Willems Nederland & Partners management & advies
Nieuwsbrief 8 Met trots presenteren wij de 8ste nieuwsbrief
van Willems Nederland & Partners. Wij wensen u veel leesplezier. Voor vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van de nieuwsbrief kunt u e-mailen naar
[email protected]. Wij zijn altijd benieuwd naar uw mening. Jan Willems, Peter Rhebergen, Mark Dam en Syco Fennema
Nieuwe opdrachten S
inds het uitkomen van onze laatste nieuwsbrief zijn enkele kortlopende opdrachten uitgevoerd bij de Provincie Zuid-Holland, bij de gemeente Amersfoort en bij de Gezondheidsdienst voor Dieren. Daarnaast zij de volgende langer lopende opdrachten gestart.
In dit nummer: Nieuwe opdrachten • Risicoanalyse ICT-plannen GD • Projectmanager GD • Plantenziektekundige Dienst: • Cliënt export • Ontwikkeling Kennisbank • Ontsluiting Kennisbank • Projectbesturing Provincie Zuid-Holland • Projectmanager Business Excellence
Thema-artikel • Batenmanagement
En verder • PRINCE2 Practitioners • Opdrachtgever aan het woord
Risicoanalyse ICT-plannen GD
Nieuwsbrief 8 - APRIL 2010
De Gezondheidsdienst voor Dieren (GD)
in Deventer staat aan de vooravond van een ingrijpend veranderingstraject. Om succesvol een nieuwe koers te kunnen gaan varen, is vernieuwing van de ICT-omgeving van de GD noodzakelijk. Voor die vernieuwing zijn plannen opgesteld, die de nodige investeringen vergen en waarvan de uitvoering meerdere jaren zal beslaan. Aan Willems Nederland is gevraagd een risicoanalyse uit te voeren op de plannen en om te komen met aanbevelingen voor het veranderingstraject.
Nieuwe opdrachten
Nieuwe opdrachten rekenmethode om per bedrijf, en in de toekomst zelf mogelijk per dier, te kunnen registreren wat het antibioticum gebruik is geweest.
In opdracht van het gefuseerde
De risicoanalyse wordt uitgevoerd onder leiding
van Jan Willems. Verder zijn bij de uitvoering van de analyse Rob Kool en Guido Bayens betrokken. Rob is als associé van Willems Nederland veelvuldig betrokken geweest bij het opstellen en uitvoeren van grootschalige ICT-programma’s. Guido is een zeer ervaren adviseur op het gebied van ICT-architectuur. Hij heeft onder meer leiding gegeven aan het team dat de NORA (Nederlandse Overheids Referentie Architectuur) heeft opgesteld.
Projectmanager GD
B
Mark Dam
ij de Gezondheidsdienst voor Dieren (GD) lopen binnen de afdeling Herkauwers (runderen, schapen, geiten) diverse kleinere projecten.
V
oor de schapen en geiten is per 1 januari de registratie van alle dieren verplicht geworden en de druk binnen de sector, mede door de ontwikkelingen rond de Q-koorts, is groot om dit snel te implementeren. De GD ontwikkeld SG-Online om de sector een op maat gesneden oplossing te bieden.
FrieslandCampina (FC) stelt de GD per 1 mei een zogenaamde Continu Dier Monitor op voor alle bedrijven die leveren aan FC. In deze monitor krijgen alle bedrijven een cijfer waaruit de kwaliteit van de bedrijfsvoering per bedrijf blijkt. Willems Nederland is door de GD gevraagd voor deze drie projecten een projectmanager te leveren. Dit mede vanwege de ervaring die Willems Nederland eerder heeft opgedaan in de landbouw sector als geheel en ook binnen de GD.
Cliënt Export
Bij de Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) en
de Plantenziektenkundige Dienst (PD) is al langere tijd een systeem in ontwikkeling dat de productie van exportcertificaten automatiseert. De ontwikkeling is nu voor de PD in de fase gekomen van inregelen en in gebruik nemen van fytosanitaire certificaten voor de verschillende handelssectoren, zoals bijvoorbeeld aardappelen, sierteelt en bloembollen. Invoering van Cliënt Export betekent grote veranderingen voor de werkwijze in de sector bij zowel de exporteurs als bij de inspectiediensten. Willems Nederland levert een projectadviseur die ondersteunt bij het sturen op de tijdige oplevering conform de gestelde functionele eisen.
Ontwikkeling Kennisbank
Tot één van de
B
innen de rundersector wordt de registratie van het antibioticum verbruik steeds belangrijker. In samenspel met andere partijen in de sector (bedrijven, dierenartsen en belangengroeperingen) ontwikkelt de GD een registratiesysteem en
2
Peter Rhebergen
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 8 | APRIL 2010
wettelijke taken van de PD behoort het beheer van de gewasbeschermingskennisbank. Hiermee worden overheden en geïnteresseerde
bedrijven van informatie voorzien over toe te passen gewasbeschermingsmiddelen. Daarvoor bestaat al jaren een database waaruit de gevraagde informatie kan worden geleverd. Momenteel wordt een project uitgevoerd om deze informatie voor geïnteresseerden te ontsluiten via internet. Willems Nederland levert de projectleider.
Ontsluiting Kennisbank
Binnenkort beschikt de PD over een
PM Business Excellence
gemoderniseerde gewasbeschermingskennisbank. Onder gebruikers van deze informatie leeft de wens om de gewasbeschermingsgegevens met behulp van webapplicaties te ontsluiten naar bedrijfsinformatiesystemen van andere organisaties. Die kunnen de zo afgenomen gegevens gebruiken in hun eigen informatiesystemen. Gegevens kunnen worden verrijkt met gegevens uit andere bronnen en als diensten worden verkocht. Gegevens kunnen ook worden gebruikt om selecties t.b.v. specifiek gebruik te maken, zoals handhaving van regelgeving. Willems Nederland leverde een adviseur voor een haalbaarheidstudie die uitsluitsel moet geven over wensen, verwachte opbrengsten in de sector, kosten en organisatie van exploitatie en beheer.
ACC in Heerlen is
een callcenter dat zich richt op de zorgsector. Het is in 2005 opgericht om zorgverzekeraar VGZ te ondersteunen bij de opvang van het telefoonverkeer Will Slenders in verband met de invoering van de basisverzekering. Sindsdien is het dienstenpakket sterk uitgebreid. Zo worden zorginstellingen ondersteund met een 7 keer 24 uurs meldkamer, waarbij domotica (het op afstand beheersen van het huishouden) en beeldtelefonie geïntegreerd zijn. ACC Heerlen weet innovatieve contactcenter ontwikkelingen te combineren met het kwaliteitsdenken uit de zorg.
Enerzijds vanwege groei maar anderzijds om
Projectbesturing bij de PZH
De provincie Zuid-Holland voert binnen het
kaarten en de gehanteerde systematiek. Daarna is achtereenvolgens: • Een verbeterslag uitgevoerd op de projectorganisatie, de mijlpalenplanning en op de beschrijving van de rollen per mijlpaal. • De informatie vastgelegd op nieuw ontwikkelde projectkaarten. • Een verbeterslag uitgevoerd op de organisatie en verslaglegging van risico- en issuemanagement.
Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) een groot aantal projecten uit, die bijdragen aan realisatie van de beleidsdoelen Ecologische Hoofdstructuur, Recreatie om de Stad en Vitaal Platteland. De programmamanager ILG heeft Willems Nederland ingeschakeld om de control over de projecten te verbeteren. Vanaf oktober 2009 is een team van Willems Nederland hiermee bezig. In eerste instantie zijn ruim 60 “projectkaarten” geanalyseerd en is advies uitgebracht over het in stappen verberen van de
meer continuïteit te kunnen bieden, is gestart met de invoering van procesmanagement. Willems Nederland levert een consultant/ projectmanager voor het project Business Excellence. Het project heeft als doelstelling de performance van de totale organisatie te verbeteren. Hiervoor zijn de processen herontworpen, zijn de TVB’s (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) bepaald, documenten gestandaardiseerd en wordt een performancemodel ontwikkeld. Na de fase van ontwerp en ontwikkeling is gestart met de implementatie.
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 8 | APRIL 2010
3
thema-artikel
Thema-artikel
Door Jan Willems
BATENMANAGEMENT
J F M A M J Veranderdoel 1 Resultaatgebied 1
Project 1
Impl 1
Resultaatgebied 2
Project 2
Resultaatgebied 3
Project 3
Veranderdoel 2 Resultaatgebied 4
Project 4
J A S O N D Oogst 1 Impl 2
Oogst 2 Impl 3
Impl 4
Oogst 3
Oogst 4 De effectenkalender
S
teeds meer organisaties beleggen de realisatie van strategische, politieke doelstellingen in een programma of in geval van grote organisaties zelfs in meerdere programma’s. In programma’s worden alle projecten en activiteiten, die bijdragen aan de strategische doelstellingen, integraal aangestuurd. Programmamanagement is in de afgelopen jaren snel meer volwassen geworden. Dat wordt ook duidelijk door de aandacht voor en de ontwikkeling van nieuwe methodes voor programmamanagement. Dat wil niet zeggen dat alle facetten van het sturen en uitvoeren van programma’s voldoende aandacht hebben gekregen. Met name het in de organisatie realiseren van de gewenste effecten of baten blijft in de verschillende methodieken een ondergeschoven kindje.
Integraal concept
Batenmanagement start bij het vertalen van de
strategische doelstellingen, die de organisatie in het programma wil behalen, naar de effecten of baten die daarvoor in de organisatie moeten worden gerealiseerd. Hoewel ook kwalitatieve effecten kunnen worden meegenomen gaat het concept uit van het zoveel mogelijk kwantificeren van de te behalen baten.
Voor het realiseren van de baten worden
binnen het programma projecten en activiteiten
4
uitgevoerd. De in een bepaald project te realiseren baten worden in de business case van het project opgenomen. En zowel in het project als in de organisatie wordt vervolgens verantwoording afgelegd over en gestuurd op het realiseren van de baten. Daarbij worden verschillende hulpmiddelen ingezet, die hierna nader worden toegelicht.
De business case
In een business case wordt een analyse
opgesteld van kosten en baten. In het algemeen is het een economische beoordeling, dat wil zeggen dat er een geconsolideerde opstelling wordt gemaakt van de geldwaarde van alle voor- en nadelen.
Hulpmiddelen worden ingezet om baten te realiseren
In een programma is het gewenst dat er een
business case op programmaniveau wordt gemaakt. Baten daaruit worden toegewezen aan projecten. In de opzet van het project dient vervolgens weer een, meer gedetailleerde, business case te worden gemaakt. De organisatie moet instemmen met de daarin benoemde concrete baten/effecten. Vervolgens is de business case het startpunt voor het
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 8 | APRIL 2010
monitoren van het realiseren van de baten door het project in de organisatie.
De effectenkalender
De in de businesscases van de projecten
opgesomde baten/effecten worden opgenomen in de effectenkalender. Hierin worden de beoogde baten, op basis van de planning van de projecten, uitgezet in de tijd. De kalender wordt vervolgens gebruikt om te bezien wat er allemaal moet gebeuren, naast het opleveren en implementeren van de projectresultaten, om de baten ook werkelijk te kunnen “incasseren”. Het kan daarbij gaan om aanvullende activiteiten, binnen het programma of in de betreffende directie of afdeling, maar ook om beheersmaatregelen om risico’s af te dekken, enzovoort. De betreffende activiteiten en maatregelen moeten in goed overleg worden opgenomen in het programmaplan en/of in de plannen van het betreffende organisatieonderdeel.
De plannen per organisatieonderdeel
De effectenkalender wordt vertaald in
plannen per directie of afdeling, waarin de baten en de daarvoor uit te voeren (deel) projecten en activiteiten zijn opgenomen. De baten kunnen van heel verschillende aard zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om verkorting van levertijden, om groei van de productie of
om besparing van kosten en middelen. In het vervolg van deze notitie worden besparingen als voorbeeld genomen.
Gebruik de effectenkalender om baten te “incasseren”
Bij de uitvoering van het programma zal
steeds worden gestuurd op de elementen Tijd, Geld en Kwaliteit in de projecten. Afwijkingen van de planning van projecten moeten worden vertaald in de effectenkalender en dus ook in de besparingsplannen.
Vaststellen van gerealiseerde baten
Beoogde baten hebben nogal eens de neiging
om “weg te vloeien”. Soms gebeurt dat al voor de start van een project doordat de betrokken lijnorganisatie de verwachtingen v.w.b. het behalen van de resultaten naar beneden probeert bij te stellen. Ook tijdens de uitvoering van het project kunnen de doelstellingen makkelijk uit het oog worden verloren en verschuift de focus van de gewenste effecten naar het alleen maar behalen van het projectresultaat. En tijdens en na de implementatie blijkt maar al te vaak dat er weerstanden optreden om de baten, bijvoorbeeld in het terugbrengen van het aantal FTE’s, werkelijk te realiseren.
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 8 | APRIL 2010
5
thema-artikel
En verder
Fasttrack cursus PRINCE2
Daarom dient er een strak proces te
worden ingeregeld om de beoogde effecten te verwezenlijken. Het gaat hierbij om de volgende stappen.
Stap1: Op basis van de effectenkalender en
op basis van de plannen van het betreffende organisatieonderdeel kan worden vastgesteld wanneer baten moeten worden gerealiseerd.
De businesscase dient een zakelijke rechtvaardiging te geven voor het project
Maar er dient gemeten te worden of de baten ook werkelijk (volledig) kunnen worden geïncasseerd. Normaal gesproken wordt door het organisatieonderdeel hierover gerapporteerd, bijvoorbeeld in een maand- of kwartaalrapportage.
Stap 2: Vervolgens dient “onafhankelijk”
te worden vastgesteld of dit ook werkelijk (volledig) is gebeurd. Dat kan bijvoorbeeld door de controller van de organisatie of door de (interne) accountantsdienst.
Stap 3: Dan kunnen op het niveau
van de organisatie (in het MT of in de
6
programmastuur-groep) de baten worden “goedgekeurd”. Het kan echter ook zijn dat er (negatieve) verschillen tussen de geplande en gerealiseerde baten worden geconstateerd. Dan zal in het MT of de programmastuurgroep moeten worden vastgesteld of er aanvullende maatregelen moeten worden genomen of dat genoegen wordt genomen met de gerealiseerde baten.
Stap 4: Tenslotte dienen de effecten van
de gerealiseerde baten te worden verwerkt in de budgetten van het betreffende organisatieonderdeel. Overigens kan dit ook op voorhand gebeuren in het jaar dat de baten moeten worden gerealiseerd. Dat levert een extra stimulans op voor het tijdig en volledig realiseren van de gewenste effecten.
Mogelijke toepassingen van het concept van batenmanagement
Het concept van batenmanagement kan
eenvoudig worden toegepast in programma’s. In grote organisaties kan het ook “over programma’s heen” in de totale portfolio van projecten worden gebruikt. Meer in het algemeen kan worden gesteld dat het concept bij uitstek geschikt is voor het monitoren van en sturen op effecten die worden beoogd in de uitvoering van (meerjarige) strategische/politieke trajecten.
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 8 | APRIL 2010
Voorbeelden daarvan zijn: • fusietrajecten; • programma’s en projecten voor het vernieuwen van producten, processen en geautomatiseerde systemen; • afslankingsoperaties; • trajecten in het kader van de brede heroverweging, die momenteel onder meer bij gemeenten en provincies spelen.
Aansluiting bij methodes van programma- en projectmanagement
Batenmanagement zou een onderdeel
Aan de slag met batenmanagement
Willems Nederland ondersteunt
organisaties bij het inrichten en uitvoeren van batenmanagement. Dat kan zijn in de vorm van workshops voor het identificeren en analyseren van mogelijke baten. Maar ook kan ondersteuning worden geboden bij het opstellen van business cases, bij de inrichting van de systematiek van batenmanagement en bij de uitvoering ervan.
PRINCE2 Practitioners
moeten zijn van alle programma’s. In principe sluit het goed aan bij de verschillende methodes van programmamanagement. In de methode MSP (Managing Succesfull Programs) en de daaraan gelieerde methode voor projectmanagement, PRINCE2, vormt de business case het uitgangspunt voor alle projecten.
Willems Nederland & Partners past in de
programma’s en projecten die zij uitvoert de methodieken MSP (managing succesfull programs) en PRINCE2 toe. Eind 2009/begin 2010 heeft een tweede groep, in dit geval van 11 geassocieerden, de “fasttrack” cursus Foundation en Practioner PRINCE2 gevolgd.
In PRINCE2 wordt nadrukkelijk aangegeven dat de business case een “zakelijke rechtvaardiging” dient te geven voor het project. En aangezien de business cases ook de basis vormen voor het opzetten van batenmanagement in een programma of een organisatie is er bij deze methodes dus een sprake van een goede “fit” met het integrale concept van batenmanagement.
Willems Nederland & Partners | nieuwsbrief 8 | APRIL 2010
7
En Verder
Dirk Jan van der Linden - opdrachtgever aan het woord
Stelselwijziging Kinderopvang Afgelopen zomer ben ik begonnen als project-ma-
nager bij de Directie Kinderopvang bij het ministerie van OCW om het Landelijk Register Kinderopvang en de Gemeenschappelijke Inspectieruimte te realiseren. Zoals u wellicht weet is kinderopvang een instrument dat de arbeidsparticipatie van ouders moet vergroten. Voor die kinderopvang kunnen ouders een zogenoemde kinderopvangtoeslag ontvangen van de Belastingdienst. De afgelopen 3 jaren is het bedrag dat aan kinderopvangtoeslagen wordt uitgekeerd gestegen van 800 miljoen naar 3 miljard. Dat bedrag moet in het kader van de bezuinigingen omlaag. Daarnaast zijn er ook zorgen ontstaan over de kwaliteit van de kinderopvang. Dit heeft geleid tot een wijziging van het stelsel van kinderopvang.
Met ingang van 1 januari 2010 kan er pas
kinderopvangtoeslag worden uitgekeerd als de kinderopvangvoorziening na controle door de GGD en een goedkeurende beschikking van de gemeente is opgenomen in het Landelijk Register Kinderopvang. Daarnaast wordt de zogenoemde Gemeenschappelijke Inspectieruimte Kinderopvang ontwikkeld, dat het inspectie- en handhavingsproces van GGD-en en gemeenten moet ondersteunen. Het Landelijk Register is dit voorjaar opgeleverd en de Gemeenschappelijke Inspectieruimte wordt eind dit jaar opgeleverd.
S
amen met de stichting ICTU, de ontwikkelaar/ bouwer van de Gemeenschappelijke Inspectieruimte, hebben we geconcludeerd dat we voor het ontwikkeltraject een zware en ervaren projectmanager nodig hadden. Voor dat soort functies heb ik in het verleden meerdere malen met succes een beroep gedaan op Willems Nederland & Partners. Zo ook in dit geval. Petro Kesseler is aangesteld als projectmanager en hij heeft vier dingen gedaan die voor project van essentieel belang zijn. 1. Hij heeft het Landelijk Register en de Gemeenschappelijke Inspectieruimte ontkoppeld, waardoor we conform de wettelijke eisen het Landelijk register dit voorjaar konden realiseren. 2. Hij heeft een zeer sterk team om zich heen verzameld en ingegrepen waar nodig. 3. Hij heeft met behulp van de PRINCE2 methodiek een strakke projectorganisatie en werkwijze neergezet met heldere producten en faseovergangen. 4. Hij heeft zeer consequent volgens deze werkwijze de afgesproken producten neergezet. Daarmee is het eerste gedeelte van het project, het Landelijk Register Kinderopvang, succesvol opgeleverd.
Willems Nederland & Partners management & advies Pastoor Petersstraat 81 7462 MX Rijssen Tel. / Fax: 0548 - 54 00 48
[email protected] www.willemsnederland.nl
