Programma van Eisen Meervoudige onderhandse aanvraag Webarchivering

Programma van Eisen Meervoudige onderhandse aanvraag Webarchivering

Referentie: 2012webarchLV Datum: 14 november 2012 Onderwerp: webarchivering Auteur: Lydia Verkerk Versie: 1.0

INHOUDSOPGAVE 1. Samenvatting ................................................................................................................................................. 3 2. Selectiecriteria ............................................................................................................................................... 4 2.1 Inleiding ................................................................................................................................................... 4 2.2 Deelnemende gemeenten ......................................................................................................................... 4 2.3 Selectie-eisen ........................................................................................................................................... 5 2.4 Drie percelen ............................................................................................................................................ 5 2.5 Gunningscriteria....................................................................................................................................... 5 2.6 Beoordeling .............................................................................................................................................. 5 3.Offerteprocedure............................................................................................................................................. 6 3.1 Planning ................................................................................................................................................... 6 3.2 Communicatie .......................................................................................................................................... 6 3.3 Terug- en intrekking ................................................................................................................................. 6 4. Conformiteitenoverzicht ................................................................................................................................ 7 Bijlage 1: conformiteitenoverzicht Bijlage 2: standaardverklaring referenties Bijlage 3: prijzen Bijlage 4: algemene voorwaarden

1. Samenvatting Dertien gemeenten binnen GovUnited, een samenwerkingsverband van gemeenten en programma van Stichting ICTU, zijn op zoek naar een oplossing voor Webarchivering. Zij hebben besloten tot een gezamenlijke verkenning en het gezamenlijk formuleren van selectiecriteria. Dit Programma van Eisen is het resultaat hiervan. Doel: het verwerven van een oplossing. Elf gemeenten hebben zich gecommitteerd tot de daadwerkelijke selectie en implementatie van een oplossing voor webarchivering. De gemeenten sluiten afzonderlijk een contract met een leverancier overeenkomstig het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Dit betekent dat niet ICTU / GovUnited de aanbestedende dienst is, maar de gemeenten ieder voor zich aanbestedende diensten zijn. De rol van ICTU / GovUnited is beperkt tot de ondersteuning van de gezamenlijke verkenning en het offertetraject van de dertien gemeenten. Drie percelen Drie leveranciers zijn uitgenodigd voor het indienen van een offerte. De gemeenten wisselen in omvang (zie paragraaf 2.2) en behoeften. Om gemeenten te bedienen in hun individuele behoeften hebben wij 3 percelen geformuleerd (zie paragraaf 2.4). U wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte voor één, twee of drie percelen. Planning Gemeenten hebben de ambitie uitgesproken op 1 januari 2013 te starten met webarchivering of twee weken na datum contractondertekening. Sluitingsdatum indienen offerte: 27 november 2012, 13:00 uur. Geplande datum selectie: 30 november 2012 Tot slot Webarchivering is een relatief nieuw taakveld. In samenwerking met de verschillende gemeenten is dit Programma van Eisen tot stand gekomen. Een dankwoord gaat uit naar enkele archiefinspecteurs voor hun actieve inbreng en aandachtspunten! (Han Adriaans, Arnoud Glaudemans en Wilma Koolen). Dit document wordt door ICTU / GovUnited vrij beschikbaar gesteld. Andere organisaties mogen de inhoud gebruiken, aanpassen en inzetten voor eigen doeleinden ('creative commons' licentie, http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ ).

Pagina 3 van 12

2. Selectiecriteria 2.1 Inleiding De Wet Openbaarheid van Bestuur schrijft voor dat een overheidsorganisatie inzicht moet kunnen bieden in wat ze gepubliceerd heeft op internet. En op grond van de Archiefwet 1995 ‘(…) zijn overheidsorganen, verplicht hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren (AW1995 art. 3). Dit geldt voor archieven 'ongeacht hun vorm', dus ook voor websites. De dertien gemeenten binnen GovUnited beschikken nog niet over een webarchief. Content wordt momenteel gearchiveerd binnen het content management systeem (CMS) en document management systeem (DMS). De gemeenten vinden dit geen wenselijke of duurzame oplossing. Een gezamenlijke verkenning heeft geresulteerd in de selectie van drie leveranciers die oplossingen leveren voor het archiveren van websites en (één of meer) social media platform(s). Dit programma van eisen is exclusief bedoeld voor die drie leveranciers. Gemeenten hebben één Programma van Eisen geformuleerd maar contracteren afzonderlijk hun leverancier overeenkomstig de in hoofdstuk 3 genoemde gunningscriteria. Stichting ICTU / GovUnited faciliteert deze gezamenlijke verkenning en fungeert als contactpersoon.

2.2 Deelnemende gemeenten De volgende gemeenten binnen GovUnited hebben besloten tot deze gezamenlijke verkenning en dit offertetraject. GEMEENTE

AANTAL INWONERS

Gemeente Aa en Hunze

25721

Gemeente Berkelland

44891

Gemeente Hilversum

85539

Gemeente Nijmegen

165127

Gemeente Rheden

43616

Gemeente Steenwijkerland

43431

Gemeente Terneuzen

54733

Gemeente Teylingen

35706

Gemeente Uithoorn

28314

Gemeente Werkendam

26431

Gemeente Westerveld

19167

Gemeente Winterswijk

29016

Gemeente Zutphen

47195

Pagina 4 van 12

2.3 Selectie-eisen Gemeenten willen een aanbieding ontvangen voor een gebruiksvriendelijke oplossing voor webarchivering die extern wordt gehost en als webservice wordt aangeboden. Uiteraard moet de oplossing voldoen aan geldende Nederlandse wet- en regelgeving. De selectie-eisen staan beschreven in hoofdstuk 4.

2.4 Drie percelen De gemeenten wisselen in omvang en behoeften. Om gemeenten te bedienen in hun individuele behoeften hebben wij drie percelen geformuleerd. U wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte voor één, twee of drie percelen. Per perceel selecteren we, overeenkomstig de gunningscriteria in paragraaf 2.5, één leverancier. De drie percelen zijn: 

Perceel 1 = archivering van content die binnen de webrichtlijnen valt op de gemeentelijke website (inclusief subdomeinen en gerelateerde websites) + archivering van het corporate Twitter-account.



Perceel 2 = Perceel 1 + archivering van meerdere social media platforms.



Perceel 3 = Perceel 1 + archivering van besloten gedeeltes zoals het intranet + archivering van (overige) content die niet binnen de webrichtlijnen valt.

2.5 Gunningscriteria Aanbiedingen die aan de eisen voldoen, worden beoordeeld en gerangschikt op basis van: CRITERIUM

WEGING

Prijs

60%

Kwaliteit toelichting eisen en wensen

40%

Bijlage 3 gaat nader in op de gewenste opbouw van het commerciële aanbod; welke aspecten willen wij hierin terugzien.

2.6 Beoordeling Offertes worden beoordeeld op basis van de ingediende bescheiden: 

Ingevulde Conformiteitenoverzicht met toelichting waar dit is gevraagd onder verwijzing van de referentiecode (conform bijlage 1 conformiteitenoverzicht).



Twee referenties (conform bijlage 2 standaardverklaring referenties).



Commercieel aanbod (conform bijlage 3 prijzen).

Pagina 5 van 12

3.Offerteprocedure 3.1 Planning Versturen offerteaanvraag

14 november 2012

Indienen vragen Inschrijvers

14 tot en met 19 november 2012, 11:00 uur

Beantwoording vragen

20 november 2012. Antwoorden op vragen worden geanonimiseerd en gelijktijdig verspreid onder de drie leveranciers.

Sluitingsdatum indienen offerte

Uw offerte (getekend en gedigitaliseerd) dient op 27 november 2012 om 13:00 uur ontvangen te zijn op het e-mailadres [email protected].

Bespreking offertes gemeenten (besloten)

28 november 2012

Bekendmaken voornemen tot gunning

30 november 2012

Gunning

Definitieve gunning vindt plaats per gemeente. Gemeenten willen starten per 1 januari 2013 of twee weken na datum van hun contractondertekening.

3.2 Communicatie Contactpersoon gedurende het offertetraject is: Contactpersoon: E-mail:

Lydia Verkerk [email protected]

3.3 Terug- en intrekking Een leverancier kan zich tot de datum en het tijdstip waarop de offerte ingediend moet worden terugtrekken uit het offerteproces. Een leverancier die een aanbieding heeft ingediend, kan zich niet meer terugtrekken. De aanbieding is onherroepelijk voor de duur van de gestanddoeningstermijn (tot 1 maart 2013). ICTU / GovUnited behoudt zich, namens de gemeenten, het recht om het offerteproces (tussentijds) stop te zetten of eenzijdig in te trekken. Aan het uitbrengen van de offerte zijn voor Stichting ICTU / GovUnited en / of de gemeenten, geen kosten verbonden, ongeacht of de offerte leidt tot het sluiten van een overeenkomst tussen Leverancier en de Gemeenten. Op de offerte is het Nederlands recht van toepassing.

Pagina 6 van 12

4. Conformiteitenoverzicht Toelichting kolommen: E: eis. Aan een eis dient u te voldoen. Hierop zijn alleen de antwoorden JA of NEE mogelijk. Het niet voldoen aan een eis betekent dat uw aanbieding niet voor verdere beoordeling en gunning in aanmerking komt. W: wens. Aan een wens is het zaak daar zoveel mogelijk aan te beantwoorden. Hierop zijn zowel de antwoorden JA als NEE mogelijk, danwel wordt u verzocht antwoord te geven op open vragen. De beoordeling van wensen uit zich in een uiteindelijke totaalscore. Dit bepaald het verschil tussen de aanbiedingen die allen aan de eisen voldoen. Toelichting bij een eis Als in de kolom Toelichting het woord 'Toelichten' vermeld staat, dan heeft dat bij de betreffende eis de functie om te overtuigen dat u inderdaad aan de eis kunt en gaat voldoen en u deze daarmee kunt garanderen. Als een gevraagde toelichting ontbreekt, voldoet u niet aan de betreffende eis en komt uw aanbieding niet voor verdere beoordeling en gunning in aanmerking. Om de administratieve lasten zo veel als mogelijk te beperken, is gekozen om niet bij iedere eis een toelichting te vragen. Dit laat onverlet dat het u vrijstaat deze te geven. Indien u een ongevraagde toelichting geeft, wordt deze wel in de beoordeling van de betreffende eis betrokken op gelijke wijze als de gevraagde toelichtingen. Toelichting bij een wens Een wens dient altijd te worden toegelicht, omdat in die beantwoording de verschillen tot uiting komen. Een wens die niet met een toelichting is beantwoordt, krijgt 0 punten. In de kolom Toelichting wordt dit echter niet apart vermeld zoals dat bij eisen wel het geval is. Als in deze kolom iets wordt vermeld, dan is dat richtinggevend voor de beantwoording. Het ontbreken daarvan laat onverlet dat wensen moeten worden toegelicht c.e. de wens met een antwoord moet worden ingevuld. Bij alle wensen staat in de kolom Toelichting hoeveel punten de betreffende beantwoording kan scoren.

A Opbouw archief Perceel 1

CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

A1

De geboden oplossing is gebruiksvriendelijk

X

A2

De dienst is eenvoudig te implementeren

Toelichten X

Max. 20 punten Eenvoudig uitdrukken in uren, capaciteit door gemeente ambtenaren, noodzaak betrekken algemene of specialistische kennis. Daarnaast aangeven tijdspad tot gebruiksgerede dienst. Wat de risico's in dit traject zijn alsmede hoe deze in voorkomend geval zijn te mitigeren.

Pagina 7 van 12

A3

De oplossing voor webarchivering wordt als webservice aangeboden. Op de gemeente infrastructuur hoeven geen applicaties te worden geïmplementeerd, hooguit van zeer geringe aard noodzakelijk om koppelingen te laten functioneren en de beveiliging te garanderen.

X

Toelichten

A4

Afhankelijk van de behoefte kan de trigger, tijdstip en frequentie voor archivering worden ingesteld (zelf of overeenkomstig afspraken).

X

Toelichten Wat is de gebruikte methode (harvesting, crawling, grabber, anders)

De frequentie is instelbaar (dagelijks-wekelijks-maandelijks)

A5

Het te archiveren bereik is gemakkelijk en zonder consequenties voor het reeds opgebouwde archief aan te passen.

X

A6

De opbouw van het archief kan gemakkelijk aangepast worden aan het veranderende aanbod van media (websites, domeinen, social media etc.) Deze aanpassing is kosteloos of in ieder geval tegen een vooraf bekende vergoeding.

X

Max. 20 punten

A7

Oplossing voorziet in archivering van een social media account op Twitter

X

Max. 20 punten Toelichten wijze van opslag (formaat, samenhang conversaties, url)

A8

De diepte van te archiveren links moet instelbaar zijn tot minimaal 8 niveaus diep.

X

Met 8 bedoelen we het kunnen archiveren van (bijvoorbeeld) de volgende link: http://www2.nijmegen.nl/nieuws/persberichten/archiefjuni2000heden/_ pid/center1/_rp_center1_elementId/1_1388044 A9

Alle metadata die online uit de content te halen zijn, moeten automatisch worden overgenomen worden in het archief.

X

Max 20 punten

A10

Het archief moet doorzoekbaar zijn op tijdvak en webdomein.

A11

Het archief moet doorzoekbaar zijn op overige metadata die uit de online content te halen is.

X

Max. 10 punten

A12

De zoekfunctionaliteit in het webarchief houdt rekening met de Overheid.nl Web Metadata Standaard (OWMS)

X

Max. 10 punten

A13

Het archief is doorzoekbaar op attributen (dus ook op locatie of taal)

X

Max. 10 punten

A14

De functionaliteiten van een website moeten met het binnenhalen zoveel mogelijk in tact blijven. Onderdelen die dynamisch of interactief zijn met bijvoorbeeld deep-web toepassingen moeten uitgeschakeld kunnen worden met zo min mogelijk verlies van functionaliteiten van de website. Wanneer veranderingen zijn aangebracht moet dat worden aangegeven.

X

A15

Het gebruikte opslagformaat is WARC (als containerformaat) of om te zetten in WARC zonder informatie- en functionaliteitsverlies.

X

X

Toelichten hoe wijzigingen herkenbaar zijn.

Aanvullende eisen en wensen voor Perceel 2

CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

A16

Perceel 1 beperkt zich tot de archivering van een account op Twitter. De geboden oplossing in perceel 2 kan meerdere social media platforms archiveren.

X

A17

De archivering van social media is adequaat en in samenhang terug te lezen. (reacties, afzender, ontvanger, plaats, datum, tijd, onderwerp,

Overzicht met platforms die de oplossing nu kan archiveren X

Max. 20 punten

Pagina 8 van 12

verwijzingen, bestanden, tekst en eventuele tags).

Aanvullende eisen en wensen voor Perceel 3

CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

A18

Oplossing voorziet in mogelijkheid archivering van een besloten webdomein (denk aan intranet)

X

A19

Oplossing voorziet ook in archivering van content die buiten de webrichtijnen valt

X

Max. 20 punten

B Beheer (data, technisch, applicatie, functioneel) CODE

SPECIFICATIE

E W

B1

De inrichting van het archief (procedures, instellingen, keuzes, argumentatie) is gedocumenteerd en geborgd.

X

JA

NEE

TOELICHTING Toelichten O.a. over gebruik W/ARC containers en gerelateerde records

B2

Het bewaar- en vernietigingsbeleid van het webarchief is in te regelen X voor het archief als geheel en voor delen daarvan (tenminste op periode en webdomein). Er dient een digitale vernietigingslijst gemaakt te kunnen worden.

B3

Alle beheershandelingen (toevoeging, wijziging, verwijdering) worden X gedocumenteerd. De logfile moet direct benaderbaar zijn.

B4

Het archief moet opgebouwd zijn uit open bestandsformaten.

Toelichten hoe dit is gewaarborgd.

X

Max. 10 punten O.a. over gebruik WARC containers en gerelateerde records

B5

De gearchiveerde data verlaat op geen enkele wijze de EU

B6

De gearchiveerde data verlaat op geen enkele wijze Nederland

B7

Leverancier werkt mee aan een soepele overdracht van het webarchief naar een e-depot (of een andere leverancier).

B8

Oplossing beschikt over een API (Application Programming Interface) waarmee een webservice beschikbaar gesteld kan worden die het mogelijk maakt om gegevens te exporteren naar een externe component (RMA/e-depot).

B9

Periodiek exporteren (in WARC) is mogelijk. Dit is kosteloos of tegen vooraf bekende kosten beschikbaar.

X X X

Max. 10 punten Toelichten

X

Max. 20 punten Idealiter moet deze koppeling voldoen aan de in ontwikkeling zijnde specificatie voor het koppelvlak tussen zaakapplicatie en RMA.

X

Toelichten

Pagina 9 van 12

C Compliance CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

C1

X

Het webarchief voldoet aan Nederlandse wetgeving. In het bijzonder de Archiefwet 1995, de Archiefregeling en de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Toelichten

D Juridische zekerheid CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

D1

Publicatie op de website kan feitelijk aangetoond worden inclusief het tijdstip en duur dat dat pagina online heeft gestaan cq staat.

X

D2

Het is niet mogelijk de informatie in het archief inhoudelijk aan te passen. (Zie ook F8; deze eis betreft de waarborg van de geldigheid c.q. authenticiteit)

X

Toelichten (wijze van) gebruik hash-keys

E Duurzaamheid CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

E1

Delen die daarvoor in aanmerking komen, worden permanent bewaard in een digitaal duurzaam systeem d.w.z. een systeem met hoge continuïteit en die voldoet aan algemeen aanvaarde nationale en internationale standaarden.

X

E2

Links naar andere pagina’s en bestanden verwijzen naar de situatie van X de opgevraagde datum.

E3

Rechtstreeks op de pagina geplaatste content werkt ongeacht het bestandsformaat.

X

E4

Alle elementen zijn browser-onafhankelijk zichtbaar, elementen worden correct geplaatst.

X

E5

De structuur, betekenis, representatie, identificatie, presentatie en toegang horen intact te blijven, ongeacht technologische of inhoudelijke wijzigingen van de website.

X

E6

Bij de hosting van het webarchief worden duurzaamheidsprincipes toegepast.

Toelichten hoe backup is geregeld (bijvoorbeeld redundant)

X

Max 10 punten

F Toegang en toegangsbeveiliging CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

F1

Het toegangsbeleid van het webarchief (voor zowel interne als externe gebruikers) is adequaat in te richten, d.w.z. volgens heldere procedures.

X

F2

Het toegangsbeleid van het webarchief (voor zowel interne als externe gebruikers) is adequaat in te richten, in eigen beheer.

Toelichten middels beheerprocedures X

Max. 10 punten Bijvoorbeeld omschrijving mogelijkheden eigen adminconsole.

F3

De functioneel beheerder van het webarchief kan toegang verkrijgen tot het fysieke archief (datacentrum) en op basis van vooraf bekende procedures toegang verschaffen voor derden.

X

Toelichten procedure

F4

De functioneel beheerder van het webarchief kan op basis van vooraf X bekende procedures toegang tot het webarchief realiseren voor derden.

Toelichten procedure Pagina 10 van 12

F5

Bij beschikbaarstelling van het webarchief ('publiek archief') is het voor derden ondubbelzinnig duidelijk dat het een archief betreft en geen actuele informatie.

X

F6

Het webarchief moet zowel publiek toegankelijk gemaakt als dichtgezet kunnen worden.

X

F7

(Delen) van het webarchief moet zowel publiek toegankelijk gemaakt als dichtgezet kunnen worden.

F8

Het is voor onbevoegden onmogelijk om (delen van) het archief aan te X passen, te verwijderen of er iets aan toe te voegen.

Toelichten hoe dit is gewaarborgd

F9

De inrichting van het serverpark voldoet aan geldende ISO-normen.

Toelichten

X

X

Max. 10 punten

Bijvoorbeeld ISO 27001:2005 voor Beveiligingsmanagem ent en ISO 9001:2008 voor Kwaliteitsmanagement. F10

De opslag (drager, backup-procedure e.d.) van het archief beantwoordt X aan algemene veiligheidsnormen; zie ook F8).

Toelichten

F11

Een beheeromgeving is uitsluitend bereikbaar via een beveiligde verbinding.

Toelichten

F12

Leverancier geeft aan in welke mate de oplossing voldoet aan de ICTbeveiligingsrichtlijnen voor webapplicaties van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC).

X X

Max. 10 punten Geef aan hoe beveiligingsissues die voortkomen uit OWASP Top 10 zijn opgelost https://www.owasp.or g/index.php/Top_10_ 2010-Main https://www.ncsc.nl/d ienstverlening/experti seadvies/kennisdeling/w hitepapers/ictbeveiligingsrichtlijne n-voorwebapplicaties.html

G Eigendom CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

G1

De inhoud van het webarchief blijft altijd eigendom van de gemeente. X In het geval van een faillissement is voorzien in een overdrachtscenario

G2

Het intellectueel eigendom van de oplossing berust bij de leverancier. X Gemeenten krijgen een onbeperkt gebruiksrecht met betrekking tot alle resultaten voortvloeiende uit de overeenkomst (in tegenstelling tot artikel 8.1 van het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten.)

Toelichten overdrachtscenario

H Ondersteuning CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING Pagina 11 van 12

H1

Leverancier is bereikbaar voor ondersteuning (incidenten, gebruikersvragen) ten minste op werkdagen tussen 9:00 en 17:00 uur.

H2

Leverancier werkt met een gebruikersorganisatie voor doorontwikkeling software

X

Toelichten response tijden beheervragen. X

Max. 20 punten

I Leverancier CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

I1

X

Leverancier voert een solide en duurzame bedrijfsvoering.

Toelichten. Indien u in de afgelopen 3 jaar van de accountant bij uw jaarverslag opmerkingen heeft gekregen over uw financiële beheer, dan teksten toevoegen.

I2

Leverancier is inschreven in het Handelsregister

X

Bijvoegen kopie uittreksel Handelsregister

I3

Leverancier maakt bekend of hij werkt met één of meerdere onderaannemers.

X

Toelichten indien Leverancier gebruik maakt van onderaannemers.

X

Overeenkomstig bijlage 2

(De aansprakelijkheid berust volledig bij de hoofdaannemer. Alle afspraken met betrekking tot de opdracht worden gemaakt met de hoofdaannemer. ) I4

Inschrijver dient twee referenties te verstrekken, naar tevredenheid uitgevoerd in de jaren 2009 tot heden, waarvan één gemeentelijke organisatie.

I5

Leverancier heeft een visie op het taakveld webarchivering en houdt het product marktconform

X

Max. 20 punten Toelichten middels visie op het taakveld of roadmap van de oplossing (max 2 A4)

J Algemene voorwaarden CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

J1

X

Leverancier stemt in met de algemene voorwaarden in bijlage 4

K Prijs CODE SPECIFICATIE

E W JA NEE TOELICHTING

K1

X

Leverancier stelt een commercieel aanbod samen overeenkomstig bijlage 3. Hierin vragen we een prijs per jaar. Prijzen zijn vast voor de (totale) duur van drie jaar (uitgezonderd de CBS inflatiecorrectie).

Pagina 12 van 12