Willems Nederland & Partners management & advies
Nieuwsbrief 9 Voor u ligt de najaarsnieuwsbrief 2010 van Willems Nederland & Partners. Wij wensen u veel leesplezier. Voor vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van de nieuwsbrief kunt u e-mailen met
[email protected]. Wij zijn altijd benieuwd naar uw mening. Jan Willems, Peter Rhebergen, Mark Dam en Syco Fennema
In dit nummer: Nieuwe opdrachten: • Interim programmamanager Gemeente Den Haag • Bedrijfsinformatieplan en programmaplan Gezondheidsdienst voor Dieren • Businesscase voor het Waterschapshuis • Advieswerk in de Filippijnen
Nieuwe opdrachten
Thema-artikel
Naast onze lopende opdrachten bij het Ministerie van LNV, DICTU, ICTU en Univé zijn er ook weer een aantal nieuwe opdrachten gestart.
En verder
• ERP
• Opdrachtgever aan het woord
Programmamanager Den Haag
Nieuwsbrief 9 - November 2010
In 2008 heeft het (vorige) college van B en W de
nota ‘Meedoen met excellente dienstverlening’ vastgesteld. Vanuit dit beleidskader is het programma Excellente Dienstverlening gestart. In het ‘Coalitieakkoord 2010-2014 Den Haag’ is verbetering van de dienstverlening als speerpunt opgenomen. Dit sluit aan op ontwikkelingen die al door het vorige college waren geïnitieerd. Het programma is erop gericht om binnen de termijn van het Coalitieakkoord een aantal concrete verbeteringen te realiseren in de dienstverlening naar burgers en bedrijven, waarbij ook verbetering van de efficiency wordt nagestreefd.
Nieuwe opdrachten
Nieuwe opdrachten
Willems Nederland levert een interim-
MijnOverheid is een zogenaamde persoonlijke
programmamanager die een analyse zal maken van de huidige situatie en van het perspectief op concrete resultaten. De analyse zal worden afgesloten met een advies dat erop is gericht om een goed kader te scheppen voor realisatie van verbeteringen in de dienstverlening in 2010 en de daaropvolgende jaren.
Visie en beleid GD
website voor burgers waar zij kunnen zien hoe zij geregistreerd staan bij de overheid, welke berichten zij van de overheid ontvangen en waar zij via MijnOverheid zaken kunnen doen met de verschillende overheden. Doel is alle overheden die een directe relatie met burgers hebben, deel te laten nemen aan MijnOverheid.
Richten
Beleidsuitgangspunten Bedrijfsarchitectuur
Bedrijfsinformatieplan GD
Inrichten
In het kader van het NUP moeten de diverse
overheden aansluiten op MijnOverheid, onder andere de waterschappen. Willems Nederland levert een projectmanager die een businesscase zal opstellen om de voor- en nadelen hiervan voor de waterschappen in kaart te brengen.
Speerpunten
In maart van dit jaar is door adviseurs van
Willems Nederland een risicoanalyse uitgevoerd op de business- en ICT-plannen van de Gezondheidsdienst voor Dieren (GD) in Deventer. De adviezen die zijn opgesteld naar aanleiding van de risicoanalyse zijn breed in de organisatie van de GD besproken en zijn ook gedeeld met de raad van commissarissen.
Projecten
Verrichten
producten en diensten processen en organisatie
Sjoerd de Jong en Martin van Battum
informatietechnologie
Advieswerk in de Filippijnen
informatiehuishouding
schema bedrijfsinformatieplan GD
betrokken. Uit de organisatie van de GD is een brede werkgroep samengesteld. De resultaten van de werkgroep worden om de twee tot drie weken besproken in het zogenaamde MT Strategisch, dat daarbij de rol van klankbordgroep vervuld.
Businesscase Waterschapshuis
Vanuit het programma ‘Andere Overheid’ is in
2008 het Nationaal Uitvoering Programma (NUP) opgesteld. Een van de projecten binnen het NUP is MijnOverheid.
De resultaten van het traject zijn onder meer
In de zomer is Willems Nederland gevraagd om samen met de GD een bedrijfsinformatieplan op te stellen. In september is daarmee gestart, waarbij het zogenaamde Novius-model als basis van het planningstraject zal worden gebruikt.
Bij het opstellen van het bedrijfsinformatieplan
zijn vier adviseurs van Willems Nederland
2
een bedrijfsarchitectuur van de gewenste situatie en een projectenportfolio, dat in de komende jaren de kloof tussen de huidige en de gewenste situatie moet overbruggen. Het projectenportfolio vormt weer de basis voor een nog op te zetten programmaplan. Dat plan, dat eind december mag worden verwacht, zal worden gebruikt bij het sturen in onderlinge samenhang van de projecten en activiteiten die de GD in de komende jaren wil uitvoeren om ook in de toekomst een belangrijke positie op het gebied van de diergezondheid te kunnen blijven innemen.
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 9 | november 2010
De World Fair Trade Organization Asia (WFTO
Asia) is een organisatie die bedrijven in Azië ondersteunt in het produceren en bereiken van de markten met hun producten. Ze hebben ruim 90 leden in 19 landen in Azië: van de Filippijnen tot India tot Korea. Leden zijn fabriekjes of handelshuizen. Handelshuizen hebben vaak weer tientallen bedrijfjes (familiebedrijfjes en kleine bedrijfjes) waarmee ze samenwerken, waardoor het in totaal om duizenden mensen gaat die leven van de productie en verkoop.
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 8 | APRIL 2010
3
Nieuwe opdrachten
thema-artikel
ERP en mensenwerk door Syco Fennema Aart Wedemeijer (midden) met Ramona Ramos (links), directrice WFTO Asia en medewerkster (rechts)
WFTO Asia stimuleert fair trade aan de
productiekant (kleine bedrijfjes) zowel als aan de afnemerskant (exportbevordering). Dat houdt onder andere in: normale betaling, normale werkomstandigheden (geen sweatshops), verhoging van de kwaliteit (QA), verbetering van de vaardigheden van de producenten en tevens het verbeteren van de mogelijkheden om te exporteren naar Europa/ USA en Australië, alsmede de rijke landen in Azië zelf.
handelsorganisatie. In principe is (op een conferentie in Bangladesh) daartoe besloten. Maar het uitwerken van het nieuwe handelsmodel (op vele aspecten zoals juridisch, commercieel, logistiek en distributie, et cetera) moet nu gaan gebeuren.
Willems Nederland levert (tegen
nultarief) een consultant, Aart Wedemeijer, die ondersteunt bij het maken van een startdocument voor de ingestelde werkgroep. Dit document is het beslisdocument voor de board. Aart zal een maand in Manilla zijn om daar vele gesprekken te voeren. Daarna zal hij vanuit Nederland verder blijven meewerken aan de werkgroep.
Herkent u dit? Bij het invoeren van een
ERP systeem lijkt de voorraad ineens niet meer te kloppen. Er ontstaat veel meerwerk om de ‘fouten’ van het systeem te corrigeren en alsnog de klantorders juist uit te leveren. In dit artikel willen we de oorzaak van dit probleem verklaren en daarmee een basis leggen voor een structurele oplossing.
Hier en daar horen we al positieve berichten
die er op duiden dat de economische perspectieven verbeteren. Ondernemers kijken vooruit en overwegen weer om te investeren. Na moeilijke tijden zullen ze veelal eerst investeringen voornemen die de efficiency bevorderen. Investeringen die groei (in afzet) moeten bevorderen en waarvoor uitbreiding van de personele capaciteit nodig is, volgen later. ERP-projecten vallen in de eerste categorie.
Nu bedrijfsleven en overheid nog onder
Het centrale kantoor van WFTO Asia staat
in Manilla/Filippijnen en dient als centraal secretariaat. Het is een klein kantoor (3 mensen) die betaald worden uit contributie van de leden en bijdragen van subsidiegevers (Cordaid, Wereldwinkels).
Een van de belangrijkere initiatieven van
WFTO Asia is het bevorderen van de handel door het inrichten van een (overkoepelende)
4
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 9 | november 2010
druk van de economische crisis staan, willen we in dit derde artikel over ERP vast voorsorteren op betere tijden. In dit artikel richten we de aandacht op de relatie tussen techniek en mens. Een goed besef van die relatie is belangrijk voor een goede besluitvorming voor-, en uitvoering van ERPprojecten.
We willen dit verduidelijken met een
praktisch voorbeeld. We kiezen voor een
groothandel waarin een ERP-systeem voor het managen van de voorraad wordt toegepast. • Aan het einde van de werkdag verzamelt de verkoopbinnendienst de verkooporders en legt deze vast in het systeem. Na werktijd verwerkt het ERP-systeem de orders. • De volgende dag treft de magazijnchef een grote stapel pickorders aan op de printer in zijn bureau en verdeelt die over zijn mensen. De orderpickers gaan vervolgens aan de slag en constateren bij herhaling dat de grijpvoorraad onvoldoende is waardoor de pickorder niet kan worden afgewerkt. Klopt de voorraad niet? Zitten er fouten in het systeem? • De magazijnchef lost het probleem op door in het systeem een transportorder aan te maken voor verplaatsing van voorraad vanuit de bulklocaties naar de grijplocaties. Na de uitvoering van dit interne transport kan de pickorder worden uitgevoerd en gecompleteerd.
Deze situatie komt voor bij vrijwel elke
ERP-voorraadimplementatie. En in dit geval hebben we gelukkig een magazijnchef die de problemen niet buiten het systeem om oplost.
Voordat we oordelen over de kwaliteit van
het systeem en de acties van de magazijnchef, analyseren we wat het systeem heeft gedaan.
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 9 | november 2010
5
thema-artikel
Thema Artikel
Orderinvoer
Orderinvoer
MRP-run
MRP-run
Werkproces
Werkproces ploeg 1
ploeg 2
Daarvor kijken we in de blackbox en volgen stap voor stap de (MRP-) processen. • Bij het invoeren van verkooporders worden deze automatisch opvolgend genummerd en voorzien van een registratiedatum. • In de nacht voert het systeem automatisch de MRP-run uit waarbij de verkooporders in volgorde worden behandeld. Bij voldoende grijpvoorraad, wordt automatisch een (genummerde) pickorder gemaakt die vervolgens op de printer van de magazijnchef wordt afgedrukt.
De goedbedoelende magazijnchef verstoort met zijn correcties het systeem
Als er bij een volgende order onvoldoende grijpvoorraad wordt gevonden, wordt automatisch een interne transportorder aangemaakt voor verplaatsing van een partij artikelen vanuit de bulkvoorraad naar de grijpvoorraad. Ook die transportorder wordt afgedrukt op de printer van de magazijnchef. Nadat het systeem de grijpvoorraad heeft aangevuld, volgen weer pickorders. • Komt de voorraad onder een vastgesteld (bestel-)niveau, dan zal het systeem een
6
nacht
ploeg 1
voorstel voor inkoop doen. Dit voorstel wordt toegevoegd aan de takenlijst van de betreffende inkoper. • Zijn de grijpvoorraad en de bulkvoorraad samen onvoldoende, dan maakt het systeem een zogenaamde backorder aan. Nadat de voorraad is aangevuld, zal deze backorder in de MRP-run als eerste voor uitlevering worden behandeld.
Vergelijken we het werkproces in het
systeem met het fysieke werkproces, dan kunnen we concluderen dat de goedbedoelende magazijnchef met het verdelen van de pickorders de werkvolgorde van het systeem verstoort. Hierdoor kan het dus gebeuren dat een verplaatsing van bulk naar grijp niet tijdig wordt uitgevoerd en dat een pickorder daarom op onvoldoende voorraad stuit. Door de interventie van de magazijnchef ontstaat een verplaatsing van bulk naar grijp die niet in overeenstemming is met de door het systeem geplande voorraadniveaus. Er is weinig fantasie voor nodig om het beeld van problemen en spanningen in de handelsonderneming verder aan te vullen.
Dit is maar één voorbeeld. Het vraagstuk
lijkt simpel. Het komt echter heel vaak voor. Aandacht voor de afstemming van werkprocessen binnen het systeem en fysieke werkprocessen is erg belangrijk om
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 9 | november 2010
ploeg 1
ploeg 2
de beoogde efficiencyresultaten te kunnen oogsten.
Hoe lossen we dit probleem op?
Het meest voor de hand ligt het op volgnummer uitvoeren van het fysieke werk. Dat lijkt eenvoudiger dan het werkelijk is. Stel maar eens voor hoeveel pickorders er in een etmaal worden geproduceerd en moeten worden uitgevoerd.
Het ERP systeem aanpassen aan het werkproces, en niet andersom!
nacht
ploeg 1
gerealiseerd in het totale proces van orderintake tot levering. Zo toegepast levert ERP intern efficiencyvoordelen op en extern een sterkere marktpositie.
Er zijn veel meer voorbeelden waarin de
afstemming tussen systeemprocessen, fysieke processen en menselijke interventies van groot belang is voor het succesvol toepassen van de ERP-oplossing. Een ERP-project kan dus niet uitsluitend als technologieproject worden opgezet en uitgevoerd. Het is een ingrijpend veranderingstraject dat zich afspeelt in het hart van de organisatie en waarbij vele mensen betrokken zijn.
Meer weten? We kunnen ook het systeem anders instellen, bijvoorbeeld door de periode tussen de MRPruns te verkorten. • Brengen we die periode (in stappen) terug naar 15 minuten, dan ontstaat een continue werkstroom vanaf de MRP-run naar de werkvloer. • Als verkoop daarbij ook de orders direct na klantcontact aanlegt in het systeem, ontstaat er een continue werkstroom in het systeem die met hetzelfde ritme en volgorde fysiek kan worden uitgevoerd. • Bovendien wordt ook nog eens een substantiële doorlooptijdverkorting
Er is bij WN&P voldoende kennis en ervaring
aanwezig om onze klanten te ondersteunen bij beeldvorming, besluitvorming en realisatie van deze projecten. Neem eens contact op met
[email protected]
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 9 | november 2010
7
En Verder
Peter van Steensel – opdrachtgever aan het woord
Programmasturing De provincie Zuid-Holland voert binnen het
Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) een groot aantal projecten uit die bijdragen aan de realisatie van de beleidsdoelen Ecologische Hoofdstructuur, Recreatie om de Stad en Vitaal Platteland. Het gehele ILG programma wordt aangestuurd door de programma manager, de heer Peter van Steensel. Binnen het programma wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘projectkaarten’ om op programmaniveau in control te zijn.
In de periode oktober 2009 t/m augustus 2010
heeft Willems Nederland de programma manager ondersteund om de ‘projectkaarten’ te verbeteren. Na een eerste onderzoek (november 2009) zijn door de programmamanager ILG vlot een aantal activiteiten opgestart met het doel om de projectkaarten te verbeteren en daarmee ook een betere basis te leggen voor besturing van de ILGprojecten. Eerst waren de verbeteringen vooral gericht op het plaatsen van bestaande informatie in een nieuw sjabloon voor de projectkaart, het beschrijven van de projectorganisatie, het beschrijven van een mijlpaalplanning en het vaststellen van bevoegdheden van deelnemers in de projectorganisatie. Parallel hieraan is
een uitzonderingsrapportage opgesteld voor potentiële conflicten bij enkele rollen in de projectsturing. Vanaf februari van dit jaar waren de verbeteringen gericht op risicomanagement, issuemanagement en financieel management. Eind augustus zijn alle, sterk verbeterde, projectkaarten aangeboden aan de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland als onderdeel van de zogenaamde mid-term-review op de voortgang van de verschillende projecten.
Peter van Steensel over de rol en bijdrage van
Willems Nederland in het traject: Syco en ook later Mark hebben ons op een geweldig betrokken manier ondersteund om de kwaliteit van de programma- en projectsturing te verbeteren. Mede dankzij hun inzet en vermogen breder te kijken dan sec de opdracht is het de deelprogrammamanagers met hun teams gelukt volledig in control te komen op alle (bij)sturings onderdelen. Ons rest slechts dank voor de vele discussies en constructieve beoordeling van de geleverde informatie die in de projectkaarten hun plek hebben gevonden. We beschikken nu niet langer over heel veel papier, waar alles wel ergens in staat maar over compacte sturingsdocumenten op hoofdtaken per project.
Willems Nederland & Partners management & advies Pastoor Petersstraat 81 7462 MX Rijssen Tel. / Fax: 0548 - 54 00 48
[email protected] www.willemsnederland.nl
