NOTULEN Algemene Ledenvergadering NAJAAR van 24 november 2015 Locatie Aanvang
: De Nieuwe Heuvel in Lunteren : 20.00 uur
1. Opening en mededelingen door de voorzitter De voorzitter heet iedereen van harte welkom in de vertrouwde vergaderomgeving van de Nieuwe Heuvel. Een mooie opkomst vanavond.
Het kringbestuur kijkt terug op een mooi outdoorseizoen met prachtige resultaten. Op de warme periode rond de selecties is uitstekend ingespeeld door de wedstrijdorganisaties. Het overzicht van de kampioenen en overige prijswinnaars staat op website. De kring beschikt tegenwoordig ook over een facebooksite: Kring West Veluwe. Een speciaal woord van welkom vanavond voor 3 nieuwe wedstrijdorganisaties. Zij stellen zich kort aan de vergadering voor:
Ruitersportcentrum Ermelo (Monique Gommans-de Warle), Buitenbrinkweg 44-a, Ermelo. Sinds outdoor 2015 wedstrijdorganiserend via onze kringkalender, maar in de voorjaarsvergadering niet in de gelegenheid geweest aanwezig te zijn. Tot nu toe dressuur, maar misschien in de toekomst ook springwedstrijden. FNRS erkend manegebedrijf met 3 sterren, er is mogelijkheid tot pensionstalling en er wordt samengewerkt met de PARA-sport (bondscoach Joyce Heutink). Kijk voor meer informatie op www.ruitersportcentrumermelo.nl. Stal Jacobs (Monique Boelhouwer en Jacintha Spruyt), Voorthuizerweg 2, Voorthuizen/Nijkerk. Manege, pensionstal en africhting zijn onderdelen van het bedrijf. FNRS erkende accommodatie en nu dan ook de wedstrijdlicentie voor de kringkalender per outdoor 2016. Kijk voor meer informatie op www.staljacobs.nl. Ruitersportcentrum Zeewolde (Iris Mensink), Dasselaarweg 18, Zeewolde. Voornamelijk op dressuurwedstrijden ingesteld, wat natuurlijk voortkomt uit haar eigen voorliefde voor deze discipline. Het bedrijf is onder te verdelen in manegetak, pensionstalling, handel en fokkerij. Al enige tijd FNRS actief en nu ook de licentie voor KNHS-wedstrijden. Kijk voor meer informatie op www.ruitersportcentrumzeewolden.nl.
De voorzitter bedankt de dames voor de informatie en wenst hen veel organisatorische wijsheid. Bericht van verhindering is ontvangen van N.R.P.S., EQ International en de bestuursleden Faan Pompen, Herma van de Kamp, Annet Schumacher en Paul Bavelaar. 2. Vaststellen agenda De agenda voor vanavond bevat veel vast agendapunten en er is vanuit de vergadering geen behoefte voor een toevoeging. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering VOORJAAR 14 april 2015 Pag 4 punt 8.1, n.a.v. de vraag van Janet Opendorp: Michiel Zelvelder heeft zoals aangegeven in deze notulen navraag gedaan bij Jan-Willem Buyserd (afgevaardigde vanuit Regio Gelderland in het dressuurforum). In de klasse B t/m L2 dressuur zou een jurylid niet moeten willen bellen in de hoek voor of na de letter A als startsein voor de proef. Niet erg sportvriendelijk. Volgens hem mag dit geen minpunten opleveren. Nieuwe proeven per april 2016, dus hopelijk is dit onderdeel aangepast. J.M. Ruiter-Dijkhuizen | secretariaat Kring West-Veluwe | E
[email protected] | I www.kringzwveluwe.nl
Pag 1 van 5
4. Ingekomen stukken Er zijn ingekomen stukken te melden. 5. Financiën De penningmeester doet verslag aan de hand van onderstaand overzicht. Begroting 2016
Kring West Veluwe begroting 2016
Opbrengsten
801 Contributie verenigingen
€
afdracht wedstrijden
€
802 Sponsoring 803 Rente
821 Bankkosten
€ totaal
Kosten
823 vergaderkosten bestuur
€
125,00
€
2.000,00
€
150,00
826 Vergoeding secretaris
€
Resultaat
€
€
890,00
2.422,50
-
€
€
totaal
-
3.000,00
825 Kring vergaderingen
826 Algemene kosten vereniging
2.200,00
€
€
824 Kosten selectie wedstrijden
800,00
stand 23/11
100,00
400,00
125,00
€
2.900,00
€
100,00
begroting 2015
€ €
€
€
1.000,00 2.000,00 -
-
€
3.000,00
€
116,00
€
100,00
€
1.800,00
€
2.000,00
€
400,00
€
500,00
€
€
-
170,00
-
€ €
50,00
150,00
€
2.800,00
€
200,00
M. Zelvelder 23 november 2015
Contributie verenigingen – zijnde niet-wedstrijd organiserenden – loopt terug. Is goede ontwikkeling want leden kiezen dus blijkbaar steeds meer voor het lidmaatschap via een KNHS vereniging.
Kosten selecties zijn iets gedaald door de aanschaf van een de stalplaten in een grotere staffel, waardoor ze iets goedkoper worden.
Als we deze inkomsten kunnen blijven genereren kunnen de Algemene Ledenvergaderingen bij de Nieuwe Heuvel in Lunteren ondergebracht blijven. Fijne locatie en vooral zo centraal gelegen in onze Kring. Kosten website onder de post “algemene kosten vereniging” opgevoerd, zijn dit jaar nog voor het laatste deel geboekt. Totale kosten over 3 jaar gespreid.
Contributie voor de wedstrijdorganiserende verenigingen blijft gehandhaafd in € 10,- voor een dressuurwedstrijd en € 20,- voor een springwedstrijd, beiden per vraagprogramma. Niet- wedstrijd organiserende verenigingen betalen € 10,- per startpashouder.
N.a.v. een vraag uit de vergadering legt de penningmeester uit dat een nietwedstrijdorganiserende vereniging een startpasvereniging is. Deze hebben alleen maar leden en kunnen geen accommodatie en lessen aanbieden. Er zijn geen vragen.
J.M. Ruiter-Dijkhuizen | secretariaat Kring West-Veluwe | E
[email protected] | I www.kringzwveluwe.nl
Pag 2 van 5
6. Mededelingen van het Kringbestuur door Jos Ruiter
6.1 Aanvraag wedstrijden buiten de kalender In de afgelopen tijd is het Kringbestuur regelmatig benaderd voor uitbreiding op de wedstrijdkalenders. Enkele van deze organisaties hebben zelfs de KNHS in de arm genomen om extra druk uit te oefenen.
In april 2014, en we zullen het nog eens opnemen in dit verslag, hebben we met elkaar afgesproken dat er geen uitbreiding meer op een definitieve kalender kan zijn anders dan het vervangen van een geannuleerde wedstrijd. Deze regel blijft gehandhaafd omdat wij als kringbestuur vinden dat de kalenders echt druk genoeg zijn en wij jullie als vereniging of wedstrijdorganisatie die wel op tijd de wedstrijden hebben aangevraagd willen beschermen voor bijvoorbeeld tegenvallende inschrijving. 6.2 Inventarisatie workshop Hartman De Kring is voornemens om dit winterseizoen een workshop Hartman wedstrijdprogramma voor beginners en gevorderden te organiseren. We zullen daarvoor een inventarisatie houden en passende docenten benaderen.
6.3 Bestuurstaak is vrijwilligerswerk We benadrukken nog eens dat onze kringbestuurders ook tot de vrijwilligersgroep behoren en allemaal een baan hebben om de kost te verdienen, net als verenigingsbestuurders, wedstrijdsecretarissen, juryleden, etc. Dat wordt wel eens vergeten. Gemakkelijk wordt bij een probleem/vraag overdag de telefoon gepakt en vergeten dat die persoon aan het werk kan zijn. Vraag in ieder geval of het op dat moment uitkomt of wanneer je eventueel terug kunt bellen. 7. KNHSnieuws/REGIOnieuws door Jos Ruiter KNHS:
7.1 Nieuwe proeven Er komen nieuwe proeven, en ongetwijfeld ook reglementswijzingen, per 1 april 2016. Er is een speciale commissie in het leven geroepen voor het schrijven van het nieuwe proevenboekje. Het dressuurforum heeft ons laten weten nog niets hiervan gezien te hebben. In december komen de voorrijmomenten. In het voorjaar zullen er bijscholingen voor juryleden gepland worden. Hopelijk gaat het lukken om het boekje op tijd verspreid te krijgen. 7.2 Halve dressuurpunten Per 1 april 2016 wordt het toekennen van halve punten in de discipline dressuur voor alle klasses ingevoerd. Een extra belasting voor de secretariaten, waarmee in het ontstaan en de uitrol geen rekening gehouden is. Zo is er geen deskundige geraadpleegd op het gebied van secretariaat/rekenkamer bij de uitwerking van dit plan. In Hartman is al wel een tool beschikbaar waar je een 6,5 in de vorm het getal 65 kwijt kunt. Het noteren van een half cijfer kan ook op meerdere manieren: 6,5 - 6½ of 6,5 wat het tellen ook kan bemoeilijken. Al met al zal het toch langer duren voor een protocol is verwerkt, dus houd daar straks rekening mee. Misschien is een extra laptop/rekenkamermedewerker aan te raden.
7.3 Contributiestructuur Namens de KNHS heeft financieel directeur Theo van der Meulen een kant-en-klaar plan aan de Ledenraad gepresenteerd. De Ledenraad had er niet zo veel meer van te vinden. Jammer is dat de Ledenraad tegenwoordig niet meer uit disciplinespecialisten namens de regio’s bestaat, zoals dat indertijd het geval was, maar uit de voorzitters van alle regio’s. Deze zijn niet altijd even deskundig in de talrijke onderwerpen. Marleen Ras, accountmanager KNHS, verwees voor de meest gestelde vragen naar de website van de KNHS en dat advies geven wij ook graag door. Schroom ook niet om de servicedesk te bellen als het antwoord op de site je geen voldoening geeft.
J.M. Ruiter-Dijkhuizen | secretariaat Kring West-Veluwe | E
[email protected] | I www.kringzwveluwe.nl
Pag 3 van 5
REGIO:
7.4 Algemene Ledenvergadering Regio Gelderland Maandag 16 november jl. was de Algemene Ledenvergadering van Regio Gelderland. Alle verenigingen uit de Kring West Veluwe krijgen via het kringsecretariaat daarvoor een uitnodiging toegestuurd per email. Helaas was alleen een afvaardiging van PSV Barneveld e.o. aanwezig. Jammer dat onze verenigingsbesturen niet de moeite nemen deze vergadering te bezoeken. We verwijzen voor informatie naar de notulen van deze vergadering die t.z.t. op de website van Regio Gelderland geplaatst zullen worden.
7.5 Bestuurswisseling Belangrijk te weten is dat er bestuurswisselingen hebben plaatsgevonden. De reguliere wisselingen zijn van minder belang voor u als bestuurders, maar die onze kring aangaan zijn wel het vermelden waard. Toen we nog de gezamenlijke kring ZuidWest-Veluwe waren werden 2 personen per kring afgevaardigd. Nu we door de fusie Kring West Veluwe zijn geworden, wordt ons aantal zetels in de loop der tijd ook terug gebracht naar 2. Dit wordt via een natuurlijk verloop geregeld, dus als de bestuurstermijn van de betreffende personen erop zit worden deze niet weer ingevuld tot de afvaardiging van 2 bereikt is. De grootste wijziging van nu is dat Wim Romijn, die de functie algemeen én wedstrijdsecretaris bekleedde, teruggetreden is als algemeen secretaris. Op eigen verzoek maakt hij geen deel meer uit van het bestuur, maar blijft gelukkig wel als wedstrijdsecretaris verbonden aan de Regio met als werkgebied alles wat tot de Regiokampioenschappen gerekend kan worden. Het regiobestuur heeft kringsecretaris Jos Ruiter gevraagd om zich te beraden over het overnemen van deze functie en sinds maandag 16 november 2015 is dat een feit. Overdracht is heeft al plaats gevonden en alles lijkt operationeel. Emailadressen (zie ook website Regio Gelderland): Wedstrijdsecretariaat :
[email protected] Algemeen secretariaat :
[email protected]
7.6 Kampioenschappen Regio Gelderland 2016 Voor de Outdoor kampioenschappen zullen we in 2016 te gast zijn bij de Molenruiters in Rekken, te vinden in het meest oostelijke puntje van onze provincie. Op 6 augustus voor de pony’s en op 12 en 13 augustus voor de paarden. Voor informatie daarover kunt u t.z.t de website raadplegen.
7.7 Belofteplan Het belofteplan van Regio Gelderland heeft dit seizoen een flinke opwaardering doorgemaakt. De werkgroep telt 6 leden, allen regiobestuurders, en Annet Schumacher en Jos Ruiter maken daar deel vanuit. Onze kring is met Dennis Ausma, Faan Pompen en Wout van den Brink goed vertegenwoordigd bij de instructeurs. Arnold Veldhoen, Jaap van de Heuy en Sabine Bouwman maken dit zestal compleet. Het programma is gestart met een introductieavond, waarvoor we de foyer van de KNHS mochten gebruiken. In deze periode bezoekt een fysiotherapeut de lessen en worden de deelnemers individueel door haar begeleid op een flexchair en een ruiterfitheidmoment. Binnenkort gaat ook de Mental Coach aan het werk met de beloften, dus alles komt aan bod. Het programma van dit seizoen, waar Annet Schumacher de turbo van is geweest, wordt enthousiast ontvangen door deelnemers, maar ook door de ouders en begeleiders. Kijk voor meer informatie op www.paardensportgelderland.nl/talentenplan of op facebook Beloftetrainingen KNHS Regio Gelderland/Flevoland. 8. Bestuursverkiezing
Periodiek aftredend en herkiesbaar zijn: - Belinda Kampert (3e termijn) - Silvana Wiedeman (2e termijn) - Faan Pompen (3e termijn) - Wouter Hazeleger (2e termijn) J.M. Ruiter-Dijkhuizen | secretariaat Kring West-Veluwe | E
[email protected] | I www.kringzwveluwe.nl
Pag 4 van 5
Er zijn geen tegenkandidaten gesteld. Voorzitter bedankt de vergadering voor het in deze personen gestelde vertrouwen. Vergadering beantwoordt dit met een applaus en verlenging van de 4 bestuurstermijnen is een feit. 9. Rondvraag
Tineke de Jonge (de Laak)
Dolly Rabbie (Zonnehoeve)
Vindt Mijn KNHS niet duidelijk v.w.b. de bevoegdheden voor de diverse bestuurders. @Niet het hele bestuur kan wijzigingen doorvoeren, maar alleen diegene(n) die daarvoor rechten hebben gekregen van de KNHS. Beetje moeilijk om dat in deze vergadering verder uit te diepen. De secretaris biedt haar hulp voor een ander moment aan. Heeft opgevangen dat juryleden het aantal van 3 op een kleinere wedstrijd (te)veel vinden en vroeg zich af of dat geminimaliseerd kan worden. @Dit is reglementair vastgelegd door de KNHS. Kring kan daar niets in betekenen.
Mw. Rabbi biedt Zonnehoeve aan als vergaderaccommodatie. Capaciteit tot 150 personen. @De voorzitter bedankt voor dit aanbod. We houden het zeker in gedachten. 10.Datum voorjaarsvergadering
Dinsdag 5 april 2016 Met een kleine pauze wordt het algemene deel van deze vergadering afgesloten en bereiden we ons voor op het vaststellen van de wedstrijdkalender outdoor 2016. 11.Vaststellen wedstrijdkalender outdoor 2016 We lopen aan de hand van het door de secretaris aangeleverde A-3 formaat in een snel tempo de wedstrijdkalender door. 12.Sluiting We hebben vast een record behaald vanavond qua eindtijd. Om 21.45 uur bedankt de voorzitter alle aanwezigen voor hun komst, flexibiliteit en inzet en sluit de vergadering.
Jos Ruiter, secretaris 8 december 2015
J.M. Ruiter-Dijkhuizen | secretariaat Kring West-Veluwe | E
[email protected] | I www.kringzwveluwe.nl
Pag 5 van 5
