De zakelijke archieven van de podiumkunsten

De zakelijke archieven van de podiumkunsten Verslag van de Rondetafel over het gebruik van zakelijke archieven in beleidsgericht onderzoek en over functioneel archiefbeheer op vrijdag 26 november 2004.

Inleiding Professionele podiumorganisaties zijn verplicht om een zakelijk archief bij te houden; zakelijke documenten zijn nodig bij controles. De nieuwe vzw-wet heeft die verplichtingen aangescherpt, en het nieuwe Kunstendecreet maakt van de zorg voor archieven een voorwaarde voor subsidie. Het archief is niet alleen een rijke bron van informatie over de eigen organisatie. Ook op sectorniveau kunnen analyses gemaakt worden die steunen op gegevens uit zakelijke archieven. Dat veronderstelt een doeltreffend archiefbeheer. Het Vlaams Theater Instituut wil daarom een dialoog op gang brengen tussen zakelijk leiders, archivarissen en onderzoekers; op de rondetafel kwamen de uiteenlopende noden aan bod en in de reader werden 'best practices' gedocumenteerd. In dit verslag geven we de inbreng van de deelnemers en de panelleden weer en wordt de samenstelling van de reader toegelicht.

VTi Erfgoedproject / Podiumarchief Met Podiumarchief ontsluit het VTi informatie over het veelkleurige erfgoed van de podiumkunsten. Op het fundament van veldwerk en interviews is www.podiumarchief.be een informatieplatform geworden over de diverse collecties, een wegwijzer in het geheugen van de podiumkunsten in Vlaanderen. Daarnaast wil het VTi de archiefdeskundigheid bevorderen bij professionelen in de podiumkunsten, o.m. met een praktijkgerichte toolbox. Het Vlaams Theater Instituut heeft niet de bedoeling om een centraal archiefdepot voor de podiumkunsten te worden, maar ziet voor zichzelf een rol weggelegd als bemiddelaar tussen de podiumkunsten en de archiefwereld. Maar al te vaak weten podiumorganisaties niet waar ze voor hulp bij het ontsluiten en bewaren van hun archieven terechtkunnen. Met de archieven-toolbox wil het VTi een aantal praktische hulpmiddelen aanreiken én organisaties begeleiden in de zoektocht naar een bewaarinstelling.

De zakelijke archieven in de podiumkunsten – 26 november 2004

1

De genodigden Kristien Werck is doctoraatsstudent op het gebied van de Cultural Economics, ze onderzoekt de invloed van de economie op de artistieke output. Het grote probleem waar ze als onderzoeker mee geconfronteerd wordt is het gebrek aan data voor onderzoek. Economen zijn vaak op zoek naar zeer veel gegevens. Ofwel willen ze alles van één jaar onderzoeker, ofwel een type document (vb. jaarrekeningen), maar dan voor een zeer lange periode. Het is daarom van belang documenten goed te ordenen en langer dan de wettelijke minimumtijd bij te houden. De jaarverslagen die naar de Administratie Muziek Letteren Podiumkunsten worden gestuurd, waarin jaar na jaar alle relevante data zijn opgenomen, zijn overigens niet toegankelijk voor externe onderzoekers. Tenslotte benadrukt ze het belang van economisch onderzoek binnen de podiumkunsten. Ze verwijst daarbij naar de tekst van Dirk De Corte en naar een tekst die ze zelf al publiceerde. (Beide teksten zijn in de reader opgenomen.) Berend Jan Langenberg was o.m. zakelijk leider van de Haagse Comedie en is nu onderzoeker en consultant op het gebied van arbeidsmarkt in de culturele sector. Het onderzoek naar kostenontwikkeling in de economie startte binnen de podiumkunsten startte in de jaren ‘60 met het baanbrekend werk van de Amerikaan William J. Baumol. Via dit onderzoek kon in de VS de noodzaak voor een verhoogde subsidie van de podiumkunsten op een gefundeerde manier bepleit worden. Deze theorie wordt pas zichtbaar als er voor een lange periode cijferreeksen beschikbaar zijn. Daarom moeten minimaal de jaarrekeningen bewaard blijven bij de gezelschappen. Het volstaat niet dat deze naar de Administratie gestuurd worden, en niet bij de organisatie zelf worden bewaard, aangezien de archieven van de administratie ook in Nederland niet toegankelijk zijn voor onderzoek, en niet voor langere periodes worden bewaard. (Een neerslag van zijn opvattingen over zakelijk archief en het rapport van een inventarisatie van de jaarrekeningen van gesubsidieerde theaters in Nederland zijn in de reader opgenomen.) Jan Van Goethem is archivaris bij De Munt. Vanuit een steeds grotere vraag van onderzoekers naar het archief besliste de directie van De Munt in 1995 om een professionele archivaris in dienst te nemen. Aanvankelijk werd de focus gelegd op het productie-archief, wat resulteerde in de databank C.A.R.M.E.N. (carmen.demunt.be). Op dit moment is De Munt volop bezig met de ordening van het zakelijk archief. Dit archief heeft een belangrijke functie binnen de verwoording en de transparantie van het beleid. Per afdeling is een ordeningsplan opgesteld die de manier van werken van die afdeling volgt. Om de directie te overtuigen van het nut van een ordening van het archief was het belangrijk een kosten/baten-analyse te maken en aan te tonen hoeveel het de organisatie zou opbrengen indien documenten veel sneller teruggevonden worden. Ook het feit dat een goede ordening persoonsonafhankelijk is, is een pluspunt. Tenslotte is de ruimtewinst bij een geordend archief niet te onderschatten.


2

De deelnemers Voor de rondetafel werden alle zakelijk leiders binnen de podiumkunsten gericht uitgenodigd. Ook een aantal medewerkers bij erfgoedinstellingen en onderzoekers werden persoonlijk uitgenodigd voor de rondetafel. Daarnaast hebben we, zowel op onze websites als in Courant een open uitnodiging geplaatst. Op basis van deze oproep wordt de reader en het verslag verspreid bij een zestigtal mensen. Naast de drie sprekers namen er nog vierentwintig geïnteresseerden deel aan het gesprek. Onder de aanwezigen waren in de eerste plaats een groot aantal medewerkers bij podium-organisaties. Fabienne Beernaert werd pas zeer recent zakelijk leider van Ultima Vez. Zij is volledig nieuw in de podiumkunsten en hoopte op de rondetafel van een aantal basisprincipes voor de archivering van zakelijke archieven te weten te komen. Thijs De Ceuster is rechterhand van de zakelijke leiding van Needcompany. Hij probeert momenteel binnen Needcompany een transparant ordeningssysteem uit te werken en hoopt dat er binnen de podiumkunsten ooit richtlijnen voor een eenvormige manier om documenten te archiveren worden opgesteld. Hilde Van Der Straeten is verantwoordelijk voor de administratie dienst Infrastructuur van het Gentse kunstencentrum Vooruit. Zij komt in de eerste plaats in opdracht van de zakelijke leiding van Vooruit. Fernand Verreth is zowel zakelijk leider als verantwoordelijke voor de productieleiding bij het Mechelse Figurentheater De Maan. Hij was geïnteresseerd omdat De Maan plannen heeft om op termijn delen van het archief te digitaliseren. Annelies Van Den Berghe is momenteel zakelijke leiding van De Onderneming. De Onderneming gaat haar laatste volledige seizoen in: in december 2005 loopt de huidige vierjarige subsidieperiode af. Daarna zullen de wegen van de vier stichtende leden uiteenlopen. Zij kwam in de eerste plaats naar deze rondetafel om een antwoord te krijgen op de vraag wat ze na de opheffing van De Onderneming dan met het archief moet doen. Marleen Nicolai, bibliothecaris van het Koninklijk Ballet Van Vlaanderen en ook verantwoordelijk voor de archieven, is de overdracht van het archief van de stopgezette musical-afdeling aan het AMVC-Letterenhuis (musea.antwerpen.be/amvc-letterenhuis) aan het voorbereiden. Nikol Wellens is momenteel zakelijk leider van het VTi en heeft daarvoor als zakelijk leider bij verschillende organisaties en festivals gewerkt (oa. Klapstuk, Antwerpen ’93 en Brussel 2000). Naast haar werk als zakelijk leider is ze een van de bezielers van het Kunstenloket, het knooppunt voor vragen en advies over de zakelijke kant van de artistieke productie (www.kunstenloket.be). Stijn Maes is medewerker zakelijke leiding op het VTi.

De verhuis van een organisatie blijkt vaak een moment te zijn waarop men wil beginnen met een degelijke ordening en stockering van de archieven. Het theatergezelschap Het Gevolg is recent verhuisd naar een oude bioscoop in het centrum van Turnhout. Jan Matheusen is verantwoordelijk voor het secretariaat bij Het Gevolg en heeft ook de zorg voor het archief op zich genomen. Bij het Publiekstheater/NTGent plant men op korte termijn de verhuis van het volledige archief naar een andere kamer in het gebouw. Marc Vanrusselt, hoofd boekhouding en personeelszaken van het Gentse stadsgezelschap, hoopte vooral meer informatie te krijgen over selectie: alles wat weg mag, moet weg. Liza Verhaegen is verantwoordelijk voor het onthaal en de promotie bij het Gentse kunstencentrum Nieuwpoorttheater. Het Nieuwpoorttheater heeft voor de zomer ook het archief verhuisd naar een tijdelijke locatie en het zal binnenkort terug verhuizen naar de gerenoveerde gebouwen. Het archief is momenteel onoverzichtelijk verpakt in grote dozen. Wanneer het archief een definitieve plek krijgt, wil men het ook op een goede manier ordenen.


3

Jan Timmermans en Rudi Wilderjans zijn respectievelijk verantwoordelijke boekhouding en personeel en verantwoordelijke distributie bij het Antwerpse kunstencentrum deSingel. Binnen deSingel probeert men al een aantal jaar op een goede manier om te gaan met de archieven en die ook via de website te ontsluiten. Miriam Rottiers, verantwoordelijke voor de boekhouding van het Brusselse kunstencentrum Kaaitheater, beheert ook het archief van de zakelijke leiding. Daarnaast kon de rondetafel ook op belangstelling rekenen vanuit de erfgoed- en archievensector. Els Michielsen is momenteel Consulent archieven, documentatiecentra en bewaarbibliotheken bij Culturele Biografie Vlaanderen vzw (www.erfgoednet.be). Als stagiair van de opleiding Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer heeft ze een inventaris gemaakt het archief van de Antwerpse stadsgezelschap de Koninklijke Nederlandse Schouwburg (in 1998 met de Blauwe Maandag Cie gefusioneerd tot Het Toneelhuis) in het Stadsarchief Antwerpen. Aansluitend stelde ze in haar eindverhandeling ook selectielijsten voor een stadsgezelschap en gezelschappen met een vzw of ion-structuur op. In 2004 bewerkte ze haar verhandeling in opdracht van het Stadsarchief Antwerpen tot het rapport Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen (gratis verkrijgbaar bij het Stadsarchief Antwerpen: stadsarchief.antwerpen.be/.../800b0e14.pdf). Roeland Verhaert is medewerker van Antwerpse stadsarchief en heeft meegewerkt aan dit rapport. Het Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel (AMVB) kreeg onlangs het archief van de Brusselse Koninklijke Vlaamse Schouwburg in bewaring. Archivaris Mariet Calsius is verantwoordelijk voor de inventarisatie van het archief en wordt daarbij gedurende enkele maanden bijgestaan door stagiair Thomas Dewolf (van de opleiding Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer). Sébastien Baudart is momenteel wetenschappelijk medewerker bij het Liberaal archief. Als stagiair van de opleiding Archivistiek heeft hij vorig jaar het persoonlijk archief van Wim Van Gansbeke geïnventariseerd, dat nu bij het VTi toegankelijk is. Tom Avermaete is coördinator van Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (www.vai.be). Het CVAa heeft als hoofddoelstelling om de opbouw, de bewaring en het ontsluiten van architectuurarchieven te verbeteren. Hij is vooral geïnteresseerd in de manier waarop er binnen de podiumkunsten wordt omgegaan met het spanningsveld tussen artistieke en zakelijke archieven. Dries Moreels is coördinator collecties bij het VTi. Hij is projectcoördinator van het Podiumarchief en modereerde de rondetafel. Yasmina Boudia is archivaris bij het VTi, werkt mee aan het Podiumarchief-project en leverde op de rondetafel bijdragen over ordening en selectie en vernietiging van archieven. Mona Grinwis is docent aan de Vrije Universiteit Brussel, afdeling Micro-economie voor de profit en de non-profit sector. Als onderzoeker wordt ze net als haar collega Kristien Werck regelmatig geconfronteerd met moeilijkheden bij het gebruik van zakelijk archieven in de kunsten. Els Baeten is onderzoeker VTi en voert vooral beleidsonderzoek. Zij wordt geconfronteerd met moeilijkheden in verband met de bewaring van archieven, en de bruikbaarheid voor onderzoek.


4

Selectie en ordening Waarom is het aangewezen om archieven selectief te bewaren? Papier bewaren op zich volstaat niet, de informatie moet vlug te beschikking zijn. Het efficiënt terugvinden van stukken (dankzij een goede ordening of een uitgewerkte inventaris) gaat veel sneller als de ballast van stukken zonder informatie uit het archief verwijderd zijn. Het is bovendien financieel onmogelijk om alles te bewaren: een degelijke bewaring van archieven kost geld (huur oppervlakte, meubilair, onderhoud...). De minimale bewaartermijnen voor archiefstukken, vastgelegd in heel diverse wetgeving, moeten gerespecteerd worden. Het overtreden van deze bepalingen kan strafrechtelijke gevolgen hebben. Met name de activiteiten van Staatssecretaris Van Quickenborne hebben vaak een impact op deze termijnen. (vb. de Dimona-aangife, waarbij de personeelsaangifte elektronisch gebeurt en je dus niet meer verplicht bent om je personeelsregisters bij te houden) Digitalisering maakt selectie & ordening zeker niet overbodig. Hou hierbij zeker rekening met het behoud van de juridische bewijskracht van documenten, met de vaak hoge kosten van digitale archivering en de onduidelijkheden in verband met de duurzaamheid van bepaalde dragers. In de reader vind je een lijst met bewaartermijnen voor diverse types documenten in een archief. Praktische tip: met een goed geordend archief kan je de bewaartermijn op de buitenkant van de doos aangeven als je ze vult, zodat je jaren later (vb. bij plaatsgebrek) meteen ziet welke dozen vernietigd mogen worden.

Een goed geordend archief is een voorwaarde voor selectie Ordenen is het rangschikken van archiefstukken en archiefbestanddelen in overeenstemming met een systematische indeling of een ordeningsplan. Archieven moeten eerst en vooral per archiefvormer worden samengebracht. Als je archieven van verschillende organisaties onder je hoede hebt mag je deze niet als een geheel beschrijven. De ordening van archieven moet bovendien gebruiksonafhankelijk gebeuren. Bij de ordening van het archief ga je uit van de organisatie zelf, niet van individuele gebruikers. Voor de ordening van archief van een organisatie in de podiumkunsten vind je voorbeelden bij de ordening van het archief van een vereniging. Meestal hebben deze een eenvoudig organogram, zodat een ordening naar functies aangewezen is. Daarnaast kan je ook aansluiting vinden bij de model-archiefschema’s die voor bedrijfsarchieven werden opgesteld. Voorbeelden en duiding vind je in de reader. Als je in een archief wil selecteren, is een bewaar- en vernietigingslijst een belangrijk hulpmiddel. Dit is een systematische opsomming van alle series archiefstukken met een vermelding of ze in aanmerking komen voor permanente bewaring of voor een onmiddellijke of op termijn uit te voeren vernietiging. Alleen vanuit een goede ordening kan je bepalen welke stukken zeker permanent bewaard moeten blijven (representatieve stukken zoals verslagen van de raad van bestuur, beleidsplannen, productiedossiers, contracten...) en welke stukken zeker weggegooid mogen worden (vb. reclamedrukwerk,


5

folders van andere organisaties,... en stukken waarvan je zeker weet dat ze elders en beter bewaard worden). Stel bij de vernietiging van archiefstukken steeds een overzicht (met verantwoording) op. En spreek goed af, wie de eindverantwoordelijke is voor elke beslissing tot vernietiging van archief. Bij het opstellen van zo’n lijst kan je zowel van het gemeentearchief als van het VTi hulp krijgen. In de reader vind je een handleiding van Els Michielsen over ordening en selectie.

Andere accenten uit de rondetafel De scheiding van archief en documentatie is een belangrijk hulpmiddel in het ordenen en selecteren. Vb. zakelijke documentatie, wetgeving, administratieve procedures of verkoopscatalogi van leveranciers behoren niet tot het archief van een gezelschap. Als een vuistregel geldt dat het archief bevat wat je zelf gemaakt hebt. De scheiding tussen het zakelijke archief en het productie-archief wordt soms te strikt gehandhaafd. Dit is vaak een gevolg van het feit dat binnen een gezelschap de zorg voor de beide archieven door andere personen wordt opgenomen. De beide archieven zijn inhoudelijk met elkaar verweven en horen bij elkaar als één archieffonds. Wanneer een organisatie ophoudt te bestaan, kan het archief overgebracht worden naar een lokale bewaarinstelling, meestal een stads- of gemeentearchief. Zij zorgen voor een goede stockering en ontsluiting van het materiaal, en er kunnen contractueel gebruikerbepalingen (toegankelijkheid, gebruik door de eigen organisatie, ...) worden vastgelegd. Het VTi is geen erfgoeddepot en wil in de toekomst vooral een rol spelen in de bemiddeling tussen de gezelschappen, de bewaarinstellingen en het geïnteresseerde publiek. Het is als gezelschap belangrijk om stukken als jaarrekeningen en jaarverslagen zelf permanent te bewaren. Bij de Administratie zijn deze niet toegankelijk voor onderzoek én worden ze vernietigd als de minimum-bewaartermijn verstreken is. Het is niet zeker of het nieuwe Begrotings- en Opvolgingsmodel, waarin met name voor economisch onderzoek alle waardevolle gegevens elektronisch opgeslagen zijn, voor onderzoek toegankelijk zal worden. Voor praktische vragen in verband met archiefbeheer kan je terecht op de Toolbox op www.podiumarchief.be. Daar vind je basisinformatie en doorverwijzingen naar gespecialiseerde bronnen op het internet. Over digitale archivering verwijzen we daar o.m. naar het DAVID-project van het Stadsarchief Antwerpen, dat veel hightech-onderzoek in het Nederlands toegankelijk gemaakt heeft.

Yasmina Boudia, archivaris, [email protected] Dries Moreels, coördinator collecties, [email protected]


6

De zakelijke archieven van de podiumkunsten

Recommend Documents