Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár
Beszámoló a 2009. évi levéltári tevékenységről
SZOMBATHELY 2010.
1
Beszámoló a 2009.évben végzett levéltári munkáról I. Személyi és működési feltételek Személyi változások: 2009.szeptember 1-jén közös megegyezéssel megszűnt 1 fő informatikus-mérnök alkalmazása, akinek feladata a levéltári munka informatikai eszközökkel/megoldásokkal történő támogatása volt. Ezt követően 1 fő teljes munkaidőben foglalkoztatott levéltárvezető és 1 fő részmunkaidőben (6 óra) foglalkoztatott levéltári ügyintéző végezte a levéltári feladatokat. Természetesen a távozó munkatárs megkezdett munkáját be kellett fejezni, illetve több ponton kellett korrigálni. A Központi Irattár szakmai irányítását és felügyeletét levéltárunk látja el. Az itt foglalkozatott irattáros 4 órában végzi irattárkezeléssel kapcsolatos teendőit, felel a központi irattár működéséért, mellette a levéltár raktári rendjének kialakításában is szerepet vállalt. Működési körülményeink ez év során nem változtak. Továbbra is fenntartjuk igényünket kutatószoba kialakítására. Kérésünket szakmai indoklással felterjesztettük a fenntartó felé, valamint konzultáltunk a NyME központi levéltárának vezetőjével, aki megerősítette kérésünk megalapozottságát, egyben felajánlotta segítségét a hiányosság megszüntetéséhez. II. A gyűjtemény szervezése Az iratbegyűjtés forrásai 2009. évben: II.1. Központi Irattár: A központi igazgatás és az ahhoz kapcsolódó szervezetek iktatott iratanyaga 2008. október hónapjáig – a SEK Levéltár alapításáig – e szervezeti egység kezelésében álltak. Iratanyagának nagyobb részét rendezetlen, „ömlesztett” iratanyag tette ki. Az itt tárolt iratokról nem vezettek nyilvántartást, az iratanyag első felmérését a levéltár munkatársai végezték el 2008-ban. Ezért az iratok levéltárba szállítása előtt iratjegyzékeket készítettünk a meglátásunk szerinti levéltár-érett iratanyagról. Az iratjegyzékek alapját az év szerint rendezett, iktatott iratanyagnál: a borítófedeleken található évszámok valamint a tárolóeszköz (irományfedél) darabszáma képezte. Az ún. „ömlesztett” iratanyag – vegyesen iktatott és iktatás nélküli - esetében az irományfedeleken és egyéb irattároló eszközökön (doboz, papírzacskó stb.) fellelhető feliratok olvasható szövege, valamint a tárolóeszközök darabszáma képezte. Ezt az iratjegyzéket az iratanyag rendezése során felül kellett vizsgálnunk, mert a feliratok sok esetben nem fedték az iratanyag tartalmát. (lásd III. pont) Az iratok átvételekor irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet készítettünk. Az átvett iratanyagban felleltünk nem levéltár-érett iratokat is. Ezek az iratok nem kerültek iratjegyzékre, hanem visszakerültek a Központi Irattárba. Központi Irattár kezelésében maradt iratanyag új raktári rendje kidolgozása után annak gyakorlati kivitelezése 2009 során megtörtént. Az iratanyag újrarendezése során előkerültek levéltár-érett iratok, amelyek levéltárba adása gyakorlatilag az év során folyamatosan történt: személyi iratgyűjtőkben fellelt leckekönyv másolatok, törzslapok, szigorlati jegyzőkönyvek stb. A SEK előző, 2008.év végén nyugdíjba vonult irattárosa (nyugdíjazása előtt) selejtezés szempontjából átválogatta az 1958 - 1970 évkörű iktatott iratanyagot.
2
Meglátásunk szerint a selejtezésre kiválogatott iratanyagot tartalmi szempontból újra át kell vizsgálni, mert ezek szúrópróbaszerű vizsgálatakor kiderült, hogy maradandó értékű iratanyag is selejtezésre kerülhetne. Intézkedésként az iratok visszakerültek az iktatott iratok közé. Selejtezés szempontjából történő átválogatásukra későbbi időpontban, a levéltári feldolgozás során kerül sor. Az alábbi táblázat a Központi Irattárból levéltárba került iratanyag tartalmi megoszlását, évkörét és mennyiségét tartalmazza :
Évköre:
Mennyisége: ifm
1958-1960; 1963-2005
1,28
1971-2004
0,45
1983-1996
0,01
Nemzetközi kapcsolatok iratai
1966-1992
0,48
Igazgatói, főigazgatói hiv.iktatott iratai
1958-2002
33,60
Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga
1988-2001
7,40
Szakindítások. Akkreditáció. Kérelmek, levelezés
1996-2003
1,56
MAB-jelentések
2002-2003
0,12
Személyi ügyek
1973-1984
Iratanyag megnevezése:
Iktatókönyvek Regiszteres mutatókönyvek Regiszteres összesítés
2,52 Tanszékek, intézetek iratai (töredékek)
1985-2001
Szakszervezet iratai
1979-1997
0,60 0,12
II.2.Tanulmányi Hivatal: Leginkább hallgatói – tanulmányokkal kapcsolatos – iratokat vettünk át. Elvégeztük az „ömlesztett” leckekönyv-másolatok, valamint a kötött anyakönyvek, törzskönyvek, oklevél mintalapok, vizsgaeredmény nyilvántartólapok, szigorlati jegyzőkönyvek, szakfelvételi jegyzőkönyvek iratfajta szerinti szétválogatását. Az év első felében ez a munkafolyamat befejeződött.
3
Az alábbi táblázat a Tanulmányi Hivatalból levéltárba került iratanyag iratfajtánkénti megoszlását, évkörét és mennyiségét tartalmazza:
Évköre:
Mennyisége: ifm
Állam- és záróvizsga jegyzőkönyvek nappali tagozat
1962-1989; 1997-2005
3,79
Állam- és záróvizsga jegyzőkönyvek levelező tagozat
1962-1988; 1997-2005
2,94
Államvizsga jegyzőkönyvek Komplex
1990-1996
0,01
Anyakönyvek nappali tagozat
1959-1987
4,53
Anyakönyvek levelező tagozat
1959-1992
6,26
Anyakönyvek egyéb:képesítő,érettségi vizsgát tettek
1959-1962
0,04
Anyakönyvek intenzív tanf.
1985-1996
0,25
Oklevél mintalapok nappali tagozat
1965-2005; 1993-1996
1,42; 0,01
Oklevél mintalapok levelező tagozat
1965-2005
0,87
Leckekönyv másolatok nappali tagozat
1986-2002
10,8
Leckekönyv másolatok levelező tagozat
1988-2004
8,52
Iratanyag megnevezése:
II. 3.Karok, intézetek, tanszékek: Az év folyamán nem történt iratbeszállítás a karokról. Iratanyaguk átvételére a szervellenőrzések lebonyolítása után, az iratanyagok teljes körű felmérését követően kerülhet sor.(ld.2010.évi Munkaterv)
4
III. Az iratanyag levéltári feldolgozása Az év szerint rendezett iratanyagot - igazgatói, főigazgatói iktatott iratanyag - e rendezési elvet meghagyva dobozoltuk és helyeztük polcokra. Az ún. „ömlesztett” iratanyag esetében az átvételkor készült iratjegyzéket felülvizsgáltuk. Az iratanyag szétválogatása során megállapítottuk tartalmukat, és e tárgyi egységek alapján csoportosítottuk azokat. Új iratjegyzékeket készítettünk, amik már fedik az átvett iratanyag valódi tartalmát. (Ezért fordul elő, hogy egy irat átadás-átvételi jegyzőkönyvnek több melléklete, iratjegyzéke van.) Pl. „X.Y. főigazgató levelezése” az iratok tartalmát tekintve az alábbi tárgyi egységekre lett bontva: főigazgatói levelezések, vezetői feljegyzések, akkreditációval kapcsolatos iratok, karosítással kapcsolatos iratok, stratégiai tervek, integrációs törekvéssel kapcsolatos iratok, tanszékek éves jelentései, munkatervek, személyügyi iratok. Fenti iratok között vannak iktatott és iktatás nélküli iratok is. A feldolgozásnak ebben a szakaszában e szempont szerint nem kerültek csoportosításra, de természetesen a rendezés során az iktatott iratok visszakerülnek eredeti irattári helyükre, az iktatás nélküli iratokból pedig tárgyuk szerinti állagokat képezünk.. Elvégeztük a maradandó értékű iratokat károsító anyagok eltávolítását: zsinegek, gémkapcsok, műanyag irattartók stb. Ezután az irategyüttesek létrehozói szerint válogattuk az iratanyagot. Jelenleg az alábbi fondképző szervek iratai alkotják levéltári gyűjteményünket: Fondképzők: 2. Felsőfokú Tanítóképző Intézet (1959-1970) 3. Felsőfokú Tanítóképző Intézet. Megkezdődnek a Pécsi Tanárképző Főiskola szombathelyi kihelyezett tagozatán a tanári szakok képzései. (1971-1973) 4. Szombathelyi Tanárképző Főiskola (1974-1999) 5. Berzsenyi Dániel Főiskola. Az intézmény regionális szerepű főiskolai centrummá vált. 2000-2007. 7. Bölcsészettudományi Kar 8. Művészeti, Nevelés- és Sporttudományi Kar 9. Természettudományi és Műszaki Kar 22. Személyzeti Osztály 28. Szakszervezet 30. Tanulmányi Osztály A felállított fondokon belül az iratok tárgya szerinti állagok kialakítására került sor: c. Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai d. Akkreditáció k. Nemzetközi kapcsolatok o. Igazgató, főigazgatók iktatás nélküli iratai 22. a. Személyzeti Osztály személyi anyagok 28.Nincs állagokra bontava: elvi iratok
5
30.Tanulmányi Hivatalhallgatók tanulmányaival kapcsolatos iratanyagát az alábbi állagokra bontottuk: a. Államvizsga jegyzőkönyvek b. Anyakönyvek c. Oklevél mintalapok d. Leckekönyv másolatok e. Statisztikai jelentések hallgatói létszámról f. Szigorlati jegyzőkönyvek j. Vizsgaeredmény (benne záró tanítás) nyilvántartó lapok k. Pedagógusok intenzív továbbképzéseinek tanúsítványai 31.Hallgatói iratok: c. Levelek, kérelmek Majd a felállított fondokhoz rendeltük a hozzájuk tartozó iratokat. Következő lépésként az egy-egy tárgyi egységhez (vagy ügykörhöz) tartozó iratokat elláttuk raktári jelzettel.(ld. IV.pont) Az „Iratrendezés 2009.”dokumentumot Ld. az 1.számú mellékletben. IV. A levéltári állomány nyilvántartása Az elkészített irat átadási-átvételi jegyzőkönyvek, valamint azok mellékleteit képező iratjegyzékek elkészítése után az iratgyarapodást papíralapú Gyarapodási naplóba vezettük, majd elkészítettük annak elektronikus változatát is. Készítettünk egy ún. „Belső nyilvántartást” elektronikusan, ami a levéltári anyagra vonatkozó minden, szakmai szempontból fontos információt tartalmaz. Ezt saját munkapéldányként fogjuk használni. Raktári topográfia egészíti ki fenti nyilvántartásainkat, ami 86 diasoron mutatja be állományunk raktári elhelyezkedését. A polcokra feliratokat helyeztünk, melyek az azonnali eligazodást, iratkeresést segítik. Az iratanyagról készült jegyzékeket „ideiglenes raktári jegyzék”- nek tekintjük, mert a raktári egységek ugyan ki vannak alakítva, de az anyag rendezettsége még nem teszi lehetővé a teljes raktári jegyzék elkészítését. E jegyzékek egy-egy példányát fondképzők szerint csoportosítottuk és fonddossziét alkottunk. Tartalmazzák az iratanyag rendezése során keletkezett jegyzékeket (időrendben), az iratképző szervekkel folytatott levelezést, az iratellenőrzések ütemezését, feljegyzéseket, valamint az elektronikus szervellenőrzési adatbázisunk egy-egy kinyomtatott példányát az elvégzett ellenőrzésekről. (Ld. alább Szervellenőrzés)
6
1.Dia : Levéltári raktár:a polcok elhelyezkedése és a raktári helyek 34
35
36
37
33 32
1/C 2/C 3/C 4/C 5/C 6/C 7/C 8/C 9/C 10/C 11/C 12/C 13/C 14/C 15/C 16/C 17/C 18/C 19/C 20/C
31 38
30 29 28
1/B 2/B 3/B 4/B 5/B 6/B 7/B 8/B 9/B 10/B 11/B 12/B 13/B 14/B 15/B 16/B 17/B 18/B 19/B 20/B
1/A 2/A 3/A 4/A 5/A 6/A 7/A 8/A 9/A 10/A 11/A 12/A 13/A 14/A 15/A 16/A 17/A 18/A 19/A 20/A
27 26
25
24
23
22
21
Alábbi táblázat részlet „Belső nyilvántartásunk”-ból Iratanyag megnevezése:
Gyarapodási napló sorszáma:
Jegyzők önyv száma:
Levéltári jelzete:
Raktári helye:
Iktatókönyvek Regiszteres mutatókönyvek, regiszteres összesítés
53; 54; 55;
J-33/2009; J-34/2009; J-35/2009
2/c.1;3/c.1; 4/c.1;5/c.1
17A/1-17 /C2 16C/6
Nemzetközi kapcsolatok iratai
44 J-32/2009
2/k;3/k;4/k
J-32/2009; J-51/2009
2/c;3/c;4/c; 5/c
14 A/1-14 a/4; 16 A/5-16 B/6
4/o.;5/o
31-33
4/d;5/d
31-33
Igazgatói, főigazgatói hiv.iktatott iratai
42; 69;
Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga
43
15 B/3
J-32/2009 Szakindítások. Akkreditáció. Kérelmek, levelezés.
49; 64; 65;
J-32/2009 J-46/2009; J-47/2009;
7
MAB-jelentések
66
4/d;5/d.
13 C/4
22/a
12 A/2-12 B/3
7;8;9.
12 C/4
28
12 C/3
30/a.1
11A/12,11B/1,C/1
30/a.1
11A/4-11B/4
30/a.2
11A/3-11C/3
30/e
33
J-48/2009 Személyi ügyek
45 J-32/2009
Tanszékek, intézetek vegyes iratai
48 J-32/2009
Szakszervezet iratai
47 J-32/2009
Államvizsga jegyzőkönyvek nappali tagozat
1
Záróvizsga jegyzőkönyvek nappali tagozat
9
Államvizsga jegyzőkönyvek levelező tagozat
2
Tanulmányi Osztály statisztikai iratai, jelentései
46
Szigorlati jegyzőkönyvek nappali tagozat
J-1/2009/1 J-5/2009/1 J-1/2009/2 J-32/2009 J-3/2009/1 J-13/2009; J-14/2009; J-19/2009; J-20/2009; J-24/2009; J-31/2009; J-43/2009;
5; 22; 24; 29; 30; 34; 41; 62;
30/f.1
10A/1-10B/1; 10A/6; 10 A/6; 10A/3; 10A/6;
V. Szervellenőrzés-iratfelmérés: A 2009. évben 12 szervellenőrzést tartottunk: az MNSK és a TTMK dékáni hivatalánál és intézeteinél végeztük el az iratanyag felmérését, vizsgáltuk irattáraik állapotát és az iratkezelés rendjét. Az ellenőrzött szervekről elektronikus szervellenőrzési nyilvántartást vezetünk.
Az elvégzett ellenőrzéseket az alábbi táblázat tartalmazza: Iratkezelés ellenőrzés/iratfelmérés MNSK
Iratképző szerv
Iratkezelés felelőse
Dékáni Hivatal Pedagógia és Pszichológiai Intézet Művészeti Intézet Rajz Intézeti Tanszék Sporttudományi Intézet Egészségfejlesztési Intézet
Bárcziné Lenkai Nóra Leposa Ágnes Cseke Petra Szalay Istvánné Baráth Lászlóné
8
dátum április 16. április 21. április 22. április 23. április 23.
Tanítóképző Intézet Andragógiai Intézet
Márfiné Halász Judit Cseh Miklósné
április 24. április 24.
Iratkezelés ellenőrzés/iratfelmérés TTMK
Szervezeti egység
Iratkezelés felelőse
Földrajz- és Környezettudományi Int. Dékáni Hivatal Biológia Intézet Matematika és Fizika Intézet Műszaki, Inf. és Gazd. Intézet
Gombás Károlyné Györe Istvánné Trajbár Tiborné Horváth Judit Tarr Márta
dátum július 6. július 8. július 9. július 10. július 13.
Sajnos nem jártunk mindenhol eredménnyel, több iratképző szervnél újra el kell végezni a szervellenőrzést.(Ld.2010.évi Munkaterv) Az irattárak állapota változó. Tapasztalatainkról feljegyzéseket készítettünk, amit felhasználunk az ismételt szervellenőrzésekkor. Ezek egyegy példányát az érintett szervezeti egység dékáni hivatalvezetőjének is megküldtük, azzal a szándékkal, hogy az iratkezelés állapotáról képet kapjanak, s további együttműködésünk alapját képezzék. Iratfelmérést végeztünk a pénzügyi, munkaügyi és személyügyi iratok mennyiségéről. Ezek összesen 192,50 ifm-t tesznek ki. (Pénzügy:140 ifm; Munkaügy:50 ifm; Személyügyi: 1 iroda (még nem volt alkalmunk felmérni) +2,5 ifm. A pénzügyi iratok között napi használatú iratok vannak. Arra kértük a Gazdasági Hivatal vezetőjét, hogy jelöljön ki egy munkatársat kézi irattáruk iratanyagának számviteli előírások alapján történő átvizsgálására. Csak ezután tudunk levéltári szervellenőrzést tartani és tudjuk felmérni a levéltár-érett iratok mennyiségét. A SEK „D”épületének alagsorában elhelyezett iratanyagról is tudomást szereztünk, de ennek felmérésére még nem került sor. Nem ismerjük az évek során a Vas Megyei Levéltárnak átadott iratok mennyiségét és tartalmát, mert ez ideig nem találtunk irat átadási-átvételi jegyzőkönyveket. Ezért felvesszük a kapcsolatot fent nevezett levéltár vezetőségével. Birtokunkban van a Vas Megyei Levéltár Kőszegi Fióklevéltárába elszállított iratok jegyzéke. Ez az iratanyag 40 kötetnyi anyakönyvet tartalmaz, mely 5 cm-es átlag mérettel számolva kb. 2 ifm lehet. Feltételezhető, hogy az anyakönyvek mellett más történeti értékű iratanyag is elkerült a jogelőd irataiból. A Központi Irattár iratanyagának mennyisége jelenleg 98,99 ifm, folyamatosan gyarapodik.2009-ben a fent már említett iratáthelyezéseken kívül nem történt iratátvétel.(ld.I.pont) Megbeszélések folynak két irathagyaték átvételéről, melyek mennyisége jelenleg ismeretlen.
9
VI. A levéltári anyag rendelkezésre bocsátása Kutató- és ügyfélszolgálat Levéltárunkat az év során 8 esetben keresték fel kutatás céljából. Kutatók számára 70 másolatot adtunk ki. Ügyfélszolgálati tevékenységünk során 234 másolatot igényeltek ügyfeleink. Ügyviteli célú kölcsönzés 27 esetben történt. A kutatási esetek nyilvántartására Kutatási naplót, az iratkölcsönzések nyilvántartására Kölcsönzési naplót vezetünk. A másolatok készítéséről és kiadásáról is vezetünk nyilvántartást. Munkatársaink hozzájárultak az intézmény 50 éves történetét feldolgozó kiadványának megjelenéséhez azzal, hogy adatokat szolgáltattak oktatói és hallgatói névsorok összeállításával. Hallgatói névsorokkal 1983-ig már rendelkeztünk (ld.2008.évi beszámoló), így ez a feladat könnyebb volt. Az oktatói névsor összeállításával több munkánk akadt. Elsősorban az iktatott iratok mutatókönyveit használtuk fel, de ezek alapján nem minden esetben találtunk iratot, sok helyen elkeveredett iratra bukkantunk. Átnéztünk statisztikákat, beszámolókat, feljegyzéseket és minden olyan iratanyagot mely feltételezésünk szerint keresési eredményt tartogathatott. Figyelnünk kellett a szervezeti egységek folyamatos átalakulására, ami névváltozásokat eredményezett. Gyakorlatilag a tanulmányi iratanyagon kívül minden iratfajta átvizsgálásra került. Mivel nagyrészt rendezetlen iratanyagból kellett összeállítanunk a listákat, a feladat megoldása meglehetősen sok munkaórát emésztett fel. VII.Számítástechnika alkalmazásával összefüggő feladatok Ideiglenes raktári jegyzékeink, gyarapodási naplónk, szervellenőrzési nyilvántartásunk elektronikus változata is elkészült. Az iratrendezés kapcsán keletkezett feljegyzéseket szkenneljük. Összességében arra törekszünk, hogy minden nyilvántartásunk elektronikus úton is elérhető legyen. Digitálisan feldolgoztuk a még nem levéltári állományban lévő diplomaátadó könyveket, ezekről 898 felvételt készítettünk. Fotótárat építünk digitális felvételekből, melyek a SEK és benne levéltárunk fontosabb eseményeit rögzítik. Digitalizáljuk a sajtóban megjelent híreket, írásokat, melyek a SEK tevékenységével összefüggésben állnak. Az év során megkezdődött honlapunk tervezése. Időközben megszűnt munkaviszonya szervezeti egységünk informatikus kollégájának, ezért ez a munkafolyamat abbamaradt. VIII. Egyéb Két ízben nyújtottunk be pályázatot az év során: elsőként a SEK Tudományos Bizottsága 2009.évre kiírt pályázatára (2009.02.17) kiadvány megjelentetésének támogatásához. Másodízben a Nyugat-magyarországi Egyetem Központi Levéltárával közösen nyújtottunk be pályázatot a Nemzeti Kulturális Alap Levéltári Szakmai Kollégium által kiírt „Levéltári informatikai eszköz beszerzésére”.(2009.06.16.) Sajnos egyik pályázatunk sem volt sikeres. Publikáció jelent meg a „Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központjának új levéltára” címmel a Levéltári Szemle 2009.évi 1. számának 41-46.oldalán. Részt vettünk a Magyar Felsőoktatási Szövetség 2009.évi tisztújító közgyűlésén, ahol felvételünket kértük a szövetség tagjai sorába, s ahol felvételt nyertünk.
10
E szakmai szövetség 2009.évi vándorgyűlésének egyik szervezője és egyben helyszíne volt levéltárunk 2009.szeptember l7-én. A SEK Levéltári Ügyrend 2. §. (7) bek. alapján jóváhagyásra felterjesztem: Szombathely, 2010.március 25. Dr.Ipkovichné Szakály Ildikó Levéltárvezető
A 2009. évi Levéltári beszámolót elfogadom:
Szombathely, 2010. március 30.
Prof. Dr. Gadányi Károly elnök-rektorhelyettes
ű
11
