Nieuwe uitdaging en nieuwe crowd voor VeleHanden.nl een vervolg op het project ‘Open Archieven door Crowdsourcing’
Subsidieverzoek aan het Mondriaan Fonds en het VSBfonds
Amsterdam, juni 2013 Stadsarchief Amsterdam Ellen Fleurbaay
1
Inleiding Recentelijk is het project Open Archieven door Crowdsourcing afgesloten met een blijvend en positief resultaat. Er is een online platform gebouwd, VeleHanden.nl genaamd, waar de erfgoedwereld de hulp van de crowd kan inroepen bij het ontsluiten van archieven en collecties. En dat gebeurt inmiddels ook volop. Op dit moment wordt op VeleHanden.nl door meer dan 2500 vrijwilligers gewerkt aan negen verschillende projecten en verwacht wordt dat voor de zomer nog een project van start gaat. Deze projecten hebben deels ieder hun ‘eigen’ vrijwilligers en deels ‘gezamenlijke’ vrijwilligers. Of vrijwilligers trouw blijven aan één project, van project wisselen of hun inzet verdelen over meerdere projecten tegelijkertijd, wordt bepaald door verschillende factoren, zoals de inhoud en herkomst van het project, de moeilijkheidsgraad, en de aandacht en beloning die de instelling waar het project van afkomstig is geeft aan de crowd. Ook in financieel opzicht is het project afgesloten met een positief resultaat. Er zijn veel minder kosten gemaakt, met name doordat het Stadsarchief besloten heeft zelf het project aan te sturen, terwijl budget in de begroting was opgenomen voor het aantrekken van een externe projectleider. Toelichting op het verloop van Open Archieven door Crowdsourcing en de financiële verantwoording zijn te vinden in het eindverslag van het project dat we gelijktijdig met deze aanvraag indienen bij het Mondriaan Fonds en bij het VSBfonds. Dit positieve projectresultaat, zou het Stadsarchief het liefst gebruiken om een vervolgproject te starten op VeleHanden.nl. Daarom vragen we hierbij graag het Mondriaan Fonds en het VSBfonds ermee in te stemmen het positieve resultaat van Open Archieven door Crowdsourcing, te mogen besteden aan een vervolgproject, getiteld ‘Nieuwe uitdaging en nieuwe crowd voor VeleHanden.nl’. In dit voorstel worden doel en opzet van dit vervolgproject nader toegelicht.
Nieuwe uitdaging en nieuwe crowd De projecten die in eerste instantie zijn aangeboden op VeleHanden.nl zijn allemaal gericht op tekstuele bronnen. De vrijwilligers wordt gevraagd documenten te transcriberen, te indexeren en bestaande indexen te corrigeren en te koppelen aan de juiste bron. Dit is een 100% gestructureerde manier waarop metadata worden verkregen. Een eerste project waarin vrijwilligers wordt gevraagd te helpen met het beschrijven van beeldmateriaal op VeleHanden is in voorbereiding. Dat betreft de fotocollecties van het Maria Austria Instituut, te beginnen met een selectie van topbeelden van diverse fotografen. Hierbij worden alle individuele beelden achtereenvolgens en stap voor stap op een deels gestandaardiseerde manier en deels op een vrije manier (met tags) beschreven. Dit project heet Tags & uitleg: door het toekennen van tags en het bedenken van een titel worden deze foto’s nauwkeurig ontsloten en beter vindbaar. Door het Stadsarchief is dit jaar, in voorbereiding op een grote tentoonstelling in het najaar van 2013, de projectwebsite RedeenPortret.nl gelanceerd om de crowd te vragen geld en kennis te geven om de collectie Merkelbach te digitaliseren en te beschrijven. Bij Red een Portret zijn de drie gewenste acties van bezoekers gedefinieerd als ‘bestelverteldoneer’, waarbij de eerste en laatste actie zijn gericht op het verkrijgen van inkomsten voor het project en de middelste actie, het 2
vertellen, op de herinnering en kennis van het publiek. De bezoeker van deze site kan zelf zoeken en bladeren door de hele collectie en kiezen of hij wel of niet en, zo ja bij welke foto, hij gegevens achterlaat. Dat is een andere, veel meer vrije, opzet voor crowdsourcing dan de opzet op VeleHanden.nl. Op RedeenPortret krijgt de bezoeker ook geen beloning in de vorm van punten voor het achterlaten van gegevens. Op RedeenPortret worden de gegevens deels op gestructureerde wijze ingevoerd (bijvoorbeeld bij persoonsnamen en jaartallen), maar meer nadruk ligt op het taggen en op de verhalen. Niet voor niets is bij dit project dan ook gekozen de gewenste actie voor het invoeren van gegevens te benoemen als ‘vertel’. Binnen het kader van een studie naar de uitgangspunten van crowdsourcing staan deze twee projecten met hun verschillende uitgangspunten centraal in een wetenschappelijk onderzoek dat dit najaar wordt gestart aan de Universiteit van Amsterdam binnen het Digital Heritage Lab onder leiding van professor Julia Noordegraaf. Gekozen is voor deze twee projecten vanwege het vooruitstrevende karakter van de projecten. Het Stadsarchief werkt hier graag aan mee omdat het onze inzichten in ontsluiten en werken met de crowd kan verdiepen en wij er van overtuigd zijn dat het werken met de crowd een belangrijke invloed zal krijgen op de wijze waarop instellingen in de toekomst hun beeldmateriaal zullen gaan aanbieden aan het publiek. We zijn benieuwd naar omvang en kwaliteit van de resultaten, maar ook naar de effecten op de betrokkenheid van het publiek. Schept deze werkwijze een nieuwe en andere band met onze bestaande bezoekers? Bereiken we nieuwe doelgroepen en welke wijze van gegevens verzamelen hebben het meeste effect op doelgroepenbereik? Met welke gegevens worden de eindgebruikers die beeld zoeken het best gefaciliteerd? Met name om het effect van crowdsourcing op enerzijds de methoden voor ontsluiting van archiefcollecties en anderzijds op de band met het publiek nog beter te onderzoeken willen we graag, naast het fotoproject van het Maria Austria Instituut op VeleHanden, en naast de zelfstandige projectwebsite RedeenPortret, een project starten met foto’s uit de archiefcollecties van het Stadsarchief met een ander karakter en andere inhoud dan de foto’s in bovengenoemde projecten, die voor een groot deel bestaan uit portretfotografie. Zo willen we ook voor topografische en documentaire foto’s onderzoek doen naar de beste verhouding tussen de gestructureerde vormen van beschrijving en de vrijere tag en vertelmethoden.
Topografische foto’s en documentaire foto’s op VeleHanden.nl
Vrije tags Traditioneel worden foto’s in collecties van erfgoedinstellingen beschreven op een objectieve en feitelijke wijze. Hoe diepgaand foto’s beschreven kunnen worden is afhankelijk van de beschikbare hoeveelheid tijd en budget, maar een objectieve beschrijving met verifieerbare feiten is altijd het uitgangspunt. Instellingen willen de maker van een foto identificeren, de datum waarop hij is gemaakt en wat er exact op is te zien. Bij een topografische foto vind je in de Beeldbank van het
3
Stadsarchief indien mogelijk de naam van de straat en de correcte huisnummering en als een gebeurtenis is afgebeeld vind je een feitelijke omschrijving van de gebeurtenis en de datum. (Fictieve) voorbeelden van beschrijvingen van een topografische foto en een documentaire foto zijn ‘Mandemakerssteeg 1014 met op nr. 12 de winkel van Joris Rietmand’ en ‘Vrijmarkt in het Vondelpark op Koninginnedag, 30 april 2013’. Wat in deze beschrijvingen niet wordt opgenomen is informatie over bijvoorbeeld de geschiedenis van de Mandemakerssteeg of over de speciale context van Koninginnedag dit jaar door de inhuldiging van de nieuwe koning. Ook subjectieve informatie over de sfeer van beide foto’s ontbreekt, evenals een beschrijving van wat er concreet allemaal te zien is op de foto’s. Deze gegevens ontbreken omdat er onvoldoende mankracht voor is, maar ook omdat de technische middelen om die gegevens goed te beheren ontbreken en omdat subjectieve en tijdgebonden interpretaties van beelden nu principieel niet worden opgenomen in beschrijvingen die bedoeld zijn om het beeld voor eens en voor altijd te beschrijven. Maar we zien dat er vandaag de dag, met name door de ontwikkelingen op internet, steeds meer vraag komt naar dergelijke beschrijvingen van beeldmateriaal. Stel een beeldredactie is op zoek naar een illustratie bij een artikel over de maatschappelijke gevolgen van vereenzaming, dan kan die redactie zoeken op begrippen uit het artikel of zelf trefwoorden bedenken, maar niets is natuurlijk gemakkelijker als zoeken op het benodigde, subjectieve, begrip ‘eenzaam’. En als bij die zoekactie dan een foto van een treurig hondje in een verlaten Mandemakerssteeg in het zoekresultaat staat, dan kan dat leiden tot de keuze van een illustratie bij het artikel waar die de beeldredactie zelf niet zo gauw aan gedacht zou hebben. In dit project willen we het mogelijk maken het gebruik van ‘vrije tags’ te onderzoeken.
Gebruik van gestandaardiseerde termen door de crowd In het project van het Maria Austria Instituut wordt voor het beschrijven van de portretten geëxperimenteerd met het koppelen van de invoertool voor de crowd op VeleHanden aan een personenthesaurus die het instituut voor Beeld en Geluid onderhoudt. Zo wordt het mogelijk de foto’s snel te voorzien van geverifieerde informatie over beroemdheden uit de wereld van de media. Dit kan een belangrijk technisch hulpmiddel worden bij de beschrijving van portretfoto’s. Het Stadsarchief wil op vergelijkbare wijze onderzoeken, en indien dat mogelijk zou zijn, ervaring opdoen met, het koppelen aan bestaande thesauri voor het beschrijven topografische foto’s en documentaire archieffoto’s.
Collecties en vrijwilligers Voor dit project hebben we gekozen voor enkele series topografische beelden en documentaire beelden uit de collecties van het Stadsarchief die tot op heden nog niet zijn gedigitaliseerd en beschreven, afkomstig uit onze albumcollectie en uit het politiearchief. Het gaat om foto’s uit de 4
eerste helft van de twintigste eeuw met onder meer topografie en beelden van verkeer, opstanden, jubilea, koninklijk bezoek en ‘gebeurtenissen op straat’. Deze fotoseries zijn interessant voor de vrijwilligers die nu werkzaam zijn op VeleHanden.nl, maar ook voor nieuwe doelgroepen. Van de huidige vrijwilligers is een belangrijk deel primair geïnteresseerd in onderzoek naar de eigen voorouders en naar de geschiedenis van buurt en stad. De topografische foto’s sluiten daar naadloos op aan. Maar we denken dat het toevoegen van fotografie op VeleHanden.nl het ook gemakkelijker zal maken nieuwe doelgroepen te betrekken bij het werk voor de erfgoedsector. Gedacht wordt aan groepen die nu ook al met deze onderwerpen bezig zijn, zoals (amateur)historici op het gebied van de gebouwde omgeving en beoefenaars van deelgebieden van het historisch onderzoek, zoals liefhebbers van de geschiedenis van trams en motoren, van het koninklijk huis, van misdaad en politie. Maar anderzijds hopen we ook nieuwe leden voor de VeleHandencrowd te werven die op zoek zijn naar een leuke hobby, belangstelling hebben voor de tijd van onze ouders en grootouders en die houden van puzzelen en zoeken op het internet. Deze groep is groot en groeiend denken wij.
Inhoud van het project Dit project begint met het scannen van de twee genoemde collecties. Tegelijkertijd wordt gekeken naar het metadatamodel en vindt onderzoek plaats of en zo ja met welke bestaande initiatieven samengewerkt kan worden. Vervolgens wordt een project ingericht op VeleHanden.nl. Veel aandacht zal worden besteed aan de communicatie over het project, met name gericht op de het bereik van nieuwe doelgroepen. Import in het bestaande ontsluitingssysteem van het Stadsarchief en evaluatie van het traject is de eindfase van het project, maar wordt nadrukkelijk niet gezien als ‘sluitstuk’ maar als één van de belangrijke resultaten van het project omdat alleen dan het project duurzaam resultaat oplevert. De bladen van de albums worden in hun geheel gescand, vervolgens worden de beelden waar we hoge resolutie opnamen van willen opnemen in de Beeldbank met behulp van de ‘kniptool’ van VeleHanden geselecteerd uit de bladen, waar nodig ‘gekanteld’ en gekoppeld aan bestaande metadata. Resultaat hiervan zijn beelden in wat wij noemen een previewkwaliteit. Dat is een kwaliteit die prima volstaat om het beeld te gebruiken voor onderzoek, maar niet voor hoogwaardige publicatie. In deze kwaliteit zijn de beelden gereed voor beschrijving op VeleHanden.nl. Die beschrijving zal bestaan uit een deels gestandaardiseerde topografische beschrijving en een deels vrije beschrijving in de vorm van tags en verhalen. Onderdeel van het project is een aanpassing in de Beeldbank van het Stadsarchief om te kunnen werken met het nieuwe onderscheid tussen preview en hoge kwaliteit. En tot slot zal binnen het project ook het selecteren en scannen van een deel van de beelden op hoge kwaliteit worden uitgevoerd. Voor de documentaire archieffoto’s is gekozen voor een serie glasplaten uit het archief van de Politie. Deze losse en kwetsbare negatieven worden direct in hoge kwaliteit gescand. Verpakking en voorbewerking van de glasplaten heeft al plaats gevonden bij de inventarisatie van het archief. De scans kunnen direct na vervaardiging voor beschrijving op VeleHanden.nl worden geplaatst. De beschrijving van deze beelden zal intuïtiever en de crowd eerder uitnodigen sfeerkenmerken toe te voegen aan de beschrijving. Omdat dit onderdeel van het project technisch eenvoudiger is en minder 5
voorwerk vereist zal met dit onderdeel van het project worden begonnen. Samenwerking wordt gezocht met individuele onderzoekers met ervaring op dit onderzoeksgebied. Voor beide onderdelen van het project zal nadrukkelijk worden gezocht naar op het terrein van het erfgoed ‘nieuwe vrijwilligers’. Online en offline zal gepubliceerd worden over de projecten, zowel in de traditionele als de nieuwe media. Tot slot wordt voor de evaluatie, zoals eerder gezegd een wezenlijk onderdeel van het project, voldoende tijd worden gereserveerd. Gekeken zal worden naar vorm, kwaliteit en ‘duurzaamheid’ van de verkregen metadata en de eventuele gevolgen van deze wijze van ontsluiten met vrijwilligers voor de systemen voor metadatabeheer en voor onze bedrijfscultuur. Onderzocht wordt ook de werving en inzet van vrijwilligers zelf. Zijn er inderdaad meer en/ of nieuwe doelgroepen bereikt en staat de inspanning nieuwe groepen te bereiken in verhouding tot het resultaat. We hopen met een goede evaluatie van dit project weer een stap te zetten in de ingeslagen weg van grootschalige digitalisering en het betrekken van het publiek bij de kerntaken van het archief.
Planning Mei – september 2013: voorbereidende fase: goedkeuring begroting, toezegging subsidie, opstellen definitieve begroting, voorbereiden samenwerkingsverbanden Oktober 2013 – oktober 2014: uitvoerende fase: scannen en voorbewerken metadata, vaststellen aard en omvang metadata voor beschrijving op VeleHanden.nl, experimenteren met eventuele topografische thesauri/samenwerkingsopties, plaatsing project op VeleHanden.nl, exportimport metadata, November 2014 – januari 2015: afrondende fase: interne evaluatie, inhoudelijke en financiële verantwoording naar samenwerkingspartners en subsidiegevers
6
