Gemeente Grave NOTA ZIEKTEVERZUIMBELEID

Gemeente Grave

NOTA ZIEKTEVERZUIMBELEID

Grave, december 2002

INHOUD Inleiding

blz.4

Hoofdstuk 1 Ziekteverzuim Hoofdstuk 2 Veranderingen

blz.5 blz.5

Hoofdstuk 3 Verzuimprotocol 3. 1 Ziekmelding door de werknemer op de eerste ziektedag bij de direct leidinggevende dan wel zo spoedig mogelijk na de ziekmelding contact tussen leidinggevende en werknemer 3.1.1 Ziekmeldingsprocedure 3.1.2 Contact tussen zieke werknemer en leidinggevende 3.1.3 Privacyaspecten 3.1.4 Vakantie en ziekte

blz.7

blz.7 blz.7 blz.7 blz.7 blz.8

3.2 Contact tussen arbodienst en werknemer moet plaatsvinden indien werkgever, werknemer of arbodienst kennis draagt van feiten en omstandigheden die, ter beperking van de verzuimduur, direct ingrijpen wenselijk of noodzakelijk maken, maar uiterlijk drie weken na ziekmelding

blz.8

3.3 Frequent verzuim

blz.9

3.4 Contact tussen werkgever en arbodienst binnen drie weken 3.4.1 Contacten 3.4.2 Privacyaspecten

blz.9 blz.9 blz.9

3.5 Herstelmelding

blz.10

3.6 Bijhouden ziekteverloop door werkgever 3.6.1 Ziekteverloop 3.6.2 Privacyaspecten

blz.10 blz.10 blz.10

3.7 Probleemanalyse en advies door arbodienst binnen zes weken na de eerste ziektedag, of zoveel eerder als nodig is

blz.10

3.8 Opstellen plan van aanpak bij dreigend langdurig ziekteverzuim door werkgever en werknemer na acht weken, in alle gevallen dat een mogelijkheid bestaat tot terugkeer naar arbeid 3.8.1 Inhoud plan van aanpak 3.8.2 Procedure plan van aanpak 3.8.3 Toelichting plan van aanpak 3.8.4 Toelichting casemanager

blz.11 blz.11 blz.11 blz.11 blz.12

3.9 Evalueren en bijstellen plan van aanpak zo vaak als nodig is

blz.12

3.10 Contact tussen werkgever en werknemer iedere zes weken

blz.12

3.11 Contact tussen arbodienst en werknemer iedere zes weken

blz.12

3.12 Ziekmelding bij UWV door werkgever in de 13e week

blz.13

3.13 Reïntegratieverslag

blz.13

3.14 Aanvraag WAO

blz.13

3.15 Second opinion

blz.13

3.16 Protocol Sociaal Medisch Team

blz.14

Hoofdstuk 4 Verzuimbegeleiding 4.1 Werkhervattingsgesprekken

blz.14 blz.14

4.2 Terugkomgesprekken

blz.15

4.3 Kortverzuimgesprekken

blz.15

Hoofdstuk 5 Reïntegratiesubsidies

blz.15

Hoofdstuk 6 Financiële gevolgen

blz.16

Bijlage 1 Verkort Stappenplan Bijlage 2 Opgave verzuim en Opgave werkhervatting

blz. 17 blz. 20

Inleiding Het ziekteverzuim binnen de gemeentelijke overheid is de laatste jaren toenemend in de belangstelling. Enerzijds omdat een deel van de gemeenten het in hun organisatie voorkomende ziekteverzuim als zeer problematisch zijn gaan ervaren, anderzijds zijn er diverse ontwikkelingen die leiden tot meer en andere aandacht voor het ziekteverzuim. Dit heeft onder andere geleid tot de navolgende besluiten: De Wet Terugdringing Arbeidsongeschiktheidsvolume (TAV), die op 1 maart 1992 in werking is getreden. Hierbij werd het bonus/malus systeem ingevoerd. Per 1 augustus 1993 trad de Wet Terugdringing Beroep op de Arbeidsongeschiktheidsregelingen (TBA) in werking. Het recht op een WAO-uitkering wordt anders beoordeeld. Hierbij werd tevens het begrip “passende arbeid” verruimd. Per 1 januari 1994 is de Wet Terugdringing Ziekteverzuim (TZ) van kracht geworden. De gemeenten zijn vrij vorm en inhoud te geven aan het verzuimbeleid; alleen ten aanzien van ziekteverzuimbegeleiding dienen zij een Arbo-dienst in te schakelen. Op 1 januari 1994 is in de Arbeidsomstandighedenwet (de Arbo-wet) de werkgevers de verplichting opgelegd tot het ontwikkelen van een ziekteverzuimbeleid. Uit onderzoeken is gebleken dat een groot deel van het ziekteverzuim verband houdt met de arbeidsomstandigheden. En, tot slot, op 1 april 2002 is in werking getreden de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). Deze wet gaat over het beperken van het ziekteverzuim en het stimuleren van reïntegratie door een verbeterde procesgang in het eerste ziektejaar. Door sneller te interveniëren mondt ziekteverzuim minder snel uit in langdurig of zelfs permanente arbeidsongeschiktheid. Deze notitie is van toepassing op het gemeente- en brandweerpersoneel, exclusief de vrijwilligers bij de gemeentelijke brandweer.

Hoofdstuk 1 Ziekteverzuim Op 1 april 2002 is de Wet Verbetering Poortwachter ingevoerd. Door deze wet verandert er het een en ander bij ziekte van de medewerker. Deze wet gaat over het beperken van ziekteverzuim en het stimuleren van reïntegratie door een verbeterde procesgang in het eerste ziektejaar. Door sneller te interveniëren, zo is de gedachte, mondt ziekteverzuim minder snel uit in langdurig of zelfs permanente arbeidsongeschiktheid. In dat kader worden, met name van de werkgever en de werknemer, meer inspanningen verwacht wat betreft het reïntegreren in het arbeidsproces. Onderzoek toont aan dat de kans op reïntegratie na zes weken verzuim veel moeilijker wordt. Het accent van de reïntegratie-inspanning moet daarom gelegd worden op de eerste weken van het verzuim. In het kort gezegd is ziekteverzuimbegeleiding alles wat de werkgever kan doen om het ziekteverzuim van medewerkers omlaag te brengen. Daarbij is, als gevolg van de wettelijke maatregelen, de nadruk komen te liggen op een preventief verzuimbeleid en goede communicatie. Het is dan ook wenselijk de verantwoordelijkheden die eenieder heeft in een protocol te beschrijven. Er is daarvoor een viertal redenen te geven: a. Wanneer niemand verantwoordelijk is gesteld, rust het verantwoordelijkheidsgevoel op degene, die bij het proces het nauwst betrokken is, met het risico dat deze te laat inspringt. b. Bij een overlap in verantwoordelijkheden kan het onduidelijk zijn wie, welke verantwoordelijkheid heeft in het desbetreffende proces. Hierdoor kan gemakkelijk een afschuifsysteem ontstaan. c. Er kan sprake zijn van onduidelijkheden tussen de feitelijke en formele bevoegdheden. Dit leidt tot discussies en onduidelijkheden. d. Tenslotte kan er sprake zijn van onvoldoende evenwicht tussen bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Men is wel verantwoordelijk voor het eindresultaat, maar heeft geen middelen om dit resultaat te beïnvloeden.

Hoofdstuk 2 Veranderingen De werkgever is in de Wet Verbetering Poortwachter uitdrukkelijker dan voorheen verantwoordelijk gesteld voor preventief verzuimbeleid en reïntegratie van de werknemer, zowel binnen als buiten de eigen organisatie. Hierbij kan de werkgever ondersteund worden door de Arbo-dienst (bedrijfsarts). De Uitvoering Werknemersverzekeringen en Uitvoeringsinstelling Sociale Zekerheid voor Overheid en onderwijs (UWV-USZO) komt met betrekking tot de reïntegratie in het eerste jaar op een afstand te staan. Voornoemd instituut is de nieuwe organisatie die is ontstaan uit de samensmelting van de uitvoeringsinstellingen sociale zekerheid Cadans, Gemeenschappelijk Administratiekantoor (GAK), Gemeenschappelijke Uitvoeringsinstelling voor Overheid en onderwijs (GUO), Sociaal Fonds voor de Bouwnijverheid (SFB), Uitvoeringsinstelling Sociale Zekerheid voor Overheid en onderwijs (USZO) en Landelijk instituut sociale verzekeringen (Lisv). In het eerste jaar komt UWV-USZO alleen nog op verzoek in actie (bijv. bij het deskundigheidsoordeel). Het UWV-USZO behoudt wel de faciliterende taken zoals informatieverstrekking en verstrekking van de subsidies op grond van de Wet op de (re)ïntegratie arbeidsgehandicapten (Wet REA).

De UWV-USZO blijft een controlerende taak hebben ten aanzien van de WAO-instroom en zal aan het einde van het eerste ziektejaar, naast het beoordelen van het eventuele recht op een WAO-uitkering, een oordeel moeten vellen over de reïntegratie-inspanningen van de werkgever en de werknemer. Wat er ook verandert, is dat, als verwacht wordt dat hij ziek blijft, op basis van het advies van de bedrijfsarts van de arbodienst, de leidinggevende samen met de zieke medewerker een Plan van aanpak moet maken om hem weer aan de slag te helpen. Daarbij is het belangrijk dat mogelijkheden om de zieke medewerker aan de slag te helpen, worden onderzocht en benut. Of de leidinggevende en de medewerker dat ook hebben gedaan toetst de organisatie UWV (Uitvoering Werknemersverzekeringen) bij een eventuele WAO aanvraag. Dit gebeurt aan de hand van het Reïntegratieverslag, dat de leidinggevende en de werknemer samen moeten opstellen. Voor de organisatie blijft met name over de vraag wie gedurende het verzuim als casemanager dient te worden aangewezen. De casemanager is hij die verantwoordelijk is voor het begeleidingstraject, zorgdraagt voor het verzuimdossier en het administratieve deel daarvan en het tijdpad bewaakt. Omdat de leidinggevende (voor medewerker=bureauhoofd, bureauhoofd=sectorhoofd, hoofd personeelszaken/sectorhoofd=gemeentesecretaris) het meest betrokken is bij zijn medewerker en op grond van zijn functiebeschrijving verantwoordelijk is voor personele aangelegenheden, ligt het voor de hand dat hij casemanager is. Afhankelijk van de aard van de ziekte of de wens van de werknemer kan worden besloten een andere casemanager aan te wijzen. De casemanager kan zich bij de uitoefening van zijn taken door medewerkers van het bureau Personeelszaken laten ondersteunen. In het hiernavolgende dient onder werkgever te worden verstaan: de leidinggevende of andere casemanager. De Wet Verbetering Poortwachter geldt vanaf 1 april 2002 voor nieuwe gevallen van dreigende langdurige ongeschiktheid. Is de medewerker ziek geworden vóór 1 april 2002 (langdurig arbeidsongeschikt), dan geldt de Wet Verbetering Poortwachter niet en blijft het oude systeem gelden. De ziek- en herstelmeldingen dienen op de eerste ziekte- of hersteldag aan de arbodienst te worden opgestuurd dan wel te worden gefaxt. Verder moet er zo snel mogelijk een traject worden gestart om te bepalen of er sprake is van dreigend langdurig verzuim. Hiertoe zal een medewerker van de arbodienst, een verzuimconsulent, op de 5e ziektedag telefonisch contact zoeken met de zieke medewerker. Op basis daarvan zal een concrete inschatting over de te nemen acties worden gemaakt.

Hoofdstuk 3 Verzuimprotocol 3. 1 Ziekmelding door de werknemer op de eerste ziektedag bij de direct leidinggevende dan wel zo spoedig mogelijk na de ziekmelding contact tussen leidinggevende en werknemer

3.1.1 Ziekmeldingsprocedure o Tijdstip ziekmelding vóór 09.00 uur. o Indien de leidinggevende niet aanwezig is, vindt ziekmelding bij zijn plaatsvervanger plaats. o Dezelfde dag geeft de direct leidinggevende de ziekmelding aan PZ door. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van het formulier Opgave verzuim, bijlage 2. o Doorgeven ziekmelding door PZ aan arbodienst op de eerste ziektedag. o Toelichting eerste ziektedag: de eerste ziektedag is de eerste werkdag tijdens de ziekte. ‘Werkdag’ is een dag waarop men normaal gesproken werkt, en dus recht op bezoldiging heeft. Het weekend telt dus niet mee, evenmin als de vaste vrije dag voor een deeltijder. Op een verlofdag (vakantiedag of compensatiedag) heeft men recht op bezoldiging zodat ziekte op deze dag wel wordt doorgegeven. o Ten aanzien van werknemers die een Ziektewetuitkering genieten (bij zwangerschap, orgaandonatie, arbeidshandicap) geldt dat de ziekmelding op de eerste ziektedag door PZ aan de UWV wordt doorgegeven. 3.1.2 Contact tussen zieke werknemer en leidinggevende o Het voeren van het ziekmeldingsgesprek en het verstrekken en verkrijgen van de noodzakelijke informatie is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende. o De werknemer geeft de oorzaak van zijn verzuim door. Hij zal in ieder geval moeten melden wat de beperkingen zijn om het werk te doen. o Gesproken dient te worden over de verwachte duur van de ziekte; het overnemen van taken; het afzeggen van afspraken. o De werknemer moet aangeven waar hij tijdens de ziekte te bereiken is. o Duidelijk moet zijn wat het vervolg op dit gesprek is. (Bijvoorbeeld: men denkt over enkele dagen weer beter te zijn en maakt geen vervolgafspraken. Of: er is waarschijnlijk sprake van situatieve ziekte en de leidinggevende schakelt, na overleg met zijn leidinggevende en PZ, een andere casemanager in). 3.1.3 Privacyaspecten o De zieke werknemer dient aan de werkgever te melden welke beperkingen hij ondervindt om aan het werk te gaan. Is dat bij de werkgever niet bekend dan kan immers niet beoordeeld worden of en welke actie nodig is, en dus niet aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van verzuimbegeleiding en werkhervatting worden voldaan. Bijvoorbeeld: in het geval van griep zal zonder meer duidelijk zijn dat iemand niet op het werk kan verschijnen. Maar iemand met een verzwikte enkel zou wellicht computerwerk kunnen doen als er voor een voetenbankje wordt gezorgd. o De werknemer hoeft, als hij dat niet wil, niet aan zijn werkgever te zeggen wat de precieze klachten zijn. Hij dient zich in dat geval onmiddellijk bij de bedrijfsarts te melden. 3.1.4 Vakantie en ziekte o Een zieke werknemer moet toestemming vragen aan zijn leidinggevende om op vakantie te gaan. De leidinggevende vraagt daartoe het advies van de bedrijfsarts. o De eerste ziektedag kan tijdens de vakantie van een werknemer vallen. Ziekte van betekenis moet, tenzij de omstandigheden van dien aard zijn dat dit onmogelijk is, in principe gemeld worden vanaf het vakantieadres. o De verplichtingen bij ziekte gelden voor zover mogelijk ook tijdens vakantie. Op

grond van de CAR-UWO kan de door ziekte niet genoten vakantie alsnog verleend worden. o Opbouw van vakantierechten tijdens ziekte en arbeidsongeschiktheid. Vaak is het niet duidelijk hoe de regelgeving is. Hieronder worden de regels weergegeven. Omdat de leidinggevende verantwoordelijk is voor de personele aangelegenheden en voor de uitvoering van het personeelsbeleid zijn medewerkers betreffende en dus ook verantwoordelijk is voor de uitvoering van het verzuimbeleid voor zijn medewerkers dient hij de opbouw van de vakantierechten te bewaken. Hierbij dient hij zich door het bureau Personeelszaken te laten ondersteunen. In de CAR/UWO, artikel 6:2:3, is met betrekking tot de opbouw van vakantierechten tijdens ziekte of arbeidsongeschiktheid het volgende gesteld: De vakantieopbouw van een volledig arbeidsongeschikte werknemer loopt door, maar is beperkt tot een aanspraak over de laatste zes maanden van afwezigheid. Indien de ambtenaar voor 45 % of meer arbeidsgeschikt is dan vindt geen vermindering plaats. Bepaald is ook dat de periode van zes maanden opnieuw gaat tellen na een periode van volledig herstel gedurende ten minste vier weken. o Als de werknemer ziek is, gaat de opbouw van vakantierechten door maar de aanspraak hierop is beperkt tot het aantal dagen dat de werknemer in de laatste zes maanden opbouwt. Dus om de aanspraak te bepalen, wordt gekeken naar de zes maanden voorafgaande aan het herstel. Voorbeeld: -Een werknemer is ziek van 1 februari tot en met 1 november. In dit geval bouwt hij vakantie-uren op over de laatste zes maanden, namelijk van 1 mei tot en met 1 november. Het verlies van rechten is dus over een periode van drie maanden. -Bij een ziekte van vijf maanden, gevolgd door een periode van vijf maanden gedurende welke sprake is van arbeidsongeschiktheid van 50%, vindt gedurende de gehele periode de volledige vakantieopbouw plaats. -Indien de ziekte negen maanden duurt waarbij gedurende twee maanden sprake is van arbeidsongeschiktheid van 50 %, dan is er verlies van vakantierechten over een periode van een maand. 3.2 Contact tussen arbodienst en werknemer moet plaatsvinden indien werkgever, werknemer of arbodienst kennis draagt van feiten en omstandigheden die, ter beperking van de verzuimduur, direct ingrijpen wenselijk of noodzakelijk maken, maar uiterlijk drie weken na ziekmelding o De verzuimconsulent van arbodienst neemt op de vijfde ziektedag telefonisch contact op met de zieke medewerker en maakt een concrete inschatting van de te ondernemen acties. In andere situaties zal bezoek aan het spreekuur, huisbezoek of spoedcontrole wenselijk zijn. o De zieke werknemer geeft alle relevante informatie omtrent zijn klachten aan de arbo-arts. De arbo-arts zal deze informatie nodig hebben om te kunnen adviseren aan de werkgever. o In bepaalde situaties kan de werkgever de werknemer door de arbodienst laten oproepen. Zie hoofdstuk 7 CAR-UWO; geneeskundig onderzoek en medisch onderzoek. o Welke afspraken maken arbo-arts en werknemer: behandeladvies; wanneer weer aan het werk; is het nodig werkplek, werktijden of werkinhoud aan te passen?

Hiervan zal per omgaande aan de werkgever, bureau Personeelszaken, verslag worden gedaan. Door Personeelszaken zal een kopie van de bevindingen van de arbo-arts aan de leidinggevende worden verstrekt. Nogmaals wordt opgemerkt dat de leidinggevende verantwoordelijk is voor het begeleidingstraject, zorgdraagt voor het verzuimdossier en het administratieve deel daarvan en het tijdpad bewaakt.

3.3 Frequent verzuim o Veelvuldig korter durend verzuim kan reden zijn voor de werkgever om te (laten) onderzoeken wat er aan de hand is. De leidinggevende voert een verzuimgesprek met de werknemer. Indien nodig laat de werkgever de werknemer door de arbodienst oproepen. o Van frequent verzuim is bijvoorbeeld sprake bij meer dan twee ziekmeldingen in een periode van zes maanden of meer dan drie ziekmeldingen in een jaar.

3.4 Contact tussen werkgever en arbodienst binnen drie weken 3.4.1 Contacten o Het eerste contact tussen werkgever en arbodienst over een ziektegeval vindt plaats binnen drie weken na de eerste ziektedag. Er kunnen aanvullende afspraken gelden in bijzondere gevallen zoals situatieve ziekte; psychische klachten; niet gelegitimeerd verzuim. o PZ onderhoudt namens de werkgever contact met de arbodienst. o De zieke medewerker wordt in het sociaal medisch team besproken. Zie ook 3.16. 3.4.2 Privacyaspecten o De arbo-arts heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de medische gegevens en andere bijzonderheden die de persoonlijke levenssfeer betreffen. Normaal gesproken zijn deze gegevens niet relevant voor een advies aan de werkgever over de mate en de duur van de arbeidsongeschiktheid, noodzakelijke behandelingen en eventuele aanpassingen die kunnen worden getroffen in het kader van werkhervatting. o Acht de arbo-arts het wenselijk om deze gegevens aan derden, waaronder de werkgever, te verstrekken, dan is daarvoor toestemming van de werknemer nodig. o Er zijn uitzonderingsgevallen denkbaar waarin zonder toestemming van betrokkene medische gegevens mogen worden verstrekt. In dergelijke bijzondere gevallen zal de gezondheid, veiligheid en welzijn binnen de organisatie van de werkgever in het geding zijn, zoals bij bepaalde infectieziekten. 3.5 Herstelmelding o Op de eerste dag van (gedeeltelijk) herstel bij leidinggevende; De leidinggevende geeft dit met het formulier Opgave werkhervatting door aan PZ. o Registratie herstelmelding door PZ; o Doorgeven herstelmelding aan arbodienst; o Begeleiding (gedeeltelijk) herstelde werknemer door leidinggevende, bijvoorbeeld bij veranderingen in het werk, andere taken of ander werkritme. o Ten aanzien van werknemers die een Ziektewetuitkering genieten (bij zwangerschap, orgaandonatie, arbeidshandicap) geldt dat de herstelmelding op de eerste hersteldag door PZ aan de UWV wordt doorgegeven.

3.6 Bijhouden ziekteverloop door werkgever 3.6.1 Ziekteverloop o Het bijhouden van het ziekteverloop is verplicht, maar alleen relevant bij dreigend langdurig ziekteverzuim. Ten behoeve van de verantwoording achteraf aan de UWV, is het van belang alles vast te leggen dat betrekking heeft op de gepleegde acties van de werkgever en de werknemer. o Bijhouden van het ziekteverloop betekent dat de werkgever (leidinggevende of andere casemanager) aantekening maakt van de gebeurtenissen met betrekking tot een ziektegeval. Alle feitelijke gegevens, documenten, gespreksverslagen en correspondentie worden vastgelegd. Deze gegevens worden later gebruikt voor het plan van aanpak en reïntegratieverslag. o Kopieën van belangrijke stukken, zoals gespreksverslagen, worden aan de werknemer verstrekt. 3.6.2 Privacyaspecten o De werkgever (leidinggevende, PZ, andere casemanager) is verantwoordelijk voor het opbergen van individuele ziekteverzuimgegevens. Hierbij wordt in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens extra zorg besteed aan de beveiliging van de persoonlijke gegevens. o Binnen de organisatie van de werkgever mogen alleen functionarissen over deze gegevens kunnen beschikken voor zover ze deze direct nodig hebben voor de uitvoering van hun taak zoals leidinggevende en PZ. o Medische gegevens worden beheerd door de arbodienst.

3.7 Probleemanalyse en advies door arbodienst binnen zes weken na de eerste ziektedag, of zoveel eerder als nodig is o De werkgever vraagt het advies aan. o Indien pas na 6 weken blijkt dat het ziekteverzuim aanhoudt, dient de arbodienst alsnog onverwijld een oordeel over het ziektegeval te geven. o Een probleemanalyse en advies zijn eerder nodig zodra verzuim langer dreigt te gaan duren (bijvoorbeeld bij situatieve ziekte of psychische klachten) of zodra werkhervatting onder aangepaste omstandigheden mogelijk lijkt. o Het advies gaat in op de beperkingen en de medisch verantwoorde mogelijkheden om te werken. o De probleemanalyse kan medische of andere privacygevoelige informatie bevatten, zoals een beschrijving van de klachten en een diagnose. De werkgever ontvangt alleen dat gedeelte van de probleemanalyse dat hij nodig heeft om een plan van aanpak voor reïntegratie te kunnen maken. De werknemer kan uiteraard wel beschikken over volledige probleemanalyse.

3.8 Opstellen plan van aanpak bij dreigend langdurig ziekteverzuim door werkgever en werknemer na acht weken, in alle gevallen dat een mogelijkheid bestaat tot terugkeer naar arbeid 3.8.1 Inhoud plan van aanpak o Wie wordt de casemanager

o Waartoe leidt het plan? Terugkeer in eigen functie, andere functie bij werkgever of andere werkgever? Tijdelijk, proefperiode of permanent? o Acties werkgever om terugkeer te bespoedigen Bijvoorbeeld: aanpassing werkplek; zoeken naar herplaatsingsmogelijkheden. o Acties medewerker om terugkeer te bespoedigen Bijvoorbeeld uurtje per week op de werkplek zijn; therapeutisch aan de slag; bezoek brengen aan bedrijfsmaatschappelijk werk. o Afspraken over contact tussen arbodienst en door werknemer geraadpleegde behandelaars, zoals huisarts. o Bij herplaatsing elders: afspraken over reïntegratiebedrijf Wordt reïntegratie bij een andere werkgever beoogd dan is inschakeling van een reïntegratiebedrijf verplicht. Afspraken daarover (welk reïntegratiebedrijf, dan wel aanvragen van een persoonsgebonden reïntegratiebudget) worden in het plan van aanpak opgenomen. o Welke termijnen worden voor de acties afgesproken? o Op welke momenten worden de afgesproken acties geëvalueerd? 3.8.2 Procedure plan van aanpak o Het plan van aanpak wordt opgesteld door de werkgever (leidinggevende of andere casemanager), in samenspraak met de werknemer. o Werkgever (leidinggevende of andere casemanager) en werknemer ondertekenen het plan. o De werkgever (leidinggevende of andere casemanager) verstrekt een exemplaar van het plan van aanpak aan de werknemer en aan de arbodienst. 3.8.3 Toelichting plan van aanpak o Acht-weken-termijn: het plan van aanpak is gereed binnen twee weken na het oordeel van de arbodienst. Dat zal in de regel binnen acht weken na de eerste ziektedag zijn. o Het plan van aanpak vindt zijn basis in de probleemanalyse en het advies van de arbodienst. o Voldoet de werkgever niet aan de wettelijke verplichtingen ten aanzien van het plan van aanpak, dan bepaalt de UWV dat de werknemer recht heeft op doorbetaling bezoldiging en wordt geen WAO toegekend. Voldoet de werknemer niet aan zijn plicht tot medewerking dan gelden de sancties uit hoofdstuk 7 van de CAR-UWO. o Een plan van aanpak is niet nodig, indien voor alle betrokkenen duidelijk is dat terugkeer in de eigen organisatie of bij een andere werkgever niet aan de orde zal komen. 3.8.4 Toelichting casemanager o De casemanager neemt het initiatief tot (vervolg)gesprekken en acties. o Het ligt voor de hand dat de leidinggevende als casemanager optreedt, gezien zijn verantwoordelijkheid voor de medewerker. In geval van arbeidsconflict tussen werknemer en leidinggevende zal een andere casemanager worden aangewezen. Mogelijkheden zijn: een andere leidinggevende of een medewerker van PZ, de arbodienst of het reïntegratiebedrijf. o Er kan gekozen worden voor een gespecialiseerde casemanager, die beschikt over de vereiste kennis en vaardigheden die een leidinggevende doorgaans niet heeft. Deze kan als vaste casemanager ingezet worden op alle langdurige ziektegevallen.

o Een casemanager kan van binnen of van buiten de organisatie komen. Bij de keuze van een casemanager is het van belang na te denken over de positie die deze functionaris inneemt in de hiërarchie van de organisatie. o De werkgever is verantwoordelijk voor het reïntegratieproces, en daarmee voor het functioneren van de casemanager.

3.9 Evalueren en bijstellen plan van aanpak zo vaak als nodig is o Evalueren en bijstellen tenminste na zes weken. o In ieder geval bijstellen als werknemer niet meer in eigen organisatie terug kan keren en een reïntegratiebedrijf ingeschakeld moet worden. o Voor zover van toepassing gelden de regels voor het plan van aanpak ook voor de bijgestelde versies van het plan van aanpak.

3.10 Contact tussen werkgever en werknemer iedere zes weken o Gedurende eerste drie weken wekelijks (bijvoorbeeld telefonisch) o Vanaf drie weken iedere twee of vier weken contact (bezoek, telefonisch, kaartje) o Niet alleen de frequentie maar ook de wijze waarop het contact plaats vindt, heeft betekenis voor het proces van reïntegratie. Persoonlijk contact past beter in het uitgangspunt: van controle naar begeleiding. Het kan voor een zieke werknemer stimulerend zijn om uitgenodigd te worden op de werkplek en, afhankelijk van de mogelijkheden en beperkingen, werkgerelateerd bezig te zijn, zoals het bijwonen van een werkoverleg of koffie drinken met collega’s. Is de werknemer niet in staat om naar de werkplek te gaan dan kan bezoek aan huis door de leidinggevende of een gesprek op locatie van de arbodienst overwogen worden.

3.11 Contact tussen arbodienst en werknemer iedere zes weken De arbodienst stelt op een probleemanalyse en een advies, die voor de gemeente de basis vormt van het plan van aanpak, dat na 8 weken ziekte opgesteld moet zijn. Zie ook de punten 3.4 en 3.16. 3.12 Ziekmelding bij UWV door werkgever in de 13e week o Meldt de werkgever de ziekmelding niet tijdig aan de UWV, dan wordt de wachttijd voor een WAO-uitkering verlengd. Gedurende deze periode draagt de werkgever de volledige lasten. o Door de arbodienst wordt de feitelijke ziekmelding bij het UWV gedaan.

3.13 Reïntegratieverslag Toelichting reïntegratieverslag o Het reïntegratieverslag is een samenvatting van het bijgehouden dossier. Het bestaat uit drie delen: de werkgeversbijdrage, een medisch deel en de werknemersbijdrage. De werkgeversbijdrage bevat het plan van aanpak en gegevens met betrekking tot de uitvoering daarvan. De werknemersbijdrage bevat het oordeel van de medewerker over gehele traject (inspanningen van medewerker, werkgever en arbodienst). De arbodienst levert het medisch deel. o De werknemer dient het reïntegratieverslag in bij de UWV, tegelijk met de WAO aanvraag.

o Het reïntegratieverslag komt tot stand in overleg met werknemer. Het dient dus tijdig, bijvoorbeeld twee weken vóór aanvraag WAO, met de werknemer besproken te worden, week 37. Bij die gelegenheid kan de bijdrage van de werknemer worden besproken en opgetekend. o De werknemer mag weigeren zijn bijdrage aan werkgever te laten zien. Dat kan het geval zijn bij een arbeidsconflict of als hij in wil gaan op de medische gegevens. o De werkgever en de arbodienst verstrekken een afschrift van hun bijdragen aan de werknemer. Het reïntegratieverslag wordt door de werknemer zelf of via de arbodienst naar de UWV gestuurd. o Het opstellen van het reïntegratieverslag is een verantwoordelijkheid van de werkgever ten opzichte van de UWV en dient als verantwoording achteraf voor verrichte reïntegratie-inspanningen. Voldoet de werkgever niet aan de wettelijke verplichtingen ten aanzien van het reïntegratieverslag, dan bepaalt de UWV dat de werknemer recht heeft op doorbetaling bezoldiging en wordt geen WAO toegekend. Voldoet de werknemer niet aan zijn plicht tot medewerking dan gelden de sancties uit hoofdstuk 7 van de CAR-UWO.

3.14 Aanvraag WAO Aanvraag WAO vindt plaats na 9 maanden ziekteverzuim (inclusief onderbrekingen van minder dan vier weken), ofwel in week 39. De medewerker vraagt de WAO aan en stuurt de aanvraag tezamen met het reïntegratieverslag aan de UWV.

3.15 Second opinion Toelichting second opinion o De UWV heeft onder meer tot taak op verzoek van werkgever of werknemer een deskundigenoordeel te geven als tussen hen een meningsverschil bestaat over: a) de mate van arbeidsongeschiktheid; b) de vraag of er sprake is van passende arbeid in de organisatie; c) de vraag of de werkgever voldoende reïntegratie-inspanningen heeft gepleegd; o In eerste instantie adviseert de arbodienst over deze vragen; Kan werkgever of werknemer zich niet vinden in dit advies dan kan de UWV om een second opinion verzocht worden. o Het oordeel van de UWV is niet bindend.

3.16 Protocol Sociaal Medisch Team o Het Sociaal Medisch Team (SMT) bestaat uit en is een overleg tussen de bedrijfsarts en het hoofd Personeelszaken, eventueel met de betreffende leidinggevende aangevuld. o Het SMT zorgt voor een goede begeleiding van de arbeidsongeschikte werknemer, met inachtneming van het medisch beroepsgeheim. o Met de bedrijfsarts is de navolgende procedure m.b.t. overleg en inwinnen van informatie over medewerk(st)ers of arbeidsomstandigheden afgesproken: 1. Een sector- of een bureauhoofd is voor wat betreft zijn onderdeel bij het maandelijkse overleg van de arbodienst (bedrijfsarts) met de gemeente Grave (hoofd Personeelszaken), tezamen Sociaal Medisch Team (SMT), aanwezig indien dit nodig wordt geacht.

2. Ook een medewerker(st)er kan verzoeken bij dit overleg aanwezig te mogen zijn. 3. Sector- en bureauhoofden zullen voor het overleg worden uitgenodigd, indien de verwachting bestaat dat een medewerk(st)er langdurig afwezig zal zijn. 4. Een sectorhoofd of bureauhoofd kan, gemotiveerd en door tussenkomst van Personeelszaken, zijn medewerk(st)er bij de arbodienst voor controle aanbevelen. Door de bedrijfsarts zal dan aan de gecontroleerde worden medegedeeld dat de werkgever om controle heeft gevraagd.

Hoofdstuk 4 Verzuimbegeleiding Tijdens het gehele proces van arbeidsongeschiktheid is communicatie een belangrijk instrument om de medewerkers te begeleiden, te helpen en terug te laten keren in het werk. Vandaar dat in dit hoofdstuk de verschillende soorten gesprekken tussen de leidinggevende en de arbeidsongeschikte medewerker kort de revue passeren.

4.1 Werkhervattingsgesprekken Binnen drie weken na de eerste arbeidsongeschiktheidsdag wordt een start gemaakt met de werkhervattinggesprekken. Meestal gebeurt dat nadat de medewerker op het spreekuur bij de bedrijfsarts is geweest. Indien gesprekken vaker nodig zijn, kan dat natuurlijk ook. Werkhervattingsgesprekken zijn persoonlijke gesprekken met de medewerker. Hierin kan worden gesproken over bijvoorbeeld werkdruk, fysieke belasting of ondersteuning. De inhoud van dit gesprek wordt in een verslag vastgelegd dat bij het reïntegratieverslag wordt gevoegd. Bij langdurige arbeidsongeschiktheid is de frequentie van de gesprekken minimaal eens in de zes weken, gedurende de hele periode van arbeidsongeschiktheid.

4.2 Terugkomgesprekken Zeker wanneer de medewerker langere tijd arbeidsongeschikt is geweest, is het belangrijk een terugkomgesprek te houden. Op de dag dat de medewerker weer begint, heeft de leidinggevende dan de gelegenheid om de medewerker bij te praten over het werk en kunnen er eventueel nog afspraken gemaakt worden over hoe de medewerker de draad weer oppakt en welke ondersteuning hij daarbij krijgt.

4.3 Kortverzuimgesprekken Wanneer een medewerker frequent verzuimt, wordt dit gezien als kort verzuim en dient de leidinggevende daarover met deze medewerker een gesprek aan te gaan. Het doel van het gesprek is een signaal naar de medewerker te geven dat frequent kort verzuim niet gewenst is. Daarnaast wordt de medewerker in de gelegenheid gesteld om problemen bespreekbaar te maken en kan er op een adequate wijze naar oplossingen worden gezocht. Indien een medewerker frequent blijft verzuimen dan wordt de medewerker opgeroepen voor een controle door de bedrijfsarts.

Hoofdstuk 5 Reïntegratiesubsidies In de Wet REA maar ook in andere wetten, hierbij denken wij aan: de WAO, WW, Reïntegratieinstrumentenbesluit, Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie

voor de volksverzekering (WVA), Wet Structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (SUWI), Ziektewet (ZW), Arbeidgehandicaptenbesluit, ABP, zijn reïntegratiestimulerende maatregelen te vinden, in totaal 21 subsidiemogelijkheden. Er gelden meerdere voorwaarden voor het verkrijgen van reïntegratiesubsidies. De belangrijkste daarvan is, dat de werknemer arbeidsgehandicapt moet zijn in de zin van de Wet REA. Een andere – meer algemene – voorwaarde die voor enkele subsidies geldt is, dat de subsidies niet bestemd zijn voor “normale kosten”. De werkgever en de werknemer kunnen samen subsidie aanvragen. De werkgever kan het ook zelfstandig regelen, maar moet uiteindelijk altijd toestemming hebben van de werknemer. De werkgever kan ervoor kiezen om de subsidieaanvraag zelf in te vullen, maar kan dit ook laten doen door de arbodienst. Ook een reïntegratiebedrijf, dat is een onderneming die ingehuurd is om de reïntegratieactiviteiten uit te voeren, kan namens de werkgever subsidies aanvragen. Tenslotte kan ook de werknemer zelf een aanvraag indienen. Subsidiemogelijkheden voor de werkgever: -In dienst houden van een werknemer 1. Korting WAO en UFO premie gedurende een jaar; 2. Vergoeding reïntegratiekosten (meerkosten); 3. Lagere afdracht loon- en premieheffing; -De werknemer herplaatsen bij een andere werkgever 4. Plaatsingskosten buiten de organisatie; -In dienst nemen van een arbeidsgehandicapte werknemer 5. Korting WAO en UFO premie gedurende drie jaar; 6. Vergoeding extra reïntegratiekosten (meerkosten); 7. No riskpolis Ziektewet en WAO; 8. Loondispensatie; 9. Kosten proefplaatsing; 10. Kinderopvang; 11. Lagere afdracht loon- en premieheffing; Subsidiemogelijkheden voor de werknemer -In dienst blijven als arbeidsgehandicapte werknemer 12. Meeneembare werkvoorzieningen 13. Vervoersvoorzieningen 14. Communicatievoorzieningen voor doven 15. Aanvulling (suppletie) op het loon 16. Herplaatsingentoelage -Aan het werk bij een nieuwe werkgever 17. Persoonsgebonden reïntegratiebudget 18. Reïntegratie-uitkering bij scholing 19. Proefplaatsing met reïntegratie-uitkering 20. Jobcoaching -Als zelfstandige gaan werken

21. Voorzieningen voor de arbeidsgehandicapte die als zelfstandige gaat werken.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Wat is er nog meer mogelijk? Bijzondere bijstand en fiscale faciliteiten Fonds van de Algemene Nederlandse Gehandicapten Organisatie (Fonds ANGO) Organisatiegerichte subsidieregelingen Aanjaagsubsidie reïntegratie Arbo afdrachtvermindering Kwaliteit arbeidsverhoudingen

Hoofdstuk 6 Financiële gevolgen De dienstverlening van arbodienst op het gebied van verzuimbegeleiding gebeurt momenteel per dienstverrichting. Dit wijzigt niet. In verband met de invoering van de Wet Verbetering Poortwachter zullen door de arbodienst extra kosten gemaakt worden voor de probleemanalyse en advies en de kosten van het reïntegratieverslag. Voor het jaar 2003 zullen de extra kosten bij de voorjaarsnota worden geraamd, Medische kosten bedrijfsgezondheidsdienst (50300102/434870).

Bijlage 1 Verkort Stappenplan Tijdpad

Maatregelen

Gemeente

Arbodienst

Op de eerste ziektedag

Ziekmelding door werknemer op de eerste ziektedag aan de leidinggevende: dit is de case-manager

Dezelfde dag Registratie -geeft de direct leidinggevende de ziekmelding door aan PZ; -geeft PZ de ziekmelding door aan arbodienst; -van deze melding houdt PZ een afschrift.

Op de vijfde ziektedag

Dreigend langdurig verzuim

De verzuimconsulent van arbodienst neemt telefonisch contact op met de zieke medewerker en maakt een concrete inschatting van de te ondernemen acties en informeert de werkgever.

week 3

Oproep werknemer door bedrijfsarts

week 4

Beoordeling dreigend langdurig verzuim

De werkgever houdt het Beoordeling door ziekteverloop bij. bedrijfsarts van de werknemer.

week 6

Probleemanalyse en advies (1) voor werkgever en werknemer

Contact tussen werkgever en werknemer iedere zes weken.

Arbodienst stelt een analyse en advies op. Werknemer krijgt schriftelijk voorlichting over WVP. Werkgever ontvangt een probleemanalyse waarmee het plan van aanpak moet worden opgemaakt. De werknemer ontvangt een kopie. Contact tussen arbodienst en werknemer iedere zes weken.

Tijdpad

Maatregelen

Gemeente

Arbodienst

week 8

Plan van aanpak

Vaststelling door werkgever en medewerker op basis van het advies van de arbodienst met als doel een tijdige reïntegratie Afstemming plan en kosten met reïntegratiebedrijf

Inschakeling van reïntegratiebedrijf (2)

Spreekuurcontact tussen bedrijfsarts en werknemer. De bedrijfsarts informeert de gemeente.

Advies en aanvraag REA subsidie Evaluatie voortgang plan door casemanager met medewerker

Eventueel inschakeling reïntegratiebedrijf Alert Arbo Unie Advies en aanvraag door arbodienst via werkgever en werknemer Evaluatie voortgang plan van aanpak door bedrijfsarts met medewerker (medisch )

week 8 t/m 39

Periodieke contacten met de medewerker na iedere 6 weken (3)

week 13

Melding aan UWV

Melding door arbodienst

week 32

WAO beoordeling (functionele mogelijkheden en/of beperkingen)

Bijdrage van arbodienst aan reïntegratieverslag (medisch)

week 35

Werknemer ontvangt

van de UWV een formulier WAO aanvraag week 37

Reïntegratieverslag

Opgesteld door casemanager in overleg met de medewerker

week 39

Aanvraag WAO

Medewerker vraagt (indien wenselijk met ondersteuning van Personeelszaken) WAO aan bij UWV en stuurt dit tezamen met het reïntegratieverslag aan UWV

week 52 of later

WAO uitkering

Toelichting 1. De casemanager is verantwoordelijk voor het volledige ziekteverzuimtraject c.q. het verzuimdossier (reïntegratiedossier). 2. Inschakeling van het reïntegratiebedrijf is verplicht voor zieke medewerkers die niet meer in de eigen organisatie kunnen terugkeren. 3. Zowel de casemanager als de arbodienst zullen gedurende het ziekteverzuimtraject met de zieke medewerker regelmatig contact moeten onderhouden.

Bijlage 2 Vertrouwelijk Betreft: Opgave verzuim Aan: het Bureau Personeelszaken In verband met de verplichte melding van afwezigheid wegens ziekte, zwangerschap, bevalling, orgaandonatie en ongeval van medewerk(st)ers aan de arbodienst en het UWVUSZO deel ik u mede de afwezigheid van: Naam……………………………………………………………………………. Bureau……………………………………………………………………….….. Afwezig m.i.v……..…………dag……..……………20……vanaf…………uur

Reden van afwezigheid: 0 Ziek (griep etc.) 0 Ziek i.v.m. zwangerschap of bevalling 0 Ziek bij einde dienstverband 0 Ziekte stagiaire met stagevergoeding .……….……………………… 0 Ziekte heringetreden arbeidsgehandicapte ……………………… 0 Wijziging ziekteverlof van ……..uur in…….uur

0 Zwangerschapsverlof 0 Bevallingsverlof 0 Orgaandonatie 0 Ongeval 0 Anders, namelijk

Verblijfadres……………….…………………….…telefoon……………………... Bericht ontvangen d.d……………………………...tijdstip……………………….. Genoteerd door (leidinggevende)……………………………..paraaf…………….

Toelichting Met ingang van 1 januari 2001 is de Ziektewet ook van kracht op de werkne(e)m(st)ers van de gemeente Grave. Hierdoor heeft hij of zij in bepaalde situaties recht op een ziektewetuitkering. Hiervoor is het nodig dat op het ziekteverzuimformulier de reden van afwezigheid nader wordt vermeld. Omdat het salaris van de werkne(e)m(st)ers door de werkgever wordt doorbetaald, wordt de ziektewetuitkering aan de werkgever overgemaakt. In de ziekteverzuimbegeleiding komt geen verandering en blijft plaatsvinden door de arbodienst. De Ziektewet eist van de werkgever een tijdige melding aan de arbodienst. Dit geldt zowel voor de ingangsdatum, wijzigingsdatum als de einddatum van het ziekteverlof. Ook dient per ziektemelding doorgegeven te worden de reden van afwezigheid. Indien afwezigheid wegens ziekte, herstel etc. niet tijdig aan de arbodienst is gemeld, dan wordt de ziektewet- of WAO uitkering vanaf een latere datum uitgekeerd of er wordt een boete opgelegd. Een ziekteverlof, wijziging of beëindiging e.d. meldt u, als leidinggevende van de betreffende persoon, op dezelfde dag als de gebeurtenis plaatsvond, vóór 10.00 uur, door middel van het formulier Opgave verzuim bij het bureau Personeelszaken.

Het bureau Personeelszaken verzorgt de melding aan de arbodienst en UWV-USZO.

Vertrouwelijk

Betreft: Opgave werkhervatting Aan: het Bureau Personeelszaken

Naam…………………………………………………………….………………..

Bureau…………………………………………………………………………….

Werk hervat op ………….….….dag…………….……20.…… vanaf…….…uur

Percentage hersteld……………………………………………………………….

Grave, …….………………………………………

Genoteerd door (leidinggevende)……………….…………………..

Paraaf……………………………………………..