Administratieve lasten in de uitzendbranche

Administratieve lasten in de uitzendbranche

drs. M. Jansen M.M.M. Linssen drs. C.J. van Uitert Zoetermeer, juni 2004

Dit onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU).

De verantwoordelijkheid voor de inhoud berust bij EIM. Het gebruik van cijfers en/of teksten als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Vermenigvuldigen en/of openbaarmaking in welke vorm ook, alsmede opslag in een retrieval system, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van EIM. EIM aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden. The responsibility for the contents of this report lies with EIM. Quoting of numbers and/or text as an explanation or support in papers, essays and books is permitted only when the source is clearly mentioned. No part of this publication may be copied and/or published in any form or by any means, or stored in a retrieval system, without the prior written permission of EIM. EIM does not accept responsibility for printing errors and/or other imperfections.

2

Inhoudsopgave

Samenvatting

5

1

Inleiding

11

1.1 1.2 1.3 1 .4

Aanleiding Doelen van het onderzoek Opzet en uitvoering van het onderzoek Opzet van de rapportage

11 11 12 13

2

Wat zijn administratieve lasten?

15

2.1 2.2 2.3 2.4

Inzicht in de nalevingskosten van weten regelgeving O f f i c i ë l e d e f i n i t i e v a n a d m i n i s t r a t i ev e l a s t e n Kosten die tot administratieve lasten worden gerekend Het meten van de administratieve lasten

15 16 17 17

3

Informatieverplichtingen in de uitzendbranche

21

3.1 3.2 3.3 3.4

Inleiding Overzicht van de geraamde administratieve lasten Werkprocessen en hun administratieve lasten Administr a t i e v e b e l a s t i n g v a n d e u i t z e n d b r a n c h e

21 21 23 40

4

Ontwikkelingen in wet - en regelgeving: gevolgen voor de uitzendbranche

47

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Inleiding W e t s w i j z i g i n g e n i n d e p e r i o d e 1 9 9 8 -2 0 0 3 Het administratievelastenbeleid van het kabinetBalkenende II Voorgenomen weten regelgeving Uitdaging voor de uitzendbranche en betrokken ministeries

47 47 49 54 57

Bijlagen I II

Uitgangspunten bij het meten van administratieve lasten Detailoverzicht administratieve lasten in de uitzendbranche

59 61

3

Samenvatting De administratieve lasten van bedrijven staan in het centrum van de politieke belangstelling. Het kabinet-Balkenende II heeft zich voorgenomen om de administratieve lasten in de periode 2003-2007 met 25 procent te reduceren. Het Ministerie van Financiën heeft de totale administratieve lasten voor het Nederlandse bedrijfsleven kort geleden geraamd op ruim € 16 miljard per ultimo 2002. In de tweede helft van 2004 wordt Nederland weer voorzitter van de EU. Nederland wil de administratieve lasten voor bedrijven hoog op de Europese agenda zetten, vooral omdat gebleken is dat veel van deze lasten voor Nederlandse bedrijven hun oorsprong hebben in EU-regelgeving. De ABU, als belangrijke vertegenwoordiger van de uitzendbranche, heeft EIM gevraagd om de administratieve lasten voor uitzendondernemingen kwalitatief en kwantitatief in kaart te b rengen. Enerzijds om de omvang van deze lasten voor de sector te kunnen spiegelen aan die bij andere sectoren, anderzijds om na te gaan op welke wijze en vanuit welke weten regelgeving de uitzendsector wellicht onevenredig zwaar wordt g etroffen. Administratieve lasten in de uitzendbranche De totale administratieve lasten in de uitzendbranche worden per ultimo 2002 door EIM geraamd op € 162 miljoen per jaar. Van deze lasten vloeit 59% direct vo ort uit het kernproces van het uitzendbureau, 41% komt uit informatieverplichtingen die alle b edrijven in Nederland moeten naleven.

Administratieve lasten uitzendbranche € 162 miljoen per jaar

tabel 1

Totale administratieve lasten in de uitzendbranche eind 2002 Totale administratieve

Gemiddeld per

lasten*

ondern e ming**

Inschrijving van een kandidaat

€

18.500.000

€

Plaatsen van een ka ndidaat

€

34.050.000

€ 13.600

Begeleiden en beheer van de uitzendkracht

€

43.260.000

€ 17.300

Overige verplichtingen

€

66.240.000

€ 26.500

Totaal

€ 162.060.000

€ 64.800

* Afgerond op € 10.000.

7.400

1

** Hierbij is uitgegaan van 2.500 ondernemingen (bron: ABU), afgerond op € 100.

Het kernproces van een uitzendonderneming bestaat uit de eerste drie activiteiten die in tabel 1 zijn genoemd: inschrijven, plaatsen en het begeleiden en beheren van uitzendkrachten. Voor de branche zijn dit de bedrijfsactiviteiten waarmee de omzet gerealiseerd dient te worden. De informatieverplichtingen waaruit administratieve lasten voortvloeien zijn hierbij voor de uitzendbranche precies dezelfde als voor andere bedrijven met personeel in loondienst. 1

Het betreft hier alleen de geregistreerde, economisch actieve en bonafide uitzendondernemingen (zie ook RvB 2004).

5

Het begeleiden en beheren van de uitzendkracht brengt, van de dagelijkse werkzaamheden (het kernproces), met 45% de meeste administratieve lasten met zich mee. Het gaat hierbij om werkzaamheden rond de verloning, de facturering en de ziek - en b etermeldingen. De werkzaamheden rond de plaatsing van de kandidaat zorgen voor 36% van de administratieve lasten van het kernproces en het inschrijven van de kandidaat brengt, binnen het kernproces, 19% van de administratieve lasten met zich mee. Belangrijke oorzaken voor de omvang van de administratieve lasten in de uitzendbranche zijn: − de omvang van het aantal uitzendkrachten en de hoge mutatiegraad van uitzendkrachten (gemiddeld op jaarbasis: 1,3 miljoen inschrijvingen, 1,1 miljoen plaatsingen en 15,6 miljoen verloningen); − het grote aantal wetswijzigingen en kleinere aanpassingen waarmee de uitzendbranche wordt geconfronteerd; − het toepassen van een systeem van weekverloningen (in plaats van per maand of per periode van 4 weken) dat inherent is aan het gebruik maken van flexwerkers. De uitzendbranche heeft de administratie van het kernproces veelal goed geautomatiseerd. De keerzijde hiervan is dat elke wetswijziging een aanpassing van het geautom atiseerde systeem tot gevolg heeft, hetgeen telkens weer forse kosten met zich meebrengt. Bijna een derde van de uitzendkrachten behoort tot de doelgroepen ouderen, (gedeeltelijk) arbeidsgehandicapten, langdurig werklozen en etnische minderheden. De voor deze doelgroepen geldende subsidie- en fiscale regelingen zijn verwerkt in de g eautomatiseerde systemen. Alle mogelijke uitzonderingen binnen het socialezekerheidsrecht en de fiscaliteit komen voor binnen de uitzendbranche en leiden dus tot hoge automatiseringskosten, maar de uitzendondernemingen kunnen na automatisering wel eenvoudig voldoen aan de wettelijke informatieverplichtingen omtrent de voor doelgroepen geldende subsidie- en fiscale regelingen.

Lasten uitzendbranche bijna driemaal zo hoog als gemiddelde van alle bedrijven 90% van de lasten vloeit voort uit algemene wetgeving

6

Vergelijking met andere sectoren De administratieve lasten in de uitzendbranche komen gemiddeld uit op bijna € 65.000 per onderneming. De gemiddelde administratieve lasten per onderneming in Nederland bedragen bijna € 24.000 per jaar (bron: EIM). De lasten van de uitzendbranche zijn dus bijna driemaal zo hoog als die van de gemiddelde onderneming. Hierbij moet wel een kanttekening geplaatst worden. Uitzendondernemingen hebben slechts in beperkte mate te maken met wetgeving die alleen betrekking heeft op de uitzendbranche. Alleen de Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs (WAADI) legt verplichtingen op aan ondernemingen die activiteiten verrichten als arbeidsbemiddelaar, waaronder uitzendondernemingen. De WAADI (met name artikel 8) veroorzaakt echter slechts 10 procent van de totale administratieve lasten binnen de uitzendbranche, te rwijl voor andere ondernemingen de administratieve lasten vanuit sectorspecifieke wetgeving veel hoger liggen. Van de totale administratieve lasten in Nederland (€ 16,4 miljard eind 2002) was ongeveer 57 procent afkomstig van (sector)specifieke wetgeving (bron: EIM). Het betreft hier wetgeving die niet van toepassing is op alle ondernemingen. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld landbouwwetgeving en wetgeving voor de zorgsector.

Administratieve lasten uitzendbranche viermaal zo hoog als gemiddeld in zakelijke dienstverlening

Het is dan ook beter om de uitzendbranche te vergelijken met andere bedrijven uit de zakelijke dienstverlening. Dan valt op dat de gemiddelde administratieve lasten in de uitzendbranche nog veel hoger liggen. De administratieve lasten voor een gemiddeld bedrijf binnen de zakelijke dienstverlening worden namelijk geraamd op zo’n € 16.000 per jaar. Voor een gemiddelde uitzendonderneming bedragen deze lasten viermaal zoveel! Reden te meer om na te gaan wat hieraan kan worden gedaan. D e u i t z e n d b r a n c h e a l s u i t zo n d e r i n g Elke onderneming in Nederland met personeel in dienst heeft te maken met loonbelastingverklaringen, afdrachten van belastingen en sociale premies, aan- en afmeldingen bij Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), zieken betermeldingen, reïntegratie, risico-inventarisatie en -evaluatie, subsidieaanvragen en fiscale regels en uitzonderingen daarop. Zo ook de uitzendbranche. En dat is precies waar de schoen wringt.

Algemene wetgeving belast uitzendbranche zesmaal zwaarder dan andere ondernemingen

Uitzendbranche kent nauwelijks sectorspecifieke wetgeving

Voor de uitzendbranche komt ruim 90 procent van de administratieve lasten voort uit algemene wetgeving. Met algemene wetgeving wordt die wetgeving bedoeld die in principe geldt voor alle ondernemingen in Nederland. Hierbij dient gedacht te worden aan de Wet op de Jaarrekening, maar ook aan de wetgeving die van toepassing is op de bedrijven die personeel in dienst hebben, bijvoorbeeld met betrekking tot de loonbelasting en de werknemersverzekeringen. De gemiddelde administratieve lasten per onderneming die worden veroorzaakt door algemene wetgeving voor alle ondernemingen met personeel bedragen € 10.500. De gemiddelde lasten voor uitzendondernemingen als gevolg van algemene wetgeving bedragen € 60.900. Uitzendondernemingen worden hierdoor dus bijna zesmaal zwaarder belast dan andere ondernemingen. Juist doordat de uitzendbranche nauwelijks sectorspecifieke weten regelgeving kent, profiteert deze branche niet of onvoldoende van de inspanningen van het kabinet en de departementen om de administratieve lasten te reduceren (zie ook hoofdstuk 4). Kijken we naar de reductiemaatregelen die vanuit de beleidsvoornemens van SZW en Financiën komen, dan zien we in onderstaand overzicht dat de uitzendbranche hieruit weinig heeft te verwachten. tabel 2

Overzicht reductiemaatregelen vanuit departementale actieplannen 2004 Besparing adm. lasten

Besparing adm. lasten

gehele bedrijfsleven

uitzen dbranche

x € 1 mln. Diverse maatregelen SZW en Financiën

in %

x € 1 mln.

in %

654

4

- 9,0

-6

Overige reductiemaatregelen

2.228

14

5,3

3

Totaal van deze maatregelen

2.882

18

- 3,8

- 2

Bron: IPAL (2004), Meer ruimte voor ondernemers door minder lasten.

Reductievoorstellen kabinet werken averechts voor uitzendondernemingen

Alle reductievoorstellen tezamen leiden tot een vermindering van administratieve lasten voor het Nederlandse bedrijfsleven van 18%. De uitzendbranche wordt minder goed bedeeld. De administratieve lasten zullen namelijk niet dalen door de kabinetsplannen, maar juist stijgen. De lasten zullen stijgen met € 3,8 miljoen, oftewel 2 procent.

7

Uitzendbranche profiteert niet van reducties in algemene wetgeving

Een belangrijke reductie van administratieve lasten vloeit voort uit de invoering van WALVIS (Wet Administratieve Lastenverlichting en vereenvoudiging sociale verzekeringswetten) per 1 januari 2006. Deze wijziging van algemene wetgeving bespaart het Nederlandse bedrijfsleven op termijn zo’n € 300 miljoen per jaar aan administratieve lasten. De uitzendbranche profiteert echter niet van de invoering van WALVIS. Voor de uitzendbranche brengt WALVIS met zich mee, dat de wekelijkse gegevenslevering via R eFlex komt te vervallen. Per saldo leidt het wegvallen van de wekelijkse gegevensuitwi sseling met het UWV via ReFlex tot een toename van administratieve lasten van ruim € 9 miljoen. Ook het vervallen van het Besluit Melding Sociale Verzekeringen leidt bij de uitzendbranche niet tot een besparing van administratieve lasten, maar juist tot een stijging. In plaats van de melding sociale verzekeringen wordt de eerstedagmelding ingevoerd. Dit houdt in dat een nieuwe medewerker op de dag van indiensttreding moet worden g emeld aan UWV. Als gevolg van de flexibele inzet van uitzendkrachten zullen uitzendondernemingen technische en organisatorische aanpassingen moeten doorvoeren. De huidige methodiek (aanmelding via ReFlex, ten minste eenmaal per week) vervalt en er zu llen kostbare aanpassingen gemaakt dienen te worden in de g eautomatiseerde systemen om de gemiddeld 1,1 miljoen dienstverbanden per jaar aan en af te melden. Dit leidt tot extra kosten en extra administratieve lasten. Op basis van een voorlopige raming zullen de administratieve lasten met ongeveer € 4,7 miljoen, oftewel 3 procent van de totale administratieve lasten, stijgen.

Sectorspecifieke wetgeving zorgt voor de hoogste administratieve lasten voor het bedrijfsleven

Tot nu toe relatief weinig aandacht voor de positie van de uitzendbranche

Sectorspecifieke wetgeving leidt tot de hoogste administratieve lasten bij bedrijven. Bij de uitzendbranche is dat niet zo. Hier is het juist de algemene wetgeving, vanuit de ministeries van Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid, die tot de hoge lasten leidt. Bij sectorspecifieke weten regelgeving ligt het voor de hand om een beleid te voeren dat voor deze sectoren leidt tot vermindering van administratieve lasten. We zien dit dan ook voor verschillende sectoren gebeuren in de vorm van een ´doelgroepenbeleid´. Op dit moment wordt voor de uitzendbranche nog geen doelgroepenbeleid gevoerd. De uitzendbranche wordt echter wel vaak onevenredig zwaar g etroffen door administratieve lasten. Vooral ook wanneer we kijken naar de uitwerking van de redu ctieplannen van de departementen mogen we concluderen dat de uitzendbranche o nderbedeeld wordt. In de Tweede Kamer is in het verleden wel aandacht gevraagd voor de positie van de uitzendbranche. Een voorbeeld hiervan is de voorgestelde ´flexscan´ (scannen van nieuwe en gewijzigde regelgeving op de gevolgen voor de uitzendbranche). Tot nu toe is er bij de ministeries van Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid echter weinig e xtra aandacht voor de uitzendbranche. De reductie van administratieve lasten van ruim 4 miljard euro, zoals beoogd in de huidige kabinetsperiode, is echter voor de betrokken ministeries een zwaarwegende verantwoordelijkheid. Het is niet eenvoudig om kijkend vanuit specifieke wetgevingsdomeinen maatregelen te nemen die de administratieve lasten voor het bedrijfsleven verlichten. Sommige ministeries hebben daarom ´gemengde commissies´ opgericht om s amen met het bedrijfsleven na te gaan waar en op welke wijze reducties gerealiseerd kunnen worden. Deze werkwijze, het ´bottom-up´-kijken vanuit de bedrijven, is vaak heel verhelderend en levert bruikbare resultaten op.

8

Gemengde commissie biedt platform om problematiek bespreekbaar te maken Ministeries luisteren naar en houden rekening met de specifieke problemen van hun ‘doelgroep’

Wij bevelen de ABU aan om met de ministeries van SZW en Financiën de mogelijkheden na te gaan om een ‘gemengde commissie’ op te richten waarin gezamenlijk wordt g ekeken naar reductiemogelijkheden en mogelijke uitzonderingen die de administratieve lasten voor de branche kunnen verlichten. Een logisch vervolg hierop is het laten bestempelen van de uitzendbranche tot ‘doelgroep’ waarmee extra rekening wordt gehouden bij wijzigingen van, of nieuwe weten regelgeving. Een groot voordeel van het ‘doelgroep zijn’ is dat ministeries erkennen dat de betreffende bedrijfstak relatief hoge lasten ondervindt en dat deze bedrijfstak van tevoren in de gelegenheid wordt gesteld om bij gelegenheden met aanbevelingen te komen die de administratieve lasten voor de bedrijfstak zo veel mogelijk beperken. Wij adviseren de ABU dan ook om de mogelijkheden te bezien om als ´doelgroep´ te worden aangemerkt. De uitzendbranche is van vo ldoende economische betekenis voor Nederland en in het bijzonder van grote betekenis bij het aan werk helpen van werkzoekenden met een lastige startpositie, om bij interdepartementaal overleg aan te schuiven en haar visie op voorgenomen wetswijzigingen te g even.

9

1

Inleiding

1.1

Aanleiding De administratieve lasten van bedrijven staan in het centrum van de politieke belangstelling. Het kabinet heeft zich voorgenomen om de administratieve lasten in de periode 2003-2007 met 25 procent te reduceren. De basis hierbij wordt gevormd door de o mvang van de administratieve lasten per 31 december 2002, zoals die voor alle ministeries en wetgevingsterreinen is gemeten en is vastgelegd in zogenoemde standaardkostenmodellen. Het Ministerie van Financiën heeft de totale administratieve lasten voor het Nederlandse bedrijfsleven kort geleden geraamd op ruim € 16 miljard. In de tweede helft van 2004 wordt Nederland weer voorzitter van de EU. Nederland wil de administratieve lasten voor bedrijven hoog o p de Europese agenda zetten, vooral omdat gebleken is dat veel van deze lasten voor Nederlandse bedrijven hun oorsprong hebben in EU-regelgeving. Juist vanwege de politieke belangstelling is de tijd nu rijp om aandacht te vragen voor branchespecifieke problemen. De in het regeerakkoord opgenomen verplichting om de administratieve lasten fors te reduceren, legt een grote druk op ministeries om te zo eken naar realistische besparingsmogelijkheden. Dit betekent dat goed onderbou wde voorstellen vanuit branches, zoals de uitzendbranche, zeer welkom zijn. Voordat co ncrete voorstellen gedaan kunnen worden, is het zaak om een juist beeld te hebben van de administratieve lasten in de uitzendbranche. In dit onderzoek worden de administratieve lasten voor de uitzendbranche kwalitatief en kwantitatief in kaart gebracht.

1.2

Doelen van het onderzoek Het onderzoek voor de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) heeft als belangrijkste doel het in kaart brengen van de administratieve lasten waarmee uitzendbureaus in de praktijk worden geconfronteerd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar de uiteenlopende verplichtingen, gerelateerd aan de verschillende herkenbare werkprocessen bij het uitzendbureau. Een tweede doel van dit onderzoek is om aan te geven wat de effecten op de omvang van de administratieve lasten zullen zijn van al voorziene veranderingen in weten regelgeving. Wij concentreren ons op veranderingen in het kader van Wet Administratieve Lastenverlichting en vereenvoudiging sociale verzekeringswetten (WALVIS) en o p het gebied van het WAO-stelsel, maar zullen ook aandacht schenken aan andere reeds voorzienbare veranderingen. Daar waar de uitzendbranche getroffen wordt door weten regelgeving die onevenredig hoge nalevingskosten of ergernissen met zich meebrengt, wordt hieraan in dit rapport aandacht besteed. Ter vergelijking van de positie van uitzendbureaus ten opzichte van andere branches, wordt eveneens aangegeven in hoeverre de gemiddelde lasten per bedrijf voor uitzendbureaus lichter of zwaarder zijn dan voor bedrijven uit andere branches.

11

1.3

Opzet en uitvoering van het onderzoek Om de administratieve lasten binnen de uitzendbranche te bepalen zijn de volgende drie onderzoeksfasen doorlopen: − Fase 1: inventarisatie van de weten regelgeving en daarbinnen de meest relevante informatieverplichtingen; − Fase 2: verzameling van (aanvullende) gegevens bij bedrijven in de uitzendbranche; − Fase 3: berekenen van de administratieve lasten. In de eerste fase van het onderzoek is nagegaan welke wettelijke (informatie)verplichtingen van toepassing zijn op de uitzendondernemingen. Het betreft hier zowel wettelijke verplichtingen die direct aansluiten bij het kernproces van de uitzendondernemingen (bijvoorbeeld de wetgeving rond het in dienst hebben van uitzendkrachten) als alle algemene voor alle ondernemingen geldende wetgeving, zoals de Wet op de Jaarrekening en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze weten regelgeving werd gekoppeld aan werkprocessen bij de uitzendbureaus om in beeld te brengen welke werkzaamheden (of welk deel daarvan) direct voortvloeien uit wettelijke inform atieverplichtingen. Om een goed beeld te krijgen over hoe de administratievelastenproblematiek in de uitzendondernemingen wordt ervaren, zijn op hoofdkantoorniveau door EIM interviews afgenomen met vier uitzendorganisaties. De knelpunten in de naleving van wet - en regelgeving die tijdens deze interviews naar voren zijn gekomen, zijn in de tweede fase van het onderzoek nadrukkelijk aan bod g ekomen. Tijdens fase 2 van het onderzoek zijn door EIM intervi ews afgenomen bij acht vestigingen van uitzendbureaus en twee hoofdkantoren. Gesproken is met vestigingsmanagers, senior intercedenten, intercedenten en medewerkers van de verloningsadministratie en ziekteadministratie. In de tweede fase van het onderzoek is in detail ingegaan op die informatieverplichtingen waar, op basis van de eerste fase van het onderzoek, verwacht werd dat de uitvo eringspraktijk bij de uitzendbranche heel specifiek voor deze branche is en daarmee o nvergelijkbaar met een ´gemiddeld bedrijf´. Met name de bestede tijd voor het voldoen aan wettelijke informatieverplichtingen is hier achterhaald. Daarnaast is ingegaan op de knelpunten zoals genoemd door de geïnterviewde personen uit de eerste fase. Voor de andere informatieverplichtingen, waarvoor niet wordt verondersteld dat uitzendbureaus hier anders mee omgaan dan andere bedrijven, is gebruik g emaakt van de bestaande onderzoeken. Van de meeste in fase 1 geïnventariseerde wetgeving zijn zogenaamde nulmetingsonderzoeken beschikbaar. Dit betekent dat de administratieve lasten voor Nederland als geheel bekend zijn. Hiervoor werden alleen de mate van voorkomen en de tijdsbesteding binnen de uitzendbranche achterhaald. De ervaring leert echter dat in bepaalde gevallen de uitvoeringspraktijk in een branche afwijkt van het algemene beeld van Nederland. Voor de uitzendbranche geldt dat, als gevolg van de hoge mate van flexibiliteit en mobiliteit van werknemers (uitzendkrachten), er anders omgegaan wordt met de uitvoering van bepaalde informatieverplichtingen. Zo zullen uitzendbureaus - uit efficiencyoverwegingen - bepaalde administratieve processen beter hebben geautomatiseerd dan andere bedrijven. Een en ander is bevestigd in de interviews die in fase 2 zijn gehouden. Fase 2 van het onderzoek heeft hiermee de ontbrekende bouwstenen (voornamelijk de tijden die besteed worden aan bepaalde werkzaamheden) opgeleverd om in fase 3 de

12

administratieve lasten te berekenen. De uitkomsten hiervan zijn opgenomen in hoofdstuk 3 van dit rapport. In fase 3 van d it onderzoek heeft EIM de administratieve lasten voor de uitzendbranche berekend.

1.4

1

Opzet van de rapportage Administratieve lasten worden vaak verward met administratieve belasting, of rompslomp. Daarom wordt in hoofdstuk 2 van dit rapport een toelichting gegeven bij de door het kabinet gehanteerde definitie van administratieve lasten en wordt ingegaan op de gehanteerde onderzoeksmethodiek volgens een standaardkostenmodel. De door EIM gehanteerde methodiek voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld door de Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten (IPAL), ressorterend onder het Ministerie van Financiën. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de administratieve lasten in de uitzendbranche. Hoofdstuk 3 van het rapport start met een samenvattende tabel met de geraamde administratieve lasten per werkproces in de uitzendbranche. Vervolgens worden per werkproces de wettelijke informatieverplichtingen in de uitzendbranche verwerkt in een herkenbare omschrijving van de werkprocessen die plaats vinden op de vestigingen of de hoofdkantoren. Als afsluiting van hoofdstuk 3 wordt een vergelijking gemaakt tussen de administratieve lasten in de uitzendbranche en die in andere sectoren. Ten slotte wordt in hoofdstuk 4 van dit rapport aandacht besteed aan ontwikkelingen op het gebied van weten regelgeving die de uitzendbranche aangaan. Allereerst zal kort worden ingegaan op de belangrijkste wetswijzigingen tussen 1998 en 2003. Tevens zal ingegaan worden op de kabinetsplannen ter reductie van administratieve l asten. Nagegaan zal worden welke uitwerking deze reductieplannen hebben voor de uitzendbranche. Tot slot wordt in hoofdstuk 4 ook gekeken naar nog door te voeren veranderingen van bestaande weten regelgeving. .

1

Voor de bepaling van de omvang van de uitzendbranche wordt aangesloten b ij het aantal vestigin gen van ruim 4.250 van 2.500 ondernemingen. Het betreft hier alleen de geregistreerde, econo misch actieve en bonafide uitzendondernemingen (zie ook RvB 2004).

13

2

Wat zijn administratieve lasten?

2.1

Inzicht in de nalevingskosten van weten regelgeving Het is geen nieuws dat het naleven van weten regelgeving kosten voor het bedrijfsleven met zich meebrengt. Denk aan de betaling van belastingen en premies, maar bijvoorbeeld ook aan het aanschaffen van bureaus en stoelen die voldoen aan wettelijk voorgeschreven eisen. Ook het Centraal Bureau voor de Statistiek herinnert ondernemers er fijntjes aan dat zij wettelijk verplicht zijn om aan de meest uiteenlopende enquêtes hun welwillende medewerking te verlenen. De overheid tracht via weten regelgeving publieke doelen na te streven. Wet- en regelgeving heeft als gevolg hiervan verschillende primaire en secundaire effecten op b edrijven (en burgers), omdat bedrijven verplicht zijn de wetgeving na te leven. Wet- en regelgeving heeft bijvoorbeeld invloed op de marktwerking, en sociaal-economische omstandigheden, de zogenaamde secundaire effecten. Er zijn ook directe (primaire) effecten van weten regelgeving die leiden tot directe kosten voor bedrijven. In figuur 1 zijn verschillende directe kostenaspecten die voortvloeien uit weten regelgeving waarmee het bedrijfsleven wordt geconfronteerd weergegeven. figuur 1

Directe kosten voor bedrijven voortvloeiend uit weten regelgeving

Directe kosten voortvloeiend uit weten regelgeving

Directe financiële kosten

Nalevingskosten

Retributies Inhoudelijke verplichtingen

Informatieverplichtingen

Belastingen

Administratieve lasten Premies

Leges

Arbeidskosten

Uitbestedingskosten

Overheadkosten

Boetes

Bron: EIM, 2003.

15

Het onderscheid tussen directe financiële kosten en nalevingskosten behoeft geen n adere uitleg. Op de nalevingskosten, die uiteenvallen in twee soorten verplichtingen, g even wij een nadere toelichting : 1 Inhoudelijke nalevingskosten zijn de kosten voor bedrijven om te voldoen aan i nhoudelijke verplichtingen die bestaan uit het aanpassen van de fysieke toestand of het gedrag van het bedrijf aan de gestelde eisen (bijvoorbeeld: het aanschaffen van kantoormeubels die voldoen aan de arbo-eisen en de kosten voor het aanpassen van de werkplaats aan nieuwe brandveiligheidseisen). 2 De hierbij behorende informatieverplichtingen kunnen bestaan uit de kosten voor de vervaardiging van een jaarlijkse rapportage hierover aan de overheid, maar bijvoorbeeld ook de benodigde tijd voor het rondleiden van medewerkers van de arbeidsinspectie valt onder de wettelijke informatieverplichtingen. De kosten voor het voldoen aan deze informatieverplichtingen worden administratieve l asten genoemd.

2.2

Officiële definitie van administratieve lasten 1

De kabinetsdefinitie van administratieve lasten luidt als volgt :

Administratieve lasten zijn de kosten om te voldoen aan informatieverplichtingen voortvloeiend uit weten regelgeving van de o verheid. Het gaat om het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie. Om correct en eenduidig te kunnen bepalen welke administratieve lasten voortvloeien uit de informatieverplichtingen, dient de eerder genoemde k abinetsdefinitie geconcretiseerd te worden. De geconcretiseerde definitie van administratieve lasten wordt opgebouwd uit de vo lgende twee elementen: − eenmalige, tijdelijke of structurele kosten van aan publieke doelen gerelateerde specifieke wettelijke informatieverplichtingen van bedrijven aan de overheid, aan overheidsinstellingen (zoals UWV) en aan door de overheid erkende (particuliere) instanties (arbodiensten, e.d.), gericht op controle en handhaving van regelgeving en input voor werkprocessen bij overheidsinstellingen; en − de kosten voor het naleven van aan publieke doelen gerelateerde specifieke wettelijke informatieverplichtingen aan derden (consumenten, andere bedrijven), gericht op gedragsverandering. In alle onderzoeken naar administratieve last en wordt de bovenstaande kabinetsdefinitie gehanteerd, ook in dit onderzoek voor de ABU.

1

16

IPAL (2003), Meten is weten. Handleiding voor het definiëren en meten van administratieve lasten voor het bedrijfsleven. IPAL: Den Haag.

2.3

Kosten die tot administratieve lasten worden gerekend Wanneer we zeggen dat administratieve lasten de kosten zijn om te voldoen aan informatieverplichtingen die voortvloeien uit weten regelgeving van de overheid, dan vallen onder deze kosten: − de arbeidskosten, de tijd (inclusief opleidingstijd) die eigen medewerkers besteden aan: het op de hoogte komen van (nieuwe) weten regelgeving; het maken van een vertaalslag naar de uitvoering van de eigen werkprocessen; het uitvoeren van de werkprocessen waarmee wettelijke informatieverplichtingen worden nageleefd. De arbeidskosten worden berekend door het aantal gewerkte uren op jaarbasis te vermenigvuldigen met een uurtarief (plus opslag voor overheadkosten) dat voor d eze werkzaamheden redelijk geacht wordt. Het uurtarief wordt gebaseerd op de in de branche gebruikelijke beloningen; − de kosten van het inhuren van externe deskundigen, zoals accountants, notarissen, softwarebouwers en arbodiensten; − de kosten van materialen of de afschrijvingen op noodzakelijke investeringen. Het begrip materiaalkosten wordt ruim geïnterpreteerd. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook investeringen in specifieke software, waarbij de administratieve lasten worden berekend door het opvoeren van een jaarlijkse afschrijving op de investering. Als voorbeeld van administratieve lasten voor de uitzendbranche kunnen we hier al noemen de administratie rond het afdragen van premies en loonbelasting. En, minder voor de hand liggend, ook het uitschrijven en inboeken van facturen brengt administratieve lasten met zich mee die voortvloeien uit de Wet op de Omzetbelasting. Werkzaamheden ten behoeve van de normale bedrijfsvoering Wanneer bedrijven werkzaamheden verrichten voor hun eigen bedrijfsvoering, die tegelijk ook onder de definitie van administratieve lasten vallen, dan worden deze werkzaamheden in zijn geheel tot de administratieve lasten gerekend (o.a. het opmaken van een arbeidsovereenkomst). Wanneer de hier bedoelde werkzaamheden worden gecombineerd met bijvoorbeeld commerciële activiteiten, die zeker niet tot de administratieve lasten worden gerekend, dan is in dit onderzoek dat deel van de bestede tijd meegenomen dat wordt besteed aan het vervullen van wettelijke informatieverplichtingen in de ruimste zin.

2.4

Het meten van de administratieve lasten EIM hanteert bij het in kaart brengen van administratieve lasten de Mistral®-methode. De begrippen, afbakeningen en definities die hierin worden gehanteerd sluiten exact aan bij de definities van het kabinet (waarop wordt toegezien door IPAL). Hiermee biedt het model de garantie van onderlinge vergelijkbaarheid voor de wijze waarop de administratieve lasten van alle departementen in kaart gebracht zijn/worden. In het vervolg van deze paragraaf wordt met de ‘methode’ Mistral® bedoeld. Binnen de methode worden de administratieve lasten berekend als de kosten van het berichtenverkeer tussen bedrijven en overheidsinstellingen (de informatieverplichtingen) en/of derden. De samenstellende delen van de berekening van de administratieve lasten zijn weergegeven in figuur 2.

17

figuur 2

Samenstellende delen administratieve lasten

Administratieve lasten

= Kosten informatieverplichtingen = Aantal informatieverplichtingen

*

Directe financiële kosten

= Aantal informatieverplichtingen

*

Aantal handelingen

*

Kosten per handeling

= Aantal informatieverplichtingen

*

Aantal handelingen

*

Tijd

*

Tarief

Bron: EIM / IDEA Consult.

Via de methode worden de kosten per bericht geraamd door op het niveau van de o nder de berichten liggende handelingen bij bedrijven informatie te verzamelen over de tijd die nodig is voor de uitvoering van die handelingen. Door tevens te achterhalen hoeveel bedrijven de diverse administratieve handelingen moeten verrichten en met welke periodiciteit ze dit moeten doen, kunnen de totale administratieve lasten op een bepaald wetgevingsdomein worden berekend.

2.4.1 Kenmerken van de onderzoeksmethodiek Informatieverzameling en meting op handelingenniveau Een eerste kenmerk van de methode is, dat de verzameling van gegevens over tijden en tarieven niet plaatsvindt op het niveau van berichten (informatieverplichtingen), maar op dat van de onderliggende handelingen. De termen ´berichten´ en ´handelingen´ wo rden in de praktijk nogal eens door elkaar gebruikt, hetgeen tot onduidelijkheden en verwarring leidt. Een voorbeeld van een bericht is het formulier met bepaalde gegevens aan een overheidsinstelling. Handelingen die in verband met dit formulier moeten worden uitgevoerd zijn dan bijvoorbeeld: ontvangen formulier, lezen formulier plus toelichting, registreren van gegevens, gevraagde gegevens verzamelen, gegevens berekenen, formulier invullen, kopie maken, formulier opsturen en kopie archiveren. De frequentie per handeling kan verschillen onder een bericht (bijvoorbeeld het registreren van geg evens kan een hogere frequentie hebben dan het invullen van het formulier).

−

18

Administratieve lasten van genormeerde werkprocessen Voor de verzameling van de gewenste tijden tariefgegevens per handeling kunnen in principe meerdere wegen worden bewandeld. Een eerste mogelijkheid is die van informatieverzameling via grootschalig telefonisch of schriftelijk veldwerk onder bedrijven op basis van representatieve steekproeven. Deze aanpak wordt in nulmetingsonderzoeken nooit gehanteerd.

Een tweede mogelijkheid is die via informatieverzameling via een (relatief) beperkt aantal gestructureerde interviews met deskundigen, die zich in de dagelijkse praktijk bezighouden met het uitvoeren van de betreffende administratieve handelingen. Dit is de methode die in het interdepartementaal overleg is vastgesteld als methodiek voor het meten van de omvang van de administratieve lasten van bedrijven en die ook in dit o nderzoek is toegepast. Deze methode is niet gericht op het realiseren van statistische representativiteit van de uitkomsten, maar op het berekenen van de omvang van de administratieve lasten op basis van genormeerde tijden tariefgegevens per handeling. Om g enormeerde tijden tariefgegevens per handeling te verkrijgen worden de volgende stappen gezet: − in de eerste plaats worden zogenoemde ‘typical firms’ geselecteerd. Dit zijn (veelal middelgrote) bedrijven, waarvan op voorhand bekend is dat deze te maken hebben met zo veel mogelijk te onderzoeken informatieverplichtingen. Deze ‘typical firms’ worden representatief geacht voor alle bedrijven waarvoor de betreffende informatieverplichtingen gelden; − bij deze bedrijven worden de informatieverplichtingen uitgesch reven in de vorm van blauwdrukken, waarbij wordt uitgegaan van een ‘redelijk efficiënte’ manier van naleving. Voor deze blauwdrukken wordt nagegaan hoeveel tijd bedrijven gemiddeld kwijt zijn met de afhandeling van de verschillende verplichtingen; − de verzamelde tijden tariefgegevens, behorende bij de gestandaardiseerde werkprocessen zoals verzameld bij een aantal bedrijven, worden vervolgens via een deskundigenoverleg genormeerd. Hierbij worden de tijden van de handelingen zodanig vastgesteld, dat ze in lijn liggen met de verkregen waarnemingen en als herkenbaar worden getypeerd door de betreffende deskundigen. In die gevallen waarin b epaalde tijdwaarnemingen duidelijk afwijkend zijn van de overige waarnemingen, wordt veelal aanvullend onderzoek verricht, bijvoorbeeld via aanvullende telefonische interviews. Hierbij wordt dan gekeken naar de oorzaak van de geconstateerde afwijking. In bepaalde gevallen blijkt dan dat in de betreffende gevallen toch niet de juiste activiteiten zijn meegenomen. In andere gevallen kan blijken dat er sprake is van specifieke situaties, die soms zelfs kunnen leiden tot aparte berichten (met eigen tijden en eigen frequenties); − de genormeerde gegevens worden vervolgens ter toetsing voorgelegd aan deskundigen uit het bedrijfsleven en van de uitvoeringsinstellingen (‘countervailing p owers’). Een voordeel van deze aanpak is, dat met een relatief beperkt aantal gesprekken bij b edrijven kan worden volstaan.

19

3

Informatieverplichtingen in de uitzendbranche

3.1

Inleiding Uitzendbureaus zijn bedrijven die, net als alle andere bedrijven in Nederland, dienen te voldoen aan wettelijke informatieverplichtingen aan de overheid en aan derden. In een aantal opzichten wijkt de bedrijfsvoering van een uitzendbureau af van die van andere bedrijven met personeel in loondienst. Dit kan betekenen dat uitzendbureaus door b epaalde informatieverplichtingen veel, wettelijk verplichte, administratieve handelingen moeten verrichten. In bepaalde gevallen zijn zelfs aparte afspraken gemaakt met de overheid en/of uitvoeringsinstellingen (bijvoorbeeld UWV) over de leveringen van gegevens om dit proces zo efficiënt mogelijk te maken en de administratieve belasting te minimaliseren. Dit hoofdstuk start met een totaaloverzicht van de administratieve lasten in de uitzendbranche. Daarna wordt een beeld geschetst van de werkprocessen bij een uitzendbureau. Er wordt specifiek ingegaan op werkprocessen die wettelijke informatieverplichtingen met zich meebrengen en dus leiden tot administratieve lasten. Na de beschrijving van de werkprocessen is telkens een samenvattende tabel opgenomen waarin: − de werkprocessen beknopt worden samengevat; − de wettelijke informatieverplichtingen en de wetgeving waaruit deze afkomstig zijn, worden genoemd; en − de geraamde administratieve lasten vanuit d eze informatieverplichtingen worden gegeven voor de gehele branche en gemiddeld per vestiging. Hoofdstuk 3 wordt besloten met een beschouwing van de administratieve belasting van de uitzendbranche. Alleen de kosten van het voldoen aan wettelijke informatieverplichtingen zijn in kaart gebracht. De totale kosten van het reguliere werkproces zijn buiten beschouwing g ebleven. In bijlage II zijn tabellen met de details van de administratieve lasten per werkproces opgenomen. Voor de ramingen van de totale administratieve lasten in de uitzendbranche is een aantal uitgangspunten gehanteerd. Het betreft hier de gehanteerde frequenties. Deze zijn zo veel mogelijk gekozen over het jaar, of ultimo 2002. Hiermee wordt aangesloten bij de kabinetsdefinitie administratieve lasten en de uitkomsten van door het kabinet g ehanteerde nulmetingsonderzoeken. Een overzicht van de gehanteerde frequenties is opgenomen in bijlage I.

3.2

Overzicht van de geraamde administratieve lasten Binnen het reguliere werkproces bij uitzendbureaus zijn verschillende processen te o nderscheiden. In de studie van NEI/KPMG Évaluatie Wet Flexibiliteit en Zekerheid´ (2002) zijn reeds de verschillende werkprocessen op de vestiging weergegeven. In het onderzoek naar administratieve lasten is hierbij zo veel mogelijk aangesloten.

21

In dit onderzoek worden vier hoofdprocessen onderscheiden waaronder de verschillende informatieverplichtingen zijn geclusterd. Het betreft de volgende vier processen: 1 Plaatsen van een uitzendkracht 2 Begeleiden en beheren van de uitzendkracht (registratie van werk, loon en afdrachten, ziekte en reïntegratie) 3 Overige informatieverplichtingen. De totale administratieve lasten van de branche en de gemiddelde administratieve lasten per uitzendonderneming zijn in de onderstaande tabel verdeeld over de vier werkprocessen. tabel 3

Totale administratieve lasten in de uitzendbranche eind 2002 Totale administratieve

Gemiddeld per

lasten*

ondern e ming**


€

18.500.000

€

7.400


€

34.050.000

€

13.600


€

43.260.000

€

17.300


€

66.240.000

€

26.500

Totaal

€ 162.060.000

€

64.800

* Afgerond op € 10.000. ** Hierbij is uitgegaan van 2.500 ondernemingen (bron: ABU), afgerond op € 100.

De procentuele verdeling: figuur 3

Totale administratieve lasten in de uitzendbranche eind 2002, in procenten

11%

41%

21%

27%


Plaatsen van een kandidaat

Begeleiden en beheeren van de uitzendkracht


Zoals uit tabel 3 en figuur 3 valt op te maken, komen de meeste administratieve lasten voort uit de óverige verplichtingen´ (59 procent) en in iets mindere mate (41 procent) uit informatieverplichtingen die gekoppeld zijn aan het kernproces van een uitzendonderneming, namelijk het feitelijk ter beschikking stellen van uitzendkrachten. Wanneer men alleen kijkt naar het kernproces van de uitzendbranche, dan kost het begeleiden en beheren de meeste administratieve lasten. De administratieve lasten zijn voor het grootste deel afkomstig van verplichtingen rond de verloning, de facturering en de zieken betermeldingen.

22

3.3

Werkprocessen en hun administratieve lasten De uitzendbranche kenmerkt zich door een grote mate van filialisering. Er zijn 4.250 1 vestigingen in Nederland (van 2.500 uitzendondernemingen) . Een belangrijk deel van de kracht van de uitzendbranche is gelegen in het feit dat deze branche de werkzaamheden die zich daarvoor lenen centraal uitvoert en vrijwel geheel geautomatiseerd heeft. Bijvoorbeeld verloning en facturering worden centraal, door het hoofdkantoor, uitgevoerd. Voor de berekening van de administratieve lasten is rekening gehouden met de zeer efficiënte uitvoering van deze werkzaamheden op centraal n iveau, waarmee de uitzendbranche zich onderscheidt van andere ondernemingen. Zoals aangegeven, worden de administratieve lasten bepaald aan de hand van vier verschillende werkprocessen binnen uitzendondernemingen. Deze vier werkprocessen en hun administratieve lasten worden in de rest van deze paragraaf beschreven.

3.3.1 Inschrijving van een kandidaat Het werkproces op vestigingsniveau begint bij het ontvangen en inschrijven van een kandidaat. Het inschrijven als kandidaat bij een uitzendbureau is eenvoudig. Uitzendbureaus zijn vaak gevestigd op locaties die in de loop liggen en op elke locatie treffen we meestal enkele uitzendbureaus bij elkaar aan. De locatiekeuze en uitnodigende borden bij de ingang zorgen voor een lage drempel en we zien dan ook dat de meeste kandidaten makkelijk binnenlopen voor informatie of om zich te laten inschrijven. Het inschrijven gebeurt vaak op afspraak, nadat nieuwe kandidaten te horen hebben gekregen welke gegevens en bescheiden zij dienen mee te nemen. Voor de i nschrijving, of het introductiegesprek, dient de kandidaat mee te nemen: − een paspoort of ID-bewijs − een tewerkstellingsvergunning, indien de kandidaat afkomstig is uit een land buiten de Europese Unie − een sofi-nummer − een bank- of girorekeningnummer − inschrijvingsbewijs ziekenfonds of zorgverzekeraar − het CV, diploma’s, getuigschriften en referenties. In het introductiegesprek wordt aan de kandidaat toegelicht wat het uitzendbureau doet en voor hem/haar kan betekenen. De kandidaat maakt wensen en voorkeuren wat betreft werk kenbaar. In het introductiegesprek wordt veel tijd besteed aan het CV van de kandidaat. De uit2 zend-CAO (1999-2003) kent een 4-fasensysteem waarbij de binding met het uitzendbureau vaster wordt naarmate men langer via het bureau werkt. Een en ander is de feitelijke uitwerking van de Wet Flexibiliteit en Zekerheid. De invoering van de Wet Flexibiliteit en Zekerheid (per 1-1-1999) heeft ingrijpende wijzigingen tot gevolg gehad in de bedrijfsvoering bij uitzendbureaus. De belangrijkste wijzigingen waren: − wijzigingen in de werkprocessen; − wijzigingen in administratie en in de automatisering daarvan; − extra opleidingen voor de eigen medewerkers;

1

2

Het betreft hier alleen de geregistreerde, economisch actieve en bonafide uitzendondernemingen (zie ook RvB 2004). Dit onderzoek heeft betrekking op de periode waarin de CAO 1999-2003 van kracht was.

23

−

extra opleidingen voor uitzendkrachten.

Uitzendkrachten hebben overigens veelal te maken met twee CAO’s met betrekking tot de beloning. Dit is het gevolg van artikel 8 uit de WAADI (loonverhoudingsnorm). Ten eerste is dit de uitzend-CAO. Afhankelijk van de uitzendonderneming waar de uitzendkracht in dienst is, betreft dit de ABU-CAO of de NBBU-CAO. Ten tweede speelt de CAO van het inlenende b edrijf een rol. De invoering van de Wet Flexibiliteit en Zekerheid heeft enkele aanpassingen in de uitzend-CAO’s van de ABU en de NBBU tot gevolg gehad. Een belangrijke toevoeging in 1 beide CAO’s is het zogenaamde ‘4-fasensysteem’ . De 4 fasen hebben betrekking op de duur van de arbeidsrelatie en houden in het kort het vo lgende in: − Fase 1 : de eerste 26 weken van de arbeidsrelatie. − Fase 2 : een periode van 6 maanden waarin uitzendwerknemers onder meer recht hebben op een scholingsbehoeftegesprek en waarin zij pensioenrechten opbouwen. − Fase 3 : geeft recht op een arbeidscontract voor minimaal 3 maanden. Deze fase duurt 6 maanden indien men i n dienst is bij een en dezelfde inlener, en twee jaar indien de uitzendwerknemer in de 12 maanden ervoor voor meerdere inlenende bedrijven heeft gewerkt. − Fase 4 : in deze fase heeft de uitzendwerknemer recht op een vaste aanstelling bij de uitzendonderneming . Gedurende de fasen 1 en 2 wordt geen loon doorbetaald wanneer er geen arbeid is verricht en hebben beide partijen (uitzendonderneming en uitzendkracht) een zekere vrijheid om de arbeidsrelatie te verbreken (in de fasen 1 en 2 is sprake van een uitzendovereenkomst met uitzendbeding). Na fase 1 heeft de uitzendkracht recht op pensioenopbouw en een scholingsbehoeftegesprek. Om misverstanden over de fase waarin de uitzendkracht werkt te voorkomen dient het CV correct en sluitend te zijn. Dit is ook van belang voor het ópvolgend werkgever2 schap’ . De kandidaten worden veelal gevraagd om te verklaren dat het CV naar waarheid is opgemaakt. Uiteraard dienen uitzendbureaus te voorkomen dat personen die daartoe niet gerechtigd zijn via hen aan werk worden geholpen. Veel aandacht dient dan ook te worden besteed aan het vastleggen en controleren van de identiteit van kandidaten, zoals vereist in de Wet op de Identificatieplicht. Paspoorten en andere identiteitspapieren dienen gecontroleerd te worden op echtheid, gekopieerd en gearchiveerd te worden. Het controleren van deze documenten kan veel tijd vergen gelet op de diversiteit aan documenten en de grote hoeveelheid echtheidskenmerken waarop getoetst dient te worden. 1

2

24

De nieuwe uitzend -CAO 2004-2009 is vereenvoudigd en kent nog maar 3 fasen i.p.v. de 4 fasen vanuit de CAO 1999 -2003. Fase A (voorheen de fasen 1 en 2) heeft betrekking op overeenkomsten met en zonder uitzendbeding en geldt voor de eerste 78 weken. Fase B (voorheen fase 3) geldt voor 2 jaren en maximaal 8 contracten voor bepaalde tijd. Fase C geeft recht op een contract voor onbepaalde tijd. Opvolgend werkgeverschap vloeit voort uit de Wet Flexibiliteit en Zekerheid en wordt in de uitzend CAO’s nader geregeld. Opvolgend werkgeverschap is de term waarmee wordt aangegeven dat een werknemer zijn opbouw van rechten in bijzondere omstandigheden voortzet wanneer deze overgaat naar een nieuwe arbeidsovereenkomst. Invulling van een arbeidsverledenformulier door een werknemer bij een feitelijke indiens ttreding is voor een uitzendbureau dan ook van wezenlijk belang voor de kennisname van de rechtspositie van de arbeidskracht.

Veel uitzendbureaus hebben inmiddels een blauwe lamp aangeschaft en organiseren voorlichtingsbijeenkomsten met de vreemdelingenpolitie voor het personeel. Ook abonneren uitzendbureaus zich op handboeken met beschrijvingen van identiteitspapieren uit alle landen of nemen zij een abonnement op www.documentchecker.com om de laatste aanvullingen te kunnen raadplegen. Vaak kan bij twijfel over de echtheid van documenten ook een hoofdkantoor worden geraadpleegd en soms wordt zelfs contact opgenomen met een afdeling van de Marechaussee op Schiphol. De laatste tijd vinden er veel controles plaats bij uitzendbureaus door onder meer de Arbeidsinspectie en de FIOD om illegalen te traceren. De controles van de vestigingen duren gemiddeld een halve dag per bezoek, en bezoeken vinden één- tot tweemaal per jaar plaats. Bij uitzendbureaus die zijn aangesloten bij ABU of NBBU worden echter niet of nauwelijks illegale werknemers aangetroffen (bron: ABU), maar wanneer blijkt dat dossiers van uitzendkrachten niet op orde zijn worden hoge boetes uitgedeeld. Soms vinden deze controles ook plaats bij de hoofdkantoren. Een van de respondenten meldde dat WID-controles op het hoofdkantoor een week werk per maand kosten. Tijdens of na het inschrijvingsgesprek worden door de intercedent alle gegevens van de kandidaat in een geautomatiseerd systeem ingevoerd. Uitzendbureaus werken met in eigen beheer ontwikkelde systemen, of met software met een vergelijkbare functionaliteit van externe aanbieders (bijvoorbeeld: Bit of Flexis van CTB en Flexservice). Het aanvragen van een tewerkstellingsvergunning voor een kandidaat door het uitzendbureau komt weinig voor. Degenen die niet over deze vergunning beschikken wo rden meestal niet ingeschreven, tenzij men gedurende langere tijd (enkele maanden) werk voor deze kandidaten heeft. Het gaat dan bijvoorbeeld om fabrieksschoonmaakwerk waarvoor nauwelijks personeel is te vinden. De doorlooptijd van het aanvragen van een tewerkstellingsvergunning is circa 5 weken. Volgens respondenten heeft het uitzendbureau ongeveer een uur werk aan een aanvraag. De tewerkstellingsvergunning dient te worden aangevraagd in het kader van de Wet Arbeid Vreemdelingen. Deze wet is alleen van toepassing op uitzendbureaus die werknemers in dienst nemen van buiten de Europese Unie. Administratieve lasten inschrijving van een kandidaat De administratieve lasten die gemoeid zijn met het inschrijven van een kandidaat b edragen 18,5 miljoen euro. De meeste administratieve lasten (60 procent) komen voort uit de informatieverplichtingen van de Wet op de Identificatieplicht. Deze wetgeving leidt tot administratieve lasten van ruim 11 miljoen euro voor alleen de uitzendbranche. In tabel 4 zijn de werkzaamheden, informatieverplichtingen en onderaan ook de administratieve lasten opgenomen, die te maken hebben met de inschrijving van kandidaten.

25

tabel 4


Werkzaamheden uitzendbureau

Wettelijke informatieverplichtingen

Wetgeving

Inschrijven kandidaat en controleren gegevens Ontvangen van de kandidaat, voorstellen, inventariseren

Het betreft hier werkzaamheden die niet aan-

behoefte kandidaat, informeren over de werkwijze uit-

gemerkt worden als administratieve lasten.

zendbureau en beslissen om de kandidaat wel of niet in te schrijven. Noteren en controleren van gegevens van de kandidaat.

NAW-gegevens invoeren en controle ren

Wet op de identificatie plicht

Er dient goed naar het CV gekeken te worden i.v.m. op-

Arbeidsverleden / opvolgend werkgeverschap

Wet flexibiliteit en zekerheid

volgend werkgeverschap en de fase- indeling. Vaak tekent

controleren

de kandidaat een verklaring dat het CV naar waarheid is opgegeven. In voorkomende gevallen zal een tewerkstellingsvergun-

Tewerkstel lingsvergunning aanvragen

Wet Arbeid Vreemdelin gen

ning aangevraagd worden (komt weinig voor). Alle van belang zijnde gegevens van de kandidaat worden

Het betreft hier werkzaamheden die niet aan-

in het systeem ingevoerd. Daarnaast zullen kandidaten

gemerkt worden als administratieve lasten.

eventueel getest moeten worden, vervolgens worden de mogelijkheden van de kandidaat doorgenomen en wordt de inschrijving afgerond. De voorwaarden van inschrijving en uitzending worden door de kandidaat getekend.


Totale administratieve lasten

Gemiddeld per vestiging

€ 18.500.000*

€ 4.400**

* Afgerond op € 10.000. ** Afgerond op € 100.

3.3.2 Plaatsen van een uitzendkracht Het werkproces rond de plaatsing van kandidaten kan verdeeld worden in twee processen, namelijk: − het nagaan van de plaatsingsmogelijkheden en actief benaderen van mogelijke i nleners; en − de afhandeling van de plaatsing nadat er voor de kandidaat een inlener is gevo nden (of: nadat er voor de inlener een kandidaat is gevonden die aan zijn wensen kan voldoen). Het eerstgenoemde proces is een volledig commerci eel proces waarbij het uitzendbureau niet te maken heeft met wettelijke informatieverplichtingen. Bij het tweede proces krijgt het uitzendbureau weer te maken met informatieverplichtingen en dus administratieve lasten. Dit proces wordt hierna beschreven. Nadat de kandidaat bij het uitzendbureau is ingeschreven zal men hem trachten te plaatsen bij een inlener. Afhankelijk van de fase binnen de uitzend-CAO waarin de kandidaat zich bevindt, zal er een uitzendovereenkomst of een overeenkomst zonder uitzendbeding worden aangegaan met de kandidaat. Bij het in dienst nemen en uitzenden van de kandidaat komen er verschillende administratieve verplichtingen vanuit verschillende wetten kijken. Naast het arbeidsovereenkomstenrecht (BW), is het bijvoorbeeld ook verplicht de kandidaat aan te melden bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) voor de afdracht van de socialeverzekeringspremies.

26

Voordat de kandidaat bij het uitzendbureau wordt uitgenodigd om de uitzendovereenkomst te tekenen (het plaatsingsgesprek), zal de intercedent ervoor zorgen dat alle b enodigde gegevens van de kandidaat en de inlener in het systeem zijn ingevoerd. De i ntercedent checkt voor het gesprek met de kandidaat of het uitzendbureau inmiddels beschikt over alle vereiste gegevens van de kandidaat. Zo niet, dan wordt deze verzocht de ontbrekende gegevens mee te nemen. De inlener en de kandidaat worden vervolgens aan elkaar gekoppeld door middel van een opdracht- of dossiernummer. Voorafgaand aan, of tijdens het plaatsingsgesprek print de intercedent de overeenkomst die de kandidaat dient te ondertekenen. Soms hoeft de kandidaat niets te ondertekenen en wordt volstaan met een uitzendbevestiging voor de kandidaat. Inlener en uitzendbureau gaan samen altijd een overeenkomst aan die door beide partijen wordt ondertekend, maar hierbij is geen sprake van administratieve lasten. De uitzendbranche kent een eigen CAO, maar in bepaalde gevallen gelden de bepalingen van de CAO van de inlener voor de uitzendkracht (met ingang van de nieuwe uitzend-CAO zal dit veranderen). De intercedent zal bij het aangaan van de uitzendovereenkomst onder meer moeten nagaan welke arbeidsvoorwaarden gelden bij de inlener, die van kracht worden voor de uitzendkracht. De intercedent kan hiervoor gebruik m a1 ken van de databank SMU (Stichting Meldingsbureau Uitzendbranche) waarin inmiddels meer dan 100 CAO’s van inleners zijn opgenomen. De arbeidsvoorwaardelijke b epalingen worden indien nodig opgenomen in een arbeidsovereenkomst en in het loonbetalingssysteem voor de verwerking van de premie- en belastingafdrachten en de fa cturering aan de inlener. De bovenstaande verplichting vloeit voort uit de Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs (WAADI). De WAADI is sinds 1 juli 1998 van kracht en bevat eveneens b epalingen ten aanzien van uitzendwerk. De WAADI regelt de positie van private intermediairs op de arbeidsmarkt. De WAADI is ingevoerd om te zorgen voor deregulering en meer marktwerking. Relevante bepalingen met het oog op de administratievelastendruk in de uitzendbranche zijn: − de beloning (lonen en vergoedingen) van uitzendkrachten moet in principe g elijk zijn aan de beloning van de werknemers van het inlenende bedrijf, in een vergelijkbare functie (art. 8 loonverhoudingsnorm). Van dit uitgangspunt kan worden afgeweken middels een uitzend-CAO (art.8 lid 2) of middels een i nleen-CAO (art. 8 lid 3). De strekking van de loonverhoudingsnorm leidt ertoe dat een uitzendonderneming bij het aangaan van een uitzendovereenkomst zich dient te vergewissen van de toepasselijke lonen en vergoedingen bij een inlener en er niet zonder meer van uit kan worden gegaan dat de lonen en vergoedingen uit de CAO voor Uitzendkrachten van toepassing zijn. In het verlengde daarvan dient de inlener op de hoogte te zijn van de voor hem/haar geldende regelingen om de uitzendonderneming goed te kunnen informeren; − de verplichting om informatie te geven over beroepskwalificaties en veiligheid (artikel 11 WAADI). De strekking van dit artikel is bij te dragen aan de veiligheid en g ezondheid op het werk van uitzendkrachten. Daarvoor is informatie nodig over de specifieke kenmerken van de werkplek en over de noodzakelijke beroepskwalifica-

1

Op 29 maart 2004 is de nieuwe CAO voor Uitzendkrachten 2004-2009 in werking getreden en is de SMU -regeling vervallen.

27

ties. Deze informatie moet door de inlener aan het uitzendbureau worden verstrekt, die vervolgens zijn uitzendkrachten informeert. Op dit moment wordt er in Brussel gesproken over een Europese richtlijn uitzendarbeid, een onderdeel daarvan is een soort Europese WAADI. Deze richtlijn kopieert het principe van de loonverhoudingsnorm naar Europees niveau. De richtlijn gaat inhoudelijk verder in het voorschrijven van de toepasselijke arbeidsvoorwaarden van de inlener. Daarnaast bevat de conceptrichtlijn informatieverplichtingen en een recht op andere van toepassing zijnde regelingen (niet-arbeidsvoorwaarden) bij de inlener. Voordat een uitzendkracht gaat werken bij een inlener is een uitzendbureau op basis van de WAADI en de Arbeidsomstandighedenwet verplicht de uitzendkracht te informeren over de arbeidsomstandigheden bij de inlener (doorgeleidingsplicht). Wanneer de inlener de eigen Risico Inventarisatie & Evaluatie beschikbaar stelt, wordt dit document vaak gebruikt om de uitzendkracht te informeren. Wanneer er geen RI&E-document van de inlener beschikbaar is, zal de intercedent tijdens een bezoek aan de inlener, waarbij o.a. de werkplek en de werkomstandigheden worden bekeken, samen met de inlener een arbo-checklist doorlopen om zaken rond arbeidsomstandigheden, veiligheid en ve rantwoordelijkheden van de uitzendkracht en de inlener in kaart te brengen. Dit document wordt vervolgens met de inlener en de uitzendkracht doorgenomen en voor akkoord getekend. In dit kader kan het zijn dat het uitzendbureau zorg draagt voor het verstrekken van persoonlijke beschermingsmiddelen en eventuele extra veiligheidsinstructies. Sommige inleners verstrekken het uitzendbureau een eigen veiligheidsvideo die uitzendkrachten dienen te bekijken voordat zij bij deze inleners aan de slag mogen. De administratieve lasten die voortvloeien uit de loonverhoudingsnorm worden g eraamd op circa € 10 miljoen, de lasten uit de doorgeleidingsplicht bedragen circa € 13 miljoen. Deze lasten vloeien grotendeels voort uit de WAADI, een klein deel is afkomstig uit de Arbeidsomstandighedenwet. Naast de uitzendovereenkomst dient de kandidaat ook een loonbelastingverklaring te ondertekenen. De kandidaat ontvangt eventueel nog informatie over de uitzend-CAO wanneer deze niet eerder werd meegegeven. Uiteraard ontvangt de uitzendkracht informatie van de intercedent omtrent de gebruikelijke procedures bij de inlener wat betreft werktijden en tijdregistratie, hygiëne, ziekmeldingen e.d. De uitzendkracht wordt ook geïnformeerd over het (laten) invullen van de werkbriefjes, het inleveren daarvan en de loonbetaling. Ook zal de intercedent bij de uitzendkracht benadrukken dat deze zelf ook verantwoordelijk is voor tijdige aanmelding bij een ziekenfonds. De aanmelding van de uitzendkracht bij UWV en ziekenfonds vindt doorgaans plaats met de eerste verloning, dus binnen één week. De uitzendbranche en het UWV hebben

28

1

hiervoor software en een database laten ontwikkelen (ReFlex) , die door de meeste uitzendbureaus wordt gebruikt. Een enkele keer vraagt een ziekenfonds nog om een aanmeldingsformulier. Bij sommige uitzendbureaus vindt op het hoofdkantoor een extra controle pla ats op de aanwezigheid en de juistheid van de benodigde documenten van de uitzendkracht. Ook kunnen afspraken die door de vestigingen zijn gemaakt extra worden gecheckt. Administratieve lasten plaatsen van een kandidaat De administratieve lasten met betre kking tot het plaatsen van een kandidaat bedragen jaarlijks meer dan 34 miljoen euro. Voor het overgrote deel is dit het gevolg van de i nformatieverplichtingen uit de WAADI, het verplicht doorgeven van informatie over de arbeidsomstandigheden bij het inlenende bedrijf en de loonverhoudingsnorm (art. 8). In tabel 5 is een overzicht opgenomen van de werkzaamheden en de geclusterde i nformatieverplichtingen met betrekking tot het in dienst nemen en het uitzenden (plaatsen van een uitzendkracht). tabel 5

Plaatsen van een uitzendkracht



Wetgeving

Plaatsingsmogelijkheden nagaan De werkzaamheden van het uitzendb ureau starten

Het betreft hier werkzaamheden die niet aange-

hier met de selectie van de kandidaat vanuit het eigen

merkt worden als administratieve lasten.

bestand, of vanuit besta nden van collega -vestigingen. De kandidaat wordt uiteraard zo goed mogelijk gematcht met de eisen van de inlener. De intercedent checkt de laatste 2 referenties van de kandidaat.

1

ReFlex is een database bij het UWV waar wekelijks meer dan 70 procent van de loongegevens van uitzendkrachten binnenkomt. Het UWV raadpleegt deze database bij het vaststellen van premies en uitkeringen voor de Zi ektewet en de Werkloosheidswet. Voor de uitzendbranche betekent ReFlex een significante verlichting van de administratieve lasten. ReFlex wordt eveneens gebruikt voor de ziek - en hersteldmeldingen. Tevens kan de AVU -procedure vervallen. Per 1 september 2003 is het ziekenfondskaartje komen te vervallen. Door ReFlex krijgen uitzendondernemingen sinds oktober 2003 ook elektronisch bericht wanneer een uitzendkracht aan het werk is met een sofi-nummer dat wordt misbruikt of in het verleden is misbruikt. Daarnaast kunnen uit ReFlex voldoende loongeg evens worden gehaald om deze te verwerken tot een nominatieve jaarloonopgave voor de premievaststelling. ReFlex zal in ieder geval blijven bestaan tot de invoering van het PANA -bericht onder WA LVIS per 1 januari 2006.

29



Wetgeving

Plaatsen van de kandidaat Vervolgens wordt de functie aan de kandidaat aang e-


boden. Daarna wordt de ka ndidaat geïntroduceerd bij


de inlener. Aangaan arbeidsovereenkomst, loonbelastingver -

Aangaan arbeidsovereenkomst, loonbelasting -

klaring, aanmelding UWV en (evt.) ziekenfonds

verklaring, aanmelding UWV en (evt.) zieken fonds

Wanneer de kandidaat geplaatst kan wor den zal de

−

intercedent alles gaan regelen m.b.t. de uitzendovereenkomst of een overeenkomst zonder uitzendbe-

−

ding. Dit houdt globaal in: het nogmaals controleren of alle benodigde gegevens aanwezig zijn (sofi-

−

nummer, uittrek sel bevolkingsregister, bewijs van goed gedrag, vergunningen, bank/gironummer, i n-

−

schrijving ziekenfonds e.d.) en het verwerken van de

Uitzendovereenkomst (of overeenkomst zonder

Burgerlijk Wetboek

ui tzen dbeding) aangaan met de uitzendkracht

WMK/BAK

Inschrijving UWV voor premieafdracht (melding

Loonadministratiebesluit

sociale verz ekeringen)

Wet op de loonbelas ting

Loonbelastingverklaring voor afdracht Loonbe-

PSW/WNV

lasting

Ziekenfondswet

Nagaan of uitzendkracht in aanmerking komt voor pensioen

loongegevens in de administra tie. Vervolgens worden

−

Uitzendkracht voorlichten

de uitzendkracht en de inlener administratief gekop-

−

Inschrijving z iekenfonds / werkgeversverklaring

peld door middel va n een opdracht- of dossiernu m-

(kan tegenwoordig voor de gebruikers van Re-

mer.

Flex via UWV)

De intercedent zal de kredietwaardigheid van de opdrachtgever nagaan en een opdrachtbevestiging c.q. overeenkomst en de algemene voorwaarden aan de opdrachtgever opsturen. Voorlichten van de uitzendkracht

Arbeidsomstandighedenwet, WAADI en recht op v erl o f

De intercedent moet de uitzendkracht infor meren

−

Overhandigen en toelichten van informatie aan

Arbeidsomstandigh edenwet

over de veiligheidsvoorschriften en de arbeidsom-

uitzendkracht, de RI&E, dan wel het eigen arbo-

WAADI

standi gheden bij de inlener (via de RI&E). Hiervoor

document van het uitzendb ureau

Burgerlijk Wetboek

moet de intercedent zich ook op de hoogte stellen

−

van de arbeidsomstandigheden bij de i nlener. In be-

omstandigheden bij de inlener door de interce-

paalde gevallen heeft de intercedent een databank met de RI&E-documenten van reguliere inleners ing ericht. De uitzendkracht ontvangt de uitzendovereenkomst en een loonbelastingverklaring, de werkbriefjes en een bevestiging van de uitzen ding en een uitleg over het ziekmeldingsprotocol. Daarnaast heeft de uitzendkracht recht op verlof. Het aantal vakantie- uren moet worden vastg esteld door de intercedent (conform CAO) en worden gemeld aan de uitzendkracht.

30

Het zich op de hoogte stellen van de arbeids-

dent −

Vaststelling vakantiedagen



Toepassen inlenende CAO


De uitzendbranche kent een eigen CAO, maar in be-

−

Invoeren loonbelastinggegevens

Burgerlijk Wetboek

paalde gevallen gelden de bepa lingen van de CAO van

−

Aanpassen arbeidsvoorwaarden voor loonbelas-


tingen en werknemersverzekeringen


de inlener voor de uitzendkracht (met ingang van de nieuwe uitzend- CAO zal dit veranderen). De interce-

Wetgeving

WAADI

dent zal bij het aangaan van de uitzendover eenkomst onder meer moeten nagaan welke arbeidsvoorwaarden gelden bij de inlener, die van kracht worden voor de uitzendkracht. De intercedent kan hiervoor gebruik maken van de databank SMU (Stichting Meldingsbureau Uitzendbranche). De arbeidsvoorwaardelijke bepalingen worden indien nodig opgenomen in de arbeidsovereenkomst en in het loonbetalingssysteem voor de verwerking van de premie- en belastinga fdrachten en de fact urering aan de inlener. De uitzendkracht ontvangt een exemplaar van de CAO. Openen G-rekening

Openen G-rekening

Bij voorkeur van de uitzendonderneming wordt geen

Alleen het openen van G- rekeningen zijn administra-

gebruik gemaakt van de G- rekening, maar zal de i n-

tieve lasten. Het doorgeven van een SFT-verklaring

tercedent een SFT/SVU-verklaring aan de opdrachtge-

is geen wettelijke informatieverplichting, maar een

ver sturen. Indien gewenst door de inlener, zal deze

initiatief uit de uitzendbranche.

Invord eringswet

toch in de gelegenheid gesteld moeten worden om de belasting en sociale premies op een G- rekening over te maken. De G-rekeningen worden alleen op hoof dkantoorniveau gebruikt.




€ 34.050.000 *

€ 8.000**


3.3.3 Begeleiden en beheren van de uitzendkracht Wanneer een uitzendkracht werkzaam is, zijn er veel informatieverplichtingen van toepassing. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden in processen die wekelijks terugkeren (bijvoorbeeld verloning en facturering) en activiteiten die gebeurtenisgebonden zijn (bijvoorbeeld ziekmeldingen). Bij de middelgrote en grote uitzendbureaus zijn deze wer kzaamheden optimaal geautomatiseerd en worden ze veelal op het hoofdkantoor uitgevoerd. De input wordt echter in alle gevallen geregeld door de intercedent van de vestiging via welke de uitzendkracht is uitgezonden. Omdat er nog niet op grote schaal met centrale databases wordt gewerkt die vanuit alle locaties te benaderen zijn, vindt er op geregelde basis dataverkeer plaats tussen het hoofdkantoor en de vestigingen. Het hoofdkantoor haalt gegevens op uit de decentrale databases van de vestigingen en draagt zorg voor het in batch verwerken van de processen rond verloning en facturering en bijvoorbeeld ook voor de communicatie met het UWV (via ReFlex) met betrekking tot inschrijvingen en ziekmeldingen.

31

Bij het begeleiden en beheren van de kandidaat zijn de volgende informatieverplichtingen van toepassing: 1 verwerken van de urendeclaraties 2 verloning, afdracht van socialeverzekeringspremies, belastingen en pensioenpremies 3 factuurplicht 4 administratie van de G-rekening 5 zieken betermeldingen 6 aanvraag van WW 7 alle verplichtingen met betrekking tot reïntegratie 8 toepassing van de Wet Arbeid en Zorg, Arbeidstijdenwet en Wet Aanpassing Arbeidsduur. De processen met betrekking tot deze informatieverplichtingen worden hieronder kort beschreven. Verloningsadministratie en facturering (1 t/m 4) Alle uitzendbureaus beschikken over een verloningsadministratie. Bij kleinere uitzendbureaus, zonder nevenvestigingen, wordt op het niveau van de vestiging verloond, terwijl middelgrote en grote uitzendbureaus dit hebben gecentraliseerd op het hoofdkantoor. Sommige uitzendbureaus hebben deze administratie tevens gecombineerd met de administratie die zich bezighoudt met de zieken betermeldingen en de reïntegr atie na langdurige ziekte. De verloning kan pas plaatsvinden nadat de uitzendkracht een urendeclaratie (werkbriefje) heeft ingediend bij het uitzendbureau. De urendecl araties worden op de vestiging gecontroleerd en vervolgens door de intercedenten in de administratie ingevoerd. De verloning wordt door de uitzendbureaus wekelijks uitgevoerd. Voor uitzendbureaus waar dit op het hoofdkantoor gebeurt betekent dit dat zij o p een bepaalde dag in de week kunnen beginnen met het óphalen´ van de data bij de vestigingen, waarna de verloning kan plaatsvinden. Voor de meeste plaatsingen kan de verloning, mits deze correct in de computer is gezet door de intercedent, direct geheel automatisch verlopen. In bepaalde gevallen is geautomatiseerde verwerking niet mogelijk; dit geldt bijvoorbeeld voor de fiscale faciliteit die voortkomt uit de Wet Vermindering Afdracht Onderwijs. Deze geeft extra aftrekmogelijkheden voor de werkgever in het kader van de Beroepsbegeleidende Leerweg (BBL). Een ander voorbeeld is de SPAK (Specifieke Afdrachtskorting) die op dit moment vervroegd door het kabinet dreigt te worden afgeschaft. Dit zou zeker voor de uitzendbranche, die veel laagbetaalde werknemers aan werk helpt, vervelend zijn omdat het direct kostprijsverhogend werkt. Doordat hier uitgegaan wordt van andere definities met betrekking tot uren en loon vindt in deze gevallen een handmatige verloning plaats. Na de verloning wordt aan de inlener een factuur gestuurd naar aanleiding van de i nhuur van de uitzendkracht (factuurplicht). Deze facturen kunnen geautomatiseerd wo rden uitgedraaid en vervolgens kunnen betalingen voor het overgrote deel geautomatiseerd worden ´gematcht´ met de factuur.

32

Een ander proces dat zich moeilijk laat automatiseren is een gevolg van de Invorde1 ringswet. Uitzendbureaus dienen, wanneer de inlener dit eist, een G -rekening te openen waarop de inlener de te betalen loonbelasting en sociale premies kan overmaken. Uitzendbureaus proberen betalingen via de G -rekening zo veel mogelijk te voorkomen omdat dit leidt tot meer administratieve werkzaamheden (geen administratieve lasten) dan voor betalingen die niet via de G -rekening verlopen. Hiertoe hebben uitzendbureaus de SFT-verklaring (Stichting Financiële Toetsing) in het leven geroepen, die de i nlener zekerheid biedt ten aanzien van de kredietwaardigheid van het uitzendbureau en het afdragen van socialeverzekeringspremies en belastingen. Wanneer een betaling toch via een G-rekening verloopt, betekent dit dat de facturering en de controle van de betaling handmatig moet verlopen, waar dit anders geautomatiseerd wordt ´gematcht´. Op basis van de gesprekken met kleine, middelgrote en grote uitzendbureaus zijn er aanwijzingen gevonden dat het gehele verloningsproces bij de grote uitzendbureaus minder tijd (per verloonde kracht) in beslag neemt dan bij de kleinere bureaus. De directe gemiddelde administratieve lasten per plaatsing, met betrekking tot de verloning en facturering, liggen voor deze bureaus dan ook lager dan voor kleine uitzendbureaus. Echter, grote uitzendbureaus hebben wel te maken met veel grotere indirecte admini2 stratieve lasten, namelijk investeringskosten in ICT-toepassingen . Juist door de ver doorgevoerde automatisering en de efficiënte werkwijze van uitzendbureaus, kosten het verlonen en factureren (incl. de controles en invoeren van de urendeclaraties door de intercedent) slechts enkele minuten per uitzendkracht per week. De administratieve lasten van de verloning liggen tussen de 78 en 182 euro per uitzendkracht per jaar. De administratieve lasten per verloning en facturering liggen hiermee lager dan bij reguliere bedrijven uit andere sectoren. Daar kunnen de administratieve lasten oplopen tot enkele honderden euro’s per werknemer per jaar. Er kan dan ook worden gesteld dat de uitzendbranche dit proces zeer efficiënt heeft ingericht. De vo lledige en nauwkeurige vergelijking met andere branches wordt echter bemoeilijkt o mdat het proces hier geheel anders verloopt. Hier geschiedt de verloning één keer per maand, in plaats van wekelijks. Bovendien hebben uitzendbureaus te maken met veel mutaties in het aantal gewerkte uren, de wijze van beloning, en het verloop van het aantal uitzendkrachten. Daarnaast wordt voor de meldingen aan UWV in de uitzendbranche gebruik gemaakt van ReFlex (zie voor een toelichting op ReFlex ook de voetnoot op pagina 26), wat vo lgens de respondenten op dit moment voldoende functioneert, maar wat gaat verdwi jnen als gevolg van WALVIS (in hoofdstuk 4 wordt hier dieper op ingegaan). Er zijn bijna 3 geen andere branches die een dergelijke gegevensuitwisselingen kennen met UWV . Als gevolg van ReFlex kunnen veel gegevensuitwisselingen met UWV geheel geautomati-

1

2

3

De G -rekening is een geblokkeerde rekening vanwaar alleen betalingen kunnen worden verricht aan UWV en Belastingdienst. De inlener kan verlangen dat hij belastingen en premies kan overmaken naar de G-rekening van het uitzendbureau wanneer hij vreest dat h et uitzendbureau de door de in lener betaalde belastingen en premies niet afdraagt aan UWV en Belastingdienst. Doordat veel respondenten geen gedetailleerd inzicht in de ICT -investeringen konden of wilden geven, is het niet na te gaan hoe omvangrijk deze investeringen zijn en in welk opzicht deze ve rschillen van die bij de kleinere uitzendbureaus. CATO Berichtendienst heeft een met ReFlex vergelijkbaar softwarepakket, PLATO, ontwikkeld. In eerste instantie was het pakket alleen beschikbaar voor de grafische industrie, maar nu is het beschikbaar voor alle ondernemingen. Het pakket PLATO maakt een vergelijkbare gegevensuitwisseling als ReFlex met UWV mogelijk.

33

seerd verlopen en kunnen vele vragen van UWV achterwege blijven omdat deze in de onderliggende database van ReFlex opgezocht kunnen worden (in 2002 scheelde dit volgens UWV 500.000 uitvragen aan uitzendbureaus, bron: ABU). Wel hebben respondenten aangegeven dat UWV nog te weinig gebruik maakt van de mogelijkheden die ReFlex biedt en nog te vaak de uitzendbureaus belt om informatie op te vragen. Het beantwoorden van vragen van UWV, de Belastingdienst, de Sociale Diensten, de Sociale Recherche en deurwaarders kost veel tijd. Vragen van deze instanties komen namelijk dagelijks voor. De kosten voor de ontwikkeling van ReFlex zijn destijds door het Lisv aan de uitzendbranche doorberekend in de uitvoeringskosten. De branche heeft tevens een bedrag van circa 336.000 euro (bron: ABU) in het systeem voor de uitvoering van Pauw (Premie Afdracht Uitzendwezen) geïnvesteerd. Jaarlijks worden nog aanpassingen uitgevoerd om het systeem verder te optimaliseren (zieken betermeldingen, aan- en afmeldingen ziekenfonds). De verloningsadministratie bij de hoofdkantoren zorgt, behalve voor de verloning en facturering, ook voor de afhandeling van vragen van verschillende instanties en intercedenten met betrekking tot de plaatsing. Ook wordt hier een eventueel loonbeslag administratief afgehandeld. Dit laatste komt steeds vaker voor als gevolg van de economische recessie. De respondenten van de verloningsadministratie hebben aangegeven dat het aantal loonbeslagen de afgelopen tijd sterk is toegenomen. Sommige bureaus hebben te maken met meer dan 50 nieuwe loonbeslagen per week. De afhandeling van het loonbeslag kost veel tijd, omdat allerlei formulieren ingevuld moeten worden, de uitzendkracht en intercedent geïnformeerd moeten worden en omdat geautomatiseerde verwerking van de verloning niet langer mogelijk is. Het invullen van de formulieren met betrekking tot een nieuw loonbeslag kost de verloningsadministratie en de intercedent al gauw één uur per geval. Op jaarbasis kost dit de uitzendbranche tussen de 500.000 1 en 1.000.000 euro en daarmee is het een zeer kostbare aangelegenheid (afhankelijk van het uurloon van de administratief medewerker, tussen de 35 en 45 euro per loonbeslag). Ziekteadministratie, reïntegratie en WW (5 t/m 7) Op de ziekteadministratie worden alle ziekmeldingen en betermeldingen geregistreerd. In bepaalde gevallen is deze administratie gecombineerd met de verloningsadministratie en in weer andere gevallen met de HRM-afdeling. Het fasensysteem in de CAO voor uitzendkrachten brengt met zich mee dat er verschil wordt gemaakt in ziekmeldingen en follow-up voor uitzendkrachten in verschillende fasen. Onderstaand een korte toelichting. De eerste 26 weken die de uitzendkracht voor een uitzendbureau werkt, vormen de eerste fase. De tweede fase is een verlenging van de eerste op basis van de uitzendCAO. Samen beslaan de eerste twee fases maximaal een jaar. Ongeveer 80% van de uitzendkrachten verkeert in fase 1 of 2. Als de uitzendkracht in deze periode wegens ziekte of gebrek niet in staat is de overeengekomen arbeid te verrichten, eindigt de uitzendovereenkomst van rechtswege op de eerste ziektedag. De uitzendkracht heeft in dat geval gedurende maximaal 12 maanden recht op een uitkering krachtens de vang-

1

34

Het aantal loonbeslagen binnen de uitzendbranche is door EIM, gebaseerd op de interviews, geraamd op 5.000 à 10.000 per jaar.

net-Ziektewet ter hoogte van 70% van het verzekerde loon. Tijdens de ziektewetperiode treedt de uitvoeringsinstelling (UWV) in de plaats van de werkgever waar het diens verplichtingen ter zake van verzuimbegeleiding en reïntegratie betreft. Na twaalf maanden ziekte ontstaat eventueel recht op een WAO-uitkering. Voor de derde fase kan men in aanmerking komen nadat men 12 maanden op uitzendcontract gewerkt heeft. In de derde fase heeft de uitzendkracht een tijdelijk dienstverband met het uitzendbedrijf. Bij ziekte geldt dat de werkgever verplicht is het loon door te betalen tot afloop van het dienstverband. Gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst gelden ook de reguliere arbo-verplichtingen. Daarna wordt het ziekengeld gedekt door de vangnet-Zw en treedt het UWV in de plaats van de werkgever. Na 24 maanden in tijdelijk dienstverband gewerkt te hebben (of 1 8 maanden ten behoeve van dezelfde inlener), heeft de uitzendkracht recht op een vaste aanstelling. Men heeft dan fase vier bereikt en daarmee de status van reguliere werknemer met een aanstelling voor onbepaalde tijd. De werkgever draagt voor fase vier-werknemers het volledige ziekengeld (a.g.v. de Wet uitbetaling loon bij ziekte, WULBZ) risico en is verplicht zich daarbij te laten ondersteunen door een arbodienst. In de uitzend-CAO is bepaald dat het ziekengeld voor uitzendkrachten 91% van het brutoloon bedraagt. In netto termen is dat bijna 100%. Dit geldt zowel voor de uitzendkrachten in de fasen 1 en 2, die onder de vangnet -Zw vallen, als voor werknemers van uitzendorganisaties (waaronder de uitzendkrachten in de fasen 3 en 4), die op de wettelijk verplichte loondoorbetaling van 70% een aanvulling van 21% krijgen van de uitzendonderneming. In de dagelijkse praktijk bij het uitzendbureau vinden de ziekmeldingen aan UWV meestal plaats via ReFlex. UWV is, gegeven de Wet Verbetering Poortwachter, verantwoordelijk voor de reïntegratie van deze personen (het betreft hier uitzendkrachten in de fasen 1 en 2). Voor het uitzendbureau is het echter wel van belang na te gaan of de uitzendkracht zich na zijn ziekte wel beter meldt bij UWV, wat lang niet altijd het g eval is. Het uitzendbureau blijft wel de laatste werkgever (en financieel verantwoordelijk). Wanneer de ziekte overgaat in WAO heeft dit gevolgen voor de hoogte van de premies van het uitzendbureau. Uitzendkrachten die werken onder een overeenkomst zonder uitzendbeding (fasen 3 en 4) dienen wanneer zij zich ziek melden extra vragen te beantwoorden. Deze antwoorden dienen als input voor de behandeling van het ziektegeval door de arbodienst. Deze ziekmeldingen kosten de intercedent meer tijd dan de ziekmelding van een fase 1 en 2 uitzendkracht. Voor fase 3 en 4 -uitzendkrachten gelden de reïntegratieverplichtingen uit de Wet Verbetering Poortwachter, is het uitzendbureau verantwoordelijk voor de reïntegratie van deze personen en moet het uitzendbureau instroom in de WAO zien te voorkomen. In 2002 waren er iets meer dan 6.000 WAO-aanvragen in de uitzendbranche (bron: UWV). De administratieve lasten hierbij zijn relatief gering. De subsidiemogelijkheden uit de Wet REA worden volgens de respondenten weinig toegepast. Dit is het gevolg van te weinig bekendheid met de mogelijkheden op vestigingsniveau. Het doorgeven van ziekmeldingen aan UWV kost een uitzendbureau weinig tijd omdat 1 dit via ReFlex kan . In 2002 waren er 314.595 (bron: UWV) ziekmeldingen binnen de uitzendbranche, de administratieve lasten liggen door de lage tijdbesteding op minder dan 500.000 euro per jaar. De aanvraag van WW, wat ook op de ziekteadministratie

1

In april 2004 ruim 3.700 ReFlex-gebruikers (bron: UWV).

35

wordt uitgevoerd, kost daarentegen meer tijd, ongeveer één uur per aanvraag. In 2002 zijn er 53.582 WW-aanvragen geweest (bron: UWV), waarvan de totale administratieve lasten ruim 1,8 miljoen euro bedragen. Overige informatieverplichtingen (8) Bij het beheer van de uitzendkracht spelen ook de informatieverplichtingen met betre kking tot de toepassing van de Wet Arbeid en Zorg, de Arbeidstijdenwet en de Wet Aanpassing Arbeidsduur een rol. Deze komen echter weinig voor en dit leidt dan ook tot geringe administratieve lasten. Administratieve lasten begeleiden en beheren van de uitzendkracht De administratieve lasten met betrekking tot het begeleiden en beheren van de uitzendkracht bedragen naar schatting ruim 43 miljoen euro per jaar. Dit komt neer op gemiddeld 17.300 euro per vestiging (uitgaande van een gemiddelde van 300.000 uitzendkrachten die gemiddeld genomen tegelijkertijd werkzaam zijn via de uitzendbureaus). De grote omvang van deze administratieve lasten is aan de ene kant het gevolg van de grote hoeveelheid uitzendkrachten waarvoor wekelijks een verloning wordt uitgevoerd hetgeen per geval echter weinig tijd kost - en aan de andere kant het moeten o mgaan met alle úitzonderingsmogelijkheden´ binnen het socialezekerheidsrecht. Daarbij komt ook nog de beantwoording van vragen van de verschillende instanties die qua aantallen niet heel hoog zijn, maar per geval veel tijd kosten. De uitzendbranche heeft het reguliere proces waar mogelijk geautomatiseerd, maar heeft ook, in tegenstelling tot reguliere bedrijven, alle mogelijke úitzonderingen´ binnen het arbeidsrecht en de fiscale regelgeving in dienst. Elke vorm van bijzondere beloning en bijzondere regeling die wettelijk is mogelijk gemaakt, komt voor binnen de branche. Het programmeren van deze uitzonderingen kost veel geld. Daarom wordt door de branche telkens de afweging gemaakt om zaken h andmatig bij te houden of om de software aan te (laten) passen om de nieuwe mogelijkheid geautomatiseerd te kunnen verwerken. Daarnaast ondervindt de branche veel (administratieve) lasten vanuit de constante ve randeringen binnen het arbeidsrecht en de fiscale regelgeving. Nieuwe uitzonderingen worden bedacht (bijvoorbeeld de nieuwe vervoersregeling) of verdwijnen weer (bijvoorbeeld de SPAK). Het programmeren in de software van deze veranderingen komt b ovenop de veel eenvoudiger te programmeren ´reguliere´ wijzigingen van belastingtabellen die meerdere keren per jaar moeten worden doorgevoerd. Tabel 6 bevat een overzicht van de informatieverplichtingen met betrekking tot het b egeleiden en beheren van de uitzendkracht.

36

tabel 6

Begeleiden en beheren van de uitzendkracht



Wetgeving

Verwerken en invoeren van werkbriefjes t.b.v.

Loonadminis tratiebesluit

loonadministratie en facturering


Urenverwerking, vergoedingen en werkbriefjes Verwerken van urendeclaraties

Factuurplicht Verloning, premie- en loonbelastingafdracht en fac-

P r e m i e-, belasting - en factuurplicht

turer i n g Op basis van de urendeclaraties verlonen.

−

Afdra gen premies en loonbelasting

Afdracht sociale premies (mel dingen bijzo n-


dere vergoedingen, betalingen, loon in nat ura,


etc.) −

Afdracht loonbelasting (meldingen bijzondere vergoedingen, betalingen, loon in natura, etc.)

Wanneer de uitzendkracht in aanmerking komt voor

Pensioenpremie afdragen aan het pensioen fonds

Pensioen- en spaar fondswet

De inlener betaalt middels een factuur het gebruik van

−

Opmaken factuur voor BTW

Factuurplicht (Omzetbelas-

de uitzendkracht. De facturen worden meestal geaut o-

−

Administratie G- rekening

ting)

pensioen zal de uitzendonderne ming naast de sociale premies en belastingen ook de pensioenpremie afdragen (fasen 3 en 4)

matiseerd verstuurd en worden automatisch ´gematcht´

Invorderingswet (Ketenaa n-

met de betaling door de inlener.

sprakelijkheid)

Het komt voor dat er gebruik gemaakt is van een Grekening. In dit geval worden door de inlener de soc iale premies en/of belastingen gestort op de G-rekening en niet op de reguliere lopende rekening van het uitzendb ureau. De uitzendkracht krijgt na de verwerking van de uren en

−

Loonstaten opmaken


werkbriefjes het loon uitbetaald. Periodiek krijgt de ui t-

−

Jaaroverzichten opmaken


zendkracht loonstaten en jaarlijks het jaaroverzicht waarop naast het verdiende loon ook de in houding van sociale premies en loonbelasting is vermeld. Ziekmelding en betermelding

Ziekmeldingen en reïntegratie

Wanneer een uitzendkracht ziek wordt zal hij zich moe-

−

Ziekmeldingen

Wet uitbreiding loondoorbe-

ten ziekmelden bij de inlener en de intercedent.

−

Betermeldingen

talingsplicht bij ziekte

Bij fase 3 en 4- uitzendkrachten zijn de regels met be-

−

Aanvraag WW

WW

trekking tot de Wet Verbetering Poortwachter, Pe mba,

−

Loondoorbetalingsplicht bij ziekte

Wet REA

Wulbz en WAO van kracht. De uitzendonderneming zal

−

Subsidiemogelijkheden aanvragen en toepa s-

WAO

sen Wet REA

Burgerlijk Wetboek

er dan a lles aan moeten doen om de uitzendkracht weer aan het werk te helpen en te voorkomen dat deze in de

−

Overgang Ziektewet naar WAO

Regeling procesgang eerste

WAO terechtkomt. Hiervoor kan gebruik gemaakt wor-

−

Aanvraag uitkering WA O

ziektejaar

den van de mogelijkheden die de Wet REA biedt.

−

Pemba

Ziektewet

Periodiek contact met de kandidaat en inlener De intercedent zal regelmatig contact onde rhouden met


de kandida at en de inlener.


37



Informeren over veranderingen en rechten

Verschillende verplichtingen

De intercedent zal de uitzendkracht niet al leen aan het

−

Aanpassing arbeidsovereenkomst

Burgerlijk Wetboek

begin van zijn uitzendperiode informeren over zijn rec h-

−

Pensioenmelding en afdrachten

Pensioen- en spaar fondswet

ten en plichten, maar ook tijdens de uitzendperio de.

−

Aanpassingen als gevolg van Arbeidstijde n-

Arbeidstijdenwet

wet

Wet Arbeid en Zorg

Administratie en meldingen als gevolg van de

Wet Aanpassing Arbeidsduur

Wanneer een uitzendkracht van fase 3 naar fase 4 gaat zal dit leiden tot een andere a rbeidsovereenkomst. Of

−

wanneer de uitzendkracht gebruik wil maken van wett elijke verlofrechten in het kader van de Wet Arbeid en

Wetgeving

Wet Arbeid en Zorg −

Zorg moet dit worden geadministreerd en doorgegeven

Aanpassingen en schriftelijk verzoek als gevolg van de Wet aanpassing arbeid sduur

worden door de i ntercedent. Einde arbeidsovereenkomst

Einde premie-, belasting - en pensioenplicht

Wanneer een uitzendkracht stopt met ui tzendwerk,

−

Einde premieplicht UWV (afmelding)


moet het uitzendbureau dit doorgeven aan UWV, de be-

−

Einde inhoudingsplicht (afmelding)


lastingdienst en eventueel aan het pensioe nfonds en het

−

Uitreiking verloftegoed bij beëindiging a r-

Burgerlijk Wetboek

ziekenfonds. In bepaalde gevallen zal ook het verloft e-

beidsovereenkomst: schriftelijke verklaring

goed moeten worden uitgekeerd.

door werkgever aan werknemer




€ 43.260.000*

€ 10.200**


3.3.4 Overige informatieverplichtingen Naast informatieverplichtingen die direct gerelateerd zijn aan de kernactiviteiten van een uitzendbureau, zijn er nog informatieverplichtingen waarmee alle bedrijven in Nederland te maken hebben. Deze informatieverplichtingen vloeien onder meer voort uit belastingaangiften en de Wet op de Jaarrekening, CBS-enquêtes, BV/NV-recht, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Wet op de Ondernemingsraden. De administratieve lasten die hiermee zijn gemoeid zijn, op de Wet op de Ondernemingsraden na, niet specifiek uitgevraagd bij de uitzendbranche, maar er is gebruik gemaakt van de b estaande administratievelastenonderzoeken van de verschillende departementen. Het b etreft hier namelijk, op de Wet op de Ondernemingsraden na, wetgeving die, volgens de respondenten, niet tot knelpunten leidt binnen d e uitzendbran che. Voor de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geldt dat soms aanzienlijke administratieve lasten optreden. Elk bedrijf in Nederland met meer dan 50 werknemers is verplicht tot het instellen van een ondernemingsraad en moet voldoen aan de vereisten die de WOR stelt ten aanzien van verkiezingen, overleg en informeren van medewerkers. Gelet op de grote diversiteit aan dienstverbanden bij uitzendbureaus, wordt veel extra aandacht besteed aan het traceren van bijvoorbeeld medewerkers die mogen st emmen tijdens OR-verkiezingen en medewerkers die zich verkiesbaar mogen stellen. Soms ontvangen vestigingen lijsten met uitzendkrachten waarvan achterhaald dient te worden wie een uitnodiging moet ontvangen voor deelname aan de OR-verkiezingen. Bij andere bureaus worden deze zaken bijgehouden via een geautomatiseerd systeem. Extra kosten worden gemaakt om de medewerkers die het aangaat van de juiste informatie te voorzien.

38

Administratieve lasten overige informatieverplichtingen De administratieve lasten van de overige informatieverplichtingen bedragen 66 miljoen euro, oftewel 59 procent van de totale administratieve lasten van de uitzendbranche. Hiervan is 34 miljoen het gevolg van de Wet op de Jaarrekening, die jaarlijks omvangrijke administratieve lasten met zich meebrengt voor bedrijven. De gemiddelde administratieve lasten van het opmaken van een jaarrekening voor een grote uitzendonderneming bedragen al snel 62.000 euro per jaar. Tabel 7 bevat een overzicht van de overige informatieverplichtingen. tabel 7 Overige informatieverplichtingen Werkzaamheden uitzendbureau


Wetgeving

Algemene voor elke uitzendonderneming gel-

Algemene voor elke uitzendonderneming geldende

dende verplichtingen

v erplichtingen

Wanneer een uitzendonderneming met haar activi-

−

Inschrijving KvK

Handelsregisterwet

teiten begint, zal ze zich in ieder geval moeten

−

Aanvraag BTW-nummer

Wet op de omzetbelasting

inschrijven bij de KvK, zich moeten aanmelden bij

−

Aanvragen aansluitnummer UWV

Coördinatiewet Socia le

het UWV (een aansluitings nummer aanvragen) en

−

Aanmelden Belastingdienst

Verzekeringen

de belastingdienst, een BTW-nummer moeten

−

Aangaan overeenkomst arbodienst


aanvragen en een overeenkomst moe ten sluiten

Arbeidsomstandigheden-

met een arbodienst.

wet

Elke uitzendonderneming zal een jaarrekening (en

−

Jaarrekening opmaken

Inkomstenbelasti n gen

in bepaalde gevallen een jaarverslag) moeten op-

−

Belasting aangifte (IB / VpB)

Vennootschapsbelastin gen

maken en ook belastingen moeten afdragen.

−

Jaarverslag opmaken

Wet Onroerende Zaakbe-

−

Afdracht WOZ

lasting

−

Bewaren documenten voor de belastingdienst (be-

Algemene Wet In zake

waa rplicht)

Rijksbelasti n gen

Bezwaar, Beroep, Cassatie tegen beschikking belas-

Wet op de jaarrek e ning

tingdienst

(Burgerlijk We tboek)

Enquêtes van CBS invullen

Wet op de econom ische

−

Het CBS stuurt elke onderneming ook verschillen-

−

de enquêtes toe die uitzendondernemingen ver-

statistiek

plicht zijn in te vullen. Uitzendkrachten vallen in bepaalde gevallen onder

−

Doornemen besluit vrijstelling

Wet bescherming pe r-

het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Pe r-

−

Aanmelden registratie

soonsge gevens

soonsgegevens. Dit betekent dat bepaalde ver-

−

Informeren over registreren persoonsgege vens

werkingen van persoonsgeg evens niet hoeven te

−

Toestemming doorgegeven gegevens aan derden

worden gemeld aan het College Bescherming

−

Inzagerecht

Persoonsgegevens en aan de uitzendkracht. An-

−

Correctierecht

dere gegevensver zamelingen met betrekking tot

−

Recht van protocol

het eigen personeel van de uitzendonderneming en de uitzendkracht vallen niet onder het Vrijstellingsbesluit en zullen dan ook moeten wor den gemeld. Ook hebben geregistreerden bepaalde rechten, bijvoorbeeld het inzagerecht. Een geregistreerde kan bij de uitzendonderneming opvragen welke gegevens over hem zijn vastgelegd.

39



Wetgeving

Overige niet voor elke uitzendondern e ming

Overige niet voor elke uitzendonderneming geldende

geldende verplichtingen

verplichtingen

Wanneer een uitzendonderneming meer dan 50

−

Instellen OR

Wet op de ondernemings-

werknemers in dienst heeft, zal er een ondern e-

−

Organiseren verkiezingen OR

raden

mingsraad moeten worden ingesteld. Veel admi-

−

Bekendmaking overlegvergaderingen en versla gen

Bij het oprichten van een BV of NV door een ui t-

−

Oprichting BV of NV (notaris en accountantsverklaring)

BV/NV-recht (Burge rlijk

zendonderneming is een aantal verschillende i n-

−

Omzetting BV of NV (notaris en accountantsverkla-

Wetboek)

nistratieve lasten ontstaan bij het organiseren van OR-verkiezingen, wanneer al het pers oneel op de hoogte moet worden gebracht van OR- overlegvergaderingen en de verslagen daarvan. Er moet worden nagaan welke uitzendkrachten wel en welke uitzendkrachten niet geïnformeerd mo eten worden.

formatieverplichtingen van toepa ssing, zoals het

ring)

inschakelen van een notaris en het verkrijgen van

−

Wijziging statuten (notaris en accountantsverklaring)

een accountantsverklaring. Dit geldt ook voor om-

−

Uitgifte of levering aandelen (notaris en accountants-

zettingen van een BV of NV, statutenwijzigingen

verklaring)

en uitgifte van aandelen. Het komt ook voor dat een uitzendondern e ming in

−

Aangifte faillissement

staat van faillissement of in surseance van beta-

−

Bezoek curator

ling verkeert. Ook hier gelden dan wettelijke ver-

−

Indienen van schuldvordering

plichtingen, zoals het be zoek aan een curator.

−

Aanvraag surseance van betaling


Faillissementswet



€ 66.240.000*

€ 15.600**


3.4

Administratieve belasting van de uitzendbranche In de vorige paragraaf is per werkproces de administratieve belasting van de vier werkprocessen weergegeven. De totale administratieve lasten van deze werkprocessen zijn weergegeven in de onderstaande tabel. tabel 8

Totale administratieve lasten in de uitzendbranche eind 2002 Totale administratieve las ten*


€

18.500.000


€

34.050.000


€

43.260.000


€

66.240.000

Totaal

€ 162.060.000

* Afgerond op € 10.000.

Voor een nadere beschouwing van de administratieve belasting van uitzendondernemingen dient verder gekeken te worden dan alleen de totale administratieve lasten.

40

Aan de ene kant zal moeten worden bekeken waardoor de administratieve lasten binnen de uitzendbranche worden veroorzaakt en aan de andere kant hoe deze belasting verschilt ten opzichte van die in andere branches. Daarnaast is het van belang na te gaan in welke mate de administratieve lasten nu belastend zijn voor uitzendondernemingen.

3.4.1 Oorzaken van de administratieve belasting Administratief lastig? De grote frequentie waarmee in de uitzendbranche personeel wordt aangenomen en uitgeleend is de natuurlijke drijfveer om alle administratieve werkzaamheden zo efficient mogelijk uit te voeren. We zien dan ook dat uitzendbureaus veel werk maken van het stroomlijnen van werkprocessen en procedures. Zo veel mogelijk is geautomatiseerd en goed in systemen vas tgelegd. De intercedenten ontvangen veelal wekelijks signaleringslijsten die hun er bijvoorbeeld op attent maken dat uitzendkrachten op een b epaalde datum overgaan naar een volgende fase in de CAO, of dat vanaf een bepaalde datum pensioenpremie ingehouden dient te worden. Ook wordt tijdig gewaarschuwd wanneer scholingsgesprekken gehouden dienen te worden met de uitzendkrachten. Sommige uitzendbureaus zijn ISO-gecertificeerd. De optimale stroomlijning en automatisering van de werkprocessen heeft echter ook een keerzijde: elke wijziging in weten regelgeving maakt aanpassing van de systemen of werkprocessen noodzakelijk. Het gaat hierbij natuurlijk niet om veranderingen van inhoudingspercentages, maar wel om franchisewijzigingen en natuurlijk om fundamentelere wijzigingen, zoals die welke door WALVIS worden verwacht. Juist omdat uitzendbureaus te maken hebben met elke uitzondering die zou kunnen voorkomen, brengt het aanpassen van de systemen veel werk met zich mee en is dit een kostbare aangelegenheid. Daarnaast wordt een extra druk op de branche gelegd doordat de definitieve wetswijzigingen pas vlak voor de invoerdatum bekend worden. Het komt regelmatig voor dat een wetswijziging in december door de Eerste Kamer wordt goedgekeurd, terwijl deze al op 1 januari in werking treedt. Juist vanwege de weekverloningen in de branche dienen de geautomatiseerde systemen binnen zeer korte tijd te worden aangepast. Hierbij moet worden gedacht aan veranderingen in de belastingwetgeving, zoals de premies van de loonheffing (loonbelasting) en veranderingen in de Wet Afdrachtvermindering en de werknemersverzekeringen (loonadministratiebesluit, en de premies van de werknemersverzekeringen en pensioenen). Binnen de uitzendbranche bestaat ook de bedrijfseconomische noodzakelijkheid om de processen vergaand te automatiseren. Via deze wijze kunnen zij zich onderscheiden ten opzichte van andere ondernemingen. Door het proces van verlonen en factureren zo efficiënt mogelijk in te richten kunnen zij arbeid relatief goedkoop aanbieden en wordt het voor werkgevers interessant om gebruik te maken van uitzendkrachten. De kosten die gemaakt worden voor de automatisering moeten echter wel worden terugverdiend. Hetzelfde geldt voor de administratieve lasten die hierbij komen kijken. Daarbij g eldt als extra moeilijkheid dat uitzendbureaus deze kosten in zeer korte tijd moeten terugverdienen. Een gemiddelde uitzendkracht heeft namelijk een uitzendduur van 117 kalenderdagen, oftewel 23 weken (bron: NEI). Op basis van benchmarkonderzoek van Deloitte en Touche onder verschillende uitzendondernemingen is een inschatting te maken van de gevolgen van de administratieve lasten voor het operationeel resultaat van uitzendbureaus. Het onderzoek van Deloitte en Touche wijst uit dat het operationeel resultaat ongeveer 6,15 procent van de omzet b edraagt in 2002. Met een totale omzet in de uitzendbranche van 7 miljard euro (bron:

41

ABU), betekent dit een operationeel resultaat van ongeveer 430 miljoen in 2002. Een groot deel van de omzet wordt in beslag genomen als kosten van het tewerkstellen van uitzendkrachten (ruim 75 procent). Van het overige deel van de omzet moeten alle overige kosten, inclusief de administratieve lasten, worden gefinancierd. Naarmate de administratieve lasten toenemen, drukt dit het operationeel resultaat van de uitzendondernemingen. De afname van de administratieve lasten daarentegen heeft uiteraard een positieve uitwerking op het operationeel resultaat. Zo zal het operationeel resultaat met 2,3 procentpunt toenemen, naar 8,5 procent, wanneer er geen administratieve lasten zouden zijn. Dit is echter niet realistisch, maar wanneer de kabinetsdoelstelling zal wo rden bereikt om de administratieve lasten voor de uitzendbranche met 25 procent te verminderen, zal het operationeel resultaat voor de branche met 40 miljoen to enemen, oftewel met bijna 10 procent. De verscherpte aandacht van de overheid voor illegalen in Nederland en het in dienst hebben van illegale werknemers zorgen voor veel extra werk bij uitzendbureaus (als g evolg van de Wet op de Identificatieplicht). Dit begint bij het inschrijven van nieuwe kandidaten, waarvan de identiteit uitgebreid dient te worden gecontroleerd aan de hand van de juiste identiteitspapieren. Medewerkers van uitzendbureaus worden tijdens speciale bijeenkomsten voorgelicht door medewerkers van de vreemdelingenpolitie over de mogelijkheden om valse documenten van echte te kunnen onderscheiden. Natuurlijk is een voorlichtingsavond niet voldoende. Er dient documentatie te worden aangeschaft waarin de echtheidskenmerken van een grote hoeveelheid paspoorten en andere d ocumenten staan beschreven. De meeste vestigingen beschikken inmiddels over een blauwe lamp om paspoorten te kunnen controleren. Enkele uitzendondernemingen hebben inmiddels het besluit genomen om te i nvesteren in MRZ-scanapparatuur om identiteitsbewijzen digitaal te kunnen opslaan. De verwachting is dat steeds meer o ndernemingen hierin zullen volgen omdat het digitaal opslaan en uitwisselen in de hoogst mogelijke beeldkwaliteit de kans op fouten (en dus op boetes) verkleint. De werkprocessen en procedures dienen te worden aangepast om ervoor te zorgen dat de controles sluitend zijn en alles wat nodig is correct in de dossiers wordt vastgelegd. Daarnaast dienen natuurlijk alle dossiers van uitzendkracht en die al wat langer in dienst zijn, of nog niet zo lang geleden zijn vertrokken, te worden gecontroleerd om na te gaan of zij voldoen aan de verscherpte eisen (zoals een volledig op de juiste pagina´s gekopieerd paspoort). En last but not least krijgen d e vestigingen en de hoofdkantoren de laatste tijd steeds vaker (soms wel twee- tot driemaal per jaar) te maken met controles door ambtenaren van de belastingdienst. Allicht dat er wel een dossier te vinden is dat niet helemaal aan de gestelde eisen voldoet, en een forse boete is het gevolg. De administratieve belasting voor de uitzendbranche komt met andere woorden voort uit de grote hoeveelheid weten regelgeving, die permanent in beweging is. Met name de Ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (werknemersverzekeringen (incl. regelgeving m.b.t. reïntegratie en ziekte), WAADI, Wet Flexibiliteit en Zekerheid en pensioenwetgeving), Financiën (loonbelasting, G-rekening, Factuurplicht) en Justitie (Wet op de Identificatieplicht en de Wet op de Jaarrekening) zijn hiervoor verantwoordelijk. De informatieverplichtingen uit deze weten regelgeving leiden tot omvangrijke administratieve lasten voor de uitzendondernemingen, aangezien deze weten regelgeving zeer vele uitzonderingsposities kent voor allerlei verschillende werknemers en situaties. Omdat de uitzendondernemingen te maken hebben met allerlei soorten werknemers (bijv. autochtonen, allochtonen, herintredende vrouwen en arbeidsongeschikten, laag-

42

en hoogopgeleiden, etc.) krijgen zij te maken met alle uitzonderingen binnen de wetgeving. Met name deze uitzonderingen en het feit dat de uitzendbranche te maken heeft met zeer veel werknemers (650.000 uitzendkrachten en 1,15 miljoen plaatsingen per jaar) ontstaan omvangrijke administratieve lasten voor de uitzendondernemingen. Eigen verantwoordelijkheid Een belangrijke vraag die naar voren komt is of de branche zichzelf deze administratieve lasten heeft áangedaan´ door bijvoorbeeld een complexe CAO, of door wekelijkse verloningen, onnodig ingewikkelde procedures, etc. Dit is een vraag die in het onderzoek moeilijk valt te beantwoorden. Uit de interviews blijkt wel dat de inhoud van de CAO en de jaarlijkse aanpassingen een reactie zijn op de weten regelgeving (bijvoorbeeld de Wet Flexibiliteit en Zekerheid). Denk hierbij aan het complexe systeem met faseindelingen, hetgeen leidt tot veel vragen bij uitzendkrachten en intercedenten. Dit zijn aanvullende ´lasten´ die de branche voor haar eigen rekening zal moeten nemen. We kunnen echter niet zeggen dat binnen de branche veel onnodige administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd. In de meeste gevallen wordt, meer dan in andere branches, gewerkt aan slimme oplossingen om het proces zo efficiënt mogelijk in te richten. Het uitzenden, verlonen en factureren is dan ook de kernactiviteit binnen de branche waarmee zij zich wil (en kan) onderscheiden van andere bedrijven om zo een flexibele oplossing voor andere bedrijven te zijn, die geen ´lasten´ willen hebben o mtrent de inhuur van personeel. Alle wetswijzigingen en uitzonderingen binnen dit proces vormen echter een bedreiging voor de efficiency ervan. Veranderingen in de systemen moeten wo rden gemaakt en kosten veel geld. Uitzonderingen kunnen leiden tot veel handmatige verwerkingen. Dit blijkt ook uit het feit dat bij de uitzendbureaus relatief veel mankracht zit in het handmatig verwerken van pro cessen die door complexiteit niet kunnen worden geautomatiseerd, bijvoorbeeld de WVA onderwijs, betalingen via de G-rekening, ESF-subsidies en subsidies vanuit de Wet REA.

3.4.2 Vergelijking met andere sectoren Gemiddelde administratieve lasten per onderneming In tabel 8 zijn de totale administratieve lasten per uitzendonderneming weergegeven. De administratieve lasten verschillen echter per uitzendonderneming. Een kleine uitzendonderneming (met weinig vestigingen en weinig uitzendkrachten) heeft minder administratieve lasten dan grote uitzendondernemingen. Een overzicht van de gemiddelde administratieve lasten naar kleine, middelgrote en grote uitzendondernemingen is weergegeven in tabel 9. tabel 9

Gemiddelde administratieve lasten per uitzendonderneming naar grootteklasse

Kleine uitzend-

Middelgrote uitzen d -

Grote uitzend-

Alle uitzend-

onderneming

ondern e ming

onderneming

ondernemingen

Gemiddelde administratieve las ten*

€

54.700

Totale administratieve lasten**

€ 104.960.000

€

94.200

€ 43.720.000

€

113.200

€ 13.380.000

€

64.800

€ 162.060.000

* Afgerond op € 100. ** Afgerond op € 10.000.

De gemiddelde administratieve lasten van een grote uitzendonderneming l iggen twee keer zo hoog als die van een kleine uitzendonderneming. Hieraan liggen twee oorzaken ten grondslag. Allereerst nemen de administratieve lasten per uitzendonderneming toe

43

naarmate de uitzendonderneming meer werknemers (uitzendkrachten en personeel) in dienst heeft. Voor elke individuele uitzendkracht en elk personeelslid moeten administratieve handelingen worden verricht (zie paragraaf 3.3). Naarmate een uitzendonderneming meer uitzendkrachten bemiddelt, met een hoge mutatiegraad van personen en plaatsingen, leidt dit tot meer administratieve lasten. Ten tweede gelden voor grote o ndernemingen andere wettelijke verplichtingen dan voor kleine ondernemingen. Zo heeft een kleine zelfstandige ondernemer te maken met een Inkomstenbelastingaangifte, terwijl BV’s en NV’s aan de administratief zwaardere Vennootschapsbelastingaangifte moeten voldoen. Ook de Wet op de Jaarrekening bevat verschillende verplichtingen voor kleine, middelgrote en grote ondernemingen. De administratieve verplichtingen 1 voor grote ondernemingen zijn 17 keer zo belastend als voor kleine ondernemingen . In vergelijking met andere sectoren liggen de administratieve lasten in de uitzendbranche gemiddeld hoger. De gemiddelde administratieve lasten per bedrijf in Nederland bedragen ruim 24.000 euro per jaar (bron: EIM), terwijl die voor een gemiddelde uitzendonderneming op 65.000 euro per jaar liggen. Wanneer de uitzendbranche wordt vergeleken met andere bedrijven uit de zakelijke dienstverlening, valt op dat de gemiddelde administratieve lasten veel hoger liggen in de uitzendbranche. De administratieve lasten voor een gemiddeld bedrijf binnen de zakelijke dienstverlening worden namelijk geraamd op zo’n 16.000 euro per jaar (bron: EIM). Voor een gemiddelde uitzendonderneming zijn deze lasten dus ongeveer viermaal hoger dan bij andere bedrijven uit de zakelijke dienstverlening en verhuur (computercentra, advocatenkantoren, adviesbureaus en reclamebureaus). Algemene versus sectorspecifieke wetgeving Zoals aangegeven, liggen de gemiddelde administratieve lasten van een uitzendonderneming hoger dan bij een gemiddeld ander bedrijf in de zakelijke dienstverlening. Om meer zicht te krijgen op de verschillen tussen de administratieve belasting van bedrij ven moet onderscheid gemaakt worden tussen administratieve belasting door algemene (voor alle ondernemingen met personeel) geldende wetgeving en (sector)specifieke wetgeving. Voor de uitzendbranche komt ruim 90 procent van de administratieve lasten voort uit algemene wetgeving die van toepassing is op alle ondernemingen. Met algemene wetgeving wordt die wetgeving bedoeld die in principe geldt voor alle ondernemingen in Nederland. Hierbij dient gedacht te worden aan de Wet op de Jaarrekening, maar ook aan de wetgeving die van toepassing is op de bedrijven die personeel in dienst hebben, 2 bijvoorbeeld met betrekking tot de loonbelasting en de werknemersverzekeringen . Met name deze laatste wetgeving veroorzaakt veel administratieve lasten voor de uitzendondernemingen. Doordat er in de uitzendbranche, in tegenstelling tot in andere sectoren, sprake is van een zeer hoge mutatie van personeelsleden leidt deze we tgeving tot zware administratieve lasten: 27 procent van de administratieve lasten van de uitzend-

1

2

44

SIRA Consulting (2004), Actualisatie nulmeting administratieve lasten Ministerie van Justitie. Onde rzoek naar de administratieve lasten voortvloeiend uit de regelgeving van het Ministerie van Justitie op de peildatum 31 december 2002. SIRA: Nieuwegein. Zie Jansen, M. en M. Tom (2003), Onevenredig Belast! Administratieve lasten in het kleinbedrijf 2002. EIM: Zoetermeer, voor een nadere toelichting op het onderscheid tussen algemene en (se ctor)specifieke wetgeving.

branche is afkomstig van wetgeving op het terrein van verloningen. Voor andere bedrijven uit de zakelijke dienstverlening ligt dit percentage rond de 10. In tabel 10 zijn de gemiddelde administratieve lasten per onderneming opgenomen die worden veroorzaakt door algemene wetgeving voor alle ondernemingen met personeel en de gemiddelde lasten voor uitzendondernemingen als gevolg van algemene wetgeving. Hieruit komt naar voren dat de uitzendondernemingen bijna 6 keer zwaarder worden belast door deze wetgeving dan andere ondernemingen. tabel 10

Gemiddelde administratieve lasten van algemene wetgeving per ondern eming, afgerond op € 100 Kleinb edrijf

Middenb edrijf

Grootbedrijf

Totaal

Uitzendbranche

€ 50.800

€ 90.200

€ 109.200

€ 60.900

Totaal Nederland

€

€ 22.700

€ 163.200

€ 10.500

7.800

Bron: EIM, CBS.

Voor de uitzendbranche is nauwelijks sectorspecifieke wetgeving. Alleen de WAADI legt verplichtingen op aan ondernemingen die in arbeid bemiddelen, waaronder uitzendondernemingen. De WAADI veroorzaakt echter slechts 10 procent van de totale administratieve lasten, terwijl voor andere ondernemingen sectorspecifieke wetgeving veel h ogere percentages laat zien. Van de totale administratieve lasten in Nederland (€ 16,4 miljard eind 2002), was ongeveer 57 procent afkomstig van (sector)specifieke wetgeving (bron: EIM). Het betreft hier wetgeving die niet van toepassing is voor alle ondernemingen. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld landbouwwetgeving en we tgeving voor de zorgsector. Oplossingen voor het administratievelastenprobleem van de uitzendbranche zullen g ezocht moeten worden op de wetgevingsdomeinen die de algemene wet - en regelgeving beslaan. De branche zal hierover in gesprek moeten treden met de M inisteries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Financiën.

45

4

Ontwikkelingen in weten regelgeving: gevolgen voor de uitzen dbranche

4.1

Inleiding In het voorgaande hoofdstuk is een beeld gegeven van de huidige administratieve lasten binnen de uitzendbranch e. Op het terrein van de administratieve belasting van uitzendondernemingen zijn echter nog vele ontwikkelingen te verwachten. Allereerst heeft het kabinet reductieplannen opgesteld om de administratieve lasten voor bedrijven met 25 procent te reduceren tussen 2003 en 2007. Voor de uitzendbranche is het met n ame interessant in hoeverre deze plannen effect hebben voor de administratieve belasting van de uitzendondernemingen. In dit hoofdstuk zal ingegaan worden op ontwikkelingen in weten regelgeving vanuit de ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Financiën, die voor de uitzendbranche relevant zijn (paragraaf 4.3). Voorzover mogelijk zal worden aangegeven in hoeverre wetswijzigingen van invloed zijn op de administratieve lasten van de uit zendbranche. Dit is voor de uitzendbranche, en de ABU in het bijzonder, van belang om tijdig aan de politieke bel te trekken. Naast het kabinetsbeleid om de administratieve lasten te verminderen, worden weten regelgeving ook vanwege andere doelstellingen veranderd, bijvoorbeeld om de werkgelegenheid te bevorderen en illegale arbeid te voorkomen (introductie van de eerstedagmelding) en de stelselwijziging in de WAO en de Ziektewet om arbeidsongeschiktheid te reduceren. Ook deze voorgenomen weten regelgeving heeft gevolgen voor de administratieve lasten van de uitzendbranche. In paragraaf 4.4 wordt hier aandacht aan besteed. Om zicht te krijgen op de constante verandering van weten regelgeving binnen de uitzendbranche wordt in paragraaf 4.2 allereerst ingegaan op de belangrijkste relevante wetswijzigingen in de afgelopen 5 jaar.

4.2

Wetswijzigingen in de periode 1998-2003 Tussen 1998 en 2003 zijn enkele duizenden wetten gewijzigd en zijn tientallen nieuwe wetten geïntroduceerd. Slechts een aantal van deze wetswijzigingen leidde tot verande1 ringen in de administratieve lasten voor bedrijven . Voor de uitzendbranche zijn er in de periode tussen 1998 en 2003 een aantal belangrijke wetswijzigingen geweest die hebben geleid tot veranderingen van de administratieve lasten. Voor de uitzendbranche zijn de belangrijkste wets wijzigingen in de periode 1998 en 2003: − Invoering van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI) in 1998. Aanvankelijk was in de WAADI een vergunningplicht voor arbeidsbemiddeling opgenomen (art. 2), maar inmiddels is deze verplichting ingetrokken. De WAADI brengt aanzienlijke administratieve lasten met zich mee voor de uitzendbranche, als gevolg van de loonverhoudingsnorm (art 8.), waardoor de uitzendbranche de SMU in het leven hee ft geroepen en de informatieplicht over beroepskwalificaties en veiligheid (doorgeleiding van de RI&E).

1

Zie voor meer informatie de Monitor Administratieve Lasten van EIM.

47

−

−

−

−

−

−

−

−

Invoering van de Wet op de (re)integratie van arbeidsgehandicapten (Wet REA). De Wet REA schept de mogelijkheid om subsidies aan te vragen en leidt tot administratieve lasten voor het bedrijfsleven. De invoering van de Wet premiedifferentiatie en marktwerking bij arbeidsongeschiktheidsverzekeringen (PEMBA) in 1998 leidt in mindere mate tot een verandering van administratieve lasten, maar kan wel grote financiële gevolgen hebben voor bedrijven. Deze lasten ontstaan wanneer werknemers van een bedrijf instromen in de WAO; naarmate een bedrijf meer arbeidsongeschikten heeft, stijgt de premie van de arbeidsongeschiktheidsverzekeringen voor het betreffende bedrijf. De aanpassing van verschillende wetten als gevolg van de introductie van de Wet Flexibiliteit en Zekerheid. De introductie van deze wet heeft niet alleen veel wetten gewijzigd, maar heeft ook een zeer ingrijpend gevolg gehad voor het werkproces van de uitzendbranche. De CAO is aangepast om te voorzien in de wettelijke vereisten en mede in het kader van de Wet Flexibiliteit en Zekerheid moeten uitzendbureaus het arbeidsverleden van kandidaten nauwkeurig registreren in verband met het opvolgend werkgeverschap. Alleen al het registreren van het arbeidsverleden leidt tot een jaarlijkse administratieve last van ruim 7 miljoen euro. De invoering van het belastingstelsel 2001 heeft niet alleen voor de uitzendbranche, maar voor alle ondernemingen geleid tot een lichte stijging van de administratieve lasten. Wijziging van de dagloonregels en uitzondering eindheffingsbestanddelen loonbelasting voor premieheffing werknemersverzekeringen 2001 hebben geleid tot een zeer beperkte daling van de administratieve lasten in 2001. Wet Verbetering Poortwachter heeft geleid tot grote aanpassingen voor alle bedrijven. Bedrijven zijn verantwoordelijk geworden voor de reïntegratie van zieke werknemers. De administratieve lasten zijn bij de introductie van Poortwachter g estegen voor de uitzendondernemingen. De afschaffing van de feestdagenregeling in 2003 heeft geleid tot een aanzienlijke administratieveastendaling voor het bedrijfsleven (34 miljoen euro). Dit is in mindere mate van toepassing op de uitzendbranche. De uitvoeringsregels Wet Arbeid Vreemdelingen zijn in 2003 aangepast, waardoor de aanvraagprocedures voor een tewerkstellingsvergunning zijn vereenvoudigd, met als gevolg een administratievelastendaling voor bedrijven. Dit heeft geleid tot een kleine daling van de lasten i n de uitzendbranche, aangezien deze vergunningen weinig worden aangevraagd door uitzendondernemingen.

Zoals eerder aangegeven, hebben (uitzend)ondernemingen ook te maken met allerlei andere aanpassingen die zij wettelijk verplicht zijn door te voeren en die leiden tot veel administratieve belasting. Bijvoorbeeld van de jaarlijkse aanpassingen van de belastingpercentages, en de premietabellen. Doordat de uitzendbranche alle processen met b etrekking tot de verloning heeft geautomatiseerd betekent dit dat elke verandering in de regels omtrent de ve rloning, leidt tot aanzienlijke aanpassingen in de software. Met name introductie van nieuwe regelingen of substantiële wijzigingen leiden tot veel extra werk voor de softwarebouwers. Zo kost het bijvoorbeeld zeer veel tijd om de veranderingen in de reiskostenvergoedingen in 2004 in de systemen te verwerken. Daarbij komt dat er binnen de uitzendbranche, in tegenstelling tot andere ondernemingen, relatief weinig tijd is om deze aanpassingen te bewerkstellingen, omdat u itzendondernemingen wekelijks verlonen. Zo komt het voor dat de belastingdienst en UWV wijzigingen pas eind december doorgeven, waarbij weinig rekening wordt gehouden met het feit dat de eerste verloning al plaatsvindt aan het eind van de eerste week in januari.

48

Uit de gesprekken met de uitzendondernemingen is naar voren gekomen dat de ondernemingen veel hinder ondervinden van de constante wijzigingen van weten regelgeving (ongeacht of dit nu een verandering in de administratieve lasten met zich me ebrengt). Veel ondernemers en administratiemedewerkers pleiten dan ook voor een lange periode waarin geen wijzigingen worden doorgevoerd.

4.3

Het administratievelastenbeleid van het kabinet-Balkenende II In het hoofdlijnenakkoord van het kabinet-Balkenende II is opgenomen dat de administratieve lasten voor bedrijven en burgers met een kwart moeten worden gereduceerd in de periode 2002-2007. Om dit te bewerkstelligen heeft het kabinet allereerst de o mvang van de administratieve lasten laten berekenen en daarna is het plannen gaan maken om de administratieve lasten voor bedrijven te reduceren. Een b elangrijke vraag hierbij is: in hoeverre leiden deze plannen tot een administratievelastenreductie voor de uitzendbranche?

4.3.1 Het kabinetsbeleid op hoofdlijnen De omvang van de administratieve lasten in Nederland is ruim € 16,4 miljard (eind 2002). Dat staat gelijk aan 3,6% van het BBP. Het kabinet heeft zich ten doel g esteld deze lasten met een kwart te reduceren. Vermindering van lasten zorgt voor versterking van onze economie en herstel van werkgelegenheid en de concurrentiekracht van N ederland. Om zijn beleid kracht bij te zetten heeft het kabinet reductieplannen ontwikkeld. Deze moeten in een eerste tranche leiden tot een administratievelastenreductie die oploopt van € 1 miljard in 2005 tot € 3 miljard in 2007. Daarnaast stelt het kabinet een intensivering van de administratievelastenreductie voor: door een besparing die oploopt tot € 4 miljard wordt een reductie van 25% op de administratieve lasten gerealiseerd. Elk departement dient een eigen actieplan op te s tellen, dat tot dit kabinetsdoel leidt. Het kabinet wil komen tot de voorgenomen lastenreductie van 25%, middels een aanpak langs twee sporen: 1 Enerzijds stelt elk departement voor deze kabinetsperiode een Departementaal A ctieplan op: dit beschrijft de departementale weten regelgeving en geeft aan waar en hoe het departement de voorgestelde reductie van administratieve lasten voor het bedrijfsleven gaat bereiken. 2 Anderzijds heeft het kabinet Doelgroepen benoemd: per Doelgroep wordt een integraal plan gepresenteerd, dus niet langs de lijnen van één departement, om te komen tot vermindering van administratieve lasten. Doelgroepen zijn bijvoorbeeld: transportbedrijven; landen tuinbouw; im- en exporteurs; financiële instellingen. Het kabinet heeft becijferd dat realisatie van deze beleidsdoelstellingen leidt tot een toename van het BBP met 1,5%. De terugdringing van de bureaucratie in de collectieve sector speelt 24.000 arbeidskrachten vrij, die ingezet kunnen worden voor andere zi nvolle bezigheden, zoals ‘terug voor de klas’ of ‘handen aan het bed’.

49

4.3.2 Uitwerking van het kabinetsbeleid De kabinetsplannen geven een inzichtelijk overzicht van de ‘grootste vervuilers’, oftewel de wetten die de meeste administratieve lasten veroorzaken. Onderstaand overzicht geeft een beeld van deze ‘vervuilers’: tabel 11

Wet- en regelgeving met de grootste administratieve lasten Omvang in

Wetgevingsdomein 1. Wet op de Jaarrekening

mln. euro’s 1.500

Administratieve verplichtingen Opstellen jaarrekening en verstrekken van informatie

2. Omzetbelasting

1.400

BTW-vermelding op factuur, aangiften BTW, a fdrachten belas tingdienst

3. Loonbelasting

700

Loonadministratie en afdracht loonbelasting

4. Ziekenfondswet

700

Verplichte meldingen i.v.m. declaraties medewerkers

5. Coördinatiewet SV

600

Loonadministratie en afdracht premies Werknemersverzekeringen bijhouden

6. Inkomstenbelasting

600

Aangiften inkomstenbelasting opstellen

7. Arbeidsomstandighedenwet

500

RI&E, werknemers inlichten, plan van aanpak maken

Totaal van deze wetten

6.000

Bron: IPAL (2004), Meer ruimte voor ondernemers door minder lasten.

De totale administratieve lasten van de genoemde wetgevingsdomeinen bedragen € 6 miljard per jaar (37,5 procent van de totale administratieve lasten). Al deze wetten hebben ook invloed op de uitzendbranche en leiden daar ook tot aanzienlijke administratieve lasten (ruim 60 procent van de administratieve lasten in de branche). Het overgrote deel van de administratieve lasten binnen de uitzendbranche is afkomstig van weten regelgeving van de Ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Financiën en Justitie. In het vervolg van deze paragraaf wordt met name ingegaan op de kabinetsplannen om de administratieve lasten te reduceren die betrekking hebben op het kernproces van de uitzendondernemingen.

4.3.3 De uitwerking van de reductieplannen voor de uitzendbranche In april 2004 zijn de reductieplannen van het kabinet aan de Tweede Kamer verstuurd. De reductieplannen van de Ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Financiën hebben de meeste directe gevolgen voor de administratieve lasten die b estaan bij het kernproces van de uitzendonderneming. Reductieplannen van de Ministeries van SZW en Financiën Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft verschillende reductieplannen gemaakt om tot vermindering van de administratievelastendruk te komen. SZW geeft in zijn actieplannen invulling aan het reductiepercentage van 25%, waaraan elk departement is gecommitteerd. Daarnaast bekijkt SZW aanvullende acties: de acti eplannen tellen op tot een reductie van 19%. Om tot de beoogde 25% te komen, b ekijkt de minister van SZW onder andere mogelijkheden van aanvullende voorstellen tot vereenvoudiging van de regels rond de Risico Inventarisatie en -Evaluatie en de arbodienstverlening, vooral voor kleine ondernemers. In tweede plaats bekijkt SZW de mogelijkheden van verkleining van de ‘nationale kop’ bij internationaal geldende wet - en regelgeving. En in de derde plaats heeft de minister aan de Stichting van de Arbeid de

50

vraag voorgelegd om de mogelijkheden te onderzoeken van vermindering van administratieve lasten door ook bij aanvullende pensioenen het WALVIS-loonbegrip te benutten. Het Ministerie van Financiën heeft in april 2004 eveneens zijn reductieplannen bekendgemaakt. Financiën is het ministerie dat de meeste administratieve lasten voor bedrijven veroorzaakt: de jaarlijkse administratieve lasten waren eind 2002 4,3 miljard euro. De reductieplannen van het ministerie belopen tussen 2003 en 2007 € 633 miljoen, oftewel 14,6 procent. Voor een deel wordt dit bereikt op het terrein van de financiële toezichtregelgeving (€ 209 miljoen); deze lastenreductie heeft geen invloed op de uitzendbranche. Andere reductieplannen van het ministerie, zoals de harmonisatie van de loonbegrippen van de loonheffing en de premieheffing werknemersverzekeringen (WALVIS), verplichte elektronische winstaangifte, afschaffing van afdrachtverminderingen en de vereenvoudiging van de douaneprocedures, leiden tot aanzienlijke reducties voor het bedrijfsleven (€ 424 miljoen). Echter niet alle reductievoorstellen van het ministerie leiden tot een lastenverlichting voor de uitzendbranche. In tabel 12 worden de voornemens van SZW en Financiën weergegeven van de voor de uitzendbranche relevante wetten en regels. In de laatste kolom van deze tabel hebben wij, voorzover mogelijk, aangegeven hoeveel van de reducties ten gunste komen van de uitzendbranche. tabel 12

Overzicht reductiemaatregelen vanuit beleidsvoornemens SZW en Financiën

Maatregel

besparing adm.

in % van de

besparing adm.

in % van de

lasten uitzen d -

totale adm.

lasten in

totale adm.

branche in

lasten uitzen d -

mln. eu ro’s

lasten

mln. eu ro´s

branc h e

Afschaffen afdrachtverminderingen

51

0

1,50

1

Vervallen afdrachtvermindering scholing non-profit

27,50

0

0,21

0

Invoering elektronische aangifte omzetbelasting

25

0

0,19

0

276

2

- 9,39 1

-6

Vereenvoudiging gegevensuitvraag vreemdelin gen (WAV)

2

0

0,00

0

Vereenvoudiging gegevensuitvraag aan interm ediairs (WAADI)

1,40

0

1,40

1

Vervallen rapportages allochtone werknemers (SA MEN)

7,50

0

0,06

0

1,60

WALVIS

Vervallen informatiekosten inschakeling werkzoekend e n

0

0,00

0

Openstellen van arbobronnen voor bedrijfsl even

55

0

0,41

0

Efficiëntere RI&E uitvoeren, digitaal per bra nche etc.

58

0

0,44

0

Minder uitvraag woon- werkverkeer

25

0

0,19

0

8

0

0,06

0

Vervallen Besluit Melding Sociale Verzekerin gen

27

0

Vervallen verplicht werkoverleg

89

1

0,67

0

654

4

- 9 , 06

- 6

Minder WAO-aanvragen door verlenging loondoorbetaling bij ziekte

Totaal van deze maatregelen

- 4,79*, **

-3

* Deze reductieplannen leiden niet tot een administratievelastenvermindering, maar tot een administratievelastenvermeerdering voor uitzendondernemingen. ** Het vervallen van het Besluit Melding Sociale Verzekeringen heeft voor de uitzendbranche ge en directe gevolgen voor de administratieve lasten, maar de eerstedagmelding die hiervoor in de plaats komt leidt wel tot een administratievelastenstijging (zie paragraag 4.4). Bron: IPAL (2004), Meer ruimte voor ondernemers door minder lasten.

51

A f s c h a f f en a f d r a c h t v e r m i n d e r i n g e n Uit tabel 12 kan worden opgemaakt dat de uitzendbranche alleen 'profiteert' van de afschaffing van de afdrachtverminderingen (onder meer de SPAK). Binnen de uitzendbranche wordt veel gebruik gemaakt van deze regelingen (WVA). Over het afschaffen van de afdrachtverminderingen is veel te doen geweest. Deze regelingen, met de soci ale doelstellingen waarmee uitzendbureaus werknemers met een verhoogd arbeidsrisico helpen reïntegreren (ouderen, langdurig werklozen, allochtonen), zijn en worden afgeschaft. Dat leidt vanzelfsprekend tot vermindering van administratieve lasten bij de uitzendbureaus (zo’n 1,5 miljoen euro per jaar). Deze besparing is gering in vergelijking met die bij andere ondermeningen, omdat de uitzendondernemingen de toepassing van de afdrachtvermindering volledig hebben geautomatiseerd. Hierdoor zijn de administratieve lasten voor de uitzendbranche om de afdrachtvermindering toe te passen minimaal. De kostenbesparingen worden meer dan tenietgedaan door de verminderde inkomsten voor de uitzendondernemingen. Uit het onderzoek De Opbrengsten van Uitzendwerk (ABU) van 2003 blijkt dat de uitzendbranche vanuit haar reïntegratiefunctie een besparing in de WW realiseert van zo’n € 200 tot € 250 miljoen per jaar en in de WAO van € 100 miljoen per jaar. Verminderd met de inkomsten vanuit de afdrachtverminderingen realiseert de uitzendbranche dan een verminderd beroep op deze socialezekerheidswetten van bijna € 300 miljoen per jaar. Dit zijn echter geen administratieve lasten. De uitzendbranche is dan ook niet gelukkig met de afschaffing van de afdrach tverminderingen, ondanks dat dit leidt tot een administratievelastendaling. Invoering van WALVIS Het kabinet hoopt veel lastenreductie te bewerkstelligen met de invoering van de Wet Administratieve Lastenverlichting en vereenvoudiging sociale verzekeringswetten (WALVIS). Na invoering van WALVIS is het de bedoeling dat bedrijven alleen nog loongegevens aan de Belastingdienst leveren (het PANA-bericht). Dit geschiedt dan op maandbasis, waarna de Belastingdienst relevante gegevens doorstuurt aan het UWV. Voor de uitzendbranche betekent dit, dat de wekelijkse gegevenslevering via ReFlex komt te vervallen. De uitzendbranche verwacht dat zij - net als vroeger, voor de invoering van R eFlex - te maken gaat krijgen met telefonische en schriftelijke gegevensverzameling van het UWV. Deze nieuwe gegevensverzameling vloeit voort uit het feit dat de gegevensaanlevering via de Belastingdienst in geval van uitzendkrachten voor het UWV te laat plaatsvindt om tijdig de juiste berekeningen voor uitzendkrachten te kunnen uitvoeren. De administratieve lasten die voor uitzendbedrijven samenhangen met de levering van loongegevens aan de Belastingdienst en/of het UWV zullen toenemen met bijna € 9,4 miljoen per jaar. Dit betekent dat de lasten op het genoemde terrein na invoering van WALVIS ten opzichte van de huidige situatie meer dan verdubbelen (bron: EIM). De toename van de administratieve lasten wordt verklaard uit de hieronder behandelde wijzigingen. De gegevensaanlevering via ReFlex is na invoering van WALVIS niet meer aan de orde. Juist vanwege het gebruik van ReFlex waren de administratieve lasten hiervan al laag: circa € 28.000 per onderneming per jaar. Hierbij is ervan uitgegaan dat de aanlevering van ReFlexgegevens aan het UWV in de huidige situatie op ondernemingsniveau geschiedt. De administratieve lasten die samenhangen met gegevensaanlevering via PAUW/PANA nemen als gevolg van de invoering van WALVIS met bijna € 0,6 miljoen per jaar af. Deze daling is het gevolg van het feit dat de gegevens in de huidige situatie aan twee i n-

52

stanties moeten worden geleverd (Belastingdienst en het UWV, terwijl na invoering van WALVIS alleen nog aanlevering aan de Belastingdienst nodig is). Hierdoor daalt de vereiste tijd iets. De raming van de administratieve lasten bij dit onderdeel is gebaseerd op de uitkomsten van het nulmetingsonderzoek voor de administratieve lasten op het g e1 bied van de werknemersverzekeringen . Aanvullende gegevensuitvraag door het UWV komt in d e huidige situatie niet voor. In de nieuwe situatie wordt verwacht dat dit wel (weer) zal optreden. De extra administratieve lasten die hieruit zullen voortvloeien worden g eraamd op € 10 miljoen per jaar. De uitzendbranche profiteert niet van de gevolgen van WALVIS. Per saldo leidt het wegvallen van de wekelijkse gegevensuitwisseling met het UWV via ReFlex tot een to ename van administratieve lasten van ruim € 9 miljoen. Wanneer een systeem van wek elijkse gegevensuitwisseling met de Belastingdienst mogelijk zou worden voor het PANA bericht, kunnen hierdoor de nadelen voor de uitzendbranche worden opgeheven. Echter, ReFlex wordt ook gebruikt voor het door het UWV laten checken van sofi-nummers, de aanmeldingen bij een ziekenfonds en voor het verrichten van zieken betermeldingen. Deze functionaliteiten mogen voor de uitzendbranche niet verloren gaan. Overige reductieplannen van het kabinet Naast de eerder genoemde reductiemaatregelen van SZW en (deels) Financiën, zijn er nog andere reductieplannen van het kabinet. Deze plannen zijn goed voor een reductie van ruim € 2,2 miljard, oftewel 14 procent van de huidige administratieve lasten. Hiervan komt slechts € 5,27 miljoen ten gunste van de uitzendbranche. In totaal kunnen we dan spreken van een (voorgenomen) reductie van de administratieve lasten van bijna € 2,9 miljard, waarvan € 16,13 miljoen ten gunste van de uitzendbranche komt. Dit b etekent dat de reductieplannen van het kabinet zullen leiden tot een administratievelastenreductie van nog geen 10 procent van de totale administratieve lasten in de uitzendbranche. Uit de plannen van het kabinet blijkt tevens dat een groot deel van de lastenreductie wordt bereikt als gevolg van doelgroepenbeleid (ruim 900 miljoen euro). Voor een ach ttal sectoren zijn sectorspecifieke maatregelen ontworpen om de administratieve lasten te reduceren. Het betreft hier de sectoren: transport, landen tuinbouw, financiële instellingen, zorgsector, autobranche, exporteurs en importeurs, bouwsector en de telecomsector. De uitzendbranche profiteert niet van de maatregelen die zijn getroffen voor deze bedrijven. Naast reducties als gevolg van doelgroepenbeleid, worden ook reducties bereikt in wetgeving die niet van toepassing is voor de uitzendbranche (€ 1,3 mrd). Er wordt door het 2 kabinet veel winst behaald in de zogenaamde (sector)specifieke wetgeving . Hierbij moet gedacht worden aan aanpassing van de Prijzenwet en aanpassingen in de Wet Milieubeheer.

1

2

Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen een vast deel (waarbij als frequentie het aantal bedrijven wordt gehanteerd) en een variabel deel (waarbij als frequentie het aantal werknemers wordt gehan teerd). Het aantal van 600.000 werknemers is berekend op basis van informatie van de ABU: wekelijks wo rden 150.000 werknemers via ReFlex gemeld. Dit komt neer op een aantal van 600.000 per maand. Zoals in paragraaf 3.4 is aangegeven heeft de uitzendbranche weinig te maken met (se ctor)specifieke wetgeving.

53

4.4

Voorgenomen weten regelgeving Naast het feit dat er de komende jaren veel weten regelgeving zal worden aangepast, dan wel ingetrokken wordt, ontstaat ook nieuwe weten regelgeving. Het kabinet heeft reeds twee maatregelen aangekondigd die zullen leiden tot een verandering in de administratieve lasten van de uitzendbranche. In de toekomst zal onder meer de eerstedagmelding worden ingevoerd en zal het WAO-stelsel worden aangepast.

4.4.1 Eerstedagmelding In het Hoofdlijnenakkoord van Balkenende II is vastgelegd dat werkgevers verplicht worden tot het aanmelden van werknemers bij UWV op de eerste dag van het dienstverband om de illegale tewerkstelling te bestrijden. De eerstedagmelding betekent voor bedrijven die niet te maken hebben met een hoge mutatiegraad van het aantal werknemers en hoge flexibiliteit met het plaatsen van werknemers, weinig tot geen extra administratieve lasten aangezien de meldingsplicht reeds bestaat. Voor de werkgevers in de uitzendbranche ligt dit echter anders. Veranderingen in het werkproces als gevolg van de eerstedagmelding Omdat er nog geen definitieve invulling is gegeven aan de eerstedagmelding is het moeilijk om een definitieve invulling te geven aan de veranderingen in het werkproces van uitzendbureaus als gevolg van de invoering van de eerstedagmelding. De respondenten konden hierdoor ook niet exact overzien wat de gevolgen zijn voor hun organisatie. Allen waren het er wel over eens dat de invoering kan leiden tot een 'organisatorische ramp'. Op basis van de gesprekken met intercedenten en afgevaardigden van het hoofdkantoor leidt de invoering van de eerstedagmelding tot de volgende veranderingen in het werkproces bij uitzendbureaus. Hierbij geldt echter wel dat de uitwerking verschilt per uitzendbureau, afhankelijk van de huidige werkprocessen binnen de uitzendonderneming en de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de eerstedagmelding (welke gegevens moeten geleverd worden en het tijdstip van leveringen). Volgens de huidige wetgeving moet elk nieuw dienstverband worden gemeld bij UWV (en de Belastingdienst). Ook wanneer de eerstedagmelding wordt ingevoerd blijft gelden dat een nieuw dienstverband moet worden gemeld bij UWV, maar deze melding moet hebben plaatsgevonden op of voor de eerste dag van het dienstverband. In de huidige situatie is het zo dat de melding plaatsvindt gelijktijdig met de eerste verloning. Wanneer uitzendbureaus gebruikmaken van ReFlex lopen de melding en de doorgifte van de verloning gelijktijdig. Doordat uitzendbureaus wekelijks verlonen, vinden de melding en de doorgifte van de verloning in de regel niet later plaats dan één week na b egin van het dienstverband. Het proces van melden via de wekelijkse verloning zal in de nieuwe situatie moeten worden losgelaten; nieuwe dienstverbanden zullen dagelijks gemeld moeten worden. De wijze waarop dit uitpakt verschilt echter per uitzendbureaus. Voor veel uitzendkrachten geldt dat het uitzendbureau waarvoor zij werken (nog) niet beschikt over een centrale database waar intercedenten op inloggen en de gegevens direct wijzigen in deze centrale database. Intercedenten verwerken lokaal de gegevens met betrekking tot de inschrijving van een nieuwe kandidaat, melding nieuw dienstverband, verloning op basis van uurbriefjes, ziekmeldingen, betermeldingen, etc. Behalve de zieken betermeldingen worden deze gegevens meestal één keer per week verstuurd naar het hoofdkantoor, waar ze centraal worden opgenomen in de administratie. Na de verloning worden de bestanden gekoppeld aan ReFlex en worden de meldingen aan UWV verstuurd. Wanneer verplicht wordt dat een nieuw dienstverband op de

54

eerste dag moet worden gem eld zal het dagelijkse dataverkeer tussen de vestigingen en het hoofdkantoor aanzienlijk toenemen, aangezien voor uitzendkrachten in de meeste gevallen geldt dat zij binnen één week beginnen na de bemiddeling. Deze uitzendbureaus zullen moeten investeren i n nieuwe procedures omtrent de meldingen en het technisch mogelijk maken van het dagelijks melden van nieuwe dienstverbanden. Kleine uitzendbureaus en bureaus die wel werken met een centrale database waarin intercedenten rechtstreeks muteren kennen niet h et ‘probleem’ dat zij hun procedures ingrijpend moeten aanpassen zodat een dagelijkse levering aan de centrale database mogelijk wordt. Dit neemt echter niet weg dat ook zij aanvullende administratieve lasten zullen hebben als gevolg van de eerstedagmelding. Kleine uitzendbureaus hebben te maken met het feit dat zij niet in alle gevallen werken met ReFlex, hetgeen een eerstedagmelding voor deze bureaus bemoeilijkt. Als gevolg van Reflex kunnen namelijk op zeer efficiënte wijze gegevens tussen een uitzendbureau en UWV geautomatiseerd worden uitgewisseld. Voor alle uitzendbureaus geldt wel dat zij dagelijks moeten gaan melden aan UWV. Onduidelijk hierbij is het tijdstip van melding en de inhoud van de melding. Als dit daadwerkelijk voor het begin van de werkdag moet plaatsvinden, is de kans groot dat uitzendbureaus ’s avonds laat of ’s ochtends vroeg personeel moeten inzetten om de meldingen van de intercedenten te verwerken en door te geven aan UWV. Afhankelijk van welke gegevens geleverd moeten worden kan dit veel extra tijd vergen. Wanneer personeel buiten de reguliere werktijden ingezet moet gaan worden zullen de loonkosten wel hoger liggen dan anders. Een en ander is een kostenverhoging die op geen enkele wijze extra omzet genereert. Gevolgen voor de administratieve lasten Naar verwachting zullen alle uitzendbureaus in staat zijn om een eerstedagmelding technisch en organisatorisch voor elkaar te krijgen. Dit vergt echter wel de nodige i nspanningen. Een eerstedagmelding zal veel uitzendbureaus ertoe bewegen om te gaan werken met één centrale d atabase waarin de intercedenten direct muteren in plaats van dat ze hun eigen onafhankelijke databases behouden op vestigingsniveau. Dit is echter lang niet voor alle uitzendbureaus (op korte termijn) haalbaar aangezien het hier voor de uitzendbranche vermoedelijk gaat om een miljoeneninvestering. In de tussentijd zu llen de uitzendbureaus moeten werken aan een technische en organisatorische oplossing waarin dagelijkse melding mogelijk wordt. Hiervoor moet de melding nieuwe dienstbetrekking losgekoppeld worden van de wekelijkse verloning en moeten personeelsleden worden ingezet om de data te verwerken en door te geven aan UWV. Wanneer men ervan uitgaat dat de eerstedagmelding per nieuw dienstverband (1,15 miljoen per jaar in de uitzendbranche) vijf minuten extra werk kost, betekent dit een administratievelastenverzwaring van ten minste 4,7 miljoen euro per jaar oftewel 3 procent voor de gehele uitzendbranche. Hierin is de afmelding van het dienstverband nog niet betrokken en zijn de investeringen in ICT en organisatie nog niet betrokken. Sommige respondenten vragen zich af of de inlenende werkgevers bereid zijn deze aanvu llende kosten mede te dragen, aangezien deze (administratieve) lasten wel door de uitzendbranche zullen worden doorgerekend aan de klanten. Daarnaast verliest de branche enkele ‘veiligheden’ als gevolg van de eerstedagmelding. Het komt in bepaalde g evallen voor dat de plaatsing van de uitzendkracht reeds plaatsvindt voordat de (loon)afspraken met de werkgev er zijn verwerkt in de systemen van het uitzendbureau en het sofi-nummer is gecontroleerd. Binnen de computersystemen binnen de uitzend-

55

branche is verloning dan nog niet mogelijk, maar dit moet wel worden losgelaten als gevolg van de eerstedagmelding waarmee de branche een zekerheid verliest. Naast de administratieve lasten zullen vermoedelijk ook de uitvoeringskosten voor UWV stijgen als gevolg van de invoering van de eerstedagmelding. UWV zal veel meer en veel vaker gegevens te verwerken krijgen. De hogere uitvoeringskosten voor UWV zu llen zich weer vertalen in een hogere premiestelling in de werknemersverzekeringen voor de uitzendondernemingen.

4.4.2 Ziektewet en WAO De afgelopen vier jaar is een heel samenspel van maatregelen van kracht geworden die van invloed zijn op verzuim en WAO. Cijfers uit het SER-advies ter zake van de WAO laten zien, dat er sinds 2000 sprake is van een terugloop in verzuim en dat vanaf 2003 ook het aantal lopende WAO-uitkeringen terugloopt. Een en ander heeft wellicht zijn oorzaak in weten regelgeving (Wet verbetering Poortwachter), maar eerst en vooral in de proactieve wijze waarop de bedrijfstak zijn verzuim- en WAO-problematiek oppakt. Het vorig jaar afgesloten arboconvenant is daarvan een voorbeeld. Los van inhoud, is er de afgelopen periode ook een aantal wetten van kracht geworden, die samen leiden tot aanzienlijk hogere uitvoeringslasten voor de bedrijfstak: − Wet Eigen Risico Dragen Ziektewet − Wet Verlenging Loondoorbetaling bij Ziekte. Wat betreft de Wet Eigen Risico Dragen Ziektewet is de hoogte van de af te geven g arantie een probleem. De bedrijfstak dient een garantie af te geven (via een (bank)garantie of via een verzekeraar) om mogelijk te maken dat, ook in geval van o nmacht, tot ziekengelduitbetaling kan worden gekomen. Over dit punt is lang onderhandeld, omdat het ministerie van SZW van mening was dat de garantie 100% van het totaalvolume ziekengeld diende af te dekken: verzekeren van dat bedrag kost de b edrijfstak € 45 miljoen op jaarbasis. Inmiddels is door het ministerie de positie ingenomen (en bij wet vastgelegd) dat de garantie 50% van het maximale ziekengeld b edraagt. Het verzekeren hiervan - hier als bedrijfskosten aan te merken - kost dan € 20 1 tot 25 miljoen per jaar . Dan de Wet Verlenging Loondoorbetalingsverplichting bij Ziekte. Door het kabinet is voorgesteld het Vangnet tot 2 jaar te verlengen. Reden is de uniformiteit in weten regelgeving die het kabinet wil bewerkstelligen. Door de SER is tot tweemaal toe omstandig in zijn ad vies stilgestaan bij de onwenselijkheid het vangnet tot 2 jaar te verlengen. In zijn laatste advies doet de SER ook een hele serie adviezen om tot een lastenbeperking voor de uitzendbranche te komen: − het stellen van een plafond aan de lasten van het doorbetalen van loon tijdens de eerste twee ziektejaren; − voorstel maximering gedifferentieerde WAO -premie tot landelijk gemiddelde WAOpremie; − afschaffing PEMBA-premie; − invoering en van toepassing verklaren ‘no risk’ polis etc. Deze voorstellen worden door de minister van SZW in zijn eindafweging richting de Eerste Kamer niet overgenomen; voor het niet -overnemen van het SER-advies ter zake zijn 1

56

Door verlenging van het vangnet Ziektewet tot 2 jaar lopen deze kosten weer verder op.

uit de Kamerstukken geen argumenten te distilleren. Wel volgt hij het SER-voorstel tot maximering van de kosten 2e jaar ziektewet voor de uitzendbranche. De SER komt in zijn advies tot extra nalevingskosten, voortvloeiend uit het wetsvoorstel van 11,5 miljoen euro.

4.5

Uitdaging voor de uitzendbranche en betrokken ministeries De administratieve lasten vanuit weten regelgeving waarmee de uitzendbranche direct te maken heeft, belopen ruim 162 miljoen euro per jaar. De reductievoorstellen die het kabinet dit voorjaar bekend heeft gemaakt, leiden tot een vermindering van administratieve lasten voor het Nederlandse bedrijfsleven van 18%. De uitzendbranche wordt echter minder goed bedeeld. De administratieve lasten zullen namelijk niet dalen door de kabinetsplannen, maar juist stijgen. De lasten zullen stijgen met € 3,8 miljoen, oftewel 2 procent. We mogen wel concluderen dat de ministeries en de branche er goed aan doen om gezamenlijk de uitdaging aan te gaan om met voorstellen te komen die ervoor zorgen dat ook voor de uitzendbranche de beoogde lastenreductie van 25% in 2007 wordt bereikt. Het kabinet vindt de besparingen vooral in sectorspecifieke maatregelen. Eerder is al beschreven dat door het kabinet doelgroepen zijn aangewezen, waarvoor sectorspecifieke plannen worden ontwikkeld. Op dit moment wordt voor de uitzendbranche nog geen doelgroepenbeleid gevoerd. De uitzendbranche wordt echter wel vaak onevenredig zwaar getroffen door administratieve lasten. Vooral ook wanneer we kijken naar de uitwerking van de reductieplannen van de departementen (zie de vorige paragraaf) concluderen we dat de uitzendbranche hiervan nauwelijks voordeel te verwachten heeft. De uitzendbranche kent een zware belasting door algemene, voor alle bedrijven met personeel geldende, wetgeving (90% van de administratieve lasten). Deze belasting is hoger dan voor andere bedrij ven uit vergelijkbare sectoren. De hoge belasting is mede het gevolg van de hoge mate van flexibiliteit, de vele in- en uitstroom van arbeidskrachten. Door de grote hoeveelheid wettelijke bepalingen binnen het socialezekerheidsrecht leidt deze grote hoeveelheid mutaties tot zeer omvangrijke administratieve lasten voor de branche (162 miljoen euro voor 2.500 uitzendondernemingen). Daarnaast is er in de kabinetsplannen om de administratieve lasten te reduceren weinig aandacht voor de specifieke omstandigheden binnen de uitzendbranche. Dit komt met name naar vo ren wanneer reductiemaatregelen zoals WALVIS, die gericht zijn op vereenvoudiging van socialezekerheidswetten, niet leiden tot de gewenste administratievelastenreductie, maar juist tot een verzwaring van de lasten voor de sector waarin de hoge mutatiegraad van werknemers vooropstaat en met name de socialezekerheidswetgeving de hoogte van de administratieve belasting b epaalt. Het is dan ook aan te raden dat binnen het kabinetsbeleid aanvullende aandacht komt voor de specifieke uitwerking van de reductieplannen van het kabinet voor de uitzendbranche. Wanneer de uitzendbranche als doelgroep kan worden aangemerkt zal dit leiden tot aanvullende aandacht en speciale reductiemaatregelen voor de uitzendbranche. Een Gemengde Commissie waarin SZW, Financiën en vertegenwoordigers van de uitzendbranche deelnemen, zou tevens kunnen voorzien in aanvullende reductievoorstellen. Bezien zal moeten worden of binnen de huidige weten regelgeving vrijstellingen kunnen worden geformuleerd wanneer het de uitzendbranche betreft, zo nder dat dit het uitzendwerk en de rechten van de uitzendkrachten aantast. Deze co mmissie zou

57

een nuttige bijdrage kunnen leveren door met aanvullende voorstellen te komen, die het kabinet hard nodig heeft om de doelstelling van een administratievelastenreductie van 25 procent te h alen.

58

Bijlage I Uitgangspunten bij het meten van administratieve lasten Voor de berekening van de totale administratieve lasten is een aantal uitgangspunten gehanteerd. Het betreft hier de gehanteerde frequenties. Deze zijn zo veel mogelijk g ekozen over het jaar, of ultimo 2002. Hiermee wordt aangesloten bij de kabinetsdefinitie administratieve lasten en de uitkomsten van door het kabinet gehanteerde nulmetingsonderzoeken. De volgende frequenties zijn g ebruikt voor de berekening van de administratieve lasten: tabel 13

Gebruikte frequenties

Omschrijving

Frequentie

Bron

Aantal vestigingen totaal

4.250

ABU

Aantal uitzendondernemingen

2.500

ABU

Aantal vestigingen ABU-leden

2.600

ABU

280

ABU

Aantal ABU-leden (ondernemin gen) Aantal uitzendkrachten (gemid deld in dienst)

300.000

UWV/ABU

Totale instroom uitzen dkrachten

650.000

NEI

Aantal nieuwe inschrijvingen

1.300.000

ABU (raming)

Aantal plaatsingen

1.150.000

NEI

Aantal ziekmeldingen

314.595

UWV

Aantal aanvragen WW

53.582

UWV

Aantal aanvragen W A O

6.063

UWV

Aantal verkoopfacturen

3.250.000

Aantal lopende trajecten REA

4.750

EIM UWV

Voor de ramingen van de administratieve lasten is uitgegaan van de bovengenoemde frequenties. Om de administratieve lasten van het proces van verloning te b epalen is ervan uitgegaan dat er dagelijks gemiddeld 300.000 uitzendkrachten (bron: UWV / ABU) werkzaam zijn. De uitzendbureaus hebben deze 300.000 uitzendkrachten in dienst en moeten voor deze uitzendkrachten de administratieve handelingen verrichten. Dit betekent dat er wekelijks zo’n 300.000 verloningen plaatsvinden (op jaarbasis 15,6 miljoen) door de uitzendbureaus. Hier moet dus niet gerekend worden met de totale instroom of plaatsingen in een jaar, maar wordt gerekend met het standcijfer van het gemiddelde aantal uitzendkrachten per week.

59

Bijlage II tabel 14

Detailoverzicht administratieve lasten in de uitzendbranche Detailoverzicht administratieve lasten in de uitzendbranche

Informatieverplich ting

Periodici teit

Tijd in minuten

Tarief in € per uur

Frequentie

Totale administratieve las ten

Gemiddelde AL

Gemiddelde AL

per kan didaat 1

per vestiging 2

Inschrijven van de kandidaat W I D-controles

1

15

€ 34,13

1.300.000

€

11.090.000

€

9

Arbeidsverleden controleren

1

10

€ 34,13

1.300.000

€

7.390.000

€

6

€ 42,00

3

€

20.000

€

18.500.000

Tewerkstellingsvergunning aanvra gen

1

480

50

Totaal

€ 336 € 4.400

Plaatsen van de kandidaat Uitzendbevestiging (fasen 1 en 2)

1

5

€ 34,13

955.890

€

2.720.000

€

3

Arbeidsovereenkoms t (fasen 3 en 4)

1

20

€ 34,13

155.610

€

1.770.000

€

11

Flexis, etc.)

1

10

€ 34,13

1.150.000

€

6.540.000

€

6

Arbo- info verstrekken

1

20

€ 34,13

1.150.000

€

13.080.000

€

11


1

15

€ 34,13

1.150.000

€

9.810.000

€

9

Aangaan G-rekening overeenkomst

1

60

€ 42,00

€

130.000

€

34.050.000

Gegevens invoeren in sy steem (Bit,

Totaal

3.000 3

€ 8.000

61


Periodici teit

Tijd in minuten


Frequentie


Gemiddelde AL

Gemiddelde AL

per kan didaat 1

per vestiging 2

Begeleiden en beheren van de kan didaat Werkbriefjes verwerken

52

Verlonings - en ziekteadministratie 4 -

1

€ 34,13

300.000

€

8.870.000

300.000

€

34.240.000

€

30

€ 114

gegevens binnenhalen van intercedenten

300.000

-

controles en correcties uitvoer e n

300.000

-

verlonen

300.000

-

factureren

-

handmatige verwerkingen

62.500

(m.b.t. verl o ning en facturering) -

verwerking WVA Onderwijs

-

betalingen en facturen ´matchen´

-

afdrachten sociale premies, loonbe-

nvt 5.000 300.000

lasting, pensioenen

300.000

-

loonstaten en jaaroverzichten

300.000

-

loonbeslag

-

ziekmeldingen

-

betermeldingen

-

aanvraag WW

53.582

35 à 45

-

aanvraag WAO

6.063

35 à 45

-

terugvordering zieken geld UWV

1

nb

-

Wet REA

1

4.750

5.000 à 10.000 314.595 nb

Overige verplichtingen m.b.t. behe ren uitzendkracht

€

150.000

Totaal

€

43.260.000

62

€ 10.200


Periodici teit

Tijd in minuten


Frequentie


Gemiddelde AL

Gemiddelde AL

per kan didaat 1

per vestiging 2

Overige verplichtingen KVK- meldingen

1

30

€ 34,13

2.500

Aanvraag BTW-nummer

1

105

€ 34,13

0

Aanvraag aanslu itnummer UWV

1

87

€ 34,13

0

Circulaires UWV + overig

2

30

€ 34,13

2.500

€ 0,19

300.000 1.918

Standaardcontract arb odienst 19 euro per werk nemer Belastingaangifte IB

1

3.750

€ 70,00

Belastingaangifte VPB

1

7.500

€ 70,00

583

Belast ingaangifte OB

12

200

€ 70,00

2.500

Afdracht WOZ

0

20

€ 70,00

2.500

Bewaarplicht

1

260

€ 34,13

2.500

Bezwaar, beroep, belastin gen

1

51

€ 70,00

2.500

Jaarrekening groot bedrijf

1

€ 62.000

118 3

Jaarrekening middenbe drijf

1

€ 43.021

464

Jaarrekening klein bedrijf

1

€ 3.587

1.918

WPB

4

153

€ 50,00

2.500

WOR

1

700

€ 52,50

583

63


Periodici teit

Tijd in minuten


Frequentie

BV/NV

1

€ 2.500,00

125 3

Faillissement

1

€ 70,00

nvt

€ 34,13

130.000


Gemiddeld e AL

Gemiddelde AL

per kan didaat 1

per vestiging 2

Arbocontroles bij inlenende werkgevers

1

20

Totaal

€

66.240.000

€ 15.600

Totaal alle administratieve lasten

€ 162.060.000

€ 38.100

1

Hierbij is uitgegaan van 4.250 vestigingen (bron: ABU).

2

Er is uitgegaan van een gemiddeld aantal van 300.000 uitzendkrachten die in dienst zijn binnen bij uitzendbureaus.

3

Raming EIM.

4

Voor de afzonderlijke processen binnen de verlonings - en ziekteadministratie zijn geen aparte tijden en/of frequenties weergegeven omdat dit uiteenloopt tussen de ver schillende uitzendbureaus, waarbij dit sterk afhankelijk is van de omvang van het uitzendbureau. Er is daarom alleen gekozen voor het weergeven van de totale administratieve lasten.

64

Administratieve lasten in de uitzendbranche

Recommend Documents