Nieuwe Aanbestedingswet in de praktijk
Bijdrage Aanbestedingsinstituut Themamiddag Grondwerk Zeist, 9 april 2013
Het Aanbestedingsinstituut • Registratie/analyse circa 3000 openbaar aangekondigde aanbestedingen per jaar in GWW en B&U; • Registratie statische kenmerken (data, soort opdracht, gunningscriterium etc.) • Analyse ‘afwijkingen’ (te korte termijnen, te zware eisen, beperkte inlichtingen e.d.) • Ongeveer 200 brieven met aanbevelingen • Vraagbaak voor alle betrokkenen • Profielen van aanbestedende diensten • Statistische jaaroverzichten
De aanbestedingswet • Beginselen voor boven en onder de drempel; • Stimuleren kansen voor het MKB: • Niet (onnodig) clusteren, en anders percelen; • Beperkingen aan omzeteisen; • Maatregelen ter beperking van kosten: • Alle aankondigingen op TenderNed; • Eén Uniform Model Eigen Verklaring; • Eén Gedragsverklaring Aanbestedingen (2 jaar geldig) ipv VOG(rp); • Kosteloze toegang tot alle stukken
Gids Proportionaliteit • • • • •
Omvang van de opdracht (clusteren en percelen); Keuze aanbestedingsprocedure; Eisen en criteria; Termijnen; Contractvoorwaarden.
ARW 2012 Verplicht toepassen bij werken onder de drempel (comply or explain); Gevolg: voor werken onder de drempel gelden enkele regels voor boven de drempels;
Wat regelt de aanbestedingswet niet Private aanbestedingen door Particulieren, Bedrijven en Corporaties. Zij zijn geen aanbestedende dienst. Rechter: ‘Wel brengt de keuze voor een aanbesteding mee dat zij was gehouden zich te gedragen conform de in de precontractuele fase geldende maatstaven van redelijkheid en billijkheid… De regels waken er onder meer tegen dat de private aanbesteder de inschrijvingen […] louter gebruikt als pressie middel jegens de partij die zij bij voorbaat heeft uitverkozen als toekomstige contractspartij.’ (Kerk Goutum)
Kenmerken private aanbestedingen – – – –
Het woord ‘aanbesteding’; Meerdere partijen uitgenodigd; Eén moment van indienen aanbiedingen; Evt. aanwezigheid gunningcriteria.
Rechtspraak kijkt tevens naar machtspositie Grote bedrijven worden kritischer bezien dan een particulier die een woning wil (ver)bouwen
Een goed begin is het halve werk De hoofdmoot van de Gids Proportionaliteit omvat keuzes in de voorbereiding van het aanbestedingstraject: • 1 opdracht of meerdere? (Clusteren/percelen) • Soort contract • Procedure • Deelnemersveld • Gunningscriterium Afweegpunten zijn doelmatigheid en rechtmatigheid
1 opdracht of meerdere Casus Multivruchtpark: Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, grondwal, park en beschoeiing. Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro. Er worden tevens ook enkele gebouwen gerealiseerd. • Kan de gemeente deze opdracht als geheel aanbesteden? • Hoe zit het met de gebouwen? • Welke afwegingen moeten worden gemaakt?
Gids: Clusteren en percelen • uitgangspunt: niet clusteren, tenzij in het concrete geval gerechtvaardigd • verplichting tot motiveren • evenwicht zoeken in voor- en nadelen omvang opdracht • positie MKB zorgvuldig analyseren en afwegen • relevante markt met voldoende concurrentie • Waar mogelijk, toch opdelen in percelen Gids behandelt tevens aspecten van doelmatigheid
Vier soorten van clusteren • Gelijksoortige opdrachten binnen aanbestedende dienst • Gelijksoortige opdrachten door verschillende diensten • Ongelijksoortige opdrachten volgtijdelijk • Ongelijksoortige opdrachten tegelijkertijd
Soort contract & voorwaarden Casus Multivruchtpark: Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, grondwal, park en beschoeiing. Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro. Er worden tevens ook enkele gebouwen gerealiseerd. • Traditioneel of Geïntegreerd? • Welke voorwaarden? • Welke eigen aanpassingen?
Soort Contract • Keuzevrijheid Traditioneel of Geïntegreerd blijft in tact; • Keuzevrijheid (afwijken van) contractvoorwaarden beperkt in Gids Proportionaliteit: 3.9.A Redelijke risicotoedeling 3.9.B Suggesties tot aanpassing moeten mogelijk zijn 3.9.C Integraal toepassen paritaire voorwaarden (bijvoorbeeld UAV 2012 en UAV-GC 2005) 3.9.D Geen ongelimiteerde aansprakelijkheid 3.9.E Verbod meest begunstigingsclausule
Onderhands of (niet-)openbaar? Casus Multivruchtpark: Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, grondwal, park en beschoeiing. Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro. Er worden tevens ook enkele gebouwen gerealiseerd. • Welke aanbestedingsprocedure kiest u? • Onderhands? • Openbaar? • Met voorselectie?
Keuze aanbestedingsprocedure Gids p.26
Vaker Onderhands De aanbesteder krijgt meer ruimte om bedrijven te kiezen die naar zijn oordeel goed voldoen. Positieve ervaringen met het bedrijf gaan daarin belangrijk worden. Dat brengt met zich mee dat een servicegerichte en coöperatieve opstelling van de aannemer van invloed zal zijn op de kans dat een bedrijf vaker wordt uitgenodigd voor onderhandse procedures. Diverse aanbesteders gaan Past Performance toepassen. Zorg ervoor dat u weet wat van u wordt verwacht.
Onderhands of openbaar? Voorschrift 3.4.A GP verplicht tot afwegen van: • Omvang van de opdracht (de balkjes) • Transactiekosten voor aanbesteder en inschrijvers • Aantal potentiële inschrijvers • Gewenst eindresultaat • Complexiteit van de opdracht • Type van de opdracht • Karakter van de markt Afweging is maatwerk
Onderhands aanbesteden • Verankering keuzes in inkoopbeleid • Wie is bevoegd? • Hoe wordt keuze procedure gemaakt? • Hoe wordt keuze ondernemers gemaakt? • Hoe wordt verantwoording afgelegd? De gemeente wil voor (bepaalde onderdelen van) het Multivruchtpark lokale ondernemers uitnodigen, die in de afgelopen jaren enkele malen naar tevredenheid werken hebben uitgevoerd voor de gemeente. Kan/mag de gemeente deze keuze maken?
Deelnemersveld Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, grondwal, park en beschoeiing. Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro. Er worden tevens ook enkele gebouwen gerealiseerd. De gemeente besluit het werk openbaar aan te besteden. Vraag: Wat kan de gemeente hier vragen om de vakbekwaamheid van de inschrijver op een correcte wijze te toetsen?
Technische eisen bekwaamheid Gids Proportionaliteit p.39 e.v.: • Competentiedenken i.p.v. referentiedenken (voorschrift 3.5 F); • Max. één referentie per kerncompetentie (voorschrift 3.5 G); • waarde van de referentie is maximaal 60% van waarde opdracht (voorschrift 3.5 G); • wet: referentietermijn werken ten hoogste 5 jaar.
Beperkingen aan omzeteis • In beginsel geen omzeteis • Indien noodzakelijk, mits deugdelijk gemotiveerd:
• Zone 150%-300% gereserveerd voor werken die zeer complex en risicovol zijn • Maximaal 3 jaar en maximaal 300% • Geen toetsing van specifieke competenties
Gunningscriterium Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, grondwal, park en beschoeiing. Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro. Er worden tevens ook enkele gebouwen gerealiseerd. (Wanneer) gunnen op laagste prijs of op basis van EMVI?
Gunningscriterium • AW 2.114: EMVI verplicht boven de drempel, met mogelijkheid tot gemotiveerd afwijken • ARW 2012 volgt dit uitgangspunt beneden de drempel • Vermelding in aankondiging of uitnodiging, inclusief opgave van de nadere criteria • Het relatieve gewicht van de nadere criteria naar keuze in de aankondiging of een ander relevant document • Alleen indien om aantoonbare reden geen weging mogelijk is, mag volstaan worden met volgorde van belang. • Aanbesteder is vrij in keuze nadere criteria
Gids Proportionaliteit over emvi • • • • •
criteria objectief en eenduidig uitvraag en beoordeling moeten duidelijk zijn afstemming op de opdracht rekening houden met administratieve lasten instrument ter bevordering van innovatie
Een gemeente wil een werk aanbesteden op laagste prijs, maar kan daar geen goede reden voor bedenken. De gemeente kiest voor EMVI, waarbij de prijs op 90% wordt gesteld. Een plan van aanpak en de verrekenprijzen tellen beiden voor 5% mee. De gemeente geeft daarbij aan dat het plan van aanpak en de inschrijfstaat zullen worden beoordeeld op juistheid en compleetheid. Voldoet de gemeente hiermee aan de verplichtingen?
Werken met EMVI Feit of fictie? • • • • • •
Vaak associatie met innovatieve contracten EMVI kan ook voor eenvoudige werken Laagste prijs/EMVI is lood om oud ijzer Ombuigen vechtcultuur levert meer op Vaak voorwerp van juridische conflicten, Want moeilijk doen waar het makkelijk kan
Werken met EMVI Twee systemen van waardering: 1.Toekenning van (fictieve) bedragen 2.Toekenning van punten Twee methodieken van beoordeling: 1.Meetbare entiteiten 2.Scores op basis van bevindingen
Werken met EMVI Scores op basis van bevindingen Probleem: het is vaak niet duidelijk wat de aanbesteder bedoelt. Daardoor ontstaan teleurstellingen over te lage scores en verwijten van vooringenomenheid. Oplossing: Stel tijdig gerichte vragen om duidelijk te krijgen waar de aanbesteder meer en minder belang aan hecht. Alternatief: Gunnen op Waarde
Voorbeeld van Gunnen op Waarde EXTRA KWALITEIT, gescoorde cijfers
1 2 3 4 5
BEDRIJF A B C D E
Prijs of Inschrijvingssom in euro ex BTW € 189.500 € 234.756 € 198.750 € 213.451 € 196.100
Esthetische waarde 1 5 3 4 2
6,00 9,80 6,00 6,00 6,00
Milieu PE-buizen i.p.v. Pvc 6,00 10,00 10,00 6,00 6,00
Prestatie
Meerwaarde Sneller gereed door innovatie 6,00 8,10 8,90 6,00 6,00
<== EMVi criteria
0,00 5,00 5,00 2,00 5,00
+
EVENTUEEL VERMELDEN Verwachte inschrijvingssom bij voldoen Hoeveel € heb je over voor een verschil tussen 10 en 6 aan het programma van eisen = een 6 voor dit EMVi-criterium? Meerwaarde bij het scoren van ==> (directieraming) € 240.000 een 10: Belang in € ==> € 60.000 € 20.000 € 100.000 Belang op bovenstaande regel resulteert in een percentage ==> 50,0% 12,5% 4,2% 20,8%
BEDRIJF A B C D E
BEREKENING meerwaarde ==>
week 5 Meerwaarde bij maximale score
€
60.000 12,5%
Score in € voor extra prestaties en kwaliteit €0 €0 €0 €0 € 57.000 € 20.000 € 52.500 € 60.000 €0 € 20.000 € 72.500 € 60.000 €0 €0 €0 € 24.000 €0 €0 €0 € 60.000
<== eenheid <== maximum aantal Totaal kwaliteit € 240.000 50,0% Totaal v/d berekende meerwaarde in € €0 5 € 189.500 1 € 152.500 2 € 24.000 4 € 60.000 3
100,0% <== belang in % Evaluatie-prijs (Prijs minus berekende meerwaarde) € 189.500 5 € 45.256 1 € 46.250 2 € 189.451 4 € 136.100 3
Individuele inlichtingen • Par. 2.17 ARW; • Verzoek om inlichtingen die niet worden opgenomen in de algemene Nota van Inlichtingen; • Kan, mits inlichtingen in nota schade toebrengen aan gerechtvaardigde, commerciële belangen vragensteller; • Zo kunt u bijvoorbeeld toetsen of uw keuzes passen bij de wensen van de aanbesteder; • Specifiek proces-verbaal inlichtingen.
Best Value Procurement/prestatieinkoop • Prestatie wordt beschreven, niet de manier waarop die moet worden gerealiseerd • Inschrijving op kernpunten: risicodossier, kansendossier, prijs en soms scopedocument; • Interviews met sleutelfunctionarissen; • Pre-awardfase met de winnaar; • Na gunning, wekelijkse rapportage; • Resultaten Rijkswaterstaat: tenderkosten en doorlooptijd gehalveerd, tevreden inschrijvers.
Best Value Procurement/Prestatieinkoop Pre-awardfase • Opdrachtnemer geeft aan wat hij gaat leveren; • Opdrachtnemer geeft aan wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht; • Totstandkoming afsprakenkader voor het proces; • Beoordeling opdrachtnemer op basis van dat kader; • Deze fase geeft opdrachtnemer de ruimte om het project op detailniveau in te plannen; • Voordeel van deze methode is dat de inschrijving is gericht op de inspiratie en een groot deel van de transpiratie slechts door de winnaar wordt geleverd.
Best Value Procurement/Prestatieinkoop Wekelijkse Rapportage • • • • • •
Opdrachtnemer geeft aan welke problemen optreden En wat hij doet om dat risico te minimaliseren Inclusief de impact op tijd en geld Uitleg waarom dit een onverwacht risico is En bij wie de verantwoordelijkheid ligt Opdrachtgever oordeelt of de opdrachtnemer goed met optredende risico’s omgaat en neemt dat mee in zijn oordeel klanttevredenheid.
De aanbestedingsprocedure De gemeente heeft haar keuzes gemaakt en waar nodig gemotiveerd. Er zal een openbare procedure worden gehouden. Te nemen stappen: • Aankondigen opdracht • Publiceren bestek • Verstrekken van inlichtingen • Ontvangen en registreren van inschrijvingen • Besluit nemen over gunning en motiveren • Omgaan met klachten
Pas toe of Leg uit, verplicht voor: • Clusteren en percelen (AW 1.5) • Toepassen Gids Proportionaliteit (AW 1.10) • Alle voorschriften in Gids Proportionaliteit (GP 1.1) • Toepassen ARW 2012 bij werken (AW 1.22) • Alle bepalingen in het ARW 2012 (algemene toelichting) • Omzeteis (AW 2.90) • Gunning op emvi (AW 2.114)
Vereisten motivering afwijking • Opnemen in aanbestedingsstukken • Deugdelijke grond (logisch en begrijpelijk) • Correcte weergave van feiten • Aangeven hoe aanbesteder tot beslissing is gekomen • Motivering betreft specifieke situatie en geen algemene afwijkingsgrond • Uitgebreider naarmate afwijking groter is
Aankondigen opdracht • • • •
Gebruik TenderNed verplicht Daarmee is elektronische aankondiging verplicht Bepalingen inzake termijnen zijn hierop aangepast Meer expliciete voorschriften tot opgave informatie in aankondiging (bijvoorbeeld gunningscriteria). • Aanbesteder mag andere websites gebruiken mits de aankondiging wordt doorgekoppeld.
Inschrijving • Termijn tussen aankondiging en inschrijving moet proportioneel zijn (Gids) • Verplicht gebruik Uniform Model Eigen Verklaring (Wet) • Bestuurdersverklaring model K facultatief (ARW) • Geen onnodige vormvereisten (Gids) • Vergoeding bij hoge inschrijfkosten (Gids) • Meer voorschriften proces-verbaal van opening van inschrijvingen en verplichte toezending binnen twee werkdagen aan alle inschrijvers (ARW) • Meer instrumenten voor elektronisch inschrijven en het elektronisch opslaan van bewijstukken (praktijk)
Klacht De inschrijver, die ter inlichtingen heeft gevraagd om de voorwaarden inzake een voorgeschreven merk te wijzigen, is ontstemd over de gang van zaken. Hij geeft aan dat hij de aanbesteding had kunnen winnen, maar gedwarsboomd is door een veel te hoge prijs van de leverancier in kwestie. Zeker weten doet hij dat niet. Wat kan hij doen?
Omgaan met klachten De wet introduceert een nieuw instrument voor klachten: Klachtenregeling aanbesteden • Uniforme klachtenregeling door schrijfgroep opgesteld • Voorziet in klachtenloket bij aanbestedende dienst • Alsmede een Commissie Aanbestedingsexperts • In eerste aanleg behandeling door klachtenloket • Klacht zet (termijnen) aanbesteding niet stil • Klacht kan resulteren in corrigerende maatregel, afwijzing met motivering of doorzenden naar Expertcie.
Klachtenregeling (vervolg) • Commissie Aanbestedingsexperts kan door klager worden ingeschakeld bij afwijzing klacht of niet tijdige beslissing door Klachtenmeldpunt • Expertcommissie kan, afhankelijk van gedaan verzoek, bemiddelen of advies geven • Advies Commissie is niet bindend; verwacht wordt dat adviezen gezaghebbende werking kunnen krijgen • Aanbestedingsbeleid valt buiten de klachtenregeling • Inhoud bestek: eerst vragen, pas daarna klagen • Geen termijn van indiening, wel passend en tijdig
En wat levert dit alles u op? Kans of bedreiging? Meer of minder werk? Wel of geen verandering van mentaliteit?
Heeft u nog vragen? Dit is uw kans! Later kan ook: Jos van Alphen: 079-3252122 E-mail:
[email protected]
