Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár
Beszámoló a 2008. évi levéltári tevékenységről
SZOMBATHELY 2009.
1
SEK Levéltár 2008.évi munkabeszámolója
A Levéltár feladatkörét a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002.(IV.13.) NKÖM rendelet, valamint a levéltári Ügyrend határozza meg. A Levéltár feladata, hogy az intézmény 50 éves működése során keletkezett történeti értékkel bíró iratai, emlékei elfoglalják méltó helyüket. Gondoskodnunk kell arról, hogy megőrzésük, kezelésük és feltárásuk a levéltári szakma követelményeinek megfelelően történjen. A Savaria Egyetemi Központ új levéltárának alapításához szükséges szervezési munkálatok, a levéltári alaptevékenységek végrehajtásához szükséges működési feltételek kialakítása 2008.február 1-jén kezdődött. A levéltár alaptevékenysége: - kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait, - gyűjti és ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű magániratot, - az átvett, illetőleg gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot – annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján – feldolgozza, és az anyag használatát lehetővé teszi, - az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad, - a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi az iratképző szervek irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét, - megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik, ezekről, illetőleg különös jelentős levéltári anyagról biztonsági másolatot készít, - levéltári anyag közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevékenység megismertetését elősegíti, - a maradandó értékű iratok szakszerű kezelésére vonatkozóan szaktanácsot adhat, I. Működési feltételek kialakításának szervezési feladatai I.1. Szervezeti felépítés -1 fő teljes munkaidőben foglalkoztatott levéltár vezető, aki munkaköri leírásában részletezett feladatai mellett felelős a levéltár létesítésével, működési feltételeinek megteremtésével, a levéltár működtetésével összefüggő tevékenységek végzéséért. -1 fő levéltári ügyintéző- részmunkaidőben, 6 órában foglalkoztatott közalkalmazott-, aki a levéltár alaptevékenységével szorosan összefüggő adminisztratív feladatok ellátásáért felelős. Feladata a maradandó értéket képviselő levéltári gyűjtemény manuális és számítógépes
2
nyilvántartásainak vezetése, a gyűjtemény szerkezetében bekövetkezett változások (pl. iratátvétel, selejtezés, kölcsönzés) nyomon követése. -2008 júliusától 1 fő informatikus-mérnök, akit 2008.december 31-ig a Vas Megyei Munkaügyi Központ közvetített ki közhasznú munkavégzés céljából. 2009.január 1-től határozott idejű kinevezést (1 év) nyert levéltár kezelői munkakörben. Feladata a levéltár informatikai rendszerstratégiájának megfelelő munkafolyamatok kivitelezése. -1 fő részmunkaidőben foglalkoztatott4 óra) levéltári kezelő, aki elsősorban a Központi Irattárban elhelyezett iratanyag szakszerű őrzéséért, kezeléséért, használatba adásáért felelős. Emellett részt vesz a levéltár iratanyagának rendezésében. -2008. december 31-ig munkájával hozzájárult a levéltár létrehozásához a jogelőd Berzsenyi Dániel Főiskola irattárosa. Munkaviszonya 2008.december 31.-én megszűnt. I.1.a. Elkészült a 2008.évre szóló levéltári munkaterv és a levéltár alkalmazásában álló közalkalmazottak munkaköri leírása (jún.3-án fenntartói elfogadást nyert). Megtörtént a levéltári dolgozók titoktartási nyilatkozatainak aláírása. I.1.b.Elkészült a levéltár törvényes alapokon nyugvó működését szabályozó Ügyrend és annak mellékleteként a Kutatótermi Szabályzat.(a SEK Tanács 14/2008.(IV.1.) sz. határozatával elfogadta. I.2.a. Raktározási körülmények javítása A szakszerű irattárazás megteremtése érdekében állapotfelmérést készítettünk a Központi Irattár raktározási körülményeiről és az itt őrzött iratanyag állapotáról. Ennek eredményét dokumentáltuk feljegyzések, fotók, elektronikus dokumentumok formájában, majd kezdeményeztük az alkalmatlannak minősített irattári raktár kiváltását a raktározási körülmények javítása céljából. Tárgyalásaink eredményeképpen a Központi Irattár iratanyaga száraz, tűzvédelmi és biztonságtechnikai szempontoknak megfelelő helyre költözött. Megszüntettük a Központi Irattár helyiségének más célú használatát, gondoskodtunk zárhatóságáról. Októberben a levéltár érett iratanyagot átszállítottuk a SEK könyvtárának tömörraktárába, mely 2008. október 17-től hivatalosan a SEK Levéltár raktárává vált. A Központi Irattárban maradt iratanyag kezeléséért továbbra is a SEK Levéltár felelős. I.2.b.Tárgyi, technikai feltételek megteremtése 2008 márciusában elkészült a szervezeti egység kör- és fejbélyegzője, valamint elkészültek a selejtezések lebonyolításakor használatos záradékbélyegzők. Július 24-én 1 db digitalizálási funkcióval ellátott számítógép, valamint 2 db nyomtatóval ellátott személyi számítógép került beszerzésre. Vásároltunk 500 db A/4-es méretű szalagos irományfedelet, valamint 500 db savmentes Boxton típusú archiváló dobozt. Dolgozóink számára munkavédelmi szempontok figyelembe vételével munkaköpenyeket, védőkesztyűket és porálarcokat szereztünk be. Az iratanyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében nyomdai úton elkészíttettük a jogszabályokban előírt belső nyilvántartásra szolgáló naplókat. I.2. c. Szakszerű iratkezelés feltételeinek megteremtése Elkészült a „Központi Irattár kezelési szabályzata”című rendezési segédlet. Céljai: az Iratkezelési Szabályzat alapján készült, annak kiegészítésére szolgáló belső szabályzat, ami a központi irattár kezelésében maradó iratanyag raktári rendjét szabályozza, az itt őrzött iratanyag kezelésére, tárolására, használatra bocsátásra vonatkozó kérdésekben ad eligazítást. Részletezi azokat az irattári munkafolyamatokat, melyek az iratok levéltárba adásával, az iratok selejtezésével kapcsolatosak. Rendelkezik az iratok rendezésével, gondozásával, állományvédelmi feladatokhoz kapcsolódó teendőkről. Mellékleteként a
3
2007.december 31-ig érvényben lévő irattári terv kivonatai szolgálják az iratok irattári terv szerinti tételbe sorolását. Fentiek alkalmazása előkészíti az irattárból levéltárba kerülő iratanyag szakszerű és gyors átvételének folyamatát.
II. A levéltár gyűjteményének szervezése A levéltár iratbegyűjtésének forrásai: Egyrészt a Központi Irattár levéltár érett iratanyaga, másrészt a levéltár illetékességi körébe tartozó iratképző szervek iratanyaga. II.1. Megtörtént a Központi Irattár iratanyagának leltározása raktári topográfia segítségével, ennek eredményeképpen áttekinthető képet nyertünk a gyűjteményről. A térképet a jövőben raktári jegyzék egészíti ki, aminek elkészülése az irattáros munkatárs nyugdíjba vonulása miatt abbamaradt. (A raktári jegyzék az iratanyag átválogatása után Központi Irattárban maradó iratok raktári egység szintű leltára. ) Megtörtént az iratanyag átválogatása selejtezés és levéltárba adás szempontjából:A levéltár munkatársai a levéltár kezelő koordinálásával az irattár anyagát három kategória szerint osztották szét: elsőbe sorolták a levéltárnak átadandókat, a másodikba a Központi Irattárba visszamaradókat,a harmadikba a kiselejtezendőket. A selejtezés során ki kell választani azokat az iratokat, amelyeknek sem történeti, sem pedig ügyviteli értékük nincs, és az irattári terv szerint őrzési idejük lejárt. A selejtezésre váró iratanyag jegyzékbe foglaltatott. II.2.A Központi Irattár iratátadása a levéltárnak 43 iratfolyóméter iratanyag valamint 6 doboznyi hanganyag átadása történt meg. iratátvétel során a levéltári kezelők a Levéltár Ügyrendjének 6.§ alapján dolgoztak.
Az
II.2.a.Iratrendezés a Központi Irattárban A központi Irattár kezelésében maradó iratanyag raktári rendjének kialakítása folyamatban van. II.2.b.Iratrendezés a levéltárban Levéltárunk az iratrendezési feladatokat az éves munkatervében (IV.2. pontjában) határozza meg. Az iratrendezés célja, hogy a levéltárban őrzött iratanyag a kutatók számára használható, áttekinthető formában álljon rendelkezésre. Három rendezési fajtát különböztetünk meg: 1./ alapszintű rendezés, amely az egy iratképzőtől származó iratok egybeválogatását jelenti (fond felállítása) 2./ középszintű rendezés, amely az egy iratképzőtől (fond) származó iratokat a pertinencia-elv (a keletkezés helye szerint őrzött irat) vagy proviniencia-elv (érkeztetés alapján megőrzött iratok) alapján rendezi, 3./ darabszintű rendezés, amely az egy iratképzőtől származó iratokat akta, illetve irat szinten rendezi. Jelenleg alapszintű és darabszintű rendezés folyik. II.3.A Tanulmányi Osztály iratátadása a levéltárnak 30,5 iratfolyóméter iratanyag átadása történt meg. Átvételre kerültek: Anyakönyvek, Szakvizsga jegyzőkönyvek, Záróvizsga jegyzőkönyvek, Szigorlati jegyzőkönyvek, Szakmai gyakorlatok dokumentumai, Index-másolatok.
4
II.3.a.A Tanulmányi Osztálytól átvett iratanyag rendezése Az átvett iratanyagból 11,5 ifm index másolat alaprendezés nélkül került a Levéltárba. Jelentős mennyiséget tettek ki az un. „sallangok” (borítólapok, műanyag és karton irattartó mappák, borítékok, üres papírlapok, csomagolóanyagok stb.) Fontos kiemelni, hogy az indexek paginálásánál több ponton problémát jelentett a nem egységes rövidítések alkalmazása, mely az irat feldolgozásnál folyamatát lassította. A jövőt tekintve ennek a problémának a kiküszöbölésére fontosnak tartjuk egyeztető konzultáció szükségességét. A rendezett iratanyagok elhelyezését raktári topográfián mellékeljük. III. A levéltári állomány nyilvántartása A levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében a dokumentumok fellelhetőségét is szolgáló, belső használatra készült nyilvántartásokat vezetünk. Az iratrendezéssel párhuzamosan elkészítettük az iratanyag számítógépes adatbázisban történő, valamint manuális nyilvántartását. A levéltári anyag áttekinthetőségét szolgáló raktári jegyzékek és segédletek készítése folyamatos. Ezek a jövőben kutatási segédletként is szolgálnak. IV. Ügyfélszolgálat Levéltári szolgáltatások nyújtása terén elsősorban a Tanulmányi Osztály kéréseit teljesítettük: tanulmányi idők igazolását szolgáló másolatokat szolgáltattunk. A másolatkészítés nyilvántartása naprakész. Kutatószolgálat keretében összeállítottuk azt a névsort, mely az intézmény első 25 évében működő oktatók és az itt végzett hallgatók adatait tartalmazza. A névsor Szále László „Iskola a láthatáron” c. művének függelékeként jelent meg nyomtatásban. V. Kapcsolatok V.1. Igyekeztünk kapcsolatok kialakítására a SEK iratképző szerveivel. Körlevelet tettünk közzé, melynek célja az volt, hogy a szervezeti egységek vezetői, valamint a szervezeti egységek iratkezelésért felelős munkatársai tájékoztatást kapjanak azokról a feladatokról, melyek megvalósítása jogszabályi követelmény az intézmény iratkezelést folytató szervei számára. Egyúttal felajánlottuk a levéltár munkatársai segítségét az iratkezelést érintő kérdések megbeszélésére. Reményeink szerint az újonnan kinevezett dékáni hivatalok hivatalvezetőivel kialakuló kapcsolat segíti az intézmény szakszerű iratkezelési gyakorlatának általánossá tételét. A levéltár honlapja rövid időn belül szintén a kapcsolattartás eszközévé válik. V.2. Kapcsolatok kiépítése a NyME levéltári hálózatával, részvétel a jelentős szakmai közösségek munkájában: 2008 februárjában levéltárunk felvette a kapcsolatot a Vas Megyei Levéltár igazgatójával, aki a megkeresésre reagálva a Vas Megyei Levéltár szakmai támogatását ajánlotta fel az alakuló egyetemi levéltárnak. Munkatársaimmal együtt 2008. június 12-13-án továbbképzésen vettünk részt Szombathelyen, Dr. Kulcsár Zoltán adatvédelmi szakértő által tartott „Általános adatvédelmi törvény ismertetése és gyakorlati alkalmazása” címmel. 2008.november 11-én részt vettem a NyME Központi Levéltárának tájékoztatóján, melynek központi témáját képezte a megalakuló SEK Levéltár kompetenciája. A találkozó eredményeként megszületett a NyME levéltári hálózatával való kapcsolatfelvétel. Hasznos szakmai tanácsokkal gazdagon tértem haza.
5
2008. november 15-én Pécsett részt vettem a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség „Egyetemi levéltárak fondszerkezete, fondjegyzéke” című konferenciáján. Egyéb Az elmúlt időszak tapasztalatai alapján szükségesnek tartjuk a Savaria Egyetemi Központ szervezetére szabott új Iratkezelési Szabályzat és új Irattári Terv készítését. A jelenleg érvényben lévő Irattári Terv tételszámai több ponton nem egyeznek az egyetemen alkalmazott iktatóprogrammal. A problémát jeleztük a Központi Levéltár felé. E tárgyban konzultációk kezdődtek.
Szombathely, 2009.február 6.
Dr. Ipkovichné Szakály Ildikó levéltár vezető sk.
6
