Nota Werving en Selectie
Gemeente Grave
Grave, augustus 2001
1. Inleiding * 2. Werving * 2.1 Ontstaan van een vacature * 2.2 Bezien van de functie-inhoud * 2.3 Invullen van een vacature * Interne werving * Externe werving * 2.4 De personeelsadvertentie * 2.5 Sollicitatiecode en gedrags- en procedureregels * 2.6 Tijdelijk personeel * 2.7 Stage- en werkervaringsplaatsen * 3. Selectie * 3.1 De selectiecommissie * 3.2 Sollicitatiebrief * 3.3 Sollicitatiegesprek * 3.4 Selectiebeslissing * 3.5 Afwijkingsmogelijkheden * Bijlage 1 Sollicitatiecode Gemeente Grave * Bijlage 2 Toelichting * Bijlage 3 Gedrags- en procedureregels gemeente Grave 14 Bijlage 4 Procedure met betrekking tot het inhuren van tijdelijk personeel bij ziekte, zwangerschapsbevallings- en ouderschapsverlof 16
1. Inleiding Werving en selectie is een belangrijk onderdeel van het personeelsbeleid. Immers door het aantrekken van mensen in de betreffende vacature wordt bepaald hoe een functie kwalitatief en kwantitatief wordt ingevuld. Zowel in het belang van de werkgever als in het belang van de sollicitant is het wenselijk, dat de werving en selectie van medewerkers voor vacatures zeer zorgvuldig gebeurt. Doel van de nota Werving en Selectie is het hebben van een goed personeelsinstrument om op een eenduidige en zorgvuldige wijze nieuw personeel aan te trekken. Bij het opstellen van de nota is rekening gehouden met de jarenlange gevolgde praktijk en uit de arbeidswetgeving voortvloeiende verplichtingen. Deze nota is van toepassing op werving en selectie voor alle vacatures met uitzondering van de vacature(s) van de gemeentesecretaris, vrijwilligers van de gemeentelijke brandweer en het onderwijzend personeel aan de Openbare Basisschool Hartenaas. Hiervoor worden afzonderlijke procedures gehanteerd. Voor wat betreft het inhuren van tijdelijk personeel wordt verwezen naar punt 2.6.
2. Werving 2.1 Ontstaan van een vacature Het ontstaan van een vacature kan verschillende oorzaken hebben. Ondanks deze verscheidenheid kan men vacante functies in twee groepen opdelen: •
een nieuw gecreëerde functie;
•
een reeds bestaande functie.
Vacatures kunnen ontstaan door het vertrek van personeelsleden dan wel door het bestuur geplande en goedgekeurde formatie-uitbreidingen. Nieuw gecreëerde functies zijn het gevolg van uitbreiding van werkzaamheden en/of herschikking van taken. 2.2 Bezien van de functie-inhoud Indien er sprake is van een nieuwe functie als gevolg van formatie-uitbreiding, hiertoe zijn de nodige organisatorische en financiële afwegingen gemaakt, dan dient een conceptfunctiebeschrijving te worden opgemaakt. Deze concept-functiebeschrijving moet door het college van B en W worden vastgesteld. Op basis van deze functiebeschrijving vindt vervolgens werving en selectie van personeel plaats. Voordat tot werving voor een reguliere functie wordt overgegaan dient de functie-inhoud te worden bezien. Dit is een taak van het bureauhoofd in samenwerking met het sectorhoofd en een medewerker van het bureau Personeelszaken. Bij het opnieuw bezien van de functie-inhoud dient men zich het volgende af te vragen: •
komt de functie-omschrijving overeen met de taken die in werkelijkheid verricht moeten worden?;
•
is er een evenredig verband tussen de werkzaamheden en de hiervoor staande uren?
(kan een voltijdbaan vervangen worden door een deeltijdbaan?); •
is het bestaansrecht van de functie nog steeds aanwezig?;
•
kan de functie komen te vervallen door middel van splitsing van de taken en onderbrengen bij aanverwante functies?.
Alleen wanneer een functie volledig doorgelicht is en eventuele aanpassingen zijn aangebracht wordt, na akkoordbevinding door de gemeentesecretaris, overgegaan tot de feitelijke werving. Door het bureau Personeelszaken wordt in samenwerking met het bureauhoofd een advertentie opgesteld, die door het bureau Personeelszaken wordt geplaatst. 2.3 Invullen van een vacature Interne werving Volgens art. 2:4:3 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst (Car/Uwo) geschiedt de invulling van een vacature bij voorkeur uit het personeel van de gemeente, tenzij het dienstbelang zich hiertegen verzet. Binnen een termijn van zeven dagen worden werknemers van de gemeente Grave in de gelegenheid gesteld op de ontstane vacature te reageren. Na het verstrijken van deze termijn wordt gekeken of er interne sollicitanten zijn. Zo ja, dan start de selectieprocedure die in hoofdstuk 3 nader geregeld is. Indien er geen (geschikte) interne kandidaten naar voren komen wordt overgegaan op externe werving. Externe werving Als interne werving geen (geschikte) kandidaten heeft opgeleverd wordt de vacature via andere mediakanalen bekend gemaakt. Hierbij wordt gedacht aan een advertentie in Binnenlands Bestuur, de Gelderlander, het Brabants Dagblad, Intermediair en de Graafsche Courant. Afhankelijk van de inhoud van de functie moet overwogen worden de advertentie bekend te maken bij de betreffende scholen in de omgeving. Dit kan door het sturen van de advertentie naar de school met verzoek deze op de publicator bekend te maken, maar ook door het informeren naar de mogelijkheid tot plaatsing in een schoolkrant. De advertentie wordt altijd geplaatst op de website van de gemeente Grave. Van deze procedure kan, in bijzondere situaties en na overleg met de secretaris, worden afgeweken. Hierbij wordt gedacht aan het zelf benaderen van kandidaten.
2.4 De personeelsadvertentie Teneinde de juiste kandidaten te bereiken wordt er veel zorg besteed aan het opstellen van de inhoud van de advertentie. Zie hiervoor ook artikel 1 Sollicitatiecode gemeente Grave, Bijlage 1 en de daarbij behorende toelichting, Bijlage 2. De advertentie dient tenminste de volgende gegevens te bevatten:
•
informatie over de arbeidsorganisatie (naam, plaats van de organisatie, aard van bedrijvigheid);
•
functiebenaming en de te verrichten werkzaamheden;
•
functie-eisen;
•
het salaris (minimum aanloopschaal en maximum van de functieschaal);
•
arbeidsvoorwaarden;
•
naam en telefoonnr. van contactpersoon voor nadere informatie;
•
sollicitatietermijn;
•
selectieprocedure (bijv. ook gebruik van eventueel psychologisch onderzoek);
•
voorkeursbeleid (aan vrouwen, fysiek gehandicapten en leden van etnische minderheden wordt, uiteraard alleen bij gelijke geschiktheid, de voorkeur gegeven).
2.5 Sollicitatiecode en gedrags- en procedureregels Bij de werving en selectie wordt niet alleen rekening gehouden met de Sollicitatiecode gemeente Grave en de daarbij behorende toelichting, bijlagen 1 en 2, maar de sollicitant heeft er ook recht op te weten welke gedrags- en procedureregels met betrekking tot sollicitaties worden gehanteerd, bijlage 3. Laatstgenoemde regels zullen, op verzoek, aan de sollicitant worden bekendgemaakt. 6. Tijdelijk personeel Naast het aantrekken van medewerkers voor de invulling van vacatures kan het nodig zijn tijdelijk personeel in te huren wanneer het gaat om vervanging bij ziekte, zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen. Bij het aantrekken van tijdelijk personeel wordt te werk gegaan volgens de procedure die beschreven is in bijlage 4. 2.7 Stage- en werkervaringsplaatsen Steeds meer vacatures zijn moeilijk te vervullen. Dit betekent dat alternatieve kerntakendiscussies zich hierdoor kunnen aandienen. Niet vanwege geldelijke tekorten maar vanwege arbeidsschaarste (kwaliteit en kwantiteit van personeel). Gemeenten die denken dat het zo’n vaart niet zal lopen strooien zichzelf zand in de ogen. De verwachting is dat het binnen 3 à 5 jaar "zwaar weer" wordt en dat over ongeveer 10 jaar de huidige personele bezetting het veld zal hebben geruimd, met alle gevolgen vandien. Personeelsadvertenties kunnen beter maar moeten op de werkvloer wel worden waargemaakt anders is de nieuwe medewerker weer snel vertrokken, terwijl er ook nog eens negatieve mond-tot-mondreclame ontstaat. Samenwerking met andere gemeenten biedt amper uitkomst omdat gevist wordt in voornamelijk dezelfde vijver, met dezelfde of nagenoeg dezelfde salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Om op termijn de beschikking te kunnen hebben over voldoende medewerkers en ons te onderscheiden van andere organisaties wordt aandacht gevraagd voor het plaatsen van stagiaires en mensen die werkervaring willen opdoen. Hiertoe zal Personeelszaken contact leggen met onderwijsinstellingen in de omgeving. In dit onderhoud zal worden besproken de mogelijkheid tot het plaatsen van stagiaires bij de gemeente Grave en of het mogelijk en wenselijk is om op scholen in de omgeving een voorlichting te geven over de gemeente Grave als werkgever. Indien daarop prijs wordt gesteld zal worden aangeboden het behulpzaam zijn bij dan wel deel te nemen aan rollenspellen over bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken.. Deze voorlichting en of deelname aan zal, afhankelijk van het onderwerp, worden verzorgd door een lid van het college, de secretaris, het sectorhoofd of Personeelszaken. Ook is deelname aan arbeidsmarktprojecten in de omgeving aan te bevelen.
3. Selectie 3.1 De selectiecommissie Met de aanduiding selectiecommissie wordt bedoeld degenen die in opdracht van het college van burgemeester en wethouders de uiteindelijke keuze maken uit de sollicitanten. De samenstelling van de selectiecommissie is als volgt: •
tot en met salarisniveau 8: het sectorhoofd, het bureauhoofd en een medewerker van het bureau Personeelszaken. Het sectorhoofd kan beslissen hiervan af te wijken.
•
salarisniveau 9 en hoger: de secretaris, het sectorhoofd, het bureauhoofd, een medewerker van het bureau Personeelszaken en, eventueel, de vakwethouder. De secretaris kan beslissen hiervan af te wijken.
•
bureauhoofd: de secretaris, het sectorhoofd, een medewerker van het desbetreffende bureau, een medewerker van het bureau Personeelszaken en, eventueel, de vakwethouder; De secretaris kan beslissen hiervan af te wijken.
•
sectorhoofd een selectiecommissie, bestaande uit: B&W, de secretaris en een medewerker van het bureau Personeelszaken; een adviescommissie, bestaande uit: een sectorhoofd, twee bureauhoofden van de sector en een OR-lid.
3.2 Sollicitatiebrief De ontvangen sollicitatiebrieven worden door het bureau Personeelszaken opengemaakt. Personeelszaken stuurt een ontvangstbevestiging aan de sollicitanten. Vervolgens worden de brieven binnen één week na de sluitingsdatum van de inzendtermijn bekeken en geselecteerd door de in 3.1 bedoelde selectiecommissie en, bij de selectie van een sectorhoofd, ook door de adviescommissie. Wanneer deze selectie is gemaakt zullen de geselecteerde kandidaten een uitnodiging voor een gesprek ontvangen. Deze uitnodiging kan, afhankelijk van de situatie, schriftelijk of mondeling worden gedaan. De kandidaten die niet zijn geselecteerd zullen door Personeelszaken schriftelijk van hun afwijzing op de hoogte worden gesteld.
3.3 Sollicitatiegesprek Sollicitanten die worden uitgenodigd voor een gesprek ontvangen, op verzoek, van het bureau Personeelszaken bij de uitnodiging de voor de functie en functievervulling relevante informatie en een overzicht van de gedrags- en procedureregels bij sollicitatie. Het sollicitatiegesprek wordt gevoerd door een selectiecommissie en bij de vacature voor sectorhoofd door de selectie- en de adviescommissie. Het betreft een gesprek van ongeveer 45 à 60 minuten waarin men elkaar relevante informatie verschaft. Vervolgens wordt de sollicitant gelegenheid geboden voor een +/- 10 minuten durende kennismaking op het desbetreffende bureau. Uitdrukkelijk wordt erop gewezen dat de kennismaking op het betreffende bureau geen sollicitatiegesprek is. Naar aanleiding hiervan kunnen medewerkers bij hun leidinggevende aangeven wie zij wel of niet geschikt vinden als toekomstig collega.
Nadat de eerste gespreksronde is afgerond zal door de selectiecommissie beslist worden welke kandidaten afvallen en wie voor een tweede vervolggesprek worden uitgenodigd, dan wel voor benoeming wordt voorgedragen. Na het eventuele tweede gesprek vindt er geen gesprek met de medewerkers van het bureau plaats. Het sectorhoofd kan beslissen dat bij sollicitaties voor functies tot en met salarisniveau 8 een eerste en enige selectiegesprek zal worden gevoerd door het bureauhoofd en het hoofd van het bureau Personeelszaken. De secretaris kan beslissen dat bij sollicitaties voor functies van salarisniveau 9 en hoger en voor bureauhoofd een eerste gesprekronde zal worden gevoerd door het sectorhoofd, het bureauhoofd en het hoofd van het bureau Personeelszaken en dat hij aan de tweede gespreksronde (selectiegesprek) deelneemt. Een eerste gespreksronde is voornamelijk een eerste kennismaking waar zowel de organisatie als de sollicitant meer van elkaar te weten komen. Na de eerste gespreksronde zal door het sectorhoofd, het bureauhoofd en het hoofd van het bureau Personeelszaken beslist worden wie voor een tweede gesprek uitgenodigd worden.
3.4 Selectiebeslissing Aan het einde van de selectieronde staat de selectiecommissie voor de taak een beslissing te nemen. Dit betekent dat een kandidaat voor benoeming wordt voorgedragen of dat er een nieuwe wervingsprocedure opgestart wordt. Wordt er een kandidaat voorgedragen, dan zal door de direct leidinggevende een advies worden opgemaakt en aan het college van B&W worden aangeboden. Als het college van B&W besluit de kandidaat aan te stellen, dan zal deze als regel voor een kennismaking met het college worden uitgenodigd. De gegevens van de afgewezen kandidaten worden door het bureau Personeelszaken teruggestuurd. De gegevens van de aangestelde kandidaat worden in zijn persoonsdossier opgeborgen. Als de sollicitanten klachten hebben met betrekking tot de sollicitatieprocedure dan behoren zij deze schriftelijk in te dienen bij de gemeentesecretaris. Hiervoor staat een termijn van twee weken vanaf ontstaan van de klacht.
3.5 Afwijkingsmogelijkheden Met instemming van het college van burgemeester en wethouders kan de selectiecommissie van de aangegeven procedures afwijken indien de omstandigheden dit noodzakelijk maken. Te denken valt aan een zeer gering aantal sollicitanten of het gebruik van verdere selectiemiddelen, zoals een psychologisch onderzoek of een assessment center onderzoek.
Bijlage 1 Sollicitatiecode Gemeente Grave Gemeente Grave Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Grave; gelet op het bepaalde in Hoofdstuk 2 van de CAR/UWO; gezien de bereikte overeenstemming in de Commissie voor georganiseerd overleg d.d.;
besluiten: vast te stellen de navolgende "Sollicitatiecode gemeente Grave"
Artikel 1 Bekendmaking van de vacature De werkgever draagt er zorg voor dat de voor de functie en functievervulling relevante informatie wordt verstrekt. Artikel 2 Bevestiging ontvangst sollicitatiebrief 1. Binnen veertien dagen na ontvangst van de sollicitatiebrief ontvangt de sollicitant een bevestiging van ontvangst. 2. In de bevestiging van ontvangst is tevens een globaal overzicht van de sollicitatieprocedure opgenomen, alsmede een termijn waarbinnen de sollicitant nadere berichten kan ontvangen. Artikel 3 Vertrouwelijke behandeling gegevens Gegevens, die de sollicitant in zijn sollicitatiebrief verstrekt, zijn vertrouwelijk. De verspreiding van die gegevens wordt dan ook beperkt tot de direct bij de selectie betrokken personen. Artikel 4 Selectie op grond van schriftelijke sollicitaties Uitgangspunt bij de selectie zijn de gestelde functie-eisen. 1. De selectie van kandidaten geschiedt op grond van de bekend gemaakte functie-eisen. 2. Het stellen van de functie-eisen mag niet tot gevolg hebben dat bij selectie onrechtvaardig onderscheid wordt gemaakt. 3. De sollicitant die voor een gesprek wordt uitgenodigd, wordt geïnformeerd over de verwachte tijdsduur van de procedure. 4. De sollicitant die niet voor een gesprek wordt uitgenodigd, ontvangt daarvan schriftelijk bericht binnen veertien dagen na het nemen van de beslissing. 5. Gegevens van afgewezen kandidaten worden teruggezonden.
6. Indien er op korte termijn een andere vacature ontstaat, waarvoor de sollicitant in aanmerking zou kunnen komen, blijven de gegevens ter beschikking indien de betrokken sollicitant daarvoor desgevraagd uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming heeft gegeven. Artikel 5 Uitnodiging voor een gesprek Sollicitanten die voor een gesprek worden uitgenodigd ontvangen, op verzoek, de voor de functie en functievervulling relevante informatie. Artikel 6 Sollicitatiegesprek 1. Uitsluitend voor de functie en functievervulling relevante informatie vormt het onderwerp van gesprek. Tijdens het gesprek krijgen beide partijen voldoende ruimte voor het uitwisselen van de benodigde informatie. 2. Tijdens het sollicitatiegesprek worden aan de sollicitant geen vragen gesteld over zijn gezondheid of ziekteverzuim in het verleden. 3. Contacten tussen de verschillende kandidaten worden vermeden. Er wordt geen gesprek met meerdere kandidaten tegelijk gevoerd. 4. Bij de laatste selectieronde moet, op verzoek van de sollicitant, mededeling worden gedaan over het aantal overgebleven kandidaten. Artikel 7 Referenten 1. Slechts bij serieus in aanmerking komende kandidaten wordt overgegaan tot het inwinnen van referenties. Referenties worden alleen ingewonnen indien de sollicitant daarmee instemt. De gevraagde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature. Geen informatie zal worden aangevraagd die een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant betekent. 2. De over de sollicitant verkregen informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Deze wordt alleen met instemming van de referent aan de sollicitant meegedeeld. Artikel 8 Werkbezoek 1. Een werkbezoek aan de werkgever van de sollicitant in zijn huidige functie kan alleen met instemming van de sollicitant. 2. Na verkregen instemming van de sollicitant wordt toestemming gevraagd aan de betrokken werkgever. 3. De sollicitant wordt desgewenst in staat gesteld de gemeente Grave tijdens een werkdag te bezoeken. Artikel 9 Psychologisch en/ of enig ander onderzoek 1. De werkgever kan slechts overgaan tot psychologisch en/ of enig ander onderzoek, indien in de advertentie is aangegeven dat dit onderzoek deel kan uitmaken van de sollicitatieprocedure.
2. De werkgever maakt met de onderzoeker afspraken over de zorgvuldigheidseisen die aan het onderzoek worden gesteld. 3. In ieder geval worden de volgende afspraken gemaakt: •
De resultaten van het onderzoek worden door de onderzoeker aan de kandidaat ter inzage gegeven en met hem besproken, alvorens gerapporteerd wordt;
•
Rapportage blijft achterwege, indien de sollicitant daarvoor geen toestemming geeft of besluit niet deel te nemen aan de procedure;
•
De onderzoeker rapporteert de conclusies van het onderzoek, alsmede die informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor een juiste interpretatie van die conclusies.
1. Zonder toestemming van de sollicitant wordt niet gerapporteerd aan andere instellingen of personen dan die bij de selectie zitten. Artikel 10 Beëindiging procedure door de sollicitant Indien de sollicitant te kennen geeft om hem/ haar moverende redenen de sollicitatie in te trekken, wordt de door de sollicitant verstrekte en over de sollicitant verkregen informatie teruggezonden. Artikel 11 Afronding procedure 1. De kandidaten met wie een gesprek is gevoerd en die niet voor een functie in aanmerking komen, ontvangen schriftelijk bericht van de afwijzing, binnen veertien dagen na de daartoe genomen beslissing. De door de afgewezen kandidaten verstrekte en over de afgewezen kandidaten verkregen informatie wordt, door alle leden van de selectie- en adviescommissie, vernietigd. 2. Bij de aanbieding van de functie aan de daartoe geselecteerde kandidaat worden alle zaken die van belang zijn, ook gedane toezeggingen, schriftelijk vastgelegd. 3. Zodra aan de gangbare formele vereisten is voldaan ontvangt de geselecteerde kandidaat een akte van benoeming of arbeidsovereenkomst, de daarbij behorende overige voorwaarden en alle andere benodigde stukken. Artikel 12 Kosten 1. Alle sollicitanten krijgen de gemaakte reiskosten vergoed op basis van de kosten openbaar vervoer of bij gebruik van de eigen auto conform het Reisbesluit binnenland voor het burgerlijk rijkspersoneel. 2. Kosten voor een in het kader van de sollicitatieprocedure door de werkgever geëntameerd onderzoek komen geheel voor rekening van de werkgever. Artikel 13 Klachten over de navolging van de sollicitatiecode Een sollicitant die van oordeel is dat tijdens de sollicitatieprocedure de sollicitatiecode niet behoorlijk is nagevolgd, kan hierover schriftelijk een klacht indienen bij de secretaris binnen twee weken na het ontstaan van de klacht. Artikel 14 Toelichting
De toelichting op artikelen van deze sollicitatiecode maakt integraal onderdeel uit van de code. Artikel 15 Citeertitel Deze code kan worden aangehaald als "Sollicitatiecode gemeente Grave".
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Grave, gehouden op 21 augustus 2001 De secretaris, De burgemeester,
Bijlage 2 Toelichting Algemeen De gemeente Grave beoogt met de verplichting tot het vaststellen van een sollicitatiecode de rechtspositie van de sollicitant te verbeteren. Gekozen wordt daarom voor een regeling die enerzijds zoveel mogelijk garanties biedt voor de positie van de sollicitant doch anderzijds de werkgever voldoende ruimte biedt tot praktisch handelen binnen de gehele procedure. De gedragsregels zijn zoveel mogelijk afgestemd op de algemene gangbare volgorde van gebeurtenissen binnen de sollicitatieprocedure. Artikel 1 De werkgever is gehouden om een vacature op zo duidelijk mogelijke wijze naar buiten te brengen. Om te kunnen bepalen of hij op een vacature zal reflecteren, dient de sollicitant optimaal over de functie en functievervulling geïnformeerd te zijn. In het navolgende wordt aangegeven wat onder het begrip "relevante informatie" wordt verstaan. a. Met betrekking tot de werkgever: •
Naam, adres en plaats van vestiging van het stadhuis;
•
Korte beschrijving van de organisatie;
•
Bijzondere omstandigheden van de gemeente Grave.
a. Met betrekking tot de vacature: •
Naam en omschrijving van de functie;
•
Functie-eisen;
•
Omvang van de functie;
•
Benoeming voor bepaalde of onbepaalde tijd;
•
Salarisindicatie;
•
Naam en telefoonnummer van de persoon die nadere inlichtingen over de vacature verstrekt.
a. Met betrekking tot de procedure: •
Sollicitatietermijn;
•
Wijze van inzenden van de sollicitatie;
•
Eisen waaraan de sollicitatie moet voldoen;
Alsmede (indien van toepassing): a. Met betrekking tot de vacature:
•
Bijzondere arbeidsvoorwaarden en/ of rechtspositie;
•
Voorkeur voor een bepaalde groep sollicitanten (zoals vrouwen, gehandicapten en leden van etnische minderheidsgroepen), een en ander met inachtneming van wettelijke bepalingen;
•
Andere bijzondere omstandigheden.
a. Met betrekking tot de procedure: •
De vermelding dat een psychologisch en/ of enig ander onderzoek deel kan uitmaken van de procedure.
Artikel 4, tweede lid Artikel 1 van de Algemene Wet Gelijke Behandeling (Wet van 2 maart 1994, Stb. 320) kent de begrippen direct en indirect onderscheid. Direct onderscheid wordt als volgt gedefinieerd: onderscheid tussen personen op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele geaardheid of burgerlijke staat. Onder indirect onderscheid wordt verstaan: onderscheid op grond van andere hoedanigheden of gedragingen, dat direct onderscheid tot gevolg heeft. Op grond van artikel 5 van de wet is het maken van onderscheid verboden bij (onder andere) de aanbieding van een betrekking en de behandeling bij de vervulling van een openstaande betrekking. Artikel 4, zesde lid Het kan voorkomen, dat een sollicitant niet in aanmerking komt voor de functie waarnaar hij heeft gesolliciteerd, terwijl hij bijvoorbeeld op grond van zijn opleiding en ervaring, wel in aanmerking zou kunnen komen voor een op korte termijn te verwachten vacature. Het zesde lid van dit artikel biedt de werkgever de mogelijkheid om in zo’n geval met toestemming van de sollicitant, de sollicitatie te beschouwen als een sollicitatie naar de te verwachten vacature. Artikel 5 Onder het begrip "de voor de functie en functievervulling relevante informatie" wordt verstaan: •
Nadere informatie over de gemeente Grave;
•
Functiebeschrijving;
•
Organogram;
•
Overzicht van de gedrags- en procedureregelsregels bij sollicitatie (is een verkorte weergave van de sollicitatiecode);
•
Inlichtingen over de procedure die gevolgd wordt voordat tot benoeming wordt overgegaan;
•
Duur van het gesprek;
•
Wie de gesprekspartners zijn.
Artikel 6, tweede lid Aan een sollicitant mogen geen vragen over diens gezondheidstoestand gesteld worden. Dit mag ook niet indirect, door bijvoorbeeld aan referenten te vragen hoe de medische toestand is van een sollicitant of hoe het ziekteverzuim is. Als de werkgever, gesteund door zijn Arbodienst, geen bijzondere medische functie-eisen kan formuleren, mag de sollicitant niet worden gekeurd. Onder medische geschiktheid voor de functie wordt begrepen de bescherming van de gezondheid en veiligheid van de potentiële werknemer en van derden bij de uitvoering van de desbetreffende arbeid. Artikel 9, tweede lid Het Nederlandse Instituut voor Psychologen heeft in 1988 een aantal richtlijnen voor ontwikkeling en gebruik van psychologische tests en studietoetsen gepubliceerd. Een groot aantal psychologen hanteert deze richtlijnen. Het verdient daarom aanbeveling dat de opdrachtgever kennis neemt van deze richtlijnen.
Bijlage 3 Gedrags- en procedureregels gemeente Grave met betrekking tot sollicitaties Gedrags- en procedureregels in de gemeente Grave met betrekking tot sollicitaties L.S. Wij menen dat u, als sollicitant, er recht op hebt te weten welke gedrags- en procedureregels door de gemeente Grave met betrekking tot sollicitaties worden gehanteerd. In verband hiermee treft u hieronder de informatie aan die voor u van belang kan zijn.
1. Alle sollicitaties worden als "vertrouwelijk" aangemerkt en als zodanig ook behandeld. 2. Aan alle sollicitanten wordt een schriftelijke ontvangstbevestiging gestuurd. 3. Op basis van de verkregen informatie uit de sollicitatiebrieven maakt de selectiecommissie en bij een vacature voor de functie van sectorhoofd tezamen met de adviescommissie, een voorselectie. 4. Vervolgens wordt een aantal (normaal 4 of 5) sollicitanten uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek met een selectiecommissie en bij een vacature voor de functie van sectorhoofd ook met de adviescommissie. 5. De niet-uitgenodigde sollicitanten ontvangen over de afwijzing een schriftelijk bericht en de sollicitatiegegevens worden teruggestuurd. 6. De selectiecommissie bestaat uit: •
tot en met salarisniveau 8: het sectorhoofd, het bureauhoofd en een medewerker van het bureau Personeelszaken. Het sectorhoofd kan beslissen hiervan af te wijken;
•
salarisniveau 9 of hoger: de secretaris, het sectorhoofd, het bureauhoofd, een medewerker van het bureau Personeelszaken en, eventueel, de vakwethouder. De secretaris kan beslissen hiervan af te wijken.
•
bureauhoofd: de secretaris, het sectorhoofd, een medewerker van het desbetreffende bureau, een medewerker van het bureau Personeelszaken en, eventueel, de vakwethouder; De secretaris kan beslissen hiervan af te wijken
•
sectorhoofd: selectiecommissie: B&W, de secretaris en een medewerker van het bureau Personeelszaken; adviescommissie: een sectorhoofd, twee bureauhoofden van de sector en een OR-lid.
1. Het resultaat van het sollicitatiegesprek wordt zo spoedig mogelijk aan de sollicitanten medegedeeld. Ingeval van afwijzing wordt tevens aangegeven dat de mogelijkheid bestaat om de reden van afwijzing te vragen. 2. Over "benoembare" kandidaten, worden voor het geval dit nodig wordt geacht, referenties ingewonnen, echter niet dan nadat de kandidaat hiertoe toestemming heeft verleend. 3. Indien een psychologisch onderzoek wenselijk wordt geacht, zal daarvoor om medewerking van de kandidaat worden gevraagd. Ook moet dit van tevoren in de advertentie bekend zijn gemaakt. Bij een dergelijk onderzoek wordt rekening gehouden met de regels zoals die door het N.I.P. (Nederlands Instituut voor Psychologen) zijn gesteld. Ook wordt de sollicitant de gelegenheid geboden om over het resultaat van het onderzoek met een deskundige te spreken; de relevante onderzoeksgegevens worden alleen beschikbaar gesteld aan de selectiecommissie. Van belang is op te merken, dat als uitgangspunt wordt gehanteerd, dat een psychologisch onderzoek niet de eigen selectie vervangt doch hooguit als aanvulling daarop dient. Van het onderzoeksrapport worden geen kopieën gemaakt, het rapport wordt in een afzonderlijk dossier bij het bureau Personeelszaken opgeborgen en na 2 jaar vernietigd. 4. Aan de sollicitant die voor een gesprek wordt uitgenodigd wordt een reiskostenvergoeding toegekend op basis van openbaar vervoer, of bij gebruik van de eigen auto f 0,60 per kilometer. 5. Bij de aanstelling wordt rekening gehouden met de door de sollicitant in acht te nemen opzegtermijn. 6. Als het college van burgemeester en wethouders besluit de kandidaat aan te stellen, dan zal deze als regel voor een kennismaking met het college worden uitgenodigd. De gegevens van de aangestelde kandidaat worden in zijn persoonsdossier bewaard. 7. Na de aanstelling wordt een akte van benoeming of een arbeidsovereenkomst opgemaakt en aan de sollicitant gestuurd. 8. Een sollicitant die van oordeel is dat de sollicitatieprocedure niet behoorlijk is nageleefd heeft de mogelijkheid om hierover schriftelijk een klacht in te dienen bij de gemeentesecretaris binnen twee weken na het ontstaan van de klacht. De klacht heeft geen opschortende werking of een recht om alsnog benoemd te worden.
Bijlage 4 Procedure met betrekking tot het inhuren van tijdelijk personeel bij ziekte, zwangerschaps- bevallingsen ouderschapsverlof Inleiding. Om het inhuren van tijdelijk personeel bij ziekte, zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof een goed verloop te geven en ter bewaking van de kosten is een procedure noodzakelijk. Procedure met betrekking tot het inhuren van tijdelijk personeel: 1. De desbetreffende leidinggevende maakt in overleg met het bureau Personeelszaken een voorstel wanneer het gaat om vervanging bij ziekte, zwangerschaps-, bevallingsen ouderschapsverlof en legt dit voorstel ter beslissing voor aan de gemeentesecretaris. 2a. Vervanging van personeel wegens ziekte vindt in de regel plaats één maand na de eerste ziekteverzuimdag, dan wel na overleg/ indicering bedrijfsarts op een ander tijdstip. 2b. Vervanging wegens zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof vindt plaats gedurende de gehele periode van afwezigheid. 2c. De vervanging bedraagt 100% van het aantal uren dat de te vervangen medewerker is aangesteld in dienst van de gemeente Grave. 1. De desbetreffende leidinggevende werft bij een uitzendbureau en bepaalt of een uitzendkracht geschikt moet worden geacht om de werkzaamheden op een goede wijze te volbrengen. 2. De desbetreffende leidinggevende controleert of de nota van het uitzendbureau overeenkomt met het aantal zuiver gewerkte uren, vermeldt het grootboeknummer en het categorienummer en geeft de nota daarna aan het bureau Personeelszaken. Het bureau Personeelszaken controleert de bedragen, het grootboeknummer en het categorienummer en geeft vervolgens opdracht tot uitbetaling. 3. Het bruto-uurloon van de uitzendkracht (exclusief de toeslagen van het uitzendbureau, de BTW en de reiskosten van de uitzendkracht) mag in principe nooit hoger zijn dan het bruto-uurloon van degene die wordt vervangen. Indien er voor het desbetreffende uurloon geen geschikte kandidaten te vinden zijn, dan kan in overleg met de budgethouder (hoofd bureau Personeelszaken) door de secretaris worden besloten hiervan af te wijken.
