Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

Dienst Ondersteuning, Bureau Aanbestedingen Postadres Postbus 10080, 3505 AB Utrecht

Bezoekadres Vliegend Hertlaan 1-11, 3526 KT Utrecht Telefoon 030-286 05 55 Fax 030-286 05 56

Inhoudsopgave 1.

Beschrijving Project

1.1

Inleiding

1.3

Doel van de aanbesteding

1.5

Achtergrondinformatie bij de opdracht Omvang van de opdracht

6

1.7

Looptijd van de overeenkomst

8

2.

Beschrijving beoordelingsprocedure

2.1

Informatiefase

9

2.3

Beoordelingsprocedure

Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting

9

12

2.5

Definities

13

3.

Instructie voor de inschrijver

3.1

Voorbereiding inschrijving

14

3.2

Inhoud en opbouw inschrijving

14

4.

Lijst van eisen

4.1

Eisen aan de aanbestedingsprocedure

4.3

Eisen integraal dossier

4.5

Eisen (Management) Informatie

Eisen koppelingen en uitwisselingen

33

4.7

Eisen kwaliteit en techniek

34

4.9

Eisen implementatie

37

4.11

Eisen Service Level Agreement Commerciële eisen

40

43

4.13

Juridische eisen

44

5.

Lijst van wensen

5.1

Wensen integraal dossier

1.2 1.4 1.6 1.8

2.2 2.4

3.3

4.2 4.4 4.6 4.8 4.10 4.12 4.14

Achtergrond en opzet van de aanbestedingsprocedure Uitvoering aanbestedingsprocedure

Planning

De aanbesteding

Indienen van de inschrijving

Eisen functionaliteit / gebruikersvriendelijkheid Eisen planning en oproepen

Eisen autorisatie en beveiliging Eisen leverancier

Eisen presentatie en uitwerking van een casus

Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

4 4

5

5

5

5

8

9 9

14 14

16 16

17

21

28 32

35 38

45

46 46 pagina 2 van 50

5.2

Wensen koppelingen en uitwisselingen

47

5.4

Wensen rol van de consument

48

5.6

Juridische wensen

5.3 5.5 5.7

Wensen kwaliteit en techniek Commerciële wensen

Wensen presentatie en uitwerking van een casus


47 49 49

50

pagina 3 van 50

1. Beschrijving Project

1.1

Inleiding

De GG&GD Utrecht, GGD Eemland (namens de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg) en GGD Midden-Nederland (namens de gemeenten Abcoude,

Breukelen, Bunnik, De Bilt, Houten, Loenen, Lopik, Maarssen, Montfoort, Nieuwegein, Oudewater, Renswoude, Rhenen, De Ronde Venen, Veenendaal, Vianen, Wijk bij Duurstede, Woerden,

IJsselstein, Utrechtse Heuvelrug, Zeist), verder te noemen Samenwerkingsverband EKD Utrecht, zijn voornemens twee overeenkomsten af te sluiten met betrekking tot de aanschaf van het Elektronisch Kinddossier.

De gemeenten besteden de aanschaf van het Elektronisch Kinddossier gezamenlijk aan. De gemeenten stellen het Elektronisch Kinddossier vervolgens ter beschikking aan alle JGZ-

instellingen voor 0-4/ 4-19 jaar binnen de regio/ provincie met de verplichting tot gebruik. De GG&GD Utrecht zal voor de gemeente Utrecht en de GGD Midden-Nederland zal voor de overige gemeenten als contractpartij optreden.

Dit document beschrijft de eisen en wensen aan het Elektronisch Kinddossier. ICT gaat een prominente rol spelen in de jeugdgezondheidszorg. Door het EKD krijgen zowel zorgverleners als beleidsmakers een beter inzicht in de lichamelijke en sociaal-emotionele

ontwikkeling en behoeften van jongeren en de behoeften van hun ouders. Hierdoor kunnen hulpverleners, werkzaam binnen JGZ-organisaties makkelijker kinderen en ouders met

problemen volgen. Verder kunnen JGZ-organisaties met het integrale EKD snel, effectief en betrouwbaar gegevens uitwisselen met anderen. Een adequate informatievoorziening draagt bij

aan een kwalitatief sterke integrale Jeugdgezondheidszorg. Het huidige integrale papieren

dossier in JGZ-organisaties zal plaatsmaken voor een Integraal Elektronisch Kinddossier (EKD). De implementatie van het EKD verloopt gefaseerd. Eerst zal de registratie van kinderen 0-19 jaar landelijk worden geïmplementeerd (vanaf 01-01-2009), vervolgens zullen landelijk berichten worden uitgewisseld tussen JGZ-organisaties en zullen gegevens worden aangeleverd aan de Informatiebank JGZ.

Gehanteerde landelijke uitgangspunten: •

Implementatie geschiedt op basis van de landelijk gedefinieerde standaarden, zoals het [Basis Taken Pakket], de [Basis Dataset JGZ], berichten gebaseerd op de HL7v3 standaard ten behoeve van de interoperabiliteit met de zorgsector;

•

Aansluiting op de landelijke infrastructuur voor de zorg [Specificatie AORTA], zoals deze nu door NICTIZ met de zorgsector wordt vormgegeven zal de komende jaren vorm krijgen.


pagina 4 van 50

1.2

Achtergrond en opzet van de aanbestedingsprocedure

Deze aanbesteding betreft een Europese aanbesteding volgens het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). Hierbij wordt de openbare procedure gevolgd.

1.3

Doel van de aanbesteding

Het Samenwerkingsverband EKD Utrecht is in het kader van de onderhavige aanbesteding

voornemens een overeenkomst af te sluiten met betrekking tot de aanschaf van het Elektronisch Kinddossier (EKD). Het Samenwerkingsverband EKD Utrecht is voornemens om aan één inschrijver de opdracht te gunnen. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, waarbij naast de prijs ook kwalitatieve aspecten beoordeeld worden. Er zullen twee overeenkomsten gesloten worden. De ene met GG&GD Utrecht voor de gemeente

Utrecht, de andere met GGD Midden-Nederland en GGD Eemland. Deze laatste twee zijn voornemens per 1 januari 2009 dan wel 1 juli 2009 te fuseren en daarna voort te bestaan onder de naam GGD

Midden-Nederland. De GG&GD Utrecht zal voor de gemeente Utrecht en de GGD MiddenNederland zal voor de overige gemeenten als contractpartij optreden.

De gemeenten besteden de aanschaf van het Elektronisch Kinddossier gezamenlijk aan. De gemeenten stellen het Elektronisch Kinddossier vervolgens ter beschikking aan alle JGZ-

instellingen voor 0-4/ 4-19 jaar binnen de regio/ provincie met de verplichting tot gebruik. Om de economisch meest voordelige inschrijving te bepalen worden de volgende gunningscriteria en bijbehorende factoren gehanteerd: Gunningscriteria

Factor

5.1 Wensen Integraal Dossier

20

5.2 Wensen Koppelingen en Uitwisselingen

20

5.3 Wensen Kwaliteit en Techniek

10

5.4 Wensen Rol van de Consument 5.5 Commerciële wensen

5 30

5.6 Juridische wensen

5

5.7 Presentatie/ casus

10

1.4

Uitvoering aanbestedingsprocedure

De aanbesteding wordt uitgevoerd door Bureau Aanbestedingen van de gemeente Utrecht, in opdracht van de Gemeentelijke Geneeskundige en Gezondheidsdienst (GG&GD) van de gemeente Utrecht. Het contractbeheer zal worden verzorgd door de GG&GD Utrecht voor de gemeente Utrecht, door de GGD

Midden-Nederland voor de regio Midden-Nederland (na de gerealiseerde fusie, tot die tijd zullen zowel GGD Midden-Nederland als GGD Eemland het contractbeheer verzorgen, zie ook hoofdstuk 1.3).

1.5

Achtergrondinformatie bij de opdracht

Aanleiding

De invoering van het Elektronisch Kinddossier (EKD) heeft als doel de digitalisering van de papieren dossiers van de jeugdgezondheidszorg (JGZ). Dit moet leiden tot betere overdracht van Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

pagina 5 van 50

gegevens, eerdere signalering van risico’s en het beter kunnen volgen van kinderen. Daarnaast moet de digitalisering het mogelijk maken - door het samenvoegen van de beschikbare

gegevens – om meer inzicht te verkrijgen in de ontwikkeling van de jeugd zowel op lokaal als op landelijk niveau.

Begin 2006 is besloten één landelijk systeem te ontwikkelen voor het EKD. De Stichting EKD.NL heeft in opdracht van het ministerie voor Jeugd en Gezin vervolgens gewerkt aan een prototype voor het in te voeren EKD, implementatierichtlijnen en het uitvoeren van een Europese aanbestedingsprocedure. In september 2007 oordeelde de rechter dat de

aanbestedingsprocedure niet mocht worden voortgezet. De betrokken partijen hebben daarop aangegeven zo snel mogelijk verder te willen gaan met de digitalisering van de JGZ-dossiers.

Om dit mogelijk te maken, heeft de minister besloten dat de gemeenten / JGZ-instellingen zelf moeten overgaan tot aanschaf van (bestaande) digitale JGZ-pakketten. Een landelijke ‘kop’ zal zorgen voor uitwisseling van informatie binnen de JGZ en analyse van gegevens.

De gemeenten zijn bestuurlijk verantwoordelijk voor de invoering van digitale dossiers in de JGZ. Het Rijk is verantwoordelijk voor ontwikkeling van de landelijke kop. Op 11 juni 2008 hebben de gemeenten in de provincie Utrecht overeenstemming bereikt over

het gezamenlijk aanbesteden van de software voor het EKD. Door niet ieder voor zich, maar juist gezamenlijk aan te besteden wordt een provinciebrede uitwisseling van gegevens veilig gesteld. De gemeenten hebben afgesproken dat twee GGD’en in de provincie (GGD Eemland en GG&GD Utrecht) en de 21 gemeenten en JGZ-instellingen in het werkgebied van de GGD MiddenNederland - vertegenwoordigd door de stuurgroep Integrale JGZ Midden-Nederland -

verantwoordelijk zijn voor de aanbesteding en dat gemeente Utrecht namens alle gemeenten de aanbesteding organiseert en optreedt als penvoerder. Alle partijen hebben zich gecommitteerd aan het door gemeente Utrecht voorgestelde tijdpad dat het mogelijk maakt om het EKD per januari 2009 te implementeren.

1.6

Omvang van de opdracht

De gemeenten binnen de provincie Utrecht zijn voornemens over te gaan tot de aanschaf van een Elektronisch Kinddossier (EKD) ten behoeve van de jeugdgezondheidszorg. De JGZ-organisaties binnen de provincie zullen zorgdragen voor de installatie, bedrijfsklare oplevering en het onderhoud en

beheer van een Elektronisch Kinddossier (EKD). De hosting en technisch beheer van het systeem en het geven van opleidingen zullen tevens onderdeel uitmaken van de opdracht. De JGZ-organisaties bestaan uit:

Verzorgingsgebied van de gemeente Utrecht • GG&GD Utrecht

• Thuiszorg Aveant

• Thuiszorg Zuwe Zorg

Verzorgingsgebied Eemland • GGD Eemland

• Thuiszorg Beweging 3.0

Verzorgingsgebied Midden-Nederland • GGD Midden-Nederland


pagina 6 van 50

• Thuiszorg Vitras/ CMD • Thuiszorg Zuwe Zorg • Thuiszorg RIVAS

• Thuiszorg Vierstroomzorgring • Thuiszorg Kruiswerk Westveluwe Verzorgingsgebied provincie Utrecht totaal JGZ-organisatie

Gemeente Utrecht

GG&GD

Aveant

Aantal

Aantal JGZ

Gelijktijdige

kinderen

Medewerkers

gebruikers

44000

14000

Zuwe Zorg

3200

Totaal

61200

Regio Eemland

GGD Eemland

57700

53

29

75

41

25

14

153

83

36

20

Beweging 3.0

16000

81

45

Totaal

73700

117

65

153000

100

55

20800

150 65

83

35

924

4

2

Regio Midden-Nederland

GGD M-N Vitras

Zuwe Zorg

6000

RIVAS (Vianen)

Vierstroomzorgring (Woerden) Kruiswerk West-Veluwe (Renswoud

1765

8

4

281

1

1

Totaal

184770

343

189

Totaal provincie

317670

598

328

De genoemde hoeveelheden zijn indicatief. U kunt aan deze raming van de hoeveelheden geen rechten ontlenen. De JGZ-organisaties zijn o.a. verantwoordelijk voor de preventieve jeugdgezondheidszorg in hun werkgebied. Voor de jeugdgezondheidszorg is bij wet een basistakenpakket vastgesteld. Dit takenpakket omvat onder meer het monitoren van groei en ontwikkeling, het toedienen van

vaccinaties, het geven van voorlichting, de vroegtijdige opsporing van psychosociale- en gezondheidsproblemen en het zonodig doorverwijzen naar andere zorgaanbieders.

De kinderen worden op verschillende leeftijdsmomenten uitgenodigd voor een preventief onderzoek of gesprek. De jonge kinderen worden daarnaast twee maal thuis bezocht. Er worden onderzoeken

verricht op indicatie van arts of verpleegkundige of op verzoek van de ouders/verzorgers, de jeugdige zelf of een leerkracht. Het Elektronisch Kinddossier moet de volgende functionaliteiten bieden (deze komen terug in hoofdstuk 4, Lijst van eisen): •

de mogelijkheid om kinderen te kunnen plannen en oproepen voor de noodzakelijke afspraken/ contactmomenten;

•

het elektronisch registreren van de onderzoeksresultaten tijdens de afspraken/ contactmomenten van kinderen van 0-19 jaar;


pagina 7 van 50

• •

het kunnen leveren van (management) informatie;

een goede beschikbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid van het EKD voor de medewerkers bij de uitvoering van het primaire proces (plannen, registeren en verstrekken van (management)informatie). Concreet: op elke willekeurige

onderzoekslocatie moet het EKD beschikbaar zijn voor raadpleging en uitvoering;

•

de mogelijkheid elektronische gegevensuitwisseling te bewerkstelligen met GGD’en, Thuiszorgorganisaties en andere externe relevante partijen;

De inzet van een gestandaardiseerd Elektronisch Kinddossier binnen de JGZ-organisaties werkzaam in de provincie Utrecht heeft tot doel te komen tot de digitalisering van de papieren dossiers van de jeugdgezondheidszorg (JGZ). Dit moet resulteren in: •

een betere overdracht van gegevens;

•

eerdere signalering van risico’s;

• •

het beter kunnen volgen van kinderen; het kunnen samenvoegen van de beschikbare gegevens om meer inzicht te

verkrijgen in de ontwikkeling van de jeugd zowel op lokaal als op landelijk niveau. •

1.7

uniformering en optimalisering van de JGZ-werkprocessen.

Looptijd van de overeenkomst

De overeenkomst gaat in op 1 januari 2009 en heeft een looptijd van 3 jaar, met 5 maal een mogelijke verlenging van 1 jaar.

1.8

Planning

Planning van onderhavige procedure zal er naar verwachting als volgt uitzien: Versturen aankondiging

Week 37, donderdag 11 september 2008

Uiterste datum voor het indienen van vragen

Week 40, dinsdag 30 september 2008,

Opsturen Nota van inlichtingen

Week 41, uiterlijk dinsdag 7 oktober

Uiterste termijn indienen inschrijvingen

Week 42, donderdag 16 oktober 2008,

Doorlooptijd Evaluatie

Week 43/ 44

11.00 uur 2008 15.00 uur

Presentatie / casus

Week 46, donderdag 13 november 2008

Versturen brieven voorlopige gunning / voorlopige afwijzing

Week 47, half november 2008

Start Verificatiebespreking

Week 48/49, eind november/ begin december 2008

Afloop beroepstermijn / afronding gunningsfase / definitieve

Week 49, half december 2008

Start uitvoering opdracht

1 januari 2009

gunning


pagina 8 van 50

2. Beschrijving beoordelingsprocedure Zowel het opstellen van de offerteaanvraag als het beoordelen van de inschrijvingen vindt plaats door een verwervingsteam, waarin diverse deskundigheden zijn verenigd. Het is niet toegestaan om in het kader van de procedure contact te zoeken met leden van het verwervingsteam ter

verkrijging van welke informatie dan ook. Het inwinnen van informatie kan uitsluitend in de hierna besproken informatieronde op de hieronder aangegeven wijze.

2.1

Informatiefase

Houders van de offerteaanvraag worden in de gelegenheid gesteld vragen en/of opmerkingen

over de offerteaanvraag en/of de beoordelingsprocedure te maken. Daartoe is een schriftelijke vragenronde voorzien. Houders van de offerteaanvraag die vragen en/of opmerkingen hebben, dienen deze uiterlijk op de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.8 Planning genoemde datum en tijdstip per e-mail te verzenden

naar [email protected], onder vermelding van aanbesteding ‘Elektronisch Kinddossier’, kenmerk 87 GG&GD 08, T.a.v. mevrouw M.J. Musters.

De vragen en de daarop gegeven antwoorden worden geanonimiseerd via de

aanbestedingskalender beschikbaar gesteld aan alle geregistreerde houders van de offerteaanvraag en dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van deze offerteaanvraag.

Inschrijvers dienen in hun inschrijving onvoorwaardelijk te voldoen aan elke eis. Doen zij dat niet, dan valt hun inschrijving af. Het is daarom belangrijk dat houders van de offerteaanvraag

alle elementen uit hun voorgenomen inschrijving, die niet zonder enig voorbehoud voldoen aan de gestelde eisen, maar ook mogelijke alternatieven en, in hun ogen, verbeteringen, tijdens de informatieronde aan het verwervingsteam ter beoordeling voorleggen.

Na deze schriftelijke vragenronde worden de eisen en wensen definitief vastgesteld.

2.2

De aanbesteding

Indienen van de Inschrijvingen Inschrijvingen dienen op de juiste wijze en vóór de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.8 Planning

genoemde datum en tijdstip in het bezit van Bureau Aanbestedingen van de gemeente Utrecht te zijn. Ná dit tijdstip ontvangen inschrijvingen worden van beoordeling uitgesloten.

2.3

Beoordelingsprocedure

De beoordelingsprocedure omvat een aantal fasen. Fase 1: Opening van de inschrijvingen

Na sluiting van de termijn voor het indienen van inschrijvingen worden de verpakkingen met de inschrijvingen door het verwervingsteam geopend en start de beoordelingsprocedure. De inschrijvingen worden door het verwervingsteam vertrouwelijk behandeld. Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

pagina 9 van 50

Fase 2: kwalitatieve selectie Aan de hand van het aanmeldingsformulier (bijlage 1) worden de door de inschrijvers ingevulde en bijgevoegde aanmeldingsformulier en overige gegevens, bewijsstukken en/of verklaringen getoetst op volledigheid en of de inschrijvers onvoorwaardelijk aan alle eisen, welke zijn

opgenomen in voormeld aanmeldingsformulier, voldoen. Elke inschrijving die niet voldoet valt af. Het Samenwerkingsverband EKD Utrecht behoudt zich het recht voor om bij de voorlopige

gunning de officiële bewijsstukken die behoren bij de aanmeldvereisten van de te gunnen partij op te vragen. Fase 3: Controleren of onvoorwaardelijk aan de gestelde eisen is voldaan

In deze fase wordt aan de hand van de door de inschrijvers ingevulde conformiteitenlijst (bijlage 2) beoordeeld of de inschrijvers onvoorwaardelijk aan alle eisen voldoen. Alleen inschrijvers die bij elke eis 'Ja' invullen, zonder opmerkingen of toelichting, voldoen onvoorwaardelijk. Daar waar in de eis om een verwijzing gevraagd wordt, kan deze verwijzing natuurlijk worden

gegeven.

Inschrijvers die niet onvoorwaardelijk aan álle eisen voldoen, vallen af. Voor opmerkingen, commentaar en het voorstellen van alternatieven dienen inschrijvers, zoals gezegd, de Informatieronde te benutten. Fase 4: beoordeling op wensen

Vervolgens worden van de inschrijvers die fase 2 en 3 goed doorgekomen zijn de antwoorden op de gestelde wensen beoordeeld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. Voor de gunningscriteria van deze aanbesteding en de bijbehorende factoren wordt u verwezen

naar hoofdstuk 1 paragraaf 1.3 Doel van de aanbesteding. Per gunningscriterium zijn een of meer wensen geformuleerd. Aan iedere gestelde wens is door het verwervingsteam een waarderingscijfer (variërend van 1 tot 10) toegekend. Hierbij is een

wens waaraan het waarderingscijfer 1 is toegekend van minder belang dan een wens waaraan het waarderingscijfer 10 is gegeven. De waarderingscijfers zijn opgenomen bij elke wens (zie hoofdstuk 5). Aan de hand van de op het wensinvulformulier verstrekte gegevens, wordt de mate waarin c.q. de wijze waarop de inschrijvingen ten opzichte van elkaar aan de wensen voldoen beoordeeld

met een cijfer variërend van 1 (voldoet het minst) tot en met 10 (voldoet het meest). Bij wensen waar als antwoord een beschrijving gegeven dient te worden, bijvoorbeeld een plan van aanpak, verloopt het proces als volgt:

Het verwervingsteam bepaalt per wens eerst welke inschrijver ten opzichte van de andere inschrijvers het meest en welke het minst voldoet. Deze worden beoordeeld met een 10

respectievelijk een 1. Voor de overige inschrijvingen wordt de verdeling van cijfers (tussen de 1 en 10) bepaald door het inhoudelijke oordeel van het verwervingsteam.


pagina 10 van 50

Bij wensen waarbij als antwoord een (getals-)waarde dient te worden opgegeven, zoals

bijvoorbeeld prijs of levertijd, wordt de verdeling van cijfers voor de tussenliggende inschrijvers als volgt bepaald:

Formule:

P tussenliggend = P minst + ((P meest - P minst ) *

A tussenliggend - A minst

-------------------------- )

A meest - A minst

waarin is: P meest

: cijfer meest gewaardeerd

P minst

: cijfer minst gewaardeerd

Ameest

: antwoord meest gewaardeerd

Aminst

: antwoord minst gewaardeerd

A tussenliggend : antwoord tussenliggende inschrijver

Voorbeeld: P meest P minst

= =

A meest

=

A tussenliggend = A minst

=

10 1

€ 60 € 90

€ 100

cijfer tussenliggende inschrijver P tussenliggend = 1 + ((10 - 1) *

90 - 100

---------------- ) = 3,25

60 - 100 Fase 5: Berekening van score per gunningscriterium (bijvoorbeeld commerciële wensen): Het behaalde cijfer (a) van iedere wens wordt vermenigvuldigd met het bijbehorende

waarderingscijfer (b). De punten (c) per wens zijn dan berekend. Door de punten van iedere

wens bij elkaar op te tellen verkrijgt men het totaal aantal punten (d). Door dit getal te delen door de som van de waarderingscijfers (e) verkrijgt men het subtotaal (f) voor het betreffende

gunningscriterium. Het subtotaal (f) wordt vermenigvuldigd met de factor (g) die bij dit gunningscriterium hoort. De score op het gunningscriterium is nu bekend (h).

Door de scores van de verschillende gunningscriteria bij elkaar op te tellen verkrijgt men de

totaalscore. De inschrijver met de hoogste totaalscore heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan.

Schematisch ziet dit er bijvoorbeeld als volgt uit:

WaarderingsWens

cijfer (b)

Cijfer (a)

Punten (c)

c-w-1

10

3,25

32,50

c-w-2

7

10

70,0

Subtotaal (f)

Factor (g)

Score (h)

17 (e)

-

102,50 (d)

6,03

45

271,35

Totaal

commerciële wensen

(alle genoemde getallen zijn fictief en dienen slechts als voorbeeld)


pagina 11 van 50

Fase 6: Presentatie

Na het beoordelen van de wensen uit paragraaf 5.1 t/m 5.6 worden alle inschrijvers die na berekening van het subtotaal van de totaalscore op die wensen nog kans maken op gunning van de opdracht, uitgenodigd voor het houden van een presentatie en uitwerking van een casus,

zoals omschreven in de wensen in paragraaf 5.7. Het tijdstip van de presentatie evenals de uit te werken casus en eventuele andere, voor alle inschrijvers gelijke, gegevens worden tijdig aan u

bekend gemaakt. U wordt verzocht de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.8 'Planning' genoemde datum vrij te houden voor de eventuele presentatie en uitwerking van een casus. Voor de beoordeling

van de presentatie en uitwerking van een casus wordt u verwezen naar de betreffende wensen in hoofdstuk 5 van deze offerteaanvraag. De presentatie en uitwerking van een casus vindt plaats zonder aanwezigheid van andere inschrijvers. Fase 7: afronding oordeel

Op grond van alle beschikbare informatie komt het verwervingsteam tot een totaaloordeel en een eerste keuze van een inschrijver. Dit is de inschrijver met de hoogste totaalscore. Van

inschrijvingen waarvan de totaalscore na de beoordeling gelijk is, wordt de inschrijving waarvan de punten bij wens c-w-1 het hoogste is, in de rangorde als hoogste van die gelijkgeëindigde

inschrijvingen geplaatst. Indien vervolgens de punten bij wens c-w-1 van die inschrijvingen ook weer gelijk is, dan bepaalt een loting de plaatsingsvolgorde van de gelijkgeëindigde inschrijvingen.

Fase 8: Bekendmaking resultaat van de beoordeling De inschrijver met de hoogste totaalscore wordt uitgenodigd voor een gesprek over zijn

inschrijving, verificatie van gegevens en bespreking van de eventueel te sluiten overeenkomst. De inschrijvers die (vooralsnog) niet in aanmerking komen, ontvangen een afwijzingsbrief. Voor

deze inschrijvers bestaat de mogelijkheid inlichtingen te vragen en in rechte op te komen tegen dit besluit. De termijn hiervoor wordt door ons gesteld op vijftien dagen na dagtekening van het bericht van afwijzing.

2.4

Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting

Het verwervingsteam stelt ter voorbereiding op de verificatie vast op welke punten door de inschrijver met de hoogste totaalscore geleverde informatie geverifieerd moet worden, c.q. welke documenten of nadere informatie de inschrijver ter tafel moet leggen. Tevens zal

vastgesteld worden welke vragen nog opheldering behoeven en welke punten nog afgestemd

moeten worden, kortom op welke punten in de verificatiebespreking nog nader ingegaan moet worden. Blijkt tijdens de besprekingen met de inschrijver dat in de inschrijving onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betrokken

inschrijver alsnog afvallen. Ook kan blijken dat geen overeenstemming kan worden bereikt over

de te sluiten overeenkomst. In gevallen als deze zal in de regel besloten worden een bespreking met de als tweede geëindigde inschrijver te beleggen, dan wel de gehele procedure opnieuw te starten.


pagina 12 van 50

2.5

Definities

Samenwerkingsverband EKD Utrecht

1) GG&GD Utrecht;

2) GGD Eemland namens de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg;

3) GGD Midden-Nederland namens de gemeenten Abcoude, Breukelen, Bunnik, De Bilt, Houten, Loenen, Lopik, Maarssen, Montfoort,

Nieuwegein, Oudewater, Renswoude, Rhenen, De Ronde Venen, Veenendaal, Vianen, Wijk bij Duurstede, Woerden, IJsselstein, Utrechtse Heuvelrug, en Zeist. Contractpartners: 1) GG&GD Utrecht;

2) GGD Midden-Nederland én GGD Eemland, na fusie te noemen GGD Midden-Nederland (voortgekomen uit de fusie van de GGD MiddenNederland en de GGD Eemland) Gunningscriterium Waarderingscijfer

Verzameling van vergelijkbare wensen. (bijv. commerciële wensen,

materiewensen, juridische wensen, etc.)

Getal dat de waarde weergeeft van het belang van een wens binnen een gunningscriterium; hierbij staat het getal 10 voor een zwaarste belang en 1 voor het minst zware belang.

Cijfer Punten

Waardering per wens die ontstaat door de relatieve positie t.o.v. andere inschrijvers.

De uitkomst van een cijfer vermenigvuldigd met een waarderingscijfer.

Totaalpunten

De som van de punten per wens per gunningscriterium.

Subtotaal

Getal dat wordt verkregen door per gunningscriterium de totaalpunten te delen door de som van de waarderingscijfers.

Factor

Het getal waarmee het subtotaal van een gunningscriterium wordt

vermenigvuldigd om de score per gunningscriterium te bepalen.

Score

Het product van het subtotaal en de factor per gunningscriterium.

Totaalscore

De som van de scores per gunningscriterium.


pagina 13 van 50

3. Instructie voor de inschrijver

3.1

Voorbereiding inschrijving

Het verdient aanbeveling uw inschrijving pas in te zenden, nadat de informatiefase is afgerond c.q. alle eventuele vragen zijn beantwoord en vragen en antwoorden - geanonimiseerd - ter kennis van alle houders van de offerteaanvraag zijn gebracht, aangezien het eisen- en wensenpakket pas na de informatiefase definitief vaststaat. In verband met de mogelijke wijzigingen die de formulieren ondergaan door de gestelde vragen uit de informatiefase, zullen alle invulformulieren (bijlage 1, 1a, 1b, 1c, 2, 3 en 3a) ná de informatiefase digitaal ter beschikking worden gesteld via www.aanbestedingskalender.nl. U mag deze digitale documenten qua opmaak en vorm niet aanpassen.

3.2

Inhoud en opbouw inschrijving

U wordt verzocht bij de opbouw van uw inschrijving de volgende structuur aan te houden, waarbij u in ieder geval de opzet en opmaak van alle invulformulieren (bijlage 1, 1a, 1b, 1c, 2, 3 en 3a) exact en in zijn geheel dient over te nemen:

Uw inschrijving dient te bestaan uit de hierna volgende onderdelen/ bijlagen, conform onderstaande nummering: 1.

Een rechtsgeldig ondertekend volledig ingevuld aanmeldingsformulier, inclusief de daarin gevraagde bescheiden (zie bijlage 1 van deze offerteaanvraag) en de benodigde bijlagen zoals

onder andere;

a. een rechtsgeldig ondertekende ‘Eigen Verklaring’ (bijlage 1a van deze offerteaanvraag):

b. indien van toepassing ingevulde en ondertekende uitvoeringsverklaring(en) (bijlage 1b van deze offerteaanvraag)

c. 3 stuks ingevulde referentieprojecten (zie bijlage 1c van deze offerteaanvraag). 2.

De conformiteitenlijst (conform bijlage 2) betreffende de gestelde eisen (zie hoofdstuk 4) waarin u per eis, onder vermelding van de eisaanduiding (bijv. t-e-1, c-e-2), bevestigt dat u zonder voorbehoud aan die eis voldoet. Waar dat van toepassing is, bijv. indien de eis luidt: “uw

inschrijving bevat ....”, vermeldt u waar in uw inschrijving een nadere toelichting gevonden kan 3.

worden.

Het volledig ingevulde 'wensinvulformulier', (bijlage 3) en het 'prijsinvulformulier' (bijlage 3a) betreffende de gestelde wensen (zie hoofdstuk 5). Aanvullende en/ of onderbouwende informatie dient u uitsluitend te verstrekken indien daarom in de wens c.q. het wensinvulformulier wordt

verzocht. Op het wensinvulformulier vermeldt u in welke bijlage of achter welk tabblad van uw inschrijving de gewenste informatie zich bevindt.

3.3

Indienen van de inschrijving

Uw inschrijving, inclusief alle gevraagde documenten dient door u schriftelijk en in tweevoud te worden ingediend (waarvan één compleet exemplaar losbladig, zwart-wit, A4-formaat, enkelzijdig en zonder tabbladen, dit geldt ook voor eventuele brochures, om te kunnen kopiëren voor de beoordeling door Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

pagina 14 van 50

verwervingsteamleden). Alle andere informatie zal door het verwervingsteam niet in de

beoordelingsprocedure worden meegenomen. Inschrijvingen die op andere wijze, b.v. via e-mail of per fax worden ingediend worden niet geaccepteerd. Uw inschrijving dient in een gesloten verpakking (doos of enveloppe) per post of koerier

verzonden of persoonlijk afgeleverd te worden. Eventuele vertraging in de postverzending komt geheel voor uw eigen rekening. Wanneer u de verpakking per post verstuurt, vermeldt dan linksboven: "Niet openen vóór donderdag 16 oktober 2008, 15.00 uur”

Adressering bij verzending per post: VERTROUWELIJK

Gemeente Utrecht Bureau Aanbestedingen

O.v.v. Aanbesteding ‘Elektronisch Kinddossier’, kenmerk 87 GG&GD 08 T.a.v. mevrouw M.J. Musters Postbus 10080

3505 AB Utrecht

Adressering bij persoonlijke aflevering: VERTROUWELIJK

Gemeente Utrecht Bureau Aanbestedingen

O.v.v. Aanbesteding ‘Elektronisch Kinddossier’, kenmerk 87 GG&GD 08 T.a.v. mevrouw M.J. Musters Vliegend Hertlaan 1-11 3526 KT Utrecht


pagina 15 van 50

4. Lijst van eisen In dit hoofdstuk zijn de eisen opgenomen die aan offerte en aan het Elektronisch Kinddossier worden gesteld.

U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande eisen te verklaren dat u eraan voldoet. U dient daarvoor in de als bijlage 2 bij deze offerteaanvraag gevoegde (of een daaraan conforme) conformiteitenlijst achter elke eis in de kolom “Akkoord” JA in te vullen.

4.1

Eisen aan de aanbestedingsprocedure

ap-e-1

Deze offerteaanvraag is geen opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. De kosten die gepaard gaan met de inschrijving zijn geheel voor rekening van de inschrijver.

ap-e-2

U gaat ermee akkoord dat de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt om u in een later stadium alsnog te verzoeken om officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze

bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaringen wordt verklaard, dan wordt de onderneming uitgesloten van gunning, zonder recht op vergoeding van welke kosten dan ook.

ap-e-3

Het Samenwerkingsverband EKD Utrecht behoudt zich het recht voor om de

aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding.

Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding zijn voor risico van inschrijver. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met dit voorbehoud.

ap-e-4

Uw offerte is ingericht volgens de in hoofdstuk 3 van deze offerteaanvraag opgenomen instructie.

ap-e-5

Aan uw offerte zijn voor het Samenwerkingsverband EKD Utrecht geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de

precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is

gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van het Samenwerkingsverband EKD Utrecht. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of

kosten dan ook.

ap-e-6

Uw offerte bevat een aanmeldingsformulier, welke als bijlage 1 bij deze offerteaanvraag is gevoegd.

ap-e-7

Uw offerte is ondertekend door degene(n) die uw organisatie rechtsgeldig kan (kunnen)

vertegenwoordigen.

ap-e-8

De inschrijving en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal.


pagina 16 van 50

ap-e-9

U bent bekend en gaat akkoord met de door de gemeente Utrecht gehanteerde waarderingsen beoordelingsmethodiek.

ap-e-10 Alle door uw organisatie overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. Opdrachtgever behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in

geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een gegadigde is aangeboden.

ap-e-11 Indien door herverdeling of fusie van gemeenten van de contractpartners van het

Samenwerkingsverband EKD regio Utrecht de provinciegrenzen dan wel gemeentegrenzen wijzigen, gelden voor deze (delen van) gemeenten dezelfde voorwaarden zoals beschreven in de bestaande overeenkomst.

4.2

Eisen functionaliteit / gebruikersvriendelijkheid

Gebruikersvriendelijkheid voor de gebruikers (JGZ-medewerkers waaronder Assistenten,

Verpleegkundigen, Artsen en overige zorgverleners zoals pedagogen, gedragswetenschappers, logopedisten, orthopedisten). Handleiding en documentatie

f-e-1

Het woordgebruik zoals gehanteerd binnen het elektronisch dossier evenals die van de gehanteerde tabellen sluit aan op die van de zorgverleners (eenheid van taal).

f-e-2

Het EKD-JGZ en alle documentatie - voor zowel gebruik als beheer - zijn volledig Nederlandstalig.

f-e-3

De documentatie is actueel bevat minimaal een volledige datadictionary met een volledige beschrijving van het logische en technische datamodel, handleidingen voor

eindgebruikers en beheerders en is zowel elektronisch als op papier beschikbaar.

f-e-4

Elke nieuwe release wordt voorzien van actuele documentatie met o.a. releasenotes met hierin beschreven de uitgevoerde wijzigingen.

f-e-5

Een actuele implementatiehandleiding is beschikbaar. Deze handleiding helpt de JGZ-

organisaties (functioneel applicatiebeheer) in het maken van juiste keuzen om het EKD-JGZ in te richten.

f-e-6

Het EKD-JGZ beschikt over een online veldafhankelijke helpfunctie die eenvoudig te benaderen is bij problemen/vragen.

f-e-7

De online veldafhankelijke helpfunctie moet printbaar zijn.

f-e-8

De foutmeldingen van het EKD-JGZ geven een oplossing voor het ontstane probleem.

f-e-9

Het moet mogelijk zijn om de documentatie zonder extra kosten geheel te reproduceren voor intern gebruik.


pagina 17 van 50

f-e-10

Het moet mogelijk zijn om de documentatie zonder extra kosten in delen te reproduceren voor intern gebruik.

Gebruik standaarden

f-e-11

Tijdens de opbouw van de verschillende contactmomenten geldt de Basis Dataset Jeugdgezondheidszorg, versie 2.0, d.d. 3 mei 2007 als uitgangpunt.

f-e-12

Het gebruikersinterface moet “Windows-compatible” zijn, zowel visueel als in gebruik.

Gebruikersvriendelijkheid

f-e-13

Het EKD-JGZ is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk van opzet: na 100 elektronische

consulten kan de gemiddelde JGZ-medewerker een consult invoeren in dezelfde tijd die invoering in het papieren dossier kost.

f-e-14

Ondersteuning werkprocessen: De verschillende contactmomenten/afspraken moeten door de organisatie, zonder tussenkomst van de leverancier, zelf samengesteld /

aangevuld kunnen worden (naamgeving, opbouw, inhoud, tijdsduur en autorisatie van

de verschillende contactmomenten/afspraken). Concreet: een inrichting op basis van de eigen bedrijfsregels. Voor de samenstelling van de contactmomenten/afspraken moet door de organisatie minimaal kunnen worden uitgegaan van de landelijk vastgestelde standaarden (Basis Dataset JGZ, basistakenpakket, eenheid van taal).

f-e-15

De responsetijd van het systeem is zodanig dat de gebruikers geen hinder ondervinden bij het doen van online opvragingen.

f-e-16

Gebruik van snelle links binnen het pakket (o.a. shortcuts mogelijkheid) dient mogelijk te zijn.

f-e-17

Het EKD-JGZ is bedienbaar met muis en/ of toetsenbord.

f-e-18

Het navigeren binnen het dossier van een kind, bijvoorbeeld het wijzigen van scherm/ menu moet snel uit te voeren zijn (maximaal 3 klikken).

f-e-19

Het individueel dossier (inclusief de hieraan gekoppelde documenten) dient snel oproepbaar te zijn (maximale responstijd van 3 seconden, uitgaande van de juiste

infrastructuur bij de gebruiker).

f-e-20

Het is voor de gebruiker telkens duidelijk waar deze zich bevindt in het EKD-JGZ.

f-e-21

Voor de gebruiker is het hele menu binnen het dossier altijd zichtbaar.

f-e-22

Het is voor de gebruiker inzichtelijk hoe hij/zij naar andere onderdelen van hetzelfde dossier kan gaan.

f-e-23

De schermen zijn overzichtelijk en systematisch opgebouwd (zo min mogelijk verticale en/of horizontale scrolling en proces gestuurd). Een belangrijk aspect van het visueel

aspect van het EKD-JGZ is de schermresolutie waarmee het EKD-JGZ wordt getoond. De schermen worden goed weergegeven bij een resolutie van 1024 * 768 of hoger.


pagina 18 van 50

f-e-24

Verschillende schermen uit één dossier dienen naast elkaar zichtbaar te zijn (en verschuifbaar).

f-e-25

In de kleur van het scherm moet het geslacht afleidbaar zijn; conform de kleuren van het papieren integraal dossier voor 0 – 19 jaar.

Functionaliteit

f-e-26

Het moet mogelijk zijn om tegelijkertijd in meerdere dossiers inzicht te hebben. Concreet: gegevens die van belang zijn voor de sturing van het werkproces moeten gelijktijdig zichtbaar kunnen zijn (bijvoorbeeld broertjes en zusjes).

f-e-27

Het moet mogelijk zijn om in ieder geval in één dossier te kunnen muteren indien er meerdere dossiers “open” staan.

f-e-28

Naam (roepnaam + achternaam), leeftijd (in jaren en maanden), adres en geslacht van kind moeten op elk scherm duidelijk herkenbaar zijn.

f-e-29

Informatie van vorige consulten (eerder geregistreerde gegevens) dient direct en eenvoudig zichtbaar te zijn.

f-e-30

Alle eerder geregistreerde gegevens moeten op rubrieksniveau eenvoudig (met een beperkt aantal handelingen) zichtbaar gemaakt kunnen worden.

f-e-31

Het systeem kent een goede en doordachte systematiek om met ‘historische’ gegevens om te gaan. De wettelijke bewaartermijnen voor medische gegevens worden hierbij in acht genomen.

f-e-32

Ten behoeve van de administratieve processen hoeven gegevens van het kind en zijn ouders/verzorgers maar eenmaal te worden ingevoerd. Het EKD-JGZ toont deze gegevens op alle plekken waar dit nodig is.

f-e-33

De gebruiker is niet verplicht om volgens een bepaalde volgorde te werken, maar kan naar eigen inzicht direct naar bepaalde rubrieken. De schermstructuur biedt door een logische indeling mogelijkheden tot vrij navigeren.

f-e-34

Het moet mogelijk zijn (bijvoorbeeld voor het herstellen van eventueel gemaakte fouten) terug te keren naar de eerder, tijdens het consult, ingevulde rubriek.

f-e-35

Het EKD-JGZ geeft informatie over de status van het systeem (bijvoorbeeld bezig met opslaan, bericht wordt verzonden).

f-e-36

Een dossier moet op meerdere plekken/ locaties en door meerdere zorgverleners gelijktijdig oproepbaar en muteerbaar zijn (bijvoorbeeld bij de assistente en de arts).

f-e-37

Het EKD-JGZ moet, indien een dossier van een kind door meerdere medewerkers

gelijktijdig wordt geraadpleegd/ gemuteerd, aangeven welke medewerker(s) dit is (zijn).

f-e-38

Het EKD-JGZ staat niet toe dat meerdere medewerkers gelijktijdig hetzelfde veld muteren.


pagina 19 van 50

f-e-39

NAW-gegevens van door de gebruiker eerder geselecteerde groepen moeten printbaar zijn op briefpapier en etiketten.

f-e-40

Maken van notities/aantekeningen moet breed in het pakket (o.a. per onderzoeksitem) mogelijk zijn.

f-e-41

Het moet mogelijk zijn om eenvoudig inzicht te krijgen in gemaakte aantekeningen (binnen de vrije velden). Dit om ook inzicht te krijgen in signaleringen die niet eenduidig te registreren zijn.

f-e-42

Invulruimte bij de “vrije” velden dient, binnen de richtlijnen zoals beschreven in de Basis Dataset Jeugdgezondheidszorg, versie 2, d.d. 3 mei 2007, beperkt te zijn.

f-e-43

Het EKD-JGZ geeft op basis van de ingevoerde gegevens voldoende overzicht

(horizontaal over de contactmomenten heen en verticaal binnen de contactmomenten); in één oogopslag. Het overzicht geeft de zorgverlener het noodzakelijke inzicht in de

gezondheidstoestand van het kind (overzicht van observaties en bevindingen), inclusief de gezinssituatie (apart tabblad).

f-e-44

Tijdens het openen van een dossier moet duidelijk worden of het om een “pluis” of “niet pluis” kind gaat.

f-e-45

Tijdens het openen van een dossier moet duidelijk zijn of het kind door de eigen JGZorganisatie gemeld is aan het lokale risicosignaleringssysteem (verwijsindex). Zie ook Toekomstige ontwikkelingen (ku-e-10).

f-e-46

Het EKD-JGZ geeft voldoende overzicht van de geplande, reeds uitgevoerde (historie) en niet verschenen afspraken/acties. Deze moeten snel opvraagbaar zijn.

f-e-47

Geheim adres, en eventuele geheime telefoonnummers worden niet op het scherm

getoond. Deze moeten wel voor de gebruikers raadpleegbaar zijn (bijvoorbeeld door een opgave van gebruikersnaam en wachtwoord van de gebruiker).

f-e-48

Bij invoeren van gegevens geeft het systeem een waarschuwing bij verkeerde invoer (bijvoorbeeld door het uitvoeren van bestaanbaarheidscontroles op de gebruikte tabellen).

f-e-49

Het EKD-JGZ moet op basis van de ingevoerde gegevens afgeleide gegevens kunnen

berekenen. Enkele voorbeelden zijn: leeftijd van het kind (jaren/maanden/dagen) op basis van de geboortedatum en bij de groeicurven de exacte waarde van de standaarddeviaties. Dossierbeheer

f-e-50

Indien een papieren dossier beschikbaar is, moet dit duidelijk herkenbaar weergegeven worden in het EKD-JGZ.

f-e-51

Indien een papieren dossier beschikbaar is, moet de fysieke locatie (inclusief historie) kunnen worden opgevraagd.


pagina 20 van 50

Gezinskaart

f-e-52

De gezinskaart wordt vanuit de GBA-gegevens (zie ook id-e-2) automatisch gevuld met broertjes, zusjes (twee gemeenschappelijk ouders volgens het GBA, of één

gemeenschappelijke ouder en geen 2e ouder bekend), halfbroertjes en halfzusjes (één gemeenschappelijke ouder en één afwijkende ouder volgens het GBA).

f-e-53

De gezinskaart kan handmatig aangevuld worden met personen die niet op grond van GBA-gegevens aan het kind gekoppeld zijn (pleeg-, stief-, adoptiefamilie of tijdelijk verzorgers).

f-e-54

Actieve dossiers die op dezelfde gezinskaart staan, worden functioneel gekoppeld. Een gezinsgerelateerde bevinding of risicofactor (de “gezinsfactoren”; binnen de Basis

Dataset opgenomen in de hoofdstukken 2. Gezinssamenstelling en 3.Erfelijke belasting) hoeft slechts bij één van de kinderen vastgelegd te worden en wordt dan ook direct zichtbaar bij de andere kinderen uit het gezin. Vaccinaties

f-e-55

Vaccinaties moeten conform het huidige papierendossier geregistreerd kunnen worden (inclusief lotnummer).

f-e-56

Het EKD-JGZ biedt een oplossing voor het registreren van de toestemming van arts aan verpleegkundige middels een elektronische handtekening om te mogen vaccineren.

f-e-57

Het EKD-JGZ biedt de mogelijkheid om een overzicht te maken van de per kind ontvangen vaccinaties.

4.3

Eisen integraal dossier

id-e-1

Dossiers van broers/zussen, binnen de eigen organisatie in zorg of binnen een gedeelde database opgeslagen, worden gekoppeld (op basis van één van de biologische ouders, gebruikmakende van de GBA-autorisatie ouders) en zijn derhalve direct opvraagbaar.

id-e-2

Alle GBA-rubrieken waarvoor de GGD-en geautoriseerd zijn voor JGZ worden vastgelegd bij het kind, te weten:

• • • • • • • • • • • •

A-nummer en BSN-nummer; complete adresgegevens inclusief eventuele huisnummertoevoegingen; aanduiding geheim adres; complete naamgegevens; geslacht; nationaliteit (maximaal 3); geboortedatum, geboorteplaats en land; in Nederland sinds; datum overlijden; datum vertrek uit Nederland; gegevens ouder 1 en 2 (naam, BSN, geboortedatum, geboorteland); status ouderlijk gezag.


pagina 21 van 50

id-e-3

Het moet mogelijk zijn om eenvoudig en zo snel mogelijk door de organisatie zelf te bepalen “normaal waarden” per onderzoeksitem en/of groep in te voeren (“pluis”

kinderen door één druk op de knop grotendeels kunnen registreren). Concreet: als er

geen bijzonderheden tijdens het onderzoek van een kind worden geconstateerd dient dit, indien de organisatie dit binnen haar eigen specifieke bedrijfsregels wenst, op een snelle en eenvoudige wijze geregistreerd te kunnen worden (minimale registratie).

id-e-4

Het is mogelijk om kinderen handmatig in het systeem in te voeren, o.a. ook voor illegale kinderen, asielzoekers, pleeg- en adoptiekinderen met naamwijzigingen enzovoort.

id-e-5

Tijdens het inlezen van de GBA-gegevens vindt er een controle plaats op reeds eerder handmatig ingevoerde kinderen (d.w.z. controle op het dubbel voorkomen van hetzelfde kind)

id-e-6

Het EKD-JGZ bevat de mogelijkheid om dubbele invoer samen te voegen (met behoud van eventueel eerder vastgelegde gegevens bij het kind).

id-e-7

Het moet mogelijk zijn om kinderen met een adres in het buitenland, of GBA-adressen

zonder postcode in Nederland handmatig in te voeren (controle op bestaande postcode kunnen negeren).

id-e-8

Het is mogelijk om per dossier meerdere verblijfadressen te registreren met een optie tot toekenning van postadres en/of geheim adres.

id-e-9

Het postadres kan een geheim adres zijn.

id-e-10 De NAW-gegevens van de kinderen worden GBA conform en met diakritische tekens (de UTF8-tekenset wordt ondersteund) geregistreerd.

id-e-11 In de zoekfunctie worden diakritische tekens genegeerd. id-e-12 Het is mogelijk om kinderen een bepaald kenmerk te geven (voorbeelden: tolk nodig, asielzoeker, deelnemer onderzoeksprogramma), mits dit kenmerk valt binnen de hiervoor geldende wettelijke kaders.

id-e-13 Onderzoeken zijn door de JGZ-organisatie onder te verdelen in hoofd- en

deelonderzoeken. Bij bevindingen (afwijkingen) moet een diepere registratie, inclusief het registreren van aanvullende opmerkingen, mogelijk zijn.

id-e-14 Alles wat ingevoerd wordt dient automatisch te worden opgeslagen bij sluiten van het dossier en bij wisseling van schermen.

id-e-15 Een dossier dient op verschillende wijzen oproepbaar te zijn en wel op: • een applicatie eigen registratienummer (zelf te bepalen dossiernummer / Kind-ID); • dossiernummer (GBA-nummer alleen voor de GBA-beheerder/ BSN-nummer voor iedereen);

• naam of delen van de naam; • gebruik van wildcards; • geboortedatum (range); Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

pagina 22 van 50

• • • •

postcode samen met huisnummer; school / administratieve groep / groep / klas; zorgverlener; op basis van niet uitgevoerd contactmoment (b.v. alle kinderen van 5 jaar die nog geen 3.9 jaar consult hebben ontvangen);

of combinaties hiervan.

id-e-16 Het gebruik van meerdere zoeksleutels (zie id-e-16) tegelijkertijd moet mogelijk zijn. id-e-17 Geregistreerde bijzonderheden/bevindingen dienen automatisch rood weergegeven te worden (of een andere opvallende kleur).

id-e-18 Het moet mogelijk zijn om dossiers, op basis van een groepsselectie, met één

handeling te kunnen muteren (bijvoorbeeld bij massavaccinaties, muteren van schoolloopbaangegevens middels schoollijsten of selectie op risicofactoren).

id-e-19 Na mutaties dient de historie behouden te blijven. Uitgangspunt: de Basis Dataset JGZ stelt verplicht dat de leverancier van elk attribuut de volgende kenmerken registreert: datum registratie, auteur, historie en bron (via auteur). De leverancier dient deze gegevens op het scherm bij een attribuut (registratie-item) toonbaar te maken.

id-e-20 Het dossier biedt de mogelijkheid voor de registratie van de volgende algemene gegevens: •

Roepnaam van het kind

•

Zorg advies teams

•

Buurtnetwerken

•

Centra voor Jeugd en Gezin

•

huisarts + telefoonnummers en emailadres;

•

tandarts + telefoonnummers en emailadres;

•

telefoonnummer ouders: thuis / werk / mobiele nummer / geheim nummer;

•

emailadres ouders (via hyperlink naar een emailprogramma);

•

gezinssamenstelling;

•

gegevens van andere kinderen met hierbij ruimte voor bijzonderheden;

•

opleiding / beroep ouders;

•

geboorteland ouders;

•

zorgverzekeraar.

id-e-21 Het dossier biedt de mogelijkheid voor de registratie van school-, kinderopvang- en peuterspeelzaalgegevens: •

locaties, adressen en contactpersonen;

•

bij de schoolgegevens moet de groep/klas en administratieve groep/soort onderwijs (o.a. speciaal onderwijs) inzichtelijk zijn;

•

behoud van historie (schoolloopbaan; conform de wettelijke bewaartermijn);

•

mogelijkheid tot registratie van overige gegevens zoals beschikbare faciliteiten;

•

BRIN-code van de school.

id-e-22 Het dossier biedt de mogelijkheid voor de registratie van de volgende JGZ gegevens: •

onderzoekslocaties (inclusief beschikbare middelen zoals spreekkamers enz.);

•

teams;

•

medewerkers – disciplines;


pagina 23 van 50

•

spreekkamers.

Historie moet behouden worden (door bijvoorbeeld begin- en einddata te registreren).

id-e-23 Het is mogelijk om verschillende instanties te benoemen: huisartsen, andere zorginstellingen, etc. (o.a. sociale kaart) zijn in het systeem onder te brengen.

id-e-24 Het is mogelijk om kinderen te koppelen aan instanties (bijvoorbeeld scholen, huisartsen), andere zorginstellingen of locaties.

id-e-25 Het is mogelijk om kinderen bij een medewerker, een team en een onderzoeklocatie in te delen.

id-e-26 Het is mogelijk om kinderen via een school in te delen bij een onderzoekslocatie / district.

id-e-27 Gescande documenten of reeds elektronisch beschikbare documenten (waaronder ook emailberichten en gescande papieren dossiers) moeten op kindniveau gekoppeld kunnen worden (opslag in database).

id-e-28 Gescande documenten of reeds elektronisch beschikbare documenten (waaronder ook emailberichten) moeten oproepbaar zijn.

id-e-29 Groeidiagrammen (Bron TNO) zijn aanwezig voor zowel jongens als meisjes in de leeftijdsklassen zuigeling (0-15 maanden), peuters (tot 4 jaar) en kinderen in de

leeftijd van 4-19 jaar. Na invullen van de gegevens (lengte gewicht enz.) wordt de curve automatisch ingevuld en zichtbaar conform dossier. De curve moet te printen en/of te mailen zijn.

id-e-30 Het dient mogelijk te zijn een gecorrigeerde leeftijd in te voeren bij prematuren. id-e-31 Bij groeidiagram is een kader voor lengte van de ouders beschikbaar. Na invoeren van de gegevens van ouder en kind wordt de target-height-sds (StandaardDeviatieScore) automatisch ingevuld en ingetekend in groeicurve (conform berekeningsmodule van TNO).

id-e-32 Het moet mogelijk zijn dat uit twee of meerdere ingevoerde gegevens afgeleiden worden berekend, zoals bijvoorbeeld de Body Mass Index (BMI). Na invoeren van

gewicht en lengte van kind wordt de BMI automatisch ingevuld en ingetekend in de bijbehorende curve. Bij de BMI zijn de afkapwaarden snel inzichtelijk zoals beschreven in de Standaardvraagstelling Lengte en Gewicht van de lokale en Nationale Monitor.

id-e-33 Het EKD-JGZ moet het Van Wiechen ontwikkelingsonderzoek conform afgesproken uniforme regels ondersteunen. In de publicatie “Ontwikkelingsonderzoek in de

Jeugdgezondheidszorg” (2005) worden de voorwaarden voor uitvoering van het Van Wiechenonderzoek, de volgorde van het onderzoek, de taakverdeling tussen artsen en verpleegkundigen, de registratie, de beoordelingen en de interpretatie van de onderzoeksresultaten uitvoerig beschreven.


pagina 24 van 50

id-e-34 Het EKD-JGZ biedt de mogelijkheid om, al of niet tijdelijke registraties of protocollen te kunnen invoegen door interne applicatiebeheerder. De hiervoor ontwikkelde schermen moeten gelinkt kunnen worden aan het standaard dossier.

id-e-35 Standaardprotocollen (kwaliteitsnormen) moeten oproepbaar zijn tijdens een consult. Waar mogelijk worden deze protocollen via Intra- of Internet benaderd (gebruik van een link, naar bijvoorbeeld websites van landelijke organisaties die professionele standaarden en protocollen beheren).

id-e-36 Dossier moet volledig én op onderdelen printbaar zijn (bij printopdracht voor volledig dossier wordt het blad voor persoonlijke werkaantekeningen niet geprint).

id-e-37 De print geeft automatisch op elke bladzijde de kindgegevens (naam, geboortedatum en dossiernummer) en de paginanummering weer.

id-e-38 Een uitgebreid adressenbestand (inclusief postcode) dient oproepbaar te zijn. Gegevens uit dit bestand dienen geschikt te zijn voor correspondentie.

id-e-39 Dossiers bieden de mogelijkheid om te noteren dat, wanneer en waarom een kind besproken is in een netwerk (bijvoorbeeld: Zorg Advies Team, buurtnetwerken en Centra voor Jeugd en Gezin).

id-e-40 Dossiers van kinderen uit zorg (overgedragen, overleden of ouder dan 19 jaar) mogen niet zondermeer toegankelijk zijn (plaatsen in archief). De gegevens zijn wel voor

informatie beschikbaar maar vallen buiten het reguliere takenpakket (vallen buiten selecties, tenzij specifiek hierop wordt geselecteerd).

id-e-41 Gedurende een onderzoek moet de inhoud van een contactmoment door de zorgverlener eenvoudig aangepast kunnen worden (b.v. toevoegen van een verrichting).

id-e-42 Historische informatie moet eenvoudig op onderzoeksitem/rubriek oproepbaar zijn. id-e-43 Mailen (beveiligd) van delen van het dossier moet mogelijk zijn (groeicurve / Van

Wiechen) naar overige zorgverleners (huisarts, enz.). Zodra het Landelijk Schakelpunt (het hart van de ICT-basisinfrastructuur voor de zorg, waarmee zorgpartijen snel en veilig transmuraal patiënt/cliëntinformatie kunnen uitwisselen) en de noodzakelijke uitwisselingsstandaarden operationeel zijn (planning februari 2009) zal deze optie komen te vervallen.

Attentielijsten (of actielijsten, takenlijsten) Onder attentielijst wordt hier verstaan: een overzicht van dossiers waarvoor door het systeem of door een medewerker vastgesteld is dat er een bepaalde actie nodig is. Dat kan onder andere gaan om het aanvullen, overdragen of opvolgen van het dossier.

id-e-44 Het programma biedt de mogelijkheid voor de levering van werken attentielijsten, zowel cliënt als medewerkergericht inclusief attentie op uitblijvende opvolging van signalering.

id-e-45 Bij het plaatsen van een item op een attentielijst worden minimaal de volgende attributen vastgelegd:


pagina 25 van 50

•

welk kind betreft het;

•

roepnaam;

•

op wiens attentielijst (medewerker, team of organisatieniveau) komt de actie (default de eigen lijst);

•

op welke datum is de attentie aangemaakt;

•

wie plaatst het dossier op de attentielijst;

•

actie: welke actie is aangewezen (een keuzetekst en een vrije tekst);

•

deadline datum: voor die datum moet er actie ondernomen zijn, anders schuift het dossier door naar de attentielijst een niveau hoger (van medewerker naar team, of van team naar organisatie).

•

reden: waarom is het op de attentielijst gezet (een keuzetekst en een vrije tekst)

id-e-46 Niet-afgehandelde attenties waarvoor de deadlinedatum overschreden is, verschuiven

tevens automatisch (maar wel met behoud van historie) door naar de attentielijst van de organisatie.

id-e-47 Attenties zonder deadlinedatum schuiven niet door naar de attentielijst van de organisatie, maar blijven staan totdat ze afgehandeld zijn.

id-e-48 Attentielijst op medewerkerniveau wordt ondersteund. id-e-49 Bij afwezigheid van een medewerker moet zijn of haar attentielijst overgedragen kunnen worden (autorisatie op basis van de eigen bedrijfsregels b.v. uit te voeren door de functioneel beheerder).

id-e-50 Bij bijzonderheden/risicokinderen kunnen zorgverleners kinderen actief in hun attentielijst houden, dan wel bij een andere zorgverlener aanmelden.

id-e-51 Attentielijst op teamniveau wordt ondersteund. id-e-52 Attentielijst op organisatieniveau wordt ondersteund. id-e-53 Vanuit alle schermen is de attentielijstfunctie oproepbaar. id-e-54 De gebruiker geeft aan of de persoonlijke attentielijst, de attentielijst op teamniveau of de attentielijst op organisatieniveau opgeroepen dient te worden, afhankelijk van voor welke lijsten de betreffende medewerker geautoriseerd is.

id-e-55 Het systeem onthoudt deze voorkeur (zie ook eis id-e-54). id-e-56 In de attentielijst kan bij een attentie aangegeven worden dat deze afgehandeld is, waardoor het item van de actieve lijst verdwijnt.

id-e-57 Er wordt historie opgebouwd (medewerker, team of organisatieniveau) van attenties: afgehandelde attenties blijven raadpleegbaar.

id-e-58 Vanuit een dossier kan de attentiehistorie van het dossier zichtbaar gemaakt worden. id-e-59 Vanuit de attentielijst kan men het betreffende dossier openen.


pagina 26 van 50

id-e-60 Vanuit de attentielijst kan men een attentie-item overdragen naar een andere attentielijst.

id-e-61 Vanuit de attentielijst kan men een attentie-item aanhouden (verschuiven deadline datum).

id-e-62 De volgorde van attenties op een attentielijst moet gemuteerd kunnen worden:

(volgorde dossier, volgorde naam, volgorde school, volgorde actie, volgorde deadline, volgorde reden).

id-e-63 Het niet afsluiten van dossiers leidt automatisch tot een attentie op de medewerkerattentielijst.

id-e-64 Het bereiken van de 4-jarige leeftijd leidt automatisch tot een attentie op de (team)attentielijst.

id-e-65 Het verhuisbericht van een verhuizing naar een postcode die niet onder de locatie van het team waar het kind bij ingedeeld is valt, leidt tot een attentie op de (team)attentielijst.

id-e-66 Het toewijzen van een nieuwgeboren of nieuw gevestigd kind aan een team op grond van postcode leidt automatisch tot een attentie op de (team)attentielijst.

id-e-67 Het niet kunnen toewijzen van een nieuwgeboren of nieuw gevestigd kind aan een team op grond van postcode leidt automatisch tot een attentie op de organisatieattentielijst.

id-e-68 Een dossier van een 4-19 jarige dat langer dan een maand geleden binnengekomen is via een GBA-mutatie en nog niet aan een school is gekoppeld, leidt automatisch tot een attentie op de organisatie-attentielijst.

id-e-69 Een dossier dat zonder BSN aangemaakt is en geen betrekking heeft op een asielzoeker/illegaal en waarvoor na een maand nog geen GBA-gegevens zijn ontvangen leidt automatisch tot een attentie op de organisatie-attentielijst.

id-e-70 Een GBA-mutatie die betrekking heeft op het overlijden van een kind leidt automatisch tot een attentie op de team-attentielijst als er een team ingevuld is bij het kind en anders tot een attentie op de organisatie-attentielijst.

id-e-71 Een dossier waarin de medewerker persoonlijke werkaantekeningen heeft geregistreerd, leidt automatisch tot een attentie op de medewerker-attentielijst. Waarnemen en overdracht

id-e-72 Medewerkers kunnen (incidenteel of structureel, gepland of ad hoc) eenvoudig waarnemen, dat wil zeggen: afspraken uit de agenda van een andere medewerker uitvoeren.

id-e-73 Het elektronisch overdragen van een dossier aan een andere JGZ-instelling moet mogelijk zijn.


pagina 27 van 50

id-e-74 Tijdens het elektronisch overdragen van een dossier moet het systeem, indien een papieren dossier aanwezig is, dit signaleren.

4.4

Eisen planning en oproepen

Gekozen is voor een EKD-JGZ waarbij het de dossier- en de planningsfunctionaliteit zijn

geïntegreerd. po-e-1

Automatische koppeling van een kind aan: • •

CB-locatie op basis van postcodelijst;

JGZ-locatie op basis van school (initieel op basis van postcodelijst).

Toelichting: initieel worden alle kinderen toegewezen aan een locatie (CB- of JGZ). Hierdoor is het noodzakelijk dat per locatie een reeks van postcodes (het

“verzorgingsgebied” van deze locatie) bekend is. Deze initiële koppeling moet door

zorgverleners eenvoudig te wijzigen zijn. Voor de JGZ-locaties moet dit automatisch plaatsvinden zodra de school van het kind geregistreerd wordt (relatie JGZ-locatie – school). po-e-2

Indien een afspraak/contactmoment is gepland krijgt deze afspraak automatisch de status “gepland”.

po-e-3

Indien een afspraak/contactmoment conform planning is uitgevoerd krijgt deze automatisch de status “verschenen”.

po-e-4

Indien een afspraak/contactmoment door afwezigheid van de cliënt niet heeft plaatsgevonden kan de status worden gezet op “niet verschenen zonder bericht” of “niet verschenen met bericht”.

po-e-5

Het EKD-JGZ staat toe om voor kinderen onbeperkt verschillende afspraken in te plannen, waaronder contactmomenten, onderzoeken op indicatie, huisbezoeken, schoolbezoeken, contactmomenten op indicatie en telefonische contacten.

po-e-6

Het EKD-JGZ geeft tijdens het plannen een waarschuwing indien een zelfde contactmoment/afspraak (met dezelfde naamgeving) meermaals (meer dan 1) wordt gepland.

po-e-7

Overleden kinderen (uit zorg) kunnen niet opgeroepen of aangeschreven worden.

po-e-8

Overgedragen kinderen (uit zorg) kunnen niet opgeroepen of aangeschreven worden.

po-e-9

Het moet mogelijk zijn om kinderen die wegens langdurig verblijf in het buitenland, ziekenhuis opname of onder zorg bij een andere zorginstantie gedurende die periode

uit zorg te plaatsen (vallen buiten de selectiecriteria bij het zoeken en plannen). Deze kinderen moeten wel te selecteren zijn.

po-e-10 Het maken van roosters wordt goed ondersteund: resultaat van het roosteren is dat bekend is welke medewerker welke tijden op welke locatie werkt en voor welke


pagina 28 van 50

doelgroep, zodat bij het plannen duidelijk is wanneer een bepaalde afspraak ingepland kan worden.

po-e-11 Aanmaak van verschillende spreekuren/ zittingen (roosters) op basis van eigen indicatoren is mogelijk op centraal en decentraal niveau. po-e-12 Het maken van roosters wordt gebruiksvriendelijk ondersteund: er wordt rekening

gehouden met feestdagen, er wordt gewerkt met bijzondere dagen en vervolgens met herhalende (dagelijks, wekelijks, tweewekelijkse en maandelijkse) patronen voor een in te geven periode (vanaf datum, t/m datum).

po-e-13 Centraal en decentraal (per zorglocatie/wijkgebouw) roosteren en plannen is mogelijk. po-e-14 Plannen van middelen (o.a. spreekkamers, aanwezigheid van een tolk) moet mogelijk zijn. po-e-15 De afspraken waarbij een tolk aanwezig is (tolkenbureau) zijn goed te onderscheiden. po-e-16 De status van de afspraak moet opvraagbaar zijn (o.a. gepland, verschenen, niet verschenen zonder bericht, niet verschenen met bericht).

po-e-17 Bij het plannen van een afspraak zoekt het systeem naar de eerste beschikbare tijd (binnen een eerder aangemaakt spreekuur/ zitting). po-e-18 Het systeem dient automatisch de gerealiseerde begin- en eindtijd per zorgverlener per contactmoment (afhankelijk van de binnen de organisatie geldende bedrijfsregels) te registreren. po-e-19 Automatisch (d.w.z. meerdere kinderen in een keer op basis van een vooraf gemaakte groepsselectie) plannen en semi-automatisch (voor één kind) plannen moet mogelijk zijn. po-e-20 Bij het inplannen van groepen kinderen kan geselecteerd worden op geboortedatum (range), postcode (range), school/klas, zorgteam, streefdatum (range), tolk nodig, asielzoeker en op combinaties hiervan. po-e-21 Reserveringen/ pauzes moeten in spreekuren/ zittingen kunnen worden vastgelegd. po-e-22 Standaard brieven gekoppeld aan een afspraak kunnen zowel centraal als decentraal vervaardigd en geprint worden (afhankelijk van de eigen bedrijfsregels): •

de (uitnodigings)brieven worden per organisatie vervaardigd door het samenvoegen van gegevens uit het EKD (NAW-gegevens kind, CB-locatie / JGZ gegevens) met documenten die met gangbare tekstverwerkingsprogramma’s zijn opgesteld;

•

bulkverwerking (bij een groepsgewijze oproep) moet mogelijk zijn;

•

een aantal vooraf gedefinieerde standaardbrieven, waaronder: oproepbrief,

rappelbrief, verwijsbrief, brief voor opvragen medische gegevens, brief overdracht, is beschikbaar en zowel centraal als decentraal aan te passen.


pagina 29 van 50

po-e-23 Een overzicht van de geplande afspraken moet per spreekuur/ zitting, per CB-bureau/

JGZ-locatie/ per medewerker kunnen worden gegeven. Dit dient goed zichtbaar op het scherm te zien te zijn. Het overzicht moet tevens geprint kunnen worden.

po-e-24 Eventuele vrije plekken binnen een spreekuur/ zitting (o.a. ontstaan door geannuleerde afspraken) moeten goed zichtbaar zijn.

po-e-25 Reeds gemaakte afspraken moeten eenvoudig te wijzigen (verplaatsen) zijn (zowel voor één individuele afspraak als meerdere afspraken gelijktijdig). po-e-26 Het moet mogelijk zijn om alle afspraken binnen één spreekuur/ zitting eenvoudig te wijzigen (herplannen).

po-e-27 De uitvoerder van een spreekuur/ zitting moet eenvoudig te wijzigen zijn (de reeds gemaakte afspraken krijgen een nieuwe uitvoerder; afhankelijk van de eigen

bedrijfsregels d.w.z. wie mag welk contactmoment uitvoeren).

po-e-28 Een kind kan automatisch achter elkaar bij twee medewerkers (b.v. assistente/ verpleegkundige en arts) ingepland worden. po-e-29 Het systeem zorgt voor een goede afhandeling en goede waarschuwingen als twee

medewerkers op dezelfde tijd voor dezelfde locatie of voor hetzelfde kind een afspraak willen maken.

po-e-30 Bij het raadplegen van een persoonlijke agenda of van een overzicht van alle geplande contactmomenten/afspraken van een dag (receptiescherm) zijn van de geplande kinderen een aantal essentiële gegevens direct goed te zien: •

voornaam;

•

achternaam;

•

roepnaam;

•

geboortedatum;

•

leeftijd;

•

naam/type spreekuur/ zitting;

•

naam van de zorgverlener;

•

het onderzoek waarvoor het kind is opgeroepen.

po-e-31 De agenda’s van de afzonderlijke medewerkers (persoonlijke agenda’s binnen het EKD-

JGZ) kunnen worden aangeroepen via de locatie of het zorgteam. Een medewerker roept bij het raadplegen zijn persoonlijke agenda op of de totale agenda (per dag) van de locatie waar hij of zij werkt.

po-e-32 Medewerkers van het planbureau (of planners) moeten geautoriseerd kunnen worden voor het inzage- en mutatierecht van de persoonlijke agenda’s van de medewerkers waarvoor zij plannen.

po-e-33 Gemaakte contactmomenten/afspraken worden weergegeven in de persoonlijke agenda van de medewerkers (binnen het EKD-JGZ) die plannen. Dit moet optioneel zijn (b.v. bij de functie “planner” is dit in de meeste gevallen niet wenselijk).


pagina 30 van 50

po-e-34 Niet kind gebonden afspraken zoals vergaderingen, scholingen, verlof enz. moeten in de persoonlijke agenda’s, afhankelijk van de eigen bedrijfsregels centraal dan wel

decentraal gepland kunnen worden. po-e-35 Het systeem geeft snel inzicht in de telefoonnummers van de cliënt (zichtbaar binnen “tabblad”/scherm agenda).

po-e-36 Het moet mogelijk zijn om een overzicht te maken van kinderen zonder vervolgafspraak (o.a. niet verschenen zonder bericht.). Dit moet mogelijk zijn per medewerker, team, locatie en organisatie.

po-e-37 Geplande afspraken moeten vanaf alle werkplekken (door de hiervoor geautoriseerde gebruikers) gemuteerd kunnen worden. po-e-38 Meerdere kinderen uit één gezin moeten samen opgeroepen kunnen worden op een bepaalde locatie/ tijd.

po-e-39 Het moet mogelijk zijn om afhankelijk van de zorglocatie meer kinderen dan regulier beschikbaar binnen een spreekuur/ zitting op te roepen (anticiperen op een percentage no-show voor die zorglocaties met een slechtere opkomst).

po-e-40 Het is mogelijk om een voorlopige afspraak vast te leggen (streefdatum), die eenvoudig kan worden omgezet in een definitieve afspraak. po-e-41 Bij het inplannen van een streefdatum moet het mogelijk zijn om voorkeuren te

registreren waarmee tijdens het daadwerkelijk plannen rekening kan worden gehouden.

po-e-42 Het moet mogelijk zijn om een overzicht te maken van alle kinderen waarvoor wel een streefdatum voor een afspraak is vastgelegd maar waarvoor die afspraak nog niet definitief is ingepland (werkvoorraad).

po-e-43 Het moet mogelijk zijn om kinderen te markeren als zijnde weinig aandacht noodzakelijk, gemiddelde aandacht noodzakelijk en extra aandacht noodzakelijk. po-e-44 Binnen het planproces moet afhankelijk van de ingevoerde gradatie met meer, gelijk of minder tijd per contactmoment gepland kunnen worden.

po-e-45 De kinderen kunnen, na massaal geselecteerd te zijn, massaal worden ingepland voor een bepaald onderzoek. po-e-46 Het afdruktijdstip voor uitnodigingsbrieven moet variabel zijn (standaard de systeem

datum). Hierdoor is het mogelijk om uitnodigingsbrieven, voor afspraken die ver in de toekomst zijn gepland, enkele weken voor de geplande afspraak te printen.

po-e-47 Het moet mogelijk zijn om tijdens het plannen rekening te houden met de beschikbaarheid (per dagdeel) van de ouders/verzorgers.


pagina 31 van 50

4.5

Eisen (Management) Informatie

Het systeem moet informatie geven, uitgaande van de volgende invalshoeken:

Administratief gebruik (o.a. aantal kinderen per leeftijdsgroep, per gemeente, per

bureau/ locatie, spreekuur/ zitting, team, medewerker, maar ook aantal individuele kinderen dat gezien is per leeftijdsgroep gedurende een bepaalde periode en per PGO);

kind staat centraal ;

Sturing op productie (o.a. aantal uitgevoerde spreekuren/ zittingen, onderzoeken,

verwijzingen/bijzondere zorg, niet verschenen zonder bericht, niet verschenen met

bericht, per bureau/locatie, spreekuur/ zitting, team, medewerker); contactmomenten/

acties staan centraal ;

Epidemiologische informatie; o.a. longitudinale informatie; observaties en bevindingen

staan centraal .

(m)i-e-1 De leverancier stelt de complete Datadictionary, inclusief relatie entiteiten diagram, die bij nieuwe releases onderhouden wordt, ter beschikking.

(m)i-e-2 Alle in de productieomgeving (planning- en dossierdeel) geregistreerde gegevens zijn voor verdere analyses beschikbaar.

(m)i-e-3 Gegevens van onderzoeken die niet zijn afgesloten worden niet verwerkt in de rapportages.

(m)i-e-4 Het programma moet zo gebruikersvriendelijk zijn, dat nieuwe te genereren

managementgegevens zelf kunnen worden aangemaakt zonder tussenkomst van de software leverancier. Een gevorderde gebruiker moet nieuwe vraagstelling kunnen opstarten.

(m)i-e-5 De leverancier stelt een rapportfunctie als onderdeel van het EKD-JGZ beschikbaar, waarbij gebruikers keuzes kunnen maken uit een aantal (door de interne “beheerder” opgestelde) vooraf gedefinieerde overzichten.

(m)i-e-6 Levering aan landelijke Informatiebank JGZ moet mogelijk zijn (gebruik van de standaarden zoals die ontwikkeld worden door RIVM).

(m)i-e-7 Export mogelijkheden naar andere gegevensverwerkende systemen (b.v. MS-EXCEL of SPSS) moet mogelijk zijn (concreet: er moeten door de organisaties zelf specifieke deelverzamelingen aangemaakt kunnen worden voor verdere analyse en gebruikmakende van eigen gegevensverwerkende systemen).

(m)i-e-8 Scheiding tussen de productie- (het dossierdeel) en de informatiedatabase dient mogelijk te zijn.

(m)i-e-9 De informatiedatabase moet raadpleegbaar zijn door Business Intelligence Tools.


pagina 32 van 50

4.6

Eisen koppelingen en uitwisselingen

Koppelingen

ku-e-1

Koppeling met de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), via een VOA en BSN, dient dagelijks mogelijk te zijn.

ku-e-2

Koppeling met de landelijke postcodetabel (voor de juiste adresgegevens) dient mogelijk te zijn.

Elektronische uitwisselingen

ku-e-3

Indien binnen het dossier persoonlijke werkaantekeningen zijn opgenomen worden deze niet overgedragen.

ku-e-4

Indien de ouders géén toestemming verlenen voor de overdracht van het dossier wordt de overdracht niet automatisch uitgevoerd en wordt een waarschuwing getoond.

ku-e-5

Het EKD-JGZ dient te kunnen uitwisselen (interfacing) naar standaard tekstverwerkende systemen t.b.v. o.a. standaardbrieven en mail-merge.

ku-e-6

Indien bij bestandsoverdracht gebruik wordt gemaakt van encriptie/ descriptie technieken dan moet dat op een dusdanige wijze gebeuren dat dit voor de

gebruikers/beheerders transparant is (“ze mogen er geen last van hebben”). Conform NEN 7510, 7511 en 7512.

ku-e-7

Bestandsoverdracht, koppelingen en uitwisseling van persoonsgegevens moet passen binnen de regels zoals vastgelegd in de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens).

ku-e-8

Bestanden vanuit externe bronnen (b.v. vanuit vragenlijsten, enquêtes, JIS-registraties of reeds beschikbare EKD-systemen) moeten, indien de gegevens passen binnen de

eisen gesteld aan de (minimale) Basis Dataset Jeugdgezondheidszorg, geïmporteerd kunnen worden in het EKD-JGZ. Toekomstige ontwikkelingen:

ku-e-9

Het EKD-JGZ dient aan te sluiten bij de infrastructuur AORTA en het Landelijk

Schakelpunt (LSP). In het Handboek ICT-Leveranciers in de zorg van NICTIZ (juli 2005) wordt beschreven welke acties leveranciers moeten nemen om het EKD-JGZ te laten

aansluiten op het LSP. Bron NICTIZ: www.nictiz.nl. Via het LSP kunnen zorgverleners (inclusief Domein Jeugdzorg) actuele gegevens opvragen.

ku-e-10 Koppeling met lokale risicosignaleringssystemen (verwijsindex) moet mogelijk zijn. Het betreft hierbij een enkelvoudige koppeling (va EKD naar signaleringssysteem) waarbij alleen de “dat”- informatie wordt verstuurd.

ku-e-11 Uitwisseling met applicaties (EKD’s) van andere leveranciers moet mogelijk zijn op

basis van de landelijke “ Kop” (op basis van uitwisselingsstandaards en infrastructuur die aansluit bij het Landelijk SchakelPunt (LSP) van de AORTA-zorginfrastructuur zoals die zijn ontwikkeld door NICTIZ.

ku-e-12 Ondersteunen van import en export van bestandsformaten volgens de NICTIZ standaard (HL7v.3/xml) dient mogelijk te zijn. Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

pagina 33 van 50

4.7

Eisen kwaliteit en techniek

Voor een thuiszorgorganisatie of GGD is het niet van belang welke infrastructuur door de leverancier wordt ingezet voor de juiste werking van het EKD-JGZ. Zij zullen met name eisen

stellen aan de beschikbaarheid, bruikbaarheid, acceptabele performance en koppelbaarheid en uitwisseling die aansluit bij de standaarden zoals gesteld door NICTIZ. Dit zijn de eisen die onderdeel zullen uitmaken van de met een leverancier af te stuiten SLA. Inzake de

koppelbaarheid wordt hierin verwezen naar de “Richtlijn Goed Beheerde Zorgsystemen”; bron NICTIZ. Bijgaand een aantal items, die hiervoor van belang zijn.

De genoemde items vormen een basis voor de technische specificaties in het verdere traject en hebben uiteraard in hun uitwerking een functionele weerslag.

Algemeen

kt-e-1

Bij de oplevering is een aantoonbaar werkende en onderhouden back-up en restore procedure beschikbaar. De back-ups moeten dagelijks worden gemaakt.

kt-e-2

De leverancier voert de back-up en restore procedures zoals beschreven in de SLA uit.

kt-e-3

De UTF8-tekenset (de set die ook door de GBA gebruikt wordt) wordt ondersteund.

kt-e-4

Het EKD-JGZ zal aansluiten bij de eisen van een goed beheerd zorgsysteem GBZ, uitgewerkt naar techniek, functionaliteit en organisatie.

kt-e-5

Het EKD-JGZ is geschikt om te draaien op een 17 inch TFT-scherm met een resolutie van 1024 * 768: dat wil zeggen: de lettergrootte is zodanig dat dit bij mensen met normaal zicht geen problemen oplevert.

kt-e-6

Het EKD-JGZ is geschikt voor een schaalbaar gelijktijdig gebruik door minimaal 400

gebruikers met een acceptabele performance (multi-user). Hieronder wordt verstaan een maximale responsetijd voor niet-batchgerichte processen van 3 seconden. Hierbij uitgaande van een correct aanwezige kantoorautomatiseringomgeving bij de JGZorganisaties.

kt-e-7

De leverancier verstrekt eenduidige schriftelijke systeemeisen voor zowel de

noodzakelijk benodigde verbinding (noodzakelijk per gelijktijdige gebruiker) als voor de werkplek (kantoorautomatiseringomgeving).

kt-e-8

De leverancier levert maandelijks schriftelijke documentatie over de werking en

kwaliteit van de infrastructuur in het algemeen en de beveiliging ervan in het bijzonder. Operating systeem server

kt-e-9

De operationele beheerder dient ervoor zorg te dragen dat het operating systeem van het EKD-JGZ zorgvuldig wordt ingericht, met recente security-patches, om te

voorkomen dat het systeem door kwaadwillenden gehackt en misbruikt kan worden.

kt-e-10 De operationele beheerder dient op verzoek aan te tonen hoe werking en kwaliteit van de infrastructuur in het algemeen en qua beveiliging in het bijzonder wordt bewaakt.


pagina 34 van 50

Database

kt-e-11 De productiedatabase bevat alle geregistreerde gegevens (vanuit het planning- en dossierdeel), aangevuld met afgeleide gegevens zoals leeftijd.

kt-e-12 De informatiedatabase bevat alle geregistreerde gegevens vanuit het planning- en dossierdeel, aangevuld met afgeleide gegevens.

kt-e-13 De ontwikkeling van het EKD-JGZ dient plaats te vinden met proven hardware and software technologie. Deze technologie is algemeen beschikbaar in verband met de flexibiliteit voor het beheer.

kt-e-14 De gebruikte database dient een industriestandaard te zijn. kt-e-15 Database moet te ontsluiten zijn middels standaard ODBC en XML koppelingen. kt-e-16 Het EKD-JGZ moet voor acceptatie, demonstratie en test doeleinden een acceptatieomgeving voor de gebruikers beschikbaar hebben. Voor de operationele

dienstverlening moet gebruik worden gemaakt van een stabiele productieomgeving (afzonderlijke autorisatie). Datacommunicatie

kt-e-17 Het EKD-JGZ moet via gangbare browsers benaderbaar zijn. kt-e-18 Alle datacommunicatie zal versleuteld plaatsvinden.

Operating system Werkstation KA-omgeving

kt-e-19 Thin cliënt technologie moet worden ondersteund.

4.8

Eisen autorisatie en beveiliging

De toegang tot en de beveiliging van het EKD-JGZ moet goed gerealiseerd zijn. De genoemde items vormen een basis voor de technische specificaties in het verdere traject en hebben uiteraard in hun werking een functionele weerslag.

ab-e-1

Het EKD-JGZ is voorzien van een heldere autorisatiesystematiek waarbinnen

autorisatiemodellen of rollen per organisatie zijn toe te kennen aan medewerkers of groepen medewerkers.

ab-e-2

Autorisatie moet per gebruiker of groepen van gebruikers (functie- of disciplinegericht) plaatsvinden door zgn. gebruikersrollen die door de systeemeigenaar zelf zijn in te

richten. Dit middels een aparte module. Er moet minimaal te autoriseren zijn op: lees-, schrijf- en verwijder functies.

ab-e-3

Het moet mogelijk zijn gebruikers één of meer rollen toe te wijzen waaraan rechten verbonden zijn.


pagina 35 van 50

ab-e-4

Indien door het toepassen van autorisatieregels een bepaalde module of rubriek niet

voor de betreffende medewerker toegankelijk is dan dient deze module of rubriek niet zichtbaar te zijn.

ab-e-5

Bij nieuwe releases mogen bestaande gebruikersrollen niet overschreven en/of verwijderd worden.

ab-e-6

Er mogen geen wachtwoorden “hard” in de programmatuur gecodeerd staan.

ab-e-7

Alleen de medewerker die medische gegevens heeft vastgelegd mag deze gegevens (binnen een bepaalde periode) muteren.

ab-e-8

Bij het registreren en muteren van gegevens wordt automatisch de datum en de betreffende medewerker geregistreerd.

ab-e-9

Bij uitgevoerde interventies/acties/onderzoeken worden de uitvoerende medewerker, de locatie waar deze voor werkt en de datum geregistreerd.

ab-e-10 Bij uitgevoerde interventies/acties/onderzoeken wordt naast de medewerker en locatie de tijd die hieraan besteedt is geregistreerd. Deze tijd kan default worden ingevuld op basis van de tijd die binnen het systeem standaard aan een code is toegekend. Deze tijdsduur moet door de medewerker te wijzigen zijn.

ab-e-11 Medewerkers kunnen (incidenteel of structureel) eenvoudig voor een andere locatie werken (eenvoudig kunnen wijzigen van het autorisatieprofiel).

ab-e-12 Bij inloggen in het EKD (daarbij wordt geanticipeerd op de Zekerheidsstructuur

Basisinfrastructuur in de Zorg – en de daarin nog volgende wijzigingen en aanvullingen) dient gebruik worden gemaakt van de unieke zorgverlener identificatie pas (UZI-pas).

Gedurende de overgangsfase zal via gebruikersnaam en wachtwoord er direct toegang tot het hele systeem (incl. planning) worden verleend. Dit binnen de gestelde autorisatie regels.

ab-e-13 Vooruitlopend op het gebruik van de UZI-pas voor de identificatie van een zorgverlener (op basis van de BIG-registratie) moeten wachtwoorden op regelmatige basis gewijzigd worden, mogen niet gelijk zijn en moeten aan een bepaalde conventie voldoen (minimaal 8 tekens, inclusief cijfers).

ab-e-14 Het systeem moet een logboek bijhouden met informatie wie en wanneer toegang (inzage en mutaties) heeft gehad tot welk onderdeel (planning, dossier en (management)informatie) van het EKD-JGZ.

ab-e-15 Het EKD-JGZ voldoet aan de Nederlandse norm NEN 7510, 7511 en 7512 (nl) Medische informatica – Informatiebeveiliging in de zorg Algemeen.


pagina 36 van 50

4.9

Eisen implementatie

Voor de implementatie van het EKD-JGZ moet rekening gehouden worden met de hieronder genoemde technische en organisatorische items. De genoemde items vormen een basis voor de implementatie in het verdere traject en hebben uiteraard in hun werking een functionele weerslag. Technisch

i-e-1

Het EKD-JGZ ondersteunt het printen van barcode-etiketten en het scannen van

barcodes.

i-e-2

Een gescande barcode opent direct het dossier van het betreffende kind (mits geautoriseerd).

i-e-3

Het EKD-JGZ wordt geleverd met een standaard inrichting in de vorm van kant-en-klare contactmomenten gebaseerd op de Basis Dataset Jeugdgezondheidszorg, versie 2.0, d.d. 3 mei 2007.

i-e-4

Deze standaard meegeleverde consulten kunnen door applicatiebeheer qua inhoud en

volgorde aangepast worden aan de werkwijze van de eigen organisatie.

i-e-5

Een ingevoerd consult kan overzichtelijk afgedrukt worden, waarbij de rubrieken in de volgorde staan, waarin ze ook in het invoerscherm staan. Niet ingevulde rubrieken kunnen achterwege gelaten worden op de afdruk van het contactmoment.

i-e-6

Alle organisatie afhankelijke gegevens moeten door de applicatiebeheerder van de deelnemende organisatie zelf gevuld en onderhouden kunnen worden: zorgdistricten, locaties (scholen, consultatiebureaus, huisbezoek), medewerkers, disciplines etc. zijn hierin onder te brengen en aan elkaar te relateren.

i-e-7

Het EKD-JGZ voorziet in de mogelijkheid tot het werken met meerdere gescheiden gebruikersomgevingen (productie-, ontwikkelen test/acceptatie omgeving). De

testomgeving bevat géén daadwerkelijke onderzoeksgegevens (alleen fictieve

gegevens). De leverancier beschikt over de ontwikkelomgeving. Deze bevat ook geen daadwerkelijke onderzoeksgegevens.

i-e-8

De deelnemende JGZ-organisaties zullen hun gegevens opslaan in één

gemeenschappelijke database (t.b.v. eenvoudige overdracht van dossiers) met elk hun eigen autorisatieprofiel.

i-e-9

Gedurende het gehele implementatietraject stelt de leverancier één aanspreekpunt beschikbaar.

Organisatorisch

i-e-10

Leverancier draagt zorg voor actueel cursusmateriaal en naslagwerk voor technisch- en functioneel applicatiebeheerders en eindgebruikers.

i-e-11

Leverancier draagt zorg voor een actuele gebruikershandleiding en een contextgevoelige helpfunctie, zowel voor de gebruikers al voor de beheerders.


pagina 37 van 50

i-e-12

Leverancier zorgt ervoor, dat cursusmateriaal, naslagwerk en gebruikershandleiding door applicatiebeheer aan te passen zijn aan de werkwijze van de eigen organisatie.

Registratiestatus papieren dossiers

Op termijn vervallen de papieren dossiers, maar tot die tijd moet de status van het papieren dossier adequaat geregistreerd kunnen worden. In de dossierregistratie kan de pd-status (=status van het papieren dossier: actief, passief, statisch, geen) aangegeven en gewijzigd worden. i-e-13

Bij de statuswijziging kan middels een vrij tekstveld aangegeven worden wat de reden van de statuswijziging is.

i-e-14

Bij elke pd-statuswijziging wordt de datum en de medewerkers gelogd.

i-e-15

De pd-statushistorie kan chronologisch weergegeven worden.

i-e-16

De actuele pd-status wordt zichtbaar gemaakt op het openingsscherm/samenvattingscherm van het kind.

i-e-17

De actuele pd-status wordt zichtbaar gemaakt op de werklijst c.q. de afspraak in de agenda (zodat direct duidelijk is voor welke consulten de papieren dossiers opgezocht moeten worden).

Conversie i-e-18

Mogelijkheid om stamtabellen (medewerker, school, team e.d.) initieel te vullen mbv import van Excel-bestanden.

i-e-19

Mogelijkheid om kindgegevens initieel te vullen m.b.v. import van Excel-bestanden.

i-e-20

Mogelijkheid om historische onderzoeksgegevens initieel te vullen m.b.v. import van Excel-bestanden.

4.10

Eisen leverancier

De genoemde items vormen de criteria bij de leveranciersselectie in het verdere aanbestedingstraject en hebben uiteraard in hun uitwerking een functionele weerslag.

l-e-1

De leverancier moet een vestiging in Nederland of dochteronderneming in Nederland hebben, waarbij de helpdesk en ondersteuning belegd zijn (Nederlandstalig).

l-e-2

Het elektronisch dossier moet vanaf 1-1-2009 implementeerbaar zijn.

l-e-3

De leverancier heeft kennis en ervaring met de integrale (0-19 jarigen) jeugdgezondheidszorg in Nederland. Dit op het gebied van het leveren, ontwikkelen, inrichten en implementeren van een EKD-JGZ.


pagina 38 van 50

l-e-4

De leverancier beschikt over een adequate helpdesk op werkdagen operationeel van 08.00-18.00 uur.

l-e-5

De leverancier is in staat om tijdens het implementatie traject consultancy te leveren met kennis van de Nederlandse jeugdgezondheidszorg (werkprocessen, beschikbare standaarden).

l-e-6

De leverancier dient samen met de opdrachtgever een implementatieplan op te stellen. Het te hanteren uurtarief voor de medewerker, die het implementatieplan vanuit de leverancier opstelt, vermeldt u onder wens c-w-6.

l-e-7

De leverancier biedt het EKD-JGZ inclusief hosting aan, die voldoet aan de Nederlandse norm NEN 7510, 7511 en 7512 (nl) Medische informatica – Informatiebeveiliging in de zorg Algemeen.

l-e-8

De leverancier levert alle relevante informatie t.a.v. het EKD-JGZ en de noodzakelijke infrastructuur zoals:

• Uitgebreide en complete technische documentatie; • Releasenotes bij iedere nieuwe release; • Beschrijving database model en tabellen (initieel en na iedere nieuwe release). l-e-9

De leverancier biedt het EKD-JGZ aan op basis van een heldere en eenduidige licentiestructuur. Een gefaseerde implementatie (gefaseerde afname van licenties gedurende de implementatiefase) moet mogelijk zijn.

l-e-10

Continuïteit: Ingeval van calamiteiten, bijvoorbeeld door overname of faillissement moet de broncode worden afgestaan aan afnemers of e.e.a. moet aantoonbaar (actief) geregeld zijn middels een zgn. ESCROW regeling. De broncode van het EKD-JGZ dient

inzichtelijk en overdraagbaar te zijn. Een andere leverancier kan de broncode bekijken, gebruiken, verbeteren en aanpassen.

l-e-11

De leverancier biedt tijdig opleidingen/ trainingen aan, zowel voor technisch- en functioneel applicatiebeheer als mede voor organisatie specifiek gebruik. Deze opleidingen worden door vakbekwame docenten gegeven.

l-e-12

U gaat ermee akkoord dat het aantal deelnemers voor de opleidingen niet vooraf is vastgesteld. De organisaties moeten in staat zijn zichzelf op te leiden.

l-e-13

De afhandeling van storingen wordt op basis van een afgesloten Service Level Agreement uitgevoerd.

l-e-14

De leverancier initieert een gebruikersgroep, waarin de JGZ-instellingen zijn vertegenwoordigd, inclusief een discussieplatform voor het bespreken en prioriteren van eventuele nieuwe functionaliteiten/ wensen.

l-e-15

In het kader van de kwalitatieve selectie zoals beschreven in de Europese voorschriften voor aanbestedingen moet de leverancier: •

bewijs van inschrijving in het beroeps- of handelsregister kunnen verstrekken;

•

inzicht geven in de financiële en economische draagkracht;

•

een bewijs leveren van technische bekwaamheid.


pagina 39 van 50

l-e-16

De leverancier voert, in nauw overleg met de gebruikers, een actief release- en versiebeleid.

l-e-17

De leverancier is in staat aan te geven welke functionele, technische en organisatorische

consequenties installatie van een nieuwe release heeft (performance, capaciteit, doorlooptijd, etc.).

l-e-18

De leverancier garandeert dat nieuwe releases van het EKD-JGZ zonder gegevensverlies kunnen worden geïmplementeerd.

l-e-19

Iedere nieuwe release wordt voorzien van een overzicht van gewijzigde functionaliteiten en technische veranderingen.

l-e-20

De leverancier stelt een overzicht van known bugs beschikbaar.

l-e-21

De leverancier biedt (gebruikers-)ondersteuning bij het implementeren van nieuwe releases en eventueel nieuwe versies.

l-e-22

De leverancier biedt ondersteuning tijdens een pilot periode, verdere implementatie zal pas plaatsvinden op basis van een goed gerealiseerde pilot.

l-e-23

Ervaring in de (jeugd)gezondheidszorg moet binnen de projectorganisatie van de leverancier beschikbaar zijn.

l-e-24

De leverancier biedt ondersteuning tijdens de implementatie van het EKD-JGZ aan.

l-e-25

Bij een contractbeëindiging dient de leverancier alle geregistreerde gegevens kosteloos elektronisch beschikbaar te stellen aan opdrachtgever.

l-e-26

Indien bij contractbeëindiging gekozen wordt voor een andere leverancier dan wel een ander pakket van de huidige leverancier, dient huidige leverancier ondersteuning te bieden bij het invoeren van gegevens in het systeem van de nieuwe leverancier.

4.11

Eisen Service Level Agreement

De leverancier zorgt ervoor dat de gewenste dienstverlening, op het vlak van Hosting en Beheer van het EKD-JGZ, in een SLA wordt vastgelegd. De SLA komt in overleg met de opdrachtgever tot stand, zodra de overeenkomst is ondertekend.

Onderstaande genoemde items vormen een basis voor de criteria bij de leveranciersselectie en hebben uiteraard in hun werking een functionele weerslag.

sla-e-1 De helpdesk is beschikbaar tijdens de reguliere kantoortijden (8.00 – 18.00 uur) op werkdagen.

sla-e-2 Het EKD-JGZ is op alle onderzoekslocaties 24 uur per dag en 7 dagen per week toegankelijk (zowel voor de zorgverleners als de beheerders).


pagina 40 van 50

sla-e-3 De productieomgeving is beschikbaar op werkdagen van 7.00 tot 22.00 uur (dit is het beschikbaarheidsvenster).

sla-e-4 Het onderhoudsvenster voor de leverancier is beschikbaar op werkdagen van 22.00 tot 7.00 uur.

sla-e-5 Een breder onderhoudsvenster (buiten de reguliere werkuren) is na overleg en afstemming mogelijk.

sla-e-6 Inschrijver garandeert een beschikbaarheid van het systeem van 99,7% na volledige

inrichting van het systeem (wanneer het systeem volledig operationeel beschikbaar is – alle tabellen enz. zijn geladen. Concreet op het moment dat de eerste kinderen in het EKD worden vastgelegd) op het beschikbaarheidsvenster.

sla-e-7 De leverancier draagt zorg voor de hosting en het technisch beheer van de noodzakelijke infrastructuur (behoudens de kantoor automatiseringsomgevingen bij de JGZ-organisaties).

sla-e-8 Functioneel en Technisch Applicatiebeheer: • De leverancier draagt zorg voor de primaire inrichting van het EKD-JGZ (bijvoorbeeld het invoeren van nieuwe organisaties enz.) en het beantwoorden van gebruikersvragen (helpdesk).

sla-e-9 De leverancier ondersteunt de volgende service support processen: • Change management; • Incident management; • Configuratie management; • Problem management; Bovenstaand conform ITIL-standaarden.

Change management

sla-e-10 Er dient een veranderingsbeheerder te zijn die de belangrijke sleutelrol heeft om de veranderingsvoorstellen en veranderingen te managen.

De veranderingsbeheerder heeft diverse taken, waaronder: •

veranderingsvoorstellen te (laten) analyseren;

•

veranderingsvoorstellen te beoordelen;

•

een andere belangrijke taak is het bijhouden van de releaseplanning.

sla-e-11 Er dient een stuurgroep (besluit) /gebruikersgroep (dient in, adviseert) te zijn met vertegenwoordigers van alle deelnemende partijen die beslissingen neemt/ adviseert

over de noodzakelijke veranderingen. De deelnemende partijen zijn de organisaties die gebruik maken van het EKD-JGZ. Incident Management

sla-e-12 Er dient een meldpunt zijn ingericht voor het melden van storingen. De contactinformatie voor het meldpunt dient in het EKD-JGZ gegeven te worden. Het betreft hier het telefoonnummer en het email adres.


pagina 41 van 50

sla-e-13 Kleine storingen dienen per email vanuit het EKD-JGZ gestuurd te kunnen worden naar de operationele beheerder. Indien het EKD-JGZ niet beschikbaar is dient een gebruiker zelf het telefoonnummer en emailadres beschikbaar te hebben. Configuratie management

sla-e-14 Alle configuratie management acties die betrekking hebben op het EKD-JGZ dienen ter plaatse en remote uitgevoerd te kunnen worden. De configuratie bestaat uit: •

de hardware (servers, PC’s);

•

de software van applicatie;

•

de configuratie tabellen;

•

de data bases.

Problem management

sla-e-15 Alle alarmen dienen zichtbaar te zijn voor het beheer van het EKD-JGZ. sla-e-16 Alle (fout)meldingen (bekende problemen) dienen te worden opgenomen in een logbestand dat beschikbaar wordt gesteld aan het incidentbeheer. Mogelijke fouten m.b.t. het EKD-JGZ zijn: Timeouts;

• •

Loginproblemen;

•

Problemen die niet direct kunnen worden opgelost.

Incidentbeheer zal de fouten registreren en doorspelen naar de partij die de fout kan afhandelen, zoals de gebruikers (workaround), veranderingsbeheer, incident management of de leverancier.

sla-e-17 Het Service Level van het EKD-JGZ kent de volgende onderverdeling: Onderverdeling van incidenten (op de impact voor de organisatie)

• -

Categorie 1: Problemen en fouten waardoor het EKD-JGZ voor tenminste de helft van de gebruikers als niet werkbaar wordt ervaren en waarvoor geen werkbare workaround beschikbaar is.

-

Categorie 2: Problemen en fouten waardoor het EKD-JGZ door ongeveer 25 % van

de gebruikers niet als niet werkbaar wordt ervaren en waarvoor geen werkbare of zeer omslachtige workaround beschikbaar is. -

Categorie 3: Problemen en fouten met een minder ernstige impact, een werkbare workaround is hiervoor beschikbaar.

-

Categorie 4: Problemen en fouten zonder praktische impact voor de gebruikers. Dit kunnen zijn: kleine storingen in de gebruikersinterface

•

Per categorie concrete afspraken over de responsetijden en de maximale tijdsduur dat het incident is opgelost.

De eisen zijn: •

Categorie 1 incidenten mogen maximaal 2 keer per jaar voorkomen (MTBF:

MeanTimeBetweenFailure) en dienen dan binnen 2 uur (MTTR: MeanTimeToRepair) te zijn opgelost. •

Categorie 2 incidenten mogen maximaal 1 keer per maand voorkomen (MTBF) en dienen dan binnen 1 uur (MTTR) te zijn opgelost.

•

Categorie 3, De gemelde problemen worden, na afstemming met de gebruikers, opgenomen in de verdere releaseplanning. Eventuele workarounds worden meegenomen in de gebruikershandleiding.


pagina 42 van 50

sla-e-18 De leverancier draagt zorg voor een lijst met beschikbare contactpersonen (naam, functie, telefoonnummer en emailadres).

sla-e-19 De leverancier geeft een uitvoerige beschrijving van de gebruikte configuratie in de SLA.

sla-e-20 Het EKD-JGZ dient minimaal 15 jaar zonder tijd en datum probleem te werken, dag na dag.

4.12

Commerciële eisen

c-e-1

Uw offerte is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in Euro’s, excl. BTW.

c-e-2

Uw offerte bevat de van toepassing zijnde BTW-tarieven.

c-e-3

De kostenopbouw vindt plaats conform het in bijlage 3a Prijsinvulformulier bij deze offerteaanvraag beschreven schema.

c-e-4

Alle tarieven en prijzen in uw offerte zijn vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten.

c-e-5

Uw offerte bevat aparte prijzen voor hosting, uitgaande van gelijktijdige gebruikers (per gelijktijdige gebruiker per maand) conform een gefaseerde implementatie. Zie ook wens c-w-1.

c-e-6

Uw offerte bevat aparte prijzen voor technisch beheer en onderhoud, uitgaande van gelijktijdige gebruikers (per gelijktijdige gebruiker per maand) conform een gefaseerde implementatie. Zie ook wens c-w-1

c-e-7

Uw offerte bevat aparte prijzen voor licenties, uitgaande van gelijktijdige gebruikers en conform een gefaseerde implementatie. Zie ook wens c-w-2.

c-e-8

Uw offerte bevat aparte prijzen voor trainingen, uitgaande van maximale groepsgrootte

van 10 personen, per dagdeel en eventueel extra op te voeren kosten. Zie ook wens c-

w-3. c-e-9

Uw offerte bevat aparte prijzen voor de verdere ontwikkeling van het pakket, uitgaande van gelijktijdige gebruikers (per gelijktijdige gebruiker per maand) conform een gefaseerde implementatie Zie ook wens c-w-4.

c-e-10

Uw offerte bevat het uurtarief voor het gebruikmaken van een consultant bij het inrichten van het systeem en het opstellen van het implementatieplan. Zie ook wens c-w-5.

c-e-11

U gaat ermee akkoord dat de structurele kosten (= hosting, technisch beheer, helpdesk, onderhoud en verdere ontwikkeling) betaald worden in 12 maandelijkse termijnen.


pagina 43 van 50

Indexering c-e-12

Alle prijzen en tarieven zijn op basis van prijspeil december 2008 en zijn in ieder geval

vast tot 1 januari 2010. c-e-13

De prijzen met betrekking tot de hosting, het beheer, het onderhoud en de helpdesk

van het Elektronisch Kinddossier zijn tot 01-01-2010 vast. Ten hoogste één maal per jaar, voor het eerst op 01 januari 2010, kunnen tarieven worden herzien. Deze prijs-

herziening is gebaseerd op het CBS-CAO-loonindexcijfer per maand incl. bijzondere

beloningen (SBI ’93 code 72, Computerservice en informatietechnologie) 2000=100. De tarieven worden geïndexeerd met als maximum een percentage te berekenen op basis van de volgende prijsherzieningformule: L Tarief nieuw = Tarief oud * Daarin staat voor;

1

-----L

0

Tarief oud

: Tarieven zoals door u geoffreerd (oktober 2008)

L

: CBS-CAO-loonindexcijfer per maand incl. bijzondere beloningen (SBI ’93

Tarief nieuw : Nieuw overeen te komen Tarieven 0

L1

code 72, Computerservice en informatietechnologie) 2000=100, oktober 2008 1

: CBS-CAO-loonindexcijfer per maand incl. bijzondere beloningen (SBI ’93 code 72, Computerservice en informatietechnologie) 2000=100, oktober 2009 1

Indien de indexcijfers nog niet vastgesteld zijn, worden de voorlopige cijfers gehanteerd zonder dat een eventuele verrekening achteraf plaats vindt. 1

Het aangegeven jaar wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst

telkens met 1 verhoogd. c-e-14

U dient uw voornemen voor prijsverhoging minimaal 6 weken voor de ingangsdatum bekend te maken aan uw contactpersoon/ contactpersonen van het

Samenwerkingsverband EKD Utrecht. Gewijzigde prijzen en tarieven gaan pas in na

toestemming van de contractpartners. Deze zullen redelijke voorstellen niet weigeren. c-e-15

U stemt in met betaling per maand na ontvangst en acceptatie van de prestaties/diensten.

4.13

Juridische eisen

j-e-1

U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Voorwaarden

(bijlage 4 bij deze offerteaanvraag). Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente Utrecht gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn. In uw offerte wordt niet (deels) naar andere

juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak met de voorwaarden van de gemeente Utrecht zouden zijn.

j-e-2

Uw offerte bevat de namen van de personen die optreden als contactpersoon en diens (gelijkwaardige) plaatsvervanger.


pagina 44 van 50

j-e-3

Het niet bekend zijn met de situatie bij het Samenwerkingsverband EKD Utrecht kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening.

j-e-4

Uw offerte heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 90 dagen na de datum waarop de offertes uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod.

j-e-5

U gaat ermee akkoord dat de gestanddoeningstermijn van uw offerte, in het geval een kort geding wordt aangespannen, verlengt tot minimaal twee weken na de datum van de uitspraak in het kort geding.

j-e-6

U gaat ermee akkoord dat de overeenkomst een looptijd heeft van 3 jaar en vermoedelijk ingaat op 1 januari 2009. De overeenkomst kent een verlengingsoptie van 5 x 1 jaar.

j-e-7

Indien u zich opwerpt als (hoofd)aannemer en u in uw offerte opgave doet van (een) bepaalde onderaannemer(s), bent u bij gunning gebonden aan het daadwerkelijk gebruik maken van

genoemde onderaannemer(s) conform het gestelde in de offerte. (Hoofd)aannemers staan in voor inschrijvingen van onderaannemers.

j-e-8

Het uitvoeren van werkzaamheden in onderaanneming is alleen toegestaan als de opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

j-e-9

Als hoofdaannemer draagt u volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten van uw onderaannemers. U verzorgt de communicatie namens en naar de onderaannemer.

Facturering van werkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd, wordt door de hoofdaannemer verzorgd.

4.14

Eisen presentatie en uitwerking van een casus

Voor nadere informatie over de presentatie en de casus, zie hoofdstuk 5.7.

p-e-1

U gaat ermee akkoord, dat alleen die inschrijvers, die nog kans maken op gunning van de opdracht, uitgenodigd zullen worden voor een presentatie en/of uitwerking van een casus.

p-e-2

U gaat ermee akkoord dat u een presentatie en/of uitwerking van een casus houdt als onderdeel van de beoordeling. U geeft tijdens de presentatie een uitwerking van een u toegestuurde casus.

p-e-3

U bent ermee bekend, dat tijdens de presentatie en/of uitwerking van een casus de beoordelingscommissie aanwezig zal zijn vanuit de opdrachtgever.


pagina 45 van 50

5. Lijst van wensen U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande wensen aan te geven in welke mate en op

welke wijze u eraan voldoet, waar nodig blijkend uit bijlagen bij uw offerte. U dient daarvoor de als bijlage 3 bij deze offerteaanvraag gevoegde (of daaraan conforme) wensinvulformulieren volledig in te vullen. Aanvullende en/of onderbouwende informatie dient uitsluitend verstrekt te worden indien

daarom in het desbetreffende wensinvulformulier is verzocht. Indien u de daartoe beschikbaar gestelde ruimte per wens onvoldoende acht, kunt u separaat onder vermelding van de wenscodering aanvullende informatie verstrekken.

5.1

Wensen integraal dossier

Aan dit gunningscriterium is factor 20 toegekend.

id-w-1

Beschikt de zorgverlener in het EKD JGZ over de mogelijkheid om bepaalde gegevens uitsluitend als conceptaantekeningen (indrukken, vermoedens en vragen) op te nemen, de zogenaamde persoonlijke werkaantekeningen? Dit betekent dat deze gegevens nog niet voor anderen ter inzage zijn, ook niet voor kind en ouders. Pas zodra de

zorgverlener het gegeven omzet van concept naar definitief (let op: noodzakelijke actie bij uitdiensttreding) zijn deze gegevens ter inzage voor anderen. Dit is bedoeld conform juridische term: persoonlijke werkaantekeningen. Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 10

id-w-2

Is het mogelijk om in het EKD-JGZ een afwijkende naam t.o.v. het GBA te registreren (de zogenaamde “noemnaam”). Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 4

id-w-3

Kan het gebruik van de “noemnaam” (is een afwijkende naam t.o.v. het GBA) in de correspondentie worden ondersteund? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 4

id-w-4

Kunnen afspraken, vastgelegd in het planningsdeel van het EKD-JGZ, op

medewerkerniveau gesynchroniseerd worden met beschikbare elektronische agendasystemen (b.v. Microsoft Outlook)? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 7

id-w-5

Biedt het EKD-JGZ de mogelijkheid om contactmomenten/ afspraken automatisch af te sluiten? Ja = 10 / nee = 1.

Zo ja, dan dient de hiervoor noodzakelijke waarde (in dagen) door de JGZ-organisatie zelf instelbaar te zijn. Waarderingscijfer: 7

id-w-6

Indien in de planning van een zorgverlener contactmomenten/ afspraken centraal worden gewijzigd, is het mogelijk dat de betreffende zorgverlener een signaal krijgt van gewijzigde afspraak? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 4


pagina 46 van 50

id-w-7

Biedt het EKD de mogelijkheid om op basis van door de gebruiker zelf gedefinieerde criteria automatisch een kind de status "aandachtskind" te geven (bruikbaar als "trigger" voor de zorgverlener en t.b.v. beleidsinformatie)? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 10

5.2

Wensen koppelingen en uitwisselingen

Aan dit gunningscriterium is factor 20 toegekend.

ku-w-1 Is koppeling met de Informatie Beheer Groep (IBG) mogelijk? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 4

ku-w-2 Is koppeling met de Landelijke entadministratie (Praeventis) voor de uitgevoerde vaccinaties; dagelijks of wekelijks; mogelijk? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 10

ku-w-3 Is koppeling met NSDSK (Nederlandse Stichting voor het Dove en Slechthorende Kind) mogelijk? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 8

ku-w-4 Is koppeling met registratiesystemen (geboortegegevens) zoals gebruikt door verloskundigen mogelijk? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 8

ku-w-5

Is invoer van/koppeling met DMO protocol (Protocol ter ondersteuning van de sociaalemotionele ontwikkeling via het consultatiebureau; tot stand gekomen in opdracht van Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling te Amsterdam) mogelijk? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 6

ku-w-6 Is een koppeling met de diensten onderwijs van de 29 aangesloten gemeenten (in het

kader van de leerplicht) voor de schoolloopbaangegevens mogelijk? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 6

5.3

Wensen kwaliteit en techniek

Aan dit gunningscriterium is factor 10 toegekend. Datacommunicatie

kt-w-1

Is toegang via een terminal server volledig ondersteund? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 1

kt-w-2

Bestaat de mogelijkheid om het EKD-JGZ in Single Sign On programma’s op te nemen? Ja = 10 / nee = 1.

Waarderingscijfer: 7

kt-w-3

Worden de gevraagde oplossingen en toepassingen primair ontwikkeld op basis van Open Source met Open Standaarden Software (OSOSS)? Ja = 10 / nee = 1.


pagina 47 van 50


5.4

Wensen rol van de consument

Een belangrijke gedachte achter de automatisering in de JGZ is dat het kind/zijn ouders of verzorgers zelf actief verantwoordelijkheden neemt en participeert in het in stand houden of

bereiken van gezondheid en preventie van ziekten en problemen. Er is dan ook sprake van eigen verantwoordelijkheden in de zorgverlening. Belangrijke uitvloeisels hiervan zijn onder andere de toegang tot de informatie die zorgverleners genereren, maar in toenemende mate ook het zelf bijdragen aan de informatieverzameling. Concrete voorbeelden zijn het invullen van

vragenlijsten en zelf maken van afspraken. Het EKD-JGZ kan op basis van een browser onafhankelijke technieken die toegang door de patiënt in principe mogelijk maken. Aan dit gunningscriterium is factor 5 toegekend.

rc-w-1

Ondersteunt het EKD-JGZ kind/ouders/verzorgers, o.a. via toegang tot het systeem,

zelf plannen, zelfstandig vragenlijsten invullen, sturing, correctierecht, etc. De cliënt/ consument krijgt hiervoor een aparte gebruikersrol. Opmerking: gegevens over derden die deel uitmaken van het dossier mogen niet zondermeer worden ingezien, dit is afhankelijk van de gebruikersrol en de daarbij behorende organisatie. Ja = 10 / nee = 1.


rc-w-2

Zie rc-w-1: U toont aan, hoe de informatie zodanig geordend en gepresenteerd wordt, dat dit voor het kind, ouders en/of verzorgers duidelijk en hanteerbaar is.

Hoe duidelijker en hanteerbaarder de informatie geordend en gepresenteerd kan worden, hoe hoger dit gewaardeerd wordt. Waarderingscijfer: 5

rc-w-3

Het EKD-JGZ genereert op maat gemaakte voorlichtingsmaterialen voor kind, ouders en/of verzorgers. Dit kan soms ook door te linken naar relevante websites. Is dit mogelijk met uw systeem? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 5

rc-w-4

Voorziet het systeem in een apart toegangsmenu voor kind, ouders en/of verzorgers opdat zij in hun eigen dossier kunnen kijken, maar geen toegang hebben tot gegevens van andere cliënten? Ja = 10 / nee = 1. Waarderingscijfer: 5


pagina 48 van 50

5.5

Commerciële wensen

Aan dit gunningscriterium is factor 30 toegekend. c-w-1

U vult in bijlage 3a Prijsinvulformulier de gevraagde gegevens in voor de onderdelen hosting, technisch beheer, onderhoud en helpdesk, uitgaande van gelijktijdige gebruikers (per gelijktijdige gebruiker per maand) conform een gefaseerde

implementatie, zie staffel in bijlage 3a. Uw aangeboden prijs is zo laag mogelijk. Waarderingscijfer: 10 c-w-2

U vult in bijlage 3a Prijsinvulformulier uw prijs in voor de licenties, uitgaande van

gelijktijdige gebruikers en conform een gefaseerde implementatie, zie staffel in bijlage 3a. Uw aangeboden prijs is zo laag mogelijk. Waarderingscijfer: 8 c-w-3

U vult in bijlage 3a Prijsinvulformulier uw prijs in voor de trainingen, uitgaande van maximale groepsgrootte van 10 personen, per dagdeel en extra op te voeren kosten, als materiaal en reiskosten, separaat te noemen. Uw aangeboden prijs is zo laag mogelijk.

Waarderingscijfer: 2 c-w-4

U vult in bijlage 3a Prijsinvulformulier uw prijs in voor de verdere ontwikkeling van het pakket, uitgaande van gelijktijdige gebruikers (per gelijktijdige gebruiker per maand) conform een gefaseerde implementatie. Uw aangeboden prijs is zo laag mogelijk. Waarderingscijfer: 5

c-w-5

U vult in bijlage 3a Prijsinvulformulier uw uurtarief voor het gebruikmaken van een

consultant bij het inrichten van het systeem en het opstellen van het implementatieplan. Uw aangeboden prijs is zo laag mogelijk. Waarderingscijfer: 5

5.6

Juridische wensen

Aan dit gunningscriterium is factor 5 toegekend. j-w-1

U stemt zo goed mogelijk in met de bijgevoegde conceptovereenkomst (bijlage 5). U dient in het geval u zich niet (geheel) conformeert, dit te motiveren en een tekstvoorstel in te dienen voor het betreffende lid of artikel, waarmee u niet kunt instemmen. Waarderingscijfer: 10


pagina 49 van 50

5.7

Wensen presentatie en uitwerking van een casus

Aan dit gunningscriterium is factor 10 toegekend. De presentatie en/ of de uitwerking van een casus kennen een vaste structuur die voor alle

inschrijvers gelijk is. Enkele dagen voorafgaand aan de presentatie en het interview wordt de inschrijvers die hiervoor in aanmerking komen een casus toegezonden. Deze casusbeschrijving zal bestaan uit: o

Planning en oproepen o Aanmaken spreekuren/ zittingen/ roosters o Plannen van afspraken/ contactmomenten o Verzetten van afspraken o Correspondentie

o

Dossierdeel / uitvoeren van contactmomenten o Flexibiliteit (zelf vorm kunnen geven) o Snelheid van werken

o Het verkrijgen/ behouden van inzicht van de gezondheidsstatus van het kind o

(management) Informatie

o Operationeel sturing op productie o Strategisch/ tactisch (epidemiologie)

o

Algemeen

o Invloed/ betrokkenheid van de gebruiker in de verdere ontwikkeling van het pakket o Inzicht in autorisatieprocedure

De vorm is een presentatie van uw voorgestelde aanpak, gevolgd door een uitwerking van een

casus met gebruikmaking van de later toe te sturen casusbeschrijving en gevraagde informatie. De beoordeling door de opdrachtgever geschiedt op basis van de presentatie en de uitwerking van de casus samen, waarbij onder andere de volgende criteria van belang zijn:

o Snelheid van het systeem en oproepen van gegevens. Hoe sneller hoe beter gewaardeerd.

o Inzicht in de volledige functionaliteit van uw pakket in uw presentatie. Aan de inschrijvers die nog kans maken op de gunning zal een week voor de in hoofdstuk 1, paragraaf 1.8 Planning genoemde presentatiedatum, de casusbeschrijving toegezonden worden. De casusbeschrijving zal inzicht moeten geven in de functionaliteiten planning en oproepen, dossiervoering en informatievoorziening.


pagina 50 van 50

Bijlage 1

Aanmeldingsformulier

Hierachter treft u het Aanmeldingsformulier aan.

Aanmeldingsformulier (Bijlage 1 bij 'Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier', kenmerk 87 GG&GD 08) U vult de gegevens in, in de vakken, of voegt de gevraagde informatie in bijlage(n) bij.

GEGEVENS, BEWIJSSTUKKEN EN VERKLARINGEN

1

Benodigde gegevens inschrijver

EIS: Uw inschrijving bevat de volgende gegevens:

Gegevens

Opgave van de gevraagde informatie

Naam onderneming volgens handelsregister: Adres:

Postadres: Vestigingsadres:

Postcode en Plaats: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail adres: Naam contactpersoon:

De heer/mevrouw: Functie: Telefoonnummer: e-mailadres:

Naam van de persoon die de onderneming rechtsgeldig kan vertegenwoordigen:

De heer/mevrouw: Functie: Telefoonnummer: e-mailadres:

Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier', met kenmerk 87 GG&GD 08

bijlage 1, pagina 1 van 6

Inschrijving van combinatie: (zie vraag 4)

Inschrijving van combinatie : JA* / NEE Naam / namen ander(e) lid / leden: Penvoerder van de combinatie:

Aantal bijgevoegde eigen bijlagen:

* Bij een inschrijving van een combinatie vullen alle leden van de combinatie het aanmeldingsformulier met bijbehorende bijlagen in, u moet als combinatie gezamenlijk voldoen aan alle eisen.

2

Een bewijs van inschrijving in het nationale beroeps-/ handelsregister

EIS:

U overlegt een bewijs van inschrijving van de onderneming (als genoemd bij 1) in het nationale beroeps-/ handelsregister. Dit bewijs is niet ouder dan drie maanden vanaf de datum van publicatie

van de aankondiging en bevat de actuele gegevens. U vult dit bewijs eventueel met documentatie aan waaruit de rechtsgeldigheid van de handtekening van de inschrijver blijkt (volmacht(en)).

Bewijsstuk

Bewijs van inschrijving

3

Bewijsstuk voldoet aan de

Toegevoegd

Paraaf

eis?

Zie bijlage / tabblad

Ja / nee

Bewijsstukken inzake uitsluitingsgronden

EIS:

U overlegt een Eigen Verklaring (bijlage 1a, ingevuld en ondertekend door de rechtsgeldig vertegenwoordiger) dat inschrijvende onderneming niet verkeert in genoemde omstandigheden. Het Samenwerkingsverband EKD Utrecht kan bij de voorlopige gunning officiële bewijsstukken van de te gunnen partij opvragen.

Bewijsstuk

Eigen Verklaring (bijlage 1a,


Toegevoegd

Paraaf

eis?


Ja / nee

ingevuld en ondertekend)

4

Juridische bindingen, combinatie, onderaanneming

a)

Juridische bindingen

EIS:

Indien u gebruik maakt van de gegevens van de moederorganisatie voor wat betreft de referenties

en/of de omzet, bevat uw inschrijving de juridische bindingen (met percentage van het belang) en samenwerkingsverbanden met andere ondernemingen (die ook uit het bewijs van inschrijving in het Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier', met kenmerk 87 GG&GD 08


nationale beroeps-/ handelsregister moeten blijken), waaronder eventueel

moeder/dochter/zusterrelaties, en de aard hiervan. Met name is hier de concernrelatie met eventuele moederondernemingen van belang.

Bewijsstuk

Opgave van juridische bindingen


Toegevoegd

Paraaf

eis?


Ja / nee / niet van toepassing

b)

combinatie

EIS:

Indien u inschrijft als lid van een combinatie bevat uw inschrijving de verklaring dat u, de rechtsgeldig vertegenwoordiger, akkoord gaat met de aanvaarding van de gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht.

Verklaring

Akkoord

U gaat akkoord met aanvaarding gezamenlijke en

Ja / nee / niet van

hoofdelijke aansprakelijkheid

toepassing

c

Paraaf

verklaring van onderaanneming vanwege voldoen aan de minimumvereisten

EIS:

Indien u zich, met betrekking tot het voldoen aan de genoemde minimumvereisten bij referentieprojecten (vraag 5) en financiële en economische draagkracht (vraag 6), beroept op de ervaring en/of de bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen, vult u de hieronder opgenomen verklaring in, waarin u aangeeft m.b.t. welk opdrachtonderdeel (welke

opdrachtonderdelen) en m.b.t. welke minimumvereist(en) u zich daarop beroept, alsmede de naam en het adres van die natuurlijke of rechtspersonen. Tevens voegt u de door deze natuurlijke of rechtspersoon én u opgestelde, gedateerde en ondertekende uitvoeringsverklaring(en) bij (uitvoeringsverklaring, zie bijlage 1b).

Verklaring

Uitvoeringsverklaring

(referentieprojecten)

toegevoegd

Deel van de opdracht:

Onderaannemer:

Paraaf

Zie bijlage / tabblad / niet van toepassing



Verklaring

Uitvoeringsverklaring

(financiële en economische draagkracht)

toegevoegd

Deel van de opdracht:

Zie bijlage / tabblad /

Onderaannemer:

Paraaf

niet van toepassing

5

Referentieprojecten

EIS:

U overlegt een beschrijving van drie (3) referentieprojecten die uw organisatie de afgelopen drie jaar heeft uitgevoerd, waarbij u een applicatie qua pakket van eisen vergelijkbaar aan een EKD applicatie heeft geleverd, geïmplementeerd en beheerd. Hierbij vermeldt u: •

de publieke- of privaatrechtelijke instantie(s) waarvoor het project bestemd was en de contactpersoon;

•

de naam en beschrijving van het project gebaseerd op de hieronder opgenomen minimumvereisten referentieprojecten;

•

de data van aanvang en afronding;

•

de naam en adres van samenwerkingspartner(s);

•

een beschrijving van de inhoud en omvang van de uitgevoerde werkzaamheden inclusief de inhoud en de omvang van de in onderaanneming uitgevoerde werkzaamheden;

•

de gehanteerde kwaliteitsborging.

U maakt gebruik van het modelblad 'opgave referentieprojecten', welke toegevoegd is als bijlage 1c. Per referentieproject dient u één formulier in te vullen. Minimumvereisten voor een referentieproject: Alle drie door u opgegeven referentieprojecten voldoen minimaal aan de hieronder gestelde voorwaarden voor het gevraagde EKD: •

doelgroep is JGZ (0 – 19 jarigen), uitgevoerd door thuiszorgorganisaties en GGD-en;

•

minimaal 100 gelijktijdige gebruikers;

•

minimum omzet à € 100.000,00 per jaar;

•

opleiden van minimaal 100 deelnemers voor de onderdelen planning en dossiervorming;

•

opleiden van minimaal 10 deelnemers voor het onderdeel informatievoorziening (datawarehouse);

• •

beheer en hosting van database met een omvang van minimaal 140.000 dossiers;

het project is door u succesvol uitgevoerd en opgeleverd binnen de vooraf door u en de opdrachtgever overeengekomen termijn.

De referentieprojecten dienen de afgelopen drie jaar uitgevoerd en opgeleverd te zijn. Dit houdt in, dat het systeem geïmplementeerd is binnen de vooraf overeengekomen implementatietermijn, de

gebruikers opgeleid zijn en gebruikers reeds geruime tijd (= minimaal 6 maanden) met het systeem werken.



Combinaties dienen gezamenlijk aan de minimumvereisten te voldoen.

Bewijsstuk

Drie (3) referentieprojecten

Bewijsstuk voldoet aan

Toegevoegd

de minimumvereisten?


Ja / nee

Verklaring

Akkoord

U stemt in met het natrekken en inwinnen van nadere informatie

Ja / nee

over de verstrekte referenties door de gemeente Utrecht.

6

Paraaf

Paraaf

Financiële en economische draagkracht

EIS: U geeft inzage in de financiële situatie van de inschrijvende onderneming door middel van vermelding van de totale omzet van de onderneming over de laatste drie afgesloten boekjaren in Euro’s. Minimumvereiste: De totale omzet excl. BTW bedraagt gemiddeld minimaal € 1.000.000,00 per jaar over de laatste drie afgesloten boekjaren.

Combinaties dienen gezamenlijk aan de minimumvereisten te voldoen.

Bewijsstuk

Omzet voldoet aan de

Omzet

Paraaf

minimumvereisten? 2005

Ja / nee

€

2006

Ja / nee

€

2007

Ja / nee

€

Bij een voorgenomen gunning kan een accountantsverklaring met betrekking tot de financiële gegevens gevraagd worden door Bureau Aanbestedingen van de gemeente Utrecht.

In geval uw inschrijving een zogenaamde dochter- of werkmaatschappij betreft en de cijfers van de holding, danwel geconsolideerde cijfers worden verstrekt, levert u een verklaring van de holding(concern)/moedermaatschappij aan als bedoeld in artikel 2:403 sub f BW.

Bewijsstuk


Toegevoegd

minimumvereisten?


403-verklaring van de holding-

Ja / nee / niet van

(concern)/moedermaatschappij

toepassing


Paraaf


7

Verklaring Nederlandse taal

EIS:

U verklaart dat het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate beheersen voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen.

Verklaring

Akkoord

U gaat akkoord met bovenstaande verklaring Nederlandse taal

Ja / nee

Paraaf

Aldus ondertekend en bijbehorende gegevens naar waarheid verstrekt, Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: Datum: Naam: Functie:

BIJ BEANTWOORDING/ INVULLING VAN DEZE BIJLAGE HOUDT U DE DOOR ONS OPGEGEVEN VOLGORDE / OPSOMMING / NUMMERING / LAYOUT EXACT AAN

!



Bijlage 1 A

Eigen Verklaring

Hierachter treft u de Eigen Verklaring aan.

Eigen Verklaring (Bijlage 1a offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier' met kenmerk 87 GG&GD 08) Verklaring ten behoeve van de aanbesteding 'Elektronisch Kinddossier', kenmerk 87 GG&GD 08 Ondergetekende verklaart in zijn hoedanigheid van ……… , dat: 1. a.

met betrekking tot artikel 45 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten,

zijn onderneming niet is een onderneming die bij een onherroepelijk vonnis of arrest is veroordeeld, uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b, of 232a, 238ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht;

b.

c.

zijn onderneming niet is een onderneming die in staat van faillissement, vereffening, surséance van

betaling of akkoord verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkwaardige procedure van de nationale wettelijke regeling;

zijn onderneming niet is een onderneming waarvoor faillissement is aangevraagd waar tegen een procedure van vereffening of surséance van betaling of akkoord, dan wel een andere soortgelijke procedure die in de nationale wettelijke regeling is voorzien aanhangig gemaakt;

d.

e. f.

zijn onderneming niet is een onderneming die, bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat de beroepsmoraliteit van de onderneming in het gedrang brengt;

zijn onderneming niet is een onderneming die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken; zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke

bepalingen van het land waar hij is gevestigd is of in het land van de aanbestedende dienst; g.

zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten

aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land van de aanbestedende dienst;

h.

zijn onderneming niet is een onderneming die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan

valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 van BAO kunnen worden verlangd of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

2. a.

met betrekking tot geheimhouding/ publiciteit en taal

vanuit zijn onderneming geen enkele informatie welke in het kader van dit project beschikbaar komt, aan derden ter beschikking zal worden gesteld, met uitzondering van voor het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen; in een dergelijk geval blijft ondergetekende verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen;

b.

c.

vanuit zijn onderneming, c.q. door zijn onderneming voor het onderhavige project in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen geen publiciteit aan dit project zal worden gegeven, anders dan na schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst;

hij ermee akkoord gaat dat tijdens de selectie- en offertefase en in een eventuele latere fase bij de contractuitvoering, de Nederlandse taal als voertaal zal worden gebruikt.

Naam en functie ondergetekende:

____________________________

Datum:

____________________________

Handtekening:

____________________________

Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier', kenmerk 87 GG&GD 08

bijlage 1a, pagina 1 van 1

Bijlage 1 B

Uitvoeringsverklaring onderaannemer

Hierachter treft u de uitvoeringsverklaring Onderaannemer aan.

Uitvoeringsverklaring onderaannemer (Bijlage 1b bij offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08) Verklaring ten behoeve van de aanbesteding Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08 Ondergetekenden: , statutair gevestigd te , kantoorhoudende te <straatnaam, postcode, plaats>, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te onder nummer
nummer>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar in zijn/haar

hoedanigheid van , hierna te noemen Inschrijver; en

, statutair gevestigd te , kantoorhoudende te <straatnaam, postcode, plaats>, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te onder

nummer , te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar in zijn/haar hoedanigheid van , hierna te noemen onderaannemer; hierna gezamenlijk te noemen Partijen, overwegende dat: -

Gemeente Utrecht, hierna te noemen Aanbesteder het project Elektronisch Kinddossier, wenst

-

Inschrijver in dat kader voornemens is een inschrijving te doen;

-

Inschrijver Onderaannemer nodig heeft om te kunnen voldoen aan de door de Aanbesteder

-

Partijen in dat kader jegens de Aanbesteder wensen te verklaren dat, indien Inschrijver het werk

tot stand te brengen en deze opdracht door middel van een aanbesteding wenst te plaatsen;

terzake de aanbesteding gestelde geschiktheidseisen en/of selectiecriteria;

gegund krijgt, Inschrijver Onderaannemer als onderaannemer zal inzetten voor het uitvoeren van de overeenkomst.

Partijen verklaren jegens Aanbesteder het navolgende te zijn overeengekomen: dat, indien , de opdracht: Elektronisch Kinddossier

gegund krijgt, het opdrachtonderdeel/de opdrachtonderdelen zal uitvoeren.

Aldus overeengekomen te op Inschrijver:

Onderaannemer:

Naam vertegenwoordiger Onderaannemer>


bijlage 1b, Pagina 1 van 1

Bijlage 1 C

Modelblad referenties

Hierachter treft u het Modelblad Referenties aan.

Opgave referentieprojecten (Bijlage 1c offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 101 SO 08) Per referentieproject dient u één formulier in te vullen. Naam inschrijver:

…………………………………..

Referentieprojecten 1

Naam, adres en telefoonnummer

referentieproject + naam contactpersoon 3

Naam en omschrijving

4

Het bedrag aan omzet

Overheidsorganisatie: Ja / Nee

van het project

per jaar

€ (De eventuele waarde van het gedeelte dat in onderaanneming is uitgevoerd apart vermelden.)

5

Data

Datum aanvang Datum afronding

6

Naam en adres

samenwerkingspartner( s)/onderaannemers

7

Beschrijving van de

Geeft u een korte beschrijving

verschillende aspecten

van de inhoud en omvang van

aanwezig waren.

werkzaamheden

die bij dit project

de uitgevoerde

Geeft u svp aan in welke mate de

hiernaast genoemde elementen in het ref. project aan bod zijn gekomen. U kunt eventueel in de vakjes verwijzen naar door u genummerde bijlagen.

Geeft u een korte beschrijving van de inhoud en omvang van de in onderaanneming

uitgevoerde werkzaamheden Voldoet uw referentieproject aan de minimumeis: doelgroep integrale JGZ (0-19 jarigen),

Ja / nee

uitgevoerd door

thuiszorgorganisaties en GGD’en?

Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier', met kenmerk 101 SO 08

bijlage 1c, Pagina 1 van 2

Voldoet uw referentieproject aan de minimumeis 100

Ja / nee

gelijktijdige gebruikers? Voldoet uw referentieproject

aan de minimumeis omzet per

Ja / nee

jaar van € 100.000,00? Voldoet uw referentieproject aan de minimumeis voor het opleiden van minimaal 100

Ja / nee

deelnemers voor de onderdelen planning en dossiervorming? Voldoet uw referentieproject

aan de minimumeis voor het

Ja / nee

opleiden van minimaal 10

deelnemers voor het onderdeel informatievoorziening (datawarehouse)?

Voldoet uw referentieproject aan de minimumeis voor het beheren en hosten van

Ja / nee

databases met een omvang van minimaal 140.000 dossiers?

Voldoet uw referentieproject aan de minimumeis dat het

Ja / nee

project succesvol door u

uitgevoerd en opgeleverd is binnen de vooraf door u en de opdrachtgever

overeengekomen termijn?

8

Geeft u een

beschrijving van de kwaliteitsborging van het project.

Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier', met kenmerk 101 SO 08

bijlage 1c, Pagina 2 van 2

Bijlage 2

Conformiteitenlijst

Hierachter treft u de Conformiteitenlijst aan.

Conformiteitenlijst (Bijlage 2 offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier' met kenmerk 87 GG&GD 08)

Let op! In de tweede kolom mag alleen opgave van de gevraagde informatie of verwijzing naar vindplaats in de offerte of bijlage worden aangegeven, indien daar nadrukkelijk om wordt gevraagd. Voor opmerkingen, commentaar en het voorstellen van alternatieven dienen inschrijvers de informatieronde te benutten (zie hoofdstuk 2 van de offerteaanvraag).

4.1 Eisen aan de aanbestedingsprocedure EIS

ap-e-1

AKKOORD? Bevestig met ‘ja’.

ap-e-2 ap-e-3 ap-e-4 ap-e-5 ap-e-6 ap-e-7 ap-e-8 ap-e-9 ap-e-10 ap-e-11

Paraaf Inschrijver Bureau Aanbestedingen

Offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier', met kenmerk 87 GG&GD 08

bijlage 2, Pagina 1 van 15

4.2 Eisen functionaliteit/ gebruikersvriendelijkheid EIS

f-e-1


f-e-2 f-e-3 f-e-4 f-e-5 f-e-6 f-e-7 f-e-8 f-e-9 f-e-10 f-e-11 f-e-12 f-e-13 f-e-14 f-e-15 f-e-16 f-e-17 f-e-18 f-e-19 f-e-20 f-e-21 f-e-22 f-e-23

f-e-25 f-e-26 f-e-27 f-e-28 f-e-29 f-e-30 f-e-31 f-e-32 f-e-33 f-e-34 f-e-35 f-e-36 f-e-37 f-e-38 f-e-39 f-e-40 f-e-41 f-e-42 f-e-43 f-e-44 f-e-45 f-e-46 f-e-47 f-e-48 f-e-49 f-e-50 f-e-51

f-e-24 Paraaf Inschrijver Bureau Aanbestedingen



f-e-52 f-e-53 f-e-54 f-e-55 f-e-56 f-e-57




id-e-25

4.3 Eisen integraal dossier EIS

id-e-1


id-e-2 id-e-3 id-e-4 id-e-5 id-e-6 id-e-7 id-e-8 id-e-9 id-e-10 id-e-11 id-e-12 id-e-13 id-e-14 id-e-15 id-e-16 id-e-17 id-e-18 id-e-19 id-e-20 id-e-21 id-e-22 id-e-23 id-e-24

id-e-26 id-e-27 id-e-28 id-e-29 id-e-30 id-e-31 id-e-32 id-e-33 id-e-34 id-e-35 id-e-36 id-e-37 id-e-38 id-e-39 id-e-40 id-e-41 id-e-42 id-e-43 id-e-44 id-e-45 id-e-46 id-e-47 id-e-48 id-e-49 id-e-50 id-e-51 id-e-52




id-e-53 id-e-54 id-e-55 id-e-56 id-e-57 id-e-58 id-e-59 id-e-60 id-e-61 id-e-62 id-e-63 id-e-64 id-e-65 id-e-66 id-e-67 id-e-68 id-e-69 id-e-70 id-e-71 id-e-72 id-e-73 id-e-74




4.4 Eisen planning en oproepen EIS

po-e-1


po-e-2 po-e-3 po-e-4 po-e-5 po-e-6 po-e-7 po-e-8 po-e-9 po-e-10 po-e-11 po-e-12 po-e-13 po-e-14 po-e-15 po-e-16 po-e-17 po-e-18 po-e-19 po-e-20

po-e-25 po-e-26 po-e-27 po-e-28 po-e-29 po-e-30 po-e-31 po-e-32 po-e-33 po-e-34 po-e-35 po-e-36 po-e-37 po-e-38 po-e-39 po-e-40 po-e-41 po-e-42 po-e-43 po-e-44 po-e-45 po-e-46 po-e-47

po-e-21 po-e-22 po-e-23 po-e-24 Paraaf Inschrijver Bureau Aanbestedingen



4.5 Eisen (Management) Informatie EIS

(m)i-e-1


(m)i-e-2 (m)i-e-3 (m)i-e-4 (m)i-e-5 (m)i-e-6 (m)i-e-7 (m)i-e-8 (m)i-e-9




4.6 Eisen koppelingen en uitwisselingen EIS

ku-e-1


ku-e-2 ku-e-3 ku-e-4 ku-e-5 ku-e-6 ku-e-7 ku-e-8 ku-e-9 ku-e-10 ku-e-11 ku-e-12




4.7 Eisen kwaliteit en techniek EIS

kt-e-1


kt-e-2 kt-e-3 kt-e-4 kt-e-5 kt-e-6 kt-e-7 kt-e-8 kt-e-9 kt-e-10 kt-e-11 kt-e-12 kt-e-13 kt-e-14 kt-e-15 kt-e-16 kt-e-17 kt-e-18 kt-e-19




4.8 Eisen autorisatie en beveiliging EIS

ab-e-1


ab-e-2 ab-e-3 ab-e-4 ab-e-5 ab-e-6 ab-e-7 ab-e-8 ab-e-9 ab-e-10 ab-e-11 ab-e-12 ab-e-13 ab-e-14 ab-e-15




4.9 Eisen implementatie EIS

i-e-1


i-e-2 i-e-3 i-e-4 i-e-5 i-e-6 i-e-7 i-e-8 i-e-9 i-e-10 i-e-11 i-e-12 i-e-13 i-e-14 i-e-15 i-e-16 i-e-17 i-e-18 i-e-19 i-e-20




l-e-25

4.10 Eisen leverancier EIS

l-e-1

l-e-26


l-e-2 l-e-3 l-e-4 l-e-5 l-e-6 l-e-7 l-e-8 l-e-9 l-e-10 l-e-11 l-e-12 l-e-13 l-e-14 l-e-15 l-e-16 l-e-17 l-e-18 l-e-19 l-e-20 l-e-21 l-e-22 l-e-23 l-e-24




4.11 Eisen Service Level Agreement EIS

sla-e-1


sla-e-2 sla-e-3 sla-e-4 sla-e-5 sla-e-6 sla-e-7 sla-e-8 sla-e-9 sla-e-10 sla-e-11 sla-e-12 sla-e-13 sla-e-14 sla-e-15 sla-e-16 sla-e-17 sla-e-18 sla-e-19 sla-e-20




4.12 Commerciële eisen EIS

c-e-1 c-e-2 c-e-3


BTW tarief: … %

c-e-4 c-e-5 c-e-6 c-e-7 c-e-8 c-e-9 c-e-10 c-e-11 c-e-12 c-e-13 c-e-14 c-e-15




4.13 Juridische eisen EIS

j-e-1


j-e-2 j-e-3 j-e-4 j-e-5 j-e-6 j-e-7 j-e-8 j-e-9

4.14 Eisen presentatie en uitwerking van een casus EIS

p-e-1


p-e-2 p-e-3




Bijlage 3

Wensinvulformulier

Hierachter treft u het Wensinvulformulier aan.

Wensinvulformulier (Bijlage 3 offerteaanvraag (Elektronisch Kind Dossier) met kenmerk(87 GG&GD 08) Belangrijk: Indien u een bijlage toevoegt dient deze zo kort en bondig mogelijk inzicht te geven op de vraagstelling. Als richtlijn geld daarbij dat de beantwoording op 1 (één) A4, doch maximaal 2 (twee) A4, moet geschieden. Afwijkingen zijn alleen toegestaan indien dit onmogelijk blijkt om de essentie van de vraag te raken en het gestelde criterium afdoende te belichten. Elke bijlage dient op een separate pagina (c.q. elektronisch bestand) aangeleverd te worden, waarbij de naamgeving eenvoudig (intuïtief) is en de header/footer afdoende informatie bevat om verwarring te voorkomen.

5.1 Wensen integraal dossier Wens

Zo concreet mogelijke toelichting bij respectievelijke reactie op gestelde wensen

id-w-1

Zie bijlage ….

id-w-2

Zie bijlage ….

id-w-3

Zie bijlage ….

id-w-4

Zie bijlage ….

id-w-5

Zie bijlage ….

id-w-6

Zie bijlage ….

id-w-7

Zie bijlage ….

Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag Elektronisch Kind Dossier, met kenmerk 87 GG&GD 08


5.2 Koppelingen en uitwisselingen Wens


ku-w-1 ku-w-2 ku-w-3 ku-w-4 ku-w-5 ku-w-6

5.3 Kwaliteit en techniek Wens


kt-w-1 kt-w-2 kt-w-3



5.4 Rol van de consument Wens


rc-w-1 rc-w-2 rc-w-3 rc-w-4

5.5 Commerciële wensen Wens


c-w-1 c-w-2 c-w-3 c-w-4 c-w-5

5.6 Juridische wensen Wens


j-w-1



Bijlage 3 A Prijsinvulformulier Hierachter treft u het prijsinvulformulier aan.

Elektronisch Kinddossier

(Bijlage 3a Prijsinvulformulier bij offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GGD 08) Waarderingscijfer = 10

c-w-1

Externe hosting, technisch beheer, onderhoud, helpdesk Externe hosting per gebruiker per maand

Staffel:

Technisch beheer per gebruiker per maand

Onderhoud per gebruiker per maand

Helpdesk per gebruiker per maand

Aantal

Totaal

0 - 50 stuks

€

+

+

+

1

0,00

51 - 100 stuks

€

+

+

+

1

0,00

101 - 150 stuks

€

+

+

+

1

0,00

151 - 200 stuks

€

+

+

+

1

0,00

201 - 250 stuks

€

+

+

+

1

0,00

251 - 300 stuks

€

+

+

+

1

0,00

301 - 350 stuks

€

+

+

+

1

0,00

351 en meer

€

+

+

+

1

0,00

c-w-2

Beoordelingsprijs

€

Prijs per stuk

Aantal

0,00

Waarderingscijfer = 8

Licenties Artikel 0 - 50 stuks

(Licentie per stuk bij start overeenkomst)

€

1

0,00

51 - 100 stuks

(Extra licenties gedurende overeenkomst toe te voegen per stuk)

€

1

0,00

101 - 150 stuks


€

1

0,00

151 - 200 stuks


€

1

0,00

201 - 250 stuks


€

1

0,00

251 - 300 stuks


€

1

0,00

301 - 350 stuks


€

1

0,00

351 en meer


€

1

0,00

Beoordelingsprijs

c-w-3

€

0,00


Trainingen en bijkomende kosten Artikel

Prijs

Factor

Totaal

Kosten opleiding per groep van maximaal 10 personen

€

4

0,00

Extra kosten hier op te voeren, bestaat uit: 1. 2.

€

1

0,00

3. 4.

c-w-4

Ontwikkeling pakket

Beoordelingsprijs

€

0,00


Artikel

Prijs per uur € Beoordelingsprijs

Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier', 87 GGD 08

0,00

€ Beoordelingsprijs

Uurtarief consultant

€

Prijs

Ontwikkelingskosten per gebruiker per maand

c-w-5

0,00


Artikel

Uurtarief consultant m.b.t. inrichten systeem en opstellen implementatieplan

€

pagina 1 van 1

Bijlage 4

Algemene Voorwaarden van de gemeente Utrecht 2003

Hierachter treft u de Algemene Voorwaarden 2003 aan.

Algemene voorwaarden 2003 (Bijlage 4 bij offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier’, kenmerk 87 GG&GD 08)

Algemene voorwaarden van de gemeente Utrecht voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/ goederen en/ of diensten 2003 Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Utrecht op (07/08/2003) onder nummer K259. Artikel 1 Definities ..............................................................................................................................3 Artikel 2 Toepasselijkheid ...................................................................................................................3 Artikel 3 Inhoud van de overeenkomst ................................................................................................4 Artikel 4 Totstandkoming van de overeenkomst..................................................................................4 Artikel 5 Wijzigingen ...........................................................................................................................4 Artikel 6 Algemene verplichtingen van de gemeente Utrecht ...............................................................5 Artikel 7 Algemene verplichtingen van de wederpartij .........................................................................5 Artikel 8 Optreden van de wederpartij als gemachtigde.......................................................................5 Artikel 9 Samenwerking met derden....................................................................................................6 Artikel 10 Samenwerking, rapportage, acceptatie en controle..............................................................6 Artikel 11 Vergoeding .........................................................................................................................7 Artikel 12 Betaling ..............................................................................................................................8 Artikel 13 Voorschot ...........................................................................................................................9 Artikel 14 Eigendom van zaken en informatiedragers ..........................................................................9 Artikel 15 Levering en verpakking van zaken/goederen ......................................................................9 Artikel 16 Tijdstip van levering van zaken/goederen .........................................................................10 Artikel 17 Garantie van zaken/goederen ...........................................................................................10 Artikel 18 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de gemeente Utrecht .......................11 Artikel 19 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de wederpartij .................................11 Artikel 20 Ontbinding wegens faillissement en surséance van betaling..............................................12 Artikel 21 Dreigende vertraging van de te leveren diensten ...............................................................12 Artikel 22 Onderbreking overeenkomst .............................................................................................12 Artikel 23 Nakoming .........................................................................................................................13 Artikel 24 Boete ................................................................................................................................13 Bureau Aanbestedingen

Offerteaanvraag 'Elektronisch Kinddossier', kenmerk 87 GG&GD 08


Artikel 25 Overmacht ........................................................................................................................14 Artikel 26 Personeel ..........................................................................................................................14 Artikel 27 Vervolgovereenkomst .......................................................................................................14 Artikel 28 Verzekering ......................................................................................................................14 Artikel 29 Intellectuele eigendomsrechten en gebruiksrechten ..........................................................15 Artikel 30 Overdracht rechten en plichten .........................................................................................16 Artikel 31 Geheimhouding ................................................................................................................16 Artikel 32 Toepasselijk recht .............................................................................................................17 Artikel 33 Bevoegde rechter ..............................................................................................................17 Artikel 34 Slotbepaling......................................................................................................................17

Bureau Aanbestedingen



Artikel 1: Definities In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder: Algemene Voorwaarden:

deze Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op, en deel uitmaken van de overeenkomst

Bijlage:

het aanhangsel bij de overeenkomst, dat deel uitmaakt van de overeenkomst

Derden:

niet zijnde partijen bij de overeenkomst

Diensten:

de door de wederpartij op basis van de overeenkomst ten behoeve van de gemeente Utrecht te verrichten werkzaamheden

Gegevensdragers:

zaken waarop/waarin informatie in elektronische vorm is vastgelegd, zoals onder meer de 'harde schijf' of het interne geheugen van computers

Gemeente Utrecht:

alle tot de gemeente Utrecht behorende organisatieonderdelen

Informatiedragers:

papieren documenten en/of dragers van digitale informatie, zoals diskettes, waarop de prestaties/resultaten van de wederpartij ter beschikking worden gesteld van de gemeente Utrecht

Leveringen:

de door de wederpartij op basis van de overeenkomst ten behoeve van de gemeente Utrecht te leveren zaken/goederen

Overeenkomst:

de overeenkomst onder bezwarende titel tussen de gemeente Utrecht en de wederpartij, tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn

Persoonlijkheidsrechten:

de persoonlijkheidsrechten zoals bedoeld in artikel 25 van de Auteurswet 1912

Prestatie:

de te verrichten leveringen van zaken/goederen en/of diensten

Wederpartij:

degene die door ondertekening van de overeenkomst de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden heeft erkend

Werkdag:

een dag niet zijnde een zaterdag of een zondag of een wettelijk erkende feestdag

Artikel 2: Toepasselijkheid 1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen en overeenkomsten, inclusief eventuele vervolgovereenkomsten, waarbij de gemeente Utrecht optreedt als de verwerver van prestaties. 2

Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden kunnen uitsluitend schriftelijk tussen de partijen worden overeengekomen.

3

De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van de wederpartij en/of derden wordt uitdrukkelijk verworpen.

4

Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden en/of de overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen de gemeente Utrecht en de wederpartij in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.




5

Indien onderdelen van de overeenkomst en de daarbij behorende bijlage(n) in strijd zijn met de Algemene Voorwaarden, is de hiërarchie als volgt tenzij anders is overeengekomen: ten eerste de overeenkomst, ten tweede de bijlage(n) en ten derde de Algemene Voorwaarden.

Artikel 3: Inhoud van de overeenkomst 1 De overeenkomst omvat al hetgeen tussen de gemeente Utrecht en de wederpartij is overeengekomen. In de overeenkomst worden de volgende zaken aangegeven, indien van toepassing, tenzij door de partijen anders is overeengekomen: • de projectbenaming en/of het projectnummer; • dat op de overeenkomst van toepassing zijn de Algemene Voorwaarden van de gemeente Utrecht-2003; • de aard en de omvang van de te verrichten prestaties die aan de wederpartij zijn opgedragen; • de vergoeding zoals bedoeld in artikel 11; • een eventuele prijsindexatie; • de exacte factuurgegevens zoals bedoeld in artikel 12 lid 2; • de termijn waarbinnen de prestaties moeten worden verricht en/of de duur van de overeenkomst; • de plaats en het tijdstip van levering; • de montage en/of installatie en/of opleiding, indien van toepassing; • de overeengekomen rapportagemethode en frequentie zoals bedoeld in artikel 10 lid 3; • de prestaties/resultaten die de wederpartij moet verrichten/leveren, alsmede de eventuele informatiedragers waarop de prestaties/resultaten van de overeenkomst dienen te worden vastgelegd en ter beschikking worden gesteld van de gemeente Utrecht; • de wijze waarop de gemeente Utrecht aan de wederpartij mededeelt dat zij diens te verrichten prestaties, zoals overeengekomen, als voltooid beschouwt; • de opzegtermijn van de overeenkomst; • de contactpersonen van zowel de gemeente Utrecht als de wederpartij; • de coördinatie binnen en de aansprakelijkheid van de partijen, indien deze bestaan uit afzonderlijke (rechts-)personen die voor de aanvaarding van de overeenkomst gezamenlijk optreden; • het boetebeding. • Artikel 4: Totstandkoming van de overeenkomst 1 De overeenkomst is tot stand gekomen, indien een schriftelijke onherroepelijke aanbieding van de wederpartij door de gemeente Utrecht schriftelijk is aanvaard of het overeengekomene op andere wijze door de partijen schriftelijk is bevestigd. 2

Het in lid 1 en artikel 5 lid 1 bepaalde laat onverlet de bevoegdheid van de partijen het bestaan van de overeenkomst en/of van de daarin aangebrachte wijzigingen met andere middelen te bewijzen.

Artikel 5: Wijzigingen 1 Wijzigingen in de overeenkomst, daaronder begrepen uitbreiding of inkrimping van de reeds opgedragen prestaties, komen tot stand, zodra de gemeente Utrecht deze schriftelijk aan de wederpartij kenbaar maakt en de wederpartij deze schriftelijk bevestigt. 2

De wederpartij is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente Utrecht niet gerechtigd de personen, die zijn belast met de uitvoering van de diensten, tijdelijk of definitief te vervangen, tenzij anders is overeengekomen in de overeenkomst. De gemeente Utrecht zal haar toestemming niet op onredelijke gronden weigeren, en is gerechtigd aan deze toestemming voorwaarden te verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven zullen bij vervanging niet verhoogd worden. De inwerkkosten zijn voor rekening van de wederpartij.

3

Als de gemeente Utrecht andere personen wenst voor de uitvoering van de overeenkomst, omdat zij meent dat dit van belang is voor een goede uitvoering van de overeenkomst, deelt zij dit schriftelijk mee aan de wederpartij, onder opgave van redenen. De wederpartij zal voor vervanging zorgdragen.




4

Bij een vervanging van de personen, bedoeld in lid 2, dienen personen beschikbaar te worden gesteld die qua deskundigheid, opleiding en ervaring in ieder geval gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijk ingezette personen.

5 Artikel 6: Algemene verplichtingen van de gemeente Utrecht 1 De gemeente Utrecht moet de wederpartij tijdig de inlichtingen, gegevens en beslissingen verstrekken, die nodig zijn om de overeenkomst naar behoren te vervullen en te voltooien. 2 Artikel 7: Algemene verplichtingen van de wederpartij 1 De wederpartij garandeert dat de door of namens hem te verrichten prestaties zullen voldoen aan de in de overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties, en dat deze volgens het overeengekomen tijdschema zullen worden uitgevoerd. 2

De wederpartij zal de prestaties in nauwe samenwerking met de gemeente Utrecht verrichten, onverminderd het bepaalde in lid 1.

3

De wederpartij zal de overeenkomst goed en zorgvuldig uitvoeren, behartigt de belangen van de gemeente Utrecht naar zijn beste weten, en verricht zijn prestaties naar beste kunnen en wetenschap. De wederpartij zal alles vermijden wat de uitvoering van de prestaties kan schaden. De wederpartij zal bij het vervullen van de overeenkomst aan de toepassing van eigen vindingen geen voordelen ontlenen die niet bekend zijn bij de gemeente Utrecht.

4

De wederpartij staat in voor de kwaliteit en integriteit van degene die namens de wederpartij belast is met de uitvoering van de overeenkomst.

5

De wederpartij zal de gemeente Utrecht op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst waaronder de financiële aspecten en haar desgevraagd inlichtingen geven.

6

Indien in de overeenkomst een maximaal of vast bedrag is overeengekomen, dan zullen de prestaties van de wederpartij moeten worden verricht voor maximaal dit bedrag, dan wel het laatstelijk bijgestelde en door de partijen schriftelijk nader overeengekomen bedrag. De wederpartij stelt daartoe ramingen c.q. opgaven en begrotingen op ter overlegging aan de gemeente Utrecht. Ingeval van overschrijding van dit bedrag is de wederpartij verplicht de overeenkomst zonder berekening van extra kosten en/of uren te vervullen. Indien echter de overschrijding een gevolg is van omstandigheden zoals bedoeld in artikel 25, of van een verzoek tot verdergaande prestaties dan die in de overeenkomst zijn vastgelegd, worden de extra kosten en/of uren afzonderlijk in rekening gebracht op basis van de werkelijk gemaakte kosten en/of uren.

7

Ter vervulling van zijn inlichtingenplicht zal de wederpartij de gemeente Utrecht tijdig inlichten over de financiële gevolgen en risico's, verbonden aan het stellen van andere of meer eisen, het uitstellen of wijzigen van beslissingen en/of de overeenkomst en het optreden van omstandigheden, waarmee bij het aangaan van de overeenkomst geen rekening is gehouden.

8

De wederpartij zal de gemeente Utrecht bij de totstandkoming van de overeenkomst een raming c.q. opgave van de kosten en/of uren verstrekken. Ten tijde van het overeenkomen van wijzigingen in de overeenkomst zal de wederpartij aangeven of en in hoeverre zulks invloed heeft op de bedoelde raming c.q. opgave van kosten en/of uren. Zodra de verwachting gerechtvaardigd is dat de laatstverstrekte raming c.q. opgave van kosten en/of uren ontoereikend is, zal de wederpartij de gemeente Utrecht daarover schriftelijk informeren.

Artikel 8: Optreden van de wederpartij als gemachtigde 1 De wederpartij treedt slechts op als gemachtigde van de gemeente Utrecht indien en voor zover de gemeente Utrecht de wederpartij daartoe schriftelijk als gemachtigde heeft aangewezen. 2

Indien en voor zover de wederpartij in strijd handelt met het in lid 1 bepaalde, komen de nadelige gevolgen daarvan voor zijn rekening en risico, behoudens voor zover de gemeente Utrecht deze handelswijze schriftelijk bekrachtigd heeft.




Artikel 9: Samenwerking met derden 1 Indien de overeenkomst met zich meebrengt, dat de wederpartij zijn te verrichten prestaties moet afstemmen op die van door de gemeente Utrecht ingeschakelde derden, zal de gemeente Utrecht na overleg met alle betrokkenen vaststellen wie met de leiding en coördinatie van de werkzaamheden wordt belast en wat ieders taak in dezen is. 2

De in lid 1 bedoelde leiding en coördinatie houdt ten minste in dat de coördinator tijdig in overleg met de gemeente Utrecht en de andere wederpartijen een tijdschema voor de uitvoering van de in lid 1 bedoelde overeenkomst vaststelt, en dat hij - ingeval van tijdsoverschrijding of andere omstandigheden die tot vertraging of schade kunnen leiden - onverwijld met hen overleg pleegt en hen en de gemeente Utrecht schriftelijk verslag daarvan doet toekomen.

3

Indien de wederpartij een overeenkomst krijgt te vervullen die ook prestaties op een ander dan zijn eigen vakgebied met zich meebrengen, kan de wederpartij met schriftelijke toestemming van de gemeente Utrecht, voor rekening en risico van de wederpartij daarvoor andere deskundigen inschakelen.

4

Bij het uitvoeren van de overeenkomst kan de wederpartij slechts na schriftelijke toestemming van de gemeente Utrecht gebruik maken van de diensten van derden. Deze toestemming wordt niet op onredelijke gronden onthouden. Aan de toestemming kunnen door de gemeente Utrecht voorwaarden worden verbonden. De door de gemeente Utrecht verleende toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de wederpartij voor de nakoming van de krachtens de overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen.

Artikel 10: Samenwerking, rapportage, acceptatie en controle 1 Beide partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de overeenkomst onderhoudt. 2

De overeenkomst kan voorzien in de instelling van een begeleidingscommissie of stuurgroep. De taken en bevoegdheden, alsmede de samenstelling van de begeleidingscommissie of stuurgroep worden in de overeenkomst nader bepaald.

3

De wederpartij rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden aan de gemeente Utrecht zo vaak als in de overeenkomst is bepaald, dan wel zo vaak als de gemeente Utrecht dit nodig acht.

4

De gemeente Utrecht zal de wederpartij zo spoedig mogelijk schriftelijk gemotiveerd in kennis stellen indien de prestaties niet worden geaccepteerd door de gemeente Utrecht.

5

De gemeente Utrecht heeft het recht de resultaten van de verrichte prestaties te (laten) toetsen. Indien blijkt dat de prestaties niet voldoen aan de vooraf in de overeenkomst gestelde kwaliteitscriteria en het in de overeenkomst daaromtrent gestelde, zijn de kosten van toetsing voor rekening van de wederpartij. De gemeente Utrecht heeft het recht om op kosten van de wederpartij aanvullende c.q. meer uitgebreide kwaliteitscontroles uit te (laten) voeren. Indien uit deze controles blijkt dat aan alle geldende kwaliteitseisen (bedoeld is natuurlijk hetgeen er boven over is gesteld) is voldaan, worden de kosten van de aanvullende c.q. meer uitgebreide kwaliteitscontroles en de kosten van de eventueel daaruit voortvloeiende gevolgen voor de oplevering gedragen door de gemeente Utrecht.

6

Indien de gemeente Utrecht de toetsingsresultaten als onvoldoende beoordeelt, worden de prestaties niet geaccepteerd. Zij zal de wederpartij schriftelijk verzoeken om binnen een redelijke, door haar te bepalen termijn, alsnog aan het gestelde in de overeenkomst te voldoen, tenzij nakoming van de overeenkomst reeds blijvend onmogelijk is.

7

Afgekeurde prestaties worden voor zover deze zich daartoe lenen, door de wederpartij op eerste aanzegging verwijderd en onverwijld, vervangen. De aan verwijdering en vervanging, alsmede de aan herkeuring verbonden kosten komen voor rekening van de wederpartij.




Artikel 11: Vergoeding 1 De vergoeding voor de te verrichten prestaties kan bestaan uit: a. de honorering van de werkzaamheden van de wederpartij; b. de gemaakte kosten; c. de te betalen prijs voor de geleverde zaken/goederen en/of diensten. 2

De in lid 1 genoemde honorering wordt bepaald naar één of meer van de volgende maatstaven: a. op basis van de aan de overeenkomst bestede tijd; b. op basis van enige andere adequate maatstaf.

3

Ingeval van honorering op basis van bestede tijd, zoals bedoeld in lid 2 sub a, wordt de honorering berekend door de aan de overeenkomst bestede tijd te vermenigvuldigen met een tarief per tijdseenheid. Onder bestede tijd wordt verstaan het totaal van alle uren die rechtstreeks zijn besteed aan het vervullen van de overeenkomst en de reistijd die voor de vervulling van de overeenkomst noodzakelijk is, tenzij anders overeengekomen. De tarieven per tijdseenheid, naar persoon, functie of groep, worden in de overeenkomst bepaald of omschreven.

4

De in lid 1 genoemde gemaakte kosten zijn declarabel naar één of meer van de volgende maatstaven: a. op basis van de werkelijk gemaakte kosten; b. op basis van enige andere adequate maatstaf.

5

Indien de partijen overeenkomen dat de wederpartij de ten behoeve van de overeenkomst gemaakte kosten in rekening kan brengen, zoals bedoeld in lid 4 sub a, zijn de volgende kosten declarabel: • de reiskosten; • de kosten van het vermenigvuldigen van overeenkomsten, bestekken, tekeningen, berekeningen, rapporten e.d.; • de kosten van porti, telecommunicatie, registratie en andere verschotten. De omvang en hoogte van de te maken kosten zullen nader worden vastgesteld in de overeenkomst.

6

In de overeenkomst zal worden bepaald naar welke maatstaven de in lid 1 bedoelde vergoeding zal worden berekend. Indien niet uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zal de honorering plaatsvinden volgens lid 2 sub a.

7

De kosten van andere deskundigen, zoals bedoeld in artikel 9 lid 3 zijn slechts declarabel indien dit met de gemeente Utrecht vooraf overeengekomen is.

8

De wederpartij is verplicht de gemeente Utrecht periodiek op de hoogte te houden van de in dit artikel genoemde honorering en, indien overeengekomen tussen de partijen, de gemaakte kosten die de gemeente Utrecht op grond van dit artikel aan de wederpartij verschuldigd is.

9

Indien sprake is van wijzigingen zoals bedoeld in artikel 5 lid 1, worden de daarvoor te verrichten prestaties op basis van bestede tijd en, indien overeengekomen tussen partijen, de gemaakte kosten en/of de te betalen prijs voor de geleverde zaken/goederen en/of diensten afzonderlijk in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

10

De vergoeding/betaling is verschuldigd naar de mate van het verrichten van de uit de overeenkomst voortvloeiende prestaties en/of het gereedkomen van de verschillende fasen van de overeenkomst, zulks zoals uitdrukkelijk is overeengekomen bij de totstandkoming van de overeenkomst.

11

De door de wederpartij volgens de overeenkomst te declareren bedragen worden verhoogd met de verschuldigde omzetbelasting.




12

In de overeenkomst dient te zijn geregeld of en zo ja hoe de tariefswijzigingen en indexeringen ten aanzien van de prijs worden toegepast.

13

De kosten van levering zijn voor rekening en risico van de wederpartij; bij levering van zaken/goederen levert de wederpartij de zaken/goederen "Delivered Duty Paid" (DDP), volgens de “Incoterms 2000”, dan wel de laatst geldende versie uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 12: Betaling 1 Tenzij anders is overeengekomen, ontstaat het recht op betaling ná acceptatie van de resultaten van de verrichte prestaties. De wederpartij factureert binnen 30 dagen ná acceptatie. 2

De wederpartij zendt de factu(u)r(en) in tweevoud toe aan de gemeente Utrecht onder vermelding van datum en nummer van de overeenkomst, BTW-bedrag en andere door de gemeente Utrecht verlangde gegevens. Wanneer hier niet aan is voldaan, kan/kunnen de factu(u)r(en) geweigerd worden.

3

Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie zal plaatsvinden, wordt gespecificeerd en in door de gemeente Utrecht eventueel nader aangegeven vorm gefactureerd. In de factuur wordt opgave gedaan van het aantal en de data van de werkelijk en noodzakelijk bestede dagen of uren, en wordt een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden gegeven, alsmede een omschrijving van de eventuele reis- en verblijfkosten, indien deze niet zijn inbegrepen in de dag- of uurtarieven.

4

Een overschrijding van de in de overeenkomst opgenomen vaste prijs wordt in de factu(u)r(en) uitdrukkelijk vermeld en gespecificeerd.

5

De gemeente Utrecht betaalt de door haar op basis van de overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 30 dagen ná ontvangst van de desbetreffende factuur aan de wederpartij.

6

Indien de gemeente Utrecht een factuur zonder geldige reden niet na het verstrijken van de in lid 5 bedoelde termijn heeft voldaan, heeft de wederpartij, met ingang van de dag volgend op de dag dat de betaling uiterlijk had moeten geschieden, aanspraak op vergoeding van rente tegen het wettelijke rentepercentage. Op de rentevergoeding kan de wederpartij geen aanspraak maken, indien de desbetreffende factuur niet aan het gestelde in de leden 2 tot en met 4 voldoet.

7

Indien de gemeente Utrecht de juistheid van de declaratie, dan wel een onderdeel daarvan betwist, treden de partijen in overleg teneinde de ontstane situatie op te lossen. De gemeente Utrecht is te allen tijde gerechtigd de door de wederpartij verzonden facturen door een door de gemeente Utrecht aan te wijzen accountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, op inhoudelijke juistheid te laten controleren. De wederpartij verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en verstrekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt. De controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uit. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van de gemeente Utrecht, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factu(u)r(en) niet juist dan wel onvolledig is/zijn, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van de wederpartij komen.

8

De gemeente Utrecht is gerechtigd de betaling van een factuur of een deel daarvan, waarover tussen de partijen geen overeenstemming bestaat, op te schorten gedurende de periode van het accountantsonderzoek. Van deze bevoegdheid maakt de gemeente Utrecht uitsluitend gebruik, indien er redelijke twijfel bestaat omtrent de juistheid van de desbetreffende factuur.

9

Overschrijding van een betalingstermijn door de gemeente Utrecht of niet-betaling door de gemeente Utrecht van een factuur op grond van een vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factuur of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde diensten, geeft de wederpartij niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen.




Artikel 13: Voorschot 1 Indien de gemeente Utrecht ter uitvoering van de overeenkomst (een) betaling(en) verricht voor prestaties die nog niet zijn verricht, wordt door de wederpartij voorafgaande aan die betalingen een onvoorwaardelijke kredietinstellingsgarantie "on demand" zonder einddatum aan de gemeente Utrecht afgegeven, ter waarde van het (de) betaalde bedrag(en). Aan deze garantie zijn voor de gemeente Utrecht geen kosten verbonden. Indien, vanwege enige tekortkoming aan de zijde van de wederpartij, diensten niet binnen de overeengekomen termijn worden geaccepteerd, dan is de wederpartij de wettelijke rente over het voorschot verschuldigd, voor de tijd dat de tekortkoming voortduurt. 2

De onvoorwaardelijke kredietinstellinggarantie "on demand" wordt afgegeven door een erkende kredietinstelling. De kredietinstelling verklaart daarin desverzocht onverwijld over te gaan tot betaling aan de gemeente Utrecht van het in de garantie genoemde bedrag, vermeerderd met de wettelijke rente over dat bedrag, gerekend vanaf de dag van de door de gemeente Utrecht gestelde tekortkoming in de nakoming van de wederpartij.

Artikel 14: Eigendom van zaken en informatiedragers 1 Bij het verrichten van de prestaties kan de wederpartij gebruik maken van zaken, die eigendom zijn van de gemeente Utrecht en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. 2

De eigendom van informatiedragers, die de partijen over en weer aan elkaar beschikbaar stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij deze informatiedragers zoals bedoeld in artikel 3 door de wederpartij aan de gemeente Utrecht ter beschikking worden gesteld. In dat geval wordt de eigendom overgedragen aan de gemeente Utrecht.

3

Indien de wederpartij voor het leveren van de diensten gebruik maakt van zaken die eigendom zijn van de gemeente Utrecht, als bedoeld in lid 1, en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven, is de wederpartij aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van de gemeente Utrecht bij de wederpartij ter uitvoering van de overeenkomst schade aan de wederpartij en/of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van de wederpartij. In voorkomende gevallen zal de wederpartij de gemeente Utrecht vrijwaren voor aanspraken van derden.

Artikel 15: Levering en verpakking van zaken/goederen 1 De wederpartij zal de zaken/goederen leveren DDP, volgens de “Incoterms 2000", dan wel de laatst geldende versie uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs. 2

De te leveren zaken/goederen zullen niet worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn, of worden vermoed dit te zijn, of op andere wijze een bedreiging kunnen vormen voor de veiligheid, welzijn, of gezondheid.

3

Indien bij het uitvoeren van de overeenkomst ten aanzien van verpakkingen niet aan lid 2 van dit artikel kan worden voldaan, en er toch geleverd wordt met gebruikmaking van zulke verpakkingen, zal de wederpartij dit aan de gemeente Utrecht melden. De gemeente Utrecht heeft dan, het recht deze verpakkingen voor rekening van de wederpartij aan hem te retourneren of deze op zijn kosten te laten verwerken. Dit geldt ook wanneer de verpakkingen niet voldoen aan het in lid 2 van dit artikel bepaalde en de wederpartij dit niet heeft gemeld.

4

De te leveren zaken/goederen dienen te worden geleverd met alle voorhanden zijnde documentatie die bestemd is om de zaken/goederen naar behoren te kunnen gebruiken, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of -certificaten.

5

De wederpartij zal de zaken/goederen die door of tijdens het vervoer beschadigd of verloren zijn gegaan voor eigen rekening herstellen of vervangen, één en ander ter keuze van de gemeente Utrecht.




Artikel 16: Tijdstip van levering van zaken/goederen 1 De levering van zaken/goederen vindt plaats op de overeengekomen plaats van bestemming en op het overeengekomen tijdstip. 2

Zodra de wederpartij weet of verwacht dat de zaken/goederen niet, of niet tijdig geleverd kunnen worden, zal de wederpartij de gemeente Utrecht daarvan onverwijld schriftelijk in kennis stellen en aangeven welke maatregelen hij gaat treffen om de eventuele schade voor de gemeente Utrecht, voortvloeiende uit dit niet-nakomen, te voorkomen of te beperken. Onverlet het bepaalde in artikel 23 draagt de wederpartij alle daaruit voortvloeiende schade voor de gemeente Utrecht, tenzij de wederpartij aantoont dat de gemeente Utrecht de veroorzaker is van deze omstandigheden.

3

Indien de gemeente Utrecht tijdig aan de wederpartij kenbaar maakt dat zij om welke reden dan ook niet in staat is de zaken/goederen in ontvangst te nemen op het overeengekomen tijdstip, en deze gereed zijn voor verzending, zal de wederpartij op eigen kosten de zaken bewaren, beveiligen, en alle redelijke maatregelen treffen om achteruitgang in de kwaliteit te voorkomen, totdat zij geleverd zijn, een en ander tenzij dit in redelijkheid niet van de wederpartij kan worden gevergd. De gemeente Utrecht komt niet in schuldeiserverzuim door uitstel van levering.

4

Uitstel van levering als bedoeld in het derde lid van dit artikel geeft de wederpartij nimmer aanspraak op verhoging van de overeengekomen prijs. De wederpartij kan bij een uitstel van levering alleen aanspraak maken op vergoeding van gevolgschade indien er aan de zijde van de gemeente Utrecht sprake is van opzet, grove schuld of extreme nalatigheid.

Artikel 17: Garantie van zaken/goederen 1 De wederpartij garandeert dat gedurende een periode van minimaal 12 maanden ná acceptatie de geleverde zaken/goederen ongestoord - zonder gebreken en/of andere (functionele) belemmeringen - kunnen worden gebruikt voor die doeleinden waarvoor de zaken/goederen bestemd zijn. 2

Bij zaken/goederen die niet direct in gebruik worden genomen, wordt de garantieperiode verlengd met de periode gedurende welke de zaken/goederen niet in gebruik zijn genomen, een en ander met een maximum garantietermijn van 18 maanden.

3

Indien tijdens de garantieperiode een gebrek ontstaat is de wederpartij, ongeacht de oorzaak van het ontstaan van dat gebrek, verplicht de betrokken zaken/goederen binnen een door de gemeente Utrecht te bepalen redelijke termijn te vervangen, te herstellen ofwel, mits de redelijkheid hieraan niet in de weg staat, de zaken/goederen terug te nemen en de voor die zaken/goederen gedane betaling onmiddellijk terug te betalen, een en ander ter keuze van de gemeente Utrecht. Alle ingevolge dit lid te maken kosten zijn voor rekening van de wederpartij, tenzij de wederpartij aantoont dat het tijdens de garantieperiode ontstane gebrek niet voor zijn rekening en risico komt.

4

Naast de verplichtingen ingevolge lid 3 van dit artikel is de wederpartij voorts aansprakelijk voor alle in zijdelings verband met het gebrek staande schade, een en ander met inachtneming van de redelijkheid en billijkheid.

5

De garantieperiode zal worden verlengd met een periode gelijk aan de periode(n) gedurende welke de zaken/goederen niet zijn gebruikt of niet volledig konden worden gebruikt als gevolg van een gebrek dat zich tijdens de garantieperiode openbaart. Een nieuwe garantieperiode overeenkomstig lid 1 van dit artikel zal van toepassing zijn op zaken/goederen die ter vervanging zijn verstrekt en op de vervangen of gerepareerde delen van die zaken/goederen.

6

In aanvulling op lid 1 van dit artikel geldt dat indien de gemeente Utrecht aannemelijk kan maken dat er sprake is van een verborgen gebrek dat reeds vóór de acceptatie aanwezig was, de wederpartij gedurende 5 jaar ná acceptatie daarvoor aansprakelijk blijft. Vorenstaande is ook van toepassing indien zich gedurende die periode een gebrek voordoet ten gevolge waarvan de geleverde zaken/goederen onbruikbaar worden voor het doel waarvoor deze zijn bestemd, gelet op hetgeen in de overeenkomst is aangegeven, dan wel het redelijkerwijs te verwachten gebruik




van de geleverde zaken/goederen. Indien een situatie als in dit lid zich voordoet, is lid 3 van dit artikel, voor zover mogelijk van toepassing. Artikel 18: Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de gemeente Utrecht 1 De gemeente Utrecht is gerechtigd de overeenkomst buiten rechte te ontbinden, dan wel deze tegen een bepaalde tijd op te zeggen onder opgave van redenen. Daaronder is begrepen de omstandigheid dat de ter financiering van de overeenkomst in de ontwerpbegroting opgenomen gelden, niet door de begrotingswetgever worden gevoteerd. 2

Ingeval van opzegging van de overeenkomst als in lid 1 bedoeld, is de gemeente Utrecht verplicht de wederpartij te vergoeden: • de honorering naar de stand van de werkzaamheden; • de gemaakte kosten; • de kosten voortvloeiend uit de eventueel door de wederpartij voor de vervulling van de overeenkomst reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden. Eventueel reeds betaalde voorschotten worden hiermee verrekend. Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan bestaat uit te leveren informatiedragers, geldt deze verplichting op voorwaarde dat de wederpartij alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-)informatiedragers tot aan het moment van tussentijdse beëindiging aan de gemeente Utrecht in eigendom overdraagt.

3

Nakoming van het in lid 2 bepaalde wordt opgeschort indien de grondslag van tussentijdse beëindiging is gelegen in het feit dat de wederpartij in verzuim is, dan wel de wederpartij in gebreke is gesteld op grond van tekortschieten in de nakoming van zijn verplichting(en), zoals bedoeld in artikel 23 lid 1. In dat geval zal hetgeen verplicht is op grond van lid 2 worden verrekend met de door de gemeente Utrecht geleden schade zoals bedoeld in artikel 23.

4

Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de wederpartij.

5

De informatiedragers van de gemeente Utrecht die in het kader van de uitvoering van de overeenkomst aan de wederpartij ter beschikking zijn gesteld, zullen in geval van tussentijdse beëindiging per omgaande, dan wel zo spoedig mogelijk aan de gemeente Utrecht worden geretourneerd. Het in artikel 30 bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door de wederpartij verrichte prestaties, tot het moment van tussentijdse beëindiging.

6

De wederpartij is gehouden om alle informatie die hem tijdens de duur van de overeenkomst is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel 31, geheim te houden en niet te verstrekken aan derden, tenzij anders is overeengekomen.

7

Indien blijkt dat door de wederpartij of een van zijn ondergeschikten enig voordeel is, of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de gemeente Utrecht of aan een van haar ondergeschikten of vertegenwoordigers, heeft de gemeente Utrecht het recht om de overeenkomst te ontbinden, zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de gemeente Utrecht om vergoeding van kosten en/of schaden, in welke vorm of mate dan ook, te eisen.

Artikel 19: Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de wederpartij 1 De wederpartij kan de overeenkomst tussentijds beëindigen ingeval van overmacht zoals bedoeld in artikel 25, en ingeval van niet-nakoming van verplichtingen van de gemeente Utrecht zoals bedoeld in artikel 6. 2

De wederpartij is niettemin gehouden de schade voor de gemeente Utrecht als gevolg van die tussentijdse beëindiging te beperken, dan wel toereikende maatregelen te nemen ter voorkoming daarvan.

3

Het in artikel 18 lid 2 bepaalde is eveneens van toepassing bij tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de wederpartij.




4

Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de gemeente Utrecht.

5

De informatiedragers van de gemeente Utrecht die in het kader van de uitvoering van de overeenkomst aan de wederpartij ter beschikking zijn gesteld zullen in geval van tussentijdse beëindiging per omgaande, dan wel zo spoedig mogelijk aan de gemeente Utrecht worden geretourneerd. Het in artikel 29 bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door de wederpartij verrichte prestaties, tot het moment van tussentijdse beëindiging.

6

De wederpartij is gehouden om alle informatie die hem tijdens de duur van de overeenkomst is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel 31, geheim te houden en niet te verstrekken aan derden, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 20: Ontbinding wegens faillissement en surséance van betaling 1 Indien de wederpartij, in staat van faillissement geraakt, besluit tot ontbinding of surséance van betaling aanvraagt, dan wel indien er beslag, gevolgd door vanwaardeverklaring, gelegd wordt op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de wederpartij (welk beslag een belemmering kunnen vormen voor de uitvoering en de nakoming van de overeenkomst), of de rechtspersoon wijzigt door overname of een overdracht van de aandelen, heeft de gemeente Utrecht het recht de wederpartij aan te zeggen, dat zij de overeenkomst onmiddellijk doet eindigen, zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de gemeente Utrecht om vergoeding van kosten en/of schaden, in welke vorm of mate dan ook, te eisen. 2

Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren informatiedragers, geldt dit artikel op voorwaarde dat de wederpartij alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-)informatiedragers tot aan het moment van ontbinding aan de gemeente Utrecht in eigendom overdraagt. Bij beëindiging als hier bedoeld heeft de gemeente Utrecht het recht alle naar haar oordeel nuttige en noodzakelijke maatregelen te nemen om de realisering van het project verder te effectueren en daarbij derden in te schakelen.

Artikel 21: Dreigende vertraging van de te leveren diensten 1 Indien de levering van de diensten vertraging dreigt te ondervinden, meldt de wederpartij zulks direct schriftelijk aan de gemeente Utrecht en geeft daarbij de oorzaak en de consequenties aan van de dreigende vertraging. Tevens stelt de wederpartij maatregelen voor om vertraging ook in de toekomst - te voorkomen. 2

Binnen 14 dagen na ontvangst van de in het vorige lid bedoelde melding, bericht de gemeente Utrecht of zij al dan niet instemt met de voorgestelde maatregelen en de genoemde consequenties. Instemming houdt niet in dat de gemeente Utrecht de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen, die de gemeente Utrecht op grond van de overeenkomst toekomen, onverlet.

Artikel 22: Onderbreking overeenkomst 1

De gemeente Utrecht kan de wederpartij gelasten de verrichting van de prestaties te onderbreken. De gemeente Utrecht is verplicht de wederpartij dit schriftelijk kenbaar te maken.

2

Tenzij de onderbreking aan de wederpartij te wijten is, is de gemeente Utrecht ingeval van onderbreking van de overeenkomst verplicht de wederpartij te vergoeden: • de honorering naar de stand van de werkzaamheden; • de gemaakte kosten; • de kosten voortvloeiend uit de eventueel door de wederpartij voor de vervulling van de overeenkomst reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden. Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren informatiedragers, geldt deze verplichting op voorwaarde dat de wederpartij alle in het




kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-)informatiedragers tot aan het moment van onderbreking aan de gemeente Utrecht in eigendom overdraagt. Daarnaast is de wederpartij gerechtigd vergoeding van zijn schade, die hij door de onderbreking lijdt, van de gemeente Utrecht te vorderen, onverminderd de verplichting van de wederpartij om de schade voor de gemeente Utrecht zoveel mogelijk te beperken. Zodra de overeenkomst later voortgang vindt, zullen de extra werkzaamheden die uit het opnieuw starten van de werkzaamheden voor de wederpartij voortvloeien, door de gemeente Utrecht worden vergoed op basis van bestede tijd en eventueel de gemaakte kosten. De partijen zullen overleggen of de bepalingen van de overeenkomst aan de nieuwe situatie moeten worden aangepast. Ingeval van een onderbreking langer dan 2 jaar zijn de partijen verplicht met elkaar in overleg te treden met het oog op een beëindiging van de overeenkomst overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 en 19. Artikel 23: Nakoming 1 Indien één der partijen tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit de overeenkomst, kan de andere partij hem in gebreke stellen. De nalatige partij is echter onmiddellijk in verzuim als nakoming van de desbetreffende verplichtingen, anders dan door overmacht, binnen de overeengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk per aangetekende brief, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim. De wederpartij is naar keuze bevoegd: a. tot beëindiging van de overeenkomst over te gaan; b. nakoming van de overeenkomst te vorderen, tenzij de desbetreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming heeft ingestemd. 2

De in het vorige lid genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de levertijd op grond van het gestelde in artikel 16 lid 2 en artikel 21 lid 2 is verlengd. Indien de in het vorige lid bedoelde nakoming na verloop van de verlengde termijn uitblijft, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim.

3

De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden dan wel te lijden schade. Hij vrijwaart de andere partij voor eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het voornoemde tekortschieten.

4

De kosten van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen, waaronder in ieder geval begrepen zijn incassokosten en kosten van rechtskundige bijstand, gemaakt in verband met de niet-nakoming en/of overtreding door de partij die in gebreke blijft, zijn voor rekening van die partij, met uitzondering van de ingevolge een rechtelijke beslissing door de wederpartij te betalen proceskosten.

Artikel 24: Boete 1 De gemeente Utrecht kan in de overeenkomst een boetebeding opnemen waarin onder meer is bedongen dat indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichting van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, de wederpartij aan de gemeente Utrecht na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd is van een nader te bepalen percentage van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, minimaal € 2.250,00 vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10% daarvan. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. 2

De boete komt de gemeente Utrecht toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:




a. haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het leveren van de diensten; b. haar rechten op schadevergoeding. 3

De boete wordt verrekend met de door de gemeente Utrecht verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.

Artikel 25: Overmacht 1 Indien een overmachtsituatie zich voordoet is de wederpartij verplicht dit onmiddellijk schriftelijk te melden aan de gemeente Utrecht. De gemeente Utrecht heeft gedurende vier werkdagen na ontvangst van deze kennisgeving het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen conform het bepaalde in artikel 18, dan wel in overleg met de wederpartij een periode te bepalen waarin de partijen de nakoming van overeengekomen verplichtingen opschorten in afwachting van het eventueel opheffen van de overmachtsituatie. Indien de wederpartij na afloop van de overeengekomen periode ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. te kort schiet in zijn verplichtingen op grond van deze bepalingen, heeft de gemeente Utrecht het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat bij de wederpartij daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. 2

Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: onvoldoende beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel, ziekte van personeel, stakingen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde dan wel door toedoen van de partij die niet nakomt c.q. tekortschiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet-nakomen dan wel tekortschieten van door de wederpartij ingeschakelde derden, en/of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de wederpartij of de door hem ingeschakelde derden.

Artikel 26: Personeel 1 De partijen zijn niet gerechtigd zonder schriftelijke toestemming van de andere partij tijdens de uitvoering van de overeenkomst en/of binnen één jaar na beëindiging daarvan, personeel van de andere partij in dienst te nemen, noch met dat personeel over indiensttreding te onderhandelen. Deze toestemming wordt niet zonder redelijke grond onthouden. Artikel 27: Vervolgovereenkomst 1 De wederpartij kan aan de overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor het aangaan van een vervolgovereenkomst. De wederpartij is verplicht er zorg voor te dragen dat de rechten van de gemeente Utrecht ten aanzien van het aangaan van vervolgovereenkomsten op generlei wijze worden beperkt door de toepasselijkheid van rechten van de wederpartij of derden, zoals - niet zijnde limitatief bedoeld - octrooirecht, intellectuele eigendomsrechten en verplichte protocollen, anders dan voor aanvang van de overeenkomst door de wederpartij aan de gemeente Utrecht kenbaar is gemaakt. Artikel 28: Verzekering 1 De wederpartij verklaart dat hij afdoende is verzekerd en zich verzekerd houdt voor de uitvoering van de overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere aansprakelijkheden die van toepassing zijn. 2

De wederpartij verleent op verzoek van de gemeente Utrecht terstond inzage in de polis(sen) en de bewijzen van premiebetaling. De wederpartij beëindigt niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente Utrecht de verzekeringsovereenkomsten dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan. Evenmin wijzigt de wederpartij het verzekerde bedrag ten nadele van de gemeente Utrecht zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. De door de wederpartij verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen.

3

De wederpartij cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoeld in lid 1, voor zover deze betrekking hebben op schade, waarvoor de wederpartij op grond van de overeenkomst jegens de gemeente Utrecht aansprakelijk is. Verzekerings-




penningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de gemeente Utrecht worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door de wederpartij voor het verzekerde voorval aan de gemeente Utrecht te betalen schadevergoeding. Artikel 29: Intellectuele eigendomsrechten en gebruiksrechten 1 Alle intellectuele eigendomsrechten, welke kunnen of zullen worden uitgeoefend - waar en wanneer dan ook - zowel ten behoeve van het gebruik als ten behoeve van de exploitatie door de gemeente Utrecht en/of van alle door de wederpartij op grond van de overeenkomst verrichte prestaties, berusten bij de gemeente Utrecht, tenzij anders is overeengekomen. De rechten van de wederpartij worden op grond van deze bepalingen door de wederpartij aan de gemeente Utrecht overgedragen, welke overdracht terstond na het ontstaan van die rechten door de gemeente Utrecht wordt aanvaard. 2

Voorzover voor de overdracht van dergelijke rechten een nadere akte zou zijn vereist, machtigt de wederpartij de gemeente Utrecht onherroepelijk om een zodanige akte op te maken en namens de wederpartij te ondertekenen, onverminderd de verplichting van de wederpartij om op eerste verzoek van de gemeente Utrecht aan de overdracht van zodanige rechten zijn medewerking te verlenen, zonder daarbij voorwaarden te kunnen stellen. De eventuele kosten welke zijn verbonden aan het vestigen van bepaalde intellectuele eigendomsrechten komen voor rekening van de gemeente Utrecht. De wederpartij machtigt de gemeente Utrecht hierdoor onherroepelijk om de overdracht van deze intellectuele eigendomsrechten in de desbetreffende registers te doen inschrijven.

3

Onder de in lid 1 bedoelde rechten zijn - zonder dat deze opsomming als limitatief kan worden opgevat - mede begrepen: a. alle handelingen, waaronder de permanente of tijdelijke reproductie van een deel of het geheel of een bewerking van informatie, resultaten, prestaties en informatiedragers, die nodig of nuttig zijn met het oog op datgene waartoe deze handelingen beoogd zijn en/of geschikt zijn of blijken of kunnen zijn; b. het daartoe laden, in beeld brengen, uitvoeren, overbrengen en opslaan van, of bewerkingen daarvan van digitale informatie met het oog op onderhoud, verbeteren van fouten, virusbestrijding, aanbrengen van mogelijke verbeteringen, het overbrengen naar een andere omgeving, het koppelen en/of het interoperabel maken met andere hardware en systeemprogrammatuur en andere programmatuur, het wijzigen van parameters, het aanbrengen, wijzigen of verwijderen van beveiligingen, het vervaardigen, opslaan, wijzigen van (reserve- )kopieën, het onderzoeken en testen van de informatiedrager.

4

De wederpartij doet hierbij afstand jegens de gemeente Utrecht van alle eventueel aan hem toekomende persoonlijkheidsrechten, voor zover de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. De wederpartij doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het aan zijn zijde betrokken personeel, afstand jegens de gemeente Utrecht van alle eventueel aan deze personeelsleden toekomende persoonlijkheidsrechten, voor zover de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.

5

Indien tussen de partijen een verschil van mening zal bestaan over de eigendom van de informatiedragers respectievelijk de intellectuele eigendomsrechten daarvan, wordt ervan uitgegaan dat de eigendom berust bij de gemeente Utrecht, tenzij de wederpatij kan aantonen dat de eigendom bij hem berust.

6

De wederpartij verplicht zich de prestaties/resultaten van zijn werkzaamheden in generlei vorm of mate aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enigerlei inlichting te verschaffen, tenzij de gemeente Utrecht schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. De gemeente Utrecht is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden, zoals tegen betaling door de wederpartij van een door de gemeente Utrecht in onderling overleg vast te stellen royalty-vergoeding.

7

De wederpartij staat ervoor in dat de verrichte prestatie geen inbreuk maakt op rechten van industriële en/of intellectuele eigendom van derden, waaronder begrepen: persoonlijkheidsrechten, aanspraken op "knowhow" en ongeoorloofde mededinging.




De wederpartij vrijwaart de gemeente Utrecht van aanspraken die voortvloeien uit enigerlei inbreuk op de in dit lid bedoelde rechten en hij vergoedt de gemeente Utrecht alle kosten, schaden en interessen die het gevolg zijn van zodanige inbreuk. 8

Onverminderd het overigens bepaalde, is de gemeente Utrecht gerechtigd, indien derden de gemeente Utrecht ter zake van schending van industriële en/of intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, de overeenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk, te ontbinden. Van haar recht tot ontbinding van de overeenkomst zal de gemeente Utrecht geen gebruik maken dan na voorafgaand overleg met de wederpartij.

9

Bij schending van het gestelde in dit artikel is het boetebeding ex artikel 24 van toepassing.

Artikel 30: Overdracht rechten en plichten 1 De partijen zijn niet gerechtigd de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen, te vervreemden of te bezwaren, zulks met uitzondering van het recht op honorarium. De toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. De partijen kunnen aan deze toestemming voorwaarden verbinden. 2

Met toestemming van de gemeente Utrecht is de wederpartij gerechtigd om rechten met betrekking tot de overeenkomst binnen het concern over te dragen bij een overname of bij een overdracht van de aandelen. Indien de wederpartij het voornemen heeft een dergelijke situatie te creëren of een dergelijke situatie voorziet, meldt hij dit terstond aan de gemeente Utrecht.

Artikel 31: Geheimhouding 1 De wederpartij heeft kennisgenomen van het bepaalde in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. De wederpartij zal ervoor zorgdragen dat de personen die zijn belast met de uitvoering van de overeenkomst, eveneens worden geïnformeerd over de hiervoor bedoelde geheimhoudingsplicht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, zal ieder der partijen informatie, alsmede informatie- en gegevensdragers die haar ter beschikking staan niet aan derden kenbaar maken/verstrekken. 2

De partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van al hetgeen hen in verband met de uitvoering van de overeenkomst aan informatie wordt verschaft. Zij verplichten zich over en weer deze informatie slechts te gebruiken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Dit houdt onder meer in dat zij deze informatie niet aan derden zullen verstrekken, niet zullen kopiëren anders dan noodzakelijk ter uitvoering van de overeenkomst, alsmede dat zij geen commercieel gebruik zullen maken van de informatie.

3

De partijen zullen ervoor zorgdragen dat de in het voorgaande lid omschreven verplichtingen nauwkeurig worden nageleefd door allen die voor hen werkzaam zijn.

4

De verplichtingen genoemd in de voorgaande leden gelden niet voor zover de betreffende informatie: a. aantoonbaar reeds in het bezit was van één der partijen op het moment dat die informatie aan die partij werd verstrekt; b. van algemene bekendheid is of is geworden en deze bekendheid niet het gevolg is van de niet-nakoming door één der partijen van de verplichting als omschreven in dit artikel; c. zonder verplichting tot geheimhouding is meegedeeld aan één der partijen door een derde die het recht had die informatie te verstrekken; d. op grond van de Wet openbaarheid van bestuur dient te worden verstrekt; e. met toestemming van de wederpartij aan derden ter beschikking wordt gesteld, al dan niet onder voorwaarden.

5

Geen van beide partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere partij in publicaties of reclame-uitingen melding maken van de prestaties/resultaten of uitvoering van de overeenkomst - al dan niet met gebruikmaking van informatie- en gegevensdragers -.

6

Bij schending van het gestelde in dit artikel is het boetebeding ex artikel 24 van toepassing.




7 Artikel 32 Toepasselijk recht 1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Artikel 33 Bevoegde rechter 1 Verschillen van mening tussen de gemeente Utrecht en de wederpartij zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt er geacht een geschil te bestaan. 2

Alle geschillen, daaronder begrepen die welke door slechts één der partijen als zodanig wordt beschouwd, die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoerlegging van deze bepalingen of de overeenkomst mochten ontstaan, zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht, tenzij de partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen.

Artikel 34 Slotbepaling 1 De gemeente Utrecht kan nadere voorwaarden opstellen ter uitvoering van de overeenkomst. 2

De gemeente Utrecht is zich ervan bewust en de wederpartij realiseert zich dat de gemeente Utrecht ook als overheid optreedt. De wederpartij aanvaardt deze bijzondere positie van de gemeente Utrecht als overheid. De gemeente Utrecht behoudt bij de nakoming van het in de overeenkomst bepaalde volledig haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid en bevoegdheden.

3

Tenzij anders is overeengekomen, geschiedt de communicatie ter zake van de overeenkomst, ongeacht de vorm, in de Nederlandse taal.

4

Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als: Algemene Voorwaarden van de gemeente Utrecht -2003.




Bijlage 5

Conceptovereenkomst

Hierachter treft u de Conceptovereenkomst aan.

Overeenkomst voor Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

Dienst Ondersteuning, Bureau Aanbestedingen Postadres Postbus 10080, 3505 AB Utrecht

Bezoekadres Vliegend Hertlaan 1-11, 3526 KT

Utrecht Telefoon 030-286 05 55 Fax 030-286 05 56

Overeenkomst voor ‘Elektronisch Kinddossier (EKD)’, kenmerk 87 GG&GD 08

Partijen: (Contractpartner 1) 1

De gemeente Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door …….. in zijn/haar functie van directeur Dienst ….., hierna te noemen: ‘Opdrachtgever’

(Contractpartner 2) 1.

De gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest, Abcoude, Breukelen, Bunnik, De Bilt, Houten, Loenen, Lopik, Maarssen, Montfoort, Nieuwegein, Oudewater,

Renswoude, Rhenen, De Ronde Venen, Veenendaal, Vianen, Wijk bij Duurstede, Woerden,

IJsselstein, Utrechtse Heuvelrug en Zeist, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ……….. in zijn/haar functie van ……. van de GGD Midden-Nederland, hierna te noemen: ‘Opdrachtgever’ en 2

……..., statutair gevestigd en kantoorhoudende te ………, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw ………. in zijn/haar hoedanigheid van directeur, hierna te noemen: ‘Opdrachtnemer’,

nemen in aanmerking dat: I

Opdrachtgever in september 2008 een Europese aanbesteding is gestart met kenmerk

II

Bij deze aanbestedingsprocedure is gebleken dat Opdrachtnemer de economisch meest

87 GG&GD 08 voor de Levering van het Elektronisch Kinddossier;

voordelige inschrijving heeft gedaan; III

Opdrachtnemer in staat is het gevraagde systeem te leveren volgens specificaties, zoals

IV

Ter uitvoering van de overeenkomst zoals hierboven genoemd wensen Partijen de voorwaarden

opgenomen in Bijlage 3 (Offerteaanvraag) en Bijlage 4 (Offerte van de Opdrachtnemer).

waaronder de Levering inclusief implementatie, hosting, beheer, onderhoud, verdere

ontwikkeling en opleidingen van het Elektronisch Kinddossier geschiedt vast te leggen in deze overeenkomst;

_________________________________________________________________________________________________________________ Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag ‘Elektronisch Kinddossier’, kenmerk 87 GG&GD 08

Bijlage 5 Pagina 2 van 17

Inhoudsopgave 1

Begrippen....................................................................................................................................... 4

2

Doel van de overeenkomst ............................................................................................................. 6

3

Duur van de overeenkomst............................................................................................................. 6

4

Nieuwe versies ............................................................................................................................... 6

5

Boete.............................................................................................................................................. 7

6

Acceptatie ...................................................................................................................................... 7

7

Garantie ......................................................................................................................................... 9

8

Aansprakelijkheid......................................................................................................................... 10

9

Betaling ........................................................................................................................................ 11

10

Intellectuele (eigendoms)rechten .............................................................................................. 11

11

Geheimhouding en beveiliging.................................................................................................. 12

12

Ondersteuning.......................................................................................................................... 12

13

Contactpersonen en Rapportage............................................................................................... 13

14

Onderhoud ............................................................................................................................... 13

15

Verplichtingen Opdrachtgever .................................................................................................. 14

16

Overdracht rechten en verplichtingen; onderaanneming ........................................................... 15

17

Ontbinding ............................................................................................................................... 15

18

Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze ...................................................................... 16

19

Overige bepalingen................................................................................................................... 16



1

Begrippen

In deze overeenkomst worden de navolgende begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan: 1.1

Acceptatie: De goedkeuring van alle onderdelen van de Programmatuur zoals bedoeld in

1.2

Acceptatietest: De test(procedure) waarmee kan worden aangetoond dat de Programmatuur

artikel 6 lid 9 van deze overeenkomst.

in samenhang met de Apparatuur aan de overeengekomen specificaties voldoet, alsmede de gegarandeerde eigenschappen bevat, zoals o.a. beschreven in artikel 6 van deze overeenkomst.

1.3

Apparatuur: De apparatuur inclusief de daarbij behorende, meest recente versie van de

Systeemprogrammatuur waarop of in samenhang waarmee de Programmatuur door Opdrachtnemer dient te worden geïmplementeerd en dient te functioneren.

1.4

Bijlagen: Aanhangsels bij deze overeenkomst, die na door beide Partijen te zijn geparafeerd, integraal deel uitmaken van deze overeenkomst.

1.5

Broncode: Met behulp van de Broncode wordt inzicht gegeven in de werking van de

programmatuur welke in eigen beheer kan worden aangepast. Ze heeft zowel een materiële (de gegevensdrager) als een immateriële (de inhoud zelf) verschijningsvorm.

1.6

(De)compilatie: De compilatie (het omzetten) van Broncode naar Objectcode gebeurt door een compiler of vertaler. Dit wordt compilatie genoemd. Decompilatie is dan de omgekeerde omzetting.

1.7

Conversie: Het geheel van maatregelen en activiteiten, welke zijn gericht op de overgang

van de huidige werkwijze met betrekking tot gegevensverwerking naar de werkwijze, waarbij gebruik wordt gemaakt van Programmatuur.

1.8

Documentatie: De Documentatie bij de Programmatuur alsmede de door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever te ontwikkelen documentatie behorende bij de Programmatuur.

1.9

Gebrek: Het niet volledig voldoen van de Programmatuur aan de overeengekomen specificaties.

1.10

Hulpprogrammatuur: Computerprogramma’s (niet zijnde Systeemprogrammatuur), zoals database programmatuur, tools, firmware, middleware, die niet door Opdrachtnemer zijn

ontwikkeld en al dan niet door Opdrachtnemer zelf worden geleverd aan Opdrachtgever en welke programma’s gebruikt worden in samenhang met de Programmatuur en voor het

gebruik van de Programmatuur noodzakelijk zijn – met bijbehorende documentatie – als beschreven in de offerteaanvraag (Bijlage 4). 1.11

Implementatie: Het invoeren van de Programmatuur in de Apparatuur en waar nodig het aanpassen van de Programmatuur op zodanige wijze dat de Programmatuur conform de overeengekomen specificaties functioneert.



1.12

Interoperabiliteit: De geautomatiseerde interactie tussen de Programmatuur, alsmede de daarbij behorende gegevensstructuren, met andere programmatuur en bijbehorende gegevensstructuren.

1.13

Ketenproblematiek: De problematiek die kan ontstaan als gegevens die met een administratiesysteem verwerkt worden, worden aangeleverd door een (deel van een)

administratiesysteem dat buiten het onderwerp van de onderhavige overeenkomst valt en/of worden aangeleverd aan een (ander) (deel van een) administratiesysteem dat buiten het onderwerp van deze overeenkomst valt. 1.14

Levering: Het verkrijgen van een gebruiksrecht met betrekking tot de geleverde

programmatuur in geval van Standaardprogrammatuur. Bij Maatwerkprogrammatuur verkrijgt Opdrachtgever het eigendom van de geleverde programmatuur inclusief de daarbij behorende Broncodes en Objectcodes.

1.15

Materialen: De voor het gebruik, Implementatie en wijziging van de Programmatuur

benodigde hulpmaterialen, zoals software w.o. conversiesoftware, supplies, interfaces, compilers, etc.

1.16

Nieuwe Release: Een gewijzigde versie van de Programmatuur, waardoor Gebreken daarin worden hersteld, of de logische samenhang wordt verbeterd. Releases worden ter

beschikking gesteld aan Opdrachtgever in het kader van het onderhoud zoals o.a. nader omschreven in artikel 14 van deze overeenkomst. 1.17

Nieuwe Versie: Een gewijzigde en/of verbeterde versie van de Programmatuur, waardoor de functionaliteit of datastructuur daarvan wordt vergroot of gewijzigd, zoals door

wetswijzigingen en nieuwe weten regelgeving of door wijzigingen in de Technische infrastructuur en door Opdrachtnemer als nieuw product, op basis van een nieuwe overeenkomst en al dan niet tegen betaling kan worden geleverd. 1.18

Objectcode: De objectcode is de in binaire taal (enen en nullen) geschreven versie van het

1.19

P.T.F.: (Program Temporary Fixes) Een tijdelijke oplossing ten behoeve van het verhelpen of

programma waardoor het enkel door de machine, niet door de mens, kan gelezen worden.

opheffen van storingen. 1.20

Personeel van Opdrachtnemer: De door Opdrachtnemer voor de uitvoering van deze overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen, welke krachtens deze overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken.

1.21

1.22

Personeel van Opdrachtgever: De door Opdrachtgever op grond van deze overeenkomst ter

beschikking te stellen personeelsleden en/of hulppersonen.

Programmatuur: Computerprogramma's met bijbehorende Broncodes, Objectcodes

Documentatie en Materialen waarvoor Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een gebruiksrecht heeft verleend door middel van Levering van de programmatuur, zie o.a. Bijlage 5, Offerte Opdrachtnemer.

1.23

Project: Het geheel van activiteiten gericht op het leveren van de prestaties zoals bedoeld in

artikel 2 van deze overeenkomst.



1.24

SysteemProgrammatuur: De administratiesysteem onafhankelijke besturingsprogrammatuur

1.25

Technische Infrastructuur: De omgeving, gespecificeerd in de offerteaanvraag Bijlage 4 naar

–niet zijnde hulpprogrammatuur- met bijbehorende Documentatie.

model en type Apparatuur met bijbehorende Systeemprogrammatuur, Hulpprogrammatuur,

netwerkomgeving e.d. waarin de Programmatuur functioneert conform de aangegeven versie en release. 1.26

Werkdagen: Kalenderdagen, behoudens weekenden en algemeen erkende feestdagen,

waarop de overeengekomen werkzaamheden zullen worden verricht, tussen 7.00 uur en 18.00 uur, tenzij andere dagen/tijden tussen Partijen zijn overeengekomen.

2 2.1

Doel van de overeenkomst Opdrachtgever verleent hierbij aan Opdrachtnemer de opdracht tot de levering van het softwarepakket Elektronisch Kinddossier en de bijbehorende in de offerteaanvraag (bijlage 3) gevraagde dienstverlening, beheer, onderhoud en opleiding.

2.2

Opdrachtnemer heeft zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van de achterliggende doelstellingen van Opdrachtgever met betrekking tot het onderhavige Project.

Opdrachtnemer verplicht zich in redelijke mate te verdiepen in de relevante organisatie van de Opdrachtgever, de processen waarbij de Programmatuur zal worden gebruikt en de gegevensstromen, die daarmee zullen worden verwerkt. Opdrachtgever heeft

Opdrachtnemer daartoe van voldoende en correcte informatie voorzien en zal desgewenst nadere informatie verstrekken, voor zover deze informatie beschikbaar is. 2.3

Opdrachtnemer zal een Escrow-overeenkomst sluiten waarin de Broncodes en alle noodzakelijke technische informatie van de Programmatuur vastgelegd zijn. Nieuwe Versies

en Releases van de Programmatuur worden op dezelfde wijze als de oorspronkelijke Versies en Releases in de Escrow-overeenkomst opgenomen.

3

Duur van de overeenkomst

3.1

Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 3 jaar, ingaande op 1 januari

3.2

Deze overeenkomst heeft vijfmaal een optie tot verlenging van één (1) jaar. Opdrachtgever

2009.

kan hier gebruik van maken door Opdrachtnemer dit minstens drie (3) maanden voor het einde van de looptijd kenbaar te maken. Verlenging vindt plaats onder gelijkblijvende voorwaarden.

4 4.1

Nieuwe versies Opdrachtnemer verplicht zich de mogelijkheid Nieuwe versies uit te brengen bij voortduring

en in voldoende mate te onderzoeken en de Nieuwe versie(s) bedoeld voor Opdrachtgever te zullen verstrekken. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever zo vroeg mogelijk schriftelijk

informeren over de uitkomsten van onderzoek naar Nieuwe versies, alsmede over de inhoud en gevolgen m.b.t. de Programmatuur, de impact op de functionaliteit, prestatie-indicatoren _________________________________________________________________________________________________________________ Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag ‘Elektronisch Kinddossier’, kenmerk 87 GG&GD 08


en geprogrammeerde en ingebouwde informatie beveiligingsaspecten en alsmede over de

eventuele gevolgen voor het onderhoud van de Programmatuur zodanig dat duidelijk wordt voor welke Versies het onderhoud gegarandeerd kan blijven. Opdrachtgever krijgt 2

maanden de tijd om ervoor te kiezen om deze Nieuwe Versie wel of niet te accepteren. Opdrachtgever is niet verplicht Nieuwe versies te accepteren. Opdrachtgever erkent dat de

op een na laatste Versie in gebruik moet zijn om het recht op onderhoud te behouden (zie artikel 14 lid 1). 4.2

Ten aanzien van het gebruik van Nieuwe versies is Opdrachtgever gerechtigd een nieuwe overeenkomst te sluiten met Opdrachtnemer op gelijkluidende voorwaarden als in deze overeenkomst opgenomen.

4.3

Opdrachtnemer zal tijdig voor het aanbrengen van een Nieuwe versie aan Opdrachtgever

kenbaar maken welke additionele kosten zoals bedoeld in het vorige lid van dit artikel voor het gebruik van deze Nieuwe versie zijn verbonden.

5 5.1

Boete Indien de Opdrachtnemer de door of namens Opdrachtgever gegeven opdrachten niet nakomt, of de in de offerteaanvraag (Bijlage 3) gegeven voorschriften en/ of bepalingen niet naleeft, zal een korting worden toegepast van € 2.250,00. Deze korting wordt verbeurd

zonder dat in gebreke stelling nodig is. Indien het hiervoor bedoelde geval langer dan een

etmaal voortduurt of in stand blijft, geschiedt verbeurdverklaring van de korting bij aanvang van ieder volgend etmaal. Het opleggen van de korting laat het recht van Opdrachtgever op schadevergoeding van de tekortkoming onverlet. 5.2

Op deze Overeenkomst is de boeteclausule van artikel 24 van de algemene voorwaarden van de gemeente Utrecht voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/ goederen en/ of

diensten van toepassing. De maximaal door Opdrachtgever op te leggen boete bedraagt 20% van de totale (geschatte) waarde van deze overeenkomst (exclusief eventuele verleningen).

6 6.1

Acceptatie Partijen hebben in onderling overleg procedures vastgesteld ten aanzien van de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de Acceptatietest. De Acceptatietest betreft in ieder geval de initieel geleverde Broncodes, Objectcodes, Programmatuur en Documentatie. Nieuwe Versies en/of Nieuwe Releases kunnen door Opdrachtgever eveneens aan een

Acceptatietest worden onderworpen. In dit geval geldt in afwijking van het bepaalde in artikel 7 lid 1, een garantieperiode van 12 maanden. 6.2

De Acceptatietest zal door Opdrachtgever worden opgesteld. De kosten van de door

Opdrachtnemer daarbij op verzoek van Opdrachtgever te verlenen medewerking zullen tegen de op dat moment geldende tarieven aan Opdrachtgever in rekening worden gebracht.

6.3

De Acceptatietest dient voorafgegaan te worden door een Systeemtest door Opdrachtnemer. De resultaten hiervan dienen ter beschikking gesteld te worden aan Opdrachtgever.



6.4

Direct nadat de Acceptatietest heeft plaatsgevonden, wordt door Partijen een Proces-verbaal van Oplevering opgemaakt en ondertekend. In dit proces-verbaal zullen worden vastgelegd

de gebreken die de Programmatuur vertoont en voorts of delen van de Programmatuur door Opdrachtgever is (zijn) geaccepteerd, dan wel afgekeurd. 6.5

Kleine gebreken, waartoe gerekend worden gebreken, die door hun aard en/of aantal

bedrijfsmatige ingebruikname van de Programmatuur redelijkerwijze niet in de weg staan, zullen geen reden tot onthouding van de Acceptatie zijn, onverminderd de verplichting van

Opdrachtnemer tot kosteloos herstel van zodanige gebreken zoals bedoeld in artikel 6 lid 6.

6.6

Binnen 10 Werkdagen na de datum van het proces-verbaal zoals in artikel 6 lid 4 bedoeld, zal Opdrachtnemer de in het proces-verbaal vastgelegde gebreken voor eigen rekening verhelpen.

6.7

Indien Opdrachtgever de Programmatuur niet bij de eerste uitvoering van de Acceptatietest heeft geaccepteerd, zal uiterlijk binnen 10 Werkdagen na de datum van het proces-verbaal zoals in artikel 6 lid 4 bedoeld de Acceptatietest worden herhaald. In een tweede

proces-verbaal zal worden vastgelegd of de in het eerste proces-verbaal opgenomen

Gebreken zijn verholpen en - in geval van afkeuring zoals in artikel 6 lid 4 bedoeld - of de Programmatuur thans is goedgekeurd.

Terzake van niet-verholpen gebreken geldt het zoals in artikel 6 lid 5 en 6 lid 6 bepaalde gelijkelijk. 6.8

Indien de Programmatuur na de tweede Acceptatietest zoals opnieuw door Opdrachtgever wordt afgekeurd, is Opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst - eventueel voorwaardelijk of gedeeltelijk - buiten rechte te ontbinden zonder dat daarvoor enige aanmaning of

ingebrekestelling, is vereist. De Opdrachtnemer is in dat geval aansprakelijk voor de door Opdrachtgever geleden en te lijden schade, met inachtneming van de beperkingen neergelegd in artikel 8 van deze overeenkomst. Onverminderd zijn recht op

schadevergoeding en verbeurde boete is Opdrachtgever tevens gerechtigd Opdrachtnemer toe te staan de gebreken alsnog voor diens rekening te laten herstellen. 6.9

Indien alle onderdelen van de Programmatuur door Opdrachtgever wordt (worden)

geaccepteerd, zal de datum waarop het betreffende proces-verbaal is opgesteld en ondertekend, gelden als de datum van Acceptatie.

6.10

Indien Opdrachtnemer niet tijdig medewerking verleent aan de Acceptatietest zoals in artikel 6 lid 3 bedoeld, danwel de in artikel 6 lid 4 en 6 genoemde Gebreken door Opdrachtnemer

niet tijdig zijn verholpen, zal Opdrachtnemer, na voorafgaande schriftelijke kennisgeving in elk van deze gevallen een dadelijk opeisbare, niet voor compensatie vatbare boete

verbeuren aan Opdrachtgever zoals aangegeven in artikel 5.2 per Werkdag of gedeelte van een Werkdag dat de overtreding voortduurt. Deze boete laat de overige rechten van Opdrachtgever, waaronder die op schadevergoeding, onverlet. 6.11

Indien Opdrachtnemer niet tijdig voldoet aan zijn verplichting tot herstel van gebreken is

Opdrachtgever, onverminderd zijn verdere rechten, gerechtigd deze gebreken na

voorafgaande kennisgeving op kosten van Opdrachtnemer hetzij zelf hetzij door derden te doen verhelpen.

Opdrachtnemer is verplicht hieraan zijn medewerking te verlenen. In dat geval is

Opdrachtnemer verplicht de daarvoor benodigde informatie op eerste verzoek te verstrekken. _________________________________________________________________________________________________________________ Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag ‘Elektronisch Kinddossier’, kenmerk 87 GG&GD 08


6.12

Opdrachtgever is gerechtigd na voorafgaande schriftelijke kennisgeving de Acceptatietest,

alsmede de Programmatuur door een derde deskundige te laten onderzoeken, alvorens de

Acceptatietest of de Programmatuur goed te keuren c.q. te accepteren. Opdrachtnemer kan hieraan zijn medewerking verlenen en kan verlangen dat de derde vooraf verklaart zich te zullen houden aan de verplichting tot geheimhouding.

Partijen streven er naar gezamenlijk en in overeenstemming te kiezen voor deze derde deskundige. Een derde deskundige van wie de Opdrachtnemer gemotiveerd kan aantonen dat deze een concurrent is van Opdrachtnemer omdat deze concurrent met de

Programmatuur concurrerende programma’s exploiteert of anderszins direct of indirect

belang heeft bij afkeuring van de Programmatuur zal worden uitgesloten van het onderzoek zoals bedoeld in dit artikel. 6.13

In het kader van de Acceptatietest zoals in artikel 6 lid 3 kan Opdrachtgever Opdrachtnemer verzoeken de Programmatuur op de Apparatuur aan Opdrachtgever, diens Personeel alsmede aan de zoals in artikel 6 lid 12 genoemde derden te demonstreren alvorens Opdrachtgever de Programmatuur accepteert.

6.14

Na Acceptatie is Opdrachtnemer op grond van deze overeenkomst niet gehouden tot het herstel van gebreken in de Programmatuur met uitzondering van de gevallen waarin: a. b. c. d.

Opdrachtgever aanspraak kan maken op rechten uit (de) garantie(s) zoals in artikel 7 bedoeld en/of

de gebreken bij correcte nakoming door Opdrachtnemer van overeengekomen onderhoudsverplichtingen niet zouden zijn opgetreden en/of

de gebreken bij Acceptatie van de Programmatuur verborgen waren en door Opdrachtgever redelijkerwijs niet konden worden geconstateerd en/of

dit herstel onder een afgesloten onderhoudsovereenkomst zal worden verricht. Opdrachtnemer is in deze gevallen verplicht tot herstel van die gebreken conform het bepaalde in deze overeenkomst.

De herstelplicht zoals in artikel 6.14.c bedoeld eindigt twaalf (12) maanden na Acceptatie.

7 7.1

Garantie Opdrachtnemer garandeert (mits de specificaties door beide Partijen voldoende objectief

bepaald zijn en schriftelijk overeengekomen) gedurende twaalf (12) maanden na Acceptatie dat: a. b. c.

de Programmatuur ook bij piekbelasting de overeengekomen eigenschappen bevat, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en voldoet aan de aangeboden specificaties; de Programmatuur efficiënt, deugdelijk en onderling samenhangend is geschreven;

de Programmatuur geschikt is voor gebruik in samenhang met de door Opdrachtgever te gebruiken programmatuur als genoemd in de offerteaanvraag (Bijlage 3) en de overige

bij Opdrachtgever aanwezige Apparatuur als genoemd in Bijlage 3, op het moment van Implementatie; d.

de Programmatuur geschikt is voor het in artikel 2 bedoelde gebruiksrecht en zoals

e.

de Programmatuur met functies kan worden uitgebreid en geschikt gemaakt worden,

f.

de Programmatuur geen andere beveiligingsmaatregelen of- functies bevat dan die

omschreven in Bijlage 3 waarvoor Opdrachtgever deze heeft verworven; voor gebruik in samenhang met andere apparatuur;

welke in de Documentatie zijn vermeld; tevens zal Opdrachtnemer door middel van up-



to-date software de Programmatuur vrijhouden van vreemde elementen zoals logic bombs, virussen, worms, etc.; g.

de Programmatuur onder gelijkblijvende omstandigheden niet leidt tot een hogere

h.

de Programmatuur volledig uitwisselbaar, dat wil zeggen "compatible", zal blijven met

belasting van de Apparatuur;

gebruikte programmatuur en dat in het geval programmatuur wordt gewijzigd c.q.

wijzigingen door de betreffende Opdrachtnemer worden aangekondigd, Opdrachtnemer zich verplicht om binnen 2 maanden na het op de markt brengen van de betreffende i.

gewijzigde programmatuur daaraan aangepaste Programmatuur te kunnen aanbieden;

gangbare, bijpassende, geteste en voor de Programmatuur volledig geschikt bevonden Systeemprogrammatuur aan Opdrachtgever kan worden geleverd, alsmede dat - indien noodzakelijk - Systeemprogrammatuur kan worden aangepast;

j.

k. l.

Opdrachtnemer gebruikservaringen met betrekking tot de Programmatuur zal

inventariseren en, zonodig, door middel van Nieuwe Versies wijzigingen of aanvullingen van de Programmatuur zal aanbieden;

de door of namens hem te verrichten implementatiewerkzaamheden op vakbekwame wijze ononderbroken zullen worden uitgevoerd;

voor de duur van de overeenkomst zijn Personeel voldoet en zal blijven voldoen aan de overeengekomen kwaliteit ten aanzien van opleiding, deskundigheid en ervaring.

7.2

Onverminderd het bepaalde in artikel 7 lid 1, garandeert Opdrachtnemer voorts voor de duur van twaalf (12) maanden na Acceptatie dat Gebreken in de Programmatuur voor rekening van Opdrachtnemer zullen worden verholpen.

7.3

Indien de Apparatuur en/of Programmatuur tijdens de garantieperiode ten gevolge van Gebreken in de Programmatuur meer dan acht (8) uren buiten werking is, zal de garantieperiode met het aantal uitval uren worden verlengd.

8 8.1

Aansprakelijkheid Indien één der Partijen tekortschiet in de nakoming van één of meer van zijn verplichting(en) uit deze overeenkomst, zal de andere Partij hem deswege in gebreke stellen, tenzij

nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige Partij onmiddellijk in gebreke is.

De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij aan de nalatige Partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft

het karakter van een fatale termijn. 8.2

De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichting(en) is tegenover de andere Partij aansprakelijk voor vergoeding van de door de andere Partij geleden c.q. te lijden directe schade. Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten.

8.3

De in artikel 8 lid 2 bedoelde aansprakelijkheid voor directe schade, is beperkt tot een maximum bedrag van € 500.000,00. Onder directe schade wordt verstaan: a.

schade aan Programmatuur en Apparatuur en gegevensbestanden, waaronder in elk geval verstaan wordt: materiële beschadiging, gebrekkig of niet functioneren, verminderde betrouwbaarheid en verhoogde storingsgevoeligheid.

b.

kosten van noodzakelijke wijzigingen en/of veranderingen in Apparatuur,

Programmatuur, specificaties, materialen of documentatie, aangebracht ter beperking c.q. herstel van schade;



c.

de kosten van noodvoorzieningen, zoals het uitwijken naar andere computersystemen,

d.

kosten, waaronder begrepen personeelskosten, van het noodgedwongen langer

e.

redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van directe schade, die als gevolg

f.

redelijke kosten gemaakt ter vaststelling van de schadeoorzaak, de aansprakelijkheid,

of het inhuren van derden;

operationeel houden van (het) oude syste(e)m(en) en daarmee samenhangende voorzieningen;

van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht; de directe schade en de wijze van herstel.

8.4

9 9.1

De in artikel 8.3 opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid komen te vervallen: a.

indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Opdrachtnemer en/of diens

b.

in geval van schending van intellectuele (eigendoms)rechten zoals in artikel 10 bedoeld.

Personeel; en/of

Betaling Indien de Opdrachtnemer toerekenbaar te kort is geschoten in de nakoming van zijn verplichtingen uit deze overeenkomst en de Opdrachtgever de Opdrachtnemer in gebreke heeft gesteld met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 lid 1 en 8 lid 2 van deze

overeenkomst en de Opdrachtnemer in verzuim is, heeft Opdrachtgever het recht zijn betalingsverplichtingen jegens de Opdrachtnemer op te schorten.

10 10.1

Intellectuele (eigendoms)rechten De intellectuele (eigendoms)rechten, met betrekking tot het Elektronisch Kinddossier blijven berusten bij Opdrachtnemer. Opdrachtgever verkrijgt van Opdrachtnemer een gebruiksrecht overeenkomstig deze overeenkomst.

10.2

Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken van derden ter zake van

(eventuele) inbreuk op auteurs- en merkenrechten van die derden, mits Opdrachtgever Opdrachtnemer onmiddellijk schriftelijk informeert en de behandeling van de claim voor

zover betrekking hebbend op de verplichtingen en rechten van Opdrachtnemer uit hoofde van dit artikel en in haar hoedanigheid van eigenaar van de intellectuele eigendomsrechten zowel in als buiten rechte uitsluitend althans tevens aan Opdrachtnemer overlaat en hierbij alle mogelijke medewerking verleent. Deze vrijwaring geldt mutatis mutandis als

verplichting van Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer in die gevallen waarin Opdrachtgever eigenaar is van de intellectuele eigendomsrechten en voor die gevallen waarin

Opdrachtgever zelf wijzigingen in of werkzaamheden aan de Programmatuur heeft aangebracht. Opdrachtnemer verplicht zich tot het, op zijn kosten, treffen van alle

maatregelen die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie bij Opdrachtgever en tot

beperking van de door Opdrachtgever te maken extra kosten en/of te lijden schade, met inachtneming van de beperkingen neergelegd in artikel 8 van deze overeenkomst. Daaronder begrepen:

(i) het verwerven van een gebruiksrecht voor de Programmatuur, (ii) het zodanig wijzigen van de betrokken Programmatuur dat deze geen inbreuk meer maakt op de rechten van derden,

Opdrachtgever zal hieraan zijn redelijkerwijs vereiste medewerking verlenen. Onverminderd het hiervoor in dit lid bepaalde, is Opdrachtgever gerechtigd, indien derden Opdrachtgever



ter zake van schending van intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, deze

overeenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk, te ontbinden onverminderd zijn verdere rechten. Van zijn recht tot ontbinding van deze overeenkomst zal

Opdrachtgever geen gebruik maken dan na voorafgaand overleg met Opdrachtnemer.

11 11.1

Geheimhouding en beveiliging Onverminderd de in deze overeenkomst aan Opdrachtgever toegekende rechten, zullen beide Partijen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen t.a.v. de informatie over elkaars

organisatie, de werking van de Apparatuur, de bestanden en Programmatuur. Behoudens

voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij zal ieder der Partijen informatie en gegevensdragers welke hem ter beschikking staan, niet buiten het kader van hetgeen in deze overeenkomst is toegestaan aan derden ter beschikking stellen en aan zijn Personeel en voor zover dit krachtens deze overeenkomst is toegestaan aan desbetreffende derden

slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestaties.

Partijen zullen hun Personeel verplichten deze geheimhoudingsbepalingen na te leven. Indien door één der Partijen wordt gehandeld in strijd met deze bepaling zal die Partij

zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist in elk van deze gevallen een dadelijk opeisbare, niet voor compensatie vatbare boete verbeuren aan de andere Partij van € 15.000,- per gebeurtenis tenzij de werkelijk geleden schade onevenredig veel groter is. Deze boete laat de overige rechten van de andere Partij, waaronder die op schadevergoeding, onverlet. 11.2

Personeel van Opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden, voorzover die bij Opdrachtgever worden verricht, is verplicht door Opdrachtgever aangehouden beveiligingsprocedures in acht te nemen.

Opdrachtgever is gerechtigd te vorderen dat van Personeel dat door Opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst wordt ingezet vooraf verklaringen omtrent het gedrag worden overgelegd.

Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd Personeel van Opdrachtnemer, dat voor de uitvoering van de overeenkomst is of zal worden ingeschakeld, aan een

veiligheidsonderzoek conform de bij Opdrachtgever gebruikelijke regels te onderwerpen. Opdrachtnemer zal aan dit onderzoek zijn volledige medewerking verlenen. Opdrachtgever is gerechtigd op grond van de uitkomsten van een dergelijk

veiligheidsonderzoek, zonder opgave van redenen te weigeren dat het betrokken Personeelslid bij de uitvoering van de overeenkomst wordt ingezet. Opdrachtnemer is in dat geval verplicht dat Personeelslid door een andere, qua opleiding, ervaring en deskundigheid gelijkwaardig Personeelslid te vervangen en ten aanzien van het vervangen Personeelslid de

geheimhouding in artikel 11.1 bedoeld in acht te nemen. 11.3

12 12.1

Geen van beide Partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere Partij in publicaties of reclame-uitingen van deze overeenkomst melding maken.

Ondersteuning Opdrachtnemer zal Opdrachtgever en diens Personeel vertrouwd maken met het gebruik van de Programmatuur, zoals overeen te komen in het gezamenlijk te maken implementatieplan.



12.2

De ondersteuning wordt gegeven door deskundigen, die daartoe bekwaam en geschikt zijn en zoveel mogelijk gegeven door díe deskundigen die bij de Implementatie zijn of waren betrokken.

12.3

Gedurende de duur van deze overeenkomst is Opdrachtnemer verplicht en in staat zo nodig Personeel van Opdrachtgever opleiding(en) te geven ten behoeve van het gebruik en de verdere ontwikkeling en het onderhoud van de Programmatuur tegen de in de offerteaanvraag genoemde voorwaarden en de in offerte genoemde tarieven.

13 13.1

Contactpersonen en Rapportage Beide partijen zullen een contactpersoon en een vervangend-contactpersoon aanwijzen, die de contacten over de (wijze van) uitvoering van deze overeenkomst zullen onderhouden.

13.2

Er zal periodiek overleg plaatsvinden tussen functionarissen van partijen over de wijze waarop deze overeenkomst wordt uitgevoerd. In dit overleg zal in ieder geval de uitvoering van de Overeenkomst aan de orde komen. Afspraken, die in dit overleg door de

contactpersonen van partijen zijn gemaakt zullen schriftelijk worden vastgelegd door

contactpersoon Opdrachtgever. Partijen garanderen over en weer dat de personen die namens hen aan dit overleg deelnemen bevoegd zijn om afspraken te maken.

14

Onderhoud

14.1

Opdrachtnemer zal de Programmatuur onderhouden gedurende de looptijd van deze

14.2

Het onderhoud omvat:

overeenkomst overeenkomstig de hierna volgende bepalingen.

a:

Correctief onderhoud: Het opsporen en herstellen van Gebreken, mits reproduceerbaar of aantoonbaar, in de Programmatuur en Documentatie.

b: 14.3

Vernieuwend onderhoud:

Het beschikbaar stellen van Nieuwe Releases van de Programmatuur.

Met betrekking tot het in artikel 14 lid 2 sub a bedoelde onderhoud verplicht

Opdrachtnemer zich binnen een periode van acht (8) uur na schriftelijke of telefonische melding van de Gebreken, die maatregelen te nemen die leiden c.q. mogelijkerwijs zullen kunnen leiden tot herstel van de Gebreken op kortst mogelijke termijn.

Partijen kunnen overeenkomen dat Gebreken, die bedrijfsmatig gebruik van de

Programmatuur redelijkerwijze niet in de weg staan, zullen worden verholpen door een Nieuwe Release.

Opdrachtnemer zal deze Nieuwe Release alsdan zo spoedig mogelijk na melding beschikbaar stellen zonder kosten voor Opdrachtgever. 14.4

Opdrachtnemer zal zich maximaal inspannen om te kunnen voorzien in tijdelijke oplossingen, indien de Programmatuur – om welke reden ook – langer dan vier (4) uren

buiten werking is c.q. voorzienbaar is of wordt dat de Programmatuur langer dan vier (4) uren buiten werking zal zijn, tenzij Opdrachtnemer aannemelijk maakt dat dit in dat geval niet mogelijk of acceptabel is. Partijen treden dan zo spoedig mogelijk in overleg over de meest adequate en geschikte oplossing van het ontstane probleem. _________________________________________________________________________________________________________________ Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag ‘Elektronisch Kinddossier’, kenmerk 87 GG&GD 08


In verband met het in de vorige alinea bepaalde zal Opdrachtnemer binnen zestien (16) uur

na aanvang van het onderzoek naar de geëigende herstelmaatregelen een schatting van het met herstel gemoeid zijnde aantal uren afgeven.

De herstelwerkzaamheden zullen, indien noodzakelijk, plaatsvinden buiten de reguliere werktijden van de Opdrachtnemer. 14.5

Tot de herstelwerkzaamheden zoals in artikel 14.4 bedoeld behoort tevens het verstrekken van, tijdelijke, probleemoplossingen in de vorm van een programmaomweg om het betreffende gebrek te omzeilen.

Indien Opdrachtnemer aantoont dat een gebrek niet anders kan worden verholpen, is

Opdrachtnemer gerechtigd een probleemvermijdende restrictie in de Programmatuur aan te brengen. Deze restrictie zal de functies, die in de Programmatuur zijn vastgelegd zo min mogelijk aantasten. De probleemvermijdende restrictie zal zo spoedig mogelijk door Opdrachtnemer uit de Programmatuur worden verwijderd.

Programmaomwegen of probleemvermijdende restricties die niet reeds in een P.T.F. voorzien worden, zullen door Opdrachtnemer niet eerder worden aangebracht dan na verkregen schriftelijke toestemming van Opdrachtgever.

Bij het indienen van een daartoe strekkend verzoek zal Opdrachtnemer aantonen dat het gebrek niet op andere wijze kan worden verholpen, alsmede welke de gevolgen van de omweg of restrictie zijn alsmede welke vermindering van gebruikswaarde van de Programmatuur dit tot gevolg heeft. 14.6

Met betrekking tot het in artikel 14 lid 2 sub b bedoelde onderhoud verplicht

Opdrachtnemer zich de mogelijkheid om de logische samenhang van de Programmatuur te verbeteren in voldoende mate te onderzoeken en nieuwe Releases aan Opdrachtgever

beschikbaar te zullen stellen. Opdrachtnemer zal zo vroeg mogelijk gebruikers van de Programmatuur schriftelijk informeren over (onderzoek naar) nieuwe Releases, alsmede over de inhoud en gevolgen hiervan. Opdrachtgever is verplicht deze nieuwe Releases (eventueel na Acceptatie) in gebruik te nemen. 14.7

Opdrachtnemer geeft twee (2) maanden van te voren schriftelijk aan Opdrachtgever aan dat

er een Nieuwe Versie of Nieuwe Release wordt vrijgegeven en wat de consequenties voor de Opdrachtgever zijn wanneer men deze de Nieuwe Versie of Nieuwe Release niet accepteert,

zodanig dat het onderhoud gedurende deze overeenkomst gegarandeerd blijft. 14.8

Partijen bepalen dat ten aanzien van de procedures tot het registreren, melden en herstellen

van Gebreken zoals in dit artikel genoemd, nadere schriftelijke afspraken kunnen worden gemaakt die kunnen afwijken van de in dit artikel genoemde bepalingen.

15 15.1

Verplichtingen Opdrachtgever Opdrachtgever zal ervoor zorgen dat de gebruikers van de Programmatuur de vereiste

opleidingsprogramma’s hebben gevolgd met betrekking tot het gebruik en de toepassing van de Programmatuur en de Apparatuur waarop zij wordt gebruikt en dat de gebruikers van Opdrachtgever zich zullen richten naar de door Opdrachtnemer in redelijkheid verstrekte aanwijzingen.



16 16.1

Overdracht rechten en verplichtingen; onderaanneming Partijen staan er over en weer voor in dat bij de overdracht van

Opdrachtnemer/Opdrachtgever aan een derde of bij overdracht van de zeggenschap over Opdrachtnemer/Opdrachtgever aan een derde, de rechten en verplichtingen zoals

vastgelegd in deze overeenkomst ongewijzigd door de derde worden overgenomen. 16.2

Indien Opdrachtnemer bij de uitvoering van deze overeenkomst, gebruik wil maken van de

diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijke inhuur van personeel,

dan zal hij daartoe slechts bevoegd zijn na daartoe verkregen schriftelijke toestemming van

Opdrachtgever, welke toestemming niet op onredelijke gronden zal worden onthouden.

Bij het verlenen van goedkeuring als in dit lid bedoeld, is Opdrachtgever gerechtigd aan de

goedkeuring voorwaarden te verbinden c.q. deze in tijd te beperken. De door Opdrachtgever gegeven toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de

Opdrachtnemer voor de nakoming van de krachtens deze overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen.

17 17.1

Ontbinding Buiten hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald is: a. ieder der Partijen gerechtigd deze overeenkomst d.m.v. een aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden indien de andere Partij ook na schriftelijke aanmaning stellende een redelijke termijn in gebreke blijft aan zijn verplichtingen uit deze overeenkomst te voldoen.

b. Opdrachtgever gerechtigd zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn

vereist, buiten rechte de overeenkomst d.m.v. een aangetekend schrijven te ontbinden indien Opdrachtnemer voorlopige surséance van betaling aanvraagt of hem voorlopige

surséance van betaling wordt verleend; Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; de onderneming van Opdrachtnemer wordt

geliquideerd; Opdrachtnemer zijn huidige onderneming staakt; op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer dan wel op de programmatuur en/of de

Programmatuur beslag wordt gelegd, danwel Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit deze overeenkomst na te kunnen komen. 17.2

Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren o.m.: vrijwaring voor schending van intellectuele

(eigendoms)rechten (art. 10), geheimhouding (art. 11), geschillenbeslechting, toepasselijk recht en domiciliekeuze (art. 18). 17.3

In geval van verkoop van de eigendom van de Programmatuur door Opdrachtnemer aan

(een) derde(n) is Opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst te beëindigen met

inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden, dan wel de overeenkomst ongewijzigd te laten voortduren met deze derde(n). Aan een opzegging door Opdrachtgever zijn geen kosten verbonden.



18

Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze

18.1

Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

18.2

Verschillen van mening tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs

minnelijke weg is opgelost, wordt er geacht een geschil te bestaan. 18.3

Alle geschillen, daaronder begrepen die welke door slechts een der Partijen als zodanig

wordt beschouwd, die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de ten uitvoering van deze bepalingen of de overeenkomst mochten ontstaan, zullen bij uitsluiting worden

voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht, tenzij de Partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen.

19 19.1

Overige bepalingen Op deze overeenkomst zijn van toepassingen de Algemene Voorwaarden van de Gemeente

Utrecht voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten 2003 (met uitzondering van artikel 24 lid 3 daarvan).

Daar waar gemeente Utrecht staat in de Algemene Voorwaarden, moet gelezen worden: “Opdrachtgever”.

Deze voorwaarden worden als Bijlage 5 bij deze overeenkomst gevoegd. Bij eventuele tegenstrijdigheden dan wel onvolkomenheden tussen deze overeenkomst en genoemde

algemene voorwaarden prevaleren de bepalingen uit deze overeenkomst.

De volgende documenten worden als bijlagen bij deze overeenkomst gevoegd en maken daar deel van uit. Indien deze bijlagen met elkaar in tegenspraak zijn, geldt bij de

interpretatie van de overeenkomst de rangorde, waarbij de inhoud van het hoger genoemde

document prevaleert boven het lager genoemde: 0.

Deze overeenkomst;

2.

Nota van Inlichtingen d.d. … oktober 2008;

4.

Offerte van de Opdrachtnemer d.d. … oktober 2008;

1. 3. 5.

Verificatieverslag d.d. … december 2008; Offerteaanvraag Opdrachtgever met kenmerk 87 GG&GD 08; De algemene voorwaarden van de gemeente Utrecht voor overeenkomsten tot het

leveren van zaken/goederen en/of diensten 2003, met uitzondering van artikel 24 lid 3 daarvan. 19.2

Kennisgevingen die Partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen,

19.3

Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij

19.4

Geen van Partijen is bevoegd personeelsleden van de andere Partij te bewegen tot prestaties,

vinden schriftelijk plaats.

deze schriftelijk zijn bevestigd.

toezeggingen en dergelijke, tegen enige vorm van beloning of gift aan dat personeelslid, zonder welke beloning of gift de prestatie of toezegging niet, c.q. onder andere voorwaarden, tot stand zou zijn gekomen.

Indien (het personeel van) een van Partijen in strijd met het hier bepaalde handelt, zal deze Partij zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist in elk van deze gevallen

een dadelijke opeisbare, niet voor compensatie vatbare boete verbeuren aan de ander Partij _________________________________________________________________________________________________________________ Bureau Aanbestedingen Offerteaanvraag ‘Elektronisch Kinddossier’, kenmerk 87 GG&GD 08


van € 50.000,- per overtreding. Deze boete laat de overige rechten van de andere Partij,

waaronder die op schadevergoeding, onverlet. 19.5

Het nalaten door één van de Partijen om binnen een in de overeenkomst genoemde termijn

nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende Partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming akkoord is gegaan.

Aldus overeengekomen en in drievoud opgemaakt en ondertekend te Utrecht, d.d. _____________

Opdrachtgever,

Opdrachtnemer,

1) Gemeente Utrecht, Dienst ……

Opdrachtnemer.

De heer/ mevrouw…..

De heer/ mevrouw ……

Directeur Dienst …..

Directeur

2) GGD Midden-Nederland De heer/ mevrouw…… Functie

Bijlagen: 1.

Verificatieverslag d.d. … december 2008;

2.

Nota van Inlichtingen d.d. … oktober 2008;

4.

Offerte van de Opdrachtnemer d.d. … oktober 2008;

3. 5.

Offerteaanvraag Opdrachtgever met kenmerk 87 GG&GD 08; De algemene voorwaarden van de gemeente Utrecht voor overeenkomsten tot het leveren van

zaken/goederen en/of diensten 2003, met uitzondering van artikel 24 lid 3 daarvan.



Offerteaanvraag Elektronisch Kinddossier, kenmerk 87 GG&GD 08

Recommend Documents