud krijgen zijn festivals. En dan gaat het om de programmering van zowel interne als externe festivals.
2.3 Wat daar voor nodig is: heldere doelen en een krachtige, solide en daardoor duurzame organisatie Met haar kernactiviteiten sluit de gefuseerde organisatie aan op de primaire taak die het podium heeft als aanbieder van een karakteristiek, aantrekkelijk en gevarieerd aanbod van muziek, theater, nieuwe media en aanverwante cultuuruitingen. Daarnaast zal de organisatie zich richten op relevante lokale creatieve, culturele en kunstzinnige initiatieven die een logische aanvulling vormen op de primaire taak. En dat alles met aandacht voor de commercie. Immers financieel krachtig word je door mogelijkheden om geld te verdienen, te benutten. En op de laatste plaats zal verhuur plaatsvinden van beschikbare ruimten in de accommodaties. Een goede culturele programmering stelt hoge eisen aan de organisatie. Financieel gezond spreekt voor zich en dit betekent dat niet alleen inkomsten en uitgaven met elkaar in evenwicht moeten zijn, maar ook dat er een redelijke bedrijfsreserve valt op te bouwen. Op die wijze zijn kansen te benutten en tegenslagen zelf op te vangen. Het modewoord zelfredzaamheid is hierop ook van toepassing. Zodoende is er continuïteit te bieden aan bezoekers, kan de organisatie een goede werkgever zijn voor medewerkers en een goede en betrouwbare partner zijn voor de vrijwilligers. Tenslotte wil de gefuseerde organisatie een zakelijke relatie met de gemeente onderhouden. Vanuit een partnership zal er gestuurd worden via drie overeenkomsten, namelijk een subsidie-, een huur- en een samenwerkingsovereenkomst. In de volgende hoofdstukken beschrijven we achtereenvolgens visie, doelen en middelen voor de gefuseerde organisatie.
7
3. Fusie van Achterom en De Vorstin: kracht door eenvoud 3.1 Visie: met een robuuste en flexibele organisatie maximaal inspelen op de publieksvraag Wel of geen tegenzittend economisch tij; met een kwalitatief goed aanbod kunnen podiumkunsten groeien. De huidige tijd vraagt, nee roept, om podiumkunsten. Maatschappelijke veranderingen gaan in een sneltreinvaart en zijn lastig bij te houden. Podiumkunsten houden een spiegel voor door vragen op te roepen, verbinding te creëren en ontmoeting te faciliteren. En niet op de laatste plaats ontspanning en ontsnapping uit de dagelijkse werkelijkheid bieden. Met die insteek gaat De Nieuwe Vorstin bijdragen aan een goede en levendige culturele infrastructuur en daarmee ook aan de leefbaarheid en de economie van Hilversum. Ook zal De Nieuwe Vorstin een belangrijke schakel in de muziekindustrie zijn door faciliteiten aan te bieden aan belangenorganisaties en andere keyspelers in de creatieve sector, inclusief de mediabranche. De fusie is een antwoord op de huidige, veranderende tijden. De bundeling van de disciplines, muziek en theater, maakt de betekenis van de podiumkunsten in Hilversum belangrijker. De Nieuwe Vorstin stimuleert crossovers tussen disciplines en publieksgroepen en zal door middel van programmering het publiek verleiden tot uitstapjes. De Nieuwe Vorstin is een podium ‘nieuwe stijl’; een podium met een open uitstraling en een groot scala aan activiteiten voor een relatief breed publiek. In deze visie is het noodzakelijk steeds verbinding te blijven zoeken met het publiek. Het publiek is mede verantwoordelijk voor het succes van het podium. Daarmee stelt de nieuwe organisatie zich ten dienste van de podiumkunsten; de artiesten en de industrie eromheen zoals impresariaten en brancheverenigingen. De volgende strategische aandachtspunten benutten of hanteren we bij de uitwerking van de visie: • De geografische ligging van Hilversum, als centrum van de Gooi- en Vechtstreek. • Gebruik maken van de vele media-bedrijven die in Hilversum zijn gehuisvest. • Samenwerking met andere (culturele) organisaties om de culturele infrastructuur van Hilversum te versterken. • Coherentie in de programmering van muziek en theater, zodat we een breed publiek aanspreken. • Optimaal gebruik maken van het unieke profiel (zowel theater als (pop)muziek) van de nieuwe organisatie. • Optimaal benutten van het brede netwerk op het gebied van theater en muziek dat uit de fusie ontstaat. • Zelfbewust gebruik maken van het gegeven dat De Vorstin inmiddels de belangrijkste speler is in Hilversumse het culturele veld.
3.2 Doelstellingen voor de organisatie na de fusie: sterke programmering en veel publiek De fusie is geen doel op zich, maar is erop gericht om te komen tot een organisatie die, zoals gezegd, nog beter in staat is om haar publieke taak uit te voeren. Dat moet ertoe leiden dat nog beter ingespeeld kan worden op wensen van en dienstverlening aan de klant en de bezoeker. De Nieuwe Vorstin stelt zich de volgende doelen: 1. Primair een sterke programmering (muziek en theater en crossovers) bieden, die maximaal inspeelt op de wensen en behoeftes van de inwoners van Hilversum en de regio, door: a. Regionaal het kwalitatief beste, spraakmakendste, vernieuwende en avontuurlijke theateraanbod te presenteren voor de vlakkevloerzaal, van zowel gesubsidieerde als vrije producenten. b. Lokaal, regionaal, nationaal en (deels) internationaal muziekaanbod te programmeren, met de nadruk op de eerste drie. De laatste kan worden gezien als de spreekwoordelijke kers op de taart. c. A mateurgezelschappen onderdak bieden voor uitvoeringen en, indien ruimte beschikbaar is, ruimte bieden voor repetities en opslag van decors. d. Programma’s ontwikkelen (gericht op talentontwikkeling en educatie) o.m. in samenwerking met scholen. 2. Secundair een podium zijn met uitstraling, zodat het ook landelijk in de aandacht staat en voor de popmuziek behoort tot de tien beste podia van Nederland: binnen drie jaar uitgroeien tot de top 15 van poppodia in Nederland en binnen vijf tot acht jaar tot de top 10 in Nederland.
8
3.
Vergroten bezoekersaantal voor het totale aanbod van muziek en theater door: a. Bevorderen van herhaalbezoek. b. Meer publiek uit de bestaande doelgroepen aan te trekken voor het huidige aanbod. c. Crossovers van theaterpubliek en muziekpubliek te stimuleren. d. Huidige bezoekers Achterom informeren en enthousiast maken voor aanbod op andere locaties, zodat de overstap naar de gewenste nieuwe theaterlocatie en de voorstellingen in het gebouw aan de Koninginneweg geen publieksverlies oplevert. 4. Een faciliterende rol vervullen in creatieve initiatieven en talentontwikkeling. 5. Onafhankelijk zijn in die zin dat de culturele programmering door directie en programmeurs wordt bepaald. 6. Krachtig en zelfstandig zijn, zodat kansen worden benut en tegenslagen zelf zijn op te vangen. 7. Een goede werkgever zijn voor personeel en een goede en betrouwbare partner voor de vrijwillige medewerkers. 8. Een zakelijke relatie met de gemeente onderhouden. Vanuit een partnership zal er gestuurd worden via drie overeenkomsten, namelijk een subsidie-, een huur- en een samenwerkingsovereenkomst. 9. Midden in de samenleving staan en een goede relatie met onze stakeholders onderhouden, waaronder de gemeente. 10. Kenniscentrum en verbindende schakel zijn voor creatieve muziekinitiatieven.
3.3 De accommodaties; meer capaciteit voor theater nodig In dit hoofdstuk over visie en doelen gaan we ook in op een belangrijk middel om de programmering te kunnen realiseren en dat zijn de accommodaties. Het gebouw van de huidige Vorstin voldoet in veel opzichten aan de doelstelling. Uitstraling, professionele faciliteiten waarmee een bruisend (pop)podium is gerealiseerd. Maar de mogelijkheden voor theater zijn beperkt waardoor grotere producties met grotere decorstukken niet mogelijk zijn Theater Achterom aan de Eemnesserweg voldoet ook op veel punten aan de eisen, maar is met maar 90 stoelen te klein en daardoor beperkt in de mogelijkheden. Theater Achterom mag volgens publieksonderzoek ook exclusiever, chiquer en avontuurlijk worden als we afgaan op het ideaalbeeld en de huidige imagobeleving van Theater Achterom. Echter, zonder de onmiskenbare kernwaarden ‘knus’, ‘intiem’, ‘gezellig’ te verliezen, welke mede ontstaan door het kleinschalige karakter. Vanuit de conclusie dat de programmering van theater De Vorstin enkele forse beperkingen heeft, is in de uitgangspunten voor de fusie vastgesteld dat er een tweede locatie noodzakelijk is. Het wensbeeld is om te kunnen beschikken over een grotere vlakkevloerzaal (tussen de 200 en de 250 stoelen) waar grotere producties met grotere namen geprogrammeerd kunnen worden. Die wens is, gezien de financiële armslag van De Nieuwe Vorstin en van de gemeente Hilversum, niet binnen afzienbare tijd te realiseren. Dat neemt niet weg dat Hilversum als stad wel een dergelijk podium behoort te hebben en het blijft daarmee op de wensenlijst staan. Onlosmakelijk is aan de fusie verbonden dat voor de toneel- en dansvoorstellingen met de grote decorstukken moet kunnen worden uitgeweken naar een andere locatie. De Vorstin is de thuisbasis, met de mogelijkheid tot uitvliegen naar een locatie die beter past bij de voorstellingen of het organiseren van locatietheater en (theater)festivals. Voor de tweede locatie zijn verschillende mogelijkheden denkbaar, daarover zal in de loop van dit jaar meer duidelijk worden. In de tweede locatie, dit zal in eerste instantie het huidige Theater Achterom zijn, ligt de nadruk op toneel, cabaret try-outs, muziektheater, jeugdtheater en voorstellingen van amateurverenigingen. Ook bewegingstheater, poppenen objecttheater en (in voorlopig beperkte mate) dans zullen geprogrammeerd worden. Randprogrammering is een belangrijk middel om de crossovers tussen muziek en theater inhoud te geven en zal meer aandacht krijgen. Bijvoorbeeld in de vorm van een lezing, een workshop vooraf of een nagesprek met de theatermakers. Het voornemen is dat de amateurgezelschappen prominent aanwezig blijven in de programmering.
9
4. Bestuurlijke, organisatorische en financiële kaders: stabiliteit en continuïteit
4.1 Het bestuur; bij een professionele organisatie hoort een professionele bestuursvorm In formele zin wordt de fusie geëffectueerd door een activa-/passivaoverdracht van de middelen en mensen van Stichting Theater Achterom in de rechtspersoon van Podium De Vorstin. Uiteraard gaat de gefuseerde organisatie de Code Cultural Governance volgen. Er zijn twee bestuursmodellen namelijk: het bestuur-model en het raad-vantoezicht-model. De Vorstin en Achterom werken nu met het bestuur-model. In de nieuwe organisatie is er behoefte aan professioneel toezicht, bestuur en management. De nieuwe gefuseerde organisatie kiest voor een raad-van-toezicht-model, waarbij het bestuurlijk proces in handen is van de directie. De directie heeft alle bevoegdheden, indien niet door wet of statuten anders geregeld, en moet ook verantwoording daarover afleggen. De directie wordt gevormd door één directeur-bestuurder. De RvT zal gaan bestaan uit minimaal vijf leden waarvan minimaal 50% woonachtig of werkzaam is in Hilversum en omgeving. Bij de samenstelling wordt gelet op affiniteit en deskundigheid op het terrein van cultuur, financiën en netwerken en uiteraard een evenwichtige verdeling tussen man en vrouw. Om de theaterdiscipline voor de toekomst goed te borgen zal minimaal één RvT-lid moeten beschikken over theaterdeskundigheid. Voor de verschillende functies in de RvT zijn functieomschrijvingen beschikbaar. Om de fusie en de nieuwe governance structuur te realiseren is een statutenwijziging voorbereid en een nieuw bestuursreglement en directiereglement opgesteld.
4.2 De organisatie en de medewerkers; slank, flexibel en lenig De werkcultuurkenmerken zijn in de fusieonderhandelingen besproken. De verschillen in werkcultuur tussen beide organisaties zijn kleiner dan verwacht. Voorbeelden daarvan zijn de wijze waarop de besluitvorming tot stand komt, de omgevingsoriëntatie, de informele omgangsvormen en de communicatie. Wel zijn er verschillen wat betreft de stijl van leidinggeven. In De Vorstin is er op dit moment een meer ‘stoere pioniersstijl’, terwijl in Theater Achterom de meer ‘op overeenstemming gerichte’ stijl overheerst. De Nieuwe Vorstin zal een stabiele organisatie zijn met een stijl van stimulerend op consensus gericht leiderschap, waarbij medewerkers met een grote mate van zelfstandigheid werken. En zal doorgroeien naar een nieuwe en passende governance structuur. Dat is de opdracht die de RvT heeft gegeven aan de beoogd directeur-bestuurder. En dat in een slanke organisatie die menskracht effectief inzet, niet bureaucratiseert en flexibel en lenig inspeelt op nieuwe kansen en ontwikkelingen. Het organisatieplan bestaat uit een viertal afdelingen, namelijk programmering, bedrijfsleiding, productie en verhuur/ events. Het organisatieplan is uitgewerkt in een formatieplan met bijbehorende functieprofielen. Na de fusie vallen alle medewerkers onder de Cao voor Poppodia. Medewerkers van de ‘Nieuwe’ Vorstin zien hun werk niet alleen als ‘een baan’, maar ook als inspiratie om een uniek podium te realiseren. De werkomgeving biedt medewerkers de mogelijkheid om vooral die dingen te doen die zij leuk vinden. Professioneel werken staat altijd voorop. De Nieuwe Vorstin investeert veel tijd en energie in het opleiden van medewerkers. Voor medewerkers is er een divers opleidingsaanbod op het gebied van horeca, hulpverlening en veiligheid. Ook het up-to-date houden van vakkennis, bezoeken van congressen en verdiepende cursussen zijn belangrijk voor de professionele inzetbaarheid van mensen. Dat biedt de mogelijkheid vacatures vooral in te vullen
10
door interne doorstroming. Stagiaires krijgen de mogelijkheid om werkervaring op te doen, eventueel ook na afloop van hun opleiding. De inpassing van de medewerkers vindt plaats in een personeelsplan. Vertrekpunt daarvoor is het ‘Mens volgt werk’principe, waarbij we streven naar maximaal behoud van werkgelegenheid.
4.3 De vrijwillige medewerkers; de onmisbare schakel naar het publiek De Vorstin beschikt nu over circa 140 vrijwilligers en Theater Achterom over ruim 30. Om de ambities voor het theaterprogramma te realiseren, zal het aantal met 20-30 moeten worden uitgebreid. Om te borgen dat de vrijwilligers van Achterom ook medewerker blijven na de fusie, start vanaf voorjaar 2014 een traject om hen te informeren en te enthousiasmeren. Vrijwilligers zijn noodzakelijk voor het functioneren van de organisatie en zorgen voor maatschappelijk draagvlak. Doordat vrijwilligers een afspiegeling van de bezoekers vormen, zijn zij een belangrijke informatiebron voor de programmeurs. Zij zijn daarnaast de ambassadeurs voor De Nieuwe Vorstin en spelen een grote rol in de mond-totmond reclame. Verlies van vrijwilligers is dan ook een risico voor de organisatie. Al met al is dat de reden om voor de coördinatie van de vrijwilligersactiviteiten extra formatie in te zetten. Voor vrijwillige medewerkers is er een medewerkershandboek beschikbaar met een toelichting op de organisatie, rechten en plichten. Op deze wijze is de inzet van vrijwilligers ‘geprofessionaliseerd’. Beroepsoriëntatie is, naast het opbouwen van een sociaal netwerk, een belangrijk aspect van het vrijwilliger zijn. Vrijwillige medewerkers zijn welkom in een maandelijkse thematische bijeenkomst. Bij deze bijeenkomst zijn altijd minimaal twee leden van het managementteam aanwezig. Bovendien kunnen vrijwilligers, net als betaalde medewerkers, gebruik maken van scholing.
4.4 De financiën zijn solide en duurzaam en passen bij een ondernemende organisatie De doelstelling is dat er een krachtige, stabiele en zelfstandige organisatie komt, die kansen benut en tegenslagen zelf weet op te vangen. Dat is de hoofdlijn die geldt voor de verdere uitwerking van de financiën. Voor bestuur en organisatie is het een uitdaging om ondernemerschap te tonen, zowel in de culturele programmering als in het optimaal verhuren van het gebouw voor evenementen. Ook is ondernemerschap nodig om de bedrijfsvoering op onderdelen nog efficiënter en goedkoper te krijgen. Op die wijze is een sluitende exploitatie mogelijk bij het huidige subsidieniveau. Cultureel ondernemerschap heeft zowel een inhoudelijke als een zakelijke component: • Inhoudelijk cultureel ondernemerschap: een zo optimaal mogelijk bereik voor culturele diensten en producten. Een goed cultureel ondernemer weet een artistieke visie te vertalen naar het publiek. • Z akelijk cultureel ondernemerschap: het hebben van een deugdelijke, toekomstbestendige bedrijfsvoering, waarin (zoveel als redelijkerwijs mogelijk is) middelen aangeboord worden uit andere bronnen dan alleen overheidsfinanciering. In de afgelopen jaren heeft de Vorstin een negatief eigen vermogen opgebouwd als gevolg van gemeentelijke bezuinigingen en geplande aanloopverliezen, waardoor de organisatie een voortdurend liquiditeitsprobleem had. Met een recent besluit van de gemeente Hilversum is dit knelpunt gedeeltelijk opgelost. De schuld is kwijtgescholden, maar er rest nog een negatief eigen vermogen. Theater Achterom heeft de laatste jaren af kunnen sluiten met een klein positief saldo en is daarmee financieel gezond. De begroting van De Nieuwe Vorstin gaat voldoen aan de volgende uitgangspunten: • Structurele bekostiging van de basisorganisatie en het hierbij horende activiteitenpakket. • Structurele bekostiging van de tweede locatie. • Een positief eigen vermogen. • L iquiditeit en solvabiliteit waardoor op ieder moment aan de financiële verplichtingen kan worden voldaan. • Ruimte om te reserveren voor vervangingsinvesteringen. • Een ‘risicopot’ of reservering voor productontwikkeling en/of bijzondere risicoprogrammering.
11
4.5 Marketing en promotie; vernieuwing met kracht De fusie leidt tot een uitbreiding van promotie en marketingactiviteiten. Zo zal de website worden vernieuwd en een betere afstemming worden gerealiseerd met de nieuwsbrief. Het initiatief van De Vorstin om de verschillende databestanden te combineren met andere culturele instellingen in Hilversum werken we uit. Ook zal de integratie van het planning- en ticketsysteem worden gerealiseerd voor de ticketverkoop van de tweede locatie. Eind 2013 is begonnen met het opstellen van een uitgebreide doelgroepenanalyse. Deze is inmiddels gereed en op basis daarvan zullen we een meer specifiek marketingbeleid opstellen.
12
5. Een tweede locatie ‘de Vioolkist’
De nieuwe, gefuseerde organisatie, zal het culturele aanbod in de Gooi- en Vechtstreek versterken op het gebied van (pop)muziek, theater, dance en multimedia. De organisatie zal een vernieuwend en sterk programma bieden voor het publiek en als inspiratiebron dienen voor lokale muzikanten en andere ‘kunstenmakers’. Er zullen geen scherpe disciplinaire grenzen zijn, maar verschillende vormen van podiumkunsten staan naast elkaar, zoals muziek, theater, multimedia et cetera. De accommodatie van De Vorstin beschikt over een concertzaal en het muziekcafé, waardoor de accommodatie als geheel in een groot aantal verschillende settings gebruikt kan worden. Aangezien De Vorstin niet is gebouwd als theater, zijn er wel beperkingen voor theater- en dansvoorstellingen. Na de fusie is er één organisatie ontstaan met één bestuur en één programmering. Het gebouw van De Vorstin is de thuisbasis, voor de toneel- en dansvoorstellingen met de grote decorstukken wordt uitgeweken naar een andere locatie. In de maanden mei en juni 2014 is er een onderzoek ingesteld naar een 2e locatie. In dit onderzoek zijn 4 opties onderzocht: • Een studio op het mediapark • Bioscoop Herenplein • G ooiland • ‘De Vioolkist’ De accommodatie moet voldoen aan de volgende eisen: • Z itplaatsen tussen de 200 en 250; • Speelvlak minimaal 12 X 10 X 8 meter (breedte X diepte X hoogte); • A dequate theatertechniek; • Voldoende faciliteiten zoals kleedkamers, opslag, garderobe, pantry, horeca; • Voldoende mogelijkheden voor laden en lossen; • Opbergruimte voor de decors van de amateurverenigingen ter grootte van 50 m2. De locatie zal in het centrum van Hilversum moeten liggen, goed bereikbaar zijn met zowel openbaar vervoer, fiets en auto. (n.b. het volledig onderzoek is als bijlage opgenomen) Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat ‘de Vioolkist’ de beste optie is Het overgangsbestuur is ervan overtuigd dat ‘de Vioolkist’ een unieke kans biedt om de volgende redenen: a. Het voldoet in alle opzichten aan de eisen zoals beschreven in hoofdstuk 2; b. Het gaat Hilversum een nieuwe theatervoorziening geven die past bij de stad; c. H et is uitdagend om met de ‘slow growth aanpak’, in deze financieel lastige tijd voor elkaar te krijgen dat er een nieuwe theatervoorziening komt; d. Het leidt tot een theatervoorziening op een unieke locatie die echt onderscheidend is ten opzichte van andere theaters in de regio. Dat zal aantrekkingskracht hebben; e. De verbinding met de amateurkunst blijft behouden; f. Het maakt het mogelijk om met minimale financiële inzet een maximaal resultaat te behalen. We willen de gemeente Hilversum graag uitdagen om gezamenlijk aan dit initiatief verder te werken. Dat betekent dat in het komende half jaar de volgende stappen moet worden gezet: 1. Principe-besluit van de gemeente om het plan nader uit te werken (augustus 2014). 2. Begroten van de bouwkundige aanpassingen (september 2014).
13
3. Overleg met de eigenaar om de mogelijkheden voor een ‘slow growth aanpak’ te realiseren ( juli – oktober 2014). 4. Definitief plan opstellen; besluitvorming voorbereiden (oktober- november 2014). We kiezen hierbij voor ‘slow grow’ dwz we willen het pand gaan gebruiken in de huidige staat en een aantal eenvoudige aanpassingen. Er zal een tribune worden geplaatst en we gebruiken zoveel mogelijk de theatertechnische installaties van Theater Achterom In de begroting zijn de kosten opgenomen overeenkomstig dit scenario.
14
6. Op weg naar 2017: stappen zetten om ambities te realiseren
6.1 De programmering; vernieuwen, vernieuwen en vernieuwen De Nieuwe Vorstin blijft het brede aanbod aan theater- en muziekgenres regelmatig vernieuwen. Dat geldt voor de muziek/concertprogrammering, de theaterprogrammering en het aanbod voor dance en multimedia. We noemen hier vier voorbeelden. 5. De Nieuwe Vorstin gaat intensief samenwerken met scholen voor voortgezet onderwijs in Hilversum. Daartoe is eind 2013 een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met de Gooische Scholen Federatie. We willen specifieke producten ontwikkelen voor scholieren van het voortgezet onderwijs, zoals multidisciplinaire talentenwedstrijden podiumkunsten, lesprogramma’s over geschiedenis popmuziek, vakantieprogramma’s voor basisscholen en een summerschool, gericht op musical, theater en dance. 6. De Nieuwe Vorstin treedt op als facilitator van jonge en creatieve ondernemers en talentontwikkeling. Deze productiefunctie, het maken van eigen programma’s, vraagt creativiteit, tijd en middelen en past binnen de talentontwikkeling, die speerpunt is van gemeentelijk beleid. Ter stimulering van lokale bands en muzikanten is er eind 2011 een pad uitgezet om talentvolle regionale bands te stimuleren en te ondersteunen, zowel artistiek, organisatorisch als professioneel. 7. Ook het initiatief voor een Adoptie-band past binnen de ambities. Hilversum heeft nog nooit een band gehad met nationale bekendheid. De Vorstin heeft zes jaar geleden een band geadopteerd: Only Seven Left. Ze speelden onder meer bij de opening en hebben inmiddels een concert gegeven in een uitverkochte Vorstin. Langzamerhand krijgen ze nationale bekendheid. Op termijn willen we een dergelijk traject starten met twee of drie andere bands. Op termijn moet zelfs de adoptie van een theatergezelschap tot de mogelijkheden behoren. 8. De Nieuwe Vorstin is geschikt voor opnames van radio- en tv programma’s. Er is een samenwerking aangegaan met Dutchview om een radiostudio te exploiteren. Sinds 2011 wordt TROS Muziekcafé geproduceerd in De Vorstin. Inmiddels maken Radio 538, Sky Radio, Deep FM, Radio 6 ook incidenteel gebruik van De Vorstin. Aangezien er meer cabaret wordt geprogrammeerd, zullen met de Vara (Humor tv) de mogelijkheden worden onderzocht om ook opnames van cabaretprogramma’s te faciliteren. De Nieuwe Vorstin verhuurt, zoals gezegd, ook ruimte en faciliteiten. De verhuuractiviteiten van De Vorstin zijn ondergeschikt aan de eigen programma-activiteiten. Op jaarbasis zijn het circa 100 producties. De verhuuractiviteiten richten zich op vier terreinen: • Muziek: concerten, CD presentaties, opname radio- en tv muziekprogramma’s. • Branchegerelateerde producties: congressen, muziek/media industrie. • A mateurgezelschappen (ARS en De Fusie, maar ook andere amateurkunstbeoefenaars zoals balletscholen, koren, theatersport etc.). • Professionele podiumkunstenaars die komen repeteren of monteren. • Maatschappelijke organisaties: scholen, belangenorganisaties, politieke partijen. • Commerciële verhuur: bedrijven presentatie van radio- en televisieproducties.
15
6.2 Ambities programma 2014-2017 geleidelijke groei in kwaliteit De fusie vraagt tijd, daarom is de volgende fasering aangebracht.
2014 • Positie bij promotors verstevigen, gericht op grote concerten. • Starten met opzet belangenorganisatie voor lokale muzikanten. • Fondsenwerving via particuliere fondsen voor kunst en cultuur. • Starten met ondersteuningsaanbod aan lokale talentvolle muzikanten, DJ’s, VJ’s ontwerpers, jonge culturele ondernemers. • G roei aantal eigen producties in samenwerking met regionale organisatoren. • Start ondernemerssociëteit muziek- en creatieve industrie. • L ive-streaming activiteitenaanbod vanuit De Vorstin . • Beperkte theaterprogrammering (met name cabaret) in het pand van De Vorstin (seizoen 2014-2015). Voortzetting theaterprogrammering op Eemnesserweg.
2015 • Stabilisering omvang programma, maar daarbinnen verdere stijging van het aantal eigen producties, grotere acts en jong talent. • Doorontwikkeling programma voor het vlakkevloertheater en ontwikkelen randprogrammering.
2016 • Start nieuw Multi-mediafestival geënt op STRP festival in Eindhoven (10.000 - 15.000 betalende bezoekers). • Vorstin is ´thuisbasis´ voor belangenorganisaties in de (pop)muziekindustrie. Hilversumse acts en bedrijven helpen bij het realiseren van een tour langs de meeste podia en festivals. Start theateraanbod met minimaal 40 producties in de tweede locatie.
2017 • Tweede editie Multimedia festival, niet alleen in De Vorstin maar bijvoorbeeld als opening van een nieuw Marktplein in Hilversum. • Podium de Vorstin behoort tot de top 15 van Nederlandse podia. • Hilversumse acts en bedrijven helpen elkaar bij het realiseren van een tour langs de meest spraakmakende podia en festivals. • Start volwaardig programmering vlakkevloertheater.
16
Bijlage 1. Mensen, middelen en organisatie
Raad van toezicht
Alg. bestuurder/ directeur
medewerkers coordinatie
office management
receptie
projecten/externe contacten en theaterprogrammering
programma muziek, theater
bedrijfsleiding muziek, theater
productie muziek, theater
verhuur en events
programmeur muziek, dance
avond coordinatie en financieel coordinatie
theatertechniek
verhuur
programmeur theater
coordinatie horeca en catering
beheer oefenruimtes
events en projecten
marketing muziek, theater
beheer
freelancers geluid/licht
pre productie/ sponsoring
administratie
schoonmaak
onderhoud
vri j wi l l i g e medewer k er s
17
Toelichting *1 Avond coördinator Betaalde medewerker. Geeft leiding aan de totale productie zowel theatertechniek, backstage management, horeca, security.
Financieel coördinator Is verantwoordelijk voor alle ‘geldstromen’, kassa systemen tijdens een productie. Is vaak vrijwillig medewerker. Werkt onder leiding van de Avond coördinator. Voor de nieuwe organisatie is de volgende personeelsformatie noodzakelijk: • D irectie: 38 uur • Officemanager: 36 uur • A dministratie/receptie: 56 uur • Medewerkerscoördinatie: 18 uur • Projecten, theater beleid en externe relaties medewerker: 20 uur • Programmamanager concerten, theater, dance 38 uur • Programmeur muziek: 20 uur • Programmeur theater: 12 uur • Pre-productie medewerker: 38 uur • Marketing/Programma promotiemedewerkers: 46 uur • Sales en sponsoracquisitie medewerker: flexibel • Bedrijfsleider: 38 uur • Coördinator horeca en catering 38 uur • Events en verhuurmedewerker: 38 uur • Medewerker facilitair/onderhoud: 38 uur • Medewerker onderhoud en schoonmaak: 24 uur • Medewerker schoonmaak: 46 uur • Productiecoördinator: 38 uur • Theatertechnicus: 92 uur • Beheerder oefenruimtes: 20 uur
Korte toelichting op de functies Directeur/bestuurder Eindverantwoordelijk voor de totale organisatie, personeelsbeleid, financieel beleid, programma beleid, horeca en beheer. Legt verantwoordelijkheid af aan Raad van Toezicht.
Programmamanager muziek, theater, dance Verantwoordelijk voor opstellen en uitvoeren van artistiek beleid, verantwoordelijk voor de uitvoering van het programma. Lid managementteam. Legt verantwoordelijkheid af aan de directeur Office manager Verantwoordelijk voor secretariaat, ticketverkoop, kantoor automatisering, receptie, personeelsadministratie freelancers en stagiaires en vrijwillig medewerkers. Legt verantwoordelijkheid af aan de directeur. Bedrijfsleider Verantwoordelijk voor de operationele organisatie tijdens openingstijden en de voorbereiding van producties. Tevens verantwoordelijk voor horeca en beheer. Lid managementteam. Legt verantwoordelijkheid af aan de directeur Medewerkers coördinator Verantwoordelijk voor acquisitie, begeleiding, in- en uitstroom van vrijwillig medewerkers, freelancers, stagiaires. Legt verantwoordelijkheid af aan de directeur. Projecten, externe contacten en theaterbeleid Opzetten en aansturen van projecten (niet zijnde regulier programma of verhuur&events), adviseur theaterbeleid. Legt verantwoordelijkheid af aan de directeur. Events en Verhuur Verantwoordelijk voor alle verhuuractiviteiten en events. Lid managementteam. Legt verantwoordelijkheid af aan de directeur.
18
Programmeur Verantwoordelijk voor het opstellen van programma, programma concepten en programmering. Legt verantwoordelijkheid af aan programmamanager. Marketing medewerker Verantwoordelijk voor de promotie van alle geprogrammeerde Vorstin activiteiten en algemene promotie. Legt verantwoordelijkheid af aan programmamanager.
Medewerker preproductie Verantwoordelijk voor de administratieve voorbereiding en afhandeling van alle programma activiteiten, programmeren van voorprogramma, huis dj’s ( in overleg met programmeur). Legt verantwoordelijkheid af aan de Programma manager. Medewerker Sales en Sponsoring Verantwoordelijk voor de sponsoracquisitie. Functie wordt (flexibel) gecombineerd met preproductie.
Coördinator horeca en catering Verantwoordelijk voor de inkoop en verkoop van horeca assortiment, de inkoop van catering, ziet toe op kwaliteitsnaleving, eindverantwoordelijk voor horeca keuken. Legt verantwoordelijkheid af aan bedrijfsleider. Hoofd productie Verantwoordelijk voor alle theatertechniek, inplannen technici en andere productionele voorbereiding, onderhoud theatertechniek, veiligheid en Arbo t.a.v. theatertechniek. Legt verantwoordelijkheid af aan de directeur.
Theatertechnicus Verantwoordelijk voor de uitvoering van theater technische werkzaamheden geluid, licht, video. Legt verantwoording af aan Hoofd Productie.
Beheerder oefenruimtes Verantwoordelijk voor de verhuur van de oefenruimtes. Legt verantwoordelijkheid af aan hoofd productie.
Facilitair medewerker/beheerder verantwoordelijk voor uitvoer beheer, uitvoeren onderhoud en schoonmaak van de totale accommodatie, ziet toe op energie gebruik, veiligheid (ARBO), open en sluiten, en klaar zetten van de ruimtes. Juist gebruik van installaties (alles uitgezonderd theatertechniek). Legt verantwoordelijkheid af aan de bedrijfsleider. Onderhoudsmedewerker Verantwoordelijk voor onderhoud van de accommodaties. Legt verantwoordelijkheid af aan de facilitair medewerker.
Schoonmaak medewerker Verantwoordelijk voor schoonmaak en melden van beschadiging en noodzakelijk herstel werkzaamheden. Legt verantwoordelijkheid af aan de facilitair medewerker. Administratie en receptie Verantwoordelijk voor administratieve verwerking en codering in Unit 4, aannemen telefoon, ticket verkoop, gasten ontvangen, leveranciers ontvangen, sleutels en porto’s uitlenen. Legt verantwoordelijkheid af aan de officemanager.
AC’er ( Volluit Avond coördinator) Geeft leiding op de werkvloer tijdens producties aan alle uitvoerende diensten: horeca, garderobe, kassa, theatertechniek, bsm, portiers. Draagt ook de eindverantwoordelijkheid over de productie. Hij/ zij kan ondersteund worden door een FC ‘er ( financieel coördinator) die verantwoordelijk is voor alle financiële handelingen.
19
INTERN OVERLEG EN COMMUNICATIE Raad van toezicht/algemeen bestuur: 1 x 6 weken Managementteam 2 wekelijks op dinsdagmiddag van 15.00 – 17.00 uur Agenda: algemeen beleid, programma beleid, personeelsbeleid, facilitair beleid, begroting en budget, strategische samenwerkingen. Voorzitter: directeur Deelnemers: Directie en MT. Het MT wordt gevormd door de hoofden van de afdelingen programma, bedrijfsleiding, events&verhuur en productie. Het MT wordt ondersteund door medewerkerscoördinatie, office manager en hoofd projecten, externe contacten en theaterbeleid.
Werkoverleg iedere woensdagochtend van 10.00 – 12.00. Agenda: evaluatie vorige producties, doornemen geplande producties, info per afdeling programma, promotie, verhuur en pre- productie en productie, programma ideeën voor bijzondere dagen Voorzitter programmamanager of directeur Deelnemers: office manager, bedrijfsleider, coördinator productie, coördinator verhuur, programmeurs, marketing medewerker, facilitair manager, hoofd productie, medewerker pre–productie,( alle andere personeelsleden op afroep)
Programmering 1 x per 3 maanden Agenda: nieuwe programma concepten, ideeën, terugkijken. Bedoelt om los van de waan van de dag te komen tot programma ideeën Deelnemers: afhankelijk van programma onderdeel Stagiaire overleg 1 x per maandag Agenda: bespreken van de collectieve taken, in- en uitstroom collega’s, werving, stagiaire beleid Aanwezig: alle stagiaires. Voorzitter wordt door overleg voor minimaal 3 maanden aangewezen. Medewerkersraad 1 x per maand Agenda wordt bepaald door bedrijfsleider en medewerkers coördinator. Aanwezig: Medewerkers Coördinator en bedrijfsleider en alle vrijwillig medewerkers. AC/FC ers overleg 1 x 2 maanden Deelnemers: bedrijfsleider, medewerkerscoördinator, horecacoördinator, en alle AC- en FC’ers
DJ overleg 1 x 2 maanden Deelnemers: programmeur en dj’s , vj’s
Productie overleg 1 x 2 maanden Deelnemers: hoofd productie, hoofd BSM, freelancers en alle medewerkers geluid, licht , video
20
FUNCTIEOMSCHRIJVING PERSONEEL DE VORSTIN De directeur/bestuurder is belast met de dagelijkse leiding. Funtieomschrijving: directeur/bestuurder De directeur bepaalt en formuleert het beleid en voert de algemene leiding van de organisatie en bepaald met name wat haar producten en markten. Plant, stuurt of coördineert de operationele activiteiten van het bedrijf. is belast met de dagelijkse leiding van de organisatie en handelt hierbij volgens de richtlijnen en beslissingen van de Raad van Toezicht.
Taken /verantwoordelijkheden • De directeur is verantwoording verschuldigd aan de RVT. De directeur draagt zorg voor de voorbereiding van het door de RVT vast te stellen beleid. • De directeur draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van het door het bestuur vastgestelde beleid. • De directeur bewaakt de begroting en ziet toe op een verantwoorde besteding van de middelen. • De directeur draagt zorg voor de verslaglegging en de verantwoording over het gevoerde beleid. • De directeur onderhoudt de externe contacten van de instelling, waar nodig en mogelijk neemt (een vertegenwoordiging van) de RVT deel aan overleg dat in dit kader gevoerd wordt. • De directeur draagt zorg voor een tijdige signalering naar de RVT van aangelegenheden, waarbij vertegenwoordiging van de instelling/stichting door het bestuur wenselijk of noodzakelijk is. • De directeur draagt zorg voor de invulling van het personeels- en organisatiebeleid binnen de door de RVT bestuur gestelde randvoorwaarden. • De directeur draagt zorg voor een adequate interne overlegstructuur en besluitvormingsprocedures. • De directeur voert het overleg met een vertegenwoordiging van medewerkers of personeelscommissie. • De directeur bevordert een positief arbeidsklimaat en treft alle maatregelen die hiervoor van belang zijn. • De directeur verzorgt de werving, selectie van alle medewerkers • De directeur draagt zorg voor de interne budgettering
Funtieomschrijving: office manager Is verantwoordelijk zijn voor de coördinatie van secretariële en ondersteunende werkzaamheden en de kantoororganisatie en ICT, leiding geven aan de medewerkers van secretariaat/administratie/receptie; voeren van het secretariaat van de directie en mogelijk mt-leden. Beheren van de kassa- en bankgelden. Beheren van agenda’s, maken van afspraken, versturen van uitnodigingen, bijhouden agenda’s, notuleren, organisatie vergaderingen, beheren centrale database en archief, inkopen kantoorartikelen. De office manager leg verantwoordelijkheid af aan de directeur. De office manager heeft de volgende taken/verantwoordelijkheden: • A ansturen van medewerkers, receptie, administratie, secretariaat, • Kwaliteitsbewaking publieksdiensten (receptie, telefoon) zoals klantvriendelijkheid, service, ontvangst. • Verantwoordelijk voor het juist administreren (financieel) in overleg en afstemming met de controller (Bilan) • Verantwoordelijk voor receptie, administratie (algemeen en financieel) • Verantwoordelijk voor kantoorinrichting en ICT • Verantwoordelijk voor correct gebruik PC’s en bestanden • Verantwoordelijk voor archief (print en digitaal) en databestanden • Verantwoordelijke voor secretariële administratie en post • Verantwoordelijk voor alle kasgelden en andere waardepapieren • Verantwoordelijk voor alle verzekeringen • Opstellen plan voor vervanging en onderhoud kantoormachines en dit uit laten voeren
Functieomschrijving: programma manager De programma manager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, uitvoeren en extern uitdragen van het inhoudelijk programmabeleid ( muziek, theater, dance), verzorgen en ontwikkelen van het marketing/promotiebeleid, verzorgen programmering van één of meer disciplines, direct leiding geven aan programmeurs, marketing medewerkers en preproductie.
21
Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de directie. De programma manager heeft de volgende taken/verantwoordelijkheden: • A ansturen programmeurs en marketing medewerkers, leiding geven aan de afdeling programma en marketing; • Opstellen programma en marketing beleid en budgetten; • Bewaken van beleid en budgetten voor programma en marketing; • (Laten) verzorgen van alle marketing activiteiten; • (Laten) programmeren van alle eigen programma activiteiten; • Het (laten) ontwikkelen van nieuwe programma activiteiten; • Toezien en indien noodzakelijk uitvoeren van de begeleiding van de stagiaires op de afdeling programma en marketing; • Incidenteel verzorgen avonddienst / aanwezig zijn bij programma-activiteiten ; • A anwezig zijn bij interne overlegsituaties zoals programma-overleg en teamoverleg; • De directie vervangen bij diens afwezigheid of op diens verzoek; • De programmamanager werkt onder leiding van de directeur en legt ook aan hem verantwoording af. • Zorgt ervoor op de hoogte te blijven van de meest actuele ontwikkelingen op het gebied van programma en marketing; • Zorgt ervoor op de hoogte te blijven van interne en externe publieksontwikkelingen Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving: programmeur De programmeur is medeverantwoordelijk voor het ontwikkelen, uitvoeren en extern uitdragen van het inhoudelijk programmabeleid (muziek, theater, dance), mede verzorgen en ontwikkelen van het programmabeleid, en verzorgen programmering van in één of meer disciplines. Hij/zij is mede verantwoordelijkheid realiseren van een breed scala aan programma-activiteiten in één of meerdere disciplines voor brede publieksgroepen in diverse product-markt combinaties, (bescheiden) leidinggevende taak hebben, verstrekken interne informatie voor pr en techniek. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de programma manager. Taken/verantwoordelijkheden: • Samenstellen samenhangend programmering die aansluit bij het programmabeleid • Contacten onderhouden met artiesten, agenten, boekingskantoren, financiers, distributeurs; en een relevant netwerk van artiesten/acts en hun management • Informeren van de afdeling marketing, productie en preproductie over programma producties • Relevant netwerk onderhouden met collega programmeurs (extern), pers/journalisten/media • Op de hoogte blijven van relevante ontwikkelingen in de diverse programma/podiumdisciplines • Opstellen en afrekenen van subsidie aanvragen (programma) • Begeleiden uitvoering producties • Begeleiden van stagiaires en medewerkers
Functieomschrijving: medewerker personeelszaken / medewerkerscoördinator Hij/zij is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van personeelsbeleid en vrijwilligersbeleid, werving en selectie vrijwilligers, coördineren personele inzet (werknemers en vrijwilligers) begeleiden stagiaires, vrijwilligers, opstellen roosters, leiden vergaderingen met vrijwilligers, deskundigheidsbevordering personeel. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de directie. Taken/ verantwoordelijkheden: • Opstellen vrijwillig medewerkersbeleid • Werving, selectie & training vrijwilligers, freelancers en stagiaires • Inroostering vrijwilligers, freelancers • Inroostering horecapersoneel in overleg met bedrijfsleider • Contacten onderhouden met opleidingen • Begeleiden van stagiaires • Controle urenlijsten • Contactpersonen voor uitzendburo’s/ payroll organisaties Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
22
Stafmedewerker externe contacten, projecten, externe contacten en theater beleid Werkt ondersteunend aan directie zoals coördineren en uitvoeren van bestuurstaken, verzorgen projectplanning, voorbereiden vergaderingen, notities opstellen, opstellen beleidsplannen en beleidsnotities op het gebied van theater, contactbeheer, uitwerking correspondentie met betrekking tot bijvoorbeeld projectsubsidies, verslagen aan subsidiënten, optimaliseren externe relaties. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de directie. Taken/verantwoordelijkheden: • In overleg met de directie het vertegenwoordigen van de organisaties in externe overleggen. • Het opstellen van theaterbeleidsvoorstellen. • Het onderhouden van contacten met relevante ‘project’ organisaties. • Het begeleiden van de overgang van TA medewerkers naar de fusieorganisatie. • De artistieke en theater inhoudelijke voorbereiding van de 2e accommodatie. • Contacten onderhouden met theaterpubliek o.a. door het begeleiden van voorstellingen (uitvoeren van productiecoördinatie tijdens de productie) Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving: marketing medewerker De programmamanager adviseren bij het opstellen van marketing- en/of publiciteitsplan, is verantwoordelijk voor het vervaardigen publiciteitsuitingen, redactionele werkzaamheden, contacten met media en publiek, onderhouden publiciteitsarchief en databestanden. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de programma manager. Taken/verantwoordelijkheden: • Uitvoeren van diverse promotionele activiteiten. • A ansturen van stagiaires, freelancers en vrijwillig medewerkers • Mede opstellen van marketing beleid en budget; • Mede bewaken van beleid en budget marketing; • Het mede bedenken van programma/marketing concepten • Uitvoeren van de begeleiding van de stagiaires op de afdeling programma; • Incidenteel verzorgen avonddienst / aanwezig zijn bij programma-activiteiten ; • A anwezig zijn bij interne overlegsituaties zoals programma-overleg en teamoverleg; • De marketing medewerk werkt onder leiding van de programmamanager en legt ook aan haar verantwoording af. • Zorgt ervoor op de hoogte te blijven van de meest actuele ontwikkelingen op het gebied van programma en marketing; • Zorgt ervoor op de hoogte te blijven van interne en externe publieksontwikkelingen. Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving: medewerker preproductie Onder verantwoordelijkheid van de programma manager/ directeur bijdragen leveren aan de uitvoering van producties, eventueel verzorgen van programmering van kleine delen van het aanbod, bijhouden jaarplanning, programma -administratie, contact met boekingskantoren, agenten en distributeurs, verstrekken interne informatie voor pr, catering en techniek, plannen backstage management. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de programma manager. Taken pakket o.a.: • Organiseren BSM, planning medewerkers BSM • A ctief informeren van AC’ers en BSM’ers • Programmeren van huis dj’s en informeren productie hierover • Controleren aanvangstijden, productieplanning • Office manager informeren over afwijkende betalingen • Controleren contractbescheiden van artiesten • Controleren aanwezigheid van riders, contracten, catering eisen, hotelvoorzieningen • Afspraken organiseren over parkeren, catering, gastenlijst, bsm, toezien op juiste planning in Purca • Controleren of afdelingen purka op tijd invullen, aanvangstijden, ticket/kassatijden Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
23
Functieomschrijving: bedrijfsleider De bedrijfsleider is verantwoordelijkheid voor de algehele gang van zaken op momenten dat het gebouw open is voor publiek. Draagt de verantwoordelijkheid voor een hoog serviceniveau van de publieksgerichte afdelingen, toezien op naleving Arbovoorschriften en andere wettelijke voorschriften, beheren avondkassa. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de directeur. Taken/verantwoordelijkheden: • Verantwoordelijk voor horeca, beheer en schoonmaak • Leiding geven aan alle horeca personeel • Leiding geven aan onderhoud/beheer en schoonmaak • Planning van horeca personeel • Inroosteren horeca personeel in overleg met medewerkers coördinator • Inkoop van horeca, onderhoud en schoonmaak • Voorraadbeheer horeca • Toezien op ARBO wetgeving • A anvragen van juiste vergunningen • Voorraadbeheer en doen van bestellingen • Toezien op inkoop verkoopverhouding horeca • D raaien van avondcoördinatiediensten • A ansturen van overige avondcoördinatoren • A ansturen van beveiligingspersoneel Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functiebeschrijving: assistent bedrijfsleider (Avond coördinator) Onder de bedrijfsleider mede verantwoordelijkheid dragen voor de algehele gang van zaken op momenten dat het gebouw open is voor publiek, het coördineren vrijwilligers, toezien op naleving ARBO-voorschriften, beheren avondkas, sleutelbeheer en assisteren bedrijfsleider op alle voorkomende onderdelen Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de bedrijfsleider. Taken/verantwoordelijkheden: • Toezien op juist verloop van activiteiten/producties • Toezien/aansturen vrijwillig medewerkers, stagiaires, freelancers etc. • Rapporteren via logboeken • Toezien op openen en sluiten • A anturen avondkassa-, garderobe- en horeca medewerkers, • A ansturen FCérs, BSM, productieleider en eventuele anderen die werkzaam zijn tijdens activiteiten • A anspreekpunt voor publiek en artiesten Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving: horeca medewerker Medeverantwoordelijk voor goed functioneren van de horeca-afdeling en/of de bar, zorgen voor optimale dienstverlening, uitvoeren diverse werkzaamheden (klaarzetten middelen, bestellingen, serveren, opruimen, schoonhouden bar, afwassen), afdragen geld, voorraadbeheer, assisteren bedrijfsleider. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de bedrijfsleider. Taken/verantwoordelijkheden: • Verzorgen van bardiensten • Coördineren van baractiviteiten • Instrueren van horeca medewerkers en vrijwillig medewerkers • Toezien op juist gebruik horeca middelen, meubilair en apparatuur • Inkoop / bijhouden van de horeca voorraad • Verantwoordelijk voor het juist verwerken van verkopen in de horeca kassa • Incidenteel openen en afsluiten van de accommodatie • Controleren van gebruik, schoonmaak van bars en horecakeuken • Inrichten gereedmaken van horeca ruimtes • Voorraadbeheer horeca Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
24
Functieomschrijving: medewerker verhuur en events Verzorgen van commerciële en culturele verhuur en organisatie van evenementen, onderhouden contacten huurders en gebruikers, opstellen offertes, voeren contractbesprekingen en opstellen contracten. Aansturen van alle bij de verhuur producties betrokken medewerkers. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de directeur. • Verhuur is het aanbieden van voorzieningen aan derden. • Events is niet alleen het aanbieden van voorzieningen, maar tevens het bieden van een meerwaarde ( horeca, marketing, acquisitie). • Projecten zijn activiteiten die voorvloeien uit een samenwerking, of activiteiten die gekoppeld zijn aan bijzonder gebeurtenissen. Taken/werkzaamheden: • A anspreekpunt voor (potentiële) huurders/gebruikers • Inplannen van alle verhuur activiteiten • Begeleiden van alle events en verhuur producties • Onderhouden van relaties met huurders • Het acquireren van events • Het onderhouden van een adequaat netwerk • Het begeleiden van eventuele stagiaires • Toezicht houden op juist gebruik ruimten en apparatuur • Het inplannen van medewerkers in overleg met de bedrijfsleider • Het onderhouden van de verhuringen/ reserveringen in Purka • Verantwoordelijk voor offertes en financiële afwikkeling van verhuur activiteiten • Coördinatie van de afdeling verhuur en productie • A ansturen medewerker pre-productie Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving: facilitair medewerker De facilitair medewerker is verantwoordelijk voor en voert taken uit op het gebied van beheer, onderhoud en schoonmaak van de accommodatie en de daarin aanwezige installaties. De facilitair medewerker legt verantwoordelijkheid af aan de bedrijfsleider/ directeur Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de bedrijfsleider. Taken/verantwoordelijkheden: • Beheer en juist open en sluiten van de accommodatie(s) • Beheer, onderhoud en schoonmaak van meubilair, middelen en materialen • Opstellen schoonmaakroosters en uitvoering van de schoonmaak werkzaamheden • Onderhoudsrooster en uitvoering van het onderhoud • Juist beheer en functioneren van luchtbehandeling, verlichting en andere elektrische en elektronische installaties (behalve theatertechniek), de vorstin auto(‘s) • Het productie klaar maken van ruimtes waaronder de inschuifbare tribune en de verplaatsbare stoelen in de zaal • De inkoop van onderhoud en schoonmaak middelen • Afvoer van huisvuil • Ontvangst en controle van afgifte goederen ( behalve productietechniek) • Ondersteuning bij producties geeft leiding aan assistent beheerders, facilitair medewerkers, onderhouds-personeel, schoonmakers en eventuele stagiaires en vrijwillig medewerkers. Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving: medewerker technisch onderhoud Verantwoordelijk voor het verzorgen van het onderhoud en herstel van het gebouw, inventaris, apparatuur, gereedschappen, onderhouden van het buitenterrein, beheer materialen en voorraden. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de facilitair medewerker. Taken/verantwoordelijkheden: • A lle voorkomende onderhoud- schoonmaak- en beheerwerkzaamheden • A ssisteren bij producties • Klaarzetten/inrichten van ruimtes
25
• A ssisteren bij beheer gebouw/oefenruimtes Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving: schoonmaak medewerker Het opruimen, schoonmaken en inrichten van de ruimtes in het gebouw volgens richtlijnen en instructies van de leidinggevende. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de facilitair medewerker. Taken/werkzaamheden: • Schoonmaken van ruimtes , middelen en machines • Openen en sluiten van de accommodatie • A ssisteren bij producties • Klaarmaken van ruimtes Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving productiecoördinator (pc) concerten, theater, dance Verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van de podiumtechnische werkzaamheden rondom concerten, activiteiten en projecten, verzamelen van de technische informatie rond producties, leiding geven aan de technische medewerkers (geluid, licht, AV, theatertechniek), verzorgen van roosters en toepassing ARBO regels, onderhouden en beheren van podium technische installaties, adviseren van directie over ontwikkelingen op gebied van podiumtechniek. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan directie. Taken werkzaamheden: • Het ontwerpen van lichtplannen en incidenteel decors • Het technisch voorbereiden van producties ( pre productie) • Het opstellen van theater technische installaties • Het toezien op juist gebruik van de theater technische installaties door derden, freelancers, (vrijwillig ) medewerkers en anderen • Indien gevraagd verslaglegging van producties en gebruikte installaties • Het technisch begeleiden van producties • Het beheren, onderhouden en schoonmaken van technische installaties • Toezien op gebruik van theater technische installaties volgens ARBO normen • Het begeleiden van stagiaires en vrijwillig medewerkers Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving: geluidstechnicus, lichttechnicus, av-technicus, theatertechnicus Uitvoeren van alle voorkomende technische werkzaamheden op één specifiek vakgebied (geluid, licht, AV of theatertechniek) maar ook basiskennis van minimaal een andere discipline, rondom producties en projecten, onderhouden van technische materialen. Hij/zij legt verantwoording af aan het hoofd productie. Taken/verantwoordelijkheden: • Uitvoeren van door artiesten aangegeven theater technische plannen • Opstellen van theater technische plannen voor muziek, theater, dance, verhuur • Begeleiden van technisch personeel van acts en gezelschappen • Onderhouden van theater technische installaties • Begeleiden van theater technische stagiaires en vrijwillig medewerkers • Productie ondersteuning zoals het gereedmaken van zaal/podium, controle op kleedkamer gebruik. • Toezien op handhaven kwaliteit van licht, geluid en video Avond/weekendwerkzaamheden zijn onderdeel van de functie.
Functieomschrijving: coördinator beheer oefenruimtes (CBO) Gastheer zijn voor repeterende bands, informatie verstrekken aan muzikanten over het gebruik van oefenruimtes en toezicht houden op de uitvoering van de richtlijnen voor het gebruik, verrichten van kleine reparaties, inroosteren van beheerders oefenruimtes en hen voorzien van informatie en instructies, voorraadbeheer. Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan hoofd productie. Taken/werkzaamheden: • A anspreekpunt voor repeterende bands en anderen.
26
• Inplannen van repeterende bands • Onderhouden en repareren van apparatuur behorende bij de oefenruimtes • Het uitvoeren van kleine herstelwerkzaamheden in de oefenruimtes • Toezicht houden op juist gebruik ruimten en apparatuur in de oefenruimtes en opslagboxen • Het inplannen van andere beheerders • Het onderhouden van de verhuringen reserveringen in Purca • Verantwoordelijk voor het afsluiten van de individuele oefenruimtes en het oefenruimte gedeelte • Het verzorgen van geluidstechniek en alle daarbij horende werkzaamheden bij producties • Het innen van huurpenningen • Het begeleiden van eventuele stagiaires
Functieomschrijving: administratief medewerkers/medewerker receptie Uitvoeren van alle voorkomende administratieve werkzaamheden zowel financieel als algemeen Hij/zij legt verantwoordelijkheid af aan de office manager. Taken/werkzaamheden: • Uitvoeren secretariële en ondersteunende werkzaamheden • A annemen en doorverbinden telefoongesprekken • Maken van afspraken, versturen van uitnodigingen, bijhouden agenda’s • Ontvangen gasten • Verzorgen administratie • A rchief en post • Notuleren • Organiseren vergaderingen • Registreren bezoekersaantallen, • Verwerking van financiële informatie • Uitvoeren boekhoudkundige werkzaamheden (bank-, debiteuren- en crediteurenadministratie en facturering)
Functieomschrijving: vrijwillige medewerkers Vrijwillige medewerkers zijn verantwoordelijk voor de operationele taken op het gebeid van kassa, garderobe, decor, horeca, ticket controle, artiesten begeleiding, promotie, theatertechniek en productie. Per functie is er een functieprofiel.
27
Bijlage 2. Financieel
Begroting 2014 op jaarbasis per entiteit en geconsolideerd De Nieuwe Vorstin Opbrengsten
Programma Entree-opbrengsten/ Programmasubsidies/sponsoring
JAARREKENING 2013 272.369
JAARBEGROTING 2014 DE VORSTIN BASISPROGRAMMA
JAARBEGROTING 2014 THEATER ACHTEROM
GECONSOLIDEERDE JAARBEGROTING DE NIEUWE VORSTIN
267.330
113.000
380.330
22.220
25.000
20.000
45.000
-370.276
-340.891
-193.400
-534.291
Horeca-omzet activiteiten
308428
335.250
34.500
369.750
Inkoop horeca
-75.595
-67.223
-10.005
-77.228
Oproepkrachten horeca
-10.191
-29.000
-3.200
-32.200
24.197
25.496
0
25.496
-13.455
-16.000
0
-16.000
Programma en produktiekosten Horeca
Verhuringen Verhuring oefenruimtes Kosten oefenruimtes Verhuring zalen en apparatuur
91.539
71.660
0
71.660
111.273
81.495
0
81.495
62.643
75.000
0
75.000
Horeca verhuur inkoop
-29.537
-28.523
0
-28.523
Kosten personeel/overig
-77.417
-76.352
0
-76.352
Personeelskosten
-525.243
-532.129
-152.059
-684.187
Huur gemeente incl. Inventaris
-992.400
-1.002.709
0
-1.002.709
Overige huisvestingskosten
-115.705
-131.000
-2.000
-133.000
-19.075
-23.000
-5.000
-33.000
0
-10.000
-2.000
-7.000
-32.705
-35.000
-10.000
-45.000
-123.669
-104.000
-6.500
-110.500
Afschrijving investeringen fusie
-11.265
Subsidies en overige inkomsten
Subsidie basisprogramma
538.000
545.000
231.000
776.000
Huursubsidie
942.000
942.000
0
942.000
20.033
2.700
0
2.700
3.000
25.000
0
25.000
30.000
30.000
3.546
105
43.072
43.176
-63.200
- 63.200
2.200
105
-20.128
-20.024
Horeca omzet verhuur Doorber. Personeel verhuur
Overhead
Afschrijvingen Kosten produktietechniek Publiciteitskosten Bedrijfsvoering
Overige inkomsten Sponsoring algemeen Extra subsidie Totaal Eenmalige frictie en fusiekosten Saldo
Toelichting begroting 2014 De begroting 2014 is gebaseerd op de gerealiseerde resultaten van voorgaande jaren vanuit de exploitatie van Theater Achterom en Podium de Vorstin. In de omzet- en kostenprognose is uit gegaan van een stabiel bezoekersaantal, ingrepen in de organisatie en beheerste kostenontwikkeling in de bedrijfskosten en de programma’s. Een begroting wijkt per definitie af van de werkelijke uitkomsten. Tevens zullen veronderstelde ontwikkelingen en gebeurtenissen zich veelal niet op gelijke wijze voordoen als vooraf is aangenomen. De hieruit voortvloeiende afwijkingen kunnen van materieel belang zijn, aangezien de fusie een impact kan hebben op de bezoekersaantallen van de fusie organisatie. Daarnaast kan de fusie invloed hebben op het programma . De begroting is gebaseerd op going concern uitgangspunten qua exploitatie voor zowel de Vorstin als voor theater Achterom. Wellicht ten overvloede, in de begroting is geen rekening gehouden met de frictiekosten, welke onlosmakelijk verbonden zijn aan het ontwikkelen van een platform voor de Verenigde Podiumkunsten van Hilversum.
29
KOSTEN FUSIE
INVESTERINGEN VORSTIN
kosten per jaar
achterdoek
480
5
96
rails voor afschermen tribune
492
10
49
aanpassen achterdoek
170
10
17
1.548
10
155
rails voordoek
990
10
99
doeken balkon
453
5
91
doeken balkon
432
5
86
12.101
10
1.210
uitbreiding (front)licht
5.000
5
1.000
uitbreiding grid
2.500
10
250
installatie gordijnen
1.725
5
345
ICT
5.000
3
1.667
30.000
5
6.000
1.000
5
200
61.891
5
voordoek
rails
website kantoor meubilair TOTALE INVESTERINGSKOSTEN
30
afschrijving
11.265
Toelichting noodzakelijke investeringen 2014 Om het platform voor de Verenigde Podiumkunsten van Hilversum middels de fusie tussen Podium de Vorstin en Theater Achterom te kunnen realiseren, zullen investeringen moeten worden gedaan om de locaties geschikt te maken voor de gecombineerde activiteiten. Deze investeringen zijn nader geanalyseerd en doorgesproken. De investering wordt begroot op € 62.000, waarbij het zwaartepunt ligt bij het digitale processing op het gebied van een gecombineerde website en versterking van het ICT platform, naast reguliere aanpassingen op theatermaterieel.
Gevolgen fusiekosten voor de liquiditeitspositie De frictiekosten en geprognosticeerde noodzakelijke fusie investeringen brengt een liquiditeit uitstroom met zich mee waarover met de gemeente goede afspraken gemaakt moeten worden.
RAMING FRICTIEKOSTEN
afkoop personeel
12.000
advieskosten fusie traject
25.000
marketing – introductiecampagne*1
15.000
afwikkeling Stichting Achterom
2.500
notaris kosten, verhuiskosten en accountant
3.700
accountant
1.200
juridisch advies en begeleiding
5.000
TOTAAL FRICTIEKOSTEN
63.200
Toelichting frictiekosten 2014 De frictiekosten van de fusie zijn becijferd op € 63.000. De hoogte van de frictiekosten hangt van meerdere interne en externe factoren af, die afhankelijk zijn op de voortgang en acceptatie van het fusie proces. In deze bijlage is een inschatting gemaakt van deze eenmalige frictiekosten. Wij wijzen u erop dat de daadwerkelijke omvang van de frictiekosten kan afwijken.
*1 Bij de diverse fondsen zal een aanvraag voor aanvullend budget worden ingediend.
31
32
€ 15.975 € 105.417
€ 12.000
€ 168.274
Clubcircuit acts cafe
€ 1.420 € 4.260 € 2.556
€ 5.660
€ 11.321
€ 12.000
€ 157.855
Jeugdtheater
Lokaal amateur
Schoolvoorstellingen
Totaal
€ 31.950
€-
€ 77.000
€ 15.000
€ 10.000
Verhuur zaal met diensten
Verhuur Vioolkist
Verhuur Vioolkist cultureel
€ 411.742
€ 614.353
Totaal activiteiten excl verhuur
Totaal activiteiten incl verhuur
€ 202.611
€ 12.500
Verhuur zaal kaal
Totaal
€ 3.000
€ 54.850
Verhuur café plus Tros
€ 30.261
Oefenruimtes
Culturele verhuur zaal Vorstin
Verhuur
VERHUUR BASISPROGRAMMA
€€-
€ 1.775 € 3.413
€ 448.000 € 448.000
€ 257.712 € 320.191
€ 62.479
€-
€-
€ 26.276
€ 60.450
€ 35.050
€ 25.400
€ 1.000
€ 5.500
€-
€-
€ 86.710
€ 61.130
€ 25.580
€ 4.000
€ 2.500
€ 8.800
€ 1.000
€ 83.896
€ 32.280
€ 51.616
€ 2.000
€ 8.800
€ 11.616
€ 4.400
€ 24.000
€ 800
€ 1.280
€ 400
€ 888
€ 28.763
€ 8.000
Horecapers.
€ 9.640
€ 2.400
€ 3.200
€ 3.840
€ 200
Horecapers.
€ 11.400
€ 2.400
€ 800
€ 800
€ 400
€ 2.000
€ 800
€ 1.000
€ 3.200
Horecapers.
€ 11.240
€ 2.400
€ 4.800
€ 320
€ 1.920
€ 1.800
Horeca/AC
€ 16.000
Productiekosten
Geluid/licht mw
€ 6.400
€ 8.500
€ -
€ 2.400
€ 3.600
€ 400
Geluid/licht mw
€ 33.050
€ 3.000
€ 3.200
€ 2.400
€ 1.200
€ 7.500
€ 2.400
€ 3.750
€ 9.600
Geluid/licht mw
€ 21.680
€ 4.000
€ 6.400
€ 480
€ 4.800
€ 6.000
Geluid/licht mw
€ 4.000
€ 500
€ 3.000
€ 1.000
Productiekosten
€ 16.300
€ 1.800
€ 2.000
€ 1.200
€ 600
€ 3.000
€ 2.500
Activiteiten
€ 54.000
€ 5.000
€ 30.000
€ 18.000
€ 1.000
Activiteiten
€ 225.000
€ 12.000
€ 8.000
€ 16.000
€ 8.000
€ 50.000
€ 1.200
€ 2.500
€ 4.000
Productiekosten
€ 10.250
€ 2.000
€ -
€ 2.000
€ 4.000
€ 2.250
Productiekosten
€-
€ 1.365
Horeca
€ 116.369
€ 46.328
€ 50.943
Dance ingekochte productie
Dance cafe eigen productie
€ 85.613
€ 29.288
€ 23.349
Dance eigen productie
Totaal
€ 8.804
€ 11.321
Horeca
Oud en nieuw
Dance
Entree
€ 1.420
€ 3.774
€ 35.926
€ 8.875
€ 35.377
Dans
Muziektheater
€ 14.000
€ 25.000
€ 1.704
€ 6.792
Kindervoorstelling
€ 4.615
€ 15.330
Toneel
Activiteiten € 92.000
Horeca
Cabaret
€ 169.000
€ 16.000
€ 20.000
€-
€ 88.000
€ 45.000
Progr.kstn
€ 11.076
Entree
€ 67.600
THEATER
Totaal
€ 10.295 € 24.140
€-
€ 13.208
Co-producties
Lokale en regionale acts cafe
€ 22.631 € 32.376
€ 38.915
€ 104.151
Horeca
Topacts
Entree
Clubacts
Concerten
€ 39.288
€ 28.200
€ 11.088
€ 1.980
€ 3.300
€ 2.178
€ 1.650
€ 1.980
€ -
Beveiliging
€ 20.196
€ 3.960
€ 6.930
€ 8.316
€ 990
Beveiliging
€ 216.200
€ 64.794
€ 151.406
€ 4.433
€ 2.175
€ 75.182
€ 6.338
€ 47.133
€ 1.885
€ 14.261
Resultaat
€ 103.246
€ 16.590
€ 54.241
€ 15.881
€ 16.535
Resultaat
€ 91.969-
€-
€ 4.644-
€ 1.581
€ 13.320-
€ 5.006-
€-
€-
€-
€-
€ 18.248-
€ 9.904-
€-
€ 12.305-
€-
€ 30.124-
Resultaat
€ 53.517
€ 1.775
€ 6.148
€ 6.439
€ 34.639
€ 4.516
Resultaat
€ -
€-
Beveiliging
€ 8.004
€ 1.800
€-
€ 1.056
€ 3.168
€ 1.980
Beveiliging
52.938
43.750
9.188
1.000
500
3.850
125
3.313
400
BEZOEK
12.200
3.600
4.500
3.300
800
BEZOEK
15.000
2.400
1.200
800
400
2.500
1.200
1.300
5.200
BEZOEK
16.550
3.000
4.000
1.000
4.800
3.750
BEZOEK
254
168
86
22
5
55
4
AANTAL
43
20
10
12
1
AANTAL
40
4
6
30
AANTAL
85
20
40
2
8
15
AANTAL
90
70
20
10
10
2E LOCATIE
2E LOCATIE
70
8
8
8
4
14
8
10
10
2E LOCATIE
2E LOCATIE
OVERZICHT ACTIVITEITEN
Toelichting meerjarenbegroting 2015-2018 Algemeen Het uitgangspunt voor deze meerjaren begroting is het voortzetten van het basisprogramma zoals dit geformuleerd is in de begroting 2013-2016, uitgebreid met de theater functie . De voorgenomen fusie met Theater Achterom is in de begroting verwerkt, alsmede de exploitatie van ‘de Vioolkist’ als vlakke vloer theater. We willen dit pand niet verbouwen, maar het direct gaan gebruiken en dan langzaam ingroeien, we gebruiken de techniek van Achterom met enige uitbreiding.
Programma Op basis van de ervaringsgegevens van 2013 en 2014 is het basisprogramma bijgesteld. Het aantal eigen dance producties is afgelopen jaren niet haalbaar gebleken, die is teruggebracht van 16 naar 12. De dance in het café is van 30 naar 20 activiteiten gegaan, maar wel met een stijging van de bezoekers naar 180. De bezoekersaantallen van de ingekochte dance producties zijn omlaag gebracht van 500 naar 450 met het oog op de neergaande trend begin 2014. Verder zijn nog kleine aanpassingen doorgevoerd mbt de inzet van uren. De overige gegevens zijn blijven staan. De gegevens voor de theateractiviteiten zijn mede gebaseerd op het publieksonderzoek. De cabaretgegevens voor de geplande activiteiten in de Vorstin zijn op basis van ervaringscijfers. In de begroting is rekening gehouden met € 20.000 extra subsidie ten behoeve van de theaterprogrammering. De samenloop van twee zalen kan bij Fonds voor Podiumkunsten tot problemen leiden, aangezien maar één zaal per organisatie subsidie kan ontvangen. Hierover gaan we in gesprek. Het programmaresultaat voor de theateractiviteiten bedraagt na aftrek van deze subsidie € 107.892. Plus een ontwikkelbudget van € 5.000. De entreeopbrengsten zijn komende jaren met 2% verhoogd. De programma en productiekosten moeten gelijk blijven, door scherper onderhandelen.
Horeca De omzet gegevens zijn gelijk gehouden aan 2014. De omzetopbrengsten zijn komende jaren met 2% verhoogd, met name in het theatersegment moet deze verhoging bereikt worden. De inkoop stijgt conform. Dor het hogere aantal activiteiten stijgt de totale omzet en kosten.
Verhuring/doorberekeningen De verhuring van oefenruimtes zijn van een bezettingsgraad van 25% naar 30% gezet. De verhuringen lopen langzaam maar zeker steeds beter. Het contract met Tros loopt af na mei 2015. Er is geen zekerheid dat hier een andere structurele verhuring voor in de plaats komt, dus in de begroting is er van uitgegaan dat deze inkomsten wegvallen. De overige verhuringen voor de kleine zaal/cafe zijn verhoogd van 25 naar 35, dat moet gezien de ervaringscijfers haalbaar zijn. De plus in de begroting die moest ontstaan ten behoeve voor de opbouw van het eigen vermogen is hiermee vervallen. Indien de wekelijkse verhuur aan Tros toch doorgang vindt, kan er wel weer toegevoegd worden aan de algemene reserve. Hierover is echter nog geen duidelijkheid. De kosten voor de glasvezel zijn vanaf half mei weer bij de telefoonkosten opgenomen, (werden eerder bij kosten verhuur Tros opgenomen. Wellicht komt er door een andere invulling van de studio (tot mei 2015 gebruik door Dutch View ivm uitzendingen Tros), de mogelijkheid om kosten te blijven doorrekenen aan derden.
33
De totale verhuringen van de grote zaal staan op 31 totaal. Dit is op basis van de gegevens van 2014 een haalbare doelstelling. Voor verhuur van de nieuwe locatie zijn 20 verhuringen opgenomen die gezamenlijk een resultaat van € 6.608 moeten opleveren
Personeel In de personeelsformatie zijn de personeelskosten van Theater Achterom opgenomen (2.96 fte €123.000). Tevens is voorzien in een medewerkercoördinator, een medewerker secretariaat en uitbreiding van beheer en schoonmaak. De functie hoofd facilitair vervalt. Van het overheadpersoneel wordt een deel ingezet voor de activiteiten. Deze kosten worden gecorrigeerd op de overheadkosten om te voorkomen dat deze dubbel worden meegenomen. Het betreft de volgende kosten: * uren beheer oefenruimte * uren techniek * uren AC (incl verhuringen) * uren horeca medewerker totaal doorberekend
€ 12.000 € 35.500 € 10.000 € 28.000 € 85.500
naarmate er meer overheaduren ingezet kunnen worden, waardoor er minder externe inhuur plaats hoeft te vinden kunnen kosten verder gedrukt worden. Andersom geldt dit natuurlijk ook. In de begroting is rekening gehouden met een flinke stijging van de ziekteverzuimverzekering in verband met het hoge ziekteverzuim in 2013 en 2014 en de stijging van de loonsom. Voor vrijwilligersvergoedingen is een budget van € 10.000 opgenomen. De € 10.000 doorberekening derden heeft betrekking op uren die doorberekend worden aan gemeente Hilversum ten behoeve van onderhoudswerkzaamheden.
Huisvestingskosten Bij het begrote bedrag van de huurkosten is er van uitgegaan dat de vervangingsinvesteringen van de inventaris voor rekening van de gemeente komen.. Het huurniveau van 2014 is aangehouden. Naast de huur van het pand van Vorstin is rekening gehouden huur van extra opslagruimte van € 11.000 per jaar. Deze ruimte wordt ook gehuurd met het oog op extra opslagruimte voor amateurverenigingen die zich verbinden aan het theater De opslagruimte aan de Noorderweg wordt opgezegd. De kosten voor huur en beheer van ‘de Vioolkist’ zijn geschat op € 230.000. Dit is inclusief energie schoonmaak etc.
Afschrijvingen Bij de afschrijvingen zijn de afschrijvingskosten voor de eigen investeringen van Vorstin opgenomen. Er is tevens rekening gehouden met € 10.000 afschrijvingskosten voor (nieuwe) apparatuur tbv ‘de Vioolkist’ en overgenomen apparatuur van Theater Achterom.
Kosten productietechniek De afspraken hierover zijn nog niet duidelijk. In de begroting is een klein bedrag van € 7.000 opgenomen. Hierbij wordt er van uitgegaan dat de gemeente het onderhoud en de vervanging van de techniek van Vorstin voor haar rekening neemt.
34
Publiciteitskosten Er is een extra budget van € 10.000 opgenomen tbv publiciteitskosten voor de theateractiviteiten.
Bedrijfsvoering Daar waar nodig zijn de kosten omhoog bijgesteld.
Subsidies De subsidie van Theater Achterom van € 231.000 is opgenomen onder subsidies. Samen met de subsidie van Vorstin van 2014 van € 1.487.000. Voor de exploitatie van ‘de Vioolkist’ wordt € 300.000 aangevraagd, waarvan het grootste deel voor de huur/beheer.
Sponsoring Voor sponsorinkomsten is € 20.000 opgenomen. Deze post bestaat voor de helft uit sponsoring van Inbev De andere helft moet nog worden ingevuld. Momenteel wordt er een begin gemaakt met het structureel verbinden van bedrijven aan het programna van Vorstin.
Opstartkosten ‘de Vioolkist’ In het budget is € 10.000 opgenomen voor opstartkosten voor de ingebruikname van ‘de Vioolkist’.
35
MEERJARENBEGROTING BASISPROGRAMMA VORSTIN INCLUSIEF THEATERFUNCTIE 2015-2018
OPBRENGSTEN
RESULTAAT
VORSTIN BASIS BEGROTING
VORSTIN ACHTEROM BEGROTING
VORSTIN ACHTEROM BEGROTING
VORSTIN ACHTEROM BEGROTING
VORSTIN ACHTEROM BEGROTING
2013
2014
2015
2016
2017
2018
272
267
412
420
428
437
22
25
45
45
45
45
308
335
363
370
378
385
Programma Entree-opbrengsten/ Programmasubsidies/sponsoring Horeca Horeca-omzet activiteiten
Verhuringen
Verhuring oefenruimtes
24
25
30
30
35
35
Verhuring zalen en apparatuur
92
72
97
69
69
69
111
81
96
78
78
78
63
75
75
75
75
75
Subsidie basisprogramma
538
545
776
776
776
776
Huursubsidie
942
942
1.242
1.242
1.242
1.242
20
12
3
3
3
3
3
25
20
25
25
25
2.396
2.405
3.159
3.134
3.154
3.171
2
0
3
1
10
15
Horeca omzet verhuur Doorberekening personeel verhuur Overhead
SUBSIDIES en overige inkomsten
Overige inkomsten Sponsoring algemeen
Totaal saldo
36
RESULTAAT
VORSTIN BASIS BEGROTING
VORSTIN ACHTEROM BEGROTING
VORSTIN ACHTEROM BEGROTING
VORSTIN ACHTEROM BEGROTING
VORSTIN ACHTEROM BEGROTING
2013
2014
2015
2016
2017
2018
370
341
602
597
597
597
Inkoop horeca
76
67
77
79
80
82
Oproepkrachten horeca
10
29
32
32
32
32
KOSTEN
Programma en produktiekosten
Kosten oefenruimtes
13
16
16
16
16
16
Horeca verhuur inkoop
48
29
34
28
28
28
Kosten personeel/overig
66
76
98
84
84
84
Personeelskosten
525
541
728
738
748
758
Huur incl inventaris
992
1.003
1.231
1.231
1.231
1.231
Overige huisvestingskosten
116
131
126
126
126
126
19
23
33
33
33
33
0
10
7
7
7
7
33
35
45
45
45
45
115
104
117
117
117
117
10
0
10
0
0
0
2.394
2.405
3.156
3.133
3.144
3.156
Afschrijvingen Kosten produktietechniek Publiciteitskosten Bedrijfsvoering Onvoorzien/nakomend
37
BEGROTING PODIUM DE VORSTIN 2015 INCLUSIEF THEATERFUNCTIE
RESULTAAT BEGROTING BEGROTING 2013 2014 2015
Brutomarge programma Entree-opbrengsten 272.369 267.330 411.742 Programmasubsidies/sponsoring 22.220 25.000 45.000 Gages artiesten/dj’s -253.284 -231.500 -448.000 Buma -13.283 -15.000 -15.000 Overige programmakosten -20.649 -15.000 -15.000 Security -30.318 -30.441 -28.200 Inhuur technici -26.620 -27.200 -61.130 Overige produktiekosten -26.122 -21.750 -35.050 Ontwikkelbudget -5.000 Programmaresultaat
-75.687 -48.561 -145.638
Brutomarge horeca Horeca-omzet activiteiten Inkoop horeca Oproepkrachten horeca (café) Oproep avoncoordinatoren Bonus( kwantumkorting brouwerij) Kasverschillen Barbenodigdheden
308.428 335.250 362.975 -94.512 -97.223 -105.263 -3.608 -14.820 -9.600 -6.583 -14.180 -22.680 30.265 40.000 40.000 0 -2.000 -2.000 -11.351 -8.000 -10.000
Horeca resultaat
222.639
239.027
253.432
Verhuring oefenruimtes Kosten oefenruimtes Verhuring zalen en apparatuur Horeca omzet verhuur Horeca verhuur inkoop Doorberekening personeel verhuur Kosten personeel verhuur Kosten overigen verhuur
24.197 -13.455 91.539 111.273 -48.223 62.643 -54.865 -10.714
25.496 -16.000 71.660 81.495 -28.523 75.000 -68.852 -7.500
30.261 -16.000 97.350 96.121 -33.642 75.000 -88.284 -9.400
Verhuur resultaat
162.395
132.776
151.406
Verhuringen/doorberekeningen
38
RESULTAAT BEGROTING BEGROTING 2013 2014 2015
Personeelskosten Salariskosten vast Ziektewetverzekering Uitkering ziekteverzuimverzekering Reis- en verblijfkosten Deskundigheidsbevordering Vrijwilligersvergoedingen Overige medewerkerskn Doorberekening derden Kosten/consumpties medewerkers
-515.028 -474.929 -645.539 -7.229 -5.000 -15.000 28.650 -11.290 -8.500 -10.000 -7.099 -9.000 -10.000 -7.366 -4.000 -10.000 -10.446 -10.000 -12.500 31.197 10.000 -26.632 -30.000 -35.000
Totaal personeelskosten
-525.243
-541.429
-728.039
Huisvestingskosten Huur incl gebruik inventaris -992.400 -1.002.709 -1.001.000 Huur/beheer 2e locatie all in) -230.000 Energie -62.477 -67.000 -65.000 Onderhoud gebouw -8.068 -25.000 -20.000 Schoonmaakkosten -18.354 -18.000 -20.000 Zakelijke lasten -9.913 -9.000 -9.000 Beveiliging -1.981 -2.000 -2.000 Containerhuur -4.902 -4.000 -4.000 Kleine aanschaf inventaris -10.093 -6.000 -6.000 Totaal kosten gebouw
-1.108.188
-1.133.709
-1.357.000
39
RESULTAAT BEGROTING BEGROTING 2013 2014 2015
Afschrijvingen Afschrijving inventaris/auto Opbouw reserve vervangingsinvest gemeente
-19.029
-8.000
-33.000
0
-15.000
0
Onderhoud geluid/licht/podium Kleine aanschaf techniek/podium
0 0
-2.500 -7.500
-3.500 -3.500
Totaal kosten techniek/podium
0
-10.000
-7.000
Drukwerk activiteiten Kosten website Kosten maandfolder/maandposter Promotie algemeen
-13.578 -4.235 -9.500 -5.392
-15.000 -5.000 -10.000 -5.000
-25.000 -5.000 -10.000 -5.000
Totaal publiciteitskosten
-32.705
-35.000
-45.000
Kosten produktietechniek
Publiciteitskosten
Bedrijfsvoering Kantoorkosten Drukwerk/kopien Telefoonkosten/internet Portokosten Automatisering Administratiekosten Advieskosten Verzekeringen Accountantskosten Abonnementen Representatiekosten Bankkosten Autokosten Overige algemene kn. Totaal organisatiekosten
40
-3.088 -3.000 -3.000 -8.277 -9.000 -9.000 -3.602 -3.500 -7.000 -397 -500 -500 -32.855 -30.000 -35.000 -18.606 -17.000 -19.000 -2.900 -2.000 -2.000 -10.409 -8.500 -10.000 -8.000 -8.000 -9.000 -7.243 -7.000 -7.000 -710 -1.000 -1.000 -11.322 -12.000 -12.000 -2.390 -500 -500 -5.177 -2.000 -2.000 -114.976
-104.000
-117.000
RESULTAAT BEGROTING BEGROTING 2013 2014 2015
Opbrengsten Subsidies Huisvestingssubsidie Subsidie aanloopverliezen Overige inkomsten Sponsoring algemeen
538.000 545.000 776.000 942.000 942.000 1.242.000 20.033 3.000
12.000 25.000
2.700 20.000
1.503.033 1.524.000 2.040.700 Onvoorzien/nakomend -8.693 Incidentele lasten -1.500 Incidentele baten Opstartkosten vioolkist -10.000 Vrijval bestemmingsfonds Resultaat
2.046 105 2.861
41
