Notulen Buitengewone Ledenvergadering LTC Naaldwijk, dinsdag 24 april 2012 Aanwezig : 87 leden 1. Opening De voorzitter, Henk Salome opent deze buitengewone ledenvergadering. In deze vergadering wil het bestuur de leden meenemen naar stap 2 van de plannen zoals gepresenteerd in de brochure van 7 november en toegelicht op de ledenvergadering van 22 november 2011. Kort overzicht van de voorgestelde plannen: - Veldemanhal met 4 smashcourtbanen - Wijziging van ondergrond van 5 gravelbanen naar seizoensverlengende ondergrond - Renovatie van 2 gravelbanen (dus behoud van 4 gravelbanen, omdat er 2 banen in 2010 totaal zijn gerenoveerd) - Verpachting van de kantine 2. Huidige situatie LTC Naaldwijk LTC Naaldwijk bestaat dit jaar 50 jaar. Het huidige park is dan 15 jaar oud. De vereniging kent een lange en rijke historie, die we graag de komende 50 jaar voortzetten. Hiermee moet worden ingespeeld op de veranderende omgevingsfactoren. De 9 gravelbanen zijn binnenkort aan een groot en kostbaar onderhoud toe. Zoals ook blijkt uit het keuringsrapport van de KNLTB, welke is gepubliceerd op onze website. Door gravel is het speelseizoen relatief kort. Omliggende verenigingen zijn overgegaan op seizoensverlengende ondergrond. Op dit moment hebben wij ook nog geen winterfaciliteit en spelen de leden elders. Er is een terugloop van het aantal vrijwilligers en het wordt steeds lastiger om de kantinebezetting rond te krijgen. De wisselende kwaliteit, het afgenomen assortiment en het feit dat de kantine als ‘niet gezellig’ wordt ervaren zorgen ervoor dat de baromzet verder daalt. Per 1 juli 2013 gaat onze parkbeheerder, Andre van Es, met pensioen. Hierdoor ontstaat er een fulltime functie voor baanonderhoud, kantinebeheer en groenvoorziening. Op 8 juni 2010 hebben de leden gestemd voor een Veldemanhal met 4 smashcourtbanen. In totaal heeft het park dan 13 banen. Helaas is de winteraccommodatie nog niet beschikbaar. Dit heeft diverse nadelige gevolgen: jeugd moet elders trainen, leden spelen in de winter elders en er zijn tijdens het seizoen geen uitwijkmogelijkheden bij slecht weer. De informatievoorziening naar de leden toe is aan vervanging toe. De huidige website is verouderd. Ook de informatievoorziening naar de sponsors moet verbeteren. De economische crisis heeft impact op de sponsorinkomsten. Er moet weer een pro-actief beleid komen naar bestaande en nieuwe sponsors. LTC Naaldwijk wil graag een bloeiende en groeiende vereniging zijn. Een levendige club met een gevarieerd ledenbestand en op alle vlakken een ideale mix tussen kwaliteit en gezelligheid. Om dit voor de toekomst zeker te stellen is actie nodig! 3. Financiële cijfers De penningmeester, Henri Swaans, geeft een toelichting op de voorlopige cijfers 2011/2012, om een beeld te geven waar we financieel staan binnen de vereniging en de stichting. De cijfers liggen nu bij BDO ter controle, vervolgens zal de
kascontrolecommissie er naar kijken en komt de definitieve goedkeuring tijdens de ledenvergadering van medio november 2012. Bij de vereniging is een terugloop te zien in de sponsorbijdragen. De contributieinkomsten is hoger, wegens 92 meer leden. De uitgaven zijn in lijn met voorgaande jaren. Liquide middelen zijn EUR307.000. Bij de stichting is de kantine omzet groter dan de inkoop. Aan de kostenkant is het gebruik van leidingwater toegenomen, EUR3500/EUR4000, dit heeft te maken met het feit dat de banen nu worden gesproeid met leidingwater. In de liquide middelen is een stijging te zien van zo’n EUR15.000. 4. Wijziging ondergrond De ondergrondscommissie (samengesteld na de vergadering van 22 november 2011) had als taak het bestuur te adviseren m.b.t. een nieuwe ondergrond voor de buitenbanen van ons park. Hierbij is rekening gehouden met de eerder gemaakte keuze van de leden voor de ondergrond van de banen in de aan te leggen Veldemanhal. Het advies dat zij uitbrengen is Smashcourt. De argumentatie: - eigenschappen zijn uitermate geschikt voor een langer speelseizoen - Minder onderhoud - Na hevige regenbui binnen 20 min. weer bespeelbaar - Vriendelijk voor spieren en gewrichten - Meerdere tennisclubs in het westland hebben al gekozen voor deze ondergrond. - Standaard 10 jaar garantie De commissie is nu bezig met verschillende aanbieders en moet de prijs/kwaliteit nog nader onderzoeken. Als bekend is wat de vereniging wil/kan kunnen zij verder aan de slag. 5.Toelichting Technische Commissie Pieter Eenhoorn geeft namens de technische commissie de importantie aan van gravel, smashcourt en een Veldemanhal. LTC Naaldwijk moet een vitale vereniging worden/blijven met een bloeiende seniorenafdeling (recreatief, competitief en toernooien), een bloeiende juniorenafdeling, een bloeiende 50-plusafdeling en een gezonde verhouding tussen prestatief en recreatief. Huidige situatie binnen LTC Naaldwijk: Senioren en 50-plussers willen sneller en langer kunnen tennissen, ze willen meer sfeer op het park. Door betere spelers wordt LTC Naaldwijk in toenemende mate aantrekkelijker gevonden in de regio. De jeugd stroomt door naar de seniorencompetities (zondag en op langer termijn zaterdag). Er is een goede interactie tussen de jeugdselectie en het 1e herenteam zaterdag. LTC Naaldwijk bevindt zich in de nabijheid van het ISW en de Dalton Mavo. In de nieuwe structuurvisie zal Naaldwijk een belangrijk onderdeel zijn van het vitale centrum van het Westland. Bouw Hoogeland geeft potentie aan nieuwe leden (zowel 50+ als senioren en junioren). Op dit moment is er geen ruimte meer voor uitbreiding van de zaterdag en zondagcompetitie. De instroom van vrijwilligers is vooral jeugdig en een groot gehalte ouders van gemotiveerde jeugd.
Behoefte LTC Naaldwijk: - Jaarrond kunnen tennissen op het park (altijd kunnen tennissen, weer of geen weer, evenementen moeten altijd kunnen doorgaan) - Beperkte wachttijden om te spelen - Bieden van faciliteiten voor 50-plussers, senioren en jeugd overeenkomstig verwachtingspatroon. - Kortere reisafstand tussen school/woonplaats en trainingsfaciliteit in de winter voor de jeugd. - Vitale jeugdafdeling. 6. Toelichting PR en Sponsorcommissie Remco Salome geeft namens de commissie aan waar ze nu staan. Hij heeft met een vaste groep vrijwilligers LTC Naaldwijk weer op de kaart gezet. Afgeronde projecten: - Restyling van het logo (dicht bij oude logo gebleven) en ontwikkeling van een jubileumlogo. - Doorvoeren naar huisstijl: vlaggen, briefpapier, borden etc. - Ontwikkeling en introductie van nieuwe website. - Opstarten social media: facebook en twitter (al 100 volgers en 133 tweets). - Ontwikkeling en introductie nieuwe digitale nieuwsbrief - Communicatie verzorgd voor de Open Tennisdag (flyers, posters, per post en op scholen verspreid. Lopende projecten: - Sponsoring: het in kaart brengen van alle sponsoren, het boeien en binden van alle sponsoren, opstellen van een eenduidig sponsorbeleid, organisatie sponsoravond op 7 juni 2012, ontwikkelen van nieuwe sponsormogelijkheden, uitgifte sponsorbrochure. - Up-to-date houden van de website. - Verzenden van nieuwsbrieven, 1x per maand. - Opstarten van een businessclub. - Uitbreiden PR-activiteiten (WOS en krant) 7. Pachtcommissie Jan Dijsselbloem geeft namens de pachtcommissie aan waar zij nu staan. Deze commissie bestaat verder uit Marius Varekamp, Aad Franke en John Zeeman. Zij hebben contact gehad met de voorzitter van LTC ‘s-Gravenzande over o.a. de voorwaarden, tijdsduur, bestuursinspraak op prijzen, investeringen binnen het pand, inrichting keuken, inkopen, klein onderhoud etc. Om meer inzicht te krijgen in een pachtovereenkomst en wie waarvoor verantwoordelijk is (vereniging of pachter). Er hebben zich al kandidaten gemeld, maar wegens transparantie zal er ook een advertentie worden geplaatst. De bedoeling is om de pachter begin van het komend seizoen te laten beginnen/ mee te laten draaien. Afhankelijk van de uitkomst van alle plannen.
8. Exploitatie Veldemanhal De halcommissie bestaande uit Jan Stuyt, Henk van Reeve en Henri Swaans en de bouwcommissie bestaande uit Gerard de Rood en Jan vd Valk houden zich bezig met de exploitatie en bouw van de Veldemanhal. Op dit moment zijn er 2 vergunningen voor de hal, een is onherroepelijk de ander moet nog gepasseerd worden bij de notaris. De subsidie-aanvraag is afgewezen door de gemeente. Er wordt nog uitgezocht of we hier nog iets mee kunnen. Henri Swaans geeft een toelichting op de exploitatiecijfers van de Veldemanhal. De investering in de Veldemanhal is EUR766.100 (ruwbouw 84.000 / Hal 533.600 / ondergrond 2+2 148.500). De exploitatiebegroting voor de Veldemanhal is defensief geraamd. Hierbij is uitgegaan van een annuïteitenlening van 400.000, geïndexeerd met 2.5% per jaar. Ook de gemiddelde bezettingsgraad is terughoudend opgesteld. De exploitatie zoals hij nu is opgesteld brengt de financiële positie van de vereniging absoluut niet in gevaar. De totale financiële gevolgen voor een Veldemanhal met 4 smashcourtbanen, het ombouwen van 5 gravelbanen naar smashcourt en het behoud van 4 gravelbanen (waarvan 2 groot onderhoud): totale investering ca. EUR950.000: -
Lening bij de Bank 15 jaar Kortlopend krediet cq. Rek.courant renoveren) Eigen vermogen vereniging Hoofd en subsponsors Obligatie, kavels, loterij
EUR400.000 EUR100.000 (smashcourt en 2 gravelbanen EUR250.000 (verstandig en verantwoord) EUR 75.000 (zijn al toezeggingen) EUR125.000 (er is al 30.000 toegezegd)
9. Rondvraag Tijdens de rondvraag kwamen de volgende punten naar voren: - Wat gebeurt er met de Veldemanhal in de zomer? De zijkanten gaan weg, dus het gevoel van buitenspelen blijft. In de winter wordt de Veldemanhal gebruikt als ‘hal’ , verhuur en competitie. In de zomer open voor alle leden , via afschrijfsysteem. - Gezond evenwicht behouden tussen jeugd, senioren, recreatief en competitie. - Hoe is het nu met het wegtrekken van goedspelende jeugd? Op dit moment wordt er alles aan gedaan om jeugd te behouden en te enthousiasmeren. Dit is tot op heden gelukt, de jeugd nu wil bij LTC Naaldwijk blijven. - Wordt er in de plannen rekening gehouden met de dalende kantineomzet? Hier wordt rekening mee gehouden maar, in de plannen gaat het park jaarrond open, wat meer omzet gegenereerd. Ook wordt de kantine en keuken anders en actiever ingezet wat ook meer omzet geeft. - Leden die na 1 mei nog geen bardienst hebben ingevuld zullen een factuur ontvangen van EUR25. - Bij de exploitatie is uitgegaan van een winterseizoen van 26 weken. - Een aantal leden vragen het bestuur nogmaals goed te kijken naar de keuze voor 2 soorten ondergronden op het park, smashcourt en gravel. Waarom niet alles smashcourt? In 2010 zijn 2 gravelbanen volledig gerenoveerd, indien deze worden gewijzigd naar
smashcourt houdt dit een desinvestering in van EUR120.000. Ook is er vanuit de jeugd, de selectie en beterspelende tennissers een voorkeur voor gravel. De KNLTB promoot ook gravel, omdat nationale ranglijsttoernooien, eredivisie of hoofdklasse alleen op gravel mag worden gespeeld. Mark Paul Burgersdijk geeft vanuit de tennisschool aan dat gravel op het tennistechnische gebied ook veel voordelen heeft. Wel geeft hij aan dat er verschillende soorten smashcourt zijn en dat er goed moet worden gekeken welke soort wordt gekozen. De tennisschool zal samen met een aantal goede spelers van LTC Naaldwijk een aantal banen gaan testen. 10. Slotpleidooi Wat het bestuur betreft staat LTC Naaldwijk op een belangrijk punt in haar bestaan, de wijze waarop tennis wordt bedreven wijzigt snel, verlenging van speelseizoen, leden binden aan de vereniging cq het park middels het creëren van optimale activiteiten. Met de komst van 4 banen Veldemanhal alsmede een gewijzigde ondergrond zetten we een nieuwe trend in het Westland, we realiseren een situatie waarbij jong en oud jaarrond haar sport kan bedrijven op het eigen park. Leden welke nu uitwaaieren naar andere parken, binden we nu aan ons eigen park. Jeugd en seniorleden kunnen hun winterlessen hier hebben ipv dat zij met of zonder ouders over de regio uitwaaien. Het bestuur is dan ook van mening dat zij uitvoering geeft aan het ledenbesluit van 2010, waarbij de komst van de Veldemanhal is goedgekeurd. Niet het bestuur, maar de leden hebben in 2010 na een lange periode van onderzoek in ruime meerderheid gekozen voor de Veldemanhal. De exploitatie blijkt positief, waarbij voldoende liquiditeit binnen de vereniging blijft na onttrekking van EUR250.000. Daarbij kunnen we rekenen op steun van de tennisschool, het zomergebruik van de hal etc. Vanuit de werkgroep hebben wij zeker kritische geluiden gehad mbt het vergelijk van commerciële hallen, echter is het bestuur van mening dat er jaarrond gebruik gemaakt wordt van de faciliteiten en dat LTC geen winst behoeft te halen. Er is afgesproken dat de komst van de Veldemanhal niet tot contributieverhoging zal leiden. Indien we het seizoen gaan verlengen dmv smashcourt is er wel sprake van contributieaanpassing. De contributie zal altijd in lijn blijven met de ons omringende parken. Als tweede is het bestuur van mening dat de kantine onder strikte voorwaarden kan worden verpacht, het vraagt simpelweg te veel tijd om de barbezetting goed te regelen. De barcommissie heeft aangegeven vanuit het Jibasysteem te werken en niet meer de leden individueel te benaderen. De keukenbrigade heeft zich om persoonlijke redenen teruggetrokken. Het lijkt lastig om het hele seizoen de bar door leden te laten bezetten. Bij wijziging van ondergrond en dus langer speelseizoen wordt die druk alleen maar groter. Het bestuur begrijpt dat prijzen van consumpties en maaltijden onder controle moet blijven, de lessen welke getrokken kunnen worden uit de contacten met LTC ’sGravenzande, zullen wij ter harte nemen, echter merken we dat onze ‘klanten’ ook vragen om kwaliteit. Als laatste punt wil het bestuur naast de 4 banen smashcourt in de Veldemanhal nog eens 5 banen van smashcourt voorzien. De 4 gravel banen blijven zoals het nu is, waarbij de 2 oudste worden gerenoveerd.
Het besluit over de bouw van de Veldeman staat al vast. Het bestuur vraag mandaat onder de leden voor uitvoering van de overige plannen (smashcourt en verpachting). De financiering is nog de enige no-go. Onder applaus stemmen de leden hiermee in. 11. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en bedankt een ieder voor zijn aanwezigheid.
