toc^?^oj Nieuwegein
Nummer:
Afdeling Financiën/Concerndirectie Behandelend ambtenaar Harry Harkema en Gerard Rikhof
^^c<4 Routingformulier
Onderwerp: Jaarrekening 2013 BRU Beslispunten: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2013, de daarbij behorende accountantsverklaring en de reactie daarop van het Bestuur Regio Utrecht en het presidium te verzoeken deze stukken rechtstreeks aan de gemeenteraad voor te leggen in haar vergadering d.d. 10 juli aanstaande door middel van bijgaand raadsvoorstel en -besluit.
Naam portefeuillehouder A J . Adriani.
2. De jaarrekening via de griffie aan te bieden aan de auditcommissie, zodat zij de behandeling in de raad kan voorbereiden. Samenvatting voor B&W-belicht :
Openbaar/ niet openbaar Integraal openbaar
College legt de jaarrekening 2013 van het Bestuur Regio Utrecht ter goedkeuring aan de gemeenteraad voor.
Geplande datum behandeling B&W 17 juni 2014
Publicatie samenvatting: direct
Eventuele fatale termijn Info raad/behandelingsverzoek presidium
Raadsbehandeling niet geheim
Middelen/ dekking: n.v.t.
kkoord concerncontroller
Akkoord leidinggevende
Secretaris: akkoord/ niet akkoord/ bespreken Opmerking: Burgemeester en wethouders Bespreken
W
W
Akkoord Vergadering B & W d.d. Akkoord met voorstel/beslissing; Deponeren archief:
nr.
Datum:
Paraaf:
W
W
Nieuwegein
Burgemeester en Wethouders
Onderwerp Jaarrekening 2013 Datum
B&W voorstel
fdeling Financiën/Concern direct ie Portefeuillehouder
1
RU
12 j u n i 2014
A.J. Adfiani
On erwerp Jaarrekening 2013 BRU
2
Gevraagd besluit 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2 L3,de daarbij behorende accountantsverklaring en de reactie daarop van het Bestuur Regio Utrecht en het presidium te verzoeken deze stukken rechtstreeks aan de gemeenteraad voor te leggen in haar vergadering d.d. 10 juli aanstaande door middel van bijgaand raadsvoorstel en -besluit. 2. De jaarrekening via de griffie aan te bieden aan de auditcommissie, zodat zij de behandeling in de raad kan voorbereiden.
3
Aanleiding en probleembeschrijving •
Het BRU heeft de jaarrekening 2013 opgesteld. De rekening 2013 sluit na bestemming met een voordelig saldo op de regiob jdrage van € 62.001
•
Binnen de programma's zijn er grote verschillen tussen de ramingen en de realisatie. Dat geldt met name voor de programma's waarin de BDU-middelen worden verdeeld. Zo is de verrekening met de BDU-middelen op het programma Wegen en verkeer ruim € 18 min. lager dan eerder begroot. Ook bij de OV-concessie waren de kosten lager. Aan het programma OV/Infrastructuur is meer besteed. De verschillen op deze programma's worden verrekend met de BDU-middelen.
•
Op de onderdelen, die worden gedekt uit de regiob jdrage, is er met name sprake van een onderbesteding bij het management in het programma ruimtelijke ordening. Daar staat tegenover dat op het programma Bestuur meer kosten verantwoord zijn voor extra inzet bij de reorganisatie en een toevoeging aan de voorziening FPU/personeelskosten, Het gaat om een bedrag van € 1.000.000 te reserveren voor arbeidsmobiliteit en flankerende maatregelen. Dit omdat er waarschijnlijk frictiekosten zullen ontstaan bij de opheffing van het BRU. Dit bedrag komt uit de bestemmingsreserve BDU-rente. Op zich is het een goede gedachte om hiervoor
B l a d n u m m e r 2/9 Rac Jsvoorstel 12 j u n i 2014
middelen te reserveren. Wel kan de vraag worden gesteld waarop dit bedrag is gebaseerd en wat de gewenst hoogte van de reserve BDU-rente zou moeten zijn. Als de renterisico's laag zijn, zou mogelijk een groter deel van de reserve kunnen worden ingezet, ook voor andere doelen. Als er geen reservering voor frictiekosten wordt getroffen, zijn op grond van de gemeenschappelijke regeling BRU de deelnemende gemeenten verantwoordelijk voor het personeel, dat na opheffing niet mee zal gaan naar de rechtsopvolger, de provincie, en dienen zij ook voor de kosten van afvloeiing en herplaatsing op zich te nemen. Zoals uit de reactie van het DB BRU blijkt, zal er een nadere onderbouwing van bovengenoemde reservering volgen. Dit betekent, dat deze onderbouwing afgewacht zal moeten worden en pas daarna een besluit genomen kan worden, De accountantsverklaring is pas op 9 juni jl in concept beschikbaar gekomen en is voorzien van een reactie van het DB BRU. De verklaring, die medio juni zal worden verstrekt, is goedkeurend, zowel voor wat betreft de getrouwheid als de rechtmatigheid. Wel maakt de accountant een aantal opmerkingen over de risico's die verbonden zijn aan de projecten van het BRU, zoals de Uithoflijn, het groot onderhoud aan de traminfrastructuur en de nieuwe tramremise. De accountant heeft geconstateerd dat de projectbeheersing voor een aantal projecten onvoldoende is ge ken en de procedures in een aantal gevallen onvoldoende worden gevolgd. Op dat punt loopt het BRU grote risico's, onder meer door de complexe organisatiestructuur die is ontstaan. Het DB heeft toegezegd op basis van de aanbevelingen van de accountant begin juli met een notitie te komen waarin uitgebreid wordt ingegaan op het accountantsverslag en de bevindingen en aanbevelingen daaruit. Deze opmerkingen hoeven een goedkeuring van de rekening door het AB niet in de weg te staan, maar moeten wel leiden tot een scherper sturen op de risico's van de verschillende projecten. Door de vertraging in de verstrekking van de accountsverklaring wordt de procedure voor besluitvorming in de raden van de gemeenten ingewikkeld, daar in de gemeenschappelijke regeling staat, dat binnen een periode van 6 weken het AB BRU de rekening dient vast te stellen. Dit is staat geagendeerd voor de AB BRU vergadering op 25 juni aanstaande. Nieuwegein heeft rekening te houden met behandeling van een jaarrekening van een gemeenschappelijke regeling in de Auditcommissie van de gemeenteraad. De enige mogelijkheid is om de jaarstukken in de vergadering van de raad op 10 juli aanstaande te behandelen. Gezien de korte termijn is dit lastig daar de raadscommissie ABZ reeds op 12 juni 2014 kan vergaderen over de BRU jaarstukken. De toezending vanuit uw college kan daarmee niet binnen de gestelde termijnen voor behandeling in deze raadscommissie plaatsvinden. Advisering van de auditcommissie zal daarmee rechtstreeks aan de raad dienen te geschieden, er is nl. geen andere mogelijkheid. Er is derhalve geen andere mogelijkheid om het presidium voor te stellen deze stukken rechtstreeks in de raadsvergadering van 10 juli a.s. te agenderen en het AB RU schriftelijk inzake het besluit van de gemeenteraad van Nieuwegein te rapporteren.
Bladnummer 3/9 Raadsvoorstel 12 juni 2014
4
Gewenst maatschappelijk effect
n.v.t.
5
Bestaand beleidskader
De gemeente is onderdeel van de gemeenschappelijke regeling BRU en in deze regeling is bepaald dat de raden van de deelnemende gemeenten een zienswijze over de voorliggende jaarrekening in kunnen dienen.
6
Voorgestelde oplossing
n.v.t. 7
Alternatieven
n.v.t.
8
Financiële aspecten
n.v.t.
9
Communicatie aspecten
n.v.t.
10 Juridische aspecten n.v.t.
11 Risico's Zie de eerdere tekst over de nog te ontvangen onderbouwing m.b.t. de te vormen reserve van 1 miljoen euro.
12 Bedrijfsvoering aspecten n.v.t.
13 Betrokken afdelingen en disciplines Advies is tot stand gekomen in nauwe samenwerking tussen Financiën en Concernstrategie/Beleidscoördinatie.
14 Bijlagen Jaarrekening 2013, accountantsverklaring en reactie DB BRU daarop.
Ondertekening behandelend ambtenaar
Bladnummer 4/9 Raadsvoorsl
H. Harkema en G.M. Rikhof
12 juni 2014
B l a d n u m m e r 5/9 Raadsvoorstel 12 j u n i 2014
Nieuwegein
//fff^jj
Ik Nfe
Gemeenteraad
Onderwerp Jaarrekening 2013 Bestuur Regio Utrecht Datum
Afdeling
17 j u n i 2014
Financiën Concerndirectie/Beleidscoördinatie.
Portefeuillehouder H. Adriani
1
Onderwerp
Jaarrekening 2013 Bestuur Regio Utrecht 2
Gevraagd besluit
Kennis te nemen van de jaarrekening 2013, de accountantsverklaring en de reactie daarop van het Bestuur Regio Utrecht en in te stemmen met bijgaand raadsbesluit, 3
Aanleiding en probleembeschrijving •
Het BRU heeft de jaarrekening 2013 opgesteld. De rekening 2013 sluit na bestemming met een voordelig saldo op de regiobijdrage van € 62.000.
•
Binnen de programma's zijn er grote verschillen tussen de ramingen en de realisatie. Dat geldt met name voor de programma's waarin de BDU-middelen worden verdeeld. Zo is de verrekening met de BDU-middelen op het programma Wegen en verkeer ruim € 18 min. lager dan eerder begroot. Ook bij de OV-concessie waren de kosten lager. Aan het programma OV/Infrastructuur is meer besteed. De verschillen op deze programma's worden verrekend met de BDU-middelen.
•
Op de onderdelen, die worden gedekt uit de regiobijdrage, is er met name sprake van een onderbesteding bij het management in het programma ruimtelijke ordening. Daar staat tegenover dat op het programma Bestuur meer kosten verantwoord zijn voor extra inzet bij de reorganisatie en een toevoeging aan de voorziening FPU/personeelskosten. Het gaat om een bedrag van € 1.000.000 te reserveren voor arbeidsmobiliteit en flankerende maatregelen. Dit omdat er waarschijnlijk frictiekosten zullen ontstaan bij de opheffing van het BRU. Dit bedrag komt uit de bestemmingsreserve BDU-rente. Op zich is het een goede gedacht om hiervoor middelen te reserveren. Wel kan de vraag worden gesteld waarop dit bedrag is gebaseerd en wat de gewenst hoogte van de reserve BDU-rente zou moeten
Bladnummer 6/9 Raadsvoorstel 12 juni 2014
zijn. Als de renterisico's laag zijn, zou mogelijk een groter deel van de reserve kunnen worden ingezet, ook voor andere doelen. Als er geen reservering voor frictiekosten wordt getroffen, zijn op grond van de gemeenschappelijke regeling BRU de deelnemende gemeenten verantwoordelijk voor het personeel, dat na opheffing niet mee zal gaan naar de rechtsopvolger, de provincie, en dienen zij ook voor de kosten van afvloeiing en herplaatsing op zich te nemen. Zoals uit de reactie van het DB BRU blijkt, zal er een nadere onderbouwing van bovengenoemde reservering volgen. Dit betekent, dat deze onderbouwing afgewacht zal moeten worden en pas daarna een besluit genomen kan worden. •
De accountantsverklaring is op 9 juni jl in concept beschikbaar gekomen en is voorzien van een reactie van het DB BRU. De verklaring, die medio juni zal worden verstrekt, is goedkeurend, zowel voor wat betreft de getrouwheid als de rechtmatigheid. Wel maakt de accountant een aantal opmerkingen over de risico's die verbonden zijn aan de projecten van het BRU, zoals de Uithoflijn, het groot onderhoud aan de traminfrastructuur en de nieuwe tramremise. De accountant heeft geconstateerd dat de projectbeheersing voor een aantal projecten onvoldoende is gebleken en de procedures in een aantal gevallen onvoldoende worden gevolgd. Op dat punt loopt het BRU grote risico's, onder meer door de complexe organisatiestructuur die is ontstaan. Het DB heeft toegezegd op basis van de aanbevelingen van de accountant begin juli met een aarin uitgebreid wordt ingegaan op het accountantsverslag en de bevindingen en aanbevelingen daaruit. Deze opmerkingen hoeven een goedkeuring van de rekening door het AB niet in de weg te staan, maar moeten wel leiden tot een scherper sturen op de risico's van de verschillende projecten.
•
Door de vertraging in de verstrekking van de accountsverklaring wordt de procedure voor besluitvorming in de raden van de gemeenten ingewikkeld, daar in de gemeenschappelijke regeling staat, dat binnen een periode van 6 weken het AB BRU de rekening dient vast te stellen. Dit is staat geagendeerd voor de AB BRU vergadering op 25 juni aanstaande. Nieuwegein heeft rekening te houden met behandeling van eenjaarrekening van een gemeenschappelijke regeling in de Auditcommissie van de gemeenteraad. De enige mogelijkheid is om de jaarstukken in de vergadering van de raad op 10 juli aanstaande te behandelen.
4
Gewenst maatschappeli; k effect Niet Van toepassing
5
Bestaand beleidskader De gemeente is onderdeel van de gemeenschappelijke regeling BRU en in deze regeling is bepaald dat de raden van de deelnemende gemeenten de jaarrekening en de begroting dienen goed te keuren.
6
Voorgestelde oplossing Niet van toepassing.
7
Alternatieven Niet van toepassing.
Bladnummer 7/9 Raadsvoorstel 12 juni 2014
8
Financiële aspecten Zie bovenstaande tekst.
9
Communicatie aspecten niet van toepassing
1 0 Juridische aspecten niet van toepassing
1 1 Risico's niet van toepassing.
1 2 Bijlagen 2
burgemeester en wethouders,
drs. P.C.M, van Elteren
F.T.J.M. Backhuijs.
secretaris
Burgemeester
Bladnummer 8/9 Raadsvoorstel 12 juni 2014
Nieuwegein
Raadsbesluit De raad van de gemeente Nieuwegein; • gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 17 juni 2014 inzake de jaarrekening 2013 van het Bestuur regio Utrecht; • gelezen de concept jaarrekening 2013, de daarbij behorende accountantsverklaring en de reactie van het DB BRU daarop; Overwegende dat: • De jaarrekening 2013 is voorzien van een goedkeurende verklaring, zowel voor wat betreft de getrouwheid als voor de rechtmatigheid. •
Er een nadere onderbouwing komt van de voorgestelde vorming van een te vormen reserve van 1 miljoen euro voor fricties in organisatie en personele kosten;
besluit: 1. Geen zienswijze in te dienen over jaarrekening 2013 van het Bestuur regio Utrecht. 2. Dit te doen in afwachting van een nadere onderbouwing van de genoemde te vormen reserve van 1 miljoen euro voor fricties in organisatie en personele kosten en dit voorstel aan de raad voor te leggen.
Bladnummer 9/9 Raadsvoorstel 12 juni ; )14
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 10 juli 2014. de griffier, de voorzitter, F. Contant
F.T.J.M. Backhuijs
Ac
REGIÓTRAM UTRF/CHT VJ
BESTUUR REGIO UTRECHT
Arjen Gerritsen Ross van Ravenswaay Dick Jonkers Bevindingen Deloitte; accountantsverslag 2013 6 juni 2014 In deze memo wil ik ingaan op de bevindingen in het accountantsverslag 2013. In het kader van de interne verzelfstandiging van Regiotram Utrecht is de Regiotram organisatie verder geprofessionaliseerd, waarbij directie en MT zijn vervangen en meerdere ter zake kundige professionals op het gebied van projectmanagement en projectbeheersing in vaste dienst zijn aangetrokken. Uit de eigen bevindingen en reviews, aangevuld met de highlevel nulmeting van Deloitte, die mede op verzoek van de nieuwe directeur als due dilligence is uitgevoerd hebben we als professionele organisatie geconcludeerd dat er vele tekortkomingen zijn en dringende actie nodig is met betrekking tot de financiële behe ersing van de organisatie. Op hoofdlijnen zijn daarvoor door het MT de volgende thema's benoemd die in 2014en verder uitgewerkt gaan worden. Deze thema's zijn: 1.
De basis op orde: betrouwbare basisdata
2.
Planning en Control cyclus
3. Van opdracht tot overdracht: integrale projectbeheersing (IPB' 4.
Integraal risicomanagement Sturingsmodel: Business plan, MIP/MOP en SLA Kaders: Administratieve organisatie
Deze thema's kunnen niet in één keer worden aangepakt. Het MT heeft actie plannen ontwikkeld en prioriteiten gesteld om naast de normale bedrijfsvoering van de beheerorganisatie de grootste risico's adequaat en snel te beheersen. Wij zijn voornemens onze actie plannen te delen met de accountant, dit zodat ook zij kennis kunnen nemen van de aanpak. Hierdoor kunnen zij, als onafhankelijk adviseur van het bestuur, hun vertrouwen uitspreken over onze aanpak. Prioriteit 1 is "de basis op orde krijgen". Hiervoor hebben we de langlopende / oude projecten opgepakt om te zorgen dat deze adequaat technisch, financieel en administratief worden afgerond. Begonnen is met de grote projecten/programma's, dit zijn o.a. de Tijdelijke Eindhalte (TEJ) en grootschalige vervanging (GVI1). Deze zomer worden alle andere lopende en de afgelopen twee jaar gerealiseerde projecten geanalyseerd. We hebben helaas voor beide projecten / programma's (TEJ en GVI1) dezelfde conclusie moeten trekken als de conclusie van Deloitte; ontbrekende Projectbeheersing en meerdere impliciete scopewijzigingen, dan wel niet aan beheer overgedragen en financieel niet afgeronde projecten. •
Verwachte uitkomst project TEJ: hier hebben we kunnen bereiken dat het tekort bij de TEJ niet meer bedraagt dan de in de jaarrekening 2013 genoemde 1,2 min. Dit door de onderhandeling met de POS waarbij we zijn overeengekomen dat de POS 300k zelf voor haar rekening neemt.
1 van 2
•
Verwachte uitkomst programma GVI1: de eerste prognose van de tegenvaller hebben we terug kunnen brengen naar de huidige einde programma prognose van een tekort van 2,3 min. Dit door een verbetering van de projectbeheersing en door de uitgaven aan het juiste project toe te wijzen. Verder hebben we, bij GVIla, in samenspraak met Volker Rail, 2 mediators aangesteld die voor 1 juli een uitspraak zullen voorleggen aan Volker Rail en het DB van BRU. De verwachting is dat de wederzijdse claims over en weer sterk worden gereduceerd w bij e entuele bijdrage van Volker Rail in de gevolgschade een minder groot tekort op gaat leveren.
:rder s, om de basis op orde te krijgen, de interne actie gestart om de totale projecten portfolio door te nemen op hun technische, administratieve en financiële restpunten en te controleren op het aanwezig zijn van de juiste projectbeheersingselementen. De uitkomst van deze "veegactie" wordt me Jio september verwacht en zal weer een grotere financiële grip op de projecten geven. Prioriteit 2 is het proces van o acht tot o< racht egrale Pi ;heersing (IPB) uitwerken en implementeren. Inm Jdels is hiervoor een kwaliteitsmanager, een risicomanager en een projectcontroller aangetrokken. Een belangrijk onderdeel van IPB is het integrale risicomani ;ment. Hierdoor zullen projecten binnen het vooraf overeengekomen risicoprofiel worden gerealiseerd en zullen afwijkingen met een groot risico vroegtijdig met het DB worden gecommuniceerd zodat bijsturing mogelijk is. Prioriteit 3 is de overall sturing van Regiotram Utrecht en versterken van Planning en Control. Dit o.a. door het aantrekken van een Business Controller. In \ >fdlijnen bel skent dit dat er een sturingsmodel wordt ontwikki waarmee angrijl eslissingi oor middel van Total Cost of Ownership kunnen worden ondersteund. Dit sturingsmodel geeft gi ip op de meerjaren investeringsplanningen de meerjaren onderhoudsplanning. Door deze reeds in gang gezette acties en de nog uit te werken benoemde thema's hebben we het vertrouwen dat de in het Deloitte jaarrapport 2013 benoemde bevindingen nu en in de toekomst beter beheersbaar zijn. Echter, er zijn voor de nieuwe organisatie de komende tijd nog veel hordes te nemen.
vlet vriendelijke groet,
Dick Jonkers Directeur Regiotram Utrecht
