o2- 'Wij maken het mogelijk' Afdeling DXF contactpersoon J

DXF: AFDELINCSPLAN PERTODE

2002 - 2007

'Wij maken het mogelijk'

Afdeling DXF contactpersoon J. Rombout

Vastgesteld:

Hoofd

DXF:

Datum:

a2 ' r'ot /.À/o2|

l\

rl

..1

.i

Ê4626

f,$J

J. Rombout

\/

frgK$wiiterstea/

Bibliotheek Ó'^o,uNoord-Ne**t"""

INHOUDSOPCAVE

INHOUDSOPGAVE

3

1 MANAGEMENTSAMENVATTI NG

5

2INLEIDING 2.1 ALGEMEEN 2.2 DOEL AFDELINGSPLAN 2.3 PLAATS IN HET PLANPROCES 2.4 TOTSTANDKOMING VAN HET PLAN 2.5 TOT SLOT

7

3 INTRODUCTIE DXF EN HOOFDDOELSTELLING 3.1 INLEIDING 3.2 HOOFDDOELSTELLING DXF 3.3 PLAATS IN DE ORGANISATIE 3.4 ORGANISATIE VAN DE AFDELING 3.5 SAMENWERKING/OVERLEG 3.6 TERUGBLIK 2OO1 3.6.1 lnleiding 3.6.2 De belangrijkste uitkomsten van de Kwaliteitsimpuls DX met

9 9 9 10 10 10

betrekking

tot

7 7 7

8 8

DXF

11 11 11

3.6.3 De belangrijkste kenmerken van de huidige functioneren van DXF zijn als volgt (situatie juli 2OO1) 3.7 METEOOR 3.8 SLOT

12 13

't3

4 OMGEVINGSVERKENNING EN ONTWIKKELINGEN 4.,I OMGEVINGSVERKENNINGIONTWIKKELINCEN OP HET TAAKGEBIED VAN DXF 4.1.1 Van buiten directie Noord-Nederland (inclusief RWS/V&W/ Rijksdienst/ Maatsch appelijk) 4.1.2 Ontwikkelingen binnen de Facilitaire Managementkolom (FM) van Verkeer en Waterstaat 4.1.3 Ontwikkelingen Intern RWS/DNN 4.2 SLOT

13

5 DOELSTELLINGEN/BEOOGDE EFFECTEN 5.1 !NLEIDING 5.2 DXF.PRODUCÏEN/ÏAKEN IN HOOFDPUNTEN

19 19

14 14 15 16 18

ZIJN:

5.3 SPEERPUNTEN DXF 2002-e.v.

'|.9 21

6 DOELEN EN PRODUCTEN PIÁNTAAR 20O2 (en verder)

22

7 PROGRAMMERING DXF 7.1 RANDVOORWAARDEN EN PRIORITEITSBEPALING PERSONEEL 7.1.1 Randvoorwaarden en prioriteitsbepaling financieel 7.2 PERSONELE PROGRAMMERING 7 .2.1 Financiêle programmering 7.3 ïOELICHTINC OP DE PROGMMMERINC 7.4 DE DXF-KNELPUNTEN EN OPLOSSINGEN 7.4.1 Personeel 7.4.2 Financieel 8 PRODUCTIEMIDDELEN EN BEDRIJFSVOERING 8.1 PERSONEEL 8. 1 .1 Functiebeschrijvingen 8.1.2 Opleidingen 8. 1 .3 Functioneren medewerk(st)ers 8.1.4 Werkoverleg 8.2 MATERIËLE MIDDELEN 8.2.1 Aanschaffingen grotere apparatuur 8.2.2 Automatisering 8.2.3 Huisvesting 8.3 (interne) Ml LIEUZORG/ISO 14OO1 8.4 CONTRACT AMG.RW5 8.5 LANDELI'K OVERLEG/LANDELIJK FM-BELEID

Bijlagen:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

OrganisatÍe model DXF Formatie DXF met personele bezetting (gebaseerd op 1 september 2001). PMA-begroting DXF periode 2AO2-2AA8.

Concept-opleidingsplan DXF 2OO2. Klantmanagementafspraken. Concept-aanpak met betrekking tot zelfsturende teams binnen DXF(clusters).

Producten waarop binnen DXF wordt tijdgeschreven. Concept-automatiseringspfan 2002 en verder. Ovezicht ziekteverzuimcijfer (DXF(D) over de periode 1996 Vm juni 2001. 10. Tabel met verklaring alle afkortingen

DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2 .2OO7

26

26 28 29 30 30 30 30 30 32 32 32 32 33

33 33 33 33 33

34 34 34

1 MANAC EMENTSAMENVATïI

NG

Dit is het afdelingsplan van DXF voor de periode 2OO2 - 2AO7. Het plan is opgesteld volgens de binnen staf DX vastgestelde structuur. De doelstelling van DXF is het zorgen voor adequate facilitaire voorzieningen om het primaire proces van DNN doelmatig, doelgericht en doeltreffend beschikbaar stellen van ruimte, middelen en diensten. Het gedeelte van het plan dat betrekking heeft op 2O02 moet beschouwd worden als het werkprogramma voor 2AA2. De taken van DXF, voortvloeiend uit de doelstelling en de vertaling van ontwikkelingen (zie blz. 13-16) die DXF raken, zijn eigenlijk te splitsen in 3 gedeelten: a. de DXF-basistaken voor DNN (blz. 18-20); b. de DXF optionele diensten voor DNN, zoals deze verwoord zijn in de Klantmanagementsafspraken (bijlage 5); c. DXF-projecten (blz. 22-24').

Kijkend naar het totale DXF-taakgebied zijn de volgende speerpunten geformuleerd voor met name 2Oo2. het laten draaien van de nieuwe DXF-organisatie op basis van de veranderingen vastgesteld in het kader van de Kwaliteitsimpuls DX; - het versterken/operationeel maken van het Klantmanagement; verkrijgen van nader inzicht in klantwensen/klanttevredenheid en daaraan tegemoetkomen of op inspelen; het versterken van de aandacht voor de personele component: actief opleidingsbeleid, terugbrengen ziekteverzuim, loopbaanbeleid, verbeteren Meteoor-aan d achtspu nten ; - het versterken van het imago/kwaliteit van DlV, door actief in te spelen op ontwikkelingen zoals BSD, RMA/DMS, toekomst Bibliotheek etc.; het versterken van gewenste competenties bij DXF, zoals klantgerichth eid, commu n iceren, pro-actief werken ; het oppakken van Kwaliteitszorg/verbeteringstrajecten c. q. het verder professionaliseren van DXF, door onder meer het maken van een DXF-handboek, het aanschaffen/implementeren van een facilitair managernent-systeem en het actief inspelen op mogelijkheden die ontstaan door digitale archivering (RMA/DMS); het opnieuw brengen van de BHV-organisatie DNN en het oplossen van de brandveiligheidsknelpunten van de RWS-panden; - het verbeteren van communicatie met de klant naast Klantmanagement, ook verbeteren Intranet voor wat betreft DXF, organiseren open dag en verbeteren facilitaire introductie medewerk(st)ers.

Dit afdelingsplan is opgesteld binnen DXF in overleg met met name de clustercoórdinatoren en via het werkoverleg met de medewerk(st)ers.

Vervolgens is het in staf DX besproken en na verwerking van alle reacties, in een overleg tussen hoofd DX en hoofd DXF op 26 november 2001 afgerond. In december 2O01 zal hoofd DX het plan vaststellen.

DXF: AFDELINGSPLAN NI€UW RAPPORT 2OO2 .2OO7

2 INLEIDINC

2.1

ALGEMEEN

De afdeling DXF is de afdeling Facilitaire Zaken van de Rijkswaterstaat directie Noord-Nederland.

2.2 DOEL AFDELINGSPIÁN Het afdelingsplan beoogt een communicatiemiddel (contract) te zijn tussen DXF en hoofd DX en tevens tussen de afdeling DXF en andere afdelingen en hoofden stafafdelingen van de directie NoordNederland, ten aanzien van de taakinzeV ondersteuning vanuit DXF en de daarvoor benodigde (personele) en financièle middelen. Het afdelingsplan is daarnaast ook bedoeld als sturingsmiddel binnen de afdeling en om duidelijkheid te scheppen inzake de gemeenschappelijke (concreeVmeetbare) doelen van de afdeling en de daarbinnen te benoemen producten, de wijze waarop de afdeling denkt in te spelen op ontwikkelingen, zowel taakinhoudelijk als taaktechnisch en welke (nieuwe) personele inzet en middelen daarvoor nodig zijn.

2.3 PLIAATS lN HET PLANPROCES Het afdelingsplan 2OO2 - 2OA7 vormt de vertaling van het contract 2O02 van de directie naar DXF en levert de bouwstenen aan het SBP en de financiêle en personele begroting Noord-Nederland 2003 - 2OO7. Uiteraard past dit afdelingsplan binnen de kaders die binnen DNN/ RWS, onder meer via het van kracht zijnde Skategisch Beleidsplan, zijn geformuleerd. De programmering voor 2O02 dient door het hoofd van de afdeling DX voor 31 december 20o1te worden goedgekeurd, waarna dat deel (inclusief hoofdstuk 5) als het werkprogramma 2@2 kan worden beschouwd. Dit afdelingsplan is samen met de afdelingsplannen van DBB, DXC en DXl, bouwsteen voor het DX-stafafdelingsplan 2OO2 -2OO7.

In het plan is aangegeven welke knelpunten zijn voozien bij de realisering van de producten in 2OO2 en op welke wijze daarvoor oplossin-

gen kunnen/moeten worden gevonden. Het omgaan met knelpunten zal in de loop van het contractjaar onderwerp van bespreking zijn met hoofd DX c.q. binnen staf DX. Over de voortgang van het jaarlijkse werkprogramma zal gedurende het uitvoeringsjaar een voortgangsrapportage worden opgesteld naar de situatie per 1 iuni 2OO2.

DXF: AFDELTNGSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2 - 2OO7

Daarnaast zal begin 2OO3 getoetst worden in hoeverre de afdeling aan haar doelstellingen heeft voldaan en haar afspraken heeft nagekomen, in het kader van de verantwoordingsrapportage. Dit afdelingsplan is daarmee ook een stuurinstrument voor taakuitvoering DXF.

Dit DXF-afdelingsplan zaljaarlijks in de periode mei/september worden bijgesteld, zodat het een goede basis is voor de jaarlijkse bijdragen van onze directie (Strategisch Beleidsplan, Begroting en Managementcontract).

2.4

TOTSTANDKOMING VAN HET PLAN

Het afdelingsplan DXF is tot stand gekomen met raadpleging van de medewerkers van de afdeling. Hun commentaar is er in verwerkt.

2.5 TOï

SLOT

Dit is het vijfde afdelingsplan van de afdeling DXF van de directie Noord-Nederland. Het concept van dit plan is voor vaststelling besproken in StaÍ DX.

DXF: AFDÊLINGSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2 - 2OO7

3 INÏRODUCTIE DXF ËN HOOFDDOELSTELLINC

3.1

INLEIDING

Om een juist kader te bepalen voor de hoofddoelstelling van DXF is het eerst nodig om te bepalen wat de missie en doelstelling is van geheel DX (die uiteraard weer is afgeleid van missie/doelstellingen DNN/RWS/V&W). ln het kader van de Kwaliteitsimpuls zijn de volgende missie en doelen op DX-niveau geformuleerd : "(Waar staat DX voor ......) "DX is een professioneel ingestelde en deskundige stafafdeling die integrale dienstverlening levert aan de klanten binnen de directie Noord-Nederland teneinde bij te dragen aan de kwaliteit van haar primaire taken en verhoging van de productiviteit te bewerkstelligen. (.... en hoe doet ze dat dan ????) Dit doet zlj door een afgestemd pakket van producten en diensten aan te bieden, zich pro-actief en adviserend op te stellen, scherp te luisteren naar en adequaat te reageren op wat de klant wenst en anticiperend optreedt bij veranderingsimpulsen " . De houding hierbij is klantgericht, flexibel en open. Uitgaande van bovengenoemde missie zijn de aspecten kaders, dienstverlening en innovatie als basis te beschouwen voor het formuleren van de volgende doelstellingen : 1. Formuleren, vertalen, hanteren en uitdragen van randvoorwaarden, van (wettelijke) voorschriften en uitgangspunten die leidend zijn voor de omvang, taakuitvoering en samenstelling van de dienstverlening van DX. 2. Leveren van een totaal-pakket van producten en diensten en het verrichten van afstemming hierover met de klant. Oppakken van vernieuwende ontwikkelingen en sturing geven aan innovatieve processen binnen hettaakgebied van DX." De in punt 3.2. geformuleerde hoofddoelstellingen van DXF passen hierin.

3.2

HOOFDDOELSTELLING DXF

De afdeling Facilitaire Zaken (DXF) heeft als hoofddoel te zorgen voor adequate facilitaire voozieningen, om het primaire proces van DNN (continuïteit, productiviteit, doelmatigheid en kwaliteit) goed te faciliteren. DXF draagt de eerste verantwoordelijkheid voor het doelmatig, doelgericht en doeltreffend beschikbaar stellen van de faciliteiten voor de medewerker van de organisatie (en bezoekers), met ruimte (o.m. gebouwen, omgeving), middelen (o.m. meubilair, kantoorartikelen) en diensten (o.m. catering, archief, bibliotheek en bode).

DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORï 2OO2

-

2OO7

Het hoofdaccent van de taakuitvoering betreft het hoofdkantoor van DNN het Middelzeehuys. Dit wordt gerealiseerd door slagvaardig, flexibel, bedrijfsmatig en klantgericht op te treden. De medewerkers laten zich leiden door waarden als dienstverlenend, aanspreekbaar, professioneel en integer, en het streven is daarbij dat de medewerk(st)ers plezier in hun werk hebben.

3.3

PI.AATS IN DE ORGANISATIE

DXF is als afdeling organisatorisch ondergebracht in de stafafdeling DX. Het hoofd DXF is lid van Staf-DX. Er bestaat een hiërarchische lijn met hoofd DX en een functionele lijn met alle overige Dï-leden, afdelings- en dienstkringhoofden en alle

medewerk(st)ers. Er zijn gestructureerde contacten in het kader van Klantmanagernent met de (12) klantengroepen (6 staven Buitendiensten en 6 staven hoofden stafafdelingen). Om producten en taakuifuoering van DXF in algemene zin te bespreken is er tevens voor het Middelzeehuys periodiek overleg met de hoofden Bedrijfsbureaus en voor de buitendiensten overleg met de hoofden van de dienstkring dan wel de hoofden ABB/BJ.

3.4

ORGANISATIE VAN DE AFDELING

De afdeling DXF heeft 3 taakclusters, te weten Documentaire Informatievooaiening, Logistiek en Huisvestingszaken (voor organisatiemodel zie bijlage 1). Het hoofd DXF stuurt de clustercoórdinatoren, de Facilitai r Adviseu r én d e medewerker Vervoerman agement rechtstreeks aan. Door aansturing via de clustercoórdinatoren en de ontwikkeling richting zelfsturende teams, richt hoofd DXF zich meer op de staffu nctie, klanVproductmanagement en afdelingsoverstijgende aangelegenheden. Er is werkoverleg binnen het cluster DlV, de rest van de afdeling en binnen kleine groepen van gelijksoortige werkzaamheden (bijv. logistiek medewerk(st)ers, med ewerk(st)ers dynamisch ar chiet / r e gistratu u r).

De afdeling gaat in 2002 uit van 30 formatieplaatsen (zie voor

formatieoverzicht en bezetting bijlage 2). Er worden activiteiten uitgevoerd die betaald worden op eigen budgetten (lUU) en op (DUU) werkartikelen (onder meer (her)inrichtingsprojecten dienstkringen en meubilair voor steunpunten).

3.5

SAMENWERKING/OVERLEG

De afdeling DXF heeft functionele lijnen met vrijwel iedere medewerk(st)er van de directie Noord-Nederland. Er zijn klantgesprekken met 12 verschillende klantgroepen (de zes staven van de hoofden stafafdelingen en de zes d ien stkringmanagementteams). Er wordt aan diverse overlegsituaties deelgenomen zoals staf-DX en er wordt deelgenomen aan diverse werk-/projectgroepen binnen directie Noord-Nederland (bijvoorbeeld ARBO-groep, werkgroep ISO 14001, Projectgroep Kwalite its zor g) .

10 DXF: AFDELINGSPLAN N|ÊUW MPPORT 2OO2

-

2OO7

Tevens heeft de afdeling DXF vele externe, soms intensieve contacten op haar vakgebied. Dit is bijvoorbeeld met vele leveranciers, KPN, Hoofdkantoor, Rijksarchieven, Ministerie, Rijksgebouwendienst en andere Ministeries en het bedrijfsleven. Tevens wordt deelgenomen aan diverse landelijke (vak)overlegvormen,

zoals FM-overleg (vakoverleg hoofden facilitaire zaken/facilityman agers), lan d elijk h u isvesti ngsoverleg, vakoverleg Docu mentaire informatievoorziening (VO DIV), landelijk inkopersoverleg, VOB I DOC, DIV-netwerk en BSD coórd inatorenoverleg.

3.6

TERUGBLIK 2OO1

3.6.1 Inleiding Zomer 1999 is bij DX het project Kwaliteitsimpuls DX gestart. Het doel van het project is verwoord in de titel van het project "Kwaliteitsimpuls". Er was geen sprake van urgente of dwingende redenen voor een Kwaliteitsimpuls. Wel is in het kader van de Kwaliteitsimpuls DX geconstateerd dat het ook voor DXF(D) nodig is om zich verder te verbeteren/ontwikkelen, om ook in de toekomst nog de gSwenste facilitaire producten te kunnen leveren. De Kwaliteítsímpuls DX heeft (veel) invloed gehad op de DXF-ontwikkelingen in 2OOO/2O01; daarorn wordt in het volgende punt daar nader op ingegaan.

3.6.2

De belangrijkste uitkomsten van de Kwaliteitsimpuls DX met betrekking tot DXF. De doelstellingen van de Kwaliteitsimpuls DX waren: 1 . herpositionering van taken (efficièntiewinst); 2. opzetten van zelfsturende, functionele eenheden; 3. versterken innovatie- en adviesfunctie c.q. -potentieef; 4. tegengaan van versnippering van de DX-taken versus de lijn; 5. meer profileren van het frontoffice/backoffice-principe en verankeren; 6. versterken van financieel beheer (inclusief bewustwording alle DX'ers);

7. minder risicomijdende

en regelgerichte cultuur.

Dit leidde voor DXF tot de volgende belangrijke ontwikkelingen: de receptie en CïE taak zijn ondergebracht bij DXF; binnen DXF is een Postkamer gecreêerd; het samenvoegen van Registratuur en Dynamisch Archief (tot DAREG);

binnen formatie DXF is een functie Facilitair Adviseur opgenomen; binnen DXF zijn geen onderafdelingen meer; er zijn nu 3 clusters, te weten DlV, Huisvestingszaken en Logistiek. Als uitgangspunt bij het functioneren in de clusters wordt het principe van zo zelfstand ig mogelijk fu nctioneren/het concept van zelÍsturing/zelfsturende teams nagestreefd (zie ook bijlage 7). De coachende rnanagementstijl wordt gehanteerd als leidraad in het leidinggeven; versterken van de frontoffice/backofficegedachte;

DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2

.

11 2OO7

invoering klantman agement; competentiemanagement/gesprekken.

Op 1 januari 2OO1 is de DXF organisatie/structuur nieuwe stijl gestart. Bij het verder doorvoeren van een stijl van leidinggeven van meer toezicht naar coaching (een DX-brede gewenste ontwikkeling) wordt steeds verder aangesloten bij competentiemanagement, waarbij het gaat om een combinatie van kennis, vaardigheden, eigenschappen en motivatie, waarmee iemand tot belangrijke resultaten voor de organisatie kan komen. Het werken met vaardigheidsprofielen is bedoeld als een eerste stap in die richting. Het project binnen DX geldt als pilot binnen de directie Noord-Nederland. Binnen DXF zijn per functie de competentie-profielen beschreven/ opgesteld in overleg met de betrokken medewerkers. Vervolgens zijn ze gebruikt als hulpmiddel om het functioneren van medewerkers te evalueren. De pilot wordt binnen DX eind 2O01 geëvalueerd.

h 2AA2 zal het project Kwaliteitsimpuls DX geëvalueerd worden. Alle gewenste veranderingen in het kader van Kwaliteitsimpuls zijn overigens nog niet volledig gerealiseerd. De proces- en cultuurverbeteringen hebben een meer continu karakter en vergen tijd. Daarnaast is het ,,een veóouwing met de winkel open". 3.6.3

-

De belangrijkste kenmerken van de huidige functioneren van DXF zijn als volgt (situatie juli 2001):

frontofficesingericht; vrijwel alle medewerk(st)ers weten wat van hun ventracht wordt. De taken worden voldoende beheerst en verdere ontwikkeling zit er nog in; het werkoverleg is binnen de hele DXF-afdeling georganiseerd en geÍormaliseerd. Dit loopt redelijk goed: het werkoverleg wordt onder meer benut als instrument voor verbetering van taakuifuoering; in de backoffice vragen de volgende actuele zaken (extra) aandacht: ,t de BHV-organisatie in directie Noord-Nederland beter op poten te krijgen; * forse betrokkenheid bij landelijke ontwikkelingen zoals inkoop V&W-breed en diverse documentaire informatievoorzieningsprojecten (o.m. en BSD project en RMA/DMS); * het versterken van de DXF-functie naar de buitendiensten: betreft met name documentaire inforrnatievoorzien ing, inkoop, gebouwbeheer en algemene advisering; * het verder operationaliseren van het Kwaliteitsimpuls DX gedachtengoed (onder meer aangepaste organisatie, operationeel maken competentie-man agement en klantman agement) ; * het (voorbereiden) van de invoering Euro; * het vertalen van een aantal landelijke projecten/(nieuwe) beleidslijnen/acties naar DN N (onder meer Legion ella-onderzoek, Brandveiligheid/preventie scan en OT 2000).

12 D)G: AFDFLINCSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2 - 2OO7

3.7

METEOOR

Uit de METEOOR-uitkomsten (2OOO bleek dat DX(F) in het algemeen goed scoorde. De DXF'ers hebben plezier in hun werk (10O%l), alles is goed georganiseerd, waardoor men goed kan werken. er zijn voldoende persoonlijke ontplooiingsmogelijkheden, voldoende info en duidelijkheid over bevoegdheden. Er zijn echter ook een aantal verbeterpunten gesignaleerd.

t.

verbeteren (veelal vereenvoudigen) administratieve procedures: actie wordt opgepakt via Doorlichting Bedrijfsvoering; verbeteren samenwerking binnen DX(il/DNN;

2. 3. verbeteren/verduidelijken Dï-visies; 4. verbeteren leiderschap binnen DX(Ë, blijkend uit:

-

weet staf DX, buiten het eigen hoofd, wel wat er allemaal gebeurd door de DXF medewerk(st)ers en kunnen ze wel inschatten wat dat betekend; aanwezigheid/bereikbaarheid staf DX ("(te) veel met staf bezig"), met name hoofd DX en DXF; medewerk(st)ers (te) veel naar de zin maken (betreft hoofd DXF)/af en toe "steviger met de vuist op tafel slaan"; snelheid van uitvoeren afspraken en bewaken daarvan (staf DX in relatie tot bijvoorbeeld P&O-zaken); beter informeren/terugkoppelen afspraken : betreft hoofd DXF (met name goed afchecken of alles duidelijk is); accent ligt bij hoofd DXF wat (te) veel bij de klant in verhouding tot de afdeling. 5. kleinere aandachtspunten in dit verband ziin: voldoende doorgroeimogelijkheden, beter naar de mening van de werkvloer luisteren en waardering (met name meer bewust be lon en /p restati ebelon n g). i

In het volgende METEOOR (in 2002) ondezoek zal moeten blijken of "de tevredenheid van de medewerkers in de goede richting is gestuurd". De verbeteracties liggen met name bij staf DX en hoofd DXF.

Eind november/begin december 2O01 wordt in de werkoverleggen binnen DXF gepeild of er voldoende voortgang is ten aanzien van de constateringen enlof aanvullende actie nodig is.

3.8 SLOT Opvallend voor de taken van DXF is dat iedereen er mee te maken heefVkrijgt, dat ze vaak niet onderkent worden/vanzelfsprekend zijn en dat velen er verstand van menen te hebben. DXF heeft te maken met (terecht) kritische klanten. DXF zal daarom een duidelijke toegevoegde waarde moeten bieden! Belangrijk daarbij is dat voor de klant essentiële basisfuncties de (frontoffices zoals de Servicedesk, Repro, CTE, Receptie, Postkamer en Docu mentaire I nformatie-voozien ing) contin u adeq uaat (kwalitatief/ kwantitatief) bezet dienen te zijn.

13 DXF: AFDELINCSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2 - 2OO7

4 OMGEVINCSVERKENNING

EN ONTWIKKELINGEN

4.1 OMGEVINGSVERKENNING/ONTWIKKELINGEN

OP HET

TAAKGEBIED VAN DXF

Op het (toekomstig) functioneren van DXF zijn invloeden uit de omgeving merkbaar die leiden tot een continu bezinning over taken en organisatie van DXF. De meest belangrijke van deze ontwikkelingen, waarop moet worden ingespeeld (ook grotendeels verwerkt in Kwaliteitsimpuls DX) zijn uitgesplitst in:

A:

Ontwikkelingen van buiten DNN (RWS/V&W-breed, Rijksdienst/ Maatschappelijk); B: Ontwikkelingen binnen de Facilitaire Managementskolom van V&W/RWS (deze is apart aangegeven in verband met de impact ervan op DXF) en C: Ontwikkelingen binnen DNN.

4.1.1 Van buiten

* * * * * * * *

:F

!f

directie Noord-Nederland (inclusief RWS/V&W/ Rijksd ienst/Maabch appelijk) Verdergaand e automatiserin g/voortsch rijdende informatietech nologie: digitalisering maatschappij (o.m. internet) en de consequenties daarvan voor huisvesting/inrichting; daarnaast meer aandacht voor digitale duuzaamheid en Intranet (bijvoorbeeld projec-t DlN. Versterking marktwerking: onder meer Liberalisering energiemarkt. ARBO-wet; hogere eisen aan werkplekken en Bedrijfshulpverlening (brandveiligheid). Milieu-eisen (onder meer ten aanzien van inkoop artikelen). De wettelijke plicht om panden legionella vrij te hebben. Toenemende Flexibilisering ten aanzien van arbeidstijd en werkplekken/h u isvesting CÍelewerken) snef le toen ame kantoorin novatie/den ken over andere kantoorinrichtin gsconcepten als gevolg van relatief lage bezettingsgraad kamers. Uitbreiding europese regelgeving. Verhoging aandacht voor facility management met name aandacht voor professionelere uifuoering taken; meer waardering voor het vak FAC. ln landelijk overleg worden aanzetten gegeven om het vakgebied op te waarderen (FM-visie). Aandacht voor risicomanagernentt o.rn. beveiliging informatiebestanden zoals bij NDM. Snelle ontwikkelingen op telefoongebied/OT 2000. Toename facilitaire kosten als gevolg van technologische ontwikkelingen, duurdere gebouwfaciliteiten (o.m. door hogere eisen), grotere mobiliteit in panden en stijgende vraag naar telecommunicatiemogelijkheden en -voorzieningen (indicatie: totale facilitaire kosten in 198O f 12.000,00 p/p in 1995 Í 32.000,00 p/p en naar venvachting in 2O10 f 48.000,00 p/p).

14 DXF: AFDELINGSPLAN NIETJW MPPORT 2OO2 .2OO7

*

Veranderingen op de visie ten aanzien van archiefbeheer bij de overheid (P VOT-project/ n ieuwe arch iefwet) ; een belan grijk onderdeel daarvan is de invoering van het Basis Selectie Document en RMA/DMS. Professionalisering van de inkoop (Ministeriebrede actie). IBO: vezakelíjking organisatie, met meer aandacht voor verantwoording/bedrijfsmatig werken. Door FMlS-systemen (en een nieuw Servicedesksysteem) is overzichtelijker en beter beheer mogelijk van meubilair, indeling kamers, tekeningen, sleutels, verhuizingen en helpdeskfunctie. Ontwikkelingen binnen RWS die er toe kunnen leiden dat kritisch naar de organisatie/cultuur binnen DNN/DX zal worden gekeken. Daarnaast trajecten zoals het Visietraject "Aanzet" en mogelijke I

* * * * *

vezelfstandiging van RWS. Het Ministeriebreed opgezette project Facilitaire Milieuzorg en de vertaling daarvan naar DNN.

Al deze ontwikkelingen hebben invloed op taakuituoering DXF: een groot deel vertaald zich in projecten (zie Hoofdstuk 6: bijvoorbeeld met betrekking tot OT 2000, liberalisering Energiemarkt, aanschaf FMISpakket en invoering RMA/DMS).

4.1.2 Ontwikkelingen

binnen de Facilitaire Managementkolom (FM) van Verkeer en Waterstaat Binnen de FM-kolom van Verkeer en Waterstaat is de afgelopen periode nadrukkelijk nagedacht over de vraag van hoe verder met FM. Het proces is gaande en nog (lang) niet afgerond. Het is echter wel een ontwikkeling die zal leiden tot V&W/RWS-brede kaders voor de DXF taakvelden. De volgende zaken zijn afgerond: A. Visie/missie FM Verkeer en Waterstaat ln het kort is de ontwikkelde visie voor FM als volgt geformuleerd: "De toekomstige Facility Management-organisatie van Verkeer en Waterstaat is een klantgerichte, vraaggestuurde organisatie. De dienstverlening vindt plaats vanuit een integrale aanpak, een transparant proces en pro-actieve houding. Hiertoe neemt het FM een strategische positie in als partner van het primair proces. Door marktwerking en het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten zijn de kosten en kwaliteit inzichtelijk". Naast de visie is ook een missie geformuleerd die dient als lange termijnopdracht voor het FM binnen Verkeer en Waterstaat. De missie van het Facility Management van Verkeer en Waterstaat is: r Integrale ondersteuning. o Een dynamisch dienstenpakket. o Robuuste oplossingen. De slogan die daarbij uitgesproken is,

luidt "Wij maken het mogelíik!"

De V&W-visie en missie sporen met de Kwaliteitsimpuls DX ingezette

ontwikkelingen bij DXF.

15 DXF: AFDÊIINGSFLAN NIEUW MPPORT 2OO2 .2OO7

B. Vertaling van visie/missie naar een FM (organisatielmodel Het FM-streefmodel voor Verkeer en Waterstaat, "best practise company" genoemd, is een klantgeoriênteerde organisatie die zich richt op het ondersteunen van de Verkeer en Waterstaat-werkprocessen, waarbij een deel van de taken het gevolg is van het de vertaling van wettelijke voorschriften naar de organisatie. Het vraaggestuurde takenpakket bestaat primair uit traditionele FMdiensten. Deze kan worden aangevuld met maatwerk. Het FM heeft een sterk regisserende rol, waarbii met name de uitvoering wordt overeelaten aan de markt. In de organisatiestructuur staat flexibiliteit ten behoeve van de klant centraal. Hiertoe is een duidelijke scheiding aangebracht tussen het klantencontact en de uitvoering: een fronten backoffice. Het klantmanagement onderhoudt de relatie met de (klant-)opdrachtgevers en moet in staat zijn klantwensen vanuit strategisch opzicht te koppelen aan de mogelijkheden van de organisatie. De (afdelings-)manager bepaalt en betaalt, het FM regelt en is resultaatverantwoordelijk. Voor het afhandelen van de operationele dienstverleningsaanvragen is een servicedesk ingesteld, die de vezoeken tot dienstverlening hetzij zelf afhandelt hetzij delegeert aan de betreffende backoffice. Diverse elementen uit het streefmodel zijn bij DX(F) al opgepakt: Servicedesk, klantmanagement en versterkin g adviesf u n ctie. C. Wat betekent een en ander voor de medewerkers? Medewerkers moeten on der meer commu n icatiefu aard ig, klantgericht, open, creatief en productief zijn. Daarnaast moeten ze goed kunnen samenwerken. Dit zijn aandachtspunten die reeds meegenomen ziin in fif ' s, competentiemanagement en ontwikkeling managementstijl bin nen DX.

D. Hoe verder De FM-visie is besproken met de SG en PDG: traject zal nu vervolg krijgen via FM-overleg en HlD-bijeenkomsten. ln 2OO2 zal vertaling naar regionale directies plaatsvinden. In hoeverre verzelfstandiging RWS zal leiden tot bijstelling (eigen RWSvisie en kaderstelling) is nog onduidelijk.

4.1.3 Ontwikkelingen Intern

* *

RWS/DNN Lijnen uitgezet in het Strategisch Beldrijfsplan. Hierbij moet gedacht worden aan het thema "Marktwerking en privatisering", dat als spoor door de dienstleiding is uitgezet. Verdergaand uitbesteden én in novatieve contracten zijn daarbij aandachtspu nten. Maatregelen voor een gewenste flexibeler organisatie, te weten: Het terugbrengen van de vaste bezetting. Uitstromend personeel deels vervangen door eigen tijdelijk of

o . r r r .

ingehuurd personeel. Jaarlijkse Íunctioneringsgesprekken waarin loopbaanontwikkeling nadrukkelijk aan de orde wordt gesteld. Functiebeschrijvingen minderspecifiekmaken. Het gerichter inzetten van Interim Functievervulling als instru-

ment voor loopbaanontwikkeling. Brj nieuwe vacatures de functieverblijftijd beperken en functiezekerheid vervangen door werkzekerheid.

16 DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2 .2OO7

o

Het onderzoeken van de mogelijkheid van een "projectpool"; de medewerk(st)ers in deze pool kunnen worden ingezet in de gehele organisatie voor het uitvoeren van tijdelijke projecten. Het instellen van (een pool van) mentoren ter begeleiding van de jonge instroom. Uitkomsten Bedrijfuoeringsonderzoek (relatie staf/lijn). Aandachtspunten in de personeelssituatie in kwalitatieve/kwantitatieve zin binnen DXF het niet altijd adequaat kunnen oppakken van alle nieuwe ontwikkelingen (projectleiding/aansturing): leidinggevenden (hoofd DXF en clustercoórdinatoren) komen daar onvoldoende aan toe. Het betreft met n ame advies/projectaan stu ringsvaard igh eden op H BO niveau. Met het aantrekken van een facilitair adviseur is hiervoor een eerste grote stap gezet. Deze facilitaire adviseur zal er naar verwachtíng voor zorgen, op basis van de nu voorziene ontwikkelingen, dat de achterstand in het afronden van diverse DXF-projecten zaf worden ingelopen. Het is de bedoeling dat over ca.2 jaar er voor het hoofd DXF en de clustercoórdinatoren ruimte ontstaat om zelf projecten te gaan afronden; beperkte deskundigheid op het gebied van integratie en implementatie ontwikkelingen met betrekking tot digitale informatie, (onder meer met name d igitale teken ingenarch ief) kwaliteit/kwantiteit. binnen DXF ontbreekt voldoende deskundigheid op het gebied van informatietechnologie, op een zodanig niveau dat zelfstandig trajecten kunnen worden uitgezeVopgepakt. Het is afhankelijk van ontwikkelingen rond het D|A-project en gekozen ambitieniveau, in hoeverre dit eventueel tot knelpunten gaat leiden; om klanten goed te kunnen adviseren is het van belang dat de vakdeskundigheid zich blijft ontwikkelen: dit is in relatie tot de huidige bezetting een aandachtspunt (adequate opleidingen kosten veel tijd: wie kan/wil dit nog, met name in relatie tot de hoge gemiddelde leeftijd); de gevolgen van de relatief hoge gemiddelde leeftijd, de zeer beperkte doorstroom (uitstroom), relatief lage opleid ingsniveau ten opzichte van de rest van de organisatie en als gevolg van voornoemde punten beperkingen in de mogelijkheden om te (kunnen) veranderen en (snelle) ontwikkelingen te kunnen bijhouden, te volgen en zo mogelijk voor te zijn; de moeilijke vacature vervulling en arbeidsmarktsituatie; in de afgelopen jaren is het ziekteverzuim binnen DX(F) afgenomen: in 2OO0 was DX binnen directie Noord-Nederland een positieve uitschieter. ln 2OO1 is dit echter weer veranderd. Ook binnen DXF is het ziektevezuim weer toegenomen. Dit zal in de komende periode gerichte aandacht vragen, via onder meer het Sociaal Medisch Team. Zie de ziektevezuimcijfer over de afgelopen 5 jaar ('1996 - juni 2OO1); deze zijn ter informatie weergegeven in bijlage 9.

.

x x

-

Deze ontwikkelingen hebben invloed op taken DXF: betekent bijvoorbeeld voor het ontbreken van specifieke deskundigheid (bijvoorbeeld met betrekking tot informatietechnologie) inhuur van personeel/ adviseurs. De maakegelen voor een gewenste flexibele organisatie leiden tot andere afwegingen bij het vervullen van vacatures.

17 DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2 .2OO7

De constatering van de relatief hoge gemiddelde leeftijd leidt tot een bezinning met onder meer P&O over hoe daar op verstandige wijze op kan worden ingespeeld.

4.2 SLOT Al deze ontwikkelingen leiden tot vrijwel continu aandacht voor waarom en hoe de taken kunnen worden uitgevoerd. Als de FM-visie verder uitgekristalliseerd is, zal in 2OO2 verder gewerkt worden aan doorvertaling naar DNN. Dit kan leiden tot bijstelling van de Facilitaire organisatie binnen DNN. Voor andere gevolgen van ontwikkelingen zie de vertaling daarvan in hoofdstuk 5 "Doelen en producten'.

18 DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2.2OO7

5 DOELSTELLI NCEN/BEOOC DE EFFECïEN

5.1

INLEIDING

De facilitaire taken worden geleverd aan de gehele directie, zij het met name aan het centraal apparaat van onze directie. De gehele directie is

klant van DXF: het uitgangspunt bij het werk van DXF is dat 'de klant koning is'. Dit vertaalt zich hierin dat binnen redelijke (met name financiële/ personele/organisatorische) marges geleverd wordt wat de klant van 'ons' (DXF) vraagt ("vervullen van wensen binnen grenzen"). Het doel waar de afdeling DXF naar streeft (uitgebreid vermeld in hoofdstuk 2.1) is simpel gezegd het op goede wijze uituoeren van de facilitaire functie waarbij daarnaast de medewerk(st)ers, met name de specialistische, ook (pro-actiefl meedoen /meeden ken/adviseren bij de facilitaire aspecten van de buitendiensten.

Voor DXF als afdeling komen daar nog een aantal interne doelstellingen btj:

*

+

*

verdere groei van een meer (zoals het rond 199O was) interne dienst naar een facilitaire dienst, met andere woorden groeien van een afdeling die (alleen) doet wat er gevraagd wordt (passiefl naar een afdeling die doet wat er gedaan moet worden, door zo pro-actief mogelijk mee te denken/initiatieven te ondernemen om de facilitaire taken directiebreed zo optimaal en professioneel mogelijk uit te voeren; tenrninste net zo goed te zljn als diensfuerleners op de markt!; het streven van zo zelfstandig mogelijk uitvoeren van taken vanuit het concept van zelfsturende teams, met verantwoordelijkheden, die zo mogelijk laag binnen DXF zijn neergelegd.

5.2

DXF.PRODUCTEN/TAKEN IN HOOFDPUNTEN ZIJN:

De taken van DXF zijn:

a. Algemeen (met name intern DXF/richting hoofd DX/DT)

-

Management (formatie, personeelsplanning/-aangelegenheden, werkoverleg, werving/selectie, opleiding en vorming, enz.). Voorbereiden/adviseren over beleidsbeslissingen ten aanzien van DXF-zaken.

-

Zorgdragen voor bewaken van facilitaire procedures binnen de

(hoofd/onder)afdelingen DX(F). Meewerken aan totstandkoming van respectievelijke bijdragen aan (directie) (hoofd)afdelingsplannen e.d. KlanVprod uctmanagement. Coórdineren van DXF(cluster)-taken. Nieuwe facilitaire ontwikkelingen volgen en vertalen naar DNN.

19 DXF: AFDELINGSPLAN NIFUW RAPPORT 2OO2 .2OO7

b. Docu mentaire

-

*

lnformatievooziening

Sorteren, registreren, ontsluiten, klasseren, distribueren en verwerken van de ingekomen en uitgaande post. Beheren in de meest ruime zin van de archieven (dynamisch-, semi-statisch, tekeningen- en P-archief); w.o. archiefonderzoek, selecteren en eventueel vernietigen van archiefstukken, herplaatsen en her-ordenen van archieven, samenstellen beschrijven de arch iefi nventarissen en overleg met Rij ksarch ieven, Rijksgeologische dienst en drukkers. Verstrekken van informatie over beschikbare documentaire informatie (onder meer het verzorgen van dossieruitlening) uit archieven, catalogi en andere info dragers, V&W Lis (bibliotheek) aan gebruikers (in-extern), een en ander gevraagd en ongevraagd. Het attenderen op nieuwe uitgave's en het bepalen van interesseprofielen. Ontwikkelen en bijhouden van de automatiseringsmiddelen in dit vakgebied ten gunste van een adequate informatie-ontsluiting en -voorziening (onder meer NDM*) en functioneel systeembeheer. Selecteren, vernietigen,, beschrijven, inventariseren en overd ragen van documentaire informatie. Registreren, klasseren, vormenr ordenen en saneren van bibliothecaire informatie en uitgeven ISBN en lSSN-nummers. Torgvoor in- en extern leenverkeer vanuit de bibliotheek. Inkopen van boeken c.a. en bijhouden van tijdschriftencirculatie. Advisering van de gehele dienst aangaande documentaire informatievoor-ziening (onderling met betrekking tot BSD, selectie en vernietiging etc.).

Facilitaire functie Reprograf ische werkzaamhed en.

-

Expeditie en bodetaken (inclusief vezending post). Huisvestingsaangelegenheden in de meest brede zin (onder meer gebouwbeheer, telefooncentrale/telefonische bereikbaarheid, energiebeh eer, luchtbehandeling, tijdregistratie, catering, noodstroomvoorzieningen, beveiliging en schoonmaak, CV, ontru imingsi n stallatie/bran d meld installatie en afvalbeheer) voor met name het Middelzeehuys, maar voor bepaalde onderdelen ook voor de gehele directie Noord-Nederland, inclusief het daarmee gepaard gaand e overleg/ond erh andeli n gen en beheer van contracten. BHV-activiteiten voor zowel Middelzeehuys als geheel directie Noord-Nederland. Serviced eskactiviteiten. Torg voor materiéle aanschaf bijv. kantoormeubilair, telecommu n icatie, kantoorbenod igdheden en automatiseringshardware. Wagenparkbeheer centraalapparaat, w.o. aanschaf, inruil, leasen, uitleen, beheer en onderhoud van dienstauto's. Opzetten/opstellen facilitaire contracten. Overdrachten materialen. Vervoercoórdinatie, o.m. NS Ticketprinter; Vervoerplan DNN.

-

Tekstverwerkingstaken. Werkplekadvisering (o.m. bij medische indicatie).

-

Receptietaken.

20 DXF: AFDELINCSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2 - 2OO7

Coórdinatie verhuizingen (in overleg met DXI). Facilitaire Advisering. Facilitaire ondersteu ning buitend iensten. Binnen landelijke werkgroepen meedenken/mee beslissen over Europese aanbestedingen op het facilitaire gebied.

5.3

SPEERPUNTEN DXF 2002-e.v.

Voor de periode 2OO2-e.v. zijn binnen DXF de volgende speerpunten geformuleerd: het laten draaien van de nieuwe DXF organisatie, op basis van de veranderingen vastgesteld in het kader van de Kwaliteitsimpuls DX; het versterken/operationeel maken van het Klantmanagement; verkrijgen van nader inzicht in klantwensen/klanttevredenheid en daaraan tegemoetkomen of op inspelen; het versterken van de aandacht voor de personele component: actief opleid ingsbeleid, terugbrengen ziekteve rzutm, loopbaan beleid, verbeteren Meteoor-aandachtspu nten ; het versterken van het imago/kwaliteit van DlV, door actief in te spelen op ontwikkelingen zoals BSD, RMA/DMS, toekomstontwikkeling Bibliotheek, etc.; het versterken van gewenste competenties bij DXF, zoals klantgerichth eid, commu n iceren, pro-actief werken ; het oppakken van Kwaliteitszorg/verbeteringstrajecten c.q. het verder professionaliseren van DXF, door onder meer het maken van een DXF-handboek, het aanschaffen/implementeren van een facilitair managementsysteem en het actief inspelen op mogelijkheden die ontstaan door digitale archivering (RMA/DMS); het op niveau brengen van de BHV-organisatie DNN en het oplossen van de brandveiligheidsknelpunten van de RWS panden; het verbeteren van communicatie met de klant naast Klantmanagement, ook verbeteren lntranet voor wat betreft DXF, organiseren open dag en verbeteren facilitaire introductie medewerk(st)ers.

21 DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW MPPORT

[email protected]

6 DOELEN EN PRODUCTEN PLANJAAR 2OO2 (en verder)

INLEIDING

De DXF-diensten/taken zijn beschreven in hoofdstuk 5.2. De taken worden in de PDC (Producten en Diensten Catalogus) van DX gedetailleerd beschreven. Gezien de routinematige kant van deze taken wordt hier niet apart op ingegaan. Daarnaast zijn in het kader van klantmanagement met de klantgroepen afspraken met betrekking tot veelal optionele diensten gemaakt deze staan veruroord in bijlage 5.

Binnen DXF zijn er voor de planperiode nog een groot aantal algemene/meer intern DXF gerichte taken (veelal in de vorm van projecten uit te voeren) die gerealiseerd moeten worden. Deze projecten, die niet vermeld zijn in de Klantmanagementafspraken, staan vermeld in onderstaande lijst. Bij de prioriteit is de verklaring:

1 2 3

noodzakel-rjk/wettelijk verplicht; belangrijke verbetering Bedrijfsvoering/dringend gewenst;

nuttig.

\ 22 DXFT AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORÏ 2OO2

.

2OO7

1

2

Hoe om te gaan met semi-statische archieven buitendiensten (consequenties

Buitendiensten DX-staf

invoering nieuwe archiefwet) o.a. in het kader van het BSD Verder opzet/ontwikkeling NN -archief (dyn.) i.v.m. BSD voor.07 organisatie en

DT

2001-2005

Slomp

I

bepalen aanpak t/m

implementatie

2O01 e.v.

Slomp

1

volledige ombouw .07 organisatie en

.O8 personeel

.O8 personeel naar BSD-

3

Opstellen Structuurplan Docu mentaire

structuur goedgekeurd SDI-plan

4

lnformatievooziening Door ontwikkelen documentontsluitingl

cxo

2001-2002 2OO2 e.v.

Slomp, Ketelaar Slomp

2/3

2002

Slomp

1

Buitendiensten

2O02 e.v.

Slomp

1

Buitendiensten

2002

Hofmanv.d. Vlies

I

opstellen Plan van Aanpak invoering RMA/DMS

volledig draaiend RMA/ DMS o,b.v. vooraf vastgesteld (ambitie) niveau

(2003t2004) 5

ïoepassing lntranet bij Documentaire

Buitendiensten DXr

6

Informatie Voorzienins Ontwikkelingen/lmplementatie Archiefbeheer

7

Opstarten werkgroep energiebeheer/

Digitaal

energiebeheer plannen

1

optimaal benut hebben van IntraneVDlV-opties volledig draaiend RMA/ DMS voor geheeld DNN QAO3/2004) Íunctionerende wg. Energiebeheer (aan pak)

conform in ISO 14OO1 8

0

Opnieuw bezien beleid telecommunicatie voorzieningen directie Noord Nederland/OT20O0 Verbeteren telefonische bereikbaarheid

Bedrijfsbureaus Buitendiensten

20,02-2003

DXC

2002

Hofmanv.d. Vlies

2001-2002

Hoektra/

Contracten mobiele telefoon/OT2OOO

Hoekstra/

2/3

Ketelaar 2

1

2

Begeleiden sanering tekeningenarchieven buitendiensten

Buitendiensten

Facilitair introductie aanpak voor nieuwe medewerkers ontwerpen

P&O

1996-2004

Nijdam/

2

Slomp

2002

Rombout

een met 20% verbeterde telefonische bereikbaarheid het gesloten hebben van

OT2000 contracten voor

Ketelaar 1

vastsestelde aanoak vastgestelde Teleco m -visie (breed) voor DNN

2

DXC

de 3 oercelen het adequaat adviseren/ ondersteunen van de buitendiensten inzake semi-statische tekeningen archieven (2003-2004) een operationele facili-tair introductie-aan pak ontwerpen, geïmplementeerd en structureel toegepast

3

4

2001-2002

Nader onderzoek mogeliikeden c.q. aanschaf FMIS bekijken

Evaluatie functioneren DXF met klantentevreden heidsonderzoek

Rombout/

1t2

Ketelaar

DX-Staf

2002

Rombout

2

hebben het selecteren, implementeren en operationeel zijn van een FMl5-systeem o.b.v. vooraf vastgestelde

uitgangspunten het houden van een DXFklantentevreden heids-

ondezoek, het verwerken van de resultaten en van het doen van aanbeve5

6

Meteooruitkomsten DXF oppakken

Brandveiligheidsondezoek in combinatie met uitkomsten RISK-onderzoek Middelzeehuys

20102-2003

Buitendiensten

2002-2003

Rombout

Hofman-v.d. Vlies/ Rombout

2

1

lingen voor verbeterinsen het bereiken van een hogere score op die onder-werpen die in de laatste METEOOR-ronde slecht scoorden (m.n. leiderschao) het v,w.b. brandveiligheid in brede zin voldoen aan de wettelijk gestelde eisen voor alle panden in DNN

7

Doorontwikkelen Hu isvestingsplan

Buitendiensten

2002

Rombout

2

het vastgestelde DNNbreed Hu isvestingsplan

conform de voorge8

Project Digitale Tekeningarch ieven

Buitendiensten/ WXT

2002

Slomp

I

schreven Íorrnat het geautomatiseerd hebben geregeld voor geheel DNN, dat digitale

tekeningen goed wor-den beheerd, gearchi-veerd

9

Optimaliseren Intranetsite DXF

t0

Vertalen uitkomsten inkoopanalyse naar

DXI/DXC

2002

Van Dijk

2

2002

Hoekstra

2

DNN

e.d. conform de wettelijke voorschriften QAO22003) het optimaal hebben benut van alle DXF facilitarr Intranetopties de aanbevelingen uit de inkoopanalyse DNN hebben getoetst en voorzover zinvol hebben ineebed bepalen van zinvolle nieuwe taken voor de SD en deze implemen-teren in de SD-oreani-satie

Uitbouw Service Desk-taken

DX(I)

2002

Hoekstra

2

t2

Inkoopbeleid binnen DNN beter afstemmen/ optimaliseren

hele directie

2002

Hoekstra

2

het inkoopproces binnen DNN opnieuw structureren/afstemmen o.b.v. nieuwe inzichten en huidige (slechtste) ervarin gen (o.m. met betrekking tot taak-verdeling DXFBuiten-diensten)

t3

(H er)h u isvestin

WDF

2002

Rombout

1

het gerealiseerd hebben van andere huisvesting voor het semi-statisch

Het FM-concept vertalen naar FM DNN

Ministerie

2002

Rombout

1t2

Liberalisering energiemarkt naar DNN

Ministerie/

2002t2003

Hofmanv.d. Vlies

1

g teken ingen arch ief

vanuit Garijp

t4

5

Buitendiensten

1

b

U itzoeken verbreden servicepakket catering

Van Hecke

2002

Hofmanv.d. Vlies

3

7

"Schoonmaken op maat"

Middelzeehuys

2002

Hofmanv.d. Vlies

2t3

tekenineenarchief het voorgesteld FMconcept V&W-breed vertalen naar DXF én bepalen van de verdere veranderingen het hebben afgesloten voor alle panden van DNN van nieuwe energiecontracten (2002 20/04) nagaan zinvolheid verbreding aanbod catering t/m implementatie van aanpassingen van het aanbod

het afronden van een proef met als resultaat een advies over "schoonmaak op maat" voor het gehele

MZH. Eventueel vertalen 3

)

ïoekomstvisie Bibliotheek voorbereiden Vm implementatie besluiten: onder meer begeleiden extern onderzoek

staf DX

Handboek DXF opstellen

cxo

2001-2002

2002

Slomp/ Groenewold

1

Rombout

1t2

naar het contract. afronden visie op toe-

komst Bibliotheek en implementeren van eventuele gekozen aanpiusingen van de bibliotheekaanpak het hebben vastgesteld van een DXF-handboek

30

Opnieuw bezien/actualiseren rookbeleid

P&O en (ARBO)

2002

DNN

31

I

PP-uitkomsten DXF oppakken/uitvoeren

P&O (ARBO)

2002

Hofmanv.d. Vlies

RombouV

1

1

Slomp

2002

Stegmeijer

2/3

2002/2003

Rombout

2t3

32

Opruim week organiseren

33

Ondersteuning bij herhuisvesting WDG te Haren

WDC

34

Ondersteuning bij tijdelijke hu isvesting WDG van één jaar

WDC

200212003

Rombout

2/3

35

Afronden inventarisatie Legionella DNN-

alle

2002

Buitendiensten

Hoïmanv.d. Vlies

1

panden

het hebben van een vastgesteld rookbeleid DNN, dat minimaal voldoet aan de wetteliike eisen het hebben uitgevoerd van de in het |PP-rapport vastgestelde noodzakelijke maatregelen door een eenmalige actie het gebouw weer opschonen tot een aanvaardbaar niveau het er voor zorgdragen

dat de facilitaire aspecten bij de herhuisvesting WDG eoed eereeeld ziin het er voor zorgdragen dat de facilitaire aspecten bij de tijdelijke huisvesting WDG goed geregeld worden een complete inventarisatie van alle DNN-panden met indien nodig beheerplannen en maatreselen

6

Evaluatie bezetting Middelzeehuys

hoofden BB's

2002

RombouV Hofmanv.d. Vlies

2/3

7

BSD-overleg DNN opstarten/ structureren

alle

2002

Slomp

2/3

Bepaling toekomst DIV naar aanleiding van alle (nieuwe) ontwikkelingen Opschoonactie alle DXF-brieven

2002t2003

2t3

2002

Slomp/ Rombout Rombout

2/3

De postp rocedures/behandeling optimaliseren

2002

Rombout

2t3

Buitendiensten

Duidelijk inzicht in de gebruikte m2 per afd, i,r.t. fte's Directie-breed eff estief werkoverleg over BSDrealiseren

t8

l9

0

helder toekomstplaatje DIV bepaald hebben inzicht hebben in stand van zaken alle DXFbrieven een effectieve postprocedure gerealiseerd hebben

7 PROGRAMMERINC DXF

7.1

MNDVOORWAARDEN EN PRIORITEITSBÊPALING PERSONEEL

ln 2002 heeft DXF de beschikking over een formatie met 3O fte's. Zoals gebruikelijk is voorafgaand aan programmering van de personele en financiële inzet nagedacht over wat er het komend jaarlkomende jaren venvacht wordt aan taken, met consequenties daarvan op financieel/personeel gebied. Nadat het wensenpakket is opgesteld wordt binnen DXF een prioriteitsvolgorde bepaald. Dit betekent voor de personele inzet dat de basisdiensten die de directie vraagt - onder meer registratie post, verrichten van bode en reprotaken, beschikbaar stellen kantooraÉikelen, goed laten functioneren gebouwinstallaties en goed beheer en ontsluiting van documentaire informatie genieten binnen het wensenpakket prioriteit. Op basis van de te verwachten uit te voeren taken is een inschatting gemaakt van de benodigde personeelsinzet. Dit is weergegeven in tabel 1. Voor wat betreft 2OO2 betreft het geprogrammeerde inzet, voor de jaren daarna de gewenste inzet. Bij de bepaling van de personeelsinzet DXF voor de komende jaren is nadrukkelijk betrokken de uitkomsten van de discussies in 2O01 over flexibilisering arbeidsinzeVArbeidsmix. Als basis daarbij is aangehouden voor DXF de dominante ontwikkelingsrichting in de periode 2OO2-2OA7. Deze laat zich kort samen-

vatten als: . van uifuoering naar meer accent op adviestaak; . sterkere samenwerking met de klant; o gestructureerder contact met de klant; o continu'i'teit in de basisdienstuitvoering. Er zijn keuzes gemaakt tussen vast en flexibel; daar hebben de volgende overwegingen een rol bij gespeeld. A. De inzet van vaste capaciteit kan het beste worden aangewend voor: taken waarvan voor de uitvoering de interne deskundigheid

r

o r .

belangrijk/onmisbaar

is;

taken die direct bijdragen aan de continuiteit van de dienstverlening of een continu karakter hebben (in stand hou d ing/ontwikkeling) ;

taken die van befang ztln bi deskundig opdrachtgeverschap of niet mogen worden uitbesteed (wettelijke redenen); taken waaryan het om financiële redenen en kostenbesef verstandig is deze zelf uit te voeren.

26

B. De inzet van flexibele capaciteit kan het beste worden aangewend voor:

o niet primaire routinematige taken van de organisatie; r taken die van tijdelijke projectmatige aard zijn; o taken waarvan het niet verstandig is om hiervoor kennis voor te .

ontwikkelen en bijte houden (eenmalige specialistische taken); taken die goedkoper en of beter (efficiënter/effectiever) door externen kunnen worden gedaan.

Nadrukkelijker dan in het verleden is dus stilgestaan bij de vraag of taken kunnen worden herverdeeld, ingehuurd of uitbesteed: bij elke vacature die ontstaat zijn dit de nadrukkelijk te bespreken opties. f n algemene ztn ztjn op basis van gedachte personeelsinzet van DXF al een aantal conclusies getrokken voor de flexibilisering. Dit zijn: 1 . ln de komende 5 iaar zullen taken met betrekking tot het (saneren) van semi -statische analoge teken in gen af nemen. 2. De overige DXF taken zijn op enkele onderdelen na van structurele aard en zullen nauwelijks minder personele inzet vragen (misschien

met uitzondering van CTE). Een aantal functies wordt al flexibel (te zijner tijd) ingevuld: de functie van Facilitair Adviseur (O,8 fte, niet structureel), de functie van medewerk(st)er DIV (1,O fte, DAREG schaal; 5, met flexibele bezetting). De overige niet genoemde niet-wettelijketaken zijn van structurele aard. Rekening houdend met de huidige personele situatie (met name potentiële uitstroom) zou de functie van medewerker huisvestingszaken die per 1 juni 2OO2 vrijkomt bij het vertrek van Anne de Ruiter, ondergebracht kunnen worden in de flexibele schil. Er zijn bij DXF een beperkt aantal wettelijke taken: zie taken in het kader van de archiefwet. Deze zijn van structurele aard. De andere taken van DXF zijn niet als wettelijk aan te merken. Discussiepunt hierbij zou kunnen zijn de taken op het gebied van inkoop/contractbewaking. Deze taken kunnen in ieder geval worden gezien als taken die om inhoudelijke redenen niet uitbesteed zouden moeten worden. Op andere DXF-gebieden zou uitbesteding een optie kunnen zijn: bijv. Repro, Receptie, Postkamer, sanering semi-statische archieven. Gezien de aanwezige personele bezetting, de te venryachten uitstroom (op basis van leeftijd voorlopig géén uitstroom) en de ervaringen met onderzoek uitbesteding receptie (erg duur!) en aan de CAS (sanering archieven, onvoldoende kwaliteit), lijkt dit op korte/middellange termijn géén haalbare optie. De uitvoering van de BHV-taken wordt in 2OO2 voor een groot deel op projectmatige wijze extern ingevuld (extra budget hiervoor f 50.000,OO, is aangegeven in de DXF-begroting 2OO2-2OO7!. Ook in het recente verleden zijn al DXF-taken in de markt geplaatst. Dit betreft o.a. uitvoering catering (ca. 4 fte), schoonmaak (ca. 2,5 fte) en beveiliging (ca. 0,5 fte). De aangegeven conclusies uit de Arbeidsmixdiscussie DXF zijn verwerkt in de tabel 1 personele inzet 20O2-2OO7.

27 DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2

- 2W7

ln de komende jaren zal afweging zelf doen versus uitbesteden, op basis van SBP-visies en toevallige kansen (bijvoorbeeld vacatures) steeds

weer aan de orde zijn.

7.1.'a Randvoorwaarden en prioriteibbepaling financieel DXF is budgetbeheerder voor een zeer groot deel van het IUU (lndirecte Uitvoerings uitgaven)-budget (ca.1,2 miljoen gulden). De tendens is dat steeds meer budgetten in eerste instantie aan lijn worden toegewezen. De lijn zal het budget voor DXF beschikbaar moeten stellen voor uitvoering taken/inzet middelen (via tussenrekening PMAbudget of projectkosten op basis-offerte). Dit betekent dat nadrukkelijker met afdelingen buiten DX/CX/P&O afspraken moeten worden gernaakt. ln bepaalde gevallen, bijvoorbeeld voor specifieke projecten gebeurt dit in de vorm van een offerte (in het kader van Klantmanagernent). De invloed op de besteding van een groot deelvan de DXF-budgetten is echter beperkt. Een groot deel van het totale DXF-budget wordt besteed aan'vaste lasten" : gas, water, elektriciteit, kosten bedrijfsrestaurant, kosten voor noodzakelijke kantoor/tekenartikelen en apparatu u r, B HV/ARBO-u itgaven, telecommun icatievoozien ingen, huisvestingskosten (onderhoud gebouwen, groen, terreinen), onderhoud apparatuur enz. Uiteraard wordt ook bij deze "vaste" kosten maar ook bij materiële nieuwe wensen steeds weer gekeken of gelden efficiënter en effectiever besteed kunnen worden. Ten laste van de het DUU (Directie Uitvoeringsuitgaven)-budgetten regelt DXF ook de facilitaire zaken voor de hoofdafdelingen in het Middelzeehuys.

28 DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2 - 2OO7

7.2 PERSONELE PROGRAMMERING Tabef 1: Personele programmering in inzet fte's 2OA2-2OO7, op basis van anzachten inzichten iuni 2OO1. 20O1. Omschrijving functie

sch.

hoofd DXF

10 8 9 8

vervoercoórdinator facilitair adviseur clustercoórdinator Huisvestingszaken clustercoórd inator (DlV) clustercoórdinator Losistiek medewerker cebouwbeheer medewerker sebouwbeheer medewerker inkooo medewerker oostkamer medewerker repro medewerker CTE medewerker receotie medewerker Servicedesk medewerker DIV (dyn.

02

03

o4

o5

1

1

1

1

I

1

0.8

0,5

1

1

1

4

9 8 b 4 6 4 4

o6

07

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

I

1

1

1

1

1

1

1

1

1

0.6

0,6

0,6

0.6

0,6

1,9

0,6 2,4

2.A

2,O

2.O

2,O

2,O

1.5

1,5

1,5

1.5

1.5

2,O

1.8

1,8

1,8

4

1,7

1.8 1,7

1.7

1,7

4 5 6

1.5

1,5

1,5

1.5

1.8 1,7 1,5

2.5

2,5

2,s

2,5

2.5

2.5

1

4

4

1

I

1

4,7

5,2

5,2

5,2

5,2

5,2

1

1

1

1

1,2

1.3

1,3

1,3

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

o,5

o,5

o,5

29,9

29,6

29.1

28.6

28,6

28,6

I

I

1,7 1,5

Archief) medewerker DIV (dyn.archief 5 +registratuur) sen.med DIV (sem.statisch) med. DIV (semi-statisch med. DIV (bibl. en doc.) med. DIV (bibl. en doc.) med. DIV (tekeninsenarchief )

7 6 8 6 6

Totaal

4

(overigens bedragen de brutosalarissen - geschat - voor 2AO2 en de jaren daarna ongeveer 2.1OO,0OO gulden = € 952.000).

29 DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2 - 2OO7

I

1

1,3

1.3

1

1

7.2.1

Financiêle programmering

Geprogrammeerde financiêle inzet per budget waar DXF bij

betrokken is ts (x € .000 Deelolan-naam

2002

2003

2AO4

2005

18

í8

18

18

18

18

427

427

427

427

88

427 78

427

31

't05

252

373

2006

2007

De IUU-budgetten van de 3 stafaÍdelingen (DX, CX, P&O) waarvoor DXFbudgethouder/opd rachtgever voor is, zijn:

Dagelijkse bureaubenodigdheden lU U Materiële kosten IUU Investeringen IUU (variabel) Er zijn DUU-budgetten bij WX, RV en AN voor het Middelzeehuys waar DXF geen budgethouder van is, maar

waarvoor de zaken geregeld worden, dit ziin:

182

'182

182

't82

182

182

1.142

1.142

1.142

1.142

1.142

1.142

238

326

780

1.157

Dagelijkse bureaubenodigdheden DUU

(MZH) Materiële kosten DUU (MZH) Investeringen (variabel) DUU (MZH)

95

277

7.3 TOELICHïING OP DE PROGRAMMERING Zie voor nadere toelichting bij punt 7.1.A Randvoonrvaarden en prioriteitsstelling.

7.4 DÊ DXF.KNELPUNTEN 7.4.1

EN OPLOS5INGEN

Perconeel

In het algemeen kan gesteld worden dat de medewerkers van DXF voldoende niveau (kennis, kwaliteit) en/oÍ potentie hebben om aan de huidige en toekomstig eisen/ taken en producten te kunnen voldoen. Ook houdingsaspecten in relatie tot klantgericht handelen zijn in potentie voldoende mate aanwezig. Als de personele programmering door hoofd DX wordt geaccordeerd, het Directieteam de PMA-begroting van DXF goedkeurt (zit budget voor DXF-inhuur bij), en er is binnen DX de mogelijkheid plotselinge knelpunten als gevolg van bijvoorbeeld ziekte adequaat in te vullen, heeft DXF voor 2OA2 geen personele knelpunten. Dit wordt geregeld via een DX-breed budget inhuur (uitzendkrachten).

7.4.2

Financieel

Voor de directie Noord-Nederland begroting is door DXF aangegeven welke budgetten nodig zijn om haar taken goed te kunnen uifuoeren. Er is daarvoor een PMA-begroUng ingediend: hierin worden aangegeven de vaste kosten en de variabele kosten (grotere investeringsbeslissingen).

30 DXF: AFDELINCSPLAN NIEUW MPPORT 2OO2.2OO7

De bouwstenen daarvoor zljn binnen DXF geleverd: een en ander heeft zich vertaald in een concept-PMA begroting (zie bijlage 3) die door het Directieteam moet worden vastgesteld. Als het Directieteam instemt met deze begroting heeft DXF, behoudens onverwachte ontwikkelingen, voldoende budget om de taken uit te voeren.

31 DXF: AFDELINGSPLAN NIEUW RAPPORT 2OO2 .2OO7

8 PRODUCTIEMIDDELEN EN BEDRIJFSVOERINC

8.1 PERSONEEL 8.1.1

Functiebeschrijvingen In 20OO z'rjn alle DXF-functiebeschrijvingen geactualiseerd in het kader van de Kwaliteitsimpuls DX. De afdeling heeft in de afgelopen jaren een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Kenmerken hiervan zijn dat de kwaliteit van de dienstuitvoering (bijv. instelling Service Desk) omhoog is gegaan, betere waarborging continuïteit is (door onderlinge vervanging), ontwikkeling (kennis) medewerkers, het tijdiger inzetten van mensen/middelen op de behoefte van de organisatie tegen de achtergrond van steeds snellere ontwikkelingen. Een en ander heeft er toe geleid dat aan diverse functies hogere eisen zijn gesteld, conform ook landelijke trends hebben deze geleid tot herwaardering van de functies. Voorstellen daartoe zijn aan hoofd DX gedaan in het kader van de Kwaliteikimpuls. Een groot deel van de voorstellen zijn inmiddels afgehandeld (functies 5D, hoofd DXF, medewerker gebouwbeheer en clustercoórdinator Logistiek).

8.1.2 Opleidingen De medewerk(st)ers van de afdeling DXF beschikken vrijwel allemaal over een op huidige formatie voldoende toegesneden opleidings/ kennisniveau en/of men volgt vakgerichte opleidingen. Voozover dat nog niet het geval is wordt gestimuleerd om deel te nemen aan aanvullende (toekomst) gerichte opleidingen. Met name voor de medewerk(st)ers van het cluster DIV zijn voldoende opleidingen op de markt (SOD, DIOR, WA en GO-A). Betrokkenen wordt voorzover nodig, en financieel mogelijk, de mogelijkheid geboden om scholing te volgen. Op het gebied van de overige facilitaire taken zijn echter niet altijd adequate opleidingen op de markt. Dit blijft voor de toekomst een aandachtspunt. In 2001 zijn in het kader van de Kwaliteitsimpuls DX extra opleidingen gevolgd. Naast inhoudelijke cursussen waren dat ook meer persoonlijke ontwikkelingstrain ingen : bijvoorbeeld timemanagement en commu n icatie. In het kader van het opleidingsplan 2O02 zullen door DXF opleidingswensen aangegeven worden. Deze zijn primair gericht op voor de huidige en toekomstige functievervulling benodigde kennis en vaardigheidsniveau. Daarnaast wordt (of de daarvoor geldende regelingen) ruimte geboden voor loopbaangerichte opleidingen en trainingen. Het concept opleidingsplan DXF voor 2OA2 is als bijlage 4 bijgevoegd.

32 DXF: AFDELINGSPLAN NIEIJW MPPORT 2AO2 - 2OO7

8.1.3

Functioneren medewerk(st)ers

Bij de functioneringsgesprekken+, die één keer per jaar worden gehouden, worden naast de aandacht voor de uitvoering van de

functie bestanddelen ook gekeken naar de van belang zijnde functioneringseisen/competenties, een en ander afhankelijk van de functie binnen DXF (bijvoorbeeld competenties als klantgerichtheid, samenwerken, communiceren). Rekening houdend met (venrvachte) organ isatie ontwi kkelin gen, belan gstel n g en competenties van medewerk(st)ers worden ook loopbaangerichte afspraken gemaakt. I i

8.1.4 We*overleg Binnen DXF vindt waar dat relevant is werkoverleg plaats: in de diverse clusters (bijvoorbeeld dynamisch archief, service desk, gebouwbeheer), maar ook het grote werkoverleg voor DIV (1 keer per 5 weken) en het gezamenlijke werkoverleg van de overige clusters van DXF (1 keer per ca. 5 weken).

8.2

MATERIËLE MIDDELEN

8.2.1 Aanscàaffingen grotere

apparafu ur

Binnen DXF zal nog nagedacht worden over nieuwe apparatuur op de repro (onder meer vouwmachine).

8.2.2 Automatisering De afdeling maakt gebruik van het New Document Managerprogramma versie V en W (NDM) en bijbehorende apparatuur. ln de NDM-versie is een module dossierbeheer opgenomen. Daarnaast heeft de afdeling de beschikking over PC's en verschillende types printers. De afdeling is daarmee voorlopig gesteld voor haar taak. Een nieuw RMA met daaraan gekoppeld een DMS wordt binnen 2 à3 jaar geïmplementeerd. Bij de bibliotheek zijn in gebruik V&W Lis, Dataswets en Internet, vanaf 2OO2 ook Picarta.

Op het magazijn wordt gebruik gemaakt van een voorraadbeheersprogramma voor kantoorartikelen (Exact). In de Servicedeskorganisatie zal met een nieuw beheerssysteem (à la Support Magic) gewerkt gaan worden (mogelUk in combinatie met een FMI S/een activa administratie).

Ook in het gebouwbeheer wordt gebruik gemaakt van diverse programma's en systemen: ten behoeve van de telefooncentrale PlM, SWAN en SBC, voor beveiliging Spectrum, voor tijdregistratie ATMOS, voor brandmeldcentrale CTll en voor de BHV-pagers Sidepage. ln bijlage 8 staat het automatiserings(wensen)plan van DXF voor de komende jaren beschreven.

8.2.3

Huisvesting De afdeling is op dit moment adequaat gehuisvest de enige knelpunten zijn een uitrukruimte voor de BHV (ca. 2A m2), een opslagruimte voor rneubilair, BHV-materialen en dergelijke (60 m2) (erg groot knelpunt), ruimte voor EHBO-materialen en een (magazijn-)ruimte voor Van Hecke/Hago.


h 2OA2 zal het steunpunt Garijp verlaten moeten worden. Voor het tekeningenarchief zal derhalve een nieuwe locatie gezocht moeten worden. Binnen DXF zal opnieuw het IPP-traject worden uitgevoerd; ook hieruit zullen mogelijk acties komen met betrekking tot huisvesting. De belangrijkste (DXF-brede) acties uit de vorige IPP-ronde waar nog, zo mogelijk, wat aan gedaan zou moeten worden, zijn: a. verbeter ziekteverzuimbeleid (met ondersteuning van het Sociaal Medisch Team); te weinig opslagruimte; onvoldoende opgeruimde kamers (c.q. bureaus); onvoldoende temperatuurbeheersing op diverse kamers; ontbreken lichtarmatu ren voor beeldschermen (Dl V) ; (te) hoge werkdruk en stress; ontbreken on d erh oudscontract patern osterkasten ; onduidelijkheid rond rookbeleid; bekendheid binnen het gebouw van EHBO/BHV. Daarnaast heeft DXF het voortouw met betrekking tot IPPopmerkingen in het kader van "Gebouwvoozieningen Middelzeehuys".

8.3 (inteme) MILIEUZORG/ISO Binnen DXF hebben milieu-aspecten veel aandacht: daarbij moet gedacht worden aan m.n. schoonmaak (inclusief afual, scheiding) caterin g, kantoorartikelen, apparatu u r en energiebeheer. Diverse acties lopen. Daarnaast wordt milieu vriendelijkheid als één van de beoordelingscriteria gebruikt bij aanschaffingen in de meest brede zin, naast met name kwaliteit en prijs. f n de werkgroep ISO "l4OO1 is de afdeling DXF vsrtegenwoordigd. Door de 5G is als speerpunt de Facilitaire Milieuzorg aangewezen. Binnen directie Noord-Nederland wordt dit meegenomen in het DNNbrede project Milieuzorg volgens de ISO-systematiek. Het past daar naadloos in: derhalve wordt er geen apart traject voor ingezet.

8.4

CONTRACT AMG.RWS

Vaor 2O02 zal naast de standaard AMG taken (te denken valt aan behandeling ziektemeldingen) voor DXF mogelijk AMG activiteiten benodigd zijn voor werkplekondezoek, BHV keuringen en klimaatonderzoek.

8.5

LANDELIJK OVERLÊG/LANDELIJK FM.BELEID

Het FM-beleid dat landelijk (nogal) in ontwikkeling is en blijft (zie vooral met betrekking tot Huisvesting, lnkoop, DIV-zaken, maar ook ten aanzien van FM-visie/ organisatie), wordt door DNN/DXF opgepakt, voozover dat mogelijk is. Er wordt actief meegedaan in landelijke projecten, met name in de pre-contractuele fase voor Europees aan bested en arti kel en (automatiserin g, meu bilair, kantoorartikelen, kopieermachines).

34 DXF: AFDELTNGSPLAN NIEUW

MPPORÏ 2OO2 .2OO7

Op andere gebieden lopen we mee voorop; denk aan BSD en contracten van Rijkswaterstaat met Rijksgebouwendienst voor gebruikersovereen komsten, actiever gebru ikmaken van an der servicemogelij kheden van de Rijksgebouwendienst etc. Toch merken we binnen DXF dat het voldoende mee kunnen doen aan landelijke FM-projecten vaak botst met beschikbare tijd: basisdiensten en afspraken met klanten over optionele diensten genieten prioriteit. Dit geldt ook voor integratie landelijke FM-afspraken naar de organisatie van directie Noord-Nederland. Voorbeelden zUn (te)beperkte voortgang BSD, het (nog) niet (hebben) kunnen realiseren van een volledig Huisvestingsplan en inspelen op de nieuwe afspraken tussen Verkeer en Waterstaat (RWS) en Domeinen ten aanzien van overdracht goederen. Samenvattend valt nog veel meer te doen aan landelijke betrokkenheid bij FM-projecten (ook in ons voordeell) en betere inbedding van nieuwe FM-afspraken in de DNNorganisatie. Op dit punt valt nog het nodige te verdienen binnen directie Noord-Nederland.


ORGANIGRAM AANGEPASTE ORGANISATIE DXF PER 1 JUNI2OOl

HOOFD FACILITAIRE

ZAKEN

Bijlage

1,0

\-t

/.-

zaken

\

o,55

adviseur facilitaire med. veryoersmanagement 1,0 -"-o-"---'-

a

t/

\

\

_/

,/clustercoórdinator Huisvestingszaken 1,0 1,0 / med. Huisvestingszaken (gebouwbeheer) (gebouwbeheer) med. Huisvestingszaken 1,0 {

\

\

\

I (receptie/tekst/ 1,5 ,/ \erwerking/postzaken) med. Huisvestingszaken

clustercoórdinator Logistiek med. Logistiek (inkoop) med. Logistiek (postzaken/receptie/ tekstverwerking med. Logistiek CTE (tekstverwerking/ receptie/postzaken) med. Logistiek (servicedesk) med. Logistiek (reprografie)

1,0 1,9 2,O

1,7

2,5 1,9

1,O

med. DIV (sen. med. semi-statisch archief) med. DIV (semi-statisch archief) med. DIV (dynamisch archief en

1,0

registratuur) med. DIV (dynamisch archieí en registratuur) med. DIV (bibliotheek en documentatie) med. DIV (bibliotheek en documentatie) . DIV (tekeningenarchief)

1,0

1,3

4,7 1,0 1,0 1,0

1

Bijlage 2

FORMATIE DXF MET PERSONELE BEZETTING PER 1 SEPTEMBER

Functie

Formatie

2OO1

Naam

BezeËing

Leeftijd

vast/Ujdelijk

Uitstroorn o.b.v. 62 jaar peildatum

vast

28 55 43

01-09-2001 of contract 2020 2003 2035 2008 2019

A.A. de Ruiter

vast

64

2002

ilb/4

B. Broersma

vast

52

2011

llb/4, 18 uur

R. Dijkstra

tijdelijk

52

2002

iltd/8

W.H. Hoekstra E.P. Vlottes C. Beute

56 50 36

2007

H. Stegmeijer

vast vast vast vast

51

2013 2027 2012

B.M. van Kammen

vast

51

2012

llc/S,23 uur J. Kleefstra

vast

40

2023

Medewerker Logistiek (Repro) Medewerker Logistiek (Repro)

|b/4 R. Holleman llb/4,28 uur A. Vervat (18 uur)

vast vast

40 37

2023 2026

Medewerker Logistiek (receotie/tekstverwerkine/oostzaken) Medewerker Logistiek (receotie/tekstverwerki n s/oostzaken ) Medewerker Logistiek (receotie/tekstverwerki n s/oostzaken ) Medewerker Logistiek (receptie/teksfu erwerki n g/ postzaken) Clustercoórdinator DIV Medewerker DIV bibliotheek en documentatie) Medewerker DIV (bibliotheek en documentatie) Medewerker DIV (Daree) Medewerker DIV (Daree) Medewerker DIV (Daree) Medewerker DIV (Dareg)

llb/4,27 uur

vacature 1O uur G. Wielenga

vast

54

2009

tab/4

A.J. Postma

vast

55

2008

]1b/4

M. Metiary

vast

42

2020

ub/4

P.M. Lautenbach

vast

52

20"11

avb/9

lild/8

H. Slomo K.C. Groenewold

vast vast

38 56

2025 20a7

ntb/6

A.A.H. Bakker

vast

32

2031

aaabl6

P.C. de Graaf A.J. Blom A. Stok A.D. Labruyére

vast vast

38

tiideliik vast

44 46

2025 2032 2001 2A16

A. Dineshoff

vast

27

2A36

vast

38

2025

vast

54

20a9

Hoofd DXF Adviseur Facilitaire Zaken Med ewerker Vervoersman asement stercoórd inator H u isvestin sszaken Med ewerker H u isvestingszaken C lu

Nc/14 J. Rombout lVb/g 28 uur K. Ketelaar ÍVa/8

H.C. van Diik

ilrd/8

|tb/6

J. Hofman-v.d. Vlies T.J.M. Lindeman

nb/4

vast

42

tiidelijk vast

23

vast

(Cebouwbeheer)

Medewerker H u isvestingszaken (Gebouwbeheer) Med ewerker H u isvestingszaken (receptie/tekstvenverkin s/postzaken ) Med ewerker H uisvestingszaken (rece ptie/teksfu erwerki n s/oostzake n ) Clustercoórd inator Logistiek Medewerker Loeistiek (lnkoop) Medewerker Loeistiek (lnkoop) Medewerker Logistiek (Servicedeskmedew.) Medewerker Logistiek (Servicedeskmedew.) Medewerker Logistiek

uab/6

utb/6 llc/5

llc/S,32 uur

(Servicedeskmedew.)

LlalS |1la/5.

lllals,28,8

31

uur Medewerker DIV (Daree) Medewerker DIV (Dareg)

llla/5 llla/5

vacature, tijdelijke

vervulling uitzendkracht Medewerker DIV (sen.med. SSA)

lllclT

Medewerker DIV (SSA) Medewerker DIV (5SA)

Ulb/6,18 uur M.J. Wiima illb/6, 30,3 vacature

Tiidelijk geblokkeerd, 14 uur A. Stok (tiideliik)

uur Medewerker DIV (tekeninsenarch ief)

iltb/6

J. Niidam

Bijlage 3

PMA Begroting DXF | 2001 en in guldens;

1

2004

2003

2002

Besroting

2007

2008

100.000 300.000

53.000 100.000 300.000

53 .000 100.000 300.000

400.000 200.000 200.000 450.000 50.000

400.000 200.o00 200.000 450.000 50-000

1750.000

2006

2005

100.000 300.o00

33.000 100.000 300.oo0

345.000 100.000 300.o00

53.000 100.000 300.000

400.000 200.000 200.000 450.000 50.000

400.000 200.000 200.000 450.000 50.000

400.000 200.000 200.000 450.000 50.000

400.000 200.000 200.000 450.000 50.000

400.000 200.000 200.000 450.000 50.000

200.000

250.O00

250.000

50.000

50.000

1929.000

1983.000

2285.000

1803.000

1803.000

1750.000

45.000 520.000 250.000 30.000 50.000

45.000 520.000 250.000 30.000 50.000

45.000 520.000 250.000 30.000 50.000

45.000 520.000 250.000 30.000 50.000

45.000 520.000 250.000 30.000 50.ooo

45.000 520.000 250.000 30.000 50.ooo

250.O00

25.000 400.000

25.000 400.000

25.000 400.000

25.000 400.000

25.000 400.000

25.000 400.000

25.000 400.000

Contractkosten totaal

1240.000

1240.000

1240.000

1240.000

1240.000

1240.000

1240.O00

Totale vaste kosten DXF

3399.000

3144.000

3144.000

3045.000

3045.000

3045.000

3045.000

Vervoersplan (x') BHV (x'?)

29.OOO

Communicatiekosten (telefoonverkeer) Kantoorartikelen Bibliotheek Cas, Water, Electriciteit

Onderhoud MiddelzeehuYs Onderhoud en exploitatie dienstauto Huren gebouwen WXT en div.

53.OOO

(x') Kosten totaal

Contracten

(1

O0% constant)

Randon Bewaking contract Catering Van Hecke contract (x3) Schoonmaak Hago contract ïoiletbenodigdheden CWS

Contract onderhoud Telefoon

45.000 520.OO0

30.0o0 50.ooo

(Lacis) Tech.

Kunstwerk contract Kopieer contract

2001 en in guldens

2

2002

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Dienstauto's (x") Meubilair MZH (x5) Meubilair keuken/ rest./verg.

x2

xl xo x5 x6

x7 x8

2003 40.000 142.000

2004 145.O00

179.000

Paternosterkasten

Vloerbedekking Vernieuwing telefooncentrale Onderhoudskosten MZH SD/FMIS-pakket

lnhuur

(x7)

Overig (ongeplande investeringen/kosten Variabele kosten DXF Proiect DMS (xs)

xl

45000

2005 60.000

2005

75.000

60.000 1000.000 75.000

42.000 340.000

42.000 340.000

2007 6U.UUU

2008 60.000

2172.OOO

75.000

75.000

42.000

42.000

400.000 125.000

125.000

50.000

120.000

120.000

100.000 100.000 65.000

100.000 70.000

100.000 200.000

100.000 200.000

100.000 200.000

100.000 200.000

200.0@

360.000

872.000

744.OOO

817.000

1942.000

2649.000

602.000

P.M,

P.M.

P.M.

100.000

op basis van nieuwe Vervoerplan is begroting aangepast; omdat BHV-taken niet binnen taakuren DXF kunnen worden opgelost zal externe ondersteuning nodig ziin: f 50.00O,O0 per iaar extra. Dit is venrverkt in de bedragen; de gratis koffieverstekking is hierin verwerkt; in 2004 zal HID-auto vervangen moeten worden; betreft investering meubilair MZH; ca. 20 WXT'ers ziin niet in MZH te huisvesten: elders moet vooralsnog tot 2OO5 kantoorruimte gehuurd worden. Daarnaast kan steunpunt Gariip na 2OO2 niet meer gebruikt worden; in de afgelopen periode is gebleken dat complexere facilitaire klussen (bijv. invoering BSD, DMS/RMA, verbouiingen) niet altijd door DXF zelf kunnen worden uitgevoerd, inhuur is af en toe nodig op dit moráent is financiering, met name wat centraal en wat decentraal betaald wordt, nog volledig onduideliik.

Concept-Opleidingsplan DXF 2OO2 (in Euro's ) nr

1

2

3

naam

opleiding

bijscholing

h

bijscholing

h

h h h

prioriteit

communicatie-trainin g

7.O00,00

o,5à1d.

alle Dareg/SSA medewerkers

-

voorbereiding werken met

3.O00,o0

1

.likky Hofman-v.d. Vlies

- projectmanagement - training kostenbewustzijn - tE+

1.800,00 intern intern 200,00

-

1.495,4O

bijscholing bijscholing bijscholing bijscholing bijscholing

m

-

schriÍtelijke leergang facility management timemanagement

4d. 1d. 2d. 1d. 1d. o,5 d.

bijscholing

h

-

huismeester voor gevorderden

í.o80,oo

4à5d.

bijscholing

h

-

training kostenbewustzijn

intern 859,00

1d.

2à3d.

bijscholing bijscholing

m

ïimo Lindeman

Ria Dijkstra

-

à2

D.

akkoord

bijzonderheden

ontwikkeling

-

RMA/DMS

200,00

(FMH)

faciliteren door communiceren (FMH) _ NEN 3140 (VOPH) - timemanagement - Íaciliatiar dienstverlenine 1 5

tijdsinspanning

doel bijscholing/ loopbaan

Euro's

alle DXF'ers

_ NEN 3140 (VOPH)

4

kosten in

EHBO

200,00 200,00 1.770,OO

350,00

1d.

h

h

5d.

bijscholing bijscholing bijscholing

m

1O dagdelen

bijscholing/OHB

h

0,5 d.

akkoord

h

h

akkoord

f

unctie-eis

u:\postma\dxÍ\opleidingsplan

dxt 2002

nr.

naam

opleiding

kosten in Euro's

6

7

Bertha Broersma

Karst Ketelaar

_ EHBO

-

Excel

-

doelgericht teksten schrijven

-

schriftelijke leergang Íacility management timemanagement

I

9

10

Henk van Dijk

Willem Hoekstra

Bep Barsingerhorn

350,00 400,00

1.200,00

tijdsinspanning


prioriteit

bijscholing/OHB bijscholing/OHB

h

2 dagen

4d.

bijscholing

h

bijscholing

m

bijscholing

h

m m

10 dagdelen

Íunctie-eis

h

1.495,OO

200,oo

o,5

d.

- post HBO verkeerskunde - internet training - timemanagement - project management

5.OOO,OO

10à20d.

algemeen

intern 200,0o 1.100,00

0,5 d.


- fg+ - Íacilitair inkopen - training kostenbewustzijn - timemanagement

0,oo 1.250,00 intern 200,00

2d. 3d. 1d. o,5 d.

-

1,000,00 1.200,00

3d

intern 200,o0

o,5

training kostenbewustzijn inkoop

0,5 d.

4d.

1d.

h

- internettraining

0,5 d d

akkoord

akkoord akkoord

m

bijscholing bijscholing bijscholing bijscholing

h h

akkoord

bijscholing OHB/Ílankerend beleid

h h

akkoord


h h

akkoord akkoord

h

m

(ERNST/YOUNC)

Caroline Jansen

bijzonderheden

(ROr)

- basiscursus

11

akkoord

ontwikkeling

-

timemanasement

-

training kostenbewustzijn basiscursus inkoop (ERNsr/YOUNC)

1.100,00 1,200,00

0,5 d.

3d

bijscholing OHB/flankerend beleid

h h

akkoord

-

internettraining

-

timemangement

intern 200,00

o,5 d 0,5 d.


h h

akkoord akkoord u:\postma\dxÍ\opleidin gsplan dxÍ 2002

nr.

naam

opleiding

kosten in

tijdsinspanning


425,OO

1d

bijscholing

h

Euro's

prioriteit

akkoord

12

Hemmo Stegmeijer

13

Dineke van Kammen

-

WORD-beginners

14

Janke Kleefstra

-

training Personele Effectiviteit

1,804,00

5d.

bijscholing

h

15

Rob Holleman

-

training kostenbewustzijn

intern

1d.

bijscholing

h

akkoord

16

Attje Hartman

- training kostenbewustzijn - WORD beginners

intern 400,o0

1d. 2d.


h m

akkoord

17

Pieter Lautenbach

-

600,00

4d

OHB/flankerend beleid

h

postkamercursus (mailproÍs)

bijzonderheden

ontwikkeling

u

:\postma\dxÍ\opleidingsplan dxt 2OO2

nr.

naam

18

Mozes Metiary

19

Astrid Lindeman

20

Cerrie Fokkema

21

Harold Slomp

opleiding

- postkamercursus

(mailprofs)

- Bavaario - personeel coaching - documentmanagement -

in de

praktijk ("digitaal archief") leergang documenten management (op weg naar DIS

en workflow) beheer van technische

tekeningen beheer digitalefotocollecties

- internettraining - Access

kosten in

tijds-


Euro's

inspanning

ontwikkeling

600,00

4d

OHB/Ílankerend beleid

h

1.100,00 1.600,00 1.600,00

4d 4d 5d

noodzaak

h h h

1.700,o0

6 uur per

bijscholin g/loopbaan -

module

ontwikkeling

3d

bi.ischoling

3d


prioriteit

OHB/flankerend beleid bijscholin g/loopbaan -

akkoord

bijzonderheden

akkoord

ontwikkeling

800,o0 500,o0 intern 425,OO

0,5 d.

2d.

h

schriftelijk (14 modulus)

I

m h

toepassingen BSD

22

Margriet Wijma

-

internettraining

-

Access

- beheer digitale Íotocollecties

o,5 d. 425,OO

500,00

2d. 3d.


h h

akkoord

I

u

:\postma\dxÍ\opleidin gsplan dxt 2OO2

nr.

naam

opleiding

kosten in Euro's

23

Klaas Croenewold

-

Access

- excel - internettraining - beheer digítale fotocollecties 24

25

26

Andrea Bakker

Pieter de Graaf

Astrid Blom

28

Arie Stok

Aletta Labruyere

2d. 1d

intern 500,00

0,5 d.

- internettraining - Access - beheer digitale fotocollecties

intern

0,5 d.

3d.


prioriteit

bijscholíng

h


h h

h h

500,0o

- Bavaario - managementtraining/cursus

1.100,oo 2.100,00

4d 4d

OHB/flankerend beleid OHB/Ílankerend beleid

h h

-

persoonlijke eÍÍectiviteit documentmanagement in de praktijk ("digitaal archief " )

1.500,o0

5d

bijscholin g/loopbaan -

m

-

Access

- SOD 1 module 2 tlm 4 Access

- 5OD1, volledig -

Access

-

Access

timemanagement

bijzonderheden

akkoord

I


425,OO

akkoord

ontwikkeling

2d. 3d.

-

27

425,OO 425,OO

tijdsinspanning

akkoord

I

akkoord

Íunctie-eis

ontwikkeling

2d.

bijscholing

h

1.900,00

veel

2d.

OHB/flankerend beleid bijscholing

h

425,OO

2.800,oo

veel

425,OO

2d.

425,OO

í.ooo,00

425,OO

toepassingen B5D

akkoord

h

Íunctie-eis toepassingen BSD

2,5 d.

OHB/flankerend beleid bijscholing bijscholing

h m

toepassingen BSD

2d.

bijscholing

h

toepassingen BSD

h

akkoord

functie-eis

u:\postma\dxf\opleidin gsplan dxÍ 2OO2

nr.

naam

opleiding

kosten in Euro's

29

30

Anna Dingshoff

Jaap Nijdam

- Access - timemanagement

-

Hans Rombout

- internettraining - schriftelijke leergang -

32

a.s. Vacature

Anne de Ruiter

33

Vacature DAREC (S 5)

34

Vacature Semi-statisch Archief (s 7)

bijzonderheden

h m

800,oo

2d

bijscholing

m

...425,OO

2d 2d


h h

0,5 d.


m m

3d. 1d.

bijscholing

425,OO

200,o0

1d.

bijscholing

h

f

2.800,00 450,00

veel

2d. 2d.


h h h

functie-eis

2d 3d 4d


h

functie-eis

intern facility

management Íacilitair inkopen (FMH) Powerpoint

- sOD alle modules - BSD-module 12 A Access

- BSD-module 12 A - depotbeheer -

akkoord


425,OO

- NËN 3140 VOPB

-

prioriteit

toepassingen BSD

tekeningen

- Access - excel 31

2d.


ontwikkeling

2,5 d.

425,OO

1.000,00

beheer van technisch

tijdsinspanning

waardering en selectie van

't.495,OO

1.200,00

425,OO

450,00 885,00 1.525.4O

toepassingen BSD en tekarch.

akkoord

m h

unctie-eis

unctie-eis toepassingen BSD f

h

h

archieÍbescheiden

6

u:\postma\dxf\opleidingsplan dxf 2002

nr.

naam

opleiding

kosten in Eu

35

Vacature Semi-statisch Archief (s 6)

- BSD-module 12 A - depotbeheer -

waardering en selectie van

ro's

450,00 885,00 1.525,OO

tijdsinspanning

ontwikkeling

2d 3d 4d



prioriteit

akkoord

h

bijzonderheden

functie-eis

h h

archiefbescheiden

u

:\postma\dxí\opleidin gsplan dxÍ 2002

^tqt nr.

'l

klantgroep

alle klanten

contactpersoon klant

omschriiving opdracht/taak

hooíden BJ, hooÍden 88,

leveren alle basisdiensten

aantal uren

periode

uitvoering

datum oplevering

2OO2 - e.v,

permanent

3

4

5

6

7

alle buitendiensten

alle klanten

alle buitendiensten

alle buitendiensten

alle buitendiensten

ADF, ADC, AMD, WDD

hoofden

hooÍden

hooÍden

hooÍden

hooÍden

hooÍden

8J

8J

BJ

8J

BJ

BJ

financiering (uren/aanschaÍ)

registratiecode UV5/PPS (indien aan de orde)

actualiteit/resultaat in 2002

PMA-budtetten

op de diverse basisdiensten

het leveren van 96yo van de basisdiensten conÍorm de aÍspraken

P-budget (DXF-uren)

hooÍden CX, DX P&O

2

trll

opzêtten activa-administratie DNN

veÍtalen proiect OT-2OOO naaÍ DNN

advísering invoerin g 8SD

240

96

96

adviseÍing 8HV gebouwen buitendiensten

144

organisatie e.d. Íacilitair overleg (inclusieí DIV overleggen) ten behoeve ian aístemming inÍormatievooÍzíening

32

ondersteuning/begeleidin g huuÍcontrecten

96

augustus 2000 ,anuari 2OO2

begin 2OO2

DXF (uren) allen aanschaí

optionele dienst, Inventaris DNN Algemeen

het opleveren/ implementeÍen van een directiebrede activa administratie inclusieí gevulde bestanden

40 uur per klant

augustus 20O1 februari 2002

begin 2002

DXF (uren)

optionele dienst. Inventaris DNN Algemeen

het zorgdragen voor het onderbrengen van alle (mobiele) teleÍonienetlijnenpakketten in het OT 2OOO confrect

16 uur per klant

t/m medio 2002

medio 2OO2

DXF (uren)

optionele dienst archieÍ registratuur en archieÍbeneer DNN Algemeen

het leveren van incidenteel gewenst advies over

16 uur per klant

DXF (uren)

optionele dienst 8HV en EHBO, DNN Algemeen

het leveren van incidenteel gewenst advies over 8HV-asoecten

24 uur per klant

DXF (uren)

Klantmanagement DX

het 2-maal per iaar organiseren van het overleg DXF-hooÍden 8I

2x per iaar DXFwerkoverleg met buitendiensten

DXF (uren)

optionele dienst

het verzorgen van het 24 uur per klanl contractbeheeÍ voor 4 huurcontracten met RCD

2@2

permanent

2@2

2@2

DeÍmanent

huisvestin g/tebouwbeheer ADF/ADC/AMD/WDD

8

rlle buitendiensten

hoofden

BJ

Íacilitairadvies (inclusieÍ D|V/tekenrngarchieÍraken)

P.m.

biizonderheden

2002

peÍmanenl

DXF (uren)

op basisdiensten DXF

BSD-aspecten

het leveren van incidenteel (ad hoc) Íacilitair advies

9

WDC

Jan Kwebeman

ondersteuning bij her-huisvesting WDC

te Haren

200

2@2

100

2oo3

oktober 2OO3

DXF (uren)

optionele dienst, huisvesting/ gebouwbeheer WD6

het verzorgen van de DXF-aspecten voor de

herhuisvesting van WDG

t\div\drÍ\rÍd!&rtdan

bFt!

5

Ktan r

10

WDC

Jan Kwebeman

urtvoenng

nieuwbouw Êemsmond

nader te

oplevering

(uren/aanschaf)

2004

bepalen

1'l

WDF

lds Zijlstra

ondersteunen bii schoonmaakbestek

60

2002

DXt (uren)

Joure en Drachten

12

13

WDF

lds Zijlska

ondersteunen bij sanering semi-statisch analoog tekeningenaróieÍ

WDD

Menno Kooy

onderstêunint bii nieuwbouw steunpunt

2002

40

200.2

AMD

Teade Hommes

saneren semistatisch archieÍ

320

2002

actuailtett/íesuttaat in 2OO2

DUzonderheden

optionele dienst huisvesting/ gebouwbeheer WDG

geen resultaat

optionele dienst huiwesting schoonmaak WDF

het meer zorgdragen voor adequate schoonmaakbestekken voor 2 steunpunten

optionele dienst aÍchieÍ/ÍegistÍatuur/archieÍbeheer WDF

DXF (uren)

Hoogeveen

14

(lnoten aan de orde)

optionele dienst huisvesting/ gebouwbeheer WDD

het verzorgen van alle DXF-aspecten bij de nieuwbouw van steunpunt Hoogeveen

optionele dienst archieÍ/registratuur/archieÍbeheer

AMD

15

16

ADG

ADF

Marjan Heidekamp

saneren semi-statisch archieÍ

Lammert van

saneren semi-statisch archieÍ

optionele dienst archieÍ/registratuur/archief beheer ADC

optionele dienst

[gmond

17

staÍ WX

Sloerd Bonte/ Jan Blaauw

archief /redstratuur/archief beheer ADF

ond€Ísteuning bii (her)huisvesting WXT'ers nabij MZH

100

01 -1

1

-2001

01 -1

1

-2001

DXF (uren) huisvestingskosten via

PMA-budget

18

19

rtaf WX

alle klanten

Sioerd Eonte/ Jan Elaauw

HID

proiect digitale tekeningenarchieÍ

invoering RMAIDMS

80

2@2

100

2ffi2

500

2003

01 -01

-2004

basisdienst huisvesting/ gebouwbeheer - Algemeen DXF-algemeen

DXF (uÍen) aanschaí én inhuur: alle

basisdienst

belangfiebbenden

WX

DXF (uren)

optionele dienst archieí/ registratuur/archieÍbeheer DNN

archieÍ/registratuur/archieÍbeheer

het verzorgen van de DXF-aspecten bii de externe herhuisvesting van ca. 15 WXT'ers

het inbrengen van de (wettelijke) archieÍaspecten met betrekking tot aanpak digitale tekeningaÍchieven

het operationeel hebben van RMA/DMS coníorm vastgesteld ambitieniveau binnen DNN

t\div\dxÍ\rÍdc*rg9lm bfigc 5

KlaÍlt

20

alle buitendiensten

hooíden

BJ

afronden legionella actie

48

urtvoering

oplevering

(uren/aanschaÍ)

de orde)

in 2002

2001t2002

zo spoedig mogelijk na

DXF (uren) projectkosten: allen

optionele dienst/huisvesting/ gebouwbeheer DNN-algemeen

het legionella vrii hebben van aÍle RWS-panden inclusief beheersplannen

DXF (uren) proiectkosten/eventuele inhuur: allen


het gescand hebben van alle RWS-panden en het hebben aangegeven van voorstellen tot ophefÍing van knelpunten

DXF-budget

optionele dienst BHV en EHBO-

het volledig regelen van de EHBO/reanimatieadministratie van DNN

01 -01 -2002

21

alle buitendiensten

hooÍden

BJ

af ronden brandveiligheidsscan/

4a

'20,01t2002

24

20,02

pÍeventie actie

22

alle buitendiensten

hoofden

8J

veÍzoÍgen

EH

BO-administratie

Permanent

algemeen

23

alle klanten

HID

liberaliserin g energiemarkt

2AO2

o't-o7-2004

2@3

24

alle buitendiensten

hoofden

B.t

inventarisatie actie asbèst in RWS-panden

20o2

DXF (uren) projectkosten/eventuele inhuur: allen

optionele dienst/huisvestingr gebouwbeheer DNN-algemeen

het hebben omgezet van alle DNN-energiecontra€ten met betrekking tot gebouwen conÍorm landelilke aanpak


het hebben geïnventariseerd hebben van alle asbest aanwezigheid in RWS-panden

t\div\dxÀrÍdclntphn bïhle

5

Bijlage 6

Producten (UVS) waarop binnen DXF wordt tijdgeschreven

Naam Basisdiensten Archief Basisdienst Archief Basisdienst Archief Basisdienst Archief Basisdienst Archief Basisdienst Archief Basisdienst BHV/EHBO Basisdienst BHV/EHBO Basisdienst Bibliotheek Basisdienst Bibliotheek Basisdienst Huisv./Geb.beh. Basisdienst I nrichtine Basisdienst Kantoorart. Basisd ienst Postk. Goedw. Basisdienst Receptie Basisdienst Reoro Basisdienst Tek. archief Basisdienst ïek. archief Basisdienst Tek. archief Basisdienst Tek. archief Basisdienst

Vereaderzalen

Basisd

ienst

Vervoer Basisdienst Vervoer Basisdienst Tekstverwerkine Basisd ien st Optionele diensten Optionele dienst - inventaris Optionefe dienst - archiet/ registratuur/arch iefbeheer Ootionele dienst - BHV/EHBO Optionele dienst - huisvesting/ sebouwbeheer Optionele dienst - huiwesting/ sebouwbeheer Optionele dienst - huisvesting/ sebouwbeheer Ootionele dienst - schoonmaak Optionele dienst - archieÍ/ registratu

u

ïaaknaam

Uursoort

Algemeen Algemeen Alqemeen Alqemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Alqemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen Algemeen

Archiveren Gereqistreerde uiteaande oost lnventarisatie

Algemeen Algemeen

DNN Aleemeen DNN Algemeen

Algemeen Algemeen

DNN Alsemeen

Algemeen

WDG

Algemeen

WDD

Algemeen Algemeen

AMD

Algemeen

WDF

Algemeen

ADC

Algemeen

ADF

Registreren Samen stel lins/overd racht

Selectie

BHV/EHBO DXF Aleemeen

Administratie Innemen/ontsl. lnfodr. DXF Algemeen DXF Algemeen DXF Alsemeen DXF AlEemeen

DXF Alsemeen DXF Alsemeen

Beheer DXF Algemeen DXF Aleemeen

Saneren DXF Alsemeen Administratie DXF Algemeen DXF Aleemeen

ADF/ADG/AMD/WDD

WDF

r/arch ief beh eer

Optionefe dienst - archieÍ/ registratu u r/archiefbeheer Optionefe dienst - archtef/ resistratuur/archiefbeheer Optionefe dienst - archieÍ/ resishatu urlarchiefbeheer

CONCEPT

Bijlage 7

STAND VAN ZAKEN ZELF5TURENDE TEAMS BINNEN DXF

Inleiding Vanuit de Kwaliteikimpuls DX wordt getracht om toe te werken naar zelfsturende eenheden. Binnen DXF kunnen 3 clusters (Huisvesting, Logistiek en DIV) worden onderscheiden die zelfstandig in onderling overleg binnen het cluster hun opgedragen takenpakket uit zouden moeten kunnen voeren. Om het goed (zelfsturing/zo zelfstandig mogelijk kunnen functioneren) te laten lopen moeten er eerst een aantal vragen beantwoord worden: a. Wat verstaan we onder een zelfsturend team. b. Wat is de meerwaarde van een zelfsturend team. c. Waar liggen de grenzen. d. Stand van zaken op dit moment. e. Wat moet er nog gebeuren. Í. Rol van het hoofd DXF. DXF staat nog in het beginpunt van een ontwikkeling naar zelfsturende teams: in deze bijlage wordt aangegeven hoe ver DXF is én welke mogelijkheden er liggen om verdere stappen te maken. In de huidige ontwikkelingsfase van DXF kan overigens beter gesproken worden van de versterking van het zelfstandig functioneren van (groepjes van) medewerkers en clusters.

A

Wat verstaan we onder een zelfsturend team Een zelfsturend team is een team dat een aantal opgedragen taken/activiteiten uitvoert zonder inhoudelijke sturing van buitenaf (zelfstandig in onderling overleg binnen het cluster).

B

Wat is de meerwaarde van een zelfsturend team Door het team verantwoordelijk te maken voor het afgesproken product, kan uiteindelijk een beter product in brede zin gehaald worden, waarbij optimaler ingespeeld wordt op de eigen verantwoordelijkheid/kwaliteiten van d e medewerkers.

C

Waar liggen de grenzen Vier basisprincipes: 1 een minimum aan kritische specificaties voor de taakopdracht heldere doelen; 2 voldoende omvang, kwaliteit en variëteit in het team' 3 multi-inzetbaarheid medewerk(st)erslteamleden; 4 permanente ontwikkeling door leren.

D

Stand van zaken op dit moment binnen DXF Cluster DIV Binnen het cluster DIV zijn er 3 groepen van medewerkers die als team taken uifuoeren. Dit zijn DAREG, Bibliotheek en Semi-Statisch archief: deze teams verrichten binnen aangegeven kaders (w.o. wetten/procedures) op zelfstandige wijze hun (veelal routinematige) taken. Ook bezetting wordt veelal in eerste instantie onderling opgelost. Binnen deze teams zijn personen aanwezig die een voorhekkersfunctie hebben: taken bestaan met name uit het verdelen van de werkzaamheden.

1

2

ClusterHuisvestingszaken In dit cluster werken 5 personen: een tweetal receptionistes die samen dagelijks de receptie bemensen. Zij regelen onderling de bezetting, verlof en vervangen elkaar op btj onverwachte afwezigheid.

Daarnaast zijn er 3 personen werkzaam in het gebouwbeheer: een groot deel van de taken wordt door de betrokkenen zelfstandig uitgevoerd. Wel is er binnen het gebouwbeheer een voortrekker (in de persoon van de clustercoórdinator).

3

Cluster Logistiek Binnen het cluster Logistiek zijn er een aantal groepjes van medewerkers die gezamenlijk taken uitvoeren: dit zijn Service Desk, CTE, lnkoop, Postkamer en Repro. Binnen deze groepjes wordt gezamenlijk taken verdeeld, maar ook verlof e.d. geregeld. Bij afwezigheid in de andere groepjes moet worden ingesprongen, bijvoorbeeld CTE bij Postkamer én Receptie, Service Desk bij Pos*amer etc. Dit wordt in eerste instantie onderling geregeld. In de groepjes worden de veelal routinematige werkzaamheden zelfstandig uitgevoerd.

4

Algemeen ln de diverse groepjes binnen DXF worden taken veelal al zelfstandig uítgevoerd, al dan niet met een voortrekker. Afspraken over taakuitvoering worden veelal door de clustercoórdinator/hoofd DXF met of de groep of de voortrekker gemaakt. Omdat veelal routinematige werkzaamheden worden uitgevoerd is daar relatief weinig overleg/aansturing voor nodig. Inmiddels maken medewerkers binnen de groepjes onderling afspraken over verlof e.d. lndien bezetting knelpunten oplevert, dan wordt clustercoórdinator/hoofd DXF ingeschakeld om knelpunten op te lossen. Inbreng hoofd DXF/clustercoórdinator richt zich veelal op communicatie/aansturing van nieuwe taken/opdrachten, knelpunten in de taakuitvoering (bijv. andere groepjes inschakelen). Binnen DXF zijn er nog 2 specialisten die rechtstreeks door hoofd DXF worden aangestuurd. Ze hebben beide een eigen taakgebied.

E

Kansen binnen DXF

In algemene zin kan gesteld worden dat in de diverse groepjes van medewerkers al in hoge mate zelfstandig wordt gewerkt. Dit betreft met narne over wat er moet gebeuren, hoe het moet gebeuren en door wie (bijv. afspraken over bezetting). Daarnaast zijn er op veel fronten binnen DXF al vervangingsafspraken gernaakt om de continuïteit van de bezetting te regelen; in de meeste gevallen (bijv. receptie en CTE) lossen personen dit zelf onderling op. De kansen voor meer zelfstandig werken richting het ideale theoretische concept van zelfsturing liggen voor DXF in het versterkt inzetten op de volgende ontwikkelingen. 1 Adequater regelen multi inzetbaarheid van medewerkers in andere groepjes: bijv.: Semi-statisch archiefmedewerkers bij DAREG, archiefmedewerker bij Bibliotheek, Cluster Logistiek-medewerker op de Repro, Receptie-medewerkers op de CTE en bij de Postkarner etc. 2 Medewerkers/groepjes samen bezetting en taakverdeling meer zelf laten regelen: bijv. CTE en Receptie en binnen cluster DlV.

ln 2l}2zal op deze beide ontwikkelingen

nadrukkelijker worden ingezet.

Op basis van de theorie van zelfsturende teams kan binnen DXF gesteld worden dat het heel erg lastig zal zln om het eindmodel te halen De redenen hiervan zijn dat aan 2 van de 4 basisprincipes niet/in te beperkte mate wordt voldaan:

Voldoende ornvang, kwaliteit en variateit, is niet in de groepjes aanwezig. Zelfs indien in clusters wordt gedacht, geldt dezelfde constatering. Multi inzetbaarheid van de medewerkers: het is al heel wat als medewerkers van DXF in 2 oÍ 3 groepjes taken kunnen verrichten.

Een wel reêle doelstelling is dat ingezet kan worden op het verder zelfstandig uituoeren van taken, taakverdeling en taakbezetting.

Rol van het hoofd DXF en de clustercoórdinatoren

De uit te voeren taken, kaders, bezettingsafspraken worden door hoofd DXF (c.q. clustercoórdinatoren) aangegeven: binnen de geschetste groepen wordt daarin verder invulling aangegeven. Beide functionarissen hebben met name als rol conkoleren en eventueel bijstelling van de gemaakte afspraken, oplossen van niet opgeloste knelpunten en fungeren als klankbord op inhoudelijke zaken.

In een verdere ontwikkeling van het zelfstandig functioneren van groepjes/samenwerkingsverbanden van groepjes (bijv. CïE en Receptie) zal de rol als bewaker van met groepjes gemaakte afspraken resultaatgerichter worden. De rol van rnet name het hoofd DXF zal minder worden ten aanzien van het oplossen van knelpunten én

inhoudelijk klantbord.

CONCEPï

Bijlage 8

Automatiseringsplan 2OO2 (ev.)

1

Binnen DXF zijn de volgende automatiseringswensen voor 2OO2 geformuleerd. Aanschaf nieuw Servicedeskpakket. Aanschaf FMIS. Aanschaf (directiebreed) van een geautomatiseerd systeem met betrekking tot Activa Administratie.

a b c

(P5. Ondezocht wordt in hoeverre deze 3 wensen gecombineerd kunnen worden).

2

Binnen DXF ziin voor de periode na 2O02 de volgende automatiseringswensen geformuleerd. Aanschaf RMA en eventueel DMS-systeem (2003/2OO4).

Bijlage 9

Overzicht ziekteverzuimcijfers van DlV, DXF (als totaal), DX en DNN over de periode 1996 Vm juni 2OO1 DIV

DXF (totaal)

DX

DNN

niet bekend 12.47

niet bekend

niet bekend

9.91

7.O9

niet bekend 6.28

12.63 .44 11.13 11.82

10.31

6.20

10.12 10.99 12.27

6.O9

01-01 -1997 - 01-01 -1998

12.51

-o4-'t996 - 01 -04-1998 01 -o7 -1997 - O"l -47 -1998 01 -10-1997 - 01 -1 0-1998

13.O1

11.70 11.55

1996 -1995 - 01 -O7 -1996 01 -1A-1995 - 01 -10-1996 01 -o7

1997 o't -o1 -1996 - 01-01 -1997 01 -04-1996 - 01 -04-1997 01 -46-1996 - 01 -O7 -1997 01 -1 0-1 006 - 01 -10-1997

f

5.74 5.75

6.4CI

6.01

6.88

6.26

6.87 6.84 6.90 6.09

6.24

6.O1

1998 01

12.80 12.20

14.71

9.14

6.O2

5.99 5.80

1999 01-o1 -1998 - 01-01 -1999

13.O7

9.81

o't -04-1998 - A1 -04-1999 o1-a71998 - CI1-O7-1999

15.72 18.47 19.52

12.12

13.76 13.51

6.16 6.88 7.35 7.54

01-01 -1999 - 01-01-2000 01 -04-'1999 - 01 -04-2000

18.O4

12.40

7.61

14.42

9.81

o1-o7-1999 - 01-07-2000 01 Jto-1999 - 01 -1 CI-2000

9.37 7.99

7.OO

6.16

7.25 6.80 7.36

8.46 8.73 8.80 9.09

8.99

6.53 9.14 11.98

8.20 9.24 9.90

9.39 9.52 9.93

01 -1 0-1

998 - 01 -10-1999

6.50 6.87 7.7s

2000

2001 01 -o1 -2000 01 -04-2000 01 -07-2000

- 01 -o1 -2001 - 01 -04-2001 - 01 -o7 -2001

10.34 14.59

Bijlage 10 LIJST MET AFKORTINGEN

AMG

Arbo Management Groep

ARBO

Arbeid somstand igheden

ABB/BJ

hoofden van de onderafdelingen Bedrijfsvoering van de Buitendiensten

(hoofden) ing

BHV

Bed rijfsh ulpverlen

BSD

Basis Selectie

cAs

Centraal Archief Selectied ienst

CTE

Centrale Teksfuerwerkingseen

cxo

Afdeling Ontwikkeling en Analyse

DAREG

Dynamisch Archief en Registratuur

DIA

Duurzaam lntegraal Archiefbeheer

DIOR

Docu mentaire I nformatievoozienings Opleidingen Rijksoverheid

DIV

Docu mentaire I nformatievoozien

DMS

Docu ment Management Systeem

DNN

Directie Noord-Nederland

DT

Directieteam

DUU

Directe Uifuoeringsuitgaven

DX

Stafafdeling Directie-ondersteuning

DXF

Afdef ing Facilitaire Zaken

DXI

Afdeling Informatievooziening en Automatisering

FAC

Afdeling Facilitair Advies en Coórdinatie (Ministerie)

FM

Facility Management (Facilitaire Zaken)

FMIS

Facility Management Systeem

tso

I

IPP

Inspectie Plus Pakket

IUU

I

NDM

New Document Manager

Document

ntern ation al O rgan isation

nd

for

irecte Uitvoeringsuitgaven

h

eid (typekamer)

i

n

Stan

g

d

arization

oT 2000

Overheid stelefon ie 2OO0

PDG

Plaatsvervangen d Directeu r-Generaal

PMAbegroting

Person eel Materieel en Automatiserin gsbegrotin g

PIVOT

Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RGD

Rijksgebouwendienst

RMA

Record Management Application

SBP

Strategisch Bedrijfsptan

SD

Service Desk

SG

Secretaris-Generaal

soD

Stichting Overheidsdocu mentatie

SPM

Strategisch Personeelsmanagement

VOBIDOC

Vakoverleg Bibliotheek en Documentatie

WA

Voortgezette Vorming Arch iefbeheer

V&W literafuur

V&W Literatuurinformatiesysteem

o2- 'Wij maken het mogelijk' Afdeling DXF contactpersoon J

Recommend Documents