Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I Verantwoording van het college van burgemeester en wethouders van Winsum over de uitvoering van wettelijke taken ten behoeve van het interbestuurlijk toezicht. Vastgesteld op 7 mei 2013.
1
Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I Inhoudsopgave
blz.
1. Inleiding
3
2. De opzet en inhoud van de Nota Interbestuurlijk Toezicht
3
3. Verantwoording domeinen waar GS toezichthouder zijn: 3.1 Archiefwet 3.2 Financiën 3.3 Huisvestingswet 3.4 Monumenten en archeologie 3.5 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht 3.6 Wet ruimtelijke ordening
4 4 4 5 5 6 6
4. Verantwoording domeinen waar het rijk toezichthouder is: 4.1 Wet basisregistratie adressen en gebouwen 4.2 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen 4.3 Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
6 7 7 7
Bijlagen 1. Overzicht van informatie- en verantwoordingsvormen en samenvatting 2. Toezichtscriteria GS
2
1. Inleiding In februari 2013 hebben wij de gemeenteraad informatie verstrekt over de Wet revitalisering generiek toezicht (hierna: de wet). De wet is op 1 oktober 2012 in werking getreden en wijzigt het stelsel van interbestuurlijk toezicht. Interbestuurlijk toezicht is ¨het geheel van processen dat plaatsvindt in het kader van de rechtsbetrekkingen tussen het Rijk, de provincies, de gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en de waterschappen die gaan over de beoordeling van taakbehartiging van de lagere door de hogere overheden¨. Samenvattend zal het college zich op grond van artikel 169 van de Gemeentewet verantwoorden aan de gemeenteraad. Daarnaast zal het college zich op grond van artikel 124 van de Gemeentewet verantwoorden aan de toezichthouder. De toezichthouder is in beginsel Gedeputeerde Staten (hierna: GS). Als GS zelf geen expertise op een bepaald terrein hebben, is de betreffende Minister toezichthouder. In een bijlage bij artikel 124b van de Gemeentewet zijn die gevallen aangegeven. GS hebben op 5 maart jl. een besluit genomen over de nieuwe wijze van interbestuurlijk toezicht. Dat is vastgelegd in de notitie ¨Interbestuurlijk toezicht (IBT) in de provincie Groningen in 2013¨. GS hebben aangegeven tweemaal in het jaar, in of bij de jaarrekening en de begroting, verantwoording in een zogenaamde IBT-paragraaf te willen.
Wij hebben er voor gekozen om niet in het verslag bij de jaarrekening, maar gelijktijdig met de jaarrekening in een afzonderlijke Nota te verantwoorden. Hierbij treft u de eerste Nota Interbestuurlijk toezicht (hierna: IBT) aan. Winsum, 7 mei 2013 Burgemeester en wethouders.
2. De opzet en inhoud van de Nota Interbestuurlijk Toezicht GS hebben geen format gegeven voor de IBT-verantwoording. Er is dus vrijheid om een eigen invulling aan de inhoud en opzet van de verantwoording te geven. Wij hebben er voor gekozen de Nota eenvoudig van opzet te houden, maar niet te volstaan met de toezichtsgebieden van GS. De reden hiervoor is dat wij de Nota ook aangrijpen als instrument om verantwoording over de uitvoering van overige wettelijke taken af te leggen. Op die wijze ontstaat er één cyclus en één document voor de algehele verantwoording. Per taak/wet zullen wij kort verwijzen naar de informatieverstrekking. De informatie hebben wij beschikbaar gesteld op onze website onder Politiek & Organisatie, Toezichtinformatie en is daar raadpleegbaar. De toezicht- en beoordelingscriteria zoals vastgesteld door GS hebben wij in een bijlage bij de Nota opgenomen. Op basis van de criteria zullen wij aangeven of wij een taak goed, matig of slecht hebben uitgevoerd. De term goed betekent dat de gemeente (ruim) voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Er zijn geen of slechts kleine verbetermogelijkheden. De term matig houdt in dat het minimale niveau van de wettelijke verplichtingen gehaald wordt. 3
Wel is er ruimte voor verbetering. In sommige gevallen zal het noodzakelijk zijn dat deze verbeteringen binnen korte tijd gerealiseerd worden. De term slecht betekent dat de gemeente niet voldoet aan de wettelijke vereisten. Dit betekent taakverwaarlozing. Wanneer sprake is van taakverwaarlozing zullen GS gebruik maken van de bevoegdheden om te interveniëren. In de Nota zullen wij volstaan met de verantwoording en zo min mogelijk zaken uit de criteria of de informatieverstrekking herhalen. Zoals al eerder aan u gemeld is het gewijzigde stelsel van interbestuurlijk toezicht een ontwikkelproces. Het is dus mogelijk dat er wijzigingen in de methodiek van verantwoorden zullen plaatsvinden. 3. Verantwoording domeinen waar GS toezichthouder zijn 3.1 Archiefwet Toezichtinformatie Op grond van artikel 8 van de Archiefverordening doen wij éénmaal per twee jaar verslag over de uitvoering van de Archiefwet. De archiefwetgeving is bedoeld om overheidsinformatie betrouwbaar, authentiek en toegankelijk te bewaren en beschikbaar te hebben. De VNG heeft de wettelijke verplichtingen samengevat in Kritische Prestatie Indicatoren (hierna: KPI´s). De KPI´s bestaan uit 10 hoofdvragen met deelvragen. De beantwoording maakt duidelijk of we voldoen aan wettelijke verplichtingen. De KPI´s zijn het kader voor het verslag. Op basis van risicoanalyse hebben GS uit de KPI´s vier thema´s geselecteerd als focus voor het toezicht. Het verslag hebben wij op 14 mei 2013 vastgesteld en geplaatst op de website. Verantwoording Uit het invullen van de KPI´s is naar voren gekomen dat we op de vier toezichtthema´s niet volledig voldoen aan de wettelijke verplichtingen. We maken geen gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. Ook op het gebied van de toegankelijkheid, de vernietiging en/of openbaar making en de bewaaromgeving zijn verbeteringen nodig. Wij hebben echter op alle thema´s voldoende geregeld zodat er een aantoonbaar laag risico is. Op basis van bovenstaande gegevens komen wij tot de conclusie dat wij op het gebied van archief matig scoren. In de loop van 2013 stellen wij een verbeterplan vast. 3.2 Financiën Toezichtinformatie Financiën valt niet onder de werking van de Wet revitalisering generiek toezicht, maar GS oefenen het toezicht wel in de geest van die wet uit. In twee fasen wordt de begroting beoordeeld.
4
Verantwoording De begroting 2013 laat zien dat de geraamde structurele uitgaven en inkomsten in evenwicht zijn. Uit de meerjarenraming wordt aannemelijk dat dit evenwicht de komende jaren wordt gecontinueerd. Er is voor zover bekend geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel kunnen beïnvloeden. De toezichthouder vraagt wel aandacht voor het regeerakkoord met de daarin opgenomen bezuinigingen en taakdecentralisaties. Deze kunnen van grote invloed zijn op de toekomstige financiële huishouding van de gemeente. Gevraagd wordt om deze gevolgen zo spoedig mogelijk in kaart te brengen. Op basis van bovenstaande gegevens komen wij tot de conclusie dat wij, ten tijde van de toetsing van de begroting 2013, de taak op het gebied van financiën goed uitvoeren. Wij staan dan ook onder repressief toezicht. 3.3 Huisvestingswet Toezichtinformatie Op grond van artikel 60b van de Huisvestingswet krijgen wij halfjaarlijks een taakstelling om verblijfsgerechtigden te huisvesten. Na afloop van elke periode doen wij verslag over de realisatie van de taak. De verslaglegging over de periode 2012-II (de periode van 1 juli tot en met 31 december 2012) heeft u separaat ontvangen. Verantwoording De taakstelling voor de periode 2012-II bedroeg 2. Wij hebben in deze periode 4 verblijfsgerechtigden gehuisvest. De taakstelling voor de periode 2012-II is gerealiseerd. Wij komen tot de conclusie dat wij deze taak goed hebben uitgevoerd. Omdat het COA de afgelopen jaren structureel onvoldoende kandidaten leverde hebben wij over voorgaande periodes een achterstand opgelopen. Op 1 januari 2013 bedroeg de cumulatieve achterstand 9. Het overschot voor de periode 2012-II hebben wij nodig om de achterstand in te lopen. Mede als gevolg van een gewijzigde toewijzingsprocedure sinds 1 oktober 2012 door het COA is er een versnelling in de huisvesting mogelijk geworden. Wij verwachten dat de achterstand in de periode 2013-I volledig ingelopen is. 3.4 Monumenten en archeologie Toezichtinformatie Wij moeten voldoen aan eisen voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. In een jaarlijks overzicht moeten wij het aantal verleende vergunningen, handhavingsacties en de samenstelling van de gemeentelijke monumentencommissie melden. Het overzicht is onderdeel van het jaarverslag Wabo. Verantwoording GS hebben nog geen beoordelingscriteria opgesteld en zullen dat doen op basis van de toegezonden toezichtinformatie.
5
3.5 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Toezichtinformatie Wij moet voldoen aan eisen voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Daarvoor moeten wij over actueel beleid en probleem- en risico-analyse beschikken. In dat beleid wordt aandacht besteedt aan de onderkende Wabo-risico´s en prioritaire RO-belangen en is duidelijk wat de specifieke gemeentelijke risico´s zijn. Het jaarprogramma moeten wij vóór 1 januari vaststellen en beschikbaar stellen voor GS. Het jaarverslag moeten wij vóór 1 april of gelijktijdig met de jaarrekening vaststellen en beschikbaar stellen aan de raad en GS. Verantwoording Uit ons beleid, vastgesteld in juni 2011, jaarprogramma 2012/2013 en jaarverslag 2012 blijkt dat wij de risico´s voldoende onder controle hebben. De stukken zijn compleet, correct vastgesteld en op tijd beschikbaar voor GS. Op basis van bovenstaande gegevens komen wij tot de conclusie dat wij op het gebied van de Wabo goed scoren. 3.6 Wet ruimtelijke ordening Toezichtinformatie Voor het gehele grondgebied van de gemeente moeten actuele bestemmingsplannen of beheersverordeningen zijn vastgesteld. In de bestemmingsplannen zijn regels gesteld voor prioritaire belangen. Daarnaast dragen burgemeester en wethouders zorg voor toezicht en handhaving. Daarvoor wordt jaarlijks vóór 1 januari een programma en gelijktijdig met de jaarrekening het jaarverslag vastgesteld en aangeboden aan de raad en GS. Het jaarprogramma voor toezicht en handhaving is op 10 juli 2012 vastgesteld en verzonden aan raad en GS. Het jaarverslag wordt in mei 2013 vastgesteld en verzonden aan GS. Verantwoording In Winsum zijn 21 actuele bestemmingsplannen. Voor een deel van het grondgebied geldt echter geen actueel bestemmingsplan. Bestemmingsplannen voor dit deel van het grondgebied, zeven totaal, zijn echter wel in procedure gebracht. In de bestemmingsplannen zijn regels gesteld voor prioritaire belangen. De toezichtinformatie voor toezicht en handhaving (jaarprogramma en jaarverslag) is tijdig verstrekt. Op basis van bovenstaande gegevens komen wij tot de conclusie dat wij op het gebied van de Wet ruimtelijke ordening matig scoren. De verwachting is dat dit bij de volgende Nota IBT wijzigt in ´goed´ omdat dan volgens de planning voor het hele gebied actuele bestemmingsplannen zijn vastgesteld. 4. Verantwoording domeinen waar het rijk toezichthouder is Voor deze domeinen geldt geen vooraf vastgestelde toetsings- en beoordelingscriteria.
6
4.1 Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) Toezichtinformatie Op 10 en 12 december 2012 heeft de verplichte GBA-audit in de 4e ronde bij de gemeente Winsum plaatsgevonden. De GBA-audit is een administratieve controle op de kwaliteit van de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens en op de wijze, waarop de gemeenten de GBA wet- en regelgeving uitvoeren. De audit wordt eens in de drie jaar gehouden en bestaat uit drie onderdelen: 1. Bij het procesmatig deel wordt vastgesteld of de gemeente de vragen, die vooraf door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zijn geselecteerd, juist heeft beantwoord. 2. Bij het inhoudelijk deel wordt beoordeeld of het aantal aangetroffen afwijkingen in geen van de drie onderscheiden foutklassen de geldende norm overschrijdt. 3. Bij het privacy deel wordt beoordeeld of de gemeente naar het oordeel van de privacy-auditor voldoet aan alle gestelde eisen ten aanzien van de verplichte maatregelen en voorzieningen op dit terrein. Overeenkomstig het derde lid van artikel 120a van de Wet GBA, hebben wij de controleresultaten openbaar gemaakt, zowel op onze website als in De Wiekslag. Met ingang van 2013 zal de driejaarlijkse audit vervangen worden door een jaarlijkse evaluatie. Verantwoording De gemeente Winsum is voor alle onderdelen van de GBA-audit in één keer geslaagd. Hiermee heeft de gemeente Winsum aan haar verplichting voldaan. 4.2 Wet basisregistratie adressen en gebouwen (Minister van Infrastructuur en Milieu) Toezichtinformatie Wij zijn verplicht brongegevens in te schrijven in het adressen- of gebouwenregister en gegevens uit de brongegevens op te nemen in het register. Aan de registratie zijn wettelijke kwaliteitseisen gesteld. Op basis van artikel 42 van de wet moeten wij eens in de drie jaar de uitvoering van de regelgeving laten controleren. In 2012 is een inspectie uitgevoerd. Het verslag staat op onze website. Verantwoording Uit de inspectie blijkt dat wij niet volledig voldoen aan de kwaliteitseisen. Het gaat specifiek om het verrichten van handelingen binnen wettelijke termijnen. Deze termijnen zijn zeer kort en er is niet altijd aan voldaan. Verder is in een aantal dossiers geconstateerd dat de gegevens uit de brondocumenten niet altijd exact overeen komen met de gemuteerde gegevens in de BAG-registratie. Voor deze onderdelen zal in 2013 een herinspectie plaatsvinden. 4.3 Wet kinderopvang en kwaliteit peuterspeelzalen (Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid) Toezichtinformatie De overheid stelt kwaliteitseisen aan kindercentra. Het college registreert kindercentra en is 7
verantwoordelijk voor het toezicht en de handhaving op de geleverde kwaliteit. De GGD inspecteert in opdracht van het college en beoordeelt of kindercentra aan de eisen voldoen. Indien nodig adviseert de GGD het college om maatregelen te nemen. De VNG en het Rijk hebben afgesproken dat met ingang van de verslagperiode 2012 de gemeenten de toezichtinformatie op www.waarstaatjegemeente.nl plaatsen overeenkomstig een door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) ontwikkelt model. Dit is ten tijde van deze Nota nog in ontwikkeling. Verantwoording De verantwoording vindt plaats in de volgende Nota IBT.
8
