NOVEMBER 2011, VERSIE 1
ALBATROSS Op weg naar 2016 Marcel Streppel en Jeroen Dekker
Een sturingsmiddel waarmee de club de werkzaamheden richt op de missie, de gemeenschappelijke opdracht of de bestaansreden van de organisatie. De missie wordt vertaald in algemene en concrete doelstellingen.
Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 1.
Organisatieprofiel ............................................................................................................................ 4
2.
Strategische doelstellingen ............................................................................................................. 5
3.
Organisatiestructuur ....................................................................................................................... 6
4.
Technisch beleid .............................................................................................................................. 7
5.
Jeugdbeleid...................................................................................................................................... 8
6.
PR & Communicatie....................................................................................................................... 10
7.
Financiën ....................................................................................................................................... 12
8.
Vrijwilligersbeleid & Cultuur.......................................................................................................... 15
9.
Accommodatiebeleid en Materialen ............................................................................................. 16
10.
Realisatie en bewaking voortgang............................................................................................. 17
11.
Tot slot ....................................................................................................................................... 19
Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan ‘Albatross, op weg naar 2016’ van voetbalvereniging Albatross uit Ugchelen. Het plan heeft weliswaar even op zich laten wachten, maar als bestuur zijn wij er van overtuigd dat hiermee een basis is gelegd waar wij de komende vijf jaar mee vooruit kunnen. Als eerste gaat een groot woord van dank uit naar de werkgroep die het afgelopen jaar veel tijd en energie in dit plan heeft gestoken. Uit hun enthousiasme is dit nieuwe plan voortgekomen. In het voorjaar van 2011 zijn de eerste stappen gezet met het ontwikkelen van een beleidsplan. De komende jaren zullen worden gebruikt om het plan nader in detail uit te werken en onze beschreven doelstellingen ook daadwerkelijk te realiseren. Lezend door dit plan realiseer ik me dat er nog veel te doen is om deze ambities waar te maken. Het succes van het behalen van deze ambities liggen natuurlijk niet alleen bij het bestuur maar zullen alleen kunnen worden gerealiseerd met voldoende en enthousiaste vrijwilligers. Omdat dit een van de meest bepalende factoren is, hoop ik van harte dat u allen hieraan mee wilt werken. Ik wil iedereen bedanken voor zijn inspanningen tot nu toe en wens u, mede namens de rest van het bestuur wederom een succesvol en sportief voetbaljaar toe. Met vriendelijke groet, Marcel Streppel Voorzitter vv Albatross
1. Organisatieprofiel 1.1 Algemene introductie Dorpsvereniging UVV Albatross is een amateurvereniging die is opgericht op 1 oktober 1919. Met een rijke historie heeft de vereniging haar eigen identiteit ontworpen en heeft ze haar wortelen door heel de gemeente Apeldoorn weten te krijgen. UVV Albatross is een amateurvereniging in de groei wat resulteert in een hard groeiend aantal van leden. Binnen de vereniging huizen er meer dan 600 leden. Om een vereniging als deze te coördineren en te onderhouden heeft de club een groot aantal vrijwilligers welke voor de continuïteit en stabiliteit van de vereniging zorgen. Want zonder vrijwilligers is er geen vereniging. Tabel 1 Identificatiegegevens
Organisatie Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Website
UVV Albatross Brouwersmolenweg 440 7339 EE Ugchelen 055 - 534 96 70 www.uvvalbatross.nl
Met de slogan ‘Samen zijn we sterk’ omschrijft de organisatie waar hen kracht ligt. UVV Albatross is een sportvereniging waar binnen een gemoedelijk sfeer hangt welke zorgt voor veel plezier, onderling respect, sportiviteit en een grote saamhorigheid. Met haar eigen complex, één kunstgrasveld, één trainingsveld en twee wedstrijdvelden, is Albatross financieel gezond en hoopt zij nog lang in het dorp te kunnen blijven zitten. Met een actief jeugdbeleid voor zowel jongens als meisjes heeft Albatross verscheidene ambities welke zij in de loop van de jaren hoopt te verwezenlijken. 1.2 Samenstelling concern UVV Albatross is opgericht op 1 oktober 1919 en sindsdien heeft zij al verschillende zaken meegemaakt. Met weinig geld voor handen en geen hulp van buitenaf hebben de leden zelf voor alle zaken gezorgd als doelpalen, fietsrekken en ballen. In het seizoen 1926-1927 kregen de leden eindelijk wat ze wilden: ze mochten in de vierde klasse van de KNVB voetballen. De vereniging groeide waardoor er in 1929 juniorenelftallen het veld werden ingestuurd. De club bleef stabiel en na de tweede verhuizing vestigde de vereniging zich op de huidige locatie in Ugchelen. Met een grote groei zijn er nu al meer dan 600 leden bij Albatross te vinden. Naast de pupillen, junioren en senioren heeft de vereniging in de laatste jaren dameselftallen en een G-team opgestart. Al met al is Albatross een club waar de mensen achter elkaar staan in voor- en tegenspoed. De club is haar vrijwilligers zeer dankbaar, want daar bestaat zij uit. 1.2.1 Missie Albatross is een amateurvoetbalvereniging die zelfstandig en financieel gezond wil zijn. Naast prestatie voetbal willen we recreatief voetbal aanbieden aan alle inwoners van Ugchelen en omgeving, zowel mannen als vrouwen, jongens en meisjes. Daarbij willen we de contributie zo laag mogelijk houden als financieel verantwoord om een lidmaatschap voor een ieder mogelijk te maken. Albatross zal zijn sociale positie in de gemeenschap actief uitstralen. Het sportpark biedt veel mogelijkheden, maar kent ook zijn beperkingen, hierbij moeten we denken aan het intensieve gebruik van de velden en de beperkte capaciteit van de kleedkamers en beperkte parkeergelegenheid.
1.2.2 Visie Albatross biedt aan alle Ugchelenaren en mensen in de directe omgeving een goed sportief milieu. Iedereen die Albatross een warm hart toedraagt kan terecht bij de vereniging. Om voetbal op zowel prestatief en recreatief niveau te beoefenen alsmede als supporter te kijken in een gezellige omgeving. Leden, supporters, vrijwilligers moeten zich thuis voelen.
2. Strategische doelstellingen De strategische doelen ondersteunen de missie en visie van UVV Albatross en geven richting aan het langetermijnbeleid. Ze hebben betrekking op perioden die minimaal een meerjarenbeleid overspannen. De strategische doelen zijn richtingbepalend en worden geconcretiseerd in prioriteiten, tactische en operationele doelstellingen. De van kracht zijnde strategische doelen bij UVV Albatross luiden als volgt: - Financieel en organisatorisch kader scheppen - Uitbreiding faciliteiten (kleedkamer, velden) - Verbeteren van de kwaliteit van de velden - Selectie jeugd allen op minimaal 1st klasse niveau - Eerste seniorenelftal een stabiele 2de klasser - Behouden van organisatie van activiteiten buiten de voetbalsport - Uitbreiding van het sponsorbestand - Vrijwilligersbestand uitbreiden en actief begeleiden - Actief laten samenwerken van de diverse commissies met elkaar en met het hoofdbestuur - Meer waardering voor de clubloyaliteit - Kleding van f tot en met de eerste selectie zelfde uitstraling (sponsoren) - Op ontwikkelingen in de gemeenschap / maatschappij wordt door het bestuur proactief gereageerd door het nemen van initiatieven en deze te communiceren naar de commissies, met indien van toepassing, een opdracht.
3. Organisatiestructuur De algemene ledenvergadering blijft het hoogste orgaan binnen de vereniging, volgens de statuten heeft zij diverse taken overgedragen aan het bestuur. De belasting van de bestuursleden is de laatste jaren flink toegenomen. De noodzaak van het inzetten op commissies is noodzakelijk. De taken die binnen de vereniging tot uitvoer gebracht dienen te worden zullen moeten worden verdeeld over een groter aantal vrijwilligers/leden. Door een periodieke terugkoppeling naar het bestuur leggen de commissies verantwoording af voor hun handelen. In principe heeft in elke commissie een lid van het bestuur zitting. Hieronder is het toekomstige beeld van de organisatie te zien. UVV Albatross
STRAF- EN PROTEST COMMISSIE
DAGELIJKS BESTUUR
KASCOMMISSIE
HOOFDBESTUUR Berteld Verschuur
TECHNISCHE COMMISSIE JEUGD
JEUGDBESTUUR
MATERIALEN COMMISSIE TECHNISCHE COMMISSIE SENIOREN Olly Nijhof
ACCOMMODATIE COMMISSIE
JEUGD EVENEMENTEN COMMISSIE COÖRDINATOREN COMMISSIE TOERNOOI COMMISSIE
COMMUNICATIE COMMISSIE Marcel Streppel
SPONSOR COMMISSIE
WEDSTRIJDZAKEN
KANTINE COMMISSIE Thimo Horstman
KLEDING / MATERIALEN COMMISSIE EVENEMENTEN COMMISSIE
Niveau 1 Niveau 2
Johan van Gerrevink
Niveau 3 VRIJWILLIGERS COMMISSIE Marcel Streppel
Verantwoordelijken
Het werkgebied van de commissies moet worden vastgesteld; de taken zijn beschreven in dit beleidsplan. Elke commissie voert periodiek overleg, zij geeft tijdig aan welk budget nodig is voor de uitvoering van de taken. Dit voorstel wordt in het bestuur besproken en teruggekoppeld. Elke commissie stelt eenmaal per seizoen een plan op, het bestuur vat alle plannen samen en zal deze presenteren op de algemene ledenvergadering.
4. Technisch beleid Binnen de toekomstige organisatiestructuur van de vereniging zal ook een technische beleidscommissie komen. In deze commissie wordt het technisch beleid te bespreken en belegd binnen de vereniging. De doelstelling van de commissie betreft het volgende: Het opleiden en ontwikkelen van kwalitatief goede voetballers voor selectie elftallen om op een zo hoog mogelijk niveau te kunnen spelen zonder verstrekking van individuele vergoedingen. Doel daarbij is om een eenduidige richtlijn op te stellen, welke aangeeft hoe het plan uitgevoerd dient te worden en welk vervolg er aan gegeven moet worden. Het beleid dient garant te staan om het voetbal op niveau te krijgen en daar te houden. Besloten binnen de vereniging is om UVV Albatross op een voor haar zo hoog mogelijk niveau te presteren. Hiervoor is het van belang dat zowel het eerste als het tweede elftal prestatiegericht blijft voetballen. Verantwoordelijk is de technische commissie voor het technische beleid van de gehele vereniging. Het technische beleid van de jeugd wordt echter belegd bij de technische commissie van de jeugd. Om het beleid tussen deze twee onderdelen goed op elkaar te laten afstemmen vind er geregeld overleg plaats tussen de beide partijen. Zo kan het technische beleid van de senioren goed aansluiten op het technische jeugd beleidsplan. Eerste aanspreekpunt van de technische commissie is het bestuurslid technische zaken. Taken die onder de technische commissie senioren vallen zijn: - Ontwikkelen, sturen en bewaken van het technische beleid voor A selectie - Hoofdtrainer beoordelen, advies aan hoofdbestuur geven bij contractverlenging en/of aantrekken van een nieuwe hoofdtrainer - Zorgdragen voor invulling van begeleidingsstaf - Omschrijven selectieprocedures - Doorstroming A junioren (in overleg met jeugdcommissies) - Uitvoering en beheer vergaderstructuur - Gebruik faciliteiten afstemmen met bestuur
5. Jeugdbeleid In 2009 is er een werkgroep op gesteld die voor de jeugd een jeugdbeleidsplan heeft opgesteld. Met dit jeugdbeleidsplan heeft deze werkgroep een plan opgesteld om de jeugd naar een hoger niveau te tillen. Met het jeugdvoetbalbeleid wil UVV Albatross invulling geven aan de doelstelling van de jeugdafdeling. Het jeugdvoetbalbeleid bevat de keuzes die de vereniging heeft gemaakt om het jeugdvoetbal vorm te geven. Het jeugdbeleidsplan dient rekening te worden gehouden met de eisen, kaders en richtlijnen welke van de KNVB opgegeven worden. Binnen het jeugdvoetbalbeleid worden twee sporen gevolgd: - Het organisatorische beleid - Het voetbaltechnische beleid. Beide zijn noodzakelijk om de doelstelling van de jeugdafdeling te realiseren. Ten aanzien van het organisatorische jeugdvoetbalbeleid streeft de vereniging naar: - Heldere beschrijving van de processen binnen de jeugdafdeling; - Een heldere organisatiestructuur; - Duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken; - Een goede samenwerking binnen het gehele jeugdkader; - Een goede ondersteuning van de interne en externe communicatie. Ten aanzien van het voetbaltechnisch beleid streeft de vereniging naar: - Verantwoorde training en begeleiding van de jeugdspelers op ieder leeftijdsniveau en rekening houdend met individuele ambities en kwaliteiten; - Plezier in het voetbalspel voor spelers, ouders/verzorgers én jeugdkader; - Aanvullend prestatiebeleid, dat leidt tot prestatieteams die succesvol uitkomen op de volgende niveaus: Team A1 B1 C1 D1 E1 F1
Streefniveau 1e klasse district 1e klasse district 1e klasse district 1e klasse district Hoofdklasse (district) 1e Klasse (district)
Zoals eerder vernoemd volgt het jeugdbeleidsplan de doelstellingen van de vereniging en de doelstelling van de jeugd. In het jeugdbeleidsplan wordt dit als volgt geformuleerd: - Doelstelling van de vereniging: Het doel van de voetbalafdeling van ALBATROSS is het bevorderen van de lichamelijke, geestelijke en sociale ontwikkeling van haar leden in het algemeen en het stimuleren van de beoefening van de voetbalsport in het bijzonder. Daarbij wil de vereniging toegankelijk zijn voor iedereen. Zij tracht dit doel te bereiken door de voorwaarden te scheppen om op verantwoorde wijze zowel prestatiegericht als in recreatief verband te kunnen voetballen. Voor recreatieve teams staat spelplezier voorop. Voor de prestatiegerichte teams streeft ALBATROSS ernaar om op het hoogst mogelijke amateurniveau te spelen. - Doelstelling van de jeugdafdeling Binnen de voetbalafdeling heeft de jeugdafdeling haar eigen positie. Naast bovenstaande, algemeen geldende doelstelling kan de jeugdafdeling bovendien in belangrijke mate bijdragen aan de continuïteit en ontwikkeling van de vereniging. De doelstelling van de jeugdafdeling luidt daarom als volgt:
Het doel van de jeugdafdeling van de voetbalafdeling van ALBATROSS is het bevorderen van de lichamelijke, geestelijke en sociale ontwikkeling van haar jeugdleden in het algemeen en het stimuleren van de beoefening van het jeugdvoetbal in het bijzonder. Daarbij wil de jeugdafdeling toegankelijk zijn voor jongens en meisjes in alle leeftijdscategorieën van 6 jaar (F-pupillen) tot en met 18 jaar (A-junioren). Daarnaast wil de jeugdafdeling van ALBATROSS door sportieve prestaties van de prestatieteams en door verantwoorde groei: Een kweekvijver van jong talent zijn van waaruit het eerste seniorenteam regelmatig van nieuw en zelf opgeleid talent kan worden voorzien; Op positieve wijze een bijdrage leveren aan de continuïteit en verdere ontwikkeling van de vereniging; Op positieve wijze een bijdrage leveren aan de uitstraling, het imago, van de vereniging; Een bron zijn van nieuwe vrijwilligers in de vorm van ouders/verzorgers en oudere jeugdleden.
Het hele plan is te downloaden op de site van de vereniging: http://www.uvvalbatross.nl/club/visie-en-beleid/jeugdvoetbal-beleidsplan/
6. PR & Communicatie Een goede communicatie is van groot belang voor Albatross. We onderscheiden in deze; - Interne communicatie - Externe communicatie Interne communicatie betreft het informeren van leden, vrijwilligers, sponsoren en andere betrokkenen van Albatross. Externe communicatie betreft het uitdragen van Albatross naar de buitenwereld, bijvoorbeeld publicaties in de media. Interne communicatie Albatross informeert de leden op verschillende manieren over de dagelijkse gang van zaken. We kunnen de interne communicatie opsplitsen in; - Directe communicatie via bestuur, leiders/trainers en/of andere leden. - Communicatie via publicaties op het sportpark en/of kantine. - Clubblad/ infobrochure - Website (foto’s) - Nieuwsbrief/mailings - Infobijeenkomsten Directe communicatie - Leden worden over de dagelijkse gang van zaken geïnformeerd als daar behoefte aan is. - Als er problemen zijn, wordt in eerste instantie een trainer/leider geraadpleegd ( bij problemen is het bestuur daar om een luisterend oor te bieden). Publicaties - Op het sportpark en op de publicatieborden worden met regelmaat publicaties opgehangen. - Albatross streeft ernaar om ook op deze manier een en ander zo goed mogelijk onder de aandacht van de leden, vrijwilligers te brengen (oplossing clubblad?). Clubblad - Sinds een niet al te lange tijd is er voor gekozen om het clubblad uit de running te halen. Dit in verband met de kosten van het drukken. Om toch dit niet helemaal verloren te laten gaan, komt er aan het begin van elk seizoen het bekende ‘nul-blad’. Zo heeft een ieder de belangrijkste informatie toch voor handen. Website - Albatross heeft een eigen website. Op deze website is algemene informatie te vinden, zoals contactgegevens en teaminformatie. - Tevens worden er programma’s, uitslagen en nieuwsberichten op gepubliceerd. - De website is het communicatiekanaal bij uitstek geworden. Externe communicatie Naast interne communicatie aan de leden is ook de externe communicatie van belang. De communicatie via de media, maar ook het informeren van potentiele sponsors, betrokkenen en belanghebbenden. -
Eigen persberichten/publicaties op de website Persoonlijk contact Berichtgeving in de media Presentatiegids
Eigen persberichten/ website - De website van Albatross is voor iedereen toegankelijk, niet alleen voor de leden. - aankondigingen en mededelingen, die niet alleen intern gecommuniceerd dienen te worden, zullen ook middels de website naar buiten gebracht moeten worden. Persoonlijk contact - In het geval dat de situatie erom vraagt zal met externe betrokkenen persoonlijk contact gezocht moeten worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan evenementen met geluidsoverlast, waarbij omwonende geïnformeerd dienen te worden voorafgaande aan dergelijke evenementen. Berichtgeving in de media - Albatross wil naar buiten toe een positieve naam uitdragen. Enerzijds door ‘gedrag’ van de club, anderzijds door prestaties. Kanalen om te communiceren zijn; De stentor, De Bron et cetera Presentatiegids - Met deze presentatiegids wil Albatross nieuwe leden informeren over de vereniging en al haar bezigheden. Deze presentatie gids kan ook gebruikt worden als communicatiemiddel naar aanstaande sponsoren. Met deze gids wil Albatross een verzorgd uiterlijk uitstralen naar zowel toekomstige leden als sponsoren.
7. Financiën Binnen Albatross zal er in de komende periode veel aandacht geschonken moeten worden aan de financiële huishouding. Zwaardere, structurele financiële lasten zijn te verwachten als gevolg van onze ambitie om de jeugd op een hoger niveau te brengen, een groeiend ledental met de daarmee komende capaciteitsproblemen en de problemen om “Albatross BV” draaiende te houden vanwege een beperkt aanbod van vrijwilligers. Hierdoor wil Albatross in de komende jaren over een gezonde financiële basis en structuur beschikken, die ons in staat zal stellen om haar doelstellingen te realiseren. Dit dient te gebeuren in een omgeving waarbinnen financiële taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Wanneer we naar de financiële huishouding van Albatross gaan kijken dan kan er een onderscheid gemaakt worden in jaarlijkse structurele baten & lasten en incidentele baten & lasten. Een toename van jaarlijkse lasten dient gecompenseerd te worden met structurele baten op jaarbasis. 7.1 Inkomsten Binnen Albatross onderscheiden we 5 structurele inkomstenbronnen: 1 Contributie 2 Kantine-inkomsten 3 Sponsoring inkomsten 4 Subsidies 5 Entreegelden/acties en overig Ad 1. De contributies zijn een belangrijke inkomstenbron. De contributies worden jaarlijks automatisch verhoogd met een percentage, dat gelijk is aan de prijsindex voor de gezinsconsumptie (inflatie).Een extra verhoging kan plaatsvinden als het aanbod ( kunstgras) stijgt, de kwaliteit toeneemt of als de kosten om voetbal te bedrijven snel stijgen. Verhogingen, anders dan de inflatiecorrectie, worden door de penningmeester onderbouwd en gecommuniceerd. Indien nodig zal bij een significante toename goedkeuring van de algemene ledenvergadering worden gevraagd. Onder contributie valt ook de bijdrage van de donateurs. Betaling vindt m.u.v. donateurs plaats d.m.v. automatisch incasso. In specifieke gevallen kan een andere betalingsregeling worden afgesproken. De kledingbijdrage valt niet onder contributie. Ad 2. Inkomsten uit de kantine zijn van wezenlijk belang voor Albatross. Er wordt gestreefd naar een zo hoog mogelijke marge, zonder het verenigingsoogmerk te verliezen. De omzet van de kantine is te verhogen door het organiseren van activiteiten en evenementen. Er wordt (en blijft) kritisch gekeken naar de inkoop van de kantine en naar het assortiment. Verkoopprijzen worden periodiek onder de loep genomen om vast te stellen of deze nog marktconform zijn. Het eigen verbruik moet nauwkeurig worden bijgehouden, tevens mag er niet op de “pof’’ geconsumeerd worden. Het mag niet zo zijn dat vrijwilligers onbeperkt kunnen consumeren. Kantinevrijwilligers dienen bereid te zijn om de cursus Sociale Hygiëne te volgen. De kosten hiervoor zijn voor rekening van de vereniging. Ad 3. Het bedrijven van voetbal is een kostbare activiteit, waardoor sponsoring niet meer weg te denken is binnen Albatross. Verantwoordelijk voor de sponsoring in de vereniging is de Stichting Exploitatie Albatross (SEA). Deze Stichting is maker en uitvoerder van het sponsorplan.
Op het gebied van kleding en kledingsponsoren wordt alle kleding door de SEA aangeschaft op verzoek van de vereniging en niet meer door sponsoren afzonderlijk. Hiermee wordt bereikt dat er eenduidige tarieven richting sponsoren worden afgesproken en daarnaast kan Albatross zelf afspraken maken inzake inkoop, met alle voordelen van dien. Ad 4. De vereniging ontvangt van de gemeente Apeldoorn subsidie, maar deze subsidie staat vanwege de bezuinigingen onder grote druk. De subsidie voor het onderhoud van de velden is inmiddels volledig geschrapt en na 2012 zal ook de algemene sportsubsidie worden gekort of verdwijnen. Ad 5. De recette van thuiswedstrijden mogen in dit kader niet ontbreken, het is gebleken wanneer Albatross in een competitie speelt met clubs uit de omgeving dat er dan meer betalende bezoekers komen. Dit heeft natuurlijk impact op de verkoop in de kantine. De Grote Club Actie en de bijdrage van de gemeente n.a.v. het afschaffen van de oud papier regeling leveren ook een grote bijdrage aan inkomsten. Onder overige opbrengsten vallen onder andere de inkomsten die de evenementencommissie genereert.
7.2 Uitgaven Albatross heeft te maken met toenemende uitgaven, wat onder andere komt door veranderende regelgeving en door noodzakelijke investeringen op voetbal en niet voetbalgebied. Er zal structureel kritisch bekeken moeten worden op welk terrein we de uitgaven kunnen beperken zonder afbreuk te doen aan de bestaande kwaliteit. De penningmeester is verantwoordelijk voor het op een correcte manier in kaart brengen van de inkomsten en uitgaven. Binnen Albatross onderscheiden we 5 structurele uitgavebronnen: 1 Personeelskosten 2 Huisvestingskosten en Onroerend goed 3 Kosten voetbalactiviteit 4 Overige kosten Ad 1. De post personeelskosten is een grote uitgavencategorie binnen de vereniging. Hieronder vallen de kosten voor het verrichten van betaalde arbeid door personen die verbonden zijn aan Albatross. Hierbij kan worden gedacht aan de hoofdtrainer (loondienst), maar ook de sportmasseur, keeperstrainer en jeugdtrainers die een (maximale) vrijwilligersbijdrage ontvangen of eventueel in loondienst van de vereniging komen. In veel gevallen staat de vergoeding niet verhouding tot het aantal gewerkte uren, waardoor het vrijwillige karakter hierdoor grotendeels behouden blijft. De kosten voor trainers probeert Albatross zo laag mogelijk te houden door het aanbieden van cursussen aan de reeds aanwezige vrijwilligers. Ad 2. Huisvestingskosten en de kosten onderhoud van onroerend goed zijn onvermijdelijk om te kunnen voetballen. Onder huisvestingskosten vallen o.a. gas, water en licht maar ook bijvoorbeeld gemeentelijke belastingen en beveiliging pand. Het onderhoud van onroerend goed is te splitsen in onderhoud velden/terrein en onderhoud clubhuis. Voor het onderhoud van de velden is om fiscale redenen de Stichting Sport Accommodatie Albatross (SSAA) opgericht. De grootste kostenpost is het
groot onderhoud dat jaarlijks in juni plaatsvindt. Onder onderhoud clubhuis wordt verstaan het regulier onderhoud inclusief vervangen, vernieuwen van zaken of verbeteren van het clubhuis (incl. kleedkamers) Ad 3. Om te kunnen voetballen en trainen zijn materialen, maar ook vaardigheden van trainers nodig. Kosten voor voetbalactiviteiten zijn deels direct te linken aan voetbal (ballen, doelen, pionnen, hesjes etc.) maar kosten voor zaalhuur, cursussen trainers, scheidsrechters, aanschaf middelen voor fysiotherapie etc. vallen hier ook onder. Door een groeiend ledental en de ambitie om op een hoger niveau te voetballen zullen deze kosten de komende jaren stijgen. Ad 4. Er zijn uiteraard talloze uitgaven die niet onder 1 van de vorige onderwerpen te scharen zijn. Enkele voorbeelden van deze overige kosten zijn: - Afdracht KNVB - Deskundigheidsbevordering - Kosten selectie (bonus, was, huur bus) - Kosten voor verzekering en administratie (boekhouder) - Telefoon, internet en TV - Bankkosten - Benzine - Fruitmanden, rouwadvertenties 7.3 Financiële gezondheid Om tot een financieel gezonde organisatie te komen is het van belang om een sluitende begroting te creëren. Hiermee zorg je voor een goed financieel draagvlak waar de vereniging in de komende jaren op kan leunen. Doelstelling is aansluitend bij voorstaande om binnen 3 jaar een gezonde financiële situatie tot stand te brengen. Hiertoe dient jaarlijks een begroting van de totale inkomsten aan de algemene ledenvergadering te worden aangeboden. Het streven is om de hoge kwaliteit die Albatross nu aanbiedt aan haar leden te handhaven en de kosten zeer kritisch te bewaken. Het mag niet zo zijn dat er jaarlijks een verlies wordt geleden. Hiermee zou het voortbestaan van Albatross bedreigd worden en dat mag in geen geval gebeuren.
8. Vrijwilligersbeleid & Cultuur Op dit moment draait de vereniging op de inzet van ongeveer 80 vrijwilligers. We hebben het over trainers, begeleiders, mensen achter de bar, in de keuken, schoonmakers, scheidsrechters, penningmeesters en overige bestuursleden, commissieleden, schoonhouden parkeerplaats C1000, dag afsluiters, planners, et cetera. En dan zijn er ook nog een aantal mensen die meerdere functies bekleden. Af en toe kraakt de organisatie in zijn voegen en zouden we zonder de hulp van enkele krachten de zaak moeilijk overeind kunnen houden. Ook vallen er af en toe gaten en hebben we natuurlijk diverse vacatures…. Maar toch kunnen we er geweldig trots op zijn dat we met elkaar zo’n grote amateurvereniging in de lucht houden; het gaat best goed! Maar het kan altijd beter. Om de continuïteit binnen UVV Albatross de waarborgen wordt dit belegd in een vrijwilligers(beleids)plan. Deze taak zal onder een nieuwe functie binnen UVV Albatross gaan vallen. Deze functie zal de naam vrijwilligerscoördinatie gaan dragen. Taken van deze vrijwilliger coördinator worden: 1. Werving en behoud van vrijwilligers 2. Centraal informatie punt 3. Beheer centrale database vrijwilligers 4. Functieprofielen 5. Opleidingen 6. Opstellen personeels-/vrijwilligersbeleid Ad 1. De vrijwilligerscoördinator zorgt voor een planmatige aanpak, waarin wordt beschreven hoe vrijwilligers geworven worden en hoe vrijwilligers behouden kunnen worden. Ad 2. De vrijwilligerscoördinator is het eerste aanspreekpunt voor nieuwe vrijwilligers en leden. Hier vind de eerste kennismaking plaats van de nieuwe vrijwilligers dan wel leden. Ad 3. De vrijwilligerscoördinator beheert een centrale database van alle vrijwilligers/leden binnen de vereniging. Hierin staat zowel het verleden, heden als de toekomst van de vrijwilligers/leden in. Ad 4. De vrijwilligerscoördinator maakt functies binnen de vereniging inzichtelijk door het maken van functieprofielen. Dit is handig voor de huidige vrijwilligers, maar ook voor de toekomstige vrijwilligers. Ad 5. De vrijwilligerscoördinator verzorgt of laat deskundigheid bevorderende opleidingen en thema avonden verzorgen welke binnen de vereniging gehouden kunnen worden. Hiervoor wordt nauw contact onderhouden met externe organisaties. Ad 6. De vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk voor het maken en bewaken van de korte en langere termijns doelstellingen op het beleidsgebied ‘vrijwilligers’.
9. Accommodatiebeleid en Materialen Binnen de vereniging UVV Albatross zullen er nieuwe commissies worden gecreëerd. Bij de onderdelen accommodatie en materialen zal er opeenvolgend een accommodatiecommissie en een materialencommissie komen. Hier is voor gekozen omdat er na overleg besloten is om hiervoor aparte commissie te creëren. De taken die onder de commissie gaan vallen worden nu ook al gedaan. Met een duidelijke afbakening van taken en personen die hieraan verbonden worden, hopen wij een duidelijk structuur neer te zetten. Met deze duidelijke structuur zal de communicatie binnen de vereniging verbeteren. Onderstaand zetten wij de taken van de commissie op een rijtje. Accommodatiecommissie: - Hoofdtaak: de commissie is verantwoordelijk voor het onderhoud van het complex: velden, doelen, kantine, kleedkamers, bijgebouwen en het terrein rond de velden; - Schaft de materialen aan die nodig zijn voor het wekelijks en periodiek onderhoud van gebouwen en overige materialen; - Verzorgt de schoonmaak van de kleedkamers; - Herstelt speelschade aan de velden; - Voert kleine technische reparaties uit, voor groter onderhoud wordt overlegd met het bestuur; - Het opstellen van een jaarplan inclusief begroting voor aanvang van elk verenigingsjaar. Kleding-Materiaalcommissie - Hoofdtaak: beheer kleding en trainingsmaterialen; - Aankoop van verzorgingsmiddelen; - Verzorgt vervanging van alle gebruiksgoederen, gebaseerd op inventarisatielijst; - Overlegt met de SEA over de kledingpakketten.
10.
Realisatie en bewaking voortgang
In onderstaande tabel wordt een samenvatting gegeven van de voornaamste doelstellingen uit dit beleidsplan.
Strategische doelstellingen
Organisatiestructuur
Technisch beleid
Jeugdbeleid PR & Communicatie
Financiën
Vrijwilligersbeleid & Cultuur
Accommodatiebeleid & Materialen Algemeen
Voornaamste Doelstellingen - Financieel en organisatorisch kader scheppen - Uitbreiding faciliteiten (kleedkamer, velden) - Organisatiestructuur aanpassen met bijbehorende (nieuwe) functies - Elke commissie voert periodiek overleg en stelt per seizoen een (beleids)plan op welke wordt samengevat en gepresenteerd op de ALV1 - Aanstellen technische beleidscommissie - Periodiek overleg met de technische commissie van de jeugd om het technische beleid van de jeugd en de senioren op elkaar te laten aansluiten - Het uitvoeren van het technische jeugdbeleidsplan welke in 2009 is opgesteld - Bij de interne communicatie van de club zal de website als voornaamst communicatiemiddel worden gebruikt - Aan de externe communicatie zal meer aandacht worden besteed - Albatross wil beschikken over een gezonde financiële basis en een structuur die ons in staat stelt haar doelstellingen te realiseren. Dit dient te gebeuren in een omgeving waarbinnen financiële taken en verantwoordlijkheden duidelijk zijn. - Aanstellen van een vrijwilligerscoördinator - Ontwikkelen van een vrijwilligersbeleidsplan - Functieprofielen opstellen - Aanstellen commissie Accommodatie en Materialen - Vertrouwenscontactpersoon zoeken/aanstellen
De eindverantwoordelijkheid van deze beleidsdoelstellingen ligt bij verschillende functies binnen het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur zal op basis van signalen uit de vereniging een prioriteit toekennen aan elk van de genoemde doelstellingen. In overleg met betrokkenen zal vervolgens voor de belangrijkste doelstellingen een jaarplan worden opgesteld, waarin concreet wordt beschreven welke doelen gerealiseerd gaan worden, op welke wijze dat zal gebeuren, wie daarbij betrokken zijn en op welk moment het resultaat bereikt zal zijn. De leden zullen middels uitingen op de website en tijdens de Algemene Vergaderingen geïnformeerd worden over de verdere voortgang. 1
ALV: Algemene Leden Vergadering
De eindverantwoordelijkheid voor de verschillende beleidsterreinen ligt bij de leden van het algemeen bestuur. Zij zorgen in nauwe samenwerking met betrokkenen binnen de vereniging voor het opstellen van acceptabele en realistische jaarplannen en dragen zorg voor de uitvoering hiervan. De verdeling van de verschillende beleidsterreinen over de leden van het algemeen bestuur is terug te vinden in het volgende overzicht van taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur: Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Vrijwilligerscoördinator Werving en behoud vrijwilligers
Voetbalzaken
PR & Communicatie
Jeugdvoorzitter
Dagelijks bestuur
Dagelijks bestuur
Dagelijks bestuur
Ledenadministratie
Interne Communicatie
Jeugdbeleid
Representatie
Administratie
Financiële verplichtingen
Centraal informatie punt
Contact KNVB
Externe Communicatie
Sportiviteit & Respect
Strategie en Beleid
Ereleden en leden van verdiensten
Financiële verslaglegging
Beheer centrale database vrijwilligers
Voetbal technisch beleid en bewaking daarvan
Presentatiegids
Invulling/controle commissie
Sportiviteit en respect
Verslaglegging vergaderingen
Begroting
Functieprofielen
Invulling/controle commissie
Website
Voorzitten vergaderingen
Representatie externen
Jaarrekening
Opleidingen
Communicatiebeleid
Werkgeversrol
Beheerder Sportlink
Verzekerings portefeuille
Invulling/controle commissie
Contactpersoon Stichtingen
Invulling/controle commissie
Invulling/controle commissie
Opstellen personeels- en vrijwilligersbeleid Invulling/controle commissie
Invulling/controle commissie
11.
Tot slot
U heeft gelezen in het algemeen beleidsplan van UVV Albatross. Een beleidsplan probeert doelen vast te stellen voor een termijn van meerdere jaren. En probeert ook iets te zeggen over de route naar deze doelen. Een beleidsplan geeft geen antwoord op brandende vragen. Moeten we prestatief op zaterdag of zondag gaan voetballen? Moeten we wel of niet bepaalde zaken kopen? Dat zijn vragen die we binnenkort met behulp van ons gezonde verstand zullen moeten te beantwoorden. Wel verschaft een beleidsplan een kapstok waaraan we de plannen van vandaag en morgen kunnen ophangen. Op een ideale manier gezien. In ons geval hebben we nog een hoop huiswerk te verrichten. Op een aantal beleidsterreinen zal het beleid verder moeten worden uitgewerkt om vervolgens in concrete plannen en acties te worden omgezet. Het is een begin, maar ook een stap in de goede richting.
Van UVV Albatross hebben aan dit plan meegewerkt: Marcel Streppel Voorzitter Johan van Gerrevink Secretaris Thimo Horstman Penningmeester Olly Nijhof Voetbalzaken Marjolein Mulder PR & Communicatie Berteld Verschuur Jeugdvoorzitter Jeroen Dekker Lid John Hoogervorst Lid
