Bron: Marktanalyse Salaris Rendement / Rendement Uitgeverij, uitgave november 2008 / auteur Gerard Bottemanne (Onderzoeksbureau GBNED) Overzicht van ledenadministraties e
Voor de tweede maal (1 maal in 2005) hebben we een inventarisatie gemaakt van beschikbare softwaresystemen voor het voeren van een ledenadministratie. We kunnen daarbij constateren dat steeds meer ledenadministraties via internet aangeboden worden via het SAAS model. SAAS staat in dit geval voor Software As a Service. Bij het in kaart brengen van standaard software voor ledenadministraties zijn wij uitgegaan van een aantal algemene eigenschappen voor ledenadministraties. Afhankelijk van de doelgroep zullen aanvullende eigenschappen nodig of gewenst zijn. Zo zal een sportvereniging wedstrijdinformatie willen bijhouden of gegevensuitwisseling met sportbonden. Een sportschool zal graag een planbord bijhouden. Bij belangen- en beroepsorganisaties kan een besloten omgeving op internet een rol spelen om bijvoorbeeld notulen e.d. te ontsluiten aan leden die daarvoor speciaal toegang is verstrekt via een gebruikerscode en wachtwoord. Leveranciers van dergelijke software hebben we gevraagd of hun pakket algemeen toepasbaar is of specifiek voor bepaalde branches. Het is in elk geval altijd goed na te gaan welke functies zijn gewenst. Een bijzonder aandachtspunt is de aanwezigheid van een boekhoudmodule of een goede koppeling met een bestaand boekhoudsysteem. Voorkomen moet worden dat gegevens dubbel ingevoerd moeten worden, bijvoorbeeld een persoon of bedrijf als lid en als debiteur in de boekhouding. Dat laatste gaat vroeg of laat een keer mis. En ook de aansluiting van financiële cijfers is daarbij een aandachtspunt. De bijdragen aan contributie binnen de ledenadministratie (mogelijk verbijzonderd) en boekhouding moeten natuurlijk overeenstemmen. Steeds meer aanbieders gebruiken internet om ledenadministraties toegankelijk te maken. Het gaat dan niet alleen om de administrateur of het bestuur van bijvoorbeeld een vereniging, maar ook om leden toegang te geven tot bepaalde gegevens of leden zelf mutaties (denk aan een adreswijziging) te laten doorvoeren. Ook kan de integratie met een website voor bepaalde informatie een uitkomst bieden. Bijvoorbeeld het ontsluiten van de teamsamenstelling of het wedstrijdschema via de website. Elektronisch factureren In ons artikel uit 2005 gaven we al aan dat op het gebied van administratie een kostenbesparing valt te behalen voor verenigingen door het elektronisch verzenden van facturen. Facturen kunnen bijvoorbeeld direct vanuit de ledenadministratie per e-mail worden verzonden, zonder extern e-mailprogramma (zoals Microsoft Outlook). Inmiddels is elektronisch factureren ook een hot item binnen de overheid en het bedrijfsleven en wij verwachten dat elektronisch factureren uiteindelijk de papieren factuur zal vervangen. Aanbieders van ledenadministraties vroegen wij voor dit artikel “In hoeverre elektronisch factureren een rol speelt voor ledenadministraties?”. Op basis van de gegeven antwoorden is onze algemene indruk is dat elektronisch factureren binnen afzienbare tijd tot de basisbagage zal behoren van alle moderne softwaresystemen voor ledenadministraties. De gegeven antwoorden brengen verder de volgende punten aan de orde: • • •
Met name ouderen werken liever toch nog op de traditionele manier (het ontvangen van een factuur op papier), De administraties moeten dan wel ingericht zijn om e-mailadressen goed up-to-date te houden. E-mailadressen veranderen in de praktijk sneller dan woonadressen, Elektronisch factureren zal ook aangeboden worden in combinatie met on-line betaalmogelijkheden. Door bijvoorbeeld IDEAL (online betalen via eigen bankrekening) te koppelen vanuit de ledenadministratie (via een webinterface) kan ook direct betaald worden als de factuur elektronisch is ontvangen.
Visie Wij vroegen leveranciers tevens naar hun visie over recente en toekomstige ontwikkeling op het gebied van software voor ledenadministraties. Naast elektronisch factureren (zoals hiervoor behandeld) levert dit de volgende punten op: Afhankelijk van de vraag een automatische koppeling naar incasso-bureaus (bijvoorbeeld als er al twee aanmaningen gestuurd zijn). Verdere integratie tussen systemen, zoals met een website van een vereniging. Meer aanbod via het SAAS model en via internet functies toegankelijk maken voor leden. In dit verband is ook “self-service” genoemd als trend, waarbij leden zelf hun eigen gegevens kunnen raadplegen en aanpassen, maar ook bijvoorbeeld hun eigen betalingshistorie inzien. Meer automatische incasso’s.
• • • •
Bij de inventarisatie hebben wij onderscheid gemaakt naar de volgende eigenschappen: • • • • • • • • • • • • • • • •
Bijhouden van leden met specifieke eigenschappen, zoals: datum aangemeld, datum aanvang lidmaatschap en datum opgezegd Onderscheid naar persoonslid en bedrijvenlid Meerdere lidmaatschappen mogelijk per persoon en/of bedrijf (in dezelfde periode) Meerdere contributiesoorten Facturering met naar keuze acceptgiro of automatische incasso Telebankieren met inlezen en automatisch afletteren elektronische afschriften Afwijkend factuuradres (bijvoorbeeld betaling lidmaatschap door werkgever) Volledige debiteurenbewaking met openstaande posten en vervaardigen van aanmaningen Ledenlijst naar meerdere gezichtspunten Vervaardigen van ledenpas Adresetiketten met selecties Vrije velden door gebruiker toe te kennen voor aanvullende ledengegevens De mogelijkheid om een mailing te sturen vanuit het systeem Algemeen toepasbaar of branchegericht lokaal op PC of server van cliënt of via het ASP model (ook wel SAAS) genoemd Toepasbaarheid, algemeen of specifiek branchegericht
Verder hebben wij gevraagd naar eventuele beperkingen in aantallen en de kosten. (J=aanwezig / -=niet aanwezig) Leverancier Pakket
Ledengeg.
Personen / bedrijven
Meer lidmaatschappen
Contributiesoorten
Facturering Acceptgiro en incasso
Telebankieren
Afwijkend Factuuradres
Deb. adm. openst. posten en maningen
Boekhouding (min. groot boek, deb.
Ledenlijst met selecties
Ledenpas
Etiketten
Vrije velden
Mailling
Algemeen toepasbaar of specifiek branchegericht
Lokaal / Online via ASP model
Beperking in aantallen
Kosten (vanaf) A = aanschaf O = onderhoud per jaar (excl. BTW)
Website
ADS International
AFAS
AllSolutions Business Applications AllUnited
ADBplus 2000 Special met Abonnement module AFAS Profit Abonnementen
J
J
J
J
J
-
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
WebSolutions QX J
J
J
J
J
J
J
AllUnited / IS4C
J
J
J
J
J
J
J
en cred.) J
J
J
-
J
Algemeen
Lokaal
-
A: 469,O: 169,- (niet verplicht)
www.adbplus.nl
J
J
J
J
Algemeen en branche gericht bijv. Accountancy
Lokaal en online
-
A: op aanvraag O: 20%
www.afas.nl
J
J J (Integ ratie met Profit Finan cieel ) J J
J
J
J
J
Branche oplossing
-
1)
www.allsoultions. nl
J
J
J
J
J
J
Sportver., charitatieve instellingen, branche- en beroepsver
Lokaal en Online Online
-
Jaarlijks: 300,vast en 0,50 per relatie (zonder CMS)
www.allunited.nl www.is4c.com
J
ARTIQ Software
ARTIQ Ledenmanager
J
J
4)
J
J
J
J
J
-
J
J
J
J
J
BaseNet
BaseNet Online CRM LEDENbasis
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
-
J
-
J
J
J
Bijzondermakkelijk Covide
MembersOnly
J
-
-
J
J
J
-
J
J
J
-
CovideLedenLink
J
J
J
J
J
-
J
J
-
J
Davilex
Davilex Club
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
Basis Software
Jaarlijks: 485,vast en 1,95 per relatie (inclusief CMS) Op aanvraag
Lokaal (online optioneel)
-
J
Algemeen, maar goed toepasbaar voor de thuiszorg Beide
Online
-
J
J
Algemeen
Lokaal
30.000
-
J
J
Lokaal
-
Via via
J
J
J
Online
-
A: geen v.a O: 250,prijs modulair opgebouwd
J
J
J
J
Algemeen toepasbaar Algemeen, maar goed toepasbaar voor sportverenigingen Algemeen toepasbaar voor verenigingen en
Lokaal
-
A: 167,22 O : 69,-
A vanaf € 200 O vanaf € 300 A: 0,O: 99,- p.j. (verplicht) 13)
www.artiq.nl
www.basenet.nl www.basissoftwar e.nl www.bijzonderma kkelijk.nl www.ledenlink.nl
www.davilex.nl
DeViant
VIGILANT
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
Dispi Software Engineering Farmore Automation
Captain
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J en 3)
J
J
J
PlanMySport
J
J
J
J
J
-
J
J
Debiteuren
J
3)
J
J
For Each
Actief
J
J
J
J
11)
12)
-
J
-
J
J
J
J
Getronics PC-Leden PinkRoccade 14)
J
J
J
J
J
-
J
J
J
J
J
J
J
ifunds
manyware
J
J
J
J
J
J
J
J
-
J
J
J
KnowMany
J
J
J
J
J
-
J
J
J
J
-
Littlesoft
KnowMany Back Office DC-Leden
J
J
J
J
J
J
J
J
-
Marloc
Winchurch
J
J
J
J
-
-
-
-
Matadex
XIPHERS
J
J
J
J
J
J
J
Member Control
MemberControl
J
J
J
J
J
J
MicroStar
MicroStar
J
J
J
J
J
Newbase
Newbase Leden
J
-
-
-
Pap Software Pap
J
J
J
PolderSoft
J
J
J
PolderSoft-Leden
stichtingen -
Lokaal
-
Sportver. en Algemeen
Online
-
Online
-
Lokaal (online optioneel)
-
Lokaal
5.000 leden
J
eigen Algemeen appl. en in het bijzonder voor sportverenigingen J Algemeen en in het bijzonder voor sportverenigingen J Algemeen en extra module voor sportver. J -
Lokaal en Online
J
J
J
Lokaal
(geschikt vanaf 5.000 leden) -
J
Optie J
-
Optie -
Lokaal
99.999
-
J
-
J
J
Lokaal
-
J
-
J
J
J
J
J
-
J
J
J
J
J
J
J
J
J
3)
J
J
Lokaal en Online Online Lokaal en Combinatie Lokaal
-
j
eigen Kerkenwerk appli. 10) J Verenigingen en bonden J Algemeen, (Sport)ver. Kleine/grote (koepel) organisaties J -
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Lokaal
-
J
J
J
J
J
J
J
-
-
J
J
Algemeen
J
J
J
J
J
-
J
3)
J
J
J
Algemeen
Lokaal 7) Lokaal / ASP /
Beiden
-
-
A: 99,www.deviant.nl O: 2% p/mnd Vanaf 150,- per www.e-captain.nl jaar Ca 2 euro per lid/klant all in p/jaar inclusief website en online ledenlijst A: 1199,O: geen opgave
www.planmysport .com
A: 109,- euro incl. BTW O: 49,- euro p/jaar Op aanvraag
www.pcleden.nl
www.foreach.nl
www.ifunds.nl
A: 10.000 O = 2.000 A: geen opg. O: geen opg. A: 395,O: 280,A: 5.000 O: 17%
www.knowmany.n l www.littlesoft.nl
A: op aanvraag Verrekening op basis aantal incasso’s en/of acceptgiro’s A: vanaf 395,O: vanaf 145,p/jr. A: geen opg. O: geen opg A: 0,O: 145,A: 119,O: 59,-
www.membercont rol.nl
www.marloc.nl www.matadex.co m
www.microstar.nl
www.newbase.nl www.papsoftware .nl www.poldersoft.nl
Internet datase Brancheorg. Lokaal en algemeen en Online Lokaal en Online
Programming TopLeden 2008 Systems
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
9.999. A: vanaf 225,www.prgsys.com 999.999 O: op aanvraag
Quadrant Software
King versie M
5)
J
J
6)
J (deels optie)
J
J
J
J
J
3)
J
J
-
Lokaal A: 1495,O: 299,Online Vanaf 29.95 p/mnd excl. hosting
www.king.eu
Renflex
RFX-CRM
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
Via maili ngbe stand , te expo rtere n uit King J Vak- en Lokaal bracheorgani en saties, Online sportbonden en bladuitgever s
-
Back-office A: 7500,gemiddeld O: 15% Online A: 400,O: 15%
www.renflex.nl
STB STB Leden Automatisering & Advies
J
J
J
J
J
J
J
2)
2)
J
3)
J
-
J
The WWW Enterprise
IS4C
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
Verito Informatisering
Verito Membership, gebaseerd op en geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
Webware Systems Windex Software
Club Webware
J
J
J
J
J
-
J
J
J
J
3)
J
8)
WindexVier WindexCC
J J
J J
J J
J J
J J
-
J J
J J
-
J J
J J
J J
J J
Lokaal en Online
-
A: 495,- per user / 4950,server licentie (eenmalige kosten) O: 20%
www.stb.nl
Online
-
Jaarlijks: 300,vast en 0,50 per relatie
www.is4c.com
Lokaal en ASP
-
A: 1.500,O: 16%
www.verito.nl
J
Algemeen; met name voor grotere verenigingen en brancheorga nisaties Sportver., charitatieve instellingen, branche- en beroepsver Sportver., charitatieve instellingen, branche- en beroepsver., omroepen, politieke partijen, kerken -
9)
-
Op aanvraag
J J
Brancheorg. en
Lokaal Online
-
A: 1000,O: 15%
www.clubwebwar e.nl www.windex.nl
Wisseq
ISS InformatieSysteem voor Sportorganisaties
J
J
J
J
J
-
J
J
-
J
J
J
J
J
verenigingen van vrije beroepsbeoefenaren Sport/Algem een-
(b.v. op basis van SAAS) Lokaal en Online
-
A: op aanvraag O: 10%
1) Bij lokaal gebruik 1.300 euro per (zwaar administratieve) gebruiker (eenmalig) en 20% onderhoud & support. Voor minder zware gebruikers tarieven vanaf 200 euro per maand. 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14)
Bij SaaS model 65 euro per maand per (zwaar administratieve) gebruiker, inclusief onderhoud, support en hosting. Voor minder zware gebruikers tarieven vanaf 10 euro per maand. In beide gevallen zijn de kosten voor database meegenomen in de tarieven. STB kent een standaard koppelingsfunctionaliteit (voor de facturen) naar de diverse boekhoudprogramma’s; Ledenpas kan vervaardigd worden via gegevensexport (fysieke pas eventueel door specialistische bedrijven); Ieder lid kan maar 1 lidmaatschappen hebben. Een gezin kan meerdere lidmaatschappen hebben. Door toekennen van vrije velden Door te werken met meerdere contactpersonen Pap is geen ASP toepassing maar werkt wel op netwerk via SQL server. Hiermee is het ook heel goed mogelijk om over internet verbinding te maken, dit gebeurt ook regelmatig bij klanten. In plaats van algemene vrije velden kunnen er specifieke eigen velden toegevoegd worden naar wens. Het webgebaseerde pakket biedt elke club een eigen database en kan draaien bij Webware Systems of bij een zelf te kiezen hosting-provider. De ledenadministratie is bij ons gericht op de verwerking van kerkleden – kerkbijdragen en vrijwilligerswerk. Vele eigenschappen zijn daarom niet van toepassing. Automatische incasso en nota. Alleen verwerken automatische incasso’s tot betaling (niet de overige posten). Aanschaf: 39,50 – 79,50. Onderhoud: geen .Prijs is afhankelijk van de grootte van de vereniging. Specifiek voor kleinere verenigingen en stichtingen tot 5.000 relaties. (voor professionele organisaties beschikt Getronics PinkRoccade over andere oplossingen).
Bron: Marktanalyse Salaris Rendement / Rendement Uitgeverij, uitgave november 2008 / auteur Gerard Bottemanne (Onderzoeksbureau GBNED)
www.wisseq.nl
