Effecten van het Elektronisch Kinddossier op de interbestuurlijke administratieve lasten in de jeugdgezondheidszorg

Effecten van het Elektronisch Kinddossier op de interbestuurlijke administratieve lasten in de jeugdgezondheidszorg

Capgemini Nederland BV Drs. E. van Bostelen Drs. E.P. Hoorweg MCM P.J. Mehlkopf MCM Drs. J.C. Toeter Drs. C.A.M. de Wit

i

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

1

1.1

Achtergrond van het onderzoek

1

1.2

Elektronisch Kinddossier

1

1.3

Definitie interbestuurlijke administratieve lasten

2

1.4

Leeswijzer

3

Onderzoeksverantwoording

4

2.1

Doelstelling

4

2.2

Uitgangspunten bij het onderzoek

4

2.3

Het PeQuniamodel (standaardkostenmodel)

6

2.4

Onderzoeksaanpak

7

2.5

Betrouwbaarheid en representativiteit

9

2.

3.

De onderzoeksregio's

11

3.1

Selectiecriteria

11

3.2

Deelnemende regio’s en de ontwikkeling van hun EKD

11

4.

Informatieverplichtingen en normgetallen

15

4.1

Informatieverplichtingen op basis van weten regelgeving

15

4.2

Normgetallen

18

5.

Beeld van de eenmalige en structurele kosten

20

5.1

Inleiding

20

5.2

Eenmalige en structurele kosten EKD

20

5.3

Structurele besparing van archiefruimte op termijn

22

5.4

Conclusies en samenvatting

23

6.

Uitkomsten peilmoment 1 en 2 – PeQuniamodel

24

6.1

Inleiding

24

6.2

Peilmoment 1: Interbestuurlijke administratieve lasten zonder EKD

26

6.3

Peilmoment 2a: Interbestuurlijke administratieve lasten met lokaal EKD

27

6.4

Peilmoment 2b: Interbestuurlijke administratieve lasten met een landelijke EKD

30

6.5

Opmerkingen bij de gerealiseerde reductie en beoogde winst

32

6.6

Conclusie

33

ii

7.

Toekomstscenario’s en de effecten op de interbestuurlijke administratieve lasten (peilmoment 3) 34 7.1

Zes mogelijke scenario’s

34

7.2

Gevolgen voor de functies op casusniveau

35

7.3

Gevolgen voor de functies op beleidsniveau

35

7.4

Gevolgen voor de functies verwijzing en signalering in zorgstructuren

36

7.5

Gevolgen voor de functie coördinatie van zorg

36

7.6

Conclusies

36

8.

Conclusies en aanbevelingen

38

8.1

Conclusies

38

8.2

Aanbevelingen

41

Bijlage A. Bijlage B. Bijlage C. Bijlage D.

Wet- en regelgeving Richtlijn contactmomenten Overzicht respondenten PeQunia-model Interbestuurlijke lasten EKD; huidige situatie

43 50 56 57

iii

1. Inleiding 1.1

Achtergrond van het onderzoek

De afgelopen jaren is de administratieve lasten-aanpak succesvol gebleken om de administratieve lasten voor bedrijven en burgers terug te dringen. Door toepassing van het standaardkostenmodel zijn effecten van weten regelgeving op de administratieve lasten kwantitatief in beeld gebracht, zodat beleidsambtenaren de effecten van hun (beleids)keuzes nu beter kunnen ramen. Actal wil de mogelijkheid onderzoeken of deze administratieve lasten-aanpak zich ook leent voor het terugdringen van de interbestuurlijke administratieve lasten van (semi-) publieke organisaties die door regelgeving worden veroorzaakt. In dat kader heeft Actal het initiatief genomen voor het laten uitvoeren van een onderzoek naar de effecten van de invoering van het Elektronische Kinddossier (EKD) op de interbestuurlijke administratieve lasten. Het gaat hierbij om de lasten die gepaard gaan met de gegevensuitwisseling tussen instellingen onderling, tussen instellingen en gemeenten als ook binnen de verticale interbestuurlijke lagen (rijk, provincies, gemeenten). Het gaat zowel om beleidsgegevens als om casusgebonden informatie.

1.2

Elektronisch Kinddossier

In het Regeerakkoord (februari 2007) is opgenomen dat het elektronische kinddossier (EKD) in de jeugdgezondheidszorg zo spoedig mogelijk wordt ingevoerd, uiterlijk in 2009. Het EKD legt vanaf de geboorte de ontwikkeling van een kind en de kenmerken uit zijn of haar omgeving vast. Jeugdartsen en verpleegkundigen van de jeugdgezondheidszorg houden in het dossier informatie bij over het kind, de gezinssituatie en de omgeving. De ontwikkeling van het EKD is door een financiële impuls van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) in 2004 feitelijk van start gegaan. Sinds eind jaren negentig is echter al op verschillende locaties in Nederland gestart met het vervangen van de papieren dossiers door een elektronische variant. Werken met een EKD moet de overdracht van gegevens (bijvoorbeeld bij verhuizing van een gezin) verbeteren en het digitaliseren van de informatie moet tevens de verstrekking en analyse van gegevens vanuit epidemiologisch oogpunt makkelijker maken. Binnen het systeem wordt ook gezocht naar een oplossing om te voorkomen dat kinderen uit beeld raken en om risicoinschattingen te kunnen maken en vastleggen waardoor adequater met andere instanties kan worden samengewerkt om tijdig in te grijpen als de situatie rond een kind dat nodig maakt.

1

Tot medio 2006 is de landelijke ontwikkeling van het EKD gefaciliteerd met als uitgangspunt dat landelijk basisvereisten worden gesteld aan het EKD, maar dat elke instelling of regio zelf uitmaakt hoe het EKD in te richten. Medio 2006 is besloten te werken aan een gemeenschappelijk landelijk EKD. Met instemming van het ministerie van VWS en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben ActiZ en GGD Nederland, koepelorganisaties van de jeugdgezondheidszorg 0 tot 19 jaar, de Stichting EKD.NL opgericht om het landelijke EKD te realiseren. Het EKD wordt een systeem voor gegevensvastlegging in het kader van de uit te voeren taken van de jeugdgezondheidszorg 0 tot 19 jaar en vormt daarmee tevens de basis voor informatieverstrekking. Het systeem wordt bij elk contactmoment van de jeugdgezondheidszorg gebruikt om bestaande informatie van de kinderen en jongeren op te vragen en nieuwe gegevens te registeren. Daarnaast wordt het systeem via een landelijke database gebruikt om informatie te ontsluiten voor derden zoals de Inspectie voor de Gezondheidszorg, het ministerie van VWS maar bijvoorbeeld ook TNO en het RIVM. Het EKD moet ook kunnen communiceren met de landelijke Verwijsindex Risicojongeren. Een systeem dat minimaal in staat moet zijn om risicojongeren te signaleren, bijvoorbeeld doordat een kind of jongere bij verschillende instanties bekend is en er door de verschillende instanties een (verhoogd) risico op problemen in de ontwikkeling is ingeschat. Vooralsnog is het uitgangspunt dat alle instanties afzonderlijk eigenaar blijven van de kindspecifieke informatie en dat de verwijsindex zelf dus geen inhoudelijke gegevens over de jeugdige bevat.

1.3

Definitie interbestuurlijke administratieve lasten

In dit onderzoek staan de zogenaamde interbestuurlijke administratieve lasten centraal. Voor een goed begrip van deze lasten zijn onderstaand de verschillende componenten nader gedefinieerd: Administratieve lasten: kosten voor het bedrijfsleven om te voldoen aan informatieverplichtingen voortvloeiend uit wet -en regelgeving van de overheid. Het gaat om het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie1. Interbestuurlijk: betreft de onderlinge betrekkingen tussen organisaties in de publieke sector. De publieke sector omvat het openbaar bestuur (overheid en semi-overheid) en particuliere organisaties met een publieke taak.

1

Bron: Handleiding Administratieve lasten ‘Meten is Weten’, Ministerie van Financiën, december 2003

2

Interbestuurlijke administratieve lasten: kosten voor (semi-) overheidsorganisaties of particuliere organisaties met een publieke taak voor het uitvoeren of laten uitvoeren van handelingen om te voldoen aan informatieverplichtingen voortvloeiend uit weten regelgeving van andere organisaties in de publieke sector. Het gaat om het beoordelen, verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie. Conform deze definitie vallen administratieve lasten voor burgers en bedrijven zonder publieke taak buiten de scope van het onderzoek. Ook administratieve lasten voor het verstrekken van gegevens tussen organisaties binnen de publieke sector zonder dat hieraan een wettelijke verplichting ten grondslag ligt, vallen buiten de scope.

1.4

Leeswijzer

Deze onderzoeksrapportage is als volgt opgebouwd: • In hoofdstuk twee zijn de uitgangspunten en de aanpak van het onderzoek nader toegelicht. Daarbij is ingegaan op de wijze van gegevensverzameling, het PeQunia-model en de betrouwbaarheid van de bevindingen. • In hoofdstuk drie zijn de organisaties in de jeugdgezondheidszorg die aan het onderzoek deelnemen kort beschreven. Dit is van belang om een vergelijking te kunnen maken met andere organisaties. • In hoofdstuk vier zijn de informatieverplichtingen weergegeven, voortvloeiend uit de weten regelgeving. Deze informatieverplichtingen vormen de kaders voor het vastleggen van gegevens en de interbestuurlijke uitwisseling daarvan. Daarbij is onderscheid gemaakt in weten regelgeving op casus (kind) niveau, op interbestuurlijk niveau (beleid & monitoring) en op het gebied van privacy. Daarnaast zijn enkele normgetallen weergegeven op basis waarvan de berekeningen zijn uitgevoerd. • In hoofdstuk vijf is een beeld gegeven van de eenmalige investeringen en de structurele beheerskosten voor de invoering van het EKD. Deze gegevens zijn gebaseerd op drie verschillende ervaringen met de implementatie. • In hoofdstuk zes zijn de resultaten van de kwantitatieve analyse voor peilmomenten 1 en 2 weergegeven. De interbestuurlijke administratieve lasten zijn daartoe uitgedrukt in euro’s voor de huidige situatie met EKD ten opzichte van de situatie zonder EKD. • In hoofdstuk zeven is een doorkijk gegeven op de toekomst. Echter, aangezien de toekomst niet valt te voorspellen is hierbij onderscheid gemaakt in een aantal scenario’s. Per scenario is aangegeven wat de gevolgen kunnen zijn voor de interbestuurlijke administratieve lasten. • In hoofdstuk acht zijn tenslotte de conclusies opgenomen en de aanbevelingen samengevat om de effecten van het EKD op de interbestuurlijke administratieve lasten te optimaliseren.

3

2. Onderzoeksverantwoording 2.1

Doelstelling

Het doel van het onderzoek naar de effecten van de invoering van het elektronisch kinddossier op de interbestuurlijke administratieve lasten is tweeledig: •

Aantonen wat de baten (zowel kwalitatief als kwantitatief) zijn van invoering van het elektronisch kinddossier voor de interbestuurlijke administratieve lasten en de eenmalige investeringen en structurele beheerskosten.

•

Verbetervoorstellen identificeren om de interbestuurlijke administratieve lasten te verminderen.

Daarnaast is in een separate rapportage verslag gedaan van de bruikbaarheid van de ALmethodiek voor burgers en bedrijven om interbestuurlijke lasten in kaart te brengen.

2.2

Uitgangspunten bij het onderzoek

Voor het project is een aantal uitgangspunten gehanteerd ten aanzien van het meten van (interbestuurlijk) administratieve lasten: • Meting volgens de IPAL Handleiding. Door de Interdepartementale projectdirectie administratieve lasten (IPAL, Ministerie van Financiën), is een handleiding administratieve lasten uitgegeven. Het onderzoek is uitgevoerd conform deze handleiding. Secundaire doelstelling van het onderzoek is een uitspraak, of (en hoe) deze werkwijze zich ook leent voor het ramen van interbestuurlijke administratieve lasten. • Een inzichtelijk en controleerbaar model. Het ontwikkelde model is zodanig ingericht dat de resultaten in de huidige en toekomstige metingen zijn te herleiden tot het niveau van de individuele interviews. Hierdoor is het model bruikbaar voor monitoringsdoeleinden waarbij het model inzicht geeft in de wijziging van de interbestuurlijke administratieve lasten indien de wet- of regelgeving wijzigt. • Het hebben van draagvlak voor de onderzoeksresultaten. Voor een betrouwbaar resultaat van de effectmeting is het van belang dat de onderzoekresultaten zijn afgestemd met diverse belanghebbenden. Tijdens het onderzoek heeft dit overleg op diverse momenten plaatsgevonden en is aandacht besteed aan het verkrijgen van draagvlak voor de onderzoeksresultaten. • De informatieverzameling op basis van interviews. De informatie die als input is gebruikt voor het onderzoeksmodel, is verkregen door het houden van interviews met direct betrokkenen uit het veld.

4

• Een gestructureerde interviewmethodiek en vastlegging van de resultaten. Hierdoor is tijdens het onderzoek de vergelijkbaarheid en de betrouwbaarheid van de onderzoeksgegevens gewaarborgd. • Een kwantitatieve en kwalitatieve analyse van de onderzoeksresultaten. De resultaten van de effectmeting zijn in beginsel kwantitatief van aard. Om de administratieve interbestuurlijk lasten te kunnen beoordelen en inzicht te verkrijgen in mogelijkheden voor vermindering van de lasten, zijn tijdens het onderzoek ook kwalitatieve aspecten meegenomen. Naast de meer generieke uitgangspunten is er tevens een aantal specifieke uitgangspunten gehanteerd in relatie tot het onderwerp van onderzoek, het elektronische kinddossier in de jeugdgezondheidszorg. Het betreft de volgende punten: • Volledige naleving. De kosten van de interbestuurlijke administratieve lasten zijn geraamd op basis van de aanname van volledige naleving van de ‘Richtlijn Contactmomenten Basistakenpakket Jeugdgezondheidszorg 0 tot 19 jaar’. Deze richtlijn is gebaseerd op het Basistakenpakket Jeugdgezondheidszorg dat is verankerd in de Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid (WCPV). Indien van toepassing is kwalitatief aangegeven wat de effecten zijn van niet-volledige naleving. • Referentiejaren: peildatum 1 en 2. Bij de interviews is uitgegaan van de situatie vóór invoering van het EKD (peildatum 1) en die ná invoering (peildatum 2). De feitelijke data van deze peildatum verschillen per regio. In het onderzoek is nagegaan of de huidige situatie representatief is voor de structurele situatie met EKD. Indien gebleken is dat de huidige situatie niet representatief is, bijvoorbeeld door tijdelijke effecten door recente invoering van het EKD, dan is daarvoor gecorrigeerd. Lasten van tijdelijke effecten zijn dan als transitiekosten opgenomen. • Naast de lasten, óók de baten. In het onderzoek worden alleen de interbestuurlijke administratieve lasten geraamd. Doordat de twee peildata zijn gekwantificeerd zijn de effecten (positief of negatief) op de interbestuurlijke administratieve lasten inzichtelijk. Naast deze effecten zijn mogelijke baten op andere vlakken geïnventariseerd, denk aan ‘kwaliteit van de gegevens’, ‘actualiteit van de gegevens’, het ‘aantal gegevens’, ‘uitwisselbaarheid van de gegevens’ waardoor de kwaliteit van dienstverlening toeneemt. Deze baten zijn in de kwantitatieve analyse buiten beschouwing gelaten, maar zijn in dit rapport wel kwalitatief beschreven. • Gemengde functie. Alle instellingen houden registraties bij op basis van hun wettelijke taak (zijnde hun normale ‘bedrijfsvoering’) en niet slechts in het kader van de interbestuurlijke administratieve verplichtingen. In het onderzoek zijn de kosten van registraties met een gemengde functie zowel op papier als elektronisch toegerekend aan de interbestuurlijke administratieve lasten. Waar van toepassing is kwalitatief aangegeven welk deel van de registratie ook naar andere doeleinden kan worden toegerekend. • Transitiekosten. Alle eenmalige kosten die een organisatie/instelling maakt om de overgang naar invoering van het EKD te kunnen realiseren. Hierbij kan worden gedacht aan (extra)

5

opleidingskosten en extra investeringskosten in ICT. Wanneer instellingen vóór invoering van het EKD nog helemaal niet geautomatiseerd waren, dan is hiervoor gecorrigeerd omdat het onredelijk is in die gevallen alle ICT-investeringskosten toe te rekenen aan de invoering van het EKD. Invoering van het EKD dient in dergelijke gevallen als ‘katalysator’ voor de inhaalslag die de organisaties op automatiseringsgebied toch al moeten maken. In het onderzoek is ervan uitgegaan dat alle instellingen qua automatiseringsgraad klaar zijn voor invoering van het EKD.

2.3

Het PeQuniamodel (standaardkostenmodel)

Om de interbestuurlijke lasten van de invoering van het EKD te kunnen kwantificeren, zijn twee PeQuniamodellen ontwikkeld (voor peildatum 1 en 2). In de PeQuniamodellen zijn alle (deel)handelingen opgenomen van de op die datum gangbare administratieve handelingen, met een relatie met de interbestuurlijke administratieve lasten. De totale kosten per (deel)handeling zijn vervolgens op basis van de uitkomsten van de twee regio’s per doelgroep berekend, gebaseerd op de waarden van P (de kosten van handelingen) en Q (het aantal maal dat een handeling wordt uitgevoerd). Hieronder staan beide waarden nader beschreven. P: De kosten van handelingen Bij de uitvoering van het onderzoek zijn de kosten voor de geïdentificeerde (deel)handelingen inzake het EKD bepaald. De kosten per organisatie/instelling per jaar (P) zijn berekend als het product van twee factoren: 1. De frequentie van de betreffende (deel)handeling (aantal keer per jaar). 2. De kosten die zijn gemaakt bij het uitvoeren van deze (deel)handelingen (uurtarief x tijd + externe kosten). Een schatting van de kosten van de (deel)handelingen is verkregen tijdens interviews met vertegenwoordigers van de twee regio’s. Q: Aantal maal dat administratieve handelingen worden uitgevoerd De bovenstaande definitie van P heeft tot gevolg dat Q, het aantal maal dat een (deel)handeling wordt uitgevoerd, wordt bepaald door het aantal organisaties/instellingen dat de (deel)handeling uitvoert. De jaarlijkse frequentie is immers al opgenomen in de definitie van P. Q kan op twee manieren worden bepaald, namelijk direct of indirect: • Direct: Q is het aantal organisaties/instellingen. • Indirect: Indien het niet mogelijk is het aantal organisaties/instellingen in kaart te brengen, wordt Q bepaald door gebruik te maken van centrale registers met gegevens die worden bijgehouden door een daarvoor aangewezen instantie. In dat geval is Q gebaseerd op het aantal handelingen per jaar. Ook kan van de indirecte methode gebruik worden gemaakt, wanneer het aantal handelingen een meer zuiver getal is.

6

In het onderzoek zijn de interbestuurlijke administratieve lasten bepaald via de informatie die is verkregen vanuit interviews met het veld. Ter voorbereiding op de interviews zijn de administratieve verplichtingen nader onderzocht en samengevat in een PeQunia werkblad. Op deze wijze geven de PeQunia werkbladen een actueel overzicht van de administratieve verplichtingen met betrekking tot het EKD in relatie tot de weten regelgeving. Naast het verzamelen van de kwantitatieve informatie zijn als onderdeel van PeQunia werkbladen eveneens een aantal kwalitatieve vragen opgenomen met betrekking tot: • De representativiteit van de lasten waarbij is ingegaan op de vergelijkbaarheid met andere instellingen die vallen onder dezelfde weten regelgeving. • De beleving van de lasten en de suggesties om deze lasten te verminderen. De PeQunia werkbladen hebben gediend als leidraad voor het houden en uitwerken van de interviews. In de sheets zijn de resultaten van de interviews samengevat en zijn de administratieve interbestuurlijke lasten voor de betreffende instelling per jaar berekend. In een apart model zijn daarnaast de totale transitiekosten berekend, ook op basis van P x Q. Bij de transitiekosten gaat het om de kosten die instellingen (hebben) moeten maken om het EKD te kunnen invoeren.

2.4

Onderzoeksaanpak

Om de invloed van het EKD op interbestuurlijke administratieve lasten te meten is onderzoek gedaan in twee regio’s die reeds met een EKD werken. Met deze regio’s zijn de huidige kosten gekwantificeerd van de handelingen om aan de informatieverplichtingen te kunnen voldoen (peildatum 2: kosten na invoering van EKD). Om het effect van de invoering van het EKD te kunnen meten, zijn ook de kosten vóór invoering van het EKD (peildatum 1) bepaald. Peilmoment 1 ligt in het verleden; de deelnemers hebben daarom met terugwerkende kracht een inschatting gemaakt van de tijd die met de handelingen in het verleden was gemoeid. Het is mogelijk dat het EKD op termijn een functie krijgt in het verbeteren van de informatieuitwisseling op cliëntniveau tussen instellingen die met dezelfde jeugdigen en/of gezinnen werken, hoewel de discussie over de wijze waarop dit moet worden ingericht voorlopig nog niet is afgerond. Momenteel vindt er geen elektronische gegevensuitwisseling plaats. Uitwisseling vindt plaats in lokale netwerken waarin de verschillende lokale instanties (bijvoorbeeld jeugdgezondheidszorg, maatschappelijk werk, scholen, peuterspeelzalen, politie, bureau jeugdzorg) bijeenkomen om signalen te bespreken, te beoordelen en te beslissen welke acties (interventies) genomen moeten worden. Ook afstemming van de interventies van instellingen afzonderlijk kan in deze netwerken plaatsvinden. De toekomstige situatie/functionaliteit van het EKD vormt peilmoment 3.

7

In de hiernavolgende figuur is de relatie tussen de drie peilmomenten grafisch weergegeven. Peildatum 1

Peildatum 2

Fase 2

Fase 1

B

Peildatum 3

Jeugdgezondheidszorg LOKAAL EKD

C A Jeugdgezondheidszorg SMALLE VARIANT LANDELIJK EKD

Geen EKD

D

Jeugdgezondheidszorg Jeugdgezondheidszo rg Onderwijs en medisch curatief Maatschappelijk Werk Maatschappelijk Buurtzorg Buurtzor g Jeugdzorg en GGZ Justiti eJustitie Politie

Politie

Lokaal EKD naar Landelijk EKD

Toekomst scenario

Het onderzoek is primair gericht op het kwantificeren van pijl C, het verschil in interbestuurlijke administratieve lasten tussen de situatie met en zonder EKD voor de jeugdgezondheidszorg in Nederland. Daarbij gaat het om het landelijke EKD dat momenteel in ontwikkeling is. Om het verschil inzichtelijk te maken wordt pijl B gemeten bij twee regio’s die reeds met een eigen EKD werken. Om de uitkomst van B te transponeren naar C is het nodig vast te stellen dat het lokale EKD niet te zeer afwijkt van het landelijke EKD (pijl A). Als het verschil te groot is, dan dient een verrekening te worden toegepast. Het onderzoek naar de effecten van het EKD heeft plaatsgevonden in drie fasen. • Fase 1. Inventarisatie Het project is gestart met het inventariseren van weten regelgeving (als aanvulling op het functioneel ontwerp van het EKD) ten einde inzicht te verkrijgen in het werkproces van de jeugdgezondheidszorg en de informatieverplichtingen die daaruit voortvloeien. De inventarisatie van de weten regelgeving heeft geleid tot (deel) handeling met betrekking tot de informatieverplichtingen die voortvloeien uit de weten regelgeving. Deze handelingen hebben gediend als input voor het opstellen van een PeQunia model, waarmee de interbestuurlijke administratieve lasten in de volgende fasen zijn gemeten. Daarbij is voor wat betreft de handelingen voortvloeiend uit het basistakenpakket aangesloten bij de richtlijn contactmomenten.

8

• Fase 2. Onderzoek Om kwantitatieve en kwalitatieve gegevens over de interbestuurlijke administratieve lasten voor de jeugdgezondheidszorg te verkrijgen zijn interviews gehouden met de beheerders van het EKD (de instellingen voor jeugdgezondheidszorg), de verantwoordelijke overheden en landelijke organisaties die beleids- en monitoringinformatie opvragen. Voor een raming van de effecten op de interbestuurlijke administratieve lasten in relatie tot het laatste peilmoment is een workshop georganiseerd waarbij de betrokken partijen en de koepelorganisaties de jeugdgezondheidszorg zijn uitgenodigd. In deze workshop zijn de bevindingen uit eerdere fasen teruggekoppeld en zijn aan de hand van toekomstscenario’s voor het EKD de effecten in kaart gebracht voor de interbestuurlijke administratieve lasten. • Fase 3. Analyse De resultaten van de interviews en de workshop zijn verwerkt in het PeQuniamodel waarna een betrouwbare schatting is gemaakt van de structurele interbestuurlijke administratieve lasten voor de betreffende regio’s. Daarnaast geeft het PeQuniamodel inzicht in de eenmalige transitiekosten die per doelgroep moeten worden gemaakt om te komen tot een volledige invoering van het EKD en is er een raming opgesteld van de effecten op de lasten in de toekomst.

2.5

Betrouwbaarheid en representativiteit

De betrouwbaarheid van een onderzoek wordt bepaald door de mate waarin bij herhaalde metingen eenzelfde resultaat ontstaat. Om dat te bereiken is een systematische procedure van gegevensverzameling gehanteerd. In interviews is de werkwijze van verzameling, registratie, bewerking en verstrekking van gegevens in het EKD geïnventariseerd. Het vaststellen van de frequentie en de tijd per administratieve handeling is gebaseerd op de expertise van de materiedeskundigen binnen de betrokken organisaties. Deze gegevens zijn onderbouwd door middel van tijdmetingen (klokken) en documenten zoals begrotingen en verantwoordingen. Daarnaast zijn de bevindingen ter verificatie aan de betrokken respondenten teruggekoppeld. Door een dergelijke werkwijze is geborgd dat andere onderzoekers in staat worden gesteld het onderzoek te herhalen. In het onderzoek is geredeneerd vanuit de weten regelgeving die kaderstellend zijn voor de jeugdgezondheidszorg. Op basis daarvan is, onder de veronderstelling van een gebruikelijke uitvoering, de mogelijke variëteit in de uitvoering van de informatieverplichtingen gestandaardiseerd. De gebruikelijke uitvoering is voor wat betreft de verplichtingen op casusniveau (kind) reeds gestandaardiseerd in de ‘Richtlijn contactmomenten basistakenpakket

9

jeugdgezondheidszorg 0 tot 19’. Deze richtlijn zorgt er voor dat elke jeugdige in Nederland rond dezelfde leeftijd hetzelfde aanbod van eenzelfde kwaliteit door de jeugdgezondheidszorg krijgt aangeboden. Voor het verzamelen, registreren, bewerken en verstrekken van beleidsinformatie is de mogelijke variëteit groter als gevolg van de discontinue informatieverzoeken van derde partijen. Daar waar dit optreedt, is dit expliciet bij het bevindingen aangegeven. Daarnaast is voor de extrapolatie van de bevindingen naar de doelgroep (alle 91 instellingen voor jeugdgezondheidszorg in Nederland) gebruikt gemaakt van genormeerde kengetallen2. Door middel van deze aanpak leidt het onderzoek tot een goede indicatie van de verschillen in interbestuurlijke administratieve lasten tussen de situatie met en zonder EKD.

2

Benadrukt wordt dat de methode géén wetenschappelijk (statistisch) verantwoord beeld geeft van de daadwerkelijk bestede tijd binnen de sector jeugdgezondheidszorg als geheel.

10

3. De onderzoeksregio' s 3.1

Selectiecriteria

Voor dit onderzoek is uitgegaan van twee regio’s (en de bij deze regio’s betrokken instellingen). Voor de selectie van de deelnemende regio’s zijn de volgende criteria gehanteerd: • De kerninstellingen (GGD of thuiszorgorganisatie) in de regio dienen minimaal één jaar te werken met het EKD. Dit vanuit de veronderstelling dat de kinderziektes dan uit het EKD zijn. • Het EKD in de regio dient zo veel mogelijk overeen te komen met het functioneel ontwerp van het landelijk EKD, omdat dit landelijk EKD de standaard wordt en op deze wijze de resultaten van het onderzoek kunnen worden geëxtrapoleerd naar de overige regio’s. • Eén regio dient zich te bevinden in een stedelijk gebied en één regio dient zich te bevinden in een landelijk gebied zodat organisatorische en geografische verschillen zijn gewaarborgd. Verschillen in interbestuurlijke administratieve lasten kunnen immers optreden door verschil in het aantal ketenpartners. • De beheerder van het EKD in de regio dient de uitvoering van het onderzoek te ondersteunen (dat wil zeggen bereid te zijn om tijd en documentatie beschikbaar te stellen).

3.2

Deelnemende regio’s en de ontwikkeling van hun EKD

Op basis van voorgaande criteria is gekozen voor de regio’s Kennemerland en Den Haag. De organisaties die binnen deze regio’s centraal zijn gesteld in het onderzoek zijn de Thuiszorg Zuid-Kennemerland verantwoordelijk voor de jeugdgezondheidszorg van 0 tot 4 jarigen en de GGD Den Haag verantwoordelijk voor de jeugdgezondheidszorg 4 tot 19 jarigen. Voor deze organisaties is het PeQuniamodel ingevuld en vormen daarmee de basis voor de inventarisatie van de kwantitatieve interbestuurlijke administratieve lasten. Daarnaast zijn ter toetsing in beide regio’s de partnerorganisaties betrokken bij het onderzoek: Meavita jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 jaar in Den Haag en de Hulpverleningsdienst Kennemerland, jeugdgezondheidszorg 4 tot 19 jaar. Om een vergelijking met andere organisaties in de jeugdgezondheidszorg mogelijk te maken zijn onderstaand de betreffende organisaties nader toegelicht.

11

3.2.1

Thuiszorg Zuid-Kennemerland

Beschrijving organisatie: De Thuiszorg Zuid-Kennemerland vormt een onderdeel binnen de organisatie Zorgbalans. Zorgbalans richt zich op verschillende vormen van zorgverlening, van kraamhulp tot ouderenzorg. Het onderzoek heeft zich gericht op de jeugdgezondheidszorg (0 tot 4 jaar). De afdeling jeugdgezondheidszorg van Thuiszorg Zuid-Kennemerland is gericht op het bevorderen van een gezonde ontwikkeling van alle in de zorgregio wonende kinderen en het verkleinen van gezondheidsverschillen. De zorgregio is verspreid over tien verschillende gemeenten. In de uitvoering wordt aangesloten bij de landelijke ‘Richtlijn contactmomenten’. De Thuiszorg ZuidKennemerland is HKZ-gecertificeerd. Voor deze organisatie zijn de volgende kengetallen van toepassing: Thuiszorg Zuid-Kennemerland

Kengetal:

Aantal medewerkers 2006

130

Aantal FTE 2006

67

Aantal kinderen/dossiers (0 tot 4) in zorg

17.055

Gemiddeld aantal contactmomenten per jaar

71.100

Ontwikkeling van het EKD: Binnen de Thuiszorg Kennemerland wordt als langer gebruikt gemaakt van het systeem mlCAS. Dit systeem is oorspronkelijk ontwikkeld als centraal afsprakensysteem en is uitgegroeid naar een geïntegreerd pakket voor de ondersteuning van zorgverlening, registratie, dossiervorming en rapportage voor de jeugdgezondheidszorg. Het registratiesysteem is uitgebouwd tot een volledig Elektronisch Kinddossier (EKD) waarbij alle items uit de NICTIZ basisdataset jeugdgezondheidszorg zijn opgenomen. 3.2.2

GGD Den Haag

Beschrijving organisatie: De GGD bewaakt, beschermt en bevordert de collectieve gezondheid van de inwoners van Den Haag. De GGD onderzoekt de gezondheidssituatie van de Haagse bevolking en bevordert de volksgezondheid door preventie. Met betrekking tot de jeugdgezondheidszorg onderzoekt de GGD op 5- en 10-jarige leeftijd en in klas 2 van het voortgezet onderwijs de gezondheidssituatie van kinderen. Het doel is om vroegtijdig vast te stellen of er risico' s zijn en om mogelijke schade te voorkomen. Deze activiteiten vinden plaats vanuit vijf rayons die zijn verspreid over Den Haag. In de uitvoering wordt aangesloten bij de landelijke ‘Richtlijn contactmomenten’. De GGD Den Haag is HKZ-gecertificeerd.

12

GGD Den Haag

Kengetal:


62

Aantal FTE 2006

43

Aantal kinderen/dossiers (4 tot 19) in zorggebied

78.000

Gemiddeld aantal contactmomenten per jaar (inclusief onderzoeken op leeftijd, screeningen, indicatieonderzoeken en vaccinaties)

41.400

Ontwikkeling van het EKD: GGD Den Haag is ruim tien jaar geleden begonnen met de ontwikkeling van hun elektronische cliëntdossier (ECD)3. Op dat moment was de mate van automatisering nog zeer beperkt. De invoering van het ECD is ingegeven vanuit de noodzaak om te bezuinigen. Daartoe is gezocht naar een efficiëntere inrichting van het administratieve proces en is gekozen voor moderniseren door toepassing van automatisering. Door automatisering van onder andere de planning van de werkzaamheden en inzet van personeel, het oproepen van de cliënten en het verzenden van standaard brieven is beoogd winst te halen. Door ook de papierendossiers te vervangen door elektronische is beoogd om monitoring van cliënten te vergemakkelijken en verbeteringen mogelijk te maken in de epidemiologische taak van de GGD. 3.2.3

Meavita Jeugdgezondheidszorg

Beschrijving organisatie: Meavita Jeugdgezondheidszorg is één van de zeven onderdelen binnen de Meavita groep. Een organisatie die een samenhangend pakket aan diensten aanbied op de gebieden zorg, wonen en welzijn. De jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 jaar wordt uitgevoerd via de consultatiebureaus en is HKZ gecertificieerd. Het consultatiebureau geeft advies en biedt ondersteuning aan ouders en verzorgers. Daarnaast verzorgt het alle inentingen volgens het rijksvaccinatieprogramma en bezoeken de medewerkers gezinnen thuis. Hierbij wordt aangesloten bij de landelijke ‘Richtlijn contactmomenten’. Voor Meavita Jeugdgezondheidszorg zijn de volgende kengetallen van toepassing: Meavita jeugdgezondheiszorg

Kengetal:


145

Aantal FTE 2006

85

Aantal kinderen/dossiers (0 tot 4) in zorg

22.155

Gemiddeld aantal contactmomenten per jaar

107.000

3

De GGD Den Haag hanteert het begrip Elektronisch Cliënt Dossier (ECD) voor het Elektronisch Kind Dossier (EKD)

13

Ontwikkeling van het EKD: Meavita is in 2003/2004 met de voorbereidingen voor de invoering van het ECD4 begonnen. De instelling is daartoe aangezet vanuit de behoefte te moderniseren in de automatisering en op verzoek van de gemeente Den Haag om de samenwerking met/overdracht naar de GGD te vergemakkelijken. Meavita werkt met dezelfde applicatie als GGD Den Haag. Sinds 1 januari 2006 is het systeem volledig operationeel en in het komende jaar zullen de eerste dossiers van cliënten van Meavita elektronisch worden overgedragen aan de GGD. Meavita heeft gekozen voor een gefaseerde invoer. Alle nieuwe kinderen (nieuw geboren of overgedragen vanuit een andere regio) krijgen een ECD. Voor kinderen die al onder de verantwoordelijkheid van Meavita vielen blijft het papierendossier van toepassing totdat zij worden overgedragen aan de GGD. Meavita maakt nog geen gebruik van de module voor epidemiologisch onderzoek. Als alle kinderen een ECD hebben, zal ook deze module worden toegepast. 3.2.4

Hulpverleningsdienst Kennemerland

Beschrijving organisatie: De Hulpverleningsdienst Kennemerland (GGD) biedt jeugdgezondheidszorg aan 4 tot 19 jarigen in Midden- en Zuid Kennemerland. Het werkgebied omvat tien gemeenten in de regio Kennemerland. De organisatie volgt de ‘Richtlijn contactmomenten’ en is HKZ gecertificeerd. Hulpverleningsdienst Kennemerland

Kengetal:


61

Aantal FTE 2006

40

Aantal kinderen (4 - 19) in zorggebied

65.288

Gemiddeld aantal contactmomenten per jaar (inclusief onderzoeken op leeftijd, screeningen, indicatieonderzoeken en vaccinaties)

64.500

Ontwikkeling van het EKD: Op dit moment werkt de Hulpverleningsdienst Kennemerland niet met een EKD maar met een planningssysteem met een daaraan gekoppelde mogelijkheid om statistieken te genereren, zowel op casus als op geaggregeerd niveau. Hiertoe wordt na elk consult een registratieformulier ingevuld en gescand. Het huidige dossier is een papieren dossier en de dossiers van de jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 jaar worden bij overdracht naar de GGD in dit dossier gevoegd. Voor de ontwikkeling van het EKD zal de Hulpverleningsdienst Kennemerland aansluiten bij de landelijke ontwikkelingen.

4

Meavita hanteert het begrip Elektronische Cliënt Dossier (ECD) in plaats van Elektronisch Kind Dossier.

14

4. Informatieverplichtingen en normgetallen Alvorens een overzicht te geven van de kosten die gepaard gaan met de (interbestuurlijke) administratieve handelingen is het nodig om vast te stellen welke informatieverplichtingen voor de jeugdgezondheidszorg volgen uit weten regelgeving. Dit hoofdstuk begint in paragraaf 4.1 daarom met een overzicht van deze verplichtingen. De kosten voor de (interbestuurlijke) administratieve handelingen zijn bij twee instellingen voor jeugdgezondheidszorg gemeten, namelijk bij Thuiszorg Zuid-Kennemerland (jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 jaar) en bij GGD Den Haag (jeugdgezondheidszorg 4 tot 19 jaar). Het onderzoek naar de effecten van het EKD op de interbestuurlijke administratieve lasten dient uiteindelijk een uitkomst te bieden voor heel Nederland. Om die reden zijn de uitkomsten bij de twee instellingen geëxtrapoleerd naar de totale Nederlandse situatie. Voor deze extrapolatie is gebruik gemaakt van normgetallen. Deze zijn weergegeven in paragraaf 4.2.

4.1

Informatieverplichtingen op basis van weten regelgeving

De jeugdgezondheidszorg heeft als taak het bevorderen en beschermen van de gezondheid en ontwikkeling van jeugdigen (0 tot 19 jaar) en wordt uitgevoerd door GGD’en en thuiszorgorganisaties. Deze organisaties leggen gegevens vast ten behoeve van hun eigen taakuitoefening (casusinformatie) en ten behoeve van derden. Deze derden zijn in ieder geval de gemeenten en inspectie, maar ook organisaties zoals TNO en het RIVM die onderzoek in de sector doen ten behoeve van beleid of monitoring. Aangezien het onderzoek draait om interbestuurlijke administratieve lasten5 is het van belang om de weten regelgeving in kaart te brengen waaruit informatieverplichtingen voortvloeien tussen (semi-)overheidsorganisaties. Dit betreft meestal gegevens ten behoeve van beleid en monitoring. De informatie ten behoeve van beleid en monitoring komt echter voort uit de informatie die instellingen op cliëntniveau vastleggen. Om die reden is het tevens van belang na te gaan welke gegevens in het EKD worden vastgelegd op het niveau van de cliënt, de zogenoemde casusinformatie. Deze informatie heeft een gemengde functie, maar wordt in het onderzoek volledig toegerekend aan de interbestuurlijke administratieve handelingen. In onderstaande tabel wordt daarom onderscheid gemaakt in twee categorieën: • Wet- en regelgeving met betrekking tot casusinformatie • Wet- en regelgeving met betrekking tot beleid- of monitorinformatie

5

Kosten voor (semi-) overheidsorganisaties of particuliere organisaties met een publieke taak voor het uitvoeren of laten uitvoeren van handelingen om te voldoen aan informatieverplichtingen voortvloeiend uit weten regelgeving van andere organisaties in de publieke sector.

15

In de tabel is een samenvatting van de informatieverplichtingen gegeven. Per thema is aangegeven welke verplichtingen gelden en uit welke weten regelgeving deze voortvloeien. In bijlage A zijn de betreffende wetten kort toegelicht. Informatieverplichting

Wet- en regelgeving

Casusinformatie Iedere hulpverlener legt een dossier aan waarin de gegevens worden opgenomen die noodzakelijk zijn om aan de eis van ‘goed hulpverlenerschap’ te voldoen.

Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (art.7:454BW)

Gemeenten dragen de verantwoordelijkheid voor de jeugdgezondheidszorg 0 tot 19 jaar. GGD’en en thuiszorginstellingen voeren de jeugdgezondheidszorg uit. De taken zijn uitgewerkt in het basistakenpakket jeugdgezondheidszorg dat een uniform deel kent en een maatwerk deel. Het uniforme deel bestaat uit handelingen die gestandaardiseerd en aan alle kinderen in Nederland moeten worden aangeboden. Het maatwerkdeel bestaat uit handelingen die tussen gemeente en instelling zijn afgesproken in aanvulling op de handelingen uit het uniforme deel. De uitvoering van alle handelingen dient de jeugdgezondheidszorg vast te leggen in een dossier per kind. Het basistakenpakket is verwerkt in een richtlijn contactmomenten, deze is opgenomen in bijlage B.

Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid, Besluit Jeugdgezondheidszorg

De entadministratie is verantwoordelijk voor het coördineren en ondersteunen van de uitvoering van het Rijksvaccinatieprogramma. De uitvoering daarvan ligt in belangrijke mate bij de instellingen voor jeugdgezondheidszorg (het toedienen van de vaccinaties).

Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ)

De uitvoering van de Neonatale gehoorscreening. In 2002-2006 is de neonatale gehoorscreening landelijk geïmplementeerd als onderdeel van het basistakenpakket van de jeugdgezondheidszorg. Voor deze screening (de planning, uitvoering en registratie) is een apart administratiesysteem ontwikkeld, het Centrale Administratiesysteem Neonatale Gehoorscreening (CANG). Elke JGZ organisatie heeft het CANG in eigen beheer. De Nederlandse Stichting voor het Dove en Slechthorende Kind (NSDSK) heeft de implementatie van de gehoorscreening ondersteund en fungeert onder andere als helpdesk voor de instellingen. De NSDSK verwerkt uitsluitend gegevens in opdracht van de organisaties zelf.

Onderdeel van het basistakenpakket

Beleid- of monitorinformatie Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het bewaken, beschermen en bevorderen van de gezondheid van de bevolking en volgt daartoe op systematische wijze de ontwikkelingen in de gezondheidstoestand van (onder andere) jeugdigen en van gezondheidsbevorderende en bedreigende factoren. De gemeente moet onder andere een nota gezondheidsbeleid opstellen.

Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid (art. 3 en 8)

16

Informatieverplichting

Wet- en regelgeving

De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) houdt toezicht op de kwaliteit, veiligheid en toegankelijkheid van de gezondheidszorg. De inspectie is bevoegd inlichtingen te vorderen.

Toezicht op basis van 23 wetten. Basis in de Gezondheidswet (Staatstoezicht) en bevoegdheid omtrent inlichtingen in Algemene Wet bestuursrecht (art.5.16)

De entadministraties dienen te rapporteren over de vaccinatiegraad in Nederland.

Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ)

Het CBS verzamelt, bewerkt en publiceert statistieken ten behoeve van praktijk, beleid en wetenschap. Daartoe kan zij informatie opvragen bij instellingen in de jeugdgezondheidszorg. Deze gegevens hebben echter geen relatie met het EKD.

Besluit gegevensverwerking CBS (art.11)

Tot slot zijn er onderzoeksinstituten die gegevens opvragen bij de instellingen voor jeugdgezondheidszorg. Deze verstrekking van gegevens is echter geen wettelijke verplichting. TNO, RIVM en het Trimbos zijn de belangrijkste onderzoeksinstituten die gegevens opvragen (en ontvangen) van instellingen in de jeugdgezondheidszorg. De sector kent momenteel twee landelijke monitoren waartoe gegevens worden gevraagd. De ‘lokale en nationale monitor gezondheids’ uitgevoerd door TNO en RIVM in opdracht van Actiz en GGD Nederland (de twee brancheorganisaties in de sector) en de ‘Jeugdmonitor’ die het CBS vanaf maart 2007 verzorgt in opdracht van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Het CBS maakt voor het vullen van de monitor echter gebruik van onderzoeksgegevens van onder andere TNO, RIVM en Trimbos. Veel van deze informatie komt echter bij de instellingen vandaan, meestal een selectie van instellingen en ad hoc. Aangezien deze gegevensverstrekking geen wettelijke grondslag heeft, is zij niet betrokken in het onderzoek naar de interbestuurlijke administratieve lasten. Wel moet worden opgemerkt dat de instellingen de onderzoeken als belastend ervaren. Uit de inventarisatie van de weten regelgeving blijkt dat wettelijk is vastgelegd welke informatie de instellingen voor jeugdgezondheidszorg op casusniveau moeten vastleggen en dat er wettelijke verplichtingen zijn om ten behoeve van beleid en monitoring gegevens met anderen uit te wisselen. Er is echter niet vastgelegd welke gegevens op dit niveau uitgewisseld moeten worden. In praktijk vindt tevens uitwisseling van gegevens plaats op individueel niveau, bijvoorbeeld om te overleggen met partners in de (jeugd)gezondheidszorg. Deze uitwisseling kan alleen plaatsvinden met toestemming van de ouders. In dit overleg wordt tevens bepaald om welke informatie het dan gaat.

17

De wettelijke informatieverplichtingen voor de jeugdgezondheidszorg kunnen worden samengevat in een matrix: Casusinformatie

Wet & Regelgeving inzake

WGBO (art. 7:454BW) WCPV, Besluit

Vastlegging van informatie

Jeugdgezondheidszorg (Basis

(basistakenpakket)

takenpakket)

Beleidsinformatie

*

AWBZ WCPV (art. 3 en 8)

Wet & Regelgeving inzake

Gezondheidswet

**

AWBZ

Uitwisseling van informatie

Besluit gegevensverwerking CBS

* In weten regelgeving (het basistakenpakket) is vastgelegd wat op casusniveau minimaal aan gegevens moet worden vastgelegd. ** In weten regelgeving is vastgelegd wie gegevens moeten uitwisselen, maar niet hoe en wat.

4.2

Normgetallen

Voor het berekenen van de interbestuurlijke administratieve lasten is gebruik gemaakt van een aantal normgetallen. De belangrijkste gehanteerde normgetallen zijn: • De gemiddelde tarieven per functie • Het aantal kinderen per leeftijdscategorie • Het aantal GGD’en en Thuiszorgorganisaties (met jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 jaar) Voor berekeningen van de huidige situatie (peilmoment 2) is uitgegaan van het jaar 2006. Onderstaand worden de normgetallen nader toegelicht. • Ad gemiddelde tarieven per functie Bij de berekening van de interbestuurlijke administratieve lasten is uitgegaan van gemiddelde uurtarieven per functie. Bij het bepalen van de gemiddelde kosten (uurtarieven) voor medewerkers binnen de jeugdgezondheidszorg 0 tot 19 is aangesloten bij het Arbeidsvoorwaarden Akkoord sector Gemeenten en het Functiewaarderingsgebouw (FWG) Thuiszorg. Daarbij is een opslag gehanteerd voor de overhead én zijn de bedragen afgerond. In onderstaande tabel de normtarieven die hieruit zijn voortgekomen. Functie

Gehanteerd uurtarief

Planner

25,00

Assistent (wijk of medisch team)

30,00

18

Functie

Gehanteerd uurtarief

Verpleegkundige

45,00

Beleidsmedewerker

55,00

Arts (staf of consultatie)

75,00

• Ad het aantal kinderen per leeftijdscategorie Bij de inrichting van het PeQuniamodel is voor het basistakenpakket (casusinformatie) uitgegaan van de consulten uit het uniforme deel zoals in de richtlijn ‘Contactmomenten basistakenpakket jeugdgezondheidszorg 0 tot 19’ is beschreven (zie ook bijlage B). In deze richtlijn is vastgelegd op welke leeftijd een jeugdige door de jeugdgezondheidszorg op welke aspecten wordt onderzocht. Op basis van de informatie vanuit de deelnemende instellingen zijn de administratieve lasten per consult voor de betreffende instellingen bepaald. Om deze gegevens te kunnen vertalen naar de totale interbestuurlijke lasten, is gebruik gemaakt van de aantallen kinderen per leeftijdscategorie op 1 januari 2006 volgens het CBS. Leeftijd 0 jaar 1 jaar 2 jaar 3 jaar 4 jaar 5 jaar 6 jaar 7 jaar 8 jaar 9 jaar 10 jaar 11 jaar 12 jaar 13 jaar 14 jaar 15 jaar 16 jaar 17 jaar 18 jaar

Geslacht Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen Totaal mannen en vrouwen

Perioden 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006 2006

Absoluut 187172 193959 200902 202201 203918 207200 202330 200905 194756 193386 193786 199443 199107 201332 204187 204774 197082 195317 196835

Zoals eerder uiteen is gezet, is in dit onderzoek uitgegaan van 100 procent naleving van deze richtlijn. Daarom zijn de aantallen niet gecorrigeerd voor ‘bereik’. • Ad het aantal instellingen in de jeugdgezondheidszorg Om de interbestuurlijke lasten van de verplichtingen tot het leveren van beleidsinformatie aan derden voor heel Nederland te ramen, is uitgegaan van in totaal 36 GGD’en en 55 thuiszorginstellingen met jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 jaar.

19

5. Beeld van de eenmalige en structurele kosten 5.1

Inleiding

In dit onderzoek staan de effecten van het EKD op de interbestuurlijke administratieve lasten centraal. Deze effecten zijn gekwantificeerd in de volgende hoofdstukken. De invoering van het EKD zelf vergt echter een eenmalige investering in ICT en brengt de nodige structurele beheerslasten met zich mee. Om een beeld te geven van deze eenmalige en structurele kosten zijn deze onderstaand per organisatie6 weergegeven.

5.2

Eenmalige en structurele kosten EKD

Om een beeld te verschaffen van de eenmalige en structurele kosten voor de invoering van het EKD is bij de betreffende organisaties nagegaan welke kosten zijn gemaakt in de volgende drie categorieën: 1. De kosten voor aanschaf van hard- en software (eenmalig) 2. De kosten (direct en indirect) voor de implementatie van het systeem (eenmalig) 3. De kosten voor het beheer van het EKD (structureel) De eenmalige investeringen zijn verdisconteerd tot jaarlasten op basis van een afschrijvingstermijn van vijf jaar en een jaarrente van vijf procent. Onderstaand zijn deze kosten per organisatie weergegeven waarbij zoveel mogelijk onderscheid is gemaakt naar specifieke kostensoorten. In de toelichting is aangegeven op welke parameters de kosten zijn gebaseerd. • Ad. Thuiszorg Zuid-Kennemerland (Zorgbalans) Eenmalige investering 18.000 25.000

Aanschaf hard- & software PC's Aanschaf van één server

Jaarlijkse Structurele kapitaallasten kosten 4.157,55 5.774,37

Subtotaal: 43.000 Implementatie Inhuur externe deskundigheid 15.000 Opleidingskosten 46.500 Opleiding windows 2.400 Productieverlies 4.200 Interne begeleidingsinspanningen operationeel4.104 management Interne begeleidingsinspanningen directeur 5.472

9.932

Suttotaal: Beheer Licentiekosten / gebruikersovereenkomst Onderhoud software Inwerkperiode nieuwe medewerkers Continue ontwikkeling (stafarts en verpl). Administratief medewerker aanpassingen Technisch applicatiebeheer

17.941

Subtotaal: Totaal:

6

77.676

0 120.676

0 3.464,62 10.740,33 554,34 970,09 947,92 1.263,89

0 27.873

Totale jaarlasten 4.158 5.774

Toelichting Per lokatie is één extra PC geplaatst (van 69 naar 84) De uitgangsituatie was goed (MLCAS bestond voor planningsfunctie)

9.932 3.465 10.740 554 970 948 1.264

0

17.941

17.760 1.000 0 10.504 4.992 8.320

17.760 1.000 0 10.504 4.992 8.320

42.576 42.576

42.576 70.449

2 dagen opleiding ekd 51 verpleegkundigend en 27 artsen 20 medewerkers 6 weken gemiddeld twee pauzes per bureau = 0,5 uur à 35,Operationeel management (3) 6 maanden 3 uur per week à 57 6 maanden 0,5 dag per week à 57

Abonnement voor 5000 kinderen per jaar Geen apart onderhoudscontract maar ad hoc Geïntegreerd in totaal inwerkprogramma 4 uur per week 4 uur per week ad 24 4 uur per week ondersteuning ad 40

Hulpverleningsdienst Kennemerland heeft geen EKD geïmplementeerd

20

Toelichting: Thuiszorg Zuid-Kennemerland kende al een hoge automatiseringsgraad op het moment van invoering EKD. Feitelijk vormde het EKD een uitbreiding van een reeds in gebruik zijnd planningssysteem. De investering in hard- en software was daarom beperkt. De hoogste eenmalige kosten werden gevormd door de opleidingen van alle gebruikers van het EKD. Voor de structurele kosten vormen de licentiekosten en de extra capaciteit van een Stafarts en een verpleegkundige voor de continue ontwikkeling/optimalisering van het EKD de grootste kostenposten. • Ad. GGD Den Haag Eenmalige investering

Aanschaf hard- & software PC's, Servers en software

Jaarlijkse kapitaallasten

100.000

Subtotaal:

100.000

23.097

157.500 4.500

Suttotaal: Beheer Licentiekosten / gebruikersovereenkomst Onderhoud software Inwerkperiode nieuwe medewerkers Loonkosten Coördinator IV (0,5 fte) Loonkosten Applicatiebeheerder (0,6 fte)

162.000

Subtotaal: Totaal:

0 262.000

Totale jaarlasten 23.097

200 K investering waarvan 50% EKD gerelateerd

31.500

31.500

45 werkplekken à 1400

31.500

54.597

23.097,48

Infrastructuur en werkplekken

Implementatie Inwerken medewerkers Opleidingskosten

Structurele kosten

36.378,53 1.039,39 37.418

0 60.515

36.379 1.039 0

37.418

20.000 20.000 3.000 25.000 18.000

20.000 20.000 3.000 25.000 18.000

86.000 117.500

86.000 178.015

Toelichting

(50% daarvan is EKD gerelateerd)

Dubbele tijdsbesteding per consult ( 30FTE x 35 x 1200 uur / 4) 5 dagen opleiding met externe inhuur

Overeenkomst voor 5 jaar à 100 K 1 dag per medewerker. 5 nieuwe medewerkers per jaar. Tijd besteed aan beheer EKD Tijd besteed aan beheer EKD

Toelichting: De GGD Den Haag kende een zeer lage automatiseringsgraad toen tien jaar geleden het EKD werd ingevoerd. De organisatie kende bijna geen computers en de administratieprocessen verliepen geheel op papier. De aanschaf van PC’s, servers en software is derhalve voor 50 procent toegerekend aan het EKD (want deze vormde wél de aanleiding tot automatisering). De infrastructuur wordt nu verzorgd door de gemeente waartoe een jaarlijks standaard bedrag wordt doorbelast. Ook hierbij is gekozen deze voor 50 procent toe te rekenen aan het EKD. De hoogste eenmalige kosten werden gevormd door de opleiding van de medewerkers. Deze bestond namelijk, naast een korte cursus onder externe begeleiding, uit een viermaanden durende periode waarin een dubbele tijdsbesteding per consult werd gerekend om te wennen aan het werken met het EKD. Ook hierbij is een correctiefactor van 50 procent gehanteerd voor het feit dat veel van de inwerktijd te maken had met de automatisering zelf (los van EKD).

21

• Ad. Meavita Jeugdgezondheidszorg (0-4) Eenmalige Aanschaf hard- & software investering Geen investering want outsourcing (zie beheer) Subtotaal: Implementatie Inhuur externe deskundigheid Opleidingskosten Inhuur externe opleider Eenmalige activiteiten/testomgeving Projectleiders Staffunctionaris Operationeel managers

0

0

75.700 28.000 5.600 18.823 56.088 37.950 13.680

Suttotaal: 235.841 Beheer Kosten ICT-outsourcing (aanschaf en beheer) Inwerkperiode nieuwe medewerkers Loonkosten stafarts voor ontwikkeling EKD Subtotaal: Totaal:

Jaarlijkse kapitaallasten

0 235.841

Structurele kosten 0

17.484,79 6.467,29 1.293,46 4.347,64 12.954,91 8.765,49 3.159,74 54.473

0 54.473

Totale jaarlasten

Toelichting

0 17.485 6.467 1.293 4.348 12.955 8.765 3.160

0

54.473

220.000 2.000 5.600

220.000 2.000 5.600

227.600 227.600

227.600 282.073

729 uur externe inhuur 140 medewerkers 14 dagdelen à 400,- extern 912 uur 460 uur 240 uur

Abbonnements Nota's netsourcing per jaar 10 nieuwe medewerkers per jaar. 1 dagdeel à 200,10 keer per jaar voor 4 uur met 2 personen ad gemiddeld

70,-

Toelichting: Meavita kende een gemiddelde automatiseringsgraad. De invoering van het EKD is per 1 januari 2006 volledig afgerond maar vraagt nog steeds om optimalisering. De organisatie was toen al wel gewend aan computers. Door te kiezen voor een outsourcingstrategie heeft Meavita geen eenmalige ICT kosten. Wel is geïnvesteerd in opleiding en training van medewerkers. Hierbij is gekozen voor een intensief traject onder externe begeleiding (dit in tegenstelling tot GGD Den Haag waar het zwaartepunt lag op training on the job). De grootste structurele kosten worden als gevolg van de outsourcing gevormd door de betreffende dienstverleningsovereenkomst.

5.3

Structurele besparing van archiefruimte op termijn

Naast de kosten voor de invoering en het beheer van het EKD levert het gebruik van het EKD een structurele besparing op voor archiefruimte. De termijn waarop deze besparing zal plaatsvinden is afhankelijk van de snelheid waarmee de papieren dossiers worden omgezet naar digitale dossiers. Dit kan geschieden door het geleidelijk uitfaseren per jaargang. Dan duurt het maximaal 33 jaar (18 jaar plus 15 jaar bewaarplicht) totdat alle papieren dossiers zijn omgezet (indien het EKD nog moet worden ingevoerd). Indien men kiest voor het scannen van reeds bestaande dossiers dan kan deze termijn worden ingekort. Echter, scannen brengt zelf weer kosten met zich mee. Als richtlijn kan worden aangehouden een bedrag van 50 euro per meter archiefruimte7. Voor de GGD Den Haag betekent dit op termijn een besparing van 16.667 euro per jaar (180.000 dossiers, 90 dossiers per meter, 6 rijen hoog) als alle papieren dossiers zijn omgezet.

7

Het bedrag van 50 euro is gebaseerd op de Benchmark Facilitaire Kengetallen Gemeenten, Capgemini 2005

22

5.4

Conclusies en samenvatting

De eenmalige investeringskosten voor het EKD binnen de drie organisaties zijn moeilijk te vergelijken door het verschil in automatiseringsgraad ten tijde van de invoering. Daarnaast kennen de drie organisaties een verschillende omvang (in fte’s) en zorggebied. Om toch een vergelijking mogelijk te maken zijn in onderstaande grafiek de totale jaarlijkse kosten (inclusief kapitaallasten) afgezet tegen het aantal kinderen in de zorg en het aantal contactmomenten per organisatie (zie paragraaf 4.2). Uiteindelijk dient het EKD immers primair om de contactmomenten met de kinderen en archivering (administratief) te ondersteunen. ICT Jaarlasten EKD per kind en contactmoment

12,73

14,00 12,00 10,00 8,00

Jaarlasten EKD per kind in zorg

6,00 4,00

4,30 2,28

2,64 0,99

2,00 0,00

Jaarlasten EKD per contactmoment

4,13

GGD Den Haag

JGZ Kennemerland

JGZ Den Haag

Daarbij valt op dat de structurele en eenmalige kosten voor het beheer en onderhoud van het EKD per kind laag is bij de GGD Den Haag. Dit wordt echter verklaard door het grote aantal kinderen (78.000) in zorg. Het aantal contactmomenten (41.400) is daarentegen relatief beperkt ten opzichte van de Thuiszorgorganisaties. Het verschil tussen de jeugdgezondheidszorg in Kennemerland en de jeugdgezondheidszorg in Den Haag wordt verklaard door de keuze tot outsourcing in Den Haag. De jaarlijkse abonnementkosten zijn relatief hoog ten opzichte van een eenmalige investering met een vijf jaar afschrijvingstermijn. Daarnaast betrof de invoering van het EKD binnen de Thuiszorgorganisatie Kennemerland feitelijk een uitbreiding van een bestaand planningssysteem waardoor de kosten beperkt zijn.

23

6. Uitkomsten peilmoment 1 en 2 – PeQuniamodel 6.1

Inleiding

In dit hoofdstuk zijn de kwantitatieve resultaten uit het onderzoek gepresenteerd van peilmoment 1 en 2. Op basis van de interviews met de betrokken instellingen is een berekening gemaakt van het verschil in (interbestuurlijke) administratieve lasten als gevolg van de invoering van het lokale EKD. Het betreft een inschatting van pijl B in onderstaande figuur. Daartoe is met instellingen een PeQuniamodel ingevuld.

Peildatum 1

Peildatum 2

Fase 2

Fase 1

B

Peildatum 3



Geen EKD

D

Jeugdgezondheidszorg Jeugdgezondheidszo rg Onderwijs en medisch curatief Maatschappelijk Werk Maatschappelijk Buurtzorg Buurtzor g Jeugdzorg en GGZ Justiti Justitie e Politie

Politie


Toekomst scenario

Met behulp van de normgetallen zoals opgenomen in paragraaf 4.2 is de lokale situatie geëxtrapoleerd naar de situatie voor Nederland als geheel. In de lokale situatie is echter uitgegaan van het lokale EKD, terwijl momenteel wordt gewerkt aan een landelijke EKD dat straks door alle instellingen moet worden gebruikt. Het landelijke EKD wijkt af van het lokale EKD. Om die reden is in de berekeningen tevens een schatting gemaakt van het verschil (zie pijl A) in de administratieve handelingen op peilmoment 2 bij het lokale EKD (2a) en het landelijke EKD (2b). Het landelijke EKD dat momenteel in ontwikkeling is, is naar verwachting niet het eindstation. In de toekomst kan het EKD zich verder ontwikkelen (peilmoment 3). Hoe deze ontwikkeling eruit ziet is nog niet bepaald. Wel is het mogelijk om enkele scenario’s op te stellen. In een workshop met alle betrokkenen bij het onderzoek zijn deze toekomstscenario’s behandeld om in te schatten welk effect zich in de toekomst kan voordoen op de interbestuurlijke administratieve

24

handelingen van de sector (pijl D in de figuur). Voor het inschatten van de effecten bij toekomstige ontwikkelingen van het EKD is geen PeQuniamodel gebruikt. Om die reden is besloten de uitkomsten in een apart hoofdstuk op te nemen. In dit hoofdstuk is in paragraaf 6.2 peilmoment 1 weergegeven. Hierbij is onderscheid gemaakt naar de interbestuurlijke administratieve lasten voor de gehele sector en de lasten per kind. In paragraaf 6.3 is het effect van de invoering van een lokaal EKD op de interbestuurlijke administratieve lasten berekend. Daarbij is ingegaan op de oorzaken van de reductie per categorie (jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 jaar, jeugdgezondheidszorg 4 tot 19 jaar en beleidsinformatie). In paragraaf 6.4 zijn de wijzigingen toegelicht indien alle instellingen voor jeugdgezondheidszorg met een EKD werken (peilmoment 2b). Ten behoeve van een goede interpretatie van de cijfers is in paragraaf 6.5 een aantal opmerkingen gemaakt en in paragraaf 6.6 zijn de bevindingen samengevat.

25

6.2

Peilmoment 1: Interbestuurlijke administratieve lasten zonder EKD

Op basis van de gegevens van Thuiszorg Kennemerland (jeugdgezondheidszorg 0 tot 4) en GGD Den Haag (jeugdgezondheidszorg 4 tot 19) zijn de totale interbestuurlijke administratieve lasten in retrospectief vastgesteld. Deze lasten zijn berekend door de geïnventariseerde veranderingen (toename en afname) als gevolg van het EKD op te tellen bij de huidige interbestuurlijke administratieve lasten (peilmoment 2a). Dit leidt tot de volgende hoogte en verdeling van de interbestuurlijke administratieve lasten8 (in tabel afgekort als IBAL): Peildatum 1

Peildatum 2

B

Peildatum 3

Fase 2

Fase 1


C

A

Jeugdgezondheidszorg SMALLE VARIANT LANDELIJK EKD

D

Geen EKD

Jeugdgezondheidszorg Jeugdgezondheidszo rg

Onderwijs en medisch curatief Maatschappelijk Werk M aatschappelijk Buurtzorg Buurtzor g Jeugdzorg en GGZ Justiti Justitie e Politie

Politie

Lokaal EKD naar

Landelijk EKD

Toekomst scenario

Peilmoment 1: Situatie zonder EKD

IBAL per kind

IBAL

Basistakenpakket: consult 0 - 4 jarigen

32.703.390

41,70


20.186.625

6,74

2.059.694

0,55

54.949.709

14,54

Beleidsinformatie (verplicht) Totaal Nederland:

In de kolom IBAL zijn de gemiddelde lasten van de onderzochte organisaties geëxtrapoleerd naar de landelijke situatie (alle kinderen en instellingen voor jeugdgezondheidszorg). Het totaal aan interbestuurlijke administratieve lasten per kind voor de jeugdgezondheidszorg 0 tot 19 jaar is geraamd op 14,54 euro9. In nevenstaand figuur is de verdeling van de interbestuurlijke administratieve lasten ook grafisch weergegeven. Het overgrote gedeelte (59,8 procent) van de interbestuurlijke lasten wordt bepaald door administratieve handelingen vanuit het uniforme deel van het basistakenpakket voor 0 tot 4

Peilmoment 1: Situatie zonder EKD 59,8% 45 40 35 30 25 IBAL per kind

20 15

36,7%

10

3,7%

5 -



Beleidsinformatie (verplicht)

8

Gegeven de grote regionale verschillen in de invulling van het maatwerkconsult (wordt bepaald door betreffende gemeente) zijn deze lasten niet meegenomen in de landelijke cijfers. De huidige interbestuurlijke lasten (met lokaal EKD) zijn vastgesteld op 124.425,- voor JGZ 0 tot 4 jarigen en op 3.188,- voor JGZ 4 tot 19 jarigen. 9 Het gemiddelde bedrag per kind op totaalniveau voor Nederland is gebaseerd op het totaal aan interbestuurlijke administratieve lasten gedeeld door het aantal 0 tot 19 jarigen (3.778.592) in Nederland. Om de IBAL per instelling te berekenen dient gebruik te worden gemaakt van de bedragen per kind per categorie 0-4 of 4-19 en de beleidsinformatie. Het verschil in gemiddelde IBAL per kind tussen de categorieën wordt veroorzaakt door het verschil in aantal contactmomenten per jaargang. 0-jarigen komen tien keer op consult, 7-jarigen nooit.

26

jarigen. Dit betreft de 15 consulten en overige handelingen (t.b.v. signalering en verwijzing) die worden uitgevoerd door de Thuiszorgorganisaties. 36,7 procent van de lasten vloeit voort uit het uniforme deel van het basistakenpakket voor 4 tot 19 jarigen. Dit betreft de interbestuurlijke administratieve lasten als gevolg van de overdracht van dossiers, de contactmomenten tijdens de basisschool en het voortgezet onderwijs (groepen 2, 7 en klas 2), de vaccinaties en de extra zorg vanuit het uniforme deel. Slechts een klein deel (3,7 procent) van de interbestuurlijke administratieve lasten is het gevolg van het verplicht verwerken en aanleveren van beleidsinformatie aan derden. Onder deze derden wordt verstaan de gemeenten, de entadministratie en de Inspectie Gezondheidszorg. Op basis van het bovenstaande kan worden gesteld dat nagenoeg alle interbestuurlijke administratieve lasten worden veroorzaakt door verplichtingen met een gemengde functie: de administratieve handelingen vanuit het basistakenpakket. Deze administratieve handelingen worden (ook) uitgevoerd in het kader van de uitvoering van het primaire proces.

6.3

Peilmoment 2a: Interbestuurlijke administratieve lasten met lokaal EKD Peildatum 1

Peildatum 2

B

Peildatum 3

Fase 2

Fase 1 Jeugdgezondheidszorg LOKAAL EKD


D

Geen EKD

Jeugdgezondheidszorg Jeugdgezondheidszo rg Onderwijs en medisch curatief Maatschappelijk Werk Maatschappelijk Buurtzorg Buurtzor g Jeugdzorg en GGZ Justiti Justitie e Politie

Politie


Toekomst scenario

Peilmoment 2a geeft de huidige situatie weer binnen de onderzochte organisaties die werken met een lokaal EKD. Deze interbestuurlijke administratieve lasten zijn geëxtrapoleerd naar de landelijke cijfers (op basis van aantal kinderen per leeftijdscategorie en aantal instellingen).

De totale interbestuurlijke administratieve lasten op peilmoment 2a bedragen 44,2 miljoen euro landelijk en een gemiddelde van 11,70 euro per kind (gebaseerd op alle 0 tot 19 jarigen). Per type instelling zijn de interbestuurlijke administratieve lasten als gevolg van het uniforme deel van het basistakenpakket, in onderstaande tabel weergegeven.

Peilmoment 2a: Situatie met lokaal EKD

IBAL

IBAL per kind

Reductie in procenten


30.166.590

38,47

-7,8%


12.663.030

4,23

-37,3%

Beleidsinformatie (verplicht) Totaal Nederland:

1.392.494

0,37

-32,4%

44.222.113

11,70

-19,5%

27

De invoering van een lokaal EKD leidt tot een aanzienlijke reductie van de (interbestuurlijke)10 administratieve lasten, met een gemiddelde van 19,5 procent (voor alle 0 tot 19 jarigen) ten opzichte van de situatie zonder EKD11. Peilmoment 2a: Situatie met lokaal EKD t.o.v. peilmoment 1

45

- 7,8%

40 35 30 25 20 15

- 37,3%

10

- 32,4%

5 -


Basistakenpakket: consult Beleidsinformatie (verplicht) 4 - 19 jarigen

De oorzaken van deze reductie zijn onderstaand per categorie nader toegelicht: • Ad. Basistakenpakket 0 tot 4 jarigen Het gebruik van het EKD blijkt voor het uitvoeren van de administratieve handelingen die volgen uit het basistakenpakket van 0 tot 4 jaar per saldo 7,8 procent reductie op te leveren van interbestuurlijke administratieve lasten. De wijzigingen ten opzichte van de situatie zonder lokaal EKD zijn: • Het registeren van groei in een EKD kost minder tijd (1,5 minuut minder) • Het registreren van vaccinaties in een EKD kost minder tijd (1 minuut minder) • De intake levert geen verschil op in tijdsbeslag ten opzichte van de situatie met papieren dossiers • Met betrekking tot de entadministratie vindt feitelijk een extra handeling plaats doordat de gegevens zowel in het entadministratiesysteem als het EKD dienen te worden vastgelegd. • Ad. Basistakenpakket 4 tot 19 jarigen Het gebruik van het EKD blijkt voor het uitvoeren van de administratieve handelingen die volgen uit het basistakenpakket van 4 tot 19 jaar per saldo 37,3 procent reductie op te leveren

10 “Interbestuurlijk” staat hier tussen haakjes omdat de betreffende onderliggende handelingen een gemengde functie kennen. Dus de reductie is tevens in dezelfde percentages merkbaar voor de administratieve lasten binnen de eigen primaire processen. 11 Instellingen dienen naar de afzonderlijke categorieën te kijken (0-4 of 4-19) voor de berekening van de mogelijke reductie voor de eigen organisatie aangezien het landelijke percentage een gemiddelde betreft van 0-19.

28

van interbestuurlijke administratieve lasten. De wijzigingen ten opzichte van de situatie zonder lokaal EKD zijn: • Het overzetten van papieren dossiers naar het EKD tijdens de overgangssituatie. Dit is alleen van toepassing zolang andere JGZ instellingen die dossiers aanleveren nog niet met een EKD werken. Nu vormt het nog een extra administratieve belasting. • De grootste reductie als gevolg van de invoering van het lokale EKD wordt veroorzaakt doordat manco-kaarten12 voor mutaties niet langer hoeven te worden uitgezocht en geadministreerd. Dit betekende een structurele reductie van 4,5 FTE. • De administratieve handelingen bij de screening 5, 10 en 13 jarigen door de medisch teamassistent gaan 2 minuten sneller met behulp van het EKD. • Het uitzoeken van vaccinatiekaarten gaat nu volledig geautomatiseerd. Vroeger werd handmatig de kaarten uitgezocht en gesorteerd naar school. Hiermee waren twee teamassistenten 8 uur bezig. • Ad. Beleidsinformatie Het gebruik van het EKD blijkt voor het uitvoeren van de administratieve handelingen ten behoeve van het bewerken en verstrekken van beleidsinformatie aan derden per saldo 32,4% reductie op te leveren. De wijzigingen ten opzichte van de situatie zonder lokaal EKD zijn: • Het gebruik van het EKD leidt ertoe dat gemiddeld 8 uur minder tijd hoeft te worden besteed aan rapportages aan de gemeente (het betreft onder andere VVE, spraak-/taalontwikkeling, bereik, borstvoeding en overgewicht). • Het gebruik van het EKD leidt ertoe dat voor de GGD 6 weken minder tijd hoeft te worden besteed aan het rapporteren aan de entadministratie (12.000 kaarten). • Met betrekking tot de Inspectie van de Gezondheidszorg hebben de onderzochte instellingen aangegeven dat zij vóór het gebruik van het EKD ongeveer evenveel tijd kwijt waren, maar dat zij minder gegevens aanleverden. Nu worden meer gegevens opgevraagd en aangeleverd en is men evenveel tijd kwijt. Men levert ook kwalitatief betere informatie.

12

De Manco kaarten vormden het oude opzoeksysteem van de GGD. Om te weten waar een dossier zich bevond, was het nodig kaarten bij te houden. Alvorens op een school met een serie consulten te beginnen moest via de kaarten eerst de juiste dossiers opgezocht worden zodat de dossiers daarna gedistribueerd konden worden voor gebruik in het consult.

29

• Ad. De interbestuurlijke administratieve lasten inclusief kosten voor ICT Voor peilmoment 2a is het mogelijk om de jaarlijkse ICT kosten met betrekking tot het EKD te betrekken in de berekening van de interbestuurlijke administratieve lasten. De ICT kosten per kind zoals weergegeven in hoofdstuk 5 zijn hiertoe naar verhouding verdeeld en verdisconteerd. Verschil per kind inclusief ICT kosten

Peilmoment 1

Peilmoment 2a

Reductie per kind

ICT kosten per kind

Saldo lasten per kind


41,70

38,47

3,23-

4,00

0,77


6,74

4,23

2,51-

2,27

0,25-


0,55

0,37

0,18-

0,14

0,03-

14,54

11,70

2,84-

2,28

0,56-

Totaal Nederland:

Uit bovenstaande tabel blijkt dat totale interbestuurlijke administratieve lasten (inclusief ICT) met een lokaal EKD per saldo met 0,56 euro per kind dalen ten opzichte van de situatie zonder EKD voor de totale doelgroep van 0 tot 19 jarigen. Voor een berekening per instelling dient gebruikt te worden gemaakt van de afzonderlijke categorieën (0-4 of 4-19 plus de beleidsinformatie).

6.4

Peilmoment 2b: Interbestuurlijke administratieve lasten met een landelijke EKD

Voor peilmoment 2b is extra aandacht besteed aan de situatie die ontstaat als alle organisaties binnen de JGZ werken met een EKD. Dit kan één landelijk EKD zijn zoals nu wordt ontwikkeld door de Stichting EKD.NL. Het kan echter ook een situatie betreffen waarin alle JGZ-instellingen werken met een soortgelijk lokaal EKD zoals nu wordt gehanteerd binnen de GGD Den Haag of de Thuiszorg JGZ 0-4 in Kennemerland. Van belang is het feit dat tussen alle instellingen de onderlinge informatie-uitwisseling digitaal verloopt. Peildatum 1

Peildatum 2

B

Peildatum 3

Fase 2

Fase 1


C

A

Jeugdgezondheidszorg SMALLE VARIANT LANDELIJK EKD

D

Geen EKD

Jeugdgezondheidszorg Jeugdgezondheidszo rg

Onderwijs en me disch curatief MMaatschappelijk aatschappelijk Werk Buurtzorg Buurtzor g Jeugdzorg en GGZ Justit i Justitie e Po litie

Politie

Lokaal EKD naar

Landelijk EKD

Toekomst scenario

De totale interbestuurlijke administratieve lasten op peilmoment 2b bedragen in totaal 41,4 miljoen euro landelijk en 10,95 euro per kind. Dit betekent een extra vermindering van 6,39 procent ten opzichte van de situatie met lokale EKD’s en 24,7 procent ten opzichte van de situatie zonder EKD’s. Peilmoment 2b: Situatie met landelijk EKD

IBAL

IBAL per kind

Totale reductie in procenten


27.515.907

35,09

-15,9%


12.663.030

3,69

-53,2%


1.215.306

0,32

-41,0%

Totaal:

41.394.243

10,95

-24,7%

30

De oorzaken voor de extra reductie ten opzichte van de situatie met lokale EKD’s is onderstaand per categorie toegelicht. • Ad. Basistakenpakket 0 tot 4 jarigen In onderstaande figuur de reductie van de (interbestuurlijke) administratieve lasten waneer er door alle instellingen met een EKD wordt gewerkt.

Peilmoment 2b: Situatie met landelijk EKD t.o.v. peilmoment 1 en 2a

45

- 15,9%

40 35 30 25 20 15 - 53,2%

10

- 41,0%

5 -

Basistakenpakket: consult 0 Basistakenpakket: consult 4 Beleidsinformatie (verplicht) - 4 jarigen - 19 jarigen

Het gebruik van een landelijke EKD blijkt voor het uitvoeren van de administratieve handelingen die volgen uit het basistakenpakket van 0 tot 4 jaar per saldo een extra reductie van 8,8 procent op te leveren ten opzichte van een lokaal EKD (peilmoment 2a). De wijzigingen ten opzichte van de situatie met lokaal EKD zijn: • Papieren dossiers niet meer hoeven worden opgezocht • Er niets meer hoeft te worden uitgeprint in het kader van de overdracht naar instellingen die tot dan toe nog met papieren dossiers werkten • Vaccinatiekaarten niet meer hoeven te worden opgestuurd13 • Ad. Basistakenpakket 4 tot 19 jarigen Het gebruik van een landelijke EKD blijkt voor het uitvoeren van de administratieve handelingen die volgen uit het basistakenpakket van 4 tot 19 jaar per saldo een extra reductie van 25,4 procent op te leveren ten opzichte van de lokale EKD’s. Deze reductie wordt verklaard door het vervallen van de inspanningen om de papieren dossiers over te zetten naar het EKD (betrof een overgangssituatie) en het vervallen van het sorteren van MANCO kaarten (mutatieronde). De gezamenlijke last voor deze handelingen bedraagt 7,75 euro per kind. 13 Hierbij is als aanname gehanteerd dat bij de ontwikkeling van het landelijke EKD de een goede koppeling tussen de entadministratie en het EKD wordt gerealiseerd, waardoor gegevens niet dubbel hoeven te worden vastgelegd.

31

• Ad. Beleidsinformatie Met betrekking tot de verplichte administratieve lasten om derden te voorzien van beleidsinformatie wordt met het landelijke EKD een extra reductie gerealiseerd van 12,7 procent ten opzichte van de lokale EKD’s (van 0,37 naar 0,32 euro per kind). Deze extra vermindering wordt veroorzaakt door de introductie van de elf indicatoren die de IGZ standaard gaat gebruiken. Aangenomen is dat voor deze indicatoren standaard queries (rapportageformats) worden ontwikkeld in het landelijke EKD. De rapportage kan daarmee in een half uur plaatsvinden in tegenstelling tot het huidige tijdsbeslag van acht dagen door een stafarts.

6.5

Opmerkingen bij de gerealiseerde reductie en beoogde winst

De gegevens en berekeningen in dit rapport zijn gebaseerd op de ervaringen van twee instellingen. Een zeer beperkte steekproef dus. Op basis van deze ervaringen zijn ramingen gemaakt voor de effecten van het EKD op de interbestuurlijke administratieve lasten. De ervaringen van de twee instellingen zijn getransponeerd naar ramingen voor heel Nederland. Daartoe zijn aannames en gemiddelden gebruikt en is alleen uitgegaan van het uniforme deel van het basistakenpakket van de jeugdgezondheidszorg. Daarnaast zijn de ramingen gemaakt op basis van het EKD zoals dat door de betreffende instelling is ontwikkeld. Deze systemen zijn op alle mogelijke manieren aangepast op de lokale behoeften en bijvoorbeeld gekoppeld met andere systemen. Nog onduidelijk is in welke mate het landelijke EKD op dezelfde wijze is ingericht en of winst die lokaal is behaald, ook met het landelijke EKD te behalen is. Overigens kan ook het omgekeerde het geval zijn, dus dat het landelijke EKD door de wijze van inrichting tot meer reductie leidt. Met de interpretatie van deze berekeningen moet al met al zorgvuldig worden omgegaan. In dit hoofdstuk is een raming gemaakt van de situatie waarin er een landelijk EKD is. Deze besparingen kunnen binnen een regio vanzelfsprekend ook worden bereikt, wanneer de partners in de keten hetzelfde systeem gebruiken. Tot slot moet worden opgemerkt dat de lasten voor archiveren in het onderzoek niet zijn meegenomen14. Daarbij is door de instellingen opgemerkt dat het verlengen van de wettelijke bewaartermijn van dossiers van 10 tot 15 jaar ongelukkig is, terwijl de implementatie van het EKD voor de deur staat.

14 Parallel aan het onderzoek door Actal laat het ministerie van VWS een onderzoek uitvoeren naar de beheerskosten van het EKD en het verschil met de beheerskosten bij de papieren dossiers.

32

6.6

Conclusie

Uit het onderzoek blijkt dat het werken met een lokaal EKD aanzienlijke administratieve besparingen oplevert voor de betrokken partijen van 19,5 procent (exclusief ICT-kosten). Daarnaast geven de instellingen aan ook een duidelijke kwaliteitsslag te hebben gemaakt. Werken met het EKD leidt tot een gemiddelde lastenverlichting per kind per jaar van 2,84 euro (van 14,54 naar 11,70 euro)15. Met een landelijk gebruik van soortgelijke EKD’s of één landelijk EKD kan deze lastenverlichting oplopen tot 24,7 procent of 3,59 euro per kind (van 14,54 naar 10,95 euro). Deze percentages en bedragen betreffen de gemiddelde interbestuurlijke administratieve lasten voor alle 0 tot 19 jarigen in Nederland. Voor een vergelijking met een specifieke instelling dienen de percentages en bedragen voor de toepasselijke categorie van 0-4 jarigen of 4-19 jarigen met de beleidsinformatie te worden gebruikt. De grootste besparingen betreffen de ‘gemengde functie’ (administratieve handelingen als gevolg van de uitvoering van het basistakenpakket) en zitten in zoeken van dossiers, overdracht en mutatie. De tussenfase (organisaties met en zonder EKD) leidt tot tijdelijke dubbele lasten als gevolg van het overzetten van papieren dossiers (die worden ontvangen van instellingen zonder EKD). Indien de reductie van 2,84 euro door de introductie van een lokaal EKD (van peilmoment 1 naar 2) wordt afgezet tegen de jaarlijkse ICT kosten voor de invoering en beheer van het EKD dan leidt dit per saldo tot een gemiddelde lastenreductie per kind van 0,56 euro (2,84 euro lastenverlichting minus 2,28 euro ICT kosten). Het EKD zorgt ervoor dat veel gemakkelijker epidemiologische gegevens en managementinformatie kunnen worden bewerkt en opgeleverd. Daarnaast neemt de kwaliteit van de gegevens toe, ze zijn actueler en accurater. Werken met het EKD grijpt wel in op ‘professionele vrijheid’ van artsen en verpleegkundigen, het EKD zorgt voor meer standaardisering en meer geprotocolleerd werken. Wanneer het EKD echter wordt gebruikt ter ondersteuning van de primaire werkprocessen leidt het tot kwaliteitsverbetering (bijvoorbeeld aan het eind van consult samen met ouders de registratie doornemen).

15

Hierbij zijn de eenmalige en structurele ICT-kosten niet verrekend.

33

7. Toekomstscenario’s en de effecten op de interbestuurlijke administratieve lasten (peilmoment 3) 7.1

Zes mogelijke scenario’s Peildatum 1

Peildatum 2

B

Peildatum 3

Fase 2

Fase 1 Jeugdgezondheidszorg LOKAAL EKD


Geen EKD

D

Jeugdgezondheidszorg Jeugdgezondheidszo rg Onderwijs en medisch curatief Maatschappelijk Werk Maatschappelijk Buurtzorg Buurtzor g Jeugdzorg en GGZ Justiti Ju stitie e Politie

Politie


Toekomst scenario

Op peilmoment 2 is het EKD een intern dossier dat alleen wordt gebruikt binnen de jeugdgezondheidszorg. De situatie anno 2007 is concreet zo dat het EKD nog veelal een instellingsdocument is dat of bestaat binnen de jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 jarigen of dat bestaat binnen de jeugdgezondheidszorg 4 tot 19 jarigen.

Voor de toekomstscenario’s is uitgegaan van een situatie waarin er sprake is van een integraal EKD dat landelijk is gestandaardiseerd. Dit beeld is gelijk aan het ontwikkelingsperspectief op peilmoment 2. In een workshop zijn verschillende toekomstscenario’s geschetst en deze zijn beoordeeld op hun effect voor (interbestuurlijke) administratieve lasten. De volgende mogelijke toekomsscenario’s zijn aan een verkenning onderworpen: A. In het eerste scenario is het EKD aangesloten op een landelijk beschikbare verwijsindex risicojongeren. B. Een tweede scenario is te beschouwen als een variant hierop. Niet het EKD is aangesloten op een verwijsindex, maar het EKD zelf is uitgebreid met de functie verwijsindex. C. Een derde scenario stelt de ontwikkeling van Centra voor Jeugd en Gezin centraal. In deze centra zal naast de jeugdgezondheidszorg ook een aanbod aan opvoed- en opgroeihulp en gezinscoaching beschikbaar zijn. D. Een vierde scenario gaat uit van een ontwikkeling van het EPD (elektronisch patiëntendossier) en de mogelijkheid om het EKD en het EPD met elkaar te verbinden. E. Een vijfde scenario staat de verbinding tussen EKD en de (bureaus) jeugdzorg centraal F. Als laatste is genoemd een scenario waarbij het EKD wordt uitgebreid dan wel verbonden met een behandeldossier van die jeugdigen die bij meerdere instellingen in behandeling zijn. Ook de gegevens uit leerlingvolgsystemen zoals deze binnen het onderwijs worden gehanteerd kunnen hiertoe behoren. Daarbij ontstaat er als het ware een gedeeld/gezamenlijk dossier over alle sectoren heen. Deze variant lijkt ver weg, maar een vergelijkbare opzet wordt nu in Engeland ontwikkeld. Voor elk van deze scenario’s is nagegaan wat de effecten zijn wat betreft (interbestuurlijke) administratieve lasten op een viertal functies zoals deze nu worden uitgeoefend door de jeugdgezondheidszorg: casusniveau, beleid, verwijzing/signalering en coördinatie van zorg. De veranderingen die in de verschillende scenario’s optreden hebben daarnaast ook effecten op de

34

inrichting van het werkproces en de frequentie waarin specifieke activiteiten worden verricht. Ook deze zijn in de workshop benoemd. In de volgende paragrafen wordt de doorwerking van de scenario’s op de vier functies beschreven. In de laatste paragraaf worden de uitkomsten van de effecten of veranderingen op de vier functies samengevoegd.

7.2

Gevolgen voor de functies op casusniveau

In alle zes de scenario’s wordt de informatiepositie van de medewerkers van de jeugdgezondheidszorg op casusniveau versterkt doordat ze toegang krijgen tot informatie zoals die bekend is bij andere instellingen. Verschil is wel dat het de ene keer meer informatie is dan de andere keer (bijvoorbeeld een EKD gekoppeld aan het EPD waarin patiënteninformatie is opgenomen, tegenover een EKD gekoppeld aan de verwijsindex die alleen een signaalfunctie heeft). Beschikking hebben over meer informatie verminderd in principe de behoefte aan het doen van navraag bij andere instellingen. Het maakt ook een meer integrale beoordeling mogelijk van de positie van de cliënt. Meer en vooral betere informatie heeft daarmee vooral een kwalitatieve invloed op het werk van de jeugdgezondheidszorg en de mate waarin kinderen en gezinnen beter geholpen kunnen worden. Meer informatie, zoals via de verwijsindex, zal tot een toename van het vragen naar aanvullende informatie leiden. Er is dan immers eerder en vaker bekend dat een kind bij meerdere instanties aanwezig is. Dit leidt tot meer acties vanuit individuele instellingen, de noodzaak tot meer samenwerking en daardoor een groeiende behoefte aan informatieuitwisseling. Betere informatie, zoals in de andere vier scenario’s, zal tot een afname van de vraag naar informatie leiden, omdat er bij de instellingen daadwerkelijk meer (inhoudelijke) informatie over een kind of gezin beschikbaar is. Een basis aan informatie is over en weer bekend, waardoor alleen in gevallen van coördinatie van zorg contact en samenwerking nodig is.

7.3

Gevolgen voor de functies op beleidsniveau

De jeugdgezondheidszorg is een informatiebron voor instellingen/organisaties als RIVM, IGZ, TNO, CBS en andere uitvragende instanties. In peilmoment 2 kunnen deze instellingen de door hen benodigde informatie opvragen bij het landelijke EKD. In de scenario’s waarbij de informatiepositie van het EKD toeneemt, kunnen deze (extra) gegevens ook relevant zijn voor de uitvragende instellingen. Dat geldt zeker voor de scenario’s (b) en (c). Bij de scenario’s (d), (e) en (f) is dat alleen het geval als er naast het leggen van een verbinding met andere informatiebronnen, ook gegevens uit deze bronnen worden opgenomen in het EKD. Alleen in die variant zijn ze immers toegankelijk voor de uitvragende instanties zoals hiervoor genoemd. Omdat het hier alleen gaat om de beschikbaarstelling van elektronisch opgeslagen informatie

35

heeft dit geen gevolgen voor de (toename van) administratieve lasten. Wel neemt de waarde van het EKD als informatiebron toe.

7.4

Gevolgen voor de functies verwijzing en signalering in zorgstructuren

De jeugdgezondheidszorg neemt deel in zorgstructuren zowel in buurtnetwerken als rond het onderwijs. Afgezet tegen het totaal aan activiteiten van de jeugdgezondheidszorg gaat het hier slechts om een uiterst beperkt ingevulde functie. In deze netwerken staat informatieuitwisseling op casusniveau centraal. De uitwisseling komt tot stand tijdens bijeenkomsten van deze netwerken zelf. Met het verbeteren en vooral verbreden van de informatiepositie van de jeugdgezondheidszorg (en in een aantal scenario’s ook die van andere partijen) kan deze uitwisseling digitaal plaatsvinden. De behoefte aan deze netwerken komt daarmee grotendeels te vervallen. Bij een beperkte groep cliënten zal de beschikbare informatie er toe leiden dat wordt vastgesteld dat coördinatie van zorg nodig is.

7.5

Gevolgen voor de functie coördinatie van zorg

Naarmate de informatiefunctie van het EKD wordt versterkt kan eerder worden vastgesteld dat coördinatie van zorg (het samenhangend optreden van hulpverleners van meerdere instellingen bij eenzelfde gezin) nodig is. De activiteit ‘coördinatie van zorg’ zelf kent geen administratieve lasten.

7.6

Conclusies

Samenvattend kan worden gesteld dat afhankelijk van de toekomstige keuzes en ontwikkelingen van het EKD zoals geschetst in de verschillende scenario’s de interbestuurlijke administratieve lasten verder omlaag kunnen. In die situaties waarin de extra informatie slechts een signaalwaarde heeft en niet inhoudelijk van aard is (scenario a, verwijsindex), is weinig winst te behalen. In die situaties zal immers (nog steeds) extra informatie opgevraagd moeten worden. Wanneer er een toekomstscenario wordt uitgewerkt waarin inhoudelijke informatie kan worden uitgewisseld ontstaat er wel winst. Het opvragen van informatie is dan minder vaak nodig omdat de uitwisseling voor een deel al automatisch heeft plaatsgevonden. Invoering van het EKD en de doorontwikkeling zoals geschetst in de verschillende scenario’s heeft een positief effect op de effectiviteit van de werkprocessen binnen de jeugdgezondheidszorg. Men kan de (beperkte) energie daardoor beter richten op die groepen cliënten die inzet nodig hebben. Het EKD en de op termijn daarmee verbonden bredere informatiepositie maakt het ook mogelijk om risicoprofielen binnen het totale cliëntenbestand op te stellen. Dat kan zowel op instellingsniveau als dat dit landelijk gebeurt. Een neveneffect hierbij is dat juist doordat de informatiepositie is verbeterd, er meer en vaker actie op

36

cliëntniveau moet worden gestart, omdat het niet reageren op de signalen zoals voortkomen uit deze betere informatiepositie maatschappelijk niet aanvaardbaar is. Eén aspect waarin nog winst te behalen is in het kader van de interbestuurlijke administratieve lasten, is het ondersteunen van verwijzingen die plaatsvinden tussen verschillende instanties die met kinderen en gezinnen werken. Na een verwijzing moet een medewerkers in de jeugdgezondheidszorg altijd nog controleren of de cliënt ook daadwerkelijk is aangekomen bij de andere instantie. Wanneer in dit proces automatische controles kunnen plaatsvinden, is er in tijd winst voor alle partijen. Tevens kan er een signaalfunctie vanuit gaan wanneer een verwijzing te lang op een vervolg wacht. Al met al is peilmoment 3 vanuit het oogpunt van interbestuurlijke administratieve lasten minder interessant. De winst die op het niveau van informatieuitwisseling te behalen is zal hoogstwaarschijnlijk te niet worden gedaan doordat er op individueel niveau vaker tot actie moet worden over gegaan. Meer outreachend werken. Vooral meer kwaliteit dus. De verkenning wat betreft mogelijke toekomstscenario’s heeft zichtbaar gemaakt dat de meerwaarde van het EKD pas echt tot zijn recht komt als de informatie die daarin is opgeslagen, kan worden verbonden met de informatie zoals deze in andere sectoren van het jeugdveld voorhanden is.

37

8. Conclusies en aanbevelingen Het onderzoek naar de effecten van het EKD op de interbestuurlijke administratieve lasten betrof het aantonen van de baten, zowel kwantitatief als kwalitatief, en het aantonen van de eenmalige investeringen en structurele beheerskosten van het EKD. Onderstaand zijn de conclusies en aanbevelingen weergegeven.

8.1

Conclusies

Het EKD vermindert de interbestuurlijke administratieve lasten Gebaseerd op de ervaringen bij twee organisaties die reeds langere tijd werken met het elektronisch kinddossier en de analyse aan de hand van het standaard kosten model, kan worden geconcludeerd dat de invoering van het landelijk EKD leidt tot een lastenverlichting van interbestuurlijke administratie. Uitgedrukt in euro’s per kind bedroegen de lasten vóór de invoering van het EKD 14,54 voor de gehele categorie 0 tot 19 jarigen. Na invoering van een lokaal EKD daalde de interbestuurlijke administratieve last per kind naar 13,98 (inclusief de lasten voor ICT). Na invoering van het landelijke EKD zullen deze lasten naar verwachting verder dalen naar 13,23 per kind (inclusief de lasten voor ICT). Daarbij zijn de volgende elementen van belang: • Het merendeel (59,8 procent) van de lasten in de huidige situatie (met lokaal EKD) wordt veroorzaakt door de handelingen ten behoeve van het basistakenpakket 0 tot 4 jarigen. Deze handelingen betreffen een gemengde functie aangezien ze zowel voor het primaire proces worden uitgevoerd als voor het verstrekken van gegevens aan derden (interbestuurlijk). • De lastenverlichting binnen de jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 wordt voornamelijk veroorzaakt door tijdwinst in het registreren van groei en het opzoeken van dossiers door de consultatiebureau assistent, hoewel dit laatste nog niet volledig is vervallen. Als alle organisaties voor jeugdgezondheidszorg met een EKD werken vervalt deze handeling in zijn geheel. • De grootste besparing is te realiseren in de jeugdgezondheidszorg 4 tot 19 en betreft de lasten voor de overdracht van dossier van de thuiszorgorganisaties naar de GGD’n en het uitzoeken van de MANCO kaarten. Indien alle organisaties werken met een EKD vervallen alle handmatige handelingen om de dossiers te ontvangen en te sorteren naar postcode, rayon of school. In het onderzoek waarbij sprake is van vijf rayons betekende dit een besparing van 4,5 FTE. • Indien de jaarlijkse ICT kosten voor de invoering en beheer van het lokaal EKD worden verrekend met de interbestuurlijke administratieve lastenverlichting ontstaat per saldo een lichte lastenreductie van 0,56 euro per kind. In deze berekening zijn de eenmalige kosten verdisconteerd op basis van 5 procent jaarrente en een afschrijvingstermijn van 5 jaar. Deze

38

conclusie betreft de verandering als gevolg van een lokaal EKD (peilmoment 2a). De verwachting voor de interbestuurlijke lasten met een landelijk EKD zijn gebaseerd op de aanname dat de gemiddelde ICT kosten van het landelijk EKD vergelijkbaar zijn aan die van het lokale EKD per kind. De robuustheid van deze aanname is afhankelijk van de te kiezen ICT oplossing. Het EKD levert overigens niet voor alle functies een reductie van (interbestuurlijke) administratieve lasten. Afhankelijk van de wijze waarop het EKD is ingebed in de werkwijze tijdens de contactmomenten heeft de medewerker meer of minder tijd nodig voor registratieve handelingen. Binnen Thuiszorg Kennemerland is het EKD als hulpmiddel geïntegreerd in het volgen van het protocol per consultatie en levert dit naast kwaliteit (accuratesse en actualiteit) ook tijdswinst op. Binnen de GGD Den Haag ervaren de medewerkers echter meer lasten als gevolg van het EKD waarbij als belangrijkste reden is aangegeven het verplichte karakter om elke vraag (conform protocol) te registreren in plaats van een snelle GB (geen bijzonderheden) op papier.

Het EKD levert een aanvullende besparing op archiefkosten Zoals aangegeven in paragraaf 5.3 leidt de invoering van het EKD tot een aanvullende besparing door het verminderen van de benodigde archiefruimte. De termijn waarop deze besparing in volle omvang zal worden gerealiseerd is afhankelijk van de snelheid waarmee de papieren dossiers worden omgezet naar digitale dossiers (uitfaseren of scannen) en de wijze van opslag. Als uitgangspunt kan hierbij worden gehanteerd dat gemiddeld 90 dossiers op een strekkende meter archief past en een meter archiefruimte 50 euro per jaar kost. De tijdsbesparing leidt niet automatisch tot snellere processen Uit het onderzoek blijkt dat administratieve handelingen van bijvoorbeeld een assistent op het consultatiebureau efficiënter kunnen worden uitgevoerd dankzij het EKD. Aangezien deze assistent een schakel vormt in het proces (van binnenkomst kind tot vertrek) en de overige schakels niet sneller werken (wel met meer kwaliteit) zal het geheel als totaal geen versnelling betekenen. Echter, er is wel sprake van minder bureaucratie voor de betreffende schakel en de vrijgekomen tijd kan daarom aan andere zaken (bv. wachtende kinderen) worden besteed. Het EKD leidt tot hogere kwaliteit van beheer Alle partijen in het onderzoek geven aan dat het EKD leidt tot een hogere kwaliteit van dossierbeheer. Dossiers raken minder snel zoek, zijn gemakkelijk op de vragen en uit te wisselen (ook bij verhuizing). Dit laatste betekent dat verschillende medewerkers tegelijkertijd

39

toegang hebben tot het zelfde dossier en hierover kunnen overleggen. Daarnaast is aggregatie ten behoeve van epidemiologisch onderzoek veel efficiënter te organiseren. Hogere kwaliteit roept nieuwe lasten op De bovengenoemde stijging van beheerskwaliteit en de toegenomen efficiëntie leiden tot nieuwe vragen en behoeften waardoor per saldo de tijdsbesparing beperkt blijft. Indien de verzoeken om informatie (op termijn) zijn gestandaardiseerd, zal de interbestuurlijke administratieve last afnemen (druk op de knop van een standaard query). Een landelijk EKD zorgt voor een sluitend dossier van 0 tot 19 jaar Doordat de gegevens van alle kinderen in Nederland van 0 tot 19 jaar zijn opgenomen in één centrale database ontstaat daadwerkelijk één integraal dossier dat altijd gemakkelijk is op te vragen, ook na verhuizing. Toekomstige uitbreiding van het EKD met andere partijen in de jeugd(gezondheids)zorg heeft weinig invloed op de interbestuurlijke administratieve lasten Gesteld kan worden dat de invloed van mogelijke doorontwikkeling van het EKD in de richtingen zoals geschetst in hoofdstuk zes slechts een beperkte invloed zal hebben op de (toeof afname van) interbestuurlijke administratieve lasten. Het effect zal naar verwachting deels te niet wordt gedaan door het feit dat er meer kinderen en gezinnen blijken te zijn die (extra) inzet en samenwerking van de verschillende instanties vragen. Er zal vaker moeten worden ‘uitgerukt’ dan nu het geval is omdat sneller duidelijk is dat er sprake kan zijn van een verhoogd risico op het ontwikkelen van multiprobleem situaties. Toekomstige uitbreiding van het EKD met andere partijen in de jeugd(gezondheids)zorg leidt tot hogere kwaliteit van dienstverlening Invoering van het EKD en de doorontwikkeling zoals geschetst in hoofdstuk zes aan de hand van de verschillende scenario’s heeft een positief effect op de effectiviteit en kwaliteit van de werkprocessen binnen de jeugdgezondheidszorg en afhankelijk van de sectoren die aangeschakeld zijn, ook hun werkprocessen.

40

8.2

Aanbevelingen

Voorkom verlies aan functionaliteit van de reeds ontwikkelde lokale EKD’s Het landelijke EKD is nog in ontwikkeling. Welke functionaliteiten dit landelijke EKD precies gaat bieden is nog niet duidelijk. Voorkomen moet worden dat de investeringen in het kader van de lokale EKD’s in bijvoorbeeld koppelingen met andere registraties, zoals de leerlingenregistraties en planningssystemen verloren gaan. Een landelijk EKD dat deze koppelingen niet ondersteunt is voor de betrokken instellingen een stap terug. Daarom dient onderzocht te worden in hoeverre het landelijke EKD ontwikkeld kan worden als een open systeem waarmee door middel van een koppelvlak de lokale systemen kunnen communiceren. Zorg voor koppelingen tussen het EKD en de neonatale gehoorscreening en entadministratie Momenteel vinden nog aparte registraties plaats voor de neonatale gehoorscreening en de entadministratie. Deze registraties zijn deels overlappend aan het EKD. Door in de ontwikkeling van het landelijke EKD te voorzien in een koppeling kan hiermee een reductie van de interbestuurlijke administratieve lasten worden gerealiseerd. Maak gebruik van technische voorzieningen voor optimalisering van het zorgproces Naast de contactmomenten binnen de instellingen voor jeugdgezondheidszorg zelf vindt regelmatig huisbezoeken plaats of onderzoeken op scholen. Om de registratie van gegevens op deze externe locaties zo efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden, dient vastlegging op papier te worden voorkomen. Hiertoe kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van een PDA of laptop.

Zorg voor een flexibele routing door de registratievelden van het EKD Het EKD dient zo te worden ontwikkeld dat gegevens één keer behoeven te worden ingevuld. Daarnaast is het van belang dat eenvoudige dossiers snel kunnen worden geregistreerd. Indien bij een bepaald kind geen risico’s bestaan, dienen bijvoorbeeld hele onderwerpen (velden) te worden overgeslagen. Hierbij dient overigens wel rekening te worden gehouden met de weten regelgeving en de kwaliteitsstandaarden van het HKZ. Zorg voor een rapportage instrument voor de instellingen ten behoeve van de gemeenten waaraan zij verantwoording moeten afleggen en die zij moeten voorzien van beleidsinformatie.

41

De landelijke database van het EKD moet landelijk gemakkelijk beleidsinformatie kunnen genereren. De instellingen in de jeugdgezondheidszorg rapporteren echter ook aan de gemeenten die hen financieren voor het uitoefenen van de taken. Ook gemeenten dienen op basis van gegevens van de jeugdgezondheidszorg (gezondheids)beleid op te stellen. Om te voorkomen dat instellingen lokaal nog gegevens moeten verwerken is het wenselijk vanuit het EKD landelijk een functie te realiseren om de lokale rapportages op relatief eenvoudige wijze te genereren. Onderzoek de mogelijkheden voor centrale archivering van de papieren dossiers De bewaarplicht voor de kinddossiers is (onlangs) vastgesteld op 15 jaar. Dit betekent dat zelfs na invoering van het EKD veel papieren dossiers voor deze tijd dienen te worden opgeslagen. Een deel van deze dossiers zal nog worden geraadpleegd en aangevuld tijdens de standaard contactmomenten. Andere dossiers worden alleen nog opgevraagd in geval van een risico (signaal). De meeste dossiers zullen echter gedurende de bewaartermijn niet meer worden geactiveerd. Om kosten te besparen kan nader onderzoek worden gedaan naar de mogelijkheid van centrale (landelijke) archivering. Hierbij dient echter uitdrukkelijk rekening te worden gehouden met de snelheid waarmee dossiers (na verzoek) beschikbaar kunnen zijn (bijvoorbeeld via scannen en mailen) én het gemak voor de arts om in de dossiers te wijzigen of aan te vullen (wat vaak niet werkt met gescande documenten).

42

Bijlage A. Wet- en regelgeving Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) De WGBO is op 1 april 1995 van kracht en vormt een hoofdstuk in het Burgerlijk Wetboek (boek 7, afdeling 5, titel 7). De WGBO regelt de rechtsbetrekking tussen arts en patiënt tijdens de hulpverlening. Daarbij staan de rechten van de patiënt centraal en heeft de hulpverlener in principe de plicht hulp te verlenen (waarbij hulpverlening betreft de ‘handelingen op het gebied van de geneeskunst, waaronder onder meer wordt verstaan, alle verrichtingen – het onderzoeken en geven van raad daaronder begrepen – rechtstreeks betrekking hebbende op een persoon en ertoe strekkende hem van een ziekte te genezen, hem voor het ontstaan van een ziekte te behoeden of zijn gezondheidstoestand te beoordelen, dan wel deze verloskundige bijstand te verlenen’). Om te voldoen aan de bepalingen van de WGBO moet de hulpverlener handelen volgens de professionele standaard, de patiënt van de noodzakelijke informatie voorzien, toestemming van de patiënt hebben om een (be)handeling uit te voeren en een dossier bijhouden, waarin de behandeling wordt gedocumenteerd. De professionele standaard omvat het geheel aan voorschriften, gedragscodes, standaarden, richtlijnen, beroepsnormen en dergelijke. Informatieverplichtingen. Met betrekking tot dossiervorming schrijft het WGBO voor dat de hulpverlener een dossier aanlegt waarin de gegevens worden opgenomen die noodzakelijk zijn om aan de eis van ‘goed hulpverlenerschap’ te voldoen (art.7:454BW). Per situatie kunnen de noodzakelijke gegevens verschillen. De toelichting op het WGBO stelt dat de aantekeningen van de verpleegkundige ook deel uitmaken van het dossier. Zij zal haar bevindingen uit zelfstandige contacten dus in het dossier moeten vastleggen. De hulpverlener is verplicht het dossier tien jaar te bewaren, gerekend vanaf het moment waarop de laatste aantekening in het dossier werd gemaakt.

Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid (WCPV) en Besluit Jeugdgezondheidszorg De taken van de jeugdgezondheidszorg liggen sinds 1990 vast in de Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid (WCPV). Deze wet richt zich op bewaking, bescherming en bevordering van de gezondheid van de bevolking en van specifieke groepen door de gemeenten. Volgens deze wet (artikel 3) draagt de gemeenteraad zorg voor de uitvoering van de jeugdgezondheidszorg en zorgt zij in ieder geval voor het op systematische wijze volgen en signaleren van ontwikkelingen in de gezondheidstoestand van jeugdigen en van gezondheidsbevorderende en bedreigende factoren. Ook draagt zij zorg voor het vroegtijdig opsporen en de preventie van specifieke stoornissen (artikel 3). Nadere uitwerking van de taken kan bij Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) worden genomen. Dit is in het geval van de jeugdgezondheidszorg

43

gebeurd op 5 november 2002 toen het Besluit Jeugdgezondheidszorg werd afgekondigd (van kracht op 1 januari 2003). Het Besluit Jeugdgezondheidszorg zorgde voor de invoering van het landelijke basistakenpakket voor de integrale jeugdgezondheidszorg voor o tot 19 jarigen (artikel 2) dat de gemeente voor haar burgers dient te realiseren. In voorbereiding op de inwerkingtreding van het Besluit Jeugdgezondheidszorg is een convenant integrale jeugdgezondheidszorg afgesloten tussen het ministerie van VWS, de Landelijke Vereniging voor Thuiszorg (nu ActiZ) en de VNG waarin ondermeer staat dat er een goed functionerend en sluitend landelijk registratiesysteem moet worden gerealiseerd met het oog op: vroegsignalering, adequaat aanbod van maatwerk, inzicht functioneren basistakenpakket, beschikbaarheid van gegevens van kind, gegevensverzameling ten behoeve van beleidsontwikkeling. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar een uniform deel en een maatwerkdeel. • Het uniforme deel bevat zorg die aan elk kind in elke gemeente moet worden aangeboden, te weten afnemen van algemene anamnese en het beoordelen van de volgende elementen: lichamelijke verschijning, groei, ontwikkeling, functioneren, medisch-biologische parameters, gedrag, sociaal- en fysiek milieu en het zorgsysteem. Verder staat een aantal taken genoemd inzake opsporing en preventie van specifieke stoornissen, te weten oogpathologie, maldescensus testis, congenitale hartafwijkingen, spraak- en taalstoornissen, perceptief gehoorsverlies, vaccinatie tegen hepatitis B en tuberculose. • In het maatwerkdeel worden meer algemene zaken genoemd die in overleg met de betreffende gemeente(n) worden vastgelegd op basis van lokale situatie en behoeften. Het maatwerkdeel beschrijft producten die niet aan alle leden van de doelgroep behoeven te worden aangeboden dan wel waarvan de gemeente vrijheid heeft de doelgroep en de inhoud van het product nader te bepalen. Informatieverplichtingen. De WPCV en het landelijke basistakenpakket geven voor de jeugdgezondheidszorg aan over welke handelingen (uniforme deel en maatwerkdeel) gegevens dienen te worden vastgelegd.

Beleidsinformatie gemeenten De Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid richt zich op bewaking, bescherming en bevordering van de gezondheid van de bevolking en van specifieke groepen door de gemeente. In artikel 3 staat dat de gemeenteraad zorgdraagt voor de uitvoering van de jeugdgezondheidszorg en daartoe, op een systematische wijze de ontwikkelingen in de gezondheidstoestand van jeugdigen en van gezondheidsbevorderende en bedreigende factoren, volgt. Ook draagt zij zorg voor het vroegtijdig opsporen en de preventie van specifieke stoornissen (artikel 3). Artikel 8 van de WCPV geeft aan dat met betrekking tot de nota gezondheidsbeleid AMVB’s kunnen worden opgesteld over het verstrekken van gegevens aan

44

gemeenten door personen en instellingen werkzaam op het terrein van volksgezondheid en van gemeenten aan de minister. Deze AMVB’s hebben geen invulling gekregen. Gegevens uitwisseling vindt plaats, maar de vorm en inhoud ervan is in overleg tussen gemeenten en instellingen bepaald. Informatieverplichtingen. Er is vastgelegd dat gemeenten informatie verwerken. Deze informatie wordt verstrekt door de instellingen in de jeugdgezondheidszorg. Welke informatie het betreft is niet vastgelegd.

Inspectie voor de Gezondheidszorg De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) houdt toezicht op de kwaliteit, veiligheid en toegankelijkheid van de gezondheidszorg en bewaakt de rechten van de patiënt. De IGZ houdt toezicht op basis van 23 wetten. In de Gezondheidswet (GW) is het Staatstoezicht op de Volksgezondheid geregeld, waarvan de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) deel uitmaakt. De Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) regelt in het algemeen de toezichtsbevoegdheden van de inspectie. In artikel 5.16 van deze wet staat dat een toezichthouder bevoegd is om inlichtingen te vorderen. Voorheen werkte de IGZ met uitgebreide vragenlijsten die door de instellingen voor jeugdgezondheidszorg dienden te worden ingevuld. Eind 2006 is een definitieve set van elf indicatoren vastgesteld die zoveel mogelijk betrekking hebben op de volksgezondheid of de determinanten van de volksgezondheid. De IGZ verwacht dat de GGD’en en thuiszorgorganisaties in 2007 alle benodigde indicatoren gaan verzamelen zodat deze in begin 2008 ook daadwerkelijk beschikbaar zijn voor het toezicht. Informatieverplichtingen. Instellingen in de jeugdgezondheidszorg zijn verplicht de inspectie inlichtingen te verschaffen.

De Nederlandse Stichting voor het Dove en Slechthorende Kind (NSDSK) De NSDSK is een stichting waar zowel zorg wordt gegeven en diagnostisch onderzoek wordt verricht, als (toegepast) wetenschappelijk onderzoek wordt uitgevoerd gericht op dove en slechthorende kinderen en kinderen met een taal-/spraakprobleem. In 2002 is gestart met de landelijke implementatie van de neonatale gehoorscreening. Deze implementatie is voorbereid en uitgevoerd door de NSDSK in samenwerking met TNO. De ontwikkeling van de neonatale gehoorscreening is ingezet om gehoorstoornissen bij kinderen eerder te onderkennen en sneller hulp te bieden zodat problemen met de stoornis zoveel mogelijk worden voorkomen. De gehoorscreening wordt uitgevoerd door de

45

jeugdgezondheidszorg. Sinds 1 januari 2006 wordt de screening door alle organisaties voor jeugdgezondheidszorg 0 tot 4 jaar uitgevoerd. De neonatale gehoorscreening wordt ondersteund door het Centrale Administratiesysteem Neonatale Gehoorscreening (CANG). Dit systeem is per instelling in eigen beheer. Het systeem functioneert autonoom. Tussen instellingen is er geen communicatie mogelijk. Het systeem ondersteunt onder andere de planning en de metingen zelf (registratie van meetresultaten en uitkomsten). De NSDSK verzorgt de hosting van het CANG en de helpdeskfunctie voor alle instellingen. Informatieverplichtingen. Geen. De neonatale gehoorscreening wordt uitgevoerd als onderdeel van het basistakenpakket van de jeugdgezondheidszorg. Momenteel worden er (standaard) geen gegevens verwerkt ten behoeve van beleid of monitoring. Deze behoefte is er wel vanuit de NSDSK. Zij hoopt van elke instelling toestemming te krijgen om de gegevens (geaggregeerd en geanonimiseerd) te gebruiken als beleids- en monitorinformatie.

Entadministratie De tien entadministraties in Nederland zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van drie nationale preventieprogramma' s: • Rijksvaccinatieprogramma (RVP) • Onderzoek op aangeboren stofwisselingsziekten (ook bekend als de hielprik) • Pre- en postnatale Screening (PPS) bij zwangere vrouwen. Deze programma' s worden gefinancierd uit AWBZ-gelden. De entadministraties coördineren de uitvoering, verzorgen oproepen tot deelname, financieren de betrokken organisaties, distribueren de vaccins en bloedproducten voor deze programma' s, geven voorlichting aan ouders/verzorgers en beroepsbeoefenaren en houden medisch toezicht op de uitvoering. Zij beheren elektronische databases met cliëntgegevens en verstrekken hieruit cijfermateriaal aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg en het RIVM. Informatieverplichtingen. Voor het uitvoeren van het Rijksvaccinatieprogramma en de hielprik hebben de entadministraties GBA autorisatie voor alle kinderen die zich vestigen in Nederland. Wanneer een kindje wordt geboren of zich nieuw vestigt in Nederland, wordt van het kind een dossier aangemaakt. Daaruit vloeien de oproepkaarten voor de vaccinaties. Deze kaarten worden naar ouders gestuurd. Deze kaarten nemen ouders mee naar de oproepen bij het consultatiebureau. Op de daarvoor vastgestelde momenten krijgen de kinderen de benodigde vaccinatie. De arts of verpleegkundige prikt en legt deze prik vast op de oproepkaart. De oproepkaarten worden (wekelijks) teruggestuurd aan de entadministratie. Deze verwerkt de gegevens in hun dossiers. De consultatiebureaus verwerken zelf ook de prik in hun dossier van het kind. In deze procedure doet zich een verschil voor tussen de consultatiebureaus en

46

GGD’en. De GGD sturen zelf ouders een brief met een oproepmoment om de vaccinatie te halen. De Landelijke Vereniging voor Entadministraties heeft in 2005 een nieuw geautomatiseerd systeem ontwikkeld voor de ondersteuning van de primaire processen (Preaventis). Preaventis is feitelijk het eerste landelijke kinddossier. In Preaventis staan digitaal alle gegevens over de inentingen van alle kinderen in Nederland. Daarnaast kan op een makkelijke manier gegevens worden verkregen over het chargenummer van de spuit (voor verlopen spuiten) en kunnen geaggregeerde gegevens worden verzameld zoals de vaccinatiegraad. Bovendien zal de financiële administratie worden versimpeld en kunnen NAW gegevens digitaal worden gebruikt. Het RIVM verwerkt gegevens ten behoeve van landelijke rapportages. In 2007 wordt de registratie van de entadministraties overgedragen aan het RIVM.

TNO TNO ondersteunt organisaties en overheid bij het ontwikkelen van goede gezondheidszorg. De groep jeugd en gezondheid richt zich op gezondheidsbevordering en ziektepreventie bij jeugdigen. De TNO-wet en het TNO-besluit geven de taken van TNO weer. In artikel 4 van de TNO-Wet staat genoemd dat TNO tot taak heeft onderzoek uit te voeren. TNO onderzoekt onder meer het psychosociaal functioneren en gezond gedrag van kinderen. Informatieverplichtingen. TNO voert in samenwerking met het RIVM en in opdracht van Actiz en GGD Nederland de Lokale en Nationale Monitor Gezondheid uit. Onderdeel van deze monitor is de monitor Jeugdgezondheid waarvoor TNO de gegevens verzamelt en verwerkt. Overheid, instellingen en andere onderzoeksinstituten kunnen van de monitor gebruik maken ten behoeve van het gezondheidsbeleid. De monitor standaardiseert de gegevens (en uitvraag) zodat uniform onderzoek plaats vindt. Een dergelijke uniformering maakt regionale en landelijke vergelijkingen mogelijk. Deelname aan de monitor is vrijwillig. Veel instellingen doen (nog) niet mee. De gegevens die de instellingen voor jeugdgezondheidszorg aan TNO leveren vallen dan ook niet onder de interbestuurlijke administratieve lasten omdat er geen sprake is van een wettelijke verplichting.

RIVM Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) is het onderzoeksinstituut van de overheid op het gebied van volksgezondheid en milieu. Het RIVM verricht niet alleen zelf onderzoek, maar verzamelt ook wereldwijd kennis en past die kennis toe.

47

Sinds 2006 is als onderdeel van het RIVM het Centrum Jeugdgezondheid (CJG) ingericht. Deze afdeling richt zich op het verbeteren van de kwaliteit van de jeugdgezondheid en de jeugdgezondheidszorg. Het Centrum ondersteunt de jeugdgezondheidszorg bij de verdere professionalisering, uniformering en informatisering. Het Centrum Jeugdgezondheid heeft tot taak het verbeteren van de kwaliteit en de uitvoering van het basistakenpakket en het uitvoeren van de beheerstaken op het gebied van de informatisering in de jeugdgezondheidszorg. Het Centrum Jeugdgezondheid wordt beheerder van het EKD en de landelijke database. Daarnaast draagt het RIVM bij aan de ontwikkeling, invoering, verbetering en evaluatie van (nieuwe) screeningsprogramma’s. De Wet op het RIVM geeft aan het RIVM bestaansrecht door haar taken te omschrijven. In artikel 3 lid 1a staat dat het RIVM tot taak heeft onderzoek te verrichten op het gebied van volksgezondheid en milieu. Informatieverplichtingen. Niet aanwezig.

Centraal Bureau voor de Statistiek Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) heeft tot taak het verzamelen, bewerken en publiceren van statistieken ten behoeve van praktijk, beleid en wetenschap. Informatieverplichtingen. Het besluit gegevensverwerking CBS geeft in artikel 11 aan dat bij instellingen in de gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening de volgende gegevens kunnen worden opgevraagd: 1. De aard en de omvang van de voorzieningen en de aangeboden diensten alsmede het gebruik daarvan; 2. De aard van de inrichtingen en tehuizen; 3. De financiering van de zorg; 4. De zorgvraag, het zorggebruik en de gezondheids- en welzijnstoestand van zorggebruikers. Daarnaast worden in artikel 3 gegevens genoemd die mogelijk ook aan de instellingen kunnen worden gevraagd. Het betreft: • de rechtsvorm; • het aantal vestigingen en de omvang van de vestigingen; • de economische activiteiten; • de zeggenschap in andere ondernemingen; • de omzet, prijzen en tarieven van verkochte goederen en diensten per afnemer; • de in- en uitvoer van goederen en diensten; • de kosten, waaronder inkopen van goederen en diensten, lonen, sociale lasten, indirecte belastingen, heffingen, afschrijvingen en subsidies;

48

• de resultatenrekening; • de balans en balansmutaties; • de voorraden; • de investeringen, desinvesteringen en lease-activiteiten; • de conjunctuur- en investeringsverwachtingen; • de lonen, arbeidsuren en andere kenmerken van werknemers en hun dienstverband; • het aantal vacatures en de mutaties daarin; • het ziekteverzuim en aantal ziekmeldingen; • de bedrijfsopleidingen; • het aantal personen voor speur- en ontwikkelingswerk en de uitgaven daarvoor; • de energiebalans en apparatuur voor energievoorziening; • de productie, inzameling en verwerking van afval. Vanaf 2007 voert het CBS de Monitor Jeugd uit waarin allerlei gegevens over de gezondheid en het welbevinden van de Nederlandse jeugd is opgenomen. De databestanden van de monitor worden gevuld door gegevens van andere onderzoeksinstituten zoals het Trimbos, TNO en RIVM. Er vindt geen rechtstreekse uitwisseling van gegevens plaats tussen CBS en de instellingen voor jeugdgezondheidszorg. Overigens werken deze instellingen wel mee aan de onderzoeken van Trimbos, TNO en het RIVM. Vaak is deze medewerking op basis van vrijwilligheid en vindt zij bij een selectie van instellingen plaats.

49

Bijlage B. Richtlijn contactmomenten 1.

Inleiding

Op 1 januari 2003 is het Basistakenpakket Jeugdgezondheidszorg (BTP) van kracht geworden. Dit Basistakenpakket is gebaseerd op de Wet collectieve preventie volksgezondheid (WCPV). Het BTP kent een uniform deel en een maatwerkdeel. Het uniforme deel moet in alle gemeenten op dezelfde wijze en met dezelfde kwaliteit uitgevoerd worden. Gemeenten hebben (beleids)vrijheid om de handelingen van het maatwerkdeel toe te snijden op de specifieke behoeften van de eigen jeugdpopulatie. Het “Convenant inzake de voorbereiding van de invoering van het basistakenpakket jeugdgezondheidszorg” tussen het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), de Landelijke Vereniging voor Thuiszorg (LVT) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) d.d. 27 mei 2002 vermeldt in artikel 1 het volgende: “Voor een adequate uitvoering van het basistakenpakket is het noodzakelijk dat ten behoeve van de gemeenten, uitvoerende partijen en de beroepsbeoefenaren helderheid wordt gegeven over de contactmomenten binnen het in te voeren basistakenpakket.” Volgens hetzelfde artikel moet het Platform Jeugdgezondheidszorg (JGZ) deze helderheid geven. Het Platform heeft op 25 juni 2003 ten behoeve van de professionals en de instellingen in de jeugdgezondheidszorg onderhavige “Richtlijn Contactmomenten Basistakenpakket Jeugdgezondheidszorg 0 -19 jaar” vastgesteld. Deze Richtlijn moet er toe leiden dat elke jeugdige in Nederland rond dezelfde leeftijd dezelfde handelingen van eenzelfde kwaliteit door de jeugdgezondheidszorg krijgt aangeboden. Bij het ontwerpen van de Richtlijn is het Platform JGZ uitgegaan enkele stukken. Voor een overzicht van deze stukken zie bijlage 1 bij deze Richtlijn. Het Platform JGZ volgt in de Richtlijn met uitzondering van twee aspecten het Advies van de Expertgroep contactmomenten aan de Stuurgroep JGZ van 14 oktober 2002 (zie hoofdstuk 3).

50

2.

Contactmomenten 0 – 19 jaar

Leeftijd e

e

4 tot 7 dag

Contact

Tijdens contactmomenten te leveren producten/te

Product/Taak

Moment

verrichten taken

volgens BTP

Huisbezoek

Screeningen

(U3.1.1) (U3.1.1.1)

• PKU • CHT • AGS

(U3.1.1.2) (U3.1.1.3)

Screening perceptief 2e week

Huisbezoek

gehoorverlies

(U3.1.1.8)

Algemene anamnese

(U1.1.1)

Sociaal milieu Inschatten verhouding draagkracht / draaglast

(U1.2.3)

Bepalen risicogroepen

(U2.1.1)

Wettelijk verplichte voorlichting Dossiervorming

(U2.2.1) (U4.1.1) (U6.1.1)

e

4 week

Consult

Algemene anamnese, specifiek:

(U1.1.1)

• controle aangeboren/erfelijke afwijkingen

(U.1.1.1.2)

• uitdiepen anamnese • medische achtergrond

(U1.1.1.3)

Groei Autorisatie RVP

(U1.1.1.3) (U1.1.3) (U3.1.2.1)

8e week

Consult

RVP (DKTP / HIB) Groei

(U3.1.2.1) (U1.1.3)

3 maanden

Consult

RVP (DKTP / HIB) Ontwikkelingsonderzoek

(U3.1.2.1) (U1.1.4)

Groei

(U1.1.3)

4 maanden

Consult

RVP (DKTP / HIB) Groei

(U3.1.2.1) (U1.1.3)

6 maanden

Consult

Groei

(U1.1.3)

Ontwikkelingsonderzoek

(U1.1.4)

Functies, specifiek:

(U1.1.5)

7,5 maanden

Consult

• Voedingsadviezen • Mondgedrag Ontwikkeling, specifiek: • Spraak/taal ontwikkeling

(U1.1.4.2) (U1.1.4.5)

Groei

(U1.1.3)

Ontwikkelingsonderzoek Vroegtijdige Onderkenning

(U1.1.4)

Visusstoornissen (vov)

(U3.1.1.4)

• Motoriekontwikkeling 9 maanden

Consult

(U1.1.4)

51

11 maanden 14 maanden

Consult Consult

RVP (DKTP / HIB)

(U3.1.2.1)

Groei

(U1.1.3)

RVP (BMR / MenC) Groei

(U3.1.2.1) (U1.1.3)

Ontwikkelingsonderzoek Afsluiting zuigelingenperiode

(U1.1.4)

Inschattingen zorg peuterperiode 18 maanden

Consult


(U1.1.5)

• Opvoedingsvragen • Pedagogische observatie Anticiperende voorlichting 2 jaar

Consult

Groei

(U1.1.3)

Ontwikkelingsonderzoek, specifiek: • Spraak en taal

(U1.1.4) (U1.1.4.5)


(U1.1.5)

• Opvoedingsvragen 3 jaar

Consult

Ontwikkelingsonderzoek, specifiek:

(U1.1.4)

• Spraak en taal Functies, specifiek:

(U1.1.4.5) (U1.1.5)

• Opvoedingsvragen • Pedagogische observatie 3,9 jaar

5 jaar 5 jaar

Consult

Screening PGO

• Opsporing visuele stoornissen

(U3.1.1.4)

Groei Bepalen ontvangen zorg

(U1.1.3) (U2.1.1)

RVP (DTP / aK) Opsporing visuele stoornissen

(U3.1.2.1) (U3.1.1.4)

Screening spraak- en taalstoornissen

(U3.1.1.7)

Groei

(U1.1.3)

of groep 2

Ontwikkeling, Specifiek:

(U1.1.4)

basis onderwijs

• motorisch

(U1.1.4.2)

• relaties, omgaan met andere kinderen Functies, specifiek:

(U1.1.4.4) (U1.1.5)

• psychosociale ontwikkeling

(U1.1.5.2) (U1.1.5.3)

• emotioneel functioneren

(U1.1.5.4)

• sociaal functioneren Opsporing visuele stoornissen

(U3.1.1.4)

9 jaar

Massaal

RVP (DTP / BMR)

(U3.1.2.1)

10 jaar

PGO

Groei, specifiek:

(U1.1.3)

of groep 7 basis onderwijs

• Houdingsafwijkingen • Ontwikkeling

(U1.1.4)


(U1.1.5)

52

• psychosociale ontwikkeling

(U1.1.5.2)

• emotioneel functioneren • sociaal functioneren

(U1.1.5.3) (U1.1.5.4)

Gedrag, specifiek:

(U1.2.2)

• Pesten / geweld

(U1.2.2.3)

Groei, specifiek:

(U1.1.3)

of klas 2 voortgezet

• Houdingsafwijkingen Ontwikkeling; specifiek:

(U1.1.4)

onderwijs

• Pubertijd

13 jaar

PGO

Gedrag, specifiek: • Schoolverzuim speciaal onderwijs

PGO

(U1.2.2) (U1.2.2.4)

PGO bij aanmelding / toelating voor het (V)SO Beneden 8 jaar tweejaarlijks een PGO Vanaf 8 jaar – 19 jaar driejaarlijks een PGO

3.

Toelichting

3.1. Tijdstip van contactmomenten De Expertgroep heeft exacte leeftijden aangegeven waarop de contactmomenten moeten plaatsvinden. Volgens de Richtlijn kunnen indien rekening wordt gehouden met de eisen van het Rijksvaccinatieprogramma en eisen te stellen aan de screeningen, de contactmomenten uitgevoerd worden binnen een zekere bandbreedte. De bandbreedte wordt voor de contactmomenten met jongeren t/m 3 jaar gesteld op 10 %, afgerond op hele dagen. Dit betekent bijvoorbeeld dat het contactmoment op de leeftijd van 8 weken een speling geeft van 6 dagen eerder of later en een contactmoment op de leeftijd van 3 maanden een speling van 9 dagen eerder of later. De bandbreedte voor de contactmomenten met jongeren vanaf 4 jaar bestaat eruit dat men kan kiezen voor het zien van jongeren per leeftijdscategorie (dus in het kalenderjaar van de geboorte) of per schoolgroep/klas. De in de Richtlijn voorgeschreven contactmomenten zijn tevens geschikt voor het aanbod van eventueel maatwerk. Het betreft veelal sleutelleeftijden in de ontwikkeling van jongeren die zeer geschikt zijn voor voorlichting en advisering op maat (psychomotorische ontwikkeling, spraaktaal, opvoedingsondersteuning, puberteit etc). 3.2. Disciplines Het Advies van de Expertgroep schrijft bij elk contactmoment voor welke discipline de handeling moet uitvoeren. De Richtlijn gaat daarentegen uit van de inzet van een JGZ-team. In dit team zijn tenminste de disciplines van een arts en een verpleegkundige vertegenwoordigd. Het team moet over voldoende deskundigheid beschikken om de contactmomenten met

53

kwaliteit te kunnen uitvoeren. Doel en inhoud van de contactmomenten zoals voorgeschreven door het BTP bepalen het in te zetten deskundigheidsniveau. 4.

Implementatie

Het in de Richtlijn voorgeschreven niveau zal niet in elke regio van de ene op de andere dag bereikt kunnen worden. Het Platform vindt een periode van twee jaar reëel om hier naar toe te kunnen groeien. Deze periode geldt ook voor het bereiken van het gewenste opleidingsniveau binnen het JGZ-team. Uiterlijke streefdatum is 01-07-2005. Bij het bepalen van deze implementatieperiode is aangesloten bij de periode waarbinnen de jeugdgezondheidszorgorganisaties gecertificeerd zouden moeten zijn volgens het harmonisatieschema “HKZ Jeugdgezondheidszorg 0-19 jaar”. Het is van groot belang dat op regioniveau betrokken partijen goed met elkaar afspreken op welke wijze en in welk tempo wijzigingen in contactmomenten worden ingevoerd. Deze afspraken dienen openbaar te zijn. Het Platform wil graag van deze afspraken op de hoogte gebracht worden. De Inspectie voor de Gezondheidszorg zal mede op grond van de Kwaliteitswet Zorginstellingen en de Wet BIG toezicht houden op de naleving van de Richtlijn. Het Platform zal de effectiviteit en doelmatigheid van de Richtlijn contactmomenten evalueren en daartoe in de komende periode met nadere adviezen en voorstellen komen. Bij deze evaluatie zullen ook de wensen en vragen van partijen naar aanleiding van het Advies van de Expertgroep voor zover niet in de Richtlijn verwerkt, worden meegenomen. De evaluatie kan leiden tot aanpassing van de Richtlijn. Het Platform JGZ zal prioriteit geven aan het verder (doen) ontwikkelen van uniforme standaarden (begrippenkader en de dataset). Dit is noodzakelijk om de Richtlijn contactmomenten te evalueren en zoveel mogelijk evidence-based te onderbouwen. Zonder een uniform begrippenkader is het immers niet mogelijk gegevens vanuit de regio’s met elkaar te vergelijken. En dat is weer nodig om inzicht te krijgen in de vraag of de zorg conform de WCPV ook iedere jeugdige bereikt.

54

Bijlage 1 Overzicht van de stukken die het Platform Jeugdgezondheidszorg bij het opstellen van de Richtlijn Contactmomenten Basistakenpakket JGZ 0-19 jaar geraadpleegd heeft. • de per 1 januari 2003 gewijzigde Wet collectieve preventie volksgezondheid (WCPV) met het daarop gebaseerde Besluit collectieve preventie en het Besluit jeugdgezondheidszorg; • de tijdelijke Regeling specifieke uitkering JGZ; • het Basistakenpakket Jeugdgezondheidszorg 0-19 jaar; • het Convenant inzake de voorbereiding van de invoering van het Basistakenpakket Jeugdgezondheidszorg van 27 mei 2002; • het Advies van de Expertgroep contactmomenten aan de Stuurgroep JGZ van 14 oktober 2002; • de volgende reacties op het Advies van de Expertgroep contactmomenten, gericht aan de Staatssecretaris van VWS: - gezamenlijke reactie van de Landelijke Federatie van Consultatiebureau-artsen, de Landelijke Vereniging van Sociaal Verpleegkundigen, de Nederlandse Vereniging van Dokters Assistenten en de Nederlandse Vereniging voor Jeugdgezondheidszorg d.d. 30 november 2002; - reactie van de Stichting van Wiechen Ontwikkelingsonderzoek d.d. 9 december 2002; - reactie van de Landelijke Vereniging Wijkverpleegkundigen d.d. 9 december 2002; - reactie van GGD-Nederland d.d. 12 december 2002; - reactie van de sociaal verpleegkundigen jeugdgezondheidszorg van GGD-Hart voor Brabant regio Midden Brabant d.d. 9 januari 2003; - reactie van de LVT d.d. 13 januari 2003; - reactie van GGD Regio Nijmegen, sectie jeugdgezondheidszorg d.d. 15 januari 2003; - gezamenlijke reactie van de Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde, de Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten, het Nederlands Instituut voor Gezondheidszorg en het Ivoren Kruis d.d. 23 januari 2003; - reactie van de VNG d.d. 29 januari 2003; - reactie van de sociaal verpleegkundigen Jeugdgezondheidszorg, dienst OCW/GGD Den Haag d.d. 30 januari 2003. • brief van de Actiegroep JGZ aan het Platform JGZ d.d. 16 april 2003.

55

Bijlage C. Overzicht respondenten Onderstaand is een lijst weergegeven van respondenten die ofwel zijn geïnterviewd ofwel hebben deelgenomen aan de workshop. Organistatie

Geïnterviewde

GGD Den Haag

Mevr. M.A.T.W. Zwartendijk

GGD Den Haag

Dhr. R. Smit

GGD Den Haag

Mevr. M. Monet

Meavita Den Haag

Mevr. I. Plekkenpol

Meavita Den Haag

Dhr. P. Hoekema

HDK/ GGD Kennemerland

Mevr. H. M. Steenhoff

JGZ Kennemerland

Mevr. M. Brouwer

JGZ kennemerland

Mevr. R. Rip

Gemeente Den Haag

Dhr. A. Opstelten

Stichting EKD.NL

Dhr. M. Brugman

VWS

Dhr. R. Mooij

TNO

Dhr. W. Oostenbrug

NSDSK

Mevr. A. Meuwese-Jongejeugd

RIVM

Mevr. Lijs

IGZ

Dhr. Schilthuis

56

Bijlage D. PeQunia-model Interbestuurlijke lasten EKD; huidige situatie

1

Omschrijving informatieverplichting

Omschrijving administratieve handeling

Wie voert uit?

Samenstelling kosten

Totale interne Samenstelling kosten kosten

Interne kosten Uurtarief Tijd Freq.

Totale externe kosten

Totale kosten instelling

Externe kosten UurtariefTijd Freq.

Totale kosten/freq

Aantal

P

PXQ (heel Nederland)

Toelichting huidige situatie

Q

CASUSINFORMATIE Basistakenpakket 4 - 7de dag (1e consult)

Inlezen NAW entadministratie

Registreren op formulier

Registreren in EKD

Neonatale gehoorscreening screeninggegevens screeninggegevens NAW kinderen Invoeren administratie Neonatale gehoorscreening

planner

25,00

1/120

4.500

938

0

938

0,21

187.910

39.148 Q is het aantal levendgeborenen 2005. Uitgegaan is van een dekking van 100% van de kinderen van 0-4 jaar

wv wijkass wv wv wijkass

45,00 30,00 45,00 45,00 30,00

1/20 1/30 1/30 1/60 1/20

1.500 3.000 1.500 1.500 3.000

3.375 3.000 2.250 1.125 4.500

0 0 0 585 0

3.375 3.000 2.250 1.710 4.500

2,25 1,00 1,50 1,14 1,50

62.637 125.273 62.637 62.637 125.273

140.933 125.273 93.955 71.406 187.910 Extra handeling. Voor het EKD registratie in groeiboek en wijkverpleegkundige nam het over in dossier

wv wijkassistente

45,00 30,00

1/20 1/15

1.500 730

3.375 1.460

0 0

3.375 1.460

2,25 2,00

62.637 30.483

140.933 60.966

w.v. planner planner

45,00 25,00 25,00

1/15 1/20 1/120

730 365 4.500

2.190 456 938

0 0 0

2.190 456 938

3,00 1,25 0,21

30.483 15.242 187.910

91.450 19.052 39.148

0

24.191 5,38 50.625

11,25

187.910

0,39

1

1.500

per kind

1.010.173 5,38 2.113.988 Zelfde tijd, bij het papieren dossier tijd nodig om dossier "klaar te maken", nu tijd nodig om intake van papier in EKD te zetten

2de week (2e consult)

Registreren in EKD

wv

45,00

1/4

4.500

50.625

4de week (3e consult)

Opzoeken pap dossier

Cbass

30,00

1/30

4.500

4.500

0

50.625 11,25 4.500

1,00

187.910

Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

4.500

2.813

0

2.813

0,63

187.910

117.444 Kost nu circa 1 a 2 minuten tijd minder dan vóór invoering van het EKD

Registreren consult

CB-arts

75,00

7/60

4.500

39.375

0

39.375

8,75

187.910

1.644.213 Het papieren dossier was soms sneller (minuten) (bij problemen geen verschil)

4.500

0

46.688 10,38 4.500

1,00

187.910

per kind

per kind 8ste week (4e consult)

2.113.988 11,25 187.910 vervallen (in huidige situatie nog niet helemaal omdat papieren dossiers nog ingezien worden naast EKD)

1.949.566 10,38 187.910 vervallen (in huidige situatie nog niet helemaal omdat papieren dossier nog ingezien worden naast EKD)


Cbass

30,00

1/30

4.500

Registreren groei

Cbass

30,00

1/30

4.500

4.500

0

4.500

1,00

187.910

187.910

Registreren consult Vaccinatiekaarten Posten van enveloppe

W.v. W.v. wijkass

45,00 45,00 30,00

7/60 1/40 1/60

4.500 4.500 3.000

23.625 5.063 1.500

0 0 47

23.625 5.063 1.547

5,25 1,13 0,52

187.910 187.910 125.273

986.528 211.399 64.591 Postzegel als externe kosten opgenomen. Niet de kosten van papier en enveloppe. Bedrag is gebaseerd op 25 entkaarten per envelop (derhalve 3000/25)

0,39

1

120

per kind

39.234 8,72

1.638.337 8,72

2


3 maanden (5e consult)


Wie voert uit?



Cbass

Interne kosten Uurtarief Tijd Freq. 30,00 1/30 4.500

Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

Registreren consult Vaccinatiekaarten

CB-arts CB-arts

75,00 75,00

Posten van enveloppe

wijkass






1,00

Q 187.910

187.910

4.500

2.813

0

2.813

0,63

187.910

117.444

7/60 1/40

4.500 4.500

39.375 8.438

0 0

39.375 8.438

8,75 1,88

187.910 187.910

30,00

1/60

3.000

1.500

47

1.547

0,52

125.273

Cbass

30,00

1/30

4.500

4.500

0

56.672 12,59 4.500

1,00

187.910

2.366.488 12,59 187.910

Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

4.500

2.813

0

2.813

0,63

187.910

117.444


W.v. W.v.

45,00 45,00

7/60 1/40

4.500 4.500

23.625 5.063

0 0

23.625 5.063

5,25 1,13

187.910 187.910

986.528 211.399 Registreren van vaccinatie in EKD sneller dan in papieren dossier


wijkass

30,00

1/60

3.000

1.500

47

1.547

0,52

125.273

4.500

0

37.547 8,34 4.500

1,00

187.910

1

120

0,39

1

120


Cbass

30,00

1/30

4.500


1.644.213 352.331 Registreren van vaccinatie in EKD sneller dan in papieren dossier

64.591 Postzegel als externe kosten opgenomen. Niet de kosten van papier en enveloppe. Bedrag is gebaseerd op 25 entkaarten per envelop

64.591 Postzegel als externe kosten opgenomen. Niet de kosten van papier en enveloppe. Bedrag is gebaseerd op 25 entkaarten per envelop 1.567.871 8,34 187.910

Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

4.500

2.813

0

2.813

0,63

187.910

117.444

Registreren consult

CB-arts

75,00

7/60

4.500

39.375

0

8,75

187.910


Cbass

30,00

1/30

4.500

4.500

0

39.375 46.688 10,38 4.500

1,00

187.910

1.644.213 1.949.566 10,38 187.910

per kind 7,5 maanden (8e consult)


4.500

0,39

P


0

per kind 6 maanden (7e consult)

Aantal

4.500


Totale kosten/freq

Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

4.500

2.813

0

2.813

0,63

187.910

117.444

Registreren consult

W.v.

45,00

7/60

4.500

23.625

0

5,25

187.910

Opzoeken pap dossier Registreren groei

Cbass Cbass

30,00 30,00

1/30 1/48

4.500 4.500

4.500 2.813

23.625 30.938 6,88 4.500 2.813

1,00 0,63

187.910 187.910

986.528 1.291.881 6,88 187.910 117.444

Registreren consult

CB-arts

75,00

7/60

4.500

39.375

8,75

187.910

per kind 0 0 0 per kind

39.375 46.688 10,38

1.644.213 1.949.566 10,38

3




Wie voert uit?



Cbass


Registreren groei

Cbass

30,00

1/48


W.v. W.v.

45,00 45,00






Totale kosten/freq

Aantal


4.500

0

4.500

1,00

Q 187.910

187.910

4.500

2.813

0

2.813

0,63

187.910

117.444

7/60 1/40

4.500 4.500

23.625 5.063

0 0

23.625 5.063

5,25 1,13

187.910 187.910

986.528 211.399 Registreren van vaccinatie in EKD sneller dan in papieren dossier

30,00

1/60

3.000

1.500

47

1.547

0,52

125.273

0,39

1

P


120

wijkass


Cbass

30,00

1/30

4.500

4.500

0

37.547 8,34 4.500

1,00

193.959

Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

4.500

2.813

0

2.813

0,63

193.959


CB-arts CB-arts

75,00 75,00

7/60 1/40

4.500 4.500

39.375 8.438

0 0

39.375 8.438

8,75 1,88

193.959 193.959

30,00

1/60

3.000

1.500

47

1.547

0,52

129.306

per kind

64.591 Postzegel als externe kosten opgenomen. Niet de kosten van papier en enveloppe. Bedrag is gebaseerd op 25 entkaarten per envelop 1.567.871 8,34 193.959 Q is het aantal 1-jarigen per 1-1-2006



0,39

1

120

wijkass


Cbass

30,00

1/30

4.500

4.500

0

1,00

193.959

Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

4.500

2.813

0

2.813

0,63

193.959

121.224

Registreren consult

W.v.

45,00

7/60

4.500

23.625

0

5,25

193.959


Cbass

30,00

1/30

4.500

4.500

0

23.625 30.938 6,88 4.500

1,00

200.902

Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

4.500

2.813

0

2.813

0,63

200.902

Registreren consult

CB-arts

75,00

7/60

4.500

39.375

0

8,75

200.902

1,00

202.201

1.018.285 1.333.468 6,88 200.902 Q is het aantal 2-jarigen per 1-1-2006 125.564


Cbass

30,00

1/30

4.500

4.500

0

39.375 46.688 10,38 4.500

Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

4.500

2.813

0

2.813

0,63

202.201

126.376

Registreren consult

CB-arts

75,00

7/60

4.500

39.375

0

39.375 46.688 10,38

8,75

202.201

1.769.259 2.097.835 10,38

per kind 3 jaar (14e consult)

66.670 Postzegel als externe kosten opgenomen. Niet de kosten van papier en enveloppe. Bedrag is gebaseerd op 25 entkaarten per envelop 2.442.668 12,59 193.959

per kind 2 jaar (13e consult)

1.697.141 363.673 Registreren van vaccinatie in EKD sneller dan in papieren dossier

56.672 12,59 4.500


121.224

per kind

1.757.893 2.084.358 10,38 202.201 Q is het aantal 3-jarigen per 1-1-2006

4


3,9 jaar (15e consult)


Wie voert uit?




Cbass


Registreren groei

Cbass

30,00

1/48

4.500

2.813


W.v. W.v.

45,00 45,00

7/60 1/40

4.500 4.500

23.625 5.063


wijkass

30,00

1/60

3.000

1.500




120

1,00

Q 202.201

0

2.813

0,63

202.201

0 0

23.625 5.063

5,25 1,13

202.201 202.201

47

1.547

0,52

134.801

22,50

15.165

1.687.111 8,34 341.214

568.690


202.201 126.376 1.061.555 227.476 Registreren van vaccinatie in EKD sneller dan in papieren dossier

69.503 Postzegel als externe kosten opgenomen. Niet de kosten van papier en enveloppe. Bedrag is gebaseerd op 25 entkaarten per envelop

Overdracht JGZ 4-19

W.v.

45,00

1/2

338

7.594

0

37.547 8,34 7.594

Overdracht JGZ 4-19

CB-arts

75,00

1/2

338

12.656

0

12.656

37,50

15.165

Overdracht dossiers adm Overdracht ivm verhuizing

planner planner

25,00 25,00

1/12 1/12

4.500 900

9.375 1.875

0 0

9.375 1.875

2,08 2,08

202.201 40.440

421.252 84.250 Uitgegaan van 20% verhuizingen. Kost meer tijd tgv uitprinten EKD, echter bij verhuizing binnen ons werkgebied tijdswinst!

Opsporen kinderen?

planner

25,00

75

1.875

0

1.875

25,00

3.370

84.250 Ratio is 75/4500=0,016667. Kost meer tijd, hier hebben we nog meer zicht op

per kind Overdracht (naar 4-19 jr)


4.500

0

1

Aantal

P

4.500

0,39

Totale kosten/freq

1

per kind

33.375 7,42

Van toepassing op circa 7,5% van de 3jarigen. Kost meer tijd ten gevolge van uitprinten EKD Van toepassing op circa 7,5% van de 3jarigen. Kost meer tijd ten gevolge van uitprinten EKD

1.499.657 7,42

5



Wie voert uit?



Interne kosten Uurtarief Tijd Freq. Overig Verpleegkundig contactmoment nav signalering, opv vragen enz

Registreren in EKD

w.v.

45,00

1/6

Verwijzen

Schrijven/typen brief

w.v.

45,00

Rapporten over indiv kinderen tbv derden (bijv Raad, AMK)

Schrijven/typen brief

CB-arts w.v.

CB-arts




Totale kosten/freq

Aantal

P

27.000

0

27.000

7,50

156.847

1/12

225

844

0

844

3,75

10.110

75,00 45,00

1/12 1/3

900 90

5.625 1.350

0 0

5.625 1.350

6,25 15,00

39.212 3.921

75,00

1/3

90

2.250

0

2.250 37.069 2,06

25,00

3.921

Subtotaal 0-4 jaar per kind

705.791 39,21


Q

3.600

per kind


subtotaal 0-4 jaar per kind

1.176.351 20% van de populatie van 0-4 jaar. Gemiddeld vier contactmomenten

37.913 In 5% van de gevallen (3-jarigen). Tijd- en kwaliteitswinst (afhankelijk van hoeveel er nog getypt moet worden) 245.073 5% van populatie 0-4 jaar 58.818 0,5% van populatie 0-4 jaar

98.029 1.616.184 2,06 (berekend op basis van de volledige \populatie 0-4 jaar) 30.166.590 38,47

6


Overdracht vanuit JGZ / Mutatieronde


Ontvangst van papieren dossiers. Handmatig samenvatten en invoeren in EKD.

Wie voert uit?

Interne kosten Uurtarief Tijd Freq. 45,00 1/10 5.900 Jeugdverpleegk undige

Med. Team Assistent Mutatieronde: sorteren MANCO kaarten


30,00

9/83

5.900




Invoeren onderzoeksgegevens

MTA doet deel screening, daarvan 13 MTA minuten administratief vastleggen onderzoeksgegevens

Aantal

0,00

26.550,00

P 4,50

Q 207.200

19.175,00

0,00

19.175,00

3,25

207.200

Centrale mederwerker dossiers

Jeugdarts

Totale kosten/freq

26.550,00



932.400 GGD Den Haag krijgt alleen papieren dossiers toegeleverd. Kost 6 minuten om relevante gegevens per papieren dossier over te zetten (handmatig) naar het EKD. Freq. is het aantal 5-jarige kinderen op jaarbasis 673.400 6,5 minuut

0,00

45.725,00 7,75

per kind

5 jaar (of groep 2)


subtotaal overdracht

1.605.800 7,75

75,00

1/12

5.900

36.875,00

0,00

36.875,00

6,25

207.200

1.295.000 5 minuten per kind om de onderzoeksgegevens in het EKD in te voeren. Contactmoment 5-jarigen waarbij 25 minuten door JA wordt besteed aan screening en 5 minuten aan administratieve handelingen om resultaten in EKD te zetten. 20 minuten zijn voor voor- en nazorg: bellen, verwijsbrieven, nabesprekingen met school, etc. Q is het aantal 5-jarigen

30,00

13/60

5.900

38.350,00

0,00

38.350,00

6,50

207.200

1.346.800 13 minuten voor alle administratieve handelingen. Ook inplannen spreekuur,

per kind

75.225,00 12,75

2.641.800 12,75

7


9 jaar


Administreren vaccinatie (2 keer)

Wie voert uit?


MTA


Administreren vaccinatie (2 keer) voor MTA inhaal & nieuwkomers

10 jaar of groep 7

contactmoment 10-jarigen waarbij 37 minuten door JV wordt besteed aan screening en 5 minuten aan administratieve handelingen om resultaten in EKD te registreren

Jeugdverpleegk undige

contactmoment 10-jarigen waarbij mta MTA 13 minuten besteed aan administratieve handelingen

30,00

1/10





Totale kosten/freq

Aantal

17.718,75

0,00

17.718,75

3,38

Q 193.386

3.170

9.510,00

0,00

9.510,00

3,00

38.677

0,00

27.229 5,19 19.688

3,75

193.786

0,00

34.125

6,50

193.786

45,00

1/12

5.250

0 19.687,50

30,00

13/60

5.250

34.125,00

0

P

per kind

per kind

53.813 10,25



652.678 2 prikken voor de hele populatie (5250 is aantal 10-jarige leerlingen (is naar verwachting ongeveer gelijk aan aantal 9jarige. 9-jarige cijfer voor Den Haag niet beschikbaar). 4,5 minuut per inenting, in totaal 9 minuten. In de 9 minuten administratie zit ook het organiseren van het spreekuur, bestellingen, verzetten van spreekuren. Ca. 3/4 is te beschouwen als administratieve handelingen. Q landelijk is aantal 9-jarigen

116.032 8 minuten per inenting voor de 'uit de pas lopers' (60% van de totale populatie). Niet representatief! Veel allochtonen (grote stad) én veel kinderen van diplomaten. In de 8 minuten administratie per inenting zit ook het organiseren van het spreekuur, bestellingen, verzetten van spreekuren. Ca. 3/4 is te beschouwen als administratieve handelingen. Aanname: in totaal landelijk 20% 'uit de pas lopers'

768.709 3,98 726.698 5 minuten per kind om de onderzoeksgegevens in het EKD in te voeren. Q is aantal 10-jarigen

1.259.609 13 minuten voor alle administratieve handelingen. 1.986.307 10,25

8


13 jaar of klas 2


contactmoment klas 2 (14-jarigen)

Wie voert uit?


Interne kosten Uurtarief Tijd Freq. Jeugdverpleegk 45,00 1/12 4.650 undige

mta

30,00

1/5

4.650





Totale kosten/freq

Aantal

17.437,50

0,00

17.438

3,75

Q 201.332

27.900,00

0,00

27.900

6,00

201.332

0

P

per kind

45.338 9,75



754.995 5 (van in totaal 36) minuten van de jeugdverpleegkundige voor het registreren van de onderzoeksgegevens in het EKD. Q is het aantal 14-jarige leerlingen (13jaar is niet beschikbaar. Aanname is dat dit aantal elkaar niet veel zal ontlopen)

1.207.992 12 minuten per kind. Oproepen, organiseren spreekuur, bestellingen, etc. Volledig toe te rekenen aan administratieve handelingen 1.962.987 9,75

9


Extra zorg (uniform deel)


Extra zorg ooi arts

Wie voert uit?



jeugdarts




Totale kosten/freq

Aantal

21.951,56

0,00

21.952

P 6,25

Q 134.746



842.163 (het gaat hier om extra onderzoeken die naar aanleiding van een routine-controle zijn ingelast of die op aanvraag zijn. Gaat bijvoorbeeld om plaatsingsonderzoeken en vervolgonderzoeken voor speciaal onderwijs.) Het betreft 4,5% van de in totaal 78050 kinderen waarvoor GGD Den Haag de zorg verzorgt. Arts registreert 5 minuten in het EKD. Aanname: gaat om 4,5% van het aantal kinderen van 4 tot 19 jaar.

mta

30,00

1/6

3.512

17.561,25

0,00

17.561

5,00

134.746

jeugdverpleegk undige

45,00

1/12

2.342

8.780,63

0,00

8.781

3,75

89.831

336.865 Het betreft 3,0% van de in totaal 78050 kinderen waarvoor GGD Den Haag de zorg verzorgt.

mta

30,00

1/6

2.342

11.707,50

0,00

11.708

5,00

89.831

449.154 Mta besteedt hieraan ook 10 minuten administratieve handelingen

Extra zorg ooi mta

mta

30,00

1/6

3.122

15.610,00

0,00

15.610

5,00

119.774

plaatsingsonderzoeken

jeugdarts

75,00

1/12

765

4.781,25

0,00

4.781

6,25

29.848

186.550 5 minuten voor registatie onderzoeksgegevens per plaatsingsonderzoek Landelijk is Haagse percentage van 7.5% t.o.v. populatie 10 en 14 jarigen gehanteerd

mta

30,00

13/60

765

4.972,50

0,00

4.973

6,50

29.848

194.012 13 minuten per plaatsingsonderzoek. Landelijk is Haagse percentage van 7.5% t.o.v. populatie 10 en 14 jarigen gehanteerd

jeugdarts

75,00

1/12

820

5.125,00

0,00

5.125

6,25

32.634

203.961 5 minuten voor registatie onderzoeksgegevens per vervolgonderzoek. Per jaar in totaal ca. 820 geplande vervolgonderzoeken. Landelijk is Haagse percentage van 8,2 t.o.v. populatie 10 plus 14 jarigen gehanteerd.

mta

30,00

13/60

820

5.330,00

0,00

5.330,00

6,50

32.634

212.120 13 minuten per vervolgonderzoek. Per jaar in totaal ca 820 geplande vervolgonderzoeken. Landelijk is Haagse percentage van 8,2 t.o.v. populatie 10 plus 14 jarigen gehanteerd.

Extra zorg ooi jeugdverpleegkundige

vervolgonderzoeken

0

per kind subtotaal 5-19 jaar

Subtotaal Basistakenpakket


per kind

673.731 Mta besteedt hieraan ook 10 minuten administratieve handelingen

598.872 Het betreft 4,0% van de in totaal 78050 kinderen waarvoor GGD Den Haag de zorg verzorgt

95.820 1,23

3.697.427 1,23

343.148

12.663.030

4,40

4,23

1.048.939

42.829.619

10

Maatwerkconsult Omschrijving informatieverplichting

EXTRA huisbezoeken EXTRA consulten Haarlem feliciteert

Neveninstromers (BAO en VO)

Subtotaal Maatwerkconsulten


Registreren in EKD Registreren in EKD Registreren in EKD Registreren in EKD

Wie voert uit?



W.v. W.v. Cb-arts W.v.

Interne kosten Uurtarief Tijd Freq. 45,00 1/4 5.400 45,00 7/60 4.500 75,00 7/60 4.500 45,00 1/120 1.800




Totale kosten/freq

P

Aantal

60.750 23.625 39.375 675

0 0 0 0

60.750 23.625 39.375 675

11,25 5,25 8,75 0,38

Q 225.492 187.910 187.910 1.800



2.536.785 Ratio: 5400/4500=1,2. 986.528 1.644.213 675 Regionaal initiatief, niet voor de overige JGZ (0-4)-organisaties van toepassing

Jeugdarts

75,00

1/12

250

1.563

0

1.563

1.562,50

41

64.063 5 minuten voor registratie onderzoeksgegevens per onderzoek. Het gaat om ca. 250 kinderen op jaarbasis (GGD Den Haag)

Mta

30,00

13/60

250

1.625

0

1.625

1.625,00

41

66.625 13 minuten per onderzoek. Het gaat om 250 kinderen op jaarbasis

Subtotaal 0-4 Subtotaal 4-19

124.425 3.188 127.613

5.168.200 130.688 5.298.888

11

BELEIDSINFORMATIE

Gemeente



Wie voert uit?



Interne kosten Uurtarief Tijd Freq. Gezondheidsmonitor Spreadsheet Deelname aan voorschoolse rapportage voorzieningen en VVE

75,00

8

4

2.400

Spraak/taal ontwikkeling rapportage Nederlands op verschillende leeftijden

stafarts

75,00 16

2

2.400

Bereik

rapportage

stafarts

75,00

8

2

1.200

Risicogroepen

rapportage

stafarts

75,00 12

2

Overgewicht

rapportage

stafarts

75,00 12

Borstvoeding

rapportage

stafarts

Verwijzingen

rapportage

stafarts

directie

ICT-manager

Jaarverslag (realisatie)

directie

ICT-manager

Beleidsinformatie (kivpavragenlijst)



stafarts

Jaarplan (opgave kengetallen)


Totale kosten/freq

P 0

Aantal



Q

2.400

2.400,00

55

132.000

2.400

2.400,00

55

132.000

0

1.200

1.200,00

55

66.000

1.800

0

1.800

1.800,00

55

99.000

1

900

0

900

900,00

55

49.500

75,00 12

1

900

0

900

900,00

55

49.500

75,00 12

1

900

0

900

900,00

55

49.500

14.400 Q is het aantal GGD-en. Het EKD maakt deel uit van het MIS. Het is indertijd opgezet om de GGD benchmark eenvoudig te kunnen beantwoorden. Wordt elke nacht bijgewerkt .Wordt gebruikt om jaarplan op te baseren 21.600

100

4

1

400

0

400

400,00

36

75,00

8

1

600

0

600

600,00

36

100

8

1

800

0

800

800,00

36

75,00

4

1

300

0

300

300,00

36

28.800 GGD Den Haag werkt al 10 jaar met een EKD. De gegevens waren er dus altijd al, maar er konden nog niet automatisch rapportages worden uitgedraaid. Een actueel rapport kan nu altijd worden uitgedraaid 10.800

ICT-manager

Betreft deelname aan werkgroep. Af en toe overleg, lasten te verwaarlozen

Subtotaal Gemeente

12.600 Per kind

653.100 0,17

12

Maatwerkconsult Omschrijving informatieverplichting Omschrijving administratieve handeling

EXTRA huisbezoeken EXTRA consulten Haarlem feliciteert

Neveninstromers (BAO en VO)

Registreren in EKD Registreren in EKD Registreren in EKD Registreren in EKD

Wie voert uit? Samenstelling kosten

W.v. W.v. Cb-arts W.v.


Interne kosten Uurtarief Tijd Freq. 45,00 1/4 5.400 45,00 7/60 4.500 75,00 7/60 4.500 45,00 1/120 1.800



Totale kosten/freq

P

Aantal

60.750 23.625 39.375 675

0 0 0 0

60.750 23.625 39.375 675

11,25 5,25 8,75 0,38

Q 225.492 187.910 187.910 1.800



2.536.785 Ratio: 5400/4500=1,2. 986.528 1.644.213 675 Regionaal initiatief, niet voor de overige JGZ (0-4)-organisaties van toepassing

Jeugdarts

75,00

1/12

250

1.563

0

1.563

1.562,50

41

64.063 5 minuten voor registratie onderzoeksgegevens per onderzoek. Het gaat om ca. 250 kinderen op jaarbasis (GGD Den Haag)

Mta

30,00

13/60

250

1.625

0

1.625

1.625,00

41

66.625 13 minuten per onderzoek. Het gaat om 250 kinderen op jaarbasis

Subtotaal 0-4 Subtotaal 4-19 Subtotaal Maatwerkconsulten


124.425 3.188 127.613

5.168.200 130.688 5.298.888

13

Inspectie Gezondheidszorg Omschrijving informatieverplichting


Wie voert uit?



Interne kosten Uurtarief Tijd Freq.



Totale kosten/freq


Aantal

P



Q

Indicatoren Lasten verwaarloosbaar, er wordt alleen gevraagd of je HKZ-gecertificeerd bent. HKZ-certificering Tijdigheid van profylaxe van rapportage maken hepatitis B bij kinderen van draagsters

stafarts

75,00

8

1

600

0

600

600,00

55

33.000 Uitgegaan is van 55 JGZ-(0-4)organisaties. Tijdswinst. Echter nu meer mogelijkheden dus totale tijd is mogelijk hetzelfde

75,00

8

1

600

0

600

600,00

55

33.000

0

0

0

0,00

55

0 De lasten zijn al opgenomen onder 'consult'

Screening en verwijzing amlyopie bij 0-4 jarige Vaccinatiegraad

rapportage maken

stafarts

rapportage door RIVM

zie consult

Bereik JGZ Bereik JGZ

rapportage maken rapportage

stafarts

Overgewicht en obesitas jeugd

rapportage maken

stafarts

75,00 75,00

4

75,00

8

1/12

4 1

1.200 6,25

0 0

1.200 6

1.200,00 6,25

55 55

66.000 344 Q is het aantal JGZ 0-4. Gaat om het aantal kinderen dat je bereikt. Uit EKD te halen. Weinig lasten. Wordt ook vanuit GGD Den Haag gemonitord in kader van eigen bedrijfsvoering. 5 minuten op jaarbasis

1

600

0

600

600,00

55

33.000

0 0

0 0

0 0

0,00 0,00

55 55

0 0

Roken jeugd (12-19 jaar) Veilig vrijen jeugd 912-19 jaar) Kindermishandeling jeugd

rapportage maken

stafarts

75,00

8

1

600

0

600

600,00

55

33.000

Psychosociale problemen

rapportage maken

stafarts

75,00

8

1

600

0

600

600,00

55

33.000

alle indicatoren

directie

100

4

1

400

0

400

400,00

36

14.400 Halve dag per jaar mee bezig. Opmerking GGD Den Haag: niet alle aspecten worden elk jaar gevraagd. Lastig is dat GGD anders verzamelt dan het wordt gevraagd. Ook is lastig, dat vooraf niet duidelijk is wat de Inspectie wil weten. Op basis van dit gegeven moeten immers de protocollen en de automatisering worden aangepast. 'Ze hebben nog geen jaar hetzelfde gevraagd' Q is aantal GGD-en.

alle indicatoren

ICT-manager

75,00

4

1

300

0

300

300,00

36

10.800 Halve dag per jaar mee bezig

Subtotaal Inspectie Gezondheidszorg

4.906 Per kind

256.544 0,07

14

CBS Omschrijving informatieverplichting


Wie voert uit?


Interne kosten Uurtarief Tijd Freq. Geen gegevens direct aan verstrekt vanuit EKD




Totale kosten/freq


P

rapportage

Aantal



Q 0

Subtotaal CBS Totaal Beleidsinfo (verplicht) Per kind

0

0

26.596

1.392.494 0,37

15

Effecten van het Elektronisch Kinddossier op de interbestuurlijke administratieve lasten in de jeugdgezondheidszorg

Recommend Documents