Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár
BESZÁMOLÓ A 2010. ÉVBEN VÉGZETT LEVÉLTÁRI MUNKÁRÓL
SZOMBATHELY 2011.
1
Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltára Beszámoló a 2010.évben végzett levéltári munkáról I. Személyi és működési feltételek Munkatársak:Dr. Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető Lőrincz Bernadett: levéltár kezelő Jurik Péter: informatikus Görög András: Központi Irattár- irattáros Személyi változások: 2010.február 15-től 2011.február 14-ig hallgatói munkaszerződéssel, web-programozó munkatárssal bővült személyi állományunk. A levéltár működési körülményei az év során nem változtak. Nem sikerült kutatószobát kialakítani levéltárunk kutatói számára. A Központi Irattár egy helyiséggel bővült. II. Az iratkezelés levéltári felügyelete Szervellenőrzés-iratfelmérés Munkatervünkben rögzített Iratkezelés ellenőrzése/iratfelmérés ütemtervétől eltérően (a 40.és 41.munkahét helyett) 2010.június 8-11-ig tartó időszakban végeztük el a szervellenőrzést a Bölcsészettudományi Kar Dékáni Hivatalában és oktatási egységeiben. Mindezt a kar megkeresésére tettük. Költözködések miatt ésszerűnek tűnt az iratanyag mielőbbi átvizsgálása selejtezés illetve levéltárba adás szempontjából. Mivel a Bölcsészettudományi Kar 2008 októberében a levéltár által kiküldött Szervnyilvántartó Lapokat kitöltve visszaküldte, csak az irattárak és az iratanyag állapotára és mennyiségére vonatkozó, az irattár őrzési rendjére kitérő kérdésekre adott válaszokat aktualizáltuk. Elektronikus szervellenőrzési nyilvántartásunkba bevezettük a változásokat. Legfontosabb feladatként kezeltük az iratkezeléssel foglalkozó munkatársak felkészítését az iratselejtezéssel járó feladatok elvégzésére, valamint a maradandó értékű iratanyag átadásátvételi módszereinek ismertetésére. Segédanyagot állítottunk össze és adtunk át számukra. Ezek az alábbiak: „Folyamatábra” mely az iratok „útját”szemlélteti irattárba- illetve levéltárba adáskor; „A Savaria Egyetemi Központ iratképző szerveit érintő levéltári feladatok”; „A szervek iratainak levéltárba adása”; „A szervek iratselejtezése”; Irattári Tervek; Kitöltési útmutatóval ellátva átadtuk a szükséges nyomtatványokat: Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv; Raktári egység-szintű iratjegyzék (átadáshoz); Selejtezési jegyzőkönyv; Tételszintű iratjegyzék (selejtezéshez); A szervellenőrzés tapasztalatairól feljegyzés született, melyet a BTK fond dossziéjában helyeztünk el, illetve egy-egy példányát eljuttattuk a szerv vezetőjének és dékáni hivatalvezetőjének.
2
Szervellenőrzési tervünkben szereplő Gazdasági Hivatal kézi irattárának iratanyagát szintén felmértük. Levéltár-érett iratot nem találtunk. Arra a következtettünk, hogy az 1990-es évek elején erős selejtezést hajthattak végre, melynek dokumentációja ismeretlen. A SEK „D”épületének alagsorában elhelyezett iratanyag felmérésére is sor került. Leginkább személyi iratgyűjtőket tárolnak itt, melyeket egyenként át kell nézni, mert a tapasztalatok szerint sokszor „felejtettek bennük” személyi okmányokat, szigorlati jegyzőkönyveket, leckekönyv másolatokat, törzslapokat. Az iratanyag negyedrészének átválogatása történt meg. III. Gyűjtemény szervezése, iratbegyűjtés Az iratbegyűjtés forrásai, az iratanyag évköre és mennyisége a 2010. évben: Központi Irattár: Iktatott főigazgatói iratok
1958-1966;1971
0,6 ifm
1998
5,7 ifm
Személyi iratgyűjtők
Elnöki Hivatal: Tanácsülések, bizottsági ülések hanganyaga 1991;2004-2009; 101 db Tanácsülések határozatai,jegyzőkönyvei
1975-2002;
0,8 ifm
2004
0,2 ifm
1994-2008
6,6 ifm
Tanácsülések iratanyaga Elnöki Hivatal iktatott iratanyaga
Tanulmányi Hivatal: Leckekönyv másolatok
1999-2000 0,03 ifm
Szigorlati jegyzőkönyvek Személyi iratgyűjtők
2002
0,6 ifm
1997-2002 0,3 ifm
Karok, intézetek, tanszékek: Történelemtudományi Intézet
Iktatott iratok, pályázatok
1991-1996 1,8 ifm
Szláv Filológiai Intézet
Iktatott iratok
1988-2005 0,3 ifm
Magyar Nyelvészeti Intézeti Tanszék
Munkatervek, jelentések, iktatott
19732008
3
3,9 ifm
Iratgyarapodás 2010-ben: A levéltári anyag megnevezése
évköre
Főigazgatói iktatott iratok Tanácsülések iratanyaga, határozatok, jegyzőkönyvek
terjedelme (ifm) 0,6 1,0
1958-1966;1971; 1975-2002; 2004; 1991;2004-2009; 1994-2008 1973-2008 1997-2002 Összesen:
Tanácsülések, bizottsági ülések hanganyaga
Főigazgatói és Elnöki Hivatal iktatott iratai Bölcsészettudományi Kar iratanyaga Tanulmányi Hivatal iratai
101 db 6,6 6,0 6,7 20,9 ifm +101 db hangkazetta
Iratgyarapodás 2009-ben: 103,01 ifm +320 db hangkazetta Iratgyarapodás 2010-ben: 20,9 ifm +101 db hangkazetta A levéltár iratállománya 2010-ben: 123,91 ifm + 421 db hangkazetta 10 fond,24 állag, melyet az alábbi táblázat szemléltet: Levéltári jelzet
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
2/c 2 /k 3/c 3/k 4/a 4/b 4/c 4/d 4/k 4/o 5/a 5/b 5/c 5/d 5/o 7 8 9 22/a 28 30 30/a 30/b
A levéltári anyag megnevezése
évköre
Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai Nemzetközi kapcsolatok iratai Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai Nemzetközi kapcsolatok iratai Tanácsülések határozatai,jegyzőkönyvei Tanácsülések,bizottsági ülések hanganyaga Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai Akkreditáció (kérelmek), levelezés Nemzetközi kapcsolatok iratai Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga Tanácsülések határozatai,jegyzőkönyvei Tanácsülések,bizottsági ülések hanganyaga Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai Akkreditáció, MAB Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga BTK iratanyaga MNSK iratanyaga TMK iratanyaga Személyi ügyek Szakszervezet iratai Tanulmányi Hivatal iratai Államvizsga jegyzőkönyvek Anyakönyvek
4
1958-1971 1966-1970 1971-1973 1971-1973 1975-1999 1991;1994-1999 1974-1999 1996-1999 1974-1992 1988-1999 2000-2002;2004 2000-2009 2000-2008 1996-2003 2000-2001 1973-2008 é. n. é.n. 1973-1984 1979-1997 1997-2002 1962-2005 1959-2003
Terjedelme (ifm/ db) 2,56 0,16 1,04 0,16 0,7 132 16,22 0,36 0,16 0,24 0,3 289 22,72 1,32 7,16 6,02 0,2 0,2 2,52 0,12 6,7 6,74 18,67
24 25 26 27 28 29
30/c 30/d 30/e 30/f 30/j 30/k
Oklevél mintalapok Leckekönyv másolatok Tanulmányi Hivatal statisztikai iratai Szigorlati jegyzőkönyvek Vizsgaeredmény nyilvántartó lapok Tanúsítvány ped. intenzív továbbképzése
1965-2005 1983-2004 1986-1994 1965-2006 1977-2002 1986-1990
2,3 20,4 0,72 4,295 0,87 0,635
Fond- és állagjegyzékünk kiegészült a fenti adatokkal. Az iratok raktári helye raktári topográfián szerepel. IV. Az iratanyag levéltári feldolgozása IV.1. Iratrendezés: Mivel a levéltár állományának nagy része-103,01 ifm iratanyag – raktári rendszere 2009.év végére „körvonalazódott”, az idei állománygyarapodásból származó iratokat megpróbáltuk e rendszerbe illeszteni. Természetesen ez több ponton korrigálásra szorult (és szorul). A 2010.év során leginkább a legfőbb vezető testület iratanyagának feldolgozására koncentráltunk. a. Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai 1958- 1998; Az iratanyag rendezését az irattári rend helyreállításával kezdtük. Legelőször sorszámos iktatást alkalmaztak, az alábbi években viszont az iktatott iratok mellett nem találtunk iktatókönyvet: Az 1958-1998 évkör iratanyagait összevetettük az adott évek iktatókönyveivel. Az iktatókönyvekben jelöltük az iratok hiányát. Az évek során elkeveredett iktatott iratok visszakerültek eredeti irattári helyükre. Az iktatott iratok közül kiválogattuk az iktatás nélkülieket. Ezeket időrendbe rendeztük, belőlük állagot képeztünk és a b. pontban említett iratok állagaihoz csoportosítottuk. Az iktatókönyv nélküli iktatott iratokról darabszintű iratjegyzéket készítettünk. Az 1991-es és 1995-1998 évkörű iratanyagot tételszámok szerint rendeztük, illetve az elkeveredett iratokat tételszámhoz rendeltük. 1990-től tételszámos iktatást alkalmaztak, de nem következetesen, ezért e hibákat igyekeztünk korrigálni. Az iktatás nélküli iratokat innen is kiemeltük. Az 1992-1994 évkörű iratok csak év szerint lettek szétválogatva. b. Főigazgatók vegyes iktatás nélküli iratanyaga 1988-2001; Ezek az iratok a már felállított állagokhoz lettek csoportosítva (pl. nemzetközi kapcsolatok, akkreditáció), vagy önálló állagba kerültek (4/O;5/O). Utóbbiak tárgykörökre bontása a későbbiekben valósul meg. IV.2. Segédletek Raktári jegyzékek az alábbi évkörű iktatott iratokról készültek: 1958-1970; 1991; 1995-1998;
5
A levéltári anyag és a hozzátartozó nyilvántartások vezetése, valamint a nyilvántartások számítógépes feldolgozása folyamatosan, naprakészen történik. A levéltári állomány változásait elektronikus nyilvántartásainkban naprakészen tudjuk követni (iratkölcsönzés, betekintés, másolásra adás stb.) Fond- és állagjegyzékünket folyamatosan kiegészítjük a levéltárba került iratok állományadataival. A raktári topográfia aktualizálása az iratrendezés folyamatát naprakészen követi. V. A levéltári anyag rendelkezésre bocsátása V.1. Kutató- és ügyfélszolgálat Levéltárunkat az év során 4 kutató 6 kutatási esetben kereste fel. Kutatási célú iratkölcsönzés 7 esetben, 85 iratfajtára terjedően történt. Az 1442 lapot és 5 kötetet kitevő iratanyag összeállítása –és visszaosztása- több munkanapot vett igénybe, mivel az érintett két fond éppen rendezés alatt állt. Ügyviteli célú kölcsönzés 53 esetben történt. Ügyfélszolgálati tevékenységünk során 19 esetben 186 másolatot igényeltek ügyfeleink. V.2. Honlap Honlapunk grafikus felületének tervezése és kivitelezése, a programozási feladatok elvégzése Jurik Péter web-programozó munkája. A tartalomszolgáltatásért magam felelek. A tartalmak feltöltése folyamatos. VI. Állományvédelmi feladatok Iratállományunk leginkább veszélyeztetett iratanyagai az alábbiak: Anyakönyvek: Tanító, levelező:1960-1963; Tanító, nappali:1962-1965; Tanító, levelező:1965-1968; Tanító, nappali:1965-1968; Népművelés-Könyvtár, levelező:1969; Nappali tanárszakok:1972; Tanító, levelező:1972-1975; Matematikával párosított, nappali:1971-1975; Magyar- Népművelés, levelező: 1976-1981; Tanító, nappali:1978-1981; Pályázati támogatással elkészítettük fentiek digitalizált változatait,3291 digitális fotó készült. Ezzel a szennyezett, töredezett és átázott, már-már olvashatatlanná vált eredeti példányok helyett azok digitalizált változatait használjuk az ügyfél- és kutatószolgálat teljesítése során. Így megakadályozzuk a további állapotromlást. Ugyancsak állományvédelmi szempontból elkészítettük 991 oldalnyi iratanyag biztonsági másolatát. VII. Egyéb tevékenység A SEK Történelem szakos hallgatói közül hatan töltötték 12 órás levéltári szakmai gyakorlatukat levéltárunkban. A hallgatók 2 csoportban 3-3 alkalommal 4-4 órát töltöttek el nálunk. E rövid idő alatt elméleti összefoglalást kívántunk nyújtani az irattani és iratkezelési; az irattári és levéltári; az iratanyag feldolgozására majd használatára vonatkozó ismeretekből. Az elméletet minden alkalommal a hallottak gyakorlati bemutatása majd gyakorlása követte.
6
Publikáció jelent meg a „Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ levéltára” címmel „Az egyetemi felvételi rendszer változásai a 20. században. Az MFLSZ 2010. évi vándorgyűlése”c. kötetben. E kiadvány megjelentetésében közreműködött levéltárunk akképpen, hogy az év során a Szombathely Megyei Jogú Városhoz benyújtott pályázaton a levéltár szakmai munkáját segítő támogatást – a két esetben összesen 300.000 Ft-ot- nyertünk. Ezzel az összeggel a kötet szerkesztési és nyomdai költségeit nagyrészt fedezni tudjuk. Ugyancsak a Szombathely Megyei Jogú Városhoz benyújtott pályázaton nyert 200.000 Ft-ot használtuk fel a veszélyeztetett állapotú anyakönyvek digitalizált változatainak elkészíttetéséhez.(Ld.Állományvédelem) 2010. március 11-én informatikus kollégámmal részt vettem az MFLSZ Semmelweis Egyetem Levéltárában megrendezett szakmai napon. Az előadások témái az elektronikus iratkezelés bevezetésének gyakorlata és tapasztalatai, valamint az elektronikus levéltár feladatai voltak. November 18-án a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltára Levéltári napi Konferenciáján a levéltári ügyintéző, a Központi Irattár irattárosa és magam vettünk részt. A konferencia „Egyetemek emlékezete” és „Egyetemek külkapcsolatai” témakörben elhangzott előadásai nagyon hasznosak voltak abban a tekintetben is, hogy inspirálólag hatottak a Savaria Egyetemi Központ külkapcsolatainak mélyebb feltérképezésére. A SEK Levéltári Ügyrend 2. §. (7) bek. alapján jóváhagyásra felterjesztem: Szombathely, 2011-01-27. Dr.Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető A 2010. évi Levéltári beszámolót elfogadom:
Szombathely, 2011-01-31.
Prof. Dr. Gadányi Károly elnök-rektorhelyettes
7
