NYUGAT-DUNÁNTÚL I REGIONÁLIS FEJLESZTÉSI ÜGYNÖKSÉ G If5zf.n:. ti 17ns.paoA[ Kft.
Szervezeti és M ű ködési Szabályzat
Szervezeti és M ű ködési Szabályza t Annak érdekében, hogy Nyugat-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynöksé g Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felel ősség ű Társaság (a továbbiakban : Társaság) a Társasági szerz ődésében felsorolt közhasznú tevékenységeket miné l hatékonyabban és koordináltabban fejthesse ki a Társasági szerz ődésben és a Polgári Törvénykönyvr ől szóló 2013.évi V. tv. (továbbiakban Ptk .) rendelkezéseine k megfelelő en, , valamint az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civi l szervezetek m ű ködésérő l és támogatásáról szóló 2011 . évi CLXXV . törvénybe n írtaknak megfelel ő en az alábbi Szervezeti és Mű ködési Szabályzatot ( a továbbiakban : SZMSZ) alkotjuk meg . A Társaság szervezetének és m űködésének szabályozására vonatkozó el őírásokat a Társasági szerző déssel harmonizálva, arra építve jelen SZMSZ tartalmazza . Az SZMSZ el ő írásai a Társaság valamennyi munka valamint meghatározott felada t elvégzésére irányuló jogviszonyban álló személyére nézve kötelező érvényű és hatályú .
A Társaság adatai, közhasznú tevékenysége i A Társaság neve : Nyugat-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynöksé g Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felel ősség ű Társaság A Társaság idegen nyelv ű elnevezése West-Transdanubian Regional Development Agenc y Non-profit Limited Liability Compan y A Társaság rövidített neve : Nyugat-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynöksé g Közhasznú Nonprofit Kft . A Társaság tagjai : A 2013 . évi CCXVI . tv. 12 . § és 18 . § alapján módosított Tftv .17. § (1) bekezdése é s újonnan beépített 29 . § (2)-(3) bekezdései értelmében - figyelemmel a 2013 . évi CCXVI . tv. 23 . § (2) bekezdésére - 2014 . január 01 . napjától a regionális fejlesztés i ügynökségek a Magyar Allam könyveiben 2013 . december 31-én szerepl ő értéken, térítésmentesen a területileg érintett megyei önkormányzatok tulajdonába kerültek . A fent rögzítettek, valamint 2013 . évi CCXVI . törvény 29 .§ (3) bekezdése alapján a Magyar Allam nevében eljáró a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumtól a regionáli s 2
fejlesztési ügynökségeket azok székhelye szerint illetékes megyei önkormányzat jelen esetben a Gy ő r-Moson-Sopron Megyei Önkormányzat - mint Átvev ő vette át. A Tagok, mint a területileg érintett megyei önkormányzatok, a társasági részesedé s Nemzeti Fejlesztési Minisztériumtól történ ő átvételét követ ően az átvett társasági részesedés egymás közötti felosztásáról és az átadás-átvételr ől Megállapodást kötöttek . Mindezek alapján a társaság tagjai a következ ők : 1.Győr-Moson-Sopron Megyei Önkormányza t székhely : 9021 Győr, Városház tér 3 . ; adószám : 15727701-1-08 államháztartási egyedi azonosító szám : 737302, Képviseletre jogosult neve : dr. Szakács Imre, a megyei közgy űlés elnök e 2. Vas Megyei Önkormányzat székhely : 9700 Szombathely, Berzsenyi q . tér 1 . ; adószám : 15733586-1-1 8 államháztartási egyedi azonosító szám : 733580 Képviseletre jogosult neve : Kovács Ferenc a megyei közgy űlés elnök e 3. Zala Megyei Önkormányza t székhely: 8900 Zalaegerszeg, Kosztolányi Dezs ő u. 10 . , adószám : 15734305-2-20 , államháztartási egyedi azonosító szám : 734301 , Képviseletre jogosult neve : Manninger Jen ő, a megyei közgy ű lés elnök e A Társaság székhelye : HU 9400 Sopron, Csatkai Endre u . 6.
Levelezési címe : HU 9400 Sopron, Csatkai Endre u. 6 . A cég e-mail elérhetősége : titkarsag@westpa .h u A Társaság fióktelepei : HU 8800 Nagykanizsa, Erzsébet tér 20 . HU 9700 Szombathely, K őszegi u . 23. HU 9021 Győ r, Városház tér 3 . HU 8900 Zalaegerszeg, Kosztolányi Dezs ő u . 10. A Társaság bejegyezve : A Győ ri Törvényszék, mint Cégbíróság álta l Cg .08-09-017486 számon 3
A Társaság adóigazgatási jelz őszáma : 20377481-2-08 Társaság közösségi adószáma : HU2037748 1 Társaság KSH-száma : 20377481-7022-572T0 8 Társaság számlavezet ője és pénzforgalmi jelz őszáma : Magyar Államkincstár 10033001 - 00328849 - 0000001 7 A Társaság, mint jogi személy saját cégneve alatt jogokat szerezhet, é s kötelezettségeket vállalhat . A Társaság az alábbi közhasznú tevékenységeket végzi : a) kidolgozza - az Országos Területfejlesztési Koncepcióval összhangban - a régi ó hosszú és középtávú területfejlesztési koncepcióját, illetve a régió fejlesztés i programját és annak stratégiai és operatív munkarészeit ; b) a régióban - a külön jogszabályban foglaltak figyelembevételével - összegy űjti az önkormányzatok, gazdasági és társadalmi szervezeteknek a fejlesztés i projektelképzeléseit, részt vesz azok projektjavaslattá történ ő előkészítésében ; c) folyamatos kapcsolatot tart a régióban m űködő közigazgatási szervezetekkel , intézményekkel a fejlesztési szükségletek és a bevonható helyi források feltárás a érdekében ; d) pénzügyi tervet készít a fejlesztési programok megvalósítása érdekében, szervez i a programok megvalósítását, részt vesz a programok - külön jogszabályba n meghatározott - pénzügyi finanszírozási feladataiban, a programo k megvalósításáról, a pénzügyi felhasználásról naprakész nyilvántartást vezet ; e) külön megállapodás alapján részt vehet területfejlesztési programo k lebonyolításában ; érintett szereplők Nyugat-dunántúli Régió területfejlesztésében f) a ; együttm ű ködésének elősegítése, a közös érdekek és feladatok feltárása h) támogatás nyújtása a régió területfejlesztési intézményrendszeréne k kialakításához, annak fejlesztéséhez, valamint hozzájárulás a területfejlesztéshe z kapcsolódó feladatokat ellátó szervezetek munkájának összehangolásához ; i) elősegíti, és figyelemmel kíséri a regionális fejlesztési programok megvalósulásá t és kidolgozását . Koordinálja a régió területfejlesztési koncepciójához és fejlesztés i programjához kapcsolódó regionális részstratégiák kidolgozását . Közrem ű ködik a regionális fejlesztési programok pénzügyi megalapozásában, a régió fejlesztésér e irányuló hazai és nemzetközi erő források koncentrálásában, befektetések terület i hatékonyságának fokozásában ; j) közremű ködik az Európai Unió területfejlesztési gyakorlatának megismertetésében , elterjesztésében és a hazai gyakorlat ezt figyelembe vev ő formálásában ; k) koordinálja és ellátja a régiót érint ő európai uniós támogatási programok, valamin t a decentralizált hazai támogatási forrásokhoz kapcsolódó programozási é s végrehajtási feladatait ; 1) elősegíti az országhatáron túlnyúló regionális együttmüködések kialakítását . 4
A 2007-2013 közötti programozási id ő szakban az Európai Regionális Fejlesztés i Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatáso k felhasználásának rendjéről szóló 412011 . (I . 28 .) Korm . rendeletben (a továbbiakban : 412011 . (I . 28 .) Korm . rendelet) foglaltak alapján a Társaság közrem ű ködő szervezetként vesz részt a Regionális Fejlesztési Programok irányító Hatósága álta l meghatározott feladatok megvalósításában, az arra vonatkozó szerz ődés keretei között rögzített, a Strukturális Alapok kezelésével kapcsolatos felhatalmazások , kötelezettségek, jogkörök alapján . A Társaság nem közhasznú tevékenységet a közhasznú tevékenységek érdekében , azokat nem veszélyeztetve végzi . A Társaság gazdasági-vállalkozási tevékenységet csak közhasznú vagy a Társaság i Szerző désben meghatározott egyéb céljainak megvalósítása érdekében, a közhasznú célok megvalósítását nem veszélyeztetve végez . A Társaság végzi mindazon feladatokat, amelyekre jogszabály kötelezi . A Társaság szervezeti rendszere : A Társaság munkáját szakmai területenként szervezi, a szervezeti felépítést a jele n SZMSZ 1 . számú mellékleteként csatolt szervezeti ábra szemlélteti . A Társaság munkáját els ősorban a Társasággal munkajogviszonyban áll ó személyek, másodsorban pedig megbízási, illetve egyéb szerző dés alapján feladatvégzésre köteles személyek látják el . A Társasággal folyamatos megbízási jogviszonyban állnak a : • Jogi képviselő (ügyvédi iroda külső megbízással ) • Könyvvizsgáló(k) (küls ő megbízással) • Közbeszerzési tanácsadó (külső megbízással )
I1 .
A Társaság szervei, szervezeti egysége i A Társaság szerve i • • • • • •
Taggy űlés Ügyvezet ő Cégvezető Felügyelőbizottság Könyvvizsgál ó Munkaszervezet
5
1 . Taggyűlés: A Taggy űlés a társaság legfőbb szerve . A Taggy ű lés kizárólagos hatásköréb e tartoznak mindazok a kérdések, amelyeket a társasági szerz ődés vagy a törvény a taggyűlés kizárólagos hatáskörébe utal : Jelen SZMSZ a Taggy űlés hatáskörébe tartozó döntésekre vonatkozó dokumentumok, anyagok el ő terjesztésének eljárási rendjét határozza meg a Társasági szerz ődés kiegészítéseként . A Taggy űlés hatáskörébe tartozó döntések el őkészítése az ügyvezető feladata. Ennek megfelel ően köteles összegy űjteni, rendszerezni az egyes napirendi ponto k megvitatásához szükséges anyagot úgy, hogy azokat érdemben lehessen tárgyalni . A Taggyűlés konkrét ügyekben való döntését általános jelleggel az ügyvezet ő köteles és jogosult megkérni, szükség szerint adott esetekben a Taggy ű lést döntéshozata l céljából az ügyvezet őn kívül jogosult megkeresni : • a Felügyelőbizottság, ha a döntés kérését az ügyvezet ő elmulasztja, vagy a Társaság érdeke azt megkívánja, a Könyvvizsgáló, ha tudomást szerez arról , hogy a Társaság vagyonának jelent ős csökkenése várható, vagy olyan tényről , amely az ügyvezet őnek a Gt .-ben meghatározott felel ősségét vonja maga után , • továbbá a jogszabály által meghatározott esetekben, az ott megjelöltek . A Taggyűlés döntéseinek az érintettek felé való közlésér ő l, illetve nyilvánosságra hozataláról a Társaság gondoskodik . Az adat- és információátadásban az elektronikus módot kell preferálni, amennyiben ez nem lehetséges, úgy azt posta i úton vagy faxon kell megtenni . 2 . Ügyvezető A Taggy ű lés a Társaság ügyeinek intézésére határozatlan id őtartamra ügyvezetőt nevez ki . A Taggy űlés által kinevezett ügyvezető ellátja a Társaság képviseletét , irányításának, vezetésének feladatait, a Társaság ügyeinek intézését . Az ügyvezet ő képviseleti jogainak korlátozása kifelé harmadik személlyel szemben semmis , hatálytalan . Az ügyvezető a Ptk ., a munka törvénykönyvéről szóló 2012 . évi I. törvény (a továbbiakban : Mt.), és egyéb vonatkozó jogszabályok, továbbá a Társaság i szerző dés, a Taggyűlés határozatai, és a jelen SZMSZ alapján végzi feladatát é s viseli a felel ősséget. Az ügyvezető egyes, meghatározott feladatköréhez tartozó hatásköreit a jelen okira t alapján általános jelleggel külön írásbeli okiratban átengedheti a Társaságga l munkajogviszonyban álló alkalmazottja részére .
6
Az ügyvezető feladata, hatásköre, felelőssége : Az ügyvezető a Ptk. 3 .21 §-a értelmében vezető tisztségvisel ő , aki a Társaság ügyei t intézi, ellátja a munkaszervezet vezetésének feladatát és a Társaságot képviseli a hatályos jogszabályok, valamint a Társasági szerz ő dés és jelen SZMSZ alapján . Az ügyvezető a Társaság nevében önállóan és korlátozásmentesen jár el harmadi k személyekkel, jogi személyekkel, valamint jogi személyiséggel nem rendelkez ő gazdasági társaságokkal szemben . Az ügyvezet ő felelő s a Nyugat-dunántúli Operatív Program (a továbbiakban : NYDOP) közrem űköd ő szervezeti feladatainak szabályszer ű ellátásáért, az Irányít ó Hatóság (a továbbiakban : IH) és a szervezet között kötött megállapodás betartásáért . Az ügyvezető ellátja az NYDOP közrem űködő szervezet (a továbbiakban : KSZ ) vezetői feladatait. Az ügyvezető hatáskörét részletesen a Társasági szerz ő dés tartalmazza, az ott rögzítettektől csak a Társasági szerz ődés módosításával lehet eltérni .
3. Cégvezető (Ptk. 3 .113 § szerint ) A taggyű lés az ügyvezető munkájának segítése érdekében egy vagy töb b cégvezetőt nevezhet ki . A cégvezet ő feladatait munkaviszonyban látja el . A cégvezet ő olyan munkavállaló, aki az ügyvezet ő rendelkezései alapján irányítja a társaság folyamatos m ű ködését. A cégvezet ő re a vezető tisztségvisel őkkel kapcsolatos kizáró és összeférhetetlenségi okokat megfelel ően alkalmazni kell . Az általános hatáskörű cégvezet ő mellett a taggy űlés vagy felhatalmazása alapjá n az ügyvezetés a társaság telephelyein és fióktelepein tevékenyked ő korlátozott hatáskörű cégvezet ő ket is kinevezhet .
4. Felügyelő Bizottság A Társaság ellen ő rzését a Taggyűlés az ellenőrzésre felhatalmazott szervé n keresztül látja el az alábbiak szerint . A Felügyel ő Bizottság tagjainak megbízatása határozatlan id őre szól . A Felügyelő Bizottság m ű ködésének általános irányelveit a Társasági szerz ődé s rögzíti . 5.Könyvvizsgáló A Társaság könyvvizsgálatát a könyvvizsgáló végzi, akit a Taggy ű lés választ meg határozott, legfeljebb 5 éves id őtartamra .
7
---------------
A könyvvizsgáló mű ködésének keretszabályait a Társasági szerző dés rögzíti . 6. Munkaszerveze t 6.1.Amunkaszervezet felépítése : 6 .1 .1 . A munkaszervezet vezetője az ügyvezet ő . A ügyvezető ezen jogkörét -- a HR, informatika, bels ő ellenőrzés, KS Z ügyfélszolgálat, KSZ marketing területek tekintetében - közvetlenül, amíg a 6 .2. pontban meghatározott feladatok tekintetében az adott feladatért felel ős igazgatón keresztül gyakorolja . 6.1 .2 . Igazgatói munkakörök : 6 .1 .2.1 . Gazdasági igazgató (2014 . 03 . 11-től egyben cégvezet ő is ) Feladat- és hatásköre : Részt vesz a Társaság összefogásában és irányításában, a feladatok megosztásának megszervezésében, a feladat végrehajtás ellen őrzésében . Irányítja és szervezi a Társaság mindennapi ügyvitel i tevékenységét, Ellenjegyzési joggal rendelkezik a Társasá g minden tevékenységében, pénzügyeiben . A Társaságot érintő kötelezettségeket vállal a mindenkor érvénye s ,,Kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat" szerint . A Társaság bankszámlái felett rendelkezési és utalványozási jogo t gyakorol . A Társaság kijelölt munkavállalói felett munkáltatói jogoka t gyakorol a szabadság engedélyezése, kiküldetés elrendelés e vonatkozásában . Részt vesz a Társaság munkaszervezetének kialakításában é s irányításában . Részt vesz a Társaság éves munkaprogramjának elkészítésében , az elfogadott éves munkatervb ő l eredő munkafeladato k meghatározásában . Részt vesz a Társaság legcélszer ű bb szervezeti rendszerének, a szervezet m ű ködési rendjének kialakításában . A Társaság m ű ködéséhez szükséges szabályzatok elkészítését koordinálja . munkatársaina k irányítása alá tartozó terület Az teljesítményértékelését végzi . Végrehajtja a Társaság ügyviteli feladatait, aktualizálja a pénzügy i és számviteli adminisztrációs rendszert, nyilvántartásokat Felelő s a gazdasági osztályt érintő pénzügyi-számvitel i vonatkozási szabályozások elkészítéséért . Figyelemmel kíséri a Társaság pénzügyi- gazdálkodási folyamatá t érintő jogszabályi változásokat . 6.1 .2.2. Stratégiai igazgat ó Feladat- és hatásköre :
8
Részt vesz a Társaság összefogásában és irányításában, a feladatok megosztásának megszervezésében, a feladat végrehajtás ellen ő rzésében . A Társaságot érintő kötelezettségeket vállal a mindenkor érvénye s „Kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat" szerint . A Társaság kijelölt munkavállalói felett munkáltatói jogokat gyakorol a szabadság engedélyezése, kiküldetés elrendelés e vonatkozásában . Részt vesz a Társaság munkaszervezetének kialakításában é s irányításában. Részt vesz a Társaság éves munkaprogramjának elkészítésében , az elfogadott éves munkatervb ő l ered ő munkafeladato k meghatározásában . Részt vesz a Társaság legcélszer ű bb szervezeti rendszerének, a szervezet m ű ködési rendjének kialakításában . Az irányítása alá tartozó terület munkatársaina k teljesítményértékelését elvégzi . A kapcsolódó regionális honlap felületeket folyamatos gondozza . Szervezi és irányítja a stratégiai tervezés folyamatait, kiemelten a Regionális Operatív Program vonatkozásában (AT-tervezés , értékelések, eddigi pályázati kiírások tapasztalatainak beépítése , stb .). Részt vesz a 2014-2020 közötti programperiódus keretében indítot t megyei tervési folyamatok támogatásában . Részt vesz a régiós fejlesztéspolitikai irányok meghatározásában , lehetőség szerint bekapcsolódva a nemzeti tervezés i folyamatokba is. Koordinálja és irányítja a Társaság nemzetközi feladatokat ellát ó munkatársainak munkavégzését ; részt vesz a Társasá g nemzetközi projektjeiben . Összhangban a megfogalmazott regionális (és nemzeti) fejlesztés i irányokkal részt vesz nemzetközi együttm ű ködések, projektek megfogalmazásában és kivitelezésében . Koordinálja és irányítja a Társaság tervezési feladatokat ellát ó munkatársainak munkavégzését ; részt vesz a Társaság tervezés i tevékenységeiben . Kapcsolatot tart a Társaság stratégiai partnereivel (megyei é s települési önkormányzatok, fejlesztési ügynökségek , minisztériumok és más kormányzati szervek, szakma i szervezetek, partnerországok társintézményei, stb . ) Kapcsolatot tart a Társaság más szervezeti egységeinek vezet őivel a Társaságon belüli szakmai információ-áramlás biztosítása, és a Társaság feladatainak hatékony megvalósítása érdekében . Felelős a fenti feladatok, jogszabályi el ő írásoknak megfelelő végrehajtásáért . 6.1 .2 .3 . Program-végrehajtási igazgató 9
Feladat- és hatásköre : Részt vesz a Társaság összefogásában és irányításában, a feladatok megosztásának megszervezésében, a feladat-végrehajtá s ellenőrzésében . Irányítja és szervezi a Társaság mindennapi adminisztráció s tevékenységét. A Társaság kijelölt munkavállalói felett munkáltatói jogokat gyakoro l a szabadság engedélyezése, kiküldetés elrendelése esetében . Részt vesz a Társaság munkaszervezetének kialakításában é s irányításában. Részt vesz a Társaság éves munkaprogramjának elkészítésében, a z munkafeladato k elfogadott éves munkatervb ől eredő meghatározásában , Részt vesz a Társaság legcélszerűbb szervezeti rendszerének, a szervezet m ű ködési rendjének kialakításában . A Társaság m ű ködéséhez szükséges szabályzatok elkészítésébe n közremű ködik . munkatársaina k Az irányítása alá tartozó terület teljesítményértékelését elvégzi . Koordinálja a megfelelő munkahelyi környezet kialakítását . A NYDOP-mal kapcsolatos pályáztatási és végrehajtás i tevékenységek operatív irányítása, felügyelete , Kezdeményezi a programozás és a végrehajtás közötti folyamato s koordinációt, Irányítja ésfelügyeli a NYDOP KSZ egységének éves munkatervéne k elkészítését , Irányítja és felügyeli a NYDOP KSZ egységének jelentéstételi tevékenységét , Felügyeli a rendszeres és ad hoc adatszolgáltatásokat , Az adatvédelmi feladatok ellátásának biztosítása , Rendszeres egyeztet az ügyvezetővel, kapcsolatot tart az IH-val és a fejlesztéspolitikáért felel ő s minisztériumok egyéb szervezet i egységeivel . . Irányítja a hazai forrású pályázati rendszerek bírálati , szerződéskötési, ellen őrzési, utánkövetési feladatait Közrem űködik szakmai egyeztetéseken, bels ő projektekben .
7 . Az igazgatók irányítása alá tartozó feladatokat ellátó munkavállalók csoportokb a tagozódnak, csoportvezető irányításával . 6.2. A munkaszervezet feladatai: A. Szakmai feladatok (iránvítóia a stratéqiai iqazqató ) A.1 . Stratégiai tervezés (szervezeti egység : Szakmai tervezési, projektfejlesztés i csoport; Irányítója a tervezési csoportvezet ő): 10
• Az Új Széchenyi Terv (a továbbiakban : ÚSZT) NYDOP kidolgozása é s felülvizsgálata . • Az ÚSZT NYDOP akcióterveinek elkészítésével és felülvizsgálatáva l kapcsolatos feladatok ellátása . + Az ágazati operatív programok és akciótervek készítésében való részvétel . • Regionális pályázati felhívások el őkészítése. • Az ÚSZT kidolgozásával és széleskör ű egyeztetésével kapcsolatos feladato k ellátása . • Regionális kulcskezdeményezések koordinációja, megvalósítása . • Területfejlesztési programdokumentumok kidolgozásának koordinációja . + Programok megvalósulásának követése, monitoring . Részvétel az ÚSZT NYDOP kiírásai megvalósításának értékeléshez köt ődő feladataiban . • Részvétel a 2014-2020 közötti programozási periódus keretében indítot t megyei tervezési folyamatokban . A .2 . Projektfejlesztés (szervezeti egység : Szakmai tervezési, projektfejlesztés i csoport ; irányítója a tervezési csoportvezet ő):, • Projektcsatoma-rendszer kialakítása és m ű ködtetése, ezen belül : o projektgenerálási, projekt feltárási tevékenység végzése ; o régióban felmerül ő projektötletek továbbfejlesztésének támogatása ; o a projektek megvalósításához szükséges partnerségi kapcsolato k kialakításának támogatása • Regionális jelentőség ű , kiemelt projektek gondozása, megvalósulásu k el ősegítése . • A projektek megvalósulását el ősegítő finanszírozási lehet őségek felkutatása , kommunikálása a projektgazdák felé . • A projektkezdeményezések régiós összehangolásának el ősegítése . • A NYDOP KSZ egysége tevékenységéhez kapcsolódó feladata : • Kiemelt projektkiválasztás során a projektfejlesztési tevékenysé g végrehajtása . A.3 . Megyei és regionális koordináció (szervezeti egyséq : Megyei, regionáli s koordinációs csoport ; irányítója a stratégiai igazgató) : • Állandó kapcsolattartás a megyei önkormányzatokkal, a megye i önkormányzatok területfejlesztési feladatainak támogatása, különös tekintettel az NyDOP megvalósításához és a 2014-2020 közötti Terület- é s Településfejlesztési Operatív Programhoz köt ődő tervezési feladatokra ; rendszeres adatszolgáltatás és tájékoztatás az NYDOP aktuális szakmai é s pénzügyi előrehaladásáról . • Együttm ű ködés a régióbeli ágazati és szakmai szervezetekkel, a területfejlesztés egyéb szerepl őivel . • Kistérségi együttm űködés koordinációja . • Felkérés alapján közrem ű ködik a regionális területfejlesztési konzultáció s fórum elő készítésében és megvalósításában . • Megkötött együttmű ködési megállapodás bázisán együttm ű ködés a Szécheny i Programirodával és annak munkatársaival, az ÚSZT megfelel ő szintű elő rehaladása, és a kedvezményezetti elégedettség biztosítása érdekében . l1
A.4 . Nemzetközi kapcsolatok (szervezeti egység : Nemzetközi csoport ; irányítójaa nemzetközi csoportvezet ő) : • Nemzetközi kapcsolatok koordinációja . . Kapcsolattartás az európai régiókkal, eurégiókkal, nemzetközi szervezetekke l és intézményekkel . • West Pannon Eurégió szervezeti m ű ködésének koordinációja . • Nemzetközi projekt-együttm ű ködésekben való részvétel, nemzetközi projekte k szakmai és pénzügyi menedzsmentje . • Nemzetközi rendezvények szervezése, kiállításokon való képviselet , nemzetközi marketing. A .5 . Gazdaságfejlesztési, illetve a Társaság által megvalósított projektekhez köt ődő feladatok (szervezeti egység : Szakmai tervezési, projektfejlesztési csoport ; irányítója a tervezési csoportvezető) : • A régió innovációs folyamatainak figyelemmel kísérése, innovatí v tevékenységek ösztönzése . • Kapcsolattartás a regionális klaszterekkel és a régió gazdaságfejlesztésbe n érdekelt szervezeteivel . • Gazdaságfejlesztést segítő eszközök és fórumok életre hívása é s m űködtetése . • Befektetés-ösztönzéshez kapcsolódó marketingkommunikációs és regionáli s PR tevékenység folyatatása. • Részvétel nemzetközi, kis- és középvállalkozások fejlesztését célz ó projektekben . • A régióban koordinálja a gazdaságfejleszt ő szervezetek tevékenységét , hozzájárul tevékenységeik harmonizálásához, és támogató szerepet tölt be a végrehajtás folyamatában . B . Program-végrehajtási feladatok (irányítója a program-végrehajtási igazgató ) B .1 . A NYDOP KSZ egysége : • részt vesz a NYDOP megvalósításában az IH és a szervezet között kötöt t megállapodásnak megfelel ően, • a pályázati kiírás tervezetének elkészítésében közrem ű ködés a szaktárca bevonásával , • pályázati kiírások és dokumentumok meghirdetésében közrem űködés a megfelelő célcsoport elérését biztosítva ; • a projekt javaslatok befogadása, formai ellen őrzése ; • a projekt javaslatok tartalmi értékelése ; • a projekt kiválasztási folyamat szervezése ; • támogatási szerz ődések megkötése • biztosítéki szerző dés megkötése nem szerződéses biztosítékok (pl . bankgarancia) elfogadása ; • támogatási szerz ődések módosítása; • a támogatott projektek keretében lefolytatott közbeszerzések ellen őrzésével kapcsolatos feladatok ellátása ; • projekt elő rehaladási jelentések ellen őrzése, projektek megvalósításána k nyomon követése ; . elő leg utalványozása a lebonyolítási számláról ; 12
• lebonyolítási számla könyvelése ; . előleg kérelmek ellen ő rzése és jóváhagyása ; • a kifizetési kérelmek ellen őrzése és jóváhagyása ; • a támogatás utalványozása a lebonyolítási számláról ; • forráslehívás összeállítása és IH-nak történ ő megküldése ; • hitelesítési jelentés összeállítása és IH-nak megküldése ; • helyszíni ellen őrzés elvégzése; • szabálytalanságok kezelése ; + a projekt záráshoz kapcsolódó közrem űködői feladatok ellátása; • fenntartási kötelezettségek ellen őrzése ; • követeléskezelés. • ellátja a mindenkor hatályos M ű ködési Kézikönyvben részletesen szabályozott, az IH által a közremű ködő szervezeti egységre delegál t feladatokat; • rendszeres információt szolgáltat az IH számára a feladatok végrehajtásáró l és a végrehajtás módjáról, eszközeiről ; • beszámol az IH számára a szervezeten belül kialakított és m ű ködtetett menedzsment és ellen őrzési rendszerekr ől, illetve az alkalmazott pályázatkezelési, végrehajtási eljárásokról és az ezekhez kapcsolódó bels ő szabályzókról ; • az IH által el őírt rendszerességgel információt szolgáltat az IH számára a végrehajtásban résztvev ő szervezetek tevékenységének megítéléséhe z szükséges mutatók teljesülésének nyomon követésér ő l; • szakmai támogatást nyújt a hazai és a közösségi intézmények által végzet t ellenő rzési tevékenységekhez ; • haladéktalanul tájékoztatja az IH-t az olyan esetleges szabálytalanságokról , amelyek a közösségi hozzájárulás csökkentéséhez vagy visszavonásáho z vezethetnek; • haladéktalanul eljuttat minden a program végrehajtását, illetve az I H felelősségi körébe tartozó tevékenységet érint ő polgári jogi, büntetőjogi vagy közigazgatási eljárásra vonatkozó információt az IH számára . Az ügyvezető szabálytalanság felel őst jelöl ki a KSZ-szel kapcsolatos szabálytalanságok, tévedések, illetve visszaélések feltárása és jelentése, valamint a z ezek következtében szükségessé váló korrekciók haladéktalan végrehajtás a érdekében. A szabálytalanság felel ősi funkciót olyan munkatárs töltheti be, akinek egyé b tevékenysége nem terjed ki a KSZ szabálytalanságok felmerülésének lehetsége s területeire. A szabálytalanság felelős kinevezésének célja: • az EU pénzügyi érdekeinek védelme , . a támogatási rendszer tisztaságának, szabályszer ű ségének védelme , . a bármilyen ok miatt jogtalanul kifizetett támogatások visszaszerzése é s visszatérítése , • a hasonló szabálytalanságok, tévedések, és visszaélések megel őzése , megakadályozása, 13
• a megvalósítási rendszer hiányosságainak kisz ű rése, a rendsze r biztonságosabb mű ködtetését szolgáló általánosítható tapasztalatok feltárás a a szükséges korrekciók kialakítása érdekében , • együttm űködés az illetékes magyar és uniós szervekkel, illetve azo k képvisel őivel a visszaélések megel őzése, feltárása és leküzdése érdekében . A szabálytalanság felel ős feladata : + a szabálytalanságok nyilvántartása , • a szabálytalanságok kivizsgálására és a szükséges intézkedésekre vonatkoz ó javaslat elkészítése , • a szabálytalanságokkal kapcsolatos döntések végrehajtásának nyomo n követése , • a szabálytalanságokkal kapcsolatos jelentések összeállítása , • a szabálytalansági eljárások szervezeten belüli előkészítése, koordinációja . A szabálytalanság felel ős közvetlenül az ügyvezetőnek tartozik beszámolási é s jelentéstételi kötelezettséggel . Munkáját a szabálytalanságokra vonatkozó mindenko r hatályos hazai és uniós jogszabályoknak megfelel ően kell ellátnia. A NYDOP KSZ egységének részletes feladat, hatás- és jogkörét bels ő szabályozások tartalmazzák, különös tekintettel a M űködési Kézikönyvre. BI .1 . Döntéselőkészítő és koordinációs csoport feladata (irányítója : döntésel őkészítő és koordinációs csoportvezető) : • Döntéselökészítési feladatok ellátása : o a pályázati kiírás tervezetének elkészítésében való közreműködés a szaktárca bevonásával , o pályázati kiírások és dokumentumok meghirdetésében közrem ű ködés a megfelelő célcsoport elérését biztosítva , o a pályázatok és projektjavaslatok befogadása, iktatása, forma i ellenőrzése , o a pályázatok és projektjavaslatok tartalmi értékelése, a külső értékel ők munkájának felügyelete , o kétfordulós projektkiválasztás során a két forduló között i projektfejlesztés végrehajtása , és kiemelt projektkiválasztás projektfejlesztés i o kétfordulós tevékenysége során a mérföldkövek jóváhagyása , o pályázatok és projektjavaslatok hiánypótlása, befogadása é s kiválasztásának koordinációja az adott program eljárásrendje szerint , o közremű ködés az előzetes helyszíni szemlék lefolytatásában , o a projekt-kiválasztási folyamat szervezése, a döntéssel kapcsolato s utólagos feladatok ellátása . • Koordinációs feladatok ellátása : o konstrukciófejlesztés koordinálása , projektek o a Társaságon belüli, több szakterületet érint ő összehangolása, koordinálása , o a programok megvalósulásának nyomon követése, 14
m űködéséhez kapcsolódó eljárásrendek, útmutatók , szabályzatok naprakészen tartása, folyamatos karbantartása , o az éves KSZ munkaterv elkészítésének koordinálása , o a KSZ egység mű ködésével kapcsolatos rendszeres és ad hoc jelentések elkészítésének koordinálása , • Egységes Monitoring és Információs Rendszer (a továbbiakban : EMIR) szakreferensi feladatok ellátása : o EMIR fejlesztésével kapcsolatos feladatok ellátása , o EMIR szabályozási feladatok ellátása , o EMIR koordinációs feladatok ellátása , o EMIR adatvédelemmel és minő ségbiztosítással kapcsolatos feladato k ellátása . • Egyéb feladatok ellátása : o EMIR a pályázat, projektjavaslat adatainak feltöltése, ellen őrzése , o irattározási feladatok ellátása . o a Társaság
B1 .2 . Megvalósító csoport feladata (irányítja : megvalósító csoportvezető): • Szerződéskezelési feladatok ellátása : o támogatási szerződés megkötésével és a biztosítéki szerződés megkötésével kapcsolatos feladatok ellátása , o támogatási szerz ődés módosításával kapcsolatos feladatok ellátása , o támogatási szerződés megszüntetésével kapcsolatos feladato k ellátása. • Nyomonkövetési feladatok ellátása : o A közösségi értékhatárokat el nem érő értékű , továbbá építési beruházás, építési koncesszió esetén a 300 millió forintot el nem ér ő értékű közbeszerzési eljárás során a közbeszerzési eljárások dokumentumainak utóellen ő rzése, továbbá a közösségi értékhatároka t meghaladó érték ű, továbbá építési beruházás, építési koncesszi ó esetén a 300 millió forintot meghaladó érték ű közbeszerzési eljárá s során a közbeszerzési eljárások dokumentumainak ellen őrzésében közremű ködés, o előrehaladásilfenntartási jelentésekkel és szakmai beszámolóva l kapcsolatos feladatok ellátása , o kapcsolattartás a kedvezményezettel , o projektzárással kapcsolatos feladatok ellátása , o kifizetési kérelmek szakmai szempontú értékelése . • Támogatási pénzügyi feladatok ellátása : o elő legigényléssel kapcsolatos feladatok ellátása , o kifizetési kérelmek fogadása, o kifizetési kérelmek formai és pénzügyi szempontú tartalmi ellenőrzésének elvégzése , o a projekt pénzügyi zárásának végrehajtása , • Ellen őrzési feladatok ellátása : o előzetes helyszíni szemle lefolytatása , a kockázatelemzés készítése, o éves ellen őrzési munkaterv összeállítása , o helyszíni ellen őrzés el őkészítése, lefolytatása, utólago s dokumentálása, 15
o intézkedési tervel kapcsolatos feladatok koordinálása . • Egyéb feladatok ellátása : o EMIR projektszint ű adatainak feltöltése, ellen őrzése, c irattározási feladatok ellátása . B1 .3 . Kifizetési csoport feladata (irányítja : kifizetési csoportvezet ő) : • Támogatási pénzügyi feladatok ellátása : o kifizetések lebonyolítása , o forráslehívási igény, hitelesítési jelentés összeállítása , o Követeléskezeléssel kapcsolatos pénzügyi feladatok ellátása • Egyéb feladatok ellátása : o EMIR projektszint ű pénzügyi vonatkozású adatainak feltöltése , ellenő rzése, o irattározási feladatok ellátása . • Követeléskezeléssel kapcsolatos jogi feladatok koordinálás a B1 .4 . KSZ ügyfélszolgálat (irányítja : ügyvezető) : meg keresések fogadása , • Ügyfélszolgálat m ű ködtetése : beérkező megválaszolása, továbbítása az illetékesnek, a válaszadás dokumentálás a (általános és döntés-el őkészítéshez kapcsolódó megkeresések) , • Bejövő- kimenő küldemények, posta, fax kezelése, • Az iktatás és archiválás bonyolítása a vonatkozó szabályoknak megfelel ően • Telefonközpont kezelése, bejövő hívások fogadása • Rendezvények szervezésében való közrem ű ködés, sokszorosítási feladato k ellátása • A m ű ködéséhez szükséges adminisztrációs háttér biztosítása B1 .5 . KSZ marketing (irányítja : ügyvezet ő) : • a KSZ egység tevékenységével kapcsolatos küls ő és belső kommunikáció s feladatok ellátása , • a honlap és a belső intranet kialakítása, tartalmi szerkesztése , • a támogatási konstrukciókhoz kapcsolódó kommunikációs és marketin g feladatok ellátása, a pályázati felhíváshoz kapcsolódó nyilvánossá g biztosítását (roadshow, weboldal, stb .) , • ügyfélszolgálati adatok elemzése, ügyfél-elégedettség mérések lebonyolítása , • a kedvezményezettek kommunikációs tevékenységének támogatása é s ellen őrzése, az arculati kézikönyvben foglaltak kedvezményezettekkel val ó betartatása . B.2. Hazai programvégrehajtás (szervezeti egység : Hazai program-végrehajtás i csoport ; irányítója a program-végrehajtási igazgató) : • Decentralizált területfejlesztési források menedzsmentj e • Programok megvalósulásának folyamatos nyomon követése, beszámolók , jelentések készítése a programok el ő rehaladásáról • Kapcsolattartás kormányzati-, programirányító-, forrásgazda- és utalványozó szervezetekke l • Részvétel további hazai források menedzsmentjébe n C, A gazdasági feladatok (irányítója a gazdasági igazgató) 16
Cl.Gazdasági . csoport feladatai (irányítja gazdasápi csoportvezet ő) : • A számviteli, adózási, társasági stb . törvényeknek megfelel ő m űködés és adminisztráció megszervezése, folyamatos fejlesztése . A Társasá g ügyvitelének megszervezése, az ügyviteli rend betartatása . • A könyvelési feladatok ellátása, az éves beszámoló elkészítése . • Hatékony költséggazdálkodás megszervezése és a pénzügyi tervnek megfelelő végrehajtás ellen őrzése . A Társaság pénzügyi egyensúlyána k folyamatos biztosítása . A szabályszerű pénzkezelés megszervezése és a végrehajtás rendszeres ellen őrzése. • Az éves pénzügyi terv kidolgozása, el őterjesztésre való előkészítése. • Részvétel a belső szabályzatok, ügyvezető i utasítások kidolgozásában . A saját hatáskörbe tartozó szabályzatok elkészítése és kiadása . • A szakterületét érintő jogszabályok, utasítások, rendelkezése k végrehajtásának irányítása és ellen őrzése. • Biztosítja az ügyvezetés tájékoztatását a Társaság pénzügyi- gazdálkodási folyamatáról, valamint az ezen folyamatokat érintő jogszabályi változásokról . • Gondoskodás a gazdálkodást, könyvvitelt és számvitelt érint ő beszámolás i kötelezettségek teljesítésér ől. • A leltáron alapuló mérlegadatok, a kiegészít ő melléklet, beszámoló és üzlet i jelentés szabályszer ű ségének, valódiságának biztosítása . A mérleg- valódisá g biztosításához szükséges valamennyi tevékenység ellen őrzése . • A Társasági vagyon és eszköz védelméhez szükséges elszámoltatási , okmány és bizonylati fegyelem biztosítása . • A Társaság leltározásának megszervezése . • A Társaság szerződéseinek felügyelete, a szerz ődéskötések és a teljesítése k nyomon követése . Szerződések megkötésének el őkészítése é s nyilvántartása, a teljesített szerz ődések lezárása, archiválása . • Bejövő, kimenő számlák ügyintézés e • Amennyiben szükséges, az érkezett számla kifogásolásának intézése . • Havi kontrolling jelentések elkészítése . • A munkatársak tájékoztatása azon gazdálkodási irányelvekr ől, elő írásokról , amelyeket a feladatok végrehajtása során követniük kell . C.2 . Beszerzés (irányítja : gazdasági igazgató ) • A beszerzési és közbeszerzési eljárások koordinációja . • Az éves beszerzési és közbeszerzési terv, az éves statisztikai összegzé s összeállítása, a Közbeszerzések Tanácsának történ ő meg küldése . • Közbeszerzési eljárások lebonyolításában közrem ű ködik, összegy űjti a szakmai specifikációkat, továbbá koordinálja az eljárások jogi és bels ő szakmai előírásoknak megfelelően történ ő bonyolítását. • Felügyeli a beszerzések és közbeszerzések megfelel ő adminisztrációját , valamint a közbeszerzésekhez kapcsolódó számlák határid őben történ ő kifizetését . • Kapcsolatot tart a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval . D . A Társaság irányításával kapcsolatos egyéb feladatok (irányítója a z ügyvezető) 17
D.1 . Humánerőforrás-fejlesztési feladato k • Munkaügyi adminisztráció (új munkatársak beléptetése, bevezetése, kilépések, kiléptetések intézése, munkaszerz ődések és munkaköri leíráso k elkészítése és gondozása, személyzeti adminisztráció kezelése ) megszervezése és lebonyolítás a • Ügynökség humánstratégiájának kidolgozása, a szervezet humán-er őforrás fejlesztési kérdéseiben szervezeti hatékonyság növelése . • Munkaerő toborzás, kiválasztási rendszer koordinálása . • Teljesítménymenedzsment rendszer felállítása és m űködtetése (képzés fejlesztés, ösztönzésmenedzsment rendszer, teljesítményértékelési rendsze r kidolgozása) . • Éves képzési tervek kidolgozása, koordinálása . D.2 . Informatika: • a Társaság informatikai eszközrendszere m ű ködésének folyamatos és zavartalan biztosítása, hibaelhárítási feladatok elvégzése , • a régió területfejlesztési szereplő i közötti információs rendszer kialakításába n való közrem űködés , • a Társaság honlapjainak fejlesztésében, m ű ködtetésében való folyamatos , napi szintű közremű ködés , • a Társaság adatbázisainak fejlesztésében, m űködtetésében való közremű ködés. D.3 . Belső ellenőrzés : A belső ellenő rzési egység funkcionálisan független, közvetlenül az ügyvezető alá rendelt szervezeti egység . Az ügyvezető biztosítja a bels ő ellen őrök funkcionális é s szervezeti függetlenségét . Az ügyvezető e funkciót a Társaság más alkalmazottjair a nem delegálhatja . A belső ellenőrzési egység m űködésének célja, hogy független , objektív munkájával, tanácsaival segítse és javítsa a Társaság m űködését. Az egység hozzájárul a szervezet céljainak eléréséhez azáltal, hogy szisztematiku s megközelítéssel értékeli és javítja a kockázat menedzsment, ellen őrzés és irányítás i folyamatok hatékonyságát . A belső ellenő rzési egység önállóan alakítja ki munkatervét, hajtja végre bels ő ellenőrzéseit és készíti jelentéseit a bels ő ellen őrzések eredményeiről . A belső ellenőrzési egység vezet őjének kezdeményezésére ad-hoc ellen őrzések is végezhetőek. A belső ellenőrzési egység a belső ellenő rzési szabályzat, továbbá a viselkedési és etikai kódex alapján végzi tevékenységét . A belső ellenőrzési egység munkatársai a szervezet végrehajtási feladataiban nem vehetnek részt . 5.3.A munkaszervezetre vonatkozó egyébrendelkezése k
A program-végrehajtási igazgató irányítása alá tartozó szervezeti egységek (döntés előkészítő és koordinációs csoport, megvalósító csoport, kifizetési csoport ) fentiekben rögzített feladatainak egyértelm ű elválasztásával biztosítja a strukturáli s alapok keretében nyújtott támogatások irányítási és ellen őrzési rendszere i tekintetében a 1083I20061EK tanácsi rendelet 58 . cikkében megfogalmazot t kritériumok teljesülését, a feladatok megfelel ő szétválasztását a szervezeten belül, a 18
közremű ködő szervezeti feladatok és más szervezeti tevékenységek között i összeférhetetlenség kizárását . A Társasággal munkavégzésre irányuló jogviszonyban, valamint feladat elvégzésr e irányuló megbízási szerz ődéssel foglalkoztatott személyeket a munkaszerz ődésükben, valamint munkaköri leírásaikban, továbbá a megbízás i szerződésben rögzített kötelezettségük teljesítésére vonatkozóan és ezen túlmen ően a jelen szabályzatban meghatározott felel ősség terheli, illetve jogok illetik meg . A Társasággal munkavégzésre irányuló és munkajogviszonyban álló személyek a munkaszerző désükben meghatározott munkabérre, illetve juttatásokra, valamin t feladatellátásukkal összefüggésben felmerült többletköltségeik megtérítésér e jogosultak. A Társasággal feladatvégzésre irányuló megbízási jogviszonyban álló személye k költségtérítéséről egyedileg, a megbízási szerz ődés keretei között kell rendelkezni .
19
III . A Társaság m ű ködésének szabálya i Kötelezettségvállalá s
A Társaságot érintő kötelezettségek vállalásra, valamint jogok gyakorlására a z ügyvezető , valamint cégvezető jogosult . Az ügyvezető képviseleti jogosultságát eset i jelleggel a Társaság valamely munkajogviszonyban álló alkalmazottjai közü l együttesen kettő részére külön, konkrét, írásbeli meghatalmazással, egyedi jelleggel átengedheti, a cégvezet ő erre nem jogosult . Az ügyvezet ő egyes feladatköréhez tartozó hatásköreit a jelen okirat alapjá n általános jelleggel külön okiratban átengedheti munkajogviszonyban álló alkalmazottjai közül kett ő részére . Aláírási jo g A Társaságot bíróság és más hatóságok el őtt, valamint harmadik személyekkel szemben az ügyvezet ő önállóan jogosult képviselni . Az ügyvezet ő a Társaság minden tevékenységében és pénzügyeiben telje s hatáskörrel jár el és vállal kötelezettséget, a taggy űlésnek történő beszámolás i kötelezettséggel . Az ügyvezet ő képviseleti joga önálló és korlátozásmentes, annak korlátozás a harmadik személlyel szemben hatálytalan. A Társaság nevében, egy személyben, önállóan az ügyvezet ő vagy a cégvezet ő írhat alá, illetve távollétében vagy akadályoztatása esetén az általa megbízot t személy, aki az ügyvezet ő előírt vagy el őnyomtatott neve fölött, „h" jelölés használatával ír alá . A kiadmányozás úgy történik, hogy az ügyvezető, a cégvezető vagy a nevében és megbízásából eljáró személy az iratot aláírja . Alkalmazható az az eljárás is, hogy a kiadmányozásra jogosult csak az irat irattári példányát írja alá . Ebben az esetben a jogosult nevét s .k. megjelöléssel kell feltüntetni, de az arra felhatalmazot t személynek - a „kiadmány hiteléül" jelzéssel - a saját nevét és eredeti aláírását kel l rávezetni az iratra . Cégjegyzésre jogosult továbbá a Társaság ügyvezet ője által kiadott meghatalmazá s alapján : • a program-végrehajtási igazgató a KSZ megvalósítási csoportvezet ővel együttesen a program-végrehajtási igazgató hatáskörébe (SZMSZ II I 5 I B. fejezet) tartozó ügyekben .
20
Döntési rendszer A taggyű lés kizárólagos hatáskörébe tartozó kérdések kivételével a Társasá g ügyeiben az ügyvezet ő dönt. Minden kő telezettségválfalással járó döntést a ,,Kötelezettségvállalási, teljesíté s igazolási, utalványozási szabályzatnak" megfelel ően kell meghozni . Betekintési jog A Társaság mű ködésével kapcsolatban keletkezett azon iratokba, amelye k nyilvánosak, a Társaság székhelyén, el őre egyeztett id őpontban betekinthet az, akinek jogát, illetve jogos érdekét az ügy érinti . Bankszámla feletti rendelkezés és utalványozási jogkö r Az utalványozási jog a Társaság eszközeinek, szolgáltatásainak felhasználásána k engedélyezését, készpénz kifizetését, annak engedélyezését jelenti . A bankszámla feletti rendelkezési és utalványozási jogot, általános jellegge l korlátozásmentesen és önállóan a Társasági szerz ődésben meghatározotta k szerint az ügyvezet ő gyakorolja . Az ügyvezető utalványozási joga korlátlan . Az ügyvezető az utalványozás jogát külön okiratban a Társaság munkajogviszonyban álló alkalmazottja részére írásba n átruházhatja . Az utalványozásra jogosult személyekr ő l az ügyvezető igazgató nyilvántartást vezet . Munkáltatói jog A Társaság munkavállalói felett a munkáltatói jogokat az ügyvezet ő jogosult gyakorolni . Az ügyvezető felett ügyvezető i státuszával kapcsolatos jogokat - kivéve a kiküldeté s elrendelését - a Taggy ű lés gyakorolja . Az ügyvezető az ügyvezető i státuszából fakadó feladatkörének elvégzése sorá n szükségesen felmerülő hivatalos kiküldetéseket saját maga jogosult elrendelni . Az ügyvezető hivatalos kiküldetéseirő l beszámolási kötelezettséggel tartozik a Taggyű lés ügyvezető re vonatkozó munkáltatói jogok tekintetében megbízott tagj a felé az időszakos beszámoló keretében . Kártérítési felel ősség A Társasággal munkajogviszonyban, illetve egyéb feladatelvégzésre irányul ó jogviszonyban álló személyek feladataik elvégzése során a Társaságnak, valamin t más harmadik személynek okozott kárért a polgári jog, a munkajog, továbbá a büntetőjog szabályai szerint tartoznak kártérítési felel ősséggel. 21
A munkavállaló a munkaviszonyból eredő kötelezettségének vétkes megszegéséve l okozott kárért a Mt . rendelkezései szerint tartozik kártérítési felel ősséggel . A Társasággal munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyek tulajdonos i gondossággal felelősek a berendezési tárgyak rendeltetésszerű használatáért, a gépek, eszközök megóvásáért . Pénzgazdálkodás A pénzügyi és számviteli feladatok szabályozását a Társasági szerz ődés és a Társaság Számviteli politikája szabályozza részletesen, illetve a munka- é s megbízási szerz ődések, általánosságban pedig a Ptk . és a Számviteli törvény . A pénzgazdálkodás a Társaság által nyitott és a „Társaság adatai° címszóná l hivatkozott számfán történik . Beruházások és eszközforgalom szabályozás a Az alap, a középtávú és a stratégiai beruházásokról és az eszközbeszerzésr ől - az esetlegesen szükséges tulajdonosi jogok gyakorlójával történ ő egyeztetést követően - az ügyvezet ő dönt. Leltározási és selejtezési, munka és tű zvédelmi feladato k A leltározási és selejtezési feladatok szabályozását a Ptk ., a Számviteli törvény é s más vonatkozó jogszabályok rendelkezései szabályozzák általánosan, a részlete s szabályozást a Leltározási és selejtezési szabályzat tartalmazza . A munka és t űzvédelmi feladatok szabályozását a Ptk, a Számviteli törvény és má s vonatkozó jogszabályok rendelkezései szabályozzák általánosan, míg a részlete s szabályozásra készült a Munka és t ű zvédelmi szabályzat . Bélyegző használata A Társaságban használatos bélyegz ő krő l az ügyvezető nyilvántartást köteles vezetni . A bélyegző eseti és rendszeres használatát az ügyvezet ő külön felhatalmazásba n engedélyezheti . A bélyegző használatáról az ügyvezet ő az átvételt igazoló írásos nyilvántartás t köteles vezetni, amelyben fel kell tüntetni a kiadás és a visszavételezés időpontját is. A Társaság által használatos bélyegz ő formák: A Társaság m űködésében részt vev ő fórumo k 1 . Vezet ői egyeztetése k Az Ügynökség napi feladatainak ellátása, koordinációja, az optimális m űködés kialakítása érdekében vezet ői egyeztetéseket tart az ügyvezet ő, az igazgatók é s szükség szerint egyes vezet ők részvételével . ??
2 . Szakmai egyeztetése k A szakmai csoportok szükség szerint üléseznek, egyeztetéseket tartanak, az ülése k közötti idő szakban a kapcsolattartás telekommunikációs és elektronikus úto n történik.
IV. Munkaügyi rendelkezése k I . Munkaid ő A munkavégzés teljesítése a munkáltató által megjelölt munkahelyen é s időtartamban, az érvényben lév ő szabályok, a munkaszerz ődésben és a munkaköri leírásban leírtak szerint történik . Az alkalmazásban álló főfoglalkozású munkatársak heti munkaideje általáno s jelleggel 40 óra . A munkaidő beosztását, valamint a pihen ő idő igénybevételét - a munkáltató jóváhagyásával - a munkavállaló maga állapítja meg az eredményes munkavégzé s követelményeinek figyelembe vételével . 2 . A munkavégzés főbb szabálya i A munkáltató köteles :
• a munkavállalót a munkaszerző dés, a munkaviszonyra vonatkozó szabályok , illetve az egyéb jogszabályok szerint foglalkoztatni . • az erre vonatkozó szabályok megtartásával az egészséges és biztonságo s munkavégzés feltételeit biztosítani . • a munkát úgy megszervezni, hogy a munkavállaló a munkaviszonyból ered ő jogait gyakorolni, kötelezettségeit teljesíteni tudja , • a munkavállaló számára a munkavégzéshez szükséges tájékoztatást é s irányítást megadni , • a munkavégzéshez szükséges ismeretek megszerzését biztosítani , • a munkavállaló számára a munkaviszonyra vonatkozó szabályokban, illetve a munkaszerz ődésben foglaltaknak megfelel ően munkabért fizetni . A munkavállaló kötele s • az előírt helyen és id őben munkára képes állapotban megjelenni és a munkaidejét munkában tölteni, illetve ez alatt munkavégzés céljából a munkáltató rendelkezésére állni . • munkáját az elvárható szakértelemmel és gondossággal a munkájár a vonatkozó szabályok, el ő írások és utasítások szerint végezni . • munkatársaival együttmű ködni, munkáját úgy elvégezni, valamint általába n olyan magatartást tanúsítani, hogy ez más egészségét és testi épségét n e veszélyeztesse, munkáját ne zavarja, anyagi károsodását, vagy helytele n megítélését ne idézze el ő. • munkáját személyesen ellátni, 23
• a munkája során tudomására jutott üzleti titkot, valamint a munkáltatóra, illetv e tevékenységére vonatkozó alapvet ő fontosságú információkat meg őrizni . Nem köteles a munkavállaló teljesíteni az utasítást, ha annak végrehajtás a jogszabályba vagy a munkaviszonyra vonatkozó szabályba ütközik . Ha az utasítá s végrehajtása kárt idézhet el ő és a munkavállaló ezzel számolhat, köteles erre a z utasítást adó figyelmét felhívni . A munkavállaló köteles megtagadni az utasítá s teljesítését, ha annak végrehajtása más személy életét, testi épségét vag y egészségét közvetlenül és súlyosan veszélyeztetné . A munkáltató és a munkavállaló a kapcsolatot elektromos és telekommunikációs úto n is tarthatja, különösen súlyozott feladat megoldása esetén azonban törekedni kell a személyes egyeztetésre. A Társasággal munkajogviszonyban álló alkalmazottak, illetve az állandó és eset i megbízással rendelkez ő , a Társasággal feladatvégzésre irányuló jogviszonyban áll ó személyek konkrét feladatát a munkaszerz ődések, valamint az ehhez kapcsolód ó munkaköri leírások, továbbá megbízási szerz ődések szabályozzák . Az itt ne m szabályozott egyes feladatok elvégzésére az ügyvezet ő külön okirattal eset i megbízást adhat . A jogi és könyvvizsgálói feladatokra külön megbízási szerződés vonatkozik. 3. Díjazás rendszere A munkajogviszonyban, illetve a megbízásos jogviszonyban foglalkoztatott személyek díjazása a munkaszerz ő désben megállapított személyi alapbérrel, illetv e a megbízási szerző désben rögzített díjazással történik . A személyi alapbért - ha a munkaviszonyra vonatkozó szabály, vagy a fele k megállapodása eltérően nem rendelkezik - a tárgy hónapot követ ő hónap 10. napjái g kell kifizetni . Ha a bérfizetési nap pihenő napra vagy munkaszüneti napra esik a személyi alapbért legkés ő bb az azt megel őző munkanapon kell kifizetni . A munkabér kifizetését a Társaság átutalással teljesíti . 4. Munkaügyi nyilvántartá s A munkáltató a munkavállalónak az alábbi adatait köteles nyilvántartani: • vezetéknév . utónév, • iskolai rendszerű vagy egyéb végzettsé g • születési idő , hely • anyja neve • személyi szám a • személyigazolvány szám a • társadalombiztosítási törzsszám a • adószám a • lakcíme • elérhetőségi címe 24
. bankszámlaszám a • végzettségét igazoló okiratok megnevezése • nyelvvizsga bizonyítvány másolat a A Társaság kizárólag az Mt .-ben meghatározott esetekben vagy a munkavállal ó hozzájárulásával közölhet a munakvállalóra vonatkozó tényeket, adatokat vag y véleményt harmadik személlyel . Az igazolásokat, diplomákat, vizsgapapírokat az eredeti lefénymásolását követ ően vissza kell adni, majd az „eredetit láttam" aláírással ellátott fénymásolatot kell titkos iratként kezelni . 5.Szabadság kiadásának rendje A szabadság mértéke és kiadásának rendje az Mt . és végrehajtási rendeletei alapján történik. Az éves rendes és rendkívüli szabadság kivételére el őzetes tervet kell készíteni, a z engedélyezésre az ügyvezet ő jogosult . 6. Költségtérítések, juttatáso k Gépjármühasználat : ha az ügyvezet ő és az alkalmazottak saját vagy más tulajdoná t képező személygépkocsit hivatalos célra használják, úgy a Társaság a z utalványozással igazolt kilométernek megfelel ő, az ügyvezető által meghatározot t mértékű költségtérítést fizet a jogszabályi el őírások betartása mellett . A gépjármű használat elrendelése és a kifizetés engedélyezése az ügyvezet ő hatásköre. Juttatások: Az éves költségvetési lehet őségek, illetve a Társaság gazdálkodás i lehetőségei által meghatározottan kerülhet sor minden munkavállalónak azono s feltételekkel . A juttatásokat és elszámolásuk feltételeit, mértékét, a juttatásba n részesülő dolgozók körét külön szabályzatok alkotásával, a gazdálkodá s értékelésére alapozva, tárgyévenként az ügyvezet ő állapítja meg . 7.Támogatáso k Lakásépítés és vásárlás támogatása : A Társaság kamatmentes kölcsönt nyújtha t munkavállalóinak lakásépítéshez, -vásárláshoz, cseréhez és -korszer űsítéshez, melyet az ügyvezető szabályoz a vonatkozó jogszabályoknak megfelel ően . 8. Kiküldetések - Belföldi kiküldetés engedélyezésére az ügyvezető vagy szabályzatban rögzített meghatalmazottja jogosult . Belföldi kiküldetés elszámolása a belföldi kiküldetésr e kifejlesztett informatikai felületen történik, az érvényes költségelszámolásra alkalma s számlákkal .
25
- Külföldi kiküldetés engedélyezésére az ügyvezető vagy szabályzatban rögzítet t meghatalmazottja jogosult . A kiküldetéshez írásbeli utasítás szükséges . A kiküldeté s elszámolása az erre rendszeresített bels ő nyomtatványon történik, a vonatkoz ó deviza jogszabályok szerint, az érvényes költségelszámolásra alkalmas számlákkal . A külföldi kiküldetésre napi díj fizethet ő. A napidíjon felül számla alapján fizethet ő a szállásdíj, az útiköltség, vagy a z útnyilvántartás alapján számított gépjárm ű-használati díj . Ezen összegek (napidíj, szállásköltség, útiköltség) adó, illetve TB térítése a vonatkozó jogszabályban el őírtak szerint történik . A külföldi kiküldetésr ő l minden esetben, a belföldi kiküldetésr ő l csak el őzetes utasítás alapján kell írásbeli beszámolót készíteni .
V. A Társaság munkájának küls ő és bels ő ellen ő rzése A Társaság ellenőrzését a Taggy űlés az ellen őrzésre felhatalmazott szervei n keresztül látja el az alábbiak szerint: Ellenőrzési Fórumok : A Társaság ellenőrzését a tulajdonos felé a Felügyel őbizottság látja el, az SZMS Z ide vonatkozó fejezeteinél részletezett módon . A Társaság könyvvizsgálatát a Társasági szerz ődésben kijelölt könyvvizsgáló végzi . Vezetői ellenőrzés A vezetői ellenő rzés körében az ügyvezet ő jogosult a Társasággal munkavégzésre irányuló és munkajogviszonyban álló személyeket a végzett feladatukró l folyamatosan beszámoltatni. Az ügyvezet ő haladéktalanul intézkedik írásban az esetlegesen tapasztal t hiányosságok megsz űntetésérő l, és kezdeményezi a szükséges anyagi és fegyelm i felelő sségre vonást a Társaság vagyonának védelme érdekében . A belső ellen ő rzés körébe tartozik a Társaság m űködésének, gazdálkodásának , pénzkezelésének, ügyvitelének, a társasági vagyon védelmének rendszere s felmérése, a jogszabályok, a gazdasági Társaságokról szóló törvény, a Társaság i szerződés és a bels ő szabályzatok betartása, helyes alkalmazásána k megkövetelése . Belső ellenőrzési egység
26
A Társaságnál közvetlenül az ügyvezető alá rendelt, független bels ő ellenőrzési egység m űködik, mely feladatát a bels ő ellenőrzési szabályzat, továbbá a viselkedés i és etikai kódex alapján végzi .
VI . A Társaság környezettudatos m ű ködtetés e A Társaság a m ű ködése során a nem papír alapú kommunikáció használatát t űzi ki célul és helyezi el őtérbe . A mű ködés során különös figyelmet kell fordítani a környezetkímél ő eszközök, a környezettudatos m űködés kialakítására, biztosítására és fenntartására .
Üzleti titok meg ő rzés e A Társasággal munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló, valamint egyé b feladatvégzésre irányuló jogviszonyban álló személy köteles a feladatvégzése sorá n tudomására jutott üzleti titkokat, valamint a munkáltatóra, megbízóra, a tagokra , illetve tevékenységükre vonatkozó alapvet ő fontosságú információkat meg ő rizni. Nem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, amely munkaköre betöltéséve l összefüggésben jutott tudomására és amelynek közlése a munkáltatóra vagy má s személyre nézve hátrányos következményekkel járhat . E kötelezettség a munka- , valamint a megbízási jogviszony megsz ű nését követ ően is fennmarad . Üzleti titkot képeznek azok az ismertek, tények, adatok, információk, üzlet i elképzelések, okmányok, m űszaki megoldások, amelyek a Társasá g rendeltetésszer ű m ű ködéséhez szükségesek, azok nyilvánosságra kerülés e veszélyeztetné a rendeltetésszerű m űködést, a Társaság gazdasági érdekeit és azo k üzleti titokká min ősítését törvény lehetővé teszi . Az üzleti titok megsértése fegyelmi vétségnek min ősül . A Társaság valamennyi tagja köteles a tudomására jutott üzleti titkot mindaddig meg őrizni, amíg annak közlésér e az ügyvezetőtő l engedélyt nem kap .
VIII . Médiakapcsolat, nyilvánosság A Társaság képviseletére jogosult személyek feladata, hogy folyamatos, intenzí v kapcsolatot tartsanak fenn a tömegkommunikációs eszközök munkatársaival . 27
A televízió, rádió, írott sajtó és az elektronikus úton való adatközlés képvisel őinek adott mindennemű felvilágosítás nyilatkozatnak min ő sül . A Társaság egészét, üzletpolitikáját, terveit és stratégiai céljait illet ően az ügyvezet ő jogosult nyilatkozni . Az ügyvezet ő engedélyével egyes ügyekben az ezzel megbízott munkatárs i s jogosult nyilatkozni . A közölt adatok valódiságáért, szakszer ű ségéért és pontosságáért, a tények objektí v ismertetéséért a nyilatkozatot adó a felel ős. Nem adható nyilatkozat olyan adatról, tényr ől, valamint olyan üggyel és körülménnye l kapcsolatban, amely üzleti titoknak min ősül, vagy amelynek id ő előtti nyilvánosságra hozatala a Társaság tevékenységében zavart, a Társaságnak anyagi vagy erkölcs i kárt okozna . A nyilatkozattev ő nek kötelessége, hogy a vele készített riport anyagát a közlés el őtt megismerje, ezért -- ha arra lehet őség van - kérnie kell az elkészült anyag közlé s előtti bemutatását .
IX . Záradék
Jelen Szervezeti és M űködési Szabályzatot a társaság tagjai 1212014 . (IX.25. ) számú határozatával jóváhagyta . A Szabályzat 2014 . szeptember 25-én lép hatályba, egyidej ű leg a 2013 . március 11 én kiadott Szervezeti és M űködési Szabályzat hatályát veszti . Sopron, 2014.szeptember 25
.EG
* 1
f$ FAJ F
La
. . . . .. . . . . . . . .. . .. . . . . . Breznovits Istvá n Ugyvezető Nyugat-Dunántúli Regionáli s Fejlesztési ÜgvnökséA
28
1 . számú mellékle t A Társaság szervezeti ábrája
29
2 . számú melléklet Az Ügynökség az alábbi, általános m űködésére vonatkozó bels ő szabályzatokkal rendelkezik: •
Belső ellenőrzési szabályzat
•
Iratkezelési szabályzat
•
Adatvédelmi szabályzat
+ Informatikai biztonsági és üzemeltetési szabályza t •
Áfa szabályzat
•
Számviteli politika és értékelési szabályza t
•
Számlaren d
•
Pénzkezelési szabályza t
•
Leltározási szabályza t
•
Feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosítási, selejtezési szabályza t
•
Kötelezettségvállalási, teljesítésigazolási, utalványozási szabályza t
+ A Nyugat-dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Felügyel ő Bizottságána k ügyrendje •
Közbeszerzési szabályzat
•
Kiküldetési szabályza t
•
Humánpolitikai kézikönyv
•
Munkavédelmi szabályza t
•
Elkülönítési és Költségfelosztási szabályza t
•
FEUVE kézikönyv
•
Tűzvédelmi szabályzat
•
Beszerzési szabályzat
•
Árazási szabályzat
30
