Prof. Dr. Dorgelolaan 12 5613 AM Eindhoven Postbus 455 5600 AL Eindhoven Telefoon 040-260 22 06 Fax 040-260 22 99 www.ey.com
VERTROUWELIJK Kempisch Bedrijvenpark Bureau Inkoop en aanbestedingen Zuid-Oost Brabant “Aanbesteding Accountantskeuze” t.a.v. de heer M.W.P. Vromans Postbus 11 5530 AA BLADEL
Eindhoven, 18 december 2007 Betreft:
MdH/TH/rvk/07.1187
offerte accountantscontrole 2007-2011 Kempisch Bedrijvenpark
Geachte heer Vromans, Allereerst willen wij u hartelijk danken voor uw offerteaanvraag. Met veel genoegen doen wij u onze offerte (in tweevoud) toekomen inzake de accountantscontrole voor de gemeenschappelijke regeling Kempisch Bedrijvenpark. In deze brief hebben wij kort samengevat waarom de keuze voor Ernst & Young voor de gemeenschappelijke regeling Kempisch Bedrijvenpark een goede investering is! Ernst & Young voert graag de accountantscontrole uit voor de gemeenschappelijke regeling, waarbij wij werken vanuit een ‘no nonsense’ benadering en vanuit een sterke partnership-gedachte: Wij fungeren als uw onderzoeks- en gesprekspartner en staan voor goede onderlinge afstemming en open communicatie. Wij bieden u een team van mensen dat in ruime mate relevante kennis van en praktische en aantoonbare ervaring heeft met de controle van (gemeentelijke) grondexploitatie. De inrichting van de organisatie en activiteiten van het Kempisch Bedrijvenpark bevindt zich in de beginfase. Wij willen het Bestuur graag ondersteunen bij de verdere uitwerking van het financieel en rechtmatigheidsbeheer. Van belang voor de inrichting van de grondexploitatie is dat deze de neerslag bevat van alle bestuurlijk vastgestelde uitgangspunten en dat deze actueel is qua financiële cijfers en gemaakte risico-inschattingen. Op deze wijze is dit stuk een belangrijk sturingsinstrument voor het Bestuur van het Kempisch Bedrijvenpark. De kwaliteit en actualiteit van de vastgestelde grondexploitatie vormen jaarlijks onderwerp van accountantscontrole en de uitkomsten hiervan worden gerapporteerd aan het bestuur, voorzien van eventuele adviezen ter verbetering van de kwaliteit. Wij willen ook proactief de natuurlijke adviesfunctie invullen voor management en Bestuur. In dat kader bieden wij u aan om voorafgaand aan de start van onze controle een diepgaand initieel onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek zal zich met name richten op de inrichting van de financiële processen binnen de organisatie en de wijze waarop (financiële) risico’s binnen deze processen zijn ondervangen. Wij steken dit initieel onderzoek multidisciplinair in, hetgeen betekent dat wij, naast deskundigen op het gebied van
accountancy, tevens een belastingadviseur en een jurist zullen inzetten. De bevindingen van dat onderzoek, voorzien van aanbevelingen, zullen wij afzonderlijk rapporteren aan het Dagelijks Bestuur. Wij willen graag investeren in het opbouwen van een goede en langdurige relatie. Daarom nemen wij de kosten van dit initieel onderzoek, die wij schatten op ongeveer € 5.000,= voor onze rekening. Onze offerte is volledig en opgesteld in overeenstemming met het Programma van Eisen Accountantscontrole Kempisch Bedrijvenpark en de nadien ontvangen Nota van Inlichtingen. De te overleggen verklaringen en bescheiden zijn, met uitzondering van het plan van aanpak, gebundeld in een afzonderlijke map, welke als bijlage bij de offerte is gevoegd. Het plan van aanpak is opgenomen in hoofdstuk 4 van de offerte. Conform het gestelde in het Programma van Eisen kent onze offerte een gestanddoeningstermijn van drie maanden na 18 december 2007. In hoofdstuk 4 van onze offerte hebben wij het door ons voorgestane Plan van Aanpak uitgewerkt. Hieruit blijkt o.a. dat wij er voorstander van zijn om de uitkomsten van de tussentijdse controle kort en bondig en voorzien van aanbevelingen te rapporteren aan het Dagelijks Bestuur. Dit in aanvulling op het PvE en de Nota van Inlichtingen. Indien u hiervan gebruik wenst te maken, zijn de hieraan verbonden additionele kosten € 1.500,= (exclusief btw). Wij bieden u aan de accountantsfunctie voor het Bestuur van het Kempisch Bedrijvenpark in te vullen voor een bedrag van € 12.000,= (exclusief btw) per boekjaar. Deze prijs is de uitkomst van de inschatting van, naar verwachting, door ons te maken accountantskosten voor de komende vier jaren uitgedrukt in een gemiddeld bedrag per jaar. Gezien de door ons voorgestane aanpak, uit te voeren door een enthousiast controleteam met kennis en ervaring op gebied van gemeenschappelijke regelingen en grondexploitaties zijn wij ervan overtuigd op uitstekende wijze de accountantsfunctie voor het Kempisch Bedrijvenpark in te kunnen vullen. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zien uw reactie met belangstelling tegemoet. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants namens deze
Drs. D.E. Zijlmans RA Manager
Drs. M.H. de Hair RA Partner
Inhoudsopgave 1
Beschrijving van de opdracht
1
2
Productomschrijving Algemeen
2
3
Productomschrijving deelverantwoordingen
3
4
Plan van Aanpak
4
5
Algemene en randvoorwaarden
9
6
Tarief – tariefopgave – tariefbepalingen en ontwikkelingen
13
7
Aanbestedingsprocedure
16
ERNST & YOUNG
1
1
Beschrijving van de opdracht
1.1 Opdrachtformulering Conform het gestelde in het Programma van Eisen (PvE) zijn wij bij het maken van deze offerte uitgegaan van een contractperiode van vier jaar. Onze dienstverlening aan uw organisatie resulteert in de volgende producten: • accountantsverklaring bij jaarrekening; • verslag van bevindingen ten behoeve van het Algemeen Bestuur naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole; • management letter na afronding van de tussentijdse controle ten behoeve van Directie/Dagelijks Bestuur (facultatief); • accountantsverklaring bij de eventuele verantwoordingen; • natuurlijke adviesfunctie/bestuurlijke ondersteuning. De controle van de jaarrekening vindt jaarlijks plaats voor de overeengekomen vaste prijs. De overige werkzaamheden worden eerst in uitvoering genomen, nadat hiervoor (schriftelijke) overeenstemming bestaat over de opdrachtformulering en de daarbijbehorende prijsopgave (uren x tarief).
1.2 Kwaliteitsbasis Wij voldoen aan alle aan de opdrachtnemer gestelde eisen, zoals vermeld in hoofdstuk 2 van het PvE. Ons interne kwaliteitsborgingsysteem waarborgt dat de controle-uitvoering aan de daaraan te stellen eisen voldoet. Daarnaast is de Sector Lokale Overheid sinds 1999 ISO-gecertificeerd (zie ook bijlage 3).
1.3 Onafhankelijkheid Net als u hechten wij grote waarde aan de onafhankelijkheid van de accountant. Wij hebben intern procedures die op gestandaardiseerde wijze zorgdragen voor volledige naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. Ook bij mogelijke aanvullende opdrachten wordt getoetst of door aanvaarding van deze opdracht de onafhankelijkheid, onpartijdigheid en objectiviteit, die vereist is voor deze specifieke controlewerkzaamheden, niet in gevaar worden gebracht.
ERNST & YOUNG
1
2
Productomschrijving Algemeen
2.1 Controlewerkzaamheden Wij zijn bevoegd de gevraagde controlewerkzaamheden te verrichten. Wij zullen daarbij de relevante weten regelgeving, zoals uitgewerkt in paragraaf 3.3.1 van het PvE, in acht nemen. Via onze rapportages zullen wij tijdig signaleren of alle relevante risico’s adequaat worden beheerst. De rechtmatigheidscontrole maakt integraal onderdeel uit van onze controleaanpak. De wijze waarop wij hier invulling aan geven is nader uitgewerkt in hoofdstuk 4 van deze offerte, waarnaar hier kortheidshalve wordt verwezen.
2.2 Controleproducten van de opdrachtnemer De gevraagde controleproducten voldoen aan de eraan gestelde eisen en zullen tijdig worden geleverd.
2.3 Controletoleranties en strekking accountantsverklaring Wij gaan bij de controle van de jaarrekening uit van de met het Algemeen Bestuur overeengekomen goedkeuringstoleranties en betrouwbaarheidseis zoals vermeld in paragraaf 3.2 van het PvE. Wij zullen voor onze rapportages de met het Algemeen Bestuur overeengekomen rapporteringtoleranties in acht nemen.
ERNST & YOUNG
2
3
Productomschrijving deelverantwoordingen
Op uw verzoek zullen wij u voor elke controle van een afzonderlijke deelverantwoording, niet zijnde de jaarrekening, vooraf een prijsopgave doen toekomen. Eerst na ontvangst van een schriftelijke opdrachtbevestiging door of namens het bestuur zullen wij met onze werkzaamheden aanvangen. Voor de deelverantwoording zal de omvang van onze werkzaamheden worden bepaald door het geldende controle- en rapportageprotocol en de daarbij te hanteren controletolerantie. Voorzover deze laatste tolerantie niet is voorgeschreven, zullen wij een tolerantie hanteren die in het maatschappelijk verkeer als algemeen aanvaardbaar wordt beschouwd. Voor deelverantwoordingen geldt dat wij tijdig aangeven welke eisen gesteld worden aan de kwaliteit van de op te leveren verantwoordingsinformatie en de interne controle die hierop moet plaatsvinden. Wij hanteren hiervoor praktische en handzame checklists.
ERNST & YOUNG
3
4
Plan van Aanpak
4.1 Controlefilosofie 4.1.1 Algemeen Onze controleaanpak is gebaseerd op risicoanalyse, waarbij de in het kader van de jaarrekeningcontrole materiële risico’s in overleg met medewerkers van uw organisatie worden geïnventariseerd. Hierdoor ontstaat een scherpe maatwerkanalyse van uw organisatie. De accenten in onze controlewerkzaamheden worden hierop afgestemd. Jaarlijks vóór aanvang van de controlecyclus gaan wij samen met u na hoe de activiteiten van de gemeenschappelijke regeling zich naar verwachting ontwikkelen, wat het effect hiervan is op de eerder gesignaleerde risico’s en wat de gevolgen hiervan zijn op onze controleaanpak. Onze controlewerkzaamheden zijn dus afgestemd op de feitelijke ontwikkeling van uw bedrijfsactiviteiten. De controlewerkzaamheden zelf worden onderverdeeld in een tussentijdse controle en een jaareindecontrole. De tussentijdse controle richt zich op de risico’s begrepen in de in het kader van de jaarrekeningcontrole significante processen, waarbij zowel gekeken wordt naar de getrouwheids- als rechtmatigheidsaspecten. Hierbij is onze filosofie dat we zoveel mogelijk gebruik maken van uw eigen beheersingsorganisatie. Op basis van de uitkomsten van deze controle gaan we na wat hiervan het effect is op de aard en omvang van de in het kader van de jaarrekeningcontrole te verrichten controlewerkzaamheden. De jaarrekeningcontrole heeft tot doel vast te stellen dat de materiële posten van de jaarrekening getrouw en rechtmatig tot stand zijn gekomen. Een en ander kan als volgt schematisch worden weergegeven: Controleaanpak Beoordeling bedrijfsprocessen Overeenstemming over uw wensen
Bedrijfsrisico's en financiële risico's
Interne controle omgeving
Procesanalyse
Beoordeling IT-omgeving
Cijferanalyses
Gegevensgerichte controlewerkzaamheden
Audit assurance en toegevoegde waarde
Algemene controlewerkzaamheden
In het eerste controlejaar, direct na de benoeming tot accountant, voeren wij een diepgaand initieel onderzoek uit. Dit heeft tot doel onze kennis van uw organisatie direct op het vereiste peil te brengen om als accountant, klankbord en adviseur te kunnen optreden. Het onderzoek wordt multidisciplinair ingestoken met inzet van accountants, fiscalisten en edp-auditors. Inzake de uitkomsten van dit onderzoek rapporteren wij schriftelijk aan het (Algemeen) Bestuur. De uit het initieel onderzoek volgende aandachtspunten blijven wij vervolgens in onze accountscontrole volgen. Wij zijn bereid te investeren in een duurzame partnership. Daarom zullen wij de kosten van dit initieel onderzoek voor eigen rekening nemen. Wij ramen de kosten hiervan op € 5.000,- (exclusief BTW).
ERNST & YOUNG
4
Uw voordeel hiervan is dat wij uw organisatie in ontwikkeling snel leren kennen. Daarnaast krijgt u een ‘nulmeting’ beschikbaar die kan bijdragen aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie. 4.1.2 Rechtmatigheid Het doel van de rechtmatigheidscontrole is vast te stellen dat de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatig wil in dit kader zeggen in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. Verder wordt rekening gehouden met de specifieke wensen van de opdrachtgever ten aanzien van rechtmatigheid. Met andere woorden wij nemen kennis van alle relevante wet- en regelgeving en stellen vast dat hier (in financiële zin) naar is gehandeld. Uitgangspunt is hierbij het normenkader dat door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. Voor de rechtmatigheidscontroles is onze filosofie eveneens dat wij, daar waar mogelijk, steunen op uw interne uitgevoerde controles. Primair is het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor de inrichting en werking van het rechtmatigheidsbeheer. Wij maken hiervan gebruik bij onze rechtmatigheidscontrole door vast te stellen of in de organisatie voldoende maatregelen zijn getroffen om een rechtmatig financieel beheer te waarborgen. Bij eventuele leemtes zullen wij praktijkgerichte oplossingen aandragen om het beheer verder te verbeteren. Deze rapporteren wij via onze management letter aan het Dagelijks Bestuur.
4.2 Toe te passen werkwijze en methoden Bij het in kaart brengen van de risico’s begrepen in de significante processen maken wij gebruik van de binnen de organisatie eventueel aanwezige proces- en procedurebeschrijvingen aangevuld met interviews met betrokkenen. Verder maken wij gebruik van de intern uitgevoerde procescontroles, inclusief de interne controle op de goede werking van het rechtmatigheidsbeheer. De jaarrekeningcontrole is met name gericht op de getrouwheid en rechtmatigheid van de afzonderlijk posten van de jaarrekening. Daarnaast stellen wij vast of de jaarstukken zijn opgesteld in overeenstemming met de geldende verslaggevingvoorschriften. Voor uw gemeenschappelijke regeling is dat het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Wij maken hierbij zoveel mogelijk gebruik van de intern uitgevoerde interne controle- en andere afstemmingswerkzaamheden in het kader van de samenstelling van de jaarstukken. Ter ondersteuning van deze werkzaamheden zullen wij vooraf tijdig een checklist “balansdossier” aanreiken, met behulp waarvan deze werkzaamheden gestructureerd kunnen worden uitgevoerd en vastgelegd. De controleaanpak die gevolgd wordt ligt vast in de Global Audit Methodology, ook wel GAMx genoemd. Met behulp hiervan worden analyses en bevindingen elektronische vastgelegd. Omdat we GAMx ieder jaar opnieuw gebruiken, behoeven een groot aantal gegevens niet jaarlijks opnieuw te worden ingebracht. Het actualiseren ervan volstaat. Hierdoor kunnen wij onze inspanningen richten op de wijzigingen die in het financieel en rechtmatigheidsbeheer hebben plaatsgevonden. GAMx is één van de fundamenten van ons kennismanagement. Samengevat geldt dat wij gebruik maken van aanwezige documentatie. Wij houden interviews om verdere informatie te verkrijgen. En tot slot vragen wij onze controle voor te bereiden door de samenstelling van
ERNST & YOUNG
5
een balansdossier volgens de aangeleverde checklist. Deze werkwijze leidt ertoe dat wij efficiënt ons werk kunnen doen met zo beperkt mogelijke belasting van uw functionarissen.
4.3 Beschrijving van hetgeen wordt voorgesteld te realiseren Graag willen wij het volgende samen met u realiseren: • De gemaakte afspraken leggen wij jaarlijks vast in een opdrachtbevestiging t.b.v. het Algemeen Bestuur. Het concept ervan komt in overleg met het management/Dagelijks Bestuur tot stand. • Onze bevindingen n.a.v. onze tussentijdse controle leggen wij, voorzien van aanbevelingen, vast in een management letter t.b.v. het Dagelijks Bestuur. Op deze wijze signaleren wij enerzijds proactief de voor het bestuur van belang zijnde risico’s; anderzijds dragen onze adviezen bij aan de verdere verbetering van het zgn. zelfcontrolerend vermogen van de uitvoeringsorganisatie. • Na afronding van de controle van de conceptjaarrekening zullen wij aan het Dagelijks Bestuur een accountantsverklaring verstrekken, welke bij de jaarrekening kan worden gevoegd. • Daarnaast zal door ons een verslag van bevindingen worden uitgebracht ten behoeve van het Algemeen Bestuur en in afschrift aan het Dagelijks Bestuur. Naast een toelichting op het accountantsoordeel wordt hierbij ingegaan op de omvang van de financiële positie in relatie tot de gesignaleerde risico’s, de niet-gecorrigeerde fouten en de onzekerheden welke tijdens de controle zijn geconstateerd en de mate waarin is voldaan aan de verslaggevingsvoorschriften bij het samenstellen van de jaarrekening. Dit verslag zal zodanig zijn ingericht dat het Algemeen Bestuur in haar toezichthoudende rol over voldoende informatie beschikt. • De invulling van de accountantsfunctie bestaat niet alleen uit het uitvoeren van de controlerende taken. Voor u als Bestuur is zeker zo belangrijk de invulling van de natuurlijke adviesfunctie, inclusief bestuurlijke ondersteuning. Wij willen met u een partnerschap aangaan, waarbij wij u actief ondersteunen bij de uitvoering van de taken, welke voortvloeien uit de met de gemeenschappelijke regeling te realiseren doelstellingen, welke tijdig van karakter zijn en welke betrekking hebben op meerdere aandachtsgebieden dan alleen sec de jaarrekening. Primair wordt dit ingevuld via de op basis van het controleprotocol geformaliseerd overleg en de overeengekomen rapportages in het kader van de jaarrekeningcontrole. Daarnaast door het tussentijds verstrekken van ongevraagd en gevraagd advies. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Samengevat geldt dat wij als uw partner een optimale samenwerking tot stand brengen waarbij wij met onze bevindingen en adviezen een bijdrage willen leveren aan de kwaliteit van uw organisatie.
4.4 Opgave van de activiteiten en producten die door Ernst & Young verlangd worden van de cliënt Wij maken intensief gebruik van de binnen uw organisatie beschikbare informatie over de in het kader van de jaarrekeningcontrole significante processen. Uitgangspunt is hierbij dat niest voor de accountant moet worden gemaakt. De zaken die wij opvragen zijn onderbouwingen die normaliter reeds intern zijn uitgewerkt in het kader van de reguliere kwaliteitsborging. Voorafgaand aan de tussentijdse controle geven wij schriftelijk in de zgn. Client Assistance Pack (CAP) per proces aan wat wij nodig hebben en wat we van de cliënt hieromtrent verwachten. Bij de controle van
ERNST & YOUNG
6
de jaarrekening gaan wij ervan uit dat intern is vastgesteld dat het in de jaarrekening opgenomen infomateriaal betrouwbaar is en dat de verslaggevingsvoorschriften in acht zijn genomen. De hiertoe uit te voeren werkzaamheden zijn door ons eveneens vastgelegd in de CAP en worden tijdig aan uw organisatie ter beschikking gesteld. Van de CAP voor de tussentijdse controle hebben wij een voorbeeld bij de offerte gevoegd. De inhoud ervan is gedeeltelijk reeds toegespitst op uw organisatie. Een verdere verfijning is eerst mogelijk na in detail kennis genomen te hebben van de inrichting van de planning & control, de administratieve organisatie en het administratief verwerkingsproces. De uitkomsten van de interne werkzaamheden en de voor de jaarrekeningcontrole relevante stukken worden vastgelegd in het zogenaamde “balansdossier”.
4.5 Teamsamenstelling De kwaliteit van onze dienstverlening wordt bepaald door de ervaring en persoonlijke invulling van het controleteam en de aanwezigheid van specifieke deskundigheid. Wij hebben voor uw organisatie het volgende controleteam samengesteld: • Drs. M.H. (Marita) de Hair RA partner • Drs. D.E. (David) Zijlmans RA manager • Mr.drs. H.W. (Huub) Jansen controleleider Marita is als partner eindverantwoordelijk voor de controleopdracht. In nauwe samenwerking met David neemt zij de bestuurlijke contacten voor haar rekening. Marita bedient een groot aantal gemeentecliënten in Noord-Brabant, waaronder de gemeenten Eindhoven, Veghel en Deurne. Dit zijn stuk voor stuk gemeenten met een substantiële grondexploitatie. Zij fungeert binnen de regio Zuid als regiocoördinator Lokale Overheid. Binnen de private sector verzorgt zij onder meer de controle van diverse handelsbedrijven en productieondernemingen. David is operationeel verantwoordelijk voor de opdrachtuitvoering. Hij is hiervoor het eerste aanspreekpunt. In dat kader coördineert hij de uitvoering van de accountantscontrole en de bijbehorende rapportering. Ook zorgt hij voor de bewaking van de planning en de nakoming van de gemaakte afspraken. David is de afgelopen vijf jaar werkzaam geweest als dienstcontroller en hoofd concernfinanciën bij de gemeente Tilburg. Ook de grondexploitatie behoorde tot zijn werkterrein. Voor die tijd heeft David als assistent-accountant gewerkt bij Deloitte Accountants, hij was diverse jaren betrokken bij de jaarrekeningcontrole van de gemeenten Bergeijk en Reusel-De Mierden. Huub voert samen met David de controle- en advieswerkzaamheden uit. Huub is vier jaar werkzaam bij Ernst & Young Accountants en is als onder andere controleleider bij de gemeenten Deurne en GemertBakel en de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsregio Zuidoost-Brabant. Aan het controleteam zijn toegevoegd een btw-specialist met brede ervaring opgedaan bij lokale overheden (mr. E.I.H.J. (Edwin) Haesen) en een jurist met ervaring in aanbestedingsrecht en bestuursrecht (mr. M.T.C.A. (Marcel) Smets). In de map “Te overleggen bescheiden en bijlagen” hebben wij de CV’s van de leden van het controleteam en de specialisten opgenomen.
ERNST & YOUNG
7
4.6 Communicatieplan met de opdrachtgever De overeengekomen overlegstructuur en de overige communicatiemomenten worden jaarlijks vastgelegd in een communicatiematrix, welke als bijlage is gevoegd bij het door het Algemeen Bestuur vastgestelde Controleprotocol voor de Accountantscontrole. Dit is voor ons leidend. In de praktijk zal bij aanvang van het controlejaar overleg over de concretisering van de controleopdracht plaatsvinden met de directeur en de controller, waarbij de communicatiematrix geconcretiseerd wordt. Ook zullen met hen, na afloop van de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole de bevindingen en de rapportages in conceptvorm worden besproken, al dan niet in aanwezigheid van een lid van het Dagelijks Bestuur. De inhoud van het verslag van bevindingen en de accountantsverklaring, naar aanleiding van de controle van de jaarrekening, zullen in de conceptfase worden afgestemd met het Dagelijks Bestuur. Op verzoek zal de accountant de definitieve rapportages toelichten in de vergadering van het Algemeen Bestuur, waarin de jaarrekening wordt behandeld. Jaarlijks na afronding van de controle zal de kwaliteit van de dienstverlening worden geëvalueerd met betrokkenen. Deze evaluatie vormt zowel het einde van de controlecyclus van het lopende jaar als de start van de controlecyclus van het komende jaar.
ERNST & YOUNG
8
5
Algemene en randvoorwaarden
5.1 Algemene voorwaarden 5.1.1 De rapportages/evaluaties en presentaties De overeengekomen rapportages zullen voldoen aan de in het PvE onder punt 6.1.1. opgenomen eisen. Uitgangspunten hierbij zijn de overeengekomen standaard rapportagemomenten, zoals opgenomen in een bijlage bij het Controleprotocol voor de Accountantscontrole en de door het Algemeen Bestuur vastgestelde rapporteringstolerantie. 5.1.2 Adviespotentieel De dienstverlening aan de lokale overheid is binnen Ernst & Young gebundeld in een afzonderlijke sector. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de specifieke kennis van de lokale overheid steeds up-to-date is. De leden van het controleteam hebben ruime ervaring in het controleren en adviseren van organisaties op het gebied van de lokale overheid, zoals gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden. Zij zullen u dan ook adviseren op het gebied van administratieve organisatie en interne controle, rechtmatigheid, jaarrekeningenrecht, grondexploitaties e.d. Daarnaast kan het wenselijk zijn om collega’s in te schakelen met een specialistische kennis op bepaalde deelgebieden. In onderling overleg met u bepalen wij de aard en omvang van de in te zetten specialisten op de door uw gewenste deelgebieden. Vervolgens zoeken wij binnen onze organisatie naar de voor u meest geschikte specialist. Ernst & Young is een organisatie die geïntegreerde dienstverlening voor uw organisatie kan verzorgen. Overigens zijn wij van mening dat specifieke advieswerkzaamheden tot een gelimiteerde omvang moeten worden beperkt in het kader van de waarborging van de onafhankelijke positie van de controlerend accountant. 5.1.3 Samenstelling controleteam In paragraaf 4.5 van deze inschrijving hebben wij informatie opgenomen over het in te zetten controleteam en de hieraan toegevoegde specialisten. Kortheidshalve verwijzen wij hiernaar. De afzonderlijke CV’s van deze personen zijn opgenomen in de bij deze offerte gevoegde afzonderlijke map “Te overleggen bescheiden en bijlagen”. Het is de intentie van ons dat de eindverantwoordelijke en de eerstverantwoordelijke voor de uitvoering van de controle de eerste drie jaren dezelfden blijven. Wij hebben kennis genomen van de overige wensen van de contractant met betrekking tot de samenstelling van het controleteam, het kwaliteitsniveau van de teamleden en de procedures die gevolgd moeten worden bij het doorvoeren van een wijziging in de teambezetting. Wij kunnen hieraan voldoen. Overigens merken wij hierbij nog op dat bij de jaarlijkse evaluatie na afloop van de controle ook het functioneren van het controleteam wordt betrokken, zodat zonodig tijdig bijsturing mogelijk is.
ERNST & YOUNG
9
Wij zijn uiteraard gaarne bereid in het kader van de inschrijvingsprocedure op 8 januari 2008 een presentatie te verzorgen voor de selectiecommissie. 5.1.4 Controlefilosofie In paragraaf 4.1 van deze inschrijving hebben wij onze controlefilosofie/controleaanpak nader uitgewerkt. Centraal hierbij staat de vraag of uw organisatie de belangrijkste risico’s in de voor de controle van de jaarrekening significante processen heeft onderkend en hiervoor voldoende beheersmaatregelen regelen heeft getroffen om deze risico’s te beperken dan wel te reduceren. De uitkomsten hiervan worden met name via de management letter naar aanleiding van de uitgevoerde tussentijdse controle gerapporteerd. Hierbij wordt tevens zoveel mogelijk aangegeven met behulp van welke aanvullende beheersmaatregelen de op dat moment niet afgedekte risico’s kunnen worden voorkomen. Een en ander is afgestemd op de specifieke situatie van uw organisatie. Bij doorvoering ervan moet dit kunnen leiden tot een verbetering van het financiële beheer. Bij de volgende tussentijdse controle wordt door ons nagegaan of dit feitelijk ook zo is. 5.1.5 Contactpotentieel Zoals wij reeds hebben beschreven stellen wij jaarlijks een opdrachtbevestiging op, waarin is vastgelegd wat de wederzijdse afspraken en verwachtingen zijn. Deze is gericht aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur benoemt de accountant die vervolgens dit Bestuur ondersteunt bij het invullen van haar controlerende taak. Enerzijds door vooraf af te stemmen welke wensen er leven en deze vervolgens in te passen in de controleaanpak. Anderzijds door de inhoud van de rapportages toe te lichten. Het Dagelijks Bestuur is met name belast met de uitvoerende en beheerstaak binnen de gemeenschappelijke regeling. In het kader van onze natuurlijke adviesfunctie kunnen wij het Dagelijks Bestuur adviseren over een oplossingsrichting bij eventueel optredende knelpunten. Ook voor de eventuele beantwoording van vragen kan het Dagelijks Bestuur een beroep doen op de partner c.q. de manager van het controleteam. Door te werken met één accountmanager/contactpersoon is gewaarborgd dat deze ook goed op de hoogte is van uw specifieke situatie, waardoor er snel gereageerd kan worden op eventuele vragen. De operationele controlewerkzaamheden worden aangestuurd door de manager. Deze maakt vooraf tijdig afspraken met de controller over het tijdstip en de inhoud van de controles. Hierbij wordt aangesloten op de planning & controlcyclus van uw organisatie. Tijdens onze werkzaamheden hebben wij uiteraard regelmatig overleg met de medewerkers van de gemeente Bladel die voor u de financiële administratie verzorgen en de overeengekomen interne controlewerkzaamheden verrichten. Daarnaast zullen wij regelmatig informatie uitwisselen met de directeur en de controller. In onze opdrachtbevestiging leggen we in onderling overleg de frequentie van overleg vast. De rapportages die wij naar aanleiding van onze werkzaamheden zullen uitbrengen, bespreken wij in alle gevallen eerst in concept met de direct betrokkenen. Op deze wijze willen wij zoveel mogelijk inspelen op uw bedrijfscultuur. Wij leggen daarbij niets op, maar passen ons zoveel mogelijk aan de bestaande bedrijfscultuur en de daarbinnen geldende afspraken over de periodieke interne verantwoordingsaflegging aan de directeur en/of het Dagelijks Bestuur aan.
ERNST & YOUNG
10
5.1.6 Continuïteit Ernst & Young heeft als één van de grootste accountancy en adviesdienstverleners in Nederland een zeer ruime en brede ervaring met de dienstverlening aan gemeenten, gemeenschappelijke regelingen én het bedrijfsleven. De Sector Lokale Overheid is in 1985 gestart met de dienstverlening aan gemeenten. Momenteel zijn ruim 100 gemeenten controlecliënt bij Ernst & Young. Het marktaandeel is groeiende en onze klanten zijn zeer trouw aan onze organisatie, getuige de lange contracten en de vele contractverlengingen die hebben plaatsgevonden. Ook zijn wij accountant van een aantal gemeenschappelijke regelingen, zoals WSW-organisaties, GGD’s, veiligheidsregio’s, CURE e.d. Wij verrichten voorts bij vele niet controlecliënten bijzondere advieswerkzaamheden op velerlei gebieden. Onze teamleden hebben naast ruime ervaring bij de dienstverlening aan gemeenten ook ervaring met het bedrijfsleven. Hierdoor wordt een optimale bedrijfsmatige advisering gewaarborgd. Ernst & Young beschouwt de gemeentelijke markt als één van haar belangrijkste markten, getuige ook onze investeringen en groei hierin in de afgelopen jaren. Wij hebben de afgelopen 20 jaar een omvangrijke gemeentelijke cliëntenportefeuille opgebouwd. De belangrijkste toekomstige ontwikkelingen die wij zien, zijn een verdere groei in de controlediensten, alsmede een groei in de dienstverlening aan niet controlecliënten, in het bijzonder binnen de Lokale Overheid. Samen met hen proberen wij de consequenties van nieuwe of gewijzigde regelgeving voor de bedrijfsvoering van de gemeenten in kaart te brengen, waarbij nadrukkelijk aandacht is voor de verschuivingen in de financiële risico’s en de gevolgen voor de administratieve kostendruk bij gemeenten. Wij hebben contacten met alle ministeries en ook met subsidiegevende instanties (zoals EG-Brussel) hebben wij intensieve contacten opgebouwd. 5.1.7 Communicatie/coördinatie Met u zijn wij van mening dat een goede communicatie een noodzakelijke voorwaarde is voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle. Dit geldt niet alleen tussen accountant en cliënt maar ook tussen de leden van het controleteam onderling. Voorafgaand aan de controle vindt er intern gestructureerd overleg plaats met het gehele controleteam omtrent de nadere invulling van de controle(werkzaamheden). De diverse teamleden zijn allemaal betrokken bij de Sector Lokale Overheid en werken veel met elkaar samen. Hierdoor wordt een goede coördinatie en afstemming tussen controlemedewerkers onderling bevorderd. Van tussentijds te onderhouden contacten met individuele teamleden worden korte notities gemaakt welke worden vastgelegd in ons electronisch dossier zodat alle teamleden hier kennis van kunnen nemen.
5.2 Randvoorwaarden 5.2.1 Aanvang en looptijd van het contract Wij hebben kennis genomen van het gestelde in paragraaf 6.2.1 van het PvE. Wij kunnen hiermee instemmen. De inhoud ervan zal worden betrokken bij de contractuitwerking.
ERNST & YOUNG
11
5.2.2 Performanceregeling Wij hebben kennis genomen van het hieromtrent gestelde in paragraaf 6.2.2 van het PvE. Wij kunnen in principe hiermee instemmen. 5.2.3 Inkoopvoorwaarden Wij hebben kennis genomen van de inhoud van de als bijlage bij het PvE opgenomen Inkoopvoorwaarden en van de in de Nota van Inlichtingen vastgelegde antwoorden op onzerzijds gedane tekstsuggesties t.a.v. bepaalde artikelen van deze Inkoopvoorwaarden. Wij kunnen in zijn algemeenheid met de inhoud ervan instemmen. Voorzover noodzakelijk zal in overleg bij de contractuitwerking worden gekomen tot zoveel mogelijk maatwerk. 5.2.4 Facturatie Wij hebben kennis genomen van de in het PvE onder punt 6.2.4 opgenomen factureringsvoorwaarden. Wij kunnen instemmen met de inhoud ervan. Het overeengekomen budget voor de controle van de jaarrekening inclusief natuurlijke adviesfunctie zal bij wijze van voorschot in termijnen per kwartaal achteraf worden gefactureerd. De eindafrekening volgt binnen één maand na oplevering van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. De facturering van de overeengekomen prijs voor de controle van eventuele deelverantwoordingen, alsmede voor eventuele aanvullende diensten vindt plaats uiterlijk binnen één maand nadat het overeengekomen product door ons is geleverd.
ERNST & YOUNG
12
6
Tarief – tariefopgave – tariefbepalingen en ontwikkelingen
6.1 Uitgangspunten tarieven Bij de bepaling van de geoffreerde prijzen en tarieven hebben wij de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Er is bij uw organisatie sprake van een adequaat intern beheerssysteem. Hiertoe rekenen wij de volgende aspecten: – Er is een financiële administratie aanwezig, waaraan betrouwbare financiële informatie ontleend kan worden. Dit houdt in dat de wijziging in de vaste gegevens alsmede de mutatieverwerking met betrekking tot dit systeem zodanig is gestructureerd dat een juiste, volledige en tijdige verwerking is gewaarborgd. – Er zijn voldoende administratief-organisatorische maatregelen genomen om te kunnen waarborgen dat de aan de procesuitvoering ontleende (financiële) informatie qua opzet betrouwbaar is en dat bij deze procesuitvoering de relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd. – Periodiek wordt intern met voldoende diepgang en op toereikende wijze vastgesteld of de intern genomen beheersingsmaatregelen ook als zodanig hebben gefunctioneerd. De vastlegging van deze werkzaamheden is zodanig dat wij bij onze controle hiervan gebruik kunnen maken. – Er is sprake van een toereikende planning- en controlcyclus, waarbij de met het Algemeen Bestuur overeengekomen producten op betrouwbare wijze tot stand komen en waarbij de verslaggevingsvoorschriften voor begroting en rekening in acht worden genomen. – Bij de uitvoering van de begroting worden de door het Algemeen Bestuur hierbij gestelde financiële kaders, zoals vastgelegd in de financiële verordening, in acht genomen. – Er is sprake van een toereikend uitgewerkte grondexploitatie, gebaseerd op de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders, die periodiek wordt geactualiseerd op basis van de feitelijke ontwikkelingen. • Indien door ons tijdens de controle wordt vastgesteld dat het intern beheersysteem op onderdelen niet aan de daaraan te stellen eisen voldoet zullen wij hierover in overleg treden met de opdrachtgever en daarbij aangeven welke aanvullende interne controlewerkzaamheden moeten worden uitgevoerd en met welke diepgang. Voorzover wij belast worden met de uitvoering van deze interne controlemaatregelen zullen wij vooraf hieromtrent een aanvullende prijsopgave aan de opdrachtgever doen toekomen. • De geautomatiseerde gegevensverwerking voldoet aan de daaraan te stellen eisen en blijft tenminste op het huidige niveau. • De conceptjaarrekening en de conceptverantwoordingen worden opgesteld binnen de overeengekomen planning en voldoen aan de hieromtrent vooraf overeengekomen kwaliteitseisen.
ERNST & YOUNG
13
•
•
De omvang van onze werkzaamheden is gebaseerd op de huidige voorschriften en het bestaand rijks- en gemeentebeleid, alsmede het huidige takenpakket van uw organisatie. Indien hierin substantiële veranderingen optreden, zal in onderling overleg worden bezien wat de gevolgen hiervan zijn voor onze werkzaamheden en de hiervoor nu geoffreerde prijzen. De in het PvE vermelde goedkeurings- en rapporteringstoleranties hebben als basis gediend voor de tariefstelling.
6.2 Tariefopgave 6.2.1 Controle jaarrekening Wij bieden u aan de controle van de jaarrekening inclusief de natuurlijke adviesfunctie en de bestuurlijke ondersteuning uit te voeren voor de jaren 2007 tot en met 2010 voor een vaste all-in prijs per jaar van € 12.000. Hierbij hebben wij in acht genomen dat er met name in de eerste twee jaar van de contractperiode sprake zal zijn van een aanloopfase, welke nadien gevolgd wordt door naar verwachting een aanzienlijke toename van de bedrijfsvoering. Conform uw verzoek zijn wij voor de gehele contractperiode uitgegaan van één vaste prijs per boekjaar. De opbouw van genoemd bedrag is als volgt: Voor rekening van de GR Kempisch Bedrijventerrein: € Tussentijdse controle Jaareindecontrole Verslag van bevindingen/Accountantsverklaring Natuurlijke adviesfunctie Totaal Management letter (facultatief)
3.000 6.000 1.500 1.500 12.000 1.500
In deze prijs zijn de kosten van het eerder genoemde initieel onderzoek niet meegenomen. Deze kosten ramen wij op € 5.000. Wij zullen de aan dit onderzoek verbonden kosten voor onze rekening nemen. Op deze wijze willen wij onze betrokkenheid tonen en tot uitdrukking brengen dat wij willen investeren in een duurzame relatie. Voor rekening Ernst & Young: € Initieel onderzoek
5.000
Indien er sprake is van meerwerk dan wel van verzoeken om aanvullende dienstverlening zullen wij vooraf hieromtrent per geval een aanvullende prijsopgave doen toekomen waarin vermeld het benodigd aantal uren per functieniveau omgerekend tegen de in paragraaf 6.2.2 vermelde uurtarieven. Eerst na ontvangst van uw schriftelijke instemming zullen wij tot opdrachtuitvoering overgaan.
ERNST & YOUNG
14
6.2.2 Uurtarieven Voor eventuele aanvullende controlewerkzaamheden met betrekking tot de controle van de jaarrekening c.q. met betrekking tot de eventuele controle van deelverantwoordingen, alsmede voor specifieke advieswerkzaamheden uit te voeren door het controleteam zullen wij vooraf een prijsopgave verstrekken. De daarbij te hanteren uurtarieven per functieniveau van de leden van het controleteam zijn als volgt weer te geven: Functieniveau Partner/eindverantwoordelijke Manager/eerstverantwoordelijke Leidinggevend assistent/controleleider1 Overige assistenten1 Stagiaire
Tarief in € exclusief btw 275 160 100-160 70-100 50
1
Afhankelijk van ervaringsjaar. Bij de inzet van de teamleden streven wij altijd naar een optimale prijsmix, waarbij het ervaringsniveau wordt afgestemd op het niveau van de werkzaamheden.
Mochten voor de uitvoering van de adviesopdrachten van grotere omvang en van meer specialistische aard inzet van specialisten van andere disciplines noodzakelijk zijn, dan zullen wij per verzoek bezien welke deskundigheden wij hiervoor nodig achten. Deze inzet is sterk afhankelijk van de aard en complexiteit van de specifieke onderzoeksopdracht. Daarom wordt het niet zinvol geacht hieromtrent nu reeds alle mogelijke uurtarieven te vermelden.
6.3 Tariefbepalingen en ontwikkelingen Wij kunnen instemmen met de inhoud van paragraaf 7.3 van het PvE.
ERNST & YOUNG
15
7
Aanbestedingsprocedure
7.1 Algemeen Wij hebben kennis genomen van de inhoud van hoofdstuk 8 van het PvE. Wij kunnen hiermee instemmen. De daar vermelde “gevraagde aanvullende informatie’ hebben wij opgenomen in de bij de offerte gevoerde map “Te overleggen bescheiden en bijlagen”. Als vaste contactpersoon namens Ernst & Young Accountants zal optreden: Drs. M.H. (Marita) de Hair RA, partner Postbus 455, 5600 AL Eindhoven Telefoonnummers: (040) 260 21 03; mobiel 06 – 21 25 11 21 Zij heeft volledige beslissingsbevoegdheid en is gemachtigd om namens Ernst & Young Accountants op te treden. Aangezien alleen partners bevoegd zijn namens Ernst & Young Accountants op te treden en er sprake is van controlewerkzaamheden bij een opdrachtgever waarvoor specifieke sectorkennis nodig is, is ervoor gekozen de vervanging binnen de Sector Lokale Overheid te regelen. Als formele vervanger treedt op de heer R. (Rob) Ellermeijer RA, voorzitter van Sector Lokale Overheid. Hij is beschikbaar onder telefoonnummer 020 – 549 72 68 of onder mobiel nummer 06 – 21 25 13 16. Alle correspondentie inzake de controle tussen ons en de cliënt loopt via het regiokantoor Eindhoven.
7.2 Selectiecriteria opdrachtnemer De in paragraaf 8.1 van het PvE vermelde te overleggen bescheiden hebben wij opgenomen in de bij deze offerte gevoegde map “Te overleggen bescheiden en bijlagen”. Kortheidshalve verwijzen wij hiernaar.
7.3 Inschrijvingen Wij hebben kennis genomen van de eisen waaraan de inschrijving moet voldoen. Naar onze mening voldoet onze offerte hieraan. De gevraagde verklaringen, alsmede de ingevulde inschrijvingsbiljetten zijn opgenomen in de bij deze offerte gevoegde map “Te overleggen bescheiden en bijlagen”. Als extra functionaliteit hebben wij in deze offerte meegenomen: • het Initieel onderzoek bij aanvang van de controle (eenmalig); • de management letter n.a.v. de tussentijdse controle, waarin beheersingsrisico’s worden gesignaleerd ten behoeve van het Dagelijks Bestuur.
ERNST & YOUNG
16
