Nota dienstauto s Zuiderzeeland

Nota dienstauto’s Zuiderzeeland Naar aanleiding van doelmatigheidsonderzoek 2009

Algemene Vergadering 23 september 2010

03-06-2010 127568

1

Inhoudsopgave 1. INLEIDING ............................................................................................................... 3 1.1. Beleid dienstauto’s 2010: wat vooraf ging ................................................................. 3 2. BELEID EN TOETSINGSKADER .................................................................................... 5 2.1. Kader wagenpark................................................................................................... 5 2.2. Rangorde bij tegenstellende kaders.......................................................................... 6 2.3. Maatregelen .......................................................................................................... 6 3. BELEIDSUITWERKING ................................................................................................ 8 3.1. Inleiding ............................................................................................................... 8 3.2. Minder dienstauto’s ................................................................................................ 9 3.2.1. Meer gezamenlijk gebruik dienstauto’s .............................................................. 9 3.2.2. Van functiegebonden naar persoonsgebonden auto’s .......................................... 10 3.2.3. Terugbrengen persoonsgebonden auto’s (omslagpunt 15.000 km) ....................... 10 3.2.4. Samenvatting ................................................................................................ 11 3.3. Compacte, eenvoudige, goedkope auto’s ................................................................. 11 3.4. Duurzaamheid ...................................................................................................... 12 3.5. Minder autogebruik ............................................................................................... 13 3.5.1. Privégebruik dienstauto’s tijdens wacht- of storingsdienst ................................... 13 3.5.2. Privégebruik persoonsgebonden auto’s ............................................................. 13 3.5.3. Woon-werkverkeer in functie- en persoonsgebonden auto’s................................. 13 3.5.4. Samenvatting ................................................................................................ 14 3.6. Financieringsconstructie ........................................................................................ 14 3.6.1. Financiering (en aanbesteding) ........................................................................ 14 3.6.2. Volledig eigendom en beheer........................................................................... 15 3.6.3. Full operational lease...................................................................................... 15 3.6.4. Tussenvarianten ............................................................................................ 16 3.6.5. Marktonderzoek en samenwerking ................................................................... 17 3.6.6. Afweging en voorstel beleidskeuze ................................................................... 18 3.7. Samenwerking ..................................................................................................... 19 3.7.1. Samenwerking in aanbesteding ....................................................................... 19 3.7.2. Gezamenlijk gebruik dienstauto’s ..................................................................... 19 3.8. Beheeraspecten .................................................................................................... 19 3.8.1. Looptijd ........................................................................................................ 19 3.8.2. Brandstofkeuze .............................................................................................. 20 3.8.3. Autonome ontwikkelingen ............................................................................... 21 3.9. Resumé ............................................................................................................... 22 3.10. Proces en planning van besluitvorming en uitvoering................................................. 24 3.10.1. Inkoop- en aanbestedingsproces ...................................................................... 24 3.10.2. Personeel proces ............................................................................................ 24 3.10.3. Planning ....................................................................................................... 25

2

1. INLEIDING Voor u ligt de concept nota Beleid Dienstverkeer 2010. Met deze nota wordt een voorstel gedaan om tot een efficiëntere en effectievere inzet van dienstauto’s te komen. Tevens worden voor de uitvoering van dat beleid (vijf) beoordelingskaders voorgesteld; de toepassing daarvan zal via de planning & controlcyclus worden verantwoord. Het beleid zal tweejaarlijks worden geëvalueerd. Het voorliggende rapport gaat in op de hoofdthema’s van de actiepuntenlijst; doelmatigheid, soberheid, besparingen op de –beïnvloedbare- kosten en samenwerkingsmogelijkheden; deze thema’s kunnen niet solitair worden beschouwd, maar dienen in onderlinge samenhang te worden betrokken. De wijziging ten opzichte van het bestaande beleid is vooral gelegen in versobering (qua omvang van het wagenparken en eenvoudiger in de uitvoering van dienstauto’s). Door versobering (qua omvang en qua eenvoudiger uitvoering van dienstauto’s) wordt een besparing bereikt van circa € 90.000 in 2011 tot € 150.000 in 2015 (exclusief autonome prijsstijgingen en mogelijke toekomstige toename van auto’s, bijvoorbeeld als gevolg van Stedelijk Water). Ook de te houden aanbesteding zal naar verwachting een voordeel opleveren. Met de vaststelling van het beleid worden ook in de praktijk door de organisatie gehanteerde gedragslijnen geconsolideerd door bestuurlijke besluitvorming. Bij deze nota gelden de huidige taken als uitgangspunt. Bij wijziging daarvan (door bijvoorbeeld verandering of uitbreiding) worden bij de besluitvorming ook voorstellen over het zakelijke dienstverkeer gedaan (bijvoorbeeld het dienstverkeer van opzichters stedelijk water). Vanuit de rechtspositie van het waterschap 1 heeft de werkgever een soort van zorgplicht voor het aanbieden van vervoer voor het reizen in het belang van de dienst. De wijziging van het beleid omtrent dienstauto’s is een onderwerp voor besluitvorming in de Commissie voor het Georganiseerd Overleg. Deze commissie, in dit rapport verder het GO genoemd, is samengesteld uit een vertegenwoordiging van het waterschapsbestuur en een vertegenwoordiging van de plaatselijk werkende groeperingen van de landelijke verenigingen van overheidspersoneel, aangesloten bij de centrales die deel uitmaken van het Landelijk Arbeidsvoorwaardenoverleg Waterschappen (LAWA). Uw te nemen besluit dient dan ook te worden aangemerkt als voorgenomen besluit. Na de uitkomsten van de behandeling in deze gremia kan definitieve besluitvorming door u plaatsvinden. Bij de voorbereiding van de te houden aanbesteding wordt hiermee rekening gehouden. Het in dit rapport voorgestelde beleid is tot stand gekomen in samenwerking tussen vertegenwoordigers van de afdelingen die dienstauto’s inzetten en de direct en indirect betrokkenen bij het wagenparkbeheer. Met alleen de voorstellen uit het in 2009 uitgevoerde doelmatigheidsonderzoek 2 was de bezuiniging niet haalbaar. Daarom is met deze werkgroep breder gezocht en is een grote hoeveelheid (34) ideeën uitgewerkt in maatregelen. Op basis hiervan zijn beleids- en toetsingskaders geformuleerd. Ook is in 2010 advies ingewonnen van een externe onafhankelijke wagenparkadviseur 3 over verschillende aspecten rondom dienstauto’s en wagenparkbeheer. Het rapport is in twee delen opgebouwd. In het eerste deel wordt het beleid en toetsingskader uiteengezet. In het tweede deel wordt een onderbouwing gegeven van o.a. de aan het beleid ten grondslag liggende onderwerpen die op versobering betrekking hebben (zoals bijvoorbeeld minder en eenvoudige dienstauto’s) en andere thema’s (zoals bijvoorbeeld duurzaamheid en de financieringsconstructie).

1.1.

Beleid dienstauto’s 2010: wat vooraf ging

Bij het ontstaan van Waterschap Zuiderzeeland is in eerste instantie het beleid omtrent dienstverkeer van de rechtsvoorgangers voortgezet; dit hield in dat het personeel voornamelijk de eigen auto gebruikte voor het verrichten van werkzaamheden/dienstreizen en daarvoor een vergoeding ontving. Voor het wagenpark is het zogenaamde administratieve beheer in 2000 ondergebracht bij een leasemaatschappij.

1 2 3

Sectorale Arbeidsvoorwaarden Waterschappen (SAW art. 6.1.4) http://www.uvw.nl/pagina_1433.html BMC rapport augustus 2009/projectnummer 239104/correspondentienummer OH-2508-30044. www.molthoff-fleetmanagement.nl 3

In 2002 is op basis van een analyse van de kosten van dienstverkeer en de strijdigheid van de constructie van dat moment met het Treasurystatuut 4 is deze constructie in 2002 omgezet naar een financieringsconstructie van operational lease. Ook het eigen wagenpark is hierin ingebracht. In 2003/2004 heeft een evaluatie plaatsgevonden, de redenen daarvoor lagen in knelpunten op het vlak van calamiteitenbestrijding, arbo en veiligheid; deze aspecten waren in 2002 onvoldoende onderzocht. Bij de evaluatie is tevens rekening gehouden met gewijzigde fiscale aspecten omtrent dienstreizen en de uitkomsten van onderzoeken in waterschapsverband. De evaluatie heeft geleid tot vaststelling in 2004 door het managementteam 5 van het tot nu toe gehanteerde beleid. Vanaf 2004 wordt er in het wagenpark een onderscheid gemaakt in soorten dienstauto’s (de indeling gaat uit van poolauto’s, taakgerichte dienstauto’s, functiegerichte dienstauto’s en de persoonsgebonden dienstauto’s) en het hanteren van een kilometernorm van 15.000 zakelijke km’s voor het beschikbaar stellen van een dienstauto (in plaats van het gebruik van de privé-auto). De kostenontwikkeling van het wagenpark heeft ook in 2007 geleid tot een evaluatie 6 van de omvang van het wagenpark. Bij deze evaluatie is gebleken dat de uitvoering heeft plaatsgevonden overeenkomstig het beleid zoals dat in 2004 is vastgesteld. De afwijking, stijging, in financiële zin werd veroorzaakt door kostenontwikkeling van autonome, niet beïnvloedbare, componenten zoals brandstofprijzen en de verhoging van houderschapsbelasting. Door de Algemene Vergadering is in de vergadering van 18 november 2008 besloten tot het doen uitvoeren van een viertal doelmatigheidsonderwerpen; waaronder lease-auto’s. Dit uitgevoerde onderzoek2 gaat met name over de jaren 2005 t/m 2009. De resultaten daarvan zijn besproken in de Algemene Vergadering van 25 augustus 2009. De AV-leden hebben vervolgens uit de verschillende doelmatigheidsonderzoeken een actielijst opgesteld die op 17 december 2009 door de Algemene Vergadering is behandeld. De actiepunten voor de Algemene Vergadering (met betrekking tot lease-auto’s) zijn: 1. Beleids- en boordelingskader leaseauto’s vaststellen 2. Periodieke evaluatie leaseauto’s (2 jaarlijks in augustus) Tevens is besloten om, in afwachting van het op te stellen beleid, een “stand-still” te hanteren voor wat betreft het aangaan van nieuwe contracten. Na deze besluitvorming is de organisatie aan de slag gegaan met de het aandragen en uitwerken van ideeën om tot een effectievere en efficiëntere inzet van dienstauto’s te komen. Een en ander is met drie werkgroepen uitgewerkt. De deelnemers vertegenwoordigden gebruikers en beheerders. De volgende hoofdlijnen zijn hierbij aan de orde geweest: • versobering door aanpassing van auto’s • doorlichten gebruiksregelingen • versobering van eisen • versobering door vermindering van auto’s • financiering, beheer en aanbesteding Begin 2010 is tevens een (beperkte) audit uitgevoerd op het dienstverkeer. Hierbij zijn de aspecten doelmatigheid, rechtmatigheid en gedrag betrokken 7. De uitkomsten daarvan zijn ook ingebracht in de hiervoor uiteengezette aanpak . In de (concept) voorjaarsnota is rekening gehouden met een bezuinigingsdoelstelling van € 100.000 op het wagenpark.

4

Treasurystatuut vastgesteld door de Algemene Vergadering op 27 november 2001. Vergadering Managementteam d.d. 7 juni 2004. 6 Behandeld in de Algemene Vergadering van 6 maart 2007. 7 Vergadering D&H d.d. 18 maart 2010; BMC rapportage 24 februari 2010/correspondentienummer FB-230236166 5

4

2. BELEID EN TOETSINGSKADER 2.1.

Kader wagenpark

Het wagenpark zal gebaseerd zijn op soberheid. Soberheid uit zich in een zuinige en behoedzame inzet van financiële middelen. Hiermee moet de zakelijke mobiliteit voor wat betreft het autogebruik op een goedkope manier gerealiseerd worden, binnen hieronder beschreven kaders. De beleidskaders zijn een direct antwoord op het doelmatigheidsonderzoek en uitspraken van het bestuur in relatie tot het wagenpark. De bedrijfsvoering kan echter door de kaders negatief beïnvloed worden. Een doelstelling is dat de omvang van het wagenpark compact is, door een minimaal aantal dienstauto’s in te zetten. Gewenst resultaat: • een goedkoop wagenpark • geen prominente aanwezigheid in het beheergebied door de hoeveelheid dienstauto’s Kader I: zo compact mogelijk wagenpark Tweede doelstelling is dat de dienstauto’s zelf eveneens compact en eenvoudig zullen zijn. Dit zal een richtlijn zijn bij de keuze van nieuwe auto’s. Gewenst resultaat: • goedkope dienstauto’s • eenvoudige en sobere uitstraling van dienstauto’s Kader II: zo eenvoudig mogelijke dienstauto’s Het wagenpark heeft een aanmerkelijke invloed op het imago van het waterschap. Het is bijvoorbeeld een belangrijke huisstijldrager. Het park moet daarom ook het karakter van het waterschap uitdragen. In dit geval sober, efficiënt en effectief. Met een compact wagenpark bestaande uit eenvoudige dienstauto’s wordt dit beeld overgebracht. Daarnaast is ook de inzet van de dienstauto’s bepalend. Door het aantal te rijden kilometers buiten de directe taakuitvoering minimaal te houden, zullen de dienstauto’s minder in beeld zijn. Tevens kan dit een financieel effect hebben. Herkenbaarheid van de dienstauto’s is van belang bij uitvoering van waterschapstaken. Naast de sobere uitstraling dienen de auto’s daarom nog wel herkenbaar te zijn als waterschapsauto, door toepassing van huisstijl. Gewenst resultaat: • auto’s alleen herkenbaar bij uitvoering van waterschapstaken Kader III: herkenbaar gebruik dienstauto’s binnen waterschapstaken In de keuze voor bepaalde autotypen zal duurzaamheid een rol spelen. Aandachtspunt daarbij is echter dat er nog geen organisatiebeleid met betrekking dit onderwerp is vastgesteld. Wel zijn vanuit het ministerie van VROM duurzaamheidscriteria opgesteld voor het inkopen van dienstauto’s. Daarnaast wordt door de Europese Commissie een stelsel van normeringen gehanteerd (Euro normen) met betrekking tot luchtverontreinigende emissies. Elk nieuw autotype (personenauto en bestelauto) dient binnen de betreffende norm te vallen. Rijden met milieuvriendelijke auto’s is in sommige gevallen goedkoper. Een deel van de BPM wordt bepaald door de CO2-uitstoot van een auto (voorheen de bonus-malusregeling op basis van energielabels). Ondanks dat zijn veel autotypen met nieuwe schone techniek duurder dan de huidige dienstauto’s. Gewenst resultaat: • bij de verwerving van auto’s rekening houden met duurzaamheidscriteria. Kader IV: milieuverontreiniging door dienstauto’s zo beperkt mogelijk houden De genoemde doelstellingen dienen bezien te worden in combinatie met een doelmatige en effectieve inzet en beheer van de dienstauto’s. Auto’s dienen naast milieuvriendelijkheid en

5

eenvoud voldoende ingezet te kunnen worden op de taakuitvoering. De auto’s zijn tenslotte een hulpmiddel voor de taakuitvoering. Het gaat ten koste van een doelmatige inzet van dienstauto’s als de auto’s niet voldoen om taakuitvoering mogelijk te maken. Het zal noodzakelijk blijven om de waterschapstaken op een voldoende niveau te blijven verrichten. Efficiency en effectiviteit van de taakuitvoering en het gebruik van dienstauto’s daarbij zal worden bezien vanuit de taakinhoud. Hier zal niet het dienstautogebruik leidend in zijn. De wijze van beheren wordt voor een groot deel bepaald door de wijze van financieren. In de toe te passen constructie zullen alle elementen die kosten bepalen afgewogen worden. Ook de doelmatigheid van het beheer komt hier aan de orde. Gewenst resultaat: • optimale afweging tussen kosten en beheerslast • voldoende afstemming van de auto op de taakuitvoering Kader V: dienstauto’s doelmatig en effectief beheren en inzetten

2.2.

Rangorde bij tegenstellende kaders

In voorkomende situaties kunnen de gestelde kaders en de daaruit voortkomende maatregelen tegengesteld zijn. Bij een specifieke taakuitvoering kan een doelmatige inzet van auto’s vragen om extra auto’s met bijvoorbeeld terreincapaciteit en meer motorvermogen. Kader V (doelmatige en effectieve inzet) dient in dat geval een hogere prioriteit te krijgen dan kaders I (compact wagenpark), II (eenvoudige dienstauto’s) en IV (beperkte milieuverontreiniging). Ook binnen kaders II en IV kan prioritering noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld bij de keuze tussen een schonere en een goedkopere auto. In dat geval dient kader II voorrang te krijgen. De keuze voor een autotype dient daarmee de doelmatige taakuitvoering leidend te zijn en zal daarbinnen de goedkoopste oplossing gekozen dienen te worden. Duurzaamheid is ondergeschikt aan kosten en efficiency. Voorgesteld wordt: • de genoemde kaders te onderschrijven • in te stemmen met de beschreven rangorde tussen de kaders

2.3.

Maatregelen

Minder dienstauto’s Om met het wagenpark binnen de vijf genoemde kaders te blijven, dient het aantal dienstauto’s zo minimaal mogelijk te zijn. Zuiderzeeland werkt met een slank wagenpark. Dit betekent dat een aantal medewerkers dienstauto’s moeten delen. Niet voor alle auto’s is dit overigens een optie. Een aantal functies vragen een zodanig autogebruik dat een auto slechts door een medewerker gebruikt kan worden. Daarnaast kunnen dienstreizen met eigen vervoer worden gemaakt, waarbij gereden kilometers gedeclareerd worden. Dit heeft echter een negatief effect op de herkenbaarheid bij de uitvoering van waterschapstaken, en daarmee op kader III. Een alternatief voor dienstauto’s of kilometerdeclaraties zou het openbaar vervoer kunnen zijn. Dit is echter in veel gevallen niet doelmatig en effectief. Waterschapsmedewerkers die binnen het beheergebied aan het werk zijn, dienen vaak op locaties te zijn, die met openbaar vervoer slecht tot niet bereikbaar zijn. Dit neemt niet weg dat er -daar waar de mogelijkheden met het openbaar vervoer er zijn (bijv. bij het bijwonen van externe overleggen) gebruik kan worden gemaakt van het openbaar vervoer. Dit is een werkwijze die nu ook reeds wordt toegepast en daarom wordt deze optie verder buiten beschouwing worden gelaten. Compacte, eenvoudige, goedkope auto’s De in te zetten dienstauto’s dienen zo compact en eenvoudig mogelijk te zijn (kader II), maar dienen tegelijkertijd effectief ingezet te kunnen worden. Wanneer taakuitvoering vraagt om een minder eenvoudige en compacte auto, zou het niet doelmatig of effectief zijn (kader V) om kader II te verkiezen boven een voldoende taakuitvoering. Daarnaast verplicht arbo-wetgeving werkgevers dat arbo-voorzieningen aanwezig zijn, zoals bijvoorbeeld afsluitmogelijkheden bij bepaalde stoffen. De auto moet ook geschikt zijn voor het plaatsen van deze voorzieningen. Wanneer een dienstauto meer specialistisch ingezet wordt en bijzondere voorzieningen vraagt (bijvoorbeeld vierwielaandrijving, bijzondere inrichting) kan eenvoud en compactheid niet altijd meer haalbaar zijn.

6

Duurzaamheid Voor verschillende elementen van het autogebruik zijn duurzaamheidscriteria opgesteld (“Criteria voor duurzaam inkopen van dienstauto’s”, Ministerie van VROM 8). De criteria hebben met name betrekking op de energielabels voor een aantal voertuigklassen en op een aantal voorzieningen (bijvoorbeeld verbruiksindicatie, banden). Op de te voeren Euro emissienormen wordt al getoetst. Ook worden aandachtspunten genoemd zoals bijvoorbeeld cruisecontrol en onderhoud. Voor hybride auto’s zijn geen aparte criteria opgesteld. Hybride voertuigen zijn niet perse milieuvriendelijker, als de productie van het voertuig ook wordt meegenomen in de berekening. De milieu-'footprint' van de productie (en het transport) van met name de accu's is namelijk erg groot. Ook voor alternatieve brandstof zijn geen criteria ontwikkeld. Minder autogebruik Deze maatregel richt zich op het gebruik van de dienstauto buiten de zuivere dienstkilometers. Al het gebruik wat niet direct gericht is op taakuitvoering wordt hierin benoemd. Concreet betekent dit het woon-werkverkeer, het gebruik tijdens wachtdiensten en het (voor een categorie dienstauto van toepassing zijnde) tegen betaling privé gebruiken van de dienstauto. Een mogelijk kosteneffect zal hiermee beperkt zijn. Meer merkbaar is het beeld naar buiten toe. De auto’s zullen door minder gebruik minder zichtbaar zijn. Kaders III en V worden hiermee gediend. Doelmatige financierings- en beheersconstructie Vanuit deze maatregel zal de huidige constructie heroverwogen worden. De heroverweging betreft een complex geheel van elementen (o.a.personele inzet, juridische risico’s, rentetarief, financiële risico’s, beschikbare kennis) die gezamenlijk de doelmatigheid, doeltreffendheid en de verschillende kostenonderdelen bepalen. In de beleidsuitwerking worden de mogelijke financieringsconstructies behandeld, worden mogelijkheden rondom samenwerking benoemd en worden autonome ontwikkelingen beschreven die van invloed kunnen zijn op het beheer en de kosten.

8

Beschikbaar op bestuursweb 7

3. BELEIDSUITWERKING 3.1.

Inleiding

In de verdere uitwerking zal ingegaan worden op de categorieën dienstauto’s. De categorisering is vastgesteld door het Managementteam in 2004 op basis van het beleid zoals het tot nu toe wordt uitgevoerd. Hieronder wordt de categorisering nader toegelicht. De specifieke invulling van de categorieën met automerk en –type is weergegeven in tabbellen op basis van het huidige beleid. Hiermee wordt daarom nog niet de voorgestelde wijziging in het wagenpark weergegeven. Er wordt een onderverdeling gemaakt in de volgende categorieën: • Poolauto Dit betreft dienstauto’s die door meerdere medewerkers kunnen worden gebruikt. De auto’s zijn niet ingericht voor een specifieke taak. De auto’s worden alleen ingezet voor dienstreizen en zijn niet bedoeld voor woon-werkverkeer en privégebruik.

Functie Algemeen gebruik •

POOLAUTO'S Merk/Type Peugeot 107/1007/207/308

Taakgerichte auto Dit betreft dienstauto’s die eveneens door meerdere medewerkers kunnen worden gebruikt. Deze autocategorie is echter bedoeld voor een specifieke taak, waarbij het ook nodig is om de dienstauto’s in te richten op die taak. De specifieke voorzieningen die de auto nodig heeft voor de taakuitvoering maakt het nodig een dergelijke dienstauto te verstrekken, aangezien een reguliere privéauto van een medewerker hier niet op ingezet kan worden. De bezetting van de auto maakt het mogelijk om de auto met meerdere medewerkers te delen. De auto’s worden alleen ingezet voor dienstreizen en zijn niet bedoeld voor woon-werkverkeer en privégebruik. Wanneer de auto nodig is voor wacht- en storingsdiensten, kan de auto buiten werktijd wel door de medewerker mee naar huis genomen worden. De auto mag dan buiten de werktijden ook privé gebruikt worden door medewerkers die oproepbaar zijn. TAAKGERICHTE Functie Handhaving Watersysteeminformatie Algemeen gebruik binnen gemalen Algemeen gebruik binnen AWZI's

•

AUTO'S Merk/Type Renault Kangoo, Peugeot Partner/ Boxer, Nissan Navara/Pathfinder Peugeot Expert, Nissan Pick-up Nissan Pick-up, Peugeot Partner/ Expert/Boxer, Renault Kangoo

Functiegebonden auto Deze categorie wordt gebruikt door één medewerker en is bedoeld voor een specifieke taak, waarbij het ook nodig is om de dienstauto’s in te richten op die taak. De specifieke voorzieningen die de auto nodig heeft voor de taakuitvoering maakt het nodig een dergelijke dienstauto te verstrekken, aangezien een reguliere privéauto van een medewerker hier niet op ingezet kan worden. Het gebruik van de auto is zodanig dat deze niet gedeeld kan worden met andere medewerkers. De auto moet ook gebruikt worden voor woon-werkverkeer, zodat de medewerker direct vanuit het huisadres naar een werklocatie kan, zonder dat eerst naar de standplaats (een kantoor, gemaal of AWZI) gereden dient te worden. Dit is een efficiencyvoordeel. De auto mag niet voor privédoeleinden gebruikt worden, maar kan wel ingezet worden voor wachtdiensten. FUNCTIEGEBONDEN AUTO'S Functie Merk/Type Muskusrattenbestrijding Nissan Pick-up/Navara Technicus Zuiveringen & Gemalen Peugeot 307*, Ford Transit Systeembeheerders Zuiveringen & Gemalen Peugeot 307* Opzichters waterkering Nissan Pick-up Wateraanvoer Nissan Terrano Landmeetkundigen Nissan Pick-up, VW Transporter *

In het nieuwe beleid wordt voorgesteld dit als persoonsgebonden auto’s te categoriseren

8

•

Persoonsgebonden auto Deze categorie wordt gebruikt door één medewerker, maar heeft geen bijzondere inrichting nodig. De auto’s wordt ingezet voor medewerkers die jaarlijks voor de uitoefening van de functie 15.000 kilometer of meer rijden. De afhankelijkheid van een auto voor de taakuitvoering is bij deze medewerkers groot. Ook deze auto moet gebruikt worden voor woon-werkverkeer vanuit efficiencyoverwegingen. De mogelijkheid wordt in het huidige beleid aan de betreffende medewerkers geboden om deze auto privé te gebruiken. De extra leasekosten die hiermee gepaard gaan worden door de medewerker betaald aan het waterschap. De norm van jaarlijks 15.000 kilometer betreft alleen de dienstkilometer. Woon-werkverkeer en privégebruik wordt hier niet in meegerekend. PERSOONSGEBONDEN AUTO'S Functie Merk/Type Senior-opzichters waterkering Nissan Terrano** (Senior-) Opzichters watergangen Peugeot 207/307/Partner **

Deze auto dient functiegebonden te worden

In onderstaand schema is de categorisering samengevat. Autocategorie

Inrichtingseisen nee ja ja

Kilometernorm nee nee nee

Woon-werkverkeer nee nee ja

Privégebruik

Poolauto Taakgerichte auto Functiegebonden auto

Gedeeld gebruik ja ja nee

Persoonsgebonden auto

nee

nee

ja*

ja

ja

*

3.2.

nee nee nee

o.b.v. het vigerende beleid 15.000 km. p.j.

Minder dienstauto’s

Het tempo van de vermindering van dienstauto’s is afhankelijk van de looptijd van de huidige leasecontracten. In een aantal gevallen gaat het om auto’s die nog niet aan het einde van de leasetermijn zijn gekomen. Bij vroegtijdige beëindiging van de contracten zal de beëindiging zorgen voor hogere kosten na hercalculatie. Door de contracttermijn te blijven volgen worden hogere kosten vermeden, maar zullen de auto’s ook langer ingezet worden. In de voorstellen hieronder is bij de te nemen maatregelen steeds de uiteindelijk te realiseren besparing weergegeven (dus rekening houdend met lopende contracten). In paragraaf 3.9 is vervolgens een totaaloverzicht weergegeven van alle te realiseren besparingen met daarbij een opbouw per jaar tot 2015, wanneer alle huidige contracten zijn uitgediend (de kleurranden van de beschreven maatregelen in de paragrafen 3.2 en 3.3 komen overeen met de in paragraaf 3.9 opgenomen grafiek “overzicht besparingen per maatregel”). Concreet worden drie stappen gezet om het aantal dienstauto’s te beperken. In de berekening van de besparingen, is uitgegaan van de looptijd van de huidige leasecontracten. Nog geen rekening is gehouden met de arbeidsvoorwaardelijke aspecten als genoemd bij “Proces van besluitvorming en uitvoering”. Onderhandelingsresultaten tussen werkgever en werknemer kunnen de berekening beïnvloeden. Dit geldt met name voor het omzetten van functiegebonden naar persoonsgebonden auto’s en voor het terugbrengen van persoonsgebonden auto’s. In het besparingspotentieel is uitgegaan van de beoordeling op de haalbaarheid van de vermindering van het wagenpark t.o.v. het effect op de taakuitvoering. Ook geldt het besparingspotentieel onder voorbehoud van CAO- of belastingtechnische wijzingen. Bedoeld is om na evaluatie verdere besparingsmogelijkheden te bezien. 3.2.1. Meer gezamenlijk gebruik dienstauto’s Het aantal taakgebonden auto’s is ingezet om een optimale beschikbaarheid te garanderen. Door de specifiek ingerichte auto’s beter onderling uitwisselbaar te maken kan het aantal auto’s worden verlaagd. De beschikbaarheid is dan wel minder vanzelfsprekend. Door het afstemmen van de planning van de werkzaamheden op de beschikbaarheid van de auto’s is het mogelijk om met 2 taakgebonden auto’s minder de werkzaamheden uit te voeren. Ook het afstemmen van de werkplanning op de poolauto’s kan dit effect hebben. Hiermee kan het wagenpark met 2 poolauto’s verkleind worden. Daarnaast zullen voor wat betreft de poolauto’s de personele kosten toenemen, door het declareren van gereden dienstkilometers in de privé-auto. Na aftrek van de genoemde kosten kan 9

hiermee een totale besparing komt hiermee uit op € 25.800, welke in 2011 gerealiseerd kunnen worden. Deze maatregel kan al binnen het huidige beleid uitgevoerd worden. Meer gezamenlijk gebruik dienstauto’s Aantal auto’s: 4 minder Totale besparing: € 25.800

3.2.2. Van functiegebonden naar persoonsgebonden auto’s Voor een aantal functiegebonden auto’s zijn functionele eisen gesteld die in de praktijk neerkomen op reguliere personenauto’s zonder bijzondere inrichting. Deze auto’s kunnen ingezet worden als persoonsgebonden auto’s. Bijkomend effect is dat de gebruiker minimaal 15.000 dienstkilometers per jaar dient te rijden. Wanneer de betreffende functiegebonden auto’s omgezet worden naar persoonsgebonden auto’s, zullen deze (m.u.v. 1 auto) de kilometernorm niet meer halen, en hoeven zes auto’s na de leasetermijn niet vervangen te worden. Er dient echter rekening gehouden te worden met artikel 6.1.4 (Vergoeding reis – en verblijfskosten dienstreizen), lid 3 van de SAW. Hierin wordt gesteld: “Indien de ambtenaar geen eigen motorvoertuig in kan– of wenst te zetten, zorgt het waterschap voor vervoer vanwege de dienst.” Rekening houdende hiermee worden voor de betreffende gebruikersgroep twee poolauto’s beschikbaar gehouden (de auto’s die hiervoor ingezet worden hebben het einde van de leasetermijn nog niet bereikt). Daarnaast zullen de personele kosten toenemen, door toekenning van de woonwerkvergoeding en het declareren van gereden dienstkilometers in de privé-auto. Na aftrek van genoemde kosten kan hiermee jaarlijks € 24.000 bespaard worden. Na uitdiening van de leasecontracten van de poolauto’s, zijn mogelijk verdere besparingen haalbaar (zie paragraaf over compacte, eenvoudige, goedkope auto’s). Voor een auto kan deze maatregel al binnen het huidige beleid uitgevoerd worden. Van functiegebonden auto’s naar persoonsgebonden auto’s Aantal auto’s: 5 minder Totale besparing: € 24.000

3.2.3. Terugbrengen persoonsgebonden auto’s (omslagpunt 15.000 km) De in deze paragraaf beschreven effecten en resultaten staan los van de in paragraaf 3.2.2 beschreven maatregelen. Bij de invoering van het huidige beleid en daarmee de persoonsgebonden auto’s, is uitgegaan van de norm van 15.000 dienstkilometers per jaar. De norm is toentertijd gebaseerd op functiegroepen en niet op individuele medewerkers. Na evaluatie blijkt dat een auto deze norm niet haalt. De auto kan op basis van het vigerende beleid na uitdienen van het leasecontract zonder vervanging ingeleverd worden. In het in de Algemene Vergadering behandelde doelmatigheidsonderzoek is gesproken over het verhogen van de kilometernorm voor persoonsgebonden auto’s van 15.000 naar 25.000 kilometer per jaar. Het hanteren van kilometernormen is echter niet financieel te onderbouwen. Het declareren van dienstkilometers in combinatie met het vergoeden van woon-werkverkeer is bij beide normen normaalgesproken goedkoper dan het beschikbaar stellen van een dienstauto. Vanuit de invulling van de bij paragraaf 3.2.2. genoemde verplichting (om vanuit ZZL te zorgen voor vervoer indien een medewerker geen eigen vervoer in kan of wil zetten) kan aan alle medewerkers die jaarlijks meer dan 15.000 dienstkilometers rijden wel gevraagd worden om een privéauto in te zetten. Wanneer een medewerker zijn privéauto niet kan of wil inzetten voor dienstverkeer, zal een poolauto ingezet moeten worden door het waterschap, waarbij de poolauto zo effectief mogelijk ingezet zal worden. Medewerkers die wel positief reageren op het verzoek, hebben echter het recht om in een later stadium op hun besluit terug te komen. Verder risico is dat het waterschap voor de uitvoering van de taken voor een belangrijk deel afhankelijk wordt van de inzet van privé-auto’s. Onvoorziene omstandigheden in de privésituatie kunnen een negatief effect hebben op de zakelijke mobiliteit. Daarnaast zal er altijd onzekerheid bestaan over het aantal benodigde auto’s. Tevens dient onderzocht te worden of de werkgever in voorkomende gevallen er zorg voor draagt dat bepaalde arbo-voorzieningen in de privé-auto’s aanwezig zijn.

10

Verder is het vanuit juridisch oogpunt raadzaam om zorgvuldig na te gaan welke privéconsequenties hieraan voor de desbetreffende medewerkers verbonden zijn. De medewerker moet bijvoorbeeld mogelijk overgaan tot de aanschaf van een privéauto. Op basis van actuele jurisprudentie noopt een dergelijke maatregel wellicht tot het instellen van een overgangstermijn of een financiële tegemoetkoming voor de betreffende medewerker. De maatregel betreft totaal 13 auto’s. In de besparingsberekening is echter uitgegaan van de inzet van 4 poolauto’s. Dit betreft een inschatting. Verder is de toename van personele kosten meegenomen (kilometerdeclaraties en vergoeding woon-werkverkeer). Na aftrek van deze kosten kan hiermee jaarlijks € 46.000 bespaard worden. De auto’s die als poolauto ingezet worden hebben het einde van de leasetermijn nog niet hebben bereikt. Ondanks dat hier gesproken wordt over poolauto’s, is het werken in een pool voor de betreffende functies vaak niet haalbaar, door het veelvuldig gebruik. De praktijk zou kunnen uitwijzen dat voor een medewerker die zijn privéauto niet kan of wil inzetten, toch een persoonsgebonden dienstautogebruik nodig zal zijn. Voorgesteld wordt om aan alle medewerkers die jaarlijks meer dan 15.000 dienstkilometers rijden te vragen om hun privéauto in te zetten. Voor medewerkers die geen privéauto in willen zetten zal een poolauto beschikbaar worden gesteld. Mogelijk kan in de praktijk blijken dat een poolauto slechts door een medewerker gebruikt kan worden. Dit in verband met het intensieve gebruik. Terugbrengen persoonsgebonden auto’s (omslagpunt) Aantal auto’s: 9 minder Totale besparing: € 46.000

Nota bene: Bij het handhaven van de huidige norm van 15.000 kilometer is ook een besparing te behalen door te kiezen voor eenvoudiger auto’s (zie hoofdstuk “Compacte, eenvoudige, goedkope auto’s”). De besparing is echter beperkter. Wanneer de situatie ontstaat dat geschikte dienstauto’s ingezet kunnen worden voor lagere kosten dat de personele vergoedingen, dan kan een medewerker verplicht gesteld worden deze dienstauto te gebruiken. Op dit moment doet deze situatie zich echter nog niet voor. 3.2.4. Samenvatting Voorgesteld wordt: • In te stemmen met het reduceren van taakgebonden auto’s en poolauto’s, door bredere inzetbaarheid. • In te stemmen met het omzetten van niet functie-ingerichte functiegebonden auto’s naar persoonsgebonden auto’s, met als resultaat dat de auto’s niet aan de kilometernorm voldoen en daarom niet meer ingezet worden. • Voorgesteld wordt om aan alle medewerkers die jaarlijks meer dan 15.000 dienstkilometers rijden te vragen om hun privéauto in te zetten. Voor medewerkers die geen privéauto in willen zetten zal een poolauto beschikbaar worden gesteld. • Totaal kan hiermee € 95.800 bespaard worden en wordt het wagenpark met 18 auto’s teruggebracht.

3.3.

Compacte, eenvoudige, goedkope auto’s

Door een versobering door te voeren in autotypen kan het beeld naar buiten versoberd worden en een positief kosteneffect hebben. Een bepaald autoniveau is echter voor een diverse functies nodig om de taak uit te kunnen voeren. Dit speelt bijvoorbeeld bij het aspect terreincapaciteit. Wanneer bij dit aspect een concessie gericht op eenvoud en lagere kosten doorgevoerd wordt, kan dit betekenen dat de terreincapaciteit onvoldoende is en de auto vast komt te zitten. De calamiteitenauto (op dit moment de Nissan Pathfinder) van het team Handhaving (afdeling EWK) is een ander voorbeeld. Deze auto is continue inzetbaar voor calamiteiten en milieu-incidenten en heeft naast terreincapaciteit ook bijzondere inrichting nodig en trekkracht voor het trekken van de voor calamiteiten ingerichte aanhangwagen. De inzet van een eenvoudiger auto maakt het niet meer mogelijk om adequaat op milieu-incidenten en calamiteiten te reageren. Ondanks de uitstraling is een dergelijk voertuig noodzakelijk op basis van objectieve functionele eisen. In de versobering is rekening gehouden met objectieve functionele eisen als minimaal benodigde laadruimte, trekkracht en terreincapaciteit. Op basis hiervan zijn keuzes in autosoorten gemaakt.

11

Bij diverse auto’s is de inrichting aangepast op taakuitvoering, veiligheid en arbo (bijvoorbeeld werkkasten, chemicaliënopslag, afzuiging). Voor wat betreft de inrichting zijn geen aanpassingsvoorstellen opgenomen. Het financieel effect is daarbij minimaal terwijl de noodzakelijkheid en doelmatigheid hiervan niet in het geding is. Waar mogelijk zal gebruik gemaakt worden van bedrijfswagens (met grijs kenteken). Dit heeft geen effect in de BPM, aangezien waterschappen niet vrijgesteld zijn van BPM. De bedrijfswagens zijn wel enigszins goedkoper en geven het wagenpark een soberder uitstraling. De verdere veranderingen in het wagenpark zijn aangegeven in bijlage “functionele eisen”. Het te behalen resultaat op dit aspect is afhankelijk van de keuze m.b.t. de kilometernorm voor de persoonsgebonden auto’s (hoofdstuk “Minder dienstauto’s”). Wanneer meer medewerkers hun privéauto inzetten voor dienstkilometers zal het aantal auto’s waarop door vereenvoudiging bespaard kan worden verminderen. Wanneer het aantal persoonsgebonden auto’s gelijk blijft, kan een voordeel behaald worden door voor een eenvoudiger auto te kiezen. Ook hier geldt dat het vanuit juridisch oogpunt raadzaam is om zorgvuldig na te gaan welke privéconsequenties hieraan voor de desbetreffende medewerkers verbonden zijn. Door de overgang naar grijs kenteken kan de medewerker bijvoorbeeld geen personen/kinderen meer op de achterbank vervoeren, waardoor hij een privéauto moet aanschaffen. Op basis van actuele jurisprudentie kan aanleiding bestaan om te voorzien in een overgangsperiode of financiële regelgeving. In onderstaande tabel wordt aangegeven hoe het wagenpark vereenvoudigd kan worden. De tabel beslaat niet het totale wagenpark.

ACTIES

Goedkopere soortgelijke alternatieven

HUIDIGE SITUATIE

NIEUWE SITUATIE*

AANTAL VERSCHIL P.J.

Nissan Terrano

Kia Sportage

2

€ 9.300

Volkswagen Caddy 4X4

6

€ 18.900

Peugeot Bipper

4

€ 9.900

Volkswagen Polo Peugeot Bipper/ Renault Kangoo

2

€ 8.800

2

€ 7.400

16

€ 54.300

13

€ 18.100

Vereenvoudiging functionele eisen: Minder terreincapaciteit Kleinere bestelwagen Compacte personenauto's Personenauto naar bestelwagen

Peugeot Partner 4X4/Nissan Terrano Peugeot Partner /Renault Kangoo Peugeot 308 Peugeot 307

TOTAAL Personenauto naar bestelwagen** * **

Peugeot 207/307 / 308

Peugeot Bipper/ Renault Kangoo

de genoemde modellen in de nieuwe situatie zijn slechts exemplarisch. Vergelijkbare auto’s kunnen hier eveneens aan voldoen; bij de definitieve autokeuze zal altijd goedkoopste optie genomen worden dit betreft persoonsgebonden auto’s, waarvan is voorgesteld onder paragraaf 3.2.3 om aan medewerkers te vragen om eigen privéauto’s in te zetten; wanneer er toch een dienstauto nodig is, kan deze t.o.v. de huidige auto vereenvoudigd worden

Voorgesteld wordt om na een keuze over de kilometernorm voor persoonsgebonden auto’s in te stemmen met de betreffende maatregelen.

3.4.

Duurzaamheid

Waterschap Zuiderzeeland heeft gekozen voor 50% duurzame inkoop (D&H-besluit 01-09-2009). In het op 12-04-2010 ondertekende Klimaatakkoord wordt nader ingegaan op de verplichtingen van de waterschappen om in 2015 voor 100% duurzaam in te kopen. Duurzaamheidsbeleid voor Zuiderzeeland is echter nog niet vastgesteld. Voor duurzaamheid bij dienstauto’s zijn vanuit het ministerie van VROM criteria opgesteld (zie “Maatregelen” onder het 12

beleids- en toetisingskader). Voor veel autotypen bestaan echter nog geen duurzaamheidscriteria. Voor zover de criteria van toepassing zijn zullen deze worden gehanteerd. Zoals aangegeven bij het beleid en toetsingskader kunnen verschillende resultaten ontstaan tussen kaders II (zo eenvoudig mogelijke dienstauto’s) en IV (milieuverontreiniging door dienstauto’s zo beperkt mogelijk houden). Een A-label-auto is namelijk niet per definitie goedkoper en eenvoudiger. Zoals voorgesteld binnen het beleidskader zullen bij een autokeuze het goedkoopste autotypen vergeleken worden, die (wanneer van toepassing) aan de gestelde duurzaamheidscriteria voldoen. Bij gelijke kosten zullen verdere duurzaamheidsaspecten doorslaggevend zijn.

3.5.

Minder autogebruik

3.5.1. Privégebruik dienstauto’s tijdens wacht- of storingsdienst Wanneer een medewerker wacht- of storingsdienst draait en daarbij de beschikking dient te hebben over een dienstauto, wordt buiten werktijd de betreffende dienstauto mee naar huis genomen. De medewerker dient de auto bij zich te houden en kan al het autogebruik als zakelijke dienstkilometers registreren. Dit geldt ook bij niet-zakelijke activiteiten buiten werktijd. Alles op basis van het huidige beleid en belastingregelgeving. Uit onderzoek is gebleken dat het continue autogebruik tijdens wacht- of storingsdiensten geen significant effect heeft op aanrijtijden bij een calamiteit of incident (schriftelijke mededeling in D&H-vergadering d.d. 18-03-2010). Door het autogebruik alleen toe te staan bij meldingen van incidenten en calamiteiten, zal het aantal gereden kilometers afnemen. Doordat het totaalkilometrage over verschillende auto’s verdeeld is, zal dit in de autokosten nagenoeg niet terug te vinden zijn. Wel wordt hiermee het beeld naar buiten toe meer sober, aangezien de auto’s door de huisstijl herkenbaar zijn als dienstauto’s van Zuiderzeeland. De auto’s worden minder gebruikt, zijn daarmee minder zichtbaar in het algemeen en bij privéactiviteiten in het bijzonder. Gelet hierop en op het effect op de aanrijtijden van het huidige beleid wordt voorgesteld om het gebruik van de dienstauto tijdens wacht- en storingsdiensten te beperken tot de inzet bij een oproep of melding. Deze maatregel vereist overeenstemming met het GO omdat het een aanpassing betreft van het huidige beleid en aanpassing van de verklaringen behorende bij gebruik van de dienstauto vereist. 3.5.2. Privégebruik persoonsgebonden auto’s Het privégebruik volgens huidig beleid is alleen toegestaan bij persoonsgebonden dienstauto’s. Privégebruik heeft geen financiële gevolgen voor Zuiderzeeland, aangezien de extra kosten die gemaakt worden door het privégebruik worden terugbetaald door de medewerker. De bijdrage wordt jaarlijks herzien i.v.m. mogelijke autonome prijsontwikkelingen. Doordat de medewerkersbijdrage kostendekkend is, heeft het privégebruik geen voordelig of nadelig financieel resultaat voor het wagenpark. Ook hier geldt dat een effect te vinden is in de beeldbepaling, aangezien ook deze auto’s herkenbaar zijn door toegepaste huisstijl en duidelijk zichtbaar voor privédoeleinden gebruikt worden (bijvoorbeeld boodschappen, vakanties, avondje uit). Daarnaast ligt er ook een interne beheerslast in de administratie, controle en de jaarlijkse bijdrageherziening. Het privégebruik heeft echter wel een positieve uitwerking op het werkgeverschap. Voor medewerkers die van deze autocategorie gebruik maken, kan Zuiderzeeland een aantrekkelijker werkgever zijn. Onder paragraaf 3.2.3 is voorgesteld om het aantal persoonsgebonden auto’s te minimaliseren. Het toestaan van privégebruik voor een groep die in omvang wordt beperkt lijkt niet raadzaam. Dit past dan namelijk niet meer bij het voorstel onder paragraaf 3.2.3. Gelet op alle afwegingen wordt voorgesteld het privégebruik voor persoonsgebonden auto’s niet meer toe te staan. Deze maatregel vereist overeenstemming met het GO omdat het een aanpassing van het huidige beleid vereist. Ook moeten de verklaringen die de medewerkers ondertekenen aangepast worden. Op de personele consequenties hiervan, het besluitvormings- en onderhandelingsproces met de werknemersorganisatie en overgangsregelingen wordt nader ingegaan onder paragraaf 3.10.2. 3.5.3. Woon-werkverkeer in functie- en persoonsgebonden auto’s De functiegebonden en persoonsgebonden dienstauto’s worden ook gebruikt voor woonwerkverkeer. Hierdoor wordt de werktijd van de medewerkers efficiënt benut. Het wordt namelijk mogelijk om woon-werkverkeer te combineren met de eerste en laatste bestemming in het werkgebied. Het hele jaar door wordt hier gebruik van gemaakt door de betreffende medewerkers. Wanneer de auto’s niet voor woon-werkverkeer ingezet worden, dient men ten alle tijden eerst naar de vaste standplaats te gaan, om daar de dienstauto achter te laten. Deze extra reistijd gaat 13

ten koste van de werktijd. Het kostenverschil tussen het autogebruik en een woon-werkvergoeding is daarentegen nihil en kan zelfs negatief uitwerken. Een praktijkvoorbeeld is een opzichter met als werkgebied zijn eigen woonplaats, in dit geval Almere. Standplaats van de medewerker is Regiokantoor Zuid. Bij het niet toestaan van het gebruik van de auto voor woon-werkverkeer, zal de medewerker dagelijks de werktijd moeten beginnen en beëindigen bij het regiokantoor en daardoor meer reistijd kwijt zijn die ten koste gaat van de productieve uren. De dienstauto maakt ook meer kilometers. Voorgesteld wordt daarom om het gebruik van persoonsgebonden en functiegebonden dienstauto’s voor woon-werkverkeer toe te blijven staan. Wel kan het woon-werkverkeer aan banden worden gelegd door in de regeling dienstverkeer en de bijbehorende verklaringen expliciet te vermelden dat woon-werkverkeer met de dienstauto slechts één keer per dag vice versa is toegestaan. Alle woon-werkkilometers die extra gereden worden zijn privékilometers en tellen mee voor de bepaling of de werkgever de fiscale bijtelling op het salaris van de medewerker moet toepassen (25% van de nieuwwaarde van de auto). Medewerkers zonder dienstauto ontvangen ook eenmaal vice versa een vergoeding voor woon-werkverkeer. En conform de wet op de loonbelasting mag de werkgever maar één keer per werkdag de rit van woonplaats naar standplaats en weer terug vergoeden met een maximum van heffingen vrijgesteld bedrag van € 0,19 per kilometer. Verder kan het gebruik van een dienstauto gelijkgesteld worden aan de maximale vergoeding voor woon-werkverkeer. De werknemer heeft aanspraak op een tegemoetkoming in de reiskosten voor het dagelijks reizen van de woning naar de standplaats, voor zover die (enkele reis) meer dan tien kilometer en maximaal 30 kilometer bedraagt 9. Door het maximum van 30 kilometer ook toe te passen op de dienstauto’s, kunnen alle kilometers boven de 30 door de medewerker bijbetaald worden. Hiertoe dient wel de regeling dienstverkeer aangepast te worden, evenals de bijbehorende verklaringen. Hierover is overeenstemming met het GO vereist. 3.5.4. Samenvatting Voorgesteld wordt: • Het gebruik van de dienstauto tijdens wacht- en storingsdiensten te beperken tot de inzet bij een oproep of melding. • Het privégebruik van persoonsgebonden auto’s niet meer toe te staan. • Het gebruik van persoonsgebonden en functiegebonden auto’s voor woon-werkverkeer toe te blijven staan voor maximaal één keer op een werkdag vice versa en tot maximaal 30 kilometer.

3.6.

Financieringsconstructie

3.6.1. Financiering (en aanbesteding) Voor de financiering van het wagenpark zijn verschillende vormen te kiezen met daarbinnen weer allerlei varianten. De twee uiterste constructies, waarbinnen alle overige vormen te plaatsen zijn, zijn volledig eigendom en beheer en full operational lease. Volledig eigendom en beheer

Variant X

Variant X

full operational lease

In de paragrafen hieronder worden deze beide varianten beschreven met de daarbij behorende voor- en nadelen. Daarna zullen kort enkele tussenliggende varianten worden beschreven met de daarbij behorende voor en nadelen. Daarna is een paragraaf opgenomen over samenwerking en de resultaten van een (beknopt) marktonderzoek, waarvoor o.a. de input van een onafhankelijk adviseur is gebruikt. Aan het eind van dit hoofdstuk worden de verschillende varianten gewogen en wordt een voorstel gedaan over de vraag welke financieringsconstructie het beste kan worden gekozen. 9 verordening Tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer, vastgesteld in de Algemene Vergadering d.d. 28 oktober 2008

14

3.6.2. Volledig eigendom en beheer Deze financieringsconstructie houdt in dat Zuiderzeeland zelf heel het wagenpark aanschaft, in eigendom houdt en ook beheert en ook de bijbehorende risico’s draagt. De belangrijkste voor en nadelen van volledig eigendom zijn de volgende: • ZZL verzorgt zelf het totale dagelijkse beheer en onderhoud van de auto’s. Ten opzichte van de huidige situatie zal daar naar schatting 0,5 tot 1,0 fte extra formatie voor nodig zijn (gebaseerd op ervaringscijfers van andere organisaties en van de externe adviseur). • ZZL sluit voor het wagenpark zelf leningen af tegen aantrekkelijke rentepercentages. • ZZL draagt het risico ten aanzien van onderhoud en reparatie • Het wagenpark moet Europees worden aanbesteed. Bij de vervanging van auto’s is de keuze voor het merk auto na de aanbesteding beperkt. Als er na de aanbesteding een ander merk met een aantrekkelijker type auto op de markt komt, of als een beoogd type auto van het gekozen merk naderhand uit productie gehaald wordt, is ZZL minder flexibel om in te spelen op deze ontwikkelingen. • Bij de aanbesteding moet vooraf, méér dan bij een aanbesteding bij operational lease, heel goed nagedacht worden over de (functionele) eisen van het wagenpark, omdat ZZL na een aanbesteding merkgebonden is. Wanneer na de aanbesteding bijvoorbeeld blijkt dat er een of meerdere (functionele) eisen vergeten zijn in het bestek en de betreffende dealer hiervoor geen geschikte auto/alternatief blijkt te hebben, ontstaan problemen met daarbij risico’s op meerkosten. • ZZL moet aan het eind van de levensduur de auto zelf verkopen en draagt daarmee ook het restwaarde risico. De constructie voor volledig eigendom is minder geschikt voor gezamenlijke aanbesteding met andere partijen (waterschappen), vanwege het feit dat de merkgebondenheid na een aanbesteding leidt tot minder flexibiliteit. Daarnaast zijn de samenwerkende partners (waterschappen) afhankelijker van elkaar, omdat ze rekening moet houden met de wensen van de andere partner bij een aanbesteding. 3.6.3. Full operational lease Bij full operational lease (de huidige constructie van ZZL) ligt het eigendom, beheer en onderhoud van het gehele wagenpark bij de leasemaatschappij inclusief de daarbij behorende risico’s. De kosten van het totale wagenpark worden maandelijks bij de gebruiker (Zuiderzeeland) in rekening gebracht. • Het beheer en onderhoud van het gehele wagenpark is uitbesteed en vergt dus een minimum aan inzet van eigen formatie. • Het risico op extra onderhoud en reparatiekosten is afgedekt. • Full operational lease is flexibeler en biedt meer mogelijkheden om in te springen op ontwikkelingen in de markt t.a.v. type auto’s en op interne ontwikkelingen in taken of beleid van Zuiderzeeland. • De leasemaatschappij neemt de auto aan het eind van de levensduur/contracttermijn terug en draagt het risico van restwaarde. • Wanneer er auto’s vervangen moeten worden, omdat ze aan het eind van de levensduur zijn, kan ZZL gebruik maken van alle beschikbare auto’s die in de markt te verkrijgen zijn. Er is dus geen sprake van merkgebondenheid. • Bij het afsluiten van het leasecontract wordt een bandbreedte vastgelegd hoeveel kilometers er jaarlijks gereden wordt met de auto. Wanneer het werkelijk aantal kilometers buiten deze bandbreedte ligt, is de prijs voor de meer/minderkilometers doorgaans niet aantrekkelijk (in de zin van: je krijgt relatief weinig geld terug voor minder gereden kilometers en betaald relatief veel voor meer gereden kilometers). • De constructie is geschikt voor het houden van gezamenlijke aanbestedingen (met meerdere partners/waterschappen), omdat de partners, na het afsluiten van een mantelovereenkomst, zelf vrij kunnen kiezen welke auto het beste past bij de eisen van het waterschap. Hierdoor bevat het aanbestedingsproces in de constructie weinig risico. • Wanneer de leasemaatschappij geen prikkels heeft om bij vervanging of uitbreidingen van het wagenpark scherpe prijzen aan te bieden, bestaat de kans dat de berekende winstmarge in de contracten steeds verder oploopt en de kosten voor Zuiderzeeland stijgen.

15

3.6.4. Tussenvarianten Zoals gezegd zijn er tussen deze beide beschreven uitersten van financieringsconstructies verschillende tussenvarianten te benoemen. Hierna wordt ingegaan op een aantal van deze varianten. 3.6.4.a. Captive lease (full operational lease bij een merk) Bij deze leaseconstructie wordt een leasecontract afgesloten voor één merk. Het gaat hierbij doorgaans om een full operational leasecontract. Bij deze constructie zou ZZL gebonden zijn aan een merk. Wanneer een bepaald type auto weg uit productie genomen zou worden, bestaat het risico dat ZZL een duurder alternatief moet kopen bij hetzelfde merk en wanneer een ander automerk met een aantrekkelijk (goedkoop) alternatief op de markt zou komen, is er geen mogelijkheid om hiervan te profiteren. Daarnaast wordt het, vanwege de merkgebondenheid, lastiger om samen te werken met andere partijen/waterschappen. Om deze reden is deze optie verder buiten beschouwing gelaten. 3.6.4.b. Full operational lease met zelffinanciering Dit is een constructie waarbij financiering via de Nederlandse Waterschapsbank mogelijk is. De leasemaatschappij schaft het wagenpark aan , heeft het in eigendom en verzorgt ook het dagelijks beheer en onderhoud. Ook draagt de leasemaatschappij het risico van restwaarde. Het enige verschil ten opzichte van volledig operational lease is hier dat de leasemaatschappij voor de financiering van het wagenpark een lening afsluit bij de gebruiker van het wagenpark (Zuiderzeeland). Deze financieringsconstructie heeft Zuiderzeeland is naar voren gekomen uit een marktverkennend onderzoek en Zuiderzeeland heeft in het verleden (tot 2002) ook een soortgelijke constructie gehad. Voor Zuiderzeeland lijkt dit in eerste instantie wellicht een aantrekkelijke optie, omdat Zuiderzeeland daarmee gebruik zou kunnen maken van de mogelijkheid om leningen af te sluiten tegen lage rentetarieven. Uit een nadere bestudering van deze optie blijkt ook wel dat dit bij een aantal leasemaatschappijen tot een besparing van enkele tienduizenden euro´s zou kunnen leiden. Er zijn echter ook een aantal nadelen bij deze constructie te noemen. Wanneer de leasemaatschappij failliet zou gaan, is de kans groot dat de lening niet in zijn geheel terug wordt betaald. Zuiderzeeland zou, ter afdekking van dit risico bij het aangaan deze constructie als eis kunnen stellen dat zij het eerste pandrecht krijgt op de geleasede auto’s. Uit onderzoek blijkt echter dat de schuldeisers bij faillissementen in het algemeen gemiddeld slechts 6% tot 10% van hun vordering terugkrijgen. Hier komt bij dat het in de huidige economische situatie goed denkbaar is dat een leasemaatschappij failliet gaat (tijdens de crisis heeft de huidige leasemaatschappij al gebruik gemaakt van de garantieregeling van het ministerie van Financiën en eind maart is de leasemaatschappij Best Car Lease uit Amstelveen failliet verklaard). In de verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Zuiderzeeland is verder openomen dat de financieringsfunctie van Zuiderzeeland gericht moet zijn om de toekomstige risico’s zoveel mogelijk te vermijden. Daarnaast mag Zuiderzeeland volgens de regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden alleen geld uitzetten bij instellingen die minimaal een AA-minus rating hebben afgegeven door minimaal twee gezaghebbende ratingbureau’s. Dit criterium leidt er bij een aanbesteding mogelijk toe, dat een aantal leasemaatschappijen uitgesloten worden. Het bovenstaande, tezamen met het feit dat een dergelijke constructie extra administratieve lasten met zich mee brengt (de hoofdsom van de geldlening wordt bijvoorbeeld elke maand aangepast bij deze constructie), leidt ertoe dat deze optie als niet wenselijk is beschouwd. De bovenstaande redenen zijn overigens dezelfde redenen die ook in 2002 toe hebben geleid tot de (bestuurlijke) keuze om te niet verder te gaan met een soortgelijke constructie. 3.6.4.c. Financial lease Dit is een financieringsconstructie, waarbij de leasemaatschappij zorgt voor de financieringsmiddelen die nodig zijn om de auto aan te schaffen. De auto wordt in onderpand gegeven bij de leasemaatschappij. Het eigendom van de auto ligt bij de gebruiker (ZZL). Doorgaans wordt het beheer en onderhoud van de auto door de gebruiker ZZL verzorgt. De gebruiker draagt ook het restwaarde risico. Deze constructie kan aantrekkelijk zijn voor startende ondernemers vanwege fiscale redenen. Voor ZZL is dit minder interessant vanwege het restwaarde risico, het feit dat het beheer en onderhoud in eigen beheer moet worden uitgevoerd met extra formatie en de financieringskosten niet lager, maar waarschijnlijk hoger zullen uitvallen.

16

3.6.5. Marktonderzoek en samenwerking Voor de vergroting van het inzicht in de markt, de mogelijk te bereiken resultaten van samenwerking en de afweging van de financieringsconstructie zijn heeft een (beknopte) marktanalyse plaatsgevonden en heeft een gesprek plaatsgevonden met een onafhankelijk adviseur. Hieruit zijn een aantal factoren naar voren gekomen die mee kunnen wegen bij het maken van verdere keuzes tav de financiering en aanbesteding van het wagenpark. Hieronder worden de belangrijkste bevindingen weergegeven. 3.6.5.a. Samenwerking en omvang wagenpark Bekend is dat de door leasemaatschappijen gehanteerde prijzen lager worden naarmate de omvang van het wagenpark toeneemt. Voor Zuideerzeeland kan het vanuit dit oogpunt dus aantrekkelijk zijn om samen te werken met andere partijen/waterschappen om zodoende lagere prijzen af te dwingen. Uit de gesprekken met de huidige leasemaatschappij en de onafhankelijk adviseur is gebleken dat de prijzen en kortingspercentages in te delen zijn in een aantal staffels. De prijzen/kortingen hangen niet af van het feit of er al dan niet meerdere mantelovereenkomsten worden afgesloten. De staffels met oplopende kortingspercentages zien er ongeveer als volgt uit.

Staffel

Omvang wagenpark van tot

1 2 3 4

0 100 à 125 500 >1000

100 à 125 500 1000

Het wagenpark van ZZL zal naar aanleiding van het nieuwe beleid de komende jaren naar verwachting tussen de 50 en 70 auto’s bevatten (afhankelijk van de keuze omtrent het omslagpunt en het aantal medewerkers dat bereid is om de privé auto in te zetten). Bij de nieuw te houden aanbesteding zou het voor ZZL dus aantrekkelijk zijn als een partner wordt gevonden waarmee het gezamenlijke wagenpark minimaal 125 auto’s bevat. Op dit moment wordt ingeschat dat er voor het bereiken van een volgende staffel (500 auto’s). Het ligt daarom meer voor de hand om als doelstelling te kiezen dat ZZL op zoek gaat naar partners om gezamenlijk minimaal 125 auto’s te kunnen aanbesteden. 3.6.5.b. Regelmatig aanbesteden Ondanks het feit dat de afspraken met de leverancier voor het overgrote deel vastliggen in de mantelovereenkomst, zal de leverancier de neiging hebben om de eigen winstmarges gedurende de looptijd van de mantelovereenkomst proberen op te rekken. Daarmee wordt het belangrijk om instrumenten in te bouwen om de leveranciers te blijven stimuleren om scherpe prijzen aan te bieden. Dit kan gedurende de contractperiode door het afsluiten van meerdere mantelovereenkomsten, waarbij voor elke nieuwe auto bij meerdere partijen offertes worden opgevraagd. Daarnaast is het belangrijk om met enige regelmaat een nieuwe aanbesteding te houden. ZZL heeft op dit moment een mantelovereenkomst die de afgelopen jaren niet is vernieuwd. Op basis hiervan bestaat de verwachting dat een nieuwe aanbesteding zal leiden tot een voordeel in tarieven van gelijksoortige auto’s. Hoe groot dit voordeel zal zijn, is op dit moment lastig in te schatten en blijft afhankelijk van de marktomstandigheden. 3.6.5.c. Kosten lease/eigen beheer Vanwege onzekerheden in met name restwaarde en onderhoudskosten is het lastig om de totale kosten van een wagenpark in volledig eigendom door te rekenen. De onafhankelijke adviseur heeft echter wel aangegeven dat zijn ervaring leert dat wagenparken die volledig in eigendom beheerd worden, doorgaans duurder zijn wagenparken met full operational lease. De verschillen in de kosten ontstaan onder andere door de volgende factoren. • Leasemaatschappijen hebben meer zicht op (systematisch) onderhoud van auto’s en kunnen dit daardoor doelmatiger beheren en hier steviger over onderhandelen met bijvoorbeeld een importeur (als dezelfde gebreken te vaak voorkomen). • Leasemaatschappijen hebben betere mogelijkheden en meer kennis over de verkoop van de auto na afloop van de contractduur. De leasemaatschappij kan beter inschatten bij of ze de auto moet verkopen aan een autobedrijf, een merkdealer of een exporteur. Bovendien verkoopt de leasemaatschappij haar auto’s vaak ook nog zelf zonder gebruik te maken van tussenkanalen. Hierdoor kan de leasemaatschappij uitgaan van een hogere restwaarde en hoeft ze minder af te schrijven op de auto dan ZZL. 17

•

Een leasemaatschappij kan het dagelijks beheer en de administratie efficiënter uitvoeren vanwege schaalvoordelen. Daarnaast heeft de adviseur aangegeven dat het in veel gevallen zo is, dat de vragen die bij wagenparkbeheerders gesteld worden over het inzicht in het wagenpark (schades, brandstofverbruik, kosten, etc, etc) in de loopt der tijd steeds talrijker worden, en dat daarmee ook steeds meer tijd en kosten gemoeid gaan, terwijl leasemaatschappijen hierover standaard al heel veel gegevens leveren. Uit marktonderzoek blijkt verder dat er leasemaatschappijen zijn die uitgaan van lagere rentetarieven als het gaat om overheden. Hiermee zou een van de belangrijkste voordelen van het financieren in eigen beheer (deels) komen te vervallen. 3.6.5.d. Bonus schadevrij rijden Vanuit het doelmatigheidsonderzoek is de overweging meegegeven om te gaan werken met een bonus voor schadevrij rijden. De leasetarieven zijn inclusief verzekering. Een schade leidt (behoudens een eventueel bedrag voor eigen risico) voor ZZL dus niet onmiddellijk tot hogere kosten. Het invoeren van een bonus voor schadevrij rijden leidt aan de andere kant voor ZZL niet direct tot lagere kosten. Wanneer ZZL bij de aanbesteding aparte aandacht zou besteden aan het schadebeeld, dan zou dit tot lagere kosten kunnen leiden op het moment dat ZZL een aantoonbaar lager schadebeeld heeft dan gemiddeld. Op dit moment heeft ZZL een schadebeeld dat net boven het gemiddelde ligt. Het ligt daarom niet voor de hand om dit te betrekken in de aanbesteding. Daarnaast zou een bonus voor schadevrij rijden tot ongelijkheid kunnen leiden tussen personeel. Een medewerker die een eigen auto tot zijn beschikking heeft, kan in aanmerking komen voor een extra bonus en een medewerker die gebruik moet maken van een poolauto niet. Vanwege deze beide redenen wordt voorgesteld om geen bonus voor schadevrij rijden te gaan hanteren. 3.6.6. Afweging en voorstel beleidskeuze Op basis van het bovenstaande kan nu een afweging gemaakt worden over de te kiezen leaseconstructie. Deze afweging zal voornamelijk gaan tussen de opties full operational lease en volledig eigen beheer, omdat uit het bovenstaande blijkt dat tussenliggende varianten minder aantrekkelijk zijn. Ten opzichte van volledig eigendom heeft full operational lease het voordeel dat dit flexibeler is, meer mogelijkheden biedt om in te springen op ontwikkelingen in de markt t.a.v. type auto’s en op interen ontwikkelingen in taken of beleid. Bij full operational lease is het daarnaast makkelijker om samen te werken met andere waterschappen/partners om schaalvoordelen te behalen bij aanbestedingen. Verder loopt ZZL hierbij geen restwaarderisico en vergt full operational lease een minimale personele inzet. Ten aanzien van de totale beheerkosten, wijzen de ervaringen van de onafhankelijk adviseur, erop dat full operational lease doorgaans goedkoper is dan volledig eigendom. Het mogelijke nadeel van oplopende winstmarges bij leasemaatschappijen bij het afsluiten van nieuwe contracten kan ondervangen worden door meerdere mantelovereenkomsten af te sluiten met meerdere leasemaatschappijen en door het regelmatig opnieuw aanbesteden van het leasewagenpark. Volledig eigendom heeft ten opzichte van full operational lease als belangrijkste voordeel dat ZZL kan profiteren van de lage rente waartegen zij kan lenen bij de Nederlandse Waterschapsbank. Dit voordeel wordt beperkt doordat sommige leasemaatschappijen aangegeven dat ze in hun leasetarieven aan overheden reeds rekening houden met een lagere rente. Bovendien kan ZZL bij de aanbesteding apart aandacht vragen voor de rentetarieven, waardoor leasemaatschappijen gestimuleerd worden om een scherp rentetarief aan te bieden. Deze (belangrijkste) voor en nadelen in ogenschouw nemende wordt voorgesteld om voor de nieuwe aanbesteding van het wagenpark uit te gaan van de constructie met full operational lease met daarbij als uitgangspunt om actief op zoek te gaan naar samenwerkingspartners om schaalvoordelen te bereiken in de aanbesteding. Besparingspotentieel Zoals reeds genoemd in de paragraaf over marktonderzoek en samenwerking, bestaat de verwachting dat een nieuwe aanbesteding zal leiden tot lagere kosten. Hoe groot dit voordeel zal zijn, is echter lastig in te schatten en zal ook sterk afhangen van de marktomstandigheden en van de vraag of ZZL er al dan niet in slaagt om een aanbestedingspartner te vinden. Op basis van de huidige kennis wordt ingeschat dat er met de nieuwe aanbesteding wel bespaard kan worden. Bij de aanbesteding van het wagenpark, zal ZZL meerdere mantelovereenkomsten afsluiten (waarschijnlijk drie nieuwe en de bestaande zal na een aantal jaren uitsterven) om te voorkomen dat leasemaatschappijen hun winstmarges gedurende de looptijd van de overeenkomst verhogen (zie paragraaf over regelmatig aanbesteden). Het beheren van meerdere mantelovereenkomsten

18

zal een beperkte verhoging van de administratieve werkzaamheden met zich meebrengen. Op dit moment wordt verwacht dat dit binnen de formatie kan worden opgevangen. Mocht dat later anders blijken te zijn, dan zal hiervoor een apart bestuursvoorstel worden opgesteld.

3.7.

Samenwerking

3.7.1. Samenwerking in aanbesteding Op dit moment is ZZL, vooruitlopend op de vaststelling van het beleid, reeds in gesprek met Waterschap Rivierenland voor een gezamenlijke aanbesteding. Waterschap Rivierenland heeft reeds goede ervaringen opgedaan met full operational lease met meerdere mantelovereenkomsten en streeft ernaar om op 1 januari 2011 een nieuwe aanbesteding te hebben gedaan voor de leaseauto’s. Wanneer ZZL de aanbesteding gezamenlijk met Rivierenland houdt, wordt gelijk de staffel van 125 tot 150 auto’s bereikt op basis waarvan verwacht kan worden dat er lagere tarieven worden aangeboden. De eerste gesprekken zijn positief verlopen. Ook vanuit andere waterschappen is inmiddels belangstelling getoond voor gezamenlijke aanbesteding van het wagenpark, waarbij overigens nog niet bekend is of de te kiezen constructies bij elkaar passen. Bij Rivierenland is dit al wel kortgesloten. 3.7.2. Gezamenlijk gebruik dienstauto’s In het rapport over de doelmatigheid van de leaseauto’s is de suggestie gewekt om met name voor de calamiteitenbestrijding het wagenpark gezamenlijk met andere waterschappen te gebruiken. De calamiteitenbestrijding binnendijks zoals interne wateroverlast ligt primair bij de opzichters watergangen hiervoor zijn geen specifieke dienstauto’s nodig, dit kan worden uitgevoerd met personenwagens zonder extra voorzieningen. Voor lastig te bereiken plaatsen kan beroep worden gedaan op vierwiel aangedreven dienstwagens (van de opzichters waterkering en/of muskusrattenbestrijding). De calamiteitenbestrijding en inspecties rijden ten tijde van zware storm op de waterkering is zo georganiseerd dat daar de dienstwagens van opzichters dijken voor worden ingezet, aangevuld met de dienstwagens van de muskusrattenbestrijding. De functionele eisen die gesteld zijn aan de dienstwagens van de muskusrattenbestrijding voldoen prima om ook ingezet te worden voor calamiteiten bestrijding op de waterkering. Dit feit maakt de samenwerking met een naburig waterschap overbodig. Los van het feit dat het in veel gevallen zo zal zijn dat zware storm niet beperkt blijft tot het gebied van Waterschap Zuiderzeeland, waardoor naburige waterschappen dan ook actief zullen zijn.

3.8.

Beheeraspecten

3.8.1. Looptijd In het doelmatigheidsrapport is als aanbeveling voor besparing opgenomen om de contractduur te verlengen van 6 naar 8 jaar. Dit zou een besparing opleveren van 25% oftewel € 172.000,-. Om dit beeld te toetsen is een analyse gemaakt op basis van een drietal voorbeelden (zie hiervoor de hieropvolgende grafiek). Hieruit blijkt dat een langere looptijd niet altijd leidt tot lagere kosten. Wanneer het altijd goedkoper zou zijn om de contractduur te verlengen, zouden de grafieken een dalende lijn vertonen (leasekosten per kilometer zouden dalen al naar gelang de contractduur langer wordt). Tijdens gesprekken met de huidige leasemaatschappij en de onafhankelijk adviseur is het beeld bevestigd dat het verlengen van het contract doorgaans wel tot lagere maandlasten voor de leaseauto’s leidt, maar dit niet per definitie altijd zo is.

prijsindex (24 maanden = 100%)

index leasekosten per km i.r.t. looptijd 104% 102% peugeot 308 SW diesel

100% 98% 96%

peugeot 308 SW benzine

94%

polo diesel 24

36

48

looptijd in maanden

60 *

*

De hiervoor beschikbare gegevens waren gericht op maximaal 5 jaar. De schommelende kostenontwikkeling is echter al binnen die periode waarneembaar.

19

Verder is het zo, dat de te realiseren besparing die samen hangt met het verlengen van de contractduur beperkt blijft tot enkele procenten en geen 25% bedraagt zoals in het doelmatigheidsrapport is gepresenteerd (in het leaseautorapport is hier ook reeds een voorbehoud bij gemaakt). De genoemde besparing van 25% is in het doelmatigheidsrapport is rekenkundig bepaald, waarbij o.a. de volgende zaken buiten beschouwing zijn gelaten: • Bij het verlengen van de contractduur verminder je de kosten van een aantal componenten uit het leasetarief niet. Het gaat dan om wegenbelasting, verzekering, banden, onderhoud e.d.. Uit een presentatie van de opbouw van het leasetarief van de huidige leasemaatschappij blijkt dat deze vaste componenten ruim de helft van het leasetarief beslaan. • Met het verlengen van het leasecontract ontstaan ook kosten voor extra afschrijving en rente. Deze zullen doorgaans lager zijn dan de kosten van rente en afschrijving in de eerste jaren, maar deze kosten brengt de leasemaatschappij wel in rekening. Het verlengen van de contractduur kan, vanwege de betrouwbaarheid van de auto, niet tot in het oneindige doorgaan. In het doelmatigheidsonderzoek wordt aanbevolen om naar een levensduur van 8 jaar te gaan. Dit is mede gebaseerd op de vergelijking met andere waterschappen. Afweging en voorstel looptijd Gezien het bovenstaande wordt voorgesteld om de contractduur bij de aanschaf van nieuwe auto’s niet voor te schrijven, omdat dit niet garandeert dat dit tot de laagste kosten leidt. Het verdient daarom aanbeveling om de keuze tav de contractduur over te laten aan de “markt” binnen een aantal randvoorwaarden die ZZL kiest. In de praktijk zal dit erop neer kunnen komen dat de leverancier gevraagd wordt om de contractduur aan te bieden die voor ZZL leidt tot de laagste maandlasten met een maximale duur 8 jaar of dat ZZL voor verschillende contractduren offertes zal aanvragen en daaruit de offerte kiest met de laagste maandlasten. Overgangsperiode Op dit moment heeft ZZL een wagenpark dat, uitzonderingen daargelaten, uit gaat van een leaseperiode van 6 jaar. In 2011 zal een groot deel van het wagenpark vervangen moeten worden, omdat de periode van 6 jaar verstreken is. De vraag ontstaat dan hoe hiermee om te gaan als de nieuwe leaseperiode wordt verlengd naar 8 jaar. Inmiddels is een aantal contracten reeds verlengd naar een periode van 7 jaar, in afwachting van het nieuw vast te stellen leaseautobeleid. Wanneer het bestuur akkoord gaat met het verlengen van de leaseperiode, zullen er, in de gevallen dat de te vervangen leaseauto nog geen 8 jaar oud is, naast de offertes die opgevraagd worden vanuit de nieuwe aanbesteding, ook offertes worden aangevraagd voor verlenging van de huidige contracten tot 8 jaar, waaruit vervolgens weer de offerte wordt gekozen die leidt tot de laagste maandlasten. Deze werkwijze zal met name relevant kunnen worden bij het vervangen van de Nissan Pick Up’s en andere auto’s waarvoor op dit moment geen goedkoop alternatief in de markt bestaat voor vervanging vanwege het feit dat de auto niet meer geproduceerd wordt (zie hiervoor ook de paragraaf autonome ontwikkelingen). 3.8.2. Brandstofkeuze Ten aanzien van de brandstofkeuze is een soortgelijke analyse gemaakt als voor de looptijd. De bevindingen lijken sterk op die van de looptijd: Er is geen eenduidige lijn te vinden tussen het aantal te rijden kilometers en de brandstofkeuze. Dit is per auto verschillend. Om deze reden wordt voorgesteld om ook hier, net als bij de te kiezen looptijd, de keuze aan de markt over te laten en de brandstofkeuze te laten afhangen van de laagste maandlasten, tenzij een bepaald soort brandstof wordt voorgeschreven als functionele eis. Deze keuze wijkt qua uitgangspunten overigens niet af van de uitgangspunten die nu worden gehanteerd. Wel is het zo dat de keuze voor brandstof bij de te vervangen auto’s beter en explicieter worden gemaakt vanwege het feit dat er de keuzes nu gemaakt kunnen worden obv afgelopen jaren meer ervaringscijfers. In het verleden zijn deze keuzes meer impliciet gemaakt. In hoeverre dit zal leiden tot een kostenbesparing is op dit moment lastig in te schatten, omdat niet bekend is in hoeverre het huidige wagenpark qua brandstofkeuzes suboptimaal is. In bijlage “Brandstofkeuze” is een uitwerking opgenomen van de gemaakte analyse. Besparingspotentieel looptijd en brandstofkeuze: Het te bereiken besparingspotentieel is lastig in te schatten omdat op dit moment niet bekend is in hoeverre het huidige wagenpark qua looptijd en brandstofkeuze suboptimaal is. Ervan uitgaande dat een langere looptijd van het leasecontract doorgaans leidt tot lagere kosten en er wel enige optimalisatie mogelijk is, wordt ingeschat dat de verwachte besparingen agv de brandstofkeuze en de looptijd enkele procenten zal bedragen, hetgeen neerkomt op een besparing tussen de € 10.000,- en € 25.000,-.

20

3.8.3.

Autonome ontwikkelingen 3.8.3.a. Prijsontwikkeling auto’s Het aanpassen van auto’s is een continue proces bij alle automerken. In de meeste gevallen gaat dit uiteindelijk gepaard met een prijsstijging. Deze situatie doet zich eveneens voor binnen het wagenpark van Zuiderzeeland. In het huidige vervangingsplan van de dienstauto’s is al te zien dat voor 26 auto’s gaan spelen. Dit betreft voor het grootste deel de Nissan Pick-up. Het goedkoopste vergelijkbare alternatief van dit moment (de Toyota Hi-lux) is al duurder dan de Pick-up. In de meeste gevallen dient in verband met specifieke werkzaamheden nog wel van een vergelijkbaar alternatief uitgegaan te worden, maar zelfs bij eenvoudiger alternatieven (Kia Sportage en Volkswagen Caddy) licht de prijs hoger. In onderstaande tabel wordt dit nader toegelicht. De tabel beslaat niet het totale wagenpark, ook niet in combinatie met de tabel bij paragraaf 3.3 inzake de vereenvoudiging van auto’s. Er zijn namelijk auto’s die in functionaliteit gelijk blijven en tevens niet door kostenontwikkeling beïnvloed worden. AANTAL HUIDIGE AUTO 4 3 14 3 1 1

Nissan Pick-up Nissan Pick-up Nissan Pick-up/Navara** Renault Kangoo/Peugeot Expert Ford Transit Peugeot 1007

TOTALE AUTONOME PRIJSSTIJGING * **

NIEUWE AUTO* Volkswagen Caddy Kia Sportage Toyota Hi-lux Volkswagen Caddy Toyota Hi-ace Compacte personenauto

VERSCHIL P.J. € 6.000 € 5.500 € 39.250 € 11.000 € 2.100 € 1.000 € 64.850

de genoemde modellen in de nieuwe situatie zijn slechts exemplarisch. Vergelijkbare auto’s kunnen hier eveneens aan voldoen; bij de definitieve autokeuze zal altijd goedkoopste optie genomen worden Navara is de opvolger van de Pick-up

3.8.3.b. Prijsontwikkeling brandstof De brandstofprijs kent fluctuaties maar over langere periodes tot nu toe alleen een stijging. Maatschappelijke, economische en politieke beïnvloedingen dragen hier aan bij. Deze factoren zijn zodanig aan verandering onderhevig dat een berekening hierop niet mogelijk is. In onderstaand schema is de ontwikkeling tussen 1996 en 2008 weergegeven en in relatie gebracht met de consumentenprijsindex 10.

10 De consumentenprijsindex van het CBS geeft de gemiddelde prijsverandering weer van goederen en diensten die huishoudens aanschaffen. De uitkomsten hebben betrekking op alle huishoudens.

21

3.8.3.c. Financiële gevolgen kabinetsmaatregelen Tot voor kort was er nog sprake van de invoering van kilometerheffing. Ondanks dat deze maatregel van tafel is, blijft het vooruitzicht dat vanuit de landelijke politiek constructies ontwikkeld worden voor het betalen voor mobiliteit. Dit kan financiële consequenties hebben voor Zuiderzeeland. De ontwikkelingen tot nu toe waren onder andere gericht op het (via lagere heffingen) aanmoedigen van het gebruik van schonere auto’s. Door voor Zuiderzeeland waar mogelijk duurzaamheidsaspecten mee te laten tellen, worden eventuele toekomstige financiële gevolgen mogelijk beperkt.

3.9.

Resumé

In onderstaande grafiek is een overzicht opgenomen van de in hoofdstuk 3 opgenomen geschatte besparingen op het wagenpark (de kleuren sluiten aan bij de eerder genoemde besparingsmaatregelen). Dit is excl. mogelijke besparingen vanwege optimalisaties in brandstofkeuze en looptijd van het contract en excl. een mogelijk aanbestedingsvoordeel omdat deze minder concreet zijn en het voordeel derhalve lastiger is in te schatten. Ook is in de onderliggende berekeningen nog geen rekening gehouden met mogelijke vertragingen als gevolg van het OR/GO traject en de mogelijke overgangsregelingen.

*Voor 2011 is ervan uitgegaan dat de te besparingen vanaf 1 april gerealiseerd kunnen worden, omdat dit het moment is dat een groot deel van de lopende contracten afloopt. Voor 2012 en volgende is er (gemakshalve) van uit gegaan dat de in dat jaar te realiseren besparing aan het begin van het jaar wordt gerealiseerd.

De grafiek laat zien dat de voorgestelde maatregelen kunnen leiden tot besparing van ca 90.000 in 2011, oplopend tot ca 150.000 in 2015, wanneer alle lopende contracten zijn vervangen. Wanneer hierbij het effect wordt meegenomen van de beschreven autonome prijsontwikkelingen in paragraaf 3.8.3, zien de besparingen er als volgt uit.

Te realiseren besparingsmaatregelen

2011 € 90.000

2012 € 129.000

2013 € 129.000

2014 € 149.000

2015 € 150.000

Autonome ontwikkelingen Netto besparing

€ 14.000€ 76.000

€ 42.000€ 87.000

€ 65.000€ 64.000

€ 65.000€ 84.000

€ 65.000€ 85.000

In de voorjaarsnota is rekening gehouden met een besparing van € 100.000 op vervoermiddelen vanaf 2011. In de bovenstaande grafiek en tabel is te zien dat de besparingsmaatregelen vanaf 2012 boven de doelstelling uitkomen. Wanneer de autonome prijsstijgingen meegenomen worden, komen de besparingen onder de € 100.000 uit. Bij deze maatregelen is zoals gezegd nog geen rekening gehouden met een verwacht aanbestedingsvoordeel en mogelijke besparingen agv verlengingen van contracten. Wanneer niet gekozen wordt voor het voorstel om de persoonsgebonden auto’s terug te brengen (maatregel uit paragraaf 3.2.3), zullen de besparingen met € 27.900 afnemen (de besparing van € 46.000, zoals beschreven in paragraaf 3.2.3 valt weg, maar hiervoor in de plaats komt een besparing van € 18.100 in verband met vereenvoudiging van de auto’s, zie hiervoor ook paragraaf 3.3).

22

In onderstaand taartdiagram is tenslotte een overzicht opgenomen van het aantal auto’s waarop de betreffende maatregel effect heeft. (de aanpassing van de looptijd en het verwachte aanbestedingsvoordeel zijn niet in deze grafiek meegenomen omdat deze het gehele wagenpark beslaan).

aantal auto's per maatregel

meer gezamenlijk gebruik dienstauto's (4) van functiegebonden naar persoonsgebonden auto's (5) terugbrengen persoonsgebonden auto's (9) vereenvoudiging (goedkopere soortgelijke alternatieven) (2) vereenvoudiging (minder terreincapaciteit) (6) vereenvoudiging (kleinere bestelwagen) (4) vereenvoudiging (compacte personenauto's) (2) vereenvoudiging (van personenauto naar bestelauto) (2) autonome ontwikkelingen (26) onveranderd (16)

Samenvattend wordt het volgende voorgesteld. • De vijf beleidskaders vast te stellen en in te stemmen met de rangorde tussen de kaders. De kaders betreffen: o zo compact mogelijk wagenpark o zo eenvoudig mogelijke dienstauto’s o herkenbaar gebruik dienstauto’s binnen waterschapstaken o milieuverontreiniging door dienstauto’s zo beperkt mogelijk houden o dienstauto’s doelmatig en effectief beheren en inzetten • In te stemmen met de volgende maatregelen: o Vermindering aantal dienstauto’s door:  taakgebonden en poolauto’s met vier auto’s te reduceren door werkplanningen meer af te stemmen op de beschikbaarheid van deze auto’s en de auto’s breder inzetbaar te maken  niet functie-ingerichte functiegebonden auto’s met vijf auto’s te verminderen door bepaalde auto’s om te zetten naar persoonsgebonden auto’s, met als resultaat dat de auto’s niet aan de kilometernorm voldoen en daarom niet meer ingezet worden  het aantal persoonsgebonden auto’s te verminderen door aan alle medewerkers die jaarlijks meer dan 15.000 dienstkilometers rijden te vragen om hun privéauto in te zetten; voor medewerkers die geen privéauto in willen zetten zal een poolauto beschikbaar worden gesteld o Inzet van goedkopere alternatieven voor twaalf auto’s binnen de minimale objectieve functionele eisen en de veiligheids- en arbo-eisen o Duurzaamheidsaspecten (wanneer van toepassing) bij een autoselectie pas meewegen bij de vergelijking van de goedkoopste varianten o Het autogebruik terugdringen door:  het gebruik van dienstauto’s tijdens wacht- of storingsdiensten te beperken tot de inzet bij een oproep of melding en privégebruik daarmee niet meer toe te staan  privégebruik van persoonsgebonden auto’s niet meer toe te staan  het gebruik van persoonsgebonden en functiegebonden auto’s voor woon-werkverkeer toe te blijven staan voor maximaal twee maal op een werkdag en tot maximaal 30 kilometer; alle extra kilometers moeten door de medewerker bijbetaald worden • Bij de aanbesteding van het wagenpark uitgaan van de constructie met full operational lease met daarbij als uitgangspunt om actief te zoeken naar samenwerkingspartners om schaalvoordelen te bereiken • Niet uit te gaan van gezamenlijk gebruik met andere waterschappen van dienstauto’s in relatie tot de calamiteitenbestrijding • De looptijd van de leasecontracten (bij het aangaan van nieuwe contracten) te kiezen die de laagste maandlasten met zich meebrengt met een maximale looptijd van 8 jaar

23

3.10. Proces en planning van besluitvorming en uitvoering 3.10.1. Inkoop- en aanbestedingsproces Voor de toekomstige afname van lease-auto’s uit de markt zal een passende aanbestedingsprocedure overeenkomstig het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en het eigen beleid worden gevolgd. Gelet op ervaringen bij andere waterschappen is het voorstel om meerdere raamcontracten/mantel- overeenkomsten af te sluiten. Voor elke deelopdracht (leasecontract) vindt dan een parallelle mini-concurrentie plaats tussen de –uit de aanbesteding- geselecteerde aanbieders. Op grond van het aanbestedingsrecht vereisen raamcontracten met meerdere partijen minimaal 3 partijen. De doorlooptijd van een aanbestedingsprocedure bedraagt minimaal 52 dagen bij een openbare en 77 dagen bij een niet-openbare procedure. Uit een nadere marktverkenning moet blijken welke procedure de best passende is. Gelet op de verschillende eisen/kaders die gesteld gaan worden, kan het gunningscriterium laagste prijs niet toegepast worden. Bij het te hanteren gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving zal het criterium prijs een hoog aandeel kennen c.q. van doorslaggevende aard zijn. De aanbestedingsprocedure wordt voorbereid waarbij rekening gehouden wordt met de mogelijkheden van aansluiting van samenwerkingspartners en eventueel onder het voorbehoud van definitieve besluitvorming. Na de aanbesteding worden raamcontracten afgesloten met de drie partijen. Hiermee zijn nog geen verplichtingen aangegaan voor nieuwe auto’s. Dit wordt geregeld met afzonderlijke deelopdrachten (leasecontracten) per auto. De voorgestelde kaders zullen ook gehanteerd worden bij elke bestelling van een nieuwe auto. 3.10.2. Personeel proces Wijzigingen in de manier waarop wordt omgegaan met dienstauto’s heeft consequenties voor de besluitvorming. Hierbij is onderscheid te maken in twee soorten: A. Wijziging van regelgeving/verordeningen In dergelijke gevallen dient het bestuur een voorgenomen besluit te nemen. Vervolgens wordt dit behandeld en hierover onderhandeld in het GO. Na overeenstemming met het GO neemt het bestuur het definitieve besluit. Indien geen overeenstemming wordt bereikt met het GO zal middels een procedure waarbij de advies- en arbitragecommissie wordt ingeschakeld, zoals omschreven in de Overlegverordening voor het GO. B.

Wijzigingen voor individuele medewerkers binnen bestaande regelgeving. Hiervan kan sprake zijn wanneer bijvoorbeeld niet meer aan de voorwaarden wordt voldaan die in de regelingen gesteld zijn of wanneer besloten wordt kleinere auto’s ter beschikking te stellen. Over hetgeen onder B is genoemd bestaat aansluitende jurisprudentie: “Het bevoegd gezag moet bij gebruikmaking van zijn bevoegdheid om het gebruik van de dienstauto op grond van het huidige beleid te beëindigen of te wijzigen, voorzien in een wezenlijke overgangstermijn en een behoorlijke afbouwregeling.” Voor de bepaling van een overgangstermijn of afbouwregeling moeten alle relevante feiten en omstandigheden worden afgewogen. Dus welke consequenties zijn aan bepaalde maatregelen verbonden voor de medewerker. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan: • Wat is met de medewerker overeengekomen in de overeenkomsten. • Waarom is indertijd besloten een auto ter beschikking te stellen. (Voldeden zij toen wel aan de kilometer norm? Is hun functie nadien gewijzigd? Is er een wijziging opgetreden in hun woon-werkadres?) • Moet de medewerker door afschaffing van privégebruik zelf een auto gaan aanschaffen. • Heeft een kleiner auto consequenties voor het privégebruik (moet de medewerker hierdoor een privéauto gaan aanschaffen?) • In hoeverre kan een medewerker gebruik maken van het openbaar vervoer en/of van een poolauto. Indien er daadwerkelijk wordt overgegaan tot een overgangstermijn of afbouwregeling dan zal bepaald moeten worden hoe deze regeling tot stand komt:

24

•

Een regeling per individuele medewerker. In dit geval zal er met elke medewerker individueel onderhandeld moeten worden. Hier wordt het GO niet bij betrokken. De doorlooptijd neemt hiermee toe. • Een collectieve regeling. Het bestuur neemt een voorgenomen besluit over de collectieve regeling. Vervolgens moet met het GO overeenstemming worden bereikt. 3.10.3. Planning Het vorenstaande leidt tot de volgende voorlopige planning. In deze planning is nog geen rekening gehouden met afstemming met eventuele samenwerkingspartners. Planning

j

f

m a

j j a s o n d 2010 1e kw 2e kw 3e kw 4e kw j f m a m j j a s o n d x x x

MT Besluitvorming D&H voorgenomen besluit AV overleg OR overleg GO Besluitvorming D&H definitief besluit AV start aanbestedingsprocedure openbare (> 52 dagen) niet-openbare (> 77 dagen) contractvorming 1e bestelling

m

j

f

m a

m

j j a s o n d 2011 1e kw 2e kw 3e kw 4e kw j f m a m j j a s o n d

j

f

m a

m

j j a s o n d 2012 1e kw 2e kw 3e kw 4e kw j f m a m j j a s o n d

x? x?

X X X

25