Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár
Beszámoló a 2012. évi tevékenységről
SZOMBATHELY
1
Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltára Beszámoló a 2012.évben végzett levéltári munkáról I. Személyi és működési feltételek Munkatársak: dr. Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető Lőrincz Bernadett: levéltár kezelő Görög András: Központi Irattár- irattáros II. Gyűjtemény szervezése, iratbegyűjtés Az iratbegyűjtés forrása a 2012. évben: Tanulmányi Hivatal: Évköre:
Átvétellel Mennyiség Levéltári kapcs.ügyir e: ifm jelzete: at
1986-1990;1992-2006;
30/d
J-4/2012
30/d 30/d 30/d
J-7/2012 J-8/2012 J-20/2012
30/e
J-2/2012
Iratanyag megnevezése:
Leckekönyv másolat
0,75 Leckekönyv másolat Leckekönyv másolat Leckekönyv másolat
1996-2002 2002-2005 1994-2006
Szigorlati jegyzőkönyv
2002-2011
Szigorlati jegyzőkönyv Záróvizsga jegyzőkönyv Záróvizsga jegyzőkönyv Záróvizsgaeredménynyilvántartólap Vizsgaeredmény nyilvántartólap Vizsgaeredmény nyilvántartólap Oklevél mintalap Oklevél mintalap
2
1998-2008
0,09 2,62 3,175 0,15
J-18/2012
2006. 2011.
0,06 0,33 0,12
30/e 30/f 30/f
2003-2006
0,11
30/f
J-6/2012
1998-2007 1998-1999;2001-2002;20022006 2006 2011
0,415
30/g
J-4/2012
0,04 0,185 0,11
30/g 30/i 30/i
J-17/2012 J-5/2012 J-9/2012
J-6/2012 J-0/2012
Iratanyag megnevezése:
Évköre:
Mennyisége: ifm
Levéltári jelzete:
Átvétellel kapcs.ügyirat
SOTE kihelyezett tagozat hallgatói személyi iratok(vegyes)
1997-2005
0,37
31
J-11/2012
Hallgatói felmentések
2000-2006
0,315
31
J-13/2012
Személyi iratgyűjtő (hallgatói)
2010-2011
2
31/a
J-1/2012
Személyi iratgyűjtő (hallgatói)
1996;1998-2010
0,86
31/a
J-3/2012
Személyi iratgyűjtő (hallgatói)
2011.
0,665
31/a
J-12/2012
Személyi iratgyűjtő (hallgatói)
2001;2003
0,035
31/a
J-15/2012
Személyi iratgyűjtő (hallgatói)
1995-1996;19981999;20002006;2009-2010
0,54
31/a
J-19/2012
Iratgyarapodás 2012-ben:12,94 ifm A levéltár iratállománya 2012-ben: 149,15 ifm; 421 db hangkazetta; 126 db hajlékonylemez A 30. fond fonddossziéjával sok – előre nem tervezett - munkánk akadt. A fenti táblázat a jegyzőkönyvek szerinti átvételt mutatja, de mint kiderült,az iratfajta megnevezése nem mindig fedi a valóságot. A gyarapodási iratok elhelyezésével természetesen újra beazonosításra kerültek az átvett iratok. A „Szigorlati jegyzőkönyvek”-ként
átvett
iratok
sok
esetben
záróvizsga/államvizsga
jegyzőkönyvet tartalmaztak, néhány esetben oklevél mintalapot is. Előzőeknél azon oknál fogva, hogy a záró/államvizsgák alkalmával Szigorlati jegyzőkönyvnyomtatványt használtak, és ezt az átadás-átvételi jegyzőkönyvben nem jelezték. A levéltár jóhiszeműen vette át az iratokat a jegyzőkönyv mellékletét képező iratjegyzék alapján. Az oklevél mintalapok beosztására - a Szigorlati jegyzőkönyvek közé - nem találtunk magyarázatot.
Sok időt elvett az egyeztetés. Átmeneti
megoldásként az iratokat elkülönítettük, dobozukon, illetve iratfedelükön jelezve az átvételi jegyzőkönyv számát, valamint levéltári állag szerinti jelzetüket. Darabszintű
3
rendezésükkor – mikor is két állagba kerülnek – a jegyzőkönyvek mellékleteit képező iratjegyzékeken is jelezni kell a tévedést. Ideiglenes fond- és állagjegyzékünkbe a fenti táblázat alapján módosult adatok kerültek be. Az iratok darabszintű rendezése során tudjuk majd a valós adatokat átvezetni.(Ld. 2013.évi munkaterv) Raktári topográfiánkon szerettük volna rögzíteni a raktározásban bekövetkezett változásokat. Mivel a fent említett iratok „átmeneti” raktári helyre kerültek, honlapunkról eltávolítottuk a Raktári topográfiát. Helyette a gyűjteményünket szemléltető táblázat mutatja az iratok raktári helyét. Ez a táblázat egyben a folyamatos átalakuláson áteső ideiglenes fond-és állagjegyzékünket hivatott helyettesíteni. Fenti táblázatból az is kiderül, hogy a hallgatói személyi iratgyűjtőknek nem állagot, hanem fondot nyitottunk. Ezt abból a megfontolásból tettük, mert bár ezek az iratok is a Tanulmányi Hivatal iratai, de jobban csoportosíthatók a hallgatói levelezéssel, melyekből szintén követni lehet egyes hallgatók szak- és tagozatváltozásait, az intézményben eltöltött tanulmányi idejüket, stb. Ugyanebbe a fondba kerülnek majd az eddig „Igazgatói eljárást igénylő hallgatói iratok”. III. Az iratanyag levéltári feldolgozása, nyilvántartások, segédletek A II. részben leírtak mellett törekedtünk a levéltári anyag és a hozzájuk tartozó nyilvántartások naprakészségének biztosítására az alábbiak szerint: Gyarapodási napló: vezetése papíralapú és elektronikus formában naprakészen történt. „Belső nyilvántartás”: 2012.évi adatokkal kiegészítve, az alábbi szempontok szerint tartalmazza gyűjteményünk adatait: - év szerint, időrendben a bekerült iratanyag; - fondok és állagok szerint a gyűjteménybe kerülés időrendjében az iratanyag; Iratanyag adatai egy gyűjteménybe bekerült levéltári egységre bontva: - mennyisége: ifm/db - levéltári jelzete; - raktári helye; 4
- rendezés szintje: alap-; közép-; darabszintű; - megjegyzés: az irat státuszára vonatkozhat
elektronikus elérhetőségére: digitalizált;
biztonsági másolattal rendelkezik;
alapszintű rendezése esetén az iktatási rend visszaállításának elvégzésére;
egyéb tartalmát jelölő magyarázat;
Fondtörzskönyv, fonddossziék: A fent leírtakból is okulva az összes többi fonddosszié is átvizsgálásra került. A hiányokat pótoltuk, így elmondható, hogy a fonddossziék és fontörzskönyvünk a naprakész adatokat tükrözi. Rendezési terv: Aktualizálva: az elvégzett és a 2013. évre tervezett rendezési munka grafikai eszközökkel történt jelölése; Raktári jegyzék: Igazgatói Hivatal iktatott iratai (4/c állag) 1980-1984 évkörű, 2, 28 ifm terjedelmű iratairól készült. Ideiglenes raktári jegyzék: 2,76 ifm iratról készült. A 4-5 fond alábbi állagait érinti: Szakalapítás; Szabályzat; Munkaterv,
stratégia;
Intézményfejlesztés;
Körlevél;
Értekezlet;
Együttműködés;
Konferencia; Bizottságok; Egyéb nyilvántartások vezetésével kapcsolatos ellenőrzési feladatok: Az iratok leírásánál egy-egy elírás tárgyi tévedések forrása lehet, ezért megengedhetetlen. Ezért az eddig elkészült raktári jegyzékek felülvizsgálata folyamatos. A munka pontosságának ellenőrzése időigényes, ennek ellenére megtörtént a 2/c és 4/c állag esetében (1980.évig). Az 5 fond raktári rendjében változások álltak be, a dobozok átszámozása, majd a változások átvezetése összes nyilvántartásunkban megtörtént. Az Anyakönyvek/Törzskönyvek egy része is új raktári helyre került. Tartalmi feldolgozásukat új alapokra kell helyezni készülő adatbázisunk számára.(Ld. alább)
5
IV. Az iratkezelés levéltári felügyelete A karok dékáni hivatalvezetőivel napi kapcsolatot tartunk fel, ezért az iratkezelést érintő munka során adódó iratkezelési problémákról tájékoztatást kapunk. Segítünk azok gyakorlati megoldásában. Tanácsadás formájában a szervezeti változások során történt iratátadások jegyzőkönyveinek elkészítését segítettük. Iratselejtezés előkészületeiben segítettünk a Tanulmányi Hivatalnak. V. Levéltári anyag őrzése, állományvédelmi feladatok 146 db hajlékonylemez biztonsági mentése történt meg. Papíralapú tanácsülési iratanyagaink hiányainak pótlására a jövőben felhasználjuk a tanácsülési jegyzőkönyveket tartalmazó hajlékonylemezek tartalmának kinyomtatott változatát.(Ld.2013.évi Munkaterv) Alábbi felsorolás kutatói számítógépen elérhető digitalizált iratainkat tartalmazza, immáron kiegészülve a hajlékonylemezről elmentett iratokkal: -
Tanácsülések: 4/a állagunk digitalizálva
-
Tanácsülések hajlékonylemezről mentve fenti állomány hiányainak pótlására
-
Szabályzatok
-
Munkatervek
-
Önértékelés
-
Határozatok tára 1995-2000
-
Akkreditáció 1999-2001
-
Oktatással kapcsolatos szabályzatok
-
Főiskolai Tanács ülései, Szenátusi ülések 1999-2001
-
Szakindítások 1999
-
SzMSz-ek, Ügyrendek
-
Integráció iratai
-
Tanszékek, 2001
-
Intézetek 2001
-
Tanszékek bemutatása 1999-2000
6
VI. A levéltári anyagrendelkezésre bocsátása 3 kutató 11 kutatási esetben keresett fel bennünket. Kutatási célú iratkölcsönzés 6 esetben 55 iratkötegre, valamint 68 iratra terjedően történt. Ügyvitelű célra 1 esetben kölcsönöztünk iratot. Ügyfélszolgálat keretében 44 esetben történt másolatszolgáltatás: 309 lap terjedelmű iratról szolgáltattunk másolatot ügyfeleink számára.148 lap terjedelmű iratot kölcsönöztünk kiállítási célra. VII. Számítástechnika alkalmazásával összefüggő feladatok Honlapunk tartalmának frissítése az aktuális adatok feltöltésére, az alábbiakra terjedt ki: -
Munkatervek aktualizálása: 2012.évi beillesztése;
-
Jelentések aktualizálása:2012.évi beillesztése;
-
Képgaléria frissítése;
-
Szombathelyi múzeumok elérhetőségének visszaállítása, kiegészítése Iseummal, mint új kiállítóhely szerepeltetésével;
-
Jogszabályok frissítése;
-
Raktári topográfia helyett új, a gyűjteményben eligazítást nyújtó táblázat feltöltése;
Legfontosabb eredménynek szakmai adatbázisunk kiépítésének első fázisát tartom: megkezdődött levéltári adatbázisunk tervezése. Olyan adatbázist tervezünk, mely összes adminisztrációs/nyilvántartási kötelezettségünknek megfelelő
adatszerkezettel
rendelkezik.
Így
meglévő
és
a
jövőben
elkészülő
nyilvántartásainkat/segédleteinket feltölthetővé, majd annak tartalmából kereső felülettel bíró tartalomszolgáltató eszközzé válhat. (Ld.2013.évi munkaterv) VIII. Egyéb tevékenység Az MFLSZ Szegeden megrendezett vándorgyűlésén ( 2012. szeptember 4-6.) levéltárkezelő munkatársammal együtt vettem részt. A konferencia két témakör feldolgozására vállalkozott: A ”Kollégiumok a hazai felsőoktatásban. Szállás vagy képzőhely?” levéltárügy aktuális kérdései”-ről hallhattunk előadásokat. 7
és a
„A magyar
Levéltárunkban 2 fő végzős könyvtárszakos hallgató végezte szakmai gyakorlatát 30 órában. November 26-án megkezdte 300 órás szakmai gyakorlatát 1 fő web-programozó hallgató. Szombathely, 2013.január 31.
dr.Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető
8
