Office pakketten – shoppen loont Bron: FA RENDEMENT – NR 2 – FEBRUARI 2009 Auteur: Gerard Bottemanne, www.softwarepakketten.nl De term “Office pakketten” staat voor de meeste gebruikers synoniem aan “Microsoft Office”. Dat goed shoppen loont voor de aanschaf van een dergelijk product zal verder in dit artikel blijken. Voor het gebruik van een Microsoft Office toepassing is sprake van de aanschaf van een licentie, oftewel het gebruiksrecht van de software. Microsoft maakt onderscheidt tussen: Full Packaged Product (FPP); Een full packaged product bestaat uit een of meer cd-roms of dvd-roms, volledige documentatie en één licentieovereenkomst. FPP is bedoeld voor diegenen die een Microsoft-product wil gebruiken op alleen zijn eigen pc. De eigenaar van een FPP-licentie mag de software eeuwigdurend installeren op zijn of haar pc. Om de software op een nieuwe pc te installeren dient te software wel gede-installeerd te worden op de oude pc. OEM (Original Equipment Manufacturer); OEM-licenties worden tegelijkertijd aangeschaft met een hardwareaankoop. Windows is het beste voorbeeld. Op vrijwel elke pc is standaard Windows geïnstalleerd, maar ook servers kunnen standaard met OEM-software geleverd worden. Een groot verschil met FPP is dat OEM-software eeuwigdurend bij de hardware hoort. Het is niet mogelijk om een OEM-licentie van de ene naar een andere pc over te zetten. Gezien de gemiddelde levensduur van een PC is gebruik van OEM-software dus zo’n 3 tot 5 jaar. Aan bedrijven met 5 of meer PC’s adviseert Microsoft op haar website OEM licenties of “Open licence”. Open licence; Geldt bij een minimum afname van 5 licenties. Er is sprake van een 2-jarig Open License-volumelicentiecontract, waarbij kortingen gelden. Optioneel kan Software Assurance (SA) worden afgesloten, waarover later meer. Bij 50 tot 250 PC wordt gesproken over “Open Value”. Er is dan sprake van een 3-jarig contract, standaard voorzien van Software Assurance. Volgens Microsoft mag de aanschaf van licenties bij deze vorm, in 3 jaarlijkse termijnen worden voldaan. Als alternatief voor “Open Value” biedt Microsoft de mogelijkheid om softwarelicenties te huren (Open Value Subscription-volumelicentiecontract). U bent dan de eerste 3 jaar goedkoper uit volgens Microsoft, maar bent na 3 jaar geen eigenaar van de software. Bij meer dan 250 PC’s biedt Microsoft een Enterprise Agreement (EA). Gericht op grote ondernemingen die op meerdere continenten opereren. Inhoudelijk vergelijkbaar met de hiervoor genoemde “Open Value” regeling. Voor dit artikel richten we ons verder op bedrijven met maximaal 50 PC’s. Office voor thuisgebruik of bijvoorbeeld studenten valt geheel buiten de scope van dit artikel. Microsoft Office zelf (we richten ons op versie Office 2007) is verkrijgbaar in meerdere varianten, zoals: Product
Office Basic
Excel
Outlook
Word
Power-
Publi-
point
sher
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA *)
JA
JA
2007 Office Standard 2007 Office Small Business 2007
JA
Access
Commu- Infonicator
Path
Groove OneNote
Office
JA
JA *)
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA *)
JA
JA
JA
JA
-
JA
JA
JA
Professional Office Professional Plus Office Enterprise Office Ultimate
*) Met Business Contact Manager De onderdelen Excel, Outlook, Word en Powerpoint zullen geen vragen oproepen. Van de andere onderdelen volgt hieronder een korte toelichting: Business Contact Manager; beheerfuncties voor contactpersonen en klanten, gericht op verkoop en marketing. Publisher; voor het samenstellen van publicaties. Access; gegevens bijhouden in een database en rapporten maken. Communicator; communiceren met anderen in real-time, rechtstreeks vanuit de andere programma's (hiervoor is wel een Office Communication Server noodzakelijk). InfoPath; om elektronische formulieren te ontwerpen als in te vullen. Groove; software voor samenwerking dat teams kunnen gebruiken om informatie te delen en om gezamenlijk projectactiviteiten te ontplooien. OneNote; documentmanagement (zoals tekst en afbeeldingen verzamelen en organiseren). Een tot vijf werkplekken Als het gaat om 1 tot 5 werkplekken zijn we dus aangewezen op de aanschaf van losse (Full Packaged) licenties of OEM licenties. Voor een kleine prijsvergelijking tussen diverse aanbieders en mogelijkheden richten wij ons op “Office Small Business 2007”. Wij denken dat daar de meeste bedrijven mee uit de voeten kunnen voor het dagelijkse werk. Op de website van Microsoft wordt gesproken over een geschatte verkoopprijs van 461,34 euro (549,incl. BTW) voor een Full Package licentie van Microsoft Office Small Business 2007 en een upgrade prijs van 293,28 euro (349,- incl. BTW). Het gaat in het laatste geval dan om een upgrade vanaf Microsoft Works en voorgaande Office programma’s). Een kleine zoektocht op internet toont aan dat shoppen loont. Onderstaand een kleine prijsvergelijking van een Full Package licentie en van een upgrade naar Microsoft Office Small Business 2007 (NL versie) op het moment van dit onderzoek. Genoemde prijzen zijn excl. BTW Aanbieder
Prijs Full Package
Prijs upgrade
Opmerkingen
www.comcol.nl
277,23
285,71
(Volgens de website is Full Package tijdelijke actie)
www.acesdirect.nl
435,00
-
Volgens de website is sprake van Microsoft Office Small Business 2007 Single OPEN No Level. Als we met de leverancier contact opnemen blijkt sprake te zijn van een Open Licence aanbieding (afname minimaal 5 pakketten). De genoemde prijs geldt echter voor 1 gebruiker.
www.informatique.nl 480,67
196,64
De UK versie kost bij deze leverancier 242,02 excl. BTW en een upgrade daarvan 291,60. Een aanmerkelijk verschil met de NL versie.
www.raf.nl
284,87
-
Niet duidelijk of het hier om de NL versie gaat.
(tabel samengesteld op 9 januari 2009)
Bij één enkele werkplek bedraagt het verschil al meer dan 100 euro voor een Full Package licentie. Bij drie of vier werkplekken loont shoppen al gauw een besparing van honderden euro. Opmerkelijk is trouwens dat soms de prijs van een Full Package licentie voordeliger is dan de prijs van een upgrade. Bovenstaande is slechts een momentopname. Voor een actuele prijsvergelijking adviseren wij om te shoppen op internet. Let, naast de prijs, bij het shoppen op internet naar een Office pakket goed op de volgende punten: •
Is sprake van een NL-versie of bijvoorbeeld een UK-versie?
•
Is sprake is van een Full Package licentie, een OEM versie of van een upgrade?
•
Is sprake van een prijs exclusief of inclusief BTW?
•
Als u on-line besteld kunnen ook aflever- en administratiekosten gelden.
Prijzen gelden per gebruiker De OEM licenties zijn PC gebonden, terwijl de prijs van een Full Package licentie of upgrade gebonden is aan een gebruiker. Wij hebben aan Microsoft gevraagd hoe het zit als een gebruiker een zelfde Office toepassing op 2 PC’s installeert voor eigen gebruik. Bijvoorbeeld een desktop PC voor op kantoor en een notebook voor thuis of onderweg. We kregen daarop het volgende antwoord: ”Als een klant een Full Package Product licentie heeft aangeschaft dan mag hij die software installeren op een primaire PC ( bv desktop) en een secundaire laptop van dezelfde gebruiker”. OEM OEM licenties zijn alleen interessant als ook de PC aan vervanging toe is, omdat deze licenties hardware gebonden zijn. Het is dan verstandig na te gaan welke hardwareleveranciers een aanbod hebben met inbegrip van Office OEM licenties. Zo vinden we op de website van Dell (op het moment van schrijven van dit artikel) Microsoft Office Small Business 2007 tegen een meerprijs van 244,- euro (excl. BTW) bij aanschaf van een Dell Vostro 220 ST desktop computer. Hoewel het niet direct zichtbaar is bij de productconfiguratie en bij de prijsopgave (die wel zelf kunnen printen) is sprake van een OEM versie. Dat laatste hebben we telefonisch even nagevraagd bij Dell. Op de website van RAF vinden we een OEM versie van Microsoft Office Small Business 2007 voor een prijs van 239,- euro (excl. BTW). De OEM-prijzen zijn aantrekkelijk, maar natuurlijk wel PC gebonden. Vijf of meer werkplekken In een bedrijfsmatige omgeving met 5 of meer PC’s adviseert Microsoft op haar website OEM licenties of “Open licence”. Er is sprake van een 2-jarig Open License-volumelicentiecontract, waarbij kortingen
gelden. Op de website van Microsoft vinden we geen prijzen van “Open licence”. We hebben even telefonisch contact opgenomen met Microsoft en krijgen te horen dat voor Open Licence een contract met Microsoft afgesloten moet worden via een reseller. Op de website van Microsoft zoeken we daarom op de partnerlijst naar “resellers Open Licence” in geheel Nederland en dat levert 38 partners op. Informatie over de mogelijkheden van “Open licence” is niet zo eenvoudig te vinden via internet. Uiteindelijk komen we in contact met een licentiespecialist van INMAC, een van de resellers op de lijst van Microsoft en Microsoft Gold Certified partner. De licentiespecialist verstrekt ons de volgende nuttige informatie: “Voor Open License zijn op twee manieren licenties zijn aan te schaffen. Ten eerste als losse licentie en ten tweede als licentie met Software Assurance. Software Assurance later aanschaffen is niet mogelijk. Met de aanschaf van een losse licentie is geen recht op upgrades en moet bij een upgrade (naar een volgende versie van Office) weer een volledig nieuwe licentie aangeschaft worden. Voor licenties met Software Assurance moet ongeveer 50 tot 60% meer worden betaald dan voor losse licenties. De licenties hebben een eeuwigdurende looptijd, maar de looptijd van Software Assurance is 2 jaar en kan daarna weer (met 2 jaar) verlengd worden. Er zijn daarnaast additionele voordelen bij het aanschaffen van Software Assurance. Per contractsvorm zijn er echter verschillen in de mogelijke voordelen”. Is Software Assurance eigenlijk wel aantrekkelijk? Het is maar helemaal de vraag of het verstandig is om gebruik te maken van de Software Assurance. Als Office wordt aangeschaft in een periode waarin snel (binnen 2 jaar) een volgende versie zal verschijnen kan Software Assurance interessant zijn als het gewenst is ook direct op deze nieuwe versie over te gaan. De overgang is dan begrepen in de kosten van de Software Assurance. Als een Office versie wordt aangeschaft die net uit is of als er geen behoefte is om binnen een paar jaar over te gaan naar een nieuwe versie dan is Software Assurance wellicht af te raden. Met Software Assurance betaalt u eigenlijk updates vooraf in tegenstelling tot de update regeling bij losse Office pakketten die geldt op het moment van aanschaf van een nieuwe versie. Bij dit laatste hebben we kunnen constateren dat de aanschaf van een nieuwe Full Package licentie, afhankelijk van de gekozen leverancier, zelfs soms goedkoper is dan de kosten van een upgrade. Microsoft laat ons weten dat Software Assurance meer is dan alleen het recht op de volgende versie en dat dit nog veel andere voordelen biedt, zoals goedkope aanschaf van Office voor de medewerkers. Zie http://www.microsoft.com/netherlands/licenties/savoordelen.aspx 40 gebruikers Om een indruk te krijgen van de prijsstelling bij meerdere werkplekken hebben we enkele resellers gevraagd om een richtprijs voor 40 gebruikers voor Microsoft Office Small Business (oftewel de installatie op 40 PC’s). Van INMAC hebben we de volgende richtprijs gekregen voor de aanschaf van Microsoft Office Small Business 2007 via het “Open Licence” model voor 40 PC’s. Deze prijzen zijn
exclusief BTW en slechts een momentopname (opgave 13 januari 2009). Office Small Business 2007 Sngl OLP NL zonder software assurance 16.148,00 (per stuk 403,70). Office Small Business 2007 Sngl OLP NL met software assurance 25.507,60 (per stuk 637,69). Andere resellers die hebben benaderd hebben niet (op tijd) gereageerd of hebben geen prijs opgegeven die gebaseerd is op 40 PC’s. Doolhof Wij vinden de informatie die door Microsoft wordt verschaft over volumelicentiecontracten (dus producten voor bedrijven met 5 of meer PC’s verre van eenvoudig. Voor gedegen advies over volumelicentiecontracten is een licentiespecialist geen overbodige luxe. Voor degenen die zelf eerst informatie willen inwinnen kunnen we de volgende websites aanraden: http://www.microsoft.com/licensing/sa/default.mspx http://www.microsoft.com/licensing/resources/default.mspx Documentatie Met de aanschaf van de licenties alleen bent u er vaak nog niet. Soms is support nodig bij de installatie of gebruik van de Office toepassingen. En om de vele mogelijkheden van de producten optimaal te kunnen gebruiken kan een training van pas komen. Er kan begonnen worden met een boek over de aangeschafte Office toepassing. Het zoeken van het juiste boek kan ook nog even wat tijd kosten. Als we zoeken op bijvoorbeeld Bol.com dan worden tientallen boeken getoond over Microsoft Office. Van “Leer je zelf snel Microsoft Office 2007” tot “Microsoft Office 2007 Megahandboek”. Eigenlijk kunnen we aanraden eerst een bezoek te brengen aan een wat grotere boekhandel (met een afdeling ICT) en daar eens rustig wat boeken door te bladeren, alvorens tot koop over te gaan. Op internet zelf zijn ook de nodige naslagwerken te vinden over het gebruik van Office. Op de website van Microsoft zelf vindt u een schat aan informatie. En de producten zelf kennen uitgebreide helpinformatie die standaard wordt meegeleverd. Support Als de installatie problemen oplevert of als de software in de fout gaat dan is het prettig als teruggevallen kan worden op de softwareleverancier. Als sprake is van een OEM-licentie verwijst Microsoft in eerste instantie naar de fabrikant van de hardware die de Microsoft (OEM) software meelevert. In andere gevallen is volgens informatie op de website van Microsoft sprake van 90 dagen kosteloze ondersteuning, zowel per email als telefonisch. Het gaat daarbij om maximaal 2 ondersteuningsverzoeken. Na deze periode levert Microsoft betaalde ondersteuning, waarvoor de kosten 72,- euro (incl. BTW) bedragen per ondersteuningsaanvraag. Natuurlijk is op internet ook de nodige informatie te vinden als het gaat om antwoord op vragen. Microsoft kent ook Professional Ondersteuning, gericht op het oplossen van problemen op het gebied van ontwikkeling, inpassing, onderhoud en beheer van Microsoft-software in commerciële omgevingen. De kosten van deze ondersteuning bedragen vanaf 299,- euro excl. BTW per incident. Bij meerdere incidenten kan dit dus aan aardige, vaak onvoorziene, kostenpost opleveren.
Alternatieven Als een bedrijf een (1) licenties wil aanschaffen van bijvoorbeeld de genoemde Microsoft Office Small Business Suite 2007 en daarvoor eerst even op zoek gaat naar de voordeligste prijs dan denken wij dat een goed product aangeschaft kan worden tegen een aantrekkelijk prijs. Het voordeel is dat gebruik wordt gemaakt van een product dat over de hele wereld wordt gebruikt en dat bij het uitwisselen van bijvoorbeeld Word document niet nagedacht hoeft te worden of de ontvanger dat bestand wel kan openen en lezen. Hoewel met de nieuwere bestandsextensie “docx” voor Word documenten gebruikers van een wat oudere (vaak nog prima functionerende) versie (denk aan gebruikers van Office 97 of Office 2000) problemen kunnen hebben bij het openen. OpenOffice Een Office pakket dat afgelopen jaren een steeds grotere groep gebruikers kent is het gratis pakket OpenOffice van Sun Microsystems. De ontwikkelaars van OpenOffice beschrijven het pakket als volgt: “Een voor iedereen gratis kantoorpakket met modules voor onder andere tekstverwerking, spreadsheet, vectorgrafiek, en presentatie. Qua veelzijdigheid en bediening vergelijkbaar met de meest gebruikte commerciële kantoorpakketten, is de huidige versie zowel thuis als op het werk uitstekend toepasbaar.” OpenOffice werkt op de besturingssystemen MS-Windows, Linux, Solaris, en MacOS X. Het pakket bevat de volgende modules: • • • • • •
Writer (tekstverwerking en HTML editor). Calc (werkblad, ofwel spreadsheet). Draw (tekenmodule voor vectorgrafiek). Impress (presentatie). Formule-editor Database
OpenOffice is in meerdere talen beschikbaar, waaronder in het Nederlands. Meer informatie over OpenOffice is te vinden op http://nl.openoffice.org/ Sun Microsystems voert ook het office pakket Star Office. Star Office is gebaseerd op dezelfde broncode als OpenOffice.org, maar voorzien van een aantal extra's, zoals een synoniemenlijst (thesaurus) voor meerdere talen, betere ondersteuning van databasefuncties en een uitgebreide collectie sjablonen. En een belangrijk verschil is dat er voor Star Office officiële productondersteuning is van Sun Microsystems. Dat laatste kan natuurlijk bij bedrijfsmatig gebruik een voordeel zijn. Op de website van Sun (http://www.sun.com/software/staroffice/) vinden we een download prijs van $34,95. Bij 5 licenties geldt een prijs van $25,-. Bron: FA RENDEMENT – NR 2 – FEBRUARI 2009 Auteur: Gerard Bottemanne, www.softwarepakketten.nl
