Offerte aanvraag en Programma van Eisen. Gegevensmagazijn. Programma PDW. Gemeente Wijk bij Duurstede

Offerte aanvraag en Programma van Eisen Gegevensmagazijn Programma PDW Gemeente Wijk bij Duurstede

Versie 1.0 (Febuari 2009)

Inhoud 1. 2. 3. 3.1. 3.2.

4. 5. 6. 7.

Inleiding. ................................................................................3 Selectie leverancier ...............................................................4 Uitgangspunten informatiearchitectuur..................................5 Gemeentelijke midoffice architectuur .......................................................................................... 5 Uitgangspunten bij de midoffice architectuur .............................................................................. 6

Functionele eisen en wensen ................................................7 Technische eisen en wensen ..............................................13 Beheer, onderhoud en implementatie .................................16 Kosten en investeringen ......................................................18

Programma van eisen Gegevensmagazijn versie 1.0.doc

2

1. Inleiding. De aanschaf van een gegevensmagazijn past voor de gemeente Wijk bij Duurstede binnen het programma Digitaal Werken. Dit programma heeft als doelstelling om de komende twee jaar 30 werkprocessen te digitaliseren. Om gebruik te kunnen maken van de bijbehorende digitale gegevensstromen is de implementatie van een gegevensmagazijn noodzakelijk. Voor een marktverkenning heeft de gemeente 4 leveranciers uitgenodigd om hun gegevensmagazijn te presenteren. Naar aanleiding van deze presentaties is de gemeente Wijk bij Duurstede tot de conclusie gekomen dat het gegevensmagazijn is op te delen in 2 verschillende modules. Dit zijn de datasynchronisatie module en het gegevensmagazijn zelf . De leverancier wordt gevraagd aan te geven of deze modules afzonderlijk zijn te leveren. De gemeente heeft tevens gemerkt dat de definitie van een gegevensmagazijn verschilt tussen de verschillende leveranciers. Dit bemoeilijkt de selectie. De verschillende leveranciers kijken ook verschillend tegen het zakenmagazijn aan. Aangezien de samenwerking van het gegevensmagazijn met het zakenmagazijn (en de evt. routering van gegevens richting de front-Office) essentieel is voor een goede werking van de gemeentelijke midoffice is ook een module zakenmagazijn opgenomen in het pakket van eisen. De gemeente zal aan de hand van de reacties bepalen of het een nieuw zakenmagazijn aanschaft of niet. Momenteel is de gemeente in het bezit van het zakenmagazijn van BCT. Naast de aanschaf van een gegevensmagazijn, een data synchronisatiemodule en evt. een zakenmagazijn worden ook de volgende producten en diensten verwacht: • Installatie van de verschillende aan te schaffen modules/applicaties • Realisatie van koppelingen van het gegevensmagazijn/data synchronisatiemodule met: o Document Management systeem van BCT/Corsa o GBA applicatie van Getronics PinkRoccade o BAG applicatie van Getronics PinkRoccade o Zakenmagazijn o GBA-V webservice van T&T voor uitwisseling gegevens buitengemeentelijke personen • Instructie/opleiding van applicatiebeheerder, systeembeheerder zodat zij in de toekomst zelf de gegevensstromen kunnen opzetten en beheren. • Begeleiding applicatiebeheer bij het inrichten van de verschillende gegevensstromen behorende bij de bovengenoemde koppelingen • Onderhoud en verzorging technische updates voor een periode van 3 jaar • Gebruik service desk, 2e en 3e lijns ondersteuning voor een periode van 3 jaar Optioneel aan te bieden producten en diensten zijn: • Zakenmagazijn • ASP oplossing (hosting elders)

Deze offerte aanvraag zal worden verstuurd naar 2 partijen. Bij het vergelijken van de toegestuurde offertes zal worden gekeken naar de kwaliteit van de verschillende modules, de realiseerbaarheid en de kosten van de verschillende gevraagde koppelingen, de combineerbaarheid met modules van andere leveranciers.


3

2. Selectie leverancier Per module zijn er maximaal 100 punten te verdienen als het gaat om de functionaliteit. Dit is uitgezonderd van het zakenmagazijn. De gemeente ziet dit als optionele functionaliteit. De keuze van de leverancier hangt primair af van de kwaliteit en functionaliteit van de modules datasynchronisatie en gegevensmagazijn. Het aantal punten voor de functionaliteit wordt in onderstaand voorbeeld met F aangeduid. Voor het geheel aan modules gelden er algemene eisen die zijn beschreven onder de hoofdstukken ‘Technische Eisen en Wensen’ en ‘Beheer, Onderhoud en Implementatie’. Voor elk hoofdstuk zijn maximaal 100 punten te verdienen. In het voorbeeld hieronder worden deze puntenaantallen met resp. T en B aangeduid. Het aantal punten per module aangaande de prijs wordt als volgt berekend: De module met de laagste prijs krijgt 100 punten. Dit is in dit voorbeeld module ABC. De module met de hoogste prijs krijgt: ( 1- ((Prijs DEF - Prijs ABC) / Prijs ABC) ) * 100 Het totaal aantal punten voor de prijs wordt in onderstaand voorbeeld met P aangeduid. Het totaal aantal punten per module per leverancier wordt als volgt berekend: (0.3*F) + (0.15*T) + (0.15*B) + (0.4*P) Uiteindelijk komt het voor 2 leveranciers per module op de volgende scores neer:

Leverancier ABC DEF

Datasynchronisatie X A

Gegevensmagazijn Y B

TOTAAL X+Y A+B

De gemeente kan overwegen voor 2 modules 2 verschillende leveranciers te kiezen. Dit is in bovenstaand voorbeeld het geval wanneer de scores X + B samen hoger uitkomen als de som van X + Y. Randvoorwaarde voor deze combinatie is natuurlijk de realiseerbaarheid van de koppeling tussen de modules.


4

3. Uitgangspunten informatiearchitectuur 3.1. Gemeentelijke midoffice architectuur

Het gegevensmagazijn speelt in de architectuur van de gemeente Wijk bij Duurstede een centrale rol. Hier wordt een kopie opgeslagen van de gegevens die in basisregistraties staan. De gegevens worden via de data synchronisatiemodule uitgewisseld met de verschillende BackOffice applicaties (onder meer WABO en de diverse applicaties bij Burgerzaken). Tevens is het gegevensmagazijn de bron van gegevens richting de front office. Samen met de functionaliteit van het zakenmagazijn zorgt het gegevensmagazijn voor het aanleveren van de gegevens die nodig zijn om de burger te voorzien van de relevante informatie aangaande lopende dossiers. In het zakenmagazijn wordt alle statusinformatie verzameld over de lopende dossiers. In het document management systeem van BCT Corsa (niet weergegeven in bovenstaand plaatje) worden alle documenten opgeslagen. Op het moment van het schrijven van dit pakket van eisen zijn alleen de inkomende documenten opgeslagen in het DMS. Vanaf het tweede kwartaal van 2009 komen daar geleidelijk aan ook de uitgaande en interne documenten bij, op basis van de sjablonen vanuit Smartdocuments. De Icontroler van SplitVision (niet weergegeven in bovenstaand plaatje) heeft tot slot een regiefunctie binnen de architectuur van de gemeente. In deze metadatamanager tool wordt alle metadata opgeslagen van documenten, processen, producten, etc. De te digitaliseren werkprocessen, de proces- en documentnamen worden vastgelegd in de Icontroler, welke deze gegevens doorgeeft aan de verschillende Mid-Office componenten. Op deze wijze worden de gegevens eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt en wordt voorkomen dat er verschillende benamingen voor processtappen, documenten etc. in omloop zijn. De gegevensset die opgeslagen wordt in de Icontroler wordt daarom ook wel de taal van de organisatie genoemd.


5

3.2. Uitgangspunten bij de midoffice architectuur De volgende uitgangspunten gelden bij de informatiearchitectuur van de gemeente Wijk bij Duurstede: • •

•

• • • •

•

•

Vragen van klanten moeten sneller en beter worden beantwoord. Dit betekent o.a. dat de dienstverlening en de informatievoorziening vraaggerichter moet. Klant moet via meerdere kanalen kunnen communiceren met de gemeente. Dit betekent dat de informatievoorziening via meerdere kanalen beschikbaar moet zijn. De informatie zal daarom kanaal onafhankelijk moeten worden. Dit betekent echter ook dat de informatie transparant moet zijn. Het moet nl. niet meer uitmaken of een klant nu met zijn/haar vraag aan de balie komt of via het internet stelt: het antwoord moet altijd hetzelfde zijn. De dienstverlening zal flexibeler en transparanter moeten worden. Dit heeft o.a. consequenties voor de werkprocessen (meer standaardiseren/uniformeren) en de informatievoorziening (o.a. statusinformatie voor de klant en sturingsinformatie voor de managers). Er zal meer behoefte ontstaan aan zowel status- als managementinformatie. De informatievoorziening zal éénmalige registratie en meervoudig gebruik moeten gaan ondersteunen. Een andere eis is dat producten binnen de afhandelingstermijn worden geleverd. Dit kan worden gerealiseerd door processen te gaan standaardiseren. De gemeente Wijk bij Duurstede wil marktvolgend zijn en zoveel mogelijk gebruik maken van standaardsystemen, die ook open standaarden ondersteunen. Als de organisatie zich via het internet ‘open’ stelt voor het publiek betekent ook dat de organisatie kwetsbaar wordt. Niet iedereen kan en mag zomaar gevoelige informatie inzien of gebruiken. Er zullen daarom op het vlak van de beveiliging maatregelen getroffen moeten worden om dit te waarborgen. De inbedding van nieuwe systemen in de organisatie zal zodanig vorm moeten worden gegeven, dat de werking doeltreffend en doelmatig blijft voortbestaan of tijdig kan worden aangepast aan gewijzigde omstandigheden. Kortom, nieuwe systemen zullen door de eigen organisatie onderhouden en beheerd moeten kunnen worden. ICT dient ter ondersteuning van vrijwel alle processen bij de gemeente. De organisatie wordt hierdoor steeds afhankelijker van de inzet van ICT middelen. De organisatie kan zich niet permitteren dat deze langere tijd uit de lucht zijn. Er zal extra aandacht moeten zijn om de continuïteit van de apparatuur en programmatuur te waarborgen door met externe partijen o.a. duidelijke contracten af te sluiten.


6

4. Functionele eisen en wensen Module data synchronisatie

Nr.

Eis (E) / Wens (W) / Vraag

Eisen/wensen

DS-01

E

DS-02

E

DS-03

W

DS-04

W

DS-05

E

DS-06

E

DS-07

E

Het is mogelijk om gegevens vanuit de reeds aanwezige registraties zoals de BAG (PinkRoccade), GBA (PinkRoccade) alsmede uit diverse back office applicaties te halen en de gegevens onderling te synchroniseren. Hierbij moet ook kunnen worden omgegaan met diakrieten. Het is mogelijk om de module data synchronisatie te koppelen met het financiële systeem Key2Financien van Centric, het burgerzaken systeem van Getronics PinkRoccade, de BAG applicatie van Getronics PinkRoccade, het DMS van BCT (Corsa) en een gegevensmagazijn van een andere leverancier. Het is mogelijk om de module data synchronisatie te koppelen met toekomstige WABO systemen van Genetics en van Roxit (beslissing welke moet nog vallen). Het synchroniseren van het gegevensmagazijn met andere applicaties mag niet van invloed zijn op de prestaties van de BackOffice applicaties. Gegevens kunnen instelbaar worden gesynchroniseerd per gegevensklasse met gegevensverzamelingen in de BackOffice. De uitwisseling van gegevens verloopt volgens geldende (open) standaarden (XML, en StUF-Basis Gegevens). Het is mogelijk gegevens van buitengemeentelijke personen op te halen vanuit de GBA-V middels de koppeling met de GBA webservice van de firma T&T. Geef aan welke koppelingen met BackOffice- en midoffice applicaties reeds ‘op de plank’ liggen en wat de aanschaf-, licentieen onderhoudskosten hiervan zijn. Hoe wordt omgegaan met de geometrische gegevens? Worden deze gegevens via de datasynchronisatie module ook in het gegevensmagazijn opgeslagen? Geef aan welke type inspanningen (overleg, programmeren, inrichten etc.) nodig zijn om een basisregistratie of BackOffice applicatie aan de datasynchronisatie module te koppelen. Voor zowel de koppelingen die ‘op de plank’ liggen als voor de overige koppelingen. Welke personen/rollen zijn hierbij nodig en hoeveel tijd per persoon/rol is gemiddeld vereist om een werkende koppeling te krijgen? Geef aan bij welke gemeenten de koppeling met de GBA webservice van T&T al eerder is gerealiseerd Geef aan wat de benodigde inspanning en kosten zijn van de realisatie van de koppeling met de T&T Webservice van T&T. Geef aan hoe de datasynchronisatie module de verschillende gegevens onderling te synchroniseren tussen de BackOffice applicaties en de basisregistraties.

Vraag DS-01

Vraag DS-02

Vraag DS-03

Vraag DS-04 Vraag DS-05 Vraag DS-06


Ja/Nee/bij lage

7

Module Gegevensmagazijn GM-01

E

GM-02

E

GM-03

E

GM-04

W

GM-05

W

GM-06

E

GM-07

W

GM-07

E

GM-08

E

GM-09 GM-10

E W

GM-11 GM-12

E W

Vraag GM-01

Vraag GM-02

Vraag GM-03

Vraag GM-04

Vraag GM-05

Het gegevensmagazijn is functioneel ingericht volgens EGEM referentiemodel stelsel van gemeentelijke basisgegevens incl. genoemde basisregistraties. Het is mogelijk om het gegevensmagazijn te vullen met gestructureerde (basis)gegevens vanuit diverse BackOffice applicaties (incl. de basisregistraties) – van de BackOffice naar de midoffice. Hierbij moet ook kunnen worden omgegaan met diakrieten. De privacy van de gegevens is gewaarborgd in het gegevensmagazijn en voor de gegevens die vandaar uit naar de front-Office gaan (tbv. bijvoorbeeld het vooraf invullen van formulieren). Gegevens (van basis- en kernregistraties) zijn 7 x 24 uur beschikbaar voor alle kanalen. Het is mogelijk om historie-informatie per object (metagegevens) te leveren. Het is mogelijk een koppeling te realiseren met een zakenmagazijn van Corsa, Exxellence en Getronics PinkRoccade, het workflow management systeem van BCT (Corsa Case). Het is mogelijk om de module data synchronisatie te koppelen met toekomstige WABO systemen van Genetics en van Roxit (beslissing welke moet nog vallen). Het gegevensmagazijn moet gekoppeld kunnen worden aan de Typo3 Website. Hiervoor moeten de broncode toegankelijk zijn van de functies die aangeroepen moeten worden. Het is mogelijk om natuurlijke en niet-natuurlijke personen, te selecteren. Het is mogelijk om gegevens aan ‘mijn loket’ te leveren. Creëren van management informatie rapporten door middel van een Impromptu Report tool is mogelijk. In het gegevensmagazijn moeten hiervoor catalogs beschikbaar worden gesteld en worden onderhouden. De systemen voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Rapportages t.a.v. gebruik en misbruik dienen duidelijk en op een eenvoudige manier uit het systeem te halen zijn. De gemeente Wijk bij Duurstede heeft als standaard de Oracle Standard Edition, versie 10.2 (draaiend op Unix) in huis. Geef aan of deze standaard voor het gegevensmagazijn toegepast kan worden. De gemeente Wijk bij Duurstede heeft een gegevensmagazijn van NedGraphics in bezit. Hoe wordt omgegaan met de geometrische gegevens in het gegevensmagazijn? Worden deze gegevens door het gegevensmagazijn opgeslagen en geleverd aan de website of worden deze gegevens niet in het gegevensmagazijn opgeslagen? Beschrijf op welke niveaus medewerkers en klanten geautoriseerd kunnen worden en hoe het beheer van de autorisaties is opgezet en geregeld. Geef aan hoe de privacy van de gegevens in het gegevensmagazijn is gewaarborgd en hoe dit door middel van logging is vast te stellen. Geef aan welke eisen de ICT infrastructuur van de gemeente aan moet voldoen om deze privacy te waarborgen. Geef aan welke koppelingen met BackOffice- en midoffice applicaties reeds ‘op de plank’ liggen en wat de aanschaf-, licentieen onderhoudskosten hiervan zijn.


8

Vraag GM-06

Vraag GM-07

Geef aan bij welke gemeenten de koppelingen met de Typo 3 website, zakenmagazijn van BCT Corsa / exxellence en het WFM van BCT corsa zijn gerealiseerd. Geef aan welke type inspanningen (overleg, programmeren, inrichten etc.) nodig zijn om de bovengenoemde MidOffice component en de Typo 3 website aan het gegevensmagazijn te koppelen. Voor zowel de koppelingen die ‘op de plank’ liggen als voor de overige koppelingen. Welke personen/rollen zijn hierbij nodig en hoeveel tijd per persoon/rol is gemiddeld vereist om een werkende koppeling te krijgen?

Module Zakenmagazijn Nr.


Eisen/wensen

ZM-01 ZM-02

E E

ZM-03 ZM-04

E W

ZM-05

E

ZM-06

W

ZM-07

W

ZM-08

W

ZM-09

W

ZM-10

E

ZM-11

E

ZM-12

W

ZM-13

W

ZM-14

E

ZM-15

E

ZM-16

E

ZM-17

E

ZM-18

E

ZM-19

W

ZM-20

E

ZM-21

W

Het zakenmagazijn is functioneel ingericht volgens GFO zaken. Het zakenmagazijn is functioneel ingericht volgens EGEM referentiemodel Midoffice. Zaakfunctionaliteit is via Intranet ontsloten (te benaderen). Registreren/creëren zaak via post (DMS) kanaal is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Creëren/registreren zaak via web kanaal is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Automatische aanmaken van een zaak op basis van gegevens webformulieren is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Creëren/registreren zaak via balie kanaal is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Creëren/registreren zaak via telefonie kanaal is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Automatisch wegschrijven afspraak als zaak is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Administreren en bijwerken zaak is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk m.b.t. het registreren/controleren/wijzigen zaakkenmerken, toekennen zaaktype, wijzigen zaakstatus. Leveren (gepersonifieerde) zaak (status)informatie via website (Mijnloket) is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Versturen signaleringen van statuswijzigingen via e-mail is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Versturen signaleringen van statuswijzigingen via sms is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Variabele kenmerken (metagegevens) kunnen worden toegekend per zaaktype. Zaak voorzien van geometrische gegevens is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Opschorten van een zaak is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Verlenging doorlooptijd van een zaak is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Toewijzen zaak (of taak) aan een medewerker is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Toewijzing van taken en zaken op basis van toegewezen rol, functie of organisatieonderdeel is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Accepteren of weigeren zaak door medewerker/afdeling is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Informatie over aanwezigheid medewerkers (werkduur, ziekte, vakanties,.etc.) kan worden weergegeven.


Ja/Nee/bij lage

9

ZM-22

W

ZM-23

W

ZM-24 ZM-25

W W

ZM-26

W

ZM-27

W

ZM-28

W

ZM-29

W

ZM-30

W

ZM-31

W

ZM-32

W

ZM-33

E

ZM-34

E

ZM-35

E

ZM-36

E

ZM-37

E

ZM-38

E

ZM-39

W

ZM-40

W

ZM-41

W

ZM-42

W

ZM-43

W

ZM-44

W

ZM-45

W

Creëren van management informatie rapporten door middel van een Impromptu Report tool is mogelijk (o.a. doorlooptijden, overzichten onderhand werk en prioriteiten). In het zakenmagazijn moeten hiervoor catalogs beschikbaar worden gesteld en onderhouden worden. Toewijzen prioriteit aan zaak (bijv. op basis van kwaliteitsafspraken zoals termijnen) is mogelijk. Afwijking van prioriteit is mogelijk door medewerker. Ondersteuning behandelaar m.b.v. suggesties t.a.v. statuswijziging (checklist) is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Het is mogelijk om (persoonlijke) signalen (op processtappen) aan een zaak te koppelen. Vanuit taakoverzicht (taakbak) is directe toegang tot een aanvraag mogelijk. Controle op aanwezigheid (benodigde) documenten in dossier op basis van zaaktype is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Leveren klant tevredenheidvragen/informatie per zaak (kenmerken, locatie, status, doorlooptijd, documenten, verwijzingen gerelateerde zaken, reageren) is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Uitwisseling zaakgegevens aan Persoonlijke Internet Pagina (PIP) is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Opnemen persoonlijke gegevens vanuit Mijnloket/PIP (niet opgeslagen in basis- en kernregistraties) bij een zaak is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Aanpassing status zaak vanuit (specialistische BackOffice) applicaties is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Geïndexeerd zoeken in zaakdossiers op basis van trefwoorden, op basis van volledige tekst en op basis van kenmerken is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Aanmaken/wijzigen zaakdossier is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Bevriezen zaakdossier (documenten) is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Opnemen (telefoon)notities bij zaakdossier en documenten is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Verwerken betaling zaak (in zaakdossier) is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Matchen betaling met zaak (bijv. productaanvraag) na ontvangst in het financiële systeem (Key2Financien) is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Logging van wijzigingen m.b.t. zaken is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Zaken relateren aan andere zaken of besluiten is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Koppelen zaak aan een niet natuurlijk persoon, aan een adres of aan een natuurlijk persoon is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Tonen kaart met betrekking tot een zaak is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk. Bij de weergave van een zaakdossier dient minstens het volgende getoond worden: zaaknummer, aanvrager, omschrijving, status, (links naar) gerelateerde documenten, behandeld ambtenaar, productcategorie of zaaktype. De gebruiker kan door het kiezen tussen verschillende zoekingangen op diverse manieren zaakdossiers zoeken/opvragen. De gebruiker moet in staat gesteld worden ‘door te klikken’ op


10

ZM-46

W

ZM-47

E

ZM-48

E

ZM-49

E

ZM-50 ZM-51

E E

ZM-52

W

ZM-53

W

ZM-54

E

Vraag ZM-01

Vraag ZM-02

Vraag ZM-03

Vraag ZM-04

Vraag ZM-05

Vraag ZM-06

Vraag ZM-07

gepresenteerde gegevens, waarna de detailgegevens getoond worden. Doorklikken moet minstens mogelijk zijn voor de personen en/of instanties gerelateerd aan de zaak, eventuele gerelateerde documenten en de behandelende ambtenaar. Gegevens in het zakensysteem dienen 7x24 uur beschikbaar te zijn voor alle dienstverleningskanalen (balie, telefoon, Internet, Intranet). Het zakenmagazijn moet gekoppeld kunnen worden aan het financiële systeem van Centric (Key2Financien), het DMS en het workflow systeem van BCT, aan de WABO systemen van Genetics en van Roxit en aan de Icontroler van SplitVision (levering metadata aangaande processen, documenten, namen etc.). Het zakenmagazijn moet gekoppeld kunnen worden aan de Typo3 Website. Hiervoor moeten de broncode toegankelijk zijn van de functies die aangeroepen moeten worden. Ook moeten gegevens vanuit de SDU E-grant formulieren op de typo-3 website zijn over te hevelen naar het zakenmagazijn. Systeemgeforceerde controles t.b.v. geheimhouding en beveiligde afhandeling van passwords is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk (geen zichtbaarheid, printen of logging van passwords mogelijk, etc.). De systemen voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Door middel van een toegangslog worden de gebruikersaccounts en –identificaties vastgelegd. Het is in het aangeboden zakenmagazijn mogelijk om precies te achterhalen wie wat waar heeft ingevoerd dan wel gewijzigd (logging). Rapportages met daarin een overzicht van welke gebruiker welke rechten in het zakenmagazijn heeft zijn op een eenvoudige en snelle manier uit de systemen te halen. Rapportages t.a.v. gebruik en misbruik dienen duidelijk en op een eenvoudige manier uit het systeem te halen zijn. Gegevens van zaakdossiers moeten niet alleen beschikbaar zijn in het medewerkerloket, maar moeten ook ontsloten worden naar burgers en bedrijven. Geef ook aan welke standaard koppelingsmogelijkheden bestaan. Geef aan bij welke gemeenten de koppelingen met de Typo 3 website, het gegevensmagazijn van exxellence en GetronicsPinkRoccade en het WFM van BCT corsa zijn gerealiseerd. Geef aan met welke midoffice componenten en Websites een koppeling ‘op de plank’ ligt, en wat de kosten qua aanschaf, licentie en onderhoud zijn. Beschrijf op welke niveaus medewerkers en klanten geautoriseerd kunnen worden en hoe het beheer van de autorisaties is opgezet en geregeld. De gemeente Wijk bij Duurstede heeft als standaard de Oracle Standard Edition, versie 10.2 (draaiend op Unix) in huis. Geef aan of deze standaard voor het zakenmagazijn toegepast kan worden. Zijn er naast het gegevensmagazijn, het zakenmagazijn, de data synchronisatiemodule, het DMS, de metadata manager (Icontroler) en een WFM nog andere midoffice componenten die in uw oplossing noodzakelijk zijn voor het goed laten werken van de gemeentelijke midoffice? Zo ja, beschrijf deze modules en geef aan waarom deze noodzakelijk zijn. Geef ook aan wat de aanschaf, onderhouds- en evt. licentiekosten hiervan zijn. Geef aan welke type inspanningen (overleg, programmeren,


11

inrichten etc.) nodig zijn om de bovengenoemde MidOffice component en de Typo 3 website aan de het zakenmagazijn te koppelen. Voor zowel de koppelingen die ‘op de plank’ liggen als voor de overige koppelingen. Welke personen/rollen zijn hierbij nodig en hoeveel tijd per persoon/rol is gemiddeld vereist om een werkende koppeling te krijgen?


12

5. Technische eisen en wensen Infrastructuur Nr.


Vraag INF-01

Eisen/wensen

Geef de noodzakelijke aanvullende randvoorwaarden voor een goede werking van de door u aangeboden oplossingen met betrekking tot de infrastructuur (hardware, datacommunicatie e.d.): a. b. c. d.

Vraag INF-02

Vraag INF-03

Vraag INF-04 Vraag INF-05

Vraag INF-06

Ja/Nee/ Bijlage

Aanbevolen CPU per 200 gebruikers. Aanbevolen intern geheugen per 200gebruikers. Aanbevolen netwerk bandbreedte per 200 gebruikers. Aanbevolen opslagcapaciteit per 200 gebruikers.

Geef aan in hoeverre uw oplossingen probleemloos te integreren zijn met open source toepassingen op het gebied van besturingssoftware, relationele database managementsystemen en kantoorautomatisering. Geef tevens aan om welke open source toepassingen het hierbij gaat. Geef aan of monitoring van uw totale oplossing middels System & Network Monitoring-tools mogelijk is. Zo ja, geef aan welke aspecten gemonitord kunnen worden. Welke serverlicentie is nodig? Moet het systeem op een stand alone omgeving draaien of kan het ook op een virtuele server draaien? Zo ja, kan het systeem op VMWare ESX 3.0 werken? Kan er gewerkt worden met het maken van snap-shots?

Schaalbaarheid Eis (E) / Wens (W) / Vraag

Eisen/wensen

Ja/Nee/ bijlage

Vraag SCH-01

Geef aan in welke mate en wijze de verschillende aangeboden oplossingen uitbreidbaar en schaalbaar zijn. Neem hierin de situatie mee dat er verschillende gemeenten 1 gegevensmagazijn delen.

Integratie Nr.


Eisen/wensen

INT-01

E

INT-02

W

INT-03

E

Het systeem beschikt over functionaliteit voor datareplicatie (zowel realtime als geplande), die eenvoudig te integreren zijn met bestaande back-up (Backup Exec)-, recovery- en rapportageoplossingen en synchronisatie. Er is een webinterface aanwezig voor benadering van het systeem van buiten het gemeentehuis. Ondersteuning van de volgende gangbare internetbrowsers is mogelijk: Microsoft Internet Explorer 6 of hoger, Firefox/Mozilla, Opera en Netscape.


Ja/Nee/ bijlage

13

Vraag INT-01

Vraag INT-02

Voor een goede werking is de kwaliteit van de adapters van groot belang. Geef aan hoe met incidenten en wijzigingen wordt omgegaan in de beheerfase. Geef aan welke vormen van datareplicatie aanwezig zijn in de modules. Geef ook aan hoe deze te integreren is in de bestaande back-up-, recovery- en rapportage-oplossingen en synchronisatie.

Performance Nr.


Eisen/wensen

Ja/Nee/ bijlage

PER-01

W

Er wordt gegarandeerd dat de oplossing bij maximale belasting (300 ingelogde personen) minimaal voldoet aan de volgende performance-eis: de maximale laadtijd van een pagina of zoekresultaten scherm in een webapplicatie mag maximaal 1 seconde bedragen bij gebruik van een eenvoudige ADSL verbinding in Nederland (2 Mbit/512 kbit; ping: 20 ms).

Beschikbaarheid Nr.


Vraag BE-01

Eisen/wensen

Ja/Nee/ bijlage

Over het algemeen wordt een beschikbaarheid van 95% gehaald bij een ICT systeem/component en vaak is dat voldoende. De ICT systemen en componenten die worden gebruikt tijdens kantooruren (8.30 – 17.30 uur en woensdag avond tot 19:30 uur) en daarnaast worden ingezet voor het beschikbaar stellen van informatie via de website (7 x 24 uur) moeten echter over een beschikbaarheidspercentage van 98% of hoger beschikken. Dit houdt in dat de gebruikers tijdens kantoortijd de aangeboden functionaliteit voor maximaal 49 uur per jaar moeten missen (uitgaande van een ‘uptime’ van 2444 uur – 52 weken x 47 uur) en klanten die de website bezoeken voor maximaal 175 uur per jaar de functionaliteit moeten missen (uitgaande van een ‘uptime’ van 8736 uur – 52 weken x 7 dagen x 24 uur). Dat is wat de organisatie acceptabel vindt. Kunt u dat garanderen en zo ja, hoe kunt u dat garanderen? Welke maatregelen treft u daar zelf voor en welke aanvullende maatregelen moet de gemeente hiervoor zelf nog gaan treffen? Denk hierbij aan maatregelen zoals het online uitvoeren van back-ups, aantal upgrades per jaar, mogelijkheid om oplossingen redundant uit te voeren, het elimineren van Single Points of Failure maar ook bijvoorbeeld aan pro-actief beheer, het continue monitoren van de gehele infrastructuur en uitwijk.

Beveiliging (incl. integriteit) Nr.


Eisen/wensen

BV-01

E

BV-02 BV-03

E E

In de demilitarized zone (DMZ) van de firewall staan geen privacygevoelige gegevens. U staat een beveiligingsaudit toe op uw oplossing. Het systeem houdt een lijst bij met elektronische bestanden die vernietigd zijn zodat deze bij het terugzetten van een back-up


Ja/Nee/ bijlage

14

BV-04

W

BV-05

E

Vraag BV-01

Vraag BV-02 Vraag BV-03

opnieuw vernietigd kunnen worden. Het systeem bezit de mogelijkheid om een back-up te vervaardigen terwijl het systeem online is. Gebruikers ondervinden hiervan geen hinder. Een procedure voor het kunnen herstellen van de omgeving vanaf een bepaalde transactie (een momentopname reconstrueren) is mogelijk en wordt in de aanbieding meegeleverd. Beschrijf op welke manier in de oplossing de integriteit van de gegevens wordt gewaarborgd. Geef aan – indien van toepassing – welke extra voorzieningen de gemeente moet treffen om de integriteit van gegevens zo optimaal mogelijk te maken. Geef aan hoe verlies van gegevens wordt voorkomen, ook bij storingen. Wat is de maximale tijd na een storing waarop vanuit de back-up en de mutatie logging de situatie wordt hersteld.


15

6. Beheer, onderhoud en implementatie Documentatie Nr.


Eisen/wensen

Ja/Nee/ bijlage

DOC01

E

DOC02

E

DOC03

E

De leverancier dient duidelijke, consistente en correcte Nederlandstalige documentatie en Nederlandstalige handleidingen te leveren t.b.v. gebruik en beheer. Alles is volledig (elektronisch) gedocumenteerd. Daarnaast is elke nieuwe release voorzien van actuele – aanvullende of gewijzigde of nieuwe - documentatie (versiebeheer). De standaard meegeleverde documentatie is voldoende om de beheerders van de noodzakelijke en additionele informatie te voorzien zodat zij hun taken ten aanzien van het beheer van aangeboden oplossing goed kunnen uitvoeren. Duidelijke systeemdocumentatie van hoe één en ander in de gemeente Wijk bij Duurstede is geïnstalleerd en geconfigureerd, inclusief een functioneel datamodel, maakt deel uit van het project. Nieuwe versies dienen binnen 3 weken beschikbaar te worden gesteld.

Beheer Nr.


Eisen/wensen

BE-01

W

BE-02

W

BE-03

W

BE-04

W

BE-05

E

Het functionele en technische applicatiebeheer van de aangeboden oplossing moet eenvoudig en zelfstandig door de gemeente plaats kunnen vinden: zonder ondersteuning door de leverancier. Voorbeeld is de initiële vulling van de database en het onderhoud daarvan. De leverancier heeft mogelijkheden om de aangeboden oplossing in service te kunnen aanbieden (ASP-oplossing). Deze mogelijkheden en kosten worden als mogelijk keuze meegenomen. Aanwezigheid van een Nederlandstalig (online) forum voor beheerders en gebruikers; de leverancier levert hieraan zelf een actieve bijdrage. De inrichting (zoals de configuratie, parametrisering, selectietabellen, kenmerken, schermen, etc.) van het systeem moet automatisch met behulp van gereedschappen van de ene omgeving (bijv. test) naar een andere omgeving (bijv. productie) kunnen worden overgezet. Uit de systemen kan informatie worden gegenereerd met betrekking tot doorlooptijden, performance, uitgevoerde zoekopdrachten, afgehandelde aanvragen, e.d. Welke eisen worden gesteld aan functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch (systeem)beheer in termen van capaciteit in fte’s per jaar en opleidings- en kennisniveau. Beschrijf welke reguliere activiteiten t.a.v. het functioneel en systeembeheer moeten worden uitgevoerd nadat het gehele systeem in bedrijf is gesteld. Ga er daarbij vanuit dat in de operationele fase regelmatig nieuwe producten worden toegevoegd (zie ook thema ‘schaalbaarheid’). Geef aan hoeveel tijd een gemiddelde applicatiebeheerder aan het applicatiebeheer van het gegevensmagazijn en evt aan het

Vraag BE-01

Vraag BE-02

Vraag BE-03


Ja/Nee/ bijlage

16

Vraag BE-04

applicatiebeheer van het zakenmagazijn bezig is bij een gemeente met ongeveer 25.000 inwoners. Wat zijn de eisen aan de infrastructuur van de gemeente Wijk bij Duurstede in het geval een of meer van de aangeboden modules extern gehost worden (alleen te beantwoorden als deze ASP oplossing ook additioneel geboden wordt).

Installatie en implementatie Nr.


Eisen/wensen

IMP-01

E

IMP-02

E

IMP-03

E

De installatie zal moeten worden uitgevoerd op basis van een duidelijk installatieplan. Hierin moeten op zijn minst de volgende onderdelen terugkomen: welke activiteiten u wanneer uitvoert en welke activiteiten door de gemeente zelf uitgevoerd moeten worden. Technische installatie van de toepassing(en) dient door leverancier te gebeuren in samenwerking met medewerkers van de ICT afdeling van opdrachtgever. Leverancier dient zich bij de technische installatie te conformeren aan structuren en richtlijnen van de opdrachtgever. Geef aan op welke termijn de installatie kan starten bij de aanname dat de gunning van het gegevensmagazijn per 13 maart plaatsvindt. Geef aan hoe lang het implementatietraject duurt en welke fasering hierbij wordt gehanteerd uitgaande van het gegevensmagazijn en de datasynchronisatie. Geef daarnaast ook aan welke termijn en fasering moet worden gehanteerd bij implementatie van een zakenmagazijn. Uitgangspunt hierbij is dat aan de kant van de gemeente 0.5 fte aan de implementatie zal meewerken, naast natuurlijk de medewerking (beantwoording vragen) van de medewerkers in de BackOffice.. Hoeveel dagen training zijn nodig voor zowel de applicatiebeheerders, de systeembeheerders en de eindgebruikers voor alle aangeboden componenten.

Vraag IMP-01

Vraag IMP-02

Vraag IMP-03

Ja/nee/ bijlage

Ondersteuning Nr.


Eisen/wensen

Ond-01

E

Ond-02

E

Ond-03

E

Ond-04

E

De leverancier beschikt over een Nederlandstalige helpdesk die beschikbaar is per telefoon, e-mail en anderszins en ad hoc ondersteuning biedt bij problemen en vragen van gebruikers en/of applicatiebeheerders. De leverancier is in staat tot het leveren van 2e en 3e lijns ondersteuning voor het oplossen van storingen. De leverancier dient, indien noodzakelijk bij calamiteiten, binnen 16 uur personeel op locatie te kunnen hebben voor ondersteuning. De leverancier dient continuïteit te garanderen bij het beschikbaar komen van nieuwe versies van het besturingssysteem (bijvoorbeeld Windows en Unix) en de onderliggende databaseplatforms (bijvoorbeeld Oracle). Migratie naar nieuwere versies van deze platforms moet mogelijk zijn. Geef aan op welke wijze u ondersteuning biedt en geef aan welke bereikbaarheid en beschikbaarheid u hierbij biedt. Geef tevens aan hoe u omgaat met correctief onderhoud (hersteltijd, responsetijd,

Vraag Ond-01


Ja/nee/ bijlage

17

etc.).

7. Kosten en investeringen Vraag KOST-01

Vraag KOST-02

Vraag KOST-03

Geef aan welke totale onderhoudskosten gelden voor een periode van 5 jaar. Dit is inclusief evt. aangeboden 1e, 2e en/of 3e lijns ondersteuning. Ook inclusief alle gevraagde koppelingen. Maak hierbij onderscheid tussen de onderhoudskosten voor een systeem wat 24x7 online moet zijn en een systeem wat ’s nachts een bepaalde tijd down gaat voor backup en dergelijke. Wat zijn de implementatiekosten inclusief alle gevraagde koppelingen, installatie, configuratie, opleiding, begeleiding (consultancy). Laat de onderverdeling van de kosten naar de verschillende onderdelen van de implementatie zien. Ook van de optioneel aangeboden oplossingen. Wat zijn de eventuele benodigde licentiekosten voor een periode van 5 jaar? Maak hierbij onderscheid tussen de onderhoudskosten voor een systeem wat 24x7 online moet zijn en een systeem wat ’s nachts een bepaalde tijd down gaat voor backup en dergelijke.


18

Offerte aanvraag en Programma van Eisen. Gegevensmagazijn. Programma PDW. Gemeente Wijk bij Duurstede

Recommend Documents