EVALUATIE SALARISBUREAU WESTERKWARTIER, PERIODE 2011-2012
INLEIDING In het kader van de Intergemeentelijke samenwerking in het Westerkwartier is een samenwerkingsverband op het taakveld salarisadministratie ontstaan. Deze samenwerking wordt jaarlijks geëvalueerd aan de hand van de doelstellingen van het salarisbureau. De samenwerking op het taakveld salarisadministratie is feitelijk op 1 januari 2011 gestart. Per 1-12011 zijn de medewerkers salarisadministratie gehuisvest in Zuidhorn. Gelijktijdig is een nieuw salarispakket(Pims@all, Centric) aangeschaft. In december 2011 is het eindrapport Salarisadministratie definitief door de colleges vastgesteld. Toen is formeel besloten het salarisbureau onder te brengen in de ambtelijke organisatie van de gemeente Zuidhorn. Op 1 juli 2012 zijn de medewerkers in dienst van gemeente Zuidhorn getreden. Jaarlijks wordt door de gemeente Zuidhorn een korte schriftelijke evaluatie opgemaakt betreffende de gang van zaken tbv het management van de overige gemeenten. Daarnaast wordt de samenwerking minimaal een keer per jaar door de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten geëvalueerd. Deze evaluatie is bestemd voor zowel het management als het SecretarissenOverleg. De Ondernemingsraden worden geïnformeerd.
EINDRAPPORT SALARISADMINISTRATIE De salarisadministratie verwerkt salarissen en/of verricht voorbereidingen en administratieve handelingen ten behoeve van de salarisverwerking. Doelstelling salarisbureau Westerkwartier De belangrijkste doelen die we met het samenvoegen van vier salarisadministraties in een centraal salarisbureau willen bereiken zijn de volgende:
Verder professionaliseren salarisadministratie Het delen van kennis en ervaring zorgt ervoor dat de salarisadministrateurs zich blijven ontwikkelen waardoor de salarisadministratie op een hoger niveau wordt getild. Er wordt
blijvend gezocht naar nieuwe mogelijkheden en een efficiënter manier van werken, waarbij kwaliteit en dienstverlening voorop staat.
Continuïteit/kwetsbaarheid De gemeenten kunnen op ieder moment beschikken over een deskundige salarisadministrateur
Financieel voordeel Het samenvoegen van 4 salarisadministraties biedt een financieel voordeel.
Deze doelstellingen zijn geëvalueerd. Hieraan voorafgaand is een terugblik gedaan op plaatsing van het personeel. Onderdeel van de evaluatie is een gesprek geweest met de deelenemende gemeenten, Gesproken is over de ervaringen met het salarisbureau.
Plaatsing Salarisbureau Er zijn in totaal 5 medewerkers via de externe plaatsingsprocedure geplaatst in het Salarisbureau waarvan 3 medewerkers al in dienst waren bij de gemeente Zuidhorn. Twee medewerkers van de gemeente Grootegast zijn overgegaan naar de gemeente Zuidhorn. Deze medewerkers werken zowel voor het Salarisbureau als ook voor de afdeling Bedrijfsvoering van de gemeente Zuidhorn, waar ze als medewerkers personeelszaken werkzaamheden verrichten voor de gemeente Grootegast en gemeente Zuidhorn. Vanuit Leek en Marum zijn geen medewerkers geplaatst bij de gemeente Zuidhorn. Na plaatsing resteerde een vacature van 24 uur. Deze vacature is per 1 juli 2012 voor 18 uur door een interne kandidaat ingevuld. Daarnaast is de formatie omvang van een medewerkster van het Salarisbureau tijdelijk met 6 uur uitgebreid. Teamontwikkeling Het team wordt aangestuurd door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering van de gemeente Zuidhorn. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering is eindverantwoordelijk en uiteindelijk aanspreekpunt voor management en bestuur van de vier Westerkwartier gemeenten. Voor de dagelijkse gang van zaken en inhoudelijke zaken zijn de medewerkers aanspreekbaar. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering van de gemeente Zuidhorn staat een team in ontwikkeling. De teamontwikkeling is erop gericht dat deze medewerkers uitwisselbaar worden voor de salariswerkzaamheden van meerdere gemeenten. Voor elke gemeente wordt een aantal medewerkers aanspreekpunt. Dit zijn medewerkers die in een duo/trio benadering aan een gemeente zijn gekoppeld. Door een duo/trio benadering te kiezen, wordt de kennis en ervaring gebundeld waardoor de medewerkers elkaar versterken en aanvullen, wat weer de professionaliteit van het bureau en de kwaliteit ten goede komt. Het salarisbureau heeft één mailadres en telefoonnummer. Voor wat betreft mail en telefoonverkeer zijn alle medewerkers aanspreekpunt, waarmee de onderlinge uitwisselbaarheid wordt bevorderd. Formatie/bezetting Om een goede basisdienstverlening aan de deelnemende gemeenten te kunnen waarmaken en kwaliteit en continuïteit te kunnen (blijven) leveren, dient het salarisbureau (vooralsnog) te beschikken over 2,7 fte voor 730 dienstverbanden (1 fte per 280) dienstverbanden). Het salarisbureau beschikt op 1 juli 2012 over 2,7 fte waarvan 6 uur (0,17 fte) tijdelijk bij een van de medewerksters is belegd. Gedurende 2012 was het Salarisbureau niet voor 2,7 fte bezet:
De ontstane vacature van 24 uur is op 1 juli 2012 structureel voor 18 uur ingevuld, en tijdelijk met 6 uur tot eind 2013.
De zwangerschapsverlofperiode van een medewerker van augustus t/m december 2012 is niet vervangen. Besloten is om ter vervanging een aantal dagen externe capaciteit van Centric in te huren om een paar kwaliteitsslagen in het salarispakket te maken.
In 2013 start het Salarisbureau met een volledige bezetting van 2,7 fte verdeeld over zes part-time medewerkers.
EVALUATIE DOELSTELLINGEN
PROFESSIONALISEREN SALARISADMINISTRATIE “Het delen van kennis en ervaring zorgt ervoor dat de salarisadministrateurs zich blijven ontwikkelen waardoor de salarisadministratie op een hoger niveau wordt getild. Er wordt blijvend gezocht naar nieuwe mogelijkheden en een efficiëntere manier van werken, waarbij kwaliteit en dienstverlening voorop staat.“ Binnen het salarisbureau zijn de medewerkers gekoppeld aan een gemeente in een duo/trio benadering. Door een duo/trio benadering te kiezen, wordt de kennis en ervaring gebundeld waardoor de medewerkers elkaar versterken en aanvullen, wat weer de professionaliteit van het bureau en de kwaliteit ten goede komt. In deze opzet is gebleken dat het bundelen kennis en ervaring op deze manier niet tot zijn recht komt. In 2013 zullen de taken van de salarisadministrateurs A en B bepalend zijn voor de uitvoering. De salarisadministrateurs A zijn aanspreekpunt voor 1 of 2 gemeenten en vervangen elkaar, de salarisadministrateurs B verrichten werkzaamheden voor alle 4 gemeenten.
Contactmomenten Er is op verschillende manieren contact met de vier Westerkwartier gemeenten over de dagelijkse gang van zaken tussen de salarisadministrateurs en medewerkers en met de P&O medewerkers bij de deelnemende gemeenten. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering heeft contacten met verschillende MT-leden gemeente Grootegast, Leek, Marum en Zuidhorn. Het salarisbureau heeft één mailadres en telefoonnummer. Voor wat betreft mail en telefoonverkeer zijn alle medewerkers aanspreekpunt, waarmee de onderlinge uitwisselbaarheid wordt bevorderd. Specifieke vragen worden overigens wel door een vast contactpersoon beantwoord. Opleiding De medewerkers hebben diverse trainingen gevolgd: PIMS trainingen (basiscursus pims@all, applicatiebeheer pims@all, jaarlijkse actualiteitendagen, Workshop WerkKostenRegeling.
Taakstelling De salarisadministratie verwerkt salarissen en/of verricht voorbereidingen en administratieve handelingen ten behoeve van de salarisverwerking. De volgende kerntaken kunnen worden onderscheiden: 1. Het verzamelen, controleren, en archiveren van relevante informatie voor de salarisverwerking. De salarisadministratie verzamelt de relevante gegevens voor de salarisverwerking, te weten de vaste en variabele personeelsgegevens en de actuele wettelijke regelingen. Zij controleert
of de gegevens zijn geautoriseerd en neemt indien gewenst steekproeven om de juistheid te controleren. De salarisadministratie draagt ook zorg voor de archivering van de gegevens. 2. Het muteren van individuele en collectieve gegevens t.b.v. de berekening van de lonen en salarissen in een geautomatiseerd salarisverwerkingssysteem. Da salarisadministratie controleert of alle benodigde informatie aanwezig en geautoriseerd is, om te beginnen met de verloning. Zij voert stamgegevens in, of werkt deze bij en voert de periodieke mutaties in. Zij start de (proef)run(s), voert een controle hierover uit en genereert de loonstroken. Tussentijds vergelijkt zij de cumulatieve stand van de salarissen van de actuele periode t.o.v. die van de voorgaande(n). Ten slotte stelt de salarisadministratie het betalingsvoorstel op en verspreidt de diverse overzichten en rapportages aan belanghebbenden. Periodiek corrigeert de salarisadministratie verwerkingsfouten die ontdekt zijn bij controles of achteraf op basis van ingekomen klachten. 3. Het zorg dragen voor een correcte afwikkeling van te betalen lonen, belastingen en afdrachten De salarisadministratie regelt de te betalen lonen, belastingen en afdrachten. De salarisadministratie vult de aangifte voor de loonheffingafdracht in. Zij verricht diverse controles betreffende de loonsom, inhoudingen en afdrachten en stelt overzichten op aan het management. Daarnaast fungeert de salarisadministratie als vraagbaak voor de organisaties m.b.t. salaristechnische vraagstukken. De salarisadministratie signaleert belangrijke (toekomstige) wijzigingen op salarisgebied richting P&O, management en eventueel het personeel. Daarbij geeft zij de meest voor de hand liggende gevolgen aan van deze wijzigingen. 4. Het aanleveren van gegevens voor de budgetcyclus. De salarisadministratie zorgt voor het aanleveren van gegevens voor de financiële onderdelen van de budgetcyclus. 5. Het zorg dragen voor wijzigingen in het salarisverwerkingssysteem De salarisadministratie brengt indien nodig wijzigingen aan in het salarisverwerkingssysteem (applicatiebeheer). Het applicatiebeheer vindt plaats voor alle vier de gemeenten. # De gemeente Leek heeft in de pragmatische vorming van het salarisbureau over 2011 en 2012 de onderdelen drie en vier in eigen huis invulling gegeven.
Het Salarisbureau heeft zich maximaal ingespannen deze taken uit te voeren. In het evaluatieoverleg hebben gemeenten aangegeven nog een aantal wensen te hebben over de uitvoering van de taken. Op deze onderdelen wordt gestreefd naar verbetering. In 2013 is een geactualiseerde procesbeschrijving vastgesteld. Deze procesbeschrijving helpt ook om de processen van de verschillende gemeenten meer eenduidig af te handelen. Verder wordt vanf 2014 gewerkt met een
geactualiseerde jaarplanning waardoor de piekmomenten in het jaar minder worden. Ook streven we naar een snelle beantwoording van de gestelde vragen via mailbox of anderszins. In 2013 zijn de mogelijkheden van het salarispakket Pims@all verder verkend op gebied van rapportages [module Cognos, Centric], digitale aanlevering mutaties, digitale salarisstrook [module Youpp, Centric].
Administratieve organisatie In 2013 wordt een administratieve organisatie vastgesteld, waarmee de verschillende processen van het salarisadministratiebureau worden beschreven. Processen Salarisbureau 1.
2.
Het uitvoeren en verwerken van de maandelijkse salarismutaties a.
Deel 1 ontvangen en verwerken mutaties (subproces)
b.
Deel 2 Tweede muteergang tot salarisstroken (subproces)
Het uitvoeren van het jaarwerk salarisadministratie
1
2
a. Rechtmatigheidstoets personeelskosten b. Aanleveren gegevens voor begroting/formatieplan, financiële rapportages c.
Aanleveren van gegevens voor de jaarrekening: i. Aansluiting salarisadministratie en financiële administratie ii. Specificaties met betrekking tot cafetariamodel
Rechtmatigheid In november 2012 heeft de accountant het onderzoek naar rechtmatige betaling van de gemeente Zuidhorn afgerond (periode jan-sept 2012). De conclusie is dat de opzet zoals we die voor de gemeente Zuidhorn hebben gevolgd een goede is. Dit model wordt ook toegepast voor de gemeenten Grootegast en Marum. Gebleken is dat de processen kwetsbaar zijn op het 4-ogen principe. Dat willen we in 2013 sterk verbeteren.
1 2
De gemeente Leek geeft vooralsnog in eigen huis invulling aan onderdeel 1b (maandproductie verwerken) De gemeente Leek geeft vooralsnog in eigen huis invulling aan onderdeel 2
CONTINUITEIT EN KWETSBAARHEID “De gemeenten kunnen op ieder moment beschikken over een deskundige salarisadministrateur” In het eindrapport is opgenomen dat de gemeenten op ieder moment kunnen beschikken over een deskundige salarisadministrateur. De bezetting op het Salarisbureau is bij een volledige bezetting goed, maar op de vrijdag en tijdens vakanties minimaal. Het salarisbureau kent 6 parttime medewerkers. Dit vraagt om extra aandacht voor afstemming en overdracht van de werkzaamheden, delen van kennis en ervaring, plannen van maandelijks werkoverleg en zo nodig wisseling van werkdagen van parttimers.
FINANCIEEL VOORDEEL “Het samenvoegen van 4 salarisadministraties biedt een financieel voordeel.” De kosten zijn verdeeld volgens de verdeelsleutel 1/3, 1/3, 1/6, 1/6. Individuele voor-/nadelen van de gemeenten zijn niet meegenomen in de evaluatie. De ontstane vacature van 24 uur is structureel voor 18 uur ingevuld, en tijdelijk tot eind 2013 met 6 uur (intern) Het contract betreffende salarispakket Pims@all Centric is aangegaan voor de duur van 5 jaar, periode 1-1-2011 tot 1-1-2016. Door het hebben van één salarispakket levert dit de 4 gemeenten een voordeel op van € 40.000/jaar totaal. Bespreking evaluatie met de vier Westerkwartier gemeenten op 26 augustus. Op hoofdlijnen zijn in deze bespreking de volgende drie onderwerpen aan de orde geweest: 1. Werkzaamheden in de budgetcyclus, vooral de begroting, de jaarrekening en de rechtmatigheidstoets. 2. Zorgvuldigheid van de verrichte werkzaamheden door het salarisbureau. 3. Afstemming tussen salaris - en financiële administratie. Werkzaamheden budgetcyclus Begroting De financiële administratie heeft teveel controle werkzaamheden moeten verrichten. De vier gemeenten niet dezelfde uitgangspunten hanteren voor de ramingen van de personeelslasten. Volgend jaar in afdelingshoofdenoverleg de gezamenlijke uitgangspunten voor de raming van personeelslasten afspreken. In overleg tussen de salarisadministratie en de personeelsadministratie de begroting op stellen. Dit ter voorkoming van nawerk. Jaarrekening
Met betrekking tot de jaarrekening wordt gevraagd om de salarislasten zo snel als mogelijk door te boeken. Dit in verband met het doorboeken van deze kosten op de andere producten. De afhandeling van de jaarrekening kan dan eerder starten. Hierbij specifieke aandacht schenken aan de afdrachten pensioenen en belastingen. Rechtmatigheidtoets Het salarisbureau brengt periodiek de andere gemeenten op de hoogte brengen van de uitkomsten van de rechtmatigheidstoets. Dit betekent dat tijdens de interim-controle van de accountant een overzicht beschikbaar is van de rechtmatigheidtoets van de eerste drie kwartalen inclusief een rapport van bevindingen van een controller. De rechtmatigheidtoets is ingericht op procescontrole. Bijvoorbeeld of het vier ogen principe bij de uitbetaling van de slarissen wordt toegepast. Er worden geen individuele berekeningen gemaakt van aan medewerkers en bestuurders uitbetaalde bedragen. Zorgvuldigheid van de verrichte werkzaamheden door het salarisbureau. Te vaak vindt correcties van betalingen plaats. Als voorbeelden worden genoemd het verkeerd uitbetalen van periodieken, salarisschalen etc. Vragen aan het salarisbureau moeten ook door andere medewerkers kunnen worden beantwoord dan de medewerker die is gekoppeld aan een bepaalde gemeente. Daar is nog verbetering mogelijk, zeker op de algemene vragen en de kleine vragen. Vragen kunnen dan ook sneller worden afgedaan. Complexe vragen mogen/moeten wel door de behandelende medewerker worden gedaan. In zijn algemeenheid geven de afnemende gemeenten aan dat zij nog niet de kwaliteit ontvangen die zij verwachten. Afstemming tussen salaris en financiële administratie. Volgend jaar in (afdelingshoofden)overleg de gezamenlijke uitgangspunten voor de raming van personeelslasten afspreken. Verdergaande harmonisatie. Na afstemming tussen de salarisadministratie en de personeelsadministratie de begroting op stellen. In zijn algemeenheid contact zoeken tussen de salarisadministratie en de financiële administratie
Henk Zwiep namens het Salarisbureau Westerkwartier februari 2013 – oktober 2013 – november 2013
