Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár
2010. évi MUNKATERV
SZOMBATHELY 2009.
1
A Savaria Egyetemi Központ Levéltárának 2010.évi munkaterve I. Gyűjtemény szervezése, iratbegyűjtés A gyűjtemény szervezéséhez kapcsolódó intézkedések: A. A SEK „D”épületének alagsorában elhelyezett iratanyag felmérése; B. Gazdasági Hivatal iratanyagának – pénzügyi, munkaügyi, személyügyi iratok - felmérése; C. Kapcsolat felvétele a Vas Megyei Levéltár vezetőségével: a SEK 50 éves működése során átadott iratok mennyiségének és tartalmának megismerése céljából, valamint a Vas Megyei Levéltár Kőszegi Fióklevéltárába elszállított iratok ügyében; D. A 2010.év során elvégzett szervellenőrzések alapján elkészített Szervnyilvántartó lapok elemzése: a helyszíni ellenőrzések tapasztalatai, a szemlék jegyzőkönyvei alapján elkészített szervnyilvántartás alapján meg tudjuk határozni a levéltárba kerülő iratanyag mennyiségét és állapotát. E. Központi Irattár levéltár-érett iratanyagának felmérése, azok levéltári átvételének lebonyolítása; F. Beszállítási terv készítése: fentiek alapján lehetséges elkészíteni. Tartalmazza: - az iratképző szerveket, melyek az év folyamán iratokat szállítanak a levéltárba, - iratképző szerv elnevezését, székhelyét, - iratkezelésért felelős munkatárs nevét, - beszállítás tervezett időpontját, - beszállítandó iratanyag mennyiségét iratfolyóméterben, - feljegyzéseket, melyek a begyűjtött és feldolgozott Szervnyilvántartó lapok és a személyes konzultációk értékelése alapján készülnek. Felelős: levéltárvezető, helyszíni ellenőrzések alkalmával levéltári kezelővel együtt; Határidő: 2010.utolsó negyedév II. Levéltári anyag őrzése, állományvédelmi feladatok Kiemelt állományvédelmi feladat: iratállományunk leginkább veszélyeztetett iratanyagai az alábbiak: Anyakönyvek: 1960-1963; 1965-1968 ; 1971-1975 ; 1972-1976; 1976-1981 ; Ezek digitalizálását meg kell oldani. Ennek érdekében figyelni kell az eszközbeszerzéseket célzó pályázati kiírásokat. Szükségünk van egy jó minőségű, nagy teljesítményű szkennelőgépre (pl. Paragon P 3600) 321 tanácsüléseken készült hangfelvétel van állományunkban. A hanganyag digitalizálását meg kell oldani. 143 számítógépes adathordozó biztonsági mentését kell elvégezni. A jövőben beszállítandó iratanyag tárolását csakis savmentes dobozokkal lehet megoldani, ezért a továbbiakban a levéltári dobozok megrendelésekor csakis savmentes dobozokkal szabad számolni. Állományvédelmi feladatok ellátása érdekében a digitalizálási munkálatok végzése: levéltári kezelő. Határidő: feltételek megvalósulásától folyamatos
2
III. Az iratanyag levéltári feldolgozása A levéltári egységekből kialakítandó raktári rend kialakítása folyamatosan történik. Az iratanyag rendezési munkálatainak szervezése, ütemezése rendezési terv alapján történik. (ld.10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet 29. §) A rendezési tervet együtt készítjük a segédletkészítési tervvel. Elkészítése: levéltár vezető Határidő:.második negyedév A 2010. év során a levéltári állományban lévő iratok rendezési szintjét középszinten kell teljesíteni. Mindenekelőtt az alábbi iratok rendezését kell elvégezni:
Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai
1958-2002
Főigazgatók vegyes iktatás nélküli iratanyaga
1988-2001
Tanszékek, intézetek vegyes iratai
évszám nélkül
Szakindítások
1996-2000
Akkreditáció (kérelmek és levelezés)
1996-2003
MAB-jelentések
2002-2003
Személyi ügyek
1973-1984
33,60 ifm 7,40 ifm 0,6 ifm 0,84 ifm 0,72 ifm 0,12 ifm 2,52 ifm
Fenti iratok raktári jegyzékeit a levéltárvezető készíti el. Adatállomány számítógépes feldolgozása: levéltári kezelő feladata. Határidő: folyamatos. IV. Levéltári állomány nyilvántartása A nyilvántartások vezetése az iratok megbízható, szakszerű kezelésének feltétele. A levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében a következő nyilvántartások naprakész vezetését végezzük: - belső nyilvántartások - statisztikák - gyarapodási napló - fond dosszié - raktári jegyzék - kölcsönzési napló - másolatok nyilvántartása (levéltárban végzett és másolásra kölcsönadott iratok)
Feladatok: 3
A levéltári anyag és a hozzátartozó nyilvántartások folyamatos vezetése, naprakészségének biztosítása, valamint a nyilvántartások számítógépes feldolgozása; Feladatokat végzi: levéltári kezelő Raktári jegyzékek készítése: levéltárvezető Határidő: folyamatos. V. Levéltári anyag használatra bocsátása V. A. Kutatási feltételek biztosításának érdekében történő intézkedés: továbbra is fenntartjuk igényünket kutatószoba kialakítására. Kérésünket újra fel kell terjesztenünk a fenntartó felé. V. B. Levéltárunk a kutatók tájékoztatását szolgáló, a levéltári anyag használatát segítő, a kutatások könnyítése érdekét szolgáló tájékoztatási segédleteket készít. Formái: - fond- és állagjegyzék - raktári jegyzék Levéltárunk a feltáró jellegű segédleteket papír alapú kiadvány formájában és elektronikus úton is hozzáférhetővé teszi. A SEK Levéltárában található iratok rendszeréről fondjegyzék nyújt majd tájékoztatást, melyben a fondok és állagok számát, megnevezését, évkörét és iratfolyóméterben mért terjedelmét tüntetjük fel. Tartalmazza még: - a fondképző rövid történetét, - feladat-és hatáskörét, - szervezeti felépítését, - iratkezelési rendszerét, - az iratanyag mennyiségét, állapotát, - a rendezés szintjét. A levéltár fond-és állagjegyzékének kidolgozása: levéltárvezető Határidő: folyamatos. V. C. A levéltári anyag alapján történő tájékoztatási segédleteket a kor követelményeinek megfelelő módon, interneten keresztül tesszük elérhetővé. Az ügyfél- és kutatószolgálat ilyen módon folyamatosan biztosítható. Az információk adása egyfelől a kutatótermi felügyelő segítségével ügyfélszolgálati időben, azon túl pedig interneten, honlap működtetésével folyamatosan rendelkezésre áll. A honlap biztosítja a kutatási segédletek elérését a nap bármely szakában. Másik célja, hogy az e-mailban érkezett megkeresésekre a levéltár előzetes felvilágosítást, tájékoztatást nyújthat anélkül, hogy a kutató/ügyfél személyesen felkeresné a levéltárat. A felhasználó ezután dönthet a levéltár személyes felkereséséről. Fentiek érdekében ki kell alakítani egy zökkenőmentesen működő rendszert. A feladat elvégzését koordinálja: levéltárvezető Tartalomszolgáltatás felelőse: levéltárvezető Honlap grafikai tervezése,programozási feladatok: levéltári kezelő Határidő:2010.jún.30.
4
V. D. Feltételek biztosítása a kutatás számára. Ennek szabályozására Kutatótermi Szabályzat készült, ezért e fejezet nem tér ki az elvégzendő feladatok részleteire. Levéltári kutató- és ügyfélszolgálat felelőse: levéltárvezető, levéltár kezelő. Határidő: kutatási feltételek kialakítása után folyamatos.
VI. Az iratkezelés levéltári felügyelete VI. A. A 2009. évben elkezdett szervellenőrzések folytatása, a szervnyilvántartás naprakész vezetése: Iratkezelés ellenőrzés/iratfelmérés Ütemterv 2010.évre
Iratképző szerv
Tervezett időpont
Megjegyzés
MNSK Művészeti Intézet Ének Tanszék Művészeti Intézet Rajz Tanszék Andragógiai Intézet Sporttudományi Intézet BTK
22. hét 22. hét 23. hét 24. hét
Elmaradt 2009-ben Ismételt Ismételt Ismételt
Dékáni Hivatal
40.hét
Nyelv- és Irodalomtudományi Intézet
40.hét
Szláv Filológiai Intézet Filológiai és Interkulturális Kommunikáció Intézet
40.hét
Történettudományi Intézet Egyéb: „D” épület alagsor
41.hét
41.hét
Nyilvántartólapot kitöltve visszaküldte Nyilvántartólapot kitöltve visszaküldte Nyilvántartólapot kitöltve visszaküldte Nyilvántartólapot kitöltve visszaküldte Nyilvántartólapot kitöltve visszaküldte
40.hét
Felelős: levéltárvezető, levéltári kezelő Határidő: táblázatban jelzett VI.B. A levéltár szakmai felügyeletének egyéb feladatai: Levéltárunk részt vesz az illetékességi körébe tartozó szerv iratkezelési szabályzata módosításának előkészítésében, valamint a SEK kérésére konzultációs lehetőséget biztosít. Ennek kapcsán folyamatosan kapcsolatot tartunk az iratképző szervekkel (konzultációs alkalmat teremtve) iratkezelést érintő kérdésekben személyesen és emailben. Véleményeket, javaslatokat gyűjtünk össze elektronikus iktatási rendszer használatával és az iratkezelés gyakorlatával kapcsolatban. Javaslatokat gyűjtünk az Irattári Terv és az iktatóprogram új tételszámainak felvételére.
5
Felelős: levéltárvezető Határidő: folyamatos
VII. Számítástechnika alkalmazásával összefüggő feladatok Iratképző szervek nyilvántartása: a levéltár illetékességi körébe tartozó szervekről és ezek iratkezelésének fontos adatairól vezetett számítógépes nyilvántartás elkészült, ennek folyamatos frissített adatokkal való feltöltése napi feladat. Raktárszolgálat naprakészségének biztosítása: Belső nyilvántartásunkhoz csatolni kell a részletes, végleges raktárjegyzékeket. A manuálisan vezetett nyilvántartásokat ki kell váltani számítógépes adatbázissal, hogy a levéltári állomány változásait naprakészen követni tudjuk (iratkölcsönzés, betekintés, másolásra adás stb.). Az átadás- átvételi jegyzőkönyveket továbbra is számítógépen készítjük. El kell kezdenünk egy ún. szakmai adatbázis kiépítését: ez a levéltárban őrzött fondok és állagok elektronikus nyilvántartása, melyhez csatolhatjuk a részletesebb segédleteket is (pl. raktárjegyzékek, fond- és állagjegyzék, majd később repertóriumokat). Az adatbázis forrása lehet későbbi tematikus kiadványoknak, alapja lehet on-line adatbázisoknak is. Fenti feladatok érdekében elvégzendő munkafolyamat felelősei: Számítástechnika levéltári alkalmazásával összefüggő feladatok koordinálása: levéltárvezető. A levéltár informatikai rendszerstratégiájának kidolgozása: levéltár vezet;. Honlap létrehozása (grafikus felület): alapszolgáltatások és kutatási segédletek elérhetőségének biztosítása: levéltári kezelő; Internetes ügyintézés, a digitális adatszolgáltatás formáinak, szabályainak kialakítása: levéltár vezető; Nyilvántartások adatkezelése: levéltári kezelő; Határidő: folyamatos. A SEK Levéltári Ügyrend 2. § (7)bek. alapján jóváhagyásra felterjesztem: Szombathely, 2010.március.29.
Dr. Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető
A munkatervet elfogadom: Prof. Dr. Gadányi Károly Elnök-rektorhelyettes
6
