OSIRIS Nota’s voor module Toezicht
Inhoudstabel
1 Inleiding
3
1.1 Organisatie van bezoeken, inspectie en opvolging
4
1.2 Beheer van schade gedurende de garantie van 3 jaar
5
1.3 Nalatigheid en gevolgen van nalatigheid op het uitvoeren van de bouwplaats
5
1.4 Pro Justitia & dossier à charge en à décharge
6
2 Functionaliteiten 2.1 Klachten
7 7
2.1.1
Een klacht registreren
7
2.1.2
Een klacht beantwoorden
9
2.2 Bezoeken plannen
10
2.2.1
GEVAL1: Vanuit een bouwplaats
10
2.2.2
GEVAL 2: Vanuit een klacht
13
2.3 Een vaststelling of een proces-verbaal opstellen
15
2.3.1 GEVAL 1: Vaststelling van een bouwplaats die in het systeem geregistreerd is en waarvoor een bezoek gepland is 15 2.3.2 GEVAL 2: Vaststelling voor een bouwplaats die in het systeem geregistreerd is en waarvoor geen bezoek gepland is 20 2.3.3 GEVAL 3: Vaststelling van een klacht geassocieerd met een bouwplaats die in het systeem geregistreerd is 21 2.3.4
GEVAL 4: Vaststelling voor een bouwplaats die niet in het systeem geregistreerd is
21
2.3.1
Geval 5 : Vaststelling van beschadiging op een bouwplaats onder garantie
24
2.4 De correctieprocedures opstarten 2.4.1
De procedure van het PV
27 30
2.4.1.1
Handtekening en validering van het PV
30
2.4.1.2
Ontvangst en antwoord op het PV
33
2.4.2
De procedure van het PJ
34 1
2.4.2.1
Een aangetekende brief creëren
34
2.4.2.2
Het deel « à charge »
40
2.4.2.3 Ontvangst door de verzoeker van de aangetekende brief, zich in regel stellen, aanvaarding en weigering van de verantwoordelijkheid 42 2.4.2.3.1
GEVAL 1: De in regel stelling melden
43
2.4.2.3.2
Geval 2: De verantwoordelijkheid aanvaarden
45
2.4.2.3.3
GEVAL 3: De verantwoordelijkheid weigeren
45
2.4.2.4
Het deel « à décharge »
45
2.4.2.5
PJ en PV
48
2.4.2.5.1
Verklaring van overeenstemming
48
2.4.2.5.2
Daaropvolgende procedures
49
2.4.3
Procedure van beschadiging
50
2.4.4
Een aanmaning creëren en versturen
53
2
1 INLEIDING Deze handleiding is enkel bestemd voor de autoriteiten. Daarnaast zal er, voor de in productiestelling, een specifieke versie voor verzoekers beschikbaar zijn zodat zij kunnen interageren met de autoriteiten in het kader van de module toezicht van Osiris. De bouwplaatsen op de weg vereisen, door hun aard, toezicht gedurende de gehele periode waarin de werken worden uitgevoerd. De module toezicht bevat de volgende functionaliteiten of set van functionaliteiten :
Het creëren en beheren van vragen naar informatie betreffende de bouwplaatsen op de weg; Het invoeren van klachten in Osiris betreffende de bouwplaatsen op de weg; Het plannen van bezoeken voor diverse redenen in verband met het toezicht van de bouwplaats en het opstellen van PV’s, eventueel PJ’s, en het beheren van de geassocieerde procedures tot aan de vaststelling van boetes, met inbegrip van het beheer van het dossier à charge en à décharge.
De Ordonnantie van 3 juli 2008 vereist inderdaad, in artikel 83, de invoering van een toezichthoudend kader zowel voor bouwplaatsen op regionale wegen als voor bouwplaatsen op gemeentelijke wegen. Het kader voorziet volgende bepalingen:
De aanwijzing van functionarissen en gemeentelijke agenten, die gerechtigd zijn om toezicht te houden over de uitvoering van de bouwplaatsen; De uitvoering van bezoeken aan de bouwplaatsen op de weg, op elk uur van de dag of nacht; De uitvoering van inspecties, controles en onderzoeken alsook het verzamelen van alle gegevens, foto’s inbegrepen; De mogelijkheid om beroep te doen op de diensten van politie of van experts.
In het geval dat er overtredingen van de ordonnantie worden opgemerkt, kunnen de « toezichthouders »:
Tijdgebonden waarschuwingen geven, bedoeld om een einde te maken aan de vastgestelde overtredingen; Een Proces-Verbaal en/of Pro Justitia opstellen.
De belangrijkste rollen in deze module toezicht, naast die die reeds genoemd werden in verband met vragen naar informatie en klachten, zijn dus het ondersteunen van:
Het organiseren van bezoeken aan bouwplaatsen die onder toezicht staan en het beheer van vaststellingen na de bezoeken; De stroom van informatie en documenten van het « correctie » proces: beheer van beschadigingen, nalatigheid, aanmaningen en boetes; Het opladen van betalingsbewijzen in het systeem; Het automatisch beheren van recidiven voor de berekening van boetes. 3
1.1
Organisatie van bezoeken, inspectie en opvolging
Twee soorten bezoeken kunnen via de applicatie gepland worden.
De eerste soort omvat de « routine » bezoeken. Deze zijn de verantwoordelijkheid van een controleur die de taak heeft om alle bouwplaatsen van een zone met een gegeven frequentie te inspecteren (bijvoorbeeld 2/maand). Het tweede type omvat de bezoeken die als gevolg van een trigger gepland moeten worden. Deze trigger is doorgaans een klacht, de aanwezigheid van een bericht van opstarting, een uitnodiging voor een plaatsbeschrijving; de filters in het kader van toezicht geven toegang tot bouwplaatsen waarvan de verschillende triggers geactiveerd zijn.
Figuur 1-1: Filters in het kader van toezicht
Op die manier kan de controleur bezoeken plannen en reeds geplande bezoeken raadplegen. Het moet eveneens duidelijk zijn dat onafhankelijk van de geplande bezoeken, controleurs tevens de mogelijkheid hebben om vaststellingen, PV’s of PJ’s volgend op bezoeken die niet vooraf gepland zijn in te voeren, en dit voor zowel bekende bouwplaatsen als voor Osiris onbekende bouwplaatsen, schijnwerven genaamd, zoals we verder zullen zien.
4
1.2
Beheer van schade gedurende de garantie van 3 jaar
Eenmaal de bouwplaats afgesloten is, dekt een driejarige garantie de mogelijke schade aan het terrein van de bouwplaats en haar onmiddellijke omgeving. Deze garantie treedt in werking vanaf de afsluitingsdatum van de bouwplaats. Als er herstellingswerken worden uitgevoerd ten gevolge van schade aan het deel van de rijweg onder garantie, dan zijn deze werken onderworpen aan de regels van de ordonnantie. Artikels 13 en 15 van de ordonnantie zijn echter niet van toepassing wanneer de herstellingswerken geen aanleiding geven tot planning en coördinatie (zie art. 68). Een nieuwe garantieperiode begint vanaf het einde van de herstellingswerken voor opnieuw drie jaar en dat enkel voor het terrein van de herstellingswerken. De nieuwe garantieperiode is niet van toepassing voor de rest van het terrein van de oorspronkelijke bouwplaats.
1.3
Nalatigheid en gevolgen van nalatigheid op het uitvoeren van de bouwplaats
Twee soorten nalatigheid zijn mogelijk:
De eerste is wanneer de verzoeker niet op de hoogte is van artikels 59 (Beheer van de bouwplaats) en 62§1 (Herstel van het terrein van de bouwplaats en haar onmiddellijke omgeving bij het afsluiten van de bouwplaats) of van de regels vervat in de vergunning, het rectificatiebericht of het bouwplaatsakkord (Art. 71 1°); De tweede is de onderbreking van de bouwplaats gedurende meer dan 10 dagen zonder gewettigd motief (Art. 71 1°).
Nalatigheid is gerelateerd aan de uitvoering van de werken en wordt dus geïnitieerd door:
De betrokken politiezone; De beheerder; De Coördinatiecommissie van de Bouwplaatsen.
Elke nalatigheid kan het onderwerp zijn van een vaststelling die in de applicatie wordt ingevoerd. Zodra een vaststelling is opgesteld, wordt een indicatie van deze nalatigheid geactiveerd door de beheerder of de operator van de betrokken politiezone. Eens de verzoeker zich, na het bevel van de beheerder, in regel heeft gesteld met de wet, is de nalatigheid opgeheven en een document getuigt van deze naleving. De nalatigheid kan eveneens opgemerkt worden door een verzoeker, die in dat geval ook kan voorstellen om deze nalatigheid op te heffen.
5
1.4
Pro Justitia & dossier à charge en à décharge
Wanneer de nalatigheid leidt tot een boete, wordt een dossier à charge en à décharge opgesteld en beheerd. De (leidende verzoeker) ontvanger van een boete kan, in voorkomend geval, de verantwoordelijkheid weigeren en bij de beheerder aangeven welke (gecoördineerde) verzoeker verantwoordelijk is . Hij blijft echter de eindverantwoordelijke. Wanneer het gaat om een Pro Justitia, moet de heroriënteringsaanvraag naar een derde (gecoördineerde) verzoeker, geadresseerd aan de beheerder, uitgevoerd worden binnen de 10 dagen na ontvangst. De aanvraag moet het B1-nummer van de bouwplaats en de naam van de betrokken verzoeker vermelden. Deze heroriënteringsaanvraag moet verstuurd worden naar de beheerder zonder kopie naar de betrokken verzoeker. Het is de verantwoordelijkheid van de beheerder om de actie te heroriënteren of, in voorkomend geval, te behouden.
6
2 FUNCTIONALITEITEN 2.1
Klachten
2.1.1
Een klacht registreren
Het systeem laat toe om klachten te registreren, al dan niet geassocieerd met een in Osiris geregistreerde bouwplaats. Klachten kunnen op twee manieren worden ingegeven in Osiris: -
Door middel van een interactieve interface die hier wordt beschreven Door middel van de interface met het programma “FixMyStreet” (FMS), die beschikbaar zal zijn in een latere versie van het programma.
In beide gevallen worden de klachten weergegeven door middel van een punt op de kaart. Om interactief een nieuwe klacht in te voegen, moet de gebruiker verschillende stappen uitvoeren: Eerst opent hij het menu « Acties… » en kiest de sectie « Toezicht ». Vervolgens klikt hij op « Nieuwe vraag om info/klacht ».
Figuur 2-1: Sectie Toezicht (OGP)
Een nieuw tabblad (« Klachten ») verschijnt in de cockpit en bevat de actie “Digitaliseer...” die de gebruiker toelaat een klacht te positioneren op de kaart.
Figuur 2-2: Tabblad « Klachten » in de cockpit
De gebruiker klikt op « Digitaliseer… » en klikt op de plek op de kaart waar hij de klacht wenst te positioneren. Het scherm « Een klacht registreren » opent zich en laat de gebruiker toe om informatie betreffende de klacht in het systeem te registreren. 7
Figuur 2-3: Een klacht registreren
De gebruiker kan, indien nodig, een ticketnummer geven aan de klacht. Het ticketnummer is geen verplicht veld, maar komt overeen met het ticket van een eventuele service desk die door de beheerder gebruikt is buiten Osiris. In het geval van een klacht van FMS, zal men in dit veld het ticketnummer van FMS terugvinden. De gebruiker kiest vervolgens met behulp van een selectieknop of de klacht al dan niet geassocieerd is met een bouwplaats. Indien wel, vult de gebruiker het B1-nummer van de bouwplaats in. Wanneer de bouwplaats vooraf geselecteerd is, zal het B1-nummer standaard ingevuld zijn. De gebruiker geeft aan of de klager gekend is in OSIRIS of niet. Indien wel, wordt de klager beschouwd als zijnde de gebruiker. Indien niet, moet de gebruiker de gegevens van de klager invullen. Vervolgens laat een keuzelijst toe om aan te geven of het gaat over een klacht, een vraag tot informatie of een bevel.
Figuur 2-4: Soort van klacht
Zodra één van de drie mogelijkheden gekozen is, verschijnt er een tweede keuzelijst om de eerste keuze te verfijnen. 8
Figuur 2-5: Verfijning van de keuze
De gebruiker laat een commentaar achter in het daarvoor voorziene veld en bewaart daarna de klacht. Een bevestigingsbericht verschijnt om aan te geven dat de klacht succesvol werd opgeslagen. De gebruiker moet op « OK » klikken om dit bericht te sluiten. In de cockpit maakt het tabblad « Klachten » plaats voor het tabblad « Detail van de klacht XXX » dat de gebruiker toelaat om de gegevens, betreffende de klacht die net aangemaakt is, te raadplegen.
2.1.2
Een klacht beantwoorden
De gebruiker selecteert een klacht, bijvoorbeeld via één van de beschikbare filters in het tabblad « Klachten » van de cockpit. Daarna klikt hij op « Acties » en kiest de sectie « Toezicht ». Vervolgens klikt hij op « Vraag naar info / Klacht beantwoorden ». Een venster met de reeds geregistreerde antwoorden voor deze klacht/vraag verschijnt. De gebruiker selecteert één van deze antwoorden (hij kan eveneens een nieuw antwoord aanmaken door te klikken op « nieuw antwoord ».
Figuur 2-6: Lijst met antwoorden
Het systeem opent een formulier dat aan de gebruiker toelaat om automatisch een pdf aan te maken. De gebruiker kiest één van de mogelijkheden in het veld « De vooraf opgemaakte tekst » en klikt daarna op « de tekst genereren ». Het antwoord is nu automatisch opgemaakt en kan, via de gebruikelijke « next-in-line » procedure, automatisch ondertekend worden door de gebruiker. Hij kan op elk moment een voorbeeldweergave van de pdf bekijken door te klikken op « Voorbeeldweergave van de PDF ».
9
Figuur 2-7: Antwoordformulier
Zodra een klacht beantwoord is, wijzigt haar status en is het mogelijk om haar via de filters van het tabblad « Klachten » terug te vinden.
2.2
Bezoeken plannen
De planning van bezoeken bestaat uit het opstellen van een lijst van bouwplaatsen of locaties die bezocht moeten worden. Deze planning is mogelijk via de OSIRIS applicatie. Een bezoek kan ofwel vanuit een bouwplaats ofwel vanuit een klacht gepland worden. 2.2.1
GEVAL1: Vanuit een bouwplaats
Om een bezoek te plannen, moet de gebruiker vooraf: 1. Zich registreren in de applicatie 2. De nodige rechten bezitten om deze bewerking uit te voeren 3. De filter selecteren die toelaat om het type bouwplaats weer te geven waarvoor de gebruiker een bezoek wenst te plannen Het systeem filtert automatisch de bouwplaatsen waarvoor waarschijnlijk een bezoek vereist is. Deze worden samengevat in de filters van het tabblad « Filters in het kader van toezicht ». In het kader van het werk van de OGP is de meest interessante filter « Bouwplaatsen in uitvoering zonder geplande bezoeken sinds»
10
-2 weken -1 maand -2 maanden -3 maanden
Figuur 2-8: Filters in het kader van toezicht
Als de gebruiker een bezoek wil plannen op een specifieke bouwplaats dan kan hij deze selecteren met behulp van het zoekveld in de cockpit. Daarna moet hij de bouwplaats sluiten. Hierdoor zal enkel deze specifieke bouwplaats verschijnen in het scherm waarin hij de bezoeken kan plannen. Om een nieuw bezoek te plannen, voert de gebruiker volgende stappen uit: Eerst klikt hij op de knop « Acties… ». Een menu met de secties « Initialisatie » en « Toezicht » verschijnt. Daarna opent hij de sectie « Toezicht » en klikt op « Bezoek plannen ».
Figuur 2-9: Sectie toezicht
12
Een nieuw venster verschijnt en laat de gebruiker toe om een nieuw bezoek te plannen voor de bouwplaatsen die eerder via de filters of het zoekveld in de cockpit gekozen zijn. Merk op dat geen enkele bouwplaats geselecteerd mag zijn om dit menu en venster te openen. De bouwplaatsen moeten slechts gekozen zijn, dit wil zeggen dat ze zich in de tabel moeten bevinden die zich opent door op de knop « Tabel » rechts onderaan de kaart te klikken. Nuttige tools hiervoor zijn de « Filters in het kader van toezicht ». Ze worden getoond onder de filters van de cockpit.
Figuur 2-10: Planning bezoeken
Dit venster laat toe om voor de gekozen bouwplaatsen de datum en het uur van het bezoek te bepalen. Op die manier kan de gebruiker zijn gewenste bezoeken plannen. De gebruiker vult met behulp van de kalender de datum in waarop hij een bouwplaats wenst te bezoeken en doet hetzelfde voor het uur.
Figuur 2-11: Keuzemethode voor de datum
Figuur 2-12: Keuzemenu voor het uur
13
Eenmaal de datum en het uur gekozen zijn, beslist de gebruiker om de gegevens betreffende het bezoek ofwel via mail rechtstreeks in zijn kalendersysteem (Outlook of andere) te sturen ofwel op te laden in een Excel®-bestand. Hiervoor klikt hij op de overeenkomstige knop onderaan de lijst met bouwplaatsen in het vorige scherm. Merk op dat de twee handelingen elkaar uitsluiten en dus niet na elkaar mogen uitgevoerd worden zonder het datum- en uurveld opnieuw in te vullen. Via dit venster kan de gebruiker, in de sectie « Mijn geplande bezoeken », eveneens zoeken naar reeds geplande bezoeken waarvan de datum nog niet verlopen is. De gebruiker vult met behulp van de kalenders de data in waartussen hij een zoekopdracht wil uitvoeren. Vervolgens klikt hij op de knop « Toon » om de lijst met bezoeken weer te geven die aan de zoekopdracht beantwoorden.
Figuur 2-13: Zoekopdracht naar geplande bezoeken
Het systeem genereert dan een lijst met de geplande bezoeken tussen de ingevoerde data. De gebruiker kan het B1-nummer en adres van de betreffende bouwplaats zien alsook de datum en het uur van het bezoek. 2.2.2
GEVAL 2: Vanuit een klacht
Om een bezoek te plannen, moet de gebruiker vooraf: 1. Zich registreren in de applicatie 2. De nodige rechten bezitten om deze bewerking uit te voeren
13
Om een bezoek, gelinkt aan een klacht, te kunnen plannen moet de gebruiker in de cockpit het tabblad « Klachten » selecteren en vervolgens de gepaste filter kiezen. Om een nieuw bezoek te plannen, voert de gebruiker volgende stappen uit: Eerst klikt hij op de knop « Acties… ». Een menu met de secties « Initialisatie » en « Toezicht » verschijnt. Daarna opent hij de sectie « Toezicht » en klikt op « Bezoek plannen ».
Figuur 2-14: Sectie Toezicht
In het geopende venster kan hij via de selectieknop de klachten weergeven.
Figuur 2-15: Selectieknop van klachten in de planning van bezoeken
Een lijst met klachten, die overeenkomen met de gekozen filter, wordt weergegeven onder « Gefilterde resultaten ». De gebruiker kan nu de bezoeken op dezelfde manier plannen als in het eerste geval waarbij vanuit een bouwplaats werd vertrokken. Hij kan ook een zoekopdracht uitvoeren naar de toekomstige, reeds geplande bezoeken (zie GEVAL 1).
Figuur 2-16: Planning bezoeken vanuit klachten
14
2.3
Een vaststelling of een proces-verbaal opstellen
De aanmaak van een vaststelling is mogelijk met behulp van OSIRIS en verschillende gevallen kunnen hiervoor de aanleiding zijn. Zo kan een vaststelling gelinkt zijn aan een bouwplaats die in het systeem geregistreerd is en waarvoor een bezoek gepland is, aan een bouwplaats die in het systeem geregistreerd is en waarvoor geen bezoek gepland is, aan een klacht geassocieerd met een geregistreerde bouwplaats of aan een bouwplaats die niet in het systeem geregistreerd is (schijnwerf). Alvorens een vaststelling in te voeren, moet de gebruiker zich registreren in de applicatie, om die te openen, en zich ervan verzekeren dat hij de nodige rechten bezit. De gebruikers die gerechtigd zijn om vaststellingen in te voeren en te ondertekenen, zijn agenten en officieren van de gerechtelijke politie.
2.3.1
GEVAL 1: Vaststelling van een bouwplaats die in het systeem geregistreerd is en waarvoor een bezoek gepland is
1. De gebruiker registreert zich in de applicatie 2. Hij klikt op het menu « Acties… » en kiest de sectie « Toezicht » 3. Hij klikt op « Vaststellingen » Het geopende venster laat toe om een nieuwe vaststelling in te voeren. In dit venster is het mogelijk om een zoekopdracht uit te voeren om de bouwplaatsen te vinden waarvoor er reeds een bezoek gepland is of waarvoor er reeds een vaststelling aangemaakt is. In dit laatste geval is de vaststelling ofwel in bewerking, ofwel ondertekend. Verder is het mogelijk om te specificeren of het bezoek gepland is door de gebruiker zelf of door een andere gebruiker binnen zijn organisatie.
Figuur 2-17: Scherm van de vaststellingen: invoeren, bewerken en raadplegen
15
Om de bouwplaats die hem interesseert te zoeken, kiest de gebruiker de periode waarbinnen een bezoek gepland is. Hij kan deze periode definiëren met behulp van de kalenders in de datumvelden.
Figuur 2-18: Keuzemethode voor de datum
Om de zoekopdracht uit te voeren, klikt hij op de knop « Zoeken ». Onder « Resultaten » verschijnt nu de lijst met bouwplaatsen die aan de zoekcriteria voldoen. Om een vaststelling aan te maken voor een bouwplaats waarvoor reeds een bezoek gepland is, klikt de gebruiker op het bijhorende vergrootglas.
Figuur 2-19: Lijn die overeenkomt met een vaststelling
Een nieuw venster verschijnt en laat toe om de vaststelling te bewerken. Om te vermijden dat procedures onnodig gedupliceerd worden, heeft de gebruiker de mogelijkheid om reeds ingevoerde PV’s en PJ’s, voor de betreffende bouwplaats, weer te geven.
16
Figuur 2-20: Vaststelling
De gebruiker selecteert een toe te passen procedure in de keuzelijst die verschijnt van zodra men klikt in het veld « Aan te maken procedures ». Deze lijst zal in V2 aangevuld zijn met de opvolgende PJ’s.
Figuur 2-21: Veld om een procedure aan te maken
In het geval van een PV is het ook mogelijk om een aanmaning voor de betreffende verzoeker voor te stellen door het bijhorende vakje aan te vinken
.
Net zoals hij de procedure geselecteerd heeft, kiest de gebruiker de betrokken verzoeker(s) in het bijhorende veld. In het geval van gecoördineerde werven is de leidende verzoeker standaard aangeduid maar de gecoördineerden zijn evengoed selecteerbaar. 17
Figuur 2-22: Lijst met betrokken verzoekers
De geobserveerde overtredingen kunnen geassocieerd worden met de vaststelling door ze in het bijhorende veld te selecteren.
Figuur 2-23: Veld overtredingen
De gebruiker kan de vereiste meetbare variabelen en de eventuele onderliggende formule raadplegen in de details van de berekening van de toekomstige boete. Wanneer de gebruiker met de muis de formule aanduidt, geeft het systeem een tekstballon weer met de uitleg van deze formule.
Figuur 2-24: Venster dat de details van de berekening van de boete weergeeft
De gebruiker kan eveneens op het vergrootglas, rechts van de formule, klikken om de parameters van de formule te bekijken. Daarop opent het systeem een venster met de details van de berekening van de overtredingen waarin de gebruiker de parameters van de formule kan aanpassen. In het voorbeeld hieronder, geeft het systeem automatisch aan of er sprake is van een recidive en kan de gebruiker de oppervlakte van de overtreding aanpassen. Standaard gebruikt het systeem hiervoor de oppervlakte van de bouwplaats.
18
Figuur 2-25: Berekening van de boete
Een recidive wordt automatisch bepaald door het systeem wanneer de betrokken verzoeker definitief bestraft is geweest voor dezelfde overtreding in het Brussels Gewest tijdens een periode van 5 jaar in overeenstemming met de geldende wetgeving. In dat geval wordt het bedrag van de overtreding verdubbeld. De gebruiker kan de inhoud van de vaststelling eerst bekijken in een voorbeeldweergave en vervolgens afdrukken. Hij kan een commentaar noteren. Indien hij de vaststelling in een volgende sessie nog verder wil bewerken, kan hij klikken op « Opslaan » en vervolgens het venster sluiten. Hij kan er later naar terugkeren door een zoekopdracht uit te voeren naar de vaststellingen in bewerking. Zodra de vaststelling afgewerkt is, kan hij deze ondertekenen. De gebruiker kan via de knop « Documenten » een document toevoegen aan de vaststelling. In het net geopende scherm klikt de gebruiker op « Bladeren ». Dit opent een verkenner waarin de gebruiker kan zoeken naar het toe te voegen bestand op zijn computer. Deze functionaliteit laat ook toe om in bepaalde gevallen het traditioneel gehandtekende exemplaar op te laden.
Figuur 2-26: Scherm om een document toe te voegen
19
2.3.2
GEVAL 2: Vaststelling voor een bouwplaats die in het systeem geregistreerd is en waarvoor geen bezoek gepland is
Om een vaststelling aan te maken voor een bouwplaats waarvoor geen enkel bezoek gepland is, moet men onmiddellijk een nieuwe vaststelling aanmaken. Hiertoe klikt de gebruiker meteen op de knop « Nieuwe vaststelling » in plaats van eerst een zoekopdracht uit te voeren om een bezoek te vinden.
Figuur 2-27: Aanmaak van een nieuwe vaststelling
Het net geopende venster laat toe om de vaststelling te bewerken. Dit venster is hetzelfde als in het geval van de aanmaak van een vaststelling voor een bouwplaats waarvoor wel reeds een bezoek gepland is.
Figuur 2-28: Toekennen van een vaststelling aan een bouwplaats
In dit venster is het veld « Nr B1 » niet vooraf ingevuld en de velden « Aan te maken procedures » en « Betreffende verzoekers » zijn uitgegrijsd. De gebruiker voert het B1-nummer in van de bouwplaats waarvoor hij een vaststelling wil aanmaken en het systeem maakt de velden, die zonet uitgegrijsd waren, beschikbaar. Het vervolg van de bewerking van de vaststelling is identiek aan GEVAL 1. 20
2.3.3
GEVAL 3: Vaststelling van een klacht geassocieerd met een bouwplaats die in het systeem geregistreerd is
Dit geval is vrij gelijkaardig aan het vorig geval. Men moet hier een nieuwe vaststelling aanmaken en de velden « Nr B1 » en « Nr van de klacht » invullen. Het vervolg van het proces is identiek aan het proces van het vorig geval. 2.3.4
GEVAL 4: Vaststelling voor een bouwplaats die niet in het systeem geregistreerd is
Om een vaststelling aan te maken voor een bouwplaats die niet in het systeem geregistreerd is, moet de gebruiker eerst een nieuwe vaststelling aanmaken.
Figuur 2-29: Aanmaak van een nieuwe vaststelling
In het nieuw geopende venster laat de knop « Schijnwerf » toe om een vaststelling op te stellen voor een bouwplaats die niet vooraf in het systeem geregistreerd is.
Figuur 2-30: Vaststelling van een schijnwerf
Zodra de gebruiker op de knop klikt, sluit het venster zich en verschijnt het tabblad « Schijnwerf » in de cockpit. Dit tabblad toont dezelfde acties als bij het initialiseren van een bouwplaats. De gebruiker klikt op « Digitaliseer... » en vervolgens op de kaart om de hoekpunten van de veelhoek in te tekenen die het terrein van de bouwplaats weergeven. Bij elke klik, bouwt het systeem de veelhoek op en toont deze aan de gebruiker.
21
Figuur 2-31: Tabblad "Schijnwerf" in de cockpit
Figuur 2-32: Digitalisatie van het terrein van de bouwplaats
De gebruiker kan zich op elk moment verplaatsen op de kaart door de linker muisknop ingedrukt te houden en de cursor te verplaatsen (slepen). In- en uitzoomen kan eveneens met de klassieke functionaliteiten (muiswiel). Het laatste hoekpunt wordt toegevoegd door middel van een dubbelklik. Op dat moment sluit het systeem de veelhoek van de bouwplaats en opent het volgende scherm:
Figuur 2-33: Vaststelling van een schijnwerf
De gebruiker vult dit formulier naar behoren in:
Het label wordt automatisch ingevuld door het systeem. De gebruiker vult een omschrijving van de schijnwerf in. De datum van de vaststelling is reeds ingevuld door het systeem op de dag van vandaag, maar dit kan aangepast worden door de gebruiker.
Indien de gebruiker de verzoeker niet kent die betrokken is bij de schijnwerf, laat hij « Onbekende van de betrokken beheerder » staan als betrokken verzoeker, evenals de gebruiker die 22
verantwoordelijk is voor schijnwerven in binnen deze organisatie. Na de onderzoeksprocedure kan deze laatste de naam van de organisatie wijzigen om de werf toe te wijzen aan de organisatie die als resultaat van het onderzoek de verantwoordelijkheid hiervan op zich genomen heeft. De afgevaardigde kan vanaf dan de bijhorende procedures opleggen zoals hieronder getoond zal worden. Indien de gebruiker de betrokken verzoeker kent, kan hij « Org Onbekend » vervangen door de naam van de betrokken organisatie en de naam van de verantwoordelijke gebruiker toevoegen. Om hem in deze taak te ondersteunen, stelt het systeem een lijst van organisaties en mogelijke gebruikers voor die verschijnt terwijl de gebruiker typt.
De gebruiker kiest de Z-index. Wanneer de nieuwe bouwplaats opgeslagen wordt, sluit het systeem het scherm « Vaststelling van een schijnwerf » en heropent het scherm voor het bewerken van de vaststelling. In die scherm zijn de B1 nummer van de werf die net is aangemaakt en de naam van de betrokken verzoeker reeds ingevuld in de overeenkomstige velden.
Figuur 2-34: Vaststelling van een bezoek
23
De gebruiker vult de nodige velden in en slaat de vaststelling op. Indien de informatie volledig is, ondertekent de gebruiker de vaststelling. Bij gevolg kan er een procedure aangemaakt worden op deze bouwplaats.
Figuur 2-33: Vaststelling van het bezoek
2.3.1
Geval 5 : Vaststelling van beschadiging op een bouwplaats onder garantie
De gebruiker selecteert de bouwplaats waarvoor schade is vastgesteld en maakt hiervoor een nieuwe vaststelling aan.
Figuur 2-35: Nieuwe vaststelling aanmaken
24
In het venster dat geopend wordt, laat de knop « Schade toebrengen » toe om een schadegeval aan te maken in het systeem.
Figuur 2-36 : Vaststelling van schade
Figuur 2-37 : Beschadiging tab van de cockpit
Wanneer de gebruiker op de knop klikt sluit het venster zich en de tab « Vastestelling van de beschadiging » opent zich in de cockpit. Deze tab biedt dezelfde mogelijkheden aan als bij het aanmaken van een bouwplaats.
25
De gebruiker klikt op digitaliseer en tekent vervolgens op de kaart de hoekpunten van de polygon die de omvang van de bouwplaats voorstelt. Bij elke klik plaatst het systeem een hoekpunt en toont de polygoon aan de gebruiker. Figuur 2-38 : Intekenen van de omvang van de schade
Op elk moment kan de gebruiker zich verplaatsen in de kaart door de muisknop ingeklikt te houden en de muiscursor te verplaatsen. Hij kan ook in- en uitzoomen op de gebruikelijke manier (muiswiel). Het laatste hoekpunt wordt ingegeven met een dubbelklik. Op dat moment sluit het systeem de beschadiging polygoon en opent het, het onderstaande formulier.
De gebruiker vult een omschrijving in voor de schade en vult de andere velden van het formulier in, of controleert de reeds ingevulde waarden. Vervolgens slaat hij zijn vaststelling van beschadiging op. Het systeem keert terug naar de vastelling van het bezoek waarin nu een bijkomend veld is ingevuld , het B1 nummer van de beschadiging.
26
De gebruiker klikt op het blauwe icoon bovenaan rechts van het veld « vaststelling » om de tekst hiervaan aan te passen
De gebruiker slaat zijn aanpassingen op en tekent vervolgens de vaststelling door te klikken op « Electronisch ondertekenen ».
2.4
De correctieprocedures opstarten
Wanneer een overtreding geobserveerd en geregistreerd is in een vaststelling, kan een correctieprocedure opgestart worden door een controleur van de beheerder. Drie procedures bestaan en de workflow voor het opstarten van een procedure is telkens dezelfde. De eerste is het « ProcesVerbaal », dit is een geschreven tekst waarin alle overtredingen beschreven zijn, zijnde het verslag van het bezoek. De tweede is het « Pro-Justitia », dit is een PV die de overtredingen bevat en die aanleiding kan geven tot een boete. De derde en laatste procedure is de vaststelling van schade. Dit is de procedure die opgestart wordt wanneer er schade is vastgesteld op het terrein van een afgesloten bouwplaats. Ze laat toe om een herstelling van deze schade op te starten; dit is een specifiek geval van een PV. Tenslotte kan de gedelegeerde eveneens een aangetekende brief opstellen van een PV of PJ. 27
Om een procedure op te starten, voert de gebruiker de volgende stappen uit. De gebruiker is een controleur / gedelegeerde bij de beheerder.
1. Zich registreren in de applicatie als controleur / gedelegeerde van beheerder. 2. Het menu « Acties » openen en vervolgens in de sectie « Toezicht » « Vaststellingen » klikken
op
Figuur 2-34: Sectie toezicht (OGP)
Een nieuw venster verschijnt waarin het mogelijk is om naar vaststellingen te zoeken via hun datum.
Figuur 2-35: Vaststellingen opzoeken
Kies met behulp van de kalender de data waartussen het systeem naar vaststellingen moet zoeken. De kalender opent zich door te klikken op het icoontje van een kalender, rechts van de velden. Klikken op « Zoeken » geeft alle vaststellingen weer die voldoen aan de opgegeven zoekcriteria. Om een procedure, gelinkt aan een bouwplaats, op te starten, moet de gebruiker eerst de details van de bouwplaats openen door op het vergrootglas rechts te klikken. Een nieuw venster opent zich. Dit venster is identiek aan het venster dat zich opent bij de aanmaak van een vaststelling maar de velden zijn nu uitgegrijsd zodat de gebruiker deze uitsluitend kan
28
raadplegen. Verder kan hij de details van de berekening van de boetes raadplegen en een voorbeeldweergave van de PDF van de vaststelling bekijken.
Figuur 2-36: Vaststelling van een bezoek
De knop « Een geassocieerde procedure starten » laat toe om de gewenste procedure op te starten. De opgestarte procedure moet overeenkomen met de gekozen procedure in het veld « Aan te maken procedures » van de vaststelling. Wanneer de gebruiker op deze knop klikt, verschijnt er een venster met een drop-down lijst die hem toelaat de procedure te kiezen die hij wenst op te starten. Vervolgens klikt hij op « Initialiseer ».
Figuur 2-37: Keuze van de procedure
29
2.4.1 2.4.1.1
De procedure van het PV Handtekening en validering van het PV
Om te beginnen start de beheerder controleur de procedure van het PV op basis van een ingevoerde vaststelling op de bouwplaats en waarvoor de te genereren procedure het PV is. De beheerder selecteert vervolgens de betrokken bouwplaats en opent de procedures die gekoppeld zijn aan de bouwplaats, via het menu « Acties » en de sectie « Toezicht ».
Figuur 2-38: Sectie toezicht
Een nieuw venster verschijnt waarin hij een zoekopdracht kan uitvoeren om de procedure te vinden die hij wenst te bewerken. Hij klikt vervolgens op het vergrootglas om deze te openen.
Figuur 2-39: Zoekopdracht naar de procedure
Het net geopende venster toont de inhoud van het PV die overeenkomt met de vaststelling die door de OGP is opgesteld.
Figuur 2-40: Het Proces Verbaal
30
Door het vakje « Aanmaning » aan te kruisen, informeert de controleur op een formele manier dat, indien de verzoeker zich niet in regel stelt met de wetgeving, hij verantwoordelijk kan gesteld worden en dat een nieuwe procedure kan opgestart worden die kan leiden tot een boete. De gebruiker kan een datum en uur specificeren vanaf wanneer de aanmaning van kracht gaat en het aantal dagen dat de verzoeker krijgt om zijn verplichtingen na te komen.
Figuur 2-41: Details van de aanmaning
Zodra de aanmaning afgewerkt is, kan hij een commentaar, in het Frans en in het Nederlands, achterlaten in de daarvoor voorziene velden.
Figuur 2-42: Commentaarvelden
Door op het tekstveld te klikken dat de tekst van het PV overneemt, verschijnt de volledige tekst in het venster en kan de gebruiker deze bewerken.
31
Wanneer de aanpassing uitgevoerd is, klikt de gebruiker “bewaren” om zijn aanpassingen te bewaren en terug te keren naar het scherm van het PV. De gebruiker kan een voorbeeldweergave bekomen van de pdf die gegeneerd zal worden door te klikken op “PDF bekijken”
Door te klikken op het vergrootglas, rechts van het nummer van de geassocieerde vaststelling, kan de controleur de vaststelling raadplegen (zie figuur 2-40). Eenmaal de tekst van het rapport volledig is, kan de eerste (gedelegeerde) controleur dit doorsturen naar zijn meerdere via een next-in-line procedure. Hiervoor klikt hij op de knop « Doorsturen ». In het venster dat verschijnt, selecteert hij de volgende persoon in de rij.
32
Figuur 2-43: Scherm om de next-in-line persoon te selecteren
Het PV kan eveneens, zoals in het geval van een Pro-Justitia, doorgestuurd worden naar verschillende niveaus van de rollenpyramide van de organisatie van de beheerder alvorens ondertekend te worden door de ondertekenaar. Het PV kan teruggestuurd worden naar een vorige gebruiker in de procedure om hem bijvoorbeeld op de hoogte te brengen van een aantal wijzigingen. De ondertekenaar zal altijd de laatste gebruiker zijn in deze procedure. Hij is de persoon die het PV ondertekent, waarmee hij deze opstuurt naar de verantwoordelijke verzoeker.
Figuur 2-44: Elektronische handtekening
2.4.1.2
Ontvangst en antwoord op het PV
De leidende verzoeker van de bouwplaats of de verantwoordelijke voor de overtreding ontvangt een bericht van de beheerder ondertekenaar die de verzoeker op de hoogte brengt van de ontvangst van een nieuw PV. Via het Postvak kan de verzoeker de procedure onmiddellijk openen. Hiervoor klikt hij op de hyperlink in de kolom « Object ID ».
Figuur 2-45: Waarschuwingsbericht van een nieuwe PV
Het systeem opent meteen het scherm met de informatie van de procedure. In dit scherm kan de verzoeker drie acties uitvoeren:
De verantwoordelijkheid van de waargenomen feiten in het PV accepteren. Deze verantwoordelijkheid weigeren. Meedelen dat hij de bouwplaats in regel heeft gesteld.
De tweede actie is enkel toegankelijk wanneer er meerdere gecoördineerde verzoekers op de bouwplaats werken. In dat geval heeft de leidende verzoeker de mogelijkheid om de verantwoordelijkheid aan een gecoördineerde verzoeker over te dragen door de beheerder hiervan binnen de tien werkdagen op de hoogte te brengen. 33
2.4.2 2.4.2.1
De procedure van het PJ Een aangetekende brief creëren
In een eerste stap start de controleur / gedelegeerde de procedure en creëert hij een aangetekende brief om de verzoeker op de hoogte te brengen van zijn overtredingen en van de mogelijke sancties die hij riskeert. De controleur opent het menu « Acties… » en selecteert « Procedures » in de sectie « Toezicht ». In het geopende scherm kan hij, met behulp van verschillende zoektools, de procedures die geïnitieerd zijn opzoeken. Ten eerste kan hij kiezen welke soort procedure hij wenst op te zoeken. In dit geval moet hij « Pro-Justitia » kiezen. Hij kan ervoor kiezen om een zoekopdracht uit te voeren op basis van de toegewezen procedures en op de data waarop ze geïnitieerd zijn. In de resultatentabel zijn de ID’s van de procedures, de ID’s van de vaststelling en het nummer van de bouwplaats weergegeven zodat de gebruiker de procedure die hij wil raadplegen en/of bewerken kan kiezen.
Figuur 2-46: Scherm met de zoekopdracht naar een procedure
De gebruiker klikt op het vergrootglas geassocieerd met de procedure die hij wil bewerken. Een nieuw venster, eigen aan de gekozen soort van procedure, verschijnt.
Figuur 2-47: Pro-Justitia
34
Om een nieuwe aangetekende brief aan te maken, moet de gebruiker op de gepaste knop klikken. Een nieuw venster verschijnt en laat de gebruiker toe om bepaalde tekstdelen van de aangetekende brief te bewerken.
Figuur 2-48: Scherm voor het bewerken van de aangetekende brief van een Pro-Justitia
Door het vakje « Aanmaning » aan te vinken, eist de controleur van de verantwoordelijke verzoeker dat hij zich binnen de termijn in regel stelt met de wetgeving.
Figuur 2-49: Details van de aanmaning
De gebruiker kan een datum en uur specificeren vanaf wanneer de aanmaning van kracht gaat en het aantal dagen dat de verzoeker krijgt om zijn verplichtingen na te komen. Zodra de aanmaning afgewerkt is, kan hij een commentaar, in het Frans en in het Nederlands, achterlaten in de daarvoor voorziene velden.
Figuur 2-50: Commentaarvelden
35
Door op het tekstveld te klikken dat de tekst van het PV overneemt, verschijnt de volledige tekst in het venster en kan de gebruiker deze bewerken.
Wanneer de aanpassing uitgevoerd is, klikt de gebruiker op “bewaren” om zijn aanpassingen te bewaren en terug te keren naar het scherm van het PV. De gebruiker kan een voorbeeldweergave bekomen van de pdf die gegeneerd zal worden door te klikken op “PDF bekijken”
Eenmaal de tekst van het rapport volledig is, kan de eerste (gedelegeerde) controleur dit doorsturen naar zijn meerdere via een next-in-line procedure. Hiervoor klikt hij op de knop « Doorsturen ». In het venster dat verschijnt, selecteert hij de volgende persoon in de rij.
36
Figuur 2-51: Scherm om de next-in-line persoon te selecteren
De aangetekende brief zal dan worden doorgestuurd naar de ondertekenaar, die de laatste persoon is in het « next-in-line » proces. De ondertekenaar zal hem kunnen ondertekenen, waarop hij naar de betrokken verzoeker verstuurd zal worden. De « next-in-line » procedure wordt hieronder uitgelegd. De gemachtigde persoon na de controleur meldt zich aan in de applicatie en opent zijn snelle toegangsmenu. Hier klikt hij op « Postvak ».
Figuur 2-52: Het snelle toegangsmenu
In het postvak moet hij, met behulp van de hyperlink, de bouwplaats openen waarvoor hij een bericht met het onderwerp « Voorstel - NIL: PJ van de Vaststelling » ontvangen heeft.
Figuur 2-53: Inhoud postvak
Eenmaal de bouwplaats op deze manier geselecteerd is, selecteert hij « Procedures verbonden aan de bouwplaats » in het menu « Acties… » in de sectie « Toezicht ». Hij creëert een zoekopdracht om de procedure, waarvoor hij opgeroepen is om de « next-in-line » te volgen, terug te vinden en hij klikt op het vergrootglas dat hiermee geassocieerd is. Wanneer de procedure geopend is, klikt hij op « Aangetekende brief ». Het nieuwe venster waarin hij de tekst van de aangetekende brief kan 37
bewerken, verschijnt op dezelfde manier als dat het voor de controleur is verschenen. De gebruiker kan nu de details van de aanmaning wijzigen, ze verwijderen en/of een commentaar achterlaten.
Figuur 2-54: Aangetekende brief voor een PJ
Hij kan er ook voor kiezen om de aangetekende brief terug te sturen naar de eerste controleur. In dit geval legt hij via een commentaar uit met welke zaken hij niet akkoord gaat.
Figuur 2-55: Scherm om een commentaar te versturen
Als hij akkoord gaat met de aangetekende brief, stuurt hij deze door naar de volgende persoon in de « next-in-line » procedure. Dit is de ondertekenaar van zijn organisatie. De procedure van het ondertekenen van de aangetekende brief eindigt met de ondertekenaar die zijn akkoord geeft door de aangetekende brief te ondertekenen. Merk op dat de ondertekenaar de 38
mogelijkheid heeft om het proces te verkorten door de aangetekende brief op dezelfde manier als de controleur te openen alvorens door de validator of de controleur opgeroepen te zijn om dit te doen. Hij opent dus zijn sessie in het systeem en selecteert de te ondertekenen procedure hetzij via de filters bouwplaatsen met gelinkte procedures hetzij via het postvak door op het nummer van de procedure te klikken dat in de titel van het bericht staat.
Hij opent dus zijn sessie in het systeem en gaat via zijn postvak of filters naar de procedure. In het venster van de procedure klikt hij op “Aangetekende brief” (zie controleur en validator hierboven). Het scherm geeft toegang tot de tekst van de verschenen aangetekende brief. Hier kan hij de aanmaning wijzigen, verwijderen, een commentaar achterlaten, de aangetekende brief terugsturen naar de persoon voor hem of ze ondertekenen. Eenmaal de aangetekende brief ondertekend is, wordt hij verstuurd naar de betrokken verzoeker. Via de voorbeeldweergave van het PJ en de aangetekende brief (beschikbaar in V2) is het mogelijk om deze af te drukken en traditioneel te verzenden zoals de wet het gebiedt.
Figuur 2-56: Aangetekende brief voor een PJ
39
2.4.2.2
Het deel « à charge »
De controleur stelt nu een dossier op met alle lasten die de betrokken verzoeker in fout stelt. Wanneer de verzoeker een aanvraag voor een hoorzitting heeft ingediend, wordt de beheerder via zijn Postvak gecontacteerd. Hierin laat een bericht met als onderwerp « Verzoek hoorzitting voor Pro-Justitia » hem toe om de procedure onmiddellijk te openen, door te klikken op de geassocieerde hyperlink. Ook via een filter kan hij alle gelijkaardige acties bekijken.
Figuur 2-57: Bericht betreffende een hoorzittingsverzoek
Meer acties zijn beschikbaar dan bij de opening van de procedure door de verzoeker.
Figuur 2-58: Details van het Pro-Justitia en de geassocieerde acties (Beheerder)
De beheerder moet nu de datum van de hoorzitting bepalen. Hiervoor opent hij het dossier à charge en à décharge. Hij kan het document raadplegen.
40
Figuur 2-59: Dossier à charge
Vervolgens bepaalt hij de datum van de hoorzitting door op de gepaste knop te klikken. Via de kalender in het datumveld kan hij de datum kiezen die voor hem past. Op dezelfde manier kiest hij het uur. In het commentaarveld kan hij extra informatie met betrekking tot de hoorzitting meegeven.
Figuur 2-60: De hoorzitting plannen
Eenmaal de datum van de hoorzitting is vastgelegd, laat het systeem de beheerder toe om het PV en de hoorzitting, nadat deze heeft plaatsgevonden, toe te voegen aan het dossier. Dit PV wordt op dezelfde manier als een document opgeladen.
Figuur 2-61: Het PV van de hoorzitting opladen
De beheerder kan, net zoals de verzoeker, altijd documenten toevoegen om het dossier à charge (of à décharge in het geval van de verzoeker) te stofferen. Hiervoor klikt hij op de knop « Een document toevoegen aan het dossier à charge » en zoekt hij het bestand met behulp van de verkenner.
41
2.4.2.3
Ontvangst door de verzoeker van de aangetekende brief, zich in regel stellen, aanvaarding en weigering van de verantwoordelijkheid
De verzoeker (via het ontvangen bericht of via de geassocieerde filter) selecteert zijn bouwplaats en gaat naar de sectie « Toezicht » van het menu « Acties… ». Hij klikt op de knop « Procedures » en in het verschenen scherm voert hij een zoekopdracht uit om de procedure die hij wil behandelen terug te vinden.
Figuur 2-62: Sectie toezicht (Verzoeker)
Figuur 2-63: Opzoeken van een procedure
Via het vergrootglas opent hij de procedure en daarna klikt hij op « Aangetekende brief ».
Figuur 2-64: Details van de procedure en de geassocieerde acties
De verzoeker selecteert nu het gepaste antwoord. Meerdere scenario’s zijn mogelijk. De leidende verzoeker is aanvankelijk de enige die toegang heeft tot dit scherm. Hij kan verklaren dat de bouwplaats in regel gesteld is met betrekking tot de elementen die deel uit maken van de aanmaning. Hij kan de verantwoordelijkheid accepteren of weigeren. In het laatste geval geeft hij aan de beheerder aan welke betrokken verzoeker, die ook op de bouwplaats werkt, hij verantwoordelijk 42
acht. De beheerder zal dan de nodige stappen ondernemen om het PJ aan deze verantwoordelijke verzoeker over te dragen. In het geval dat deze verzoeker de verantwoordelijkheid weigert, wordt deze laatste automatisch teruggestuurd naar de leidende verzoeker. Hij kan deze niet doorsturen naar een derde verzoeker. Het is de verantwoordelijkheid van de verzoeker om dit buiten het Osiris systeem te regelen.
Figuur 2-65: Scherm om de aangetekende brief te beantwoorden (Verzoeker)
2.4.2.3.1 GEVAL 1: De in regel stelling melden Via de melding van het in regel stellen (klik op « De aanpassing melden ») verzekert de verzoeker de beheerder controleur ervan dat de bouwplaats in orde is met betrekking tot de aangegeven overtredingen. Er wordt dus een bericht verzonden naar de controleur. Door op het vergrootglas te klikken, opent de controleur het bericht en kan hij deze beantwoorden of doorsturen naar derde(n).
Figuur 2-66: Bericht naar beheerder betreffende de aanpassing van de Verzoeker
1. Het bericht doorsturen Door te klikken op doorsturen, kan de controleur het bericht doorsturen naar de ontvanger van zijn keuze. Een venster opent zich en geeft de mogelijkheid een bijkomend bericht te verzenden.
43
Figuur 2-67: Bericht doorsturen
Het vergrootglas laat toe om de ontvanger van het bericht op te zoeken. Erop klikken opent een venster waarin de gebruiker een organisatie op basis van de naam kan opzoeken.
Figuur 2-68: Selectie van de ontvangende organisatie
2. Bericht beantwoorden De beheerder kan het bericht ook beantwoorden. In dit geval is de naam van de verzoeker, die het bericht heeft verzonden, onmiddellijk ingevuld in het veld « Organisatie », wat het veld is van de ontvanger. 44
2.4.2.3.2 Geval 2: De verantwoordelijkheid aanvaarden Door de verantwoordelijkheid te aanvaarden, aanvaardt de verzoeker alle implicaties van de overtredingen. Hiertoe klikt hij op « De verantwoordelijkheid aanvaarden ».
Figuur 2-69: De verantwoordelijkheid aanvaarden (Verzoeker)
2.4.2.3.3 GEVAL 3: De verantwoordelijkheid weigeren In het geval dat de (leidende) verzoeker niet verantwoordelijk is voor de overtredingen die in de aanmaning opgenomen zijn, kan hij de verantwoordelijkheid overdragen aan een andere verzoeker die op de bouwplaats werkt. Na een klik op de knop « De verantwoordelijkheid weigeren », verschijnt er een nieuw venster. In dit venster kan hij de gecoördineerde kiezen of een derde partij aanduiden die de verantwoordelijkheid draagt. Van zodra de beheerder deze informatie ontvangt, zal hij de verdere nodige stappen ondernemen.
Figuur 2-70: De verantwoordelijkheid weigeren en doorgeven
2.4.2.4
Het deel « à décharge »
De verzoeker kan voor zijn verdediging een dossier à décharge opstellen. Hiervoor selecteert hij de bouwplaats waarvoor hij een aanmaning heeft gekregen en klikt op het menu « Acties.. ». In de sectie toezicht, moet hij de procedures geassocieerd aan deze bouwplaats openen. In het net geopende venster voert hij een zoekopdracht uit om een procedure terug te vinden. Hiervoor moet hij via de datumvelden een tijdsinterval meegeven.
45
Figuur 2-71: Opzoeking van de procedure
Eenmaal de procedure gevonden is, kan ze geopend worden door op het vergrootglas te klikken. Dit opent een nieuw scherm met alle mogelijke acties gekoppeld aan deze procedure alsook alle gegevens van de procedure. Merk op dat niet alle acties beschikbaar zijn.
Figuur 2-72: Details en geassocieerde acties van de procedure (Verzoeker)
Om het dossier à décharge te vervolledigen, klikt de verzoeker op de knop « Dossier à charge en à décharge ». Eenmaal dit dossier geopend is, worden meerdere acties toegankelijk. Als eerste mogelijkheid kan de verzoeker een hoorzitting aanvragen.
46
Figuur 2-73: Dossier à décharge
Vervolgens is het met behulp van de knop linksonder in het scherm mogelijk om het dossier à décharge te stofferen door documenten toe te voegen. Zoals voor elke toevoeging van een document kan de gebruiker in het nieuwe scherm klikken op « Toevoegen » om de verkenner te openen en het gewenste document op zijn computer te kiezen. Eenmaal het document opgeladen is, wordt dit getoond in dit venster. Het is mogelijk om meerdere documenten aan dit dossier toe te voegen.
Figuur 2-74: Een document toevoegen
47
2.4.2.5
PJ en PV
2.4.2.5.1 Verklaring van overeenstemming Terwijl de verzoeker de verantwoordelijkheid aanvaard heeft en verkondigd heeft , ontvangt het OPJ een bericht van overeenstemming
Hij klikt op het nummer van de PV of van de PJ en het systeem opent het venster met de info van deze laatste.
Vervolgens klikt hij op « verklaring van overeenstemming » om een nieuwe verklaring van overeenstemming in te vullen. Het systeem signaleert dat het een verklaring van volgende PJ zal aanmaken.
Het venster van de verklaring van het daarop volgende bezoek is hetzelfde als dat van een eenvoudige verklaring met het verschil dat in dit geval het OPJ enkel de inbreuken kan verwijderen waarvan hij een verklaring van overeenstemming heeft en er geen nieuwe aan kan toevoegen. 48
Indien nodig kan hij elk moment het initiële pv raadplegen door te klikken op het nummer naast « aanvankelijke pv » en van hieruit kan hij gelijk de aanvankelijke verklaring raadplegen. Na eenmaal de inbreuken te hebben verwijderd waarvan hij een verklaring van overeenstemming heeft vastgesteld tekent hij de verklaring electronisch.
2.4.2.5.2 Daaropvolgende procedures Eenmaal de daaropvolgende verklaring getekend is door het OPJ, kan de afgevaardigde beheerder een procedure instellen die, zoals voorheen beschreven is, getekend is door de ondertekenaar op het einde van het NIL proces. Om dit te doen klikt hij op het nummer van de verklaring in de titel van het bericht dat hij ontvangen heeft.
Het systeem opent dus hetzelfde venster als wanneer het zou gaan om een « normale » verklaring met uitzondering van dit geval, de gebruiker kan de aanvankelijke PJ raadplegen door te klikken op het nummer onder het veld “inbreuk”.
49
De gebruiker klikt vervolgens op starten van een gelinkte procedure en realiseert dezelfde acties alsof het gaat om een “normale” procedure.
2.4.3
Procedure van beschadiging
In een eerste fase wordt een vaststelling uitgevoerd door de officier van de gerechtelijke politie en op basis van deze vaststelling start de controleur een procedure van beschadiging op. Deze laatste werd door de officier, via zijn postvak, op de hoogte gesteld van de aanmaak van een nieuwe vaststelling voor een bouwplaats in zijn sector. Hij stelt vervolgens een bepaalde termijn voor om de taken die hiermee gepaard gaan uit te voeren. Het gaat hier om de initiatie van een procedure van beschadiging.
Figuur 2-75: Meldingsbericht van een nieuwe vaststelling
Om de schadeprocedure op te starten, klikt de controleur op het nummer van de vaststelling in zijn postvak.
Of gaat hij via het scherm van de vaststellingen door op het « Acties.. » menu te klikken en vervolgens in de sectie « Toezicht », klikt hij op « Vaststelling ».
50
In dit geval opent er zich een nieuw venster waar hij een zoekopdracht naar vaststellingen kan uitvoeren. De controleur kiest een tijdsinterval, via de datumvelden of door manueel data in te voeren, en klikt op « Zoeken ».
Figuur 2-77: Zoekopdracht naar vaststellingen
Eenmaal gevonden, opent hij de vaststelling door op het vergrootglas te klikken. De gegevens van deze vaststelling verschijnen in een nieuw scherm. De controleur klikt op « Een geassocieerde procedure starten ». De enige procedure die opgestart kan worden, is de beschadigings procedure.
Het systeem toont de boodschap : « de gekozen procedure is correct aangemaakt. »
Vervolgens kan de controleur een plaatsbeschrijving van de schade maken. Om dit te doen, klikt hij op het menu « Acties.. » en klikt hij in de sectie toezicht op « procedures ». 51
In het net geopende venster kan de gebruiker zoeken naar procedures. De controleur kiest « Beschadiging » in de lijst met procedures. Via de datumvelden geeft hij een tijdsperiode mee en vervolgens klikt hij op « Zoeken ».
Figuur 2-76: Zoeken naar procedures
Eens de procedure gevonden is, kan ze geopend worden door op het vergrootglas te klikken. Dit opent een nieuw scherm met alle mogelijke acties gekoppeld aan deze procedure alsook alle gegevens van de procedure.
Figuur 2-77: Details van de beschadiging
De gebruiker klikt op « Aangetekende brief ». Een nieuw venster wordt geopend waarmee bepaalde delen van de aangetekende brief kunnen aangepast worden.
52
Waneer de verzoeker de aangetekende brief ontvangt, heeft hij de mogelijkheid de verantwoordelijkheid af te wijzen. U kunt dit echter onmogelijk maken door de optie « De verzoeker het recht ontzeggen om de verantwoordelijkheid te weigeren » aan te vinken.
2.4.4
Een aanmaning creëren en versturen
Bij de aanmaak van een vaststelling door een OGP, heeft deze de mogelijkheid om bij het aanmaken van de procedure een aanmaning voor te stellen. Hiervoor vinkt hij het overeenkomstig vakje boven het veld van de procedures aan. In het geval van een PJ is de aanmaning verplicht en zal deze standaard aangevinkt zijn (V2).
Figuur 2-78: Velden van de vaststelling
Tijdens het doorlopen van de procedure kunnen de controleurs bijkomende gegevens toevoegen om de verzoeker daadwerkelijk in gebreke te stellen. Ze hebben ook de mogelijkheid om een datum en een uur te bepalen vanaf wanneer de aanmaning van kracht gaat. 53
De verzoeker krijgt dan een aantal dagen om zich in regel te stellen met de wetgeving, met betrekking tot de overtredingen waarvan hij verantwoordelijk wordt gesteld.
Figuur 2-79: Details van de aanmaning
54
