Brongegevens: Uitgever: PC Magazine Auteur: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED, www.gbned.nl en www.softwarepakketten.nl Datum: september 2007 Twintig standaard boekhoudpakketten voor het MKB In de varianten Lokaal, online en OpenSource Het gaat (weer) beter met de economie met als direct gevolg een behoorlijke groei van ondernemers. Volgens het centraal bureau voor de statistiek zijn er in 2006 ruim 42.000 nieuwe ondernemingen e opgericht en in het 1 kwartaal van 2007 al 15.000. Een belangrijk deel van deze groei vinden we terug in het MKB. En in wat voor bedrijfstak een ondernemer ook start: een goede boekhouding is voor elke ondernemer een vereiste. De tijd dat de meeste MKB ondernemers met een schoenendoos vol met bonnetjes, eens per periode (meestal per kwartaal), de boekhouder bezoekt lijkt zo langzamerhand steeds meer verleden tijd. Steeds mee ondernemers nemen de boekhouding zelf ter hand of kiezen voor het model van internetboekhouden waarbij de boekhouder over de schouder mee kan kijken. Natuurlijk is enige boekhoudkundige kennis wel noodzakelijk om zelf de boekhouding te voeren. Begrippen als grootboek, dagboek, debiteuren, crediteuren, debet, credit en balans moet wel bekend zijn. Maar er zijn op dat gebied voldoende korte opleidingen te volgen, al dan niet via een leverancier van dergelijke software. En ook op internet zijn (soms gratis) cursussen te vinden om de basis beginselen van boekhouden onder de knie te krijgen. Belangrijk is dat u zelf de dagelijkse boekingen kunt vastleggen (zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, kassabonnetjes en bankafschriften). Voor de wat moeilijkere zaken zoals het berekenen en boeken van BTW, afschrijvingen en salaris, kunt dan altijd nog een beroep doen op een ervaren boekhouder. Als ondernemer een boekhoudpakket aanschaffen is minder eenvoudig dan het lijkt. Want naast de, soms aanzienlijke, prijsverschillen is zeker de functionaliteit niet hetzelfde bij alle boekhoudpakketten. Natuurlijk kunt u met alle boekhoudpakketten financiële boekingen vastleggen, een overzicht met openstaande facturen uitdraaien en een balans printen. Maar hoe zit het met functies als: facturen maken en afdrukken, aanmaningen sturen (want u zult ontdekken in de praktijk dat lang niet alle debiteuren keurig op tijd betalen) of boekingen in vreemde valuta als u zaken doet met niet-euro landen. En zonder volledig te zijn kunt u ook denken aan functies als: kostenplaatsen, budgettering en elektronisch bankieren. Als u eruit bent welke functies voor u van belang zijn bent u er nog niet. Allereerst is het van belang te kiezen voor een pakket dat bij uw bedrijfsgrootte past. In dit artikel baseren wij ons op toepassingen voor startende- en met name kleine MKB ondernemers (variëren van 1 tot 50 medewerkers). In elk geval is het aantal gebruikers dat, gelijktijdig, met het pakket gaat werken iets om in de gaten te houden. En dan kunt u nog kiezen uit de volgende modellen: 1. Lokale boekhoudsoftware; we hebben het dan over de traditionele boekhoudpakketten die lokaal op een PC of netwerk geïnstalleerd worden bij de ondernemer op kantoor. U bent dan zelf verantwoordelijk voor het systeembeheer, zoals het installeren van nieuwe versies en het maken van back-ups. 2. Online boekhoudsoftware; waarbij u alleen hoeft te beschikken over een PC met webbrowser en een goede (breedband) internetverbinding. Dit laatste is vandaag de dag echter meer regel dan uitzondering. Net als bij telebankieren voert u uw boekhouding op internet. De software en de gegevens staan op een beveiligde server bij een hostingpartij (bij internetboekhouden meestal ASP genoemd, dat staat voor: Application Service Provider). Over het algemeen hoeft u dan zelf geen zorg te dragen voor systeembeheer. Updates en backups worden automatisch voor u gedraaid. Voor u kan online werken de volgende voordelen opleveren: het is niet locatie gebonden. U kunt bijvoorbeeld zowel op kantoor als thuis uw boekhouding bijwerken. De boekhouder kan direct online over uw schouder meekijken. Bij online
boekhouden koopt u de software niet, maar betaalt u alleen voor het gebruik en gebruiksrecht. En u heeft geen omkijken naar systeembeheer. Dit model van boekhouden wordt ook door administratiekantoren aangeboden aan cliënten. Wij adviseren ondernemers om zelf een contract af te sluiten met een aanbieder van online boekhouden en de boekhouder toegang te verschaffen (veelal op basis van gebruikersnaam en wachtwoord). Als uw boekhouder dan niet meer bevalt blokkeert u gewoon zijn toegang tot het systeem. De in dit artikel opgenomen online boekhoudsoftware is volledig webbased. Dit wil zeggen dat deze software specifiek is ontwikkeld om via internet te gebruiken. U hoeft dan alleen de beschikking te hebben over een webbrowser (en natuurlijk verbinding met het internet). Het gaat dan dus niet om een bestaand pakket onder Windows dat via een hulpmiddel (terminal server emulatie) ook via internet kan draaien. OpenSource De afgelopen jaren wordt er steeds meer gesproken over OpenSource. Dit laatste wil zeggen dat de broncode van de software vrij beschikbaar is en door de gebruiker aangepast mag worden. Vooral op het gebied van websites is OpenSource inmiddels gemeengoed. Veel websites worden gehost op het OpenSource besturingssysteem LINUX met de OpenSource Apache Server. En voor dynamische websites die de gebruiker zelf kan onderhouden zijn er OpenSource Content Management Systemen op de markt, waarvan de bekendste momenteel Joomla is. Inmiddels zijn ook administratieve toepassingen verschenen als OpenSource variant, zij het nog mondjesmaat. De OpenSource software kan gratis via internet gedownload worden en voor ondersteuning zijn er in de regel dienstverleners. Een belangrijk verschil met gesloten software is dat u meestal geen aanspraak kunt maken op garantie en nieuwe versies. OpenSource software kan aangeboden worden als lokale boekhoudsoftware of als internetboekhouden. In het laatste geval moet u wel goed in de gaten houden wat de periodieke kosten zijn voor het hosten van de software en eventuele support. TIP Op donderdag 29 november 2007 wordt voor de eerste maal het Business OpenSource Symposium georganiseerd met praktijkvoorbeelden van OpenSource boekhouden, ERP, CRM en kantoorsoftware. Meer informatie op www.opensourcesymposium.nl Kiezen uit 20 boekhoudpakketten Wij hebben in elk geval twintig boekhoudpakketten voor het MKB op een rij gezet in zowel de lokale-, online- als OpenSource variant. Bij de lokale varianten is gekozen voor pakketten met een aanschafprijs tot 1.000,- euro. Alle pakketten zijn door ons beoordeeld, waarvan een aantal zeer recent. Op deze volgende pagina’s vindt u een korte specificatie per pakket. De gegevens in de tabellen zijn afkomstig van de leveranciers van betreffende pakketten. Wij hebben niet de juistheid en volledigheid van alle gegevens gecontroleerd. Er kunnen geen rechten ontleend worden aan deze uitgave met bijlagen. Wijzigingen voorbehouden. Een compleet overzicht van boekhoudpakketten en andere standaard software is te vinden op www.softwarepakketten.nl
De lokale boekhoudpakketten SnelStart!Boek 2 (versie 8.11) SnelStart levert haar boekhoudpakket in meerdere uitvoeringen, te weten SnelStart!Boek1 t/m SnelStart!Boek4. Met elk een ander prijskaartje. Hoewel wij oorspronkelijk SnelStart!Boek4 hebben beoordeeld zijn we bij dit onderzoek uitgegaan van de variant SnelStart!Boek2. Dit laatste omdat SnelStart!Boek1 en 2 het meest verkocht worden volgens de leverancier. De extra opties in SnelStart!Boek4, zoals een ICL aangifte, kostenplaatsen en aanmaningen, zijn lang niet voor alle bedrijven van toepassing volgens de leverancier. Het installeren van het pakket verloopt voorspoedig. We kunnen binnen enkele minuten aan de gang met onze boekhouding en het aanmaken van een bedrijf. Als we zijn ingelogd in ons zojuist aangemaakte bedrijf krijgen we een menu met een volgens ons duidelijke onderverdeling naar onderhoud, boekhouden en overzichten. Het kost ons geen moeite de juiste functies te vinden. De navigatie is op Windows gebaseerd en komt op ons gebruikersvriendelijk over. Het onderhouden van basisgegevens gaat goed, temeer door de meegeleverde basisbestanden. Het aantal basisgegevens is redelijk beperkt en voor een deel vast bepaald (zoals de dagboeken). Dat laatste zal voor de meeste ondernemingen in de doelgroep van het pakket geen beperking zijn. Het boekingsprogramma is eenvoudig te bedienen en gebruikersvriendelijk van opzet. Bij het invoeren van een rekening of relatie die niet bestaat kunnen we direct kiezen voor het aanmaken van een nieuwe rekening of relatie. Deze mogelijkheid is een verbetering ten opzichte van de vorige versie. Het pakket voorziet in een uitgebreid aantal standaard overzichten, zoals: kolommenbalans, mutatiekaarten, boekingsverslagen en openstaande facturen. Het laatste geldt uiteraard voor zowel klanten als leveranciers. De indeling van de overzichten ziet er netjes uit. Bij een aantal overzichten (zoals kolommenbalans) wordt de mogelijkheid geboden de informatie te exporteren onder meer Microsoft Access, Excel en een tekstbestand. We lieten al weten dat bepaalde opties en functies alleen werken vanaf een bepaalde versie van het pakket. Zo is het privé gebruik van goederen bij de aangifte-BTW alleen mogelijk vanaf SnelStart!Boek 3 en zijn kostenplaatsen volgens de website van SnelStart beschikbaar in SnelStart!Boek 4. Het is dus vooraf wel van belang te bepalen welke functies en opties u precies nodig hebt. Het feit dat het eerste jaar support is inbegrepen in de pakketprijs vinden wij het vermelden waard.
King (versie S, release 5.41) Voor de aangeboden prijs van 995,- euro bevindt het pakket zich aan de bovenkant van de door ons te onderzoeken pakketten in deze serie. Functies als vreemde valuta en aanmaningen zijn standaard inbegrepen in deze versie. Maar voor functies als budgetten, kostenplaatsen en automatische boekingen bent u aangewezen op een duurdere uitvoering van het pakket. Het is verstandig vooraf na te gaan welke boekhoudfuncties u nodig heeft, zodat u de juiste uitvoering van het pakket kunt bepalen. Alles in het grootboek Een belangrijk kenmerk van dit pakket is dat ook alle individuele debiteuren en crediteuren opgenomen worden in het rekeningschema. Het pakket kent geen collectieve debiteuren en crediteurenrekeningen maar alleen een corresponderende paragraaf die overeenkomt met de eerste 2 posities van het rekeningschema. Een onderscheid in het grootboek naar bijvoorbeeld debiteuren binnenland en debiteuren buitenland is dan ook niet mogelijk. Een voordeel van deze werkwijze is dat alle mutaties in een (1) bestand aanwezig zijn en van daaruit geëxporteerd kunnen worden. Bij het aanmaken van een nieuwe administratie hebben wij gekozen voor het overnemen van basisgegevens, zoals grootboekrekeningen en dagboeken. Over het beheer van de basisgegevens zijn we zeker tevreden. De eigenschappen per grootboekrekening zijn uitgebreid te noemen (zoals rekeningsoort, btw-code, tegenrekening, indicatie blokkeren voor direct boeken en aantallenregistratie). Ook bij debiteuren en crediteuren kunnen we een uitgebreid aantal gegevens vastleggen (denk aan meerdere contactpersonen en diverse selecties) met de fraaie functie om zelf nieuwe rubrieken aan te maken. Na invoer van een postcode wordt de woonplaats automatisch getoond op basis van een aanwezige postcodetabel. Het vastleggen van boekingen verloopt goed. Onze boekingen worden direct bijgewerkt. Voor het achteraf corrigeren van een boeking zijn we bij deze uitvoering van het pakket wel aangewezen op het maken van handmatige correctieboekingen (bestaande boekingen alsnog wijzigen is niet mogelijk na bijwerken). De uitvoer op het scherm vinden wij wat aan de beperkte kant. De rapporten daarentegen lijken ons compleet en bieden een scala aan selectiemogelijkheden. We kunnen trouwens ‘nulbedragen’ onderdrukken, iets wat in een vorige versie (nog) niet mogelijk bleek. Via aparte functies kan een export (naar meerdere formaten) worden gemaakt van rapporten.
Profit Small Business (versie 2008) Profit Small Business 2008 wordt door de leverancier AFAS ERP Software B.V. voor de prijs van 299,euro aangeboden. Starters krijgen hier nog 100,- euro korting bovenop. Dat is een prijs die uiterst concurrerend is te noemen. Een kanttekening willen wij maken bij het tarief voor het verplichte onderhoud dat 239,- euro per jaar bedraagt (80% van de introductieprijs van het pakket). Profit Small Business is qua functionaliteit uitgebreid te noemen. Naast basisfuncties voor grootboek, debiteuren en crediteuren bevat het pakket standaard functies voor: telebankieren, automatische betalingen crediteuren, BTW-aangifte (incl. ICT-aangifte, beiden direct vanuit het pakket zelf), facturering, aanmaningen, etiketten en zelfs kostenplaatsen en budgetten. Hoewel de Small Business editie een gestripte versie is van een uitgebreider pakket is dat zeker niet zichtbaar. We worden niet geconfronteerd met extra gegevens die geen functie hebben. Dat vinden wij zeker een compliment waard. De menu-indeling van het pakket komt logisch op ons over. Bij het vastleggen van basisgegevens kunnen we eenvoudig de juiste functies achterhalen. De grootboek rekeninggegevens zien er compleet uit. Naast rekeningnummer, zoeknaam en omschrijving kunnen wij eigenschappen invullen, zoals: type rekening (activa, passiva, kosten of opbrengst), indicatie verzamelrekening (kan niet direct op geboekt worden), voorkeur BTW-code, voorkeur debet/credit en een memoveld voor aanvullende opmerkingen. Voor relatie is een nieuwe crm structuur opgenomen met de mogelijkheid om alle contacten (personen en organisaties) vast te leggen. Dit laatste was in een vorige versie niet mogelijk. Na opgave van een postcode wordt automatisch de woonplaats getoond op basis van een aanwezige postcodetabel. Tijdens het vastleggen van boekingen wordt de boekingsomschrijving meegenomen naar een volgende boekingsregel en wordt de BTW automatisch als een aparte boekingsregel weergegeven. De journaalpost op het scherm ziet er dan precies hetzelfde uit als dat je deze traditioneel op papier zou uitschrijven. De boekingen worden direct bijgewerkt en kunnen gecorrigeerd worden totdat we een periode blokkeren om verder te boeken (dit laatste kan ook weer eenvoudig ongedaan worden gemaakt). Over de uitvoer van het pakket zijn we tevreden. Per relatie kunnen we inzoomen op de onderliggende posten en per post op de individuele mutaties. Alle schermen kennen verder een uitvoer naar Office, waarbij de uitvoer geopend wordt in Excel. Ook is het mogelijk een analyse op te stellen vanuit Excel op basis van rekenregels die bewaard blijven. Op deze wijze kan men zelf analyses samenstellen, maar dat vereist natuurlijk wel wat oefening. Als laatste noemen we de optie om rapporten op te slaan als PDF document en voorkeurwaardes in te stellen.
iMuis (3.0.5) De basisversie van iMUIS bestaat uit een grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie. Aanmaningen voor debiteuren, aangifte BTW + ICL en de auditfile zijn tevens standaard opgenomen. Het basispakket kost 595,- euro en is daarmee aantrekkelijk geprijsd vinden wij. Klanten die ook willen facturen en telebankieren werken met iMUIS voor een bedrag onder de 1000,- euro, laat de leverancier ons weten. iMUIS is modulair opgebouwd en kan uitgebreid worden met modules zoals Offerte, Verkoopcontracten, Inkoop, Voorraad, Budgetten, Projecten en dergelijke. Aanvullende modules kennen wel elk een eigen prijskaartje, waarmee u terdege rekening moet houden bij de aanschaf. De leverancier geeft ons nadrukkelijk aan dat het pakket zowel geschikt is voor bedrijven binnen het MKB maar ook voor grote organisaties en noemt dan organisaties met een paar honderd medewerkers. En er is tevens een online variant van iMUIS verkrijgbaar via het ASP model onder de naam iMUIS Online. Het gaat daarbij nadrukkelijk om een nieuwe webbased variant van het bestaande pakket iMUIS. De navigatie en bediening van het pakket is op Windows afgestemd. Het is even wennen in het begin, maar de bediening vinden wij uiteindelijk gebruikersvriendelijk en consistent doorgevoerd. Wij hebben bij dit pakket de gegevens uit het meegeleverde voorbeeldbedrijf geopieerd voordat we met de basisgegevens aan de slag gaan. Het aantal instellingen per grootboekrekening ziet er compleet uit. Zo kan per rekening gekozen worden voor het muteren van aantallen en blokkeren voor direct boeken. Bij debiteuren en crediteuren zijn een behoorlijk aantal kenmerken op te geven, zoals: kvk nummer, email en een verzendadres. En we kunnen meerdere contactpersonen opvoeren. Bij het vastleggen van boekingen (verkoop- en inkoopboek) kan op één regel zowel de factuur, de btw als tegenrekening worden geboekt. Deze werkwijze zal met name administratiekantoren aanspreken die te maken hebben met veel boekingen. Alle boekingen worden direct verwerkt in de bestanden. Zolang nog geen definitief boekingsverslag is afgedrukt kunnen we boekingen nog wijzigen. We hebben daarbij wel de mogelijkheid een voorlopig boekingsverslag af te drukken. Het definitieve verslag kunnen we dan afdrukken als we zeker weten dat de mutaties in orde zijn. De uitvoer van het pakket is duidelijk gesplitst in informatie op het scherm en informatie die afgedrukt gaat worden op een printer. Vanuit een rekening of relatie kan ingezoomd worden op de individuele mutaties en vanuit een mutatie kan de oorspronkelijke boeking worden opgevraagd. De rapporten zien er verzorgd en compleet uit. Naast direct afdrukken kunnen we rapporten ook naar een bestand sturen (Word, Excel, PDF). Interessant is de mogelijkheid om een beveiligd PDF document aan te maken. Dit laatste is mogelijk door opgave van een wachtwoord. Zo is er een beveiliging tegen wijzigen van de inhoud van een rapport. De leverancier geeft aan dat er een uitwisseling mogelijk is tussen iMUIS en iMUIS On-line. Mocht online werken niet bevallen, dan kan verder gegaan worden met de off-line variant.
Davilex Account (versie 9.2.0) Voor een bedrag van 499,- euro (excl.) wordt een pakket geboden met veel functionaliteit. Functies als budgettering en kostenplaatsen zijn zeker niet altijd standaard bij pakketten in deze prijsklasse en dat geldt ook voor telebankieren. Alleen voor aanmaningen debiteuren moet eerst een factuurmodule aangeschaft worden van 349,- euro. Het pakket biedt op diverse plaatsen ondersteuning door een wizard. Zo ook bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Allereerst krijgen wij de keuze uit een bestaand rekeningschema of een administratie met alleen benodigde basisinstellingen. Er zijn meerdere standaard rekeningschema’s waaruit wij kunnen kiezen. Het onderhouden van de basisgegevens ziet er verzorgd uit en is goed te volgen. Naast een rekeningnummer en omschrijving kunnen wij een selectiecode opgeven (verdichting) om de rekeningsaldi op een andere wijze te groeperen. Tevens is opgave van btwcode, kostenplaats en standaard boekingstype (debet of credit) aanwezig. In de nieuwste versie is het mogelijk een grootboekrekening op “niet actief” te zetten, zodat niet meer handmatig geboekt kan worden op de rekening. Dit laatste punt is een verbetering ten opzichte van een vorige versie van het pakket. Relaties kunnen zowel debiteur als crediteur zijn en we kunnen per relatie meerdere contactpersonen vastleggen. Met per contactpersoon de volgende eigenschappen: geslacht, aanhef, afdeling, functie en contactgegevens. Het vastleggen van boekingen verloopt vlot. Alleen het wijzigen van een bestaande boeking loopt niet altijd naar wens en dat is jammer, want de mogelijkheden van onder andere direct een spreiding en afschrijving opgeven zijn zeker goed volgens ons. Wij kunnen na het vastleggen van boekingen direct een openstaande postenlijst opvragen en ook het grootboek blijkt direct bijgewerkt. Het systeem kent standaard een groot aantal rapporten en deze zijn naar eigen inzicht aan te vullen. Wij missen alleen specifieke raadpleegfuncties, zoals het raadplegen van een relatie op het scherm met alle relevante gegevens en inzoom mogelijkheden tot uiteindelijk de oorspronkelijke journaalpost. Dat kostenplaatsen, budgettering, telebankieren en automatische betalingen crediteuren standaard meegeleverd worden bij een pakket in deze prijsklasse vinden wij prima. De functionaliteit van zowel de budgettering als automatische betalingen vinden wij echter wel beperkt. Maar u moet zich natuurlijk afvragen of u wel gebruik wilt maken van deze laatste functies.
Informer Account (versie 6.0) Informer levert haar boekhoudpakket in tweetal varianten, te weten: Informer Compact, bestaande uit de pakketten basis, factuur en business. Er is sprake van single user pakketten. Informer Compact basis is leverbaar voor 135,- euro (boekhouding inclusief telebankieren). Informer Account; bestaande uit eveneens basis, factuur en business. Informer Account basis is leverbaar voor 295,- euro en de duurste uitvoering (Informer Account Business) kost 595,- euro. Daarnaast is er Informer Enterprise met een aanschafprijs van 995,- euro. Volgens informatie van de leverancier is Informer Account ook leverbaar als multi-user versie. Op de website van de leverancier vindt u een specificatie van de verschillen. Wij baseren ons op Informer Account. De menu indeling is simpel gehouden. De keuze boekhouding geeft een uitklapvenster met onder meer boekstukken, stamgegevens en overzichten. De indeling komt op ons logisch over en is afgestemd op het gebruik op Windows. Het onderhouden van de basisgegevens is eenvoudig van opzet. Per grootboekrekening kent het pakket de volgende eigenschappen: soort rekening (zoals balansrekening, BTW rekening, debiteurenrekening en enkele andere soorten), rekeninggroep, budgetbedrag (per aanwezig boekjaar), indicatie kostenplaatsen en indicatie geblokkeerd (niet direct boeken op een rekening). Het pakket kent een centraal relatiebestand, waarbij een relatie zowel debiteur als crediteur kan zijn. In deze versie is ook een CRM (relatiebeheer) module beschikbaar met onder meer een onbeperkt aantal contactpersonen, dossiers en vrije velden. Het vastleggen van boekingen gaat prima met dit pakket. Als een rekening of relatie niet bestaat kunnen we deze meteen aanmaken. Het vastleggen van boekingen in vreemde valuta vereist de vooraf de juiste instellingen. Bij verkopen wordt de valutacode bepaald aan de hand van de grootboekrekening debiteuren. Deze laatste wordt bepaald aan de hand van de verdeelsleutel die is opgegeven bij een debiteur. Dat vinden we onnodig complex. Bestanden wordt direct bijgewerkt en boekingen kunnen we achteraf eenvoudig weer wijzigen. Alle overzichten kunnen we vooraf opvragen op het scherm. Het aantal standaard rapporten en selecties daarbinnen is zondermeer uitgebreid te noemen. Voor het grootboek kent het systeem onder andere de volgende overzichten: grootboekkaarten, balansen en een rapportagemodule. Als we kiezen voor balansen hebben we vervolgens de mogelijkheid uit een eindbalans, proef- en saldibalans, winst- en verliesrekening en een combinatie van balans en winst- en verliesrekening. Wat we wel missen zijn de voorloopgegevens die niet worden afgedrukt op de overzichten.
Mamut Boekhouding Standaard (versie 11.1) Mamut Business software is volgens de leverancier geschikt voor bedrijven met 1 tot 50 medewerkers. De software wordt geleverd in meerdere varianten, waaronder de variant “Mamut Boekhouding”. Enkele andere varianten “Mamut Office” en “Mamut Enterprise” bevatten ook de boekhoudmodules. Mamut Boekhouding is vervolgens weer in 3 uitvoeringen beschikbaar met een prijs die varieert van 119,- euro tot 349,- euro. De andere varianten zijn ook weer in meerdere uitvoeringen beschikbaar. Zo is de meest uitgebreide variant “Mamut Enterprise” beschikbaar in 5 uitvoeringen met een aanschafprijs die varieert van 699,- tot 1.199,- euro. Genoemde prijzen zijn excl. BTW per gebruiker. Onze test heeft met name betrekking op de boekhoudmodules en enkele functies van Mamut Enterprise, zoals facturering en projectbeheer. Het gaat dan om de uitvoering Mamut Enterprise E3 met een aanschafprijs van 699,- euro excl. BTW. We hebben te maken met een pakket dat veel functionaliteit biedt naast alleen de boekhouding. We hebben het dan over relatiebeheer, facturering, projectbeheer en een online webwinkel. Bij het aanmaken van een nieuwe administratie kunnen we kiezen om met behulp van een wizard een administratie aan te maken, hierbij komen de belangrijkste instellingen aan de orde ( zoals bijv. het rekeningschema). Het onderhouden van de basisgegevens levert ons geen problemen op. Er zijn nogal wat basisgegevens aanwezig vanwege het feit dat we niet alleen te maken hebben met een boekhoudpakket. Per rekening kunnen we onder meer vastleggen: standaard focus debet of credit, kostenplaats, BTW-code, standaard tegenrekening en blokkeren voor handmatig boeken. Er is sprake van een centraal relatiebestand waarbij één relatie zowel debiteur als crediteur kan zijn. We kunnen meerdere contactpersonen vastleggen bij een relatie. Het relatiebeheer kent veel overige instellingen. Direct mailen & bellen We kunnen direct een mail verzenden vanuit een relatie of contactpersoon. Het is dan niet zo dat een extern mailprogramma wordt opgestart zoals bij veel andere pakketten, maar het pakket bevat zelf een functie om mailberichten op te maken Vanuit de relatiekaart is het ook mogelijk om te bellen en gebeld te worden, waarbij de betreffende relatiekaart wordt geopend. Hierbij wordt gebruik gemaakt met de integratie met Skype. Dit laatste hebben wij zelf niet getest. Het boekingsprogramma is op zich eenvoudig te bedienen na enige oefening. Dit is wel een van de weinige pakketten waar we boekingen eerst moeten verwerken om de bestanden bij te werken. Hierna kunnen we de boekingen ook niet meer aanpassen. Vanuit accountantscontrole bezien wellicht wel veilig, maar even een boeking achteraf corrigeren is er niet meer bij. Achteraf kunnen we nog wel enkele gegevens van een boeking aanpassen zoals de omschrijving van de boeking, de kostenplaats en de vervaldatum. Het pakket kent gescheiden uitvoer op scherm en printer en rapporten kunnen we vooraf op het scherm opvragen en exporteren naar verschillende bestandsformaten. Vanuit een saldo per relatie kunnen we kiezen voor de onderliggende facturen en vervolgens inzoomen naar de oorspronkelijke boekingen die op een apart scherm worden getoond. Qua mogelijkheden van uitvoer zijn we zeker onder de indruk van dit pakket, alleen over de rapporten zelf zijn we minder enthousiast. We vinden de layout wat slordig op een aantal plaatsen. Positief is te noemen dat rapporten ook in het XML formaat opgevraagd kunnen worden.
Cash Compact (versie N03) CASH Compact is een beperkte versie van CASH Financieel. De Compact versie kent een aanschafprijs van 800,- euro (excl. BTW) voor een Windows versie. CASH Compact wordt ook (nog steeds) geleverd onder DOS voor een aanschafprijs van 575,- euro. Het pakket is tevens onder Linux en Unix leverbaar. Met het pakket kunt u een ongelimiteerd aantal administraties voeren. Doorgroeien is mogelijk naar CASH Financieel met een meerprijs van 800,- euro. Het menu is duidelijk onderverdeeld in basisgegevens, financiële mutaties, betalingsverkeer, diversen (waaronder afsluiten periode/jaar) en overzichten. Alleen raadpleegfuncties worden niet apart weergegeven. Bij CASH Compact worden wij soms geconfronteerd met zaken die wel zichtbaar zijn, maar niet in onze basisversie thuishoren (zoals de aanduiding kostenplaatsen). Verder hebben wij de indruk dat de bediening van dit pakket bij DOS aanhangers zeker in de smaak zal vallen. Zo werkt het opslaan van gegevens niet met het ons bekende pictogram van een diskette, maar met de combinatie van “Ok” en “Escape”. Bij een grootboekrekening kunnen we eigenschappen vastleggen als code blokkeren, code verdichten, code aantallen boeken, BTW code en balanscode. Een relatie kan zowel debiteur als crediteur zijn. Contactpersonen per relatie kunnen we niet vastleggen bij dit pakket. Per BTW-code kunnen we BTW percentages vastleggen per ingangsdatum. Dit laatste komen we (helaas) niet veel tegen bij andere boekhoudsystemen. Bij het vastleggen van boekingen zijn we te spreken over de snelheid van vastleggen. Na vastleggen van de debiteuren factuurgegevens wordt automatisch een btw regel geboekt en een deel van de tegenrekening (wij hebben bij de gekozen relatie een omzetrekening ingevuld). Door slechts tweemaal op de Entertoets te drukken is de boeking verder gereed. De bestanden worden direct bijgewerkt bij het vastleggen van boekingen. Er zijn weinig specifieke raadpleegfuncties opgenomen in het pakket. Een aantal rapporten kunnen we wel eerst via het scherm opvragen. Informatie per grootboekrekening op het scherm tonen kan bijvoorbeeld via de functie “Overzicht grootboekmutaties”. Inzoomen op mutaties vanuit een saldo en vervolgens op de individuele journaalpost gaat goed binnen dit pakket. Bij het afdrukken van de balans zijn wij onder de indruk van de layout. Op één pagina worden de activa en passiva keurig naast elkaar afgedrukt en hebben we direct een compleet overzicht van onze balanssituatie. We vinden het jammer dat we geen rapporten kunnen exporteren naar bijvoorbeeld Excel of PDF formaat. Verder is CASH Compact volgens ons een van de weinige systemen in deze prijsklasse die ook onder UNIX en LINUX kunnen draaien.
Osirius Compleet Boekhouden Pro (versie 2007) Osirius levert haar boekhoudpakket tot op heden in een tweetal uitvoeringen, te weten Compleet Boekhouden en Compleet Boekhouden Pro. Met een aanschafprijs vanaf 109,20 euro (129,95 incl. BTW) voor de basisversie en 210,04 euro (249,95 incl. BTW) voor de PRO versie (die wij hebben bekeken) behoort Osirius tot een van de goedkoopste aanbieders van boekhoudsoftware voor het MKB. Na het installeren van het pakket kunnen we direct een nieuwe administratie aanmaken, waarbij we constateren dat basisgegevens, als rekeningschema en dagboeken, automatisch zijn gevuld. Bovenin het scherm vinden we een menu dat logisch is onderverdeeld (algemeen, relaties, producten, boekhouding, etc.). Per grootboekrekening kunnen we, naast rekeningnummer en naam, een balansgroep en BTW-type vastleggen. Een rekening blokkeren voor direct boeken is niet mogelijk bij dit pakket. Relaties kunnen zowel debiteur als crediteur zijn. Per relatie kunnen we een factuuradres en verzendadres opgeven, alsmede kenmerken als bankrekening, BTW-nummer en emailadres. Het pakket kent geen meerdere contactpersonen. Als we een verkoopboeking vastleggen wordt eerst gevraagd om relatie, datum en omschrijving van de boeking. Vervolgens kunnen we de boeking uitsplitsen naar één of meerdere regels. Handig is dat de tegenrekening (opbrengstrekening) standaard bepaald wordt op basis van de gekozen relatie. De BTW wordt daarbij per regel geboekt. Aanvullend kunnen we een kostenplaats per boeking vastleggen. Kostenplaatsen kunnen we vooraf zelf benoemen. Wat we missen is het raadplegen van openstaande posten via het scherm met de mogelijkheid om in te zoomen naar de oorspronkelijke boeking. Wat betreft overzichten is een proef- en saldibalans en kolommenbalans standaard aanwezig binnen het pakket. Voor debiteuren kunnen we aanmaningen opvragen. Een belangrijk verschil met veel andere boekhoudpakketten in deze reeks is dat Osirius geen onderhoudsabonnement kent. Voor technische support bent u dan wel aangewezen op een helpdesk die 0,70 eurocent per minuut kost. De leverancier weet ons te melden dat email support gratis is en dat updates gratis via internet worden verstrekt. Voor een nieuwe jaarversie moet wel betaald worden. Het gaat dan om zo’n 50% van de normale prijs. Upgraden naar een nieuwe jaarversie is vrijblijvend volgens de leverancier.
Unit 4 Multivers Basic (versie 7.4) Unit 4 Multivers Basic is een boekhoudpakket voor kleine ondernemers. Het pakket wordt aangeboden voor 645 euro en de jaarlijkse onderhoudskosten bedragen 165 euro. De Basic versie is de goedkoopste uitvoering van de Unit 4 Multivers reeks, direct gevolgd door Unit 4 Multivers Lite inclusief relatiebeheer met een prijskaartje van 1.195,- euro. De Lite versie kent functies voor telebankieren, facturering, relatiebeheer en budgetten die ontbreken in de Basic versie. Uiteindelijk kunt u bij Unit 4 Multivers doorgroeien naar Unit 4 Multivers Extended met uitgebreide functies als Warehouse management, Distributie en Contractadministratie. Met Unit 4 Multivers Basic hebben we te maken met een gestripte versie van een uitgebreider pakket, waarbij u kunt doorgroeien. Het inrichten van de basisgegevens moet u even de tijd voor nemen bij dit pakket (met name de BTW instellingen). Bij een grootboekrekening kunnen we onder meer opgeven: soort rekening (balans, resultaat), boekingsvoorkeur (debet of credit) en BTW code. Ook kunnen we een rekening blokkeren voor direct muteren en aangeven of een boeking betrekking heeft op kostenplaatsen. Debiteuren en crediteuren moeten apart vastgelegd worden in de Basic uitvoering. Er kunnen meerdere contactpersonen opgegeven worden. Het vastleggen van boekingen gaat goed met dit pakket. Een kostenplaats wordt dwingend gevraagd als dit is aangegeven bij de betreffende grootboekrekening, zodat we aansluiting houden tussen kostenplaatsen en grootboek. Bij het boeken van een kasboek kunnen we naar keuze laten controleren op een negatief kassaldo. Het vastleggen van mutaties in vreemde valuta gaat prima, zowel de factuurregels als het factuurtotaal worden in dezelfde (vreemde)valuta weergegeven. Bij het raadplegen van debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen kunnen we inzoomen op de individuele mutaties en op de journaalpost. Voor het opvragen van informatie is verder een ruim aantal schermen en rapporten aanwezig (zoals kolommenbalans, proef- en saldibalans, resultatenoverzicht, historie en periode overzicht). De indeling daarvan ziet er netjes uit. De selectiegegevens van de rapporten via een wizard vinden wij niet zo handig. Dat functies als vreemde valuta, aanmaningen en kostenplaatsen standaard aanwezig zijn vanaf de Basic versie vinden wij het melden waard. En bent u starter (inschrijving KvK niet ouder dan een jaar) dan kunt u het pakket een jaar lang gratis gebruiken volgens de leverancier. Ook het onderhoud is dan gratis!
Internetboekhouden 7x24 Boekhouden (september 2007) 7x24.nl levert meerdere online administratieve toepassingen, waaronder 7x24 Boekhouden. Zoals de naam al doet vermoeden gaat het dan om een online boekhoudpakket. Deze toepassing is beschikbaar voor 299,- per jaar. Aanvullend zijn toepassingen beschikbaar voor relatiebeheer (CRM), factureren, urenadministratie en projecten, elk met eenzelfde prijskaartje, of allemaal samen voor 499,- euro per jaar. Als we inloggen in onze demo account kunnen we direct aan de slag. De schermindeling is eenvoudig van opzet en de menu-indeling (boekhouden is onderverdeeld in beheer, dagbalans, mutaties en overzichten) komt duidelijk op ons over. Via het beheer kunnen we onder andere het rekeningschema onderhouden. Naast rekeningnummer en naam kan een soort (zoals balans, V&W, BTW, debiteuren of crediteuren) en een type (feitelijk een rekeninggroep) opgegeven worden. Een rekening blokkeren voor direct boeken is niet mogelijk. Vast te leggen relaties kunnen zowel debiteur als crediteur zijn. Naast n.a.w.-gegevens kunnen we andere contactgegevens opgeven (zoals telefoon, fax en emailadres) en een bankrekening, waarbij tevens rekening is gehouden met IBAN en BIC code. Via een landentabel kunnen we automatisch een land selecteren als gewerkt wordt met buitenlandse relaties. We hebben ook de mogelijkheid om contactpersonen vast te leggen en te koppelen aan een relatie. Zelf variabele velden toekennen aan relaties is niet mogelijk. Volgens de leverancier kan dit laatste wel als gebruik wordt gemaakt van de (geïntegreerde) relatiebeheer toepassing. Voor het invoeren van mutaties is, naar keuze, een wizard beschikbaar. Wij volgen deze wizard voor het vastleggen van een verkoopboeking en krijgen de volgende stappen in beeld: - Aan wie is deze factuur verzonden? - Wat is het factuurbedrag? - Hoeveel BTW staat er op de factuur? - Wat is de omschrijving? - Wat is het factuurnummer, de factuurdatum en de betalingstermijn? - Op welke rekening wilt u deze factuur boeken? Na het doorlopen van de wizard krijgen we keurig de journaalpost in beeld en kunnen deze bevestigen of terugkeren naar een vorige stap. Als we even later kiezen voor “overzicht relaties” zien we dat onze boeking direct is bijgewerkt. Ook het vastleggen van een boeking zonder wizard gaat betrekkelijk eenvoudig. Handig is dat we op één scherm de volledige boeking kunnen vastleggen. De overzichten zien er duidelijk uit en de informatie wordt eerst op het scherm getoond (met de mogelijkheid tot printen en mailen). Vanuit een openstaande factuur kunnen we inzoomen op een detailboeking. En vanuit een balans kunnen we inzoomen op grootboekmutaties en de journaalpost. Het aantal overzichten ziet er compleet uit met functies als een liquiditeitsprognose en balansvergelijking. Tot slot laat de leverancier ons weten dat elke gebruiker ook toegang krijgt tot de “Virtuele Accountant” (bij de prijs van 299,- per jaar inbegrepen). Het gaat dan om controle en analyse van de boekhouding. Met onder andere de mogelijkheid van een benchmark: “het vergelijken van de prestaties van het bedrijf met dat van collega's in dezelfde branche”. Wij hebben de virtuele accountant zelf niet getest.
Asperion (release 4.56) Het Asperion pakket werd ruim een jaar geleden geïntroduceerd. Sindsdien is de functionaliteit van het basispakket verder uitgebreid met functies zoals een Verplichtingen administratie, Vaste Activa functie en XML koppelingen met diverse webshop toepassingen (waaronder OSCommerce). Als optie zijn diverse nieuwe handelsmodules en een Engelstalige versie geïntroduceerd. De basisprijs van 37,50 all in per maand is ondanks de uitbreidingen hetzelfde gebleven. Asperion zegt dat ze in de toekomst doorgaat met het toevoegen van nieuwe functies in het basispakket. De indeling van de menu’s en schermopmaak komt duidelijk op ons over. Bij sommige functies is het een kwestie van even de weg vinden, zoals het beheer van basisgegevens dat is opgenomen in de menukeuze “Setup wizard”. Bij een vorige beoordeling gaven we al aan dat voor een nieuw pakket verrassend veel functionaliteit wordt geboden. Zaken als budgettering en fiatteren inkoopfacturen komen we lang niet altijd tegen bij nieuwe pakketten (en zelfs niet altijd bij bestaande pakketten). Daar zijn de hiervoor genoemde functies nog bijgekomen. Natuurlijk moet u zich wel afvragen of u deze functies nodig heeft. Het vastleggen van basisgegevens gaat goed. We zijn positief dat er controles aan de bron plaatsvinden (zoals geldigheid van een bankrekeningnummer en de aanwezigheid van de woonplaats). Bij debiteuren en crediteuren is een postcodetabel aanwezig, waarbij we op basis van postcode en huisnummer direct het volledige adres in beeld krijgen. We kunnen per relatie meerdere contactpersonen invoeren met eigen correspondentiegegevens. We kunnen zelf geen periodes blokkeren voor (handmatig) boeken als gebruiker, daarvoor zijn we aangewezen op een accountantsdashboard. Bij het vastleggen van in- en verkoopboekingen kunnen bestanden nu ook direct gejournaliseerd en doorgeboekt worden. Dit laatste was nog niet mogelijk bij onze beoordeling van een eerdere versie. Het vastleggen van boekingen levert ons geen echte problemen op. Inkoopfacturen in digitale vorm (ingescand of ontvangen in PDF formaat) kunnen we uploaden in het systeem en vervolgens boeken. Achteraf kunnen we de facturen dan ook weer raadplegen. Over de uitvoer zijn we tevreden. Zaken als een proef- en saldibalans en ouderdomsanalyse zijn aanwezig bij dit pakket en de uitvoer kunnen we vooraf via het scherm raadplegen. Tot slot meldt de leverancier ons dat een, door het onafhankelijke onderzoeksbureau MWM2, uitgevoerd tevredenheidsonderzoek aangeeft dat de huidige klanten van Asperion (zeer) tevreden zijn (93%) en ook anderen het gebruik zouden aanbevelen.
e-Boekhouden (versie 2007) Voor 14,50 euro per maand denken wij dat kleine ondernemers een betaalbaar boekhoudpakket in huis hebben (spreekwoordelijk, want we werken via internet) waarmee de grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie gevoerd kan worden en de nodige rapportages aanwezig zijn. Voor 9,50 euro per maand kan de factuurmodule gebruikt worden. Met deze bedragen lijkt e-Boekhouden duidelijk een concurrerende positie in te nemen op het gebied van online boekhouden. Het pakket straalt een zekere eenvoud uit. Maar juist deze eenvoud vinden wij een sterk punt bij dit pakket. De functies zijn logisch ingedeeld en de bediening van de functies zelf komt ook gebruikersvriendelijk op ons over. Uitgaande van enige basiskennis over boekhouden denken wij dat de inleertijd bij dit pakket zeer beperkt is en dat daarvoor geen aparte cursus noodzakelijk is. Over de basisgegevens zijn we tevreden, alhoewel het aantal gegevens wel beperkt is. Zo is er geen postcodetabel, kunnen we niet meerdere contactpersonen vastleggen bij relaties. In tegenstelling tot een vorige versie is het nu ook mogelijk om vrije velden toe te voegen bij een relatie. Het vastleggen van boekingen gaat zonder problemen, de administratie wordt direct bijgewerkt en achteraf kunnen we eenvoudig nog boekingen corrigeren. Alleen over het vastleggen van betalingen zijn we wat minder tevreden. Zo kunnen we geen transacties per (bank)afschrift vastleggen met controle op begin- en eindsaldo van de bank. Daar tegenover is het wel mogelijk elektronische afschriften in te lezen via het pakket. De wizard om gebruikers te begeleiden bij het vastleggen van boekingen vinden wij handig voor gebruikers die net beginnen met dit pakket. De overzichten zien er netjes en volledig uit. Handig is dat de informatie eerst naar een tekstbestand wordt weggeschreven, zodat het niet nodig is direct een printer te koppelen. Het “liquiditeitsoverzicht” doet meer vermoeden qua naamgeving dan de informatie die we op dit overzicht aantreffen (er wordt geen rekening gehouden met toekomstige in- en uitgaven in de tijd) . Een goede optie vinden wij de mogelijkheid om de gegevens te downloaden en offline te kunnen opvragen via een gratis daarvoor beschikbaar gesteld programma. Op het gebied van continuïteit vinden wij dit een voorbeeld voor andere leveranciers op het gebied van online werken. Vanuit webshops (en andere externe toepassingen) biedt e-Boekhouden.nl de mogelijkheid om direct facturen in e-Boekhouden.nl te plaatsen. Als een klant in een webshop een bestelling plaatst kan de factuur hiervoor direct in e-Boekhouden.nl geplaatst worden en ook direct per e-mail als PDF-bestand naar de klant gestuurd worden. Hoewel wij deze functie niet hebben getest vinden wij het melden ervan de zeker de moeite waard.
Exact Online (versie september 2007) De instapprijzen van Exact Online zijn duidelijk lager dan een jaar geleden. Exact Online wordt sinds e het 2 kwartaal 2007 geleverd in 4 abonnementsvormen met elk een tarief per maand: Invoicing (15,-), Basic (29,-), Advanced (49,-) en Premium (59,-). Deze laatste versie is inclusief facturering en bevat 2 administraties en 2 meekijkgebruikers. Voor valuta, activa, kostenanalyse en butgettering moet dan nog wel 10 euro per module (per maand) betaald worden. Het aantal basisgegevens is zeker uitgebreid te noemen. Per grootboekrekening kunnen we gegevens registreren als: voorkeur debet of credit boeken, indicatie geblokkeerd voor direct boeken, btw-code, opmerking, type en voor groeperen hoofdverdichting en verdichting. Relaties kunnen zowel debiteur als crediteur zijn en meerdere contactpersonen bevatten. De snelheid waarmee we boekingen kunnen vastleggen is prima. Boekingen worden direct bijgewerkt en kunnen achteraf ook weer eenvoudig gewijzigd worden. De uitvoer van het pakket vinden wij er verzorgd en compleet uitzien. Vanuit de saldilijst debiteuren kunnen we keurig via het scherm inzoomen op de onderliggende (openstaande) posten en vanuit een post kunnen we vervolgens inzoomen op de oorspronkelijke boeking. Aanmaningen zijn inmiddels standaard vanaf de Basic versie (voorheen was dit niet het geval). Tevens bevat het pakket een koppeling met de postcode tabel van TNT en de adressen en bedrijfsgegevens van de KvK, en is het mogelijk om facturen en aanmaningen te laten versturen via TNT FacturenPost (wij hebben dit laatste echter zelf nog niet getest). Sinds de laatste versie is ook een (optionele) dwingende relatie tussen kostenplaatsen, kostendragers en het grootboek opgenomen. De eerder wat complex ondervonden activa administratie is geheel herzien, vereenvoudigd (twee i.p.v. drie niveaus en koppeling met het grootboek alleen op groepsniveau) en uitgebreid met extra overzichten, waaronder een investeringsoverzicht, afschrijvingsplan en controlelijst tussen activa administratie en het grootboek.
Join Account | Administratie (versie 2.0) Join Account levert het online boekhoudpakket Join Account | Administratie. “Join Account richt zich op ondernemingen met een dienstverlenend karakter”, zo lezen we op de website van de leverancier. Specifiek voor accountants- en administratiekantoren levert Join Accountant ook de toepassing Join Account | Fiscaal, voor het online afhandelen van aangiftebeheer. Join Account | Administratie is verkrijgbaar vanaf 200,- euro per jaar. Daar komt dan nog 50,- euro eenmalige inschrijfkosten bij. Het pakket is eenvoudig van opzet. Op basis van tabbladen (zoals: inrichting, inkoop, verkoop en bank) kunnen we de diverse functies kiezen. Het kost ons geen moeite de weg in het pakket te vinden. Per rekening kunnen we een nummer, naam en indicatie debet of credit vastleggen. Via een aparte functie kunnen we dan rekeningen per categorie toekennen. Verder kunnen we per boekingscategorie (volgens ons te lezen als dagboeken) een rekening en tegenrekening vastleggen. Het aantal gegevens per rekening is beperkt, zo kunnen we een rekening niet blokkeren voor direct boeken. Klanten en crediteuren worden afzonderlijk vastgelegd. Per klant kunnen we aangeven of deze actief is. Naast de n.a.w.-gegevens is er ruimte voor zaken als telefoon, email, BTW-nummer, bankrekening en betaaltermijn in dagen. Contactpersonen vastleggen of zelf vrije velden benoemen is bij dit pakket niet mogelijk. De gegevens voor klanten en crediteuren zijn duidelijk alleen gebaseerd op boekhoudkundige functies, zoals het vastleggen van een verkoopboeking of het doen van een betaling. Het vastleggen van een verkoopfactuur gaat betrekking eenvoudig met dit pakket. We moeten eerst de debiteur boeken met factuurbedrag en eventueel BTW. Hierna kunnen we de factuur boeken op 1 of meer omzetrekeningen. Jammer vinden we wel dat we niet de volledige journaalpost op het scherm zien tijdens het inboeken. En het pakket is niet geschikt voor bulkinvoer. Het pakket kent diverse overzichten die in PDF worden weergegeven. Via het scherm inzoomen op individuele boekingen is niet mogelijk. Standaard wordt ook een vaste activa module geleverd met daarbij een investeringsoverzicht. Het berekenen en boeken van de afschrijving zelf hebben wij niet getest. Handig is tot slot de mogelijkheid om opdrachten (projecten) per klant vast te leggen, waar dan ook op geboekt kan worden.
KLEISTEEN (versie 2007) Kleisteen biedt onder de gelijknamige naam internetboekhouden vanaf 12,50 euro per maand. We hebben het dan over de BASIS versie die we wat beperkt vinden (zo missen we debiteuren en crediteuren). De PLUS versie, voor een nog steeds aantrekkelijk bedrag van 19,50 euro per maand, biedt standaard functies als grootboek, debiteuren, crediteuren, exportfuncties, facturering, aanmaningen en de mogelijkheid van elektronisch bankieren. De leverancier meldt dat ‘vaste aktiva’ inmiddels ook als module is opgenomen. In relatie tot de facturering worden ook functies genoemd voor urenregistratie en projectbeheer. Wilt u werken met abonnementen, vreemde valuta en financiële planning (waar de leverancier prognoses/budgetten onder verstaat) dan is er de PRO versie voor 29,50 euro per maand. “KLEISTEEN is van oorsprong speciaal ontwikkeld voor kleine bedrijven en zelfstandigen”. Zo lezen we op de website (www.kleisteen.nl) van de gelijknamige leverancier. Dat zal de scherpe prijsstelling van de toepassing verklaren. Het pakket kent een eenvoudige interface. Er is duidelijk meer aandacht besteed aan functionaliteit dan aan vormgeving. De basisgegevens zijn uitgebreid te noemen. We kunnen talloze instellingen (meer dan 100) opgeven om de werking van het pakket naar onze eigen hand in te richten. Binnen het grootboek kunnen we eigenschappen vastleggen als verdichting, rekeninggroep en indicatie actief. De onderverdeling van het grootboek in hoofdgroepen, verdichtingen, subverdichtingen en rekeninggroepen vinden we te complex voor de doelgroep van het pakket. Gelukkig is er wel een complete inrichting aanwezig bij het openen van een nieuwe administratie. De gegevens per relatie zijn uitgebreid. Zo kunnen we meerdere contactpersonen en banken registreren en kunnen we een vijftal vrije velden benoemen voor relaties. En een relatie kan zowel debiteur als crediteur zijn. Wat ontbreekt is een postcodetabel. Het vastleggen van boekingen gaat goed, maar kost in bepaalde gevallen wat extra handelingen. Zo moeten we bij bankboekingen telkens een apart scherm openen om openstaande posten af te boeken. Positief zijn we wel over het aantal gegevens dat we kunnen vastleggen bij een boeking, zoals medewerker, afdeling en project. De bestanden worden automatisch bijgewerkt en achteraf kunnen we boekingen nog wijzigen. De overzichten opvragen kost minder moeite dan het vastleggen van boekingen. En met name de overzichten op grootboekniveau zien er compleet uit, waarbij we tevens vanuit een kolommenbalans kunnen inzoomen op mutaties per rekening en de oorspronkelijke journaalpost. Bij het opvragen van de relatiekaart voor debiteuren en crediteuren krijgen we direct inzicht in de facturen en kunnen we de oorspronkelijke boeking opvragen. Een ouderdomsanalyse ontbreekt bij deze toepassing. De leverancier laat weten dat voor onder meer accountants- en administratiekantoren een raportagemodule is toegevoegd. Zoals genoemd kent het pakket veel functies voor de aangeboden prijs. Om goed met het pakket te werken moet wel even de tijd worden genomen.
Reeleezee Administratie (versie 3047) Reeleezee levert haar boekhoudpakket onder de naam Reeleezee Administratie. Voor een bedrag van 34,95 per maand hebben we het dan over de Business uitvoering. Het pakket kent tevens een lite uitvoering voor 24,95 per maand. De Lite uitvoering kent een beperking op het aantal inkoop- en verkoopboekingen per maand, te weten 20 inkoop- plus verkoopboekingen. Dat vinden wij wel erg beperkt. Voor factureren, urenregistratie, budgettering en periodieke facturatie moet elk 14,95 per maand betaald worden. Het vastleggen van basisgegevens gaat goed met een uitgebreid aantal vast te leggen gegevens. Bij een grootboekrekening kunnen we onder meer vastleggen: type rekening (kosten, opbrengsten, activa of passiva), een verdichting (er kan gekozen worden uit bestaande groepen), rekeningnummer export (feitelijk een rapportagecode als gewerkt wordt met een export naar bijvoorbeeld een extern rapportagepakket van de accountant) en toegestane type boekingen (memoriaal, verkoop, kas,bank,giro, kosten/opbrengsten) Het rekeningschema wordt weergegeven op volgorde van opbrengsten, kosten, activa en passiva. Dus niet op volgorde van een decimaal rekeningschema. Klanten en leveranciers worden apart onderhouden bij dit pakket en kennen een uitgebreid aantal eigenschappen als: contactpersonen, bankrekeningen en financiële gegevens (betalingstermijn, kortingspercentage, nummer KvK en BTW identificatienummer). Het vastleggen van boekingen via boekingsbonnen is even wennen voor ons, maar uiteindelijk kunnen wij toch zonder problemen de nodige boekingen vastleggen. En wij blijken eenvoudig in staat zelf boekingsbonnen samen te stellen. Voor ondernemingen met veel boekingen (bulkinvoer) lijkt ons het boeken met bonnen minder geschikt, maar voor die groep gebruikers beschikt Reeleezee tevens over reguliere dagboeken, vergelijkbaar met de wijze van invoer in traditionele boekhoudsystemen. Over het raadplegen van informatie zijn we enthousiast en zeker over de manier van inzoomen op mutaties en onderliggende boekingsbonnen. In tegenstelling tot het raadplegen hebben de rapporten enkele beperkingen. Zo bevat de ouderdomsanalyse geen totalen per relatie. Handig is dat rapporten in zowel PDF als Excel opgevraagd kunnen worden. Met de facturering kunnen we prima uit de voeten en ook het factureren op basis van uren gaat goed. De functionaliteit van de urenadministratie vinden we wel wat beperkt. De modules budgettering en periodieke facturatie heeft de leverancier recent toegevoegd en hebben wij zelf niet getest. Wij verwachten dat het pakket in de toekomst nog verder uitgebreid wordt met nieuwe modules en functies.
Twinfield (versie 5.3) Met een prijs van 75,- euro per gebruiker per maand is Twinfield niet de goedkoopste oplossing voor een online boekhoudpakket. Daar tegenover staat wel dat u in één keer over alle aangeboden functionaliteit beschikt die het pakket biedt. Zaken als vreemde valuta, kostenplaatsen, budgetten, facturering, uren en rekening courant zitten er allemaal standaard bij. En u heeft bij deze toepassing verder geen kosten voor extra administraties. Voor gebruikers die slechts beperkte functies gebruiken (bijvoorbeeld alleen uren invoeren of de boekhouding raadplegen) geldt een lager tarief per maand. Het beheer van de basisgegevens gaat goed, maar komt op een aantal punten toch wat complex over op ons. Zo vereist het beheer van rekeninggroepen, verdichtingen en koppelingen duidelijk boekhoudkundige kennis volgens ons. Debiteuren en crediteuren worden apart onderhouden bij deze toepassing. Per relatie kunnen we meerdere adressen en bankrekeningen vastleggen. Meerdere contactpersonen vastleggen is niet mogelijk bij dit pakket. Wij denken dat dit pakket minder geschikt zal zijn voor ondernemers zonder boekhoudkundige kennis of ondersteuning van een accountant, zeker waar het gaat om de inrichting. Bij het vastleggen van boekingen wordt onderscheid gemaakt tussen ‘concept’ (voorlopige) en definitieve boekingen. Definitieve boekingen kunnen niet meer gewijzigd worden achteraf. Het vastleggen van boekingen levert ons geen problemen op. Wij denken dat het pakket wat minder geschikt is voor bulkinvoer (in korte tijd veel boekingen inbrengen). Gegevens worden bij het opslaan van een boeking direct bijgewerkt. De uitvoer van het pakket zijn we zondermeer enthousiast over. Bij de informatie op het scherm kunnen we vanuit mutaties inzoomen op de oorspronkelijke boeking en op de vaste gegevens van een rekening of relatie (debiteur of crediteur). We kunnen de informatie sorteren op de getoonde kolommen en we kunnen de gegevens zelfs exporteren naar PDF, MS Excel en XML formaat). Wat we missen is een saldo per rekening en per relatie. Het pakket bevat een 40-tal standaard rapporten, van invoerverslag tot kolommenbalans. We gaven hiervoor al aan dat het pakket een uitgebreid aantal functies kent.
OpenSource boekhoudpakketten osFinancials (versie RC9) osFinancials is een doorontwikkeling van het OpenSource boekhoudpakket Turbocash dat zijn oorsprong kent in Zuid Afrika. Medio 2006 heeft het Nederlandse ontwikkelteam besloten Turbocash te verlaten en onder de naam osFinancials verder te gaan. osFinancials is als OpenSource toepassing gratis te downloaden en kan door de gebruiker zelf aangepast worden. Voor dit laatste is natuurlijk wel programmeerervaring nodig. Helemaal gratis is de software trouwens niet. Voor de modules Auditfile Financieel, elektronische aangifte omzetbelasting en aanmaningen moet elk 35,- euro betaald worden. Wij kunnen osFinancials versie RC9 downloaden en worden daarbij direct doorgelinkt naar Sourceforge.net (de website met OpenSource downloads). Hierna start een download van maar liefst 73 MB. Gelukkig hebben wij breedband en is binnen 10 minuten een uitvoerbaar bestand aanwezig. Op de website lezen we dat september 2007 een nieuwe stabiele 2.0 versie staat gepland. Wij hebben ons echter nog even gebaseerd op versie (RC9). Het installeren van het pakket zelf, via een duidelijke wizard, loopt voorspoedig. Hierna moeten we nog aanvullende software installeren en dat vinden we minder duidelijk. Omdat we de installatie handleiding erop na hebben geslagen wordt duidelijk dat we “Firebird” moeten installeren omdat dit de database is. Wij zouden het veel logischer vinden als dit direct onderdeel zou uitmaken van de installatie van osFinancials. Voor de installatie van Firebird moet de installatie handleiding zeer secuur gevolgd worden, dit omdat de installatie ook nog eens in het Engels is. We krijgen als reactie dat een en ander het gevolg is van het feit dat osFinancials ook als cliënt-server model geïnstalleerd kan worden. Hoewel wij dit laatste niet zelf hebben getest is het natuurlijk wel positief dat door meerdere gelijktijdige gebruikers gewerkt kan worden met het pakket. Via de menukeuze boven aan het scherm (conform Windows menu) kunnen we kiezen voor “bewerken” en daarbinnen voor onder meer grootboek, debiteuren en crediteuren. Het systeem bevat een compleet rekeningscherm en over de informatie die we per rekening kunnen vastleggen zijn we tevreden. Zo kunnen we per rekening een tweetal groepen toekennen, type rekening (balans of W&V), indicatie actief en een begroting. We kunnen deze laatste begroting per rekening, per maand opgeven of als totaalbedrag en deze automatisch laten verdelen over de periodes. Helpinformatie per scherm of ingave kunnen we niet direct opvragen. Ook voor de debiteuren en crediteuren kunnen we een uitgebreid aantal gegevens vastleggen, zoals een apart afleveradres, contactgegevens en afspraken. Het vastleggen van een verkoopfactuur gaat eenvoudig. Op één regel kunnen we zowel de debiteur, BTW als opbrengst boeken. Jammer vinden we wel dat na het vastleggen alleen rekeningnummers in beeld blijven en niet bijvoorbeeld de naam van de debiteur en de omschrijving van de opbrengstrekening. Als we een ouderdomsanalyse opvragen krijgen we de waarschuwing dat er een onverwerkt journaal is. Op dit punt constateren wij dat de boekingen niet direct bijgewerkt worden in de administratie, maar dat er eerst een doorboeking gedraaid moet worden. We krijgen de volgende reactie op dit punt “Dit komt doordat er functiescheiding binnen een bedrijf mogelijk is, bijvoorbeeld de receptie tikt facturen in en na controle door een boekhoudkundige wordt pas doorgeboekt”. Na het verwerken van het journaal kunnen we een ouderdomsanalyse opvragen. Voor het opvragen kunnen we netjes de ouderdom instellen en kiezen waar de uitvoer naartoe moet (scherm, printer, bestand en email). De rapporten kennen over het algemeen uitgebreide selectiegegevens en zien er eenvoudig en duidelijk uit. We worden nog even attent gemaakt op de mogelijkheid om, via de functie TLedgerViewer, vanuit een balans in te zoomen op onderliggende mutaties en de oorspronkelijke boekingen. osFinancials is een zeer uitgebreid boekhoudpakket. Als u als MKB ondernemer een boekhoudpakket zoekt waarmee u direct probleemloos aan de gang kunt gaan en u heeft geen echte interesse voor computers en software dan valt onze keuze niet direct op osFinancials. Voor MKB’ers met affiniteit voor automatisering valt osFinancials wel te overwegen. En osFinancials heeft koppelingen met de OpenSource webwinkelsoftware osCommerce, Zencart, CreLoaded en met VtigerCRM (relatiebeheer). Gegevens tussen deze pakketten kunnen eenvoudig uitgewisseld worden, laat men ons weten.
Open-Ledger (versie 2.8.1) Het OpenSource boekhoudpakket Open-Ledger kent zijn oorsprong in SQL-Ledger. Er wordt dan gesproken over een boekhoud- en ERP systeem (zie www.sql-ledger.org). Via deze laatste website kan het SQL-Ledger systeem gedownload worden, waarbij aangegeven is dat de vertaling in het Nederlands voor 89% gereed is. De organisatie achter Open-Ledger (Dutch Open Projects) laat ons weten dat SQL-Ledger speciaal is aangepast aan de Nederlandse markt en als zodanig als Open-Ledger wordt aangeboden. Interessant aan dit pakket is dat het gedraaid kan worden op een lokaal systeem via een webserver (o.a. MAC en Windows) en via het ASP model (dus internetboekhouden). Er is dus feitelijk sprake van een webapplicatie. Het pakket zelf lokaal installeren is volgens de documentatie op de website eenvoudig, alleen moet ook de taal Perl, een webserver en bepaalde drivers voor printer en email aanwezig zijn of geïnstalleerd worden. Dat laatste vereist natuurlijk wel de nodige kennis van deze zaken. Wij hebben ons gebaseerd op het ASP model van dit pakket via Dutch Open Projects om een indruk te krijgen van de werking en functionaliteit. Aan installatie hebben wij dan ook geen aandacht besteed. Om toegang te krijgen tot het pakket hebben wij even telefonisch contact opgenomen met de leverancier. De website www.dop.nu is namelijk vernieuwd en biedt (nog) niet direct toegang tot de ASP omgeving. Na inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord komen we terecht in de boekhoudomgeving. Helaas bevat deze omgeving geen enkel basisgegeven (zoals grootboekrekeningen). Op zich is wel sprake van een duidelijk menu. Wij kiezen voor het vastleggen van enkele rekeningen dat op zich eenvoudig gaat. Het aantal eigenschappen per rekening is beperkt. Zo kunnen we niet aangeven dat een rekening inactief is of dat sprake is van aantallen muteren naast bedragen. Bij het vastleggen van klanten kunnen we onderscheid maken tussen bedrijven en personen. De verdere eigenschappen zijn deels afhankelijk van deze laatste keuze. Het aantal eigenschappen is relatief beperkt. Wat ons verder opvalt bij dit (toch internationale) pakket is dat we zelf de landnaam moeten kiezen en dat geen sprake is van een landentabel. Wat betreft het vastleggen van boekingen zijn er meerdere mogelijkheden, zoals: het invoeren van een verkoopfactuur, een kassabon of een handmatige boeking. Wij besluiten een verkoopboeking handmatig vast te leggen. Het invoeren van debiteur en omzetrekening gaat goed, maar we hebben geen idee hoe de BTW automatisch te boeken. Het opvragen van informatie gaat betrekkelijk eenvoudig. Bij het opvragen van rekeningen kunnen we ook direct inzoomen naar de oorspronkelijke boeking. Wat we missen is de elektronische aangifte omzetbelasting en de Auditfile Financieel. Online helpfuncties ontbreken bij dit pakket, wat de bediening soms wat lastig maakt. Als u op zoek bent naar een pakket dat u via een eigen webserver via internet kunt draaien dan valt Open-Ledger te overwegen. Een aandachtspunt is dan nog wel de volledige vertaling van de toepassing.
Er kunnen geen rechten ontleend worden aan deze uitgave met bijlagen. Wijzigingen voorbehouden.
