Onderwerp: Rapportage informatiehuishouding en archiefzorg in het kader van InterBestuurlijk Toezicht

Voorstel aan burgemeester en wethouders Zaaknummer 25226

Onderwerp: Rapportage informatiehuishouding en archiefzorg in het kader van InterBestuurlijk Toezicht.

Samenvatting/korte toelichting: Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (1-10-2012) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie jaarlijks verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. De KPI-rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur en wordt ingediend door de gemeentearchivaris. In de rapportage zijn bevindingen opgenomen. Tegelijkertijd worden mogelijke maatregelen voorgesteld. Uit de rapportage komen diverse zaken naar voren die aandacht vergen. Het belangrijkste om actie op te ondernemen is ten eerste het ontwikkelen van een duidelijke, integrale en gemeentebrede visie op informatiehuishouding, waarbij aandacht is voor de borging van kwaliteit; en ten tweede een duidelijk overzicht van de beheerde informatie die zich op vele analoge en digitale plekken in de organisatie bevindt. De rapportage van de archiefinspecteur is besproken met de gemeentesecretaris en vervolgens voorzien van een ambtelijke oplegnotitie, waarin de reacties op de bevindingen en de te nemen acties zijn opgenomen. Deze rapportage is de eerste die wordt ingediend bij het college ter vaststelling en vervolgens ter informatie wordt doorgezonden aan de raad. Na behandeling in de raad wordt de rapportage met oplegnotitie doorgezonden aan Gedeputeerde Staten.

Financiële consequenties en wijze van dekking, incl. begrotingspost: Er is geen sprake van onvoorziene financiële consequenties. De aanbevelingen en nodige acties kunnen worden uitgevoerd binnen de bestaande budgetten en formatie.

Besluit: 1. De rapportage informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede met de bijbehorende ambtelijke oplegnotitie vast te stellen; 2. de vastgestelde rapportage met bijbehorende ambtelijke oplegnotitie met de overgelegde memo ter kennisneming toe te sturen aan de gemeenteraad met desgewenst het aanbod om een toelichting te verzorgen tijdens een informatieve bijeenkomst; 3. na behandeling door de gemeenteraad de vastgestelde rapportage en bijbehorende ambtelijke oplegnotitie toe te zenden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland.

Aldus besloten d.d. 24-2-2015

Gemeente Ede

Memo Aan

:

Gemeenteraad

Van

:

College van burgemeester en wethouders

Datum

:

24 februari 2015

Opgesteld door

:

Peter van Beek

Zaaknummer

:

25226

Bijlage

:

• •

Onderwerp

:

Rapportage informatie- en archiefbestanden Gemeente Ede

Rapportage informatie- en archiefbestanden Gemeente Ede. Ambtelijke oplegnotitie.

Op 24 februari heeft het college de rapportage informatie- en archiefbestanden Gemeente Ede vastgesteld. De rapportage en de ambtelijke notitie treft u bijgaand ter informatie aan. Indien u dat wenst dan is het college bereid om de rapportage toe te lichten in een informatieve bijeenkomst van het college met uw raad.

Gemeente Ede,Postbus 9022, 6710 HK Ede . Telefoon 14 0318 Bezoekadres: Bergstraat 4, Ede E-mail [email protected]. Website www.ede.nl.

Ambtelijke reactie naar aanleiding van Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gemeente Ede

Inleiding Vanuit Gemeentearchief en I&A, waartoe het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) behoort, is met veel belangstelling uitgekeken naar de eerste formele KPI-rapportage van de gemeentelijk archiefinspecteur. Deze KPI-rapportage vervangt de beperkte audit die de provinciale archiefinspectie verrichtte en wordt door I&A als minstens zo waardevol beschouwd. Deze rapportage is een vervolg po de informele rapportage die in 2013 is opgesteld en intern besproken. De gemeentelijk archiefinspecteur is uitstekend op de hoogte van de kwaliteit over de gehele breedte van het archiefwerk en de dialoog over die kwaliteit en verbeterpunten zijn voor Gemeentearchief en I&A inspirerend. De KPI-rapportage benoemt punten waarvan de verantwoordelijkheid bij verschillende onderdelen van de ambtelijke organisatie belegd is. Verbeteracties worden in het verlengde daarvan op verschillende organieke plaatsen verwacht waarbij voor I&A-DIV en het Gemeentearchief het meest is te doen. Deze oplegnotitie bevat de ambtelijke reactie van I&A en Gemeentearchief op de KPI-rapportage. Archivaris en hoofd I&A spraken af dat de laatste penvoerder is. Leeswijzer: Voorliggende notitie hanteert de volgorde van onderwerpen in de KPI-rapportage. Per onderwerp is in omlijnd kort weergegeven wat de (re-)actie vanuit de verantwoordelijke afdelingen (I&A en Gemeentearchief) is op de bevindingen en aanbevelingen van de archiefinspecteur. Ontwikkelen integrale visie op informatiehuishouding Volgens artikel 16 van de Archiefregeling dient de gemeente Ede ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Daarbij gaat het erom dat de gemeente structureel aan kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding werkt. Op dit moment wordt dat ingevuld met documentmanagementoplossingen (Verseon en Zaakssysteem.nl). Er zijn echter ook zogenaamde vakapplicaties (bijv. Wave, GWS4ALL, Atlantis) waarin te bewaren informatie wordt gemaakt, bewerkt en bewaard waarvoor afpraken dienen te worden gemaakt. Team IPM van de afdeling I&A heeft in Q4 2013 een meerjaren I&A-beleidsplan waarin een integrale visie op onze informatiehuishouding is neergelegd, dus inclusief archiefvorming voor decentrale bewaarplaatsen en -applicaties. Aandacht gaat daarbij uit naar de uitvoering hiervan. We gaan ons verdiepen in het vraagstuk voor de verantwoordelijkheid van de gemeente voor het archiefbeheer van Gemeenschappelijke Regelingen (GR), met als eerste stap het register voor GR en samenwerkingsverbanden aan te leggen en dat te vertalen naar verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer van de GR.

Onderwerp

(Re-)actie

Constatering juist. Ontwikkelen integrale visie op informatiehuishouding

I&A maakt meerjaren I&A-beleidsplan waarin een integrale visie op onze informatiehuishoudin g wordt neergelegd

Resultaat Aanleggen register GR en samenwerkingsverbanden, vertaald naar taken en verantwoordelijkheden

Mijlpaal/mijpalen

1e helft 2015: Register 2e helft 2015: vertaling

Helderheid over archiefvorming voor decentrale bewaarplaatsen en applicaties. Invoeren zaaksysteem.nl als DMS als vervang-ing voor zoveel mogelijk subsys-temen.

2013 – 2017

Hybride archivering Archivering vindt op dit moment zowel digitaal als op papier plaats. DIV neemt duidelijk de stelling in dat als digitale archivering niet goed is geregeld, het papieren dossier leidend is. Dit betekent dat de digitale documenten de status krijgen van werkdossier en dat formele documenten op papier gearchiveerd moeten worden. De eerste actie die genomen wordt is natuurlijk dat de digitale archivering op orde wordt gebracht. De focus ligt hiervoor op dit moment op zaaksysteem.nl. Dit wordt zodanig ingericht dat archivering van papier niet meer nodig is op het moment dat het gearchiveerd is in zaaksysteem.nl. Tegelijkertijd realiseert DIV zich dat zij afhankelijk is van wat medewerkers op de afdeling ter archivering aanleveren. Veel medewerkers werken met de digitale werkdossiers en leveren de documenten niet op papier ter archivering aan. Zij realiseren zich niet welke risico’s zij lopen met de documentopslag in deze digitale systemen. DIV wijst afdelingen op deze risico’s. Tevens wordt integrale archivering (het belang daarvan en het doén) meegenomen in de workshops Zaakgericht werken en bij de uitvoering van Het Nieuwe Werken. Als werkprocessen in het kader van kantelen naar zaakgericht en digitaal werken op basis van LEAN worden getransformeerd, krijgt integrale archivering ruim aandacht. Onderwerp

Hybride archivering

(Re-)actie Constatering juist.

Resultaat

Systeem voor digitale archivering in gebruik nemen (zaaksysteem.nl)

Fysieke dossiers verdwijnen op termijn, dus einde hybride archive-ring

Bewustzijncampagne bij uitrol HNW

Integrale digitale archivering wordt standaard en

Mijlpaal/mijpalen

2013 – 2017

2013 – 2016

Onderwerp

(Re-)actie

Resultaat normaal gedrag

Mijlpaal/mijpalen

Bouwvergunningen zoek Er zijn inderdaad bouwvergunningen zoek. Overigens geldt dit niet alleen voor bouwvergunningen, maar ook (weliswaar in veel mindere mate) voor andere dossiers. De meeste aandacht gaat bij dit probleem uit naar het voorkomen dat er in de toekomst nog meer dossiers zoek raken. Voor de bouwvergunningen zijn hiertoe ook de laatste bouwvergunningen die nog niet digitaal zijn gescand (december 2014 gerealiseerd). Daarnaast worden dossiers die digitaal beschikbaar zijn niet meer fysiek uitgeleend, maar wordt er zoveel mogelijk verwezen naar de digitale documenten. Tegelijkertijd is bekeken in hoeverre zoekgeraakte dossiers teruggevonden kunnen worden. Hiervoor is de uitleenadministratie eind 2013 geactualiseerd en de rappelering op dossiers met ingang van 1 januari 2014 weer structureel ingevoerd. Daarnaast wordt Het Nieuwe Werken voor de gehele gemeente verder uitgerold. Consequentie hiervan is dat afdelingen hun kasten moeten opruimen, waarbij de ervaring leert dat een aantal zoekgeraakte dossiers alsnog boven tafel komt. Onderwerp

Bouwvergunningen zoek

(Re-)actie Constatering juist. – Wat gedigitali-seerd is niet meer fysiek uitlenen – Systematiek voor uitlenen her-zien – Herinvoer rappel – Zoekcampagne bij uitrol HNW

Resultaat

Voorkomen dat nog dossiers zoek-raken

Verloren dossiers terugvinden

Mijlpaal/mijpalen

Reeds ingevoerd (2013) Gereed en ingevoerd per 1-1-2014 Per 1-1-2014 loopt (tot volle-dige uitrol HNW, mogelijk in 2015)

Decentrale archivering Archivering vindt op verschillende plekken binnen de organisatie plaats. Dit geldt zowel voor het dynamisch archief, als voor het semi-statisch archief. Met de implementatie van HNW is het aantal decentrale dynamische archieven sterk afgenomen. Dynamische archivering vindt echter nog wel op sommige plekken decentraal plaats. Door verdere implementatie van het zaaksysteem wordt de archivering volledig digitaal in deze applicatie gedaan. Daarmee komt de verantwoordelijkheid voor archivering ook bij DIV te liggen (conform het Besluit Informatiebeheer). De verantwoordelijkheid voor de archivering van de meldingen openbare ruimte zijn hierdoor al bij DIV komen te liggen, waar de uitvoering van de archivering voorheen bij de vakafdeling lag. Naarmate zaaksysteem.nl verder uitgerold wordt, zal ook het dynamisch archief en de verantwoordelijkheid hiervoor steeds meer centraal belegd zijn. Onderwerp

(Re-)actie Constatering juist.

Resultaat

Mijlpaal/mijpalen

Dynamische archi-

Saneren decen-trale

Effectuering bij

Decentrale archivering

vering stapsgewijs middels zaaksysteem.

archieven; alles in zaaksysteem.

invoering HNW 2013-2016 Loopt gelijk op met transitie naar digaal zaakgericht werken 2013-2017

Tekort aan archiefruimte Als de gemeente Ede op de manier blijft werken zoals dat nu gebeurt, dreigt inderdaad een tekort aan archiefruimte en archiefbewaarplaatsen. Daarom wordt een aantal acties in gang gezet en is al een aantal acties genomen om dit te voorkomen: 1.Met substitutie wordt voorkomen dat fysieke opslag nodig is. Substitutie is georganiseerd voor de inkomende facturen en de documenten met betrekking tot de personeelsdossiers. Voor het zaaksysteem wordt dit op dit moment gerealiseerd en onderzocht wordt in hoeverre substitutie kan gelden voor alle documenten in Corsa. 2.De achterstand in vernietiging bij DIV wordt bijgewerkt, de vernietiging wordt meer structureel georganiseerd. De achterstand geldt op dit moment voor het GB-archief van 2009 t/m 2014, voor oude personeelsdossiers, voor administratie van diverse afdelingen en voor de handhaving behorende bij milieuvergunningen. 3.De archiefruimte en de archiefbewaarplaats niet gebruiken als opslagplek, uitsluitend documenten die daar horen worden er opgeslagen. 4.Documenten die op korte termijn vernietigd mogen worden, niet (meer) opslaan onder de strenge condities van een archiefruimte, maar die elders plaatsen. Onderwerp

(Dreigend) tekort aan archiefruimte

(Re-)actie Constatering juist. Acties: – substitutie rege-len (voorkomt fysieke opslag) – achterstand in vernietiging wegwerken – ruimten ontdoen van materiaal dat daar niet per se moet zijn – op korte termijn te vernietigen materiaal in minder hoogwaardige ruimte bewaren

Resultaat

Door ingrijpen en veranderen huidige werkwijze wordt een tekort aan archiefruimte voorkomen

Mijlpaal/mijpalen

Acties zodanig uitvoeren dat geen ruimtegebrek ontstaat.

Ruimten Burgerzaken en Brandweer voldoen niet Burgerzaken Burgerzaken beschikt over twee ruimten waarin archiefdocumenten worden opgeslagen: de kluis en de archiefruimte onder E0 in het raadhuis. De archiefruimte bevat semi-statisch archief en werkarchief. Deze ruimte wordt opgeruimd zodra Burgerzaken overgaat op Het Nieuwe Werken. Hierbij wordt DIV nauw betrokken, zodat de archieven op de juiste plek terecht komen en er geen archiefstukken verloren gaan.

In de kluis staan voornamelijk brondocumenten die Burgerzaken dagelijks nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Daarom zijn in overleg met de archiefinspecteur afwijkende termijnen bepaald voor het overbrengen van de documenten aan het gemeentearchief. Het klopt dat de condities in de kluis niet voldoen aan de eisen die worden gesteld aan een archiefruimte of archiefbewaarplaats. Deze situatie zal niet veranderen, ook niet na de verbouwing voor Het Nieuwe Werken. Dit wordt gedoogd. Brandweer Per 1 januari 2014 is de brandweer opgegaan in de Veiligheidsregio Gelderland Midden (VGGM). De dossiers die op termijn te vernietigen zijn zijn afgesloten en overgedragen aan DIV. Dossiers die bewaard moeten blijven zijn eveneens afgesloten en overgedragen aan het gemeentearchief. Dit betekent dat de dossiers ook fysiek zijn verhuisd naar de archiefruimte en de archiefbewaarplaats in het Raadhuis. Uitzondering hierop zijn de gebruiksvergunningen, die dermate vaak geraadpleegd worden bij de brandweer dat ervoor gekozen is om deze vooralsnog bij de brandweer te laten. Onderwerp

Ruimten Burgerzaken en Brandweer voldoen niet

(Re-)actie Constatering juist Burgerzaken: Ruimte E0 wordt opgedoekt als Burgerzaken overgaat naar HNW. Kluis voor voornamelijk brondocumenten voor dagelijks gebruik wordt gedoogd Brandweer: Het Brandweer archief wordt beëindigd per 2014. Deels gaat materiaal naar de Veiligheidsregio, deels naar Gemeentearchief. Voor de gebruiksvergunninge n wordt het gedoogd dat deze voorlopig nog bij de brandweer staan.

Resultaat

Burgerzaken, op de kluis na, werkt conform Archief-wet geaccepteerd (beperkt) risico

constatering (risico) niet meer van toepassing

Mijlpaal/mijpalen

Waarschijnlijk 2015

januari 2014

Ontbreken duurzame oplossing voor digitaal archiveren Voor digitale archivering wordt op dit moment Verseon aangeboden als oplossing. Verseon is een DMS/RMA. Zaaksysteem.nl wordt zodanig ingericht dat het beschikt over de functionaliteiten van een DMS/RMA. Hiermee wordt een duurzame oplossing voor digitaal archiveren geboden. Het is echter de vraag of dit niet verder doorontwikkeld moet worden tot een e-depot en of dit überhaupt mogelijk is. Tot nu toe is nog niet helder waar een e-depot aan zou moeten voldoen en of dit

inderdaad een aparte applicatie zou moeten zijn. Dit wordt in 20145onderzocht. Onderwerp

(Re-)actie Constatering juist

Resultaat

Mijlpaal/mijpalen

Duurzaam digitaal archiveren

In 2014 wordt (landelijk) verder onderzocht hoe een e-depot te realiseren

Ede haakt in op een regionale of landelijke oplos-sing als die voor-handen komt

Onderzoek 2015.

Applicaties voldoen niet aan duurzaam archiefbeheer Er zijn diverse applicaties die niet voldoen aan duurzaam archiefbeheer, terwijl daar wel documenten in worden opgeslagen. De belangrijkste opmerking hierbij is, dat deze applicaties daarbij niet worden gebruikt om documenten duurzaam op te slaan. Voor deze documenten geldt dat digitale documenten geprint worden om de duurzame beschikbaarheid (op papier dus) te kunnen garanderen of dat gekozen wordt voor dubbele registratie door ook te registreren in zaaksysteem.nl. Omdat de gemeente Ede steeds meer papierarm wil werken, is deze situatie niet ideaal. Daarom is ervoor gekozen om voor een aantal applicaties te organiseren dat documenten daarin duurzaam opgeslagen en beheerd kunnen worden. Deze applicaties worden vervolgens zoveel mogelijk gebruikt om de documenten in op te slaan. De andere applicaties bevatten wellicht nog werkdossiers, maar de formele archiefdocumenten worden dan opgeslagen in de daarvoor geschikte applicaties. De applicaties die hier tot nu toe voor werden ingericht zijn Corsa, zaaksysteem.nl en Youforce voor te vernietigen bescheiden met betrekking tot de personeelsdossiers. Met betrekking tot de constatering dat het door GA gebruikte pakket Atlantis niet voldoet aan de voorwaarden voor duurzaam archiefbeheer wordt opgemerkt dat binnen de voor archieven gebruikelijke software momenteel geen enkel product voldoet aan de gestelde eisen voor een kwaliteitssysteem. Dit is punt van bespreking met de softwareleverancier van Atlantis. Daarnaast zal worden onderzocht of in de toekomst Zaaksysteem.nl zou kunnen voldoen aan de wensen voor het gemeentearchief. Onderwerp

Applicaties voldoen niet aan duurzaam archiefbeheer

(Re-)actie Constatering juist. Bij transitie naar digitaal zaakge-richt werken is verdere imple-mentatie van zaaksysteem noodzakelijk én bij de vervanging van backofficesyste-men wordt duur-zaam archiefbe-heer een crite-rium. Naar een alter-natief

Resultaat

Mijlpaal/mijpalen

Tijdvak 2013-2017

Applicaties voldoen aan duurzaam archiefbeheer

Onderzoek

Onderwerp

(Re-)actie voor Atlantis wordt gezocht.

Resultaat

Mijlpaal/mijpalen vervanging Atlantis: resultaat 2015

Er is geen calamiteiten- en rampenplan voor archief Het klopt dat er geen calamiteiten- en rampenplan is vastgesteld. Enige tijd geleden heeft het gemeentearchief een eerste versie van een dergelijk plan opgesteld. Deze is echter nog niet vastgesteld en behoeft nog aanpassing. In 2014 is het plan geactualiseerd, het dient alleen nog vastgesteld te worden. Hierbij is op onderdelen worden aangesloten bij het gemeentelijke rampenplan en de bedrijfshulpverleningsorganisatie. Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Er is een up-to-date calamiteiten- en Constatering juist rampenplan dat Geen vastgesteld aansluit op het Er is een calamiteiten- en gemeentelijk geactualiseerd plan rampenplan voor Q1 2015 rampenplan en dat moet worden archief overige vastgesteld rampenbestrijding (o.a. BHV)

Rapportage Informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede

Ten Geleide

Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (1-10-2012) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie jaarlijks verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. De KPI-rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur en wordt ingediend door de gemeentearchivaris. Daarbij is gebruik gemaakt van het E-formulier Archief KPI’s. Met het formulier is het mogelijk de toezichtsindicatoren voor de Archiefwet 1995 via dit E-formulier te uploaden op Waarstaatjegemeente.nl. In de rapportage zijn bevindingen opgenomen. Tegelijkertijd worden mogelijke maatregelen voorgesteld. Uit de rapportage komen diverse zaken naar voren die aandacht vergen. Het belangrijkste om actie op te ondernemen is ten eerste het ontwikkelen van een duidelijke, integrale en gemeentebrede visie op informatiehuishouding, waarbij aandacht is voor de borging van kwaliteit; en ten tweede een duidelijk overzicht van de beheerde informatie die zich op vele analoge en digitale plekken in de organisatie bevindt.

Volledige Rapportage 1

INLEIDING EN VERANTWOORDING ...................................................................................................................................................................................................... 3

2

KPI-VERSLAG.............................................................................................................................................................................................................................................. 5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10

LOKALE REGELGEVING ........................................................................................................................................................................................................................... 5 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT ............................................................................................................................................................................................... 6 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN ............................................................................................... 8 DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN ............................................................................................................................................................................................................ 13 VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN ...................................................................................................................................... 16 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS ................................................................................................................. 18 ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS .............................................................................................................................................................. 19 TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN ........................................................................................ 21 RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID .............................................................................................................................................................................................. 21 MIDDELEN EN MENSEN ......................................................................................................................................................................................................................... 22

BIJLAGEN ............................................................................................................................................................................................................................................................ 23 1. KPI-RAPPORTAGE ........................................................................................................................................................................................................................................... 23 2: OVERZICHT RISICOPROFILERING MET OPMERKINGEN GEMEENTELIJK ARCHIEFINSPECTEUR............................................................................................................................. 23

P. van Beek, gemeentearchivaris H. Berende, plaatsvervangend gemeentearchivaris/ archiefinspecteur

1

Inleiding en verantwoording

Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (1-10-2012) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De gemeentearchivaris is de aangewezen functionaris om bij de opstelling hiervan een leidende rol te vervullen, in de praktijk uitgevoerd door de gemeentelijk archiefinspecteur. De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Deze rapportage is ingedeeld naar de tien categorieën van de KPI’s. Per KPI-onderdeel is bekeken in hoeverre de gemeente daaraan voldoet. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten met als uiterste consequentie indeplaatstreding; en/of schorsing of vernietiging van besluiten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. Deze rapportage is gebaseerd op de intern opgestelde rapportage van 2012 met oplegnotitie, bevindingen, overleg met DIV en bureau-onderzoek. Het onderzoek en de rapportage zijn verricht en opgesteld volgens de VNG-handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatieindicatoren, tweede geactualiseerde versie april 2013. Puntsgewijs is aangegeven in hoeverre de gemeente voldoet. Daarvoor is gebruik gemaakt van het E-formulier Archief KPI’s, zoals ontwikkeld en beschikbaar gesteld door BRAIN (versie januari 2014). Met het formulier is het mogelijk de toezichtsindicatoren voor de Archiefwet 1995 via dit E-formulier te uploaden op Waarstaatjegemeente.nl. Let wel: een dergelijke KPI-rapportage maakt alleen inzichtelijk of de gemeente aan de Archiefwetgeving voldoet of niet. Naast de KPI-rapportage worden andere instrumenten genoemd om de kwaliteit te meten, zoals de Baseline Informatiehuishouding, RODIN. Vrijwel alle gegevens zijn verwerkt in het E-formulier, met uitzondering van gegevens voor “Middelen en mensen”. Het is op basis van de verstrekte gevens niet mogelijk een goede uitspraak te doen over het voldoen aan de eisen voor voldoende mensen en middelen. Of het voldoende is, moet blijken uit de waardering van de andere KPI-onderdelen. Deze rapportage is meer dan louter een KPI rapportage in de zin van de VNG. Gaat het bij de KPI’s om het beoordelen of de Gemeente aan de regels voldoet, intern maakt de Gemeente Ede gebruik van een risicoprofiel. Met dit profiel worden de financiële risico’s gewogen die de gemeente loopt. Door het stramien te gebruiken van het gemeentebrede risicoprofiel, kunnen de verantwoordelijken maatregelen voor het informatie- en archiefbeheer nemen. Niet elk risico zal worden opgenomen in het algemene risicoprofiel, bijvoorbeeld omdat het financiële risico gering is. Het profiel is in de rapportage opgenomen, een totaaloverzicht is in de bijlage te vinden. Anders dan in 2012 is naar heel Naris gekeken voor risico’s op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Bovendien is opgenomen op welke wijze invulling wordt gegeven aan bepaalde onderdelen. De kwaliteitssystemen zoals Baseline en Rodin zijn niet volledig aanwezig bij Ede. Daarmee is er nog niet voldoende inzicht in de kwaliteit. Deze rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur. De rapportage wordt ingediend door de gemeentearchivaris. Het is de taak van de gemeentelijk archiefinspecteur om risico’s en praktijken te signaleren, te beoordelen op belang. Het is de taak van de geïnspecteerde om te beslissen tot maatregelen. In het profiel zijn mogelijke maatregelen voorgesteld, als tegemoetkoming richting geïnspecteerde. De beslissing welke maatregel genomen wordt, ligt bij de geïnspecteerden. Zij kunnen ook de kans van risico’s het beste wegen. De rapportage biedt een handreiking aan maatregelen. De eerstverantwoordelijken kunnen op basis van deze rapportage maatregelen verder uitwerken; zij dienen ook structuur aan te brengen in het aanpakken van de risico’s. Dit verdient continu aandacht. Op grond van de KPI-rapportage over 2012 is een oplegnotitie samengesteld waarin hoofd I&A en de gemeentearchivaris de diverse punten uit de rapportage waarderen, prioriteren en maatregelen of oplossingsrichtingen toezeggen. Sinds de rapportage 2012 is het een en ander in werking gezet. Voor de feitelijke constateringen zijn er enkele verbeteringen gezien. In de huidige rapportage zijn risico’s niet meer opgenomen, wanneer duidelijk is dat ze opgelost zijn of met redelijke zekerheid gesteld kan worden dat ze in 2014 opgelost zijn.

In sommige gevallen zijn risico’s (met Rxxx) overgenomen uit het profiel, waarbij soms een aanvulling vanuit de archiefinspectie is opgenomen. Enkele risico’s zijn in de rapportage dubbel opgenomen, omdat ze bij twee onderdelen passen. Er is contact geweest met de archiefbeheerders: DIV en GA. DIV is volgens het Besluit Informatiebeheer de enige informatiebeheerder van het dynamische en semistatische archief van de Gemeente. Er is niet gesproken met diverse (sub)beheerders van informatie, hoewel wel informatie van hen (uit Naris) gebruikt is. Het doel van deze rapportage is het verkrijgen van een overzicht van de stand van de informatiehuishouding bij de hele gemeente Ede. De Gemeentearchivaris is beheerder van de overgebrachte archiefbescheiden. Uit Naris waren R172 en R324 vervallen. Het betrof zaken m.b.t. de stabiliteit, continuiteit, rechtmatig gebruik betrouwbaarheid, veiligheid van ICT. Die zijn in andere risico’s opgenomen. Bovendien was R164 vervallen. R164 is nu opgenomen onder A030 omdat het risico nog aanwezig is. A006, A014, A019, A020, A021, A022 zijn niet meer opgenomen: die zijn niet meer als risico aan te merken. A001, A003, A011 zijn iets aangepast. Naar aanleiding van de complete rapportage zijn naar het oordeel van de gemeentearchivaris, opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur, maatregelen nodig op de volgende onderdelen: 1. Ontwikkelen van een duidelijke, integrale visie op informatiehuishouding. a. Het beleid is momenteel te sterk gericht op centrale archiveringssysteem. Het is daarmee niet volledig gemeentebreed. b. Er moet aandacht zijn voor de borging van kwaliteit. Die borging, zoals bij substitutie en SLA, moet gegarandeerd zijn. 2. Overzicht van beheerde archiefbescheiden behoeft verbetering, zoals: a. Er wordt veel decentraal gearchiveerd. (Besluit informatiebeheer en de praktijk sluiten niet op elkaar aan.) b. Afspraken met andere partijen zoals VGGM, OddV over informatie- en archiefbeheer zijn onvoldoende vastgelegd. c. Er is sprake van hybride archivering met alle gevolg voor verlies van informatie en onnodig zoeken. d. Er zijn dossiers niet vindbaar, waaronder bouwvergunningen (1995-2002). e. Houd rekening met de eisen voor een metadataschema.

2

KPI-verslag

2.1 Lokale regelgeving In dit onderdeel draait het om de vraag of de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen voldoen. De werkelijkheid en het Besluit Informatiebeheer sluiten niet op elkaar aan. Volgens het Besluit Informatiebeheer is DIV verantwoordelijk. In de praktijk heeft DIV niet het volledige overzicht en de grip. Speciale aandacht is er voor KCC (registratie van (elektronische) post), Brandweer (eigen archiefbeheer) en VH (/OddV) (registratie en dossiervorming WABO-vergunningen), WIZ (eigen archiefbeheer) en mogelijk de Griffie. Uit het risicoprofiel blijkt ook dat diverse afdelingen, zoals P&O en H&S, risico’s zien op het gebied van informatiebeheer. DIV kan ofwel de regierol meer naar zich toe halen; ofwel de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer zal verdeeld moeten worden over de daadwerkelijke beheerders. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 is sprake dat decentrale archivering wordt aangepakt. Verwezen wordt naar een directievoorstel waarin onder andere staat dat semi-statische archivering centraal bij DIV plaats zal moeten vinden; en dat de realisatie hiervan plaatsvindt onder de uitrol van Het Nieuwe Werken (HNW). Bovendien wil DIV de dynamische archivering naar zich toe trekken, aan de hand van de invoer van digitaal zaakgericht werken. De constatering dat niet voldaan wordt aan het Besluit Informatiebeheer 2009 blijft staan. Het is helder dat het streven van DIV is om praktijk te laten aansluiten op het Besluit Informatiebeheer. Dit moet in 2017 geëffectueerd zijn. De Gemeente Ede houdt geen register bij, dat verplicht is op grond van Wet Gemeenschappelijke regelingen, artikel 27. Een dergelijk register geeft een overzicht voor welke organen en organisaties de Gemeente verantwoordelijkheid draagt voor het informatiebeheer. In 2013 is dit register niet gerealiseerd, maar wel gepland te realiseren in 2014. Daarnaast geldt dat met géén van de GR’s waar de Gemeente Ede in deelneemt, zijn heldere en eenduidige afspraken gemaakt ten aanzien van het beheer van de informatie. In het algemeen wordt gesteld dat gemeente Ede zorgt voor de archivering van de Gemeente zelf, van FoodValley en rechtsvoorloper, en van de Omgevingsdienst de Vallei voor de secundaire archieven. Mandatering is niet geregeld. Evenmin zijn afspraken over archiefbeheer helder en duidelijk met betrekking tot Permar, ACV en rechtsvoorganger Afvalcombinatie ‘De Vallei’ (N.V. en B.V.), Werkplaza en de overgang van de gemeentelijke Brandweer naar de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden per 1/1/2014. Taken van de Jeugdzorg worden van de provincie overgeheveld naar de gemeenten. Daarbij moet aandacht zijn voor een goede regeling van de archieven. Op dit moment bestaan daar landelijk grote zorgen over. Er zijn diverse externe partijen betrokken bij de informatiehuishouding. Belangrijk punt voor de toekomst in dit opzicht is Permar. Zij vervult een rol in het proces van substitutie. Andere partijen zijn organisaties die zorgen voor de applicaties waarmee gewerkt wordt. Zo is er Raet voor de salarisadministratie en de declaraties. Zij hebben geen garantie kunnen geven dat informatie op tijd (en niet te vroeg) vernietigd wordt. Daarnaast zijn er Devent-IT, Zaaksysteem.nl, Oracle. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis

Risico-oorzaak

Niet voldoen aan artikel Gemeente houdt geen register bij (artikel 27 27 Wgr Wgr) A001

Risicogevolg Gemeente is volledig verantwoordelijk voor archiefbeheer van GR. Geen overzicht van de te beheren informatie.

Opmerking risico

Mogelijke maatregel

Gepland in 2014 om op te lossen.

Bijhouden register. Beleggen verantwoordelijkheden archiefbeheer in DVO, niet alleen voor GR, maar ook voor

overdracht van taken. WIZ, VH, KCC, DIV, BRW zorgen voor A002 eigen archivering. Gegevens worden dubbel/ anders/ verkeerd/ niet A031 opgeslagen

Besluit Informatiebeheer sluit niet aan op de praktijk. Geen duidelijke afspraken informatie- en archiefbeheer gemeente en andere partijen

Dossiers zijn op diverse plaatsen te vinden. Er is geen grip op de informatiehuishouding.

Zie ook: R162, A023, A025

Verlies van informatie; onduidelijkheden over juistheid van informatie.

2.2 Interne kwaliteitszorg en toezicht In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding werkt. Er is geen duidelijk en eenduidig kwaliteitssysteem waarop ook systematische (interne) controle is. Het informatiebeleid is versnipperd over diverse afspraken en overleggen. Bovendien is het sterk ICT-gericht. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 wordt onderkend dat er geen omvattende visie is op de informatiehuishouding. Bovendien werd gesteld dat de visie eind 2013 gerealiseerd zou zijn. Dat is niet het geval. Bovendien is het aan te bevelen wanneer het informatiebeveiligingsbeleid onderdeel uitmaakt van of gerelateerd is aan het informatiebeleid. Speciale aandacht zou daarbij moeten gaan naar het intern gebruik en de autorisatie van privacygevoelige gegevens. Opslag in systemen Momenteel is het centrale registratiesysteem Verseon; aangevuld met Zaaksysteem.nl. Beide voldoen volgens de eigen website aan de eisen NEN 2082 voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Het is onbekend of Verseon en Zaaksysteem.nl ook aan de eisen voldoen in de Edese situatie. Verseon voldoet als documentmanagementsysteem. Voor Zaaksysteem.nl geldt dat, wanneer substitutie een feit is, volledige digitale dossiervorming kan plaatsvinden. Voor de financiële administratie wordt Corsa gebruikt. Voor de processen waarvoor substitutie aangevraagd is (creditfacturen), zijn afspraken gemaakt over periodieke auditering van het kwaliteitssysteem. Deze zijn niet nagekomen in 2013. Deze afspraken stonden in het handboek substitutie en in de SLA met Permar, afgesloten in 2012 (registratienummer 730056). In 2013 is niet voldaan aan een audit. Meer bijzonder is dat de SLA zonder overleg met de gemeentearchivaris gewijzigd is. Voor de nieuwe SLA en handboeken substitutie is het noodzakelijk dat de kwaliteitszorg op orde en geborgd is. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 wordt aangegeven dat bij de transitie naar digitaal zaakgericht werken duurzaam archiefbeheer een criterium wordt. Daarmee kan het overzicht en de kwaliteit eenvoudiger worden verkregen en verbeterd. Dit zal met zaaksysteem.nl en corsa het geval zijn. Op welke wijze hieraan invulling gegegen is, is niet nader onderzocht omdat daarover geen informatie aangeleverd is. Naast Verseon, Zaaksysteem en Corsa kregen twee applicaties speciale aandacht, net als vorig jaar. Ten eerste Wave. Hierin worden WABO-vergunningen opgenomen, geregistreerd en opgeslagen. Pas wanneer de vergunning afgehandeld is, wordt het dossier overgezet naar Verseon. Dan worden de stukken uitgeprint en de printversie wordt beschouwd als het origineel. Dit brengt risico’s met zich mee. Wave voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem, ook niet voor de registratie van stukken. Ten tweede Atlantis, het systeem voor archief- en collectiebeheer. Dit systeem voldoet evenmin aan de eisen voor een kwaliteitssysteem. Dat is kwalijk omdat ook digitale originelen (digitale foto’s) worden opgenomen; en omdat beschrijvingen alleen in dit systeem gedaan worden. Deze beschrijvingen (metadata)

gelden ook als archiefstuk. In de risicoprofilering van 2013 voor en door het Gemeentearchief wordt de kans dat informatie verloren gaat als groot ingeschat, maar het gevolg klein. Gevolgen van een niet deugdelijk kwaliteitssysteem zijn volgens de archiefinspecteur niet als klein te beschouwen. Volgens de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 voldoet geen enkel systeem dat in de markt is als archiefbeheerapplicatie. Daarbij is voorbijgegaan aan de mogelijkheid om de gegevens in een ander systeem te plaatsen dan voor archiefinstellingen op de markt is. Er is toegezegd dat Atlantis in 2014 onderzocht wordt of het kan voldoen aan de voorwaarden. Verder zijn er diverse (backoffice)applicaties. Deze zorgen ervoor dat de processen zelf goed verlopen. De archiefcomponent wordt van belang, wanneer het ook gaat om het beheren, en vooral het duurzaam beheren, van informatie. Nader onderzoek in dit geheel verdienen databases en systemen zoals GWS4ALL, Geografische Systemen, Basisregisrtaties. Uit een dergelijk onderzoek, dat geïnitieerd zou moeten worden door DIV, moet blijken of ze gegevens bevatten die voor bewaring in aanmerking komen, hoe dat geborgd is en of het systeem/ database voldoet. De benoemde gemeentearchivaris brengt periodiek verslag uit over het toezicht op het archiefbeheer en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Over het jaar 2013 is een jaarverslag in ontwikkeling. De kans dat dit optreedt volgens het eigen risicoprofiel wordt overigens als gemiddeld aangemerkt.

Risicoprofiel Nr Gebeurtenis

Risico-oorzaak

Risicogevolg

A003 Projecten of activiteiten op het gebied van informatiehuishouding kennen onvoldoende samenhang en prioritering.

Er zijn zaken niet geregeld, Er is geen eenduidig zelfs niet in beeld. Informatie alomvattend informatiebeleid. Er zijn op gaat een eigen weg. diverse punten beleid en vooral afspraken.

A004 Wave voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem, ook niet voor de registratie

Technische voorzieningen ontbreken (of beschikbare juiste technische voorziening wordt niet gebruikt)

Bouwvergunningen, Hinderwetvergunningen, Wabo-dossiers e.d. zijn onvolledig en/of niet vindbaar. De authenticiteit en

Opmerking risico

Mogelijke maatregel

Er was gepland in 2013 een Informatiebeleid vaststellen dat beleid te hebben. Dat is er niet. omvattend is voor hele organisatie. ICT maakt daar onderdeel van uit. Lagere maatregelen dan beleid opstellen en uitvoeren, zoals protocollen voor gebruik netwerkschijven, cloudopslag en –gebruik, sociale media. Gemeente laten voldoen aan NEN-15489. Aandacht hebben voor informatiebeveiliging, ook van privacygevoelige informatie. Relatie met R167 Wave aanpassen aan NEN15489 (en 2082) Direct opnemen van WABOvergunningen in een systeem dat voldoet aan de kwaliteitseisen

A005 Atlantis voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem

betrouwbaarheid van het dossier staat op het spel Technische voorzieningen Verlies van informatie over bij leverancier ontbreken. foto’s, kaarten, AV, akten, archieven; en het beheer ervan.

R162 Meta-data worden niet (juist) vastgelegd.

Technische voorzieningen ontbreken; Beleid is nog niet vastgesteld; Uniformiteit in uitvoering is beperkt.

Stukken zijn onvindbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.

A023 Gegevens in applicaties/ systemen (zoals GWS4ALL) worden vernietigd.

Onduidelijk of diverse systemen als backofficeapplicatie functioneren zonder (te bewaren) archiefbescheiden Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer

Onrechtmatige vernietiging van gegevens, waarmee bewijsfunctie of erfgoedfunctie van die gegevens ontbreekt. Niet nakoming van afspraken: financiële consequenties. Imagoschade. Voorbeeld: SLA met Permar.

A024 Gegevens gaan verloren of zijn corrupt

Relatie met R167.

Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. 2013: implementatie zaaksysteem vanaf 2013.

Overstappen op Zaaksysteem.nl of ander kwaliteitssysteem dat voldoet aan NEN- 2082, danwel Atlantis daaraan laten voldoen. Atlantis niet als systeem gebruiken voor duurzaam informatiebeheer Afspraken m.b.t. registratie en beheer maken en naleven

Onderzoek naar archiefwaardigheid van gegevens in diverse systemen (zoals GWS4ALL) voor bewijsvoering en erfgoedfunctie. Zorg voor goede kwaliteitsborging middels (externe) audits, periodiek overleg en jaarlijkse rapportage.

2.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het om de vragen of de ordening planmatig gebeurt; of het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid van archiefinformatie waarborgt.

In de KPI-rapportage zijn diverse systemen opgenomen. Systeem 1: Verseon. Systeem 2: Zaaksysteem.nl. Systeem 3: Wave. Systeem 4: Corsa. Het systeem voor Overgedragen Archieven is Atlantis. Ede beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij haar berustende archiefbescheiden (papier en digitaal), geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Enkele voorbeelden: • Tientallen, mogelijk honderden bouwvergunningen uit de jaren 1995-2002 zijn niet geregistreerd. Ze zijn derhalve onvindbaar. Ze zijn niet in Wave te vinden en niet in Verseon. o In de oplegnotitie is geen aandacht besteed aan dit punt, maar alleen aan de uitleen. Het betreft hierboven dossiers die er wel zijn (ze zijn zelfs gescand), maar niet vindbaar in Wave of Verseon. • Er is sprake van hybride archivering. Zowel op papier als op diverse digitale plaatsen wordt informatie verzameld en geplaatst. Zowel in e-mailboxen (vaak geleegd), netwerkschijven, backofficeapplicaties als op papier worden stukken m.b.t. één zaak opgeborgen. Het gevolg is dat er niet een overzicht is en een dossier lang niet altijd compleet is. o Een voorbeeld van WABO-dossiers: in de meeste gevallen komt de aanvraag digitaal binnen (OLO-loket). Dit wordt geregistreerd in de backofficeapplicatie Wave. Het stuk wordt opgeslagen op een schijf op de server. Alle documenten die uit het proces voortvloeien worden op de schijf opgeslagen. Enkele processtappen worden in Wave aangegeven. Wanneer een WABO-vergunning afgerond is, wordt het – na uitgeprint te zijn – geheel naar DIV gestuurd. Het dossier wordt in Verseon geregistreerd.
Deze hybride archivering wordt nog eens extra risicovol omdat er sprake is van de Omgevingsdienst de Vallei, waarbij gemeente Ede latende organisatie is. o In het algemene risicoprofiel van de gemeente Ede is onder R100 opgenomen dat e-mails niet gearchiveerd worden omdat de voorzieningen ontbreken. Het is de vraag of dit de juiste reden is. Verseon kent de mogelijkheid, maar dat wordt als gebruiksonvriendelijk ervaren. Daarnaast registreert KCC de centraal binnenkomende e-mails. • Gemeente Ede is latende organisatie voor de OddV. Ze blijft echter zorgdrager voor de vergunningverlenings en handhavingsdossiers, hoewel die door de OddV gevormd worden. Gemeente Ede ontvangt de dossiers, waarbij papier leidend is en slaat deze op. In 2013 is een Quickscan OddV op grond van de KPI’s gedaan bij de OddV. Gemeente Ede is hiervan op de hoogte gebracht. • Tot en met 2010 zijn niet alle rapporten van de Gemeente Ede opgenomen in Verseon. Momenteel wordt dit hersteld door DIV en het Gemeentearchief. • Projectarchivering geschiedt niet structureel en niet bij elk project. Er is evenmin eenduidig zicht op. • Diverse stukken of dossiers ontbreken. Dossiers worden niet geretourneerd of worden overgenomen door collega’s. Bij vernietiging en overdracht bleek dat minstens 100 dossiers ontbreken, vaak ook te bewaren dossiers.

De gemeente heeft de ambitie om zaakgericht en volledig digitaal te gaan werken. Dit kan een grote bijdrage aan de oplossing zijn voor de hierboven geschetste problematiek. Ten aanzien van de ontbrekende dossiers is toegezegd dat de uitleen wordt aangepakt. Een ander vraagstuk dat samenhangt met de ordening en toegankelijkheid is het gebruik, de vulling en autorisatie van delen van de systemen, vooral op het terrein van de privacy. Post Permar voerde in 2013 de verdeling en scanning van post uit. De scanning van post dient als voorbereiding op substitutie, m.u.v. de creditfacturen waarvoor het al een feit is.

In 2013 was de postbezorging en aanlevering niet stabiel. Dat bleek onder andere uit de reacties die kwamen op een artikel op de intranetpagina Dinges “Post, hoe gaat dat nu?” van 6 november 2013. Brandweer Per 1/1/2014 is de Brandweer overgegaan naar de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden. Voor de archiefstukken is een conceptoverdrachtsovereenkomst gezien in november 2013. Op 13 november 2013 heeft de archiefinspecteur daar opmerkingen bij geplaatst: • Wanneer het gaat om bepalingen rondom archieven, is het - volgens het Besluit Informatiebeheer Gemeente Ede 2009, artikelen 22, 28 en 29 noodzakelijk eerst de gemeentearchivaris in te lichten en diens advies te vragen. Dat is niet gebeurd. • De semistatische archieven en preventiedossiers bouw- en milieu blijven beschikbaar op de huidige locaties gedurende tien jaar. Dat betekent een bruikleen van de dossiers. Er is niet duidelijk afgesproken op welke wijze en wanneer exact de dossiers geretourneerd worden. Bovendien is er het gevaar van vermenging van dossiers. • Archiefbescheiden van preventiedossiers worden gedigitaliseerd volgens een format. Dit format is niet verder beschreven. In de overeenkomst is sprake dat zowel papieren als gedigitaliseerde stukken als originelen worden beschouwd. Het brengt risico’s met zich meer voor het beheer en de vernietiging van dossiers. • Er zijn onduidelijkheden rondom de overdracht van (informatie uit) personeelsdossiers. • Opgenomen is dat "benodigde verleende vergunningen t.a.v. het gebouw waaronder de milieuvergunning en de gebruiksvergunning door de gemeenten aan de VGGM overgedragen worden". Daar is geen toestemming of advies voor gevraagd. Er is een risico van vermenging van dossiers of dat ze niet geretourneerd worden. • Het is de vraag of de partijen zich voldoende realiseren dat de stukken die feitelijk naar de VGGM gegaan zijn maar eigendom zijn van de Gemeente Ede, onder het zorgdragerschap van de Gemeente Ede vallen, uitgeoefend door DIV. Het toezicht op het beheer wordt uitgevoerd door de Gemeente Ede voor deze stukken. Er is gevraagd om de overdracht formeel te regelen, volgens de voorwaarden die Besluit Informatiebeheer en Archiefwet stellen. Hierop is geen reactie gekomen. Er is in 2013 geen overdracht getekend. Dat betekent dat de archieven zonder duidelijke afspraken nu bij de VGGM berusten. Duurzaamheid Hierboven (m.u.v. Brandweer) betrof het de vindbaarheid en compleetheid van stukken en dossiers. Wanneer het gaat om de duurzaamheid en daarmee de toegankelijkheid en authenticiteit zijn er de volgende opmerkingen: • Het blanco A4 papier dat nu wordt gebruikt voor het opmaken van archiefbescheiden voldoet aan de eisen, zoals genoemd in de Archiefregeling. Het is onduidelijk of de inkt van het logo van Ede ook voldoet. Overigens zijn de A4 van Plano Superior, ook zonder overleg met DIV of Gemeentearchivaris, vervangen door Motifpaper. • Niet alle toners voldoen in 2013 aan de eisen uit de Archiefregeling. Een deel van de toners voldeed eerder wel aan de eisen, een ander voldoet niet aan de eisen uit de Archiefregeling. Eind 2013 zijn de multifunctionals (Ricoh, MP 3000, MP 3350scp, MP 4000, DSM645, MP C4000, MP C2800) vervangen door multifunctionals van Konica Minolta. Hierbij is DIV of Gemeentearchief niet gevraagd naar hun voorwaarden waar multifunctionals aan moeten voldoen. Er is geen certificaat dat de multifunctionals voldoen aan de eisen uit de Archiefregeling. • Nauwelijks een pen voldoet aan de eisen uit de Archiefregeling. • De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden en voldoet hiermee aan de artikelen 9 en 10 van de Archiefregeling.

• • •

Voor de digitale informatie op aparte dragers (DVD, CD) is nog geen bewaarstrategie ontwikkeld. Het is onbekend of de juiste gegevensdragers worden gebruikt en of deze op de juiste wijze zijn verpakt en geborgen conform de Archiefregeling. De archivering van WABO-dossiers zoals hierboven beschreven raakt niet alleen de compleetheid van stukken en dossiers, maar juist ook de authenticiteit. De authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid van gegevens loopt gevaar door de gang van zaken rondom het handboek substitutie en de SLA met Permar, zoals in 2.2 aangegeven en in 2.5.

Risicoprofiel Nr Gebeurtenis A007 Er is geen logisch, samenhangend overzicht van archiefbescheiden.

R100 Emails worden niet gearchiveerd.

Risico-oorzaak

Risicogevolg

Opmerking risico

Mogelijke maatregel

Versnippering in beheer en gebruik van informatie: * hybride archivering * opslag in diverse systemen * opslag op netwerkschijven * uitgeleende dossiers worden niet geretourneerd (zowel intern bij gemeente als extern (zoals VGGM)) Organisatorische oorzaken: geen cultuur van vastleggen emails in dossiers (houding/gedrag)

Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.

Vergelijk ook R100. Vergelijk ook R162. Echter: dit geldt louter voor het centrale registratiesysteem: Zaaksysteem.nl / Verseon

Volledig digitaal werken Afschaffen netwerkschijven Uitleen tot een minimum beperken en toezien op retournering

Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.

Bewustwording vergroten. Archivering van email is onderdeel van het project zaakgericht werken. In 2011 is het project Zaakgericht Werken nadrukkelijker verbonden met het programma Ede Beter. Dat levert een betere borging op, maar ook een startvertraging. Eind 2011 vindt nu selectie van een zaaksysteem plaats. De realisatiedatum van het project is ongewijzigd. Februari 2012: de archiveringsfunctie van Zarafa wordt in 2012 in gebruik genomen. Juli 2012: de

A008 Er is niet één dossier m.b.t. één zaak.

A009 Bouwvergunnigen 19922010 zijn deels niet te vinden. A010 WABO-vergunningen worden onveilig opgeslagen. Digitale exemplaren worden uitgeprint. A011 Papieren stukken zijn niet meer leesbaar

R162 Meta-data worden niet (juist) vastgelegd.

archiveringsfunctie van Zarafa is deze maand in gebruik genomen. De kans van optreden daalt hierdoor naar 30% (was 50%). Inspecteur: technische mogelijkheden zijn er. Er werd in 2013 ook te beperkt gebruik van gemaakt. Volledig digitaal werken Vergelijk ook R100. Correspondentie is niet Hybride archivering (volledig) traceerbaar met alle Met de nieuwe multifunctionals Veel systemen en is het nog onduidelijker of gevolgen voor het uitvoeren netwerkschijven worden voldaan kan worden aan de van taken en nemen van gebruikt voor archivering eisen uit de Archiefregeling. besluiten. Onvindbaarheid van Controle van de Geen registratie van verleende vergunningen. bouwvergunningen en verleende ontbrekende nummers en bouwvergunningen. adressen invoeren Mogelijke maatregelen: Proces van Technische voorziening * substitutie vergunningverlening is niet wordt niet gebruikt. * registreren en opnemen van reconstrueerbaar. de digitale stukken in Verseon * archivering aan de bron Materialen voor papieren Mogelijk moeten alle stukken archiefbeheer voldoen niet die voor bewaring in volledig: papier groter dan aanmerking komen, omdat de materialen (papier, toner, A3. Diverse inkt) niet voldoen in de multifunctionals voldoen toekomst worden vervangen. niet. Digitale stukken worden uitgeprint. Technische voorzieningen Stukken zijn onvindbaar met Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van alle gevolgen voor het ontbreken; de implementatie van een uitvoeren van taken en Beleid is nog niet zaaksysteem. nemen van besluiten. vastgesteld; Juli 2012: de Uniformiteit in uitvoering is implementatiestrategie voor beperkt. een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie.

Opmerking archiefinspectie 2013: R162 is met name gericht op Verseon. Niet op andere systemen en wijze van vastleggen. A024 Gegevens gaan verloren of zijn corrupt

Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer A025 Archief van de Brandweer Geen en/of geen goedgekeurde uitlening raakt vermengd met (mogelijk vervreemding) archief van de VGGM of van archieven van de wordt onrechtmatig Brandweer aan de VGGM vernietigd/ toegeëigend R113 Aanbesteding verloopt niet volgens de geldende regels (o.a. verkeerde aanbestedingsprocedure).

Budgethouders zijn niet/onvoldoende op de hoogte van wet- en regelgeving

Niet nakoming van afspraken: financiële consequenties. Imagoschade. Voorbeeld: SLA met Permar.

Zorg voor goede kwaliteitsborging middels (externe) audits, periodiek overleg en jaarlijkse rapportage.

Onrechtmatige vernietiging; stukken zijn niet vindbaar; bij overdracht van te bewaren stukken van de gemeente ede/ Brandweer, moeten dossiers ontvlecht worden. Ingebrekestelling door de Europese Commissie, wat kan leiden tot het opnieuw moeten aanbesteden en eventueel een claim door een benadeelde partij. Rechter vernietigt overeenkomsten. Materialen worden te duur aangeschaft

Maak duidelijke en rechtmatige afspraken over de uitlening, gebruik en retournering van dossiers.

Inschatting is dat de grootste risico's op dit terrein liggen bij werken. Er is een groot aantal maatregelen genomen om de risico's te beperken, zoals: professioNarisering inkoop.

Er is een groot aantal maatregelen genomen om de risico's te beperken.

2.4 Digitale archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het in het bijzonder om het digitaal werken. De vraag of de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer werkt en of de Gemeente voldoet aan specifieke wettelijke voorschriften. De gemeente kent een hybride informatievoorziening. Het papieren archief is leidend, het zal later worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In Verseon zit een digitaal schaduwarchief. De hybride manier van werken kent grote nadelen. Zo kan er onduidelijkheid ontstaan over de vindplaats of de laatste versie van een archiefstuk. Bovendien betekent het dubbel werk.

Hoewel het formele archief papieren dossiers betreft, zijn er natuurlijk wel digitale archiefbescheiden. Er is geen duidelijk beleid voor de opslag van bijvoorbeeld digitale bestemmingsplannen, beeldmateriaal, bewegend beeld en geluidsopnamen. De website van de gemeente wordt gearchiveerd als geheel. De gemeente werkt bij nieuwe projecten met een grote archiefcomponent met het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Dat is gebeurd bij de substitutie van financiële administratie, bij de voorgenomen substitutie van te bewaren stukken die in Zaaksysteem.nl komen. De risico’s zijn hieronder ook aangegeven. Wel moet bij A030 (oud R164) de opmerking gemaakt worden dat de kans op dit risico groter dan 10% is. Er is bij A030 vooral uitgegaan van de bruikbaarheid en leesbaarheid van documenten die in Zaaksysteem komen. Een groot deel komt daar niet in, maar dient toch langdurig bewaard te worden. Bijvoorbeeld: foto’s, AV materiaal zoals raadsvergaderingen, databases op netwerken, GIS-bestanden. Momenteel worden er nauwelijks open standaarden gebruikt binnen de gemeente. Uitzondering zijn JPEG voor afbeeldingen en HTML/Pop3 voor e-mails die zijn opgenomen in Verseon. Zaaksysteem zal met open standaarden werken, waarin documenten met de open standaard pdf/a1 opgenomen worden. Omdat dit binnen afzienbare tijd gebeurt, wordt dit niet als risico aangemerkt. Daarnaast zal MicrosoftOffice vervangen worden door LibreOffice. Voor de overgang van Verseon naar Zaaksysteem.nl zal er een overzetting zijn per proces, waarvan alleen BBV en MOR’s in 2013 opgenomen zijn. Pas met Zaaksysteem.nl wordt volledig gewerkt met digitale stukken, die in Zaaksysteem.nl komen. Binnen Verseon gelden de papieren stukken als het origineel. Metadata worden evenwel overgezet, of dat nu naar een nieuw systeem zoals Zaaksysteem.nl is, of een ander systeem waarin de metadata beheerd worden. Van deze conversie dient een verklaring te worden opgemaakt (of dient onderdeel te zijn van de juiste overzetting). Risicoprofiel Nr Gebeurtenis A030 Onbruikbaarheid van (oud media/bestandsformaten R164) (digitale duurzaamheid)

Risico-oorzaak

Risicogevolg

Opmerking risico

Technische voorzieningen ontbreken; Beleid is nog niet vastgesteld.

Onvindbaarheid van gegevens met alle consequenties voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.

Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. Opmerking Archiefinspectie 2013 en 2014: het betreft vooral het centrale beheer in Verseon/ Zaaksysteem.nl, maar niet overige archiefwaardige systemen,

Mogelijke maatregel

waaronder losse dvd’s en Atlantis A012

Gegevens over zaken zijn corrupt of verloren

R165 R166 R169 R170 R171 R605 R167

Zaken m.b.t. de stabiliteit, continuiteit, rechtmatig gebruik betrouwbaarheid, veiligheid van ICT.

Aangeschafte en geïmplementeerde software voldoet niet aan de eisen.

Geen verklaring van conversie of migratie

De ontwikkeling van software is nog niet (volledig) afgerond.

Verklaring van conversie/ migratie opnemen in proces van overzetten.

De uitvoering van taken en het nemen van besluiten voldoet niet (kwantitatief en kwalitatief).

Oktober 2010: Begin 2010 is door het BOIA de "Selectieleidraad Software" vastgesteld. Door toepassen van de leidraad, waarop het BOIA zal toezien, vindt een afdoende toetsing plaats op functionaliteit en inpasbaarheid. Tevens is afgesproken dat voorstellen, ongeacht waar deze worden behandeld, worden voorzien van een risicoparagraaf. Significante afwijkingen van de selectieleidraad behoren te worden gemeld in de risicoparagraaf. Door deze maatregelen is dit risico beheersbaar geworden en zal de kans afnemen. Tussen januari 2011 en juli 2012 zijn de maatregelen besproken. Niet overal wordt de Selectieleidraad gehanteerd. De concentratie van de I-functie moet oplossing bieden.

Het opstellen van een Selectieleidraad Software en organisatiebreed handelen naar de uitgangspunten die hierin zijn opgenomen.

2.5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente zorgvuldig afweegt wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De vernietigbare archiefbescheiden worden door de gemeente geselecteerd en wordt hierbij gebruik gemaakt van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. Er worden processen-verbaal van vernietiging opgemaakt die een specificatie van de te vernietigen stukken bevat en akkoordverklaringen van de verantwoordelijke ambtenaar en de gemeentearchivaris. Wat mist is een daadwerkelijke verklaring van vernietiging van het bedrijf. Hiermee wordt een (beperkt) risico gelopen. Vervanging van archiefbescheiden geschiedt voor facturen. Hiervoor is machtiging afgegeven. In 2012 liep een aanvraag voor de vervanging van blijvend te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden die centraal geregistreerd en beheerd worden. Deze is in 2013 afgegeven. Digitale vernietiging is een uitdaging. Door de backupprocedure is het mogelijk dat digitaal vernietigde archiefstukken reproduceerbaar zijn en daarmee niet vernietigd. De punten m.b.t. de Brandweer zijn al besproken. Er is vermoedelijk sprake van uitlening, niet van vervreemding. In juli 2013 zijn vernietigingslijsten voor Brandweer en Regionale Brandweer (Verseonnummers 757317 en 757322) goedgekeurd. Er zullen nog vernietigingslijsten worden opgesteld voor de komende jaren. Voor het te bewaren deel is afgesproken dat het wordt overgedragen aan Gemeentearchief Ede en dat Gemeentearchief Ede het geheel bewerkt. Substitutie: In 2013 is een Handboek substitutie voor te bewaren stukken opgesteld. Deze is voorzien van een positief advies door de gemeentearchivaris. Echter: er is geen sprake van daadwerkelijke substitutie van te bewaren of te vernietigen stukken, anders dan al afgegeven is voor creditfacturen. In de loop van 2013 is de SLA met de Permar gewijzigd. Naar deze SLA wordt het Handboek substitutie voor te bewaren stukken verwezen. Hiervoor is geen overleg geweest met de gemeentearchivaris; er is dan ook geen positief advies. Vooral enkele waarborgen t.a.v. de kwaliteit waren weggevallen. Deze SLAwijziging heeft echter ook betrekking op de substitutie van de creditfacturen. Inmiddels wordt in 2014 de SLA aangepast, waarmee voldaan kan worden aan alle eisen voor substitutie. De gedigitaliseerde creditfacturen blijven beschouwd als gesubstitueerd. In het Handboek en de SLA was ook opgenomen dat er jaarlijks een audit door de gemeente wordt gedaan op het proces van substitutie. Dat is in 2013 niet als zodanig gebeurd. Wel is geconstateerd dat de SLA vervangen is en dat er enkele wijzigingen zijn in het Handboek substitutie. Dit wordt in 2014 vastgesteld. Speciale aandacht gaat daarbij uit naar de borging van de kwaliteit en het garanderen van die borging. Ten aanzien van stukken die door de Omgevingsdienst de Vallei worden behandeld geldt dat er in 2013 en ook zeker een deel van 2014 digitale stukken worden uitgeprint. Vernietiging en overdracht Voor de Gemeente Ede is in 2013 een voorstel voor vernietiging van archiefbescheiden gedaan. Dit voorstel is momenteel in behandeling. Er blijkt dat diverse dossiers onvindbaar zijn. Wanneer zij daadwerkelijk niet gevonden worden en wanneer de inhoud te bewaren is, moet gekeken worden in hoeverre informatie uit te vernietigen dossiers de te bewaren inhoud kan vervangen.

De stukken m.b.t. personeel worden in RAET opgenomen. RAET heeft onvoldoende kenbaar gemaakt in hoeverre zij de vernietigingstermijnen kunnen hanteren (e-mail 15 maart 2013). Bovendien mag er niets vernietigd worden, omdat er geen verklaring van vernietiging is opgesteld en gegeven. Er is overleg gevoerd in 2013 over de vernietiging van salarisstaten. Aandachtspunt daarbij is nog in hoeverre de pensioenrechten nog gelden. Daarvoor is duidelijkheid nodig van het pensioenfonds. Een ander aandachtspunt blijft in hoeverre rekening gehouden wordt met de schadelijke stoffen waar personeelsleden (mogelijk) mee te maken hebben gehad. De vernietigingstermijn voor dergelijke stukken is 40 jaar na einde dienstverband. Er zijn microfiches van riooltekeningen gevonden. De riooltekeningen zelf zijn vernietigd zonder toestemming. De microfiches mogen niet vernietigd worden. Het is niet duidelijk of de archiefstukken die door ACV en Werkplaza beheerd worden ook volgens de normen worden bewaard en vernietigd. Er wordt in ieder geval geen proces-verbaal van vernietiging opgemaakt.

Risicoprofiel Nr Gebeurtenis A013 Archiefstukken worden niet daadwerkelijk vernietigd, ook al is daar machtiging toe gegeven.

A024 Gegevens gaan verloren of zijn corrupt

Risico-oorzaak

Risicogevolg

Daadwerkelijke verklaring van vernietiging ontbreekt.

Momenteel wordt vernietigd na Opnemen van verklaring van daadwerkelijke vernietiging door goedkeuring door Vernietigingsbedrijf. gemeentearchivaris. Van de daadwerkelijke vernietiging wordt geen verklaring opgemaakt. Zorg voor goede Niet nakoming van afspraken: kwaliteitsborging middels financiële consequenties. (externe) audits, periodiek Imagoschade. overleg en jaarlijkse rapportage. Voorbeeld: SLA met Permar.

Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer A026 Digitale bestanden Digitale vernietiging is niet Stukken die vernietigd worden niet vernietigd, geregeld moesten worden, worden omdat ze op meer gebruikt (gaan eigen leven plaatsen opgeslagen zijn. leiden). A027 Er wordt onrechtmatig Onduidelijkheid over Financiële schade, vernietigd. personeelsstukken, geen imagoschade.

Opmerking risico

Mogelijke maatregel

Regel digitale vernietiging van archiefbescheiden.

Zie ook R161

Bekijk, samen met de bedrijfsarts, de

R161 Ontslag van ambtenaren

afspraken met RAET, ACV, Werkplaza

Ingrijpen door GS

Onvoldoende dossieropbouw bij ontslagzaken

Schadeloosstellingen bij ontslag.

personeelsdossiersopbouw. Spreek vernietiging en beheer duidelijker af met RAET. Diverse maatregelen voor goede dossieropbouw. Juli 2012: intentie is om het niet tot ontslag te laten komen, maar vooraf tot andere maatregelen te komen. Op basis van ervaringen van de afgelopen jaren het bedrag aanpassen naar € 250.000 (was € 500.000).

Versnippering in beheer A007 Er is geen logisch, samenhangend overzicht en gebruik van informatie: * hybride archivering van archiefbescheiden. * opslag in diverse systemen * opslag op netwerkschijven * uitgeleende dossiers worden niet geretourneerd (zowel intern bij gemeente als extern (zoals VGGM))

Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.

Vergelijk ook R100. Vergelijk ook R162. Echter: dit geldt louter voor het centrale registratiesysteem: Zaaksysteem.nl / Verseon

Het uitvoeren van een kwaliteitstoets op de gesprekken in het kader van de waarderingscyclus (van leidinggevende en medewerkers) door Pmedewerkers. Het sparren van P-medewerkers onderling over dossieropbouw. Volledig digitaal werken Afschaffen netwerkschijven Uitleen tot een minimum beperken en toezien op retournering

2.6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overneemt, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk. Alle te bewaren archiefbescheiden ouder dan 20 jaar moeten overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats. De archiefbescheiden zijn na overbrenging openbaar en kosteloos te raadplegen door geïnteresseerden. Er zijn enkele aandachtspunten: • Bouwvergunningen van de Gemeente Ede tot en met 2001 staan in de archiefbewaarplaats. Deze worden, samen met bouwvergunningen na 2001, ter inzage gegeven op studiezaal. Deze stukken zijn louter in fysiek beheer van het gemeentearchief. Overdracht heeft niet plaatsgevonden. Een van de redenen voor het gegeven dat geen overdracht plaatsgevonden heeft, is dat de toegang van diverse bouwdossiers onvoldoende is. • Om het ruimtegebrek bij DIV te verlichten staat het archiefblok 1986-1995 ook in de archiefbewaarplaats. DIV is bezig met het gereedmaken van alles zodat overdracht kan plaatsvinden in 2014. Daarbij worden ook milieuvergunningen, bouwvergunningen e.d. overgedragen. Daarbij moet wel rekening gehouden worden met de toegankelijkheid van bouwvergunningen (zie 2.3).

•

Milieuvergunningen vanaf 1948 worden door DIV beheerd en zijn nog niet overgedragen.

Risicoprofiel Er zijn geen risico’s die genoemd moeten worden op dit terrein. In 2013 en 2014 werden en worden niet toegankelijke gemeentelijke archieven met voorrang geïnventariseerd. Wanneer geen formele overdracht plaats heeft gevonden, worden de archieven overgedragen. 2.7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots In dit onderdeel gaat het over de fysieke en digitale bewaaromstandigheden voor archieven. De archiefbewaarplaatsen voldoen aan de Archiefwettelijke eisen. De archiefruimte (bekend als ‘depot 3’), locatie Bergstraat voldoet ook aan die eisen. In de toekomst is het nodig deze ruimte te gaan gebruiken als archiefbewaarplaats. De reden hiervoor is dat de archiefbewaarplaats bijna vol is. Er dient wel een oplossing gevonden te worden voor de stukken die momenteel in depot 3 zijn opgeslagen. Dat kan door de stukken die voor blijvende bewaring in aanmerking komen in een andere archiefruimte (zoals de Vleugel) op te slaan; en/of door de stukken die voor vernietiging in aanmerking komen op een andere locatie op te slaan. In de Vleugel is eveneens een archiefruimte. Momenteel worden hier privacygevoelige maar vernietigbare archiefbescheiden opgeslagen. In maart 2013 zijn zilvervisjes geconstateerd in de Vleugel. Omdat de Vleugel alleen gebruik wordt voor te vernietigen stukken, is hier geen actie op ondernomen door de archiefinspecteur. Wanneer de Vleugel gebruikt wordt voor te bewaeren stukken, of wanneer stukken vanuit de Vleugel toch naar een archiefruimte/ archiefbewaarplaats gebracht worden waar te bewaren archieven staan, is speciale aandacht voor dit feit nodig. De ruimte voor de opslag van archieven bij de Brandweer voldoet niet en wordt gedoogd. Dat geldt ook voor de Kluis van Burgerzaken. Voor de Brandweer geldt dat dit na 1/1/2014 door de VGGM beheerd wordt. Het gaat evenwel nog om stukken van de Gemeente Ede. In deze KPI rapportage is ook het gebouwenbeheer meegenomen. Het gaat dan om de beveiliging en het beheer van dynamische (digitale) archieven. Verseon zou moeten voldoen aan de eisen voor de opslag van digitale archiefbescheiden. Dat geldt ook voor Zaaksysteem.nl. De andere applicaties (Wave, Atlantis) voldoen niet. Voor GWS4ALL is het onduidelijk. Voor duurzame, blijvende bewaring van digitaal archief is al helemaal geen voorziening. De noodzaak voor een veiilge, stabiele en betrouwbaar digitaal depot dringt zich meer en meer op. In de oplegnotitie bij de KPI-rapportage 2012 is aangegeven dat Atlantis in 2014 onderzocht wordt. Daarbij wordt aangesloten bij landelijke of regionale oplossing.

Risicoprofiel Nr Gebeurtenis A015 Er kunnen geen archieven veilig bewaard worden.

Risico-oorzaak

Risicogevolg

Opmerking risico

Mogelijke maatregel

Er is te weinig ruimte voor de archiefbewaarplaats.

Niet voldoen aan wettelijke verplichting van overbrenging.

Zie ook A016, A017

Archiefruimte 3, voldoet aan eisen voor archiefbewaarplaats, als archiefbewaarplaats aanmerken. Andere mogelijkheid: nieuwbouw.

A016 Er kunnen geen archieven veilig opgeslagen worden. A017 WIZ-archief ligt niet veilig, net als Burgerzaken en Brandweer A018 Er is geen voorziening voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden. A028 Schimmelexplostie in archiefbewaarplaats en/of archiefruimte

Er is te weinig ruimte voor de archiefruimte.

Archieven worden in kamers opgeslagen. Vroegtijdige vernietiging.

Er is te weinig ruimte voor te vernietigen papieren archief

Er is geen oplossing voor duurame opslag van digitale archiefbescheiden (digitaal depot) Klimaatinstallatie functioneert onvoldoende

Informatieverlies, onleesbare of onvindbare stukken.

Archieven vuil en moeten gegammastraald én schoongemaakt worden. Wanneer er sprake is van schimmels of ongedierte, kan dat tientallen meters betreffen. Toegangsbeveiligingssysteem het verkrijgen van toegang tot R99 Ongeoorloofde is op termijn niet meer up to privacy gevoelige toegang tot een date als gevolg van documenten of bestanden, gemeentelijk gebouw door het ontbreken van herinrichting kantooromgeving verlies van een effectieve Onterechte toegangsverlening (bevolkings)gegevens en het ontvreemden van goederen toegangscontrole. door de eigen medewerkers Misbruik van R200 Archief: onbevoegden Oneigenlijk gebruik bedrijfsinformatie bedrijfsgegevens, fraude, hebben toegang tot belangenverstrengeling archief. Hierdoor kan vertrouwelijke bedrijfsinformatie openbaar worden.

R205 Archief: moedersleutel brandweer Ede in gebruik bij afdeling PP raakt kwijt.

Diefstal, oneigenlijk gebruik door niet bevoegd personeel, fraude, belangenverstrengeling.

Geen toegang tot archief, gegevens niet toegankelijk of toegangelijk voor onbevoegde personen

Zie ook A015, A017

Archiefruimte De Vleugel gebruiken als archiefruimte en niet voor opslag WIZ-dossiers. Digitaal werken. Zie ook A015, A016 Gebruik/ huur goed beveiligde Voor Brandweer in 2014 verholpen: dossiers naar depot ruimte. 3 overgebracht. Digitaal depot dat voldoet aan eisen ED3(2)

Kan ook veroorzaakt worden door eten en drinken in depot.

Februari 2011: geen aanvullende maatregelen getroffen, risico niet gewijzigd. Februari 2013: Er vindt een heroverweging van maatregelen plaats. Er is reeds een gebouwenbeheerssysteem aangeschaft met een druppelsysteem waarin per persoon bevoegdheden worden geregeld en daarmee ook toegang tot het archief. Uiteraard is er wel een restrisico dat niet afgedekt wordt. Sleutel is opgeborgen in de kluis op de afdeling. Het restrisico wordt geaccepteerd.

Aanpassen klimaatinstallatie. Naleven regels t.a.v. eten en drinken in depots.

R278 Vertrouwelijke informatie lekt uit.

(On)bewust menselijk handelen

Informatie komt terecht buiten de organisatie met alle consequenties voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Ook kan uitlekken van informatie afbreuk doen aan de positie bij onderhandelingen.

Het opstellen van een Regeling Het opstellen en vaststellen telewerken en thuiswerken. van een Regeling telewerken en thuiswerken is gerealiseerd. De kans is afgenomen. Door samenwerking met derden neemt het risico weer toe, net als voor tijd/plaatsonafhankelijk werken.

2.8 Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheideisen van de Archiefwet? Bij de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. De Archiefwet formuleert in artikel 15 enkele uitzonderingen op deze openbaarheid. In het verleden is bij de overbrenging van archieven de openbaarheid niet altijd goed geregeld. Bij de overdracht van het archief van de gemeentepolitie is bepaald dat sommige bescheiden (dagrapporten en correspondentie) na 100 jaar openbaar zijn; voor het overige is niets bepaald. Hiervoor is – voor zover bekend – geen toestemming. Ook is er geen formele openbaarheidsbeperking gelegd op de Collectie 40-45. In 2014 vindt herinventarisatie plaats van de Collectie 40-45, waarbij dit probleem wordt aangepakt. Na overleg met de provinciaal archiefinspecteur en collega’s is besloten dat dit niet noodzakelijk is, omdat het het gaat om archieven die vóór de Archiefwet 1995 zijn overgedragen én omdat het gaat om (bijzondere) persoonsgegevens die beschermd moeten worden. De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft in 2013 in concept regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van niet-openbare archiefbescheiden, als ook regels op grond waarop toekenning of afwijzing van inzage in niet-openbare archiefbescheiden wordt verleend. In 2014 wordt dit geïmplementeerd. Risicoprofiel Er zijn geen risico’s die genoemd moeten worden op dit terrein. De enige reden tot nu toe om de openbaarheid van stukken langer dan 75 jaar te beperken heeft te maken met (bijzondere) persoonsgegevens. Indien GS dat wil, wordt daarvoor toestemming gevraagd.

2.9 Rampen, calamiteiten en veiligheid In dit onderdeel gaat het erom of de gemeente plannen heeft voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden. De gemeente beschikt over een gemeentelijk Rampenplan. Er is geen ruimte voor DIV hierin, niet voor de stukken die ze beheren en niet duidelijk voor de rol die ze tijdens rampen op zich zouden moeten kunnen nemen. In de oplegnotitie bij de KPI-rapportage 2012 is geen aandacht aan dit onderdeel besteed. DIV en Gemeentearchief hebben aangegeven dat in 2014 er een rampenplan en calamiteitenplan is voor alle archiefstukken, zowel dynamische stukken (digitaal en op papier) als statische/ overgedragen archiefstukken. Risicoprofiel

DIV en Gemeentearchief hebben aangegeven dat in 2014 er een rampenplan en calamiteitenplan is voor alle archiefstukken, zowel dynamische stukken (digitaal en op papier) als statische/ overgedragen archiefstukken. In tegenstelling tot vorig jaar zijn deze risico's dit jaar niet opgenomen. 2.10 Middelen en mensen In dit onderdeel gaat het om of de gemeente beredeneerd kan aangeven dat ze aan haar wettelijke taken en haar kwaliteitsniveau voor archiefzorg en archiefbeheer kan voldoen. Voor het dynamisch en semistatisch archief gaf DIV in 2012 aan te kunnen voldoen aan haar wettelijke taken. Het betreft dan de inzet van haar personeel en de middelen voor het uitvoeren van de taken. In haar eigen risicoprofiel van 2013 signaleert I&A zowel onder de rubriek Organisatie, Personeel, Financiën als Processen de risico’s ten aanzien van middelen en mensen. Het Gemeentearchief signaleert in haar risicoprofiel eveneens risico’s voor de toekomst voor wat betreft de kwaliteit voor de uitvoering van werkzaamheden. Voor dit moment zijn er geen punten waarop de gemeente niet voldoet of kan voldoen aan de eisen ten aanzien van middelen en mensen. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis

Risico-oorzaak

Onvoldoende (specialistissche) mensen en middelen, zeker in Informatie- en relatie tot wensen van archiefbeheer voldoet A029 niet aan normen en eisen organisatie R143 Verstrekken van onjuiste Onvoldoende kennis informatie aan burgers medewerker Informatiesysteem werkt niet / onvolledig

Risicogevolg

Opmerking risico

Risico speelt niet op dit Bemoeilijken van bijdragen moment, mogelijk in de aan doelstellingen van de toekomst. organisatie; stagnatie bedrijfsvoering; overschrijden van budgetten Claims

Mogelijke maatregel

Regelmatig opleiden en bijscholen van (balie)medewerkers

Bijlagen 1. KPI-rapportage

Excelsheet KPI-rapportage, geschikt voor waarstaatjegemeente.nl 2: overzicht risicoprofilering met opmerkingen gemeentelijk archiefinspecteur De bijlage bevat een overzicht van de risicoprofilering met betrekking tot informatie- en archiefbeheer. Het is een voorzet van de gemeentelijk archiefinspecteur richting de geïnspecteerde. Het is aan de geïnspecteerde om de risico-afweging te maken en eventueel onder te brengen in de risicoprofilering. Dat er maatregelen genomen moeten worden op de punten, is evident. Op welke wijze deze inzichtelijk en aangepakt worden, is aan de eerstverantwoordelijken. Uitleg kolommen: • Kolom 1: nummer van risico. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. o De nummering die aangebracht is door de gemeentelijk archiefinspecteur, begint met een A, gevold door een nummer. o Wanneer risico’s met R, gevolgd door een nummer, opgenomen zijn, is het risico overgenomen uit het bestaande risicoprofiel. • Kolom 2: Gebeurtenis. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. • Kolom 3: Risico-oorzaak. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. • Kolom 4: Risicogevolg. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. • Kolom 5: Opmerking risico. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. o In enkele gevallen heeft de gemeentelijk archiefinspecteur een opmerking gemaakt bij de al bestaande ingeschatte risicoprofilering. Deze opmerkingen zijn met geel gemarkeerd. • Kolom 6: Kans risico na maatregel. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. o De bij Axxx ingevulde kans is een inschatting van de gemeentelijk archiefinspecteur, wanneer een maatregel op het risico wordt genomen zoals in kolom 8 aangedragen wordt. Het is aan de geïnspecteerde zelf om dit bij te stellen. • Kolom 7: afdeling risico. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede. o Voor dynamisch en semistatisch archiefbebeer is DIV verantwoordelijk, volgens het geldende Besluit Informatiebeheer. Dit is ingevuld. Wanneer velden geel gemarkeerd zijn, is door de gemeentelijk archiefinspecteur een wijziging ingebracht in het al bestaande risicoprofiel. • Kolom 8: Maatregel; Mogelijke Maatregel. In het risicoprofiel van de gemeente Ede komt de kolom Maatregel voor. Deze rapportage wil de geïnspecteerden helpen om hun risico’s in het risicoprofiel onder te brengen, samen met maatregelen. De archiefinspecteur heeft hiervoor suggesties gedaan. De daadwerkelijke maatregelen en de beslissing daartoe, worden door de verantwoordelijken genomen. • Kolom 9: Fase maatregel. Deze kolom komt ook voor in het risicoprofiel van de gemeente Ede.

Nr

Gebeurtenis

Risico-oorzaak

Risicogevolg

Opmerking risico

Kans risico Afdeling risico na maatr. NB: bij Thans: vóór maatregel

Gemeente is volledig verantwoordelijk voor archiefbeheer van GR.

A001

A002 A003

Geen overzicht van de te beheren informatie. Dossiers zijn op diverse plaatsen te vinden. WIZ, VH, KCC, DIV, BRW zorgen voor eigen Besluit Informatiebeheer sluit Er is geen grip op de informatiehuishouding. archivering. niet aan op de praktijk. Niet voldoen aan artikel 27 Wgr

Gemeente houdt geen register bij (artikel 27 Wgr)

Projecten of activiteiten op het gebied van informatiehuishouding kennen onvoldoende samenhang en prioritering.

Er is geen eenduidig alomvattend informatiebeleid. Er zijn op diverse punten beleid en vooral afspraken.

Gepland in 2014 om op te lossen.

0 DIV

10 DIV

Er zijn zaken niet Er was gepland in 2013 een beleid te geregeld, zelfs niet in hebben. Dat is er niet. beeld. Informatie gaat een eigen weg.

Bijhouden register. archiefbeheer in DVO, niet alleen voor GR, maar ook voor overdracht van taken.

Zie ook: R162, A023, A025 Informatiebeleid vaststellen dat omvattend is voor hele organisatie. ICT maakt daar onderdeel van uit. Lagere maatregelen dan beleid opstellen en uitvoeren, zoals protocollen voor gebruik netwerkschijven, cloudopslag en –gebruik, sociale media.

10 DIV A004

Maatregel. NB: mogelijke maatregel

Wave voldoet niet aan de Technische voorzieningen eisen voor een ontbreken (of beschikbare kwaliteitssysteem juiste technische voorziening wordt niet gebruikt)

Bouwvergunningen, Hinderwetvergunningen, Wabo-dossiers e.d. zijn onvolledig en/of niet vindbaar. De authenticiteit en betrouwbaarheid van het dossier staat op het spel

Relatie met R167

A005

Atlantis voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem

Technische voorzieningen bij Verlies van informatie over Relatie met R167 leverancier ontbreken. foto’s, kaarten, AV, akten, archieven; en het beheer ervan.

R162

Meta-data worden niet (juist) vastgelegd.

Technische voorzieningen ontbreken;

Stukken zijn onvindbaar Juli 2011: het treffen van maatregelen is met alle gevolgen voor het afhankelijk van de implementatie van uitvoeren van taken en een zaaksysteem.

Gemeente laten voldoen aan NEN-15489 Aandacht hebben voor informatiebeveiliging, ook van privacygevoelige informatie. Wave aanpassen aan NEN15489 (en 2082)

0 DIV 0 GA

30 DIV

Direct opnemen van WABOvergunningen in een systeem dat voldoet aan de kwaliteitseisen Overstappen op Zaaksysteem.nl of ander kwaliteitssysteem dat voldoet aan NEN-15489 (en 2082), danwel Atlantis daaraan laten voldoen. Atlantis niet als systeem gebruiken voor duurzaam informatiebeheer Afspraken m.b.t. registratie en beheer maken en naleven

Fase maatregel

Beleid is nog niet vastgesteld. nemen van besluiten.

Uniformiteit in uitvoering is beperkt. A007

Versnippering in beheer en Er is geen logisch, samenhangend overzicht gebruik van informatie: * hybride archivering van archiefbescheiden.

Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten.

Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. 2013: implementatie zaaksysteem vanaf 2013 Vergelijk ook R100.

10 DIV

Vergelijk ook R162. Echter: dit geldt louter voor het centrale registratiesysteem: Zaaksysteem.nl / Verseon

Volledig digitaal werken Afschaffen netwerkschijven

* opslag in diverse systemen

Uitleen tot een minimum beperken en toezien op retournering

* opslag op netwerkschijven

R100

Emails worden niet gearchiveerd.

A008

Er is niet één dossier m.b.t. één zaak.

A009

Bouwvergunnigen 19922010 zijn deels niet te vinden. WABO-vergunningen worden onveilig opgeslagen. Digitale

A010

* uitgeleende dossiers worden niet geretourneerd (zowel intern bij gemeente als extern (zoals VGGM)) Organisatorische oorzaken: Correspondentie is niet geen cultuur van vastleggen (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het emails in dossiers uitvoeren van taken en (houding/gedrag) nemen van besluiten.

Hybride archivering Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met Veel systemen en alle gevolgen voor het netwerkschijven worden uitvoeren van taken en gebruikt voor archivering nemen van besluiten. Geen registratie van Onvindbaarheid van verleende verleende vergunningen. bouwvergunningen. Technische voorziening wordt Proces van niet gebruikt. vergunningverlening is niet reconstrueerbaar.

Volledig digitaal werken

Archivering van email is onderdeel van het project zaakgericht werken. In 2011 is het project Zaakgericht Werken nadrukkelijker verbonden met het programma Ede Beter. Dat levert een betere borging op, maar ook een startvertraging. Eind 2011 vindt nu selectie van een zaaksysteem plaats. De realisatiedatum van het project is ongewijzigd. Februari 2012: de archiveringsfunctie van Zarafa wordt in 2012 in gebruik genomen. Juli 2012: de archiveringsfunctie van Zarafa is deze maand in gebruik genomen. De kans van optreden daalt hierdoor naar 30% (was 50%).

Inspecteur: technische mogelijkheden zijn er. Er werd in 2013 ook te beperkt gebruik van gemaakt.

30 DIV

Vergelijk ook R100. Met de nieuwe multifunctionals is het nog onduidelijker of voldaan kan worden aan de eisen uit de Archiefregeling.

30 DIV 5 DIV 20 DIV

Controle van de bouwvergunningen en ontbrekende nummers en Mogelijke maatregelen: * substitutie

A011

opgeslagen. Digitale exemplaren worden uitgeprint.

reconstrueerbaar.

Papieren stukken zijn niet Materialen voor papieren meer leesbaar archiefbeheer voldoen niet volledig: papier groter dan A3. Diverse multifunctionals voldoen niet. Digitale stukken worden uitgeprint.

Mogelijk moeten alle stukken die voor bewaring in aanmerking komen, omdat de materialen (papier, toner, inkt) niet voldoen in de toekomst worden vervangen.

A012

Gegevens over zaken zijn Geen verklaring van corrupt of verloren conversie of migratie

A013

Archiefstukken worden Daadwerkelijke verklaring niet daadwerkelijk van vernietiging ontbreekt. vernietigd, ook al is daar machtiging toe gegeven.

A015

A016

A017

A018

R165 R166 R169 R170 R171 R172 R605

* registreren en opnemen van de digitale stukken in Verseon * archivering aan de bron

DIV DIV, GA

0 DIV Momenteel wordt vernietigd na goedkeuring door gemeentearchivaris. Van de daadwerkelijke vernietiging wordt geen verklaring opgemaakt.

Er kunnen geen archieven Er is te weinig ruimte voor de Niet voldoen aan wettelijke Zie ook A016, A017 veilig bewaard worden. archiefbewaarplaats. verplichting van overbrenging.

Er kunnen geen archieven Er is te weinig ruimte voor de Archieven worden in veilig opgeslagen worden. archiefruimte. kamers opgeslagen. Vroegtijdige vernietiging.

Zie ook A015, A017

WIZ-archief ligt niet veilig, Er is te weinig ruimte voor te vernietigen papieren archief net als Burgerzaken en Brandweer

Zie ook A015, A016

Er is geen voorziening voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden. Zaken m.b.t. de stabiliteit, continuiteit, rechtmatig gebruik betrouwbaarheid, veiligheid van ICT.

Er is geen oplossing voor Informatieverlies, duurame opslag van digitale onleesbare of onvindbare archiefbescheiden (digitaal stukken. depot)

Thans: 60

GA, H&S

Thans: 80

DIV, H&S

Thans: 80 Thans: 90

DIV, H&S DIV, GA

DIV

Verklaring van conversie/ migratie opnemen in proces van overzetten. Opnemen van verklaring van daadwerkelijke vernietiging door Vernietigingsbedrijf.

Archiefruimte 3, voldoet aan eisen voor archiefbewaarplaats, als archiefbewaarplaats aanmerken. Andere mogelijkheid: nieuwbouw. Archiefruimte De Vleugel gebruiken als archiefruimte en niet voor opslag WIZdossiers.werken. Digitaal Gebruik/ huur goed beveiligde ruimte. Digitaal depot dat voldoet aan eisen ED3(2)

R167

Aangeschafte en De ontwikkeling van software geïmplementeerde is nog niet (volledig) software voldoet niet aan afgerond. de eisen.

De uitvoering van taken en het nemen van besluiten voldoet niet (kwantitatief en kwalitatief).

Oktober 2010: Begin 2010 is door het BOIA de "Selectieleidraad Software" vastgesteld. Door toepassen van de leidraad, waarop het BOIA zal toezien, vindt een afdoende toetsing plaats op functionaliteit en inpasbaarheid. Tevens is afgesproken dat voorstellen, ongeacht waar deze worden behandeld, worden voorzien van een risicoparagraaf. Significante afwijkingen van de selectieleidraad behoren te worden gemeld in de risicoparagraaf.

50

Informatievoorziening & Automatisering DIV

Het opstellen van een Actief Selectieleidraad Software en organisatiebreed handelen naar de uitgangspunten die hierin zijn opgenomen.

Klantcontactcentrum

Regelmatig opleiden en bijscholen van (balie)medewerkers

Door deze maatregelen is dit risico beheersbaar geworden en zal de kans afnemen. Tussen januari 2011 en juli 2012 zijn de maatregelen besproken. Niet overal wordt de Selectieleidraad gehanteerd. De concentratie van de Ifunctie moet oplossing bieden.

R143

R161

R99

R200

Verstrekken van onjuiste Onvoldoende kennis informatie aan burgers medewerker Informatiesysteem werkt niet / onvolledig Ontslag van ambtenaren Onvoldoende dossieropbouw bij ontslagzaken

Ongeoorloofde toegang tot een gemeentelijk gebouw door het ontbreken van een effectieve toegangscontrole. Archief: onbevoegden hebben toegang tot archief. Hierdoor kan vertrouwelijke bedrijfsinformatie openbaar worden.

Toegangsbeveiligingssystee m is op termijn niet meer up to date als gevolg van herinrichting kantooromgeving Onterechte Oneigenlijk gebruik bedrijfsgegevens, fraude, belangenverstrengeling

Claims

Actief

30 Schadeloosstellingen bij ontslag.

het verkrijgen van toegang tot privacy gevoelige documenten of bestanden, verlies van (bevolkings)gegevens en het ontvreemden van Misbruik van bedrijfsinformatie

Diverse maatregelen voor goede dossieropbouw. Juli 2012: intentie is om het niet tot ontslag te laten komen, maar vooraf tot andere maatregelen te komen. Op basis van ervaringen van de afgelopen jaren het bedrag aanpassen naar € 250.000 (was € 500.000).

Februari 2011: geen aanvullende maatregelen getroffen, risico niet gewijzigd. Februari 2013: Er vindt een heroverweging van maatregelen plaats. Er is reeds een gebouwenbeheerssysteem aangeschaft met een druppelsysteem waarin per persoon bevoegdheden worden geregeld en daarmee ook toegang tot het archief. Uiteraard is er wel een restrisico dat niet afgedekt wordt.

30 Personeel & organisatie

Actief In voorbereiding Het uitvoeren van een kwaliteitstoets op de gesprekken in het kader van de waarderingscyclus (van leidinggevende en medewerkers) door Pmedewerkers. Het sparren van P-medewerkers onderling over dossieropbouw.

Huisvesting & services 10

Pro-Actie Preventie & Preparatie

10

R205

Diefstal, oneigenlijk gebruik Archief: moedersleutel brandweer Ede in gebruik door niet bevoegd bij afdeling PP raakt kwijt. personeel, fraude, belangenverstrengeling.

Geen toegang tot archief, Sleutel is opgeborgen in de kluis op de gegevens niet toegankelijk afdeling. Het restrisico wordt geaccepteerd. of toegangelijk voor onbevoegde personen

Pro-Actie Preventie & Preparatie

30 R113

Aanbesteding verloopt niet volgens de geldende regels (o.a. verkeerde aanbestedingsprocedure) .

Budgethouders zijn niet/onvoldoende op de hoogte van wet- en regelgeving

Ingebrekestelling door de Inschatting is dat de grootste risico's op Europese Commissie, wat dit terrein liggen bij werken. Er is een kan leiden tot het groot aantal maatregelen genomen om opnieuw moeten de risico's te beperken, zoals: aanbesteden en eventueel professionalisering inkoop. een claim door een benadeelde partij. Rechter vernietigt overeenkomsten. Materialen worden te duur aangeschaft

Recht

Er is een groot aantal maatregelen genomen om de risico's te beperken.

Actief

Personeel & organisatie

Het opstellen van een Regeling telewerken en thuiswerken.

In voorbereiding

10 R278

Vertrouwelijke informatie (On)bewust menselijk lekt uit handelen

Informatie komt terecht buiten de organisatie met alle consequenties voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Ook kan uitlekken van informatie afbreuk doen

Het opstellen en vaststellen van een Regeling telewerken en thuiswerken is gerealiseerd. De kans is afgenomen. Door samenwerking met derden neemt het risico weer toe, net als voor tijd/plaatsonafhankelijk werken. 50

A023

Gegevens in applicaties/ systemen (zoals GWS4ALL) worden vernietigd.

Onduidelijk of diverse systemen als backofficeapplicatie functioneren zonder (te bewaren) archiefbescheiden

Onrechtmatige vernietiging van gegevens, waarmee bewijsfunctie of erfgoedfunctie van die gegevens ontbreekt.

Onderzoek naar archiefwaardigheid van gegevens in diverse systemen (zoals GWS4ALL) voor bewijsvoering en erfgoedfunctie.

A024

Gegevens gaan verloren of zijn corrupt

Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer

Niet nakoming van afspraken: financiële consequenties. Imagoschade. Voorbeeld: SLA met Permar.

Zorg voor goede kwaliteitsborging middels (externe) audits, periodiek overleg en jaarlijkse rapportage.

A025

Archief van de Brandweer raakt vermengd met archief van de VGGM of wordt onrechtmatig vernietigd/ toegeëigend

Geen en/of geen goedgekeurde uitlening (mogelijk vervreemding) van archieven van de Brandweer aan de VGGM

Onrechtmatige vernietiging; stukken zijn niet vindbaar; bij overdracht van te bewaren stukken van de gemeente ede/ Brandweer, moeten dossiers ontvlecht worden.

Maak duidelijke en rechtmatige afspraken over de uitlening, gebruik en retournering van dossiers.

A026

Digitale bestanden Digitale vernietiging is niet worden niet vernietigd, geregeld omdat ze op meer plaatsen opgeslagen zijn.

Stukken die vernietigd moesten worden, worden gebruikt (gaan eigen leven leiden).

A027

Er wordt onrechtmatig vernietigd.

Financiële schade, imagoschade. Ingrijpen door GS

A028

A029

Schimmelexplostie in Klimaatinstallatie functioneert Archieven vuil en moeten archiefbewaarplaats en/of onvoldoende gegammastraald én archiefruimte schoonemaakt worden. Wanneer er sprake is van Bemoeilijken van bijdragen aan doelstellingen van de organisatie; stagnatie Onvoldoende bedrijfsvoering; Informatie- en (specialistissche) mensen en overschrijden van archiefbeheer voldoet niet middelen, zeker in relatie tot budgetten aan normen en eisen wensen van organisatie

A030 (oud R164)

Onbruikbaarheid van media/bestandsformaten (digitale duurzaamheid)

Onduidelijkheid over personeelsstukken, geen afspraken met RAET, ACV, Werkplaza

Technische voorzieningen ontbreken;

Onvindbaarheid van gegevens met alle consequenties voor het Beleid is nog niet vastgesteld. uitvoeren van taken en nemen van besluiten.

Regel digitale vernietiging van archiefbescheiden.

Zie ook R161

Bekijk, samen met de bedrijfsarts, de personeelsdossiersopbouw. Spreek vernietiging en beheer duidelijker af met RAET.

Kan ook veroorzaakt worden door eten en drinken in depot.

Aanpassen klimaatinstallatie. Naleven regels t.a.v. eten en drinken in depots.

Risico speelt niet op dit moment, mogelijk in de toekomst. Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. Opmerking Archiefinspectie 2013 en 2014: het betreft vooral het centrale beheer in Verseon/ Zaaksysteem.nl, maar niet overige archiefwaardige systemen, waaronder losse dvd’s en Atlantis

A031

Verlies van informatie; Gegevens worden dubbel/ Geen duidelijke afspraken anders/ verkeerd/ niet informatie- en archiefbeheer onduidelijkheden over opgeslagen gemeente en andere partijen juistheid van informatie.

10 DIV