NIEUWE AANBESTEDINGSWET WHITE PAPER
Aanbesteden wordt makkelijker. Kunnen we er dan ook minder tijd aan besteden?
Deze white paper wordt u aangeboden door Asito | Nr. 1 – maart 2013
Aanbesteden: Asito ontzorgt! Aanbesteden, het is een lastig fenomeen. Het is een wirwar aan regels, voorschriften en procedures. Lastig genoeg onder normale omstandigheden, maar nu gaat ook nog de Aanbestedingswet veranderen. Gelukkig vindt u in Asito een partner die gespecialiseerd is in een goede schoonmaak aanbesteding en die u kan ontzorgen. Om u beter te informeren over de veranderingen die 1 april in werking treden, zetten we voor u de belangrijkste zaken en wijzigingen overzichtelijk op een rij. Mocht u na het lezen van deze white paper nog vragen hebben of u komt er niet (helemaal) uit, dan helpen wij u graag!
Facts and Figures Allereerst enkele facts and figures over aanbesteden in Nederland. In 2011 zijn er 230 gepubliceerde en/of gegunde aanbestedingen geweest op het gebied van schoonmaakdienstverlening, waarbij 225 opdrachtgevers betrokken waren. Bij 151 aanbestedingen waren intermediairs betrokken. Van alle aanbestedingen was 70% (155) openbaar en gegund op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). De gemiddelde looptijd van alle aanbestedingen, inclusief optiejaren, bedraagt 6 jaar. Van deze 230 aanbestedingen heeft Asito de afgelopen jaren gemiddeld 25% van de gegunde omzet gegund gekregen. Hierdoor kunnen wij met recht zeggen dat wij een specialist zijn op het gebied van aanbestedingen. Daarom vinden wij het van belang u te informeren over de veranderingen die de nieuwe Aanbestedingswet met zich mee brengt.
Wira. Ze gaat 1 april 2013 in. Daarnaast staan in de wet beleidsmaatregelen (zoals de Richtsnoeren Leveringen en Diensten) die richting geven aan de praktijk van aanbesteden en die de verdere professionalisering van aanbestedende diensten ondersteunen en stimuleren (flankerend beleid). Deze nieuwe wet regelt een aantal zaken, zoals objectieve en transparante procedures, het creëren van maatschappelijke waarde en de gunningcriteria. Volgens de nieuwe wet mag er niet meer zonder goede reden worden geclusterd. De belangrijkste wijzigingen zijn de bepalingen over proportionaliteit van eisen die worden gesteld aan ondernemers, aan inschrijvingen en aan contractvoorwaarden, de bepalingen over nietsamenvoegen en verplicht splitsen van opdrachten en de bepalingen die betrekking hebben op het beperken van de kosten van het deelnemen aan een aanbesteding.
Aanbesteden Aanbesteden volgens de Dikke van Dale: “ondernemers in de gelegenheid stellen er de prijs van op te geven.” De Aanbestedingswet is van toepassing op aanbestedende diensten en speciale sectorbedrijven. Er kan grofweg gesteld worden dat alles wat overheid of semi-overheid is, een aanbestedende dienst betreft. Daarnaast geldt de wet voor organisaties aan wie de aanbestedingsplicht is doorgelegd (bijvoorbeeld in subsidievoorwaarden). Ook geeft de wet regels voor alle aanbestedingen boven en onder de Europese aanbestedingsdrempels.
Opbouw Aanbestedingswet De wet is opgebouwd uit vier delen: • deel 1; algemene bepalingen voor alle opdrachten. • deel 2; bepalingen voor het aanbesteden van overheidsopdrachten gelijk aan of boven de Europese aanbestedingsdrempels. • deel 3; bepalingen voor het Europees aanbesteden van speciale sector opdrachten gelijk aan of boven de Europese aanbestedingsdrempels. • deel 4; overige bepalingen zoals de regels over de Gedragsverklaring Aanbesteden.
Nieuwe Aanbestedingswet De nieuwe Aanbestedingswet en het bijbehorende Aanbestedingsbesluit vervangen de raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen Bao, Bass en
Aanbestedingsbesluit Een aantal bepalingen uit de wet (verplicht gebruik Aanbestedingsreglement Werken 2012 bij opdrachten onder de Europese aanbestedings-
drempels, het model Eigen verklaring en verplicht gebruik van de Gids Proportionaliteit) wordt nader uitgewerkt in een Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) in een Aanbestedingsbesluit. Het gaat hier om een uitvoeringsbesluit bij de Aanbestedingswet. Aanvullend beleid Aanbesteden is maatwerk. Daarom kan niet alles in regelgeving worden vorm gegeven. In aanvulling op de nieuwe Aanbestedingswet stelt de Minister van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie nieuwe beleidsmaatregelen voor. Die moeten richting geven aan de praktijk van aanbesteden en verdere professionalisering ondersteunen en stimuleren. Het aanvullend beleid omvat de volgende aspecten: 1. Professionalisering opdrachtgevers. 2. Richtsnoer Leveringen en Diensten. 3. Commissie van aanbestedingsexperts/klach tenloket. 4. Aanbestedingsreglement voor Werken. 5. Systeem van verificatie / prekwalificatie / aanbestedingspaspoort . 6. VNG modelreglement algemene inkoopvoorwaarden levering en diensten. 7. VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid. Flankerend beleid Onderdeel van het flankerend beleid zijn de Richtsnoeren voor Leveringen en Diensten en de Klachtenregeling Aanbesteden. De Klachtenregeling Aanbesteden bestaat uit twee elementen, een standaard klachtenregeling en een commissie van aanbestedingsexperts. Daarnaast is een nieuw Aanbestedingsreglement Werken opgesteld (ARW 2012). Deze is verplicht bij aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempels. Boven de aanbestedingsdrempels bepaalt de aanbestedende dienst zelf of hij het gebruik verplicht stelt. Verder wordt een aanbestedingspaspoort opgesteld en heeft Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) voor gemeenten algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten en een model inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld.
Overgangsrecht Een Europese of nationale aanbestedingsprocedure waarvan de datum van aankondiging (geen vooraankondiging) van de opdracht ligt voor het inwerkingtreden van de nieuwe wet, zal volgens de op dat tijdstip geldende regelgeving (Bao/ Bass en Wira) worden afgerond. Het gaat hier om Europese procedures met voorafgaande bekendmaking zoals de (niet) openbare procedure, de concurrentiegerichte dialoog en de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Voor nationale procedure met voorafgaande aankondiging (nationaal aanbesteden) geldt dat als de aankondiging heeft plaatsgevonden vóór de datum van inwerkingtreding van de wet, deze procedure niet onder de nieuwe wet valt. Bij Europese en nationale (meervoudige) onderhandse procedures geldt dat als de uitvraag van de offerte(s) heeft plaatsgevonden vóór de datum van inwerkingtreding van de wet, de procedure niet onder de nieuwe wet valt. Aanbestedende diensten mogen na inwerkingtreding van de Aanbestedingswet in principe niet meer om een Verklaring Omtrent Gedrag vragen (VOG/VOG-rp). De Gedragsverklaring Aanbesteden komt hiervoor in de plaats. De Aanbestedingswet bepaalt wel dat een VOG/ VOG-rp tot een jaar na inwerkingtreding van de Aanbestedingswet gebruikt mag worden, tenzij de verklaring op het moment van indienen ouder is dan een jaar. Na inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet zijn de besluiten Bao/Bass en Wira niet langer van toepassing. Echter, de richtlijn voor speciale sectoren (2004/17/EG) en de klassieke richtlijn (2004/18/ EG) blijven van toepassing. De Europese Commissie heeft op 20 december 2011 drie nieuwe concept richtlijnen gepubliceerd op het terrein van aanbesteden. Deze worden op dit moment besproken met de lidstaten. De commissie streeft ernaar de richtlijnen medio 2013 vast te stellen. Daarna hebben de lidstaten nog 1,5 tot 2 jaar de tijd om de richtlijnen in eigen regelgeving te implementeren wat zal leiden tot een aanpassing van de Aanbestedingswet.
Belangrijkste veranderingen De belangrijkste veranderingen in de nieuwe Aanbestedingswet zijn: Objectiviteit: de aanbestedende dienst is verplicht te motiveren en moet op objectieve gronden kiezen waarom hij voor een bepaald type procedure kiest en welke ondernemers hij toelaat tot de procedure. Als een ondernemer om een motivatie vraagt moet de aanbestedende dienst zijn keuze schriftelijk motiveren. Creëren van maatschappelijke waarde: de wet verplicht een aanbestedende dienst zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te genereren met de publieke middelen bij het aangaan van een overeenkomst. Het gebruik van EMVI als gunningcriterium is bij aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempels in beginsel verplicht gesteld. Clusteren: de wet verbiedt het onnodig samenvoegen van opdrachten. Als een aanbestedende dienst dit wel doet moet hij dat motiveren in de aanbestedingsstukken. Daarnaast is het verplicht om een opdracht op te delen in meerdere percelen, tenzij gemotiveerd kan worden dat dit niet passend is. Dit, om gespecialiseerde bedrijven (vaak kleinere bedrijven) ook een redelijke kans van gunning te geven. Daarnaast zouden werken onder de €1,5 miljoen en diensten onder de Europese drempel minder vaak via de openbare procedure moeten worden aanbesteed. Hierdoor worden kleine aanbestedingen veel te kostbaar en tegelijkertijd maken de lokale ondernemers minder kans op gunning dan gewenst. Beperking administratieve lasten: de wet bepaalt dat aanbestedende diensten de administratieve last zoveel mogelijk moeten beperken. Aanbestedingsstukken moeten kosteloos ter beschikking worden gesteld. Proportionaliteit: in de nieuwe Aanbestedingswet is veel aandacht voor de eisen om mee te kunnen doen aan een aanbesteding. Hierin volgt de wetgever het proportionaliteitsbeginsel dat luidt dat de eisen redelijk moeten zijn in verhouding tot de omvang van de opdracht. Aanbestedende diensten moeten bij aanbesteden het beginsel
van proportionaliteit in acht nemen, hiervoor is de Gids Proportionaliteit opgesteld. De wetgever heeft er echter voor gekozen het gebruik van de gids niet verplicht te stellen. Ze dient als aanbeveling voor de aanbestedende dienst. In de Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) bij de Aanbestedingswet zal de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer worden aangewezen. Daarnaast past een aanbestedende dienst de voorschriften toe of hij motiveert waarom hiervan afgeweken wordt in de aanbestedingsstukken. De Gids Proportionaliteit is als richtsnoer nu al bijzonder nuttig voor aanbestedingsdiensten van de diverse overheden. Gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk vinden hierin namelijk een heel praktische en zorgvuldige methode om hun aanbestedingspraktijken verder te verbeteren. Door het proportionaliteitsbeginsel wordt het midden- en kleinbedrijf (mkb) in staat gesteld om vaker mee te kunnen doen met een aanbesteding. Het beoogde doel van de Tweede Kamer met de nieuwe Aanbestedingswet is dan ook om het mkb betere kansen te geven op deelname aan aanbestedingen. Alcatel-termijn: de Alcatel-termijn wordt verlengd van 15 naar 20 kalenderdagen na verzending van de gunningbeslissing. Zodra de Aanbestedingswet in werking is getreden neemt een aanbestedende dienst een opschortende termijn van ten minste twintig kalenderdagen in acht voor het sluiten van de overeenkomst. Eigen verklaring: eeen aanbestedende dienst moet het vastgestelde model Eigen Verklaring gebruiken en aangeven welke gegevens en inlichtingen moeten worden verstrekt. Er komt een model voor boven en een model voor onder de Europese aanbestedingsdrempels. Met een eigen verklaring kan een ondernemer aangeven: 1. of uitsluitinggronden op hem van toepassing zijn; 2. of hij voldoet aan de gestelde geschiktheideisen; 3. of hij voldoet aan technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen; 4. of en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria.
Gedragsverklaring: de Gedragsverklaring Aanbesteden komt in plaats van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG, VOG-rp). Een ondernemer kan met een door de minister van Justitie afgegeven Gedragsverklaring Aanbesteden (niet ouder dan twee jaar), aantonen dat uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Het gaat om onherroepelijke veroordelingen in de voorafgaande vier jaar. Geschiktheideisen: geschiktheideisen mogen bij aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempels geen betrekking hebben op de omzet, tenzij een aanbestedende dienst dit met zwaarwegende argumenten motiveert in de aanbestedingsstukken. Als toch eisen gesteld worden, dan mogen deze niet meer bedragen dan 300% van de opdrachtwaarde. Aankondigingen: (voor)aankondigingen moeten plaatsvinden via het elektronisch systeem voor aanbestedingen (TenderNed). EMVI verplicht: een aanbestedende dienst is verplicht te gunnen op criterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Laagste prijs toepassen mag alleen als een aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken motiveert waarom. Transparantiebeginsel: een aanbestedende dienst handelt transparant (in het geval van Europese en nationale aanbestedingen). Een aanbestedende dienst deelt alle inschrijvers de gunningbeslissing met de relevante redenen mee (in het geval van een meervoudig onderhandse procedure).
Meervoudige onderhandse aanbesteding: bij een meervoudige onderhandse aanbesteding nodigt de aanbestedende dienst een x-aantal partijen uit om een offerte in te dienen. Dit zullen partijen zijn waar de aanbestedende dienst al eerder zaken mee heeft gedaan. De nieuwe Aanbestedingswet zegt niets over de partijen die buiten de boot vallen bij de uitnodigingen, bijvoorbeeld de nummer 6 of 7 van die lijst. Hier zijn nog tal van mogelijkheden voor de aanbestedende diensten om daadwerkelijk alle partijen een gelijke kans te geven om een offerte uit te kunnen brengen. Dit kan bijvoorbeeld bewerkstelligd worden doordat partijen die een opdracht ambiëren zich moeten aanmelden en de aanbestedende dienst een x-aantal partijen loot die een offerte mogen indienen. Samenvattend De nieuwe Aanbestedingswet zorgt voor meer proportionaliteit, meer duidelijkheid, minder administratieve lasten en voor meer overeenstemming in het woud aan procedures. Ook komt er een klachtenregeling en de laagste prijs is niet langer alleen van belang bij de aanbesteding. De Aanbestedingswet maakt een einde aan hindernissen voor ondernemers, zoals de eisen qua omzet of ervaring, plus de neiging om werken te clusteren. De Gids Proportionaliteit is bijzonder nuttig maar tot op heden niet meer dan een aanbeveling.
Disclaimer Deze White Paper heeft enkel een algemeen en informatief karakter en aan de inhoud ervan kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Hoewel bij het samenstellen van deze White Paper uiterste zorg is betracht, sluit Asito B.V. iedere aansprakelijkheid uit voor onjuistheden, onvolledigheden en eventuele gevolgen van het handelen op grond van informatie die aan deze White Paper is ontleend.
Asito B.V. | Postbus 375 7600 AJ Almelo | 05 46 - 48 49 50 | www.asito.nl
